Digitalisierung & KI

Mit einer Software für das digitale Management Ihrer Besuche erfassen Unternehmen die Daten ihrer Besucher, Gäste oder Kunden professionell und behalten jederzeit den Überblick, wer sich wann und wie lange im Gebäude aufgehalten hat. Und wir alle wissen: Gerade in der aktuellen Zeit ist es wichtiger denn je, den Durchblick über Kontakte zu behalten.

Warum die elektronische Besucherverwaltung jetzt Gold wert ist

Jetzt, da sich die ganze Welt in einer Pandemie befindet, ist es ungemein wichtig, dass Betriebe jederzeit überschauen können, wer sich zu welcher Zeit im eigenen Unternehmen bewegt hat. Um im Fall der Fälle Infektionsketten nachvollziehen zu können, muss in diesem Punkt eine absolute Nachvollziehbarkeit gewährleistet sein – unter den eigenen Mitarbeitern sowieso, aber auch unter Personen, die einen Betrieb nur besucht haben.

Damit jeder einzelne Besucher im Betrieb zuverlässig identifiziert werden kann, empfiehlt sich ein durchdachtes Empfangs-Konzept mit einer elektronischen Besucherverwaltung. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum Beispiel können in den Empfangsbereichen eines Unternehmens Check-In Terminals aufgestellt werden an welchen Gäste sich Besucherausweise ausstellen können.

Besucher erfassen ihre Daten im Self Service

Das Prinzip ist denkbar einfach: Gäste erfassen ihre Daten – Name, Adresse, Grund des Besuchs – an dem Terminal im Self Service. Das System gleicht automatisch ab, ob der Besuch von einem Mitarbeiter innerhalb der elektronischen Besucherverwaltung angemeldet wurde. Falls ja, erhält der Gast einen Besucherausweis und mit diesem den Zugang zum Gebäude.

Aber auch ein solches Szenario ist denkbar: Gäste erhalten zusammen mit der elektronischen Termineinladung einen QR-Code. Vor Ort scannen Besucher diesen QR-Code ein und erhalten Ausweise mit den für sie definierten Zutrittsberechtigungen. Diese Ausweise werden automatisch von dem System erstellt – als Druck auf Karton oder in Form einer wiederverwendbaren Plastikkarte.

Während die Besucherausweise gedruckt oder erstellt werden, erhält der Gastgeber eine E-Mail, dass die Besucher vor Ort sind und er sie in Empfang nehmen kann. Verlässt der Besucher das Unternehmen wieder, öffnet die Zugangskarte die Zugangsschranke. Das Papierkärtchen verliert danach automatisch seine Gültigkeit und kann entsorgt werden. Im Falle eines Plastikausweises können Unternehmen einen speziellen Sammelbehälter aufstellen und die Karten wiederverwenden.

Was sind die Herausforderungen bei der Verwaltung von Besuchern?

Eine elektronische Besucherverwaltung löst aber noch viele andere Probleme und reduziert organisatorische Herausforderungen. Ohne eine elektronische Besucherverwaltung werden Besucherdaten meist in Papierform erfasst. Hier können Gäste falsche oder unleserliche Informationen hinterlassen. Manchmal gerät die Zutrittserfassung der Besucher sogar ganz in Vergessenheit. Die Folge ist eine mangelnde Kenntnis der Besucher. Das ist kritisch bei der Nachverfolgung von Kontakten.

Wird der Empfang nicht professionell gemanagt, kann es aber noch zu anderen unschönen Szenarien kommen. Zum Beispiel kann es passieren, dass Personen, die dem Unternehmen schaden wollen, fälschlicherweise einen Besucherausweis und damit Zutritt erhalten. Diese Gefahr ist nicht ganz von der Hand zu weisen. In der Vergangenheit besetzten Unternehmen ihren Empfang vielfach nicht mit ausgebildetem Sicherheitspersonal, sondern mit ungeschulten Personen. Dieser Versuch, Kosten zu sparen, rächte sich in manchen Fällen. Zum Beispiel, weil Daten unerlaubt ausgespäht werden konnten – von Personen, die unautorisiert ins Unternehmen gelangt waren.

Warum digital Besucher verwalten? Die Vorteile und Mehrwerte digitaler Prozesse.

Mit einer elektronischen Besucherverwaltung räumen Unternehmen diese Gefahren und Herausforderungen beim Empfang von Gästen ein für alle Mal aus:

• Zutritt erhalten nur autorisierte Gäste
• Die Daten liegen vollständig vor
• Der Betrieb hat einen Überblick, wie lange sich ein Besucher im Unternehmen aufgehalten hat
• Alle Besucher sind rückverfolgbar
• Der Empfang eines Gastes erfolgt kontaktlos, da kein gedruckter Ausweis ausgegeben werden muss
• Bei einer plötzlichen Evakuierung im Brandfall wissen Betriebe genau, wer sich in im Gebäude aufhält, einschließlich der Besucher
• Ungebetene Besucher können dauerhaft gesperrt werden

Elektronische Besucherverwaltung in Kombination mit Zeiterfassungssoftware

Es gibt aber noch weitere Einsatzmöglichkeiten. Es besteht zum Beispiel die Möglichkeit, die elektronische Besucherverwaltung mit einer Zeiterfassung Software zu kombinieren. Das ist zum Beispiel relevant, um die Zeiten externer Dienstleister oder Freelancer zu erfassen und eine exakte Abrechnung erstellen zu können. Selbstredend können so aber auch die Zeiten der Mitarbeiter erfasst werden.

Stelle dazu spezielle Zutritts-Ausweise für Ihre Mitarbeiter aus. Sobald diese das Unternehmen betreten, werden automatisch die Arbeitszeiten erfasst. Auch Pausen lassen sich auf diese Weise sehr einfach erfassen – zum Beispiel, indem Mitarbeiter ihren Ausweis beim Besuch der Kantine ein- und beim Verlassen wieder aus scannen. Das System verbucht den Aufenthalt in der Kantine dann automatisch als Pause.

Elektronische Besucherverwaltung in Kombination mit Zutrittskontrolle

Derzeit kann die elektronische Besucherverwaltung außerdem in Kombination mit einer elektronischen Zutrittskontrolle in stark frequentierten Umfeldern wie öffentlichen Einrichtungen und Behörden, Museen und Ausstellungen, Galerien und Gedenkstätten sehr gute Dienste leisten.

Besucher registrieren sich vor ihrem Besuch elektronisch und erhalten ein elektronisches Ticket auf ihr Handy. Dieses wird am Eingang an einem Terminal gescannt. Zugang wird aber erst gewährt, sobald sich nur noch die zugelassene Zahl an Personen im Gebäude oder auf dem Gelände befindet.

Das unterstützt Unternehmen, Institutionen oder Behörden bei der Umsetzung der aktuell geltenden Bestimmungen bezüglich der Begrenzung von Besuchern oder Kunden in den verschiedenen Umfeldern. Institutionen legen einfach eine zugelassene Höchstzahl der Personen fest, die das Unternehmen betreten dürfen.

Unsere Beispiele zeigen: Unterm Strich birgt eine elektronische Besucherverwaltung also viele Vorteile und löst viele Herausforderungen im Unternehmensalltag. Warum Du deine Besuche eigentlich noch per Hand dokumentieren musst? Das fragen wir uns auch!

Digitalisierung – ein ebenso häufig verwendeter wie schwer greifbarer Begriff. Vor allem KMU stehen häufig vor der Frage, wie sie mit diesem Thema umgehen sollen. Und vor allem: Wie sollen sie anfangen? Mit welcher Digitalisierungsstrategie sollen sie vorgehen? In diesem Beitrag erklären wir den Begriff der Digitalisierung, zeigen mögliche Ansatzpunkte für Digitalisierungsvorhaben in mittelständischen Unternehmen auf und geben Tipps für ein zielführendes Vorgehen.

Was bedeutet „Digitalisierung“?

Der Begriff der Digitalisierung begegnet uns heute in verschiedenen Kontexten. Am naheliegendsten ist der technische Zusammenhang: Hier bedeutet Digitalisierung die Umwandlung von analogen Werten in digitale Formate und ihre Verarbeitung oder Speicherung in einem digital-technischen System. Beispiel: Die Informationen aus einer Papierrechnung wie der Zahlungsbetrag, die Kontoverbindung oder der Zahlungsempfänger werden in ein elektronisches System, beispielsweise in eine Finanzbuchhaltungssoftware, übertragen und dort weiterverarbeitet.

Doch Digitalisierung geht heute noch viel weiter und bestimmt praktisch alle Teile unseres Lebens: privat, beruflich, gesellschaftlich und politisch. Diese umfassende Betrachtung wird mit den Begriffen „digitale Revolution“ oder „digitale Transformation“ beschrieben. Denn wir buchen (häufig) unsere Reisen heute nicht mehr im Reisebüro, sondern im Internet. Wir lesen die Zeitung (häufig) nicht mehr in Papierform, sondern per App. Und wir gehen für unsere Bankgeschäfte (häufig) nicht mehr in eine Bankfiliale, sondern machen Online-Banking.

Digitalisierung bestimmt in weiten Teilen also unser Leben. Dabei ist die Technik meist aber nicht der Auslöser, sondern der Umsetzer unserer Bedürfnisse nach Komfort, Schnelligkeit und Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Bevor man mit Überlegungen zur Digitalisierung beginnt, ist es wichtig, sich in die Rolle des Kunden, Nutzers oder Anwenders zu begeben und dessen Wünsche in den Mittelpunkt der Veränderungen zu stellen.

Dies ist dann die dritte Dimension des Begriffs „Digitalisierung“ – die ökonomische. Für Unternehmen bedeutet sie einen konsequenten Wechsel der Perspektive: von der Produkt- zur Kundenzentrierung!

Welchen Nutzen bringt Digitalisierung für Unternehmen?

Ökonomisch zu handeln bedeutet aber eben auch, nutzenorientiert zu handeln. Digitalisierung muss also einem mittelständischen Unternehmen und dessen Kunden einen Nutzen bringen, sonst lohnt sich die Beschäftigung damit nicht. Worin könnte dieser Nutzen liegen? Zunächst in der Verbesserung der Wettbewerbsposition:

• Durch Digitalisierung kann ich Prozesse effizienter gestalten, also mehr Output erzielen und damit Wachstum generieren.
• Gleichzeitig können aber auch Kosten gespart werden, wenn bestimmte Aufgaben beispielsweise automatisiert werden können.
• Und auch neue Produkte, Dienstleistungen oder sogar ganz neue Geschäftsmodelle können das Ergebnis von Digitalisierungsaktivitäten sein.

Die „digitale Dividende“ lohnt sich also, und Umfragen zeigen, dass sich ein Großteil der Unternehmen mit Fragen der Digitalisierung beschäftigt. So ergeben beispielsweise die regelmäßigen Unternehmensbefragungen der Förderbank des Bundes KfW ein klares Bild: Mehr als 60 Prozent aller Unternehmen planen in den kommenden zwei Jahren konkrete Digitalisierungsprojekte – und das über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg.

Was sollten KMU im Hinblick auf ihre Digitalisierungsstrategie beachten?

Aber wie gehe ich als KMU nun konkret vor, wenn ich mein Unternehmen digitalisieren möchte? Drei Ansatzpunkte können dabei betrachtet werden: die Prozesse, die Daten und das Geschäftsmodell.

• Im Mittelpunkt jeder Planung einer Digitalisierungsstrategie stehen die Prozesse in einem Unternehmen. „Leider“ gibt es davon so viele, dass die Auswahl und Priorisierung der wirklich wichtigen und erfolgsrelevanten Abläufe bereits eine erste Kraftanstrengung ist. Eine konsequente Abfolge einzelner Schritte kann dabei hilfreich sein: Transparenz über die Prozesse herstellen → einzelne Prozessschritte analysieren → Optimierungspotenzial identifizieren → Automatisierungsansätze finden → Effizienzpotenziale heben
• Ein Beispiel gefällig? Schauen Sie sich den Umgang in Ihrem Unternehmen mit eingehenden Rechnungen an. Wie lange benötigt dieser Prozess vom Eingang über die Verarbeitung in der Buchhaltung, die rechnerische und sachliche Prüfung bis zur Freigabe und Auszahlung? Wie viele Stationen bzw. Menschen sind beteiligt? Wie häufig bleiben Rechnungen liegen, weil Verantwortliche nicht am Arbeitsplatz sind (Homeoffice!) und dadurch zum Beispiel Skontofristen versäumt werden? Ein vollständig digitalisierter Prozess zur Bearbeitung, Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen kann hier in jedem Unternehmen Zeit und Geld sparen! Eine Prozessanalyse lohnt sich in vielen Unternehmensbereichen: in der Fertigung und bei Logistikprozessen genauso wie bei administrativen Prozessen im Personal- und Finanzbereich.
• Ähnliche Potenziale liegen vielfach im Umgang mit Daten. Denn mindestens so groß wie die Anzahl der Prozesse ist die Menge der Daten, die in einem Unternehmen existieren – und oftmals nicht genutzt werden. Hier spielen rechtliche Anforderungen des Datenschutzes wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) der EU eine wichtige Rolle. Denn Daten dürfen nur unter Beachtung rechtlicher Vorgaben gesammelt, aufbereitet und genutzt werden. Dann aber können Sie bei Marketingaktivitäten (Welche Kunden mit welchen Merkmalen nutzen welche Produkte/Dienstleistungen am häufigsten?), bei der Vertriebssteuerung (Über welche Kontaktwege sind Interessenten auf uns zugekommen? Wie häufig waren wir mit Interessenten bereits in Kontakt?) oder auch der Produktentwicklung (Welche Kundenrückmeldungen können zur Verbesserung meines Produkts/meiner Dienstleistung führen?) große Wirkung entfalten. Ein Kunden(daten)-Management-System (CRM = Customer Relationship-Management) kann hier ein wichtiger Baustein der Digitalisierungsstrategie sein.
• Die „höchste“ Stufe der Digitalisierung besteht darin, das gesamte Geschäftsmodell eines Unternehmens infrage zu stellen. Hier spricht man häufig auch von Disruption – damit gemeint ist die kreative Zerstörung des Vorhandenen, aus der dann Innovation und Zukunftsfähigkeit entstehen. Eine solche Disruption kann einzelne Produkte, Dienstleistungen oder auch das gesamte Ecosystem, also das unternehmerische Umfeld eines Betriebs umfassen.
• Auch hierzu ein Beispiel gefällig? Die Axel Springer SE steigerte ihre Erlöse aus digitalen Geschäftsmodellen auf mittlerweile rund 8o Prozent des Gesamtkonzernumsatzes. Gedruckte Zeitungen und Zeitschriften, die ursprünglich das Kerngeschäft von Springer als Verlag waren, spielen nur noch eine nachgelagerte Rolle. Der Konzern hat sein Geschäftsmodell fast vollständig digital transformiert.

Ausgewählte Beispiele für Digitalisierung in Unternehmen

Selbst bei Axel Springer fand die Digitalisierung nicht von einem Tag auf den anderen und in dem heute vorliegenden Umfang statt, sondern war das Ergebnis vieler Jahre Planung und Umsetzung. Daher sollte auch ein mittelständisches Unternehmen bei der Digitalisierung schrittweise vorgehen und auf einzelne Prozesse schauen. Das könnte zum Beispiel, wie bereits geschildert, der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung sein. Oder – noch grundlegender – die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Damit können Dokumente wie E-Mails oder Belege gesetzeskonform gespeichert und archiviert werden. Der Vorteil: schnelles Finden per Volltextsuche, Zeit- und Kostenersparnis durch verringerten Lagerplatz bzw. eingesparte Papiermengen sowie Rechtssicherheit durch jederzeitigen Zugriff.

Eine Digitale Personalakte sorgt zum Beispiel für durchgängige Prozesse bei der Beurteilung von Mitarbeitenden und ermöglicht auch Führungskräften den dezentralen Zugriff auf alle für sie relevanten Informationen. Damit können beispielsweise Multiplikatoren für andere Digitalisierungsvorhaben gewonnen werden.

Ein anderes Beispiel für die Digitalisierung eines Unternehmens ist die Verlagerung der IT-Infrastruktur in die Cloud – wobei letztere ein Rechenzentrum ist, das nicht im Anwenderunternehmen liegt, sondern extern betrieben wird. Der Vorteil: niedrige Investitionskosten, hohe Anpassbarkeit der Kapazitäten nach oben wie nach unten, professionelle Abwicklung von Prozessen der Datensicherheit und -speicherung.

Das Digitalisierungsportfolio kann aber noch viel mehr Ansatzpunkte umfassen, so zum Beispiel die mobile Nutzung von Software-Anwendungen über Apps, die Integration eines Onlineshops in die Unternehmens-Website (lohnt sich übrigens nicht nur für B2C- bzw. Endverbraucher-Anbieter, sondern auch im Business-to-Business-Geschäft) sowie die Verbesserung der Prozesse in Fertigung oder Logistik.

Die 5 wichtigsten Punkte bei der Digitalisierung

Unabhängig von der Entscheidung, mit welchem Projekt gestartet werden soll, können die folgenden fünf Punkte dabei helfen, die Digitalisierung in KMU zum Erfolg zu führen:

#1 Überzeugung an der Spitze und in der Belegschaft

Es braucht eine klare Haltung im Unternehmen, bevor der Startschuss für eine Digitalisierungsstrategie fällt. Digitalisierung „mal so nebenbei“ ist zum Scheitern verurteilt. Daher sollten sich alle Beteiligten darauf verständigen, Digitalisierungsprojekten eine gewisse Priorität im Unternehmen einzuräumen. Denn Digitalisierung kostet Zeit, Kraft – und auch Geld. Nur wenn Team und Chefetage gemeinsam dahinterstehen, kann Digitalisierung funktionieren.

#2 Ein klarer Digitalisierungsfahrplan („Step by Step“)

Wer zu Beginn zu viel und zu schnell will, verliert sich bald im Detail-Dschungel aus Prozessen, Daten und Beteiligten. Es braucht also einen klaren Vorgehensplan mit Prioritäten, welches Thema zuerst angegangen werden soll. Und dieser Plan gilt so lange, bis es eine neue, von allen gemeinsam vereinbarte Vorgehensweise gibt.

#3 Analyse (und ggf. Optimierung) der Prozesse

Wesentlicher Teil des Digitalisierungsplans ist die Betrachtung der Prozesse, die digitalisiert werden sollen. Darüber muss Transparenz geschaffen werden, es muss eine sorgfältige Analyse und Dokumentation der ausgewählten Prozesse erfolgen und eine kritische Betrachtung, ob es hier erkennbares Optimierungspotential gibt. Denn es gilt: Ein schlechter Prozess bleibt auch digitalisiert ein schlechter Prozess.

#4 Zuverlässige technologische Umsetzung

Ohne Technologie geht Digitalisierung nicht! Software ist zwar nicht das Wichtigste bei der Digitalisierung – aber sie ist auch nicht verzichtbar. Erst kommt die Kundenzentrierung (Was will der Kunde?), dann die sorgfältige Prozessanalyse (Wie kann das Ergebnis besser, schneller, günstiger, sicherer als heute sein?) und zuletzt die Entscheidung zur technischen Umsetzung (Welche Technologie/Software liefert mir die gewünschte Prozessverbesserung?)

#5 Begleitung und Förderung

Es kann durchaus sinnvoll sein, das interne Prozess-Know-how mit dem externen Expertenblick zu verbinden, um zu einer optimalen Digitalisierungsstrategie zu kommen. Denn die zu betrachtenden Themen wie auch die zu analysierenden Prozesse sind komplex und es besteht die Gefahr, dabei den Überblick zu verlieren. Ein externes Projektmanagement kann bei der Organisation des Digitalisierungsprozesses helfen. Und das Gute dabei: Diese Begleitung (wie auch die tatsächliche Umsetzung und die damit verbundenen Investitionen) wird in vielen Fällen durch Fördergelder von Bund oder Land unterstützt.

Fazit

Digitalisierung ist ein gleichermaßen angesagtes wie komplexes Thema. Leicht verliert gerade ein KMU den Überblick bei der Frage: Wie fange ich an? Wie gehe ich vor? Daher ist eine sorgfältige Vorbereitung ein Erfolgsfaktor bei der Entwicklung der Digitalisierungsstrategie für das eigene Unternehmen. Und es ist gewiss keine Schande, dabei auf die Unterstützung von kompetenten Partnern zurückzugreifen. Suiteify hat mehr als vier Jahrzehnte Erfahrung bei der Digitalisierung betriebswirtschaftlicher Prozesse in KMU – und stellt diese gern Kunden und Interessenten zur Verfügung!

Das Spektrum ist breit: Fast immer gehört betriebswirtschaftliche Software für die Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder das Customer-Relationship-Management (CRM) dazu. Ebenso Kollaborationssoftware wie E-Mail-Programme, Team-Chats und Kalender. Je nach Branche kommen beispielsweise noch Maschinensteuerungen in der Produktion, Grafikprogramme oder Produktivitätssoftware hinzu.

Und das ist nur ein Teil der Programme und Tools, die Unternehmen einsetzen. Mit der Zeit entsteht so sprichwörtlich ein „Zoo“ an Softwaresystemen, selbst in kleineren Unternehmen. Um Medienbrüche und Reibungsverluste zu vermeiden, sind Schnittstellen für die Digitalisierung notwendig.

Schnittstellen für Digitalisierung von Geschäftsprozessen

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Geschäftsprozesse. Ein Geschäftsprozess besteht wiederum meist aus mehreren Einzelaufgaben. Diese Aufgaben werden mithilfe eines oder mehrerer Softwaresysteme durchgeführt. Software spielt bei der Aufgabenbewältigung innerhalb der Geschäftsprozesse somit eine elementare Rolle.

Die Übergänge zwischen den einzelnen Aufgaben stellen Beschäftigte im eigenen Unternehmen, beim Lieferanten oder Kunden häufig auf manuellem Wege her. Will man diese „Schnittstellen“ digitalisieren, ist es sinnvoll, zuvor die manuell durchgeführte Routinetätigkeiten durch den Einsatz von Software zu automatisieren. Dabei gibt es aber ein Problem: Angesichts der vielen logisch verknüpften Einzeltätigkeiten eines Geschäftsprozesses gibt es zwischen den Softwaresystemen immer wieder Übergänge, bei denen Personen Daten manuell eingeben.

Um händische Datenübertragungen zu automatisieren, muss beispielsweise das Softwaresystem A Daten exportieren und bereitstellen. Das Softwaresystem B muss diese Daten einlesen. Damit diese Schritte in der Software überhaupt möglich sind, braucht es Schnittstellen.

In dem beschriebenen Fall braucht Softwaresystem A eine Schnittstelle, um die entsprechenden Daten zu exportieren und Softwaresystem B muss für den Import der Daten eine Schnittstelle bereitstellen.

Mit Schnittstellen Programme vernetzen

Im geschäftlichen Umfeld ist die Vernetzung von Software (und damit von Geschäftsprozessen) von großer Bedeutung. Deshalb ist Business-Software in der Regel mit einer Reihe von Schnittstellen ausgestattet.

Manche Schnittstellen sind eher für Endnutzer bestimmt, andere Schnittstellen sind technischer Art und damit für die automatische Kommunikation zwischen Computern vorgesehen. Um den Nutzen dieser Schnittstellen beurteilen zu können, hier zunächst ein Überblick über die Möglichkeiten der einzelnen Schnittstellen-Arten.

Schnittstellen-Arten

Benutzerschnittstelle

Damit ist die Anwendungsoberfläche gemeint und man kennt sie in Form eines Desktop-Programms, einer App-Benutzeroberfläche auf dem Mobiltelefon oder einer Webanwendung im Browser. Über die Benutzerschnittstelle interagieren Menschen direkt mit der Software, indem Sie zum Beispiel Daten eingeben oder auf dem Bildschirm Daten „auslesen“.

Dateischnittstelle

Mithilfe einer Dateischnittstelle können Informationen aus Programmen exportiert und/oder importiert werden. Grundlage für den Datenaustausch bilden hier immer Dateien, die sich beispielsweise per E-Mail verschicken, auf einen USB-Stick kopieren oder einfach mittels eines Festplattenverzeichnisses im Netzwerk weitergeben lassen. Typisches Beispiel ist eine Exceldatei mit tabellarischen Informationen. Diese Datei lässt sich mittels einer Dateischnittstelle in eine andere Software importieren (Beispiel: Kundenliste).

Application Programming Interface (API)

Seit einiger Zeit ist diese Abkürzung in der IT-Presse häufiger zu lesen: API. Damit sind Programmierschnittstellen (engl. Application Programming Interfaces) gemeint, mit denen sich Softwaresysteme „von außen“ ansprechen lassen. Das ist keine neue Technik, sondert wird seit Jahrzehnten bereits in Software eingesetzt. Da die Vernetzung zunimmt und Schnittstellen für Digitalisierung immer wichtiger werden, rückt diese Technik nun jedoch verstärkt in den Blick.

Inzwischen sind API auch außerhalb der Tech-Welt ein Begriff, da Sie großen Nutzen bringen können. Je nach Ausgestaltung bilden API die Grundlage für vollautomatische Schnittstellen, mit denen sich Geschäftsprozesse umfangreich automatisieren lassen. Der Informationsaustausch erfolgt hierbei nicht mit Dateien, sondern innerhalb eines Computers (auf dem zwei Programme miteinander kommunizieren) oder über Netzwerk-Verbindungen im Hintergrund (z. B. über das Internet). Dadurch lassen sich Daten austauschen, aber auch Verarbeitungen in Anwendungen durch andere Anwendungen auslösen.

Ein Beispiel: In einer CRM-Software sind alle Kundendaten zentral gespeichert. Die Warenwirtschaftssoftware und auch der Newsletter-Dienst bedienen sich dieser zentralen Kundendaten, indem Sie über die API stets die aktuellen E-Mail-Adressen aus der CRM-Software „abholen“. So müssen die Kundendaten in der Warenwirtschaft und im Newsletter-System nicht noch einmal erfasst werden. Wenn nun ein Newsletter verschickt werden soll, könnte dies über die CRM-Software ausgelöst werden und ein externer Newsletter-Dienst führt den eigentlichen Versand durch.

Falls im Rahmen einer Marketingaktion nur Stammkunden mit Umsätzen im letzten Jahr eine E-Mail erhalten sollen, werden zusätzlich Umsatzdaten aus der Warenwirtschaftssoftware herangezogen. Möglich wird dies durch die Verwendung der API aller drei Programme.

Welche Rolle spielen API Schnittstellen für die Digitalisierung?

Mit dem bloßen Im- und Export von Dateien kommt man bei der Prozessautomatisierung meist nicht weit.

API bieten gegenüber dateibasierten Schnittstellen den Vorteil, dass Software „direkter“ miteinander kommunizieren kann.

Möglich wird das dadurch, dass interne Programmfunktionen sozusagen von außen genutzt werden können. Je mehr Programme im Unternehmen sich mit API steuern lassen, desto mehr Geschäftsprozesse lassen sich auch digitalisieren. Dabei können sogar die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigt werden.

Heute nutzen nahezu alle SaaS-basierten Softwaresysteme (Cloudlösungen) moderne API, um externen Datenaustausch zu ermöglichen und auch Programmfunktionen extern nutzbar zu machen. Dadurch können die Programme besser in die Prozesse des Unternehmens integriert werden, als wenn lediglich dateibasierte Schnittstellen existierten.

Eine Smartphone-App kommuniziert beispielweise mit den API der in der Cloud laufenden Software, um mit ihr Daten auszutauschen und Prozesse zu starten. Die App ist dabei nur noch die Benutzerschnittstelle. Alle wichtigen Prozesse und Datenspeicherungen passieren im Hintergrund im Kern des Systems.

Praktischer Nutzen von API

Unternehmenssoftware wird in letzter Zeit immer häufiger mit der Funktion API beworben. Dahinter steht das Versprechen, die Lösung mit anderen Softwaresystemen verknüpfen zu können. Es handelt sich also um die grundsätzliche Möglichkeit, Drittsysteme mit dieser Software über einen standardisierten Weg kommunizieren zu lassen. Die eigentliche Verknüpfung der Prozesse und Programme ist damit aber leider noch nicht getan. Als ein Beispiel lässt sich die Verknüpfung eines Onlineshops mit einer Warenwirtschaftssoftware anführen.

Ablauf einer Onlineshop-Bestellung mithilfe von API (Beispiel)

1. Der Kunde löst im Onlineshop eine Bestellung aus.
2. Über die API des Onlineshops ruft eine speziell für diese Aufgabe geschaffene Software (Middleware) die Bestellung aus dem Shop ab.
3. Die Middleware empfängt die Bestellung und prüft mithilfe der API des Warenwirtschaftssystems, ob die Bestellung gültige Daten enthält (sind z. B. alle Artikelnummern vorhanden?). Zugleich sorgt sie dafür, dass – wenn nötig – ein neuer Kunde in der Warenwirtschaftssoftware angelegt wird. Dann erstellt sie den Beleg in der Warenwirtschaft.
4. Anschließend steht die Bestellung als Beleg im Warenwirtschaftssystem zur Verfügung und kann dort weiterbearbeitet werden.
5. Wenn sich der Status der Bestellung in der Warenwirtschaft ändert, kann mithilfe der Onlineshop-API auch der neue Status an den Shop gemeldet werden, damit das Shopsystem die Kunden über die Statusänderung automatisch per E-Mail informiert (z. B. „wurde versendet“).

Im oben beschriebenen Beispiel wurde die manuelle Eingabe einer neuen Bestellung mithilfe von zwei API und einer Middleware automatisiert. Ohne die Schnittstellen auf Seiten des Onlineshops und der Warenwirtschaft wäre dies nicht möglich gewesen.

Es braucht nur noch eine weitere Software („Middleware“), die die Ansteuerung der API übernimmt und die gewünschten Prozesse auslöst. Eine solche Middleware kann sowohl individuell für die Bedürfnisse des Unternehmens entwickelt werden, steht aber für bestimmte Standardsoftware und -Anwendungsfälle auch fertig zur Verfügung.

Darüber hinaus bieten API die Möglichkeit, externe Dienste in bestehende Software zu integrieren, ohne eine Middleware zu benutzen. Ein Beispiel ist die Umsatzsteuer-ID-Prüfung des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt), die als Onlinedienst bereitgestellt wird. Sie ist in viele Fakturierungsprogramme integriert. Das BZSt stellt dazu eine API bereit, damit eine Integration dieses Onlinedienstes in Drittsoftware möglich ist.

Digitalisierung mit Schnittstellen

Beginnt man ein Unternehmen zu digitalisieren, findet man oft zunächst eine Reihe von nicht miteinander vernetzen Programmen vor, sogenannte Insellösungen. Mehrfache Datenhaltung ist an der Tagesordnung. Das bedeutet: Die gleichen Stammdaten werden in mehreren Programmen mehrfach gespeichert, weil kein automatischer Datenaustausch stattfindet. In solchen Fällen ist es bereits hilfreich, wenn die doppelte Datenhaltung entfällt.

Hier spielen nun Schnittstellen für Digitalisierung ihre Stärken aus, da Stammdaten nur noch an einer Stelle eingegeben werden müssen und diese automatisch an andere Systeme verteilt werden, die sie benötigen.

Neben dem reinen Austausch von Stammdaten ermöglichen einige Schnittstellen auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dann lassen sich komplette Workflows bzw. Geschäftsprozesse automatisch steuern, sodass manuelle Eingriffe auf das Minimum reduziert werden.

Um das obige Beispiel mit den Onlinebestellungen weiter zu denken, könnten weitere Schritte automatisiert werden. Sinnvoll digitalisierbar wäre etwa die automatische Erzeugung von Versandpapieren (wie Sendungsetiketten) bis hin zu einer automatischen Verarbeitung im Lager, wo nur noch die letzten Prozessschritte durch das Personal erledigt werden müssen (wie das Packen).

Das Ziel kann durchaus sein, nur noch jene Tätigkeiten manuell zu erledigen, die menschliche Entscheidungen erfordern. Wo allerdings immer dieselben Schritte manuell gemacht werden, lassen sich diese meistens auch automatisieren.

Fazit

Natürlich ist das Thema Digitalisierung viel umfassender als es Schnittstellen allein sind. Auch birgt das beschriebene Vorgehen die Gefahr, dass ineffiziente analoge Prozesse digital fortgeführt werden. Dies gilt es natürlich im Vorfeld sehr genau zu prüfen. Nicht selten kommt es bei der Digitalisierung zur Neugestaltung des Geschäftsmodells. Der hinterfragende Blick von außen ist daher umso wichtiger, um nicht aufgrund einer gewissen Betriebsblindheit bestehende Probleme lediglich zu elektrifizieren – anstatt sie zu lösen.

So gesehen ist Digitalisierung kein rein technisches Unterfangen, auch wenn Vernetzung, das Internet und digitale Technologien einen großen Anteil davon einnehmen.

Schnittstellen für Digitalisierung und insbesondere Programmierschnittstellen (API) sind dabei eine Schlüsseltechnologie, um Softwaresysteme miteinander zu vernetzen. So wird Digitalisierung einfacher, preiswerter und zuverlässiger möglich als noch vor einigen Jahren.

Die Möglichkeiten sind fast grenzenlos und es lohnt sich, den eigenen „Zoo“ an Software auf das Digitalisierungspotenzial hin zu untersuchen. Welch wichtige Rolle Schnittstellen dabei spielen, hat dieser Artikel anhand einiger praktischer Beispiele zu zeigen versucht.