Warenwirtschaft

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) laufen die Prozesse der Warenwirtschaft oft nicht reibungslos. Hauptursache ist in der Regel die mangelnde Softwareunterstützung. So fehlen aktuelle Informationen über Lagerbestände und es kommt immer wieder zu Mehrfacherfassungen, die zu inkonsistenten Daten führen. Mitarbeiter außerhalb des Büros sind zudem oft nicht an die Systeme angebunden. Das Ergebnis ist eine mangelnde Transparenz über den Auftragsstatus und die Fehlerquellen.

Viele Unternehmen möchten diese Probleme angehen, stehen dabei jedoch vor der anspruchsvollen Aufgabe der Auswahl einer passenden Warenwirtschaftssoftware. Das Ziel besteht darin, eine Lösung zu finden, die aktuelle Herausforderungen löst und zudem zukunftsfähig, skalierbar und erweiterbar ist.

Ein Whitepaper von Suiteify zeigt, worauf es bei der Auswahl von Warenwirtschaftssoftware wirklich ankommt.

Rahmenbedingungen für die Auswahl von Warenwirtschaftssoftware abstecken

Bevor man ein Warenwirtschaftssystem auswählen kann, ist es wichtig, die Rahmenbedingungen des Softwareeinsatzes zu klären. Dabei sind unter anderem die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

• Gegenwärtige Schwachstellen und Probleme in den Prozessen
• Bisheriger Grad der Digitalisierung im Betrieb
• Aktuelle IT-Landschaft
• Netzabdeckung und Internet-Bandbreite am Standort
• Grundsatzentscheidung: Cloud versus lokale Software-Installation

Kriterien für die Auswahl von Warenwirtschaftssoftware definieren

Im nächsten Schritt geht es darum, einen Kriterienkatalog für die Auswahl einer Warenwirtschaftssoftware zu erstellen, schreiben die Whitepaper-Autoren. Mögliche Kriterien sind zum Beispiel:

• Compliance: Erfüllt das Warenwirtschaftssystem die rechtlichen Anforderungen, etwa von DSGVO und GoBD?
• Schnittstellen: Wie offen ist die Warenwirtschaftssoftware für die Verknüpfung mit anderen internen und externen Anwendungen, beispielsweise von Lieferanten und Logistikpartnern?
• Zuverlässigkeit des Software-Dienstleisters: Wie vertrauenswürdig sind der Hersteller und seine Implementierungspartner?

Warenwirtschaftssystem auswählen

Nachdem die prozessualen Schwachstellen ermittelt, die Ziele definiert und die Anforderungen an die Warenwirtschaftssoftware (Lastenheft) festgelegt worden sind, geht es an die Auswahl einer Lösung.

Das Whitepaper nennt die acht wesentlichen Schritte und gibt darüber hinaus Tipps zur Vorgehensweise. Beispielsweise empfehlen die Autoren möglichst frühzeitig die Mitarbeitenden, die mit der neuen Lösung arbeiten werden, in den Prozess einzubeziehen. Wenn sich dann noch die Mitarbeitenden des Softwareunternehmens als fähige Berater und Prozessoptimierer erweisen, stehe einem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt nichts mehr im Wege.

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Lange Laufwege, Fehler bei der Kommissionierung und ungenaue Excel-basierte Bestandsdaten kosten Zeit und Geld. Zudem erschweren sie effizientes Arbeiten im Lager. Gerade im Zeitalter der Digitalisierung wächst der Wunsch, diese Hürden zu überwinden und Lagerprozesse zu optimieren.

Doch die Installation neuer Software allein reicht nicht aus. Eine effiziente Lagerhaltung erfordert eine ganzheitliche Neuausrichtung – von der Lagerstruktur über die Abläufe bis hin zur digitalen Lagerverwaltung.

1. Schwachstellen in der Lagerhaltung erkennen

Analysieren Sie Ihre aktuelle Lagerstruktur und Lagerprozesse genau, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. Identifizieren Sie Schwachstellen und verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Artikelstruktur.

Nutzen Sie dabei Methoden wie die ABC-Analyse, um Ihre Artikel nach Zugriffshäufigkeit zu kategorisieren. Berücksichtigen Sie außerdem Anforderungen wie Chargenpflicht, Seriennummern oder Gefahrstoffe.

Binden Sie Ihre Lagermitarbeiter aktiv in die Analyse ein, denn sie kennen die Abläufe aus erster Hand und können wertvolle Hinweise auf Prozesslücken geben. So schaffen Sie die Basis für eine gezielte Lageroptimierung.

2. Lager optimieren – Strukturen neu gestalten

Nachdem Sie die Schwachstellen erkannt haben, können Sie mit der praktischen Lageroptimierung beginnen:

• Prüfen Sie, ob Sie neue Regale, Fördertechnik oder eine geeignete Lagerverwaltungssoftware benötigen.
• Wählen Sie eine Software mit Scan- und Erfassungslösungen, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen. Achten Sie dabei auf Anwenderfreundlichkeit und Praxisnähe.
• Gestalten Sie Ihre Lagerbereiche (z. B. Kleinteile-, Kommissions- oder Palettenlager) effizient. Lagern Sie schnell drehende Artikel vorne, trennen Sie Kleinteile und sortieren Sie veraltete Bestände aus.

Eine digitale Lagererfassung sorgt für Transparenz und ermöglicht eine präzise Bestandsführung in Echtzeit.

3. Lagerbestände optimieren – Kapitalbindung reduzieren

Ein hoher Lagerbestand bindet Kapital und verursacht Kosten. Gleichzeitig dürfen fehlende Artikel den Versand nicht verzögern.

Nutzen Sie deshalb Ihr Warenwirtschaftssystem (WWS), um optimale Mindestbestände und Bestellvorschläge zu ermitteln. Durch die Integration von WWS und Lagerverwaltungssoftware erhalten Sie eine Echtzeitübersicht über Ihre Bestände und können schnell nachbestellen. So senken Sie Ihre Lagerkosten und erhöhen Ihre Lieferfähigkeit.

4. Prozesse digitalisieren – Arbeitsabläufe effizient gestalten

Eine wirklich effiziente Lagerhaltung basiert auf digitalen Prozessen. Vermeiden Sie Medienbrüche, indem Sie Ihre Systeme vernetzen, und automatisieren Sie wiederkehrende Arbeitsschritte.

Digitale Unterstützung stellt sicher, dass alle Lagerdaten jederzeit aktuell sind und für Mitarbeitende zugänglich bleiben – selbst wenn Schlüsselpersonen fehlen.

So verbessern Sie die Prozesssicherheit, reduzieren Fehlerquellen und schaffen mehr Transparenz im gesamten Lager.

5. Schritt für Schritt zur Lagerhaltung 4.0

Die Industrie 4.0 eröffnet vielfältige Möglichkeiten für eine moderne Lagerverwaltung. Sie müssen nicht sofort vollautomatisieren. Bereits kleine, gezielte Digitalisierungsmaßnahmen können Ihre Lagerlogistik deutlich verbessern.

Denken Sie langfristig und prüfen Sie Förderprogramme zur Digitalisierung, um Ihr Projekt wirtschaftlich umzusetzen. Eine Übersicht aktueller Programme finden Sie in der Förderdatenbank des BMWK. So entwickeln Sie Ihre Lagerhaltung Schritt für Schritt hin zu einer zukunftssicheren Lösung.

Viele mittelständische Betriebe setzen im Bereich der Auftragsabwicklung digitale Lösungen ein.Dabei handelt es sich jedoch oft um Programme, die bestimmte Funktionen ausführen, aber keine Prozesse abbilden. Mit Office-Anwendungen wie Excel oder Word werden beispielsweise Listen und Auswertungen erstellt, deren Daten häufig nicht aktuell sind.

Wird eine Warenwirtschaftslösung eingesetzt, unterstützt diese meist nur die Abläufe im Büro, während die Werkhalle, das Lager und der Außendienst digital abgehängt sind. All dies beeinträchtigt die Auftragsabwicklung und somit die Fähigkeit, Kunden zufriedenzustellen. Abhilfe schafft hier eine gezielte Digitalisierung der Warenwirtschaft.

Auftragsabwicklung durch Digitalisierung der Warenwirtschaft optimieren

Durch digitale Vernetzung können KMU die Teilprozesse ihrer Auftragsabwicklung miteinander verbinden und einen durchgängigen Datenfluss schaffen. Das schreiben die Autoren eines neuen Whitepapers von Suiteify. Auf Basis einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware lasse sich ein effizientes System einrichten, das einen höheren Durchsatz und bessere Übersicht ermögliche.

Als wesentliche Vorzüge einer Digitalisierung der Warenwirtschaft nennt das Whitepaper unter anderem:

• Kostensenkung durch verbesserte Prozesse
• Produktivitätssteigerung durch Automatisierung, wo immer diese sinnvoll ist
• Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Auftragsabwicklung
• Bessere Steuerungs- und Reaktionsmöglichkeiten anhand von Kennzahlen

Messbare Ziele für die Digitalisierung der Warenwirtschaft definieren

Das Whitepaper enthält zudem Anregungen und Tipps, die Unternehmern dabei helfen, sich konkrete und messbare Ziele für die Digitalisierung ihrer Warenwirtschaft zu setzen. Anstatt zu sagen: „Wir wollen bessere Qualität liefern“, sollte man sich beispielsweise vornehmen: „Wir wollen den Ausschuss bei der Fertigung bis zum 30. Oktober 2019 um 30 Prozent reduzieren.“

Da sich die Ziele einer Digitalisierung der Warenwirtschaft von Betrieb zu Betrieb erheblich unterscheiden können, empfehlen die Autoren des Whitepapers, zuerst eine schonungslose Schwachstellenanalyse durchzuführen. Wo liegen die Herausforderungen des Unternehmens? Liegen die Probleme bei den Lieferungen? Häufige Reklamationen? Redundante Arbeiten? Oder eine schlechte Bestandsführung?

Nach dieser Bestandsaufnahme gilt es, aus der Analyse der Schwachstellen eine Prioritätenliste mit messbaren Zielen abzuleiten. Eine Priorisierung ist wichtig, da man nicht alles zugleich anpacken kann. Deshalb empfiehlt es sich, einen Stufenplan aufzustellen und sich zuerst die größten Herausforderungen vorzunehmen.

In der Regel kann der Geschäftsbetrieb dann nahezu ungestört weiterlaufen, während die Warenwirtschaftsprozesse Schritt für Schritt digitalisiert werden.

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Immer mehr Unternehmen setzen auf Onlineshops, um ihre Produkte zu verkaufen. Entscheidend für den Erfolg ist dabei die Verbindung zwischen Shopsystem und Warenwirtschaft (Wawi). Nur wenn ein Shopsystem mit Wawi richtig integriert ist, können Artikelstammdaten, Bestände und Bestellungen effizient ausgetauscht werden.

Eine gelungene Wawi-Integration spart Zeit, reduziert Fehler und optimiert die Prozesse im E-Commerce. Dies setzt voraus, dass in den zu verbindenden Systemen bestimmte Funktionen zur Verfügung stehen. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Szenario für ein Shop-Schnittstellen-Projekt

Definieren wie zuerst ein Beispielszenario, das geradezu typisch für ein Shop-Schnittstellen-Projekt ist: In unserem Beispiel wird ein Basisumfang an Artikeldaten aus der Warenwirtschaft an den Onlineshop übermittelt. Die Artikelattribute ändern sich häufig. Zusätzlich werden Bestellungen aus dem Onlineshop in die Warenwirtschaft übernommen. Dabei werden Kunden angelegt oder aktualisiert.

Artikeldaten

Bevor ein Unternehmen einen Onlineshop einführt, speichert es in der Warenwirtschaftssoftware vorwiegend abrechnungsrelevante Daten sowie Informationen zur Lagerhaltung. Das reicht für die Daten-Befüllung eines Onlineshops aber nicht aus. Wenn man sich dafür entscheidet, Artikel aus der Warenwirtschaft an den Onlineshop zu übermitteln, müssen daher im Warenwirtschaftssystem zusätzliche Daten gespeichert werden. Hierzu gehören unter anderem:

• Metadaten (Beschreibung, Titel)
• Bilder
• Detaillierte HTML-Beschreibungstexte mit Formatierungen
• Gesetzliche Pflichtangaben (etwa bei Lebensmitteln)
• Kategoriezuordnungen
• Artikeleigenschaften (zur effektiven Filterung)
• Varianten (beispielsweise zur Farben- und Größenauswahl)

Weil die oben genannten Angaben sich von den Abrechnungsdaten signifikant unterscheiden, beziehen die meisten Unternehmen die Artikeldaten des Onlineshops nicht vollständig aus der Warenwirtschaft. Stattdessen pflegen sie die für den Onlineverkauf spezifischen Artikelattribute direkt im Onlineshop. Nur Attribute, die sich häufig ändern, werden zwischen beiden Systemen synchronisiert. In unserem Szenario werden deshalb keine kompletten Artikel übermittelt, sondern nur die Preis- und Bestandsänderungen. Das spart eine Menge Zeit bei der Datenpflege und Migration ein.

Bestellungen

Zu einer reibungslosen Abwicklung von Onlinebestellungen gehört deren Import in das Warenwirtschaftssystem. Dazu werden die Bestellungen regelmäßig (z. B. stündlich) aus dem Onlineshop „abgeholt“ und in die Warenwirtschaft importiert. Eine Onlinebestellung enthält üblicherweise die folgenden Daten:

• Kundendaten
• Liefer- und Rechnungsadresse
• Bestellstatus (zum Beispiel: offen, in Bearbeitung, versendet)
• Bestellpositionen

Beim Import der Daten ordnet die Shop-Schnittstelle Debitorennummern zu, ergänzt Kunden bzw. legt neue Kunden an und prüft Bestellpositionen. Zum Schluss wird der Beleg erstellt. Ab hier übernimmt die Warenwirtschaft die Kontrolle und reserviert gegebenenfalls bereits die bestellten Artikel, damit es nicht zu Überverkäufen kommt. Auch die E-Mail-Kommunikation über die Versandbestätigung bis hin zur Rechnung erfolgt dann üblicherweise direkt aus der Warenwirtschaft, weil hier alle Verkäufe aus unterschiedlichen Kanälen zusammenlaufen.

Was ein Onlineshop können sollte

Für die reibungslose Kommunikation zwischen Warenwirtschaftssystem und Online-Shop braucht es einige Funktionen im Shop. Moderne Shop-Systeme bieten für diesen Zweck Schnittstellen zum Datenaustausch an: Zum einen gibt es Dateischnittstellen für den Import und Export von beispielweise CSV- oder XML-Dateien, zum anderen werden Programmierschnittstellen angeboten (API – Application Programming Interface). Diese sogenannten APIs sind vorrangig dafür gemacht, dass Maschinen miteinander kommunizieren.

Für eine möglichst gute Integration der Systeme sollte im Schnittstellen-Projekt auf APIs zurückgegriffen werden. Eine dateibasierte Schnittstelle ermöglicht nämlich keine vollständige Automatisierung und ist zumindest für eine direkte Kommunikation zwischen zwei Softwaresystemen weniger gut geeignet. Für das oben beschriebene Szenario sollte der Online-Shop also eine API-Schnittstelle anbieten, die folgende Funktionen enthält:

• Bestellungen (lesen)
• Bestellpositionen (lesen)
• Kundendaten (lesen)
• Liefer- und Rechnungsadresse (lesen)
• Bestellstatus (lesen und schreiben)
• Artikelpreise (lesen und schreiben)
• Artikelbestände (lesen und schreiben)

Was die Warenwirtschaftssoftware können sollte

Um eine Onlinebestellung reibungslos in die Warenwirtschaftssoftware zu bekommen und Artikeldaten zu lesen, bieten die Hersteller von Onlineshop-Systemen unterschiedliche Lösungen an.

Integration

Von einer Integration spricht man, wenn die Warenwirtschaft Onlineshops so einbindet, dass fast kein Unterschied zwischen online und offline feststellbar ist. Eine solche Integration ist meist zwar schnell eingerichtet, aber nicht sonderlich flexibel. Grund hierfür ist, dass tiefe Integrationen oft nur für bestimmte Shop-Systeme oder für Eigenentwicklungen der Wawi-Hersteller angeboten werden – entsprechend unflexibel sind sie, wenn der Kunde individuelle Wünsche umsetzen bzw. ein anderes Shop-System nutzen möchte.

Allgemeine Schnittstelle

Eine allgemeine Schnittstelle bietet den Vorteil, dass sich hierüber viele verschiedene Daten mit der Warenwirtschaft austauschen lassen. Als Zuspieler sind nicht nur Onlineshops möglich, sondern auch andere Quellen, wie EDI-Prozesse oder Kassensysteme. Daher setzen die meisten Anbieter von Warenwirtschaftssystemen auf allgemeine Schnittstellen. Diese können wie beim Onlineshop in Form einer Datei-Schnittstelle daherkommen – besser jedoch als API-Schnittstelle, weil das eine nahtlose Verbindung ermöglicht.

Zwischen der allgemeinen Schnittstelle der Warenwirtschaft und der Schnittstelle des Onlineshops kommt zusätzlich eine sogenannte Middleware-Software zum Einsatz, die die Verbindung zwischen den Systemen herstellt. Diese kann sowohl eine Standardsoftware sein (Shop-Schnittstelle) als auch individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. Viele professionelle Onlinehändler setzen auf eine solche Lösung.

Was die Finanzbuchhaltung können sollte

Der Finanzbuchhaltung kommt im Zusammenhang mit einem Onlineshop keine derart zentrale Rolle wie der Warenwirtschaft zu. Daher sind die Anforderungen an die Schnittstellentechnologie grundsätzlich nicht so hoch. Dennoch sollte natürlich auch die Finanzbuchhaltung Schnittstellen haben, um Daten zu lesen und zu schreiben (z. B. mittels Datei- oder API-Schnittstelle). Die wichtigsten Funktionen zur Automatisierung sind hier:

• Schnittstellen für den Import von Kontoauszügen der Zahlungsanbieter (wie PayPal, KLARNA oder paydirekt)
• Automatischer Zahlungsausgleich mit Zahlungsanbietern (Offene-Posten-Ausgleich)

Beispiele für geeignete Shopsysteme

Im Folgenden schauen wir uns einige beliebte Shop-Systeme hinsichtlich ihrer Möglichkeiten zur Anbindung an die Warenwirtschaft an.

Hinweis: Bei der Auswahl wurde lediglich darauf geachtet, wie gut sich die Systeme in die bestehende IT-Umgebung integrieren lassen. Der übrige Funktionsumfang wird nicht beurteilt. Eine Bewertung oder Empfehlung stellt dies in keiner Weise dar.

Shopware

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzen: Magento 2, WooCommerce, Gambio GX3)

Bei Shopware – wie auch bei Magento 2, WooCommerce und Gambio GX3 – handelt es sich um Shop-Software, die typischerweise selbst betrieben wird (auf dem eigenen bzw. auf gemieteten Servern). Diese Systeme bieten standardmäßig eine API zur Kommunikation mit Warenwirtschaftssystemen an und lassen sich dadurch gut integrieren.

OXID eSales

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzt: xt:Commerce)

Bei Lösungen wie OXID eSales handelt es sich ebenfalls um Shop-Software, die man selbst betreiben kann. Der wesentliche Unterschied zu den oben genannten Shop-Systemen besteht darin, dass im Standardfunktionsumfang von OXID eSales keine API-Schnittstelle enthalten ist. Man nutzt entweder Dateischnittstellen, greift im Hintergrund direkt auf Datenbanken zu (was nicht zu empfehlen ist), oder man muss die API-Schnittstelle individuell beauftragen (bzw. lizenzieren, falls möglich). In der Praxis führt das zu höherem Abstimmungsaufwand und umfangreicheren Lizenz- und Dienstleistungskosten, die oft in der anfänglichen Planung vernachlässigt werden.

Shopify

(Ähnliche Anbindungsmöglichkeiten besitzen: Lightspeed, ePages – letzteres wird z. B. von 1&1 und Strato eingesetzt)

Bei Systemen wie Shopify handelt es sich um sogenannte Software-as-a-Service-Angebote, die auch als Cloud-Software bezeichnet werden. Sie werden direkt vom Anbieter betrieben und man zahlt in der Regel eine wiederkehrende Nutzungsgebühr (z. B. monatlich). Die Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie in der Regel umfangreiche APIs anbieten und sich dadurch gut integrieren lassen. Manchmal ist die Nutzung der API aufpreispflichtig. Auch kann es sein, dass die Menge der zu übermittelnden Daten begrenzt ist (z. B. maximal zwei Anfragen pro Sekunde).

Marktplätze wie Amazon und Ebay

Marktplätze sind eigenständige Plattformen, auf denen man ohne große Hürden direkt Onlinehandel treiben kann. Im Unterschied zu einem selbst betriebenen Onlineshop hat man aber nur wenig Kontrolle über die Platzierung des eigenen Angebots und über die Präsentation der Artikel. Allerdings hat man sofort „Zugriff“ auf eine große Zahl potenzieller Kunden. Aus Schnittstellen-Sicht können Marktplätze in der Regel gut mit Warenwirtschaften verbunden werden, weil sie API-Schnittstellen anbieten.

Fazit: Shopsystem mit Wawi optimal auswählen

Es gibt auf dem Markt zahlreiche Shop-Systeme, die sich gut in die Warenwirtschaft integrieren lassen. Die hier erwähnten Shop-Systeme stellen nur einen kleinen Ausschnitt des breiten Angebots dar. In diesem Beitrag habe ich beschrieben, welche Funktionen ich für die Wawi-Integration als wichtig erachte. So können Sie die anfänglich oft vernachlässigte Integration in die Warenwirtschaft bereits bei der Auswahl des Shop-Systems berücksichtigen bzw. dies als Anforderung gegenüber der Shop-Agentur anbringen.

Wer ein Shopsystem mit Wawi sucht, darf aber natürlich nicht nur auf die Schnittstellen-Thematik schauen. Weitere wichtige Kriterien kommen bei der Auswahl einer geeigneten Shop-Lösung hinzu. Schließlich kommt es nicht nur darauf an, dass sich das Shopsystem gut in die IT-Landschaft integriert, sondern es sollen damit in erster Linie Verkäufe erzielt werden. Lassen Sie sich deshalb am besten von Ihrer Shop-Agentur beraten, worauf noch zu achten ist.

Die digitale Lagerverwaltung erfreut sich auch bei kleineren Mittelständlern zunehmender Beliebtheit. Doch wann ist der Einsatz eines Lagerverwaltungssystems tatsächlich sinnvoll?

Jürgen Grabowski: Sobald es im Unternehmen ein Lager gibt, kann ein digitales Lagerverwaltungssystem prinzipiell sinnvoll sein. Vor allem dann, wenn man in der Lagerwirtschaft mit Problemen kämpft. Der Leidensdruck sollte immerhin so stark sein, dass eine gewisse Investitionsbereitschaft besteht. Denn, so ehrlich muss man sein, Industrie-Hardware, die notwendige Verkabelung für Netzwerke, Software sowie eigene und fremde Arbeitsleistung kosten Geld – und zwar manchmal gar nicht so wenig.

Ist der Leidensdruck nicht hoch genug und scheut man sich vor den notwendigen Ausgaben, sollte man gar nicht erst damit beginnen, Lagersoftware einzuführen. Ein halbes Lagerverwaltungssystem hilft nicht. Schlimmer noch: Es kann den Ablauf aufblähen und verkomplizieren. Letztlich hängt es also von Art und Umfang der Probleme im Lager ab, ob man eine digitale Lagerverwaltung braucht oder nicht.

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Welche Probleme in der Lagerwirtschaft begegnen Ihnen im Rahmen Ihrer Beratungstätigkeit?

Grabowski: Die Probleme im Lager können vielfältig sein. Das fängt bei einer hohen Fehlerquote in der Kommissionierung an und reicht bis hin zu falschen Lagerbeständen.

Manchmal stellt man bei der Problemanalyse aber fest, dass es sich dabei nur um die Spitze des Eisbergs handelt und dass die Ursache tiefer liegt. Dann landet man schnell bei viel umfangreicheren Themen, wie zum Beispiel einem fehlenden Wissens- und Datenmanagement im Lager.

Denn gerade bei kleinen Mittelständlern sind die wesentlichen und wichtigen Informationen oft im Kopf eines bestimmten Mitarbeiters gesammelt. Fällt diese Schlüsselperson kurzfristig oder für längere Zeit aus, ist guter Rat teuer.

Wie lassen sich solche Probleme lösen?

Grabowski: Ein Lagerverwaltungssystem kann hier erhebliche Verbesserungen bringen. Denn damit können die Lagerbestände verwaltet, Falschlieferungen minimiert und Informationen rund um das Lager global und für jeden zugänglich bereitgestellt werden. Das Ziel ist eine durchgängige digitalisierte Prozesskette, die weniger störanfällig ist und keine Medienbrüche hat.

Sie empfehlen Unternehmen, bei der Digitalisierung der Lagerverwaltung von vornherein professionelle Beratung und Unterstützung in Anspruch zu nehmen – warum?

Grabowski: Eine Lagersoftware zu installieren macht noch keine Digitalisierung. Der Eingriff innerhalb eines solchen Projekts beginnt schon viel früher, nämlich direkt bei den Arbeitsabläufen im Unternehmen. Über Jahre hinweg eingeschliffene und erprobte Prozesse müssen nun auf einmal in Frage gestellt werden, weil andere Prozesse nicht ausreichend anknüpfen können oder die Herangehensweise überholt ist. Diese eingefahrenen Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe müssen zugunsten des Digitalisierungsvorhabens kritisch hinterfragt, aufgebohrt und angepasst werden.

Die Software ist nur das Werkzeug und unterstützt später die digitale Abbildung von angepassten Arbeitsabläufen und Informationsflüssen.

Die Digitalisierung von Lagerprozessen ist also ein aufwendiges Unterfangen, das Zeit und Geld kostet. Umso ärgerlicher ist es, wenn man am Ende feststellt, dass die neuen Prozesse nicht passen und im schlimmsten Fall den Ablauf komplizierter und langsamer machen. Daher ist es sinnvoll, auf die Expertise externer Berater zurückzugreifen und sie rechtzeitig in das Digitalisierungsprojekt einzubeziehen.

Aber was bringen externe Berater mit, das die eigenen IT-Leute im Unternehmen nicht haben?

Grabowski: Externe Berater bringen Erfahrungen aus vorherigen Projekten mit. Zudem können Sie die Prozesse im Unternehmen unvoreingenommen und aus einem ganz anderen Blickwinkel als die Beschäftigten betrachten. Es ist schwer, die Abläufe, in denen man selbst arbeitet und die man vielleicht sogar mitgestaltet hat, neutral zu analysieren, zu verändern oder als obsolet einzustufen. Im Optimalfall bringen die externen Berater auch gleich die passende Software mit, dann erhält man alles aus einer Hand.

Wie läuft ein Einführungsprojekt „digitale Lagerverwaltung“ denn üblicherweise ab?

Grabowski: Ein Digitalisierungsprojekt zur Einführung einer Lagerwirtschaftslösung umfasst in der Regel die fünf Teilschritte Analyse, Konzeption, Testphase, Realisierung und Echtbetrieb.

• Im Zuge einer Analyse geht es für die Berater darum, die vorhandenen Prozesse im Unternehmen zu verstehen. Dabei prüfen sie, inwiefern die Prozesse durch ein digitales Lagerverwaltungssystem sinnvoll unterstützt werden können. Hierzu schaut man sich die Arbeitsabläufe vor Ort an und zerlegt sie in einzelne Arbeitsschritte. Wenn die Probleme erkannt sind und das Ziel definiert wurde, werden die erforderlichen Maßnahmen festgehalten und Arbeitspakete zusammengestellt.
• Sobald feststeht, wohin der Weg führen soll und was dafür zu tun ist, folgt die Konzeption. Die Berater werten die in der Analysephase gesammelten Erkenntnisse aus und bilden sie in digitalen Musterprozessen ab. Die eingesetzte Lagersoftware wird vorkonfiguriert und der Musterprozess mit einem beispielhaft eingerichteten Artikel durchlaufen, bis dieser unter Laborbedingungen fehlerfrei funktioniert.
• Um herauszufinden, ob der Musterprozess auch in der Praxis funktioniert, wird der Ablauf in einer Testphase erprobt. Dazu wird die Lagersoftware im Unternehmen installiert und eingerichtet. Da ein unter Laborbedingungen erstellter Prozess niemals alle in der Praxis vorkommenden Hürden auf Anhieb berücksichtigen kann, rollt man den neuen Ablauf erstmal nur für einen Artikel oder einen Kunden aus. So können Hürden der Praxis gefunden werden, ohne gleich im schlimmsten Fall das ganze Lager lahmzulegen. Während der Testphase werden eventuelle Lücken in der  Software und den Prozessen geschlossen und die Abläufe geschliffen. Dieser Schritt kann insofern unangenehm sein, da man sich von alten Gewohnheiten trennen und sich an neue Abläufe gewöhnen muss.
• Auf die erfolgreich abgeschlossene Testphase folgt die Realisierung. In dieser Phase bereitet das Beratungsunternehmen die Hardware vor und installiert die Lagersoftware auf allen dafür vorgesehenen Arbeitsplätzen. Anschließend wird der digitale Prozess auf alle Artikel bzw. alle Kunden ausgerollt. Dies bedeutet meistens einen vorübergehend erhöhten Datenpflege- und Erfassungsaufwand, bis alle relevanten Datensätze im Unternehmen an die neuen Abläufe angepasst sind.
• Im letzten Schritt wird die digitale Lagerverwaltung vom Testbetrieb auf den Echtbetrieb umgestellt und die alten Arbeitsabläufe durch die neuen abgelöst. Sind die Eingriffe in die Arbeitsabläufe sehr umfangreich, ist auch eine schrittweise Einführung in den Echtbetrieb möglich, zum Beispiel artikel- oder kundenweise.

Seit einigen Jahren verkünden Politik und Branchenverbände unter dem Schlagwort Industrie 4.0 die vierte industrielle Revolution. Wo steht die deutsche Wirtschaft bei der Umsetzung einer digital vernetzten Produktion?

Michael Liecke: Der digitale Wandel hat die deutsche Wirtschaft auf ganzer Breite erfasst. Dabei sind alle Wirtschaftszweige in vergleichbarem Umfang betroffen. Die zeitweilige Engführung der Digitalisierung in der öffentlichen Diskussion auf den Begriff Industrie 4.0 ist damit hinfällig. Aber: Nur etwas mehr als ein Viertel aller Betriebe halten die Digitalisierung in ihrem Unternehmen laut einer DIHK-Umfrage für „voll“ oder „nahezu voll“ entwickelt. Vor allem Daten- und Informationssicherheit, rechtliche Unsicherheiten, eine unzureichende Breitbandanbindung und fehlende Kompetenzen bei den Mitarbeitenden werden als große Hemmnisse für die eigene Digitalisierung gesehen.

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Viele kleine und mittlere Fertigungsbetriebe arbeiten noch ziemlich traditionell, sprich: analog. Warum ist die digitale Vernetzung der Produktion auch für diese Unternehmen wichtig?

Liecke: Die Veränderungen im Rahmen der digitalen Transformation gehen weit über die Organisation von Fertigungsprozessen hinaus. Denn die Digitalisierung verschiebt die Wertschöpfung im produzierenden Gewerbe zugunsten standardisierter IT-Lösungen. Anbieter dieser Lösungen könnten, wie in anderen Sektoren bereits vielfach geschehen, die Industrie von der Schnittstelle zum Kunden verdrängen und damit Wertschöpfung von den Produzenten abziehen.

Traditionsunternehmen der Industrie könnten sich schnell in der Rolle eines leicht austauschbaren Zulieferers wiederfinden, wenn sie nicht in der Lage sind, ihren Kunden passgenaue Smart Services anzubieten.

Aber auch abseits der sogenannten Plattformisierung ist schon heute absehbar, dass Unternehmen sich mit diesem Trend auseinandersetzen und die Potenziale nutzen müssen, um weiterhin am Markt erfolgreich tätig zu bleiben. Insofern ist das ständige Überprüfen neuer Geschäftsmöglichkeiten kein „nice to have“, sondern erfolgskritisch.

Was kommt auf kleine und mittlere Produktionsbetriebe im Zuge der Digitalisierung in der Fertigung zu?

Liecke: Gerade der industrielle Mittelstand steht vor einem hohen Investitionsbedarf in IT-gesteuerte Produktionsmittel und Maschinen – mit unklaren Erwartungshorizonten.

Die IT-Infrastruktur in den vielen kleinen und mittleren Industriebetrieben ist sehr heterogen, und wertschöpfungskettenübergreifend harmonisierte Schnittstellen und Standards sind noch nicht verbreitet.

Dies ist vor dem Hintergrund bedeutsam, dass es Industrie 4.0 ohne umfangreiche Vorarbeiten nicht geben kann. Jene Betriebe also, die den letzten Entwicklungsschritt versäumt haben, können diesen nicht einfach überspringen, sondern stehen vor einer doppelten Herausforderung. Dazu gehört, dass Unternehmen die Frage beantworten, wie sie in einer digitalen Welt ihre geschäftskritischen Informationen vor Verlust oder unerlaubtem Zugriff bewahren können.

Eine weitere Einstiegshürde sind die Investitionskosten. Rund drei Viertel der Befragten in der eingangs erwähnten DIHK-Erhebung sagen, dass diese Kosten gegen die Einführung von Industrie 4.0 in ihrem Unternehmen sprechen. Allerdings lassen sich zahlreiche Industrie- 4.0-Anwendungen zunächst allein mithilfe firmeninterner Prozesse und Werkzeuge bewerkstelligen. Trotzdem ist mittelfristig eine Anpassung der IT-Architekturen an die veränderten Wertschöpfungsprozesse unabdingbar. Diese sollte von Anfang an mitgedacht werden.

Inwieweit wird sich die Digitalisierung in der Fertigung inklusive vernetzter Produktion in Deutschland in den kommenden Jahren etablieren?

Liecke: Hiesige Industriebetriebe haben sich mit ihrem Know-how um industrielle Fertigungsprozesse und Steuerungselektronik weltweit eine gute Wettbewerbsposition erarbeitet.

Deutschland ist mit seinem großen Angebot an erstklassiger Fertigungstechnologie, Fertigungssteuerung und Produktionsplanungssoftware der Ausstatter der ‚Werkstätten der Welt‘. Die hiermit verbundene gute Marktstellung und umfassende Kompetenz prädestiniert deutsche Unternehmen als Anbieter und Entwickler von Industrie 4.0 in der Produktion. Dementsprechend optimistisch fallen Schätzungen über zukünftige Umsatzentwicklungen aus.

Ein Blick in die Zukunft ist aufgrund der überwältigenden Dynamik kaum möglich. Wichtig ist, dass die Rahmenbedingungen am Standort passen, dann werden auch die Unternehmen erfolgreich sein. Dazu gehören eine flächendeckend verfügbare hochleistungsfähige Kommunikationsinfrastruktur, für den Mittelstand gut verfügbare und anwendbare Sicherheitsarchitekturen, gut ausgebildete Fachkräfte und nicht zuletzt ein positives Umfeld für Unternehmensneugründungen. Denn die Erfahrungen aus anderen Branchen, wie Handel oder Logistik, haben gezeigt, dass es fast ausschließlich neue, branchenfremde Unternehmen waren, die Plattformen etabliert und damit die Märkte umgekrempelt haben.