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Recht & Compliance
Beiträge zu gesetzlichen Anforderungen, Fristen und Pflichten sowie Datenschutz im Geschäftsalltag.
Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Welche Fristen und Pflichten gelten?
Unternehmen müssen geschäftliche Unterlagen aufbewahren. Doch wie ist das eigentlich konkret geregelt? Welche Aufbewahrungsfristen gelten zum Beispiel für Rechnungen, Lieferscheine oder Quittungen? Dieser Beitrag informiert über die wesentlichen Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.
Eine der größten bürokratischen Hürden für Unternehmen ist die Pflicht zur langjährigen Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen. Rechnungen, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenz – ständig kommen neue aufbewahrungspflichtige Dokumente hinzu. Um Stress mit dem Finanzamt, etwa bei Betriebsprüfungen, zu vermeiden, sollten die Vorschriften bekannt sein und die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumentenarten und Belege eingehalten werden. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zu den Aufbewahrungspflichten für Unternehmen.
Wo sind die Pflichten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen geregelt?
Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist in Deutschland gesetzlich geregelt, insbesondere im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Diese Vorschriften legen fest, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind. Darüber hinaus finden sich im Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie in zahlreichen anderen Gesetzen und Verordnungen Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht von Dokumenten – beispielsweise im Arbeitsrecht, im Sozialversicherungsrecht oder im Produkthaftungsrecht.
Für die betriebliche Praxis sind insbesondere die Vorschriften in § 257 HGB und § 147 AO von Bedeutung. Zudem müssen Unternehmen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten.
Wer ist zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet?
Alle Gewerbetreibenden, die zur Buchführung und Aufzeichnung verpflichtet sind, müssen ihre geschäftlichen Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen betrifft somit etablierte Unternehmen ebenso wie Gründer und Start-ups. Eine Sonderregelung für Kleinunternehmen gibt es nicht. Auch bei einer Geschäftsaufgabe oder einer Geschäftsübergabe besteht die Aufbewahrungspflicht für den Steuerpflichtigen weiter.
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Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig?
Nach § 147 AO und § 257 HGB sind insbesondere folgende Unterlagen aufbewahrungspflichtig:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz sowie die dazu erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Handels- und Geschäftsbriefe (d. h. jegliche Kommunikation und Korrespondenz – einschließlich E-Mails, Faxe etc. – zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung von Geschäftsvorfällen)
- Buchungsbelege zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen (z. B. Quittungen)
- Unterlagen für die Zollanmeldung, sofern sie nicht bereits den Zollbehörden vorliegen
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Kalkulationsunterlagen oder Ausfuhrbelege)
Mitunter bereitet die richtige Einordnung der Unterlagen allerdings Probleme. Denn nicht jeder Beleg ist zwangsläufig ein aufbewahrungspflichtiger Buchungsbeleg und nicht jeder Brief muss als Geschäftsbrief archiviert werden. In Zweifelsfällen sollte ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin gefragt werden.
Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung?
Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare gilt dagegen weiterhin die zehnjährige Frist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, bei Vertragsunterlagen nach Ablauf des Vertrags.
Übersicht der Aufbewahrungsfristen ab 2025
Aufbewahrungsfristen für ausgewählte Dokumentenarten
- Rechnungen müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre (vorher: zehn Jahre) lang aufbewahrt werden. Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und § 147 der Abgabenordnung (AO) sind Unternehmer verpflichtet, sowohl eine Kopie ihrer ausgestellten Rechnungen (Ausgangsrechnungen) als auch alle empfangenen Rechnungen (Eingangsrechnungen) zu archivieren.
- Lieferscheine gelten grundsätzlich als Handels- oder Geschäftsbriefe und müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, wenn sie lediglich die Korrespondenz im Rahmen eines Geschäfts dokumentieren. Sobald ein Lieferschein jedoch als Buchungsbeleg dient – etwa, weil er gleichzeitig als Rechnung verwendet wird oder buchungsrelevante Vermerke enthält –, gilt die längere Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (vor 2025: zehn Jahre).
- Kontoauszüge, Quittungen, Bewirtungsbelege, Tankbelege und ähnliche Dokumente sind Buchungsbelege und unterliegen ab 2025 einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Vorsicht ist geboten bei Belegen auf Thermopapier, da diese oft schon nach kurzer Zeit verblassen und unlesbar werden. Dies kann bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug gefährden. Daher empfiehlt es sich, Thermopapierbelege zu scannen und digital zu archivieren. Alternativ besteht die Möglichkeit, solche Belege auf normales DIN-A4-Papier zu kopieren und zusammen mit dem Original aufzubewahren.
In welcher Form müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?
Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gelten folgende Formvorschriften:
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und andere relevante Unterlagen wie Rechnungen, Handelsbriefe und Geschäftsbriefe dürfen elektronisch aufbewahrt werden, solange die Daten unverändert, lesbar und während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben. Es ist zulässig, Papierunterlagen zu scannen und anschließend gesichert und geordnet auf einem Speichermedium aufzubewahren. Nach dem Scannen können die Originalbelege in den meisten Fällen vernichtet werden, sofern keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe entgegenstehen. Es wird empfohlen, vor der Vernichtung von Originalbelegen gegebenenfalls Rücksprache mit einem Steuerberater oder einer zuständigen Behörde zu halten.
- Eine Ausnahme bilden Unterlagen, die für die Anwendung bestimmter Zollverfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung erforderlich sind (z. B. aktive Veredelung). In solchen Fällen kann die Zollbehörde verlangen, dass die Unterlagen im Papieroriginal vorgelegt werden.
- Für den Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen ist die Aufbewahrung der Papieroriginalrechnungen dagegen nicht zwingend erforderlich. Auch elektronisch aufbewahrte Rechnungen sind für den Vorsteuerabzug ausreichend, solange die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind.
- Originär digitale Unterlagen, wie elektronische Rechnungen, müssen im digitalen Original aufbewahrt werden. Sie dürfen innerhalb der achtjährigen Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden. Zudem muss ein Betriebsprüfer sie maschinell auswerten können. Ein Ausdruck auf Papier reicht hier also nicht aus.
- Alle relevanten Buchführungsunterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
- In jedem Fall muss die digitale Archivierung von gescannten oder originär elektronischen Dokumenten die Anforderungen der GoBD erfüllen.
Wie lässt sich trotz Aufbewahrungspflicht Ordnung im Archiv halten?
Aufgrund der Aufbewahrungspflichten für Unternehmen sammeln sich in der Buchhaltung Jahr für Jahr zahlreiche Belege an. Wer weiterhin papiergebunden und manuell archiviert, läuft Gefahr, den Überblick zu verlieren. Zum einen wird das Archiv irgendwann zu klein, zum anderen steigt die Zahl digitaler Dokumente kontinuierlich – Stichwort E-Rechnungspflicht.
Hinzu kommt, dass alle relevanten Dokumente nach den Vorgaben der GoBD im elektronischen Original und unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Das beste Mittel, um diese Vorgaben effizient zu erfüllen und Ordnung im digitalen Archiv zu halten, ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).
WEITERE ARTIKEL
Arbeitszeitreform 2026: Was sich für Arbeitgeber beim Arbeitszeitgesetz ändert
Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18. Juni 2026 sieht zwei zentrale Änderungen am Arbeitszeitgesetz vor: eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit bei tarifvertraglicher Vereinbarung sowie eine grundsätzlich verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung. Der Beitrag ordnet die geltenden Grundregeln des ArbZG ein und erklärt, was der Entwurf, dessen Inkrafttreten für den 1. Januar 2027 angestrebt wird, für Arbeitgeber konkret bedeutet.
Mit dem am 18. Juni 2026 bekannt gewordenen Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales soll das deutsche Arbeitszeitgesetz an zwei entscheidenden Stellen reformiert werden: Tarifvertragsparteien sollen statt der täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren können, und die elektronische Arbeitszeiterfassung soll grundsätzlich verpflichtend werden. Das Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen, ein Inkrafttreten wird derzeit für den 1. Januar 2027 angestrebt. Dieser Beitrag ordnet die geltenden Grundregeln des Arbeitszeitgesetzes ein und erklärt, was der aktuelle Entwurf für Sie als Arbeitgeber konkret bedeuten würde.
Das Arbeitszeitgesetz als Grundlage des Arbeitsschutzes
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), oft auch Arbeitszeitschutzgesetz genannt, ist Teil des sozialen Arbeitsschutzes. Es soll gesundheitliche Risiken und Gefahren am Arbeitsplatz vermeiden und vermindern, die durch unangemessene Arbeitszeiten entstehen können. Zu lange Arbeitszeiten, zu wenige oder zu kurze Pausen und Ruhezeiten führen bei Arbeitnehmenden unter Umständen zu gesundheitlichen Problemen wie Burn-out, Depressionen, körperlichen Folgen durch Mehrarbeit sowie Fehlern und Unfällen durch mangelnde Konzentration oder Erschöpfung.
Regelungen zur Arbeitszeit, zu Pausenzeiten und damit verbundene Vereinbarungen werden vertraglich im Arbeitsvertrag zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern festgeschrieben. Diese müssen sich jedoch an die Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz halten. Auch Tarifverträge müssen sich dem ArbZG unterordnen: Entspricht ein Tarifvertrag nicht dem Gesetz, muss er geändert werden. Die Arbeitszeit selbst ist im Arbeitsschutzgesetz, das allgemeine Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten regelt, nicht enthalten. Alle Regelungen zur Arbeitszeit sind separat im Arbeitszeitgesetz festgehalten.
Die bisherigen Kernregeln: Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten
Bislang gilt im Arbeitszeitgesetz eine tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden, die auf zehn Stunden ausgedehnt werden kann, sofern diese Grenze im Durchschnitt eines Ausgleichszeitraums von sechs Monaten eingehalten wird. Aus den acht Stunden bei sechs Werktagen pro Woche ergibt sich automatisch die bisherige wöchentliche Höchstgrenze von 48 Stunden. Diese Obergrenze gilt auch für Arbeitnehmende mit zwei Arbeitsverhältnissen oder einer Nebentätigkeit: Bei einer normalen 40-Stunden-Woche darf für einen Nebenjob oder eine selbstständige Tätigkeit deshalb nur maximal acht Stunden zusätzlich gearbeitet werden.
Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden am Stück ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, übersteigt die Arbeitszeit neun Stunden, muss die Pause mindestens 45 Minuten betragen. Pausen sind maßgeblich für die Sicherheit am Arbeitsplatz, da sie die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit erhalten und so die Gefahr von Fehlern und Unfällen vermindern. In der Regel sind sie unbezahlt und zählen nicht zur eigentlichen Arbeitszeit.
Zwischen zwei Arbeitstagen, also zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn des Folgetages, müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit eingehalten werden. In einzelnen Branchen wie Gastronomie, Verkehrsbetrieben, Rundfunk, Landwirtschaft und dem medizinischen Bereich verkürzt sich diese Ruhezeit ausnahmsweise auf zehn Stunden. Für Kraftfahrerinnen und Kraftfahrer gelten mit den sogenannten Lenkzeiten noch spezifischere, gesondert im Arbeitsvertrag festgelegte Regelungen.
Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmende an Sonn- und Feiertagen nicht arbeiten. Ausnahmen gelten unter anderem für Tankstellen, Krankenhäuser, Museen, Theater, Gastronomie und Pflegeeinrichtungen. Wer sonntags arbeiten muss, hat dennoch Anspruch auf mindestens 15 freie Sonntage im Jahr. Arbeitgeber sind verpflichtet, alle Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen exakt aufzuzeichnen, damit die zuständigen Arbeitsschutz- oder Gewerbeaufsichtsämter die Einhaltung der Sonntagsruhe überprüfen können.
Bereitschaftszeit, Gleitzeit und Ausnahmen vom Arbeitszeitgesetz
Bei Bereitschafts- und Wochenendzeiten unterscheidet das Arbeitszeitgesetz drei Formen: Der Bereitschaftsdienst gilt als Arbeitszeit, darf aber geringer vergütet werden als reguläre Arbeitszeit; die betroffene Person muss sich an einem vereinbarten Ort bereithalten, und auch hier gelten Ruhephasen und Höchstarbeitszeit. Arbeitsbereitschaft zählt selbst dann als reguläre Arbeitszeit, wenn zeitweise keine Aufgaben anfallen, sodass alle Regeln des ArbZG greifen. Bei Rufbereitschaft dürfen Beschäftigte zu Hause sein, aber jederzeit kontaktiert werden; nur die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zählt und muss vergütet werden, die inaktive Zeit unterliegt nicht den Regeln des ArbZG.
Zum Thema Gleitzeit enthält das Arbeitszeitgesetz selbst keine Regelungen, sie muss im Arbeitsvertrag oder individuell vereinbart werden. Bei der einfachen Gleitzeit wird ein Zeitraum festgelegt, in dem die vereinbarte Tagesarbeitszeit abzuleisten ist, etwa zwischen 9 und 18 Uhr. Die qualifizierte Gleitzeit erlaubt eine flexiblere Einteilung: An einzelnen Tagen darf kürzer oder länger als die eigentliche Tagesarbeitszeit gearbeitet werden, solange über Woche oder Monat ein Ausgleich erfolgt und die Vorgaben des ArbZG eingehalten werden. Meist gibt es dabei eine Kernarbeitszeit, in der Anwesenheit erforderlich ist. In der Praxis funktioniert qualifizierte Gleitzeit nur mit einer genauen automatisierten Zeiterfassung oder auf Basis eines Vertrauensmodells.
Vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen sind unter anderem Selbstständige, freie Mitarbeitende, leitende Angestellte, Leiterinnen und Leiter öffentlicher Dienststellen und deren Vertretungen, Arbeitnehmende, die eigenverantwortlich erziehen, betreuen oder pflegen, Beschäftigte des öffentlichen Dienstes mit Entscheidungsbefugnissen im Personalbereich, Chefärztinnen und Chefärzte, Beschäftigte im liturgischen Bereich der Kirchen und Religionsgemeinschaften sowie Personen unter 18 Jahren, für die stattdessen das Jugendarbeitsschutzgesetz gilt.
Folgen von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz
Zwingt ein Vorgesetzter Beschäftigte dazu, länger als zehn Stunden am Tag zu arbeiten, oder duldet er dies wissentlich, gilt das als Ordnungswidrigkeit nach § 22 ArbZG (Bußgeldvorschriften). Dafür droht eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro. Bei vorsätzlicher oder beharrlicher Gefährdung von Gesundheit oder Arbeitskraft der Beschäftigten drohen nach § 23 ArbZG zusätzlich eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder eine Geldstrafe.
Betroffene Arbeitnehmende haben in solchen Fällen das Recht, die unzulässige Beschäftigung zu verweigern. Wird mehr gearbeitet, als im Arbeitsvertrag vorgesehen, besteht Anspruch auf Vergütung oder Ausgleich der Überstunden. Enthält ein Arbeitsvertrag von vornherein zu viele Stunden pro Tag oder Woche, wird er dadurch nicht automatisch unwirksam: Das Arbeitszeitgesetz sorgt dafür, dass die betreffende Zahl auf die gesetzlichen Obergrenzen korrigiert wird. Bereits geleistete Mehrarbeit muss der Arbeitgeber trotzdem bezahlen.
Eine genaue und sichere Zeiterfassung, im Idealfall softwaregestützt, hilft beiden Seiten, Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren. Sie verhindert, dass Beschäftigte zu lange arbeiten oder zu kurze Pausen und Ruhezeiten einlegen, schließt Manipulationsmöglichkeiten aus und macht Arbeitszeiten auch im Nachhinein langfristig belegbar.
Arbeitszeitreform 2026: Von der täglichen zur wöchentlichen Höchstarbeitszeit
Nach dem Referentenentwurf sollen nicht Arbeitgeber allgemein, sondern Tarifvertragsparteien beziehungsweise auf dieser Grundlage die Betriebsparteien statt der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit ein wöchentliches Maximum von bis zu 48 Stunden vereinbaren können. Ohne eine entsprechende tarifliche oder betriebliche Regelung bleibt es bei der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit von acht beziehungsweise zehn Stunden. Innerhalb dieser Woche dürften Mitarbeitende an einzelnen Tagen dann länger arbeiten, etwa bis zu zwölf Stunden, sofern der wöchentliche Durchschnitt nicht überschritten wird.
Sollte der Entwurf in dieser Form Gesetz werden, eröffnet das neue Gestaltungsspielräume für Schichtarbeit, projektbezogene Spitzen oder saisonale Belastungen. Gleichzeitig wären Personalverantwortliche in Unternehmen mit entsprechender tariflicher oder betrieblicher Grundlage gefordert, Arbeitszeitmodelle neu zu planen und in Arbeitsverträgen beziehungsweise Betriebsvereinbarungen umzusetzen.
Elektronische Arbeitszeiterfassung wird Pflicht
Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom 14. Mai 2019 (C-55/18) müssen die EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe im BAG-Urteil vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) bestätigt: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten schon jetzt systematisch erfassen.
Obwohl diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits besteht, fehlt bislang eine klare gesetzliche Ausgestaltung. Die Bundesregierung plant deshalb, die Vorgaben der beiden Urteile im Laufe des Jahres 2026 in das Arbeitszeitgesetz zu integrieren. Die Novelle soll konkrete Anforderungen an die technische Umsetzung festlegen, Ausnahmen für Kleinstbetriebe regeln und verbindliche Vorgaben für digitale Arbeitszeiterfassungssysteme sowie die entsprechenden Aufbewahrungsfristen schaffen. Gleichzeitig verknüpft sie die Zeiterfassung systematisch mit der geplanten Flexibilisierung der Arbeitszeit.
Für Personalabteilungen bedeutet das, ein digitales Zeiterfassungssystem einzuführen, das den Anforderungen an Datensicherheit und DSGVO-Konformität entspricht, etwa als Terminal, App oder Cloudlösung. Ein vorhandener Betriebsrat ist in die Einführung einzubeziehen, und sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte sind im Umgang mit dem neuen System zu schulen. Arbeitgeber sollten jetzt aktiv werden, um Implementierungsrisiken und Bußgelder zu vermeiden.
Neue Pflichten bei der Arbeitszeitdokumentation
Mit der Reform gehen verschärfte Anforderungen an die Arbeitszeitdokumentation einher. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Arbeitgeber die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen und den Gesundheitsschutz ihrer Mitarbeitenden jederzeit nachweisen können. Bei unvollständigen oder falschen Aufzeichnungen drohen rechtliche Konsequenzen.
Künftig müssen Arbeitgeber alle relevanten Arbeitszeitdaten systematisch erfassen. Dazu zählen:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Gesamtdauer der Arbeitszeit
- Pausen inklusive Beginn, Ende und Dauer
- Überstunden und deren Ausgleich
- Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitstagen
- die Einhaltung der 48-Stunden-Woche
- die Beachtung von Ausgleichszeiträumen über mehrere Monate, etwa vier, sechs oder zwölf Monate
Diese Regelungen gelten gleichermaßen für Arbeit vor Ort, mobil oder im Homeoffice. Die neuen Referenzzeiträume und die Möglichkeit längerer Tagesarbeitszeiten machen deutlich, dass Papierlisten und einfache Excel-Tabellen künftig nicht mehr ausreichen. Lückenhafte Arbeitszeitaufzeichnungen können als Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz gewertet werden. Behörden müssen jederzeit nachvollziehen können, dass die Arbeitszeitgrenzen eingehalten werden. Die Verantwortung für die korrekte Dokumentation liegt beim Arbeitgeber: Zwar kann die Erfassung der Daten den Mitarbeitenden übertragen werden, die kontrollierende Verantwortung verbleibt jedoch beim Unternehmen. Fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen bergen damit ein erhebliches rechtliches Risiko.
Das für 2026 geplante Zeiterfassungsgesetz wird voraussichtlich die Nutzung elektronischer Systeme als Standard vorschreiben, klare Aufbewahrungsfristen definieren, Ausnahmen für Kleinstbetriebe festlegen und die Vorgaben für mobile Arbeit und Homeoffice präzisieren. Damit erhalten Arbeitgeber eine verbindliche Grundlage für die Arbeitszeiterfassung, die sowohl Rechtssicherheit als auch praktische Umsetzungsmöglichkeiten für moderne Arbeitszeitmodelle bietet.
Checkliste: Arbeitszeitreform 2026 umsetzen
1. Bestehende Arbeitszeitmodelle prüfen
- Alle aktuellen Arbeitszeitmodelle dokumentieren, etwa Schichtpläne, Gleitzeit, Teilzeit und Abrufarbeit
- Systematisch analysieren, welche Zeiterfassungssysteme genutzt werden und wo Flexibilitätslücken bestehen
- Problemfelder identifizieren: Überstunden, unklare Ruhezeiten, fehlende digitale Erfassung
2. Zeiterfassungssystem auswählen und einführen
- Geeignete digitale Lösungen vergleichen, zum Beispiel App, Cloud oder Terminal
- Betriebsrat einbeziehen und Mitbestimmungsrechte beachten
- Testlauf durchführen und Funktionalität, Bedienbarkeit sowie Auswertungsmöglichkeiten prüfen
- Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte planen
3. Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen anpassen
- Regelungen für Wochenarbeitszeitmodelle implementieren
- Flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Überstunden und Abrufarbeit klar definieren
- Neue Regelungen schriftlich festhalten, um Rechtssicherheit herzustellen
4. Personalmanagement und HR schulen
- Führungskräfte über gesetzliche Änderungen und neue Arbeitszeitmodelle informieren
- Mitarbeitende über Rechte, Pflichten und die Nutzung der Zeiterfassungssysteme aufklären
- Interne Prozesse für Überstunden, Pausenregelungen und Arbeitszeitkontrolle anpassen
5. Steuer- und Rechtsberatung einbeziehen
- Lohnabrechnung prüfen und Auswirkungen der Reform auf Überstunden, Mindestlohn und Minijobs berücksichtigen
- Arbeitsrechtliche Beratung zu Verträgen, Zeiterfassung, Mitbestimmung und Compliance einholen
- Bußgelder, arbeitsrechtliche Konflikte und Fehler bei der Zeiterfassung vermeiden
6. Umsetzung überwachen
- Zeiterfassung und Einhaltung der Arbeitszeitmodelle regelmäßig kontrollieren
- Feedback aus HR und Belegschaft einholen und Prozesse anpassen
- Bei Änderungen gesetzlicher Vorgaben schnell reagieren
Fazit
Das Arbeitszeitgesetz bleibt mit Höchstarbeitszeit, Pausen- und Ruhezeitregelungen die Grundlage des Arbeitsschutzes. Der Referentenentwurf zur Reform 2026 sieht an zwei zentralen Stellen Änderungen vor: Statt der starren täglichen Höchstarbeitszeit soll künftig, tariflich oder betrieblich geregelt, der Wochendurchschnitt zählen, und die ohnehin schon durch EuGH und Bundesarbeitsgericht bestätigte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll eine konkrete gesetzliche Ausgestaltung erhalten. Bis zum Inkrafttreten, das derzeit für den 1. Januar 2027 angestrebt wird, gilt weiterhin das aktuelle Recht. Wer sich jetzt mit bestehenden Arbeitszeitmodellen befasst und ein digitales Erfassungssystem vorbereitet, vermeidet spätere Implementierungsrisiken und Bußgelder und schafft die Grundlage für rechtssichere, flexible Arbeitszeitmodelle.
Häufige Fragen zur Arbeitszeitreform 2026 und zum Arbeitszeitgesetz
Was ist die Arbeitszeitreform 2026 in Deutschland?
Als Arbeitszeitreform 2026 wird die geplante Überarbeitung des deutschen Arbeitszeitgesetzes bezeichnet. Ziel ist es, die bisher starre tägliche Höchstarbeitszeit flexibler zu gestalten und stärker an die Vorgaben der EU anzupassen. Zu den Kernpunkten zählen die Einführung einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit und die verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung.
Ab wann gilt die Arbeitszeitreform 2026 für Arbeitgeber?
Die Reform liegt derzeit als Referentenentwurf vor und ist noch nicht in Kraft. Ein Inkrafttreten wird aktuell für den 1. Januar 2027 angestrebt. Da insbesondere die Einführung der elektronischen Zeiterfassung organisatorischen und technischen Vorlauf erfordert, sollten Sie sich als Arbeitgeber bereits jetzt vorbereiten.
Wie viele Stunden dürfen Arbeitnehmende nach geltendem Arbeitszeitgesetz pro Tag arbeiten?
Pro Tag sind maximal acht Stunden erlaubt. Ausnahmsweise können zehn Stunden gearbeitet werden, wenn dies innerhalb von sechs Monaten wieder ausgeglichen wird.
Was ändert sich bei der Höchstarbeitszeit ab 2026?
Nach dem aktuellen Referentenentwurf soll anstelle der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von bis zu 48 Stunden treten – allerdings nur dort, wo Tarifvertragsparteien beziehungsweise auf dieser Grundlage die Betriebsparteien dies vereinbaren. Ohne eine solche Regelung bleibt es bei der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit von acht beziehungsweise zehn Stunden. Wo die neue Regelung greift, ermöglicht sie längere Arbeitstage, sofern der Wochendurchschnitt eingehalten wird und die gesetzlichen Ruhezeiten beachtet werden.
Welche Pausen- und Ruhezeitregeln gelten unabhängig von der Reform?
Bei mehr als sechs Stunden Arbeit am Stück ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, ab neun Stunden mindestens 45 Minuten. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen, in einzelnen Branchen wie Gastronomie oder Verkehrsbetrieben zehn Stunden.
Sind Arbeitgeber ab 2026 zur elektronischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet?
Noch nicht verbindlich, da es sich bislang um einen Referentenentwurf handelt. Vorgesehen ist jedoch, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten künftig grundsätzlich elektronisch erfassen müssen. Der Entwurf sieht dabei Ausnahmen vor, etwa für Kleinstbetriebe, sowie die Möglichkeit, dass Tarifvertragsparteien abweichende Regelungen einschließlich einer Erfassung in Papierform zulassen. Die Systeme müssen nachvollziehbar, manipulationssicher und DSGVO-konform sein.
Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für kleine und mittlere Unternehmen?
Nach dem Referentenentwurf soll die grundsätzliche Pflicht für alle Arbeitgeber gelten, für Kleinstbetriebe sind jedoch Ausnahmen von der elektronischen Erfassung vorgesehen. Für kleine und mittlere Unternehmen, die keine solche Ausnahme in Anspruch nehmen können, sind vereinfachte, kostengünstige digitale Lösungen zulässig, zum Beispiel Apps oder cloudbasierte Zeiterfassungssysteme.
Was müssen Arbeitgeber bei Minijobs und Teilzeit beachten?
Aufgrund des steigenden Mindestlohns und der höheren Minijob-Grenze ist eine exakte Arbeitszeiterfassung besonders wichtig. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Minijobberinnen und Minijobber die zulässige monatliche Verdienstgrenze nicht überschreiten und ihre Arbeitszeiten korrekt dokumentiert werden.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Arbeitszeitreform?
Ist ein Betriebsrat vorhanden, hat dieser bei der Einführung von Arbeitszeiterfassungssystemen sowie bei Änderungen der Arbeitszeitmodelle ein Mitbestimmungsrecht. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten Sie den Betriebsrat frühzeitig einbinden.
Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz?
Verstöße gegen die Arbeitszeitvorgaben oder die Pflicht zur Zeiterfassung können als Ordnungswidrigkeit nach § 22 ArbZG geahndet werden und Bußgelder von bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen. Bei vorsätzlicher oder beharrlicher Gefährdung von Gesundheit oder Arbeitskraft der Beschäftigten drohen nach § 23 ArbZG zusätzlich eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder eine Geldstrafe. Zudem können arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen entstehen, etwa bei Überstunden und Ruhezeiten.
Für wen gilt das Arbeitszeitgesetz nicht?
Ausgenommen sind unter anderem Selbstständige, freie Mitarbeitende, leitende Angestellte, Leiterinnen und Leiter öffentlicher Dienststellen, Beschäftigte mit eigenverantwortlicher Erziehungs-, Betreuungs- oder Pflegeaufgabe, Chefärztinnen und Chefärzte, Beschäftigte im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften sowie Personen unter 18 Jahren, für die das Jugendarbeitsschutzgesetz gilt.
Wie können sich Arbeitgeber auf die Arbeitszeitreform 2026 vorbereiten?
Arbeitgeber sollten frühzeitig bestehende Arbeitszeitmodelle analysieren, ein digitales Zeiterfassungssystem auswählen, Arbeitsverträge und HR-Richtlinien prüfen, Führungskräfte und Mitarbeitende schulen sowie rechtliche und steuerliche Beratung einholen.
Gesetzliche Neuerungen 2026 – Was Unternehmen beachten müssen
Das Jahr 2026 bringt zahlreiche Änderungen, die Unternehmen verschiedener Größen und Branchen direkt betreffen. Viele Regelungen greifen bereits zum Jahresbeginn, andere werden im Laufe des Jahres eingeführt oder umgesetzt. Hier ist ein Überblick über wichtige gesetzliche Neuerungen 2026.
Gesetzliche Neuerungen 2026 im Arbeitsrecht
Entgelttransparenz
Die EU‑Entgelttransparenzrichtlinie muss bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Der deutsche Gesetzgeber wird daher voraussichtlich des bestehende Entgelttransparenzgesetz anpassen. Dem Zielbild der EU-Richtlinie entsprechend könnte es zu folgenden Neuerungen kommen:
- Gehaltsspannen in Stellenausschreibungen: Arbeitgeber sollen künftig verpflichtend die Gehaltsspanne (Startgehalt oder Bandbreite) angeben – entweder direkt in der Ausschreibung oder vor dem ersten Vorstellungsgespräch. Zudem soll es Unternehmen künftig verboten sein, Bewerbende nach ihrer Gehaltshistorie zu fragen, um auf dieser Basis niedrigere Angebote zu machen.
- Auskunftsrechte für Beschäftigte: Die Richtlinie stärkt die Informationsrechte der Beschäftigten während des laufenden Arbeitsverhältnisses. Beschäftigte haben der Richtlinie zufolge das Recht, jederzeit eine schriftliche Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe sowie über die durchschnittlichen Entgelte von Kolleginnen und Kollegen zu erhalten, die die gleiche oder eine gleichwertige Arbeit verrichten. Die Auskunft muss unter anderem nach Geschlecht aufgeschlüsselt werden. Zudem sind Arbeitgeber verpflichtet, die objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien offenzulegen, nach denen Gehälter festgelegt werden, sowie die möglichen Karriere- oder Gehaltsentwicklungen. Dieses Auskunftsrecht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Werden die Informationen unvollständig oder fehlerhaft erteilt, können die Beschäftigten eine weitergehende Klarstellung verlangen.
- Berichtspflichten zur Lohngleichheit: Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten sollen künftig Berichte über geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede (Gender Pay Gap) erstellen. Diese Berichte sollen auch den Beschäftigten, Arbeitnehmervertretungen und nationalen Behörden zugänglich gemacht werden.
Flexiblere Arbeitszeitmodelle
Ab Januar 2026 ist im Arbeitszeitrecht nicht mehr das tägliche Arbeitszeitlimit, sondern die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden maßgeblich. Dadurch sind längere Arbeitstage von bis zu zwölf Stunden möglich, sofern die Ruhezeiten eingehalten und der Ausgleich gewährleistet wird.
Gleichzeitig wird die digitale Zeiterfassung verpflichtend: Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten müssen sofort umstellen, Betriebe mit 50 bis 249 Mitarbeitenden bis 2028. Bei Verstößen können Bußgelder verhängt werden. Zentrale Vorgaben sind weiterhin Datenschutz, Fälschungssicherheit und Mitbestimmung.
Höherer Mindestlohn 2026
Zum 1. Januar 2026 ist der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland auf 13,90 Euro pro Stunde gestiegen. Damit hat sich auch die monatliche Verdienstgrenze für Minijobber auf 603 Euro erhöht. Dies wirkt sich direkt auf die Lohnkosten und die Stundenplanung aus.
Digitale Personalverwaltung
Bereits seit Anfang 2025 können Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen und Nachweise rechtsgültig in elektronischer Textform, beispielsweise per E-Mail, abgewickelt werden. Eigenhändige Unterschriften sind nur noch bei Kündigungen oder Aufhebungsverträgen sowie bei sachgrundlosen Befristungen notwendig.
Ab 2027 müssen zudem Lohnunterlagen und Personalakten digital und revisionssicher geführt werden. Verstöße gegen diese Vorgaben können sanktioniert werden. Bei der Einführung entsprechender IT-Systeme sind die Datenschutzregelungen sowie die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten.
Lieferkettengesetz: Novelle 2026
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) soll Anfang 2026 durch eine Novelle punktuell entschärft werden, ohne dass die Kernpflichten entfallen. Unternehmen müssen also weiterhin menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken in ihren Lieferketten erkennen, priorisieren und mindern.
Geplante Entlastungen
- Die bisherige jährliche Berichtspflicht für Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten soll vollständig wegfallen. Die Aufsichtsbehörden prüfen entsprechende Berichte bereits nicht mehr.
- Bußgelder sollen künftig auf schwere Pflichtverstöße beschränkt werden, insbesondere wenn diese zu gravierenden Menschenrechtsverletzungen führen.
Weiterhin geltende Pflichten
- Risikomanagement, regelmäßige Risikoanalysen sowie Präventions- und Abhilfemaßnahmen bleiben als Kernpflichten bestehen.
- Unternehmen müssen Beschwerden ermöglichen und ihre Maßnahmen intern dokumentieren, auch wenn keine öffentliche Berichterstattung mehr gefordert ist.
Blick auf die EU‑Vorgaben (CSDDD)
- Parallel dazu überarbeitet die EU die Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD), die bis Mitte 2028 in deutsches Recht umgesetzt werden muss.
- Nach derzeitigem Stand soll die Richtlinie deutlich abgeschwächt werden und zunächst nur für Unternehmen mit mehr als 5.000 Beschäftigten und 1,5 Milliarden Euro weltweitem Nettoumsatz gelten. Die genauen Schwellen und Fristen können sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren jedoch noch ändern.
Neue Regeln gegen Greenwashing
Mit der Empowering Consumers for the Green Transition Directive (EmpCo) hat die EU neue Vorgaben gegen sogenanntes Greenwashing beschlossen. Deutschland muss diese Richtlinie bis zum 27. März 2026 umsetzen.
Ab dem 27. September 2026 gelten dann verschärfte Vorgaben für „grüne“ Werbung: Umwelt- oder Nachhaltigkeitsaussagen (z. B. „umweltfreundlich“) dürfen künftig nur noch verwendet werden, wenn sie objektiv belegbar sind. Verbraucherinnen und Verbraucher müssen die entsprechenden Nachweise direkt in der Werbung erkennen oder über QR-Codes abrufen können.
Nachhaltigkeitssiegel müssen auf anerkannten Zertifizierungssystemen beruhen oder von staatlicher Seite festgelegt werden. Die Bundesregierung hat dazu bereits einen Gesetzentwurf zur Anpassung des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb vorgelegt.
Gesetzliche Neuerungen 2026 bei der Forschungsförderung
Der Bund hat die steuerliche Forschungsförderung im Rahmen des Forschungszulagengesetzes (FZulG) zum Jahresbeginn 2026 überarbeitet. Demnach können Unternehmen für Projekte, die ab dem 1. Januar 2026 gestartet sind, eine Forschungszulage von bis zu zwölf Millionen Euro geltend machen (bisher: zehn Millionen Euro). Bei einer Förderquote von 25 Prozent ergibt sich daraus eine maximale Zulage von drei Millionen Euro.
Für kleine und mittlere Unternehmen, die bereits von einer Förderquote von 35 Prozent profitieren, steigt die maximale Förderung auf 4,2 Millionen Euro.
Ausweitung der Produkthaftung
Mit der neuen Produkthaftungsrichtlinie (EU) 2024/2853 modernisiert die EU das Produkthaftungsrecht und verbessert den Verbraucherschutz in der digitalen Welt. Deutschland muss die entsprechenden Vorgaben bis zum 9. Dezember 2026 umsetzen. Zu diesem Zweck hat das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV) am 11. September 2025 einen Referentenentwurf vorgelegt.
Demnach gelten künftig neben klassischen Waren auch Software, KI-Systeme, digitale Baupläne, smarte Geräte und vernetzte Dienste als Produkte. Auch bisher nicht haftungsrelevante Akteure wie Softwareanbieter, Plattformbetreiber, Fulfillment-Dienstleister oder Unternehmen, die Produkte wiederaufbereiten, können haftbar werden.
Der bisherige Selbstbehalt von 500 Euro sowie die Haftungsobergrenze von 85 Millionen Euro entfallen, sodass Geschädigte den vollen Schaden geltend machen können. Zudem werden Kollektivklagen wahrscheinlicher.
Darüber hinaus bestehen nun neue Offenlegungspflichten. So sind Unternehmen dazu verpflichtet, dem Kläger auf Antrag relevante Beweismittel, wie beispielsweise Konstruktionsdaten, bereitzustellen. Wird dies unterlassen, greift die gesetzliche Vermutung eines fehlerhaften Produkts. Vertrauliche Unterlagen können auf Antrag als solche gekennzeichnet werden. Ein Verstoß gegen diese Kennzeichnung kann bestraft werden.
Für Unternehmen bedeutet die Richtlinie, dass sie ihre Prozesse, Dokumentationen und ihre IT-Sicherheit überprüfen und anpassen müssen.
Recht auf Reparatur
Zu den gesetzlichen Neuerungen 2026 zählt außerdem, dass Deutschland bis zum 31. Juli 2026 die „Recht auf Reparatur“-Richtlinie der EU umsetzen muss. Danach sind Hersteller bestimmter Produktgruppen wie beispielsweise Smartphones oder Haushaltsgeräte verpflichtet, Reparaturen zu fairen Preisen und in angemessener Zeit anzubieten – selbst nach Ablauf der Gewährleistungsfrist.
Entscheiden sich Verbraucherinnen und Verbraucher im Rahmen der Sachmängelhaftung für eine Reparatur statt für einen Ersatz, soll die Gewährleistung entsprechend verlängert werden. Mit der Richtlinie sollen vor allem die Haltbarkeit und Lebensdauer von Produkten gefördert werden.
Neue Pflichten beim Thema Verpackung
Spätestens im Sommer 2026 muss Deutschland die Vorgaben der EU-Verpackungsverordnung (PPWR) in nationales Recht umsetzen. Das bisherige Verpackungsgesetz wird durch das neue Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz (VerpackDG) ersetzt. Es betrifft Hersteller und Händler ebenso wie Onlineshops, Importeure und Vertreiber von Verpackungen gleichermaßen.
Ein zentraler Punkt ist die erweiterte Herstellerverantwortung: Unternehmen müssen sich bei der Zentralen Stelle Verpackungsregister registrieren und digitale Nachweise, wie beispielsweise QR-Codes, auf Verpackungen anbringen. Die Recyclingquoten steigen deutlich: Bis 2030 sollen 75 Prozent der Kunststoff- und 95 Prozent der Metallverpackungen recycelt werden. Außerdem wird ein Abfallvermeidungsfonds eingeführt, in den Hersteller einzahlen müssen.
Wer die Vorgaben ignoriert, riskiert Bußgelder von bis zu 200.000 Euro oder Verkaufsverbote. Unternehmen sollten daher ihre Verpackungsstrategien prüfen, die Recyclingfähigkeit der verwendeten Materialien testen und die Registrierung vorbereiten.
Verpflichtung zum Cyber-Risikomanagement
Mit der NIS-2-Richtlinie („Network and Information Security Directive 2“) will die EU die Cybersicherheitsstandards für Unternehmen verbessern und den Kreis der Verpflichteten erweitern. Das entsprechende deutsche Umsetzungsgesetz (NIS2UmsuCG) ist am 6. Dezember 2025 in Kraft getreten.
Betroffen sind nicht mehr nur Betreiber kritischer Infrastrukturen, sondern auch zahlreiche mittelständische Unternehmen aus 18 verschiedenen Branchen – von Energie über Gesundheit bis zur verarbeitenden Industrie. Maßgeblich ist, dass ein Unternehmen mindestens 50 Beschäftigte hat oder einen Umsatz von über zehn Millionen Euro erzielt. Ob ein Unternehmen betroffen ist, lässt sich mit einem BSI-Tool unter https://betroffenheitspruefung-nis-2.bsi.de prüfen.
Die verpflichteten Unternehmen müssen ein Risikomanagement aufbauen, Sicherheitskonzepte entwickeln, ihre Lieferketten absichern und ihre Mitarbeitenden schulen. Zudem müssen sie Sicherheitsvorfälle streng dokumentieren und melden: eine erste Meldung innerhalb von 24 Stunden, eine detaillierte Analyse nach 72 Stunden sowie einen Abschlussbericht spätestens nach einem Monat.
Neue Meldepflichten nach dem Cyber Resilience Act (CRA)
Ab dem 11. September 2026 treten die ersten Pflichten aus dem Cyber Resilience Act (CRA) in Kraft: Hersteller von Produkten mit digitalen Elementen müssen schwere Sicherheitsvorfälle und aktiv ausgenutzte Schwachstellen an die zuständigen Stellen melden. Hierzu sind gestufte Fristen mit einer sehr frühen Erstmeldung und anschließenden Detailberichten vorgesehen.
Der CRA (Verordnung (EU) 2024/2847) ist seit Dezember 2024 in Kraft und legt einheitliche Cybersicherheitsanforderungen für nahezu alle vernetzten Produkte mit digitalen Elementen fest. Hersteller, Importeure und Händler müssen die Sicherheit ihrer Produkte über den gesamten Lebenszyklus hinweg gewährleisten und ein systematisches Schwachstellen- und Risikomanagement etablieren.
Start des CO₂-Emissionshandels (CBAM)
Mit dem Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM), dem CO₂-Grenzausgleichssystem, will die EU eine Verlagerung emissionsintensiver Produktion ins Ausland verhindern. Am 1. Januar 2026 hat die Regelphase begonnen. Importeure von Stahl, Aluminium, Zement, Düngemitteln sowie Strom und Wasserstoff müssen künftig für die mit der Herstellung verbundenen Emissionen CBAM-Zertifikate erwerben.
Von der Pflicht betroffen sind nur Unternehmen mit einem Importvolumen von mehr als 50 Tonnen CBAM-Waren pro Jahr. Sie müssen sich als „zugelassene CBAM-Anwender” registrieren lassen.
DSGVO-konformes Löschkonzept erstellen: Darauf müssen KMU achten
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) müssen personenbezogene Daten datenschutzkonform löschen, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine zentrale Voraussetzung dafür ist ein DSGVO-konformes Löschkonzept. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit praxisnahen Empfehlungen.
Warum brauchen KMU ein DSGVO-konformes Löschkonzept?
Gemäß Artikel 17 DSGVO sind Unternehmen dazu verpflichtet, personenbezogene Daten zu löschen, sobald diese nicht mehr benötigt werden, beispielsweise wenn Fristen abgelaufen sind oder Betroffene ihr Recht auf Löschung geltend machen. Ein DSGVO konformes Löschkonzept hilft dir dabei, alle Löschvorgänge strukturiert, lückenlos und überprüfbar zu gestalten. So vermeidest du Bußgelder und schaffst Rechtssicherheit.
In sieben Schritten zum DSGVO-konformen Löschkonzept
1. Zuständigkeiten festlegen
Definiere, wer das Löschkonzept erstellt, umsetzt und kontrolliert. Benenne Verantwortliche und lege nachvollziehbare Stellvertretungen fest, damit Anfragen und Löschungen fristgerecht bearbeitet werden.
2. Datenarten erfassen und systematisch auflisten
Führe eine Bestandsaufnahme durch:
- Welche personenbezogenen Daten werden im Unternehmen verarbeitet?
- Wo – also in welchen Systemen, Cloud-Diensten, Listen oder Archiven – liegen diese Daten?
- Gliedere nach Kategorien wie Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Bewerberdaten, Newsletterlisten, Backup-Ordner etc.
3. Rechtsgrundlagen und Löschfristen bestimmen
Leg für jede Datenart fest:
- Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung (z. B. Vertrag, Einwilligung, gesetzliche Pflicht)?
- Wie lange müssen oder dürfen die Daten aufbewahrt werden (z. B. handels- oder steuerrechtliche Fristen, interne Notwendigkeit)?
- Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist und ab wann dürfen die Daten gelöscht werden?
4. Konkrete Löschregeln erstellen
Leite aus den Fristen und Verwendungen klare Löschregeln ab, zum Beispiel:
- Wann genau ist was zu löschen?
- Welche Ereignisse lösen die Löschung aus (Ende des Vertragsverhältnisses, Ablauf einer Bewerbungsfrist usw.)?
Berücksichtige auch Backups und technische Protokolle. Gegebenenfalls gelten für verschiedene Datenarten unterschiedliche Regeln.
5. Technische und organisatorische Umsetzung planen
Leg fest:
- In welchen Systemen wird wann automatisch gelöscht?
- Wo ist manuell zu löschen?
- Wie werden Papierunterlagen und Alt-Datenträger – zum Beispiel nach DIN 66399 – sicher vernichtet?
- Gibt es Prozesse für die Prüfung und Umsetzung von Betroffenenanfragen zur Löschung?
6. Nachweisfähigkeit und Dokumentation sicherstellen
Führe ein Löschprotokoll, damit du belegen kannst:
- Welche Datenarten wurden wann und durch wen gelöscht?
- Welcher Auslöser führte zur Löschung (Routine, Betroffenenanfrage, Ablauf einer Frist)?
- Wie würden die Daten gelöscht oder vernichtet?
Diese Dokumentation ist wichtig für interne Prüfungen und Anfragen von Aufsichtsbehörden.
7. Löschkonzept in den Alltag integrieren und regelmäßig überprüfen
- Schule dein Team regelmäßig zu Pflichten und Abläufen.
- Überprüfe und aktualisiere dein Löschkonzept mindestens einmal jährlich.
- Kontrolliere, ob die Regeln tatsächlich umgesetzt werden, und passe sie bei neuen Systemen oder Prozessen an.
Beispiel für eine Löschfristentabelle
DSGVO-konformes Löschkonzept erstellen: Empfehlungen und Praxistipps
- Am besten startest du zunächst mit wenigen, dafür aber klar definierten Regeln und setzt gleichzeitig auf pragmatische Lösungen, die gut zu deinem Unternehmensalltag passen.
- Außerdem lohnt es sich, Checklisten, Tabellen (s. o.) sowie bei Bedarf digitale Tools oder Vorlagen zu nutzen, damit dein DSGVO-konformes Löschkonzept übersichtlich, strukturiert und nachvollziehbar bleibt.
- Achte darüber hinaus besonders darauf, dass auch alte Datenbestände systematisch erfasst und bewertet werden, da diese in der Praxis häufig übersehen werden. Wenn Unsicherheiten bestehen oder Fragen auftreten, ziehe am besten frühzeitig Datenschutzexpertinnen oder -experten hinzu, um auf Nummer sicher zu gehen.
- Ebenso ist es wichtig, dass externe Dienstleister in das Konzept eingebunden werden und dass ihre Löschpflichten vertraglich klar geregelt sind.
Mit einer solchen praxisnahen und strukturierten Vorgehensweise können KMU ein wirksames und DSGVO-konformes Löschkonzept aufbauen. Dieses entspricht nicht nur den gesetzlichen Anforderungen, sondern hält auch internen Audits sowie behördlichen Prüfungen stand.
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