Digitalisierung

Seit 2015 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Kraft. Die GoBD gelten für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Rechtsform, einschließlich Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbständige.

Regelungsbereiche der GoBD

Allgemeine Anforderungen

Hierzu gehören die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchhaltung sowie Wahrheit, Klarheit, Richtigkeit, Ordnung, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und Belege.

Belegsicherung und -archivierung

Dazu gehören ersetzendes Scannen, revisionssichere Archivierung, die Zuordnung der Belege zum Buchungssatz und die Erfassung von Geschäftsvorfällen.

Sichere Aufbewahrung der Belege

Sichere (digitale) Aufbewahrung meint die Unverlierbarkeit von Informationen. Außerdem müssen die Informationen so gespeichert werden, dass die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff der Finanzbehörde gewährleistet sind.

Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem

Die GoBD fordern die Nachvollziehbarkeit von Buchungen und steuerlichen Sachverhalten. Um diese Anforderung zu erfüllen, dokumentieren Unternehmen ihre Prozesse in einer detaillierten Verfahrensdokumentation.

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Compliance ist das interne Kontrollsystem (IKS). Dieses sieht unter anderem eine Funktionstrennung vor, die häufig durch das Vier-Augen-Prinzip umgesetzt wird.

Sowohl die Verfahrensdokumentation als auch das IKS sind als „lebende Dokumente“ zu betrachten. Dies bedeutet:

• Sie werden bei Änderungen in den Prozessen oder Strukturen kontinuierlich aktualisiert.
• Neue Versionen werden in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) versioniert abgelegt.
• Die Dokumentation kann aus mehreren zusammenhängenden Einzeldokumenten bestehen, um eine flexible und modulare Struktur zu ermöglichen.

10 Kriterien für GoBD-konforme Software

Bei der Auswahl Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihres ERP-Systems sollten Sie die folgenden zehn Punkte beachten.

1. Beleg-Upload

Die GoBD fordern die digitale Integration elektronischer Belege in die Buchführung. Trotz fortschreitender Digitalisierung werden viele Dokumente immer noch in Papierform erstellt. Daher sind einfache und zeitsparende Methoden zum Hochladen von Belegen unerlässlich.

• Vom Scanner: Können Sie die Belegordner in Ihrer Software mit dem Scan-Ordner synchronisieren? Oder können Sie gescannte Belege mit einer Scan-to-Mail-Funktion direkt per E-Mail an die Software senden?
• Vom Computer: Lassen sich Lieferantenrechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, per Ordnersynchronisation oder E-Mail an Ihre Software übermitteln?
• Vom Smartphone oder Tablet: Lassen sich mobil gescannte oder abfotografiere Belege per App direkt in Ihre Software übertragen?

Beim Upload sollten die Belege direkt am passenden Ort abgelegt werden: Eingangsrechnungen im Rechnungseingang, Kassenbelege im Kassenbuch etc. Der schnelle Upload erleichtert die zeitgerechte Erfassung, insbesondere von Kassen. Außerdem ist er ein wesentlicher Bestandteil der Belegsicherung.

2. Belegzuordnung

In der Buchhaltungssoftware muss jeder Beleg mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall verknüpft werden. Dies sollte automatisiert geschehen, am besten beim Buchen des Belegs. Damit erfüllen Sie die Anforderungen der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.

3. DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für eine GoBD-konforme Belegarchivierung unerlässlich. Idealerweise sollte das DMS in die Buchhaltungssoftware integriert sein, um maximale Effizienz und Compliance zu gewährleisten.

• Ein integriertes DMS sichert nicht nur E-Mails, Gesprächsnotizen und ergänzende Dokumente, die Geschäftsvorfälle genauer erklären, sondern ermöglicht auch die direkte Verknüpfung dieser Informationen mit den Buchungsvorgängen. Dies ist entscheidend, da die GoBD die Vollständigkeit der Aufzeichnungen fordern.
• Darüber hinaus sorgt ein DMS für eine ordnungsgemäße, unverlierbare und leicht auffindbare Speicherung von Belegen und Dokumenten. Funktionen wie Filter und OCR-Technologie ermöglichen ein schnelles Auffinden von Informationen. Die Versionshistorie stellt sicher, dass die Originalbelege, wie vorgeschrieben, erhalten bleiben, während Zugriffsbeschränkungen verhindern, dass Belege versehentlich gelöscht werden.

Insgesamt zielen alle Anforderungen der GoBD darauf ab, die Beweiskraft Ihrer Buchführung sicherzustellen. Die Kombination aus Buchhaltungssoftware und DMS spielt dabei eine zentrale Rolle, indem sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch Ihre Geschäftsprozesse optimiert und die Verlässlichkeit Ihrer Finanzunterlagen erhöht.

4. Eingangsrechnungs-Workflow

Der Rechnungseingang in einer GoBD-konformen Software enthält oft einen Workflow für die Rechnungsbearbeitung. Workflow bedeutet, dass ein kompletter Prozess inklusive der zuständigen Bearbeiter hinterlegt ist.

Eingangsrechnungen werden geprüft, genehmigt, freigegeben, gezahlt und gebucht. Diese Arbeiten sind nach dem Vier-Augen-Prinzip durchzuführen. Nach den GoBD ist ein internes Kontrollsystem (IKS) vorgeschrieben und im Rahmen dieses IKS ist die Funktionstrennung bei sensiblen Aufgaben zu beachten.

5. Hosting in Deutschland

Für eine GoBD-konforme digitale Buchführung und Belegarchivierung haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Entweder Sie arbeiten mit einem lokal installierten System oder mit einer Cloud-Software. Aus datenschutzrechtlichen Gründen muss das System in Deutschland oder der EU gehostet werden. Darauf sollten Sie insbesondere bei Cloud-Anbietern achten.

Bei Systemen, die beispielsweise in den USA gehostet werden, besteht die Möglichkeit, dass Behörden auf Ihre Daten zugreifen.

6. Nebensysteme und Kassen

Ihre Nebensysteme der Finanzbuchhaltung müssen ebenfalls integriert und GoBD-konform sein. Nebensysteme sind zum Beispiel Anlagenbuchhaltung, Kassen, Lohnbuchhaltung, Reisekostenabrechnung und Zeiterfassungssysteme. Also alles, was buchhalterisch und steuerlich relevant ist. Dies ist eine weitere Anforderung, die sich aus den GoBD-Grundsätzen der Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ergibt.

7. Schnittstellen

Um die Vollständigkeitsanforderungen der GoBD zu erfüllen, sollte Ihre Buchhaltungssoftware über Schnittstellen verfügen. Diese sind notwendig, um Ihr System in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren. Darüber hinaus verbessern Schnittstellen die Auswertbarkeit Ihrer Informationen, da es keine Datensilos mehr gibt, sondern durchgängige Prozesse.

8. Office-Integration

Eine Office-Integration wird zwar nicht ausdrücklich gefordert, ist aber empfehlenswert, damit Ihre Mitarbeiter Dokumente und Informationen nahtlos in das DMS und/oder Buchhaltungssystem übertragen können.

Besonders wichtig ist die Outlook-Integration. Viele Dinge werden per E-Mail mit Geschäftspartnern und anderen Akteuren abgestimmt: Aufträge, Änderungswünsche, Preisabsprachen und andere Informationen, die zur Erläuterung der Geschäftsvorfälle notwendig sind.

E-Mails und andere Office-Dokumente, die für Ihre Buchhaltung relevant sind, sollten unmittelbar mit den Geschäftsvorfällen verknüpft und ins DMS hochgeladen werden.

9. Zugriffssteuerung

Nach den GoBD müssen Sie den Finanzbehörden Zugriff auf Ihre Buchführung gewähren. Ihre Software sollte entsprechende Zugriffsregelungen vorsehen. Einige Anbieter haben die notwendigen Zugriffe in einem Benutzerprofil für Betriebsprüfer bereits vorkonfiguriert.

Eine ausgefeilte Zugriffssteuerung ist auch in anderer Hinsicht notwendig: Um zu verhindern, dass Belege versehentlich gelöscht werden. Ihr DMS und Ihr Buchhaltungssystem sollten über entsprechende Vorkehrungen verfügen.

10. Verfahrensdokumentation

Der Umgang mit elektronischen Belegen ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Der Belegfluss muss dokumentiert sein. Dazu gehört, wie die Belege in das System gelangen, wer wann was mit ihnen macht und wie sie GoBD-konform archiviert werden.

Eine GoBD-konforme Software protokolliert daher im Hintergrund alle Bearbeitungsschritte. Außerdem sollte sie Workflows für den Belegfluss und die Buchhaltung enthalten. Im Idealfall können Sie dort auch eigene Workflows einrichten. Das erleichtert Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation und den Nachweis, dass Sie die darin beschriebenen Prozesse auch einhalten.

Fazit

Die GoBD skizzieren die Anforderungen an eine digitale Buchhaltung, den Datenzugriff und die Archivierung von Belegen. Ziel ist es, die Beweiskraft Ihrer Buchführung zu erhalten. Dazu benötigen Sie eine GoBD-konforme Software für die Buchhaltung, mit angebundenem DMS. Insgesamt soll Ihr System auch alle Vor- und Nebensysteme integrieren, Datenschutz und Zugriffsregelungen implementieren, Workflows ermöglichen und im Hintergrund alles protokollieren. Diese letzteren Funktionen erleichtern Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Sicherheit im Umgang mit Daten ist ein Wunsch, den jeder hegt. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann den Datenschutz und die Datensicherheit in Unternehmen erheblich unterstützen – vorausgesetzt, es wird korrekt verwendet. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile ein DMS für den Datenschutz bietet und wie Sie DMS-Software optimal einsetzen.

Anforderungen an Datensicherheit und Compliance stark gestiegen

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurde 2019 das Datenschutzrecht europaweit verschärft. Vor allem stärkt die DSGVO die Rechte der Personen, deren personenbezogene Daten Sie verarbeiten. Kunden, Mitarbeiter, Interessenten, Lieferanten – sie alle sind „Betroffene“ im Sinne des Datenschutzes. Besonders schutzwürdig sind Informationen über Gesundheit, sexuelle Orientierung, Religion, Bonität, Vorstrafen und politische Meinung von Personen.

Die GoBD wiederum stellen hohe Anforderungen an den Umgang mit steuerrelevanten Belegen und Daten. Rechtssichere Archivierung bedeutet, dass Belege unverlierbar, unveränderbar und nachvollziehbar, das heißt mit Bezug zum Geschäftsvorfall, aufbewahrt werden müssen. Diese Anforderungen und die entsprechende Verfahrensdokumentation können nur mit einem Dokumentenmanagementsystem erfüllt werden.

Verstöße gegen diese Vorschriften sind kein Kavaliersdelikt. Unternehmen, die sich nicht an die Vorgaben halten, riskieren Bußgelder und rechtliche Nachteile. Die gute Nachricht: Moderne DMS-Software macht es Unternehmen leicht, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Wie DMS-Software Datenschutz und Compliance unterstützt

Welche Compliance-Anforderungen kann ein Dokumentenmanagementsystem besonders gut unterstützen? Diese Frage wird im folgenden Abschnitt beantwortet.

DSGVO besser einhalten mit DMS-Software

Die folgende Tabelle zeigt, welche Datenschutzrisiken Sie eingehen, wenn Sie auf ein DMS verzichten. Sie erfahren, welche Anforderungen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) an den Umgang mit personenbezogenen Daten stellt und wie ein DMS Ihnen die Einhaltung erleichtert. In einer dritten Spalte sehen Sie, ob und wie Sie die jeweilige Anforderung auch ohne DMS erfüllen können.

GoBD besser einhalten mit DMS-Software

Eine ähnliche Betrachtung zeigt, wie DMS-Software auch die GoBD-Compliance Ihrer Buchführung auf ein neues Niveau heben kann.

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Sechs Tipps für den Einsatz eines DMS

Eine DMS-Software allein kann den Datenschutz nicht garantieren. Die DSGVO verlangt daher geeignete „technische und organisatorische Maßnahmen“ (TOMs). Ein für den Unternehmenseinsatz geeignetes DMS erfüllt die technischen Anforderungen. Die organisatorischen Maßnahmen müssen jedoch von Ihnen selbst umgesetzt werden. Unsere Tipps unterstützen Sie dabei.

1. Geeignete DMS-Software verwenden

Dokumentenmanagementsysteme gibt es wie Sand am Meer – doch welches passt zu Ihrem Unternehmen? Unser Tipp: Setzen Sie auf ein DMS, das in der EU hergestellt wird. Hierauf ist besonders bei Cloud-Lösungen zu achten. Denn sobald Ihre Daten über den Atlantik wandern, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung nicht mehr gewährleistet. Grund dafür ist, dass US-Behörden per Gesetz Zugriff auf sämtliche in den USA gehosteten Daten erhalten können.

Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Dokumente im DMS verschlüsselt gespeichert werden. Die Software sollte alle Dokumentenvorgänge automatisch protokollieren. So bleiben Änderungen nachvollziehbar, Versionen wiederherstellbar und die Datenintegrität jederzeit gesichert.

Optimal ist ein Dokumentenmanagementsystem, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Geschäftsanwendungen – idealerweise Ihr ERP-System – integriert. Auf diese Weise vermeiden Sie Datensilos, arbeiten durchgängig über Prozesse hinweg und steigern Ihre Effizienz. Zudem sollte Ihr DMS alle Funktionen bieten, die Sie benötigen, um die folgenden Empfehlungen umzusetzen.

2. Daten richtig klassifizieren und verschlagworten

Betroffene können jederzeit die Herausgabe oder Löschung ihrer Daten verlangen. In einem DMS können Sie jedes personenbezogene Dokument mit dem Namen der betroffenen Person verschlagworten. Oder Sie stellen einen Bezug zu seinen Stammdaten her, wenn die DMS-Software mit dem Kontaktmanagement integriert ist. Auch der Bezug zu Geschäftsvorfällen, Zweckbindungen und Einwilligungen kann auf diese Weise hergestellt werden.

Bei der Klassifizierung von Daten geht es um verschiedene Schutzstufen. Wie bereits erwähnt, sind einige Informationen besonders schutzwürdig. Andere wiederum unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Mit DMS-Software lassen sich Dokumente klassifizieren, so dass bestimmte Zugriffsprofile oder Verfallsdaten auf sie angewendet werden können, ohne dass sie einzeln angefasst werden müssen.

3. Berechtigungen richtig einstellen

Vertraulichkeit und Integrität sind wichtige Aspekte im Datenschutzrecht: Niemand darf unbefugt personenbezogene Daten einsehen, weitergeben, verändern oder löschen können.

Das bedeutet:

• Mitarbeitende erhalten so viel Zugriff wie nötig und so wenig wie möglich. Auch die Suchfunktion der DMS-Software soll ihnen keine Dokumente anzeigen, die sie nichts angehen.
• Auch zeitlich ist der Zugriff auf das geschäftlich Notwendige beschränkt.
• Die Zugriffsebenen, d.h. Lesezugriff, Zugriff zum Bearbeiten, Zugriff zum Herunterladen und/oder zur Weitergabe von Dokumenten und Informationen, sollten ebenfalls minimiert werden.

Damit nicht für jeden Mitarbeiter ein eigenes Zugriffsprofil erstellt werden muss, sollten Profile für Benutzergruppen erstellt werden. Beispielsweise benötigt die Personalsachbearbeiterin einen Schreibzugriff auf die Personalstammdaten, für den Auszubildenden reicht aber ein Lesezugriff auf ausgewählte Bereiche. Und dieser Zugriff sollte erlöschen, sobald der Auszubildende in eine andere Abteilung wechselt.

4. Datenschutzkonzept für DMS-Einsatz erstellen

Gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten sollten Sie ein Konzept zur Gewährleistung der Datensicherheit erarbeiten. Ein solches Konzept sollte folgende Aspekte abdecken:

• Unbefugten Zugriff auf sensible Daten verhindern
• Verhindern, dass Daten zur Unzeit gelöscht oder verändert werden
• Sicherstellen, dass Daten anonymisiert oder gelöscht werden, wenn der Verarbeitungszweck wegfällt – nicht jedoch bei Dokumenten, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen
• Rechtzeitige Löschung im DMS nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicherstellen
• Verschlüsselung und Integritätsschutz sicherstellen
• Datenschutz-Folgenabschätzung für besonders schutzwürdige Daten vornehmen
• Protokollierung und Versionierung in die Verfahrensdokumentation integrieren
• Prozesse rund um die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten definieren und ebenfalls in die Verfahrensdokumentation aufnehmen

5. Ersetzendes Scannen und Belegarchivierung

Papierdokumente wie Rechnungen, Verträge und Quittungen sind nach wie vor wichtig. Um sie zu sichern und für die digitale Verarbeitung verfügbar zu machen, werden sie gescannt. Das gescannte Dokument ersetzt dann das Original und wird im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert.

Moderne DMS-Software bietet speziell für Eingangsrechnungen umfassende Unterstützung bei der GoBD-Compliance. Dazu gehören der Schutz vor unbeabsichtigtem Löschen sowie die revisionssichere Archivierung der Belege. Häufig beinhaltet die Software auch ein spezielles Berechtigungsprofil für den Zugriff durch die Finanzbehörden.

6. Dokumentenbasierte Prozesse definieren

Einige DMS bieten die Möglichkeit, dokumentenbasierte Prozesse zu definieren. Diese Prozesse ermöglichen es Ihnen, bestimmte Dokumenttypen durch vordefinierte Bearbeitungsabläufe zu leiten. So können Sie zum Beispiel für Eingangsrechnungen einen Genehmigungsworkflow festlegen oder vom Dokumentenempfänger eine Bestätigung einfordern, dass er die Sicherheitsbelehrung gelesen und verstanden hat. Der Vorteil solcher Workflows ist, dass Sie einen qualitätsgesicherten Prozess haben, der beweiskräftig dokumentiert ist.

Fazit

Die Anforderungen an Datenschutz, Verfahrensdokumentation und Ordnungsmäßigkeit der digitalen Buchführung sind in den letzten Jahren stetig gestiegen. Mit modernen Dokumentenmanagementsystemen können Unternehmen diese Anforderungen erfüllen – vorausgesetzt, sie konfigurieren und administrieren ihr DMS richtig.

Der Aufwand lohnt sich, denn DMS-Software bietet verschlüsselte Ablage, Zugriffskontrolle und spezielle Funktionen für die rechtssichere Verwaltung von Dokumenten. Mehr noch: Sie unterstützt dokumentenbezogene Prozesse und ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Buchungsbelegen.

Die E-Mail ist das meistgenutzte Kommunikationsmittel in deutschen Unternehmen. Neun von zehn Firmen nutzen das Medium sehr häufig, die restlichen zehn Prozent immerhin noch häufig. Das hat eine repräsentative Umfrage des Digitalverbands Bitkom ergeben. Laut Bitkom erhalten Berufstätige in Deutschland durchschnittlich 26 geschäftliche E-Mails pro Tag.

Trotz des hohen Verbreitungsgrades der E-Mail als Kommunikationsmittel handhaben viele Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung nur unzureichend. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verstoßen häufig gegen rechtliche Vorgaben wie die seit 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dies geschieht nicht selten aus Unkenntnis der Vorschriften. Nachfolgend finden Sie häufige Irrtümer im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von E-Mails.

1. Unternehmen müssen jede E-Mail archivieren

Viele E-Mails erfüllen rechtlich gesehen die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs. Damit unterliegen sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Unternehmen müssen daher steuerlich relevante E-Mail-Korrespondenz für sechs bis zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres archivieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine E-Mail empfangen oder selbst versendet wurde.

E-Mails, die lediglich als Transportmedium dienen, zum Beispiel zur Übermittlung eines PDF-Anhangs, müssen nicht aufbewahrt werden – vorausgesetzt, sie enthalten keine steuerlich relevanten Informationen. Auch Spam-Mails und Newsletter sind von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen.

2. Unternehmen dürfen jede E-Mail archivieren

Viele E-Mails müssen archiviert werden, bei anderen haben Unternehmen die Wahl. Auf keinen Fall aber dürfen Unternehmen private E-Mails ihrer Mitarbeitenden automatisch speichern. Der Grund: Dürfen Beschäftigte ihr dienstliches E-Mail-Postfach auch privat nutzen, wird der Arbeitgeber nach dem Telekommunikationsgesetz gegenüber seinen Beschäftigten zum Telekommunikationsdiensteanbieter. Er unterliegt damit dem Fernmeldegeheimnis und darf die E-Mail-Kommunikation ohne ausdrückliche Einwilligung der Beschäftigten weder überwachen noch speichern. Die meisten Unternehmen verbieten ihren Mitarbeitenden daher die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse.

3. Es reicht aus, E-Mails auszudrucken und in Papierform aufzubewahren

Die GoBD fordern unmissverständlich: Aufbewahrungspflichtige E-Mails und deren Anhänge müssen im elektronischen Originalformat archiviert werden. Das bedeutet, dass nur das digitale Original als Beleg im Sinne des Steuerrechts gilt. E-Mails auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, reicht nicht aus.

4. Aufbewahrung in der E-Mail-Anwendung reicht zur rechtskonformen Archivierung aus

Die GoBD fordern, dass jedes Unternehmen seine E-Mail-Korrespondenz vor nicht nachvollziehbaren und unbefugten Veränderungen des Inhalts schützt. Dieser Grundsatz der Unveränderbarkeit lässt sich bei der Ablage von E-Mails in herkömmlichen Mailsystemen allenfalls dann umsetzen, wenn das Unternehmen umfangreiche zusätzliche Sicherungsmaßnahmen ergreift. Da der Aufwand hierfür immens ist, verzichten viele Unternehmen auf solche Journal- oder regelbasierten Verfahren.

Ein weiterer Grundsatz der GoBD ist die geordnete Aufbewahrung von E-Mails. Jede E-Mail, die ein Buchungsbeleg ist, muss eindeutig der jeweiligen Buchung (Geschäftsvorfall) zugeordnet werden können. E-Mail-Anwendungen verfügen nicht über die hierfür erforderliche Ordnungsstruktur. Laut GoBD-Praxisleitfaden der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) sind daher zusätzliche Maßnahmen erforderlich, wie zum Beispiel der „Einsatz einer DMS-Lösung, die E-Mails im Originalformat aufbewahrt, eine geordnete Ablage erlaubt und damit dazu beiträgt, die ordnungsgemäße Aufbewahrung der E-Mails sicherzustellen.“

5. Technische Lösungen zur E-Mail-Archivierung sorgen automatisch für Compliance

Es gibt verschiedene technische Lösungen, mit denen Unternehmen die Archivierung von E-Mails automatisieren und erheblich vereinfachen können. Jedoch gibt es keine Revisionssicherheit auf Knopfdruck. Weder ein reines E-Mail-Archivierungssystem noch ein umfassendes unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) garantieren ohne weitere betriebsorganisatorische Maßnahmen bereits Rechtskonformität – sie schaffen lediglich die Grundlage für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung.

Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, benötigt jedes Unternehmen einen klaren organisatorischen Ablaufplan. Dieser wird in einer sogenannten Verfahrensdokumentation festgehalten. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass einerseits alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails gesetzeskonform archiviert werden und andererseits die datenschutzrechtlichen Bestimmungen (Schutz vor unbefugtem Zugriff, keine Speicherung bzw. Löschung von Nachrichten) eingehalten werden.

6. E-Mail-Archivierung dient nur der Erfüllung rechtlicher Vorgaben

Da E-Mails heute einen erheblichen Teil der Geschäftskorrespondenz ausmachen, ist es auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung sinnvoll, sie geordnet und unveränderbar, also GoBD-konform, aufzubewahren. Schließlich enthalten E-Mails wichtige geschäftsrelevante Informationen. Gehen sie verloren, entstehen Lücken in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen. Werden E-Mails dagegen sicher archiviert, zum Beispiel in einem Dokumentenmanagement-System, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Suchfunktionen jederzeit schnell darauf zugreifen. Das verbessert die Auskunftsfähigkeit und erleichtert die tägliche Arbeit erheblich.

Tipp: E-Mail-Archivierung im DMS

Besonders einfach und sicher lassen sich E-Mails in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) archivieren:

• Die E-Mail-Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem schafft die Basis für eine geordnete und unveränderbare Aufbewahrung nach den Vorgaben der GoBD: Stellt ein Unternehmen durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass aufbewahrungspflichtige E-Mails GoBD-konform in einem DMS abgelegt werden, ist in der Regel keine aufwändige Journal- oder regelbasierte E-Mail-Archivierung erforderlich.
• Der Einsatz eines DMS verbessert die Arbeitsabläufe: Aufbewahrungspflichtige E-Mails und deren Anhänge lassen sich unmittelbar aus der E-Mail-Anwendung heraus (z.B. Microsoft Outlook) archivieren. Dabei werden sie automatisch in ein langzeitstabiles Format (z.B. EML) konvertiert, so dass sie auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist noch lesbar sind – auch wenn zwischenzeitlich ein anderes E-Mail-Programm verwendet wird.
• Ein weiterer Vorteil der E-Mail-Archivierung in einem DMS besteht in der besseren Verfügbarkeit der Informationen: Sind die E-Mails und ihre Anhänge einmal im Dokumentenmanagement abgelegt, können alle berechtigten Anwender zentral darauf zugreifen. Über eine Schlagwort- oder Volltextsuche gelangen sie schnell zu den gewünschten Informationen. Das erspart den Mitarbeitenden langwieriges Suchen und Nachfragen in anderen Abteilungen.