Immer mehr Unternehmen wollen ihre Prozesse digitalisieren, um ortsunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen und Kosten zu senken. Geradezu prädestiniert hierfür – weil leicht digitalisierbar – ist die Rechnungseingangsverarbeitung, kurz: REV.
Was genau ist die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung?
Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung gehört zur modernen Buchhaltung und stellt einen wichtigen Schritt dar auf dem Weg zur Digitalisierung. Sie verringert die Durchlaufzeiten innerhalb der Abteilungen und ist zuverlässiger als die manuelle Bearbeitung. Die digitale Bearbeitung von Rechnungen ist kosteneffizienter als die analoge, da Druck-, Lagerungs- und Recherchekosten wegfallen. Belege versehentlich doppelt einbuchen, falsch abheften oder verlegen, gehört der Vergangenheit an.
Die zusätzliche GoBD-konforme Archivierung aller Rechnungsbelege in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert Unternehmen die Einhaltung der Compliance-Richtlinien, außerdem macht sie Klärfälle bei Betriebsprüfungen vollkommen transparent.
Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern Unternehmen zudem den Rechnungsaustausch. Der Rechnungsempfänger lässt die Daten einfach von einer Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen. Die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber muss ab dem 27. November 2020 in einem strukturierten Format erfolgen, das der europäischen Norm 16931 entspricht – also zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung.
In vielen Firmen wandern Lieferantenrechnungen jedoch nach wie vor zeitaufwendig als Papierkopien von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Bis sie endlich geprüft und zur Zahlung freigegeben worden sind, ist die Skontofrist oft verstrichen. Dabei können auch kleinere Unternehmen durch eine Digitalisierung der Rechnungseingangsverarbeitung schnell und mit wenig Aufwand Kosten einsparen, Zeit gewinnen, ortsunabhängig zusammenarbeiten und ihre CO2-Bilanz verbessern. Dieser Beitrag fasst die wesentlichen Vorzüge der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen zusammen.
1. Zeitersparnis durch kürzere Durchlaufzeiten
Unternehmen können durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) viel Zeit sparen. Während Papierdokumente an mehreren Stellen liegenbleiben, bis sie den Empfänger erreichen – Hauspost, Briefkasten, Postfilialen, Zusteller – landen digitale Rechnungen mit einem Klick im E-Mail-Postfach des Zahlungspflichtigen. Die Software akzeptiert alle Rechnungsformate, wie gescannte Papierrechnungen, per E-Mail oder Download eingegangene PDF-Rechnungen sowie Belege im EDI- oder im ZUGFeRD-Format.
2. Kostenersparnis und Umweltfreundlichkeit
Elektronische Rechnungen sind gleichzeitig günstiger und umweltfreundlicher als herkömmliche Rechnungen, da Papierverbrauch, Druck und umweltschädliches Druckermaterial wegfallen; zudem sinkt der Portobedarf. Diese Kosten sind nicht zu unterschätzen: Laut einer Studie des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover kostet die Verarbeitung einer Papierrechnung im Schnitt zwischen 10 und 12 Euro.
3. Platzsparende und praktische Aufbewahrung
Aufgrund des langen Durchlaufs gehen der oben genannten Studie zufolge 0,5 Prozent der Papierdokumente verloren – das kann bei automatisierten Vorgängen nicht passieren. Alles bleibt gut leserlich, auch eingescannte Thermopapier-Belege. Unternehmen gewinnen außerdem Platz, denn sie brauchen keine Archivstellflächen mehr für Aktenordner und können Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem sicher aufbewahren.
4. Räumliche Flexibilität für Mitarbeitende
Mit der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung können Mitarbeiter standortunabhängig Rechnungen prüfen und freigeben. Ein wichtiger Pluspunkt, denn das Homeoffice wird immer beliebter – und unter besonderen Umständen und Vorschriften sogar notwendig. Auch Geschäftsreisende sehen jederzeit den Bearbeitungsstand – auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone. Sie können Rechnungen mobil prüfen und zur Überweisung freigeben. Die Mitarbeiter inhouse müssen nicht auf die Rückkehr des Freigabeberechtigten warten, sondern bearbeiten den Vorgang einfach weiter.
5. Kostenvorteile durch Skonto-Nutzung
Papiergebundene Prüf- und Freigabeprozesse führen oft zu langen Durchlaufzeiten, Korrekturschleifen und Telefonaten. Damit entstehen in der Finanzbuchhaltung Skonto-Verluste und Mahnungen. Mithilfe einer Software für digitale Rechnungseingangsverarbeitung lassen sich Eingangsrechnungen dagegen schnell prüfen und freigeben. Ein Vier- oder Mehr-Augenprinzip vor Rechnungsfreigabe sorgt dabei für Sicherheit und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
6. Transparenz und Überblick
Wie ist der aktuelle Status der Eingangsrechnungen? Wer hat was, wann, warum, bearbeitet? Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung bietet vollkommene Transparenz und zeigt die Antworten auf all diese Fragen im Überblick. So kann die Finanzbuchhaltung Änderungsschritte nachvollziehen und bei Klärfällen Rücksprache halten. Mit der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung verrichten alle Prozessbeteiligten optimal ihre Aufgaben und gewinnen Zeit für andere Tätigkeiten.
7. Rechtskonforme Aufbewahrung nach GoBD
Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung wird immer in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Im DMS lassen sich digitale Rechnungen nach GoBD-Vorgaben sicher aufbewahren. Das System protokolliert jede Änderung am Ursprungsbeleg. Bei einer Betriebsprüfung können Unternehmen dem Steuerprüfer übersichtliche, lückenlose Unterlagen vorlegen. So müssen Sachbearbeiter nicht lange in Aktenschränken oder E-Mails recherchieren, wenn Fragen zu Vorgängen aufkommen.
Fazit und Ausblick
Noch arbeiten viele KMU mit ausgedruckten Rechnungen. Die manuelle Bearbeitung auf Papier ist aber fehleranfällig und zeitintensiv. Bis zur Freigabe und Zahlung einer mittels Papierkopien geprüften Rechnung vergehen mitunter Wochen. Wer weniger Briefe schreibt und den Verbrauch von Druckermaterial reduziert, spart zudem Kosten und verbessert die CO2-Bilanz.
