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Bestände, Aufträge und Lieferketten: So behalten Sie Ihre Warenwirtschaft unter Kontrolle.

Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher
ERP & Finance

Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Herausforderung. Steigende gesetzliche Anforderungen und komplexe Prozesse erhöhen das Risiko von Fehlern und Haftungsfällen. Dieser Artikel zeigt typische Problemfelder auf und erläutert, wie eine Warenwirtschaftssoftware Unternehmen dabei unterstützt, rechtssicher und effizient zu arbeiten.

5 Min. Lesezeit

Die Anforderungen an Unternehmen steigen kontinuierlich: Gesetzgeber, Behörden, Kunden und Geschäftspartner erwarten transparente, nachvollziehbare und rechtskonforme Prozesse. Besonders in der Warenwirtschaft treffen zahlreiche gesetzliche Vorgaben auf operative Alltagsabläufe. Dies stellt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine besondere Herausforderung dar. Begrenzte personelle Ressourcen, historisch gewachsene Prozesse und ein hoher manueller Aufwand erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich. Gleichzeitig bietet eine strukturierte und softwaregestützte Warenwirtschaft große Chancen, Rechtssicherheit und Effizienz miteinander zu verbinden.

Bedeutung von Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft beschreibt die konsequente Einhaltung aller gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorgaben entlang der gesamten Warenbewegung. Dazu zählen der Einkauf von Waren, deren Lagerung und Weiterverarbeitung sowie der Verkauf und die Dokumentation und Archivierung aller relevanten Vorgänge. Dabei werden unter anderem das Handels- und Steuerrecht, Vorschriften zur Produktsicherheit und Produkthaftung, das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, datenschutzrechtliche Anforderungen sowie Umwelt- und Entsorgungsauflagen berührt.

Für KMU bedeutet dies: Jeder Wareneingang, jede Bestandsbewegung und jede Rechnung muss nicht nur betriebswirtschaftlich korrekt, sondern auch rechtlich einwandfrei abgebildet sein.

Typische Compliance-Problemfelder in KMU

Viele KMU sind sich der Relevanz von Compliance in der Warenwirtschaft bewusst, stoßen in der Praxis jedoch immer wieder auf Probleme. Ein zentrales Problem ist die mangelnde Transparenz in den Warenwirtschaftsprozessen. Oft kommen Excel-Listen, Einzellösungen oder manuelle Abläufe zum Einsatz, die nicht miteinander verzahnt sind. Dadurch entstehen Medienbrüche, unvollständige Daten und eine fehlende Nachvollziehbarkeit.

Hinzu kommt, dass das Wissen über aktuelle gesetzliche Anforderungen begrenzt ist. Diese ändern sich regelmäßig, etwa im Steuerrecht, bei Dokumentationspflichten oder im Bereich Verpackung und Nachhaltigkeit. Ohne spezialisierte Fachkräfte ist es für KMU schwierig, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Ein weiterer kritischer Punkt sind Dokumentationslücken. Fehlende oder unvollständige Belege, nicht revisionssichere Ablagen oder unklare Zuständigkeiten können bei Betriebsprüfungen, Zollkontrollen oder Audits schnell zu Problemen führen. Dieses Risiko wird durch manuelle Datenerfassung verstärkt, da menschliche Fehler dabei kaum vermeidbar sind.

Risiken und Folgen mangelnder Compliance in der Warenwirtschaft

Compliance-Verstöße bleiben selten ohne Folgen. KMU riskieren Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder sogar Lieferstopps, wenn sie gesetzliche Anforderungen nicht erfüllen. Darüber hinaus können fehlerhafte Produktinformationen oder eine unklare Rückverfolgbarkeit zu Haftungsfällen führen. Auch der Verlust von Kundenvertrauen und die Schädigung des eigenen Rufs sind nicht zu unterschätzen. Gerade in wettbewerbsintensiven Märkten kann mangelnde Compliance die Existenz des Unternehmens langfristig gefährden.

Strategien für rechtssichere Warenwirtschaftsprozesse

Um Compliance nachhaltig sicherzustellen, benötigen KMU klare, standardisierte und dokumentierte Prozesse. Die Verantwortlichkeiten sollten eindeutig geregelt sein, beispielsweise für die Bereiche Einkauf, Lagerverwaltung, Inventur und Versand. Ergänzend dazu sind regelmäßige Schulungen sinnvoll, um Mitarbeitende für relevante rechtliche Anforderungen zu sensibilisieren.

Ein wirksames Mittel zur Risikominimierung sind interne Kontrollen. Durch regelmäßige Prüfungen von Beständen, Belegen und Prozessabläufen können Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Maßnahmen ohne technische Unterstützung nur mit hohem Aufwand umzusetzen sind.

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Die Rolle der Warenwirtschaftssoftware für Compliance in KMU

An dieser Stelle kommt Warenwirtschaftssoftware ins Spiel. Sie bildet das Rückgrat einer rechtssicheren Warenwirtschaft, indem sie Prozesse digitalisiert, automatisiert und zentralisiert. Statt verteilter Datenquellen gibt es eine einheitliche Datenbasis, auf die alle relevanten Abteilungen zugreifen können.

Durch die softwaregestützte Erfassung von Wareneingängen, Lagerbewegungen, Aufträgen und Rechnungen entsteht eine lückenlose Dokumentation. Jede Änderung ist nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet, und relevante Informationen stehen jederzeit zur Verfügung.

Vorteile von Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit

Ein wesentlicher Vorteil von Warenwirtschaftssystemen ist ihre hohe Transparenz. Alle Warenbewegungen lassen sich in Echtzeit nachvollziehen, wodurch sich die Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert. Einheitliche Stammdaten gewährleisten, dass Produktinformationen, Preise und steuerliche Angaben konsistent und korrekt sind.

Darüber hinaus unterstützen viele Systeme eine revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten. Mithilfe von Audit-Logs und Änderungsprotokollen kann jederzeit nachgewiesen werden, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies ist ein entscheidender Faktor bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder externe Auditoren.

Moderne Softwarelösungen bieten zudem integrierte Kontrollmechanismen. Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder und Freigabeprozesse reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Warnhinweise machen auf Unstimmigkeiten aufmerksam, bevor es zu Compliance-Verstößen kommt.

Nicht zuletzt profitieren KMU von regelmäßigen Software-Updates, die gesetzliche Änderungen, etwa bei Steuersätzen, Meldepflichten oder internationalen Handelsvorschriften, berücksichtigen. So bleibt die Warenwirtschaft auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen rechtssicher.

Warenwirtschaftssoftware als Wettbewerbsvorteil für KMU

Compliance wird oft als lästige Pflicht betrachtet. Wenn sie jedoch richtig umgesetzt wird, kann sie zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Unternehmen, die ihre Warenwirtschaft sauber, transparent und regelkonform organisieren, profitieren von stabilen Prozessen, geringeren Risiken und höherer Effizienz. Geschäftspartner und Kunden schätzen die Zuverlässigkeit und Professionalität, die sich aus einer rechtskonformen Arbeitsweise ergibt.

Der Einsatz einer geeigneten Warenwirtschaftssoftware bedeutet für KMU daher nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch eine solide Basis für Wachstum und Skalierbarkeit.

Fazit: Rechtssicherheit durch digitale Warenwirtschaft

Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Managementaufgabe. Eine Kombination aus klar definierten Prozessen, geschulten Mitarbeitenden und einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware ermöglicht es, gesetzliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Unternehmen, die frühzeitig in digitale und strukturierte Lösungen investieren, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend regulierten Marktumfeld.

FAQ – Compliance in der Warenwirtschaft

Was bedeutet Compliance in der Warenwirtschaft?

Compliance in der Warenwirtschaft bezeichnet die rechtssichere Abwicklung aller Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören der Einkauf, die Lagerhaltung, die Weiterverarbeitung, der Verkauf sowie die vollständige und revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge gemäß rechtlicher Vorgaben wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Warum ist Compliance in der Warenwirtschaft für KMU so wichtig?

Für KMU ist Compliance in der Warenwirtschaft von besonderer Relevanz, da Fehler hier schnell zu Bußgeldern, Steuernachzahlungen oder Haftungsrisiken führen können. Gleichzeitig fehlen oft die personellen Ressourcen, um die komplexen gesetzlichen Anforderungen manuell umzusetzen.

Welche gesetzlichen Anforderungen betreffen die Warenwirtschaft?

Die Warenwirtschaft unterliegt unter anderem:

  • Handels- und Steuerrecht
  • Produktsicherheits- und Produkthaftungsgesetzen
  • Zoll- und Außenwirtschaftsvorschriften
  • Datenschutz (DSGVO)
  • Umwelt- und Entsorgungsauflagen

Eine rechtskonforme Warenwirtschaft gewährleistet, dass alle Vorgaben eingehalten werden und dies jederzeit nachweisbar ist.

Welche Compliance-Probleme treten in der Warenwirtschaft von KMU häufig auf?

Typische Compliance-Risiken in der Warenwirtschaft sind:

  • Fehlende Transparenz durch Excel-Listen oder Insellösungen
  • Medienbrüche und doppelte Datenerfassung
  • Unvollständige oder nicht revisionssichere Dokumentation
  • Manuelle Prozesse mit hoher Fehleranfälligkeit

Diese Faktoren erhöhen das Risiko von Verstößen erheblich.

Welche Folgen hat mangelnde Compliance in der Warenwirtschaft?

Fehlende Compliance kann Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Lieferstopps nach sich ziehen. Darüber hinaus drohen Reputationsschäden und Vertrauensverluste bei Kunden und Geschäftspartnern. Diese können die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gefährden.

Wie können KMU eine rechtssichere Warenwirtschaft umsetzen?

Eine rechtssichere Warenwirtschaft basiert auf:

  • Standardisierten und dokumentierten Prozessen
  • Klar geregelten Verantwortlichkeiten
  • Regelmäßigen Mitarbeiterschulungen
  • Internen Kontrollen zur Fehlervermeidung

Ohne digitale Unterstützung sind diese Maßnahmen jedoch mit hohem Aufwand verbunden.

Wie unterstützt Warenwirtschaftssoftware die Compliance?

Eine Warenwirtschaftssoftware für KMU digitalisiert und automatisiert alle relevanten Prozesse. Sie schafft eine zentrale Datenbasis, ermöglicht lückenlose Nachvollziehbarkeit und reduziert Fehler durch integrierte Prüf- und Kontrollmechanismen.

Welche Vorteile bietet Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit?

Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt die Compliance durch:

  • Echtzeit-Transparenz aller Warenbewegungen
  • Einheitliche und korrekte Stammdaten
  • GoBD-konforme Archivierung von Belegen
  • Audit-Logs und Änderungsprotokolle
  • Automatische Plausibilitätsprüfungen und Freigabeprozesse
  • Regelmäßige Updates bei gesetzlichen Änderungen

Ersetzt Warenwirtschaftssoftware interne Kontrollen und Fachwissen?

Nein, eine Warenwirtschaftssoftware ergänzt interne Kontrollen und fachliches Know-how, ersetzt diese jedoch nicht. Erst das Zusammenspiel von Software, klaren Prozessen und geschulten Mitarbeitenden gewährleistet nachhaltige Compliance.

Kann Compliance in der Warenwirtschaft ein Wettbewerbsvorteil sein?

Ja, denn eine transparente und rechtskonforme Warenwirtschaft stärkt das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Gleichzeitig verbessern sich die Effizienz, die Prozesssicherheit und die Skalierbarkeit, wodurch sich ein klarer Wettbewerbsvorteil für KMU ergibt.

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Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient
ERP & Finance

Warenwirtschaftssystem einführen: So steuern Sie Bestände und Prozesse effizient

5 Min. Lesezeit

Ob Auftragsabwicklung, Lagerbestand oder Einkauf: Ein modernes Warenwirtschaftssystem bündelt diese Prozesse in einer zentralen Datenbasis. Wir zeigen Ihnen, warum die Software gerade für mittelständische Unternehmen zum strategischen Faktor wird, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die Einführung in sieben Schritten strukturiert planen – inklusive der häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Warum ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen wichtig ist

Die Konzepte und Organisationsformen des Handels in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Prägten in der Nachkriegszeit vorwiegend kleinere Geschäfte und Genossenschaften die Handelslandschaft, bestimmen heute Unternehmenskonzentrationen, Internationalisierung, wachsende Sortimente und zunehmend der Onlinehandel das Bild. Zugleich sind die Erwartungen Ihrer Kunden in Bezug auf Warenangebot, Preis-Leistungs-Verhältnis und Service gestiegen.

Vor allem als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) verfügen Sie über deutlich geringere betriebswirtschaftliche Spielräume als Großunternehmen und Handelskonzerne. Ineffiziente Abläufe, mangelnde Information der Führungsebene oder Fehlentscheidungen bei der Sortimentspolitik können Sie sich daher noch weniger leisten als große Wettbewerber. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Sie ein Steuerungsinstrument, mit dem Sie Warenbewegungen artikelgenau erfassen, Ihr Sortiment laufend weiterentwickeln und Ihre Bestände optimal führen können. Diese Aufgaben lassen sich angesichts der Dynamik und Komplexität der betrieblichen Praxis nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) effizient erledigen.

Ein Warenwirtschaftssystem bündelt relevante Informationen aus Einkauf, Lagerhaltung, Auftragsabwicklung und Verkauf und unterstützt Sie dabei, Abläufe einheitlich zu organisieren. Sie erhalten einen besseren Überblick über Lagerbestände, offene Aufträge und Warenflüsse. Das erleichtert operative Entscheidungen und kann dazu beitragen, Überbestände, Fehlmengen und unnötige manuelle Arbeit zu reduzieren.

Trotz dieser Vorteile setzen manche kleinen oder mittelgroßen Unternehmen noch immer kein Warenwirtschaftssystem ein, sondern erledigen die Auftragsbearbeitung mithilfe selbst erstellter Anwendungen oder auf Basis von Tabellenprogrammen wie Microsoft Excel. Damit lassen sich zwar Aufträge erfassen, den Warenfluss umfassend abbilden können solche Lösungen jedoch nicht. Auch veraltete und unflexible Warenwirtschaftssysteme, die sich bei veränderten Anforderungen nicht anpassen lassen, sind in der Praxis verbreitet. Häufig bestehen zudem Defizite bei der organisatorischen Einbindung, der Datenqualität, dem internen IT-Know-how oder der Nutzung vorhandener Funktionen. Dies zeigt: Warenwirtschaftssysteme werden vielerorts noch nicht als strategischer Wettbewerbsfaktor betrachtet.

Welche Aufgaben übernimmt ein Warenwirtschaftssystem?

Das WWS bildet als zentrales Softwaresystem in Ihrem Unternehmen den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen der Warenwirtschaft ab. Dazu gehören typischerweise:

  • Einkauf und Bestellwesen
  • Lagerverwaltung und Bestandsführung
  • Auftragsabwicklung sowie Wareneingang und Warenausgang
  • Sortiments-, Lieferanten- und Artikeldatenverwaltung
  • Inventur und Rechnungsprüfung
  • Auswertungen und Analysen
  • Anbindung von Online-Shops und weiteren Vertriebskanälen

Auf Basis der erfassten und weiterverarbeiteten Daten liefert Ihnen das System jederzeit aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle. Neben Auswertungen zu warenwirtschaftlichen Messgrößen wie Umsatz und Rohertrag stellt ein WWS auch Bewertungs- und Steuerungsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Lagerbeständen bereit. Anhand dieser Informationen behalten Sie Sortiment und Bestände im Blick, erkennen Fehlentwicklungen frühzeitig und können steuernd eingreifen.

Die konkrete Ausstattung hängt von der jeweiligen Lösung und Ihren Anforderungen ab. Entscheidend ist, dass die Software Ihre tatsächlichen Abläufe unterstützt und Daten möglichst ohne doppelte Erfassung zwischen den beteiligten Bereichen fließen – etwa zwischen Warenwirtschaft, Lagerwirtschaft und Finanzbuchhaltung.

Warenwirtschaftssysteme werden für KMU immer wichtiger

Insbesondere die Anforderungen des Omni-Channel- und Cross-Channel-Vertriebs erhöhen die Komplexität im Handel spürbar: Ihre Kunden entscheiden sich in jeder Phase des Kaufprozesses – Information, Kauf, Logistik, Bezahlung, Rückgabe – unabhängig voneinander für einen Kanal. Differenziertere Kundenbedürfnisse erfordern schnellere Veränderungen von Handelsleistungen und -prozessen. Ein Warenwirtschaftssystem, das vollständig mit Ihrer Shop-Lösung und einem Analyse- und Auswertungssystem integriert ist, bildet die zentrale IT-technische Basis, ohne die Prozesse im Handel kaum noch effizient funktionieren.

Besonders wichtig ist deshalb die Integration mit angrenzenden Systemen: Online-Shops, Kassensysteme, Business-Intelligence-Lösungen sowie Anwendungen für die Kundenbetreuung. Wenn diese Systeme miteinander verbunden sind, lassen sich Systembrüche und redundante Datenhaltung reduzieren. Auch beim elektronischen Datenaustausch (EDI) besteht bei vielen KMU noch Potenzial – etwa bei der bislang oft manuellen Artikelanlage, die sich auf automatisierte Prozesse umstellen lässt.

Zusätzliches Potenzial liegt in der Automatisierung von Bestellungen: Geeignete Systeme unterstützen Sie dabei, Bestände zu überwachen, Fehlmengen zu vermeiden und die Warenverfügbarkeit besser zu planen. Auch die Vertriebsunterstützung lässt sich in Richtung eines effizienten Customer-Relationship-Managements (CRM) weiterentwickeln, um beispielsweise selektives Marketing zu ermöglichen.

Eine Warenwirtschaftslösung sollte dabei nicht isoliert betrachtet werden. Ihr Nutzen hängt maßgeblich davon ab, ob die Software passend eingerichtet ist, von Ihren Mitarbeitenden verstanden wird und die organisatorischen Prozesse mit ihr übereinstimmen.

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Warenwirtschaftssystem?

Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem versetzt Sie in die Lage, Ihre Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten – in mehreren Bereichen zugleich:

Mehr Transparenz über Bestände und Prozesse

Aktuelle Informationen erleichtern Ihnen die Beurteilung von Lagerbeständen, Aufträgen und Warenbewegungen. Dadurch können Sie fundierter entscheiden und Engpässe oder Überbestände früher erkennen.

Weniger manuelle Arbeit durch Rationalisierung

Aufträge, Adressen, erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen nur einmal erfasst werden, wodurch sich Ihr Zeit- und Kostenaufwand reduziert. Das gilt auch für Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, die sich mithilfe der Software übersichtlich verwalten lassen. Abhängig vom Funktionsumfang lassen sich zudem wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren, was das Risiko von Fehlern durch doppelte Datenpflege senkt.

Schnellere Auftragsabwicklung und optimierte Bestände

Ein modernes WWS beschleunigt die Abläufe im Bestellwesen, was dazu beiträgt, Lagerbestände zu optimieren und die Verkaufsbereitschaft zu erhöhen. Auch die Rechnungsschreibung funktioniert schnell und nahezu automatisch.

Effizientere Zusammenarbeit

Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das verbessert die Abstimmung und erleichtert die Übergabe von Informationen zwischen den Bereichen – etwa der Lagerwirtschaft und der Finanzbuchhaltung.

Fundiertere Auswertungen

Ausgereifte Reportingfunktionen, idealerweise ergänzt um ein Kennzahlen-Cockpit, verschaffen Ihnen als Führungskraft einen schnellen Überblick und ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen.

Ein zusätzliches Sparpotenzial ergibt sich, wenn Sie elektronische Rechnungen erstellen und archivieren: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich empfangen und verarbeiten können; für die Ausstellung gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Als E-Rechnung gelten dabei nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD – eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht mehr. Ein Warenwirtschaftssystem, das solche Formate direkt erzeugen, versenden und GoBD-konform archivieren kann, unterstützt Sie dabei, diese gesetzlichen Vorgaben ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu erfüllen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Die passende Software sollte sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren. Wichtige Auswahlkriterien sind:

  • Intuitive Bedienbarkeit: Das spart Schulungskosten und sorgt dafür, dass die Software sofort produktiv genutzt werden kann.
  • Passende Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse: Orientieren Sie sich an den Kernaufgaben Ihrer Warenwirtschaft sowie an branchenspezifischen Anforderungen, etwa bei Stammdaten wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Seriennummern oder Farb-Größen-Matrizen.
  • Integrationsfähigkeit in Ihre bestehende IT-Landschaft, etwa zu Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Onlineshop oder Kassensystemen. Erst der wechselseitige Datenfluss mit anderen Unternehmensbereichen bringt die Vorzüge eines WWS voll zur Geltung.
  • Support durch den Anbieter in jeder Projektphase – das schützt Sie besonders in der Einführungsphase vor ungewollten Verzögerungen.
  • Auswertungs- und Analysefunktionen, idealerweise mit Kennzahlen-Cockpit.
  • Skalierbarkeit: Die Lösung sollte funktional mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.
  • Angemessene Gesamtbetriebskosten, betrachtet über den gesamten Total-Cost-of-Ownership-Ansatz.

Bei der Grundsatzfrage Standard- versus Individualsoftware gilt: Für die meisten KMU dürfte eine Standardsoftware die bessere Wahl sein. Sie ist in der Regel deutlich kostengünstiger als eine individuell angefertigte Lösung und bietet durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Wartung des Herstellers ein höheres Maß an Zukunftssicherheit. Das verbreitete Vorurteil, man müsse bei Standardsoftware erst die eigenen Geschäftsprozesse anpassen, ist in der Praxis längst widerlegt: Moderne Standard-Warenwirtschaftssysteme lassen sich dank ihres modularen Aufbaus flexibel konfigurieren und durch Customizing auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Individualsoftware kann sinnvoll sein, wenn sehr spezielle Prozesse abgebildet werden müssen – sie geht jedoch meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Softwareentwickler einher. Entscheidend ist letztlich, ob der Anbieter in der Lage ist, Ihre Spezialanforderungen zuverlässig umzusetzen, im Idealfall durch Aufnahme in den Software-Standard.

Bewerten Sie dabei nicht nur den Anschaffungspreis, sondern auch Einführung, Schulung, Betrieb, Wartung, Schnittstellen und mögliche Anpassungen.

Warenwirtschaft einführen: In sieben Schritten zum passenden System

Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist kein gewöhnliches IT-Projekt, sondern greift direkt in zentrale Abläufe der Auftragsabwicklung ein. Ein Softwareprojekt kann beispielsweise daran scheitern, dass sich die betrieblichen Anforderungen nach der Einführung ändern und die gewählte Lösung sich als unflexibel erweist oder der Anbieter benötigte Funktionen nicht zeitnah bereitstellen kann. Solche Fehlentscheidungen lassen sich mit einer sorgfältigen, strukturierten Planung von Anfang an vermeiden.

1. Ziele klar definieren

Bestimmen Sie zunächst, welche Ziele Sie mit der Einführung einer neuen Warenwirtschaftssoftware verfolgen. Dazu können zählen: eine beschleunigte Auftragsabwicklung durch verbesserten Informationsfluss, eine höhere Qualität und Aktualität von Informationen zur Entscheidungsvorbereitung, Kostensenkung durch Rationalisierung der Betriebsabläufe oder der Ersatz papierbasierter, manueller Prozesse.

2. Anforderungen priorisieren und im Lastenheft festhalten

Erstellen Sie ein Lastenheft (Anforderungskatalog) mit Ihren Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem. Legen Sie fest, welche Funktionsbereiche die Software abdecken muss – von den Kernaufgaben wie Auftragsverwaltung, Bestandsführung und Rechnungsprüfung bis zu Zusatzfunktionen wie Einkauf, Chargenverwaltung oder Offene-Posten-Verwaltung. Beziehen Sie die betroffenen Fachabteilungen ein, damit die Anforderungen aus Einkauf, Lager, Vertrieb und Verwaltung berücksichtigt werden. Prüfen Sie zudem, ob eine Integration mit angrenzenden Funktionsbereichen wie digitaler Lagerverwaltung, Fertigung oder Dokumentenmanagement sinnvoll ist.

3. Geeignete Anbieter sorgfältig vergleichen

Recherchieren Sie auf Basis Ihres Lastenhefts geeignete Anbieter und lassen Sie sich typische Prozesse anhand Ihrer Anforderungen zeigen. Bewerten Sie dabei nicht nur die Funktionen, sondern auch Bedienbarkeit, Integrationsfähigkeit und Anbieterunterstützung. Wählen Sie einen engeren Kreis infrage kommender Kandidaten aus und bitten Sie diese um vergleichbare Angebote auf Grundlage Ihres Lastenhefts.

4. Zuständigkeiten, Abläufe und Fristen festlegen

Klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen verantwortlicher Hauptansprechpartner während des Einführungsprojekts ist, wer die Fachabteilungen vertritt, wer das Konzept erstellt und wer für die Datenübernahme aus dem Altsystem zuständig ist. Legen Sie außerdem gemeinsam mit dem Softwareanbieter fest, welche Aufgaben bis wann erledigt sein müssen, wann die Testphase beginnt und wann das neue System in den Echtbetrieb gehen soll. Ein realistischer Zeitplan mit klaren Meilensteinen schafft Verbindlichkeit.

5. Daten vorbereiten und gründlich testen

Bereinigen und vereinheitlichen Sie Artikeldaten, Lieferanteninformationen und Bestände vor der Übernahme in das neue System. Testen Sie vor dem Produktivstart insbesondere die Funktionen, die Stabilität der Prozesse, die Schnittstellen sowie die Konsistenz der übernommenen Daten. In der Testphase werden häufig noch Anpassungen vorgenommen, etwa Fehlerkorrekturen oder die Ergänzung von Funktionen.

6. Mitarbeitende praxisnah schulen

Warten Sie mit der Schulung Ihrer Mitarbeitenden nicht bis zum Produktivstart. Machen Sie zunächst Ihre IT-Fachleute und Führungskräfte mit Konfiguration, Rechtevergabe und Bedienung vertraut. Im nächsten Schritt lernen die künftigen Anwenderinnen und Anwender die Bedienabläufe kennen, um im Tagesgeschäft sicher damit umgehen zu können. Erklären Sie dabei nicht nur die Bedienung, sondern auch die Ziele der Umstellung.

7. Schrittweise starten und kontinuierlich optimieren

Ein Pilotprojekt mit ausgewählten Bereichen oder Lieferanten kann den Einstieg erleichtern. Mit dem Produktivstart ist das Projekt „Warenwirtschaft einführen“ jedoch nicht automatisch beendet: Meist zeigen sich nach den ersten Praxiserfahrungen weitere Möglichkeiten, das System zu optimieren. Betrachten Sie die Weiterentwicklung Ihrer Warenwirtschaft als fortlaufenden Prozess und nehmen Sie Ihren Softwareanbieter dabei in die Pflicht.

Typische Fehler bei der Einführung

Viele Softwareprojekte scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an unzureichender Vorbereitung. Häufige Fehler sind:

  • Ziele und Anforderungen bleiben unklar formuliert.
  • Mitarbeitende werden erst kurz vor dem Produktivstart einbezogen.
  • Daten werden ungeprüft aus dem Altsystem übernommen.
  • Zuständigkeiten für die Einführung sind nicht eindeutig geregelt.
  • Schnittstellen zu anderen Systemen werden erst spät betrachtet.
  • Die Software wird nicht ausreichend geschult.
  • Das System wird nicht an die tatsächlichen betrieblichen Prozesse angepasst.

Auch eine Lösung mit vielen Funktionen bringt wenig, wenn sie organisatorisch nicht eingebettet ist oder in den Fachabteilungen unzureichende Kenntnisse vorhanden sind. Die Einführung endet deshalb nicht mit dem Go-live: Regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung gehören zum laufenden Betrieb dazu.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem bildet als zentrales Softwaresystem die Grundlage, um Bestände, Aufträge und Warenflüsse transparent zu steuern. Für Sie als KMU wird die Software vor allem dann zum strategischen Vorteil, wenn sie vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert ist, Daten konsistent hält und Ihre tatsächlichen Prozesse unterstützt – statt umgekehrt Ihre Abläufe an die Software anzupassen.

Eine erfolgreiche Einführung braucht klare Ziele, ein priorisiertes Lastenheft, sorgfältig ausgewählte Anbieter, eindeutige Zuständigkeiten, bereinigte Daten und die frühzeitige Einbindung Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie das Projekt strukturiert planen und schrittweise umsetzen, schaffen Sie bessere Voraussetzungen für effiziente Abläufe und eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Häufig gestellte Fragen zum Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Software zur Planung, Steuerung und Dokumentation von Warenprozessen. Es bildet den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen Verkauf, Bestellwesen, Einkauf und Lagerhaltung ab und liefert der Unternehmensführung aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung.

Warum ist ein Warenwirtschaftssystem für KMU wichtig?

Es schafft mehr Transparenz über Bestände und Warenbewegungen, reduziert manuelle Datenpflege durch einmalige Erfassung und unterstützt Sie dabei, komplexere Abläufe – etwa durch Omni-Channel-Vertrieb oder wachsende Sortimente – effizienter zu steuern, obwohl Sie als KMU über geringere betriebswirtschaftliche Spielräume verfügen als Großunternehmen.

Welche Vorteile bietet eine Warenwirtschaftssoftware?

Zu den möglichen Vorteilen zählen eine bessere Bestandsübersicht, schnellere Auftragsabwicklung, weniger doppelte Datenerfassung, effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und fundiertere Auswertungen durch Reportingfunktionen und Kennzahlen-Cockpits.

Wie führen Sie ein Warenwirtschaftssystem erfolgreich ein?

Definieren Sie zunächst Ihre Ziele, halten Sie die Anforderungen in einem Lastenheft fest, vergleichen Sie geeignete Anbieter, legen Sie Zuständigkeiten und Fristen fest, bereiten Sie Daten vor und testen Sie das System gründlich, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden praxisnah und starten Sie idealerweise schrittweise mit einem Pilotprojekt.

Welche Funktionen sollte ein Warenwirtschaftssystem haben?

Das hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Zu den Kernaufgaben zählen typischerweise Auftragsverwaltung, Bestandsführung, Steuerung des Warenflusses, Erfassung von Wareneingängen und -ausgängen, Sortimentsverwaltung, Inventur und Rechnungsprüfung. Wichtig ist zusätzlich die Integration mit relevanten Nachbarsystemen wie Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Online-Shop.

Standardsoftware oder Individualsoftware: Was ist für KMU sinnvoller?

Für die meisten KMU ist Standardsoftware die wirtschaftlichere Wahl. Sie ist in der Regel kostengünstiger, wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und lässt sich dank modularem Aufbau flexibel an betriebliche Besonderheiten anpassen. Individualsoftware bietet zwar einen geringeren Anpassungsaufwand an bestehende Prozesse, geht aber meist mit höheren Anschaffungs- und Wartungskosten sowie einer stärkeren Abhängigkeit vom Entwickler einher.

Welche Rolle spielt die E-Rechnungspflicht für Warenwirtschaftssysteme?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäftsverkehr grundsätzlich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD – eine reine PDF-Datei erfüllt diese Vorgaben nicht mehr. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise Ende 2028. Ein Warenwirtschaftssystem, das diese Formate direkt erzeugen und GoBD-konform archivieren kann, erleichtert Ihnen die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben erheblich.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der Einführung?

Mitarbeitende kennen die bestehenden Abläufe am besten und sollten deshalb frühzeitig einbezogen werden. Schulungen, klare Zuständigkeiten und ein schrittweises Vorgehen erleichtern die Akzeptanz und die produktive Nutzung der neuen Lösung im Tagesgeschäft.

Mobile Lagerlösung – wie Kawasaki Transparenz im Lager schafft
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Mobile Lagerlösung – wie Kawasaki Transparenz im Lager schafft

Die Kawasaki Gas Turbine Europe GmbH hat ihre Lagerverwaltung umfassend digitalisiert. Direktor Thomas Himmighofen und ERP-Administratorin Yasemin Türkmen erläutern im Interview, wie das Unternehmen dabei vorgegangen ist und was sich verändert hat.

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Die Kawasaki Gas Turbine Europe GmbH (KGE) steuert ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse seit Jahren mit Anwendungen von Suiteify. Aufgrund des jüngsten Wachstums und des damit einhergehenden erhöhten Einkaufsvolumens hat KGE nun auch die Abläufe im Bereich der Lagerverwaltung digitalisiert. Hierzu wurde albos.lawi eingeführt.

Mit der mobilen Lagerlösung des Suiteify-Partners Albos erfassen die Anwender sämtliche Lagerbewegungen und melden diese direkt ans Warenwirtschaftssystem Suiteify Commercial classic zurück. Welche Vorteile sich daraus ergeben und wie ein solches Digitalisierungsprojekt erfolgreich gestartet und durchgeführt werden kann, darüber berichten Yasemin Türkmen und Thomas Himmighofen im gemeinsamen Interview.

Herr Himmighofen, Sie haben kürzlich Ihre Arbeitsabläufe im Lager umfassend digitalisiert. Welche Beweggründe waren hierfür ausschlaggebend?

Thomas Himmighofen: Als Tochtergesellschaft der Kawasaki Heavy Industries Ltd. sind wir in den vergangenen Jahren kontinuierlich gewachsen. Die Anzahl unserer Anlagen im Markt hat sich stetig vergrößert, was wiederum unser Ein- und Verkaufsvolumen stark beeinflusst. Am Hauptsitz in Bad Homburg befindet sich unser zentrales Warenlager für Europa. Dort lagern wir Verbrauchsmaterialen, Einzelkomponenten und Baugruppen für die Fertigung, wie auch die Ersatzteile für den Service.

Wenn man bedenkt, dass ein Gasturbinen Generator Aggregat aus mehreren Tausend Einzelteilen besteht, wundert es nicht, dass wir mit unseren alten Prozessen in der Lagerverwaltung immer häufiger an unsere Grenzen gestoßen sind.

Die Umstellung auf eine Lagerlösung mit mobiler Anbindung war unabdingbar, nicht nur um tägliche Arbeitsabläufe zu erleichtern, sondern auch um Teileplanung, Instandhaltungs- und Reparaturplanung, Lagerhaltung und Controlling künftig noch effizienter durchführen können.

Wie haben Sie das Lager denn zuvor geführt? Welche Lösungen hatten Sie im Einsatz?

Yasemin Türkmen: Vor Einführung der mobilen Lagerlösung wurde das Lager hauptsächlich mit verschiedenen Office-Lösungen und mithilfe der Warenwirtschaftssoftware von Suiteify geführt. Lager und Regale waren durchgängig nummeriert und in den Stammdaten der Artikel vermerkt.

Wareneingänge wurden in der Regel mündlich mitgeteilt und mussten dann manuell in Suiteify Commercial classic nacherfasst werden.

Die Fehleranfälligkeit war dementsprechend hoch und weiterführende Maßnahmen wie Forecast-Planung, Lagerabwicklung, Lagerhaltung und Controlling immer sehr zeitintensiv.

Es ging Ihnen also primär darum, eine höhere digitale Durchgängigkeit zu erreichen und dass Daten möglichst nur einmal im System vorhanden sind?

Yasemin Türkmen: Ja, wenn nicht alle Bereiche durchgängig digitalisiert sind, schleichen sich Fehler ein. Im Grunde waren wir ständig am Anpassen der Prozesse und kamen nie so richtig hinterher.

Aufgrund der manuellen Erfassung in Wareneingang und Lager wurden die Artikel im Warenwirtschaftssystem teilweise doppelt angelegt, Artikelnummern waren nicht identisch oder fehlerhaft erfasst.

Oder am Wareneingang abgelegte Ersatzteile waren nicht auffindbar, weil ein Servicetechniker diese für einen Wartungsauftrag in sein Fahrzeug gepackt hatte und niemand darüber informiert war.

Menschen machen eben Fehler, und da wurden dann oft Teile doppelt bestellt, obwohl sich diese noch am Lager befanden.

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Wie verlief das Projekt und welche Herausforderungen mussten dabei überwunden werden?

Yasemin Türkmen: Ein Vorteil war sicherlich, dass wir gemeinsam mit den Experten von Albos und Suiteify im Vorfeld sehr genau unsere Anforderungen und Ziele definiert hatten.

Aufgrund der Partnerschaft war die Schnittstellenzusammenführung letztlich auch viel einfacher als ursprünglich befürchtet.

Allerdings mussten wir einiges an Fleißarbeit leisten, um konsistente Daten zu erhalten. Nicht nur die bereits erfassten Artikel mussten inventiert werden, auch der gesamte Lagerbestand wurde neu mit der Albos-Software erfasst.

Auch die Aufteilung des physischen Lagers in diverse digitale Lagerbereiche war eine Herausforderung.

Welche system- und hardwareseitigen Voraussetzungen mussten Sie dafür schaffen?

Thomas Himmighofen: Für den Lagerarbeitsplatz wurde eigens ein neues Lagerterminal installiert. Im Lager selbst verwenden wir mobile Handhelds für Umlagerungen und Inventur. Darauf läuft eine von Albos entwickelte Lager-App.

Wie wichtig ist Mobilität bei dieser Art von Lagerhaltung? Und kommunizieren das Warenwirtschaftssystem und die Lagerlösung heute nahtlos miteinander?

Yasemin Türkmen: Mobilität ist für unsere Lagerhaltung sehr wichtig. Mithilfe der mobilen Endgeräte wird nun jede Lagerbewegung erfasst und an Suiteify Commercial classic rückgemeldet.

Im Warenwirtschaftssystem werden die Bestände dann automatisch gegeneinander abgeglichen und bei Bedarf nachbestellt.

Ein großer Vorteil ist der automatisierte Bestandsabgleich zwischen albos.lawi und Suiteify Commercial classic. Damit ist jede Lagerbewegung lückenlos im Bestand dokumentiert und nicht mehr in irgendeiner Excel-Tabelle erfasst.

Die Transparenz ist somit heute deutlich höher. Ganz gleich, wo etwas gebucht wird, der Bestand ist immer aktuell.

Das führende System bleibt die Warenwirtschaftssoftware Suiteify Commercial classic – dort werden die Stammdaten zentral erfasst und von der Lagerlösung übernommen. Die Anbindung zwischen Warenwirtschaft und Lagerbestandsführung erfolgt über Webservices.

Was hat sich durch die Einführung der Lagerlösung bei Ihnen nachhaltig verbessert?

Yasemin Türkmen: Durch den Einsatz von Barcodes und Scannern vermeiden wir Übertragungsfehler, außerdem konnten wir die manuellen Erfassungszeiten deutlich verringern. Wegzeiten fallen kürzer aus und Aufträge laufen somit schneller durch. Insgesamt profitieren wir von einem besseren Überblick und mehr Transparenz in Bezug auf Lagerbestände und -bewegungen. Für die Inventur brauchen wir heute nur noch drei statt fünf Tage.

Thomas Himmighofen: Nicht zuletzt können wir durch die Digitalisierung des Lagers unseren Kunden einen besseren Service bieten. Gerade bei Ersatzteilen mit längeren Lieferzeiten, die direkt aus Japan kommen, ist lückenlose Transparenz im Lagerbestand essenziell, damit bei Mindestbestand frühzeitig nachbestellt werden kann.

Selbst bei ungeplanten Wartungen sind nun 95 Prozent der Ersatzteile immer vorrätig. Ebenso bietet die Neuorganisation die Möglichkeit, sowohl nicht bestandsgeführte Komponenten wie Spezialwerkzeug als auch Verbrauchsmaterialien diversen Prozessschritten zuzuordnen.

Früher hatten wir immer das Gefühl, dass wir gar nicht genau wussten, was am Lager ist – von dieser Sorge sind wir jetzt völlig befreit.

Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Welches Projekt folgt bei Ihnen als nächstes?

Thomas Himmighofen: Bis zum Sommer soll das Lager für den allgemeinen Einkauf auf die Lagerlösung albos.lawi nachgezogen werden. Gemeinsam mit Albos und Suiteify haben wir hierfür eine solide Basis geschaffen.

Yasemin Türkmen: Wir haben natürlich schon viel Vorarbeit geleistet, sodass wir das nächste Projekt schneller und effektiver umsetzen können. Vieles lässt sich dann schon remote bewerkstelligen. Aufgrund der intuitiven Handhabung unserer Lagerbestandsverwaltung können wir neue Nutzer innerhalb kürzester Zeit einarbeiten.

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Produktionsdaten mobil erfassen – wie MDE Fertigungsprozesse optimiert
ERP & Finance

Produktionsdaten mobil erfassen – wie MDE Fertigungsprozesse optimiert

Schnell und stets in Topqualität: Um die hohen Ansprüche des Marktes erfüllen zu können, sind produzierende Unternehmen auf effiziente Abläufe angewiesen. Das erfordert nicht zuletzt mobile Datenerfassung (MDE) und digitale Vernetzung. Lesen Sie hier, warum auch kleine und mittlere Fertigungsbetriebe Produktionsdaten mobil erfassen sollten.

5 Min. Lesezeit

Die Ansprüche an Produktionsware steigen ebenso rasant wie das Tempo, in dem sie zur Verfügung stehen müssen. Fertigungsbetriebe müssen ihre Ware daher in immer kürzerer Zeit produzieren und ausliefern. Das darf natürlich weder die Qualität beeinträchtigen noch die Produktkosten in die Höhe treiben. Damit stehen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor einer ständigen Herausforderung: Wie setzen wir unsere vergleichsweise begrenzten Ressourcen optimal ein? Wehe dem Betrieb, dessen Produktionslauf ins Stocken gerät – etwa weil die Verwaltung aufgrund verzögerter Datenübermittlung aus der Produktion zu spät Material nachgeordert hat.

Erfreulicherweise gibt es für solche Herausforderungen aber längst eine digitale Lösung – und die lautet: Produktionsdaten mobil erfassen. Die mobile Datenerfassung unterstützt produzierende Unternehmen dabei, den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Durch höhere Transparenz in der Produktion erkennen sie Engpässe frühzeitig und können sofort eingreifen.

Häufiges Problem: Produktion als Black Box

Transparenz und Überblick über die Produktionsprozesse, am besten in Echtzeit – von diesem Idealzustand sind viele kleine und mittlere Fertigungsbetriebe noch weit entfernt. Immer wieder kommt es zu Verzögerungen im Produktionslauf, was gerade bei dichter Auftragslage problematisch ist. Die Ursachen reichen von fehlendem Material bis hin zu falschen Abrechnungen, weil keine korrekten Informationen zu den Fertigungszeiten vorlagen.

In vielen KMU gleicht die Produktion aus Sicht des kaufmännischen Bereichs einer in sich geschlossenen, undurchsichtigen Black Box. Die Verwaltung hat oft keinen oder nur eingeschränkten Zugang zu Informationen aus der Produktion.

Wichtige Daten wie Arbeitszeiten oder Änderungen an der Stückliste ergänzen die Mitarbeitenden handschriftlich auf den ausgedruckten Fertigungsaufträgen; somit stehen sie der Verwaltung meist erst am Ende des Produktionslaufs zur Verfügung. Die verzögerte Informationsübermitttlung erschwert nicht nur die Materialbeschaffung, sondern auch die Steuerung, Planung und Kalkulation der Fertigung.

Digitale Vernetzung schafft Transparenz

Zwischen Produktion und Verwaltung klafft in vielen Unternehmen eine breite Kommunikationslücke. Um sie dauerhaft zu schließen, müssen beide Bereiche digital miteinander vernetzt werden – aber nicht beliebig und wild durcheinander, sondern mithilfe eines durchdachten Informationskonzepts. Dabei dreht sich alles um eine zentrale Frage: Wie gelangen die Mitarbeitenden im Büro schnellstmöglich an die Informationen, die sie brauchen, um störungsfreie Produktionsläufe zu ermöglichen und Aufträge besser kalkulieren zu können?

Die Lösung des Problems beginnt dort, wo die Informationen entstehen: in der Produktion. Die Kolleginnen und Kollegen in der Fertigung müssen in die Lage versetzt werden, die Betriebsdaten standortunabhängig zu erfassen und sofort digital zur Verfügung zu stellen. Dies darf den Arbeitsfluss selbstverständlich nicht behindern.

Mithilfe von produktionsunterstützender Software und entsprechender Hardware lässt sich Licht in die Black Box Produktion bringen.

Solche digitalen Lösungen enthalten Plausibilitätsprüfungen, die zugleich für eine hohe Datenqualität sorgen. Auf diese Weise lassen sich wichtige Informationen aus der Produktion mittels schnittstellenverknüpfter Systeme im Haus ohne die Gefahr von Übertragungsfehlern schnell verteilen und im Warenwirtschaftssystem weiterverarbeiten.

Mobile Datenerfassung ist entscheidend

Datenerfassung in der Produktion besteht aber nicht nur aus der stationären Erfassung an Maschinen. Auch an anderen Stellen entstehen Informationen zum Produktionshergang und zu Materialbeständen, die für die Verwaltung relevant sind. Wo diese Informationen konkret entstehen, hängt von der Art des Auftrags ab.

Bei serviceleistenden Unternehmen, die ihre produzierten Waren vor Ort bei ihren Kunden montieren, liegt es beispielsweise in der Natur der Sache, dass der Standort ständig wechselt. Daher gilt:

Die Mobilität produktionsunterstützender Software ist ein mindestens ebenso entscheidender Faktor wie die unternehmensinterne Vernetzung und eine hohe Datenqualität.

Wichtig ist auch, dass sich die Hardware für die jeweilige Arbeitsumgebung und die Bedürfnisse der Benutzer eignet. Mittlerweile gibt es auf dem Markt ein breites Angebot an Geräten, mit dem sich Produktionsdaten mobil erfassen lassen.

Die Geräte erfüllen unterschiedlichste Anforderungen: So können beispielsweise Touch-Displays mit Arbeitshandschuhen bedient werden. Die Geräte halten Stürze auf Beton aus und können je nach Modell sogar in Kühlhäusern eingesetzt werden.

Den Wünschen sind hier meist nur durch das Budget Grenzen gesetzt – Industrie-Hardware hat nun einmal ihren Preis. Die Investition in die mobile Datenerfassung zugunsten einer störungsfreien Wertschöpfungskette lohnt sich aber allemal.

Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen
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Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen

Sie möchten in Ihrem Unternehmen ein neues Warenwirtschaftssystem implementieren? Ein kostenlos erhältliches Whitepaper gibt Tipps, wie Sie eine Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen, ohne dabei Ihren Betrieb zu überfordern.

5 Min. Lesezeit

Ein hoher Digitalisierungsgrad bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich: effizientere Abläufe, höhere Transparenz und eine bessere Wettbewerbsfähigkeit. Viele Betriebe nutzen deshalb die Chance, ihre Geschäftsprozesse gezielt zu optimieren, etwa durch den Einsatz eines modernen Warenwirtschaftssystems (WWS).

Die Einführung einer Warenwirtschaftssoftware ist jedoch weit mehr als ein gewöhnliches IT-Projekt. Ein Warenwirtschaftssystem greift direkt in die Warenwirtschaft und damit in die zentralen Prozesse der Auftragsabwicklung ein. Daher sind eine sorgfältige Planung, strukturierte Vorbereitung und ein systematisches Vorgehen entscheidend für den erfolgreichen Einsatz.

Ein Whitepaper von Suiteify erläutert, wie man die Einführung von Warenwirtschaftssoftware optimal vorbereitet und umsetzt.

Stufenplan zur Implementierung von Warenwirtschaftssoftware aufstellen

Wenn man eine Warenwirtschaftssoftware erfolgreich einführen möchte, kommt es entscheidend darauf an, Betriebsunterbrechungen zu vermeiden. Hierzu ist ein Stufenplan aufzustellen, der die Prioritäten und die Reihenfolge der Einführungsschritte festlegt.

Generell bieten sich dabei drei verschiedene Methoden für die Einführung von Warenwirtschaftssoftware an:

  1. Sequenzielle Einführung einzelner Module – Hierbei werden einzelne Funktionsbereiche und Prozesse nacheinander eingeführt (also zum Beispiel erst die Stammdatenverwaltung, dann die Belegprozesse, anschließend die Bestandsführung und so weiter). Diese Methode gilt als relativ risikoarm, weil der Einführungsprozess überschaubar bleibt und sich dadurch Betriebsunterbrechungen besser vermeiden lassen.
  2. Einführung von Modulgruppen in zeitlichen Abständen – Bei dieser Methode nimmt man sich jeweils mehrere Bereiche auf einmal vor (beispielsweise Stammdatenverwaltung und Belegbearbeitungsprozesse in einem Rutsch, dann alle lagerbezogenen Funktionen und so weiter).
  3. Prozessorientierte Einführung – Diese Methode birgt das höchste Risiko von Betriebsunterbrechnungen, da sie gleich komplette Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel die Bestellabwicklung, ins Visier nimmt und umstellt.

Die Autoren des Whitepaper empfehlen, die Warenwirtschaftslösung zuerst für die Teilprozesse und Bereiche einzuführen, in denen der Optimierungsbedarf am größten ist. Dadurch lassen sich schnell erste Erfolge erzielen und eine grundsätzliche Akzeptanz des neuen Warenwirtschaftssystems durch die Mitarbeiter erzielen.

Wichtig sei es, nicht nur die Module der Warenwirtschaftssoftware sorgfältig auszuwählen und zu priorisieren, sondern auch an ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu denken. DMS-Software ermögliche jederzeitige Informationsverfügbarkeit und eine zentrale, GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen.

Gründlich auf die Einführung vorbereiten

Bevor es an die Implementierung der Warenwirtschaftssoftware geht, sind noch einige Vorbereitungsschritte notwendig. Als wichtige Punkte nennt das Whitepaper unter anderem:

  • Ausreichend Zeit für das Projekt einplanen
  • Einen Projektverantwortlichen bestimmen
  • Klare Maßstäbe zur Erfolgskontrolle definieren (Key Performance Indicators – KPI)
  • Personelle Ressourcen für die Einführung bereitstellen

Zu einer guten Vorbereitung gehört es zudem, frühzeitig ein Anwenderteam aus Personen zusammenzustellen, die mit der Lösung arbeiten werden. Sie können die Kollegen in den jeweiligen Funktionsbereichen später coachen.

Bei der Implementierung den Hersteller des Warenwirtschaftssystems einbeziehen

Bereits in der Vorbereitungsphase sollte ein Consultant des Softwareherstellers das Unternehmen beraten. Spätestens bei der Implementierung des Warenwirtschaftssystems ist die Unterstützung durch Spezialisten dann unverzichtbar – sowohl in technischer Hinsicht als auch im Hinblick auf die Umstellung von Prozessen. Die Fachleute des Softwareanbieters verfügen über die entsprechende Projekterfahrung und das erforderliche Know-how. Darauf aufbauend erstellen sie gemeinsam mit dem Unternehmen einen Ablaufplan für die gesamte Implementierungsphase, bis hin zur Inbetriebnahme des neuen Systems.

Zu den Stationen und Aufgaben, bei denen die Consultants unterstützen, zählen beispielsweise:

  • Ermittlung des künftigen Bedarfs an IT-Ausstattung
  • Bereinigung der Bestandsdaten und Migration ins neue Warenwirtschaftssystem
  • Anpassung und Konfiguration der Software
  • Integration des neuen WWS in die bestehende Systemlandschaft
  • Anwenderschulung
  • Test und Roll-out der Lösung
  • Evaluation

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Sechs häufige Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop
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Sechs häufige Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop

Für reibungslose Geschäftsprozesse benötigen Onlinehändler eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop. Beim Einsatz einer solchen Lösung ist einiges zu beachten. Dieser Beitrag erläutert, wie sich typische Fehler vermeiden lassen.

5 Min. Lesezeit

Eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop unterstützt Onlinehändler bei der Auftragsabwicklung. Bei der Einführung und beim Einsatz einer Shop-Schnittstelle kann es allerdings zu Problemen kommen, die häufig aus den folgenden Fehleinschätzungen resultieren:

  • Die Komplexität einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop wurde unterschätzt.
  • Vor der Anbindung von Warenwirtschaft und Onlineshop wurden keine Anforderungen festgelegt.
  • Die Artikeldaten wurden nicht für den Onlinehandel optimiert.
  • Es gibt kein Testsystem.
  • Bei der Anbindung von Warenwirtschaftssystem und Onlineshop wurde nicht an alle Prozesse gedacht.
  • Die Prozesse zwischen Warenwirtschaft und Shop wurden gar nicht automatisiert.

Dieser Blogbeitrag soll Ihnen dabei helfen, Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaftssoftware und Onlineshop zu vermeiden.

Fehler 1: Die Komplexität einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop wurde unterschätzt.

Die Hersteller von Shop-Schnittstellen-Software werben gern damit, dass die Einrichtung ihrer Tools einfach funktioniert und eine Datenübertragung auf Knopfdruck ermöglicht. Dahinter steckt das Versprechen, technische Herausforderungen durch geeignete Software zu lösen. Dem ist zwar nicht grundsätzlich zu widersprechen – es ist aber nur die halbe Wahrheit.

Zu den technischen Herausforderungen kommen nämlich noch die fachlichen Herausforderungen hinzu. Hier geht es darum, die verschiedenen Prozesse und Datentransfers zwischen Warenwirtschaft und Onlineshop zu definieren.

Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

  • Welches System (Onlineshop oder Warenwirtschaft) ist zu welchem Zeitpunkt das führende System für bestimmte Daten (Artikel-, Kunden- und Auftragsdaten)?
  • Welchen Bestellstatus soll der Kunde einsehen können, wenn die Bestellung in der Warenwirtschaft vorliegt, zur Lieferung bereit ist und in Rechnung gestellt wurde?
  • Wann und wie erfolgt eine Versandmeldung und wie wird diese ausgelöst?
  • Welche Informationen sind erforderlich, damit die Artikel im Onlineshop wie gewünscht präsentiert werden? Werden all diese Informationen auch in der Warenwirtschaft vorgehalten, insbesondere bei automatischer Datensynchronisation?
  • Zu welchem Zeitpunkt bietet sich der Lagerbestandsabgleich an, damit es nicht zu Überverkäufen kommen kann (mehr dazu: Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Online-Shop und Wawi)?

Schließlich geht es darum, sich Gedanken über die Anforderungen zu machen. Es muss klar sein, welche Daten in welche Richtung übertragen werden müssen und wodurch ein solcher Datentransfer ausgelöst wird. Das Ziel ist, den Grad der Automatisierung zu bestimmen – was sehr komplex sein kann.

Doch ist es immer ratsam, sämtliche Prozesse von vornherein zu automatisieren? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Langfristig ist eine vollständige Automatisierung wahrscheinlich sinnvoll. Kurzfristig wird dieses Ziel aber kaum zu erreichen sein, weil dafür wirklich jeder zu automatisierende Prozess bekannt und definiert sein müsste. Das ist aber gerade zum Start eines Onlineshop-Projekts weder möglich noch wirtschaftlich sinnvoll. Deshalb ist es zu empfehlen, die wichtigsten Prozesse möglichst früh zu automatisieren. Weniger wichtige Prozesse lassen sich später ergänzen.

Praxistipp

Fahren Sie auf Sicht und nehmen Sie Automatisierungen schrittweise vor. Das reduziert die Komplexität erheblich. Zum Beispiel ist die Bestellabwicklung in der Warenwirtschaft meist wichtiger als automatisierte Retouren, die viel engmaschiger geplant werden müssen.

Fehler 2: Vor der Anbindung von Warenwirtschaft und Onlineshop wurden keine Anforderungen festgelegt.

Welche Anforderungen eine Shop-Schnittstelle erfüllen muss und welche Ziele mit ihr erreicht werden sollen, hängt immer vom eigenen Geschäftsmodell ab: Für das eine Unternehmen kann es besonders wichtig sein, dass die Lagerbestände im Shop ständig korrekt sind. Für andere Unternehmen ist es hingegen wichtiger, Aufträge sehr schnell und automatisch zu verarbeiten; der Lagerbestand ist hier nachrangig.

Um sich einen Überblick zu verschaffen, ist eine stichwortartige, formlose Aufstellung über die wichtigsten Datenabgleiche sinnvoll. Hierzu reicht es aus, jeden relevanten Datentransfer zwischen Warenwirtschaft und Webshop kurz zu beschreiben. Insgesamt sollte diese Aufstellung knapp gehalten werden und möglichst nicht mehr als eine Textseite umfassen.

Am besten unterteilen Sie die Aufstellung bereits in Muss-Anforderungen und Kann-Anforderungen („nice-to-have“). So fällt es Ihnen viel leichter, Funktionen zu priorisieren und sich nicht zu verzetteln.

Praxistipp

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Funktionen Sie für eine Shop-Schnittstelle tatsächlich benötigen, gehen Sie mithilfe einer Checkliste zum Finden der passenden ERP-Shop-Schnittstelle vor.  Dies erleichtert es Ihnen, Ihre Anforderungen in Muss- und Kann-Anforderungen zu gliedern und Shop-Schnittstellen verschiedener Anbieter zu vergleichen.

Fehler 3: Die Artikeldaten wurden nicht für den Onlinehandel optimiert.

In Ihrem Warenwirtschaftssystem sind jede Menge Artikeldaten gespeichert. Um sie auch im Online-Shop zu nutzen und doppelte Datenpflege zu vermeiden, müssen die Daten meistens noch optimiert werden. Grund hierfür ist, dass die Artikeldaten in der Warenwirtschaftssoftware ursprünglich nicht zur Produktpräsentation in einem Webhop, sondern in erster Linie zur korrekten Rechnungsstellung und zur Lagerhaltung angelegt worden sind.

Möchten Sie dieselben Daten nun auch zur Online-Produktpräsentation nutzen, müssen die dafür notwendigen Informationen ergänzt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Beschreibungstexte (lange Beschreibung, kurze Beschreibung, Meta-Beschreibung)
  • Übersetzungen für Beschreibungstexte
  • Mehrere Bilder
  • Varianten (zur Auswahl von Größen, Farben usw.)
  • Produkteigenschaften (für die Filterung im Onlineshop)
  • Kategorisierungen
  • Mengen für die Grundpreisberechnung und Daten für andere rechtliche Anforderungen
  • Zubehör und Cross-Selling-Artikel

Nur wenn auch diese Informationen vorliegen, ist die Nutzung der Artikeldaten aus der Warenwirtschaft für den Online-Shop sinnvoll möglich. Aufgrund des damit verbundenen Pflegeaufwands entscheiden sich viele Unternehmen gegen eine vollständige Übermittlung von Artikeldaten aus dem Warenwirtschaftssystem an ihren Webshop.

Wer sich weniger Aufwand machen möchte, kann aber auch nur bestimmte Informationen aus der Warenwirtschaft an den Shop übermitteln. Dafür bieten sich Daten an, die sich häufiger ändern, wie zum Beispiel Lagerbestände und Preise. Alle weiteren Informationen zum Artikel können dann direkt im Onlineshop eingegeben werden. Dadurch lässt sich Zeit einsparen, die ansonsten beim Einpflegen diverser Artikelinformationen in der Warenwirtschaft sowie bei Einrichtung und Test der Schnittstelle eingeplant werden müsste. Wenn sich die übrigen Artikeldaten nicht besonders häufig ändern, kann dies ein guter Weg sein.

Praxistipp

Falls Sie bereits einen umfangreichen Artikelstamm im Onlineshop angelegt haben, der nicht aus der Warenwirtschaft bestückt wird, sollten Sie Folgendes beachten: Prüfen Sie – bevor Sie eine automatische Datensynchronisation einrichten – sorgfältig, ob auch alle Informationen (Datenfelder) an der richtigen Stelle ankommen. Das können Sie zum Beispiel mit 20 ausgewählten Testartikeln machen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie die vorhandenen Artikeldaten im Shop versehentlich überschreiben.

Fehler 4: Es gibt kein Testsystem.

Bei komplexen Systemen lässt sich das Ausfallrisiko minimieren, indem man zusätzlich Testsysteme betreibt. Testsysteme sollten sowohl auf Seiten der Warenwirtschaft als auch auf Seiten des Online-Shops existieren. Sie erweisen sich insbesondere in den folgenden Situationen als überaus nützlich, um die Funktionsfähigkeit von Schnittstellen, Moudlen, Ansichten usw. zu überprüfen:

  • Nach Updates des Shopsystems oder der Warenwirtschaftssoftware
  • Bei größeren Änderungen in den Bestellprozessen
  • Zum Durchspielen von Testfällen, ohne dass dabei beispielsweise echte Zahlungen ausgelöst werden müssen
  • Zum Testen von Stammdatenänderungen wie dem Hinzufügen einer Fremdsprache oder einer neuen Kategoriestruktur
  • Zur Prüfung von Änderungen an Webadressen, bevor diese von der Suchmaschine indiziert werden

Eine gute Onlineshop-Schnittstelle unterstützt verschiedene Konfigurationen, so dass jederzeit ein Wechsel zwischen Test- und Produktivumgebung möglich ist.

Praxistipp

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Webagentur und stellen Sie sicher, dass die Nutzung eines Testsystems von vornherein eingeplant wird. Am besten ist es, wenn man mit wenigen Handgriffen aus dem Produktivsystem ein Testsystem erstellen kann. Das Gleiche gilt für die Warenwirtschaft. Dokumentieren Sie anhand einer Checkliste, welche Schritte notwendig sind, um aus der Kopie des Produktivsystems ein Testsystem zu machen.

Fehler 5: Bei der Anbindung von Warenwirtschaftssystem und Onlineshop wurde nicht an alle Prozesse gedacht.

Eine Shop-Schnittstelle soll Arbeitsprozesse automatisieren und sicherer machen. In den meisten Fällen genügt es dabei, die wichtigsten Fälle zu automatisieren und bestimmte andere Arbeiten nach wie vor manuell durchzuführen (wie zum Beispiel die Retourenabwicklung einschließlich Rückzahlung).

Allerdings ist es in jedem Fall wichtig, sich einen umfassenden Überblick über sämtliche Prozesse zu machen, die im Zusammenhang mit dem E-Commerce stehen. Nur dann kann man zuverlässig entscheiden, welche Abläufe automatisiert und welche manuell bedient werden sollten. Zu klären sind unter anderem folgende Punkte:

  • Bestellbestätigung, Auftragsbestätigung
  • Welche Schritte braucht es bis zur Rechnung?
  • Unterschiedliche Bearbeitungen bei verschiedenen Zahlungsarten
  • Vorkasse, besondere Zahlungsanbieter
  • Nutzung der Offene-Posten-Buchhaltung ohne Rechnungsnummer zum Zeitpunkt der Zahlung (z. B. bei Zahlungsanbietern)
  • Teil-Lieferungen
  • Retouren und Teil-Retouren
  • Ablauf von Rückzahlungen, auch von Teilbeträgen

Praxistipp

Veranschaulichen Sie sich alle Prozesse in Form von Diagrammen und einfachen Beschreibungstexten. Das hilft Ihnen nicht nur bei der Entscheidung, welche Prozesse automatisiert werden können, sondern erleichtert Ihnen auch die Einarbeitung des Personals. Als weiterer positiver Nebeneffekt unterstützt dies auch Ihre Verfahrensdokumentation zur Buchhaltung und zum Datenschutz.

Fehler 6: Die Prozesse zwischen Warenwirtschaft und Shop wurden gar nicht automatisiert.

Es besteht wohl Einigkeit darüber, dass mangelnde Automatisierung in Zeiten voranschreitender Digitalisisierung ein Wettbewerbsnachteil ist. Daher ist es ein großer Fehler, sich gar nicht erst um die Automatisierung zu kümmern. Auch wenn Automatisierung zum Start eines Onlineshops vielleicht nicht der dringendste Punkt ist, ändert sich dies mit steigendem Bestellaufkommen schnell.

Praxistipp

Denken Sie bei der Einführung einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop rechtzeitig auch an die Automatisierung, auch wenn Sie diese zu Anfang noch nicht nutzen. Sobald das E-Commerce-Geschäft einen größeren Anteil einnimmt, wird die Automatisierung umso wichtiger. Auch kann es zu einem plötzlichen Anstieg des Bestellaufkommens kommen – etwa aufgrund eines Medienbeitrags (wie einer TV-Ausstrahlung) oder einer ungeplanten wirtschaftlichen Lage (wie es zum Beispiel bestimmte Branchen im Zuge der Coronavirus-Pandemie erfahren durften). Unternehmen, die dafür gut gerüstet sind, haben deutliche Wettbewerbsvorteile.

Fazit

Es gibt viele Fehler, die auf dem Weg zu einer funktionierenden Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop gemacht werden können. Dieser Artikel sollte Ihnen einen Überblick über die häufigsten Schwierigkeiten geben. Die Kernbotschaft aber lautet: Beherrschen Sie die Komplexität, indem Sie sich über die Anforderungen und Prozesse Klarheit verschaffen. Dann sind Sie bereits gut für das Projekt Shop-Schnittstelle gerüstet.

Intrastat-Meldungen – was Unternehmer wissen müssen
ERP & Finance

Intrastat-Meldungen – was Unternehmer wissen müssen

Immer mehr Unternehmen in der Europäischen Union (EU) nehmen am innergemeinschaftlichen Warenverkehr teil und sind zu Intrastat-Meldungen verpflichtet. Hier die wichtigsten Fakten zu Intrastat und zur Meldepflicht für deutsche Firmen.

5 Min. Lesezeit

Die Einführung der Intrahandelsstatistik (abgekürzt: Intrastat) ist eine unmittelbare Folge der Vollendung des EU-Binnenmarkts im Jahr 1993. Damit entfiel die Zollabwicklung im innergemeinschaftlichen Warenverkehr, was wiederum zur Folge hatte, dass die Behörden keine statistischen Informationen zum Warenverkehr zwischen den Mitgliedstaaten mehr erhielten.

Die Entscheidungsträger aus Regierungen, Institutionen und Unternehmen konnten und wollten auf die in den Außenhandelsdaten enthaltenen Informationen jedoch nicht verzichten. Also führte man mit Intrastat ein neues Meldesystem ein. Dieses beruht im Wesentlichen auf den europäischen Rechtsverordnungen EG-Verordnung Nr.638/2004 (Grundverordnung), EG-Verordnung Nr.1982/2004 (Durchführungsverordnung) und EU-Verordnung Nr. 1106/2012. Die Verordnungen sind in allen EU-Mitgliedstaaten unmittelbar geltendes Recht, das heißt, die Meldeverpflichtung gilt in der gesamten Union.

Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Situation in Deutschland. Hier werden die europäischen Rechtsverordnungen durch verschiedene nationale Gesetze, wie das Bundesstatistikgesetz und das Außenhandelsstatistikgesetz, ergänzt.

Auskunftspflichtige Unternehmen müssen demnach monatlich statistische Informationen über die Versendung und den Empfang von Waren an die Intrahandelsstatistik melden. Deren Organisation und Durchführung ist Aufgabe des Statistischen Bundesamtes in Wiesbaden.

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Wer ist zur Abgabe von Intrastat-Meldungen verpflichtet?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen, die eine innergemeinschaftliche Lieferung (Versendung) im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ausführen bzw. einen innergemeinschaftlichen Erwerb (Eingang) tätigen, dazu verpflichtet, Daten über diesen Warenverkehr an Intrastat zu melden.

Wer ist von der Meldepflicht an Intrastat befreit?

Zur Entlastung der Auskunftspflichtigen sieht das Intrastat-System bestimmte Schwellenwerte vor. Unternehmen, deren Wareneingänge aus anderen EU-Mitgliedstaaten den Wert von 800.000 Euro nicht überschreiten oder die innergemeinschaftliche Versendungen im Wert von nicht mehr als 500.000 Euro tätigen, brauchen keine Intrastat-Meldungen abzugeben.

Die Wertberechnung bezieht sich jeweils auf das Vorjahr. Werden die genannten Wertgrenzen im laufenden Kalenderjahr überschritten, so beginnt die Meldepflicht mit dem Kalendermonat, in dem die Schwelle überschritten wurde. Bei der Berechnung der meldepflichtigen Umsätze sind ausschließlich Warenlieferungen zu berücksichtigen, jedoch keine (Dienst-)Leistungen.

Welche Warenbewegungen sind an Intrastat zu melden?

Die Intrastat-Statistik erfasst Warenverkehre mit Unionswaren, für die keine Zollanmeldung erforderlich ist. Unionswaren sind alle in der EU gewonnenen oder hergestellten Waren sowie Waren, die sich im zollrechtlich freien Verkehr der EU befinden.

Alle anderen Waren gelten als Nicht-Unionswaren, die im Rahmen der vorgeschriebenen Zollbehandlung statistisch erfasst werden und für die keine zusätzliche Intrastat-Anmeldung abzugeben ist. Ausnahme: Werden Nicht-Unionswaren im Rahmen einer zollamtlich bewilligten Lohnveredelung innerhalb der EU grenzüberschreitend bewegt, so muss dieser Warenverkehr an Intrastat gemeldet werden.

Wie sind Intrastat-Meldungen zu übermitteln?

Deutsche Unternehmer müssen Intrastat-Meldungen seit 2013 grundsätzlich elektronisch an das Statistische Bundesamt übermitteln. Hiervon weichen die Behörden nur in Härtefällen auf Antrag ab. Für die Übermittlung stehen zwei elektronische Meldeverfahren zur Verfügung, für die man sich jeweils registrieren lassen muss:

  • IDEV/IDES
    Mithilfe der „Internet Datenerhebung im Verbund“ (IDEV) lässt sich zum einen im Browser online eine Formularmeldung an Intrastat erstellen. Zum anderen können Unternehmen mittels der Software IDES ihre Meldedateien offline erstellen und anschließend hochladen. IDES steht auf der Website des Statistischen Bundesamtes als Download zur Verfügung (weitere Informationen zu den IDEV-Meldeverfahren).
  • eSTATISTIK.core
    eSTATISTIK.core ist ein Online-Meldeverfahren der Statistischen Ämter des Bundes und der Länder. Es unterstützt die automatisierte Gewinnung der statistischen Rohdaten aus den betrieblichen Daten des Unternehmens (weitere Informationen zu eSTATISTIK.core).

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Welche Informationen müssen an Intrastat gemeldet werden?

Im Rahmen von Intrastat-Meldungen müssen Auskunftspflichtige zu jedem innergemeinschaftlichen Warenverkehr eine Reihe von Angaben machen. So sind beispielsweise bei der Online-Formularmeldung IDEV zahlreiche Felder auszufüllen – von der Warenbezeichnung über die Art des Geschäfts bis zum Rechnungsbetrag. Ein zentrales Ordnungskriterium ist hierbei die achtstellige Intrastat-Warennummer. Sie klassifiziert die Waren nach ihrer technischen Beschaffenheit. Das Statistische Bundesamt stellt für die Außenhandelsstatistik ein online abrufbares Warenverzeichnis zur Verfügung, das alle Unternehmen anwenden müssen.

Weitere Informationen zum Umfang und zur Übermittlung von Intrastat-Meldungen enthält der Leitfaden zur Intrahandelsstatistik des Statistischen Bundesamtes.

Für welchen Berichtszeitraum müssen Intrastat-Meldungen abgegeben werden?

Der Berichtszeitraum für eine Intrastat-Meldung ist grundsätzlich der Kalendermonat, in dem der innergemeinschaftliche Warenverkehr stattgefunden hat. Ausnahme: Wird die dem Warenverkehr und der Meldung zugrundeliegende Rechnung (auch Proforma-Rechnung und Teilrechnung) erst im Folgemonat oder später ausgestellt bzw. vorgelegt, so muss das auskunftspflichtige Unternehmen auch den innergemeinschaftlichen Warenverkehr im Folgemonat melden.

Bis wann muss die Intrastat-Meldung beim Statistischen Bundesamt eingehen?

Die Intrastat-Meldung muss bis zum 10. Arbeitstag nach Ablauf des Berichtsmonats beim Statistischen Bundesamt elektronisch eingehen. Unternehmen erhalten keine Aufforderung zur Abgabe einer Intrastat-Meldung. Die Meldepflicht beginnt automatisch mit Überschreiten bzw. endet mit Unterschreiten der oben genannten Wertschwellen für Warenlieferungen und Wareneingänge.

Tipps zur Auswahl von Warenwirtschaftssoftware
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Tipps zur Auswahl von Warenwirtschaftssoftware

Warenwirtschaftssysteme gibt es viele auf dem Markt, doch welches passt am besten zu den eigenen Anforderungen? Ein kostenlos erhältliches Whitepaper nennt wichtige Kriterien und gibt Tipps zur Auswahl der richtigen Warenwirtschaftssoftware.

5 Min. Lesezeit

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) laufen die Prozesse der Warenwirtschaft oft nicht reibungslos. Hauptursache ist in der Regel die mangelnde Softwareunterstützung. So fehlen aktuelle Informationen über Lagerbestände und es kommt immer wieder zu Mehrfacherfassungen, die zu inkonsistenten Daten führen. Mitarbeiter außerhalb des Büros sind zudem oft nicht an die Systeme angebunden. Das Ergebnis ist eine mangelnde Transparenz über den Auftragsstatus und die Fehlerquellen.

Viele Unternehmen möchten diese Probleme angehen, stehen dabei jedoch vor der anspruchsvollen Aufgabe der Auswahl einer passenden Warenwirtschaftssoftware. Das Ziel besteht darin, eine Lösung zu finden, die aktuelle Herausforderungen löst und zudem zukunftsfähig, skalierbar und erweiterbar ist.

Ein Whitepaper von Suiteify zeigt, worauf es bei der Auswahl von Warenwirtschaftssoftware wirklich ankommt.

Rahmenbedingungen für die Auswahl von Warenwirtschaftssoftware abstecken

Bevor man ein Warenwirtschaftssystem auswählen kann, ist es wichtig, die Rahmenbedingungen des Softwareeinsatzes zu klären. Dabei sind unter anderem die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

  • Gegenwärtige Schwachstellen und Probleme in den Prozessen
  • Bisheriger Grad der Digitalisierung im Betrieb
  • Aktuelle IT-Landschaft
  • Netzabdeckung und Internet-Bandbreite am Standort
  • Grundsatzentscheidung: Cloud versus lokale Software-Installation

Kriterien für die Auswahl von Warenwirtschaftssoftware definieren

Im nächsten Schritt geht es darum, einen Kriterienkatalog für die Auswahl einer Warenwirtschaftssoftware zu erstellen, schreiben die Whitepaper-Autoren. Mögliche Kriterien sind zum Beispiel:

  • Compliance: Erfüllt das Warenwirtschaftssystem die rechtlichen Anforderungen, etwa von DSGVO und GoBD?
  • Schnittstellen: Wie offen ist die Warenwirtschaftssoftware für die Verknüpfung mit anderen internen und externen Anwendungen, beispielsweise von Lieferanten und Logistikpartnern?
  • Zuverlässigkeit des Software-Dienstleisters: Wie vertrauenswürdig sind der Hersteller und seine Implementierungspartner?

Warenwirtschaftssystem auswählen

Nachdem die prozessualen Schwachstellen ermittelt, die Ziele definiert und die Anforderungen an die Warenwirtschaftssoftware (Lastenheft) festgelegt worden sind, geht es an die Auswahl einer Lösung.

Das Whitepaper nennt die acht wesentlichen Schritte und gibt darüber hinaus Tipps zur Vorgehensweise. Beispielsweise empfehlen die Autoren möglichst frühzeitig die Mitarbeitenden, die mit der neuen Lösung arbeiten werden, in den Prozess einzubeziehen. Wenn sich dann noch die Mitarbeitenden des Softwareunternehmens als fähige Berater und Prozessoptimierer erweisen, stehe einem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt nichts mehr im Wege.

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Was ist ein Warenwirtschaftssystem? - Wie Unternehmen ihre Warenwirtschaft effizient verwalten können
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Was ist ein Warenwirtschaftssystem? - Wie Unternehmen ihre Warenwirtschaft effizient verwalten können

Viele Unternehmen organisieren und steuern ihre Handels- und Produktionsprozesse mit einem Warenwirtschaftssystem (WWS). Insbesondere kleinere Mittelständler und Start-ups unterschätzen jedoch häufig die Bedeutung einer professionellen Warenwirtschaft. Die wichtigsten Informationen zu den Aufgaben des WWS und die Antwort auf die Frage "Was ist ein Warenwirtschaftssystem überhaupt?" haben wir hier zusammengestellt.

5 Min. Lesezeit

Warenwirtschaftssysteme helfen Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie vernetzen die Warenwirtschaft mit anderen betrieblichen Funktionen und mit externen Akteuren wie Kunden, Lieferanten, Logistikpartnern und Zahlungssystemanbietern. Dadurch können Unternehmen schneller und flexibler agieren. Dieser Beitrag beleuchtet die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems, seine Funktionen, die verschiedenen Varianten sowie den Nutzen.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem, auch WWS oder WaWi genannt, ist eine Software für die Bestandsverwaltung von Unternehmen, besonders von Handels- und Produktionsbetrieben. Zu den Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems gehört es, die Prozesse rund um die Warenbewegungen, also die allgemeine Logistik, den Einkauf, die Lagerung, den Verkauf und die Logistik abzubilden. Die Software registriert die Lagerbestände sowie Zugänge und Abgänge. Damit ist schon klar, dass ein WWS keine Insellösung ist, sondern in die Prozesse und – falls vorhanden – in die ERP-Software des Unternehmens integriert sein muss.

Warenwirtschaftssystem oder ERP-System – worin besteht der Unterschied?

Manche setzen ein Warenwirtschaftssystem mit einem ERP-System gleich. Das ist jedoch nicht korrekt. Tatsächlich kann das WWS ein Teilmodul eines unternehmensweiten ERP-Systems sein. Während sich die Warenwirtschaft mit den Warenströmen befasst, bildet ein komplettes ERP-System aber auch andere Prozesse im Unternehmen ab.

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning, das heißt, für die Planung aller Ressourcen im Unternehmen. Dagegen bildet das WWS Prozesse rund um die physische Material- und Bestandsverwaltung ab. Das ist besonders im (Online)-Handel, im Handwerk und in Produktionsbetrieben wichtig. Dienstleistungsunternehmen kommen oft ohne ein Warenwirtschaftssystem aus, aber sie benötigen trotzdem ein ERP-System für ihre Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung und so weiter.

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Was sind die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems?

Ein Warenwirtschaftssystem beantwortet Fragen aus dem Bereich der Bestandsverwaltung, zum Beispiel:

  • Wie viel ist von Produkt x noch vorrätig?
  • In welchem Lager und auf welchem Regalplatz lagert es?
  • Wie viel davon haben wir in welchem Zeitraum gebraucht?
  • Ist der Meldebestand erreicht? Muss nachbestellt werden?
  • Wie hoch muss unser Bestand sein, um just in time liefern zu können?
  • Wie ist die Umschlagshäufigkeit der Produkte? Welche sind „Renner“, welche sind „Penner“?
  • Welche Konditionen und Lieferbedingungen bietet Lieferant Y im Vergleich zu Lieferant Z?
  • Mit welchem Versender arbeiten wir im Raum München zusammen?

Das WWS bildet die Prozesse zwischen Lieferanten, Lagerwirtschaft und Kunden ab. Dazu gehören Disposition, Logistik, Abrechnung, Bestellwesen und Materialplanung. Es unterstützt die Funktionen Beschaffung, Inventarisierung, Onlineshop, Inventur, Retourenabwicklung und Faktura, das heißt den Belegfluss von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Wie ist ein WWS aufgebaut?

Eine der zentralen Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems ist es, Stamm- und Bewegungsdaten aus den Bereichen Einkauf und Wareneingang, Verkauf und Warenausgang sowie der Lagerhaltung zu speichern. Dies bestimmt auch den Aufbau eines Tools für die Steuerung der Warenwirtschaft:

  • Stammdaten

Zu den Stammdaten gehören unter anderem Grunddaten über Lieferanten, Produkte, Kunden, Versandpartner, Einkaufs- und Verkaufspreise, Rabattstaffeln und so weiter.

  • Bewegungsdaten

Bewegungsdaten sind die Daten, die im Rahmen der betrieblichen Prozesse entstehen, zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Mengen, Informationen zum Kaufverhalten, Lagerbestände, Zu- und Abgänge, Reklamationen, Retouren.

Die 5 Komponenten eines Warenwirtschaftssystems

Ein WWS ist rund um fünf Funktionen aufgebaut:

  1. Einkauf, mit Angebotsverwaltung, Bestellungen, Disposition und Reklamation
  2. Verkauf, mit Vertriebsplanung, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Retouren, Vertriebskanälen
  3. Wareneingang, mit Warenanlieferung, Warenannahme, Warenkontrolle und Rechnungsprüfung
  4. Warenausgang, mit Kommissionierung, Warenausgang, Versand- und Logistik-Abwicklung
  5. Lagerwirtschaft, mit Warenauszeichnung, Bestandsführung, Lagerverwaltung und Inventurabwicklung

Warenwirtschaft – mit oder ohne System: Welche Ziele erreichen Sie mit einem WWS?

Ein Warenwirtschaftssystem hilft Ihnen, stets genug Material auf Lager vorrätig zu haben, um unterbrechungsfrei produzieren zu können, oder – falls Sie (Online-)Händler sind – immer ausreichend Ware zu haben, um die Kundennachfrage schnell zu befriedigen.

Andererseits möchten Sie auch nicht zu viele Waren und Materialien am Lager haben, denn das steigert die Lagerkosten und das Risiko, Ladenhüter auf Halde zu legen. Da Ihr Warenwirtschaftssystem Ihnen eine passgenaue Bedarfssteuerung ermöglicht, minimieren Sie diese Kosten und Risiken.

Darüber hinaus hilft ein WWS bei der Automatisierung und Beschleunigung von Prozessen rund um Warenbewegungen. Sie sind besser informiert und können zum Beispiel stark nachgefragte Artikel und Ladenhüter jederzeit identifizieren.

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Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem?

Dank digitaler Bestandsverwaltung wissen Sie in Echtzeit, wann und wo welche Materialien und Waren lagern. Das WWS ermöglicht eine Vernetzung von Bestellwesen, Auftragsabwicklung, Logistik und Rechnungsstellung. Ist es gut in Ihre Software-Umgebung integriert, können Sie es auch mit anderen ERP-Komponenten bis hin zu PPS-Systemen verbinden. Auf jeden Fall sparen Sie mit einem WWS Zeit und Kosten durch die Automatisierung von Lagerprozessen, Auftragsabwicklung, Belegwesen, Nachbestellungen und die Anbindung von Logistikpartnern.

Die wichtigsten Vorteile eines WWS

  • Effizientere Prozesse dank Automatisierung
  • Steigerung der Prozessqualität
  • Termintreue → dadurch mehr Kundenzufriedenheit
  • Echtzeit-Reporting unterstützt Entscheidungen im Einkauf und Produktpalette
  • Schnellere Auftragsabwicklung
  • Einbindung in betriebliche (ERP)-Prozesse wie Faktura, Anlagenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung
  • Anbindung von Logistikpartnern möglich → dadurch noch mehr Effizienz und Prozessqualität

Warenwirtschaft: Welche Arten von Systemen gibt es?

Mit der Zeit haben sich unterschiedliche Formen von WWS herausgebildet: geschlossene, integrierte und offene Warenwirtschaftssysteme.

  • Geschlossenes WWS

In einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem werden alle Vorgänge in einem einzigen System abgebildet: Einkauf und Wareneingang, Verkauf und Warenausgang, sowie Lagerbestandsführung und Service.

  • Integriertes WWS

Im integrierten WWS ist das System an sich geschlossen, aber über Schnittstellen an bestimmte externe Systeme angebunden. Mit diesen tauscht es auch Daten aus. Beispiele hierfür sind Integrationen mit Banken und Zahlungsdienstleistern sowie mit standardisierten Shopsystemen, etwa von Amazon oder eBay.

  • Offenes WWS

Die „Offenheit“ bezieht sich hier auf Schnittstellen, sogenannte API. Ein offenes WWS lässt sich über Schnittstellen mit den Softwarelösungen anderer Anbieter verknüpfen. Da die meisten Unternehmen bereits Softwaresysteme einsetzen, ist das eine sehr sinnvolle Option: Sie können ein Warenwirtschaftssystem auf diese Weise Ihren Anforderungen anpassen und so in Ihre Softwareprozesse einbetten, dass eine nahtlose IT-Umgebung entsteht. Der Vorteil:  Sie bekommen in funktioneller Hinsicht das Beste aus mehreren „Welten“.

Welche Erweiterungen für ein Warenwirtschaftssystem sind möglich?

Ein offenes WWS ermöglicht viele sinnvolle Erweiterungen. Durch Integration in die Unternehmens-IT kann das Warenwirtschaftssystem weitere Aufgaben lösen. So lassen sich die betrieblichen Prozesse noch besser steuern und analysieren.

Folgende Erweiterungen für ein WWS sind besonders nützlich:

  • Finanzbuchhaltung
  • Offene-Posten-Verwaltung
  • Mobile Funktionen
  • Kassensysteme
  • Shopsysteme
  • Onlinebanking und Zahlungsdienstleister

Dazu kommen unter Umständen noch:

  • Anlagenbuchhaltung
  • Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme (PPS)
  • HR-Software

Bei einem offenen WWS ist es am einfachsten, Schnittstellen zu ERP-Softwaremodulen zu programmieren. Das macht diese Systeme so flexibel. Sie lassen sich in eine vorhandene Software-Infrastruktur integrieren und die Vernetzung mit dieser bringt viele zusätzliche Vorteile. Zum Beispiel noch bessere Analysen für die Unternehmenssteuerung und die durchgängige Standardisierung und Automatisierung von Prozessen. Als Unternehmen können Sie die besten Lösungen miteinander kombinieren, indem Sie sie über Schnittstellen anbinden.

Warenwirtschaft mit System: Welche Vorteile und Nachteile gibt es?

Kurz gefasst existieren drei Varianten von Warenwirtschaftssystemen: Standardsoftware, Branchensoftware und Individuallösungen.

  • Standardsoftware ist als fertiges Produkt erhältlich und meist flexibel konfigurierbar; sie ist in aller Regel das Ergebnis langjähriger Best-Practice-Erfahrung und wird vom Anbieter gepflegt, gewartet und weiterentwickelt. Sie ist schnell verfügbar und relativ günstig.
  • Branchensoftware ist ebenfalls bis zu einem gewissen Grad standardisiert. Sie wird jedoch für die Anforderungen einer bestimmten Branche programmiert und konfiguriert. So gibt es beispielsweise Software für Onlineshops oder für verschiedene Arten von Einzelhandelsbetrieben.
  • Eine Individuallösung wird speziell für Ihr Unternehmen programmiert. Das lohnt sich in der Regel nur, wenn Ihr Unternehmen sehr groß oder sehr speziell ist. Ihre IT-Techniker müssen dann auch die Wartung, Weiterentwicklung und Konformität mit einschlägigen Regulierungen gewährleisten.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) übernimmt zahlreiche Aufgaben in Handels- und Produktionsbetrieben. Es unterstützt bei der Steuerung der Warenströme, der Lagerverwaltung sowie allen Prozessen rund um den Einkauf, den Wareneingang, den Verkauf und den Warenausgang.

Darüber hinaus hilft ein WWS, die betrieblichen Prozesse zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Es beschleunigt und vereinfacht die Inventur und liefert Auswertungen und Statistiken für die Unternehmensführung. All dies senkt die Kosten und trägt zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Warenwirtschaft für Onlinehandel - Fit in 6 Schritten
ERP & Finance

Warenwirtschaft für Onlinehandel - Fit in 6 Schritten

Immer mehr Unternehmen planen, ihre Produkte und Dienstleistungen über das Internet zu verkaufen. Bevor es mit dem Onlinevertrieb richtig losgehen kann, müssen jedoch die Stammdaten und Prozesse im Warenwirtschaftssystem analysiert und gegebenenfalls angepasst werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Warenwirtschaft für den Onlinehandel fit machen.

5 Min. Lesezeit

Viele Unternehmen haben in ihrem Warenwirtschaftssystem keine speziell für den Onlinevertrieb optimierten Stammdaten und Prozesse angelegt. Grund hierfür ist meist, dass bislang weder ein eigener Onlineshop noch die Nutzung von Marktplätzen wie Ebay oder Amazon zur Vertriebsstrategie gehören. Stattdessen ist die Warenwirtschaft für die Aufgabenbereiche Lagerwirtschaft, Rechnungsstellung und Buchhaltung eingerichtet. Plant das Unternehmen dann den Vertrieb über das Internet, müssen die Stammdaten analysiert und Prozesse gegebenenfalls angepasst werden.

Für wen ist dieser Blogbeitrag interessant?

  • Für Unternehmen mit bestehender Warenwirtschaftssoftware
  • ohne angebundenen Onlineshop und/oder Marktplatz

Mithilfe dieses Beitrags können Sie sich einen ersten Überblick über das Thema verschaffen. Zusätzlich finden Sie hier eine Auswahl guter Argumente, warum eine Warenwirtschaft für Onlineshops jede Menge Vorteile bietet. Die tatsächlich notwendigen Maßnahmen, um eine Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, lassen sich nicht pauschal beschreiben, da jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse und Anforderungen hat.

Schritt 1: Festlegen, was der Onlineshop leisten soll

Dieser Schritt ist elementar wichtig: Legen Sie zu Anfang fest, was Ihr Onlineshop leisten soll. Machen Sie sich ein Bild von den Anforderungen.

  • Ermitteln Sie zum Beispiel, ob ein B2C-, ein B2B-Onlineshop oder gar eine Mischform im Internet bestehen soll.
  • Möchten Sie Marktplätze bedienen?
  • Welche Artikel wollen Sie in welcher Anzahl in den Onlinekatalog aufnehmen?
  • Wie viele Besucher erwarten Sie täglich?

All dies sind wichtige Kriterien, die das Grundgerüst und das technische Fundament Ihres Onlineshops legen.

Praxistipp:

Legen Sie den Rahmen und die Anforderungen fest, bevor Sie sich an Dienstleister (wie eine E-Commerce-Agentur) wenden. Verschaffen Sie sich vorab einen Marktüberblick über mögliche Shopsoftware und formulieren Sie Ihre Anforderungen. Anschließend können Sie den bzw. die dazu passenden Dienstleister zielgerichtet auswählen.

Warenwirtschaft für Onlinehandel: Drei Tipps zur Lösungsauswahl

  1. Achten Sie bei der Warenwirtschaftslösung – neben fest integrierten Schnittstellen zu bestimmten Onlineshops und Markplätzen – deshalb unbedingt auf allgemeine Schnittstellen. Diese können in Form von Import- und Export-Schnittstellen oder einer programmierbaren Schnittstelle (API) vorhanden sein, mit der sich auch komplexe Vorhaben umsetzen lassen.
  2. Achten Sie deshalb darauf, dass auch programmierbare API-Schnittstellen angeboten werden. Nur so können beliebige Automatisierungen nach den eigenen Wünschen realisiert und auch eher exotische Verkaufskanäle bedient werden. Programmierbare Schnittstellen bringen Zukunftssicherheit.
  3. Schauen Sie darüber hinaus auf die Funktionen der Warenwirtschaft für Onlinehandel. Diese müssen zu den Anforderungen im Onlinevertrieb passen. Beispielsweise sollte es möglich sein, Paketdienste und Speditionen einzubinden sowie Artikelbilder im System zu hinterlegen.

Worauf ist bei Schnittstellen-Software zu achten?

In manchen Warenwirtschaftssystemen sind standardisierte Shop-Schnittstellen entweder bereits integriert oder über Drittanbieter bzw. Partnerunternehmen erhältlich. Dies ermöglicht für die allermeisten Synchronisationsaufgaben einen preiswerten Datenabgleich zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft. Bei vielen Warenwirtschaftssystemen und ebenso vielen Shopsystemen auf dem Markt ist jedoch keine standardmäßige Wawi-Schnittstelle verfügbar, die genau diese beiden Systeme verbindet. Und auch wenn eine Standardschnittstelle vorhanden ist, enthält diese nicht immer den benötigten Funktionsumfang.

Wegen des unterschiedlichen Funktionsumfangs von Programmen der Software-Kategorie „Schnittstelle“ sollten Unternehmen bei der Softwareauswahl aber berücksichtigen, welchen Bedarf sie haben und welche Daten mit der Lösung zwischen den Systemen synchronisiert werden können. Dies trifft insbesondere auf Firmen zu, die neben den Bestellungen auch Artikeldaten und Kundendaten zwischen Warenwirtschaftssystem und Shop austauschen möchten.

Ein vollständiger Produktdatenabgleich zwischen Wawi und Onlineshop rentiert sich in der Regel nur dann, wenn laufend Änderungen am Artikelstamm zu erwarten sind. In vielen Fällen genügt bereits ein Teilabgleich (z. B. der Preise), um eine Arbeitserleichterung zu erzielen.

Wann lohnt sich eine Individualprogrammierung?

Greifen Sie ruhig zu einer Standard-Schnittstellensoftware, sofern sie verfügbar ist. Allerdings ist es wichtig, die Funktionsweise anhand der eigenen Anforderungen genau zu prüfen. Es gibt bei der Interpretation des Begriffs „Shop-Schnittstelle“ nämlich großen Spielraum. Da die meisten Anbieter eine Demo-Version bereitstellen, ist ein Funktions-Check meist problemlos möglich.

Eine individuelle Programmierung lohnt sich hingegen immer dann, wenn ein gewisser Umsatz mit dem Onlineshop erzielt wird und wenn es viele komplexe Synchronisationsaufgaben zu bewältigen gilt, für die es keine standardisierte Shop-Schnittstelle gibt. Weil bei einer Individualprogrammierung meistens eine größere Investition als bei einer Standardsoftware zu tätigen ist, empfiehlt es sich, die zu erwartenden Kosten in Relation zum (geplanten) Umsatz zu setzen.

Schritt 2: Geschäftsmodell auf typische Stolpersteine prüfen

Es gibt eine Reihe typischer Stolpersteine, die beim Einsatz eines Onlineshops in Verbindung mit einer Warenwirtschaft im Weg liegen können. Vor einigen kann dieser Artikel Sie möglicherweise bewahren.

Zuschläge für Zahlungsarten vermeiden

Fast alle Zahlungsanbieter (wie PayPal, heidelpay, PAYONE, paydirekt usw.) erheben Gebühren für die Zahlungsabwicklung. Nun liegt der Gedanke nahe, diese Kosten an die Kunden weiterzureichen. Dies ist schon aus rechtlichen Gründen heikel und bietet viel Raum für Rechtsverletzungen. Verzichten Sie wenn möglich auf Zuschläge für Zahlungsarten oder suchen Sie sich sachkundige Beratung.

Bestellbestätigungen versenden

Es ist nicht nur im Interesse eines professionellen Auftritts sinnvoll, sondern auch aus Kundenservice-Gründen zu empfehlen: Versenden Sie über das Shopsystem unmittelbar nach jeder Bestellung eine Bestellbestätigung per E-Mail. In dieser muss alles Notwendige enthalten sein, beispielsweise die Widerrufsbelehrung und die AGB.

Die gute Nachricht: Die meisten Shopsysteme unterstützen dies standardmäßig, da es sich auch um eine gesetzliche Anforderung handelt.

Artikel mit kleinen Lagerbeständen im Verkauf

Wenn Sie sowohl online als auch offline im Ladengeschäft mit Artikeln in kleiner Lagerstückzahl handeln, besteht das Risiko von Überverkäufen.

Die meisten Onlineshops haben keinen direkten Zugriff auf die echten Lagerbestände der Warenwirtschaft. Stattdessen werden sie in gewissen Zeitabständen abgeglichen, um die Performance des Shops nicht zu beeinträchtigen.

Wenn der Lagerbestand beispielsweise alle fünf Minuten an den Onlineshop übertragen wird und zwei Kunden innerhalb dieses Zeitfensters denselben Artikel sowohl im Ladengeschäft als auch im Onlineshop kaufen, geht zwangsläufig ein Kunde leer aus. Hierfür gibt es verschiedene Lösungsansätze, die im Blogartikel Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Onlineshop und Wawi detailliert beschrieben sind.

Praxistipp:

Wenn Sie das Risiko von Überverkäufen als gering einschätzen und hier keinen akuten Handlungsbedarf sehen, ignorieren Sie es. Dies kann insbesondere dann, wenn die Wiederbeschaffungszeit für die betroffenen Artikel kurz ist, empfehlenswert sein und erleichtert die Synchronisierung der Bestände.

PreisAbweichung zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft

Manchmal kann es vorkommen, dass im Onlineshop ein günstigerer Preis angeboten wird, als in der Warenwirtschaft hinterlegt wurde. Dies ist oft auf Anwenderfehler zurückzuführen und muss berücksichtigt werden.

Praxistipp:

Versenden Sie immer nur eine Bestellbestätigung automatisch – und die Auftragsbestätigung erst nach Prüfung. Denn erst nach dem Versand der Auftragsbestätigung wird die Bestellung bindend. Diese Vorgehensweise verschafft Ihnen die Möglichkeit, Preise und Bestände zuvor zu prüfen.

B2B-Geschäftsmodell im B2C-Shopsystem

Die meisten Shopsysteme sind für das B2C-Geschäft ausgelegt. Wenn Sie zusätzlich B2B-Verkäufe abwickeln möchten, ist eine genaue Prüfung der Funktionen erforderlich. Oft meint man, das perfekte Shopsystem gefunden zu haben.

Im späteren Projektverlauf stellt sich dann jedoch häufig heraus, dass klassische B2B-Anforderungen wie kundenindividuelle Preise abgebildet werden müssen. Wenn das Shopsystem dafür nicht ausgelegt ist, kann dies ein K.-o.-Kriterium für das gesamte Projekt sein.

Praxistipp:

Wenn Sie, statt mit individuellen Preisen, mit Preislisten (z. B. Endkundenpreise und Händlerpreise) arbeiten, können Sie bei den meisten Shopsystemen Kundengruppen bilden. Diesen Kundengruppen weisen Sie dann jeweils eine Preisliste zu. Dadurch haben Sie eine größere Auswahl an Shopsystemen und müssen nicht ständig die Preise abgleichen.

Schritt 3: Prozesse für Abwicklung der Bestellungen planen

Hand aufs Herz: Wie gut kennen Sie Ihre Prozesse für den Belegfluss, Lagerabgleich und Bestellabschluss im Unternehmen? Wie klar und eindeutig sind diese Prozesse definiert? Was bedeutet das für Bestellungen aus dem Onlineshop?

Um die Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, empfiehlt es sich, die betroffenen Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Klarheit ist hier von Vorteil. Außerdem sollten die Offline- und Onlineprozesse möglichst innerhalb der Warenwirtschaft konsolidiert sein. So müssen die daran beteiligten Personen nicht mehrere Bereiche beherrschen.

Beispiel: Ein typischer Prozess für die Abwicklung einer Bestellung

  1. Der Kunde bestellt bei Ihnen online oder offline.
  2. Es entsteht ein Belegdokument in der Warenwirtschaft (z. B. durch Import aus dem Onlineshop oder durch manuelle Eingabe).
  3. Die Bestellung wird geprüft (Lagerbestände, Preise, Zahlungseingang).
  4. Es wird eine Auftragsbestätigung an den Kunden versendet.
  5. Dann wird der Lieferschein erstellt und die Bestellung an die Logistik übergeben.
  6. Die Logistik verpackt und versendet die Bestellung. Dabei werden ein Sendungsetikett erstellt und der Lieferschein (manchmal auch schon die Rechnung) beigelegt.
  7. Es erfolgt eine Versandbes

Schritt 4: Automatisierungsbedarf ermitteln

Der Onlinehandel bietet ein enormes Potenzial zur Automatisierung und Digitalisierung des gesamten Bestellprozesses. Denn die Kunden erfassen ihre Daten und den Warenkorb selbst. Zudem liegen die erforderlichen zusätzlichen Stammdaten in der Warenwirtschaft bereits vor. Im Bestellprozess eines Onlineshops bleibt somit nur noch die Versandabwicklung (Picken und Verpacken der Ware) als manuelle Tätigkeit übrig.

Daher ist es für die meisten Unternehmen sinnvoll, die Erstellung von Onlinebestellungen als Bestellbeleg in der Warenwirtschaft zu automatisieren. Dies kann in der Regel durch einen Import erledigt werden und lohnt sich bereits bei einem geringen Bestellvolumen, da es personelle Kapazitäten freisetzt, die Erfassungszeit reduziert und Fehler vermeidet.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Bereiche, in denen großes Automatisierungspotenzial liegt:

  • Artikel- und Preispflege (Wawi zum Onlineshop)
  • Lagerbestände übertragen (Wawi zum Onlineshop)
  • Kundenadressen aktualisieren (Wawi zum Onlineshop)
  • Zahlungseingänge verbuchen (vom Zahlungsanbieter an die Fibu)
  • Und noch vieles mehr

Planen Sie daher am besten im Vorfeld, wo sich die Automatisierung für Ihr Unternehmen lohnt.

Schritt 5: Stammdaten im Warenwirtschaftssystem pflegen

Durch die vorherige Bestimmung des Automatisierungsbedarfs lässt sich ableiten, welche Stammdaten in der Warenwirtschaft (Wawi) eingepflegt werden müssen, damit diese für den Onlinehandel gerüstet ist.

Wenn beispielsweise Artikel automatisch von der Wawi an den Onlineshop übertragen werden sollen, müssen in der Regel auch Bilder sowie SEO-relevante Texte wie Meta-Beschreibungen und Meta-Titel hinterlegt werden.

Darüber hinaus genügen einfache Beschreibungstexte im Onlineshop nicht mehr, wenn diese zuvor nur für die Darstellung auf Dokumenten wie Lieferscheinen oder Rechnungen optimiert waren.

Die Einrichtung eines Onlineshops ist außerdem eine gute Gelegenheit, den eigenen Kundenstamm zu bereinigen. Über die E-Mail-Adresse haben Sie beispielsweise ein Kriterium, mit dem sich Onlinekunden mit Bestandskunden abgleichen lassen, um doppelte Kundennummern zu verhindern. Daher ist es hilfreich, bei Bestandskunden eine E-Mail-Adresse und bei Firmenkunden die Namen der Einkäuferinnen und Einkäufer zu hinterlegen.

Schritt 6: Einsatz einer Shop-Schnittstellen-Software

Nachdem Sie die vorigen Schritte absolviert haben, ist Ihre Warenwirtschaft nun fast fit für den Onlinehandel. Es fehlt nur noch der Einsatz einer geeigneten Schnittstellensoftware, damit die bisherigen Maßnahmen Früchte tragen. Man kann bei Shop-Schnittstellen zwischen zwei Varianten unterscheiden.

Schnittstellen-Variante: Middleware

Bei der Middleware handelt es sich um eine eigenständige Software, die zwischen der Shopsoftware und der Warenwirtschaftssoftware implementiert wird. Solche Shop-Schnittstellen werden überwiegend eingesetzt.

Sie sorgen über die Datentransformation (sinngemäß: durch „Übersetzung“ und Vermittlung) von Daten dafür, dass beispielsweise Bestellungen im richtigen Format in die Warenwirtschaft importiert werden oder Artikeldaten aus der Wawi im richtigen Format an den Onlineshop übertragen werden.

Middleware-Schnittstellen sind für viele Szenarien als Standardsoftware verfügbar. Häufig werden sie auch als Individualprogrammierung angeboten.

Schnittstellen-Variante: Integrationslösung

Bei der Integrationslösung handelt es sich um keine Schnittstelle im eigentlichen Sinne, sondern um eine direkte Integration beider Softwaresysteme miteinander. Es handelt sich dabei sowohl beim Onlineshop als auch bei der Warenwirtschaft praktisch um dasselbe System. Eine derart tiefe Integration ist nur dann möglich, wenn beide Systeme die gleichen oder ähnliche Datenstrukturen aufweisen. Dies ist meist nur bei wenigen All-In-One ERP-Systemen (als Software-as-a-Service in der Cloud) oder sehr großen ERP-Lösungen mit eigens integriertem Onlineshop der Fall.

Vorteil der Integrationslösung: Es brauchen keine Daten über zusätzliche Schnittstellen miteinander ausgetauscht und keine Kennzeichen (wie Zahlungsarten) für das jeweils andere System „übersetzt“ zu werden.

Praxistipp:

In der Praxis kommt man nur selten um den Einsatz von Middleware als Schnittstellen-Software herum. Allerdings kann mit heutigen Techniken wie APIs (Programmierschnittstellen) aufseiten der Onlineshops auch bei modernen Warenwirtschaftssystemen ein Zustand erreicht werden, der einer Integrationslösung sehr nahekommt, aber trotzdem die Vorteile eigenständiger Systeme bietet.

Warenwirtschaft für den Onlinehandel: Die Vorteile

Viele Onlinehändler verkaufen ihre Waren nicht nur über ihren Onlineshop, sondern auch über Marktplätze wie Ebay oder Amazon. Und nicht wenige betreiben zusätzlich ein stationäres Ladengeschäft. Um hier den Überblick zu behalten und möglichst geringen händischen Aufwand zu haben, ist es wichtig, die Auftragsabwicklung zu zentralisieren. Dazu ist eine Warenwirtschaft für Onlineshops bestens geeignet.

Warum es ohne zentrale Auftragsabwicklung nicht geht

Wer kein zentrales System zur Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft einsetzt, muss mit erheblichen Problemen rechnen: Es werden keine fortlaufenden Rechnungsnummern in den Verkaufskanälen erzeugt, die Bestände sind nicht aktuell, und es kann sogar zu Fehlbeständen im Lager kommen. Dies hinterlässt in der Kommunikation mit den Kunden ein uneinheitliches Bild und wirkt unprofessionell. Darüber hinaus sind die Prozesse für jeden Verkaufskanal unterschiedlich und damit in der Regel viel zu aufwendig in der Handhabung.

Eine Warenwirtschaftssoftware bildet neben den Online-Verkaufskanälen auch die Auftragsabwicklungsprozesse im Direktvertrieb und – falls vorhanden – im Ladengeschäft ab. In aller Regel erreicht man so eine bessere Effizienz, da man weniger Daten redundant pflegen muss.

Neben den bereits genannten Punkten gibt es weitere Argumente, die für eine zentrale Auftragsabwicklung und den Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware sprechen:

Zentrale Datenhaltung

Diese ist dringend zu empfehlen, sobald Unternehmen ihre Waren über mehrere Kanäle im sogenannten Multi-Channel-Vertrieb verkaufen. In der Praxis lässt sich grob zwischen den folgenden Channels unterscheiden:

  • Direktvertrieb (Telefon, Außendienst)
  • Filiale/Ladengeschäft
  • Eigener Onlineshop
  • Marktplatz (wie Ebay, Amazon usw.)

Einheitliche Produktdaten für Direktvertrieb, Onlineshop und Marktplätze

Ohne eine zentrale Datenhaltung müssen die Produktdaten für jeden Verkaufskanal separat bereitgestellt (eingegeben) werden. Dies kann äußerst mühsam sein. Aber, selbst wenn man diesen Aufwand auf sich nimmt: Spätestens bei sehr variablen Produktdaten überschreitet man schnell die Grenze zur Unwirtschaftlichkeit.

Beim Einsatz einer Warenwirtschaft für Onlineshops lassen sich dagegen viele Produktdaten automatisch synchronisieren und zentral verwalten. Das gilt typischerweise für die folgenden Daten:

  • Artikelnummer
  • Bezeichnung
  • Texte
  • Übersetzungen
  • Bilder
  • Preise (mit Staffeln)
  • Kategorie-Zuordnungen

Und je nach Onlineshop-System auch:

  • Varianten (wie Größen, Farben)
  • Ressourcen (Downloads)
  • Cross-Selling-Artikel-Zuordnungen
  • Filterbare Eigenschaften

Zentrale Bestellabwicklung (Fulfillment)

Im Warenwirtschaftssystem werden sämtliche Aufträge aus allen Verkaufskanälen gesammelt, um sie zentral abzuwickeln. Beim Einsatz einer Warenwirtschaft für den Onlinehandel braucht nicht jeder Verkaufskanal einzeln betreut zu werden. Die zentrale Bestellabwicklung beschleunigt und vereinfacht die Prozesse, weil die Mitarbeiter nicht mehr verschiedene Anwendungen parallel bedienen müssen. Das bedeutet auch geringeren Schulungs- und Personalbedarf.

Ein Warenwirtschaftssystem versetzt die Benutzer außerdem in die Lage, die Verfügbarkeit von bestellten Produkten unter Berücksichtigung von Reservierungen zu prüfen. So wird nicht mehr Ware ausgeliefert, als tatsächlich verfügbar ist. Dies minimiert das Risiko von Überverkäufen.

In der Buchhaltung ist es wichtig, Rechnungen mit fortlaufenden Nummern zu versehen. Dies ist nur dann möglich, wenn sie zentral erstellt werden.

Für die Bestellabwicklung braucht es im Versandhandel schließlich noch den Versand. Die Übergabe der Adressdaten an Paketdienste oder Speditionen ist in vielen Warenwirtschaftslösungen bereits eingebaut. Paketaufkleber können dann sofort gedruckt und Retouren verwaltet werden.

Lagerbestände Shop- und Plattform-übergreifend synchronisieren

Der Lagerbestand zählt  zu den Daten, die sich bei bestandsgeführter Ware am häufigsten ändern. Diese Änderungen über verschiedene Verkaufskanäle hinweg laufend zu synchronisieren, ist manuell kaum zu bewältigen.

Da in der Warenwirtschaft alle Aufträge zusammenlaufen, zählt das System den Lagerbestand stets mit. Dadurch ist in der Warenwirtschaftssoftware der verfügbare Bestand vorhanden und kann an die Onlineshops und Marktplätze ausgespielt werden. Dies verringert das Risiko von Überverkäufen oder verpassten Umsätzen aufgrund von vermeintlich ausverkauften Produkten, die tatsächlich aber noch verfügbar sind.

Wareneinkauf für alle Verkaufskanäle konsolidieren

Wenn bereits alle Verkäufe im Warenwirtschaftssystem erfasst sind, lassen sich auch die Einkäufe darüber steuern. Das System kennt den Bedarf, möglicherweise auch Schwellenwerte wie die Mindestbestände – und kann daraufhin Bestellvorschläge machen. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht somit auch bei Wareneinkauf und Beschaffung Zeitersparnis.

Einbindung von Finanzbuchhaltung und Steuerberater

Um den Prozess abzurunden, können Warenwirtschaftssysteme in der Regel Software zur Finanzbuchhaltung einbinden. Daraus ergeben sich zwei wesentliche Vorteile:

  1. Für Verkaufsrechnungen und Gutschriften (Retouren) lassen sich automatisch Buchungen erzeugen.
  2. Bestellungen mit offenen Zahlungen (insbesondere Vorkasse) behält man mit einer Offene-Posten-Verwaltung übersichtlich im Blick und kann sie nach dem Zahlungseingang für den Versand freigeben.

Auswertungen und Statistiken

Zu einer Multi-Channel-Lösung gehört natürlich auch das Thema Auswertungen. Shopsysteme und Marktplätze bieten hierfür zwar eigene Funktionen – richtig interessant werden Auswertungen und Statistiken aber erst dann, wenn sie sich über die verschiedenen Verkaufskanäle zusammenfassen lassen. Mit einer Warenwirtschaft für Onlineshops ist das möglich. Beispielsweise lässt sich kinderleicht eine Übersicht über alle Verkäufe anzeigen. Ebenso einfach ist es möglich, Einkäufe zu planen oder die Umsätze der Absatzkanäle miteinander zu vergleichen. Solche vorbereiteten Berichte kann man dann auf Knopfdruck immer wieder mit stets aktuellen Daten erstellen.

Fazit

In diesem Artikel wurden sechs Schritte vorgestellt, um die Warenwirtschaft für den Onlinehandel fit zu machen. Zudem wurden alle wichtigen Vorteile einer Warenwirtschaft für Onlineshops erläutert. Der Artikel zeigt auf, dass trotz aller technischen Voraussetzungen und Verfügbarkeit von Schnittstellen, Shopsystemen und Warenwirtschaftssystemen eine Reihe von Maßnahmen und Planungen rund um die individuellen Geschäftsmodelle zu erledigen sind. Diese spiegeln sich dann auch direkt in der Wawi wider und müssen bei jeder Form der Automatisierung bedacht werden. Die wichtigste Aufgabe bleibt daher, die individuell notwendigen Maßnahmen zu ermitteln und die Software und die Prozesse für das jeweilige Unternehmen anzupassen.

Gesetzliche Änderungen 2022: Sechs wichtige Neuerungen für Unternehmen
Recht & Compliance

Gesetzliche Änderungen 2022: Sechs wichtige Neuerungen für Unternehmen

Das Jahr 2022 bringt für viele Betriebe Neuerungen mit sich – und das nicht nur im Bereich der Entgeltabrechnung. Hier eine kleine Auswahl wichtiger Änderungen 2022, die Unternehmer kennen sollten.

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Neues Jahr, neue Regeln: Arbeitgeber kennen das Spiel bereits aus dem Bereich der Lohnabrechnung. Doch auch abseits der Entgeltabrechnung gibt es diesmal eine Reihe von Neuerungen für Unternehmen. Dieser Beitrag nennt sechs gesetzliche Änderungen 2022, die zwar kein Schlagzeilen-Potenzial haben, aber dennoch viele Betriebe betreffen.

E-Rechnungspflicht in weiteren Bundesländern

Bereits seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die Aufträge von öffentlichen Stellen des Bundes oder des Bundeslands Bremen erfüllen, für die Abrechnung ihrer Leistungen eine E-Rechnung erstellen und übermitteln. Seit Jahresbeginn 2022 gilt diese E-Rechnungspflicht auch in den folgenden Bundesländern:

Baden-Württemberg

Unternehmen, die Leistungen für Behörden des Landes oder andere öffentliche Auftraggeber (z. B. Hochschulen oder Kommunen) erbringen, müssen ihre Rechnungen nun digital beim Zentralen Rechnungseingang (ZRE) Baden-Württemberg einreichen. Dies kann per Hochladen oder E-Mail geschehen. Die Rechnungen müssen elektronisch in einem strukturierten XML-Format vorliegen. Eine Bilddatei reicht nicht aus, ein PDF-Dokument nur dann, wenn es mindestens die Spezifikation ZUGFeRD 2.0 erfüllt. Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Rechnungen für Beträge bis 1.000 Euro netto, geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Rechnungen an die Kommunalverwaltung.

Serviceportal Baden-Württemberg

Hamburg

Die Vertragspartner öffentlicher Auftraggeber des Bundeslands Hamburg sind seit dem 1. Januar 2022 verpflichtet, ihre Rechnungen im Standardformat XRechnung zu übermitteln. Dies gilt in der Regel ab einem Nettobetrag von 1.000 Euro bei Warenlieferungen und Leistungen sowie ab 3.000 Euro bei Bauleistungen. Zulässige Versandkanäle sind PEPPOL, das E-Rechnungsportal und der Rechnungsversand per E-Mail.

Mehr zur E-Rechnungspflicht in Hamburg

Saarland

Im Saarland sind Unternehmen seit dem 1. Januar 2022 von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn sie Aufträge für öffentliche Auftraggeber ausführen und wenn der Auftraggeber am zentralen E-Rechnungseingang teilnimmt. Die Rechnungen sind im strukturierten XRechnung-Format entweder über den E-Rechnungseingang des Landes Rheinland-Pfalz hochzuladen oder als E-Mail-Anhang an die Funktionsadresse ZRE-RLP@poststelle.rlp.de zu versenden. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen für Beträge bis 1.000 Euro netto sowie die Rechnungsstellung bei Bar- und Sofortzahlungen (unabhängig vom Rechnungsbetrag).

Informationsportal des Saarlands

Ende der Nichtbeanstandungsregelung für Registrierkassen

Zu den wichtigen Änderungen 2022 zählt das Auslaufen der sogenannten Nichtbeanstandungsregelung für alte Registrierkassen (vgl. Artikel 97 § 30 Abs. 3 EGAO).

Elektronische Registrierkassen, die im Zeitraum vom 26. November 2010 bis zum 31. Dezember 2019 gekauft wurden und nicht mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufgerüstet werden können, dürfen demzufolge nur noch bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden.

Betroffene Unternehmer sollten daher unbedingt im Laufe dieses Jahres eine TSE-fähige Kasse einführen und diese spätestens ab 1. Januar 2023 einsetzen. Wer ab 2023 weiterhin seine alte Kasse verwendet, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro.

Änderungen bei den Meldungen zur Intrahandelsstatistik

Neuerungen gibt es 2022 auch bei der Intrahandelsstatistik. Diese verpflichtet Unternehmen, für den innergemeinschaftlichen Warenverkehr statistische Meldungen abzugeben, sogenannte Intrastat-Meldungen. Seit dem 1. Januar 2022 gelten hierfür neue Vorgaben:

  • Unter anderem ist ab dem Berichtsmonat Januar 2022 eine geänderte Nummerierung der in den Intrastat-Meldungen verwendeten Geschäftsarten („Art des Geschäfts“, kurz: AdG) zu beachten. Auch hat sich in einigen Bereichen die genaue Definition der Geschäftsarten geändert.
  • Bei Versendungen aus Deutschland müssen nun Ursprungsangaben in Form einer Ländercodierung gemeldet werden. Bis Ende 2021 war die Ursprungsangabe nur bei Verbringungen nach Deutschland vorgeschrieben.
  • Des Weiteren muss bei Versendungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) des Warenempfängers gemeldet werden.
  • Ebenfalls neu ist, dass nun pro unterschiedlichem Empfänger und unterschiedlichem Ursprungsland der Waren eigene Meldungen notwendig sind. Warenbewegungen dürfen nur noch zusammengefasst werden, wenn alle Länderangaben (Bundesland, Bestimmungs-/Versendungsland, Ursprungsland), die Geschäftsart, der Verkehrszweig und die Warennummer (bei Versendung: Umsatzsteuer-ID des Warenempfängers) übereinstimmen.

Über die Details der veränderten Berichtspflichten informiert das Statistische Bundesamt in einem Änderungsleitfaden.

Zusätzliche Rücknahmepflichten für den Handel durch neues ElektroG

Das Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG) erlegt Herstellern und Vertreibern von Elektrogeräten seit 2005 verschiedene Rücknahme- und Informationspflichten auf. Per Novelle vom Mai 2021 wurde das ElektroG in mehreren Punkten nachgeschärft bzw. erweitert. Beispielsweise werden ab dem 1. Juli 2022 auch Lebensmittelhändler (z. B. Supermärkte und Discounter) mit einer Gesamtverkaufsfläche von mindestens 800 Quadratmetern verpflichtet sein, alte Elektrogeräte kostenlos zurücknehmen, soweit sie regelmäßig Neugeräte anbieten.

Neu ist auch die Pflicht für Onlinehändler, ihren Kunden beim Verkauf bestimmter Elektrogeräte (z. B. Kühlschränke, Fernsehgeräte, Waschmaschinen) die Möglichkeit einzuräumen, ein entsprechendes Altgerät direkt und kostenlos über den ausliefernden Logistikdienstleister zurückzugeben.

Darüber hinaus verpflichtet das novellierte ElektroG rücknahmepflichtige Händler, verstärkt über die Rückgabemöglichkeiten zu informieren.

Weitere Informationen zu den Änderungen durchs ElektroG

Erweiterte Pfandpflicht und weitere Änderungen für die Gastronomie

Eine der wichtigen Änderungen 2022 für Handel und Gastronomie ist die seit dem 1. Januar 2022 geltende Pfandpflicht für Getränke in Dosen oder Einwegkunststoffflaschen mit einem Volumen von bis zu drei Litern. Die erweiterte Pfandpflicht beseitigt viele Ausnahmen, die bis Ende 2021 für Spirituosen, Wein und mehrere Nischenprodukte galten.

Bereits im Umlauf befindliche pfandfreie Verpackungen dürfen in der ersten Jahreshälfte 2022 aber noch eingeschränkt verkauft werden. Ab 2024 wird die Pfandpflicht auch Milchgetränke in Plastikflaschen betreffen.

Darüber hinaus müssen sich Imbissbetreiber, Lieferdienste und andere Gastronomiebetriebe, die „Essen-to-go“ anbieten, auf weitere Neuerungen einstellen. Ab 2023 müssen sie nämlich Kunden, die Speisen mitnehmen oder bestellen, Mehrwegbehälter für den Transport zur Verfügung stellen.

Sehr kleine Betriebe mit maximal fünf Beschäftigten und Verkaufsfläche von höchstens 80 Quadratmetern (z. B. Imbissbuden, Kioske) werden die Speisen ausnahmsweise auch in mitgebrachte Behälter abfüllen dürfen.

Verbot für leichte Plastiktüten im Handel

Einzelhändler dürfen seit Anfang Januar 2022 keine leichten Plastiktüten mit einer Wandstärke zwischen 15 und 50 Mikrometern an Kunden ausgeben. Bei Verstößen gegen das Verbot drohen Bußgelder. Die sogenannten Knotenbeutel für den Transport von Gemüse oder Obst dürfen jedoch weiterhin angeboten werden. Voraussetzung ist, dass die Wandstärke dieser Plastikbeutel den Grenzwert von 15 Mikrometern nicht überschreitet.