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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
KI in der Baukalkulation: Wie semantische Suche und Embeddings Preisvorschläge revolutionieren
Künstliche Intelligenz verändert die Art, wie Bauunternehmen kalkulieren. Durch sogenannte Embedding-Modelle und semantische Suchtechnologien lassen sich Preisvorschläge aus früheren Projekten auf neue Leistungsverzeichnisse übertragen – schnell, transparent und nachvollziehbar. Der Beitrag zeigt, wie diese Technologien funktionieren und welchen konkreten Nutzen sie in der Baupraxis bieten.
Grundlagen: Von Embeddings bis Reranking
Die KI-gestützte Kalkulation nutzt spezialisierte Embedding-Modelle, die Textdaten in hochdimensionale Vektoren umwandeln. Dadurch lassen sich ähnliche Inhalte mathematisch vergleichen – etwa Positionen in Leistungsverzeichnissen. Diese semantische Suche wird anschließend durch ein Reranking-Modell verfeinert, das die relevantesten Ergebnisse priorisiert.
Ein typischer Workflow sieht so aus: Ein neues Leistungsverzeichnis wird analysiert, Embedding-Modelle wandeln die Texte in Vektoren um, und das System sucht automatisch nach ähnlichen Positionen in einer bestehenden Projektdatenbank. Auf dieser Basis werden fundierte Preisvorschläge generiert.
KI-gestützte Kalkulation: Projektwissen nutzen
Die Idee: Effizienz, Qualität und Transparenz steigern – weg von unstrukturierten Erfahrungswerten, hin zu datenbasierten Empfehlungen. Dabei ersetzt die KI keine Fachkraft, sondern unterstützt den Kalkulator mit nachvollziehbaren Vorschlägen.
Gerade in der Baupraxis stellen kurze, fachspezifische Texte, Maßeinheiten und Abkürzungen besondere Anforderungen an die Modelle. Schon kleine Unterschiede können große Preisabweichungen verursachen. Um hier die besten Ergebnisse zu erzielen, werden unterschiedliche Modellgenerationen getestet – etwa text-embedding-3-large für die semantische Suche, GPT-4-Modelle zur Textverarbeitung (z. B. HTML-Cleaning) und Jina Reranker v2 für die Relevanzbewertung.
Technische Entwicklung und Learnings
Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie stark technische Details den Erfolg beeinflussen können: Ein entdeckter Tokenlimit-Bug, durch den nur die ersten 20 Tokens verarbeitet wurden, führte nach der Behebung zu deutlich besseren Ergebnissen.
Der Einsatz eines zweistufigen Retrieval-Systems – zunächst Hybrid Search (Kombination aus Vektor- und Keyword-Suche), anschließend semantisches Reranking via Jina AI – sorgte für deutlich präzisere Empfehlungen.
Performance-Optimierungen wie Batchverarbeitung und Caching ermöglichen es, auch große Leistungsverzeichnisse effizient zu verarbeiten.
Praxisbeispiel: Preisvorschlag für eine Sanitär-Position
Ein praktischer Anwendungsfall zeigt den Nutzen: Eine neue Position im Leistungsverzeichnis lautet „Wandhängendes WC“. Die KI durchsucht rund 599.170 Positionen aus früheren Projekten und findet eine nahezu identische.
Der Vorschlag: 285,50 € / Stück, mit einem Similarity Score von 0,89.
Transparenz ist dabei zentral: Das System zeigt das Quellprojekt, das Datum und eine Begründung anhand von Text und Kalkulationsdetails. So bleibt die Entscheidung nachvollziehbar – der Mensch behält die Kontrolle.
Klarer Nutzen für Bauunternehmen
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Zeitersparnis bei der Angebotskalkulation
- Konsistente Preisbildung auf Basis echter Projektdaten
- Wissenserhalt über abgeschlossene Projekte hinweg
Aktuell liegen nur Schätzwerte vor, doch der Trend zeigt: Angebotsabgaben können spürbar beschleunigt werden, ohne die fachliche Qualität zu gefährden.
Mensch und Maschine im Zusammenspiel
Die KI wird bewusst als Vorschlagssystem eingesetzt, nicht als automatischer Entscheidungsträger. Jede Preisempfehlung durchläuft eine fachliche Prüfung durch erfahrene Kalkulatoren. So bleibt die menschliche Expertise im Zentrum – die KI beschleunigt lediglich den Recherche- und Übertragungsprozess.
Man könnte jede Position auch manuell kopieren, doch der KI-gestützte Ansatz ermöglicht eine strukturierte, transparente und reproduzierbare Entscheidungsbasis – ein klarer Schritt in Richtung digitaler Baukalkulation.
Fazit
Semantische Suche und Embedding-Technologien zeigen, wie sich moderne KI sinnvoll im Bauwesen einsetzen lässt. Sie machen vorhandenes Wissen zugänglich, sparen Zeit und schaffen Vertrauen durch nachvollziehbare Vorschläge. Die Zukunft der Baukalkulation ist nicht automatisiert – sondern intelligent unterstützt.
Quellen
Bundesagentur für Arbeit – Saison-Kurzarbeitergeld
Wie HAVERKAMP mit einem DMS Geld und Zeit spart
Wie können kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Prozesse digitalisieren, Zeit sparen und die Zusammenarbeit verbessern? Das Beispiel der HAVERKAMP GmbH zeigt es. Der Glas- und Sicherheitsspezialist hat mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) für KMU seine Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit gesteigert und einen entscheidenden Schritt in Richtung papierloses Büro gemacht.
Die Herausforderung: Papierberge und analoge Prozesse
Wie bei vielen anderen mittelständischen Unternehmen prägten auch bei HAVERKAMP Papierberge, Aktenordner und manuelle Prozesse lange Zeit den Büroalltag. So wurden Rechnungen beispielsweise ausgedruckt, zur Freigabe weitergereicht, unterschrieben und wieder eingescannt. Dieses Prozedere erwies sich jedoch als zunehmend ineffizient.
Die Lösung: DMS-Einführung als Wendepunkt
Für das Unternehmen stand fest, dass es seine zentralen administrativen Prozesse digitalisieren und beschleunigen möchte. Gemeinsam mit dem Suiteify-Partner xtero führte HAVERKAMP daher Ende 2019 das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Suiteify ein. Seitdem ermöglicht die digitale Lösung den sicheren, ortsunabhängigen Zugriff auf alle Unternehmensdokumente und erleichtert die effiziente Zusammenarbeit über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.
Vorteile des DMS für KMU
Seit der Einführung des Suiteify DMS classic profitieren die Teams bei HAVERKAMP von wichtigen Verbesserungen wie zum Beispiel:
- Mobiler Zugriff auf Dokumente – jederzeit und überall verfügbar
- Automatisierte Workflows – weniger Fehler und schnelleres Arbeiten
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit – Teams arbeiten effizient zusammen
- GoBD-konforme Archivierung – rechtskonforme Dokumentenaufbewahrung
- Präzise Zugriffsrechte – Über die Rechtevergabe kann das Unternehmen flexibel steuern, wer welche Informationen sehen darf
Automatisierung durch digitale Rechnungseingangsverarbeitung
Ein weiterer Meilenstein war die Einführung der Suiteify Approvals classic (REV) bei HAVERKAMP. Früher aufwendige manuelle Prozesse sind damit effizient, transparent und umweltfreundlich geworden. Rechnungen werden nun digital geprüft, freigegeben und automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben.
Nachhaltigkeit durch digitale Archivierung
Digitale Prozesse reduzieren nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die Druckkosten und schaffen Platz im Büro. Die Kombination aus Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit macht das DMS somit zu einem strategischen Erfolgsfaktor für mittelständische Unternehmen.
Zukunftsfähige Prozesse dank Dokumentenmanagement
Das Beispiel von HAVERKAMP zeigt: Die digitale Transformation gelingt Schritt für Schritt, wenn klare Ziele definiert und die richtigen Partner eingebunden werden. Der Umstieg vom papiergebundenen Büro auf digitale Workflows mittels eines DMS steigert die Effizienz und fördert Nachhaltigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit und ist für KMU ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. So entsteht ein modernes Arbeitsumfeld, das die Basis für zukunftsfähiges Arbeiten im Mittelstand schafft.
Über HAVERKAMP
Die HAVERKAMP GmbH ist ein international agierender Mittelständler mit Sitz in Münster. Seit 1978 entwickelt das Unternehmen Hightech-Folien und Sicherheitslösungen für Gebäude, Fahrzeuge und die Industrie. Das Produktspektrum reicht vom klassischen Sonnen- oder Splitterschutz bis zu smarten, per App steuerbaren Folien. Mit einem eigenen Forschungszentrum, jahrzehntelanger Erfahrung und Pioniergeist steht HAVERKAMP für Qualität, Innovation und Nachhaltigkeit – "Made in Germany".
Pflichtangaben in der E-Rechnung richtig umsetzen: Nützliche Hilfestellung von FeRD und KoSIT
Auch elektronische Rechnungen müssen alle im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegten Pflichtangaben enthalten. Eine tabellarische Übersicht zeigt, in welchem Datenfeld der europäischen Norm EN 16931 die jeweiligen Angaben zu hinterlegen sind. Damit schaffen das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mehr Klarheit bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben in der E-Rechnung.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Rechnungsstellung stehen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor der Herausforderung, elektronische Rechnungen nicht nur effizient, sondern auch rechtskonform zu erstellen. Hier setzt die neue Publikation „Empfehlungen zu Pflichtangaben in einer E-Rechnung“ an.
Was bietet die neue Publikation von FeRD und KoSIT?
E-Rechnungen unterliegen denselben strikten Anforderungen wie Papierrechnungen. Die gemeinsame Hilfestellung von FeRD und KoSIT besteht aus einer praxisorientierten Zuordnungstabelle, in der die Pflichtangaben gemäß UStG den entsprechenden Feldern der europäischen Norm für die elektronische Rechnung EN 16931 zugeordnet sind. So können Unternehmen und Softwareanbieter transparenter und sicherer arbeiten – und vermeiden Fehler, die steuerliche oder formale Konsequenzen haben können.
Besonders hilfreich für KMU
Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren von der neuen Übersicht. Sie sorgt für Klarheit bei der Datenerfassung, unterstützt die Einhaltung umsatzsteuerrechtlicher Anforderungen und beugt formalen Fehlern vor.
Denn seit Beginn der E-Rechnungspflicht zählt für die steuerliche Anerkennung einer E-Rechnung ausschließlich der strukturierte XML-Datensatz. Das gilt auch für Formate wie ZUGFeRD, die zusätzlich eine von Menschen lesbare PDF–Komponente enthalten.
Fehlende oder fehlerhafte Angaben in der XML-Datei können dazu führen, dass Rechnungen steuerlich nicht anerkannt werden oder bereits vom Rechnungsempfänger direkt abgelehnt werden.
Die wichtigsten Pflichtangaben in einer E-Rechnung
Gemäß § 14 UStG und § 14a UStG müssen unter anderem folgende Angaben enthalten sein:
- Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfängerin
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge, Art und Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- Leistungszeitpunkt (falls abweichend vom Rechnungsdatum)
- Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
Mit Hilfe der neuen Tabelle können Unternehmen und Entwickler genau nachvollziehen, in welchem Datenfeld der EN 16931 jede dieser Angaben zu erfassen ist. Dies reduziert Fehlinterpretationen.
Teil eines größeren Projekts
Die Veröffentlichung bildet den Auftakt zu einer Reihe weiterer Leitfäden von FeRD und KoSIT. Ziel ist es, die Standards für elektronische Rechnungen weiter zu harmonisieren und branchenübergreifend verständlich zu gestalten.
Kostenloser Download
Die Publikation „Empfehlungen zu Pflichtangaben in einer E-Rechnung“ steht kostenfrei zum Download bereit:
FeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland
KoSIT – Koordinierungsstelle für IT-Standards
Fazit: Mehr Transparenz und Rechtssicherheit für die E-Rechnung
Mit ihrer neuen Hilfestellung schaffen FeRD und KoSIT mehr Transparenz und Orientierung in der E-Rechnungswelt. Die Publikation unterstützt Unternehmen und Softwareentwickler dabei, Pflichtangaben in E-Rechnungen gesetzeskonform, normgerecht und nachvollziehbar umzusetzen. Somit ist sie ein wertvolles Nachschlagewerk für alle, die E-Rechnungen erstellen oder entsprechende Software entwickeln.