ERP & Finance

Spätestens seit der Öffnung asiatischer Staaten für ausländische Investoren in den 1970er-Jahren ist es für Industrieunternehmen üblich, bestimmte Leistungen im Produktionsprozess fremd zu beziehen. Die Öffnung Osteuropas in den frühen 1990er-Jahren und die zunehmende Globalisierung haben diesen Trend zur „verlängerten Werkbank“ weiter verstärkt. Mit der Digitalisierung hat zudem ein Veränderungsprozess eingesetzt, der zu noch stärker fragmentierten Wertschöpfungsketten führen wird – Stichwort: Industrie 4.0. Daher kommt es auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) darauf an, Fremdleistungen möglichst nahtlos in die eigene Fertigung einzubinden.

Organisatorische Voraussetzungen in Produktion und Verwaltung schaffen

Längst lagern nämlich auch KMU verschiedene Prozesse der Produktion aus. Die Gründe für solche strategischen Make-or-Buy-Entscheidungen sind meistens wirtschaftlicher und pragmatischer Natur. Oft fehlt es im eigenen Betrieb an den nötigen Maschinen und Fachkenntnissen, um beispielsweise spezielle Arbeitsschritte wie die Bestückung von Leiterplatinen oder das Eloxieren von Oberflächen selbst durchzuführen.

Wer sich für eine Fremdfertigung, also für den Kauf von Leistungen im Rahmen des Produktionsprozesses entscheidet, muss auch die organisatorischen Voraussetzungen hierfür schaffen. Dabei ist es entscheidend, eine transparente Verwaltung zu etablieren, um den Überblick zu behalten. So ist es wichtig, jederzeit zu wissen, welche Fremdleistungen für einen Artikel in Auftrag gegeben wurden und welche Aufträge gerade von Fremdfertigern bearbeitet werden.

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Das benötigte Material für die Fremdfertigung im Blick haben

Eine erfolgreiche Fremdfertigung setzt einen reibungslosen Materialfluss voraus: Der Fremdfertiger erhält vom Auftraggeber das zu bearbeitende Material, das er in einem separaten Lager verwaltet. Nach Abschluss der Arbeiten liefert er das bearbeitete Material an den Auftraggeber zurück. Die Effizienz dieser Abläufe hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab: Zum einen müssen die Partner zuverlässig liefern. Zum anderen braucht es eine präzise Bestandsführung und Mengenverwaltung, die jederzeit Auskunft über die Materialverfügbarkeit bei den Fremdfertigern gibt. Nur so lässt sich das benötigte Material ermitteln, das jeweils für einen Auftrag an den Fremdfertiger zu liefern ist.

Die Kosten der Fremdleistung berücksichtigen

Nachdem der Fremdfertiger die bestellte Leistung erbracht hat, erhält der Auftraggeber eine entsprechende Rechnung. Dabei ist es entscheidend, diese Rechnung im Rahmen der Rechnungseingangskontrolle der entsprechenden Bestellung zuzuordnen. Zudem ist es wichtig, die Kosten der Fremdleistung bei der Vorkalkulation zu berücksichtigen.

Professionelle Fertigungssoftware nutzen

Fremdfertigung in die eigene Fertigung einzubinden, ist keine triviale Aufgabe. Es gilt, laufend den Überblick zu behalten, den Materialbedarf zu ermitteln und in Echtzeit die Bestände zu verwalten. Mit Excel und Co. ist das nicht vernünftig zu bewerkstelligen. Aus diesem Grund sollten kleine und mittlere Produktionsunternehmen professionelle Software nutzen, die die fertigungsspezifischen Funktionen mit der Warenwirtschaft verknüpft:

• Eine in das Warenwirtschaftssystem integrierte Fertigungssoftware hilft produzierenden Unternehmen, den Fertigungsdurchlauf einschließlich der Fremdfertigungsprozesse übersichtlich zu organisieren.
• Sie unterstützt dabei, den Materialbedarf für die zu fertigenden Artikel zu ermitteln. Außerdem zeigt sie an, welches Material in welcher Menge bestellt werden muss.
• Da die Fertigungsfunktionen mit dem Warenwirtschaftssystem verknüpft sind, ist die Bestandsführung zu jedem Zeitpunkt aktuell.
• Im Fertigungsvorschlag (auftragsbezogen oder auf Basis der Lagerbestände) bestimmt die Software den Materialbedarf und erkennt automatisch, welche Leistungen von welchen Fremdfertigern zu erbringen sind. Bestätigt der Benutzer den Vorschlag, wird für das ermittelte Material ein Fremdfertigungsauftrag erzeugt, der als Beleg an den Fremdfertiger mit ausgeliefert wird.
• Auch die Bestellungen der Leistungen beim Fremdfertiger lassen sich mithilfe der Software generieren. So wissen die Nutzer, welche Aufträge bei Lieferanten offen sind.
• Geht die Ware bzw. die Fremdleistung ein, werden die gelieferten Mengen durch die Fertigmeldung des Auftrags automatisch wieder zugebucht. Damit stehen sie für weitere Fertigungsprozesse zur Verfügung.
• Weiterhin ordnet die Software die Eingangsrechnung des Lieferanten der Bestellung zu, wodurch der Belegfluss abgeschlossen wird. Das sorgt für Transparenz, da die Lösung alle Belege zu einem Auftrag in einer Abrufhistorie auflistet.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland imstande sein, E-Rechnungen in den strukturierten Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu empfangen. Für die Verpflichtung zum Versand elektronischer Rechnungen gelten Übergangsregelungen, die am 1. Januar 2028 enden. Ab diesem Zeitpunkt ist jedes Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Ticketverkäufe sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Die häufigsten Fragen zur E-Rechnungspflicht beantwortet der Experte Richard Luthardt im folgenden Interview.

Welche Rechnungsformate werden nach dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht noch zulässig sein?

Richard Luthardt: E-Rechnungen müssen entweder den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen. Die gängigen Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen der Norm EN 16931.

Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponente. Da sie kein Bild der Rechnung enthält, muss der Inhalt visualisiert werden. Dies geschieht durch einen Viewer in der empfangenden Software, der den strukturierten Datensatz der E-Rechnung über ein Sichtdokument lesbar macht.

Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x. besteht aus der visuellen Komponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei. Übrigens: PDF-Rechnungen sind als reine Bildrechnungen keine E-Rechnungen und entsprechen nicht der Norm EN 16931.

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Bisher wurden bei sogenannten Hybridrechnungen wie dem ZUGFeRD-Format der strukturierte XML-Teil und der visuelle Teil steuerlich gleich behandelt. Wie wird künftig verfahren?

Richard Luthardt: Die Finanzverwaltung weist darauf hin, dass bei hybriden Formaten wie dem ZUGFeRD-Format, das wie erwähnt aus einer Bilddatei und einem strukturierten Datensatz besteht, künftig der strukturierte Teil maßgeblich ist. Bei Abweichungen haben die Daten aus dem strukturierten Teil Vorrang vor den Daten aus der Bilddatei. Bisher gilt nach Abschnitt 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE die Bilddatei als führender Teil, da auf die Lesbarkeit durch das menschliche Auge abgestellt wird. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht kehrt sich dieses Verhältnis um.

Wie sieht es mit EDI-Verfahren aus? Können diese trotz E-Rechnungspflicht weiter genutzt werden?

Richard Luthardt: Nach gegenseitiger Absprache zwischen Rechnungsempfänger und Rechnungssender kann weiterhin jedes andere strukturierte Format ausgetauscht werden. Voraussetzung ist jedoch, dass aus diesem Format die Pflichtangaben einer Rechnung nach den Vorgaben der EN 16931 extrahiert werden können. Es spricht also grundsätzlich nichts dagegen, weiterhin EDIFACT-Formate oder Inhouse-Formate zwischen Unternehmen auszutauschen. Es wird an einer Lösung gearbeitet, die eine Weiternutzung von EDI-Verfahren auch unter dem zukünftigen Rechtsrahmen weitestgehend sicherstellt.

Wie wirkt sich die E-Rechnungspflicht im Bereich der Belegarchivierung aus – Stichwort: Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Richard Luthardt: Mit der E-Rechnung rückt die Archivierung in den Fokus. Dies ist keine Neuerung der E-Rechnung, sondern gilt für alle elektronischen Archive, die steuerrelevante Daten und Dokumente aufbewahren: Nach § 14b UStG sind alle Rechnungen, die ein Unternehmer empfangen hat oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre lesbar aufzubewahren. Hierzu sind die erforderlichen Programme bereitzuhalten. Die Rechnungen sind in der Form, in der sie übermittelt wurden, manipulationssicher aufzubewahren. Dabei sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zu beachten, zum Beispiel durch ein professionelles Belegarchiv.

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Vor dem Hintergrund der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die E-Rechnungspflicht ja nur ein erster Schritt hin zu einem digitalen Umsatzsteuer-Meldesystem. Wann ist mit einem solchen System in Deutschland zu rechnen?

Richard Luthardt: Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist Voraussetzung für die künftig vorgesehene Verpflichtung der Unternehmen, steuerbare und steuerpflichtige Umsätze im B2B-Bereich an ein bundesweit einheitliches elektronisches System der Finanzverwaltung zu melden. Sinn und Zweck dieses Meldewesens ist die Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs im Inland.

Im Vorgriff auf die Einführung des Meldesystems ist die E-Rechnung bereits jetzt verpflichtend, auch um die notwendigen technischen und organisatorischen Umstellungsarbeiten in den Unternehmen zeitlich zu entzerren. Die Einführung des Meldewesens in Deutschland ist nach derzeitigem Stand für Januar 2028 vorgesehen.

Wie ist der aktuelle Planungsstand auf EU-Ebene?

Richard Luthardt: Die Europäische Kommission hat im Dezember 2022 ihren Vorschlag zur Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL, RL 2006/112/EG) und der dazugehörigen Durchführungsverordnungen im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA, veröffentlicht. Ziel ist auch hier die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs.

Der Vorschlag für das Legislativpaket beinhaltet Regelungen zu Meldepflichten von umsatzsteuerrelevanten Informationen und die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen. Ab 2028 soll ein EU-weites Umsatzsteuer-Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze eingeführt werden.

Damit dieses Gesetzespaket verabschiedet werden kann, müssen alle 27 Mitgliedstaaten zustimmen. Eine Herausforderung angesichts der notwendigen Anpassungen der bestehenden nationalen Systeme. Es ist davon auszugehen, dass es zu Änderungen kommen wird, sowohl was den Zeitpunkt der Einführung als auch den Inhalt betrifft.

Welche Maßnahmen sollten Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse noch nicht digitalisiert haben, jetzt ergreifen?

Richard Luthardt: Unabhängig davon, wann Rechnungsprozesse im Unternehmen auf E-Rechnungen umgestellt werden, müssen Betroffene ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und in ihren Finanzbuchhaltungssystemen zu verarbeiten. Je früher sie dies tun, desto früher können sie von den Vorteilen elektronischer Rechnungsprozesse profitieren.

Im Vorfeld sind dabei einige Punkte zu klären. Dazu gehören beispielsweise die technischen Voraussetzungen und die Integration in bestehende Systeme. Auch der Datenschutz und die zwingende Notwendigkeit, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die neuen Prozesse einzubinden und umzuschulen. Der Aufwand zur Erfüllung dieser gesetzlichen Anforderungen variiert je nach Digitalisierungsgrad der Unternehmen. Helfen können hier neben dem IT-Dienstleister auch spezialisierte Berater, der Steuerberater und E-Invoicing-Anbieter.

Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen aus digitalen Rechnungsprozessen?

Richard Luthardt: Der Einsatz von E-Invoicing eröffnet erhebliche Möglichkeiten für effizientere Strukturen. Praktische Vorteile werden nach erfolgreicher Einführung zukünftig unter anderem die medienbruchfreie Verarbeitung (fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig), kürzere Durchlaufzeiten, geringerer Papierverbrauch, Wegfall von Portokosten und Transportwegen und vieles mehr sein.

Diese Vorteile zeigen, dass die Verpflichtung zur E-Rechnung nicht nur eine gesetzliche Vorgabe ist, sondern auch eine Chance für Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Es ist an der Zeit, die Weichen für die Zukunft zu stellen und die Digitalisierung als Chance zu begreifen.

Immer wieder müssen Hersteller Teile ihrer Produkte zurückrufen – sei es wegen krankheitserregender Bakterien in der Wurst, Plastikteilen im Müsli oder falsch dosierten Wirkstoffen in einem Medikament. In solchen Situationen ist es entscheidend zu wissen, welche Chargen von dem Qualitätsmangel betroffen sind. Man möchte schließlich nicht gleich den gesamten Warenbestand aus dem Verkauf nehmen. Die Chargenrückverfolgung ermöglicht es, die Herkunft der Bestandteile eines Produkts und den Weg, den sie innerhalb der Lieferkette genommen haben, nachzuvollziehen. Auf diese Weise kann jedes Produkt bis zum Erzeuger zurückverfolgt werden. Diese Rückverfolgung befähigt Hersteller und Vertriebspartner dazu, bei Qualitätsmängeln oder Reklamationen betroffene Produkte gezielt zurückzurufen, um weiteren Schäden oder Haftungsansprüchen vorzubeugen.

In bestimmten Branchen, wie der Lebensmittelwirtschaft, dem Arzneimittelhandel und dem Automobil-, Bahn- und Flugzeugbau, ist die Chargenrückverfolgung von besonderer Bedeutung. Hier können Qualitätsmängel schwerwiegende gesundheitliche Schäden verursachen, sogar bis hin zu Todesfällen. Aus diesem Grund ist die Rückverfolgbarkeit der Lieferkette in diesen Bereichen gesetzlich vorgeschrieben.

Chargenrückverfolgung in der Lebensmittelwirtschaft

Betrachten wir zum Beispiel die Lebensmittelindustrie: Seit 2005 verlangt die EU-Verordnung Nr.178/2002 von Herstellern und Lieferanten, dass Lebensmittel, Futtermittel und ihre Inhaltsstoffe lückenlos zurückverfolgbar sind. Jedes Unternehmen in der Lieferkette muss auf Anfrage der Behörden nachweisen können, von wem es seine Waren bezogen hat und an wen es geliefert hat. Gemäß den Vorschriften müssen Lebensmittelbetriebe über Systeme und Verfahren verfügen, um die Rückverfolgbarkeit und den Rückruf ihrer Produkte zu gewährleisten.

Die Pflicht zur Rückverfolgbarkeit erstreckt sich auch auf Materialien und Gegenstände, die mit Lebens- oder Futtermitteln in Kontakt kommen, wie beispielsweise Werkzeuge und Behälter. Diese Regelungen haben alle das Ziel, die Gesundheit der Verbraucher zu schützen, indem potenzielle Gesundheitsrisiken minimiert werden.

Chargennummer sorgt für Klarheit

Um die vorgeschriebene Rückverfolgbarkeit sicherzustellen, werden in Produktion und Logistik Chargennummern verwendet. Eine Charge bezeichnet eine spezifische Menge eines Artikels, die unter gleichen Bedingungen produziert, hergestellt oder verpackt wurde und identische Eigenschaften aufweist. Je nach Branche werden auch andere Begriffe wie Los, Serie, Batch oder Lot (engl. für „Menge“) verwendet.

Obwohl im Produktionsprozess das gleiche Material verarbeitet wird, können die Endprodukte verschiedener Chargen qualitativ unterschiedlich sein. Im Falle von Qualitätsmängeln oder Reklamationen muss der beanstandete Artikel lückenlos bis zum Produktionsprozess zurückverfolgt werden können. Daher werden auf den Endprodukten üblicherweise alphanumerische Chargennummern zur eindeutigen Identifizierung vermerkt, meist auf der Verpackung. Bei verderblichen Produkten und anderen mit begrenzter Haltbarkeit enthalten diese Chargennummern neben dem Herstellungsdatum oft auch ein Ablaufdatum.

Chargenrückverfolgung im Warenwirtschaftssystem

Die Chargennummer muss stets eindeutig sein, um Verwechslungen zu vermeiden, und sie sollte leicht über alle Prozesse hinweg weitergegeben werden können. Ein effektives Chargenrückverfolgungssystem erfordert daher entsprechende organisatorische Maßnahmen im Betrieb. Um manuellen Aufwand zu reduzieren und Erfassungsfehler zu minimieren, ist der Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware mit integrierter Chargenrückverfolgung empfehlenswert. Selbst kleinere Unternehmen können mit einer solchen Lösung ihre Lieferketten überblicken und ihre Chargen effizient zurückverfolgen.

In groben Zügen funktioniert die Chargenrückverfolgung im Warenwirtschaftssystem folgendermaßen:

• Um die Rückverfolgbarkeit auf den Lieferanten zu gewährleisteten, werden die Inhalts- oder Werkstoffe eines Produkts bereits beim Wareneingang einer bestimmten Charge zugeordnet und mit Etiketten gekennzeichnet. Hierbei kann man eine eigene Chargennummer vergeben oder die Chargennummer des Lieferanten weiterführen.
• Von nun an läuft die Chargennummer fortwährend im Warenwirtschaftssystem mit – etwa bei Warenentnahmen aus einer Charge für die Produktion oder bei Auslieferungen an Kunden. Auf diese Weise kann das Unternehmen den Warenbewegungsprozess vollständig überwachen und nachvollziehen.
• Fürs Controlling lassen sich mit der Warenwirtschaftssoftware außerdem Übersichten zu Lieferanten, Kunden und Belegen erstellen.

Chargenrückverfolgung bietet wirtschaftlichen Nutzen

Ein funktionierendes Rückverfolgungssystem ist jedoch nicht nur für die Einhaltung regulatorischer Vorgaben wichtig, sondern auch aus wirtschaftlicher Sicht. So zeigt eine Praxisstudie zur Rückverfolgbarkeit in kleinen und mittleren Lebensmittelbetrieben, dass der Einsatz einer Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung bei Produktmängeln oder Beschwerden wesentliche Vorteile im Umgang mit Kunden und Lieferanten bietet:

• Durch die Nachvollziehbarkeit der Warenbewegungen können Unternehmen gezieltere Korrekturmaßnahmen ergreifen, wie beispielsweise einen Auslieferungsstopp der betroffenen Chargen verhängen und die Kunden frühzeitig informieren. Dadurch lassen sich Schadensersatzforderungen oft abwehren und Image- oder Kundenverluste minimieren.
• Die Chargenrückverfolgung unterstützt Hersteller auch dabei, die Anforderungen der Verbraucher an Transparenz zu erfüllen. Immer mehr Kunden wünschen sich Informationen über den Herstellungsprozess und die verwendeten Bestandteile von Produkten. Durch ein Rückverfolgungssystem können Unternehmen diesem Bedürfnis gerecht werden, indem sie beispielsweise Herkunftsnachweise und Details zur Lieferkette mittels QR-Codes auf der Produktverpackung zugänglich machen.
• Darüber hinaus vereinfacht die Chargenrückverfolgung in Verbindung mit dem Einsatz eines Warenwirtschaftssystems die internen Prozesse in Produktion, Lagerhaltung und Inventur. Dies trägt dazu bei, dass Unternehmen Kundenwünsche gezielter und schneller erfüllen können.

Durch Manipulationen an Kassen entgehen Deutschland jährlich Steuereinnahmen in Milliardenhöhe. Mit der Kassen-Nachschau nach § 146b AO. Abs, 1 hat der Gesetzgeber den Behörden ein eigenständiges Prüfverfahren zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung an die Hand gegeben. Seit 2018 dürfen Finanzämter ähnlich wie bei der Umsatzsteuer-Nachschau und der Lohnsteuer-Nachschau unangekündigt die Geschäftsräume von Unternehmen aufsuchen. Dort prüfen sie die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben.

Welche Unternehmen können von einer Kassen-Nachschau betroffen sein?

Alle Unternehmen mit Kassen müssen mit einer unangekündigten Kassen-Nachschau rechnen. Besonders im Fokus der Finanzverwaltung stehen dabei Branchen und Betriebe mit hohem Bargeldumsatz wie Bäckereien, Gastronomiebetriebe und Textilreinigungen. Die Prüfung erstreckt sich sowohl auf elektronische Kassenaufzeichnungssysteme als auch auf die sogenannte offene Ladenkasse („Geldschublade“).

Zu welchen Zeiten darf eine Kassen-Nachschau durchgeführt werden?

Die Kassen-Nachschau darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten durchgeführt werden. Dies umfasst sowohl die branchenübliche Geschäfts- und Arbeitszeit als auch die für den Betrieb des Steuerpflichtigen übliche Zeit.

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Welche Räume darf der Prüfer betreten?

Die Kassen-Nachschau gewährt dem Steuerprüfer kein Durchsuchungsrecht. Er darf jedoch die Geschäfts- und Betriebsräume des Unternehmens sowie die zugehörigen Grundstücke betreten und besichtigen. Wohnräume, etwa die des Firmenchefs, dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden.

Muss sich der Prüfer beim Betreten der Geschäftsräume sofort zu erkennen geben?

Nein, der Prüfer muss sich beim Betreten der Geschäftsräume nicht sofort zu erkennen geben. Er hat das Recht, die Kassen und deren Handhabung in den öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen des Unternehmens inkognito zu beobachten, ohne einen Dienstausweis vorlegen zu müssen. Beispielsweise kann er getarnt als Kunde Testkäufe durchführen. Erst wenn er mit der Kassen-Nachschau beginnen möchte, muss sich der Amtsträger gegenüber dem Steuerpflichtigen ausweisen.

Welche Pflichten obliegen dem Unternehmen bei einer Kassen-Nachschau?

Für Unternehmen besteht im Rahmen der Kassen-Nachschau eine gesetzliche Mitwirkungspflicht. Dem Kassenprüfer sind auf Verlangen die Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und zweckdienliche Auskünfte zu erteilen. Liegen die Aufzeichnungen oder Bücher in elektronischer Form vor, ist der Prüfer berechtigt, diese einzusehen. Auf Aufforderung muss das Unternehmen die entsprechenden Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger, beispielsweise einem USB-Stick, zur Verfügung stellen.

Der Prüfer kann zudem verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen über die einheitliche digitale Schnittstelle der vorgeschriebenen zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) der Kasse übermittelt werden.

Wie sollten sich die Mitarbeiter bei einer Kassen-Nachschau verhalten?

Wie bei allen anderen Prüfungen durch das Finanzamt ist es ratsam, sich auch bei einer Kassen-Nachschau kooperationsbereit zu zeigen und den Aufforderungen des Prüfers Folge zu leisten. Die Mitarbeiter, beispielsweise an der Ladenkasse, sollten jedoch nur dann Auskunft erteilen, wenn dies mit der Geschäftsführung und dem Steuerberater abgestimmt wurde. Ist der Chef während der Kassen-Nachschau nicht erreichbar, sollten die Mitarbeiter den Steuerberater kontaktieren.

Welche Konsequenzen drohen bei Beanstandungen durch den Kassenprüfer?

Stellt der Prüfer bei der Kassen-Nachschau Auffälligkeiten in den Kassenaufzeichnungen und Buchungen der Geschäftsvorfälle fest, kann er ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer regulären Außenprüfung nach § 193 AO übergehen. Ergeben die vom Steuerpflichtigen vorgelegten Nachweise kein plausibles Gesamtbild, kann es zu einer Steuerschätzung nach § 162 AO kommen. Mangelhafte Bücher und Aufzeichnungen gelten zudem als Ordnungswidrigkeit und können mit Bußgeldern sanktioniert werden.

Welche Vorkehrungen schützen?

Unternehmer sollten sich gemeinsam mit ihrem Steuerberater frühzeitig auf eine unangekündigte Kassen-Nachschau vorbereiten. Eine Checkliste mit Verhaltensanweisungen für die Beschäftgten kann hierbei hilfreich sein. Zudem empfiehlt es sich, einen unbenutzten USB-Stick für den vom Kassenprüfer verlangten Datenexport bereitzuhalten.

Selbstverständlich müssen die Kasse und die Buchführung stets in Ordnung sein. Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem verwenden, das den Vorgaben des Kassengesetzes vom 29. Dezember 2016 entspricht, sind hier technisch auf der sicheren Seite. Ein solches System ermöglicht es, alle Buchungen und erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festzuhalten.

Um die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäß den GoBD zu erfüllen, müssen die digitalen Grundaufzeichnungen mindestens zehn Jahre lang in einem jederzeit verfügbaren und maschinell auswertbaren Format bereitgestellt werden können. Liegt zusätzlich die vorgeschriebene Verfahrensdokumentation vor, stehen die Chancen auf eine reibungslose Kassen-Nachschau gut.

Die E-Rechnungspflicht bietet die Möglichkeit zur Beschleunigung und Vereinfachung der Rechnungsprozesse. Um dieses Potenzial zu nutzen und bis zum Jahreswechsel fit für den Empfang von E-Rechnungen zu sein, sollten sich KMU jetzt um das Thema kümmern. Dabei kann die folgende Checkliste hilfreich sein. Sie erläutert die wesentlichen Schritte, um die E-Rechnungspflicht erfolgreich umzusetzen.

Vorprüfung: Ist mein Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ihr Unternehmen unterliegt der E-Rechnungspflicht, wenn es

• Rechnungen von anderen Unternehmen empfängt,
• nach dem Stichtag Rechnungen in Höhe von mehr als 250 Euro (netto) an Unternehmenskunden ausstellt.

Vorbereitung

Informieren Sie sich über die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungspflicht.

Rechtliche Grundlage der E-Rechnungspflicht ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU. Deutschland hat die EU-Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt. Zudem hat der Gesetzgeber im sogenannten Wachstumschancengesetz Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vorgenommen. Eine E-Rechnung muss demnach die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:

• Sie muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten.
• Sie muss in einem maschinell lesbaren, strukturierten XML-Format erstellt sein, das der Rechnungsempfänger automatisch und elektronisch verarbeiten kann.
• Sie muss der EU-Norm EN 16931 entsprechen beziehungsweise eine vollständige und korrekte Extraktion der relevanten Daten ermöglichen. Dies ist zum Beispiel bei den Formaten XRechnung und ZUGFeRD der Fall. PDF- oder Word-Dokumente erfüllen die Anforderungen dagegen nicht.

Planen Sie den Umstieg auf die E-Rechnung frühzeitig.

• Nutzen Sie die Fristen und Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht, um sich mithilfe dieser Checkliste vorzubereiten.
• Informieren Sie alle relevanten Abteilungen wie Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb über die kommende E-Rechnungspflicht.
• Erstellen Sie einen Zeitplan für die Einführung der elektronischen Rechnungserstellung.
• Beachten Sie aber: Für den Rechnungseingang gibt es keine Übergangsfrist. Hier ist besonders schnelles Handeln gefragt, insbesondere wenn Sie bislang keine E-Rechnungs-fähige Software einsetzen.

Fristen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht (B2B)

Technische Voraussetzungen für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht

• Prüfen Sie, ob Ihre vorhandene Software die E-Rechnungsformate ZUGFeRD 2.X und XRechnung gemäß der EU-Norm EN 16931 erstellen und versenden kann. Achten Sie außerdem darauf, dass die Software Eingangsrechnungen elektronisch verarbeiten kann.
• Richten Sie die nötige IT-Infrastruktur ein. Eventuell ist eine Investition in neue Software oder Schnittstellen erforderlich – möglicherweise auch in neue, leistungsfähigere Hardware.
• Stellen Sie die Integration der Rechnungsprozesse in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme sicher.
• Schaffen Sie die technischen Voraussetzungen dafür, dass E-Rechnungen GoBD-konform, also elektronisch und unveränderbar, aufbewahrt werden. Dazu empfiehlt es sich, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzusetzen.

Prozesse an die E-Rechnungspflicht anpassen

• Bilden Sie ein Projektteam mit Vertretern aus Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb.
• Bestimmen Sie eine Person in Ihrem Unternehmen als Projektleitung.
• Überprüfen Sie Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Sie Änderungsbedarf.
• Passen Sie Ihre Prozesse für Rechnungseingang, -verarbeitung, -archivierung und -ausgang so an, dass ein medienbruchfreier digitaler Prozess für den Empfang, die Verarbeitung und Verbuchung von E-Rechnungen vorhanden ist.
• Legen Sie Verantwortlichkeiten und Rollen für die neuen Prozesse fest.
• Erstellen Sie Richtlinien für die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen gemäß GoBD und nehmen Sie diese in Ihre Verfahrensdokumentation auf.
• Bereiten Sie sich auf die Übergangsphase vor, in der sowohl E-Rechnungen als auch Papier-/PDF-Rechnungen eingehen.

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Lieferanten und Kunden einbinden

• Informieren Sie Ihre Lieferanten über die Anforderungen an eingehende E-Rechnungen.
• Kündigen Sie Ihren Kunden rechtzeitig an, ab welchem Zeitpunkt Sie nur noch E-Rechnungen versenden werden.
• Stimmen Sie mit Ihren Geschäftspartnern die Übergangsfrist für Papierrechnungen und sonstige Rechnungen in elektronischer Form (z. B. PDF oder Word) ab.

Die Mitarbeitenden schulen

• Beziehen Sie Ihr Team von Anfang an mit ein und erläutern Sie die Vorzüge elektronischer Rechnungsprozesse. Dies schafft Akzeptanz für die bevorstehenden Veränderungen durch die E-Rechnungspflicht.
• Schulen Sie die Beschäftigten frühzeitig zu den neuen E-Rechnungsprozessen.
• Benennen Sie Ansprechpartner, die bei Fragen und Problemen unterstützen.

Rechtliche Aspekte prüfen

• Lassen Sie überprüfen, ob Ihre Verträge mit Lieferanten und Kunden E-Rechnungsklauseln enthalten. Passen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gegebenenfalls an.
• Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften für Aufbewahrung und Archivierung sicher.

Insbesondere viele größere Unternehmen setzen ein Lagerverwaltungssystem (LVS) ein, um Lagermengen und Lagerorte effizient zu verwalten. Kleinere Mittelständler mit 20 bis 100 Beschäftigten hingegen nutzen häufig kein LVS. In manchen Fällen ist dies kein Problem – etwa bei Anbietern digitaler Produkte, deren Lagerhaltung sich auf Büromaterial, Getränke und andere Verbrauchsgüter für die Beschäftigten beschränkt. Bei Handels- oder Fertigungsunternehmen, die jederzeit über einen bedarfsorientierten Vorrat verfügen müssen, sieht die Sache jedoch anders aus. Hier kann eine digitale Lagerverwaltung helfen, das Lager zu optimieren, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Funktionen und den Nutzen, aber auch die Kosten eines Lagerverwaltungssystems. Dadurch sollen Verantwortliche in KMU das Potenzial einer Digitalisierung der Lagerverwaltung für ihren Betrieb besser einschätzen können.

Häufige Probleme der Lagerwirtschaft in KMU

Die Beschäftigung mit der Situation im Lager und der Einführung einer digitalen Lagerverwaltung resultiert fast immer aus schmerzhaften Erfahrungen. Diese werden durch typische Fehlersituationen ausgelöst, die in vielen Unternehmen leider allzu häufig vorkommen.

Wo es bei der Lagerhaltung oft hakt

• Aufwändige Artikelsuche im Lager
• Fehlende Artikel oder Überstand aufgrund mangelnder Transparenz über die Bestände
• Reduzierte Produktivität der Mitarbeiter infolge ineffizienter Prozesse im Lager
• Auslieferung falscher Artikel, Mengen oder Chargen
• Verfall verderblicher Ware aufgrund von Artikelentnahmen in der falschen Reihenfolge
• Erhöhte Fehlerrate und Produktivität in Stoßzeiten
• Probleme bei der Lagerhaltung bei krankheitsbedingten Ausfällen oder dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter
• Große Inventurdifferenzen

Die Ursachen für solche Fehlersituationen liegen meistens im Bereich der Lagerverwaltung. Viele KMU arbeiten dort mit Zetteln und Excel-Listen, was leicht zu Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Datenübertragung ins Warenwirtschaftssystem führt. Zudem können Informationen verloren gehen, wodurch die Bestandsführung selten aktuell ist. Wer solche Probleme in der Lagerverwaltung feststellt, sollte den Einsatz eines LVS in Erwägung ziehen, um das Lager zu optimieren.

Bessere Abläufe durch digitale Lagerverwaltung

Vor der Einführung eines Lagerverwaltungssystems sollte stets der gesamte Prozess betrachtet werden. Dieser beginnt nicht erst im Lager, sondern bereits bei der Beschaffung. Spätestens mit dem Wareneingang, der entweder auf eine Bestellung bei einem Lieferanten oder einen Fertigungsprozess folgt.

• Der Wareneingang muss so organisiert sein, dass alle darauffolgenden Schritte effizient und transparent ablaufen können. Bereits die Prüfung des Wareneingangs kann fehlerhaft sein oder unnötig lange dauern, wenn Wareneingang und Bestellung nicht einfach abgeglichen werden können. Ein LVS muss daher die Lagerhaltung mit dem Beschaffungsprozess des eingesetzten Warenwirtschaftssystems verknüpfen. Prüfungen und Qualitätssicherungsschritte müssen einfach integrierbar sein, da sie unverzichtbar sind, um die beschriebenen Probleme in der Lagerverwaltung zu lösen.
• Für die Einlagerung und weitere Bearbeitung sind maschinenlesbare Informationen in Form von Barcodes notwendig. Ein LVS muss dabei drei Szenarien bewältigen können:
  1. Die Ware ist bereits mit Barcodes ausgezeichnet, die alle benötigten Informationen enthalten.
  2. Aus vorhandenen Barcodes lassen sich zumindest einige Informationen, insbesondere die Artikelnummer, entnehmen.
  3. Barcodes müssen neu erzeugt und die Ware entsprechend gelabelt werden.

Die Barcodes dienen der späteren Identifikation der Ware. Zugleich setzen sie Prüfmechanismen in Gang, um sicherzustellen, dass alle Bearbeitungsschritte – beginnend mit der Einlagerung – möglichst fehlerfrei durchgeführt werden. Bereits bei der Einlagerung ist zudem die Lagerorganisation im Betrieb zu berücksichtigen, einschließlich eventuell genutzter spezieller Einlagerungsmethoden wie der chaotischen Lagerhaltung.

• Basierend auf den vorangegangenen Schritten konzentrieren wir uns nun auf einen besonders fehleranfälligen Vorgang: den Warenausgang bzw. die Kommissionierung. Das Lagerverwaltungssystem unterstützt die Lagermitarbeiter mit Informationen, um das Ergebnis der Kommissionierung mit dem Auftrag abzugleichen. Ein gutes LVS erlaubt hier auch Abweichungen von der Norm. Diese Flexibilität kommt vor allem kleinen und flexiblen Unternehmen zugute.
• Auch beim Versand über Speditionen und Paketdienste kann ein Lagerverwaltungssystem die Prozesse im Lager optimieren. Kleinere Unternehmen stellen ihren Dienstleistern oft manuell die benötigten Daten zur Verfügung, was eine doppelte Datenerfassung bedeutet – ein aufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Effizienter ist es, die Daten für den Versand automatisch mithilfe eines LVS zu generieren. Dafür müssen die Lagervorgänge nahtlos in das Warenwirtschaftssystem integriert sein. Zumal weitere Teilschritte wie die Rechnungsstellung sowie möglicherweise Retouren, Reklamationen oder Teillieferungen hinzukommen.

Digitale Lagerverwaltung – die wichtigsten Vorzüge

• Geringere Fehlerquote, vor allem in der Lagerentnahme und der Kommissionierung
• Kostensenkung durch effizientere Lagerprozesse
• Übersicht und Transparenz im Lager
• Verlässliche Bestandsführung
• Bessere Nutzung von Lagerflächen
• Zeitersparnis in der Inventur

Kosten eines Lagerverwaltungssystems

Wer sein Lager optimieren und ein digitales Lagerverwaltungssystem einführen möchte, sollte neben den Lizenzkosten für ein LVS und den Einführungskosten auch weitere Ausgaben einplanen. Dazu zählen die Kosten für neue Hardware wie Scanner, Tablets und andere mobile Geräte sowie der Ausbau der Netzinfrastruktur (LAN, WLAN).

Die Software selbst macht somit nur einen Teil der voraussichtlichen Kosten für eine digitale Lagerverwaltung aus. Zusätzlich müssen die benötigten Geräte und die entsprechenden Arbeitsabläufe in die Kosten-Nutzen-Betrachtung einbezogen werden. Entscheidende Fragen sind hier:

• An welchen Stellen werden mobile Geräte benötigt, und wo reichen fest installierte und meist kostengünstigere Geräte aus?
• Welche Anforderungen stellt die Situation im Lager an die Geräte hinsichtlich Temperatur, Staub, möglicher Fallhöhe und Reichweite der Scanner?
• Welche Daten müssen eingegeben werden, und wie groß muss der Bildschirm sein, um diese effizient zu verarbeiten?
• Wie werden die Geräte bedient, und welche Benutzerfreundlichkeit ist erforderlich, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten?

Fazit: Digitale Lagerverwaltung eignet sich auch für kleinere KMU

Das Beispiel der Lagerwirtschaft zeigt, wie auch kleinere Unternehmen durch gezielte Digitalisierung der Lagerverwaltung erhebliche Vorteile erzielen können. Für die meisten Betriebe in einer Größenordnung von bis zu 100 Mitarbeitern bedeutet Digitalisierung dabei vor allem, Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu optimieren – ohne störende Medienbrüche, fehlende Informationen oder doppelte Datenhaltung in verschiedenen Systemen.

Viele KMU sind bereits teilweise digitalisiert und nutzen beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem. Doch in der Lagerhaltung dominieren oft noch Zettel und die allgegenwärtigen Excel-Listen. Dieser Bruch führt häufig zu isolierten Informationsinseln ohne Verbindung zueinander. Eine digitale Lagerverwaltung hingegen ermöglicht einen durchgängigen Informationsfluss.

Dies ist auch für kleinere Mittelständler, die in der Lagerhaltung Optimierungsbedarf haben, gut umsetzbar. Denn die benötigten Technologien wie Lagerverwaltungssysteme, Scanner und mobile Geräte sind bereits ausgereift und praxisbewährt. Man muss sie nur einführen und nutzen.