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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
Digitalisierung in der Baubranche: Lösungsansätze für die Praxis
Die Baubranche steht vor komplexen und kostenintensiven Herausforderungen. Digitalisierung kann hier den entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern – durch effizientere Prozesse, bessere Zusammenarbeit und höhere Qualität in Bauprojekten. Doch wo steht die Branche wirklich? Eine Studie des Fraunhofer-Instituts IESE (Mai 2023) hat zentrale Hürden und Chancen identifiziert und konkrete Lösungsansätze aufgezeigt.
Stand der Digitalisierung in der Baubranche
Laut Fraunhofer-Studie wünschen sich viele Unternehmen vor allem mehr Effizienz durch optimierte Prozesse, bessere Zusammenarbeit durch direkte Kommunikation sowie eine attraktivere Positionierung der Branche. Obwohl es zahlreiche Softwarelösungen gibt, scheitert die Umsetzung oft an fehlender Interoperabilität – also daran, dass Programme nicht nahtlos miteinander arbeiten. Besonders beim Datenaustausch und der Datenqualität treten noch Probleme auf.
Zentrale Hindernisse: Technik, Struktur und Kultur
Die größten Herausforderungen liegen jedoch weniger in der Technik, sondern in personellen, finanziellen und strukturellen Barrieren:
- Fachkräftemangel und fehlende digitale Kompetenzen
- Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitenden
- Hohe Anschaffungskosten für Softwarelösungen
- Freistellungen für Schulungen und Weiterbildungen
- Komplexe Vergabeverfahren
Um die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, braucht es daher nicht nur Technologie, sondern auch eine kulturelle Transformation in den Unternehmen.
Vier Lösungsansätze für mehr Digitalisierung
Vorbilder und Motivation
Vorbilder sind entscheidend, um Mitarbeitende für digitale Technologien zu gewinnen. Unternehmen, die Digitalisierung erfolgreich eingeführt haben, können als Best-Practice-Beispiele dienen – besonders für kleinere Betriebe. Auch digitale Pioniere im Team oder neue Mitarbeitende aus Hochschulen bringen wichtige Impulse. Schulungen und Weiterbildungen, die gezielt auf die Digitalisierung im Bau ausgerichtet sind, steigern zusätzlich die Motivation.
Prozesse und Standards
Einheitliche digitale Prozesse und Standards sind das Fundament erfolgreicher Digitalisierung. Zentral ist dabei Building Information Modeling (BIM), das die Zusammenarbeit verbessert und die Qualität der Projektumsetzung erhöht.
Effizienz und Korrektheit
Digitale Technologien sorgen für präzisere Abläufe und minimieren Fehler in Planung und Ausführung. Das Ergebnis: Zeit- und Ressourceneinsparungen sowie eine deutliche Qualitätssteigerung bei Bauprojekten.
Visualisierung und Demonstration
Digitale Tools zur Visualisierung von Bauprojekten erleichtern die Zusammenarbeit und Kommunikation. 3D-Modelle oder Simulationen machen Konzepte verständlicher, erhöhen die Transparenz und reduzieren Fehlkommunikation.
Fazit: Digitalisierung als Chance für die Bauwirtschaft
Die Digitalisierung im Bau ist mehr als ein technischer Wandel – sie ist eine organisatorische und kulturelle Transformation. Erfolgreich sind Unternehmen, die:
- auf digitale Standards wie BIM setzen,
- ihre Mitarbeitenden durch Weiterbildung und Motivation einbinden,
- Prozesse konsequent digitalisieren und
- die Vorteile von Visualisierungstools nutzen.
Mit den passenden Softwarelösungen sind die technischen Grundlagen bereits vorhanden. Jetzt gilt es, die kulturellen und organisatorischen Hürden zu überwinden. Branchenvorreiter und klare Standards können hier zum Schlüssel werden. So gelingt es der Baubranche, ihre Prozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Attraktivität der Branche insgesamt zu steigern.
Quelle:
Frauenhofer IESE, Studie: Stand der Digitalisierung in der Baubranche
E-Rechnungen rechtskonform austauschen - die wichtigsten Regeln
Elektronische Rechnungen können problemlos und zügig ausgetauscht werden. Um sicherzustellen, dass dies rechtlich korrekt geschieht, ist es für Unternehmer wichtig, die geltenden Vorschriften zu kennen und zu befolgen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Anforderungen im Zusammenhang mit dem Austausch von E-Rechnungen.
Seit 2011 sind elektronische Rechnungen in Deutschland in steuerlicher Hinsicht Papierrechnungen gleichgestellt. Somit berechtigen E-Rechnungen uneingeschränkt zum Vorsteuerabzug, vorausgesetzt, sie enthalten die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Das Format, in dem die Rechnung versendet wird – sei es PDF, XML, EDIFACT oder ein anderes –, spielt dabei bis Ende 2024 keine Rolle. Dies wird sich mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 ändern. Die Anforderungen der Finanzverwaltung an den digitalen Rechnungsaustausch, wie sie in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) festgelegt sind, bleiben dagegen weitgehend bestehen. Hier ist ein Überblick.
Achtung: Ab Januar 2025 werden als E-Rechnung nur noch Rechnungsformate akzeptiert, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, wie beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. PDF-Rechnungen oder andere bildhafte Darstellungen der Rechnungsinhalte (z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx”) erfüllen nicht die Vorgaben zur E-Rechnungspflicht.
E-Rechnungen müssen digital archiviert werden
Elektronische Rechnungen sind originär elektronische Unterlagen. Dementsprechend müssen sie laut den GoBD im digitalen Ursprungsformat aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer beträgt in der Regel zehn Jahre – beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Blogbeitrag, der am Ende dieses Artikels verlinkt ist.
Bei der Aufbewahrung muss die Unveränderbarkeit des elektronischen Originalbelegs gewährleistet sein
Für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug ist es entscheidend, elektronische Rechnungen in einem unveränderbaren Zustand aufzubewahren. Dies bedeutet, dass spätere Modifikationen am archivierten Beleg erkennbar sein müssen und der ursprüngliche Inhalt erhalten bleiben muss. Selbst bei Systemwechseln oder Aktualisierungen von Hard- und Software muss die Unveränderlichkeit der Aufbewahrung gewährleistet sein.
Wenn Sie E-Rechnungen in Ihrem herkömmlichen Dateisystem speichern, sind zusätzliche aufwendige Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Eine deutlich einfachere Lösung bietet die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das automatisch eine Änderungshistorie protokolliert und somit eine „revisionssichere“ Aufbewahrung ermöglicht.
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Elektronische Rechnungen müssen lesbar sein
Verarbeiten und archivieren Sie Rechnungen in ausschließlich maschinenlesbaren Formaten wie XML oder EDIFACT? Dann ist es wichtig, nicht nur die elektronischen Rechnungen selbst zu speichern, sondern auch ein geeignetes Anzeigeprogramm (Viewer) bereitzuhalten. Dies gewährleistet, besonders während einer Betriebsprüfung, dass die Rechnungen weiterhin für das menschliche Auge lesbar bleiben und einer visuellen Überprüfung unterzogen werden können.
Hinweis: Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen muss auch ausschließlich maschinenlesbare Rechnungen wie das strukturierte XML-Format XRechnung empfangen können. Ein Anspruch auf eine mit dem menschlichen Auge lesbare Rechnung besteht dann nicht mehr.
E-Rechnungen sind zeitnah gegen Verlust zu sichern
Um Verluste und Manipulationen zu vermeiden, müssen Sie E-Rechnungen zeitnah erfassen und buchen. Es ist nicht erlaubt, Belege zunächst zu sammeln und Geschäftsvorfälle erst nach längerer Zeit in der Buchhaltung zu erfassen. Was die Finanzverwaltung und die Rechtsprechung unter „zeitnah“ verstehen, erläutert der Experten-Beitrag Was bedeutet „Zeitgerechtheit“?.
Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem zur Aufbewahrung nutzen, sind Sie auf der sicheren Seite: Das DMS archiviert Ausgangsrechnungen unmittelbar nach ihrer Erstellung. Sofern Sie zusätzlich eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung einsetzen, werden auch Eingangsrechnungen automatisch im System abgelegt.
Jede elektronische Eingangsrechnung ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen
Um eine spätere Prüfung zu erleichtern, müssen Sie elektronisch empfangene Eingangsrechnungen mit eindeutigen Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmalen versehen. Diese Merkmale sind bei der Aufzeichnung oder Verbuchung zu übernehmen. Wichtig ist, dass jeder elektronische Beleg unter dem zugeteilten Index verwaltet und recherchiert werden kann.
In diesem Zusammenhang bietet eine digitale Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung klare Vorteile: Das System übernimmt die manuelle Indexierung automatisch, was nicht nur Zeit spart, sondern auch dabei hilft, archivierte Rechnungen schnell und effizient wiederzufinden.
E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind elektronisch aufzubewahren
Oftmals werden Rechnungen per E-Mail versandt, üblicherweise als Anhang (z. B. als PDF-Datei). Schauen Sie genau hin, bevor Sie nach dem Speichern des Anhangs die E-Mail löschen:
- Wenn eine E-Mail die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs erfüllt, müssen Sie sie in elektronischer Form aufbewahren.
- Eine E-Mail, die lediglich als Transportmedium dient, um die angehängte Rechnung zu übermitteln (zum Beispiel in Form einer PDF-Datei), dürfen Sie löschen. Es könnte jedoch sinnvoll sein, die gesamte E-Mail freiwillig aufzubewahren. Auf diese Weise dokumentieren Sie den Absender der E-Mail sowie den Zeitpunkt des Versands und des Empfangs.
Gescannte Papierrechnungen müssen mit dem Original bildlich übereinstimmen
Wenn Sie Papierrechnungen empfangen und diese anschließend scannen, müssen Sie sicherstellen, dass das Scan-Ergebnis exakt dem Original entspricht. Die GoBD schreiben vor, dass die Digitalisierung der Belege die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit nicht beeinträchtigen darf.
Eingangsrechnungen in Papierform dürfen nach dem Einscannen unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden
Wenn Sie empfangene Rechnungen scannen, dürfen Sie die Papieroriginale anschließend vernichten, sofern die Papierdokumente nicht aufgrund spezieller rechtlicher Vorschriften im Original aufzubewahren sind. In jedem Fall schreiben die GoBD vor, dass für den Scan-Vorgang und das Archivierungsverfahren eine Organisationsanweisung erforderlich ist. Diese Verfahrensdokumentation muss den Prozess sowie die personellen und technischen Anforderungen beschreiben.
Die Originale von Ausgangsrechnungen müssen bei elektronischer Aufbewahrung reproduzierbar bleiben
Die GoBD verlangen für elektronisch gespeicherte Ausgangsrechnungen eine exakte inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original. Daher ist es ratsam, die Ausgangsbelege bereits bei ihrer Erstellung in einem gängigen Bildformat wie zum Beispiel PDF oder TIFF zu speichern und in das digitale Archiv zu übertragen. Auf diese Weise bleiben die Originalbelege auch bei einem möglichen System- oder Softwarewechsel bildlich und inhaltlich reproduzierbar.
Bei einer Konvertierung von elektronischen Rechnungen in ein Inhouse-Format sind beide Versionen zu archivieren
Es ist zulässig, elektronische Eingangsrechnungen in Ihrem Unternehmen in ein eigenes Format zu konvertieren. Allerdings müssen Sie sowohl die empfangene Ursprungsdatei als auch die umgewandelte Version stets archivieren und unter demselben Index verwalten. Außerdem ist es wichtig, die konvertierte Version entsprechend zu kennzeichnen. Temporäre Zwischenspeicherungen im Verlauf des Verarbeitungsprozesses müssen hingegen nicht archiviert werden, sofern sie anschließend vollständig in die Buchführungsdaten integriert werden und den Inhalt des Originalbelegs nicht verändern.
Der Betriebsprüfer darf digital auf Rechnungen zugreifen und sie maschinell auswerten
Bei einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt das Recht, originär elektronische Rechnungen und gescannte Papierrechnungen digital einzusehen und zu prüfen. Hierzu müssen Sie es dem Betriebsprüfer gestatten, über Ihre Hard- und Software unmittelbar auf Ihre Rechnungen zuzugreifen. Lesen Sie dazu den Blogbeitrag Betriebsprüfung vorbereiten – 7 Tipps für Unternehmer.
Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht
Um den elektronischen Rechnungsaustausch sowie das Scannen von Papierrechnungen ordnungsgemäß durchzuführen, ist die Erstellung und Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation erforderlich. Diese Dokumentation muss transparent darlegen, wie die in den GoBD festgelegten Ordnungsvorschriften in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden, einschließlich detaillierter Organisationsanweisungen, beispielsweise zur Prüfung von eingehenden Rechnungen.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Verfahrensdokumentation nicht nur für interne Zwecke gedacht ist, sondern auch für sachverständige Dritte wie Betriebsprüfer verständlich und innerhalb angemessener Zeit nachprüfbar ist. Als Unternehmer sind Sie außerdem gesetzlich verpflichtet, die Verfahrensdokumentation über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg in den jeweils aktuellen Versionen aufzubewahren.
Interview: BIM-Modellerstellung und Fachkräftemangel im Bau
Die Baubranche kämpft aktuell mit großen Herausforderungen: wirtschaftliche Unsicherheit, steigende Kosten – und vor allem mit dem Fachkräftemangel. Besonders für mittelständische Betriebe wird es immer wichtiger, Prozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Ein zentraler Ansatzpunkt dabei ist die Methode BIM (Building Information Modeling), also das modellbasierte Arbeiten über alle Bauphasen hinweg. BIM-Expertin Heike Kehret von der BIB GmbH gibt Einblicke in Chancen, Mehrwerte und Unterstützungsangebote für Bauunternehmen.
BIM (Building Information Modeling) ist aus keinem modernen Bauunternehmen mehr wegzudenken. Dennoch gibt es in mittelständischen Unternehmen Berührungsängste. Sind diese berechtigt?
Heike Kehret: „Das lässt sich so nicht sagen. Denn auch die kleinen und mittleren Betriebe zeigen durchaus Interesse an der Digitalisierung. Oft arbeitet jedoch jeder Handwerksbetrieb oder Handwerker für sich mit individuellen Lösungen, bedingt durch das gelegentliche Fehlen von 3D-Modellen.“
Für wen ist die BIM-Methode hilfreich?
Heike Kehret: „Die Vorteile des modellbasierten Arbeitens beginnen bereits beim Architekten im Entwurfsprozess. Sobald mit 3D-Modellen gearbeitet wird, können hier bereits die internen Prozesse optimiert werden. Dies lässt sich dann beliebig mit weiteren Projektbeteiligten fortsetzen.“
Welchen Mehrwert bietet das modellbasierte Arbeiten?
Heike Kehret: „Änderungen im 3D-Modell sind sofort in den Schnitten und Ansichten sichtbar. Planungsmängel können frühzeitig erkannt und behoben werden. Die Mengenermittlung findet direkt mit dem Modell statt und muss nicht mühsam mit dem Dreikant ermittelt werden. Dementsprechend werden Änderungen am Modell zeitnah in den Mengen aktualisiert.“
Welchen Service bieten Suiteify und BIB zum Thema Modellerstellung?
Heike Kehret: „Sollten Sie keine IFC erhalten oder einen personellen Engpass beim Erstellen der eigenen Modelle haben, unterstützen wir Sie hierbei gerne. Wir benötigen die Grundrisse, Schnitte und Ansichten als dwg/dxf und/oder PDF. Zudem stimmen wir die Materialien/Qualitäten der Bauteile mit Ihnen ab, um Ihnen eine IFC zur Verfügung zu stellen.“
Je nach Gebäude-/Projektgröße ist die Modellerstellung sehr zeitaufwendig. Wie viel Zeit lässt sich durch den Service einsparen?
Heike Kehret:: „Nicht nur die Modellerstellung kostet Zeit, auch eine Mengenermittlung per Dreikant ist zeitlich sehr aufwendig. Bei Änderungen am Modell und unserer Arbeitsweise mit BIM4You ist durchaus eine Zeitersparnis von bis zu 70 % möglich. Wer sich live einen Eindruck von der Softwarelösung machen möchte, kann mich gerne direkt auf der BIM WORLD MUNICH 2023 am 28. und 29. November ansprechen. Ich freue mich auf den Austausch.“
Über die Expertin: Heike Kehret
Heike Kehret arbeitet seit 2004 bei der BIB GmbH in Offenburg, war anfangs im BIM-Service tätig und für die Modellerstellung und den Support verantwortlich. Seit 2021 führt sie im Consulting BIM-Prozesse ein und betreut die Softwarelösung BIM4You. Zusätzlich unterstützt sie die Entwicklung der Cloud-Anwendung Suiteify BIM Pro.
Fazit
Gerade angesichts des Fachkräftemangels ist BIM ein Schlüssel, um Bauprojekte effizienter, transparenter und wirtschaftlicher umzusetzen. Wer die Modellerstellung nicht intern stemmen kann, sollte auf erfahrene Partner wie Suiteify und BIB setzen – und so Zeit sparen, Prozesse vereinfachen und Fachkräfte entlasten.