Warenwirtschaft

Die digitale Lagerverwaltung erfreut sich auch bei kleineren Mittelständlern zunehmender Beliebtheit. Doch wann ist der Einsatz eines Lagerverwaltungssystems tatsächlich sinnvoll?

Jürgen Grabowski: Sobald es im Unternehmen ein Lager gibt, kann ein digitales Lagerverwaltungssystem prinzipiell sinnvoll sein. Vor allem dann, wenn man in der Lagerwirtschaft mit Problemen kämpft. Der Leidensdruck sollte immerhin so stark sein, dass eine gewisse Investitionsbereitschaft besteht. Denn, so ehrlich muss man sein, Industrie-Hardware, die notwendige Verkabelung für Netzwerke, Software sowie eigene und fremde Arbeitsleistung kosten Geld – und zwar manchmal gar nicht so wenig.

Ist der Leidensdruck nicht hoch genug und scheut man sich vor den notwendigen Ausgaben, sollte man gar nicht erst damit beginnen, Lagersoftware einzuführen. Ein halbes Lagerverwaltungssystem hilft nicht. Schlimmer noch: Es kann den Ablauf aufblähen und verkomplizieren. Letztlich hängt es also von Art und Umfang der Probleme im Lager ab, ob man eine digitale Lagerverwaltung braucht oder nicht.

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Welche Probleme in der Lagerwirtschaft begegnen Ihnen im Rahmen Ihrer Beratungstätigkeit?

Grabowski: Die Probleme im Lager können vielfältig sein. Das fängt bei einer hohen Fehlerquote in der Kommissionierung an und reicht bis hin zu falschen Lagerbeständen.

Manchmal stellt man bei der Problemanalyse aber fest, dass es sich dabei nur um die Spitze des Eisbergs handelt und dass die Ursache tiefer liegt. Dann landet man schnell bei viel umfangreicheren Themen, wie zum Beispiel einem fehlenden Wissens- und Datenmanagement im Lager.

Denn gerade bei kleinen Mittelständlern sind die wesentlichen und wichtigen Informationen oft im Kopf eines bestimmten Mitarbeiters gesammelt. Fällt diese Schlüsselperson kurzfristig oder für längere Zeit aus, ist guter Rat teuer.

Wie lassen sich solche Probleme lösen?

Grabowski: Ein Lagerverwaltungssystem kann hier erhebliche Verbesserungen bringen. Denn damit können die Lagerbestände verwaltet, Falschlieferungen minimiert und Informationen rund um das Lager global und für jeden zugänglich bereitgestellt werden. Das Ziel ist eine durchgängige digitalisierte Prozesskette, die weniger störanfällig ist und keine Medienbrüche hat.

Sie empfehlen Unternehmen, bei der Digitalisierung der Lagerverwaltung von vornherein professionelle Beratung und Unterstützung in Anspruch zu nehmen – warum?

Grabowski: Eine Lagersoftware zu installieren macht noch keine Digitalisierung. Der Eingriff innerhalb eines solchen Projekts beginnt schon viel früher, nämlich direkt bei den Arbeitsabläufen im Unternehmen. Über Jahre hinweg eingeschliffene und erprobte Prozesse müssen nun auf einmal in Frage gestellt werden, weil andere Prozesse nicht ausreichend anknüpfen können oder die Herangehensweise überholt ist. Diese eingefahrenen Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe müssen zugunsten des Digitalisierungsvorhabens kritisch hinterfragt, aufgebohrt und angepasst werden.

Die Software ist nur das Werkzeug und unterstützt später die digitale Abbildung von angepassten Arbeitsabläufen und Informationsflüssen.

Die Digitalisierung von Lagerprozessen ist also ein aufwendiges Unterfangen, das Zeit und Geld kostet. Umso ärgerlicher ist es, wenn man am Ende feststellt, dass die neuen Prozesse nicht passen und im schlimmsten Fall den Ablauf komplizierter und langsamer machen. Daher ist es sinnvoll, auf die Expertise externer Berater zurückzugreifen und sie rechtzeitig in das Digitalisierungsprojekt einzubeziehen.

Aber was bringen externe Berater mit, das die eigenen IT-Leute im Unternehmen nicht haben?

Grabowski: Externe Berater bringen Erfahrungen aus vorherigen Projekten mit. Zudem können Sie die Prozesse im Unternehmen unvoreingenommen und aus einem ganz anderen Blickwinkel als die Beschäftigten betrachten. Es ist schwer, die Abläufe, in denen man selbst arbeitet und die man vielleicht sogar mitgestaltet hat, neutral zu analysieren, zu verändern oder als obsolet einzustufen. Im Optimalfall bringen die externen Berater auch gleich die passende Software mit, dann erhält man alles aus einer Hand.

Wie läuft ein Einführungsprojekt „digitale Lagerverwaltung“ denn üblicherweise ab?

Grabowski: Ein Digitalisierungsprojekt zur Einführung einer Lagerwirtschaftslösung umfasst in der Regel die fünf Teilschritte Analyse, Konzeption, Testphase, Realisierung und Echtbetrieb.

• Im Zuge einer Analyse geht es für die Berater darum, die vorhandenen Prozesse im Unternehmen zu verstehen. Dabei prüfen sie, inwiefern die Prozesse durch ein digitales Lagerverwaltungssystem sinnvoll unterstützt werden können. Hierzu schaut man sich die Arbeitsabläufe vor Ort an und zerlegt sie in einzelne Arbeitsschritte. Wenn die Probleme erkannt sind und das Ziel definiert wurde, werden die erforderlichen Maßnahmen festgehalten und Arbeitspakete zusammengestellt.
• Sobald feststeht, wohin der Weg führen soll und was dafür zu tun ist, folgt die Konzeption. Die Berater werten die in der Analysephase gesammelten Erkenntnisse aus und bilden sie in digitalen Musterprozessen ab. Die eingesetzte Lagersoftware wird vorkonfiguriert und der Musterprozess mit einem beispielhaft eingerichteten Artikel durchlaufen, bis dieser unter Laborbedingungen fehlerfrei funktioniert.
• Um herauszufinden, ob der Musterprozess auch in der Praxis funktioniert, wird der Ablauf in einer Testphase erprobt. Dazu wird die Lagersoftware im Unternehmen installiert und eingerichtet. Da ein unter Laborbedingungen erstellter Prozess niemals alle in der Praxis vorkommenden Hürden auf Anhieb berücksichtigen kann, rollt man den neuen Ablauf erstmal nur für einen Artikel oder einen Kunden aus. So können Hürden der Praxis gefunden werden, ohne gleich im schlimmsten Fall das ganze Lager lahmzulegen. Während der Testphase werden eventuelle Lücken in der  Software und den Prozessen geschlossen und die Abläufe geschliffen. Dieser Schritt kann insofern unangenehm sein, da man sich von alten Gewohnheiten trennen und sich an neue Abläufe gewöhnen muss.
• Auf die erfolgreich abgeschlossene Testphase folgt die Realisierung. In dieser Phase bereitet das Beratungsunternehmen die Hardware vor und installiert die Lagersoftware auf allen dafür vorgesehenen Arbeitsplätzen. Anschließend wird der digitale Prozess auf alle Artikel bzw. alle Kunden ausgerollt. Dies bedeutet meistens einen vorübergehend erhöhten Datenpflege- und Erfassungsaufwand, bis alle relevanten Datensätze im Unternehmen an die neuen Abläufe angepasst sind.
• Im letzten Schritt wird die digitale Lagerverwaltung vom Testbetrieb auf den Echtbetrieb umgestellt und die alten Arbeitsabläufe durch die neuen abgelöst. Sind die Eingriffe in die Arbeitsabläufe sehr umfangreich, ist auch eine schrittweise Einführung in den Echtbetrieb möglich, zum Beispiel artikel- oder kundenweise.

Seit einigen Jahren verkünden Politik und Branchenverbände unter dem Schlagwort Industrie 4.0 die vierte industrielle Revolution. Wo steht die deutsche Wirtschaft bei der Umsetzung einer digital vernetzten Produktion?

Michael Liecke: Der digitale Wandel hat die deutsche Wirtschaft auf ganzer Breite erfasst. Dabei sind alle Wirtschaftszweige in vergleichbarem Umfang betroffen. Die zeitweilige Engführung der Digitalisierung in der öffentlichen Diskussion auf den Begriff Industrie 4.0 ist damit hinfällig. Aber: Nur etwas mehr als ein Viertel aller Betriebe halten die Digitalisierung in ihrem Unternehmen laut einer DIHK-Umfrage für „voll“ oder „nahezu voll“ entwickelt. Vor allem Daten- und Informationssicherheit, rechtliche Unsicherheiten, eine unzureichende Breitbandanbindung und fehlende Kompetenzen bei den Mitarbeitenden werden als große Hemmnisse für die eigene Digitalisierung gesehen.

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Viele kleine und mittlere Fertigungsbetriebe arbeiten noch ziemlich traditionell, sprich: analog. Warum ist die digitale Vernetzung der Produktion auch für diese Unternehmen wichtig?

Liecke: Die Veränderungen im Rahmen der digitalen Transformation gehen weit über die Organisation von Fertigungsprozessen hinaus. Denn die Digitalisierung verschiebt die Wertschöpfung im produzierenden Gewerbe zugunsten standardisierter IT-Lösungen. Anbieter dieser Lösungen könnten, wie in anderen Sektoren bereits vielfach geschehen, die Industrie von der Schnittstelle zum Kunden verdrängen und damit Wertschöpfung von den Produzenten abziehen.

Traditionsunternehmen der Industrie könnten sich schnell in der Rolle eines leicht austauschbaren Zulieferers wiederfinden, wenn sie nicht in der Lage sind, ihren Kunden passgenaue Smart Services anzubieten.

Aber auch abseits der sogenannten Plattformisierung ist schon heute absehbar, dass Unternehmen sich mit diesem Trend auseinandersetzen und die Potenziale nutzen müssen, um weiterhin am Markt erfolgreich tätig zu bleiben. Insofern ist das ständige Überprüfen neuer Geschäftsmöglichkeiten kein „nice to have“, sondern erfolgskritisch.

Was kommt auf kleine und mittlere Produktionsbetriebe im Zuge der Digitalisierung in der Fertigung zu?

Liecke: Gerade der industrielle Mittelstand steht vor einem hohen Investitionsbedarf in IT-gesteuerte Produktionsmittel und Maschinen – mit unklaren Erwartungshorizonten.

Die IT-Infrastruktur in den vielen kleinen und mittleren Industriebetrieben ist sehr heterogen, und wertschöpfungskettenübergreifend harmonisierte Schnittstellen und Standards sind noch nicht verbreitet.

Dies ist vor dem Hintergrund bedeutsam, dass es Industrie 4.0 ohne umfangreiche Vorarbeiten nicht geben kann. Jene Betriebe also, die den letzten Entwicklungsschritt versäumt haben, können diesen nicht einfach überspringen, sondern stehen vor einer doppelten Herausforderung. Dazu gehört, dass Unternehmen die Frage beantworten, wie sie in einer digitalen Welt ihre geschäftskritischen Informationen vor Verlust oder unerlaubtem Zugriff bewahren können.

Eine weitere Einstiegshürde sind die Investitionskosten. Rund drei Viertel der Befragten in der eingangs erwähnten DIHK-Erhebung sagen, dass diese Kosten gegen die Einführung von Industrie 4.0 in ihrem Unternehmen sprechen. Allerdings lassen sich zahlreiche Industrie- 4.0-Anwendungen zunächst allein mithilfe firmeninterner Prozesse und Werkzeuge bewerkstelligen. Trotzdem ist mittelfristig eine Anpassung der IT-Architekturen an die veränderten Wertschöpfungsprozesse unabdingbar. Diese sollte von Anfang an mitgedacht werden.

Inwieweit wird sich die Digitalisierung in der Fertigung inklusive vernetzter Produktion in Deutschland in den kommenden Jahren etablieren?

Liecke: Hiesige Industriebetriebe haben sich mit ihrem Know-how um industrielle Fertigungsprozesse und Steuerungselektronik weltweit eine gute Wettbewerbsposition erarbeitet.

Deutschland ist mit seinem großen Angebot an erstklassiger Fertigungstechnologie, Fertigungssteuerung und Produktionsplanungssoftware der Ausstatter der ‚Werkstätten der Welt‘. Die hiermit verbundene gute Marktstellung und umfassende Kompetenz prädestiniert deutsche Unternehmen als Anbieter und Entwickler von Industrie 4.0 in der Produktion. Dementsprechend optimistisch fallen Schätzungen über zukünftige Umsatzentwicklungen aus.

Ein Blick in die Zukunft ist aufgrund der überwältigenden Dynamik kaum möglich. Wichtig ist, dass die Rahmenbedingungen am Standort passen, dann werden auch die Unternehmen erfolgreich sein. Dazu gehören eine flächendeckend verfügbare hochleistungsfähige Kommunikationsinfrastruktur, für den Mittelstand gut verfügbare und anwendbare Sicherheitsarchitekturen, gut ausgebildete Fachkräfte und nicht zuletzt ein positives Umfeld für Unternehmensneugründungen. Denn die Erfahrungen aus anderen Branchen, wie Handel oder Logistik, haben gezeigt, dass es fast ausschließlich neue, branchenfremde Unternehmen waren, die Plattformen etabliert und damit die Märkte umgekrempelt haben.

Viele kleine Mittelständler steuern die Prozesse ihrer Lagerwirtschaft auf Zuruf und mithilfe von Excel-Listen. Zu welchen Problemen kann das führen?

Kira Schmeltzpfenning: Es ist kaum zu glauben, aber Excel in Kombination mit dem Erfahrungswissen langjähriger Mitarbeiter ist tatsächlich häufig noch die Lagersteuerung der Wahl vieler kleiner Unternehmen. Die Vorgehensweisen und Schwierigkeiten, die wir in diesen Lagern sehen, sind immer wieder die gleichen: Kundenaufträge werden direkt oder in Form von Kommissionierlisten ausgedruckt, manuell sortiert und dann von den Mitarbeitern bearbeitet.

Ob tatsächlich ausreichende Ware im Lager vorhanden ist und diese Ware auch auffindbar ist, stellt sich immer erst nach der Kommissionierung heraus. Befindet sich auf dem Kommissionierplatz keine Ware, so wird diese auf Zuruf angefordert. Unvollständige Aufträge werden bestenfalls zur Seite gestellt, um fehlende Ware nachträglich zu suchen – oder der Kunde kann nicht vollständig beliefert werden.

Günter Dietze: Zudem erfolgt die Identifikation der Ware bei der Kommissionierung manuell durch die Mitarbeiter, indem die Artikelbezeichnungen bzw. die Artikelnummern mit der gedruckten Kommissionierliste abgeglichen werden. Abweichungen der Mengen werden schriftlich notiert und vollständige Positionen werden „abgehakt“. Pickfehler werden dabei selten erkannt und behoben. Selbst eine zweite, zeitaufwendige Kontrolle im Verpackungs- oder Versandprozess findet viele Pickfehler aufgrund des manuellen Abgleichs nicht. Fehlmengen werden zwar meist bemerkt, aber erst mit starker zeitlicher Verzögerung dem Einkauf, dem Vertrieb oder der Disposition mitgeteilt.

Kira Schmeltzpfenning: Der doppelte Medienbruch bei der Kommissionierung (Aufträge drucken, Ergebnisse der Kommissionierung wieder eintippen) eröffnet dabei weitere Fehlerquellen: Beispielsweise werden Abweichungen der Kommissionierung in der falschen Zeile notiert oder falsche Werte abgetippt.

Günter Dietze: Kunden beurteilen ihre Lieferanten neben der Qualität und dem Preis der Ware hauptsächlich nach der Lieferfähigkeit und der Korrektheit der Lieferungen. Und hier schneiden Lager, die mit Excel und Papier gemanagt werden, aus den genannten Gründen oft sehr schlecht ab.

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Was ist digitale Lagerverwaltung und welchen Nutzen bietet sie kleinen und mittleren Unternehmen?

Kira Schmeltzpfenning: Digitale Lagerverwaltung unterstützt Unternehmen nicht nur im operativen Bereich direkt auf dem Shop Floor, sondern birgt auch darüber hinaus enorme Potenziale. Die digitale Erfassung und Kontrolle der Wareneingänge mit Scannern ermöglicht eine schnelle und sichere Abrechnung mit den Lieferanten. Die Lagerplatzfindung eines Lagerverwaltungssystems, kurz: LVS (engl. Warehouse Management System), und die sofortige Buchung der eingelagerten Ware führen zu einer zeitnahen Bestandsinformation.

Auch der Status der Ware (z. B. QS-Ware, beschädigte Ware) ist dem System bekannt. So kann ein übergeordnetes Auftragserfassungs- und -bearbeitungssystem (ERP, Warenwirtschaftssystem) sofort auf Fehlbestände reagieren und gegenüber dem Kunden kann schon vorab eine verlässliche Aussage über die Lieferfähigkeit getroffen werden. Dadurch steigt der Lieferservicegrad (Available-to-promise) des Unternehmens automatisch.

Einkauf und Vertrieb müssen nicht mehr regelmäßig zur Kontrolle ins Lager, da sie im LVS jederzeit vollständige, korrekte und zeitnahe Informationen über Lagerbestände, Arbeitsfortschritte und den Bearbeitungsstatus jedes einzelnen Auftrags einsehen können. Eine Kundenfrage nach dem Bearbeitungszustand lässt sich dann zum Beispiel so beantworten: „Ihr Auftrag wurde bereits vollständig kommissioniert und befindet sich aktuell in der Verpackung. Ihr Auftrag wird heute noch versendet.“ Eine solche Antwort kann auch automatisiert per E-Mail versendet werden, da alle Bearbeitungsschritte im Lager digital erfasst werden.

Günter Dietze: Auch bei der Auftragsfreigabe können eine erneute Prüfung auf Lieferfähigkeit und eine Sortierung der Kundenaufträge nach Auslieferungssollzeit, Versandart, Tour und weiteren Kriterien erfolgen. Eilaufträge können durch einen Mausklick priorisiert werden. Und größere Aufträge lassen sich durch mehrere Mitarbeiter parallel bearbeiten, wodurch sich die Durchlaufzeit des Auftrags drastisch verkürzt.

Auch können Aufträge systemgestützt zusammengefasst und gleichzeitig durch einen Kommissionierer bearbeitet werden (Multi-Order- Picking).  Nachschubaufträge zum Auffüllen der Kommissionierplätze können rechtzeitig beauftragt werden, sodass der Kommissionierer keine leeren Plätze mehr anfahren muss.

Kira Schmeltzpfenning: Ein weiterer Vorteil eines LVS besteht darin, dass man von der personalintensiven Stichtagsinventur zu einer permanenten Inventur, bei der das Lager nicht stillgelegt werden muss, umsteigen kann. Fast schon nebenbei liefert ein Lagerverwaltungssystem eine Vielzahl von relevanten Kennzahlen aus dem Lager und ermöglicht dem Unternehmen damit eine effiziente Mitarbeiter- und Ressourcenplanung.

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Welche Möglichkeiten haben Unternehmen mit schmalerem Budget, ihre Prozesse durch digitale Lagerverwalt

Kira Schmeltzpfenning: Digitalisierung muss nicht zwingend mit Automatisierung einhergehen. Gerade in manuell bedienten Lagern mit Fachboden- und Palettenregalen bergen eine gezielte Datenerfassung und eine optimierte Materialflusssteuerung mittels LVS große Potenziale.

Um Probleme im Lager zu lösen, muss man sie jedoch erst einmal erkennen. Hierfür ist es sinnvoll, zunächst seine Lagerabläufe und Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und nötigenfalls auch alte Zöpfe abzuschneiden.

Günter Dietze: Auch ein Lagerverwaltungssystem kann immer nur so gut sein, wie die Prozesse, die es abbilden soll. Daher empfehle ich: Führen Sie zuerst eine Schwachstellenanalyse Ihres Informations- und Materialflusses durch und definieren Sie Sollprozesse. Betrachten Sie dabei auch Ihre zukünftige, geplante Unternehmensstrategie.

Wollen oder müssen Sie den Bereich E-Commerce ausbauen? Sollte die Produktion – zumindest bezüglich der Materialversorgung und -entsorgung – mit digitalisiert werden? Verlangen die Kunden kürzere Reaktions- und Lieferzeiten? Wie entwickelt sich der Markt? Und wie entwickeln sich die Wettbewerber?

Kira Schmeltzpfenning: Das Ergebnis der Bestandsaufnahme sollte in ein Lastenheft einfließen. Dieses beschreibt, was das künftige LVS können muss. Im nächsten Schritt holen Sie Angebote für die Realisierung des Projekts ein. Gemeinsam mit dem ausgewählten Softwareanbieter erstellen Sie dann das Pflichtenheft, welches klärt, wie die Anforderungen und Prozesse des Lastenhefts für Ihr Lager ungesetzt werden sollen.

Bedenken Sie, dass die digitale Lagerverwaltung als ein Projekt angesehen werden muss, das man nicht einfach so nebenbei abwickelt. Befreien Sie die involvierten Mitarbeiter zumindest teilweise von der normalen Tagesarbeit, damit sie ihren Beitrag zum Projekt leisten können. Und scheuen Sie sich nicht, externe Experten hinzuzuziehen.

Inwieweit wird es für KMU künftig immer wichtiger werden, eine digitale Lagerverwaltung zu haben?

Günter Dietze: Insbesondere durch den wachsenden E-Commerce steigt der Druck auf die Unternehmen, stets und kurzfristig lieferfähig zu sein und dem Kunden immer schneller verlässliche Auskünfte erteilen zu können. Der dadurch bedingte Trend hin zu Omnichannel-Strategien erhöht auch die Anforderungen an die Logistik. Auch Themen wie die Nachverfolgbarkeit der Lieferkette, Chargenverwaltung, Seriennummernverwaltung und Fälschungssicherheit dringen in mehr Produktbereiche und damit Unternehmen vor. Diese Anforderungen sind papier- und excelgestützt kaum noch zu erfüllen.

Kira Schmeltzpfenning: Die zunehmende Verknüpfung von Informationen über die Unternehmensgrenzen hinaus bedingt, dass diese Informationen auch im eigenen Unternehmen vorhanden sind. Nur so können zukünftige Herausforderungen wie optimierte Bestandsplanung, Predictive Planning, Vendor Managed Inventory (VMI) und die Einbindung von Daten aus dem Internet der Dinge und der Industrie 4.0 überhaupt ermöglicht werden.

Ein praktisches Beispiel: Der LKW, der Ihre dringend benötigte Ware anliefert, steht im Stau und kommt verspätet an. Erhalten Sie diese Information rechtzeitig und digital, so können Sie die Lieferung an Ihren Kunden noch priorisiert bearbeiten und pünktlich ausliefern oder zumindest Ihrem Kunden frühzeitig einen verbindlichen, neuen Liefertermin zusagen, wenn sich die Verspätung nicht mehr auffangen lässt.

Günter Dietze: Die entscheidende Frage, die hier im Vordergrund stehen sollte, lautet: Können es sich KMU auch in Zukunft noch leisten, auf eine digitale Lagerverwaltung zu verzichten? Die steigenden Anforderungen des Marktes und die digitalen Fortschritte der Wettbewerber erfordern spätestens in den kommenden Jahren eine Digitalisierung der Lagerprozesse, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben und bei Wachstum des Unternehmens keinen zusätzlichen Engpass im Lager zu generieren.

Die digitale Transformation lässt sich nicht mehr aufhalten und sie wird definitiv nicht vor Ihrem Lager haltmachen.