Warenwirtschaft

Warenwirtschaftssysteme helfen Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie vernetzen die Warenwirtschaft mit anderen betrieblichen Funktionen und mit externen Akteuren wie Kunden, Lieferanten, Logistikpartnern und Zahlungssystemanbietern. Dadurch können Unternehmen schneller und flexibler agieren. Dieser Beitrag beleuchtet die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems, seine Funktionen, die verschiedenen Varianten sowie den Nutzen.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem, auch WWS oder WaWi genannt, ist eine Software für die Bestandsverwaltung von Unternehmen, besonders von Handels- und Produktionsbetrieben. Zu den Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems gehört es, die Prozesse rund um die Warenbewegungen, also die allgemeine Logistik, den Einkauf, die Lagerung, den Verkauf und die Logistik abzubilden. Die Software registriert die Lagerbestände sowie Zugänge und Abgänge. Damit ist schon klar, dass ein WWS keine Insellösung ist, sondern in die Prozesse und – falls vorhanden – in die ERP-Software des Unternehmens integriert sein muss.

Warenwirtschaftssystem oder ERP-System – worin besteht der Unterschied?

Manche setzen ein Warenwirtschaftssystem mit einem ERP-System gleich. Das ist jedoch nicht korrekt. Tatsächlich kann das WWS ein Teilmodul eines unternehmensweiten ERP-Systems sein. Während sich die Warenwirtschaft mit den Warenströmen befasst, bildet ein komplettes ERP-System aber auch andere Prozesse im Unternehmen ab.

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning, das heißt, für die Planung aller Ressourcen im Unternehmen. Dagegen bildet das WWS Prozesse rund um die physische Material- und Bestandsverwaltung ab. Das ist besonders im (Online)-Handel, im Handwerk und in Produktionsbetrieben wichtig. Dienstleistungsunternehmen kommen oft ohne ein Warenwirtschaftssystem aus, aber sie benötigen trotzdem ein ERP-System für ihre Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung und so weiter.

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Was sind die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems?

Ein Warenwirtschaftssystem beantwortet Fragen aus dem Bereich der Bestandsverwaltung, zum Beispiel:

• Wie viel ist von Produkt x noch vorrätig?
• In welchem Lager und auf welchem Regalplatz lagert es?
• Wie viel davon haben wir in welchem Zeitraum gebraucht?
• Ist der Meldebestand erreicht? Muss nachbestellt werden?
• Wie hoch muss unser Bestand sein, um just in time liefern zu können?
• Wie ist die Umschlagshäufigkeit der Produkte? Welche sind „Renner“, welche sind „Penner“?
• Welche Konditionen und Lieferbedingungen bietet Lieferant Y im Vergleich zu Lieferant Z?
• Mit welchem Versender arbeiten wir im Raum München zusammen?

Das WWS bildet die Prozesse zwischen Lieferanten, Lagerwirtschaft und Kunden ab. Dazu gehören Disposition, Logistik, Abrechnung, Bestellwesen und Materialplanung. Es unterstützt die Funktionen Beschaffung, Inventarisierung, Onlineshop, Inventur, Retourenabwicklung und Faktura, das heißt den Belegfluss von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Wie ist ein WWS aufgebaut?

Eine der zentralen Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems ist es, Stamm- und Bewegungsdaten aus den Bereichen Einkauf und Wareneingang, Verkauf und Warenausgang sowie der Lagerhaltung zu speichern. Dies bestimmt auch den Aufbau eines Tools für die Steuerung der Warenwirtschaft:

• Stammdaten

Zu den Stammdaten gehören unter anderem Grunddaten über Lieferanten, Produkte, Kunden, Versandpartner, Einkaufs- und Verkaufspreise, Rabattstaffeln und so weiter.

• Bewegungsdaten

Bewegungsdaten sind die Daten, die im Rahmen der betrieblichen Prozesse entstehen, zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Mengen, Informationen zum Kaufverhalten, Lagerbestände, Zu- und Abgänge, Reklamationen, Retouren.

Die 5 Komponenten eines Warenwirtschaftssystems

Ein WWS ist rund um fünf Funktionen aufgebaut:

1. Einkauf, mit Angebotsverwaltung, Bestellungen, Disposition und Reklamation
2. Verkauf, mit Vertriebsplanung, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Retouren, Vertriebskanälen
3. Wareneingang, mit Warenanlieferung, Warenannahme, Warenkontrolle und Rechnungsprüfung
4. Warenausgang, mit Kommissionierung, Warenausgang, Versand- und Logistik-Abwicklung
5. Lagerwirtschaft, mit Warenauszeichnung, Bestandsführung, Lagerverwaltung und Inventurabwicklung

Warenwirtschaft – mit oder ohne System: Welche Ziele erreichen Sie mit einem WWS?

Ein Warenwirtschaftssystem hilft Ihnen, stets genug Material auf Lager vorrätig zu haben, um unterbrechungsfrei produzieren zu können, oder – falls Sie (Online-)Händler sind – immer ausreichend Ware zu haben, um die Kundennachfrage schnell zu befriedigen.

Andererseits möchten Sie auch nicht zu viele Waren und Materialien am Lager haben, denn das steigert die Lagerkosten und das Risiko, Ladenhüter auf Halde zu legen. Da Ihr Warenwirtschaftssystem Ihnen eine passgenaue Bedarfssteuerung ermöglicht, minimieren Sie diese Kosten und Risiken.

Darüber hinaus hilft ein WWS bei der Automatisierung und Beschleunigung von Prozessen rund um Warenbewegungen. Sie sind besser informiert und können zum Beispiel stark nachgefragte Artikel und Ladenhüter jederzeit identifizieren.

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Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem?

Dank digitaler Bestandsverwaltung wissen Sie in Echtzeit, wann und wo welche Materialien und Waren lagern. Das WWS ermöglicht eine Vernetzung von Bestellwesen, Auftragsabwicklung, Logistik und Rechnungsstellung. Ist es gut in Ihre Software-Umgebung integriert, können Sie es auch mit anderen ERP-Komponenten bis hin zu PPS-Systemen verbinden. Auf jeden Fall sparen Sie mit einem WWS Zeit und Kosten durch die Automatisierung von Lagerprozessen, Auftragsabwicklung, Belegwesen, Nachbestellungen und die Anbindung von Logistikpartnern.

Die wichtigsten Vorteile eines WWS

• Effizientere Prozesse dank Automatisierung
• Steigerung der Prozessqualität
• Termintreue → dadurch mehr Kundenzufriedenheit
• Echtzeit-Reporting unterstützt Entscheidungen im Einkauf und Produktpalette
• Schnellere Auftragsabwicklung
• Einbindung in betriebliche (ERP)-Prozesse wie Faktura, Anlagenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung
• Anbindung von Logistikpartnern möglich → dadurch noch mehr Effizienz und Prozessqualität

Warenwirtschaft: Welche Arten von Systemen gibt es?

Mit der Zeit haben sich unterschiedliche Formen von WWS herausgebildet: geschlossene, integrierte und offene Warenwirtschaftssysteme.

• Geschlossenes WWS

In einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem werden alle Vorgänge in einem einzigen System abgebildet: Einkauf und Wareneingang, Verkauf und Warenausgang, sowie Lagerbestandsführung und Service.

• Integriertes WWS

Im integrierten WWS ist das System an sich geschlossen, aber über Schnittstellen an bestimmte externe Systeme angebunden. Mit diesen tauscht es auch Daten aus. Beispiele hierfür sind Integrationen mit Banken und Zahlungsdienstleistern sowie mit standardisierten Shopsystemen, etwa von Amazon oder eBay.

• Offenes WWS

Die „Offenheit“ bezieht sich hier auf Schnittstellen, sogenannte API. Ein offenes WWS lässt sich über Schnittstellen mit den Softwarelösungen anderer Anbieter verknüpfen. Da die meisten Unternehmen bereits Softwaresysteme einsetzen, ist das eine sehr sinnvolle Option: Sie können ein Warenwirtschaftssystem auf diese Weise Ihren Anforderungen anpassen und so in Ihre Softwareprozesse einbetten, dass eine nahtlose IT-Umgebung entsteht. Der Vorteil:  Sie bekommen in funktioneller Hinsicht das Beste aus mehreren „Welten“.

Welche Erweiterungen für ein Warenwirtschaftssystem sind möglich?

Ein offenes WWS ermöglicht viele sinnvolle Erweiterungen. Durch Integration in die Unternehmens-IT kann das Warenwirtschaftssystem weitere Aufgaben lösen. So lassen sich die betrieblichen Prozesse noch besser steuern und analysieren.

Folgende Erweiterungen für ein WWS sind besonders nützlich:

• Finanzbuchhaltung
• Offene-Posten-Verwaltung
• Mobile Funktionen
• Kassensysteme
• Shopsysteme
• Onlinebanking und Zahlungsdienstleister

Dazu kommen unter Umständen noch:

• Anlagenbuchhaltung
• Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme (PPS)
• HR-Software

Bei einem offenen WWS ist es am einfachsten, Schnittstellen zu ERP-Softwaremodulen zu programmieren. Das macht diese Systeme so flexibel. Sie lassen sich in eine vorhandene Software-Infrastruktur integrieren und die Vernetzung mit dieser bringt viele zusätzliche Vorteile. Zum Beispiel noch bessere Analysen für die Unternehmenssteuerung und die durchgängige Standardisierung und Automatisierung von Prozessen. Als Unternehmen können Sie die besten Lösungen miteinander kombinieren, indem Sie sie über Schnittstellen anbinden.

Warenwirtschaft mit System: Welche Vorteile und Nachteile gibt es?

Kurz gefasst existieren drei Varianten von Warenwirtschaftssystemen: Standardsoftware, Branchensoftware und Individuallösungen.

• Standardsoftware ist als fertiges Produkt erhältlich und meist flexibel konfigurierbar; sie ist in aller Regel das Ergebnis langjähriger Best-Practice-Erfahrung und wird vom Anbieter gepflegt, gewartet und weiterentwickelt. Sie ist schnell verfügbar und relativ günstig.
• Branchensoftware ist ebenfalls bis zu einem gewissen Grad standardisiert. Sie wird jedoch für die Anforderungen einer bestimmten Branche programmiert und konfiguriert. So gibt es beispielsweise Software für Onlineshops oder für verschiedene Arten von Einzelhandelsbetrieben.
• Eine Individuallösung wird speziell für Ihr Unternehmen programmiert. Das lohnt sich in der Regel nur, wenn Ihr Unternehmen sehr groß oder sehr speziell ist. Ihre IT-Techniker müssen dann auch die Wartung, Weiterentwicklung und Konformität mit einschlägigen Regulierungen gewährleisten.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) übernimmt zahlreiche Aufgaben in Handels- und Produktionsbetrieben. Es unterstützt bei der Steuerung der Warenströme, der Lagerverwaltung sowie allen Prozessen rund um den Einkauf, den Wareneingang, den Verkauf und den Warenausgang.

Darüber hinaus hilft ein WWS, die betrieblichen Prozesse zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Es beschleunigt und vereinfacht die Inventur und liefert Auswertungen und Statistiken für die Unternehmensführung. All dies senkt die Kosten und trägt zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Viele Unternehmen haben in ihrem Warenwirtschaftssystem keine speziell für den Onlinevertrieb optimierten Stammdaten und Prozesse angelegt. Grund hierfür ist meist, dass bislang weder ein eigener Onlineshop noch die Nutzung von Marktplätzen wie Ebay oder Amazon zur Vertriebsstrategie gehören. Stattdessen ist die Warenwirtschaft für die Aufgabenbereiche Lagerwirtschaft, Rechnungsstellung und Buchhaltung eingerichtet. Plant das Unternehmen dann den Vertrieb über das Internet, müssen die Stammdaten analysiert und Prozesse gegebenenfalls angepasst werden.

Für wen ist dieser Blogbeitrag interessant?

• Für Unternehmen mit bestehender Warenwirtschaftssoftware
• ohne angebundenen Onlineshop und/oder Marktplatz

Mithilfe dieses Beitrags können Sie sich einen ersten Überblick über das Thema verschaffen. Zusätzlich finden Sie hier eine Auswahl guter Argumente, warum eine Warenwirtschaft für Onlineshops jede Menge Vorteile bietet. Die tatsächlich notwendigen Maßnahmen, um eine Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, lassen sich nicht pauschal beschreiben, da jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse und Anforderungen hat.

Schritt 1: Festlegen, was der Onlineshop leisten soll

Dieser Schritt ist elementar wichtig: Legen Sie zu Anfang fest, was Ihr Onlineshop leisten soll. Machen Sie sich ein Bild von den Anforderungen.

• Ermitteln Sie zum Beispiel, ob ein B2C-, ein B2B-Onlineshop oder gar eine Mischform im Internet bestehen soll.
• Möchten Sie Marktplätze bedienen?
• Welche Artikel wollen Sie in welcher Anzahl in den Onlinekatalog aufnehmen?
• Wie viele Besucher erwarten Sie täglich?

All dies sind wichtige Kriterien, die das Grundgerüst und das technische Fundament Ihres Onlineshops legen.

Praxistipp:

Legen Sie den Rahmen und die Anforderungen fest, bevor Sie sich an Dienstleister (wie eine E-Commerce-Agentur) wenden. Verschaffen Sie sich vorab einen Marktüberblick über mögliche Shopsoftware und formulieren Sie Ihre Anforderungen. Anschließend können Sie den bzw. die dazu passenden Dienstleister zielgerichtet auswählen.

Warenwirtschaft für Onlinehandel: Drei Tipps zur Lösungsauswahl

1. Achten Sie bei der Warenwirtschaftslösung – neben fest integrierten Schnittstellen zu bestimmten Onlineshops und Markplätzen – deshalb unbedingt auf allgemeine Schnittstellen. Diese können in Form von Import- und Export-Schnittstellen oder einer programmierbaren Schnittstelle (API) vorhanden sein, mit der sich auch komplexe Vorhaben umsetzen lassen.
2. Achten Sie deshalb darauf, dass auch programmierbare API-Schnittstellen angeboten werden. Nur so können beliebige Automatisierungen nach den eigenen Wünschen realisiert und auch eher exotische Verkaufskanäle bedient werden. Programmierbare Schnittstellen bringen Zukunftssicherheit.
3. Schauen Sie darüber hinaus auf die Funktionen der Warenwirtschaft für Onlinehandel. Diese müssen zu den Anforderungen im Onlinevertrieb passen. Beispielsweise sollte es möglich sein, Paketdienste und Speditionen einzubinden sowie Artikelbilder im System zu hinterlegen.

Worauf ist bei Schnittstellen-Software zu achten?

In manchen Warenwirtschaftssystemen sind standardisierte Shop-Schnittstellen entweder bereits integriert oder über Drittanbieter bzw. Partnerunternehmen erhältlich. Dies ermöglicht für die allermeisten Synchronisationsaufgaben einen preiswerten Datenabgleich zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft. Bei vielen Warenwirtschaftssystemen und ebenso vielen Shopsystemen auf dem Markt ist jedoch keine standardmäßige Wawi-Schnittstelle verfügbar, die genau diese beiden Systeme verbindet. Und auch wenn eine Standardschnittstelle vorhanden ist, enthält diese nicht immer den benötigten Funktionsumfang.

Wegen des unterschiedlichen Funktionsumfangs von Programmen der Software-Kategorie „Schnittstelle“ sollten Unternehmen bei der Softwareauswahl aber berücksichtigen, welchen Bedarf sie haben und welche Daten mit der Lösung zwischen den Systemen synchronisiert werden können. Dies trifft insbesondere auf Firmen zu, die neben den Bestellungen auch Artikeldaten und Kundendaten zwischen Warenwirtschaftssystem und Shop austauschen möchten.

Ein vollständiger Produktdatenabgleich zwischen Wawi und Onlineshop rentiert sich in der Regel nur dann, wenn laufend Änderungen am Artikelstamm zu erwarten sind. In vielen Fällen genügt bereits ein Teilabgleich (z. B. der Preise), um eine Arbeitserleichterung zu erzielen.

Wann lohnt sich eine Individualprogrammierung?

Greifen Sie ruhig zu einer Standard-Schnittstellensoftware, sofern sie verfügbar ist. Allerdings ist es wichtig, die Funktionsweise anhand der eigenen Anforderungen genau zu prüfen. Es gibt bei der Interpretation des Begriffs „Shop-Schnittstelle“ nämlich großen Spielraum. Da die meisten Anbieter eine Demo-Version bereitstellen, ist ein Funktions-Check meist problemlos möglich.

Eine individuelle Programmierung lohnt sich hingegen immer dann, wenn ein gewisser Umsatz mit dem Onlineshop erzielt wird und wenn es viele komplexe Synchronisationsaufgaben zu bewältigen gilt, für die es keine standardisierte Shop-Schnittstelle gibt. Weil bei einer Individualprogrammierung meistens eine größere Investition als bei einer Standardsoftware zu tätigen ist, empfiehlt es sich, die zu erwartenden Kosten in Relation zum (geplanten) Umsatz zu setzen.

Schritt 2: Geschäftsmodell auf typische Stolpersteine prüfen

Es gibt eine Reihe typischer Stolpersteine, die beim Einsatz eines Onlineshops in Verbindung mit einer Warenwirtschaft im Weg liegen können. Vor einigen kann dieser Artikel Sie möglicherweise bewahren.

Zuschläge für Zahlungsarten vermeiden

Fast alle Zahlungsanbieter (wie PayPal, heidelpay, PAYONE, paydirekt usw.) erheben Gebühren für die Zahlungsabwicklung. Nun liegt der Gedanke nahe, diese Kosten an die Kunden weiterzureichen. Dies ist schon aus rechtlichen Gründen heikel und bietet viel Raum für Rechtsverletzungen. Verzichten Sie wenn möglich auf Zuschläge für Zahlungsarten oder suchen Sie sich sachkundige Beratung.

Bestellbestätigungen versenden

Es ist nicht nur im Interesse eines professionellen Auftritts sinnvoll, sondern auch aus Kundenservice-Gründen zu empfehlen: Versenden Sie über das Shopsystem unmittelbar nach jeder Bestellung eine Bestellbestätigung per E-Mail. In dieser muss alles Notwendige enthalten sein, beispielsweise die Widerrufsbelehrung und die AGB.

Die gute Nachricht: Die meisten Shopsysteme unterstützen dies standardmäßig, da es sich auch um eine gesetzliche Anforderung handelt.

Artikel mit kleinen Lagerbeständen im Verkauf

Wenn Sie sowohl online als auch offline im Ladengeschäft mit Artikeln in kleiner Lagerstückzahl handeln, besteht das Risiko von Überverkäufen.

Die meisten Onlineshops haben keinen direkten Zugriff auf die echten Lagerbestände der Warenwirtschaft. Stattdessen werden sie in gewissen Zeitabständen abgeglichen, um die Performance des Shops nicht zu beeinträchtigen.

Wenn der Lagerbestand beispielsweise alle fünf Minuten an den Onlineshop übertragen wird und zwei Kunden innerhalb dieses Zeitfensters denselben Artikel sowohl im Ladengeschäft als auch im Onlineshop kaufen, geht zwangsläufig ein Kunde leer aus. Hierfür gibt es verschiedene Lösungsansätze, die im Blogartikel Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Onlineshop und Wawi detailliert beschrieben sind.

Praxistipp:

Wenn Sie das Risiko von Überverkäufen als gering einschätzen und hier keinen akuten Handlungsbedarf sehen, ignorieren Sie es. Dies kann insbesondere dann, wenn die Wiederbeschaffungszeit für die betroffenen Artikel kurz ist, empfehlenswert sein und erleichtert die Synchronisierung der Bestände.

PreisAbweichung zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft

Manchmal kann es vorkommen, dass im Onlineshop ein günstigerer Preis angeboten wird, als in der Warenwirtschaft hinterlegt wurde. Dies ist oft auf Anwenderfehler zurückzuführen und muss berücksichtigt werden.

Praxistipp:

Versenden Sie immer nur eine Bestellbestätigung automatisch – und die Auftragsbestätigung erst nach Prüfung. Denn erst nach dem Versand der Auftragsbestätigung wird die Bestellung bindend. Diese Vorgehensweise verschafft Ihnen die Möglichkeit, Preise und Bestände zuvor zu prüfen.

B2B-Geschäftsmodell im B2C-Shopsystem

Die meisten Shopsysteme sind für das B2C-Geschäft ausgelegt. Wenn Sie zusätzlich B2B-Verkäufe abwickeln möchten, ist eine genaue Prüfung der Funktionen erforderlich. Oft meint man, das perfekte Shopsystem gefunden zu haben.

Im späteren Projektverlauf stellt sich dann jedoch häufig heraus, dass klassische B2B-Anforderungen wie kundenindividuelle Preise abgebildet werden müssen. Wenn das Shopsystem dafür nicht ausgelegt ist, kann dies ein K.-o.-Kriterium für das gesamte Projekt sein.

Praxistipp:

Wenn Sie, statt mit individuellen Preisen, mit Preislisten (z. B. Endkundenpreise und Händlerpreise) arbeiten, können Sie bei den meisten Shopsystemen Kundengruppen bilden. Diesen Kundengruppen weisen Sie dann jeweils eine Preisliste zu. Dadurch haben Sie eine größere Auswahl an Shopsystemen und müssen nicht ständig die Preise abgleichen.

Schritt 3: Prozesse für Abwicklung der Bestellungen planen

Hand aufs Herz: Wie gut kennen Sie Ihre Prozesse für den Belegfluss, Lagerabgleich und Bestellabschluss im Unternehmen? Wie klar und eindeutig sind diese Prozesse definiert? Was bedeutet das für Bestellungen aus dem Onlineshop?

Um die Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, empfiehlt es sich, die betroffenen Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Klarheit ist hier von Vorteil. Außerdem sollten die Offline- und Onlineprozesse möglichst innerhalb der Warenwirtschaft konsolidiert sein. So müssen die daran beteiligten Personen nicht mehrere Bereiche beherrschen.

Beispiel: Ein typischer Prozess für die Abwicklung einer Bestellung

1. Der Kunde bestellt bei Ihnen online oder offline.
2. Es entsteht ein Belegdokument in der Warenwirtschaft (z. B. durch Import aus dem Onlineshop oder durch manuelle Eingabe).
3. Die Bestellung wird geprüft (Lagerbestände, Preise, Zahlungseingang).
4. Es wird eine Auftragsbestätigung an den Kunden versendet.
5. Dann wird der Lieferschein erstellt und die Bestellung an die Logistik übergeben.
6. Die Logistik verpackt und versendet die Bestellung. Dabei werden ein Sendungsetikett erstellt und der Lieferschein (manchmal auch schon die Rechnung) beigelegt.
7. Es erfolgt eine Versandbes

Schritt 4: Automatisierungsbedarf ermitteln

Der Onlinehandel bietet ein enormes Potenzial zur Automatisierung und Digitalisierung des gesamten Bestellprozesses. Denn die Kunden erfassen ihre Daten und den Warenkorb selbst. Zudem liegen die erforderlichen zusätzlichen Stammdaten in der Warenwirtschaft bereits vor. Im Bestellprozess eines Onlineshops bleibt somit nur noch die Versandabwicklung (Picken und Verpacken der Ware) als manuelle Tätigkeit übrig.

Daher ist es für die meisten Unternehmen sinnvoll, die Erstellung von Onlinebestellungen als Bestellbeleg in der Warenwirtschaft zu automatisieren. Dies kann in der Regel durch einen Import erledigt werden und lohnt sich bereits bei einem geringen Bestellvolumen, da es personelle Kapazitäten freisetzt, die Erfassungszeit reduziert und Fehler vermeidet.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Bereiche, in denen großes Automatisierungspotenzial liegt:

• Artikel- und Preispflege (Wawi zum Onlineshop)
• Lagerbestände übertragen (Wawi zum Onlineshop)
• Kundenadressen aktualisieren (Wawi zum Onlineshop)
• Zahlungseingänge verbuchen (vom Zahlungsanbieter an die Fibu)
• Und noch vieles mehr

Planen Sie daher am besten im Vorfeld, wo sich die Automatisierung für Ihr Unternehmen lohnt.

Schritt 5: Stammdaten im Warenwirtschaftssystem pflegen

Durch die vorherige Bestimmung des Automatisierungsbedarfs lässt sich ableiten, welche Stammdaten in der Warenwirtschaft (Wawi) eingepflegt werden müssen, damit diese für den Onlinehandel gerüstet ist.

Wenn beispielsweise Artikel automatisch von der Wawi an den Onlineshop übertragen werden sollen, müssen in der Regel auch Bilder sowie SEO-relevante Texte wie Meta-Beschreibungen und Meta-Titel hinterlegt werden.

Darüber hinaus genügen einfache Beschreibungstexte im Onlineshop nicht mehr, wenn diese zuvor nur für die Darstellung auf Dokumenten wie Lieferscheinen oder Rechnungen optimiert waren.

Die Einrichtung eines Onlineshops ist außerdem eine gute Gelegenheit, den eigenen Kundenstamm zu bereinigen. Über die E-Mail-Adresse haben Sie beispielsweise ein Kriterium, mit dem sich Onlinekunden mit Bestandskunden abgleichen lassen, um doppelte Kundennummern zu verhindern. Daher ist es hilfreich, bei Bestandskunden eine E-Mail-Adresse und bei Firmenkunden die Namen der Einkäuferinnen und Einkäufer zu hinterlegen.

Schritt 6: Einsatz einer Shop-Schnittstellen-Software

Nachdem Sie die vorigen Schritte absolviert haben, ist Ihre Warenwirtschaft nun fast fit für den Onlinehandel. Es fehlt nur noch der Einsatz einer geeigneten Schnittstellensoftware, damit die bisherigen Maßnahmen Früchte tragen. Man kann bei Shop-Schnittstellen zwischen zwei Varianten unterscheiden.

Schnittstellen-Variante: Middleware

Bei der Middleware handelt es sich um eine eigenständige Software, die zwischen der Shopsoftware und der Warenwirtschaftssoftware implementiert wird. Solche Shop-Schnittstellen werden überwiegend eingesetzt.

Sie sorgen über die Datentransformation (sinngemäß: durch „Übersetzung“ und Vermittlung) von Daten dafür, dass beispielsweise Bestellungen im richtigen Format in die Warenwirtschaft importiert werden oder Artikeldaten aus der Wawi im richtigen Format an den Onlineshop übertragen werden.

Middleware-Schnittstellen sind für viele Szenarien als Standardsoftware verfügbar. Häufig werden sie auch als Individualprogrammierung angeboten.

Schnittstellen-Variante: Integrationslösung

Bei der Integrationslösung handelt es sich um keine Schnittstelle im eigentlichen Sinne, sondern um eine direkte Integration beider Softwaresysteme miteinander. Es handelt sich dabei sowohl beim Onlineshop als auch bei der Warenwirtschaft praktisch um dasselbe System. Eine derart tiefe Integration ist nur dann möglich, wenn beide Systeme die gleichen oder ähnliche Datenstrukturen aufweisen. Dies ist meist nur bei wenigen All-In-One ERP-Systemen (als Software-as-a-Service in der Cloud) oder sehr großen ERP-Lösungen mit eigens integriertem Onlineshop der Fall.

Vorteil der Integrationslösung: Es brauchen keine Daten über zusätzliche Schnittstellen miteinander ausgetauscht und keine Kennzeichen (wie Zahlungsarten) für das jeweils andere System „übersetzt“ zu werden.

Praxistipp:

In der Praxis kommt man nur selten um den Einsatz von Middleware als Schnittstellen-Software herum. Allerdings kann mit heutigen Techniken wie APIs (Programmierschnittstellen) aufseiten der Onlineshops auch bei modernen Warenwirtschaftssystemen ein Zustand erreicht werden, der einer Integrationslösung sehr nahekommt, aber trotzdem die Vorteile eigenständiger Systeme bietet.

Warenwirtschaft für den Onlinehandel: Die Vorteile

Viele Onlinehändler verkaufen ihre Waren nicht nur über ihren Onlineshop, sondern auch über Marktplätze wie Ebay oder Amazon. Und nicht wenige betreiben zusätzlich ein stationäres Ladengeschäft. Um hier den Überblick zu behalten und möglichst geringen händischen Aufwand zu haben, ist es wichtig, die Auftragsabwicklung zu zentralisieren. Dazu ist eine Warenwirtschaft für Onlineshops bestens geeignet.

Warum es ohne zentrale Auftragsabwicklung nicht geht

Wer kein zentrales System zur Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft einsetzt, muss mit erheblichen Problemen rechnen: Es werden keine fortlaufenden Rechnungsnummern in den Verkaufskanälen erzeugt, die Bestände sind nicht aktuell, und es kann sogar zu Fehlbeständen im Lager kommen. Dies hinterlässt in der Kommunikation mit den Kunden ein uneinheitliches Bild und wirkt unprofessionell. Darüber hinaus sind die Prozesse für jeden Verkaufskanal unterschiedlich und damit in der Regel viel zu aufwendig in der Handhabung.

Eine Warenwirtschaftssoftware bildet neben den Online-Verkaufskanälen auch die Auftragsabwicklungsprozesse im Direktvertrieb und – falls vorhanden – im Ladengeschäft ab. In aller Regel erreicht man so eine bessere Effizienz, da man weniger Daten redundant pflegen muss.

Neben den bereits genannten Punkten gibt es weitere Argumente, die für eine zentrale Auftragsabwicklung und den Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware sprechen:

Zentrale Datenhaltung

Diese ist dringend zu empfehlen, sobald Unternehmen ihre Waren über mehrere Kanäle im sogenannten Multi-Channel-Vertrieb verkaufen. In der Praxis lässt sich grob zwischen den folgenden Channels unterscheiden:

• Direktvertrieb (Telefon, Außendienst)
• Filiale/Ladengeschäft
• Eigener Onlineshop
• Marktplatz (wie Ebay, Amazon usw.)

Einheitliche Produktdaten für Direktvertrieb, Onlineshop und Marktplätze

Ohne eine zentrale Datenhaltung müssen die Produktdaten für jeden Verkaufskanal separat bereitgestellt (eingegeben) werden. Dies kann äußerst mühsam sein. Aber, selbst wenn man diesen Aufwand auf sich nimmt: Spätestens bei sehr variablen Produktdaten überschreitet man schnell die Grenze zur Unwirtschaftlichkeit.

Beim Einsatz einer Warenwirtschaft für Onlineshops lassen sich dagegen viele Produktdaten automatisch synchronisieren und zentral verwalten. Das gilt typischerweise für die folgenden Daten:

• Artikelnummer
• Bezeichnung
• Texte
• Übersetzungen
• Bilder
• Preise (mit Staffeln)
• Kategorie-Zuordnungen

Und je nach Onlineshop-System auch:

• Varianten (wie Größen, Farben)
• Ressourcen (Downloads)
• Cross-Selling-Artikel-Zuordnungen
• Filterbare Eigenschaften

Zentrale Bestellabwicklung (Fulfillment)

Im Warenwirtschaftssystem werden sämtliche Aufträge aus allen Verkaufskanälen gesammelt, um sie zentral abzuwickeln. Beim Einsatz einer Warenwirtschaft für den Onlinehandel braucht nicht jeder Verkaufskanal einzeln betreut zu werden. Die zentrale Bestellabwicklung beschleunigt und vereinfacht die Prozesse, weil die Mitarbeiter nicht mehr verschiedene Anwendungen parallel bedienen müssen. Das bedeutet auch geringeren Schulungs- und Personalbedarf.

Ein Warenwirtschaftssystem versetzt die Benutzer außerdem in die Lage, die Verfügbarkeit von bestellten Produkten unter Berücksichtigung von Reservierungen zu prüfen. So wird nicht mehr Ware ausgeliefert, als tatsächlich verfügbar ist. Dies minimiert das Risiko von Überverkäufen.

In der Buchhaltung ist es wichtig, Rechnungen mit fortlaufenden Nummern zu versehen. Dies ist nur dann möglich, wenn sie zentral erstellt werden.

Für die Bestellabwicklung braucht es im Versandhandel schließlich noch den Versand. Die Übergabe der Adressdaten an Paketdienste oder Speditionen ist in vielen Warenwirtschaftslösungen bereits eingebaut. Paketaufkleber können dann sofort gedruckt und Retouren verwaltet werden.

Lagerbestände Shop- und Plattform-übergreifend synchronisieren

Der Lagerbestand zählt  zu den Daten, die sich bei bestandsgeführter Ware am häufigsten ändern. Diese Änderungen über verschiedene Verkaufskanäle hinweg laufend zu synchronisieren, ist manuell kaum zu bewältigen.

Da in der Warenwirtschaft alle Aufträge zusammenlaufen, zählt das System den Lagerbestand stets mit. Dadurch ist in der Warenwirtschaftssoftware der verfügbare Bestand vorhanden und kann an die Onlineshops und Marktplätze ausgespielt werden. Dies verringert das Risiko von Überverkäufen oder verpassten Umsätzen aufgrund von vermeintlich ausverkauften Produkten, die tatsächlich aber noch verfügbar sind.

Wareneinkauf für alle Verkaufskanäle konsolidieren

Wenn bereits alle Verkäufe im Warenwirtschaftssystem erfasst sind, lassen sich auch die Einkäufe darüber steuern. Das System kennt den Bedarf, möglicherweise auch Schwellenwerte wie die Mindestbestände – und kann daraufhin Bestellvorschläge machen. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht somit auch bei Wareneinkauf und Beschaffung Zeitersparnis.

Einbindung von Finanzbuchhaltung und Steuerberater

Um den Prozess abzurunden, können Warenwirtschaftssysteme in der Regel Software zur Finanzbuchhaltung einbinden. Daraus ergeben sich zwei wesentliche Vorteile:

1. Für Verkaufsrechnungen und Gutschriften (Retouren) lassen sich automatisch Buchungen erzeugen.
2. Bestellungen mit offenen Zahlungen (insbesondere Vorkasse) behält man mit einer Offene-Posten-Verwaltung übersichtlich im Blick und kann sie nach dem Zahlungseingang für den Versand freigeben.

Auswertungen und Statistiken

Zu einer Multi-Channel-Lösung gehört natürlich auch das Thema Auswertungen. Shopsysteme und Marktplätze bieten hierfür zwar eigene Funktionen – richtig interessant werden Auswertungen und Statistiken aber erst dann, wenn sie sich über die verschiedenen Verkaufskanäle zusammenfassen lassen. Mit einer Warenwirtschaft für Onlineshops ist das möglich. Beispielsweise lässt sich kinderleicht eine Übersicht über alle Verkäufe anzeigen. Ebenso einfach ist es möglich, Einkäufe zu planen oder die Umsätze der Absatzkanäle miteinander zu vergleichen. Solche vorbereiteten Berichte kann man dann auf Knopfdruck immer wieder mit stets aktuellen Daten erstellen.

Fazit

In diesem Artikel wurden sechs Schritte vorgestellt, um die Warenwirtschaft für den Onlinehandel fit zu machen. Zudem wurden alle wichtigen Vorteile einer Warenwirtschaft für Onlineshops erläutert. Der Artikel zeigt auf, dass trotz aller technischen Voraussetzungen und Verfügbarkeit von Schnittstellen, Shopsystemen und Warenwirtschaftssystemen eine Reihe von Maßnahmen und Planungen rund um die individuellen Geschäftsmodelle zu erledigen sind. Diese spiegeln sich dann auch direkt in der Wawi wider und müssen bei jeder Form der Automatisierung bedacht werden. Die wichtigste Aufgabe bleibt daher, die individuell notwendigen Maßnahmen zu ermitteln und die Software und die Prozesse für das jeweilige Unternehmen anzupassen.

Neues Jahr, neue Regeln: Arbeitgeber kennen das Spiel bereits aus dem Bereich der Lohnabrechnung. Doch auch abseits der Entgeltabrechnung gibt es diesmal eine Reihe von Neuerungen für Unternehmen. Dieser Beitrag nennt sechs gesetzliche Änderungen 2022, die zwar kein Schlagzeilen-Potenzial haben, aber dennoch viele Betriebe betreffen.

E-Rechnungspflicht in weiteren Bundesländern

Bereits seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die Aufträge von öffentlichen Stellen des Bundes oder des Bundeslands Bremen erfüllen, für die Abrechnung ihrer Leistungen eine E-Rechnung erstellen und übermitteln. Seit Jahresbeginn 2022 gilt diese E-Rechnungspflicht auch in den folgenden Bundesländern:

Baden-Württemberg

Unternehmen, die Leistungen für Behörden des Landes oder andere öffentliche Auftraggeber (z. B. Hochschulen oder Kommunen) erbringen, müssen ihre Rechnungen nun digital beim Zentralen Rechnungseingang (ZRE) Baden-Württemberg einreichen. Dies kann per Hochladen oder E-Mail geschehen. Die Rechnungen müssen elektronisch in einem strukturierten XML-Format vorliegen. Eine Bilddatei reicht nicht aus, ein PDF-Dokument nur dann, wenn es mindestens die Spezifikation ZUGFeRD 2.0 erfüllt. Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Rechnungen für Beträge bis 1.000 Euro netto, geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Rechnungen an die Kommunalverwaltung.

Serviceportal Baden-Württemberg

Hamburg

Die Vertragspartner öffentlicher Auftraggeber des Bundeslands Hamburg sind seit dem 1. Januar 2022 verpflichtet, ihre Rechnungen im Standardformat XRechnung zu übermitteln. Dies gilt in der Regel ab einem Nettobetrag von 1.000 Euro bei Warenlieferungen und Leistungen sowie ab 3.000 Euro bei Bauleistungen. Zulässige Versandkanäle sind PEPPOL, das E-Rechnungsportal und der Rechnungsversand per E-Mail.

Mehr zur E-Rechnungspflicht in Hamburg

Saarland

Im Saarland sind Unternehmen seit dem 1. Januar 2022 von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn sie Aufträge für öffentliche Auftraggeber ausführen und wenn der Auftraggeber am zentralen E-Rechnungseingang teilnimmt. Die Rechnungen sind im strukturierten XRechnung-Format entweder über den E-Rechnungseingang des Landes Rheinland-Pfalz hochzuladen oder als E-Mail-Anhang an die Funktionsadresse ZRE-RLP@poststelle.rlp.de zu versenden. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen für Beträge bis 1.000 Euro netto sowie die Rechnungsstellung bei Bar- und Sofortzahlungen (unabhängig vom Rechnungsbetrag).

Informationsportal des Saarlands

Ende der Nichtbeanstandungsregelung für Registrierkassen

Zu den wichtigen Änderungen 2022 zählt das Auslaufen der sogenannten Nichtbeanstandungsregelung für alte Registrierkassen (vgl. Artikel 97 § 30 Abs. 3 EGAO).

Elektronische Registrierkassen, die im Zeitraum vom 26. November 2010 bis zum 31. Dezember 2019 gekauft wurden und nicht mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufgerüstet werden können, dürfen demzufolge nur noch bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden.

Betroffene Unternehmer sollten daher unbedingt im Laufe dieses Jahres eine TSE-fähige Kasse einführen und diese spätestens ab 1. Januar 2023 einsetzen. Wer ab 2023 weiterhin seine alte Kasse verwendet, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro.

Änderungen bei den Meldungen zur Intrahandelsstatistik

Neuerungen gibt es 2022 auch bei der Intrahandelsstatistik. Diese verpflichtet Unternehmen, für den innergemeinschaftlichen Warenverkehr statistische Meldungen abzugeben, sogenannte Intrastat-Meldungen. Seit dem 1. Januar 2022 gelten hierfür neue Vorgaben:

• Unter anderem ist ab dem Berichtsmonat Januar 2022 eine geänderte Nummerierung der in den Intrastat-Meldungen verwendeten Geschäftsarten („Art des Geschäfts“, kurz: AdG) zu beachten. Auch hat sich in einigen Bereichen die genaue Definition der Geschäftsarten geändert.
• Bei Versendungen aus Deutschland müssen nun Ursprungsangaben in Form einer Ländercodierung gemeldet werden. Bis Ende 2021 war die Ursprungsangabe nur bei Verbringungen nach Deutschland vorgeschrieben.
• Des Weiteren muss bei Versendungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) des Warenempfängers gemeldet werden.
• Ebenfalls neu ist, dass nun pro unterschiedlichem Empfänger und unterschiedlichem Ursprungsland der Waren eigene Meldungen notwendig sind. Warenbewegungen dürfen nur noch zusammengefasst werden, wenn alle Länderangaben (Bundesland, Bestimmungs-/Versendungsland, Ursprungsland), die Geschäftsart, der Verkehrszweig und die Warennummer (bei Versendung: Umsatzsteuer-ID des Warenempfängers) übereinstimmen.

Über die Details der veränderten Berichtspflichten informiert das Statistische Bundesamt in einem Änderungsleitfaden.

Zusätzliche Rücknahmepflichten für den Handel durch neues ElektroG

Das Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG) erlegt Herstellern und Vertreibern von Elektrogeräten seit 2005 verschiedene Rücknahme- und Informationspflichten auf. Per Novelle vom Mai 2021 wurde das ElektroG in mehreren Punkten nachgeschärft bzw. erweitert. Beispielsweise werden ab dem 1. Juli 2022 auch Lebensmittelhändler (z. B. Supermärkte und Discounter) mit einer Gesamtverkaufsfläche von mindestens 800 Quadratmetern verpflichtet sein, alte Elektrogeräte kostenlos zurücknehmen, soweit sie regelmäßig Neugeräte anbieten.

Neu ist auch die Pflicht für Onlinehändler, ihren Kunden beim Verkauf bestimmter Elektrogeräte (z. B. Kühlschränke, Fernsehgeräte, Waschmaschinen) die Möglichkeit einzuräumen, ein entsprechendes Altgerät direkt und kostenlos über den ausliefernden Logistikdienstleister zurückzugeben.

Darüber hinaus verpflichtet das novellierte ElektroG rücknahmepflichtige Händler, verstärkt über die Rückgabemöglichkeiten zu informieren.

Weitere Informationen zu den Änderungen durchs ElektroG

Erweiterte Pfandpflicht und weitere Änderungen für die Gastronomie

Eine der wichtigen Änderungen 2022 für Handel und Gastronomie ist die seit dem 1. Januar 2022 geltende Pfandpflicht für Getränke in Dosen oder Einwegkunststoffflaschen mit einem Volumen von bis zu drei Litern. Die erweiterte Pfandpflicht beseitigt viele Ausnahmen, die bis Ende 2021 für Spirituosen, Wein und mehrere Nischenprodukte galten.

Bereits im Umlauf befindliche pfandfreie Verpackungen dürfen in der ersten Jahreshälfte 2022 aber noch eingeschränkt verkauft werden. Ab 2024 wird die Pfandpflicht auch Milchgetränke in Plastikflaschen betreffen.

Darüber hinaus müssen sich Imbissbetreiber, Lieferdienste und andere Gastronomiebetriebe, die „Essen-to-go“ anbieten, auf weitere Neuerungen einstellen. Ab 2023 müssen sie nämlich Kunden, die Speisen mitnehmen oder bestellen, Mehrwegbehälter für den Transport zur Verfügung stellen.

Sehr kleine Betriebe mit maximal fünf Beschäftigten und Verkaufsfläche von höchstens 80 Quadratmetern (z. B. Imbissbuden, Kioske) werden die Speisen ausnahmsweise auch in mitgebrachte Behälter abfüllen dürfen.

Verbot für leichte Plastiktüten im Handel

Einzelhändler dürfen seit Anfang Januar 2022 keine leichten Plastiktüten mit einer Wandstärke zwischen 15 und 50 Mikrometern an Kunden ausgeben. Bei Verstößen gegen das Verbot drohen Bußgelder. Die sogenannten Knotenbeutel für den Transport von Gemüse oder Obst dürfen jedoch weiterhin angeboten werden. Voraussetzung ist, dass die Wandstärke dieser Plastikbeutel den Grenzwert von 15 Mikrometern nicht überschreitet.