Digitalisierung

Ein Dokumentenmanagementsystem einzusetzen bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wichtige Vorteile: Das DMS beschleunigt die Abläufe und Reaktionszeiten rund um das Handling von Geschäftsdokumenten, es senkt die Druckkosten und den Personalaufwand, und es erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Dabei reichen die Aufgaben, die eine DMS-Software übernimmt, vom Import eines Dokuments über die intelligente Verwaltung und Prozesssteuerung bis hin zur rechtssicheren Archivierung.

Was brauchen Sie, um ein Dokumentenmanagementsystem einführen zu können?

1. Gute organisatorische Vorbereitung
2. Konkrete Vorstellungen von den gewünschten individuellen Anpassungen
3. Eine geeignete IT-Infrastruktur

Im Folgenden schauen wir uns die genannten Punkte näher an und geben Empfehlungen dazu.

Warum Sie zuerst Ihre internen Prozesse überprüfen sollten

Wer Geschäftsprozesse digital abbilden möchte, sollte sich die Arbeitsabläufe im Unternehmen kritisch anschauen. Schließlich will man ja nicht aus ineffizienten analogen Prozessen mittels Digitalisierung ineffiziente digitalisierte Prozesse schaffen, sondern echte Verbesserungen erzielen.

Vor allem beim Dokumentenmanagement gibt es in vielen KMU organisatorischen Optimierungsbedarf. Hauptgrund hierfür ist, dass die meisten Abläufe aus einer Zeit stammen, in der Geschäftsdokumente ausschließlich in Papierform per Post kamen. So durchlaufen beispielsweise Eingangsrechnungen in vielen KMU weiterhin einen papierbasierten Freigabeprozess, bevor man sie manuell kontiert, verbucht und abheftet. Ein aufwendiger Prozess, der sich durch ein Dokumentenmanagementsystem in Verbindung mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung erheblich effizienter gestalten lässt.

Mögliche Einsatzszenarien eines DMS

• Viele Unternehmen starten ihre Nutzung eines DMS damit, dass sie das System zunächst nur für die Ablage und Archivierung von Geschäftsdokumenten einsetzen. Indem sie Eingangsrechnungen nach dem (manuellen) internen Prüf- und Freigabeprozess revisionssicher digital archivieren, erfüllen sie rechtliche Vorgaben (u. a. GoBD) und senken den Ressourcenverbrauch (Archivstellfläche, Druck- und Papierkosten).
• Ein gehobenes DMS ermöglicht darüber hinaus einen komplett digitalen Dokumenten-Workflow. Damit lässt sich zum Beispiel der Weg von Rechnungen vom Eingang über die Freigabeprozesse bis zur abschließenden Verbuchung in der Finanzbuchhaltung abbilden. Das spart Zeit und Kosten und ermöglicht einen besseren Überblick.

Was Sie vor der Einführung eines DMS klären sollten

Bevor Sie ein DMS auswählen und mit der Einführung beginnen, beantworten Sie sich folgende Fragen:

• Welche Aufgaben im Dokumentenmanagement sollen durch Digitalisierung automatisiert bzw. effizienter gestaltet werden?
• Wo lassen sich durch den Einsatz eines DMS im Unternehmen die größten Einsparungen erzielen?
• Welche Entscheidungsspielräume in Bezug auf die organisatorische Prozessgestaltung gibt es?
• Wer sind die Beteiligten im Unternehmen?
• Wer wird den digitalen Prozess überwachen?
• In welchen Geschäftsprozessen werden die künftig digital verwalteten Dokumente benötigt?

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Warum Sie Ihr DMS individuell anpassen müssen – und wer Ihnen dabei hilft

Nachdem Sie die oben genannten Fragen beantwortet haben, gilt es herauszufinden, welches Dokumentenmanagementsystem die gewünschten Abläufe präzise abbildet. Dabei zeigt sich immer wieder, wie wichtig die Zusammenarbeit mit einem kompetenten DMS-Lösungsanbieter ist. Dessen Erfahrung und Know-how ermöglichen es dem Kunden zu verstehen, an welchen Stellen die Prozesse durch die Einführung eines DMS automatisiert werden können und was das jeweilige System hierzu bietet.

Je nachdem, für welche Ausbaustufe Sie sich entscheiden (nur Archivierung und Ablage oder auch Einführung digitaler Prozesse), muss das DMS mehr oder weniger umfangreich an die spezifischen Abläufe in Ihrem Unternehmen angepasst werden.

Um bei der Abbildung der betrieblichen Abläufe alle Eventualitäten zu berücksichtigen, führt man das DMS (vor allem in der Ausbaustufe digitaler Workflow) idealerweise anhand eines Pilotprozesses ein. Auch hierbei setzt man am besten auf die Expertise eines fachkundigen Partners.

Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen verfügen in aller Regel über Projekterfahrung. Dies versetzt sie in die Lage, dem Kunden aufzuzeigen, welche Möglichkeiten zur Strukturierung der Dokumente es gibt. Die Entscheidung darüber, ob es gleich ein digitaler Dokumenten-Workflow oder doch erst einmal lediglich eine Lösung zur Archivierung sein soll, liegt dann natürlich beim Kunden.

Welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen

Die Performance eines Dokumentenmanagementsystems im Tagesgeschäft hängt nicht nur vom System selbst, sondern auch von der IT-Infrastruktur im Unternehmen ab.

Bestandteile eines DMS

• Bei einem DMS handelt es sich um eine Client-Server-Installation. Auf der Server-Komponente werden alle zu archivierenden Belege verschlüsselt abgelegt. Der Server enthält weitere Bestandteile, wie eine Datenbank, in der Metadaten zu Dokumenten abgelegt werden, oder ein System zur Texterkennung (OCR). In größeren Netzwerken können diese Bestandteile auch getrennt voneinander installiert sein.
• Um auf das DMS zugreifen zu können, benötigt jeder Benutzer ein Programm: den sogenannten Client. Dieses Programm kann auf dem Rechner des Benutzers installiert sein. Viele Dokumentenmanagement-Systeme lassen jedoch auch einen Zugriff aus einem ERP-System heraus zu oder bieten einen Zugriff via Web-Browser oder App.

Grundsätzliche Empfehlungen zur Ausstattung des DMS-Servers

Die Systemvoraussetzungen der Server-Komponente variieren, je nach Aufbau des Netzwerks und zu verarbeitendem Belegvolumen. Ein paar grundsätzliche Empfehlungen zur Mindestausstattung eines DMS-Servers gibt es aber durchaus:

• Die Geschwindigkeit, mit der das DMS auf einen Belegaufruf reagiert, hängt zum einen von der Geschwindigkeit der Server-Festplatten ab – SSD-Festplatten ermöglichen hier gegenüber herkömmlichen Festplatten eine deutliche bessere Performance.
• Zum anderen beeinflusst die Netzwerkanbindung zwischen DMS und Anwender-Rechner die Zugriffsgeschwindigkeit. Empfehlenswert sind je nach Netzwerkgröße eine Server-Anbindung mit mindestens 1 Gigabit/Sekunde und eine Rechner-Anbindung an das DMS mit mindestens 100 Megabit/Sekunde.
• Des Weiteren gilt: Je mehr Nutzer gleichzeitig auf das DMS zugreifen werden, desto schneller sollte der Prozessor (CPU) des Servers sein. Denn die Informationen, die ein DMS zu Belegen anzeigt, werden im Hintergrund über rechenintensive Datenbankabfragen gewonnen. Im Allgemeinen sollte der Server mindestens 16 Gigabyte Arbeitsspeicher und eine CPU mit mindestens 4 Prozessorkernen aufweisen.
• Der Bedarf an Rechenleistung steigt weiter, wenn während der Geschäftszeiten auch eine OCR-Verarbeitung durchgeführt werden soll. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine CPU mit hohem Takt (ab 3 GHz) einzusetzen.

Die genannten Spezifikationen entsprechen im Wesentlichen den Mindestanforderungen, welche die meiste Software für Unternehmen bereits von Haus aus mitbringt. Natürlich sollten auch die Client-Rechner gehobenem Bürostandard entsprechen und möglichst mit der neuesten Version des Betriebssystems laufen.

Datensicherheit

Ein Hauptzweck eines Dokumentenmanagementsystems ist die GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen. Die Datensicherheit des DMS-Archivs hat daher oberste Priorität. Regelmäßige Datensicherungen auf verschiedene Speichermedien, wie Bänder und externe Festplatten, sind unerlässlich. Des Weiteren sollten die Festplatten des Servers als RAID-Verbund konfiguriert sein, sodass der Ausfall einer Festplatte automatisch kompensiert wird.

Da ein Stillstand des Produktivsystems über mehrere Tage hohe Umsatzeinbußen zur Folge hätte, empfiehlt sich zudem, einen zweiten Server in gleicher Ausstattung als Backup bereitzuhalten. IT-Dienstleister sprechen von einem Failover („Ausfallsicherung“). Ist die IT-Infrastruktur so konfiguriert, dass ein zweiter Server automatisch einspringt, spricht man von einem transparenten Failover.

Dokumentenmanagement in der Cloud?

Zu guter Letzt stellt sich im Vorfeld einer DMS-Einführung die Frage: Installation des DMS-Servers on-premises, also im Unternehmen, oder externes Hosting bei einem Cloud-Anbieter?

Wird ein DMS extern gehostet, liegen die Dokumente beim Anbieter und werden beim Zugriff über das Internet verschlüsselt übermittelt. Für die Datensicherheit, für den Schutz gegen Systemausfälle und unbefugten Zugriff sowie für die Performance des Systems ist in diesem Fall in erster Linie der Cloud-Anbieter zuständig. Dadurch begibt man sich in eine Abhängigkeit vom Hosting-Dienstleister.

Vorteile

• Leicht realisierbarer Zugriff von unterwegs oder aus dem Homeoffice
• Geringere Erstinvestitionen

Nachteile

• Längere Reaktionszeiten des DMS, weil Dokumente zur Bearbeitung über das Internet heruntergeladen und zur Archivierung hochgeladen werden müssen.
• Unterm Strich vergeht mehr Zeit für Bearbeitungs- und Archivierungsvorgänge, als wenn das DMS auf einem leistungsfähigen unternehmenseigenen Server betrieben wird. Wie groß die Verzögerungen sind, hängt von verschiedenen Faktoren, insbesondere von der Qualität der Internetverbindung ab. Im Tagesgeschäft müssen sich kleinere Performance-Einschränkungen nicht störend auswirken. Es wird jedoch dringend empfohlen, dies vor der Einführung einer extern gehosteten DMS-Lösung unter realen Bedingungen zu testen.

In den vergangenen Jahren hat sich in der Softwareentwicklung ein neuer Ansatz etabliert, die sogenannte No-Code-Entwicklung. Er folgt der Idee des „Citizen Developers“ – das bedeutet: Mitarbeiter werden in die Lage versetzt, ohne bzw. mit nur grundlegenden IT- und Programmierkenntnissen softwarebasierte Anwendungen zu erstellen.

No Code und Low Code: Programmieren für jedermann?

No-Code-Lösungen bieten eine intuitive, grafische Benutzeroberfläche sowie vorgefertigte Module und Funktionen, die Anwender per Drag-and-Drop so zusammenklicken, wie sie es brauchen. Im Gegensatz zu Low-Code-Lösungen, bei denen es – zumindest in begrenztem Umfang – erforderlich ist, Quellcodes zu schreiben und grundlegende IT-Kenntnisse zu besitzen, kommen No-Code-Lösungen komplett ohne Programmierung aus. No Code richtet sich damit in erster Linie an Benutzer ohne Programmierkenntnisse, die selbstständig Anwendungen erstellen möchten.

Während No Code auf die definierten Module und Funktionen beschränkt ist, bietet Low-Code etwas mehr Flexibilität: Bei Bedarf kann ein Entwickler den Code individuell anpassen und erweitern, um komplexere Funktionen zu implementieren. Die vordefinierten Module in Low-Code-Tools ermöglichen Entwicklern somit, Entwicklungszeiten zu verkürzen. Ganz ohne Programmierkenntnisse funktioniert das aber halt nicht.

„Programmieren“ mit No Code

No-Code-Plattformen bieten dem Anwender eine grafische Benutzeroberfläche mit Drag-and-Drop-Funktionen. Durch das Verbinden vorgefertigter Blöcke und Komponenten, wie zum Beispiel Formulare oder Datenbankabfragen, können auch Nicht-Entwickler einfach und schnell eine neue Anwendung mit No Code erstellen. Auf der No-Code-Plattform werden diese Verbindungen in Form von Pfeilen oder durch eine vergleichbare hierarchische Struktur dargestellt. Bei Ausführung der Anwendung wird die Kette von Bausteinen nacheinander abgearbeitet, bis der Workflow abgeschlossen ist.

Leichter Einstieg in die Digitalisierung für KMU

No-Code-Lösungen sind ein wesentlicher Enabler der Digitalisierung in Unternehmen, denn sie ermöglichen die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Sie bieten insbesondere Mitarbeitern in den Fachabteilungen die Möglichkeit, digitale Anwendungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen – sozusagen „Do it yourself“. Auf diese Weise können Arbeitsabläufe in Fachabteilungen intern optimiert und digitalisiert werden, ohne die IT-Abteilung einzubeziehen, denn deren Ressourcen sind insbesondere in kleineren Unternehmen begrenzt.

Unternehmen, die ihre digitale Transformation erfolgreich gestalten möchten, müssen in der Lage sein, ihre Unternehmensprozesse flexibel an die sich ändernden Marktanforderungen anzupassen. No-Code-Lösungen bieten genau diese Flexibilität: Anwendungen und Prozesse können zeitnah angepasst werden, da es nicht mehr erforderlich ist, den gesamten Code umzuschreiben. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen erhalten so die Möglichkeit, einen einfachen und kostengünstigen Einstieg in die digitale Transformation zu finden sowie agiler und wettbewerbsfähiger zu werden.

Ideen einfach umsetzen mit No Code: Anwendungsfälle und Use Cases

No-Code-Tools setzen keinerlei bzw. lediglich grundlegende IT-Kenntnisse oder Schulungen voraus. Somit kann jeder diese Tools direkt nutzen und Anwendungen erstellen, ohne eine Zeile Code zu schreiben. Ein grundlegendes IT-Verständnis macht den Einstieg zwar leichter, ist jedoch nicht zwingend erforderlich.

Anwender nutzen standardisierte Bausteine, die sie über eine grafische Benutzeroberfläche mithilfe einer einfachen Menüführung bedarfsorientiert zusammenstellen.

Durch die standardisierten Bausteine können Prozesse nicht nur schnell automatisiert werden, sie sind in der Regel auch sicherer in der Anwendung im Vergleich zu einem manuell neu programmierten Quellcode.

Egal ob Marketing, Vertrieb, Personalwesen oder Kundenservice: Prinzipiell können alle Mitarbeiter in den Fachabteilungen No-Code-Tools nutzen, um eigene digitale Lösungen zu erstellen. Die Einsatzgebiete sind dabei vielfältig: Vom Erstellen von Landing Pages, Webseiten, Onlineshops, Formularen, mobilen Anwendungen oder internen Datenbanken bis hin zu Workflow-Automatisierungen, um interne Arbeitsabläufe zu verbessern.

Klassische Anwendungsfälle und Use Cases von No Code sind:

• App-Entwicklung: Mit visuellen No-Code-Entwicklungsplattformen können Benutzer Funktionen, Benutzeroberflächen und Datenbanken erstellen und über mobile Apps miteinander verknüpfen – für Produktkataloge, interne Tools oder Kundenservice-Anwendungen.
• Workflow-Automatisierung: Um repetitive Aufgaben zu automatisieren und dadurch die Effizienz zu steigern, bietet No Code die Möglichkeit, automatisierte Workflows zu erstellen – beispielsweise um Dokumente automatisch zu genehmigen, Bestellungen zu verarbeiten oder bei bestimmten Ereignissen informiert zu werden.
• Datenvisualisierung: No-Code-Plattformen bieten die Möglichkeit, Datenquellen zu verbinden, Diagramme und Dashboards zu erstellen und diese individuell anzupassen, um aussagekräftige Berichte zu generieren.

Transparenz und Zugang zu Know-how

Um No-Code-Tools im Unternehmen effektiv zu nutzen, ist die Akzeptanz und Unterstützung des Managements wichtig. Das Management sollte Transparenz über das Potenzial von No Code im Unternehmen schaffen und Mitarbeiter ermutigen, diese Tools anzuwenden. Zudem empfiehlt es sich, dass die Fachabteilungen und die IT-Abteilung eng zusammenarbeiten und sicherstellen, dass die gewählte No-Code-Lösung in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert werden kann.

Auch wenn No-Code-Tools keine Vorkenntnisse erfordern, sind der Zugang zu Schulungen, z.B. in Form von Online-Tutorials, sowie die Unterstützung durch unternehmensinterne No-Code-Experten wichtige Faktoren für eine effektive Nutzung. Ebenso wichtig ist es, über die neuesten No-Code-Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass die verwendete Plattform den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Mehr Chancen für Innovation und Agilität

Der Vorteil von No-Code-Lösungen liegt vor allem darin, dass Vertreter aus den Fachabteilungen, die mit den Prozessen ihres Fachbereichs vertraut sind, ihre Anforderungen selbstständig in digitale Lösungen umsetzen können. In der Vergangenheit waren hierzu relativ komplexe Programmierkenntnisse erforderlich – mit der No-Code-Technologie können fachliche Experten nun ihre Anforderungen und Bedürfnisse direkt als digitale Lösungen realisieren, ohne den Umweg über die Entwicklung zu gehen. Dadurch lassen sich die in der Regel begrenzten Ressourcen von IT-Abteilungen und Programmierern einfach erweitern.

Zusammengefasst: Die wichtigsten Vorteile von No Code

• Agilität und Wettbewerbsfähigkeit: Anwendungen und Lösungen können schneller entwickelt und auf den Markt gebracht werden. Zeitnahe Änderungen im Sinne einer agilen Unternehmensführung sind mit minimalem Aufwand jederzeit möglich.
• Kosteneffizienz: Unternehmen können einfache Anwendungen mit internen Mitarbeitern umsetzen – im Vergleich zur klassischen Anwendungsentwicklung ist dies nicht nur schneller, sondern auch kostengünstiger, was insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten Budgets attraktiv ist.
• Produktivität: No Code ermöglicht es Mitarbeitern aus Fachabteilungen, eigene Anwendungen zu entwickeln und dadurch Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren – unabhängig von der internen Verfügbarkeit von Entwicklern.
• Flexibilität: No-Code-Tools bieten ein hohes Maß an Flexibilität, da Anwendungen und Lösungen einfach per Drag-and-Drop an neue Anforderungen angepasst werden können. Dies erleichtert auch das Skalieren von Projekten.
• Innovation: Fachexperten und Nicht-Entwickler können mit No Code eigene Lösungen erstellen, die ihren spezifischen Bedürfnisse entsprechen. Dadurch wird die breite Umsetzung innovativer Ideen im Unternehmen gefördert.
• Zusammenarbeit: Fachexperten und Entwickler können über No-Code-Tools gemeinsam an Projekten arbeiten, was nicht nur zu einer verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit führt, sondern auch die Qualität der entwickelten Lösungen verbessert.

Datenschutz – eine Frage der Sicherheitsstandards im Unternehmen

Sicherheit und der Datenschutz hängen nicht allein von der No-Code-Plattform ab, sondern ebenso von der IT-Strategie und den Schutzmaßnahmen, die im Unternehmen implementiert sind. In Hinsicht auf den Datenschutz ist es generell empfehlenswert, die entwickelte Anwendung auf dem eigenen Server oder lokal auf dem eignen Computer laufen zu lassen. Dies setzt jedoch voraus, dass intern ausreichend Ressourcen und Know-how vorhanden sind, um die Sicherheit zu gewährlisten – von regelmäßigen Updates über das Erkennen und Schließen von Sicherheitslücken bis hin zum Erkennen von Cyberangriffen.

Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen fehlen oftmals jedoch die Ressourcen für den Eigenbetrieb. In diesem Fall spielt bei der Auswahl der Plattform der Vertrauensfaktor eine wesentliche Rolle. Viele Anbieter haben daher ihre Sicherheitsstandards von einer neutralen Prüfstelle zertifizieren lassen.

Da oftmals verschiedene Anwender auf der No-Code-Plattform an einem Projekt zusammenzuarbeiten, spielt das Thema Zugriffskontrolle eine wichtige Rolle. Um sensible Daten zu schützen, sollte der Zugriff auf Projekte und Daten mittels definierter Zugriffskontrollen auf autorisierte Benutzer beschränkt werden. Zudem sollte ein angemessenes Verschlüsselungsverfahren angewendet werden, um Unternehmens- und Kundendaten zuverlässig zu schützen.

Erweiterte Digitalisierungsmöglichkeiten am Beispiel der Warenwirtschaft

Insbesondere im Bereich der Warenwirtschaft eröffnet No Code KMU interessante Möglichkeiten, die eigene Digitalisierung voranzubringen. So können beispielsweise Benutzer der Warenwirtschaftssoftware Suiteify Commercial classic über die No-Code-Plattform AQS von Aequitas Software Geschäftsprozesse und Workflows einfach digitalisieren und automatisieren. Die Plattform ist eine Art modulares Baukastensystem, das über eine API-Schnittstelle mit der Datenbank der Warenwirtschaftssoftware verbunden ist.

Alle relevanten Informationen – von Artikelstamm- und Bestandsdaten über Kunden- und Lieferantendaten bis hin zu Belegdaten – stehen auf der Plattform zur Verfügung. Über die Benutzeroberfläche können Anwender per Drag-and-Drop Aktionen für verschiedene Workflows miteinander verknüpfen. Die Integration umfasst bereits eine Reihe von Funktionen, die sukzessive erweitert werden.

In der Warenwirtschaft ergeben sich dadurch verschiedene praktische Anwendungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel:

• Eingabe oder Scan einer Artikelnummer und Anzeige von Artikeldaten, Preisen und Beständen auf einem mobilen Endgerät – egal ob im Lager, im Verkaufsraum oder beim Kunden
• Definition eines Workflows für Bestellanforderungen – von der Anforderungserfassung über die Freigabelogik bis hin zur Erfassung des Bestellbelegs in Suiteify Commercial classic
• Einrichtung eines Verteilers, der bei Lieferverzögerungen oder Wareneingängen automatisch informiert wird

Anforderungen an digitale Zeiterfassungssysteme

Ein digitales Zeiterfassungssystem muss die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) erfüllen und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) berücksichtigen. Die Beschäftigten müssen jederzeit auf ihre Arbeitszeitaufzeichnungen zugreifen können, damit sie ihre gesetzlichen Ansprüche geltend machen können.

Ein gutes System sollte außerdem:

• Einfache Bedienbarkeit bieten, um die Nutzung zu erleichtern. Intuitive Oberflächen senken Hemmschwellen.
• Zugänglich und unmittelbar sein: Echtzeit-Zugriff erleichtert Transparenz.
• Aktuelle Daten liefern, damit Lohnbuchhaltung, Kolonnen und Dienstpläne schnell angepasst werden können.
• Überall nutzbar sein – egal ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice.
• Zusatzfunktionen enthalten, die Mehrwert schaffen: Ein Urlaubsplaner kann Papierarbeit ersetzen, ein elektronisches Bautagebuch unterstützt bei Bauabschnittsdokumentationen. Auch eine automatische Zuschlagsberechnung entlastet die Lohnbuchhaltung und reduziert Fehler.

‍Hinweis: Digitale Zeiterfassung ist kein Kontrollinstrument, sondern schafft Transparenz und stärkt das Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern.

Auswirkungen des BAG-Urteils auf Baubetriebe

Das EuGH-Urteil verpflichtet Deutschland dazu, eine klare gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung zu erlassen. Ein entsprechender Gesetzesentwurf wird erwartet, doch schon jetzt gilt: Bauunternehmen müssen Systeme bereitstellen, die Arbeitsbeginn, Pausen, Arbeitsende, Überstunden und andere relevante Daten zuverlässig dokumentieren. Arbeitgeber tragen die Verantwortung dafür, dass die tatsächliche Arbeitszeit korrekt erfasst wird und alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Vorteile digitaler Zeiterfassung

• Weniger manueller Aufwand: Lohnbuchhaltung und Mitarbeiter sparen Zeit, weil Stunden und Fehlzeiten nicht mehr manuell übertragen werden müssen.
• Automatische Berechnung: Die Arbeitszeit wird automatisch ausgewertet – das verringert Fehler.
• Transparenz bei Betriebsprüfungen: Alle Daten sind jederzeit verfügbar, auch bei Zollkontrollen auf der Baustelle oder im Büro.
• Kosten- und Fehlerreduktion: Doppelte Erfassungen oder Korrekturen entfallen.
• Effizienzsteigerung: Aktuelle Daten ermöglichen eine schnelle Anpassung von Kostenstellen, Kolonnen und Dienstplänen.

Flexible Arbeitszeitmodelle und Vertrauensarbeitszeit

Auch mit digitaler Zeiterfassung bleiben flexible Arbeitszeitmodelle und Vertrauensarbeitszeit möglich. Wichtig ist jedoch, dass jede tatsächlich geleistete Arbeitszeit dokumentiert wird. So behalten Unternehmen die Flexibilität, erfüllen aber zugleich ihre gesetzlichen Pflichten.

Kosten-Nutzen-Abwägung und Tipps zur Einführung

Die Einführung eines digitalen Systems ist eine Investition, die gut geplant sein will:

• Erstellen Sie eine Kosten-Nutzen-Rechnung, um langfristige Einsparungen abzuschätzen.
• Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und lassen Sie sich Präsentationen zeigen, um die Funktionen zu prüfen.
• Beachten Sie neben den Anschaffungskosten auch laufende Gebühren und mögliche Erweiterungen.

Eine sorgfältige Auswahl sorgt für eine rechtssichere, effiziente und zukunftsfähige Lösung für Ihren Baubetrieb.

BIM als zentraler Baustein für digitales Bauen

Mit dem BIM-Portal wird ein einheitlicher Standard für Daten und Prozesse geschaffen, der Auftraggeber und Auftragnehmer gleichermaßen unterstützt. Für Infrastrukturprojekte des Bundes wird BIM so zum verbindlichen Werkzeug, um Projekte effizienter, kostengünstiger und transparenter zu gestalten.

Das BIM-Portal als Schnittstelle für Planung, Bau und Betrieb

Das Portal dient als zentrale Plattform, die die Abstimmung zwischen Planung, Bau und Betrieb deutlich vereinfacht. Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Daten und Standards, was Fehlerquellen reduziert und die Qualität der Bauausführung verbessert.

Module und Funktionen des Portals

Das modulare System des BIM-Portals besteht aus vier Kernbereichen:

• Merkmale: Eine abgestimmte Wissensbasis für einheitliche Daten.
• AIA (Auftraggeber-Informationsanforderungen): Prüfbare Informationsanforderungen zur Sicherstellung klarer Standards.
• Objektvorlagen: Vorlagen, die die Modellerstellung vereinfachen.
• Prüfwerkzeuge: Digitale Regeln für die Qualitätssicherung.

Diese Module ermöglichen standardisierte Datensätze, die sich in gängige Softwarelösungen integrieren lassen. Auftraggeber definieren damit präzise Informationsbedarfe, während Auftragnehmer eine qualitätsgesicherte Lieferung ihrer Modelle gewährleisten können.

Nächste Schritte und Vernetzung

Anfang 2023 wird das Portal die Erstellung eigener AIA ermöglichen. Weitere Funktionen wie Prüfwerkzeuge zur Qualitätskontrolle und ein Dialogforum (ab 13. Dezember 2022) sollen die Community vernetzen. Auch Plattformen wie das buildingSMART Data Dictionary (bSDd) werden künftig integriert, um Normen und Standards leichter zugänglich zu machen. Dr. Tulke kündigte zudem Workshops mit Bausoftware-Anbietern an, um das BIM-Portal praxisnah zu implementieren.

Mehr Digitalisierung für Ihren Baubetrieb

Die digitale Transformation im Bauwesen bietet enorme Chancen: Sie sorgt für Transparenz in jeder Projektphase, reduziert Projektrisiken und sichert Budget- und Termintreue. Lösungen wie BIM4You oder Suiteify-BIM-Tiefbau stellen zentrale Informationen in einem digitalen Modell bereit und ermöglichen so ressourcenschonendes, kosteneffizientes Bauen.

Gesetzliche und tarifliche Grundlagen

Bislang waren Arbeitgeber nach § 16 Abs. 2 Satz 1 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet, Überstunden, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie Mehrarbeit zu erfassen.
Zusätzlich verschärfte das Mindestlohngesetz (MiLoG) die Pflichten für:

• Geringfügig Beschäftigte und kurzfristig Beschäftigte (§ 8 Abs. 1 SGB IV)
• Arbeitgeber in Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG), darunter das Baugewerbe und die Gebäudereinigung

Für diese Branchen gilt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung dokumentiert und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Bisherige Pflichten zur Arbeitszeiterfassung

• Schriftliche oder digitale Erfassung ist bisher erlaubt.
• Die Aufzeichnungen müssen objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
• Arbeitgeber sind für die ordnungsgemäße Dokumentation verantwortlich und müssen sie bei Prüfungen vorlegen können.
  

Urteile von EuGH und BAG: Neue Anforderungen

EuGH-Urteil (Mai 2019)
Unternehmen müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einrichten (EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG).

BAG-Urteil (13.09.2022)
Bestätigt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen in Deutschland – unabhängig von der Branche.

BMAS-Gutachten
Aktuelle deutsche Regelungen erfüllen die EU-Vorgaben nicht vollständig, eine gesetzliche Neuregelung ist in Arbeit.

Aktueller Stand für die Baubranche

Der Zentralverband Deutsches Baugewerbe (ZDB) konnte 2022 verhindern, dass eine verpflichtend elektronische und manipulationssichere Zeiterfassung auf allen Baustellen sofort eingeführt wurde.
Für Bauunternehmen gilt daher weiterhin:

• Es besteht keine gesetzliche Pflicht, ein elektronisches System zu nutzen.
• Die Dokumentation kann aktuell auch noch schriftlich erfolgen.

Allerdings ist absehbar, dass die Politik mittelfristig eine verbindliche digitale Lösung fordern wird.

Warum digitale Zeiterfassung für Baubetriebe sinnvoll ist

Papierhafte Stundenzettel führen häufig zu:

• unleserlichen Einträgen
• fehlenden Angaben
• Verzögerungen im Lohnbüro
• zusätzlichem Verwaltungsaufwand

Digitale Systeme bieten deutliche Vorteile:

• Kostensparend und papierlos
• Tagesaktuelle Daten
• Sicher und manipulationsgeschützt
• Orts- und zeitunabhängig verfügbar
• Weniger Fehler und Nacharbeiten
• Effizientere Workflows
  

Empfehlung: Mobile Lösungen für das Baugewerbe

Experten raten, mobile Zeiterfassungssysteme einzusetzen, die speziell auf die Anforderungen der Baubranche zugeschnitten sind.‍

Vorteile solcher Lösungen:

• Erfassung der Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle
• Integration von Bautagesberichten mit Fotos und Wetterdaten
• Automatische Schnittstellen ins Lohnbüro
• Präzise Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaubszeiten
• Reduzierung des manuellen Eingabeaufwands
• So wird die Zeiterfassung nicht nur gesetzeskonform, sondern auch zu einem echten Effizienzfaktor.
  

Fazit

Die gesetzlichen Pflichten zur Arbeitszeiterfassung werden strenger – und eine digitale Lösung ist bereits jetzt die beste Vorbereitung auf kommende Änderungen.

Digitale Systeme sparen Zeit, senken Fehlerquoten und machen Lohnabrechnungen einfacher. Wer frühzeitig umstellt, sichert sich einen klaren Vorteil.

Quellen

‍Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – § 16 Aufzeichnungspflicht

‍‍Mindestlohngesetz (MiLoG)‍

‍Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG)

‍‍Urteil des Europäischen Gerichtshofs (C-55/18)

‍‍BMJV, SGB IV, § 8 Geringfügige Beschäftigung und geringfügige selbständige Tätigkeit‍‍

BMI, Richtlinie 2003/88/EG des Europäischen Parlaments und des Rates über bestimmte Aspekte der Arbeitszeitgestaltung‍‍

BMAS, Zweites Gesetz zu Änderungen im Bereich der geringfügigen Beschäftigung

Für viele Unternehmen wird das wirtschaftliche Umfeld immer schwieriger und unberechenbarer. Auch der digitale Wandel macht keine Pause. Fachleute beschreiben diese Rahmenbedingungen mit dem Akronym VUCA. Dieses steht für die englischen Begriffe volatility (Volatilität), uncertainty (Unsicherheit), complexity (Komplexität) und ambiguity (Mehrdeutigkeit).

Unternehmen seien immer schnelleren Veränderungsprozessen ausgesetzt, auf die sie reagieren müssten, sagt Willms Buhse, Gründer und CEO der Managementberatung doubleYUU.

Der gebürtige Ostfriese beschäftigt sich seit Jahren mit dem Thema digitale Transformation. Er war unter anderem im Silicon Valley tätig und hat von dort das Konzept der „Digital Leadership“ mitgebracht. Internationale Konzerne zählen ebenso zu seinen Klienten wie mittelständische Unternehmen.

Fahren auf Sicht als Führungsstrategie

Angesichts der sich oft kurzfristig ändernden Rahmenbedingungen bevorzugen viele Unternehmen nach Erfahrung von Willms Buhse eine Strategie des Fahrens auf Sicht.

Bei der Umsetzung spiele Agilität eine wichtige Rolle, so der Berater. Anstatt in Mehrjahresplänen zu denken, gelte es, das eigene Handeln in kurzen Zyklen zu planen und zu überprüfen – beispielsweise nach der OKR-Methode (Ojectives and Key Results). Dabei werden konkrete Ziele aus der Unternehmensstrategie auf einzelne Aufgaben und Prozesse heruntergebrochen.

OKR ist damit zugleich Führungsinstrument und Controlling-System. Im Idealfall werden die Ziele nicht von der Unternehmensspitze vorgegeben, sondern mit den Mitarbeitenden „verhandelt“, so dass eine 100-prozentige Identifikation mit den Zielen besteht.

Digitale Transformation als Schlüssel zu künftigem Unternehmenserfolg

Ein wichtiges Handlungsfeld bei der Sicherung einer erfolgreichen Unternehmenszukunft sei die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, sagt Willms Buhse. Dabei erkenne man möglicherweise auch erfolgversprechende neue Geschäftsmodelle oder Marktsegmente.

Auf jeden Fall müsse man die relevanten Fragen stets „vom Kunden her“ stellen. Ansonsten lande man schnell bei der Aussage: Das haben wir immer schon so gemacht.

Auch sei die Digitalisierung ausdrücklich kein IT-Projekt, sondern müsse ganzheitlich angegangen werden, betont der Berater. Eine entscheidende Rolle nehme bei solchen Transformationsprozessen die Unternehmensleitung ein. „Digitale Transformation ist Chefsache“, sagt Willms Buhse.

Insbesondere bei inhabergeführten Unternehmen und Familienbetrieben müssten die Eigentümer und die oberste Entscheidungsebene hinter den verabredeten Projekten stehen und mit Überzeugung vorangehen. „Das kann dann auch ein wichtiges Merkmal bei der Attraktivität eines Unternehmens als Arbeitgeber sein“, so Buhse weiter.

Fünf Voraussetzungen für langfristigen Erfolg

1. Mut: Um den Weg einer Transformation erfolgreich zu gehen, braucht es im Unternehmen mutige, klare und glaubwürdige Entscheidungen – und zwar von der Spitze her.
2. Schnelligkeit: Die schwierigen Rahmenbedingungen der VUCA-Welt verlangen Unternehmen Agilität und Geschwindigkeit ab.
3. Reflektion: Die Erfolge der Vergangenheit gefährden oft den Erfolg in der Zukunft – also bedarf es gerade in guten Zeiten eines kritischen Blicks auf Verbesserungspotenziale und einer klaren und ehrlichen Analyse des Ist-Zustands.
4. Zusammenhalt: Veränderungsprozesse wie die digitale Transformation sind vor allem dann erfolgreich, wenn alle im Unternehmen mitmachen und jeder an Bord ist.
5. Zeit und Ressourcen: Digitale Transformation macht man nicht nebenbei. Es braucht eine angemessene Zeitplanung und ein Budget für die notwendigen Ressourcen.