Digitalisierung & KI

Glashütte – Wiege der deutschen Uhrmacherkunst

Ein Ort mit Geschichte und Zukunft

Die Stadt Glashütte im sächsischen Osterzgebirge wird nicht umsonst als „Kleine Schweiz“ bezeichnet. Seit über 175 Jahren steht sie für höchste Uhrmacherkunst und Präzision. Mehrere international bekannte Manufakturen sind hier ansässig, darunter eine der bedeutendsten: NOMOS Glashütte.

Das Unternehmen wurde kurz nach der deutschen Wiedervereinigung von Roland Schwertner gegründet und hat sich auf hochwertige mechanische Armbanduhren spezialisiert. Heute sind NOMOS-Zeitmesser weltweit für ihre klare Designsprache, ihre Präzision und ihre hohe Fertigungstiefe bekannt.

NOMOS Glashütte: Handwerk mit hoher Wertschöpfung

Bis zu 95 Prozent Fertigungstiefe in Glashütte

Damit eine Uhr offiziell als „Glashütter Uhr“ bezeichnet werden darf, müssen mindestens 50 Prozent der Wertschöpfung vor Ort erfolgen. NOMOS Glashütte übertrifft diese Vorgabe deutlich, denn die hauseigene Fertigungstiefe liegt bei bis zu 95 Prozent.

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Digitale Transformation als kontinuierlicher Prozess

Offen für neue Technologien

Trotz seiner tief verwurzelten Handwerkstradition zeigt sich NOMOS offen für Innovationen. Die Digitalisierung wird nicht als Bruch mit der Vergangenheit, sondern als konsequente Weiterentwicklung verstanden. Jens Körner: „Digitalisierung ist bei uns ein fortschreitender Prozess – und Suiteify (ehemals HS - Hamburger Software; die Red.) spielt dabei eine zentrale Rolle."

Suiteify: Partner seit der ersten Stunde

Über 30 Jahre Vertrauen und Kontinuität

NOMOS Glashütte ist Anwender der ersten Stunde. Bereits 1992 startete das Unternehmen mit dem Vorgänger der heutigen Warenwirtschaftssoftware Suiteify Commercial classic. Seitdem wurde die Softwarelandschaft kontinuierlich erweitert.

„Wir arbeiten seit über 30 Jahren erfolgreich mit ein und demselben Softwareanbieter zusammen. Im Prinzip können wir über jede Uhr exakt nachvollziehen, wann und wo sie verkauft wurde“, betont Jens Körner.

Heute nutzt NOMOS nahezu das gesamte Suiteify-Lösungsportfolio – von der Finanzbuchhaltung über die Warenwirtschaft bis hin zum Personalwesen.

Durchgängige Prozesse von der Fertigung bis zur Montage

Produktionsplanung (PPS)

NOMOS Glashütte hat auf der Suiteify-Plattform mehrere Datenbanken angelegt. Dabei sind Fertigung und Montage in einer Datenbank zusammengefasst. NOMOS bezeichnet diesen Bereich als PPS-Bereich, der die Produktionsplanung umfasst.

Über eine Schnittstelle senden die Anwender die Fertigungsaufträge aus der Suiteify Commercial classic an die CNC-Bearbeitungszentren. So gelangen die Arbeitspläne samt Stückzahlen, Stücklisten und Steuerungsanweisungen direkt auf die Monitore im Shopfloor oder in gedruckter Form in die Hände der Werker.

Digitale Montageaufträge und Qualitätssicherung

In einem zweiten Schritt stellt das Warenwirtschaftssystem die Montageaufträge bereit. Die Monteure erhalten ihre Pickzettel unmittelbar auf ihr Tablet und können die Teile im Lager konfektionieren.

Über die Software ist jederzeit nachvollziehbar, wie viele Montageaufträge sich gerade im Umlauf befinden. Sobald ein Auftrag erledigt wurde, erhält die Verwaltung über Suiteify Commercial classic eine Rückmeldung und die Daten gehen automatisch an die Qualitätssicherung.

Automatisierte Bestellprozesse im Vertrieb

Vom Händlerportal bis zum Webshop

Der Verkauf erfolgt über eine separate Datenbank. Früher erreichten die Bestellungen NOMOS Glashütte telefonisch oder per Fax. Heute erfolgt dies über ein Händlerportal, über das auch Ersatzteile oder Werbeartikel angefordert werden können.

Via Schnittstelle werden die Bestellungen automatisch an Suiteify Commercial classic übergeben. Einkauf und Verkauf wissen somit jederzeit, welche Produkte konfektioniert und ausgeliefert werden können.

Über eine spezielle Software ist außerdem ein Datenaustausch mit dem Webshop möglich. Hierzu werden die Daten auf einem eigenen Server zwischengelagert. So können Bestellmengen und Lagerbestände miteinander abgeglichen werden.

„Gemeinsam mit dem Suiteify-Support haben wir eine API-Schnittstelle an den Webshop-Server angebunden“, sagt Jens Körner. „Darüber können wir beispielsweise Daten in Echtzeit austauschen, weitere Tools einbinden oder Auswertungen durchführen.“Dokumentenmanagement und papierlose Zukunft

Dokumentenmanagement und papierlose Zukunft

Schritt für Schritt zum digitalen Archiv

Das Suiteify DMS classic (DMS) ist bereits serverseitig installiert und wird aktuell für die digitale Personalakte genutzt. Langfristig sollen alle Unternehmensbereiche folgen.

„Wir wollen alle Daten digital verfügbar machen und weg vom Papier – vor allem, was den Belegfluss anbelangt. Hier nehmen wir aber auch auf unsere Fachhändler Rücksicht. Die sind oftmals noch nicht so weit und greifen lieber auf unsere Händler-Website zurück“, erläutert IT-Leiter Körner.

Individuell angepasst – und dennoch Standard

Erweiterungen ohne Wartungsrisiko

In den vergangenen Jahrzehnten wurden softwareseitig verschiedene Individualanpassungen umgesetzt. Ein Beispiel hierfür ist der Uhrenverleih. „Wird eine Uhr zunächst verliehen, dann wird das bei uns im Belegfluss mit abgebildet“, erläutert der IT-Leiter.

Wichtig dabei ist, dass alle Erweiterungen bei Versionswechseln sauber in den Standard integriert wurden und daher vollständig updatefähig sind.

„Früher hatten wir etliche solcher benutzerdefinierten Felder, vieles wurde aber mit der Zeit in den Anwendungsstandard übernommen. Die Experten von Suiteify sind schon bestrebt, auf die Anforderungen ihrer Kunden zu achten und die Software dementsprechend weiterzuentwickeln“, so Jens Körner.

Fazit: Digitale Transformation und Tradition passen zusammen

NOMOS Glashütte beweist eindrucksvoll, dass sich Digitalisierung und handwerkliche Tradition in einem Manufakturbetrieb nicht ausschließen. Mit seinem langjährigen Partner gelingt es dem Unternehmen, Prozesse effizient zu gestalten, Transparenz zu schaffen und gleichzeitig höchste Qualitätsansprüche zu erfüllen. So bleibt NOMOS Glashütte der Tradition verpflichtet und zugleich am Puls der Zeit.

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Die Digitalisierung verändert die Wirtschaft tiefgreifend: Produktions- und Innovationzyklen werden kürzer, bestehende Märkte umgekrempelt und neue geschaffen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und künftige Absatzmöglichkeiten zu erschließen, benötigen kleine und mittlere Unternehmen effiziente elektronische Geschäftsprozesse mit Datenvernetzung.

In vielen mittelständischen Betrieben mangelt es jedoch an zukunftsfähigen digitalen Systemen: Das Informationsmanagement beispielsweise erfolgt noch mithilfe von Aktenordnern, die Rechnungsstellung ist papiergebunden, und Fertigungsunternehmen organisieren die Produktion mit Tabellenkalkulationsprogrammen.

Dabei haben die meisten Mittelständler Umfragen zufolge längst erkannt, dass elektronische Lösungen wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein System zur Planung und Steuerung der Produktion (PPS) mit Analyse und Vernetzung der Produktionsdaten die Abläufe nachhaltig optimieren.

Dennoch sind viele KMU in Bezug auf die Digitalisierung ihrer betrieblichen Prozesse im Rückstand. Dies hat praktische Gründe: Vor allem kleinere Betriebe verfügen oft nicht über die finanziellen Mittel, um moderne elektronische Systeme anzuschaffen. Zudem haben sie meist keine IT-Abteilung und somit kein entsprechendes Know-how im Haus.

Finanzspritzen für Digitalisierung in KMU

Die Politik möchte die Finanzierungs- und Beratungslücken im Bereich Digitalisierung schließen. Auf Bundes- und Länderebene gibt es mittlerweile zahlreiche Förderprogramme, die KMU bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten finanziell unterstützen.

Die Förderung kann in Form eines Zuschusses oder eines zinsverbilligten Kredits bzw. Darlehens in Kooperation mit Förderbanken erfolgen.

Besonders begehrt sind Zuschüsse, da es sich hierbei um nicht rückzahlbare Zuwendungen handelt – je nach Förderprogramm können Beträge in bis zu fünfstelliger Höhe gewährt werden. Was konkret gefördert wird, hängt von den jeweiligen Programmrichtlinien ab und lässt sich nicht pauschal definieren.

Unübersichtliches Förderangebot

Das richtige Förderprogramm für ein Digitalisierungsvorhaben zu finden, ist angesichts der komplexen Förderlandschaft in Deutschland keine leichte Aufgabe. Auf Bundesebene sind die Möglichkeiten überschaubar:

• Das Programm ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit (KfW) ist im Juli 2025 ausgelaufen und wird durch neue, weiterentwickelte Programme (ERP-Förderkredit Digitalisierung und ERP-Förderkredit Innovation) ersetzt. Diese bieten die drei unterschiedliche Förderstufen (Basis-, LevelUp- und HighEnd-Förderung) mit steigenden Zinsvergünstigungen und Förderzuschüssen.
• Das Förderprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“, das kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Digitalisierung unterstützte, ist zum 31. Dezember 2023 ausgelaufen.
• Zudem gab es bis Ende 2024 das Förderprogramm „go-digital“. Es richtete sich an KMU und Handwerksbetriebe mit weniger als 100 Mitarbeitern und unter 20 Millionen Euro Bilanzsumme, wurde inzwischen jedoch eingestellt.

Auf Länderebene ist das Förderangebot schwerer zu überblicken. Jedes Bundesland hat eigene Förderprogramme, die sich hinsichtlich Schwerpunkt­setzung, Richtlinien und Förderumfang unterscheiden. In einigen Ländern beschränkt sich die Unterstützung auf Zuschüsse zu den Unternehmensberaterkosten bei Digitalisierungsprojekten oder auf Digitalisierungskredite und Darlehen. Andere Länder wiederum bezuschussen auch die Anschaffung von vorhabensspezifischer Hard- und Software. Bei manchen Programmen kommen nur bestimmte Branchen oder besonders innovative Unternehmen in den Genuss einer Förderung. Einen Überblick mit weiterführenden Links gibt der Blogbeitrag Fördermittel für Digitalisierung – diese Programme unterstützen KMU.

Fördermöglichkeiten zur Digitalisierung rechtzeitig prüfen

Fest steht: Es lohnt sich für KMU in jedem Fall, die Fördermöglichkeiten zu prüfen. Besonders in kleineren Betrieben kann ein Zuschuss den entscheidenden Anstoß für die Einführung einer digitalen Lösung geben, die die Effizienz steigert und die Wettbewerbsfähigkeit verbessert. Wichtig: Hat ein Projekt zum Zeitpunkt der Antragsstellung bereits begonnen, ist oft keine Förderung mehr möglich. Außerdem sind die Fördertöpfe nach der öffentlichen Bekanntmachung meist schon innerhalb weniger Wochen leer. Daher gilt es, frühzeitig zu handeln.

Eine gute Informationsquelle zu Förderprogrammen und Finanzhilfen bietet die Förderdatenbank des Bundes. Auf den Internetseiten der einzelnen Programme finden sich detaillierte Informationen und Kontaktadressen. Darüber hinaus informieren Behörden wie das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, aber auch Projektträger und unabhängige Informationsstellen über die verfügbaren Fördermöglichkeiten.

Warum Cloud-Anbieter oft höhere Sicherheit bieten

Cloud-Anbieter investieren enorme Ressourcen in Sicherheitsmaßnahmen – weit mehr, als die meisten mittelständischen Unternehmen allein aufbringen könnten. Sie setzen auf modernste Verschlüsselungstechnologien, mehrstufige Zugriffskontrollen und eine kontinuierliche Systemüberwachung. Ein eigener Stab an Sicherheitsexperten kümmert sich ausschließlich um den Schutz der Kundendaten.

Zusätzlich sorgen regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches dafür, dass bekannte Schwachstellen schnell geschlossen werden. Während in lokalen Systemen Updates manchmal verzögert eingespielt werden, geschieht dies in professionellen Cloud-Umgebungen automatisiert und zuverlässig.

Zertifizierte Sicherheit: Standards und Audits

Ein weiterer Vorteil: Seriöse Cloud-Anbieter müssen strenge Vorgaben erfüllen und lassen sich regelmäßig prüfen. Dazu gehören unter anderem:

• ISO 27001 – internationaler Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme
• BSI C5 – der deutsche Anforderungskatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik speziell für Cloud-Dienstleister
• GDPR/DSGVO-Konformität – Sicherstellung des Datenschutzes nach europäischem Recht
• Diese Zertifizierungen garantieren, dass die Systeme nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch höchsten Anforderungen entsprechen.

Redundanz und Ausfallsicherheit

Während ein lokaler Server bei einem Hardwaredefekt schnell zum Problem wird, speichern Cloud-Anbieter Daten mehrfach und an verschiedenen Standorten. Diese Redundanz sorgt dafür, dass selbst im Fall eines Ausfalls die Daten weiterhin verfügbar bleiben. Moderne Cloud-Infrastrukturen bieten zudem Notfallpläne und automatische Umschaltungen auf Ersatzsysteme – ein Sicherheitsniveau, das lokal nur mit hohem Aufwand erreichbar wäre.

Cloud-Sicherheit durch konsequente Prozesse

Ein großer Teil der Sicherheit ergibt sich nicht allein aus der Technik, sondern aus den Prozessen:

• Rund-um-die-Uhr-Monitoring durch spezialisierte Sicherheitsteams
• Automatisierte Erkennung und Abwehr von Angriffen in Echtzeit
• Zugriffsmanagement, das genau regelt, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf
• Transparenz durch regelmäßige Audits und Berichte
  

Diese Maßnahmen sind in professionellen Cloud-Umgebungen Standard und reduzieren das Risiko von Datenlecks oder Angriffen erheblich.

Fazit: Cloud-Server sind meist sicherer als lokale Systeme

Lokale Server bieten zwar die volle Kontrolle, erfordern aber gleichzeitig hohes Fachwissen und ständige Pflege, um auf dem gleichen Sicherheitsniveau zu bleiben wie moderne Cloud-Dienste. Für die meisten Unternehmen ist es nahezu unmöglich, diese Standards dauerhaft in Eigenregie sicherzustellen.

Cloud-Anbieter hingegen kombinieren Technologie, Expertise, Redundanz und zertifizierte Prozesse – und können dadurch ein Sicherheitsniveau garantieren, das lokale Systeme oft nicht erreichen.

Das bleibt im Kopf: Professionelle Cloud-Server sind in aller Regel sicherer als lokale IT-Systeme – vorausgesetzt, sie werden verantwortungsvoll genutzt und richtig konfiguriert.

Digitale Zeiterfassung direkt von der Baustelle

Mit einer digitalen Lösung erfüllen Mandanten ihre Pflicht zur Arbeitszeiterfassung direkt vor Ort – mobil, intuitiv und rechtssicher. Die erfassten Stunden fließen strukturiert in die Lohnabrechnung ein. Für Kanzleien bedeutet das: weniger Rückfragen, weniger Erfassungsfehler und eine deutlich effizientere Bearbeitung von Arbeitszeiten und Fehlzeiten.

Übermittlung von Stamm- und Bewegungsdaten: Strukturierte Zusammenarbeit

Ein digitales Serviceportal fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Kanzlei, Mandant und Dienstleister. Prozesse wie Ein- und Austritte, Krankmeldungen oder Sofortmeldungen werden standardisiert erfasst und direkt in die Lohnsoftware übernommen. Begleitdokumente wie Verträge oder AU-Bescheinigungen werden automatisch revisionssicher archiviert – jederzeit abrufbar.

Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Komfort und Zeitersparnis

Über ein Mitarbeiterportal haben Mitarbeitende der Mandanten eigenständig Zugriff auf ihre Lohnunterlagen – von Abrechnungen über Lohnsteuerbescheinigungen bis hin zu Urlaubsnachweisen. Rückfragen und manuelles Versenden entfallen, da alle Dokumente digital bereitgestellt werden. Auch persönliche Mitteilungen lassen sich schnell und diskret übermitteln.

So profitieren alle Seiten gleichermaßen: Kanzlei, Mandanten und deren Mitarbeitende.

Digitales Archiv: Revisionssichere Langzeitarchivierung

Ein Online-Archiv ermöglicht die DSGVO-konforme Aufbewahrung lohnrelevanter Dokumente für mindestens zehn Jahre. Die integrierte digitale Personalakte ersetzt die Papierablage vollständig. Steuerberater:innen behalten jederzeit den Überblick und greifen bei Bedarf schnell auf Unterlagen oder Auswertungen zu – ein klarer Effizienzgewinn für jede Kanzlei.

KI-gestützter Lohnassistent: Unterstützung rund um die Uhr

Ein besonders innovativer Baustein ist der KI-gestützte Lohnassistent. Er beantwortet häufige Fragen zur Lohnabrechnung auf Basis einer umfangreichen Wissensdatenbank – rund um die Uhr, auch an Wochenenden und Feiertagen. So wird das Kanzleiteam entlastet und gleichzeitig der Service für Mandanten verbessert.

Zukünftig übernehmen diese Assistenten noch mehr Aufgaben und können perspektivisch große Teile der Lohnabrechnung eigenständig abwickeln – während Sie als Kanzlei die Prozesse steuern, überwachen und gezielt eingreifen.

Fazit: Mehr Effizienz. Weniger Aufwand. Bessere Betreuung

Die Digitalisierung der Lohnabrechnung ist weit mehr als ein technischer Fortschritt. Sie bietet Steuerkanzleien eine echte Chance, Prozesse zu modernisieren, Mandanten effizienter zu betreuen und sich klar vom Wettbewerb abzuheben. Besonders im Baugewerbe bringt die digitale Transformation konkrete Vorteile: weniger Aufwand, mehr Sicherheit und eine spürbare Entlastung für alle Beteiligten.

Warum aktuelle Betriebssysteme so wichtig sind

Eine aktualisierte Software trägt maßgeblich zur IT-Sicherheit bei und hilft Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Vernachlässigte Updates führen hingegen schnell zu Sicherheitslücken. Wer denkt „es läuft ja alles“, geht ein hohes Risiko ein. Ohne Sicherheitsupdates steigt die Wahrscheinlichkeit für Hackerangriffe und Datenverluste deutlich.

Darüber hinaus ist es wichtig, nicht nur das Betriebssystem, sondern auch die eingesetzten Anwendungen im Blick zu behalten. Ein Windows-Update allein reicht nicht aus, wenn beispielsweise ein Browser oder Fachprogramm schon seit Jahren keine Updates mehr erhält.

Windows-Version prüfen – so geht’s

Ob Sie noch ein veraltetes Betriebssystem nutzen, können Sie leicht herausfinden:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Arbeitsplatz“ oder „Dieser PC“.
• Wählen Sie „Eigenschaften“.
• Dort sehen Sie die aktuelle Version Ihres Systems.

So lässt sich schnell feststellen, ob Handlungsbedarf besteht.

Was Software-Anbieter jetzt beachten sollten

Auch Ihr Software-Anbieter ist verpflichtet, Betriebssysteme regelmäßig zu prüfen und anzupassen. Besonders im Zusammenhang mit gesetzlichen Anforderungen – wie der elektronischen Übermittlung von Steuer- und Lohndaten über ELSTER – spielt das eine Rolle.

Sobald Microsoft den Support für eine Betriebssystemversion einstellt, passen auch wichtige Schnittstellen wie die ELSTER-Programmbibliothek (ERiC) ihre Anforderungen an. Das bedeutet: Mit dem nächsten Update könnte Ihre aktuelle Software-Version auf einem veralteten Betriebssystem nicht mehr lauffähig sein.

Daher sollten Software-Anbieter ihre Kunden frühzeitig informieren und beim Umstieg aktiv unterstützen – von der Auswahl bis zur Installation des neuen Systems.

Vorteile von Cloud-Lösungen und automatischen Updates

Wer mit Cloud-Lösungen arbeitet, muss sich um viele dieser technischen Details weniger kümmern. Im Rechenzentrum des Anbieters erfolgen Updates und Anpassungen automatisch. Das bedeutet:

• Höhere Datensicherheit
• Weniger Investitionen in eigene IT-Infrastruktur
• Entlastung durch zentralen Support

Für viele Unternehmen ist die Cloud daher eine zukunftssichere Option, um Software und Betriebssysteme automatisch aktuell zu halten.

Fazit: Zukunftssicher bleiben

Der Blick zurück auf Windows 7 zeigt: Wer den Umstieg verschleppt, riskiert Sicherheitslücken, Softwareprobleme und rechtliche Schwierigkeiten. Unternehmen sollten deshalb proaktiv prüfen, welche Betriebssysteme im Einsatz sind, und rechtzeitig mit dem Software-Anbieter einen Wechsel vorbereiten.

So bleibt die IT nicht nur sicher und funktionsfähig, sondern auch zukunftsfähig – gerade mit Blick auf das nächste große Supportende von Windows 10 im Jahr 2025.

Was sind GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Das bereits 2014 vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichte Schreiben löst die bis dato geltenden Grundsätze GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ab.

Laut Aussage des BMF fassen die GoBD „die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgen für die für die Unternehmen wichtige Rechtsklarheit.“

Kurz zusammengefasst: Die GoBD liefern die rechtlichen Anforderungen an steuerrelevante digitale Unternehmensprozesse.

Neueste Änderungen seit Juli 2025

Mit Wirkung vom 14. Juli 2025 traten Änderungen in Kraft, die für Bauunternehmen relevant sind.
Haufe.de News und Fachwissen. Zu den wichtigsten Neuerungen gehören:

• Bei der Archivierung von E-Rechnungen reicht der strukturierte Teil (z. B. XML-Daten) aus. Der menschenlesbare Teil (z. B. PDF-Form) muss nur dann aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält.
• Es ist nicht mehr verpflichtend, eine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. PDF) aufzubewahren, sofern jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden kann.
• Zahlungsnachweise von Zahlungsdienstleistern müssen nur dann archiviert werden, wenn sie als Buchungsbeleg verwendet werden oder relevant sind zur Abgrenzung zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen.
• Die Anforderungen an den Datenzugriff (insbesondere der mittelbare Zugriff, auch „Z2“) wurden präzisiert: Die Finanzbehörden können verlangen, dass Daten maschinell ausgewertet werden oder in maschinell auswertbaren Formaten bereitstehen.
• Verfahrensdokumentation und Archivierungssysteme sollten so gestaltet sein, dass Formatkonvertierungen zulässig sind, wenn sie verlustfrei sind und dokumentiert sind. OCR-Verfahren und volltextrecherchbare PDFs sind erlaubt, wenn die Originalinformationen erhalten bleiben.
  

Anforderungen in der Bauwirtschaft

Die fortschreitende Digitalisierung der Kernbereiche des Baugewerbes kann nicht nur Arbeitsprozesse vereinfachen, sondern auch die Effizienz eines Unternehmens steigern. Digitales Bauen mit BIM, E-Rechnungen, die digitale Zeiterfassung oder die Digitalisierung der Dokumentenwelt – vom E-Mail-Verkehr bis zur E-Bilanz – machen den kompetenten Umgang mit computergestützten Daten unverzichtbar.

Gerade um die Chancen der Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil nutzen zu können, ist es wichtig, die rechtlichen Anforderungen an digitale Geschäftsprozesse genau zu kennen.

Revisionssicherheit: Was das bedeutet

Unter dem Begriff der Revisionssicherheit lassen sich die zehn zentralen rechtlichen Anforderungen der GoBD an IT-gestützte Geschäftsprozesse zusammenfassen:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Diese Grundsätze gelten für alle digitalen Geschäftsprozesse. Zwar beschränkt sich der Geltungsbereich der GoBD auf steuerrelevante Daten, jedoch ist dieser Begriff weit gefasst und umfasst beispielsweise die Lohnstundenerfassung oder die Dokumentation zur Herleitung eines Auftrags. Auch Daten aus der Geräteabrechnung, die in die Bewertung unfertiger Baustellen einfließen, sind betroffen.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) in der Praxis

Ein gutes DMS unterstützt Bauunternehmen, alle GoBD-Anforderungen zu erfüllen. Es sollte Funktionen bieten wie Rechteverwaltung, Versionskontrolle, automatisierte Fristenüberwachung, sichere Speicherung, Zugriffsprotokolle und die Möglichkeit, strukturierte Datenformate zu verwenden. Nur Software alleine reicht nicht – wichtig ist auch, wie Prozesse im Unternehmen organisiert sind.

Beispiele aus Bauunternehmen

Ein typisches Beispiel sind Zeiterfassung und E-Rechnung. Bei der mobilen Zeiterfassung ist relevant, dass:

• die Datenerfassung korrekt und vollständig erfolgt,
• die Dateien archiviert werden,
• Daten bei Bedarf in die Finanzbuchhaltung überführt werden, ohne Informationsverlust.

Bei E-Rechnungen müssen Unternehmen prüfen, ob sie ein hybrides Format nutzen und ob der PDF-Teil archiviert werden muss. Auch Ausgangsrechnungssysteme sollten so gewählt werden, dass sie strukturierte Datenformate ermöglichen.

Fazit

Die Digitalisierung bietet Bauunternehmen viele Vorteile – effizientere Abläufe, schnellere Reaktion, bessere Übersicht. Aber damit einhergeht Pflicht und Verantwortung: Die GoBD wurden zuletzt im Juli 2025 angepasst. Bauunternehmen sollten jetzt prüfen, ob ihre Systeme, Prozesse und Dokumentenmanagementlösungen den neuen Anforderungen entsprechen – insbesondere bei E-Rechnungen, Datenformaten, Aufbewahrungsorten und Verfahrensdokumentation. Wer das frühzeitig angeht, ist rechtlich auf der sicheren Seite und profitiert zugleich von modernisierten Prozessen.

FAQs

Was zählt als steuerlich relevant unter den GoBD?

Steuerlich relevante Daten sind alle Unterlagen, die für die Besteuerung Bedeutung haben – z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Zeiterfassungsdaten, Geräteabrechnungen, E-Mail-Korrespondenz, wenn sie für Buchführung oder Besteuerung relevant sind.

Wie lang müssen die Daten aufbewahrt werden?

GoBD und Abgabenordnung schreiben vor, dass digitale Unterlagen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). In bestimmten Fällen kann die Frist verlängert werden, z. B. bei Steuerverfahren oder offenen Schätzungen.

Ist es erlaubt, E-Rechnungen ausschließlich als PDF zu archivieren?

Wenn es sich um hybride E-Rechnungen handelt, reicht der archivierbare „strukturierte Teil“ (z. B. XML) aus, sofern dieser alle relevanten Informationen enthält. Der menschenlesbare Teil (z. B. PDF) muss nur archiviert werden, wenn in ihm steuerlich relevante Zusatzinformationen stehen.

Darf der Server außerhalb Deutschlands oder der EU stehen?

Nur unter bestimmten Bedingungen. Speicher innerhalb der EU sind erlaubt, sofern Datenzugriff sichergestellt ist. Außerhalb der EU ist eine ausdrückliche behördliche Genehmigung notwendig.

Muss die Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisiert werden?

Ja. Mit den aktuellen GoBD-Änderungen (z. B. von Juli 2025) müssen Unternehmen ihre Dokumentationen überprüfen und bei Bedarf anpassen. Diese Dokumentation ist essenziell, um im Fall einer Betriebsprüfung alle Prozesse nachvollziehbar darzustellen.

Quellen

‍‍Bundesministerium der Finanzen (BMF): GoBD – 2. Änderung, Schreiben vom 14. Juli 2025

‍‍Bundesministerium der Finanzen (BMF): GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung