ERP & Finance

Im stationären Handel kriselt es vielerorts – und das nicht erst seit Corona. Demgegenüber gewinnt der Onlinehandel zunehmend an Bedeutung. So rechnet der Handelsverband Deutschland (HDE) für das Jahr 2024 mit einem E-Commerce-Umsatz in Höhe von rund 87 Milliarden Euro. Das entspricht einem Zuwachs von drei Prozent gegenüber dem Vorjahr. Daher ist es verständlich, dass viele Unternehmen selbst einen Onlineshop aufbauen möchten. Dementsprechend hoch ist die Nachfrage nach schnellen Onlinelösungen. Dieser Blogbeitrag gibt einen kompakten Überblick über wichtige Informationsquellen zum Thema Onlineshop aufbauen.

E-Commerce: Wenn es schnell gehen soll

Der Aufbau eines Onlineshops dauert üblicherweise mehrere Monate. In dieser Zeit werden unter anderem Produktkataloge erstellt, Zahlungs- und Versandprozesse aufgesetzt, Schnittstellen definiert und Layouts abgestimmt. Die dazugehörigen Programmierungen und individuelle Anpassungen erfordern in der Regel ebenfalls eine längere Aufbauphase.

Wenn es schnell gehen soll, lässt sich dieser Prozess jedoch auch verkürzen. Dann müssen zwar Abstriche in Kauf genommen werden, grundsätzlich ist es aber möglich, einen Onlineshop im Expressverfahren aufzubauen – sofern man sich auf folgende Kompromisse einlassen kann:

• Nutzung eines vorgefertigten Standardlayouts für den Shop (trotzdem mit Einbindung des eigenen Logos und eigenen Farben)
• Manuelle Eingabe von Produkten im Onlineshop
• Nutzung von Standardzahlungsweisen (wie Barzahlung bei Abholung, Vorkasse durch Überweisung, Rechnung, Nachnahme), die ohne gesonderten Zahlungsdienstleister auskommen
• Nutzung eines schnell einrichtbaren Zahlungsanbieters wie PayPal oder vergleichbare Alternativen (die meisten Shopsysteme bieten Integrationen ohne Zusatzkosten an)
• Nutzung von Standardrechtstexten für AGB, Widerrufsbelehrung, Datenschutzerklärung usw.
• Sich selbst über rechtliche Anforderungen informieren
• Zunächst manuelle Abwicklung von Bestellungen und Versand

Die nachfolgenden Tipps und Links erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie eigen sich aber gut, um sich in das Thema einzulesen und mit dem erworbenen Wissen einen Onlineshop in Eigenregie aufzubauen.

Grundlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Wenn Sie einen Onlineshop aufbauen möchten, braucht es hierfür einige Grundlagen. Unter den folgenden Links können Sie sich einen Überblick verschaffen:

• Tipps für ein Onlineshop-Konzept
• Sechs Schritte zum Aufbau eines Onlineshops, mit Auflistung einiger Shopsysteme

Onlineshop aufbauen: Shopsysteme und Marktplätze

Wenn es schnell gehen muss, kann man sich kein eigenes Shopsystem programmieren lassen. Es gibt jedoch fertige Lösungen, die sich in drei Gruppen unterteilen lassen.

Gruppe 1: Shop-Software für den Betrieb auf dem eigenen Server

Der Betrieb eines Onlineshops auf dem eigenen Server ermöglicht größtmögliche Kontrolle über das System. Zusätzlich ist die Anpassbarkeit am größten, falls der Webshop in Zukunft wachsen soll. Allerdings muss man sich um die Installation von Updates (Wartung) selbst kümmern und sich einen geeigneten Webhoster suchen.

• WooCommerce (als Plugin für das Content-Management-System WordPress)
• Shopware
• Gambio

Gruppe 2: Cloud- und SaaS-Lösungen

Mithilfe von Cloud- bzw. SaaS-Lösungen kann man sehr schnell starten, weil die Installation auf einem eigenen Server entfällt. Die Infrastruktur mietet man bei der Nutzung der Software automatisch dazu. Der Anbieter kümmert sich um die Infrastruktur und Wartung.

• Jimdo
• Shopify
• Strato Webshop Now
• IONOS MyWebsite Shop

Gruppe 3: Marktplätze

Klassische Online-Marktplätze bieten gegen Provision die Möglichkeit, sehr schnell eine große Anzahl an Kunden zu erreichen.

• Amazon Marketplace
• Ebay
• Etsy

Zahlungsanbieter im Onlineshop

Wenn Sie einen Onlinshop aufbauen und dort Zahlungen außerhalb der eigenen Kasse oder des Bankkontos anbieten möchten, brauchen Sie einen spezialisierten Zahlungsdienstleister. Dieser wickelt die Zahlung ab und bestätigt die Korrektheit. Insbesondere für Kreditkartenzahlungen oder PayPal ist die Inanspruchname eines Dienstleisters notwendig. In der Regel sind dafür eine monatliche Grundgebühr und eine umsatzabhängige Provision für jeden Verkauf fällig. Hier finden Sie eine Übersicht über Zahlungsanbieter.

Im deutschsprachigen Markt liegt PayPal in der Verbreitung unangefochten vorn. Es gibt kaum einen Onlineshop, der auf PayPal verzichtet. Das liegt vermutlich an der vergleichsweisen einfachen Einrichtung sowohl im Onlineshop als auch auf Kundenseite. Allerdings sollte man keinen Zahlungsdienstleister „einfach so“ ohne vorherige Prüfung einsetzen, da zum Beispiel das Provisionsmodell und andere Gründe gegen bestimmte Anbieter sprechen können. Gerade gegenüber PayPal gibt es auch Kritik. Informieren Sie sich daher im Vorwege.

Versand im E-Commerce

Sofern sich Ihre Produkte in Pakete verpacken lassen, können Sie für den Versand auf die üblichen Paketdienste zurückgreifen, wie:

• DHL
• DPD
• GLS
• Hermes
• UPS

Die Versandetiketten lassen sich meistens nach einer kurzen Registrierung direkt online erstellen und selbst ausdrucken.

Als Alternative gibt es auch Anbieter wie shipcloud, die Ihnen alle Paketdienste über ein einziges Interface zusammen anbieten. Dies ist gerade beim Start eines Onlineshops hilfreich.

Für die automatische Übergabe von Versanddaten aus dem Shop oder einem Warenwirtschaftssystem sind meistens noch weitere Zugänge erforderlich. Informieren Sie sich am besten direkt bei dem Paketdienst oder dem Softwareanbieter über die Möglichkeiten.

Schnittstellen zu Paketdiensten werden von den meisten Onlineshop-Systemen und Warenwirtschaftssystemen angeboten, allerdings braucht die Einrichtung und Registrierung meistens etwas Zeit. Dies lohnt sich möglicherweise erst bei höherem Versandvolumen zu einem späteren Zeitpunkt.

Recht

Ihr besonderes Augenmerk sollten Sie auf die Rechtssicherheit richten, wenn Sie einen Onlineshop aufbauen. Da ein Onlineshop öffentlich ist, fallen Fehler sofort auf und können durch Konkurrenzunternehmen abgemahnt werden. Das vermeiden Sie, indem Sie sich im Vorwege über die rechtlichen Aspekte beim Betrieb eines Webshops informieren. Hierzu finden Sie im Internet umfangreiche Informationen zu verschiedenen rechtlichen Aspekten.

Tipp: Abonnieren Sie die Newsletter von Portalen zum Thema E-Commerce-Recht. Es gibt dort immer wieder aktualisierte Informationen und aktuelle Urteile.

Einen Überblick über die wichtigsten Rechtsthemen im E-Commerce bieten beispielsweise die folgenden Ratgeber im Web:

• Onlineshop rechtssicher in 10 Schritten: So wird‘s juristisch wasserdicht
• Gegen die Krise: In 9 Schritten zum abmahnsicheren Onlineshop
• Rechtshilfen vom E-Commerce-Bundesverband bevh

Bei der Erstellung der notwendigen Kundeninformationen wie AGB, Datenschutzerklärung, Impressum und Widerrufsbelehrung hilft Ihnen ein kostenloser Generator für E-Commerce-Rechtstexte von Trusted Shops.

Der sicherste Weg ist natürlich die Beratung durch eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt mit Schwerpunkt auf E-Commerce. Darüber hinaus gibt es spezielle E-Commerce-Versicherungen, die Risiken abmildern können.

Marketing

Das Marketing nimmt im E-Commerce ebenfalls einen hohen Stellenwert ein. Die Zeiten, in denen Besucher von allein zu den Onlineshops von Unternehmen finden, sind in den meisten Branchen vorbei – zu groß und unübersichtlich ist das Angebot im Web.

Zum Marketing zählen zum Beispiel die Suchmaschinenoptimierung (SEO), Anbindung an Preissuchmaschinen, Social-Media-Marketing, usw. Informationen dazu erhalten Sie unter folgenden Links:

• 7 effiziente Marketing-Tipps für Online-Händler
• Preissuchmaschinen: Was spricht für dieses mächtige Marketing-Tool und was dagegen?

Blogs und Podcasts

Dass man im E-Commerce immer Potenzial zur Optimierung hat, ist kein Geheimnis. Es empfiehlt sich also, im Thema zu bleiben und den Shop immer wieder zu verbessern. Gute und kostenlose Informationen dazu erhalten Sie in diversen Blogs und Podcasts. Hier einige Beispiele:

• Kassenzone (Blog und Podcast)
• Excitingcommerce (Blog und Podcast „Exchanges“)
• Shopbetreiber-Blog (von Trusted Shops mit dem Schwerpunkt „Recht“)

Warenwirtschaft für den Onlineshop und ERP-Systeme

So richtig effizient wird der Onlinehandel erst durch die Nutzung einer Warenwirtschaftssoftware: Man gewinnt zum Beispiel aktuelle Informationen über die Lagerbestände, kann Einkäufe und Lagerbuchungen damit abbilden und mehrere Verkaufskanäle miteinander verbinden. Die Software zentralisiert sämtliche Ein- und Verkäufe und bereitet die Buchhaltung vor.

Automatisierung durch Schnittstellen

Um die Warenwirtschaft mit dem Onlineshop zu verbinden, benötigt man eine Shop-Schnittstelle. Diese sorgt dafür, dass der Onlineshop als zusätzlicher Verkaufskanal über die Warenwirtschaftssoftware abgewickelt werden kann. Es ist dann keine doppelte Datenpflege mehr notwendig und die Systeme arbeiten direkt zusammen. So wird die Steuerung der verschiedenen Verkaufskanäle zentral über die Warenwirtschaft möglich.

Fazit und Empfehlung

Die Linksammlung in diesem Blogbeitrag zielt darauf ab, Ihnen zu helfen, sich sachkundig zu machen, damit Sie schnell einen Onlineshop aufbauen können. Wenn der Shop dann aber erst einmal läuft, ist die Verknüpfung mit der Warenwirtschaft ein sinnvoller nächster Schritt zur Automatisierung. Denn dadurch lässt sich meist eine deutliche Effizienzsteeigerung erzielen. Die Verknüpfung zwischen Warenwirtschaftssystem und Shop lohnt sich gerade dann, wenn mehrere Verkaufskanäle zu bedienen sind.

Empfehlung: Wenn Sie Wert auf einen schnellen und preiswerten Start in den E-Commerce sowie auf Möglichkeiten zur späteren Anpassung und Erweiterung legen, sollten Sie sich die nachfolgend aufgeführte Produktkombination näher ansehen:

• Shop-Software: Shopware Community (selbst gehostet) oder Shopify (als SaaS- bzw. Cloud-Lösung)
• Zahlung: PayPal, Nachnahme und Vorkasse per Überweisung
• Versand: ShipCloud
• Recht: TrustedShops Rechtstexte

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Mitte März 2024 steht es fest: Künftig sind Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu versenden. Diese E-Rechnungspflicht bietet den Betrieben erhebliches Potenzial zur Prozessoptimierung und Kosteneinsparung. Hier sind die wichtigsten Gründe für die Einführung der E-Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden zentralen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Sie basieren auf der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelten EU-Norm EN 16931.

7 Gründe, die E-Rechnung einzuführen

1. Die bevorstehende E-Rechnungspflicht lässt keine Wahl zu.

• Bereits seit November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD einreichen. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnungspflicht ausgeweitet: Ab Januar 2025 sollen alle Unternehmen imstande sein, elektronische Rechnungen zu versenden und zu verarbeiten. Bei der Einführung dieser Pflicht gelten Übergangsregelungen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
• Das Wachstumschancengesetz hatte den Deutschen Bundestag im November 2023 passiert. Der Bundesrat verweigerte anschließend jedoch zunächst seine Zustimmung und verwies das Gesetz an den Vermittlungsausschuss. Insbesondere der ambitionierte Zeitplan zur Einführung stieß auf Kritik, weshalb die Länderkammer in ihrer Beschlussvorlage eine Verschiebung um zwei Jahre forderte.
• Fest steht: Die E-Rechnungspflicht wird kommen. Daher ist es Unternehmen dringend zu empfehlen, ihre Rechnungsprozesse zeitnah zu digitalisieren.

2. Durch den digitalen Workflow spart man Kosten.

• Wer elektronische Rechnungen per E-Mail versendet, spart die Kosten für Papier, Druck und Porto ein. Wie groß das Sparpotenzial ist, zeigt eine Bitkom-Studie: Demnach werden in Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro nur für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben.
• Bei digitaler Verarbeitung eingehender Rechnungen ergeben sich weitere Einsparungen durch bessere Workflows. Studien zufolge sinkt der Aufwand im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsprozessen um bis zu 70 Prozent.

3. Mit E-Rechnungen geht alles schneller.

• Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.
• Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Arbeitstage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es meistens noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also früher.
• Darüber hinaus können Unternehmen durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und durch die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) massiv Zeit sparen.

4. E-Rechnungen sind jederzeit ortsunabhängig verfügbar.

• Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen.
• Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben – etwa, wenn der Vorgesetzte geschäftlich unterwegs ist.
• Bei Rückfragen zu einer Rechnung und in Klärfällen ist die Buchhaltung schnell auskunftsfähig, da ihr sofort das entsprechende Dokument vorliegt.

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5. Digitale Rechnungsprozesse verbessern die Arbeitsabläufe.

• Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen lassen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit.
• Des Weiteren bleiben elektronische Rechnungen bei Abwesenheit eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.

6. E-Rechnungen lassen sich leicht und sicher aufbewahren.

• Um elektronische Rechnungen zu archivieren, braucht man weder Aktenordner noch Archivstellfläche. Stattdessen lassen sich die digitalen Dokumente weitgehend automatisiert und platzsparend in einem DMS aufbewahren.
• In einem DMS archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten.
• Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.

7. E-Rechnungen schonen Umwelt und Ressourcen.

• Durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse senken Unternehmen ihren Verbrauch an Papier, Aktenordnern, Druckertoner und weiterem Büromaterial nachhaltig. Das schont nicht nur das eigene Budget, sondern auch die Umwelt. Die geringere Menge an Briefpost wirkt sich außerdem positiv auf die CO₂-Bilanz aus.

Seit 2011 sind elektronische Rechnungen in Deutschland in steuerlicher Hinsicht Papierrechnungen gleichgestellt. Somit berechtigen E-Rechnungen uneingeschränkt zum Vorsteuerabzug, vorausgesetzt, sie enthalten die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Das Format, in dem die Rechnung versendet wird – sei es PDF, XML, EDIFACT oder ein anderes –, spielt dabei bis Ende 2024 keine Rolle. Dies wird sich mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 ändern. Die Anforderungen der Finanzverwaltung an den digitalen Rechnungsaustausch, wie sie in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) festgelegt sind, bleiben dagegen weitgehend bestehen. Hier ist ein Überblick.

Achtung: Ab Januar 2025 werden als E-Rechnung nur noch Rechnungsformate akzeptiert, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, wie beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. PDF-Rechnungen oder andere bildhafte Darstellungen der Rechnungsinhalte (z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx”) erfüllen nicht die Vorgaben zur E-Rechnungspflicht.

E-Rechnungen müssen digital archiviert werden

Elektronische Rechnungen sind originär elektronische Unterlagen. Dementsprechend müssen sie laut den GoBD im digitalen Ursprungsformat aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer beträgt in der Regel zehn Jahre – beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Blogbeitrag, der am Ende dieses Artikels verlinkt ist.

Bei der Aufbewahrung muss die Unveränderbarkeit des elektronischen Originalbelegs gewährleistet sein

Für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug ist es entscheidend, elektronische Rechnungen in einem unveränderbaren Zustand aufzubewahren. Dies bedeutet, dass spätere Modifikationen am archivierten Beleg erkennbar sein müssen und der ursprüngliche Inhalt erhalten bleiben muss. Selbst bei Systemwechseln oder Aktualisierungen von Hard- und Software muss die Unveränderlichkeit der Aufbewahrung gewährleistet sein.

Wenn Sie E-Rechnungen in Ihrem herkömmlichen Dateisystem speichern, sind zusätzliche aufwendige Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Eine deutlich einfachere Lösung bietet die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das automatisch eine Änderungshistorie protokolliert und somit eine „revisionssichere“ Aufbewahrung ermöglicht.

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Elektronische Rechnungen müssen lesbar sein

Verarbeiten und archivieren Sie Rechnungen in ausschließlich maschinenlesbaren Formaten wie XML oder EDIFACT? Dann ist es wichtig, nicht nur die elektronischen Rechnungen selbst zu speichern, sondern auch ein geeignetes Anzeigeprogramm (Viewer) bereitzuhalten. Dies gewährleistet, besonders während einer Betriebsprüfung, dass die Rechnungen weiterhin für das menschliche Auge lesbar bleiben und einer visuellen Überprüfung unterzogen werden können.

Hinweis: Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen muss auch ausschließlich maschinenlesbare Rechnungen wie das strukturierte XML-Format XRechnung empfangen können. Ein Anspruch auf eine mit dem menschlichen Auge lesbare Rechnung besteht dann nicht mehr.

E-Rechnungen sind zeitnah gegen Verlust zu sichern

Um Verluste und Manipulationen zu vermeiden, müssen Sie E-Rechnungen zeitnah erfassen und buchen.  Es ist nicht erlaubt, Belege zunächst zu sammeln und Geschäftsvorfälle erst nach längerer Zeit in der Buchhaltung zu erfassen. Was die Finanzverwaltung und die Rechtsprechung unter „zeitnah“ verstehen, erläutert der Experten-Beitrag Was bedeutet „Zeitgerechtheit“?.

Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem zur Aufbewahrung nutzen, sind Sie auf der sicheren Seite: Das DMS archiviert Ausgangsrechnungen unmittelbar nach ihrer Erstellung. Sofern Sie zusätzlich eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung einsetzen, werden auch Eingangsrechnungen automatisch im System abgelegt.

Jede elektronische Eingangsrechnung ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen

Um eine spätere Prüfung zu erleichtern, müssen Sie elektronisch empfangene Eingangsrechnungen mit eindeutigen Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmalen versehen. Diese Merkmale sind bei der Aufzeichnung oder Verbuchung zu übernehmen. Wichtig ist, dass jeder elektronische Beleg unter dem zugeteilten Index verwaltet und recherchiert werden kann.

In diesem Zusammenhang bietet eine digitale Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung klare Vorteile: Das System übernimmt die manuelle Indexierung automatisch, was nicht nur Zeit spart, sondern auch dabei hilft, archivierte Rechnungen schnell und effizient wiederzufinden.

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind elektronisch aufzubewahren

Oftmals werden Rechnungen per E-Mail versandt, üblicherweise als Anhang (z. B. als PDF-Datei). Schauen Sie genau hin, bevor Sie nach dem Speichern des Anhangs die E-Mail löschen:

• Wenn eine E-Mail die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs erfüllt, müssen Sie sie in elektronischer Form aufbewahren.
• Eine E-Mail, die lediglich als Transportmedium dient, um die angehängte Rechnung zu übermitteln (zum Beispiel in Form einer PDF-Datei), dürfen Sie löschen. Es könnte jedoch sinnvoll sein, die gesamte E-Mail freiwillig aufzubewahren. Auf diese Weise dokumentieren Sie den Absender der E-Mail sowie den Zeitpunkt des Versands und des Empfangs.

Gescannte Papierrechnungen müssen mit dem Original bildlich übereinstimmen

Wenn Sie Papierrechnungen empfangen und diese anschließend scannen, müssen Sie sicherstellen, dass das Scan-Ergebnis exakt dem Original entspricht. Die GoBD schreiben vor, dass die Digitalisierung der Belege die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit nicht beeinträchtigen darf.

Eingangsrechnungen in Papierform dürfen nach dem Einscannen unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden

Wenn Sie empfangene Rechnungen scannen, dürfen Sie die Papieroriginale anschließend vernichten, sofern die Papierdokumente nicht aufgrund spezieller rechtlicher Vorschriften im Original aufzubewahren sind. In jedem Fall schreiben die GoBD vor, dass für den Scan-Vorgang und das Archivierungsverfahren eine Organisationsanweisung erforderlich ist. Diese Verfahrensdokumentation muss den Prozess sowie die personellen und technischen Anforderungen beschreiben.

Die Originale von Ausgangsrechnungen müssen bei elektronischer Aufbewahrung reproduzierbar bleiben

Die GoBD verlangen für elektronisch gespeicherte Ausgangsrechnungen eine exakte inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original. Daher ist es ratsam, die Ausgangsbelege bereits bei ihrer Erstellung in einem gängigen Bildformat wie zum Beispiel PDF oder TIFF zu speichern und in das digitale Archiv zu übertragen. Auf diese Weise bleiben die Originalbelege auch bei einem möglichen System- oder Softwarewechsel bildlich und inhaltlich reproduzierbar.

Bei einer Konvertierung von elektronischen Rechnungen in ein Inhouse-Format sind beide Versionen zu archivieren

Es ist zulässig, elektronische Eingangsrechnungen in Ihrem Unternehmen in ein eigenes Format zu konvertieren. Allerdings müssen Sie sowohl die empfangene Ursprungsdatei als auch die umgewandelte Version stets archivieren und unter demselben Index verwalten. Außerdem ist es wichtig, die konvertierte Version entsprechend zu kennzeichnen. Temporäre Zwischenspeicherungen im Verlauf des Verarbeitungsprozesses müssen hingegen nicht archiviert werden, sofern sie anschließend vollständig in die Buchführungsdaten integriert werden und den Inhalt des Originalbelegs nicht verändern.

Der Betriebsprüfer darf digital auf Rechnungen zugreifen und sie maschinell auswerten

Bei einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt das Recht, originär elektronische Rechnungen und gescannte Papierrechnungen digital einzusehen und zu prüfen. Hierzu müssen Sie es dem Betriebsprüfer gestatten, über Ihre Hard- und Software unmittelbar auf  Ihre Rechnungen zuzugreifen. Lesen Sie dazu den Blogbeitrag Betriebsprüfung vorbereiten – 7 Tipps für Unternehmer.

Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht

Um den elektronischen Rechnungsaustausch sowie das Scannen von Papierrechnungen ordnungsgemäß durchzuführen, ist die Erstellung und Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation erforderlich. Diese Dokumentation muss transparent darlegen, wie die in den GoBD festgelegten Ordnungsvorschriften in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden, einschließlich detaillierter Organisationsanweisungen, beispielsweise zur Prüfung von eingehenden Rechnungen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Verfahrensdokumentation nicht nur für interne Zwecke gedacht ist, sondern auch für sachverständige Dritte wie Betriebsprüfer verständlich und innerhalb angemessener Zeit nachprüfbar ist. Als Unternehmer sind Sie außerdem gesetzlich verpflichtet, die Verfahrensdokumentation über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg in den jeweils aktuellen Versionen aufzubewahren.

Materialengpässe, Fertigungsstillstand, Lieferverzögerungen – für jedes produzierende Unternehmen sind diese Szenarien ein Albtraum. Um eine unterbrechungsfreie Produktion zu gewährleisten, neigt so manche Betriebsleitung dazu, im Lager mehr Material vorzuhalten, als tatsächlich benötigt wird. Doch Überbestände führen zu Problemen an anderer Stelle, da sie unnötig Lagerfläche und Kapital binden. Auf diese Weise kommen rasch beträchtliche Kosten zusammen. Um dies zu vermeiden, sollte der Lagerbestand von Material und Produkten stets dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. Daher sollte jedes Unternehmen schnell und präzise seinen Materialbedarf ermitteln können.

Stückliste als Dreh- und Angelpunkt der Fertigung

Insbesondere in produzierenden Unternehmen, die auftragsbezogen fertigen, reicht es nicht aus, den Materialbedarf und die Fertigungsmengen beispielsweise einmal monatlich zu planen. Stattdessen muss der Bedarf auftragsorientiert ermittelt werden. Dabei sind das bereits bestellte Material sowie die aktuellen und reservierten Lagerbestände zu berücksichtigen. Auch Erfahrungswerte und Absatzerwartungen fließen mit ein.

Der Dreh- und Angelpunkt der Bedarfsermittlung ist die Stückliste. Als zentrales Instrument sind in ihr alle Baugruppen, Teile oder Materialien, die zur Herstellung eines Produkts benötigt werden, mengenmäßig aufgelistet. Darüber hinaus bildet die Stückliste die Struktur und die unterschiedlichen Fertigungsebenen eines Produkts ab. Somit gehören Stücklisteninformationen zu den wichtigsten Datenstrukturen eines Produktionsunternehmens. Sie dokumentieren, aus welchen Bauteilen ein bestimmtes Produkt besteht, und werden benötigt, um den Materialbedarf korrekt zu ermitteln.

Stücklistenverwaltung oft problematisch

Doch ausgerechnet die Stücklistenverwaltung zählt in vielen kleinen und mittelgroßen Produktionsbetrieben zu den Problemfeldern. Die üblicherweise verwendeten Tools, meist auf Basis von Microsoft Excel, sind oft nicht geeignet, um die komplexe Struktur mehrstufiger Stücklisten sauber und übersichtlich abzubilden. Infolgedessen verlässt sich mancher Fertigungsleiter bei der Ermittlung des Materialbedarfs eher auf seine Erfahrung als auf die ohnehin unzureichende Stücklistenverwaltung.

Materialbedarf ermitteln mithilfe von Software

Eine professionelle Fertigungssoftware löst das Problem und erleichtert den Anwendern die Arbeit, indem sie die Verwaltung komplexer Stücklisten erheblich vereinfacht und übersichtlicher gestaltet. Sie ermöglicht die gleichzeitige Ermittlung des Nettomaterialbedarfs für eine auftragsbezogene oder lagernde Fertigung über alle Ebenen der Stückliste hinweg. Dadurch spart das Unternehmen Zeit und verbessert die Transparenz im Bereich der Materialbeschaffung. Durch die Integration der Fertigungssoftware mit dem Warenwirtschaftssystem werden außerdem die Bestandsführung und die Materialverfügbarkeit optimiert. Dadurch lassen sich Materialengpässe oder kostspielige Überbestände zuverlässig vermeiden.

In kleinen und mittelständischen Unternehmen bleibt im hektischen Tagesgeschäft oft wenig Zeit für Controlling. Der Fokus liegt auf der Buchhaltung und der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Gleichzeitig gibt es immer mehr Daten über das Unternehmen, den Markt und die Kunden. Diese Daten können, wenn sie zu Finanzkennzahlen zusammengefasst werden, ein wertvolles Instrument für die Unternehmenssteuerung sein.

Die Vielzahl an betriebswirtschaftlichen Kennzahlen kann jedoch abschreckend wirken. Dennoch lohnt es sich dranzubleiben: Mit wenigen, aber den richtigen Kennzahlen können KMU entscheidende Hilfestellungen erhalten. Sie helfen dabei, strategische Ziele zu erreichen und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Finanzkennzahlen als Frühwarnsystem und Grundlage für die Zielerreichung

Finanzkennzahlen bieten einen kompakten Einblick in den Zustand eines Unternehmens und zeigen auf, wo Probleme auftreten könnten und wie gegengesteuert werden kann. Sie helfen dabei, unangenehme Überraschungen wie Liquiditätsengpässe oder verpasste Trends zu vermeiden und den guten Ruf bei der Hausbank zu bewahren.

Unternehmen, die auf das Monitoring von Finanzkennzahlen verzichten, haben kein Frühwarnsystem und laufen Gefahr, langfristige strategische Ziele aus den Augen zu verlieren. Nur durch ein effektives Controlling bleiben diese Ziele präsent und können in den täglichen Entscheidungen berücksichtigt werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist es daher entscheidend, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die relevanten Schlüsselkennzahlen (KPI) gezielt auszuwählen. Oftmals genügt bereits eine Handvoll Finanzkennzahlen.

Um das Controlling zu erleichtern und die Kennzahlen effizient zu berechnen und bereitzustellen, empfiehlt sich der Einsatz von Finanzbuchhaltungssoftware. Sie automatisiert die Datenerfassung und -berechnung der Kennzahlen und spart somit Zeit und Aufwand.

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Grundlegende Kennzahlen zur Beurteilung der Finanzstabilität und Ertragskraft

Welche KPIs sind die richtigen? Es gibt bestimmte monetäre Kennzahlen, die jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, im Auge behalten sollte. Die folgenden vier Kennzahlen bilden eine solide Grundlage für die Bewertung der finanziellen Stabilität und Ertragskraft eines Unternehmens:

1. Eigenkapitalquote: Diese Kennzahl gibt an, wie viel Eigenkapital im Verhältnis zum Gesamtkapital eines Unternehmens vorhanden ist. Eine höhere Eigenkapitalquote bedeutet eine größere finanzielle Stabilität und Unabhängigkeit von Fremdkapitalgebern. Dies zeigt auch die Fähigkeit des Unternehmens, Rückschläge zu bewältigen.
2. Gesamtkapitalrendite: Diese Kennzahl zeigt, wie rentabel das gesamte im Unternehmen eingesetzte Kapital (Eigen- und Fremdkapital) ist. Eine höhere Gesamtkapitalrendite bedeutet effizientere Kapitalnutzung und macht das Unternehmen attraktiver für potenzielle Investoren.
3. Cashflow: Der Cashflow zeigt, in welchem Maße ein Unternehmen Finanzmittel aus eigener Kraft erwirtschaftet, um sich selbst zu finanzieren. Dies ist besonders wichtig für Kreditgeber. Die Cashflow-Rate gibt an, welcher Teil des Umsatzes im Unternehmen verbleibt und für Investitionen, Kapitalrückzahlung und Gewinnausschüttung verwendet werden kann. Sie zeigt auch, wie flexibel das Unternehmen bei Preisschwankungen ist, ohne in Liquiditätsengpässe zu geraten. Eine höhere Cashflow-Rate ermöglicht es dem Unternehmen, zukünftige Chancen zu nutzen und Risiken zu minimieren.
4. Schuldentilgungsdauer: Diese Kennzahl gibt an, wie lange ein Unternehmen benötigen würde, um seine aktuellen Verpflichtungen ausschließlich mit seinem erwirtschafteten Cashflow zurückzuzahlen. Eine kürzere Schuldentilgungsdauer bedeutet eine höhere Kreditwürdigkeit des Unternehmens, reduziert die Zinsbelastung und schafft mehr Spielraum im Cashflow für Investitionen.

Unternehmensspezifische Finanzkennzahlen

Neben diesen allgemeinen finanziellen Messgrößen benötigt jedes Unternehmen individuelle Finanzkennzahlen. Die Auswahl dieser Kennzahlen hängt in erster Linie von den Unternehmenszielen ab, da sie diese abbilden und deren Erfüllung messbar machen sollen.

Zusätzlich lassen sich auch aus der gegenwärtigen Phase des Unternehmens sinnvolle Kennzahlen ableiten. Zum Beispiel könnte für wachsende Unternehmen die Umsatzsteigerungsrate relevant sein.

Weitere passende Kennzahlen ergeben sich aus der Branchenzugehörigkeit des Unternehmens. Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen etwa könnte Kennzahlen zur Betriebsmittelproduktivität verwenden, während für ein Handelsunternehmen Größen wie der Umsatz pro Verkaufsfläche von Interesse sein könnten.

Es ist entscheidend, dass jedes Kennzahlensystem auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Bei der Kennzahlenauswahl kann die folgende Liste von Kriterien helfen, die jede Kennzahl erfüllen sollte.

Kriterien, die jede Kennzahl erfüllen sollte

• Die Kennzahl bezieht sich auf wichtige unternehmerische Tatbestände.
• Für die Kennzahl lässt sich ein Ziel bzw. ein Zielwert festlegen, der dann mit dem Ist-Wert verglichen wird.
• Die Kennzahl ist so weit wie sinnvoll möglich komprimiert.
• Die zur Ermittlung der Kennzahl notwendigen Daten stehen im geforderten zeitlichen Rhythmus zur Verfügung.
• Die Kennzahl kann in einer angemessenen Zeit ermittelt und interpretiert werden.
• Die Aussage der Kennzahl ist eindeutig und leicht verständlich. Alle beteiligten Personen sind sich einig über die Bedeutung und Interpretation der Kennzahl.

Cockpit-Software: Schneller Überblick und mehr Zeit für Entscheidungen

Sobald die richtigen Kennzahlen identifiziert und aktuelle Werte verfügbar sind, gilt es, diese für Entscheidungsträger verständlich aufzubereiten. Hierbei steht die Übersichtlichkeit an erster Stelle. Die Unternehmenslage und verschiedene Zielerreichungsgrade müssen auf den ersten Blick ersichtlich sein. Digitale Lösungen wie Cockpit-Software bieten hier eine effektive Lösung: Sie visualisieren die KPIs mit Diagrammen, Ampel-Darstellungen, Grafiken und anderen Elementen. Dies ermöglicht einen schnellen Überblick und verschafft Managern und Führungskräften mehr Zeit für das Wesentliche: die Interpretation und Diskussion der Zahlen sowie die Ableitung von Entscheidungen im Bereich der Unternehmenssteuerung.

Fazit: Mit Finanzkennzahlen zu steuern lohnt sich für KMU

Finanzkennzahlen dienen als wichtige Wegweiser und Frühwarnsysteme. Daher ist es für kleine und mittelständische Unternehmen entscheidend, einige wenige, individuell relevante Kennzahlen zu identifizieren und im Auge zu behalten. Die passende Software unterstützt nicht nur bei der Berechnung, sondern auch bei der anschaulichen Darstellung der Daten, was wertvolle Zeit spart. Ein schlankes Kennzahlensystem, das auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist, und eine gründliche Analyse seitens des Managements ermöglichen fundierte Entscheidungen und eine langfristig verbesserte Steuerung des Unternehmens.

Eine Betriebsprüfung kann ein Unternehmen jederzeit treffen, sei es routinemäßig oder aus besonderem Anlass. Einen festen Turnus gibt es nicht. Viel Vorlauf leider auch nicht. Rund zwei Wochen vor dem Termin (bei Großunternehmen: vier Wochen) erhält das Unternehmen einen Brief vom Finanzamt mit der formellen Prüfungsanordnung. Die Anordnung muss unter anderem die folgenden Angaben enthalten:

• Name des Betriebsprüfers,
• Prüfungstermin,
• sachlicher Prüfungsumfang,
• zu prüfender Besteuerungszeitraum.

In den meisten Fällen findet eine Betriebsprüfung zu den üblichen Bürozeiten in den Geschäftsräumen des Unternehmens statt. Je nach Umfang der Unterlagen dauert sie mehrere Tage oder sogar Wochen. Prüfungszeitraum sind in der Regel die letzten drei Jahre.

Bei den Betroffenen löst die Ankündigung einer Betriebsprüfung meistens Unbehagen aus. Habe ich alles richtig verbucht? Wurde die Umsatzsteuer ausgewiesen? Ist das Fahrtenbuch korrekt geführt? Solche und ähnliche Fragen schießen Unternehmern durch den Kopf, wenn die Prüfungsanordnung der Finanzbehörde auf ihrem Schreibtisch landet.

Nun in Hektik zu verfallen, ist allerdings ebenso wenig zu empfehlen, wie den Kopf in den Sand zu stecken. Für den zu prüfenden Unternehmer gilt eine gesetzliche Auskunfts- und Mitwirkungspflicht. Jede unbedachte Äußerung gegenüber dem Prüfungsdienst der Finanzbehörde kann dabei gravierende Folgen haben. Daher sollte man sich sorgfältig auf eine Betriebsprüfung vorbereiten.

Mit den folgenden Tipps können Sie einer Außenprüfung durch das Finanzamt gelassen entgegensehen.

1. Den Steuerberater informieren und sich mit ihm auf die Betriebsprüfung vorbereiten

Sobald sich abzeichnet, dass eine Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen stattfinden wird, sollten Sie umgehend Ihren Steuerberater informieren. Bei Bedarf kann der Experte Ihnen helfen, die steuerlich relevanten Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen und sachlich korrekt für den Betriebsprüfer vorzubereiten.

2. Steuerunterlagen vor der Betriebsprüfung vollständig zusammenstellen

Bevor die Betriebsprüfung beginnt, sollten Sie alle buchhalterischen Belege aus dem festgesetzten Prüfungszeitraum zusammenstellen. Dazu gehören unter anderem die Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung, wie zum Beispiel Jahresabschlüsse, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie die Sach- und Personenkonten. Auch Fahrtenbücher, Kassenbücher und formale Nachweise für Betriebsausgaben (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen) sind für den Finanzbeamten von Interesse. Ebenfalls bereithalten sollten Sie wichtige Verträge. Fragen Sie bei Unklarheiten Ihren Steuerberater.

3. Einen Raum für die Betriebsprüfung vorbereiten

Am besten stellt man dem Betriebsprüfer einen separaten abschließbaren Raum mit der üblichen Büroausstattung (Stuhl, Schreibtisch, Licht und Strom) zur Verfügung. Wichtig: In dem Raum sollten sich nur die Dokumente und Aufzeichnungen befinden, die der Prüfer für seine Arbeit braucht. Sofern es in der Firma keinen geeigneten Ort gibt, kann die Prüfung auch beim Steuerberater, in der Privatwohnung des Unternehmers oder im Finanzamt stattfinden.

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4. Ansprechpartner für den Betriebsprüfer bestimmen und die Mitarbeiter instruieren

Der Betriebsprüfer darf alle Details verwenden, die er im Unternehmen aufschnappt – also auch Informationen, die er beim Smalltalk gewinnt. Unbedachte Äußerungen können weitere Prüfungen und Fragen nach sich ziehen. Legen Sie deshalb, wenn Sie die Betriebsprüfung vorbereiten, die Auskunftspersonen fest: Wer darf dem Prüfer mündlich und/oder schriftlich Auskunft erteilen? Meistens sind dies neben dem Steuerberater der Unternehmer selbst und der Buchhalter. Alle anderen Betriebsangehörigen sollten angewiesen werden, dem Finanzbeamten gegenüber keine Aussagen zu machen und keine Unterlagen offen herumliegen zu lassen.

5. Voraussetzungen für elektronischen Datenzugriff durch den Betriebsprüfer schaffen

Bereits seit 2002 dürfen die Finanzämter steuerlich relevante Daten im Rahmen von Außenprüfungen maschinell auswerten (digitale Betriebsprüfung). Bundesweit verwenden die Prüfer dazu die Analysesoftware IDEA. Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, steuerlich relevante Daten, die Sie mit Ihrem EDV-System digital verarbeiten und aufbewahren, elektronisch zur Verfügung stellen. In welcher Form dies geschehen soll (siehe Infobox), teilt das Finanzamt in der Prüfungsanordnung mit.

Elektronischer Datenzugriff bei der Betriebsprüfung – die Zugriffswege

• Datenzugriff mittels Datenträgerüberlassung: In diesem Fall ist dem Betriebsprüfer ein Datenträger mit den steuerlich relevanten Informationen auszuhändigen. Mithilfe moderner Buchhaltungssoftware können Sie im Vorfeld die prüfungsrelevanten Daten auslesen und im IDEA-lesbaren Format auf einem Datenträger speichern. Wenn Sie die Buchhaltung durch Ihren Steuerberater erledigen lassen, bitten Sie diesen, bis zum Prüfungstermin einen entsprechenden Datenträger zu erstellen.
• Unmittelbarer Datenzugriff: Der Prüfer hat zudem das Recht, direkt auf das EDV-System des Unternehmens zuzugreifen. Hierzu ist ihm ein Computer bereitzustellen. Klar im Vorteil sind hier Betriebe, die ein integriertes System aus Buchhaltungssoftware und Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen. Über ein Benutzerprofil lässt sich nämlich genau festlegen, welche Daten der Prüfer zu sehen bekommt. So vermeiden Sie, dass der Prüfer beim Durchforsten Ihres Systems auf sensible Informationen stößt, die nicht dem Prüfungszeitraum angehören.
• Mittelbarer Datenzugriff: Bei dieser Zugriffsvariante sollten Sie rechtzeitig einen Mitarbeiter in der Programmbedienung unterweisen, damit dieser die prüfungsrelevanten Daten nach den Vorgaben des Prüfers filtern und sortieren kann.

6. Sich kooperativ verhalten

Als Unternehmer sind Sie bei einer Betriebsprüfung zur Mitwirkung verpflichtet. Dies sollte Sie jedoch nicht dazu verleiten, eine Abwehrhaltung einzunehmen und eine negative Grundstimmung an den Tag zu legen. Schließlich hat der Prüfer in vielen Punkten einen Ermessensspielraum, den er auch zum Nachteil des Steuerpflichtigen nutzen kann. Zeigen Sie sich daher vom ersten (telefonischen) Kontakt an kooperativ und schaffen Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre für den Prüfer. Führen Sie beispielsweise zu Beginn einen Firmenrundgang durch und erläutern Sie die betrieblichen Abläufe.

7. Eine ordnungsmäßige Buchführung sicherstellen

Das effektivste Mittel gegen Angst vor einer Betriebsprüfung ist eine ehrliche Buchführung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Wer seine Belege GoBD-konform in einem DMS archiviert und anhand einer Verfahrensdokumentation die Ordnungsmäßigkeit darlegen kann, hat bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt zumindest in formaler Hinsicht nichts zu befürchten. Im Gegenteil. Je schlüssiger und nachvollziehbarer die steuerlich relevanten Daten vorliegen, desto reibungsloser dürfte die Prüfung ablaufen.