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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
Digitale Buchführung - so lassen sich Prozesse optimieren
Viele kleine und mittelständische Unternehmen erledigen einen Großteil der Aufgaben in der Finanzbuchhaltung papierbasiert und manuell. Das kostet Geld und Zeit. Digitale Buchführung schafft Abhilfe. Was sie für Kreditnehmer, Auftraggeber und Lieferanten so attraktiv macht und wie sie Buchhaltungsprozesse optimiert.
Von der E-Bilanz bis zur E-Rechnung: Gesetzliche Vorgaben und elektronische Verfahren tragen mit dazu bei, dass sich die digitale Buchführung im Mittelstand mehr und mehr durchsetzt.
Vor allem die Finanzverwaltung forciert den Wandel, um die Steuererhebung zu erleichtern und Bürokratie abzubauen. Ein Beispiel hierfür ist die im Jahr 2013 eingeführte E-Bilanz. Um deren Vorgaben zu erfüllen, mussten die Unternehmen zunächst technisch nachrüsten. Mittlerweile gilt das Verfahren als etabliert und reduziert dank automatisierter Abläufe den administrativen Aufwand bei allen Beteiligten.
Der Umfang der E-Bilanz wird kontinuierlich erweitert. Seit dem Wirtschaftsjahr 2017 müssen Unternehmen beispielsweise mit dem steuerlichen Jahresabschluss den Anlagespiegel elektronisch übermitteln.
Arbeitserleichterung für Kreditnehmer: Digitaler Finanzbericht
Aber auch der private Sektor setzt auf elektronische Prozesse: Im April 2018 startete der Digitale Finanzbericht. Dabei handelt es sich um ein Verfahren der deutschen Kreditwirtschaft zur direkten elektronischen Übermittlung von Bilanzen und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen an Banken und Sparkassen im Rahmen der Bonitätsprüfung.
Die Kreditinstitute sind gesetzlich verpflichtet, die wirtschaftlichen Verhältnisse ihrer Firmenkunden zu analysieren und sich hierzu deren Abschlüsse vorlegen zu lassen. Bislang übermittelten Unternehmen, die einen Kredit beantragten, ihre Abschlussdaten meistens in gedruckter Form oder bildlich (etwa als PDF-Datei). Die Banken und Sparkassen erfassten sie manuell und verarbeiteten sie mit den institutseigenen Analysesystemen.
Der Digitale Finanzbericht verringert den Zeitaufwand und senkt die Prozesskosten für berichtende Unternehmen (Kreditnehmer). Zudem gibt es keinen fehleranfälligen Medienbruch mehr, der bislang häufig zu Rückfragen des Kreditinstituts führte. So hat sich der Kreditprozess deutlich beschleunigt.
Hinsichtlich des Berichtsumfangs und der Informationstiefe hat sich durch die Einführung des elektronischen Verfahrens nichts geändert. Zudem berücksichtigt der Digitale Finanzbericht das Bankgeheimnis und datenschutzrechtliche Vorgaben. Das berichtende Unternehmen entscheidet selbst, wer seine Daten wann und in welchem Umfang erhält.
Eine weitere gute Nachricht für Kreditkunden: Der Digitale Finanzbericht basiert auf der XBRL-Taxonomie, die schon bei der E-Bilanz genutzt wird. Da inzwischen alle bilanzierenden Unternehmen in Deutschland dafür gerüstet sein sollten, ihre Jahresabschlüsse im XBRL-Format darzustellen, bringt das elektronische Verfahren keine neuen technisch-organisatorischen Anforderungen mit sich. Digitale Buchführung muss also keineswegs ständig neue Investitionen in Technologie bedeuten.
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Das Herzstück der digitalen Buchführung: die E-Rechnung
Die Richtlinie 204/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates hat alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren verpflichtet, Rechnungen elektronisch entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das europäische Normungsgremium (CEN) hat mit der Rechnungsnorm EN 16931-1:2017 ein europäisches Kernformat für eine elektronische Rechnung entwickelt.
Die europäischen Vorgaben sollten in Deutschland bis November 2020 schrittweise auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene umgesetzt werden. Seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller (Lieferanten) gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.
Bereits mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hatte der deutsche Gesetzgeber Hindernisse für den elektronischen Rechnungsaustausch aus dem Weg geräumt. Unter anderem wurde die Signaturpflicht abgeschafft. Zudem werden Papierrechnungen und elektronische Rechnungen seither umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt.
Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 hat Deutschland die Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht überführt. Darüber hinaus wurde im Oktober 2017 eine E-Rechnungsverordnung verabschiedet, die die Umsetzung regelt. Diese Verordnung verpflichet – im Unterschied zur EU-Richtlinie – ausdrücklich auch die Unternehmen (Rechnungssteller) dazu, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch zu stellen. Hiervon gibt es nur wenige Ausnahmen – etwa für Rechnungen mit einem Betrag von bis zu 1.000 Euro.
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Praktische Vorteile durch digitale Buchführung für kleine und mittelständische Unternehmen
Die folgenden drei Bereiche bieten reichlich Potenzial, durch eine gezielte Digitalisierung von Arbeitsabläufen in der Finanzbuchhaltung Zeit zu sparen und Kosten zu senken.
Digitale Buchführung #1: Durch Einsatz eines DMS den Umgang mit Dokumenten optimieren
In vielen Buchhaltungsabteilungen mittelständischer Firmen verlieren die Mitarbeitenden Zeit und Energie, weil sie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und sonstige Unterlagen umständlich in Aktenordnern und Papierstapeln suchen müssen. Dies gilt für das Tagesgeschäft, aber auch für besondere Situationen wie zum Beispiel ein Audit. Hier bedeutet es für die Buchhaltung oft schon einen hohen Aufwand, wenn der Prüfer lediglich alle Rechnungen des vergangenen Jahres sehen will. Dann heißt es Aktenwälzen und darauf hoffen, dass alle Dokumente am vorgesehenen Ort abgeheftet sind.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) beschleunigt den Zugriff auf Informationen deutlich. Mithilfe eines DMS kann die Buchhaltung alle relevanten Informationen durch eine einfache Abfrage zusammenstellen und an den Auditor oder die Geschäftsführung weiterleiten.
Ein DMS ist aber mehr als bloß ein elektronisches Archiv – es verbessert auch das Handling von Geschäftsdokumenten:
- Die Software kategorisiert die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung nach Benutzervorgaben und legt sie automatisch digital ab.
- Protokoll- und Sicherheitsmechanismen helfen einem dabei, die Anforderungen der GoBD an eine revisionssichere Archivierung zu erfüllen.
- Zudem erleichtert der digitale Workflow bei abteilungsübergreifenden Prozessen wie der Rechnungsfreigabe allen Beteiligten die Arbeit.
Digitale Buchführung #2: Mit integrierter Software die Anlagenbuchhaltung verbessern
Ein weiterer Bereich mit verbesserungsbedürftigen Arbeitsabläufen ist oft die Anlagenbuchhaltung. Viele kleine und mittlere Unternehmen erfassen und verwalten ihr Anlagevermögen händisch über ein Office-Programm. Das ist fehleranfällig und aufwendig. Die Lösung: eine in die Finanzbuchhaltungssoftware integrierte Anlagenbuchhaltung einsetzen. Dann verwalten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung, ohne hierfür ein separates Programm öffnen zu müssen. Sie können Abschreibungen automatisch berechnen lassen und mit Kostenstellen bzw. Kostenträgern buchen.
Mit einer integrierten Software für die Anlagenbuchhaltung verfügen Sie zu jedem Zeitpunkt über alle Inventardaten zu den abschreibungspflichtigen Anlagegütern und können aktuelle Auswertungen erstellen.
Eine integrierte Anlagenbuchhaltungssoftware ermöglicht es Ihnen außerdem, den Anlagespiegel zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln. Das System überführt die in der Finanzbuchhaltung gespeicherten Handelsbilanzwerte in das XBRL-Datenschema der E-Bilanz. Die werthaltigen Positionen zum Anlagespiegel besetzt es dabei automatisch vor. Dadurch sparen die Buchhaltungskräfte Zeit und vermeiden Erfassungsfehler.
Digitale Buchführung #3: Wiederkehrende Buchungen automatisieren
Der dritte Bereich, in dem Sie durch eine digitale Lösung Zeit sparen und die Fehlerquote verringern können, sind wiederkehrende Buchungen. Hierzu zählen beispielsweise Mieten, Leasingraten und Beitragszahlungen. Solche regelmäßigen Buchungsfälle jedes Mal neu zu erfassen, ist lästig und ineffizient. Die Buchhaltungskräfte verlieren dadurch nicht nur Arbeitszeit, sie riskieren auch Falscherfassungen, die zu Mehraufwand führen.
Durch den Einsatz entsprechender Finanzbuchhaltungssoftware lässt sich das vermeiden. Ähnliche oder gleichlautende Buchungen („wiederkehrende Buchungen”) werden einmalig in Abschlussgruppen und Belegordnern angelegt. Für jede wiederkehrende Buchung lässt sich ein Platzhalter für das Abrufdatum hinterlegen.
Außerdem können pro Abrufgruppe eine Kurzbezeichnung und eine Notiz eingegeben werden. Dank solcher Funktionen behalten die Mitarbeitenden den Überblick und gewinnen Zeit für produktivere Aufgaben im Bereich der Finanzbuchhaltung.
Digitalisierung in der Buchhaltung – 10 Gründe für papierlose Prozesse
Was bringt die Digitalisierung meiner Buchhaltung wirklich – für mich und meine Mitarbeitenden? Warum hört man immer wieder: „Wer nicht digitalisiert, verliert“? Und sind meine bewährten Arbeitsweisen etwa veraltet? Viele Unternehmerinnen und Unternehmer stellen sich aktuell genau diese Fragen. In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Digitalisierung der Buchhaltung ein entscheidender Schritt ist, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig und wettbewerbsfähig zu machen.
Viele Unternehmen setzen heute eine Buchhaltungssoftware ein. Verfügen sie damit bereits über das, was Fachleute als “digitale Buchhaltung” bezeichnen? – Nicht automatisch, denn auch wer ein Finanzbuchhaltungsprogramm nutzt, verbraucht oft weiterhin jede Menge Papier, weil viele Prozesse nach wie vor papiergebunden ablaufen.
Digitalisierung in der Buchhaltung bedeutet jedoch vor allem, papierlose und damit digitale Prozesse zu etablieren. Niemand muss dann beispielsweise händisch Daten von einer Rechnung in eine Buchungsmaske übertragen. Stattdessen werden Rechnungen, soweit sie überhaupt noch auf Papier eintreffen, eingescannt bzw. direkt elektronisch weiterverarbeitet.
Auch die Kontierung läuft digital und weitgehend automatisch ab. Das Gleiche gilt fürs Buchen von Kontobewegungen. Moderne Finanzbuchhaltungssoftware ist dazu in der Lage – man muss ihre Möglichkeiten nur nutzen.
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Warum Digitalisierung in der Buchhaltung für Unternehmen wichtig ist
Die Digitalisierung macht Ihr Unternehmen zukunftsfähig. Digitale Prozesse machen Ihren Betrieb schneller, qualitativ besser, rationeller, wirtschaftlicher und rechtssicherer.
Wenn Sie diesen Weg beschreiten, dann ist der erste Schritt die Digitalisierung der Buchhaltung. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen Vorteile.
10 Gründe für digitale Buchhaltung
1. Wettbewerbsfähigkeit erhalten
Die Digitalisierung hält Sie wettbewerbsfähig. Indem Sie Automatisierungen nutzen und manuelle Arbeit einsparen, senken Sie Ihre Kosten. Sie reagieren flexibler auf Marktveränderungen. Denn Sie haben präzise, schnelle Reports und aktuelle Kennzahlen, die Ihnen die Unternehmenssteuerung erleichtern.
2. Zeit und Kosten sparen
Wenn Eingangsrechnungen digital erfasst und kontiert, Ausgangsrechnungen elektronisch generiert und offene Posten automatisch ausgeziffert werden, sparen Sie die Kosten einer manuellen Bearbeitung. Zugleich geht das Ganze viel schneller als in manuellen Prozessen.
Fehler treten gar nicht erst auf oder sind rasch ausgebügelt, Rückfragen sind im Nu beantwortet, Suchaufwand entfällt. Das entlastet Ihre Mitarbeitenden und stärkt Ihre Liquidität.
3. Qualitätsgesicherte Prozesse
Der erste Schritt zur Digitalisierung der Buchhaltung besteht darin, konsistente und schlanke Prozesse zu entwerfen. Das eliminiert Fehler und gibt Mitarbeitenden Klarheit und Sicherheit über ihre Tätigkeiten. So können Sie in der Software Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe vorbereiten, mit denen auch Urlaubsvertretungen sofort zurechtkommen.
4. Fachkräftemangel bewältigen
Indem Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, kommen Sie mit weniger Personal aus, weil der Computer viele Routineprozesse erledigt. Zugleich binden Sie Fachkräfte an Ihr Unternehmen, denn die Beschäftigten erkennen, dass sie bei Ihnen hochqualifiziert und mit modernen Tools und Techniken arbeiten. Das wiederum stärkt Ihre Reputation am Arbeitsmarkt.
5. Informationen in Echtzeit, immer auskunftsfähig
Die Märkte sind volatil. Wie können Sie wissen, dass Sie in die richtige Richtung steuern? Richtig: durch Kennzahlen-Auswertungen, Liquiditätsberichte, Übersichten über die Laufzeit von Forderungen und Verbindlichkeiten usw. Digitalisierung in der Buchhaltung liefert Ihnen schnell zuverlässige Zahlen als Entscheidungsgrundlage.
6. Compliance mit GoBD und Datenschutzrichtlinien
Betriebsprüfungen sind mit einer digitalisierten Buchhaltung kein Grund zur Sorge mehr. Ihre Software unterstützt Sie dabei, die Buchführung sicher und transparent zu gestalten – ganz gemäß den Vorgaben der GoBD. Jeder Geschäftsvorfall wird mit den dazu gehörigen Dokumenten und Belegen verknüpft und im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert.
Die Prüf- und Genehmigungs-Workflows für Eingangsrechnungen sind klar dokumentiert. Die Protokollierung aller Aktivitäten in der Software macht Ihre Geschäftsvorfälle nachvollziehbar.
Zudem können Sie passgenau Zugriffsrechte vergeben, um Ihre Daten zu schützen.
7. Bessere Reputation bei Lieferanten und Kunden
Da Ihre Eingangsrechnungen in einem papierlosen Prozess viel schneller bearbeitet werden, können Sie Skonto in Anspruch nehmen. Das spart Geld und die schnelle Zahlung sorgt für einen guten Ruf bei Lieferanten. Durch gute Pflege der Lieferantenbeziehungen können Sie Materialknappheit und Lieferengpässen frühzeitig begegnen und Ihre Termintreue gegenüber den Kunden wahren.
8. Schnellere und einfachere Prozesse mit dem Steuerberater
Möglicherweise lassen Sie Ihren Jahresabschluss und Ihre Finanzberichte vom Steuerberater erstellen. Wussten Sie, dass die Digitalisierung in der Buchhaltung Ihnen die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater erleichtert?
Sie können mit der Kanzlei Dokumente über ein digitales Portal effizient austauschen. Kein Hin und Her mehr mit Pendelordnern, Sie arbeiten einfach digital zusammen.
9. Einstiegspunkt für weitere Automatisierungen
Warenwirtschaft, Produktion, Projekte, Reisekosten, Löhne und Gehälter, sie alle haben mit der Finanzbuchhaltung zu tun. Da die Buchhaltung eine so zentrale Funktion im Unternehmen ist, ist sie der ideale Ausgangspunkt für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen.
Warum ist die Buchhaltung die erste Station Ihrer Unternehmensdigitalisierung? Ganz einfach, weil sie sich ideal dazu eignet. Die Buchhaltung ist hochgradig standardisiert und formalisiert. Vorgänge rund um Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontierung, Buchung, und Finanzberichte wiederholen sich immer wieder in der gleichen Form und sind deshalb prädestiniert für Digitalisierung.
10. Fördermöglichkeiten
Bund und Länder haben zahlreiche Förderprogramme zur Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) aufgelegt. Daher ist es empfehlenswert, sich vor dem Beginn von Digitalisierungsprojekten zu informieren, ob es für das eigene Vorhaben Fördermittel für Digitalisierung gibt.
Neue Prozesse, neue Rollen, bessere Arbeitsbedingungen
Digitalisierung in der Buchhaltung wird die Arbeit in Ihrer Finanzabteilung verändern. Hier einige Beispiele aus dem Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung (REV).
Digitaler Rechnungseingang
Im Zuge der E-Rechnungspflicht gehören elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zum Tagesgeschäft. Standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD kann eine Buchhaltungssoftware automatisch einlesen.
Aber auch eingehende Rechnungen in einem unstrukturierten PDF-Format (als E-Mail-Anhang) oder gescannte Papierrechnungen lassen sich mithilfe einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung schnell weiterverarbeiten.
So landen alle digitalen Belege direkt im Rechnungseingang der Buchhaltung. Dort werden die Rechnungen an die zuständigen Prüfer verteilt. Zuerst für die formale, dann für die sachliche Prüfung und schlussendlich für die Freigabe.
Dieser transparente, digitale Workflow stellt sicher, dass jede Eingangsrechnung schnellstmöglich bei den richtigen Personen ankommt. Das beschleunigt den Freigabeprozess enorm. Zudem hat die Buchhaltung stets alles im Blick und weiß bei Rückfragen zu einer Rechnung sofort, an wen sie sich zu wenden hat.
Rollen und Workflows
Bleiben wir beim Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung. Die elektronische REV ist für die Mitarbeitenden mit bestimmten Rollen verbunden.
Rechnungen werden nicht mehr in eine Abteilung “hineingekippt”, sondern den im System hinterlegten Personen direkt in ihren digitalen Eingangskorb gelegt. Die Vorständin Frau Dr. Meier wird zum Beispiel die Zahlungsfreigabe verantworten, der Projektleiter Herr Müller wird die sachliche Richtigkeit bestätigen, und die Buchhalterin Frau Schneider prüft die formale Richtigkeit.
Ist eine dieser Personen verhindert, greift eine ebenfalls in der Software hinterlegte Vertretungsregelung. Gibt es Unklarheiten bei der Rechnung, existieren definierte Prozesse für unterschiedliche Rückfragen und Zurückweisungsgründe.
Zugriffssteuerung
Entsprechend Ihren Rollen haben die Mitarbeitenden Profile, die ihre Zugriffsmöglichkeiten präzise regeln - immer nach der Maxime “so viel wie nötig, so wenig wie möglich”.
Arbeitsverbesserung im Rechnungseingang
Da elektronische Rechnungen weitgehend automatisiert ausgelesen werden, entfällt die langweilige und fehleranfällige Arbeit der manuellen Erfassung. Die vordefinierten Prozesse sorgen für Klarheit und Sicherheit im Arbeitsalltag.
Die Archivierung kompletter Geschäftsvorfälle und das zugrundeliegende DMS machen es leicht, Rückfragen schnell zu beantworten. Dabei sorgen die geregelten Zuständigkeiten und Workflows für eine nahtlose, fehlerfreie Bearbeitung.
Welche technischen Anforderungen stellt Digitalisierung in der Buchhaltung?
Sie benötigen eine moderne Finanzbuchhaltungssoftware und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Idealerweise ist das DMS in die Finanzbuchhaltungslösung integriert, denn Belege und Dokumente müssen ja mit der Buchung verknüpft hinterlegt werden.
Es ist sinnvoll, einen Anbieter auszuwählen, der weitere Lösungen im Gepäck hat, zum Beispiel für die Bereiche Warenwirtschaft sowie Lohnabrechnung und Personalmanagement. Denn auch dort ist Digitalisierung angesagt. Und reibungslose digitale Prozesse setzen nun einmal voraus, dass die eingesetzten Lösungen gut harmonieren.
Fazit
Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, Geschäftsvorfälle schneller, flexibler, qualitativ hochwertiger und sicherer zu bearbeiten. An einer digitalen Buchhaltung führt daher kein Weg vorbei, wenn Sie auch künftig wettbewerbsfähig bleiben möchten. Da die Buchhaltung in Verbindung mit einem integrierten DMS eine zentrale Funktion im Unternehmen innehat, bildet sie die ideale Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte.
Die Mitarbeitenden bei der Digitalisierung mitnehmen - Tipps von einer Expertin
Viele mittelständische Unternehmen starten derzeit Digitalisierungsprojekte. Dabei richten die Verantwortlichen ihren Blick vor allem auf Prozesse, Daten und Strukturen rund um das Geschäftsmodell – und vergessen dabei leider häufig die Menschen im Unternehmen. Doch wie gelingt es, Mitarbeitende auf dem Weg der Digitalisierung mitzunehmen? Wie können sie aktiv eingebunden und begeistert werden? Wie erreicht man jene, die zögern oder sogar blockieren? Und wie lässt sich mit der Angst vor Veränderung umgehen? Diesen Fragen widmet sich Natalie Biele, Geschäftsführerin der Solvie und Kollegen Unternehmensberater GmbH, im Talkformat "Butter bei die Fische“.
Digitalisierung als zentrales Thema im Mittelstand
Die Digitalisierung im Mittelstand gehört aktuell zu den wichtigsten strategischen Aufgaben. Viele Unternehmen erhoffen sich davon Effizienzsteigerungen, eine bessere Wettbewerbsfähigkeit und die Skalierung ihres Geschäftsmodells. Diese Entwicklungen führen zu tiefgreifenden Veränderungen in Unternehmensstrukturen und Abläufen. Fachleute nennen dies digitale Transformation.
Dabei konzentrieren sich Projektverantwortliche häufig auf Prozesse, Daten und Technik. Ein entscheidender Erfolgsfaktor wird jedoch oft übersehen: Mitarbeitende bei der Digitalisierung mitzunehmen und aktiv einzubinden.
Menschen im Fokus der digitalen Transformation
Natalie Biele von der Hamburger Unternehmensberatung Solvie und Kollegen, Expertin für Change Management im Mittelstand, erlebt in Digitalisierungsprojekten sehr unterschiedliche Haltungen: Manche Mitarbeitende sind begeistert und möchten den Wandel aktiv mitgestalten. Andere reagieren verunsichert, zögern oder haben sogar Angst vor Veränderung.
Gerade zu Beginn eines Transformationsprozesses stellt sich für viele Mitarbeitende die zentrale Frage: “Was bedeutet die Digitalisierung für mich und meine Aufgaben?”
Warum Digitalisierungsprojekte scheitern – und wie man das verhindert
Laut Biele scheitern die meisten Digitalisierungsprojekte im Mittelstand nicht an der Technik, sondern an mangelnder Mitarbeiterkommunikation und fehlender Partizipation. Erfolgreiche Projekte setzen darum auf transparente Information, klare Zielbilder und echte Beteiligung.
Ihr Fazit:
Ein Digitalisierungsprojekt ist nur dann erfolgreich, wenn die Menschen frühzeitig eingebunden werden – und engagiert bleiben, während die Transformation im Unternehmen läuft.
Fünf grundlegende Tipps für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte
Damit die digitale Transformation des Unternehmens gelingt und die Mitarbeitenden diesen Prozess unterstützen, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Umsetzung und Kommunikation stets zusammen planen — Das bedeutet, dass von Beginn an für beide Bereiche gleichermaßen Kapazitäten zu berücksichtigen sind. „Mit der Informationsweitergabe zu warten, bis alle Pläne zu 100 Prozent feststehen und das Vorhaben tatsächlich startet, kann zu spät sein, um entstehende Gerüchte und negative Kommentierungen zu verhindern“, sagt Natalie Biele. Planung, Kommunikation, Umsetzung – das alles koste viel Zeit. Zu viel Zeit, um es „mal eben so“ nebenher zu machen.
- Führungskräfte frühzeitig einbinden und durch Integration und Beteiligung für das Vorhaben gewinnen.
- Kohärent kommunizieren — Die Projektverantwortlichen sollten die Sinnhaftigkeit und Zielsetzung der Veränderungen konkret und nachvollziehbar darstellen. Hierbei ist die Machbarkeit im Blick zu behalten.
- Die Begeisterten als Multiplikatoren nutzen — und zu Motivatoren für das Gesamtprojekt machen.
- Berechtigte Einwände ernst nehmen — und Blockierer frühzeitig identifizieren und „einfangen“.