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Arbeitsrecht

Aktuelle Urteile und Regeln im Arbeitsrecht – verständlich erklärt und direkt anwendbar.

Alleinerziehend: Kleine Ratschläge mit großer Wirkung
HR & Payroll

Alleinerziehend: Kleine Ratschläge mit großer Wirkung

Alleinerziehende sind gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sehr begehrte Arbeitskräfte. Nicht nur aus diesem Grund ist es von Vorteil, wenn Ihre Personalabteilung diesen Beschäftigten mit Rat und Tat zur Seite steht – zum Beispiel mit Blick auf Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen der Elternzeit.

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In beinahe jeder fünften Familie gibt es nur ein Elternteil, in Summe sind dies mehr als 1,5 Millionen Familien in Deutschland. Alleinerziehende Beschäftigte können vom Arbeitgeber unterstützt werden.

Alleinerziehende – eine wichtige „Zielgruppe“ für HR

Viele alleinerziehende Mütter und Väter sind erwerbstätig, einige davon vielleicht auch in Ihrem Unternehmen. Diese Menschen bringen aufgrund ihrer Lebenssituation oftmals außergewöhnliche Fähigkeiten mit, zum Beispiel ein großes Organisationstalent oder eine sehr rasche Auffassungsgabe.

Die Personalabteilung kann diese wertvollen Arbeitskräfte unterstützen, vor allem durch Beratungen zu den Themen Elternzeit, Elterngeld und Kinderkrankengeld. Hier können unter anderem die Aspekte „Teilzeit während Elternzeit“ oder „Wiedereinstieg nach der Elternzeit“ gemeinsam besprochen werden. Dieser Service steigert die Zufriedenheit alleinerziehender Beschäftigter und trägt dazu bei, sie im Unternehmen zu halten.

Elternzeit für Alleinerziehende

Wie allen Beschäftigten stehen auch Alleinerziehenden drei Jahre Elternzeit pro Kind zur Verfügung. Diese unbezahlte Auszeit kann in maximal drei Teile gestückelt werden – wenn der Arbeitgeber einverstanden ist, auch in mehr. Bis zu zwei Jahre davon können Beschäftigte auch zwischen dem dritten und achten Geburtstag des Kindes nehmen, wenn Sie als Arbeitgeber zustimmen.

Die optimale Aufteilung der Elternzeit hängt gerade bei Alleinerziehenden stark von den Betreuungsmöglichkeiten für den Nachwuchs ab. Auch Alleinerziehende haben oftmals Schwierigkeiten, einen Kita-Platz zu bekommen – und eben keinen anderen Elternteil, der bei der Betreuung mithilft.

Als Arbeitgeber können Sie insbesondere mit Ihren alleinerziehenden Beschäftigten individuelle Vereinbarungen treffen, welche auf die jeweilige Lebenssituation abgestimmt sind. Sie können erlauben, dass die Elternzeit in mehr als die gesetzlich möglichen drei Zeitabschnitte aufgeteilt wird. Auch der Übertragung von Teilen der Elternzeit bis zum achten Lebensjahr des Kindes können sie zustimmen. Zudem sind Gestaltungen mit Einzelmonaten, Wochen oder nur tageweise ebenso zulässig.

Elterngeld für Alleinerziehende

Das Elterngeld soll den Verdienstausfall kompensieren. Alleinerziehende, die ein Kleinkind versorgen, profitieren auch von den Vorteilen, die sonst Partner gemeinsam haben:

  • Sie können das komplette Elterngeld allein beanspruchen und auch die Partnermonate und den Partnerschaftsbonus bekommen. Als Voraussetzung dafür müssen sie Anspruch auf den steuerlichen Entlastungsbetrag für Alleinerziehende haben und dürfen nicht mit dem anderen Elternteil in einer Wohnung leben.
  • Basiselterngeld gibt es zwei bis zwölf Monate, Alleinerziehende bekommen wie Paare die zwei Partnerschaftsmonate, können das Basiselterngeld also bis zu 14 Monate beziehen. Die Höhe hängt vom Einkommen vor der Geburt ab, es sind mindestens 300 und höchstens 1800 Euro.
  • Das Elterngeld Plus gibt es für bis zu 24 Monate, es ist die Hälfte des Basiselterngeldes. Arbeiten Alleinerziehende während des Bezugs in Teilzeit, wird das Einkommen verrechnet, können dadurch allerdings bis zu vier zusätzliche Monate Elterngeld Plus erhalten.

Teilzeitarbeit während Elternzeit

Während der Elternzeit können Ihre Beschäftigten maximal 32 Stunden pro Woche in Teilzeit arbeiten. Unter bestimmten Voraussetzungen haben diese Beschäftigten sogar einen rechtlichen Anspruch auf Teilzeitarbeit während der Elternzeit. Auch danach kann es diesen Anspruch durch die Brückenteilzeit geben.

Jenseits dieser möglichen Ansprüche ist es bei alleinerziehenden Beschäftigten besonders ratsam, gemeinsam mit ihnen ein tragfähiges Beschäftigungsmodell zu erarbeiten, welches auf die jeweiligen Verhältnisse der oder des Betroffenen zugeschnitten ist. Auf diese Weise können die Beschäftigten Kind(er) und Erwerbsarbeit in Einklang bringen und Sie als Arbeitgeber erhalten sich zuverlässige Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmer.

Nach der Elternzeit

Ein ausführliches Rückkehrgespräch erleichtert gerade Alleinerziehenden den Wiedereinstieg, denn sie müssen im Regelfall deutlich mehr Faktoren in ihrem Leben berücksichtigen und planen. Bieten Sie deshalb diesen Beschäftigten frühzeitig Unterstützung und Beratung im Zuge ihrer Rückkehr in das Arbeitsleben an.

Mehr Kinderkrankentage für Alleinerziehende

Das neue Pflegestudiumstärkungsgesetz legt eine Erhöhung der Kinderkrankengeldtage für 2024 und 2025 fest. Alleinerziehenden steht für Erkrankungen des Kindes seit Jahresbeginn Kinderkrankengeld für 30 Arbeitstage pro Kind und Jahr zu, bisher waren es 20. Bei mehreren Kindern steigt der Anspruch für Alleinerziehende von jährlich 50 auf nun insgesamt 70 Arbeitstage. Damit erhalten alleinerziehende Beschäftigte den kompletten Anspruch beider Elternteile.

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Workation: Was Arbeitgeber und Mitarbeitende wissen müssen
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Workation: Was Arbeitgeber und Mitarbeitende wissen müssen

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Ob Ferienhaus an der Ostsee, Finca auf Mallorca oder Co-Working-Space in Bali: Immer mehr Beschäftigte möchten ihren Arbeitsalltag zeitweise an einen schönen Ort verlegen. Dieser Beitrag erklärt, was eine Workation ist, welche rechtlichen Punkte Sie beachten sollten und mit welchen praktischen Schritten Unternehmen und Mitarbeitende sie erfolgreich umsetzen.

Was ist eine Workation?

Der Begriff Workation setzt sich aus den englischen Wörtern „work" (Arbeit) und „vacation" (Urlaub) zusammen. Anders als beim „Work and Travel" handelt es sich dabei nicht um verschiedene Jobs an verschiedenen Orten, sondern um die Fortführung der gewohnten Arbeit an einem anderen, meist erholsamen Ort. Wichtig dabei: Eine Workation ist kein verlängerter Urlaub. Mitarbeitende arbeiten ihre vereinbarten Stunden und erfüllen ihre Aufgaben wie gewohnt, nur eben von einem temporären Standort aus.

Für wen eignet sich eine Workation?

Grundsätzlich eignet sich eine Workation für alle Berufsgruppen, die ihre Aufgaben ortsunabhängig erledigen können, etwa: IT-Spezialisten und Entwickler, Marketing- und PR-Fachkräfte, Berater und Coaches, Designer und Kreative, Verwaltungsangestellte mit digitalen Aufgaben sowie Führungskräfte im Remote-Management. Voraussetzung ist in jedem Fall, dass der Arbeitgeber diesem Arbeitsmodell zustimmt und die technischen Rahmenbedingungen gegeben sind.

Wer trägt die Kosten einer Workation?

Da es sich um eine freiwillige Entscheidung handelt, den Arbeitsort zu verlegen, tragen Mitarbeitende die Kosten für Unterkunft, Anreise und Verpflegung in der Regel selbst. Einige Unternehmen bieten jedoch Zuschüsse oder übernehmen bestimmte Kosten als Benefit, etwa Co-Working-Space-Gebühren oder Reisekostenpauschalen. Wie Sie diese Frage regeln, sollten Sie in Ihrer Workation-Richtlinie festhalten, damit für alle Beteiligten Transparenz besteht.

Wie lange dauert eine Workation üblicherweise?

Die Dauer hängt stark von individuellen Vereinbarungen und Zielen ab. Üblich sind drei Kategorien: die Kurzzeit-Workation über ein bis zwei Wochen, die als beliebteste Variante geltende Standard-Workation über drei bis vier Wochen sowie die Langzeit-Workation über ein bis drei Monate, die eine gründlichere Planung erfordert. Für die arbeitsrechtliche und steuerliche Einordnung ist die genaue Dauer entscheidend, wie die folgenden Abschnitte zeigen.

Welche Vor- und Nachteile bringt eine Workation mit sich?

Für Mitarbeitende bietet eine Workation Flexibilität und Entspannung für eine verbesserte Work-Life-Balance, eine inspirierende Umgebung zur Steigerung von Motivation und persönlicher Entwicklung sowie die Möglichkeit, sich zu erholen, ohne Urlaubstage zu verbrauchen. Auch das Netzwerken in internationalen Co-Working-Spaces zählt zu den Vorteilen. Diesen stehen mögliche Mehrkosten für die Unterkunft, Herausforderungen durch Zeitverschiebung, eine schwierigere Trennung von Arbeit und Freizeit, technische Probleme vor Ort und mögliche soziale Isolation gegenüber.

Für Unternehmen kann eine Workation die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, die Attraktivität als moderner Arbeitgeber erhöhen, die Produktivität durch motiviertere Mitarbeitende verbessern und sich positiv auf Fluktuation und Employer Branding auswirken. Netzwerken und Teambuilding werden gestärkt. Gleichzeitig steigt der Koordinationsaufwand, und es entstehen Herausforderungen bei Compliance, Datenschutz und IT-Sicherheit. Auch die Sorge vor Kontrollverlust und rechtlichen Unsicherheiten spielt eine Rolle, insbesondere wenn Kommunikation nicht funktioniert, unterschiedliche Zeitzonen die Zusammenarbeit erschweren oder die Verlockungen des Arbeitsortes die Produktivität mindern.

Wie sieht es arbeitsrechtlich aus?

Wenn im Arbeitsvertrag mobiles Arbeiten vereinbart ist, gilt dies zunächst nur für Arbeitsorte in Deutschland. Für Arbeit im Ausland, wie bei einer Workation, benötigen Sie eine Zusatz- oder Änderungsvereinbarung. Besteht keine solche Vereinbarung, unterliegt das Arbeitsverhältnis weiterhin deutschem Recht. Lokale Gesetze am Arbeitsort, die den Arbeitnehmer besserstellen als deutsches Recht, kann der deutsche Arbeitgeber dabei nicht ausschließen. Die Auswirkungen auf das Arbeitsrecht hängen von der Dauer des Auslandsaufenthalts ab: Workations von bis zu vier Wochen erfordern in der Regel keine Anpassungen.

Was gilt bei der Sozialversicherung?

Damit Mitarbeitende während einer Workation weiterhin in Deutschland sozialversichert bleiben, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Die Workation darf nicht regelmäßig stattfinden und muss innerhalb der EU oder in Nicht-EU-Ländern wie der Schweiz, Liechtenstein, Island und Norwegen erfolgen. Bei regelmäßigen Workations in einem EU-Land bleibt der deutsche Sozialversicherungsstatus erhalten, wenn die Mitarbeitenden bei einem deutschen Arbeitgeber angestellt sind, in Deutschland wohnen und mindestens 25 Prozent ihrer Arbeitsleistung in Deutschland erbringen. Bei Workations außerhalb der EU regeln vorhandene Sozialversicherungsabkommen die wichtigsten Punkte. Für den Auslandsaufenthalt innerhalb der EU, in der Schweiz, Liechtenstein, Island und Norwegen ist zudem die A1-Bescheinigung erforderlich, die Mitarbeitende rechtzeitig vor Abreise beantragen sollten.

Welche Vorgaben gelten bei der Lohnsteuer?

Arbeit im Ausland während einer Workation führt dort erst dann zur Steuerpflicht, wenn sie länger als 183 Tage im Jahr oder mehr als die Hälfte der Arbeitszeit dort stattfindet. Bis zu dieser Grenze gilt weiterhin das deutsche Lohnsteuerrecht. Zusätzlich sind vorhandene Doppelbesteuerungsabkommen zu beachten. Mitarbeitende sollten ihre Aufenthaltstage im Ausland genau dokumentieren, denn im Zweifel ist bei längeren Aufenthalten eine Steuerberatung ratsam.

Checkliste für Unternehmen: Workation richtig einführen

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden eine Workation ermöglichen möchten, helfen folgende Schritte, das Arbeitsmodell für alle Beteiligten erfolgreich einzuführen:

Regeln und Erwartungen klar kommunizieren. Erstellen Sie eine Workation-Richtlinie mit eindeutigen Vorgaben, definieren Sie, wer unter welchen Bedingungen eine Workation antreten darf, legen Sie Kommunikationswege und Erreichbarkeitszeiten fest und klären Sie Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.

Führungskräfte und Mitarbeitende schulen. Sensibilisieren Sie für rechtliche Aspekte in Arbeitsrecht, Steuerrecht und Sozialversicherung, vermitteln Sie Remote-Leadership-Kompetenzen und Best Practices für das Arbeiten aus dem Ausland und schaffen Sie Bewusstsein für kulturelle Unterschiede.

Digitale Tools zur Dokumentation nutzen. Cloudbasierte Zeiterfassungssysteme, Projektmanagement-Tools, sichere VPN-Verbindungen und digitale Kollaborationsplattformen sorgen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Flexibles und sicheres Arbeiten ermöglichen. Definieren Sie Mindestanforderungen an Arbeitsplatz und Internetverbindung, stellen Sie Dienstgeräte mit aktuellen Sicherheitsupdates bereit, richten Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ein und erstellen Sie Notfallpläne für technische Probleme.

Vorbereitung und Nachbereitung einplanen. Vorbereitungs-Workshops sowie Gespräche nach der Workation helfen dabei, Erfahrungen auszuwerten, Best Practices im Team zu teilen und die internen Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Checkliste für Mitarbeitende: Gut vorbereitet auf Workation

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Wie unterstützt moderne HR- und Payroll-Software die Workation?

Die Verwaltung von Mitarbeitenden, die von unterschiedlichen Orten aus arbeiten, stellt HR-Abteilungen vor besondere Aufgaben. Cloudbasierte Zeiterfassungssysteme ermöglichen es, Arbeitszeiten unabhängig vom Standort zu dokumentieren: Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten per App, während das System Zeitverschiebungen automatisch berücksichtigt und die Daten für die Lohnabrechnung aufbereitet. So bleibt die Abrechnung auch bei Remote-Arbeit aus dem Ausland transparent und rechtskonform.

Bei grenzüberschreitenden Workations ist zudem die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen entscheidend. Geeignete HR-Systeme bieten verschlüsselte Datenübertragung, rollenbasierte Zugriffsrechte, Audit-Trails für Compliance-Nachweise und eine automatische Anpassung an lokale Datenschutzgesetze.

Für Führungskräfte und HR-Teams ist außerdem der Überblick über verteilte Teams wichtig. Echtzeit-Dashboards zeigen, wer gerade von wo arbeitet, wie Projektstände und Arbeitszeiten aussehen, welche Urlaubsstände und Abwesenheiten bestehen und wie sich Kosten und Budgets entwickeln. Die Integration mit bestehenden ERP-Systemen und Workation-Tools spart dabei Zeit und reduziert Fehler, etwa durch automatischen Datenaustausch zwischen HR, Payroll und Finance, die Anbindung von Reisekostenabrechnungs-Tools oder Schnittstellen zu Projektmanagement-Software.

Fazit

Workation ist ein Arbeitsmodell mit erheblichem Potenzial für beide Seiten. Unternehmen, die es gut regeln, positionieren sich als flexible Arbeitgeber und stärken die Zufriedenheit ihrer Belegschaft. Mitarbeitende gewinnen Flexibilität, neue Impulse und eine bessere Work-Life-Balance. Entscheidend für den Erfolg ist die Kombination aus einer gründlichen Planung, klaren Regeln in Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Lohnsteuer sowie einer passenden technischen Unterstützung durch HR- und Payroll-Systeme.

Häufig gestellte Fragen zur Workation

Für wen eignet sich eine Workation besonders? 

Eine Workation eignet sich besonders für Mitarbeitende in digitalen Berufen, die ihre Arbeit ortsunabhängig erledigen können, etwa in IT, Marketing, Beratung oder im Remote-Management. Ideal ist sie für Personen mit hoher Selbstdisziplin, die Arbeit und Freizeit gut trennen können. Auch Teams mit Erfahrung im Remote-Arbeiten profitieren besonders von diesem Modell.

Wer trägt die Kosten für eine Workation? 

In der Regel tragen Mitarbeitende die Kosten für Unterkunft, Anreise und Verpflegung selbst, da es sich um eine freiwillige Entscheidung handelt. Manche Unternehmen bieten jedoch Zuschüsse an, etwa für Co-Working-Space-Gebühren oder in Form von Reisekostenpauschalen.

Wie lange darf ich im Ausland arbeiten, ohne steuerliche Nachteile zu riskieren? 

Entscheidend ist die 183-Tage-Regel: Wer weniger als 183 Tage im Jahr im Ausland arbeitet und dort auch nicht mehr als die Hälfte der Arbeitszeit verbringt, bleibt in der Regel im Heimatland steuerpflichtig. Dennoch sollten Sie bei jeder Workation die geltenden Doppelbesteuerungsabkommen prüfen und im Zweifel eine Steuerberatung hinzuziehen.

Was gilt für die Sozialversicherung bei einer Workation im Ausland? 

Innerhalb der EU sowie in der Schweiz, Liechtenstein, Island und Norwegen bleibt der deutsche Sozialversicherungsstatus erhalten, wenn die Workation nicht regelmäßig stattfindet oder die Mitarbeitenden mindestens 25 Prozent ihrer Arbeitsleistung in Deutschland erbringen. Für diese Länder ist zusätzlich eine A1-Bescheinigung erforderlich. Bei Workations außerhalb der EU regeln bestehende Sozialversicherungsabkommen die Details.

Brauche ich ein spezielles Visum für eine Workation? 

Das hängt vom Zielland ab. Innerhalb der EU benötigen EU-Bürger kein spezielles Visum. Bei Drittstaaten ist häufig ein Arbeitsvisum erforderlich, da Touristenvisa in der Regel keine Erwerbstätigkeit erlauben. Einige Länder bieten mittlerweile spezielle Visa für digitale Nomaden an, die sich für Workations eignen.

Welche Versicherungen sind bei einer Workation wichtig? 

Unverzichtbar sind eine Auslandskrankenversicherung mit Rücktransport-Option, eine Haftpflichtversicherung mit weltweiter Deckung sowie eine Unfallversicherung. Prüfen Sie zudem, ob Ihre Hausratversicherung Schäden an Arbeitsgeräten im Ausland abdeckt. Für längere Aufenthalte kann eine zusätzliche Rechtsschutzversicherung sinnvoll sein.

Wie unterstützt HR-Software Unternehmen bei der Umsetzung von Workation?

Cloudbasierte Zeiterfassung, automatisierte Lohnabrechnung, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und Echtzeit-Dashboards zu Standorten, Projektständen und Abwesenheiten erleichtern die Verwaltung verteilter Teams erheblich und sorgen für eine rechtskonforme Abwicklung auch bei Remote-Arbeit aus dem Ausland.

Kündigungsschreiben: Wie schreibe ich eine Kündigung richtig?
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Kündigungsschreiben: Wie schreibe ich eine Kündigung richtig?

Kündigungsschreiben und ihre Kniffe: Was sollten Sie unbedingt beachten, wo lauern Stolpersteine und was sollten Sie definitiv vermeiden? Wir beleuchten das Thema und geben konkrete Tipps!

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Kündigung des Arbeitsvertrags: Das gehört in das Kündigungsschreiben

Ein Kündigungsschreiben muss nicht zwingend lang sein, es sollten jedoch einige Punkte enthalten sein, damit die Kündigung wirksam wird und rechtlich einwandfrei ist. Diese Vorgaben gelten für Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite.

  • Adressat und Absender
    Hier muss exakt dokumentiert werden, wer wem kündigt. Am besten auch auf eine passende Schriftform und die richtige Anrede achten.
  • Datum des Schreibens für den Zeitpunkt der Kündigung
    Das Datum ist ausschlaggebend für die Wahrung der Kündigungsfrist. Üblicherweise wird zum Monatsende gekündigt, das heißt bei einer vierwöchigen Kündigungsfrist sollte dies spätestens vier Wochen vor dem Ende des Monats erfolgen. Es ist auch möglich, mehrere Monate vorher zu kündigen, somit haben beide Parteien mehr Zeit, die Stelle neu zu besetzen oder eine neue Stelle zu suchen. Das Datum des Kündigungsschreibens oben rechts muss daher zum Datum des Endes der Beschäftigung passen.
  • Zustellung der Kündigung durch den Arbeitgeber
    Zur Sicherheit empfiehlt es sich für Arbeitgeber hier den Beendigungszeitpunkt immer auch zusätzlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt auszusprechen. Außerdem sollte die Kündigung nicht auf den letzten Drücker zugestellt werden, damit der Arbeitnehmer noch Zeit hat, das Schreiben zur Kenntnis zu nehmen. Damit der Arbeitnehmer später nicht bestreiten kann, dass das Kündigungsschreiben fristgerecht zugestellt wurde, empfiehlt es sich, sich den Erhalt schriftlich bestätigen zu lassen. Dafür kann eine Kopie des Original-Kündigungsschreibens verwendet werden, auf dem der Arbeitnehmer unterschreibt.
  • Betreff, der Kündigung als Begriff enthält
    Der Betreff darf keinen Zweifel über den Inhalt des Dokuments zulassen. Auch Daten wie die Personalnummer oder das Datum des Arbeitsvertrages dürfen nicht fehlen.
  • Zusicherung eines Arbeitszeugnisses
    Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Optional kann ein kurzer Satz angefügt werden, der ein solches zusichert - so zum Beispiel: “Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erhalten Sie innerhalb von 14 Tagen nach Ihrem Austritt aus unserem Unternehmen.”
  • Grüße / Höflichkeitsfloskel am Ende
    Eine Danksagung oder Ähnliches ist keine Pflicht, macht jedoch einen positiven Eindruck. Ein Beispiel wäre: “Für Ihren Einsatz in der Vergangenheit möchten wir uns herzlich bedanken und bedauern den nun nötigen Schritt sehr. Wir wünschen Ihnen daher für die Zukunft weiterhin alles Gute.” So wird auch bei der Kündigung Größe gezeigt.
  • Unterschrift des Verfassers
    Jedes Kündigungsschreiben muss zwingend handschriftlich unterschrieben werden, da es sonst keine Gültigkeit hat. Bei Kündigungsschreiben des Arbeitgebers sollte der Arbeitgeber oder ein Vertretungsberechtigter unterschreiben.

Erklärungen zu einer Freistellung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber gehören nicht in das Kündigungsschreiben. Entsprechende Mitteilungen sollten immer in einem separaten Schreiben überbracht werden.

Die verschiedenen Arten von Kündigungsschreiben in Deutschland

In Deutschland unterscheidet man zwei Kündigungsformen: Die Eigenkündigung durch den Arbeitnehmer und die Fremdkündigung durch den Arbeitgeber. Weiterhin gibt es die ordentliche Kündigung und die außerordentliche Kündigung, die auch fristlose Kündigung genannt wird. Bei der außerordentlichen Kündigung wird auf eine Kündigungsfrist verzichtet, daher kann diese nur aus bestimmten Gründen, wie zum Beispiel Diebstahl, Arbeitszeitenbetrug oder ähnlich gravierende Vorkommnisse erfolgen. Diese Gründe werden in drei Kategorien eingeteilt:

Personenbedingte Kündigung

Bei dieser Kündigungsart kann der Arbeitnehmer zumeist die Aufgaben aus seinem Arbeitsvertrag nicht mehr wahrnehmen, da ihn physische, psychische oder qualifikationsbezogene Faktoren daran hindern.

Verhaltensbedingte Kündigung

Eine verhaltensbedingte Kündigung kann ausgesprochen werden, wenn der Arbeitnehmer gegen unternehmensinterne Regeln verstoßen hat, Beleidigungen ausgesprochen hat oder anderes dauerhaftes Fehlverhalten gezeigt hat. Dazu zählen auch Zuspätkommen oder Nichterscheinen. Vor einer verhaltensbedingten Kündigung müssen in der Regel offizielle Ermahnungen oder Abmahnungen ausgesprochen werden.

Betriebsbedingte Kündigung

Zwingen kritische Umstände ein Unternehmen zu betriebsbedingten Kündigungen, muss der Arbeitgeber genau begründen, warum die einzelnen Entlassungen notwendig sind. Häufig sind Umstände wie eine Insolvenz, Umstrukturierungen oder Schließungen ganzer Standorte solche Gründe.

Aufbewahrungspflichten für Personalakten – Fristen im Überblick
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Aufbewahrungspflichten für Personalakten – Fristen im Überblick

Arbeitgeber unterliegen zahlreichen Pflichten – eine davon ist die Aufbewahrung von Personalakten über das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses hinaus. Was es hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten für Personalakten zu beachten gilt.

5 Min. Lesezeit

Die Personalakte spielt im Personalwesen eine wichtige Rolle. In ihr halten Arbeitgeber Informationen zum Beschäftigungsverhältnis schriftlich fest. Neben personenbezogenen Dokumenten und Verträgen enthält die Personalakte meist auch Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen sowie die Kopien amtlicher Urkunden. Die Aufbewahrung dient dem Zweck, Arbeitgeber und Arbeitnehmer während des bestehenden Arbeitsverhältnisses abzusichern. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, muss der Arbeitgeber die Daten datenschutzkonform archivieren – doch für wie lange eigentlich? Dieser Beitrag fasst zusammen, welche Aufbewahrungspflichten für Personalakten gelten und welche Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind.

Aufbewahrungspflichten bei Personalakten

Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese beginnt mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in welchem der Arbeitsvertrag endet.

Innerhalb der Dreijahresfrist können Ex-Mitarbeiter beispielsweise noch ein Arbeitszeugnis einfordern oder Schadenersatzansprüche stellen. Dementsprechend sollten Arbeitgeber die entsprechenden Dokumente in den Personalakten ehemaliger Beschäftigter nach deren Austritt drei Jahre lang aufbewahren.

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche Unterlagen einer Personalakte gibt es jedoch nicht. Wie lange eine Personalakte aufbewahrt werden muss, hängt somit davon ab, welcher Art die darin enthaltenen Dokumente sind.

Die Aufbewahrungsfristen für bestimmte lohnsteuerrechtlich oder sozialversicherungsrechtlich relevante Dokumente einer Personalakte gehen deutlich über die dreijährige Regelverjährung hinaus.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente der Personalakte

Laut Einkommensteuergesetz (EStG) müssen Arbeitgeber dem Finanzamt bei Lohnsteuer-Außenprüfungen Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten ermöglichen. Hierzu sind im Steuerrecht Aufbewahrungspflichten für Personalakten festgehalten (§ 41 EStG):

  • Verdienstabrechnungen sowie die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt zum Beispiel für Lohnlisten, Lohnsteuerdokumente und Jahresabschlüsse.

Vor der Entsorgung einer Personalakte sollte daher immer geprüft werden, ob sie steuerrechtlich relevante Lohnunterlagen enthält.

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Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Auch im Sozialversicherungsrecht finden sich Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente einer Personalakte:

  • Nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) müssen Arbeitgeber Lohnnachweise über die Arbeitsstunden und das an den Arbeitnehmer geleistete Entgelt fünf Jahre lang aufbewahren (§ 165 SGB VII).
  • Unterlagen, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge relevant sind, müssen sechs Jahre lang zugänglich sein. Diese Sechsjahresfrist gilt, wenn der Versorgungsfall für den Arbeitnehmer während des aktiven Arbeitsverhältnisses eintritt oder bis spätestens sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung. Nimmt der Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge erst nach Ablauf dieses Zeitraums in Anspruch, müssen die Dokumente bis dahin aufbewahrt werden. Diese verlängerte Frist kann bis zu 30 Jahre betragen.

Bei der Aufbewahrung und Entsorgung von Personalakten den Datenschutz beachten

Unternehmen müssen die Personalakten ihrer Beschäftigten nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sorgfältig aufbewahren und personenbezogene Informationen vor unerlaubtem Zugriff schützen. Die DSGVO verpflichtet Arbeitgeber außerdem dazu, bei der Erhebung personenbezogener Daten den Grundsatz der Datensparsamkeit und -vermeidung zu beachten. Das bedeutet:

Werden personenbezogene Daten für den ursprünglichen Zweck der Datenerhebung nicht mehr gebraucht, muss der Arbeitgeber sie löschen. Das betrifft nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters alle Personaldaten, die nicht aufgrund gesetzlich festgelegter Aufbewahrungsfristen vorzuhalten sind.

Bei der Vernichtung von Personaldaten sollten Arbeitgeber nach der DIN 66399 vorgehen. Sie enthält Richtlinien für die zuverlässige Vernichtung von vertraulichen Daten in Papierform und auf digitalen Speichermedien.

Digitale Personalakte – alle Aufbewahrungsfristen im Blick behalten

Arbeitgeber, die Personalakten noch in Papierform aufbewahren, müssen den Ablauf von Aufbewahrungsfristen allein aufgrund der begrenzten räumlichen Kapazitäten regelmäßig kontrollieren – andernfalls würde das Archiv aus allen Nähten platzen.

Ein manueller Check der unterschiedlichen Fristen für Papierdokumente in der Personalakte erfordert jedoch viel Zeit und Geduld: Schadenersatzansprüche, Steuerprüfungen, Versorgungsansprüche – zur Prüfung der Aufbewahrungsfrist ist jedes Dokument aus dem Archiv zu holen und jeder Sachverhalt zu betrachten.

Der Einsatz einer digitalen Personalakte senkt den Verwaltungsaufwand. Mit der elektronischen Lösung lassen sich aufbewahrungspflichtige Personalunterlagen effizient archivieren und übersichtlich anzeigen. Dies erleichtert es den Benutzern, die verschiedenen Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten. Zudem benötigt eine digitale Personalakte keine Archivstellfläche.

Konjunkturpaket – was Unternehmen jetzt erwartet
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Konjunkturpaket – was Unternehmen jetzt erwartet

Das milliardenschwere Konjunkturpaket der Bundesregierung soll die Wirtschaft in der Coronakrise wieder anschieben – unter anderem durch eine befristete Mehrwertsteuersenkung. Dieser Blogartikel gibt einen Überblick, welche Hilfen und Änderungen Unternehmer aus dem Konjunkturpaket zu erwarten haben.

5 Min. Lesezeit

Die Coronakrise betrifft alle Unternehmen. Viele leiden unter den Einschränkungen im öffentlichen und wirtschaftlichen Leben. Ganze Branchen kämpfen ums Überleben. Aber auch die Exporte brechen ein, da Lieferungen und Bestellungen aus dem Ausland ausbleiben. Die Bundesregierung schnürte daher Anfang Juni ein 130 Milliarden schweres Konjunkturpaket.

Großzügige Hilfen sollen die Wirtschaft wieder anschieben. Eine befristete Mehrwertsteuersenkung soll den privaten Konsum stimulieren, bereitet aber vielen Buchhaltern und Steuerberatern Kopfschmerzen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Hilfen und Änderungen für Unternehmen.

Checkliste: Welche Themen betreffen Ihr Unternehmen?

Welche Punkte aus dem Konjunkturpaket sind für Sie relevant? Diese können Sie mithilfe der folgenden Tabelle identifizieren.

Wenn das auf Sie zutrifft …

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Unternehmen gleich welcher Art

Mehrwertsteuersenkung auf 16 % bzw. 5 %
Kurzarbeitergeld (Kug)

Umsatzeinbruch von mindestens 40 %

Programm für Überbrückungshilfen

Hohe Anlageinvestitionen

Degressive Abschreibung

Absehbarer Verlust 2020

Verlustrücktrag

Importeur

Verschobene Einfuhrumsatzsteuer

Ausbilder

Förderung für ausbildende Betriebe

Automotive-Branche

Investitionsförderung für Automobilbranche

Frachtführer, Handwerker, Fuhrparkbetreiber

Förderung der E-Mobilität

Telekommunikationsbranche

5G und Netztechnologien

Hardware- oder Software-Lieferant

Digitalisierung von öffentlichen Institutionen

Baubranche

Ausbau und energetische Sanierung von kommunalen Gebäuden

Forschende Unternehmen

Forschung und Wissenschaft

Hersteller von medizinischen Gütern

Inländische medizinische Güter Beschleunigtes und vereinfachtes Vergaberecht

Auftragnehmer der öffentlichen Hand

Beschleunigtes und vereinfachtes Vergaberecht

Personengesellschaft

Option zur Körperschaftssteuer

Drohende Insolvenz

Vorinsolvenzliches Restrukturierungsverfahren

Mehrwertsteuersenkung

Für Leistungen, die vom 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020 erbracht werden, senkt die Bundesregierung die Umsatzsteuer, umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt. Der volle Steuersatz fällt von 19 Prozent auf 16 Prozent, der reduzierte von 7 Prozent auf 5 Prozent. Verbraucher sollen dadurch zu mehr Konsum angeregt werden.

Die Wirtschaft ist über die Mehrwertsteuer-Senkung „not amused“. Unternehmen leiten die Steuer ja nur durch. Sie haben durch die Senkung keinen Vorteil, sondern nur einen enormen administrativen Aufwand. Dieser ist umso höher, je weiter die Rechnungsstellung, das Leistungsdatum und die Buchung des Umsatzes auseinanderliegen. Welches Leistungsdatum, das heißt, welcher Mehrwertsteuersatz einem Umsatz zugrundeliegt, lässt sich nicht immer so genau sagen. Denken Sie zum Beispiel an Abschlagszahlungen, Gutscheine, Reisen. Oder an Verträge, Abonnements, Dauerbuchungen.

Kurzarbeitergeld

Schon seit März 2020 bewährt sich das Kurzarbeitergeld in der Corona-Krise. Es rettet Arbeitsplätze und bewahrt Unternehmen vor dem Ruin. Die Bundesregierung plant eine verlässliche Regelung auch über den 31. Dezember 2020 hinaus. Sie hat für den Monat September 2020 neue Beschlüsse angekündigt, weil die Entwicklung der Pandemie erst abgewartet werden soll.

Programm für Überbrückungshilfen

Der Bund zahlt 25 Milliarden Euro „Überbrückungshilfe für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihren Geschäftsbetrieb im Zuge der Coronakrise ganz oder zu wesentlichen Teilen einstellen müssen“. Besonders betroffen sind Hotellerie, Gastronomie, Event-Industrie und Tourismusbranche, aber das Konjunkturpaket stellt Hilfen steht auch für andere Firmen sowie für gemeinnützige Organisationen bereit.

Bedingungen für die Überbrückungshilfe

Unter folgenden Bedingungen trägt der Bund einen Anteil an Ihren Fixkosten für die Monate Juni bis August 2020:

  • Bei einem Umsatzeinbruch von mehr als 70 Prozent werden 80 Prozent der Fixkosten erstattet.
  • Bei einem Umsatzeinbruch von 50 bis 70 Prozent werden 50 Prozent der Fixkosten erstattet.
  • Bei einem Umsatzeinbruch von 40 bis unter 50 Prozent werden 40 Prozent der Fixkosten erstattet.

Liegt der Umsatz im Fördermonat bei mindestens 60 Prozent des Vorjahresmonats, gibt es für diesen Monat keine Förderung. Berechnungsgrundlage ist also der Wert der einzelnen Monate und kein Drei-Monats-Durchschnitt. So steht es in einem Eckpunktepapier des Bundesfinanzministeriums (BMF) zu den Überbrückungshilfen (Änderungen vorbehalten!).

Die Überbrückungshilfe ist steuerbar und überzahlte Beträge müssen zurückerstattet werden. Unternehmen, die jetzt insolvent werden oder bis zum 31. August 2020 ihren Betrieb einstellen, erhalten keine Überbrückungshilfe.

Wer bekommt wie viel?

Die maximale Förderung für die drei Monate von März bis Mai 2020 beträgt 150.000 Euro. Bei Unternehmen mit bis zu fünf Beschäftigten beträgt die maximale Förderung 9.000 Euro, bei bis zu zehn Beschäftigten 15.000 Euro.

Die Antragsfrist endet am 31. August 2020 und die Auszahlungsfrist am 30. November 2020. Antragsformulare und konkrete Umsetzungstipps existieren zum jetzigen Zeitpunkt, Ende Juni 2020, noch nicht. Bitte sprechen Sie diesbezüglich Ihren Steuerberater an.

Degressive Abschreibung

Industriebetriebe dürfen Maschinen und Anlagen in den Steuerjahren 2020 und 2021 degressiv abschreiben. Bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens können Sie mit dem zweieinhalbfachen der gegenwärtigen AfA absetzen. Maximal 25 Prozent pro Jahr darf die Abschreibung eines solchen Investitionsguts betragen. Das soll Unternehmen einen Investitionsanreiz geben und ihre Liquidität verbessern.

Verlustrücktrag

Sie können sich Steuervorauszahlungen aus 2019 zurückholen, wenn Ihrem Unternehmen 2020 Corona-bedingt ein Verlust droht. Normalerweise könnten Sie Ihren Verlust erst Ende 2020 per BWA ermitteln. Diesen würden Sie mit den Gewinnen des Vorjahres verrechnen; das nennt man einen Verlustrücktrag. Sie bekämen Ihre Steuervorauszahlungen zurück, allerdings erst 2021. Das ist für zahlreiche gebeutelte Betriebe viel zu spät.

Also erlaubt Ihnen die Koalition, Ihren Verlust 2020 zu schätzen und schon aufgrund dieser Schätzung mit den Gewinnen des Vorjahres zu verrechnen. Sie dürfen den Rücktrag in der Steuererklärung für 2019 als Corona-Rücklage steuerwirksam einsetzen und bekommen die überzahlten Vorauszahlungen jetzt schon erstattet.

Die Berechnungen und Prognosen müssen von einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer testiert sein. Die Corona-Rücklage muss bis Ende 2022 aufgelöst werden. Und wenn Ihre Prognose nicht stimmt und Sie mehr erwirtschaften als gedacht, müssen Sie die Erstattung zurückerstatten.

Verschobene Einfuhrumsatzsteuer

Importierende Unternehmen profitieren von der Regelung, dass die Fälligkeit der Einfuhrumsatzsteuer auf den 26. des Folgemonats verschoben wird. Deutsche Unternehmen sollen dadurch fünf Milliarden Euro mehr Liquidität bekommen und mit Unternehmen im übrigen Europa gleichgestellt werden.

Förderung für ausbildende Betriebe

Das Konjunkturpaket enthält einen Schutzschirm, der die Ausbildung der jungen Generation sicherstellen soll. Ausbildende Betriebe bekommen für jeden neuen Ausbildungsvertrag:

  • 2.000 Euro, wenn ein vorhandener Ausbildungsplatz neu besetzt wird
  • 3.000 Euro, wenn ein neuer, zusätzlicher Ausbildungsplatz geschaffen wird

Wenn Sie Azubis von Betrieben übernehmen, die die Ausbildung nicht beenden können, erhalten Sie eine Übernahmeprämie.

Investitionsförderung für die Automobilbranche

In den Jahren 2020 und 2021 fördert der Bund Zukunftsinvestitionen in der Automobilindustrie mit einem Bonus-Programm. Davon profitieren Zulieferbetriebe Automotive-Branche, die innovative Technologien, Verfahren und Anlagen liefern. Eine Milliarde Euro steckt der Bund die Forschung und Entwicklung für transformationsrelevante Innovationen und neue regionale Innovationscluster.

Förderung der E-Mobilität

Spediteure, Logistiker, Taxi-Unternehmen, Handwerker, sie alle können Fördergeld für eine Modernisierung ihrer Flotten bekommen. Voraussetzung: Sie rüsten auf Elektromobilität um.

Innovationsprämie für E-Autos

Wenn Sie einen elektrisch betriebenen Dienstwagen oder ein Nutzfahrzeug für bis zu 40.000 Euro kaufen, subventioniert der Bund dies jetzt mit 6.000 Euro statt wie bisher nur mit 3.000 Euro. Diese Innovationsprämie ist zunächst bis zum 31. Dezember 2021 befristet.

Flottenaustauschprogramme

Handwerker und KMU dürfen sich über ein Flottenaustauschprogramm freuen. Die Förderung der Anschaffung von Elektronutzfahrzeugen bis 7,5 Tonnen wird zeitnah umgesetzt.

Auch für Elektro-Busse, LKW und die notwendige Lade-Infrastruktur gibt es bis Ende 2021 Subventionen. Der Austausch alter Euro-3- bis Euro-5-Fahrzeuge gegen neue Euro-6-Fahrzeuge soll den emissionsarmen Schwerlastverkehr und klimafreundlichere Antriebe europaweit fördern.

5G und Netztechnologien

Die Bundesrepublik Deutschland will bei 5G und später auch 6G eine global führende Rolle spielen. Das soll die digitale Souveränität und die Innovationskraft Deutschlands stärken. Mit zwei Milliarden Euro will die Koalition Unternehmen stärken, die neue softwaregesteuerte Netztechnologien entwickeln und erproben. Die Bundesregierung will zudem in Europa eine einheitliche Regulierung und die Interoperabilität der Netzkomponenten voranbringen.

Digitalisierung von öffentlichen Institutionen

Mit dem Konjunkturpaket geht über die öffentlichen Verwaltungen ein Geldsegen nieder. Das Ziel ist ehrgeizig: Die Behörden sollen in puncto Digitalisierung im 21. Jahrhundert ankommen.

  • Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung, Sicherheit und Rüstung werden mit zehn Milliarden Euro gefördert.
  • Bund, Länder und Kommunen sind nach dem Onlinezugangsgesetz verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 digital, d. h. online, zur Verfügung zu stellen. Der Bund fördert die Umsetzung dieser Vorgabe mit drei Milliarden Euro.
  • Das Smart-Cities-Programm wird um 500 Millionen Euro aufgestockt, um auch Kommunen zu bedienen, die bisher noch leer ausgingen.

Die Fördermilliarden für Digitalisierung nützen mittelbar auch Softwareherstellern, Hardware-Händlern und Schulungsanbietern. Die gestiegene Nachfrage dürfte ihnen einige Aufträge bescheren.

Ausbau und energetische Sanierung von kommunalen Gebäuden

Die mageren Jahre sind in öffentlichen Einrichtungen vorbei, wenn man dem Konjunkturpaket trauen kann. Schulen, Kitas und Krankenhäuser sollen ausgebaut, saniert und digitalisiert werden.
Wenn Ihr Unternehmen hier tätig ist, können die Fördermilliarden auch Ihre Auftragsbücher füllen. Das ist geplant:

  • Das „Zukunftsprogramm Krankenhäuser“ fördert Investitionen in Kliniken
  • Gesundheitsämter bekommen Geld für Hard- und Software, zur Verbesserung des Meldewesens und für IT- und Kommunikationslösungen.
  • Das Investitionsprogramm für den Ausbau von Ganztagsschulen und Ganztagesbetreuung wird beschleunigt. Länder, die 2020/2021 Mittel für Investitionen abrufen, erhalten die entsprechende Summe in den späteren Jahren der Laufzeit zusätzlich.
  • Der Kapazitätsausbau in Kindergärten, Kitas und Krippen wird 2020 und 2021 mit einer Milliarde Euro zusätzlich gefördert.
  • Der Bund stockt 2020 und 2021 die Förderprogramme zur energetischen Sanierung kommunaler Gebäude auf.
  • Er legt außerdem ein Programm für Klimaanpassungsmaßnahmen in sozialen Einrichtungen auf.

Diese Förderungen kommen in Form von Aufträgen mittelbar auch Anbietern von Klima- und Gebäudetechnik zugute.

Forschung und Wissenschaft

Die Koalition schafft mit dem Konjunkturpaket Anreize, damit Unternehmen trotz der Coronakrise weiter in Forschung und Entwicklung investieren.

  • Die steuerliche Forschungszulage wird von Anfang 2020 (rückwirkend) bis Ende 2025 auf maximal vier Millionen Euro Bemessungsgrundlage je Unternehmen gewährt.
  • Die geplanten Investitionen bis 2025 in Künstliche Intelligenz (KI) werden von drei auf fünf Milliarden Euro erhöht, um ein wettbewerbsfähiges europäisches KI-Netzwerk zu schaffen.
  • Der Bund unterstützt die großen außeruniversitären Forschungsorganisationen mit jeweils einem Fonds. Daraus erhalten erfolgversprechende Projekte von Firmen, die besonders von Corona betroffen sind, eine Ersatzfinanzierung. Das soll den Abbruch der Forschungsarbeiten verhindern.

Inländische medizinische Güter

Der Bund will medizinische Schutzausrüstung, Medikamentenwirkstoffe und Impfstoffe in Zukunft verstärkt in Deutschland fertigen lassen. Das soll die Unabhängigkeit von Lieferungen aus Schwellenländern stärken. Mit dem Konjunkturpaket wird daher ein Programm zur Förderung der flexiblen und im Falle einer Epidemie skalierbaren inländischen Produktion wichtiger Arzneimittel und Medizinprodukte aufgelegt.

Beschleunigtes und vereinfachtes Vergaberecht

Die Koalition vereinfacht temporär das Vergaberecht, damit aus den Fördergeldern schnell Investitionen werden. Die Vergabefristen bei EU-Vergabeverfahren werden verkürzt und die Schwellenwerte für beschränkte Ausschreibungen und freihändige Vergaben in Deutschland angepasst.

Option zur Körperschaftssteuer

Personengesellschaften erhalten die Möglichkeit, sich als Kapitalgesellschaften besteuern zu lassen. Die Bundesregierung hebt zudem den Ermäßigungsfaktor bei Einkünften aus Gewerbebetrieb auf das Vierfache des Gewerbesteuer-Messbetrags an.

Diese Maßnahmen werden über eine Modernisierung des Körperschaftssteuerrechts eingeführt. Sie sollen die Wettbewerbsfähigkeit von Personengesellschaften stärken. Sollten Sie erwägen, für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft zu optieren, so besprechen Sie dies am besten mit Ihrem Steuerberater.

Vorinsolvenzliches Restrukturierungsverfahren

Für Unternehmen, die durch Corona ohne eigenes Verschulden ins Trudeln geraten, wird ein vorinsolvenzliches Restrukturierungsverfahren eingeführt werden. Für den schnellen Neustart nach einer Insolvenz verkürzt die Koalition das Entschuldungsverfahren für natürliche Personen auf drei Jahre.

Überstunden: Was müssen Arbeitgeber beachten?
HR & Payroll

Überstunden: Was müssen Arbeitgeber beachten?

Welche rechtlichen Regelungen gelten rund um das Thema Überstunden? Welche Möglichkeiten gibt es arbeitgeberseitig, Überstunden zu umgehen? Wir bringen Licht ins Dunkel.

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Was genau sind eigentlich Überstunden?

Unter den Begriff „Überstunden“ fällt die Arbeitszeit, die über die Stunden hinausgeht, die im Arbeits- oder Tarifvertrag mit einem Arbeitnehmer vereinbart wurden. Überstunden können in Zeiten, in denen viel Arbeit anfällt, vom Vorgesetzten angeordnet werden.

Wichtig dabei ist: Ordnet ein Betrieb seinen Mitarbeitern Überstunden an, muss er dennoch dafür Sorge tragen, dass die laut dem Arbeitszeitgesetz höchstens zulässige Arbeitszeit eingehalten wird. Auch die gesetzlich geregelten Ruhezeiten müssen beachtet werden.

Hier gilt: Arbeitnehmer dürfen von Montag bis Samstag maximal 48 Stunden pro Woche arbeiten. Nur in besonders dringlichen Ausnahmefällen dürfen bis zu 60 Stunden pro Woche geleistet werden. Im Rahmen dieser Regelung ist es auch möglich, am Tag bis zu zehn Stunden zu arbeiten. Allerdings muss dann zeitnah ein Freizeitausgleich gewährleistet werden.

Warum entstehen Überstunden?

Gründe für Überstunden gibt es viele:

  • Arbeitnehmern wird ein zu großes Arbeitspensum zugemutet
  • Ein Auftrag fällt umfangreicher aus als erwartet
  • Kollegen fallen krankheitsbedingt aus und Aufgaben müssen aufgeteilt werden

Überstunden sind mit Vor- und Nachteilen verbunden. Betriebe haben durch das Anordnen von Überstunden die Möglichkeit, kurzzeitige Auftragsspitzen abfedern zu können, ohne dafür neue Mitarbeiter einstellen zu müssen. Für Mitarbeiter geht das entweder mit einem höheren Gehalt einher oder mit einem Plus an Freizeit nach der jeweiligen Auftragsspitze. Allerdings sorgen Phasen der Mehrarbeit auch für gesteigerten Stress, was zu Lasten der Gesundheit und Lebensqualität gehen kann.  

Wie gehen Arbeitgeber am besten mit Überstunden um?

Es gibt verschiedene Modelle, wie Arbeitgeber die Überstunden ihrer Mitarbeiter erfassen können. Gerade in den verschiedenen Gewerken des Handwerks ist die „analoge“ Erfassung über Stundenzettel noch weit verbreitet. In Bürogebäuden oder der Industrie kommen hingegen häufig digitale Zeiterfassungssysteme zum Einsatz.

Die Bandbreite reicht von Fingerabdruck-Terminals, Zeiterfassungschips über Weblösungen bis hin zu einer App auf dem Firmen-Smartphone. Manchmal können auch aus Kassensystemen Daten übernommen und automatisiert übertragen werden.

Wichtig ist: Jeder Betrieb braucht künftig ein explizites System zur Arbeitszeiterfassung seiner Mitarbeiter. Dazu hat der Europäische Gerichtshof Arbeitgeber mit seinem Urteil vom 14. Mai 2019 verpflichtet. Sein Votum: Alle Arbeitgeber in allen EU-Staaten müssen die Überstunden ihrer Mitarbeiter erfassen und gesetzeskonforme Pausen- und Ruhezeiten nachweisen.

Arbeitszeiten erfassen – die richtigen Vorkehrungen treffen

Wer noch nicht konsequent alle Arbeitszeiten erfasst, muss also schleunigst dafür sorgen, dass diese künftig dokumentiert werden. Diese sind vier Jahre lang DSGVO-konform aufzubewahren. Und da Überstunden nur erfasst werden können, wenn zuvor auch die reguläre Arbeitszeit ermittelt wurde, ergibt das eine das andere. Die Gestaltung der Umsetzung dieser EU-Richtlinie liegt jedoch bei den einzelnen Ländern – und wie diese aussehen wird, ist aktuell noch offen.

Die Erfassung der Überstunden ist allerdings nur die eine Seite der Medaille. Die Frage ist auch: Wie gehen Unternehmen mit den erfassten Zeiten um? Prinzipiell gibt es verschiedene Wege.

  • Zeitkonten: Manche Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern ein Zeitkonto an, auf dem die geleisteten Überstunden erfasst werden. Meist müssen die Überstunden binnen eines Jahres abgefeiert werden.
  • Lebensarbeitszeitkonto: Ein Lebensarbeitszeitkonto ist hingegen ein Langzeitkonto, auf dem Arbeitnehmer die über ihr gesamtes Berufsleben geleistete Mehrarbeit „einzahlen“. Die angesparte Zeit kann genutzt werden, um zum Beispiel früher in Rente zu gehen.
  • Überstunden verfallen lassen: Manche Arbeitgeber vereinbaren mit ihren Mitarbeitern auch eine sogenannte Ausschlussfrist. Darin ist geregelt, ab wann die Ansprüche auf einen Freizeitausgleich für geleistete Überstunden verfallen. Diese Frist muss mindestens drei Monate betragen.

Überstunden und ihre Bedeutung im Kontext einer ausgeglichenen Work-Life-Balance

Zugegeben, Arbeitszeiten und Überstunden angemessen zu dokumentieren, ist aufwändig. Der Gesetzgeber hat für diese Vorgabe aber einen guten Grund. Die Richter begründeten den Beschluss wie folgt: Jeder habe das Grundrecht auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten.

Ohne ein System der Arbeitszeiterfassung könne weder die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden, noch die Zahl der Überstunden objektiv und verlässlich ermittelt werden. Unterm Strich geht es dabei vor allem um eine Verbesserung der Work Life Balance vieler Arbeitnehmer. Das Ziel ist es also, Mitarbeiter nicht nur produktiver, sondern auch glücklicher und ausgeglichener zu machen. Wenn das mal keine Win-Win-Situation ist.

„Allen Unternehmen in der Corona-Krise schnell und ohne große Prüfung helfen“
HR & Payroll

„Allen Unternehmen in der Corona-Krise schnell und ohne große Prüfung helfen“

Die ökonomischen Folgen der Corona-Krise sind dramatisch. Um das wirtschaftliche Überleben der Unternehmen zu sichern und eine Kettenreaktion zu verhindern, müsse der Staat nun schnell und unbürokratisch helfen, sagt Wirtschaftsforscher Michael Bräuninger. Im Interview äußert sich der Experte zur Verhältnismäßigkeit der Einschränkungen – und dazu, wie es nach einer Aufhebung des Shutdown in Deutschland weitergehen könnte.

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Hat es aus Ihrer Sicht als Wirtschaftsforscher eine vergleichbare Situation wie die momentane weltweite Corona-Krise schon einmal gegeben?

Michael Bräuninger: Es ist noch nicht absehbar, wie schwer die Krise am Ende sein wird und wie tief die Wirtschaftsleistung einbricht. In jedem Fall wird der Einbruch gewaltig sein – und er trifft die ganze Welt unvorbereitet und relativ simultan. Das ist eine Gemeinsamkeit mit der Finanz- und Wirtschaftskrise 2008/2009.

Es gibt aber auch große Unterschiede: 2008/2009 war der Ausgangspunkt der Krise ein Crash auf den Immobilienmärkten und dann folgte eine globale Finanzkrise. Vor der gegenwärtigen Corona-Krise war die Wirtschaft hingegen weitgehend gesund. Dann kam es zu dem staatlich verordneten Shutdown.

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Welche Bereiche der Wirtschaft sind von der Corona-Krise besonders betroffen?

Bräuninger: Der massive Einbruch, den wir zurzeit erleben, wird durch den Shutdown hervorgerufen. Betroffen sind Dienstleistungen und Einzelhandel, mit den bekannten Ausnahmen. Das hat natürlich Folgewirkungen: Güter, die nicht verkauft werden, müssen auch nicht produziert werden. Und Konzerte, die nicht stattfinden, müssen nicht organisiert und verwaltet werden. Damit gehen hohe Einkommensverluste einher. Davon sind zunächst die Unternehmen entsprechender Branchen und ihre Beschäftigten betroffen.

Aber auch hier gibt es Folgewirkungen: Unternehmen, die keine Einnahmen haben, können auch keine Miete zahlen und Beschäftigte, die in Kurzarbeit oder schon arbeitslos sind, werden ihre Konsumausgaben einschränken. Zu diesen direkten Effekten kommt jetzt die Schließung von großen Industriebetrieben, wie den Automobilwerken. Hier kommt es über die Wertschöpfungsketten zu noch größeren Verlusten an Produktion, Wertschöpfung und Einkommen.

Wie beurteilen Sie die Reaktionen aus der Politik?

Bräuninger: Um die Krise richtig einzuordnen und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, muss man sich klarmachen, dass die Krise keinen ökonomischen Grund hat, sondern vielmehr staatlich verordnet ist. Deshalb können die staatlichen Maßnahmen auch nicht darauf zielen, die Wirtschaft schnell wieder zu beleben, vielmehr müssen sie das wirtschaftliche Überleben sichern. Die angekündigten Maßnahmen gehen in die richtige Richtung: Arbeitnehmer werden über Kurzarbeitergeld vor Arbeitslosigkeit bewahrt, wodurch ihre finanzielle Lebensgrundlage erhalten wird. Selbstständige und Unternehmer bekommen Kredite und Einkommenszuschüsse.

Wenn die Wirtschaft wieder geöffnet wird, können andere und weitere Maßnahmen nötig sein. Also: Erstmal am Leben halten, dann wiederbeleben. Viele wünschen sich jetzt schon einen klaren Fahrplan, wann es zu dem Übergang kommt. Das ist aber leider nicht möglich, da ja niemand weiß, wann welche Maßnahmen greifen. Ich glaube, es ist in der aktuellen Corona-Krise richtig, nichts anzukündigen, was man nicht halten kann.

Kann es dabei auch zu Mitnahmeeffekten kommen? Werden von den Hilfsmaßnahmen also auch Unternehmen profitieren, deren Probleme eher selbstverschuldet sind?

Bräuninger: Die Corona-Krise trifft zunächst selbstverständlich Unternehmen, die ohnehin in einer Schieflage sind. Insofern wird es immer den Verdacht geben, dass staatliche Hilfsmaßnahmen nicht die wirtschaftlichen Folgen der Coronavirus-Pandemie bekämpfen, sondern Strukturprobleme bei den Unternehmen. Für die genaue Prüfung dieser Frage bleibt aber keine Zeit: Um eine Kettenreaktion zu verhindern, muss allen Unternehmen in der Corona-Krise schnell und ohne große Prüfung geholfen werden.

Sind die Einschränkung und Restriktionen, die die Politik beschlossen hat, aus ihrer Sicht verhältnismäßig gegenüber Menschen und Unternehmen?

Bräuninger: Selbstverständlich hat der Gesundheitsschutz einen sehr hohen Stellenwert, und die drastischen Maßnahmen zur Bekämpfung der Corona-Krise finden in der Bevölkerung überwiegend Zustimmung. Es ist aber die Frage, wie lange wir diese Maßnahmen aushalten. Wir können das Land wohl nicht für ein ganzes Jahr stilllegen und wahrscheinlich auch nicht für viele Monate.

Es gibt aber die Hoffnung, dass die Maßnahmen ausreichend schnell greifen, um einen Kollaps des Gesundheitswesens auf der einen Seite zu verhindern und auf der anderen Seite eine Lockerung der Maßnahmen möglich zu machen, bevor es zum Kollaps der Wirtschaft kommt. In jedem Fall müssen beide Seiten abgewogen werden – auch die Wirtschaft ist zum Überleben notwendig.

Was glauben Sie, wie lange der Krisenmodus anhält und mit welchen volkswirtschaftlichen Auswirkungen wir zu rechnen haben?

Bräuninger: Im ersten Halbjahr 2020 haben wir den tiefen Einbruch. In der Zeit danach könnte es aber eine schnelle Erholung geben. Die Rettungspakete werden ausreichen, das Überleben zu sichern.

Wenn der Shutdown aufgehoben wird, werden alle den Wunsch nach Aktivität verspüren. Die Lieferketten werden zwar noch nicht wie gewohnt funktionieren, da andere Teile der Welt von der Corona-Krise noch länger betroffen sein werden. Aber Unternehmen sind schnell und kreativ: Sie werden neue Lieferketten und Wege aufbauen.

Neue Entgeltbescheinigungsverordnung: Änderungen in der Lohnabrechnung
HR & Payroll

Neue Entgeltbescheinigungsverordnung: Änderungen in der Lohnabrechnung

Im Juli 2013 legte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) fest, wie eine Entgeltbescheinigung – also eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung – aufgebaut sein muss und welche Bestandteile darin enthalten sein sollen. Mit einer aktuellen Klarstellung des Bundesrats müssen nun einige Betriebe ihre Abrechnungen anpassen. Es geht jedoch lediglich um eine geänderte Darstellung, nicht um eine Veränderung des Auszahlungsbetrags.

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Hintergrund der Entgeltbescheinigungsverordnung

Seit Juli 2013 schreibt die EBV vor, welche Angaben eine Entgeltbescheinigung enthalten muss. Diese Regelung dient der Transparenz für Arbeitnehmer und sorgt dafür, dass Lohnabrechnungen einheitlich und nachvollziehbar gestaltet sind.

Was sich konkret ändert

Der Bundesrat hat klargestellt, dass steuerfreie Personalnebenkosten – darunter fallen z. B. Auslöse, Verpflegungszuschüsse, Fahrtkosten oder Familienheimfahrten – nicht mehr dem Gesamtbrutto zugeordnet werden dürfen. Stattdessen müssen sie künftig im Nettobereich gesondert ausgewiesen werden.

Wichtig: Der Auszahlungsbetrag verändert sich durch diese Änderung nicht. Es handelt sich ausschließlich um eine optische Anpassung der Abrechnung.

Beispiel: Darstellung vor und nach der Änderung

Anhand der Suiteify-Lohnabrechnung wird der Unterschied sichtbar:

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Vorher
‍Die steuerfreien Personalnebenkosten wurden bisher bei den Bruttobezügen aufgeführt und in der Spalte Gesamtbrutto (GB) mit „Ja“ gekennzeichnet.
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Nachher
‍Ab sofort erscheinen diese Beträge im Nettobereich und werden in der Spalte GB mit „N“ (Nein) ausgewiesen.

Auswirkungen für Betriebe

Für Betriebe bedeutet diese Klarstellung, dass sie ihre Abrechnungsdarstellung anpassen müssen, um den neuen Vorgaben zu entsprechen. Inhaltlich ändert sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer jedoch nichts: Die Beträge bleiben gleich, und auch steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen ergeben sich nicht.

Darum geht es im Detail: Steuerfreie Personalnebenkosten wie Auslöse, Verpflegungszuschuss, Fahrtkosten, Familienheimfahrt etc. dürfen fortan nicht mehr dem Gesamtbrutto zugeordnet werden. Sie müssen nun dem Nettobereich zugewiesen werden.  Bitte beachten Sie: Es geht nur um eine andere Darstellung.  Der Auszahlungsbetrag verändert sich nicht!

Gesetz zur Unterstützung und Entlastung in der Pflege (PUEG)
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Gesetz zur Unterstützung und Entlastung in der Pflege (PUEG)

Das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) ist zum 1. Juli 2023 in Kraft getreten. Es bringt eine Anhebung des Beitrags zur Pflegeversicherung mit sich, gleichzeitig werden Familien mit mehreren Kindern finanziell entlastet. Arbeitgeber sind gefordert, die neuen Regelungen zeitnah in ihren Abrechnungen zu berücksichtigen.

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Neue Beitragssätze zur Pflegeversicherung

Mit dem PUEG steigt der allgemeine Beitragssatz zur Pflegeversicherung von bisher 3,05 % auf 3,40 %.
Der Beitragszuschlag für Kinderlose erhöht sich zusätzlich von 0,35 % auf 0,60 %.

Entlastungen für Eltern mit mehreren Kindern

Eltern werden spürbar entlastet:

  • Ab dem zweiten Kind reduziert sich der Beitragssatz um 0,25 % pro Kind.
  • Berücksichtigt werden bis zu vier Kinder zusätzlich (maximal bis zum fünften Kind).
  • Kinder fließen in die Berechnung ein, solange sie das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

Damit soll die finanzielle Last in der Pflegeversicherung gerechter verteilt werden.

Ausnahmen von der Beitragserhöhung

Von der Beitragserhöhung ausgenommen sind:

  • Arbeitnehmer, die ihre Elterneigenschaft beim Arbeitgeber nachweisen.
  • Beschäftigte bis zum Ablauf des Monats, in dem sie das 23. Lebensjahr vollenden.
  • Personen, die vor dem 1. Januar 1940 geboren sind.

Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

Damit die Abrechnung korrekt erfolgen kann, sollten Arbeitgeber frühzeitig aktiv werden. Dazu gehört insbesondere:

  • Abfrage und Dokumentation der Namen und Geburtsdaten aller Kinder von Beschäftigten.
  • Erfassung der Daten in der eingesetzten Baulohn-Software, um die Entlastungen korrekt abzubilden.

Fazit: Rechtzeitig auf das PUEG vorbereiten

Auch wenn das Gesetz im Bundestag erst am 16. Juni 2023 beschlossen wurde, gilt es rückwirkend zum 1. Juli 2023. Arbeitgeber sollten daher alle Vorbereitungen treffen, um die Änderungen rechtssicher und pünktlich umzusetzen. Das PUEG sorgt so zwar für höhere Beiträge bei Kinderlosen, bringt aber gleichzeitig spürbare Entlastungen für Familien.

Payroll Compliance: So schützt du dein Unternehmen vor Strafen
HR & Payroll

Payroll Compliance: So schützt du dein Unternehmen vor Strafen

Wusstest du, dass jährlich Bußgelder in Millionenhöhe verhängt werden, weil Unternehmen gegen Payroll Compliance-Vorschriften verstoßen? Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen im Bereich der Lohnabrechnung ist für jedes Unternehmen von größter Bedeutung, um rechtliche Risiken zu minimieren und hohe Strafen zu vermeiden.

5 Min. Lesezeit

Wusstest du, dass jährlich Bußgelder in Millionenhöhe verhängt werden, weil Unternehmen gegen Payroll Compliance-Vorschriften verstoßen? Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen im Bereich der Lohnabrechnung ist für jedes Unternehmen von größter Bedeutung, um rechtliche Risiken zu minimieren und hohe Strafen zu vermeiden. Diese komplexe Arbeit erfordert präzise und zeitgerechte Bearbeitung, um die Mitarbeiterzufriedenheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

‍Payroll Compliance umfasst alle Maßnahmen, die sicherstellen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht. Verstöße können nicht nur zu empfindlichen Bußgeldern führen, sondern auch den Ruf des Unternehmens nachhaltig schädigen.

In diesem Artikel erfährst du, welche Aspekte der Payroll Compliance besonders wichtig sind und wie du dein Unternehmen vor Strafen schützen kannst. Wir gehen auf häufige Fehler ein und zeigen dir, wie du mithilfe digitaler Lösungen die Compliance in der Lohnabrechnung gewährleistest.

Schlüsselerkenntnisse

  • Payroll Compliance ist essentiell, um rechtliche Risiken und Bußgelder zu vermeiden
  • Verstöße gegen Compliance-Vorschriften können zu hohen Strafen und Imageverlust führen
  • Korrekte Berechnung von Löhnen, Gehältern und Abgaben ist ein Kernaspekt der Compliance
  • Häufige Fehler sind unzureichende Dokumentation und falsche Mitarbeiterklassifizierung
  • Digitale Lösungen und Automatisierung unterstützen bei der Einhaltung der Vorschriften

Was ist Payroll Compliance?

Payroll Compliance ist ein entscheidender Bestandteil der Lohnabrechnung in jedem Unternehmen. Es geht darum, sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen eingehalten werden. Der Begriff Payroll umfasst dabei sowohl die Liste der Arbeitsentgelte als auch den dazugehörigen Geldbetrag und die zuständige Abteilung, um Strafen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Definition und Bedeutung

Unter Payroll Compliance versteht man die Einhaltung aller relevanten Gesetze, Vorschriften und Richtlinien bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies umfasst die korrekte Berechnung von Löhnen, Steuern und Sozialabgaben. Eine effiziente Entgeltabrechnung reduziert Fehler und spart sowohl Zeit als auch Kosten. Zudem beinhaltet es die fristgerechte Zahlung an Mitarbeiter und Behörden. Eine ordnungsgemäße Payroll Compliance schützt Unternehmen vor finanziellen Strafen und Reputationsschäden.

Warum ist Payroll Compliance wichtig?

Payroll Compliance ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen, da sie sicherstellen muss, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt und rechtzeitig durchgeführt wird. Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung können nicht nur finanzielle Verluste verursachen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter und Geschäftspartner beeinträchtigen. Eine korrekte und pünktliche Abrechnung stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter und trägt zur Zufriedenheit und Motivation bei.

Darüber hinaus hilft die Einhaltung der Payroll Compliance, den guten Ruf des Unternehmens zu wahren. Ein Unternehmen, das sich an alle gesetzlichen Vorschriften hält, wird als zuverlässig und vertrauenswürdig wahrgenommen. Dies kann sich positiv auf die Geschäftsbeziehungen und die Gewinnung neuer Kunden und Mitarbeiter auswirken.

Relevante Gesetze und Vorschriften

Zu den wichtigsten Gesetzen und Vorschriften im Bereich der Payroll Compliance gehören:

  • Mindestlohngesetz (MiLoG)
  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
  • Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG)
  • Lohnsteuerrecht
  • Sozialversicherungsrecht

Die folgende Tabelle zeigt einige Beispiele für die Konsequenzen bei Verstößen gegen diese Gesetze:

Gesetz Verstoß Mögliche Konsequenzen
Mindestlohngesetz Unterschreitung des Mindestlohns Bußgelder bis zu 500.000 €
Arbeitszeitgesetz Überschreitung der zulässigen Arbeitszeit Bußgelder bis zu 15.000 €
Lohnsteuerrecht Fehlerhafte Berechnung oder Abführung der Lohnsteuer Nachzahlungen und Säumniszuschläge

Um Payroll Compliance zu gewährleisten und Strafen zu vermeiden, ist es für Unternehmen ratsam, auf professionelle Payroll Services zurückzugreifen. Diese unterstützen bei der korrekten Anwendung der gesetzlichen Vorgaben und sorgen für eine reibungslose Lohnabrechnung.

Die Rolle des Payroll-Spezialisten

Ein Payroll-Spezialist spielt eine zentrale Rolle in der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens. Er ist dafür verantwortlich, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden, um eine fehlerfreie Abrechnung zu gewährleisten. Der Payroll-Spezialist arbeitet eng mit der HR-Abteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Payroll-Spezialisten umfassen:

  • Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Der Payroll-Spezialist berechnet die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter und stellt sicher, dass alle Abzüge und Zuschläge korrekt berücksichtigt werden.
  • Erfassung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten: Er sammelt und verwaltet alle relevanten Daten der Mitarbeiter, wie Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage.
  • Sicherstellung der korrekten Abrechnung von Löhnen und Gehältern: Der Payroll-Spezialist überprüft die Abrechnungen auf Richtigkeit und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
  • Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen: Er sorgt dafür, dass alle Prozesse den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und hält sich über Änderungen in den Vorschriften auf dem Laufenden.
  • Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung: Der Payroll-Spezialist arbeitet eng mit der HR-Abteilung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Personalprozesse reibungslos ablaufen und die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden.

Durch die sorgfältige Erfüllung dieser Aufgaben trägt der Payroll-Spezialist maßgeblich zur Einhaltung der Payroll Compliance bei und schützt das Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken.

Die Folgen von Verstößen gegen die Payroll Compliance

Wenn Unternehmen die Vorschriften der Payroll Compliance nicht einhalten, kann dies schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Verstöße gegen die geltenden Gesetze und Regelungen können nicht nur zu hohen finanziellen Strafen führen, sondern auch das Image des Unternehmens nachhaltig schädigen.

Finanzielle Strafen

Bei Verstößen gegen die Payroll Compliance drohen Unternehmen empfindliche Geldstrafen. Die Höhe der Strafen hängt von der Art und Schwere des Verstoßes ab und kann schnell in den fünf- oder sechsstelligen Bereich gehen. Hier ein Überblick über mögliche Strafen:

Verstoß Mögliche Strafe
Falsche Berechnung von Löhnen und Gehältern Bis zu 25.000 €
Nicht gezahlte Sozialabgaben Bis zu 50.000 €
Fehlende oder unvollständige Dokumentation Bis zu 10.000 €

Neben den direkten finanziellen Folgen können Verstöße auch zu weiteren Kosten führen, beispielsweise durch die Beauftragung von Rechtsanwälten oder Steuerberatern zur Aufarbeitung der Fehler.

Imageverlust für das Unternehmen

Verstöße gegen die Payroll Compliance können auch das Ansehen des Unternehmens in der Öffentlichkeit und bei Geschäftspartnern schädigen. Ein Imageverlust kann langfristige Auswirkungen haben und sich negativ auf die Geschäftsentwicklung auswirken.

  • Verlust von Kunden und Aufträgen
  • Schwierigkeiten bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter
  • Schlechte Presse und negative Berichterstattung
  • Verlust von Vertrauen bei Investoren und Geschäftspartnern

Um solche Konsequenzen zu vermeiden, ist es für Unternehmen von größter Bedeutung für Unternehmen, die Payroll Compliance ernst zu nehmen und alle relevanten Vorschriften gewissenhaft einzuhalten.

Die wichtigsten Aspekte der Payroll Compliance

Um die Payroll Compliance in deinem Unternehmen sicherzustellen, gibt es einige zentrale Punkte, die du beachten solltest. Eine korrekte und pünktliche Abrechnung von Löhnen und Gehältern sowie die ordnungsgemäße Abführung von Sozialabgaben und Steuern sind dabei von entscheidender Bedeutung.

Die präzise Berechnung der Löhne und Gehälter ist ein wesentlicher Bestandteil der Payroll Compliance. Dabei müssen nicht nur die individuellen Arbeitsverträge berücksichtigt werden, sondern auch gesetzliche Vorgaben wie Mindestlöhne und Überstundenzuschläge. Eine sorgfältige Dokumentation der Arbeitszeiten und Leistungen ist unerlässlich, um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten.

Löhne und Gehälter korrekt berechnen

Die Berechnung von Löhnen und Gehältern erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit und Sorgfalt. Folgende Punkte solltest du dabei beachten:

  • Überprüfe die individuellen Arbeitsverträge auf spezielle Vereinbarungen und Zulagen
  • Berücksichtige gesetzliche Vorgaben wie Mindestlöhne und Überstundenzuschläge
  • Dokumentiere Arbeitszeiten und Leistungen lückenlos und nachvollziehbar
  • Verwende zuverlässige Software für die Lohnabrechnung, um Fehler zu vermeiden

Sozialabgaben und Steuern

Neben der korrekten Berechnung der Löhne und Gehälter spielt die pünktliche und vollständige Abführung von Sozialabgaben und Steuern eine entscheidende Rolle in der Payroll Compliance. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die entsprechenden Beträge einzubehalten und an die zuständigen Behörden weiterzuleiten. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater kann helfen, stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben und Fehler zu vermeiden.

Tipp: Setze Erinnerungen für wichtige Fristen wie die monatliche Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldung, um Verzugszinsen und Säumniszuschläge zu vermeiden.

Häufige Fehler bei der Payroll Compliance

Bei der Einhaltung der Payroll Compliance können Unternehmen leicht Fehler unterlaufen, die zu ernsthaften Konsequenzen führen. Zwei der häufigsten Probleme sind eine unzureichende Dokumentation und die falsche Klassifizierung von Mitarbeitern.

Unzureichende Dokumentation

Eine lückenhafte oder unvollständige Dokumentation der Lohnabrechnungsprozesse ist ein häufiger Fehler bei der Payroll Compliance. Ohne eine sorgfältige Aufzeichnung aller relevanten Daten, wie Arbeitszeiten, Gehälter und Abzüge, wird es schwierig, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften nachzuweisen. Dies kann zu Beanstandungen bei Betriebsprüfungen und möglicherweise zu Strafen führen.

Um eine ausreichende Dokumentation sicherzustellen, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:

  • Einführung eines standardisierten Systems zur Erfassung und Speicherung aller lohnrelevanten Daten
  • Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Aufzeichnungen
  • Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den Dokumentationsprozessen

Falsche Klassifizierung von Mitarbeitern

Ein weiterer häufiger Fehler bei der Payroll Compliance ist die falsche Einstufung von Mitarbeitern. Werden Arbeitnehmer beispielsweise fälschlicherweise als freie Mitarbeiter oder Praktikanten eingestuft, kann dies zu einer Unterbezahlung und zur Umgehung von Sozialabgaben führen.

Um eine korrekte Mitarbeiterklassifizierung zu gewährleisten, ist es wichtig, die gesetzlichen Kriterien genau zu kennen und anzuwenden. Dazu gehören unter anderem:

Kriterium Arbeitnehmer Freie Mitarbeiter
Weisungsgebundenheit Hoch Gering
Eingliederung in die Betriebsorganisation Stark Schwach
Eigene Betriebsmittel Nein Ja

Regelmäßige Schulungen und die Einbeziehung von Experten können helfen, Fehler bei der Mitarbeiterklassifizierung zu vermeiden und die Payroll Compliance zu verbessern.

Payroll Compliance und digitale Lösungen

In der heutigen schnelllebigen und hybriden Arbeitswelt kann die Einhaltung der Payroll Compliance eine Herausforderung darstellen. Glücklicherweise bieten digitale Lösungen effektive Werkzeuge, um diesen Prozess zu optimieren und das Risiko von Fehlern zu minimieren.

Eine leistungsstarke Lohnabrechnungssoftware automatisiert viele der zeitaufwendigen manuellen Aufgaben. Payroll Software ist entscheidend für die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und die Fehlerreduzierung. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sich HR-Fachleute auf strategischere Aspekte konzentrieren und gleichzeitig die Genauigkeit der Lohnabrechnung verbessern.

Software zur Lohnabrechnung

Eine moderne Lohnabrechnungssoftware bietet zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Automatische Berechnung von Löhnen, Steuern und Abgaben
  • Integration mit Zeiterfassungssystemen und Personalmanagement-Tools
  • Erstellung von Lohnabrechnungen und Jahresendberichten
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Fristen

Payroll Management umfasst die Durchführung der Lohnbuchhaltung unter Einhaltung rechtlicher Vorschriften und die Verwaltung von Sonderzahlungen sowie Arbeitszeitüberwachungen.

Funktionen Manuelle Abrechnung Lohnabrechnungssoftware
Zeitaufwand pro Mitarbeiter 30 Minuten 5 Minuten
Fehlerquote 5% 0,5%
Compliance-Risiko Hoch Gering

Automatisierung und Sicherheit

Neben der Effizienzsteigerung trägt die Automatisierung auch zu einer verbesserten Sicherheit bei. Durch die Minimierung manueller Eingriffe wird das Risiko von Fehlern und Manipulationen reduziert. Darüber hinaus gewährleisten moderne Lohnabrechnungssysteme die sichere Speicherung und Übertragung sensibler Mitarbeiterdaten durch Verschlüsselung und rollenbasierte Zugriffskontrollen.

Indem Unternehmen in digitale Lösungen für die Payroll Compliance investieren, können sie nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Sicherheit und Genauigkeit ihrer Lohnabrechnung verbessern. Dies schafft eine solide Grundlage für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Die Rolle der HR-Abteilung

Die HR-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Payroll Compliance in deinem Unternehmen. Die komplexen gesetzlichen Vorgaben und die Globalisierung machen die Entgeltabrechnung zu einer anspruchsvollen Aufgabe, die präzise und gesetzeskonform umgesetzt werden muss. Sie ist dafür verantwortlich, die Mitarbeiter über die geltenden Gesetze und Vorschriften zu informieren und sicherzustellen, dass alle Prozesse den Anforderungen entsprechen.

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Eine der wichtigsten Aufgaben der HR-Abteilung ist die regelmäßige Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf Payroll Compliance. Dazu gehören:

  • Aufklärung über relevante Gesetze und Vorschriften
  • Erläuterung der Folgen von Verstößen
  • Schulungen zur korrekten Erfassung von Arbeitszeiten und Lohndaten

Durch eine umfassende Mitarbeiterschulung können potenzielle Fehler vermieden und die Compliance sichergestellt werden.

Interne Kontrollen implementieren

Um die Einhaltung der Payroll Compliance zu gewährleisten, sollte die HR-Abteilung interne Kontrollen einführen. Dazu gehören beispielsweise:

Kontrollmaßnahme Beschreibung
Vier-Augen-Prinzip Überprüfung von Lohnabrechnungen durch eine zweite Person
Stichprobenkontrollen Regelmäßige Überprüfung von Lohndaten auf Richtigkeit
Checklisten Verwendung von Checklisten zur Sicherstellung der Vollständigkeit

Durch die Implementierung solcher internen Kontrollen kann die HR-Abteilung sicherstellen, dass alle Prozesse den Compliance-Anforderungen entsprechen und mögliche Fehler frühzeitig erkannt werden.

Aktualisierung der Payroll Compliance

Regeln und Gesetze können sich ändern und werden regelmäßig angepasst - dennoch ist es von entscheidender Bedeutung, dass dein Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Payroll Compliance bleibt. Gesetze und Vorschriften entwickeln sich weiter, und es liegt in der Verantwortung der HR- und Finanzabteilungen, diese Änderungen zu überwachen und entsprechend zu handeln. Es ist wichtig, die verschiedenen Begriffe und deren Bedeutungen im Unternehmenskontext zu verstehen und anzuwenden.

Überwachung gesetzlicher Änderungen

Um sicherzustellen, dass dein Unternehmen stets compliant ist, ist es unerlässlich, gesetzliche Änderungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Auge zu behalten. Dies kann durch regelmäßige Recherchen, den Kontakt zu Branchenverbänden oder die Zusammenarbeit mit externen Experten erfolgen. Eine proaktive Haltung hilft dabei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Regelmäßige Schulungen und Updates

Neben der Überwachung gesetzlicher Änderungen ist es ebenso wichtig, die Mitarbeiter der HR- und Finanzabteilungen regelmäßig zu schulen und auf den neuesten Stand zu bringen. Durch gezielte Schulungen können sie ihr Wissen über die Payroll Compliance vertiefen und lernen, wie sie die neuen Anforderungen in der Praxis umsetzen können. Zusätzlich sollten interne Prozesse und Richtlinien regelmäßig aktualisiert werden, um eine reibungslose Umsetzung der Compliance-Vorgaben zu gewährleisten. Investiere in die kontinuierliche Weiterbildung deines Teams und bleibe stets auf dem Laufenden, um langfristig erfolgreich zu sein.

Best Practices für Payroll Compliance

Um die Einhaltung der Payroll Compliance im Unternehmen zu gewährleisten, gibt es einige bewährte Best Practices. Durch die Implementierung dieser Maßnahmen können potenzielle Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie zu ernsthaften Konsequenzen führen.

Eine der wichtigsten Best Practices ist die Durchführung regelmäßiger Audits. Dabei werden die Lohnabrechnungsprozesse gründlich überprüft, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Hier sind einige Schlüsselelemente, die bei einem Payroll Compliance Audit berücksichtigt werden sollten:

Prüfbereich Beschreibung
Lohnabrechnung Überprüfung der korrekten Berechnung von Löhnen und Gehältern
Sozialabgaben Sicherstellung der fristgerechten und vollständigen Abführung von Sozialabgaben
Steuern Überprüfung der korrekten Berechnung und Abführung von Steuern
Dokumentation Kontrolle der vollständigen und akkuraten Dokumentation aller Lohnabrechnungsprozesse

Implementierung von Checklisten

Eine weitere Best Practice ist die Implementierung von Checklisten. Diese dienen als hilfreiche Werkzeuge, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte der Payroll Compliance berücksichtigt werden. Checklisten können für verschiedene Bereiche erstellt werden, wie beispielsweise:

  • Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Lohnabrechnung
  • Abmeldung von Mitarbeitern
  • Jahresabschluss

Durch die konsequente Verwendung von Checklisten können potenzielle Fehlerquellen minimiert und die Einhaltung der Payroll Compliance erheblich verbessert werden. Es empfiehlt sich, die Checklisten regelmäßig zu aktualisieren, um Änderungen in gesetzlichen Vorschriften oder internen Prozessen zu berücksichtigen.

Fazit: Die Implementierung von Best Practices wie regelmäßigen Audits und Checklisten ist ein wichtiger Schritt zur Sicherstellung der Payroll Compliance. Durch diese proaktiven Maßnahmen können Unternehmen potenzielle Risiken minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.

Externe Beratung in Anspruch nehmen

Um die Payroll Compliance in deinem Unternehmen zu gewährleisten, kann es sinnvoll sein, externe Beratung in Anspruch zu nehmen. Gerade bei komplexen Themen wie Lohnabrechnung, Steuern und Sozialabgaben kann die Zusammenarbeit mit Experten wertvolle Unterstützung bieten. Payrolling umfasst die komplexen Prozesse und Dienstleistungen, die mit der Entgeltabrechnung in Unternehmen verbunden sind.

Durch die Einbindung von Steuerberatern und Fachanwälten können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und minimiert werden. Diese Experten verfügen über umfangreiches Fachwissen und sind stets über aktuelle gesetzliche Änderungen informiert.

Vorteile von Steuerberatern

Steuerberater können dein Unternehmen in allen steuerlichen Fragen rund um die Lohnabrechnung unterstützen. Sie helfen bei der korrekten Berechnung von Steuern und Abgaben und stellen sicher, dass alle relevanten Fristen eingehalten werden. Durch ihre Expertise tragen sie dazu bei, Strafzahlungen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Unterstützung durch Fachanwälte

Fachanwälte für Arbeitsrecht sind wichtige Partner, wenn es um die rechtskonforme Gestaltung von Arbeitsverträgen und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften geht. Sie können dein Unternehmen bei der Erstellung von Verträgen, der Klärung von Streitfällen und der Umsetzung von gesetzlichen Änderungen unterstützen.

Investiere in die Zusammenarbeit mit externen Experten, um langfristig von deren Fachwissen zu profitieren und die Payroll Compliance in deinem Unternehmen zu optimieren.

Payroll Compliance und internationale Mitarbeitende

Die Beschäftigung von internationalen Mitarbeitern bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich. Ein Payroll Specialist spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung der Entgeltabrechnung und der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für internationale Mitarbeitende. Dies stellt aber auch besondere Herausforderungen im Bereich der Payroll Compliance dar. Um Strafen zu vermeiden und rechtssicher zu agieren, ist es wichtig, die Besonderheiten bei der Entlohnung und Vertragsgestaltung von ausländischen Arbeitnehmern zu berücksichtigen.

Besonderheiten bei ausländischen Arbeitnehmern

Bei der Beschäftigung von internationalen Mitarbeitern müssen Unternehmen einige zusätzliche Aspekte beachten:

  • Arbeitserlaubnis und Aufenthaltsstatus prüfen
  • Sozialversicherungspflicht im Heimatland oder in Deutschland klären
  • Besteuerung nach Doppelbesteuerungsabkommen berücksichtigen
  • Meldepflichten gegenüber Behörden einhalten

Eine sorgfältige Prüfung dieser Punkte ist unerlässlich, um Verstöße gegen die Payroll Compliance zu vermeiden und rechtssicher mit ausländischen Arbeitnehmern zusammenzuarbeiten.

Verträge und Arbeitsrecht

Auch bei der Vertragsgestaltung gibt es bei internationalen Mitarbeitern einiges zu beachten. Neben den allgemeinen Anforderungen an Arbeitsverträge müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

Aspekt Erläuterung
Anwendbares Recht Festlegung, welches nationale Arbeitsrecht Anwendung findet
Gerichtsstand Bestimmung des zuständigen Gerichts bei Streitigkeiten
Vertragssprache Bei Bedarf Übersetzung des Vertrags in die Muttersprache des Mitarbeiters
Entsendungsklauseln Regelungen zur Dauer und zu den Konditionen eines Auslandseinsatzes

Eine sorgfältige Gestaltung der Verträge unter Berücksichtigung des internationalen Arbeitsrechts schafft Rechtssicherheit für beide Seiten und trägt zur Einhaltung der Payroll Compliance bei.

Technologien zur Unterstützung der Payroll Compliance

Um die Herausforderungen der Payroll Compliance effektiv zu meistern, setzen immer mehr Unternehmen auf moderne Technologien. Ein Payroller übernimmt vielfältige Tätigkeiten, von der monatlichen Lohnabrechnung bis zur Zusammenarbeit mit Ämtern und dem Management von Mitarbeiter-Benefit-Programmen. Diese innovativen Lösungen erleichtern nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern steigern auch die Effizienz der Gehaltsabrechnungsprozesse.

Cloud-basierte Lösungen

Cloud-Lösungen haben sich als unverzichtbares Werkzeug für die Payroll Compliance etabliert. Durch die Nutzung von Cloud-Technologien können Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung flexibel und ortsunabhängig verwalten. Mitarbeiter der Personalabteilung haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten und können schnell auf Änderungen reagieren.

  • Automatisierte Berechnung von Löhnen und Gehältern
  • Integration mit anderen HR-Softwarelösungen
  • Echtzeit-Aktualisierungen bei gesetzlichen Änderungen
  • Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen

Datensicherheit und Verschlüsselung

Beim Einsatz von Technologien für die Payroll Compliance spielt die Datensicherheit eine entscheidende Rolle. Personenbezogene Daten der Mitarbeiter sowie sensible Finanzinformationen müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Moderne Payroll-Softwarelösungen setzen daher auf Verschlüsselungstechnologien, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

Verschlüsselungsmethode Beschreibung
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Daten werden bereits auf dem Gerät des Nutzers verschlüsselt und bleiben während der Übertragung und Speicherung geschützt.
Zweifaktor-Authentifizierung Zusätzlich zum Passwort wird ein zweiter Faktor, wie ein Einmalcode oder biometrische Daten, zur Anmeldung benötigt.

Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien und die Beachtung von Datensicherheitsstandards können Unternehmen ihre Payroll-Prozesse nicht nur compliant gestalten, sondern auch das Vertrauen ihrer Mitarbeiter stärken.

Fazit: Sicherheit durch Payroll Compliance

Die Einhaltung der Payroll Compliance ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Durch die Befolgung der gesetzlichen Vorschriften und die Implementierung von Best Practices schaffst du nicht nur Sicherheit für dein Unternehmen, sondern profitierst auch von langfristigen Vorteilen. Eine korrekte Lohnabrechnung, die pünktliche Zahlung von Steuern und Sozialabgaben sowie eine lückenlose Dokumentation sind dabei unerlässlich.

Langfristige Vorteile für dein Unternehmen

Investitionen in die Payroll Compliance zahlen sich aus. Durch die Vermeidung von Strafen und Bußgeldern sparst du nicht nur Geld, sondern schützt auch den guten Ruf deines Unternehmens. Zudem trägt eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, da deine Beschäftigten sich auf korrekte Zahlungen verlassen können. Dies wirkt sich positiv auf die Motivation und Bindung deiner Mitarbeiter aus.

Schritte zur Erreichung der Compliance

Um die Payroll Compliance in deinem Unternehmen sicherzustellen, sind einige wichtige Schritte notwendig. Zunächst solltest du deine Prozesse überprüfen und optimieren. Dabei helfen dir spezialisierte Software-Lösungen, die eine automatisierte und fehlerfreie Lohnabrechnung ermöglichen. Regelmäßige Schulungen für deine HR-Mitarbeiter sorgen dafür, dass alle relevanten Gesetze und Vorschriften bekannt sind und korrekt angewendet werden. Durch interne Kontrollen und Audits kannst du potenzielle Schwachstellen frühzeitig erkennen und beheben.

Insgesamt lässt sich festhalten, dass die Payroll Compliance ein kontinuierlicher Prozess ist, der jedoch lohnenswert ist. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen schaffst du nicht nur Sicherheit für dein Unternehmen, sondern legst auch den Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft.

FAQ

Was sind die Konsequenzen von Verstößen gegen die Payroll Compliance?

Verstöße gegen die Payroll Compliance können zu hohen Geldstrafen und einem erheblichen Imageschaden für das Unternehmen führen. Diese Konsequenzen können langfristige negative Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit haben.

Welche Aspekte sind bei der korrekten Berechnung von Löhnen und Gehältern zu beachten?

Bei der Berechnung von Löhnen und Gehältern müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Dazu gehören die korrekte Anwendung von Tarifverträgen, die Berücksichtigung von Überstunden und Zuschlägen sowie die ordnungsgemäße Abführung von Sozialabgaben und Steuern.

Wie können digitale Tools bei der Einhaltung der Payroll Compliance helfen?

Spezielle Software zur Lohnabrechnung kann den Prozess automatisieren und die Sicherheit der Daten erhöhen. Durch den Einsatz solcher Tools lassen sich menschliche Fehler minimieren und die Compliance-Anforderungen leichter erfüllen.

Welche Rolle spielt die HR-Abteilung bei der Payroll Compliance?

Die HR-Abteilung trägt eine wichtige Verantwortung für die Einhaltung der Payroll Compliance. Sie muss die Mitarbeiter zu den relevanten Vorschriften schulen, sie für das Thema sensibilisieren und interne Kontrollmechanismen implementieren, um die Einhaltung der Compliance sicherzustellen.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Payroll Compliance stets auf dem neuesten Stand ist?

Um die Payroll Compliance auf dem aktuellen Stand zu halten, müssen Unternehmen gesetzliche Änderungen kontinuierlich überwachen. Regelmäßige Schulungen und Updates für die Mitarbeiter sind ebenfalls unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die neuesten Anforderungen informiert sind.

Welche besonderen Herausforderungen gibt es bei der Payroll Compliance für internationale Mitarbeitende?

Bei internationalen Mitarbeitenden müssen Unternehmen die Besonderheiten des jeweiligen Landes berücksichtigen. Dazu gehören spezielle Regelungen im Arbeitsrecht, Anforderungen an Verträge und Besonderheiten bei der Besteuerung. Eine sorgfältige Prüfung und Anpassung der Payroll Compliance ist in diesen Fällen unerlässlich.

Wie können Cloud-basierte Lösungen und Datenverschlüsselung die Payroll Compliance unterstützen?

Cloud-basierte Systeme bieten Unternehmen eine sichere und skalierbare Infrastruktur für die Lohnabrechnung. Durch die Verwendung von Datenverschlüsselung und mehrstufigen Authentifizierungsverfahren lässt sich die Sicherheit sensibler Mitarbeiterdaten gewährleisten und das Risiko von Compliance-Verstößen minimieren.

Scheinselbstständigkeit: Alles, was Arbeitgeber wissen müssen
HR & Payroll

Scheinselbstständigkeit: Alles, was Arbeitgeber wissen müssen

Was genau ist eine Scheinselbständigkeit und welche Konsequenzen hat es für Unternehmen? Die Suiteify-Profis beleuchten das Thema – los geht’s!

5 Min. Lesezeit

Das Delikt der Scheinselbstständigkeit ist ein erhebliches Risiko für Unternehmen und kann Betriebe teuer zu stehen kommen, wenn der Betrug auffliegt. Zum Beispiel muss der Arbeitgeber rückwirkend für Sozialversicherungsbeiträge aufkommen. Doch wo liegen die Grenzen zwischen Selbstständigkeit und Scheinselbstständigkeit? Das erfährst Du in diesem Artikel.

Wer gilt als selbstständig?

Bevor wir näher auf den Straftatbestand der Scheinselbstständigkeit eingehen, geben wir zunächst einen kurzen Überblick, wer überhaupt als selbstständig gilt.

Für Selbstständige gibt es in Deutschland viele Begriffe – die gängigsten:

  • Freiberufler
  • Gewerbetreibende
  • Freie Mitarbeitende / Freelancer

Der Unterschied zwischen Freiberuflern, Gewerbetreibenden und freien Mitarbeitenden

Häufig werden diese Begriffe als Synonyme verwendet, doch das ist so nicht korrekt. Es gibt klare Unterschiede:

  • Freiberufler: Als Freiberufler gilt, wer einen so genannten „freien Beruf“ ausübt. Dazu gehören zum Beispiel Autoren, Lektoren, Journalisten, Übersetzer und Regisseure, freie Dozenten, Architekten, Ingenieure, Biologen, Informatiker, Ärzte und Zahnärzte, Heilpraktiker bzw. Therapeuten, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Notare oder Anwälte.
  • Gewerbetreibende: Gewerbetreibende sind Selbstständige, die sich nicht den freien Berufen (s.o.) zuordnen lassen. Hierbei handelt es sich um handwerkliche oder industrielle Betriebe, Handelsunternehmen oder Gaststätten und Restaurants.
  • Freie Mitarbeitende: Freie Mitarbeiter oder Freelancer sind selbstständige Arbeitskräfte, die auf Basis eines freien Dienst- oder Werkvertrages Aufträge ausführen, ohne dabei Arbeitnehmer des Auftraggebers zu sein.

Für diese Berufsgruppen gelten in steuerlicher und buchhalterischer Hinsicht Unterschiede. Von Scheinselbstständigkeit betroffen sein können hingegen alle Selbstständigen, die Auftragsarbeiten machen. Am häufigsten geraten jedoch Freiberufler oder freie Mitarbeiter, die keinen eigenen Gewerbebetrieb betreiben, in den Verdacht der Scheinselbstständigkeit.

Definition: Was ist Scheinselbstständigkeit?

Was bedeutet Scheinselbstständigkeit genau?

Scheinselbstständigkeit liegt bei einem Arbeitsverhältnis vor, bei dem ein Freelancer oder ein Freiberufler seinen Aufgaben unter den gleichen Bedingungen nachgeht, unter denen auch festangestellte Arbeitnehmende ihre To Do‘s erledigen.

Eine Scheinselbstständigkeit besteht, wenn die folgenden Kriterien mehrheitlich zutreffen:

  • Der externe Freelancer ist an Weisungen des Auftraggebers gebunden.
  • Der oder die Dienstleister*in darf ihre Arbeitszeiten nicht selbst bestimmen.
  • Die Aufgaben der externen Arbeitskraft sind identisch mit denen von Festangestellten auf vergleichbaren Positionen.
  • Der oder die Auftragnehmer*in muss regelmäßig Bericht über seine oder ihre Arbeit erstatten.
  • Der oder die externe Dienstleister*in kann seinen oder ihren Arbeitsort nicht frei bestimmen.
  • Der Freelancerin oder dem Freelancer ist es nicht gestattet, ihre oder seine eigeneHard- und Software zu benutzen.
  • Der oder die externe Dienstleister*in tritt gegenüber Kunden als Mitarbeiter*in des Unternehmens auf.
  • Der oder die externe Auftragnehmer*in arbeitet nur wenig oder gar nicht für andere Unternehmen und betreibt auch keine aktive Kundenakquise und Werbung für das eigene Unternehmen.

Welche Folgen hat Scheinselbstständigkeit für ein Unternehmen?

Das Thema Scheinselbstständigkeit sollten weder Unternehmen noch Dienstleister auf die leichte Schulter nehmen. Kleine Unternehmen kann das Aufdecken dieses Deliktes im schlimmsten Fall die Existenzgrundlage kosten. Denn Scheinselbstständigkeit zieht schmerzhafte rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich.

So muss das beauftragende Unternehmen sämtliche Sozialversicherungsbeiträge sowie die Lohnsteuer für die letzten vier Jahre der Zusammenarbeit nachzahlen. Hier kann eine beträchtliche Summe anfallen, zu der noch Säumniszuschläge hinzukommen können.

Des Weiteren muss das Unternehmen den Freelancer in ein Angestelltenverhältnis überführen. Wird überdies eine vorsätzliche Scheinselbstständigkeit nachgewiesen, sind Bußgelder, Gefängnisstrafen und Rückzahlungsforderungen für bis zu 30 Jahre möglich.

Welche Folgen hat Scheinselbstständigkeit für den angeblichen Selbstständigen?

Auch für Scheinselbstständige geht das Entdecken des Betrugs mit Konsequenzen einher, die allerdings in der Regel keine existentielle Bedrohung nach sich ziehen. Zunächst wird dem oder der Freelancer*in der Status der Selbstständigkeit aberkannt.

Im Falle einer gewerblich ausgeübten Dienstleistung muss das Gewerbe beim Gewerbeamt abgemeldet werden. Damit endet auch die für Gewerbetreibende verbindliche Mitgliedschaft bei der Industrie- und Handelskammer.

Stattdessen muss der oder die Selbstständige nachträglich zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses als Arbeitnehmer*in geführt werden. Damit werden den einstigen externen Dienstleistenden diverse Rechte zugesprochen:

  • Kündigungsschutz
  • Urlaubsanspruch
  • Lohnfortzahlungsverpflichtung im Krankheitsfall

Außerdem stehen dem ehemaligen Freelancer ab sofort Nettogehaltszahlungen in der Höhe des bisherigen Honorars zu. Und: Rechnungen, die im Vorfeld zu Unrecht geschrieben und abgegeben worden sind, müssen korrigiert werden. Auch die Umsatzsteuer, die durch den jetzt nicht mehr Selbstständigen ausgewiesen worden ist, muss für ungültig erklärt werden.

Wer führt die Prüfung auf Scheinselbständigkeit durch?

Eine Prüfung auf Scheinselbstständigkeit kann in Deutschland von verschiedenen Institutionen durchgeführt werden:

  • Der Deutschen Rentenversicherung
  • Dem Bund
  • Einem Arbeitsgericht
  • Dem Finanzamt
  • Den Sozialversicherungen

Zu einer Prüfung kann es durch eine Anzeige von außen kommen. Aber auch der oder die Auftragnehmer*in oder ein auftraggebendes Unternehmen können eine Prüfung auf Scheinselbstständigkeit veranlassen. Zum Beispiel dann, wenn ein oder eine Freelancer*in ein Anstellungsverhältnis einklagen will.

Scheinselbständigkeit anonym melden – geht das?

Für die Anzeige einer vorliegenden Scheinselbstständigkeit bei einer der zuständigen Behörden ist keine Form vorgeschrieben. Sie kann theoretisch sogar mündlich oder auch anonym gestellt. In der Regel erfolgt sie jedoch schriftlich.

Die Behörden nehmen dann die Vorermittlungen auf und prüfen, ob es sich um eine irreführende Denunziation handelt oder tatsächlich um den Sachverhalt der Scheinselbstständigkeit. Erhärtet sich der Verdacht auf Scheinselbstständigkeit, werden die Ermittlungen eingeleitet.