Arbeitsrecht

Mit der A1-Bescheinigung weisen Mitarbeiter eines deutschen Unternehmens auf Dienstreisen im EU-Ausland oder in einem EFTA-Staat nach, dass für sie bereits in Deutschland Sozialversicherungsbeiträge entrichtet werden. Ein vorübergehend im Ausland tätiger Beschäftigter aus Deutschland muss somit nicht bei der Sozialversicherung des ausländischen Staates angemeldet werden. Für den Mitarbeiter sind dann nur in Deutschland Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten.

A1-Bescheinigung gehört bei jedem beruflich bedingten Grenzübertritt ins Gepäck

Eine A1-Bescheinigung muss immer und bei jeder dienstlichen „Entsendung“ in einen EU-Staat sowie nach Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz mitgeführt werden. Diese Verpflichtung gilt für eine grenzüberschreitende Tank- oder Einkaufsfahrt ebenso wie für Messebesuche, Geschäftsessen, Meetings und Betriebsausflüge. Entscheidend ist allein, dass sich ein Mitarbeiter im Auftrag seines Arbeitgebers im Ausland aufhält. Ob dabei produktiv gearbeitet wird, spielt keine Rolle.

Unterschiedliche Handhabung der A1-Bescheinigung durch die Teilnehmerländer

Auf den ersten Blick scheint die Sache mit der A1-Bescheinigung klar zu sein, doch ganz so einfach ist es nicht. Zwar wurde die Beantragung des Dokuments EU-weit vereinheitlicht, aber länderspezifische Besonderheiten sorgen in vielen Personalabteilungen weiterhin für Unsicherheit.

Die EU-Verordnung zur Sozialversicherung regelt die Pflicht zur Mitführung der A1-Bescheinigung grundsätzlich großzügig. Allerdings schränkt die Umsetzung der europäischen Entsenderichtlinien in nationales Recht diese Großzügigkeit teilweise wieder ein.

Ein Beispiel: Die EU-Verordnung erlaubt es zwar grundsätzlich, A1-Bescheinigungen für kurze Dienstreisen auch nachträglich zu beantragen. Einige Mitgliedstaaten haben dies in ihren Entsenderichtlinien jedoch anders geregelt. Beispielsweise verlangen Frankreich und Österreich die Beantragung der A1-Bescheinigung vor Antritt der Dienstreise. Eine nachträgliche Ausstellung wird selbst in Ausnahmefällen nicht akzeptiert. Auch bei dienstlich begründeten Aufenthalten im Großherzogtum muss stets eine bewilligte A1-Bescheinigung mitgeführt werden.

Teils empfindliche Strafen bei fehlender A1-Bescheinigung

Arbeitgeber müssen die nationalen Anforderungen daher genau kennen, wenn sie Mitarbeiter in einen EU- oder EFTA-Staat entsenden wollen. Darauf zu hoffen, dass nicht genau kontrolliert wird, ist nicht empfehlenswert. Berichten zufolge wurden Mitarbeiter bereits an Flughäfen direkt abgefangen. Prüfer gingen sogar nach Einsichtnahme in Gästelisten von Hotels gezielt auf Geschäftsreisende zu und verlangten die Vorlage der A1-Bescheinigung.

Konnten die geprüften Personen das Dokument nicht oder nicht in der den nationalen Entsenderichtlinien entsprechenden Form vorlegen, wurden bereits Bußgelder von bis zu 10.000 Euro in Österreich und von mehr als 3.000 Euro in Frankreich pro Verstoß verhängt.

Andere Staaten verlangten anstelle einer Bußgeldzahlung „nur“ die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen in der Höhe, die für inländische Mitarbeiter angefallen wäre. Darüber hinaus kann einem entsandten Mitarbeiter der Zutritt zu Baustellen, Firmen- und Messegeländen verweigert werden.

So läuft das Antragsverfahren zur A1-Bescheinigung ab

Seit 2019 müssen Arbeitgeber Anträge für Mitarbeiter, die bis zu 24 Monate bzw. bis zu 60 Monate (Antrag auf Ausnahmegenehmigung) entsandt werden, auf digitalem Weg stellen. Dies ist über das SV-Meldeportal oder eine zertifizierte Lohnsoftware möglich.

A1-Bescheinigung aus der Lohnsoftware heraus beantragen

Besonders komfortabel lässt sich die A1-Bescheinigung aus einer systemgeprüften Entgeltabrechnungssoftware heraus beantragen, zum Beispiel mit den Lohnprogrammen von Suiteify:

• Ein Eingabeassistent leitet die Benutzer durch die Antragstellung und prüft, ob alle Felder korrekt ausgefüllt wurden.
• Der Antrag wird durch die Software an die zuständige gesetzliche Krankenkasse oder die Deutsche Rentenversicherung gesandt.
• Anschließend lässt sich eine Antragsbestätigung ausdrucken, die der Mitarbeiter als Nachweis über die Beantragung mitführen kann (Achtung: länderspezifische Regelungen beachten!).
• Nach der Bewilligung des Antrags steht die A1-Bescheinigung in der Lohnsoftware sofort als PDF zum Ausdrucken oder für den Dateiversand auf das Smartphone des Mitarbeiters zur Verfügung.

Sammelbescheinigung für mehrere Auslandsaufenthalte

Die A1-Beschei­nigung wird für Entsen­dungen von bis zu 24 Monaten ausge­stellt. Für jeden Aufenthalt muss der Arbeitgeber einen neuen Antrag stellen. Dies kann jedoch unpraktisch sein, wenn Mitarbeiter häufig und regelmäßig in EU-Staaten entsendet werden, wie es beispielsweise bei Bus- und Lkw-Fahrern, Piloten, Flugbegleitern oder bei Beschäftigten auf Schiffen der Fall ist.

Unternehmen, die ihre abhängig Beschäftigten regelmäßig in EU-Länder entsenden, können bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) eine A1-Bescheinigung für Mehrfachbeschäftigung beantragen (Formular GME 1). Eine Mehrfachbeschäftigung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat für mindestens einen Tag im Monat oder fünf Tage im Quartal in einem mehr als unbedeutenden Umfang (Richtwert: mindestens fünf Prozent der Arbeitszeit oder des Entgelts) beschäftigt ist.

Bearbeitungsdauer bis zur Genehmigung einer A1-Bescheinigung berücksichtigen

Die Bearbeitungsdauer variiert stark: Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung durch die Krankenkassen werden in der Regel innerhalb eines Arbeitstages genehmigt. Bei Anträgen auf Ausnahmegenehmigung und bei Anträgen an die Deutsche Rentenversicherung (z. B. bei privatversicherten Arbeitnehmern) können hingegen drei bis vier Wochen bis zur Bewilligung vergehen. Bis zu sechs Monate müssen Arbeitgeber warten, die bei der DVKA eine A1-Bescheinigung für Mehrfachbeschäftigte beantragt haben.

Befreiung von der Steuerzahlung nach den Doppelbesteuerungsabkommen

Deutlich komplizierter als die Beantragung einer A1-Bescheinigung zur Befreiung von der Doppelzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen ist die Befreiung von der Steuerzahlung nach den Doppelbesteuerungsabkommen. Insbesondere Österreich und Frankreich bestehen darauf, dass entsandte Arbeitnehmer entsprechende Antragsbewilligungen nach den Doppelbesteuerungsabkommen mit allen erforderlichen Dokumenten (Arbeitsverträge, Lohnnachweise etc.) mitführen.

Werden Mitarbeiter bei Kontrollen ohne die erforderlichen Bescheinigungen und Unterlagen angetroffen, können empfindliche Bußgelder verhängt werden. Zudem wird den Mitarbeitern in der Regel der Zugang zu Baustellen, Firmen- und Messegeländen verweigert. Unter Umständen werden sogar Strafverfahren wegen des Verdachts der Steuerhinterziehung eingeleitet.

Da das Steuerrecht eine nationalstaatliche Angelegenheit ist, gibt es hier kein einheitliches Antragsverfahren. Auch Art und Umfang der beizufügenden Dokumente variieren von Staat zu Staat.

Die Texte der von Deutschland abgeschlossenen Doppelbesteuerungsabkommen sind auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) veröffentlicht.

Informationen zum Stand der Doppelbesteuerungsabkommen und der Doppelbesteuerungsverhandlungen sowie bereits geltende Abkommen sind in einem BMF-Schreiben vom 1. Januar 2024 veröffentlicht.

Weitere Informationen zu den Doppelbesteuerungsabkommen bzw. den Verständigungsverfahren sind auf der Website des Bundeszentralamtes für Steuern abrufbar.

Wenn die Sommerhitze das Thermometer auf über 30 Grad im Schatten schraubt, wird es auch in Arbeitsstätten schnell ungemütlich. Als Arbeitnehmer ist man im Büro gewissen Umständen (technische Geräte mit Wärmeausstoß, Kollegen und Kolleginnen mit körperlicher Wärmeabgabe usw.) ausgesetzt, welche der Raumtemperatur keinen Gefallen tun. Abträglich für das Wohlbefinden wird es dann, wenn durch die Belastung die Leistungsfähigkeit des/der Einzelnen beeinträchtigt wird, indem man sich nur mehr schlecht als recht konzentrieren kann oder nicht ausreichend hydriert ist. Vorliegender Blogartikel befasst sich einerseits mit den Anforderungen aus dem Arbeitsschutzrecht an den Arbeitgeber. Gleichzeitig wollen wir aber ebenso praktische Empfehlungen vorlegen, die Beschäftigten in Arbeitsräumen Abhilfe in Form von Abkühlung verschaffen.

Ursachen für Belastungen durch Hitze im Arbeitsraum

Für die folgenreiche Hitze am Arbeitsplatz braucht man zumeist keine tiefgründige Ursachenforschung zu betreiben. Der ursächliche Hauptfaktor schlechthin sind sommerliche Temperaturen jenseits von 30 Grad Celsius, die während andauernder Hitzewellen den Kreislauf belasten. Aus persönlichen Gesprächen mit Bekannten oder Freunden erfährt man oft, dass in vielen Büros beim Thema Klimaanlage immer noch Fehlanzeige herrscht. Ohne ausreichende Kühlung können sich die Räumlichkeiten schnell zu einem Backofen der Extraklasse entwickeln.

Technische Gerätschaften wie Computer, Bildschirme, Drucker, Beamer usw. haben im Büro ebenfalls ihren Einfluss auf die kontinuierliche Erwärmung. Darüber hinaus können große Fensterflächen durch direkte Sonneneinstrahlung ihr eigenes Scherflein zur Hitzemisere beitragen. Letztlich ist es diese Kombination aus äußeren wie inneren Wärmequellen, welche die Arbeitsbedingungen für viele Arbeitnehmer eklatant verschärft. An dieser Schnittstelle erhalten die Bestimmungen des Arbeitsschutzes, mit welchen wir uns nunmehr befassen, ihr Gewicht.

Raumtemperaturen und Arbeitsrecht

In Deutschland existieren zwei wichtige Regelwerke, welche sich der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers widmen: einerseits das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie andererseits die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

Arbeitsschutzgesetz

Gemäß § 3 ArbSchG muss der Arbeitgeber erforderliche Maßnahmen zum Arbeitsschutz initiieren und umsetzen. Genauso muss er regelmäßig deren Wirksamkeit überprüfen und auf veränderte Bedingungen schnellstmöglich reagieren. § 4 ArbSchG betont wiederum die Gestaltung der Arbeit, um physische als auch psychische Gefährdungen zu minimieren. Gefahren sollen an ihrer Quelle bekämpft und technische sowie arbeitswissenschaftliche Standards dabei immerzu berücksichtigt werden.

Arbeitsstättenverordnung

Die ArbStättV verfeinert diese Anforderungen zusätzlich. Wie man vom Namen her schließen kann, besonders in Bezug auf Arbeitsstätten selbst. Nach § 3a ArbStättV muss die Ausgestaltung von Arbeitsplätzen jedweder Risikominimierung Rechnung tragen. Der Anhang der Verordnung spezifiziert dann den Kontext der Raumtemperaturen. Arbeitsräume sowie gesonderte Räume wie Sanitär- und Pausenbereiche haben während der Nutzungsdauer eine gesundheitlich zuträgliche Temperatur aufzuweisen und vor übermäßiger Sonneneinstrahlung zu schützen.

ASR A3.5

Obendrauf gibt es noch die "Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR)", herausgegeben vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Arbeitsstättenregel A3.5 determiniert Mindest- und Höchsttemperaturen, in Relation zur Arbeitsschwere und Körperhaltung, um die Gesundheit der Beschäftigten zu gewährleisten. Besondere Aufmerksamkeit wird dabei baulichen Voraussetzungen zur Vermeidung von überbordender Insolation zuteil. Bestimmte Mindesttemperaturen werden in Pausen-, Bereitschafts- und Sanitärräumen vorgeschrieben, wie zum Beispiel mindestens 24°C in Wascheinheiten mit Duschen.

Bei Abweichungen von diesen Temperaturrichtlinien muss der Betrieb technische Anpassungen, organisatorische Änderungen oder individuelle Schutzmaßnahmen vornehmen. Bei extremen Außenlufttemperaturen über 26°C werden etwa Dimensionen wie Sonnenschutz oder flexible Arbeitszeiten relevant. Für Arbeitsbereiche mit klimatischen Sonderbedingungen wie hoher Luftfeuchtigkeit oder Wärmestrahlung interpretiert der Gesetzgeber noch strikter.

Tipps und Tricks zur Stabilisierung des Hitzegefühls

Nachfolgend geht es weniger um Fragen rund um Klimaanlagen, Schreibtischpositionierung, Verdunkelung etc., welche Arbeitgebern ausreichend Diskussionsstoff liefern, sondern um die Möglichkeiten des/der Einzelnen:

Angepasste Kleidung im Sommer

Empfehlenswert ist das Tragen leichter, atmungsaktiver Kleidung aus Naturmaterialien. Baumwolle, Leinen oder TENCEL fördern die Luftzirkulation und nehmen Feuchtigkeit gut auf. Damit lassen solche Stoffe die Haut atmen und verhindern durch die flotte Schweißverdunstung ein Überhitzen. Verzichten solltest Du hingegen auf synthetische Materialien. Diese stauen Wärme und regen zum als Verschwendung zu sehenden Schwitzen in Tropfenform an.

Flüssigkeitszufuhr

Bei hohen Temperaturen verliert der Körper durch Transpiration viel Flüssigkeit, die kontinuierlich ersetzt werden muss, um Dehydration nicht zu begünstigen. Du solltest während der Arbeitszeit regelmäßig Wasser trinken. Auch, wenn es von der individuellen körperlichen Belastung und den Umgebungsbedingungen abhängig ist, sollten es idealerweise mindestens zwei bis drei Liter pro Tag sein. Eine stets griffbereite Wasserflasche ist dabei ein hilfreiches Mittel zum Zweck. Zusätzlich ist zu beachten, dass stark koffeinhaltige oder zuckerhaltige Getränke den Flüssigkeitshaushalt negativ beeinflussen.

Entwärmungsphasen

Kurze, häufige Pausen geben der Abkühlung Vorschub und regulieren die Körpertemperatur. Während dieser Pausen solltest Du dich in kühleren Bereichen aufhalten. Ein Aufenthalt im Schatten oder in klimatisierten Räumen kann Wunder wirken. Denke nur an Pausenräume, die entsprechend mit Ventilatoren, kühlen Getränken und komfortablen Sitzgelegenheiten ausgestattet sind.

Angemessene Nahrung

Eine Currywurst zwischendurch mag nur auf den ersten Blick als gute Idee erscheinen. Schwere, fettige und warme Mahlzeiten können das Gefühl der Hitze potenzieren. Stattdessen solltest Du leichte und frische Mahlzeiten bevorzugen, die reich an Wasser und Nährstoffen sind. Lebensmittel wie Gurken, Wassermelonen oder Tomaten haben einen hohen Wassergehalt. Dadurch halten sie den Flüssigkeitshaushalt in Balance. Auch Joghurts und leichte Suppen sind vielversprechend.

Kühlende Gadgets

Mobile Ventilatoren, die per USB an den Computer angeschlossen werden, verschaffen eine direkte Abkühlung und sind ortsunabhängig verwendbar. Im Kühlfach lassen sich nicht nur Eiswürfel herstellen, sondern ebenso Kühlkissen oder -matten aufbewahren, die Du auf den Stuhl oder den Schreibtisch legen kannst, um eine angenehme Kühle zu verbreiten. Abseits davon erweisen sich Kühlwesten, die dem Prinzip der Verdunstungskälte folgen, als echte Bringer.

Kleine Erfrischungen

Schlussendlich zeichnen sich erfrischende Anwendungen wie beispielsweise Wassersprays durch eine unkomplizierte Vorteilhaftigkeit aus. Ein feiner Wassernebel aus genanntem Spray wird auf Gesicht und Nackengegend gesprüht, um die Hauttemperatur sofort zu senken. Diese Sprays sind handlich, wodurch das Verstauen in der Schreibtischschublade keine Schwierigkeiten mit sich führt.

Das Fazit: Das Klima der Arbeitsplätze muss stimmen

Der formgerechte Umgang mit erhitzten Arbeitsplätzen ergibt sich sowohl aus dem Bewusstsein für gesetzliche Vorgaben aufseiten des Arbeitgebers als auch aus der individuellen Perspektive. Arbeitgeber haben anhand von gewissen Grenzwerten im geltenden Arbeitsrecht für die Gesundheit ihrer Arbeitnehmer Sorge zu tragen. Das enthebt das Individuum jedoch nicht aus der Verantwortung für das eigene Wohlbefinden.

Selbsthilfe mit Maß kann der Gefährdung des Körpers (und damit auch der Psyche) Einhalt gebieten. Ob das nun die richtige Kleiderwahl ist oder Erholungspausen in kühle(re)n Räumen ist für sich gesehen nicht der alles entscheidende Hauptfaktor. Ein reflexives Verhältnis zur eigenen Leistungsfähigkeit unter Hitzebedingungen in Kombination mit dem Arbeitsschutz bietet in anstrengenden Sommermonaten den optimalen Mix.

Hitze am Arbeitsplatz FAQ

1. Wie heiß darf es am Arbeitsplatz sein?

Für Innenräume etablieren die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (siehe ASR A3.5) drei Temperaturstufen. Beginnen tut das Ganze bei 26°C, welche dem Arbeitgeber Vorschriften zur Abkühlung auferlegen. Bei Temperaturen von über 30°C muss fokussiert nachgeholfen werden, indem etwa technische Wärmequellen aus dem Büro entfernt werden. Temperaturen, die 35°C übersteigen, gelten aufgrund ihrer Gesundheitsgefährdung als unzulässig für normale Bürotätigkeiten.

2. Gibt es ein Recht auf "Hitzefrei"?

Im eigentlichen Sinne nicht. Bei extremen Temperaturen von über 35 Grad Celsius sind zwar die betroffenen Räume nicht mehr zumutbar, was aber im Umkehrschluss nicht impliziert, dass das Unternehmen keine angemessenen Ersatzräume bereitstellen kann. Simpel den Arbeitsort zu verlassen ist also keine arbeitsrechtlich zulässige Vorgehensweise.

3. Welche persönlichen Maßnahmen sind beim Arbeiten zur Abkühlung ratsam?

Sinnvolle Methoden haben wir im vorliegenden Artikel besprochen. In der Kurzfassung des Erwähnten bewahren atmungsaktive Kleidung, regelmäßiges Trinken von Wasser, der Verzehr leichter Mahlzeiten sowie die Nutzung von Behelfsmitteln wie Kühlkissen oder portablen Ventilatoren einen kühlen Kopf.

Neue Berechnungsgrundlage für die Mindesturlaubsvergütung

Die Berechnungsgrundlage für die MUV ist nun einheitlich der Bruttostundenlohn (Gesamttarifstundenlohn) ohne Zuschläge. Diese Regelung stellt sicher, dass alle Berechnungen auf einer klar definierten Basis erfolgen.

Mindesturlaubsvergütung bei verschiedenen Ausfallgründen

Saison-Kurzarbeitergeld (Saison-Kug)

Ab der ersten Ausfallstunde werden 12,5 % (bei Schwerbehinderten 14,6 %) berechnet. Die MUV ist sofort verfügbar und verfällt zum 31.12. des Folgejahres.

Krankheit

Auch hier erfolgt die Berechnung ab der ersten Ausfallstunde mit 12,5 % (Schwerbehinderte: 14,6 %). Die MUV verfällt zum 31.03. des Folgejahres.

Kurzarbeitergeld (KUG)

Ebenso gelten ab der ersten Ausfallstunde 12,5 % bzw. 14,6 % für Schwerbehinderte. Die Beträge sind unmittelbar verfügbar und verfallen im Folgejahr.

Sonderregelungen für Jugendliche und Auslernjahr

Jugendliche Arbeitnehmende sowie Arbeitnehmer im Auslernjahr sind von den MUV-Regelungen ausgenommen. Dennoch müssen deren Ausfallstunden gemeldet werden, damit sie für die Berechnung im Folgejahr berücksichtigt werden können.

Änderungen bei Entschädigung und Abgeltung

Urlaubsvergütungen aus Bruttolohn ab dem Kalenderjahr 2023 werden bei Entschädigung oder Abgeltung gekürzt. Die bisherige Prüfung der Beitragsdeckung für Ansprüche entfällt. Bei langzeiterkrankten Arbeitnehmer*innen werden MUV-Ansprüche nur für einen zusammenhängenden Zeitraum von bis zu 18 Monaten entschädigt.

Wegfall der Beitragsfinanzierungsprüfung

Ab 2023 entfällt die Beitragsfinanzierungsprüfung sowohl für Urlaubsvergütung als auch für Mindesturlaubsansprüche. Diese Änderung soll die Abrechnung vereinfachen und Verwaltungsaufwand reduzieren.