Warenwirtschaft

Optimale Lagerbestände sind die Basis für reibungslose Abläufe rund um das Lager. Das bedeutet konkret: es muss immer genau die richtige Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein. Die Lagerhaltung und die Bestandsverwaltung sind der Schlüsselbereich der Warenwirtschaft jedes Handels- und Produktionsunternehmens. Davon hängt es ab, wie gut die Auftragsabwicklung funktioniert. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen ihr Lager optimieren und die Lagerkosten senken. Viele Betriebe tun sich damit jedoch schwer.

Die zwei großen Hürden für viele Unternehmen

Vor allem bei analoger Lagerverwaltung haben Unternehmen mit zwei Hauptproblemen zu kämpfen: dem Lagerrisiko sowie der Abhängigkeit von einzelnen Personen.

• Das Lagerrisiko ist eines der größten Bestandsrisiken. In lagerintensiven Betrieben machen die Lagerbestände oft 25 Prozent der Aktiva aus. Dies betrifft viele Handels- und Industriebetriebe, darunter auch zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Analoge Lagerverwaltung führt hier oft zu einer ungenauen Bestandsführung, die Unternehmen teuer zu stehen kommt.
• Hinzu kommt die Abhängigkeit von einzelnen Personen: Manche Lageristen sind ein wandelndes Warenwirtschaftssystem. Sie wissen immer genau, welche Waren ein- und ausgehen und was wann nachbestellt werden muss. Dies birgt allerdings ein Problem: Solche Personen sind rar, praktisch unersetzbar und nicht skalierbar. Sie können immer nur an einem Ort sein. Und mit wachsender Schnelligkeit, Größe und Volatilität eines Lagers kommt der Punkt, an dem der beste Lagerist überfordert ist.

Was ist zu tun?

Eine gute Lagerhaltung bedeutet unter anderem, dass die Lagerbestände stets optimal kalkuliert und in benötigter Menge vorhanden sind. Die Lagerwirtschaft steht damit laufend vor der Herausforderung, einen Spagat zwischen jederzeitiger Lieferfähigkeit und möglichst geringen Lagerbestandskosten hinzubekommen. Denn jedes gelagerte Teil bindet Kapital, das anderweitig eventuell gewinnbringend nutzbar wäre. Hinzu kommen Miet-, Betriebs-, Instandhaltungs- und Personalkosten. Dies bedeutet aber auch: In fast jedem Lager schlummern Potenziale zur Kostensenkung. Und es gibt Stellschrauben, an denen man drehen kann, um sie zu heben.

Durch eine Optimierung Ihrer Lagerbestandsführung können auch Sie Ihre Lagerkosten senken, Ihre Auftragsdurchlaufzeiten verringern und Ihre Lieferfähigkeit verbessern. Die folgenden Denkanstöße und Tipps helfen Ihnen dabei, das Thema anzugehen und den “Lagerwirtschafts-Spagat” zu meistern.

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Wie steht es um Ihren Lagerbestand?

Bevor Sie Ihr Lager optimieren, sollten Sie eine Bestandsaufnahme und Bestandsanalyse durchführen. Schauen Sie sich dazu in Ihrem Lager um und sprechen Sie mit den Mitarbeitern dort. So bekommen Sie ein Gespür für die gegenwärtige Situation und etwaigen Handlungsbedarf. Liegen für die Bestandsanalyse keine aktuellen Inventurdaten vor, müssen diese erhoben werden. Folgende Informationen benötigen Sie:

• Was genau haben Sie in welcher Menge auf Lager (Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe/halbfertige und fertige Teile/Handelsware)?
• Welchen Wert haben die einzelnen Güter? Welchen Wert hat der gesamte Lagerbestand?
• Wie lange bleiben die einzelnen Waren/Teile im Lager?
• Wo in Ihrem Lager gibt es Probleme? Und welche Ursachen stecken dahinter?

Beantworten Sie diese Fragen mithilfe Ihrer Lager-Kennzahlen (siehe Infobox). Diese helfen Ihnen, die Lagerbestände zu erfassen und die Situation im Lager sowie die Kapitalbindung zu analysieren und zu optimieren. Auch sogenannte ABC-Analysen können eine Grundlage für die Ableitung von Maßnahmen zur Bestandsoptimierung sein. Identifizieren Sie auf Basis Ihrer aktuellen Inventurdaten mithilfe solcher Analysen die mengen-, wert- oder verbrauchsmäßig wichtigsten Teile in Ihrem Lager und fangen Sie bei der Optimierung mit diesen an.

Lagerkosten senken – diese Kennzahlen sind wichtig

Der durchschnittliche Lagerbestand gibt an, wie groß die Vorräte im Durchschnitt – meist im Verlauf eines Geschäftsjahres – sind. Verändert er sich, wirkt sich das auf die Kapitalbindung und damit auf die Lagerkosten aus.

Der Bestandswert beschreibt den buchhalterischen Wert eines Materials innerhalb eines Lagers und eines Zeitraums. In Verbindung mit der Umschlagshäufigkeit und der durchschnittlichen Lagerdauer (s. u.) ergibt sich eine Bewertung, die eine Optimierung der Bestände erlaubt.

Die Lagerumschlagshäufigkeit gibt an, wie häufig Material im Lager aufgebraucht ist und durch Neueinlagerung ersetzt wird. Der Umschlag bezieht sich auf eine bestimmte Periode – meist ein Jahr.

Die durchschnittliche Lagerdauer gibt an, wie lange Material bzw. Ware im Lager bleibt, also auch, wie lange das Kapital gebunden ist. Außerdem lässt sich daran ablesen, für wie viele Perioden der durchschnittliche Lagerbestand ausreicht, bis er theoretisch aufgebraucht ist.

Die Lagerreichweite sagt aus, wie lange der Vorrat ausreicht, um den durchschnittlichen Verbrauch zu decken. Mit ihr lässt sich zum Beispiel die interne Versorgungssicherheit innerhalb einer bestimmten Periode beurteilen.

Der Lagerzinssatz gibt an, wie viel Prozent Zinsen das im durchschnittlichen Lagerbestand gebundene Kapital während der durchschnittlichen Lagerdauer kostet.

Lagerzinsen beziffern, wie viel Zins dem Unternehmer während der Lagerdauer entgeht.

Der optimale Lagerbestand ist die wirtschaftliche Lagerbestandsgröße, die bei vorgegebenem Lieferbereitschaftsgrad zu minimalen relevanten Gesamtkosten (bestehend aus Lagerkosten + Beschaffungskosten) führt.

Fünf Maßnahmen, um Lagerkosten zu senken

1. Lagerhüter aussortieren

Lagerhüter erkennen Sie in der Regel an einer sehr geringen Umschlagshäufigkeit. Schauen Sie sich diese Waren genau an und entfernen Sie sie gegebenenfalls rechtzeitig und regelmäßig aus Ihrem Lager. Dadurch gewinnen Sie Liquidität und Platz für andere Produkte. Vielleicht können Sie sogar auf ganze Läger verzichten und dadurch weitere Kosten senken. Auch Waren, die keine Saison haben, gehören nicht oder nur in minimalen Mengen ins Lager. Das Geld für ihre Bevorratung können Sie einsparen oder anders einsetzen.

2. Mindestbestand, Meldebestand und Höchstbestand festlegen

Mit der Festlegung der Parameter Mindest-, Melde- und Höchstbestand tun Sie etwas für Ihre Lieferfähigkeit sowie für Ihre Kostensenkung und Liquidität. Der Mindestbestand dient dazu, unvorhergesehene Schwankungen des Bedarfs oder des Nachschubs auszugleichen. Der Meldebestand löst die Bestellung von Waren so rechtzeitig aus, dass Sie nicht auf den Mindestbestand zurückgreifen müssen. Der Höchstbestand wiederum dient dem Zweck, unnötig hohe Vorräte zu verhindern und damit liquide Mittel und Lagervolumen freizusetzen.

3. Zu hohe Lagerbestände reduzieren

Die Lager-Kennzahlen und ihre Entwicklung geben Hinweise darauf, ob beziehungsweise wovon Sie zu viel auf Lager haben.

Beispiel: Eine hohe/steigende Lagerreichweite deutet auf unnötige Kapitalbindungs- und Lagerkosten hin. Hier können Sie optimieren. Achtung bei einer niedrigen/sinkenden Lagerreichweite: Wenn es zu Fehlmengen kommt, kostet Sie das viel Geld.

• Bei Waren mit langer Lagerdauer können Sie durch deren Verkürzung liquide Mittel freisetzen.
• Teile mit niedrigen Verbräuchen oder hohem Bestandswert brauchen Sie nicht in großen Mengen. Korrigieren Sie hier zum Beispiel den Sicherheits- oder Höchstbestand in Ihrer Lagerhaltung.
• Auch eine sehr niedrige beziehungsweise sinkende Umschlagshäufigkeit deutet auf eine unnötig hohe Kapitalbindung durch zu hohe Lagerbestände hin; hier besteht Potenzial zur Kostensenkung. Eine sehr hohe Lagerumschlagshäufigkeit hingegen kann darauf hinweisen, dass Sie mehr einkaufen müssen, um Fehlmengen zu vermeiden und ein hohes Serviceniveau zu halten.

4. Bestellverhalten anpassen

Passen Sie auf Basis Ihrer (Kennzahlen-/ABC-)Analysen und Erkenntnisse Ihr Bestellverhalten an.

Beispiel: Einkaufsstopp für Materialien, von denen Sie weit mehr als den Höchstbestand im Lager haben.

• Wechseln Sie zu einer bedarfsgerechten Bestellung von teuren Materialien mit hohem Bestandswert. Diese sollten erst kurz bevor sie verwendet werden in Ihrem Unternehmen eintreffen. Dies gilt auch für Teile, deren Verbrauch genau vorhersagbar ist. Ebenso sollten Teile, die sporadisch verbraucht werden, nach Möglichkeit im Bedarfsfall bestellt werden. Für Teile mit gelegentlichen Verbrauchsschwankungen empfiehlt sich hingegen eine Vorratsbeschaffung.
• Erhöhen Sie den Höchstbestand und damit die Verfügbarkeit bei „Schnelldrehern“, also Waren oder Materialien mit hoher Umschlagshäufigkeit.
• Überprüfen und optimieren Sie Ihre Einkaufskonditionen laufend. Nachverhandlungen mit Lieferanten – zum Beispiel über Rabatte für höhere Einkaufsvolumina – helfen ebenfalls dabei, Kosten zu senken.

5. Tschüss Papier, hallo Lagersoftware!

Ob Bestandserfassung, Bestandsanalyse oder Bestandsoptimierung – bei allen drei Aufgaben können Sie sich die Arbeit mithilfe digitaler Lösungen wesentlich erleichtern. Zwar nutzen viele KMU bereits ein digitales Warenwirtschaftssystem, die Lagerverwaltung findet aber häufig noch per Excel-Listen, auf Basis von Erfahrungswissen und auf Zuruf statt. Die Folgen: redundante Datenerfassung durch Medienbrüche, Fehleranfälligkeit, Ungenauigkeiten, vergeudete Zeit durch lange Artikelsuche, Kommissionierungsfehler, Falschlieferungen, Über- und Fehlbestände. Kurz: kein Überblick über das Lager und keine Kontrolle über die Kosten.

Mithilfe einer digitalen Lagerwaltung können Sie Ihr Lager optimieren. Die Software bringt Ihnen Überblick und Kontrolle (zurück) und schafft Transparenz. Hier ist ein Überblick über wichtige Funktionen und Vorzüge einer Lagersoftware:

• Erfassung von Waren und deren Lagerbewegungen mit Handscanner
• Erfassung sämtlicher Schritte im Lagerprozess
• Packstück- oder mengenbezogene Bestandsverwaltung
• Vereinfachte Inventur
• Erstellung von Etiketten mit Barcodes
• Erfassung von Bestands- Mindest- und Bestellmengen
• Liefer- und Bestellvorschläge
• Automatische Bestandsveränderungen durch Vorgangsverarbeitung
• Bewertung von Lagerbeständen
• Informationen in Echtzeit
• Beseitigung von Medienbrüchen und Herstellung eines durchgängigen Informationsflusses
• Automatische Berechnung wichtiger Lagerkennzahlen
• Unterstützung bei der Ausrichtung der Disposition an Verbrauchswerten der Vergangenheit und zukünftiger Planung
• Erstellung von Reports; dadurch bessere Einbindung der Lagerwirtschaft in die Gesamtstrategie des Unternehmens möglich

Fazit: Nicht ohne Warenwirtschaftssystem und digitale Lagerverwaltung

Eine optimale Bestandsführung bietet enorme Einsparpotenziale. Diese lassen sich am besten durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems mit integrierter Lagerwirtschaftslösung ausschöpfen. Die Warenwirtschaftssoftware erfasst alle Bestände, Ein- und Ausgänge in Echtzeit, erlaubt ein standortübergreifendes, skalierbares Lagermanagement, optimiert Prozesse und eliminiert fehleranfällige, manuelle Arbeiten. Zudem optimiert sie die Beschaffung, erstellt Picklisten und erleichtert die Lagerplatzverwaltung, das Kommissionieren und die Inventur.

Wenn Sie Ihre Lagerkosten senken und Ihre Kunden zuverlässig beliefern möchten, sollten Sie Ihre Lagerverwaltung daher digitalisieren. Wägen Sie dabei sorgfältig ab, welche Bereiche und Prozesse Ihres Lagers Sie digitalisieren. Schließlich geht es um eine Investition, die Geld und Zeit kostet.  Sie können aber davon ausgehen, dass der Abschied von Excel, Papier und Zuruf bei der Bestandsführung Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger macht.

Über Digitalisierung wird viel geschrieben und geredet. Doch was hat ein kleines mittelständisches Unternehmen davon, wenn es zum Beispiel seine Auftragsabwicklung digitalisiert? Welche Hürden gibt es und wie kann man sie geschickt umgehen? Diese und weitere Fragen zur digitalen Auftragsabwicklung beantwortet dieser Blogbeitrag. Anhand eines fiktiven Unternehmens schauen wir uns an, welche Vorzüge eine digitale Auftragsabwicklung bieten kann. Ergänzend dazu erläutert ein Experte Chancen, Voraussetzungen und Lösungen zur Einführung einer digitalen Auftragsabwicklung.

Digitale Auftragsabwicklung – skizziert anhand eines Beispiels

Stellen wir uns einen Betrieb mit 30 Mitarbeitern vor. Das Unternehmen bietet Geräte für Raumklimatisierung und Raumhygiene an.  Es bezieht von verschiedenen Herstellern Gerätekomponenten, die es in seiner Werkhalle für die Kunden zusammenstellt und anpasst. Der Serviceaußendienst liefert die Anlagen zum Kunden, installiert sie und führt die Wartung durch.

Zur Auftragsabwicklung, von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung, setzt das Unternehmen eine Warenwirtschaftssoftware ein. Die Produktion wird über Fertigungsaufträge gesteuert. Materialentnahmen vermerken die Mitarbeiter auf Formularen und erfassen sie später in der Anwendung. Auch die Gerätekomponenten beschafft der Betrieb softwaregestützt.

Die Servicemitarbeiter laden in ihre Fahrzeuge die Teile, die sie beim Kunden benötigen. Sie sollen in ihren Fahrzeugen immer einen Vorrat gängiger Teile mitführen, um die Kunden möglichst schnell vor Ort bedienen zu können.

Der Anfang: Inwieweit ist mein Betrieb von Digitalisierung betroffen?

Dem Chef unseres fiktiven Unternehmens stellen sich nun zwei grundsätzliche Fragen zum Thema Digitalisierung:

1. Benötige ich für meine Kunden oder Lieferanten künftig einen digitalen Datenaustausch?

Immer mehr Firmen setzen eine digitale Datenübermittlung bei der Auftragserteilung und Auftragsannahme voraus. Häufig bieten Lieferanten bei digitalem Datenaustausch einen schnelleren oder besseren Service an. Die eingesetzte Software muss deshalb über entsprechende Schnittstellen verfügen, die sich weiterentwickeln und anpassen lassen. Ist das nicht der Fall, sollten jetzt die Alarmglocken läuten – und nicht erst dann, wenn der erste Kunde deswegen einen Auftrag nicht erteilt.

2. Kann ich durch digitale Auftragsabwicklung die Abläufe verbessern?

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Abläufe organisiert hat, entscheidet darüber, wie schnell und zuverlässig es die Kunden bedienen kann. Werden Bestellungen und Wünsche der Kunden präzise bearbeitet? Sind benötigte Teile am Lager? Ist die Serviceorganisation imstande, flexibel auf Notfälle zu reagieren? Hier kann eine digitale Auftragsabwicklung helfen, Schwachstellen in den Prozessen zu beseitigen und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu stärken.

Zielvorgaben für die Optimierung der Auftragsabwicklung

Nach einer Betrachtung der Schwachstellen in den Abläufen formuliert unser Unternehmer konkrete Ziele, die durch eine digitale Auftragsabwicklung erreicht werden sollen:

• Die Teileverfügbarkeit muss verbessert werden, damit Ausfallzeiten für Kunden reduziert werden.
• Es muss jederzeit klar sein, welche Teile sich in einem Servicefahrzeug befinden und ob diese frei verfügbar sind. Dadurch soll die Serviceorganisation besser auf Kundenanfragen reagieren können.
• Der Informationsfluss vom und zum Außendienst muss verbessert werden, beispielsweise bei der Bestellerfassung im Außendienst. Die Weitergabe in Papierform oder per E-Mail benötigt zu viel Zeit und ist fehleranfällig.

Durch Einbindung geeigneter Geräte an verschiedenen Stellen des Prozesses und durch Vernetzung lassen sich die Vorgaben unseres Beispielunternehmens umsetzen.

Beispiele für optimierte Prozesse durch digitale Auftragsabwicklung

Im nächsten Schritt seines Digitalisierungsvorhabens analysiert unser Unternehmer gemeinsam mit externen Experten die Prozesse der Auftragsabwicklung. Dabei wird das folgende IT-gestützte Lösungsszenario entwickelt:

• Die Servicefahrzeuge werden künftig als separate Lagerplätze betrachtet. Dadurch können die Mitarbeiter im Service und im Innendienst die in jedem Fahrzeug verfügbaren Mengen einsehen. Der Einsatz mobiler Geräte mit Scannern beschleunigt die Bestückung und Entnahme beim Kunden und sichert sie gegen Falscherfassungen ab.
• Im Servicefall kann der Innendienst Auskunft geben, ob ein benötigtes Teil in einem Fahrzeug verfügbar ist und dadurch die Hilfeleistung für den Kunden verbessern.
• Der Servicemitarbeiter kann mittels eines mobilen Geräts mit Scanner sehr einfach die beim Kunden verwendeten Teile kennzeichnen. Diese werden im System als verbraucht und damit nicht mehr verfügbar angezeigt. Der Einkauf kann gegebenenfalls sofort eine Nachbestellung auslösen. Auf gleichem Wege kann der Außendienstmitarbeiter die Lieferung zusätzlicher Teile oder Dienstleistungen veranlassen.
• Die im Außendienst erfassten Daten fließen unmittelbar in die Rechnungsstellung ein. Dadurch wird nichts vergessen und Verzögerungen vermieden.

So macht eine digitale Auftragsabwicklung auch kleinere Betriebe zukunftsfit

Durch eine digitale Auftragsabwicklung lassen sich die Abläufe auch in einem kleineren Unternehmen nachhaltig verbessern. Zum einen stehen dem Innen- und Außendienst mehr und bessere Daten zur Verfügung. Dies vereinfacht und beschleunigt die Abwicklung, und die Servicemitarbeiter können die Kunden besser bedienen. Zum anderen legt die neu geschaffene digitale Infrastruktur das Fundament für künftige Optimierungen. Denn Digitalisierung wird auch die Betriebsabläufe kleiner Mittelständler weiter verändern.

Wie eine digitale Auftragsabwicklung genau realisiert werden kann und wo potenzielle Hürden liegen, erläutert Professor Dr. Jochen Scheeg im folgenden Interview.

Interview mit Prof. Dr. Jochen Scheeg

Weshalb kann es für Unternehmen ungünstig sein, die Auftragsabwicklung papierbasiert und manuell durchzuführen?

Prof. Dr. Scheeg: Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass die Auftragsabwicklung ein umfassender Vorgang mit zahlreichen Arbeitsschritten und Dokumenten ist. Der Auftrag als solcher ist zwar der Kern des Prozesses, jedoch stellt dieser nur einen kleinen Ausschnitt in der gesamten Abwicklung dar. Daher muss man sich die gesamte Prozesskette mit ihren Teilschritten – von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Erstellung und/oder Prüfung von Lieferscheinen – vor Augen halten. Um diese Prozesskette effizient bearbeiten zu können, ist es notwendig, dass sämtliche Beteiligte den gleichen Informationsstand haben. Dabei gilt: Je arbeitsteiliger der Prozess von der Angebotserstellung bis hin zur Lieferung organisiert ist, desto wichtiger ist der einheitliche Informationsstand.

Die Nutzung von Papier führt zwangsläufig zu Informationsasymmetrien. Das bedeutet, die Beteiligten haben nicht den gleichen Informationsstand. Häufig müssen Daten doppelt erfasst werden: auf Papier und später noch einmal im System.

Weitere Nachteile des papierbasierten Arbeitens: Papier ist nicht automatisch aktuell. Das führt zu Abweichungen in Zeit und Inhalt. Papier kann zudem verloren gehen, verlegt oder beschädigt werden.

Darüber hinaus kann man nur eingeschränkt gemeinsam an Vorgängen arbeiten. All dies akzeptieren wir nur deshalb, weil wir an Papier gewöhnt sind. Zusammenfassend lässt sich sagen: Papierbasierte Prozesse tendieren zu Informationsasymmetrien und diese führen zu Ineffizienz.

Was haben Unternehmen konkret davon, wenn sie die Prozesse der Auftragsabwicklung digitalisieren?

Scheeg: Die digitale Auftragsabwicklung ist die Voraussetzung für einen effizienten Prozess. Der praktische Nutzen entsteht bei allen Mitarbeitenden, die auf Informationen anderer angewiesen sind. Lassen Sie mich das am Beispiel der Warenannahme auf Basis von Lieferscheinen verdeutlichen.

Nehmen wir für den Moment an, die Aufgabe besteht darin, eine Lieferung auf Basis eines Lieferscheins zu prüfen. Hierzu muss die Warenannahme die Bestellung mit all ihren Positionen mit der entsprechenden Menge kennen. Das avisierte Lieferdatum und die Ankündigung möglicher Teillieferungen unterstützen die Arbeitsplanung. Im weiteren Verlauf der Prüfung können Abweichungen in Art und Menge der Lieferung unmittelbar mit der Einkaufsabteilung geteilt werden. Diese kann entsprechend den Wareneingang buchen, Reklamationen veranlassen, Nachbestellungen auslösen und mit den Lieferanten eine Klärung herbeiführen.

Welche grundlegenden Voraussetzungen sollten erfüllt sein, bevor ein Projekt zur Digitalisierung der Auftragsabwicklung starten kann?

Scheeg: Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Der Fokus liegt hier weniger auf der Technik als auf den Prozessen. Eine zentrale Grundlage ist es sicherlich, stabile Prozesse zu haben. Sobald die Prozesse hinreichend definiert und stabil sind, lassen sie sich auch digital unterstützen. Die Kernfragen sind dann: Wie umfassend soll eine digitale Lösung sein? Welches Potenzial an Digitalisierung soll unmittelbar ausgeschöpft werden und welche Potenziale lassen sich gegebenenfalls später mit einer vernünftigen Aufwand-Nutzen-Relation erschließen?

Unabhängig von der Unternehmensgröße ist die Einführung von betrieblicher Software immer mit erheblichem Zeit- und Ressourcenaufwand für die Beteiligten verbunden. Gerade bei KMU haben Unternehmer vielfach wenig Erfahrung und fühlen sich bei den Entscheidungen unsicher. Dadurch entsteht zuweilen die Tendenz zur Einführung sehr großer und komplexer Lösungen. Der Hintergrund für solche Entscheidungen ist die Vermutung oder Hoffnung, dass durch die Entscheidung für eine große Lösung die Zukunftssicherheit quasi garantiert ist. Die größere Lösung muss jedoch nicht besser sein – und auch nicht zukunftssicherer.

Zudem benötigen nicht alle Unternehmen Echtzeitdaten zu Lagerbeständen, und nicht alle benötigen voll automatisierte Buchungsroutinen. Daher sollten zunächst die zentralen Probleme bzw. Handlungsfelder identifiziert werden.

Wie geht man die Digitalisierung der Auftragsabwicklung am besten an? Welche Schritte sollten in welcher Reihenfolge gemacht werden?

Scheeg: Gute Digitalisierungsprojekte schaffen Vorteile und fügen sich in die Arbeitsabläufe ein. Den Startpunkt bildet die Formulierung der Zielstellung. Auf dieser Basis erfolgt eine umfassende Analyse der Ausgangssituation. Hierzu zählen auch die Analyse von verfügbaren Technologien, die Identifikation von marktverfügbaren Lösungen, Trendermittlungen etc. Es geht also keinesfalls nur um die Betrachtung eines Ausschnitts einer Prozesskette.

Auf Basis der Analyse und der Ermittlung des Bedarfs in den Prozessen und in den Bedürfnissen der Prozessbeteiligten werden die Kernergebnisse und -erkenntnisse zusammengefasst. Diese sogenannte Synthese ist der Ausgangspunkt für die Gestaltung von Lösungsansätzen.

Im nächsten Schritt sind die Lösungsansätze, gegebenenfalls anhand von Prototypen, zu testen. Falls mehrere Lösungsansätze realisiert wurden, sind diese zu vergleichen. Erst im nächsten Schritt wird dann die ausgewählte Lösung implementiert.

Es darf auf keinen Fall vergessen werden, die Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Jede Lösung kann am Ende ihr Potenzial nur in der aktiven Nutzung entfalten.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Es geht immer um unternehmerischen Nutzen im Sinne von Effizienz oder Effektivität – oder beidem gleichzeitig. So lässt sich beispielsweise durch Digitalisierung mit positiven Nutzererlebnissen mehr Umsatz realisieren. Oder Prozesse können effizienter und robuster gestaltet werden.

Gibt es hinsichtlich der Digitalisierung der Auftragsabwicklung branchenspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen?

Scheeg: Jede Branche hat eigene Schwerpunkte. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Startpunkt. Handel und Dienstleistungen sind oft geprägt durch die Gestaltung der Kundeninteraktion bis hin zu sogenannten Kundenerlebnissen. Hier geht es bei der Digitalisierung primär um Shopgestaltung, Nutzerführung, Auftrags- und Kundenanalysen etc. Bei der Effizienz der Auftragsabwicklung geht es im Kern um die Warenwirtschaft, automatisierte Katalogdaten und/oder Schnittstellen der Warenwirtschaft zum Großhandel oder zu Herstellern mit Produktdaten. Im Handwerk sind die Kernthemen oftmals die automatisierte Angebotserstellung bzw. die Auftragsdokumentation zur Vorbereitung der Rechnungsstellung.

Wie finden Unternehmer heraus, welchen Grad an Digitalisierung sie in der Auftragsabwicklung brauchen, damit ihr Betrieb künftig wettbewerbsfähig bleibt?

Scheeg: In den seltensten Fällen haben KMU alle Ressourcen mit dem notwendigen Fachwissen an Bord. Es ist daher hilfreich und üblich, sich externe Unterstützung zu holen. Nach unserer Erfahrung ist es gut, wenn diese Unterstützung – gerade in den frühen Phasen – nicht von Softwareherstellern kommt, sondern herstellerunabhängig erfolgt.

Es gibt mittlerweile zahlreiche kleine, intelligente Lösungen, die einzelne Problemstellungen hervorragend lösen. Bei der Auswahl sollte auf Schnittstellen und Datenaustauschmöglichkeiten geachtet werden.

Mit dem gewonnenen Verständnis zur Nutzung und mit zunehmender Erfahrung lässt sich der tatsächliche Bedarf besser abschätzen. Gerade für KMU hat der Spruch „Groß denken und klein anfangen“ einen besonderen Wahrheitsgehalt.

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Die Stückliste – Grundlage für jeden Fertigungsauftrag

Eine Stückliste dokumentiert detailliert, aus welchen Einzelteilen und Baugruppen ein Endprodukt besteht (zur Begriffsdefinition). Sie enthält alle Informationen, die für die korrekte Zusammenstellung erforderlich sind, und unterstützt somit die Produktionsplanung und die Materialwirtschaft.

Für wen sind Fertigungsstücklisten besonders nützlich?

Fertigungsstücklisten nutzen mehreren Abteilungen bzw. Funktionsbereichen im Unternehmen:

• Fertigung und Produktionsplanung
• Einkauf und Materialwirtschaft
• Konstruktion und Entwicklung
• Kalkulation und Kostenrechnung
• Qualitätssicherung
• Lagerverwaltung

Aufbau und Struktur von Fertigungsstücklisten

Fertigungsstücklisten sind meist tabellarisch aufgebaut und enthalten Kopfdaten (Position, Teilenummer, Bezeichnung, Menge, Einheit), Positionsdaten für einzelne Teile sowie Unterpositionen bei komplexen Produkten. Die präzise Struktur erleichtert die digitale Fertigungsplanung und die Nutzung in der ERP-Software.

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Stücklisten-Arten in der Praxis

• Die Mengenstückliste zeigt die Gesamtmenge aller Teile eines Produkts und eignet sich besonders für einfache Fertigungen. Beispiel: Ein Unternehmen, das Standardstühle produziert, verwendet die Mengenstückliste, um die Gesamtanzahl von Schrauben, Sitzflächen und Stuhlbeinen für eine Serie zu erfassen.
• Die Auftragsstückliste leitet sich von der Mengenstückliste ab und berücksichtigt die für den jeweiligen Auftrag benötigte Menge. Ein Beispiel: Ein Hersteller von Sonderanfertigungen für Möbel legt mithilfe der Auftragsstückliste fest, wie viele Platten und Beschläge für eine Kundenbestellung verarbeitet werden müssen.
• Die Baukastenstückliste ist modular aufgebaut, listet nur die direkt relevanten Teile jeder Fertigungsstufe auf und eignet sich daher ideal für komplexe Produkte. Ein Maschinenbauunternehmen kann beispielsweise die Baugruppen einer Produktionsmaschine separat planen, ohne dabei alle Einzelteile der Maschine berücksichtigen zu müssen.
• Eine Strukturstückliste bietet eine umfassende Übersicht über alle Fertigungsstufen und Ressourcen, stellt die logischen Beziehungen zwischen Baugruppen und Einzelteilen dar und ist mehrstufig aufgebaut. Ein Beispiel: Ein Automobilhersteller erstellt eine Strukturstückliste für ein Fahrzeugmodell, die sämtliche Baugruppen wie Motor, Karosserie, Elektronik und Innenausstattung hierarchisch abbildet.
• Die Variantenstückliste fasst ähnliche Fertigungsartikel zusammen und ermöglicht so zum Beispiel eine effiziente Produktion von Möbeln mit unterschiedlichen Oberflächen oder Farben. So kann ein Küchenmöbelhersteller mithilfe der Variantenstückliste verschiedene Ausführungen eines Küchenschranks mit unterschiedlichen Frontfarben und Griffdesigns transparent verwalten.

So setzen Sie Fertigungsstücklisten effektiv ein

Kleine und mittelständische Fertigungsunternehmen stehen unter starkem Konkurrenz- und Termindruck. Produktionsaufträge müssen schnell und effizient umgesetzt werden. Dies hängt maßgeblich von der Qualität und Vollständigkeit der Fertigungsstücklisten ab.

In der Regel sind die Konstruktionsabteilung oder die Arbeitsvorbereitung der Ausgangspunkt. Entscheidend ist, dass alle am Fertigungsprozess Beteiligten die Stückliste sinnvoll nutzen. Das erfordert eine softwaregestützte Fertigung. Mit einer Fertigungssoftware lassen sich Stücklisten einfach erstellen und mit anderen Anwendungen verknüpfen.

Schritt 1: Teile anlegen und Stücklisten-Art festlegen

Legen Sie zunächst die Basis für Stücklisten mit Baugruppen und Strukturen. Erfassen Sie alle Rohstoffe und Einzelteile in der Software, inklusive Bezeichnung, Mengeneinheit, Abmessung, Lieferant und Preis. Je sorgfältiger Sie hierbei vorgehen, desto leichter lässt sich später die Stückliste erstellen und mit weiteren Teilbereichen verknüpfen.

Schritt 2: Einheitliche Form sicherstellen

Eine einheitliche Stücklistenform erleichtert allen Beteiligten die Arbeit und reduziert den Aufwand bei späteren Änderungen. Klären Sie im Vorfeld die Kopf- und Positionsdaten und berücksichtigen Sie Angaben wie Erstellungsdatum, Stücklistennummer, Menge, Bezeichnung, Gültigkeitszeitraum oder Zeichnungsnummer. Nutzen Sie Filter wie den Beschaffungsschlüssel, um Zukaufteile von Eigenfertigung zu unterscheiden. Hinterlegen Sie außerdem Lagerort, Materialkonto und Kostenträger, um eine reibungslose Lagerverwaltung und Buchhaltung zu gewährleisten.

Schritt 3: Anwendungsbereiche der Fertigungsstückliste klären

Bestimmen Sie, in welchen Bereichen die Fertigungsstückliste eingesetzt werden soll. Die Absatzplanung erstellt Prognosen und Kalkulationen, während die Produktionsplanung die Stücklisten nutzt, um Fertigungs- und Zeitpläne zu erstellen. Bei auftragsbezogener Fertigung fließen Kundendaten wie Name, Auftragsnummer, Termin und Volumen ein.

Schritt 4: Fertigungsstückliste regelmäßig aktualisieren

Stellen Sie sicher, dass die Stücklisten stets aktuell sind. Fertigungsartikel und Komponenten ändern sich mit der Zeit. Eine gute Fertigungssoftware erkennt Verknüpfungen automatisch und aktualisiert die Daten an allen relevanten Stellen, sobald Änderungen an den Materialdaten vorgenommen werden.

Fazit: Mit Fertigungsstücklisten produzieren Sie effektiver — und kostengünstiger

Mit einem leistungsfähigen und benutzerfreundlichen Warenwirtschaftssystem in Kombination mit professioneller Fertigungssoftware erstellen Sie ohne großen Aufwand Stücklisten, definieren Formate und fassen Baugruppen präzise zusammen.

Besonders der Einkauf profitiert davon: Er nutzt die Stücklisten zur Ermittlung benötigter Zukaufteile und senkt dank Just-in-time-Lieferungen den Lagerbestand auf ein Minimum. Die Kostenrechnung ermittelt auf dieser Basis automatisch die Produktions- und Beschaffungskosten.

IT-gestützte Verfahren sorgen darüber hinaus für fehlerfreie Produktionsabläufe, höhere Ausstoßmengen, geringeren Ressourcenverbrauch und eine steigende Produktqualität. So wird die passende Software für Ihre Stücklisten zu einem echten Wachstumstreiber für Ihr Unternehmen.