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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
DMS Software - Warum ein Dokumentenmanagementsystem besser ist als Explorer und Co.
Die effiziente Verarbeitung, Speicherung und Verwaltung digitaler Geschäftsdokumente ist für Unternehmen heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Viele kleinere Firmen setzen jedoch noch immer auf eine einfache Dokumentenablage im Dateisystem, beispielsweise im Windows-Explorer. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet: von der GoBD-konformen Archivierung bis hin zur Integration in digitale Geschäftsprozesse.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Dokumentenmanagement bedeutet, aus unstrukturierten Dokumenten strukturierte, durchsuchbare Informationen zu machen. Ein Dokumentenmanagementsystem ist jedoch weit mehr als eine digitale Ablage:
- Es speichert und verwaltet Dokumente in einer Datenbank.
- Es ermöglicht eine gezielte Suche nach Dokumenten anhand von Schlagworten, Inhalten oder Metadaten.
- Zudem unterstützt es die revisionssichere Archivierung und erfüllt die Anforderungen der GoBD und DSGVO.
Im Gegensatz dazu bietet ein herkömmliches Dateisystem wie der Windows-Explorer lediglich einfache Speicher- und Ordnerstrukturen. Eine intelligente Verwaltung wie automatische Verschlagwortung, Versionierung, Workflow-Management oder Integration in digitale Geschäftsprozesse ist im klassischen Dateisystem nicht oder nur sehr schwer möglich. Darüber hinaus sind Standard-Dateisysteme in Bezug auf Datenschutz und Schutz vor Datenverlust ohne zusätzliche Maßnahmen wie Backups, Verschlüsselung oder Rechteverwaltung deutlich unsicherer als DMS-Software.
DMS Software vs. Dateisystem – der direkte Vergleich
Integration in Geschäftsprozesse – der Schlüssel zur Digitalisierung
Ein großer Vorteil professioneller DMS-Software ist die nahtlose Einbindung in Geschäftsprozesse. Über Schnittstellen können Dokumente direkt mit Business-Apps und ERP-Systemen verknüpft werden. Das bedeutet:
- Angebote lassen sich automatisch zu Aufträgen und Rechnungen weiterführen.
- Dokumente werden GoBD-konform archiviert und in der Verfahrensdokumentation dokumentiert.
- Die Ablage wird zur Single Source of Truth – alle Nutzer arbeiten immer mit der aktuellen Version.
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Cloud-DMS oder On-Premises – was ist besser?
Bei der Wahl des Dokumentenmanagementsystems spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle.
- On-Premises-Lösungen speichern Dokumente auf eigenen Servern und sind oft die erste Wahl für maximale Datensicherheit. Über sichere VPN-Verbindungen können Nutzer auch außerhalb des physischen Standorts auf alle Funktionen und Dokumente des DMS zugreifen.
- Cloud-DMS bieten Flexibilität und ortsunabhängigen Zugriff über das Internet, müssen jedoch DSGVO-konform sein. Darauf ist vor allem dann zu achten, wenn der Cloudanbieter seinen Sitz außerhalb der EU hat.
Fazit: DMS-Software schlägt Dateisystem
Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist weit mehr als eine einfache Ablage im Dateisystem. Es sorgt für maximale Dokumentensicherheit und gewährleistet einen hohen Standard beim Datenschutz. Durch die GoBD-konforme Archivierung werden gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllt. Die effiziente Dokumentenverwaltung wird durch Funktionen wie OCR-gestützte Suche, gezielte Schlagwortvergabe und komfortable Versionierung entscheidend verbessert.
Zudem lässt sich ein DMS nahtlos in bestehende digitale Geschäftsprozesse integrieren, was Abläufe beschleunigt und die Zusammenarbeit optimiert. Damit wird das Dokumentenmanagement zu einem zentralen Motor der digitalen Transformation im Unternehmen. Kurz gesagt: DMS Software spart wertvolle Zeit, minimiert den Suchaufwand und macht Ihr Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig und zukunftssicher.
GoBD-konforme Buchhaltung: Die 11 wichtigsten Anforderungen für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen verbindliche Anforderungen an die digitale Buchhaltung fest. Unternehmen, die eine GoBD-konforme Buchführung umsetzen möchten, müssen gewährleisten, dass alle steuerlich relevanten Belege und Daten vollständig, korrekt, nachvollziehbar und revisionssicher archiviert werden. Dieser Beitrag bietet einen kompakten Überblick über die zentralen GoBD-Anforderungen, erläutert die Grundlagen einer GoBD-konformen Belegarchivierung und stellt die elf wichtigsten Aspekte vor, die bei der elektronischen Buchführung zu beachten sind.
Wer ist zur GoBD-konformen Buchhaltung verpflichtet?
Die GoBD gelten unabhängig von der Unternehmensgröße oder Rechtsform – vom Einzelunternehmer bis zur Aktiengesellschaft. Selbst Kleinunternehmer und Freiberufler müssen die Vorschriften umsetzen, sobald sie ihre Buchhaltung digital führen oder Belege elektronisch speichern.
Das bedeutet: Wer Belege digital archiviert, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzt oder eine Buchhaltungssoftware einsetzt, muss sicherstellen, dass alle Prozesse den GoBD Vorschriften entsprechen – von der Erfassung über die Speicherung bis zur Bereitstellung für Betriebsprüfer.
Welche digitalen Systeme umfasst die GoBD-konforme Buchhaltung?
Neben klassischer Buchhaltungssoftware unterliegen auch ergänzende Systeme den GoBD Vorschriften, wie zum Beispiel:
- Kassensoftware
- Lohnabrechnungsoftware
- Anlagenbuchhaltung
- Zeiterfassungssoftware
- Reisekostenabrechnungs-Tools
- E-Mail-Programme für den Empfang und Versand von Rechnungen
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GoBD-Anforderungen an Unternehmen im Überblick
Die Umsetzung der GoBD-Anforderungen ist für alle Unternehmen verpflichtend, die ihre Buchhaltung elektronisch führen. Im Folgenden finden Sie die 11 zentralen Punkte, die für eine GoBD-konforme Buchhaltung entscheidend sind – jeweils mit praktischen Beispielen und Hinweisen zur Umsetzung.
1. GoBD-konforme Belegarchivierung
Alle steuerrelevanten Dokumente – ob Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Verträge oder Quittungen – müssen GoBD-konform archiviert werden.
Das bedeutet:
- Speicherung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder in einer GoBD-konformen Cloud-Lösung
- Schutz vor Löschung während der Aufbewahrungsfrist
- Sicherstellung der GoBD Datensicherheit durch Berechtigungsmanagement
Beispiel: Eine Rechnung, die per E-Mail eingeht, wird automatisch ins DMS importiert und dort unveränderbar gespeichert.
2. Ersetzendes Scannen und digitale Archivierung
Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege digitalisiert, sodass das Original in Papierform nicht mehr aufbewahrt werden muss.
Wichtige Punkte:
- Nutzung eines Scanners mit GoBD-konformer Software
- Speicherung im GoBD-konformen DMS
- Volltextindizierung für spätere Suchanfragen
Beispiel: Eingehende Papierrechnungen werden direkt nach Erhalt gescannt, digital archiviert und über OCR (Texterkennung) automatisch mit den richtigen Buchungsdaten versehen.
3. Protokollierung von Änderungen
Eine zentrale GoBD-Vorgabe ist die vollständige Änderungshistorie.
Das bedeutet:
- Jede Änderung an Belegen oder Stammdaten muss protokolliert werden.
- Die Historie muss jederzeit abrufbar sein.
- Manipulationen werden dadurch ausgeschlossen.
Beispiel: Wird in einer Kundendatei die Adresse geändert, speichert das System automatisch Datum, Uhrzeit, Benutzername und alte Adresse.
4. Verknüpfung von Beleg und Buchungssatz
„Keine Buchung ohne Beleg“ ist ein Grundprinzip der GoBD.
- Jeder Buchungssatz muss mit dem zugehörigen Beleg verknüpft sein.
- Die Verknüpfung darf nicht gelöst werden können.
- Die Archivierung muss auch bei einem Systemwechsel gewährleistet bleiben.
Beispiel: Eine Ausgangsrechnung wird gebucht – das System verlinkt automatisch den PDF-Beleg in der Buchung.
5. Zuordnung weiterer Unterlagen
Neben Belegen müssen auch andere relevante Dokumente mit Geschäftsvorfällen verknüpft werden, z. B.:
- Verträge
- Preisabsprachen
- Schriftverkehr mit Kunden oder Lieferanten
Beispiel: Eine Projektabrechnung wird mit dem zugehörigen Vertrag und einer E-Mail-Korrespondenz gespeichert.
6. Zeitnahe und chronologische Erfassung
Die GoBD Regeln schreiben vor:
- Kassenbewegungen sind täglich zu erfassen.
- Eingangsrechnungen sind innerhalb von acht Tagen zu verbuchen.
- Unbare Vorgänge müssen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden.
Beispiel: Ein Unternehmer scannt alle Tagesumsätze noch am selben Abend und verbucht diese direkt im System.
7. Volltextindizierung und OCR
Mit einer Volltextindizierung können Belege schneller gefunden werden.
- OCR (Texterkennung) liest relevante Daten automatisch aus.
- Automatische Zuordnung zu Geschäftsvorfällen
- Weniger manueller Erfassungsaufwand
Beispiel: Eine eingescannte Rechnung mit dem Text „Reparatur Fahrzeug“ wird durch OCR erkannt und der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet.
8. Automatische Vergabe von Rechnungsnummern
GoBD-konforme Systeme vergeben fortlaufende Belegnummern und eindeutige Dokumenten-IDs.
Beispiel: Die Buchhaltungssoftware erstellt für jede Ausgangsrechnung automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nicht geändert werden kann.
9. Zugriffssteuerung und Datenschutz
- Schutz vor unbefugtem Zugriff
- Rollenbasierte Berechtigungen (Buchhalter, Prüfer, Sachbearbeiter)
- Zugriff für Finanzprüfer nach GoBD-Recht auf Datenzugriff
Beispiel: Eine externe Steuerprüferin erhält ein eigenes Nutzerinnenprofil mit Lesezugriff auf relevante Dokumente.
10. Hosting unter Einhaltung des Datenschutzes
Für Nutzerinnen und Nutzer einer Cloud-Buchhaltung gilt:
- Nutzung einer GoBD-konformen Lösung, die auf Servern in der EU läuft
- Vermeidung von Anbietern, die Daten in unsicheren Drittländern speichern
Beispiel: Ein Unternehmen nutzt eine deutsche Cloud-Buchhaltung, die DSGVO-konform ist und alle Daten verschlüsselt überträgt.
11. GoBD-Verfahrensdokumentation
Jedes Unternehmen muss einen GoBD-Verfahrensdokumentation erstellen:
- Beschreibung aller buchhaltungsrelevanten Prozesse
- Angabe der Verantwortlichkeiten
- Fortlaufende Aktualisierung bei Änderungen
- Speicherung der Dokumentation selbst im GoBD-konformen DMS
Beispiel: Die Verfahrensdokumentation beschreibt den genauen Ablauf vom Rechnungseingang über die Prüfung bis zur Zahlung und Archivierung.
Fazit: GoBD-konform arbeiten für rechtssichere und effiziente Buchhaltung
Eine GoBD-konforme Buchhaltung ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch entscheidend für Rechtssicherheit und Effizienz in der Unternehmensorganisation. Die GoBD-Anforderungen gewährleisten, dass alle steuerrelevanten Belege, Geschäftsvorfälle und Dokumente vollständig, richtig, zeitnah, unveränderbar und revisionssicher erfasst werden.
Durch die Umsetzung der GoBD-Vorschriften – von der GoBD-konformen Belegarchivierung über das ersetzende Scannen und die Protokollierung von Änderungen bis hin zur Volltextindizierung und GoBD-Verfahrensdokumentation – schaffen Unternehmen die Basis für eine ordnungsgemäße digitale Buchführung.
Ob Sie als Unternehmen, Selbstständiger oder Freiberufler arbeiten: Mit einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware oder einem GoBD-konformen DMS erfüllen Sie nicht nur die rechtlichen Vorgaben der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuchs (HGB), sondern optimieren auch Ihre internen Abläufe.
Tipp: Prüfen Sie regelmäßig Ihre Prozesse, um sicherzustellen, dass Ihre digitale Buchhaltung GoBD-konform bleibt – besonders bei Softwarewechseln, neuen gesetzlichen Regelungen oder organisatorischen Veränderungen. So vermeiden Sie Beanstandungen bei Betriebsprüfungen und stellen sicher, dass Ihre Buchführung jederzeit GoBD-rechtssicher ist.
Bei der Versandabwicklung Geld und Zeit sparen
Für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist die Versandabwicklung mit Paketdiensten und Speditionen sehr aufwendig. Der Grund dafür ist, dass der Versandprozess sowie die vor- und nachgelagerten Schritte der Auftragsabwicklung meist nur teilweise digitalisiert sind. Ein Warenwirtschaftssystem mit integrierter Lagerverwaltung optimiert diese Abläufe, reduziert Fehler und trägt zur Kostensenkung bei.
Digitale Versandabwicklung: Zeit- und Kostenvorteile für KMU
Smarte Gabelstapler, Drohnen und komplexe Logistikmanagementsysteme: In Großunternehmen ist die digitale Versandabwicklung bereits Alltag. In vielen KMU erfolgen die Versandprozesse hingegen noch überwiegend analog, allenfalls unterstützt durch einzelne digitale Lösungen. Das birgt Risiken wie Kommissionierungsfehler oder Falschlieferungen und verlangsamt die Liefergeschwindigkeit. Kunden erwarten heute jedoch schnelle und fehlerfreie Lieferungen – ein wichtiges Argument für effiziente digitalisierte Prozesse.
Versandprozesse optimieren – der Schlüssel zu effizienter Auftragsabwicklung
Unternehmen, die ihre Versandabwicklung optimieren möchten, sollten den gesamten Ablauf im Zusammenhang mit der digitalen Auftragsabwicklung betrachten. Ziel ist es nicht, technologisch mit Großkonzernen gleichzuziehen, sondern die eigenen Versandprozesse zu digitalisieren und Schwachstellen gezielt mit einer passenden Versandsoftware oder Lagersoftware zu beseitigen.
Lagerprozesse digitalisieren – Effizienzsteigerung mit moderner Lagerverwaltung
Im Lager liegen die zentralen Aufgaben der Versandabwicklung: Kommissionierung, Verpackung und Versand. Eine moderne Lagerverwaltung bzw. ein Lagerverwaltungssystem (LVS) sorgt für strukturierte Abläufe. Mitarbeitende greifen über mobile Geräte jederzeit auf aktuelle Versanddaten zu, vermeiden so Kommissionierungsfehler und steigern die Liefergeschwindigkeit.
Mit einer Lagerwirtschaftssoftware lassen sich diese Prozesse automatisieren, was zu einer spürbaren Effizienzsteigerung im Lager führt.
Kommissionierungsfehler vermeiden und Liefergeschwindigkeit steigern
Ein Lagerverwaltungssystem erhöht in Kombination mit moderner Hardware unmittelbar die Produktivität im Lager. Statt mit papierbasierten Prozessen zu arbeiten, greifen Lagermitarbeiter auf mobilen Geräten jederzeit auf alle relevanten Informationen zu. Das System stellt die erfassten Daten in Echtzeit bereit, prüft sie automatisch auf Plausibilität und verhindert dadurch Fehler – so läuft die Versandabwicklung schneller, präziser und effizienter.
Büro und Lager vernetzen – mit Warenwirtschaftssystem und Lagersoftware
Eine effiziente Versandabwicklung basiert auf der engen Verknüpfung von Büro und Lager. Während im Büro das Warenwirtschaftssystem (ERP) zum Einsatz kommt, werden die Prozesse im Lager über eine Lagersoftware gesteuert. Eine kombinierte Lösung stellt erfasste Daten sofort bereit, überprüft sie automatisch auf Plausibilität und verhindert so Fehler. Gleichzeitig wird Zeit gespart. Diese Vernetzung von Büro und Lager ermöglicht eine fehlerfreie Datenübernahme, reduziert manuelle Eingaben und steigert die Transparenz über alle Versandprozesse hinweg.
Versandprozesse automatisieren – mehr Tempo und weniger Fehler
Die Kombination aus Warenwirtschafts- und Lagerverwaltungssystem ermöglicht es Unternehmen, ihre Versandabwicklung zu automatisieren. Das spart Zeit und Geld.
Automatisierte Systeme übernehmen Aufgaben wie:
- Versanddaten automatisieren (Maße, Gewicht, Versandart)
- Versandpapiere automatisch drucken
- Sendungsverfolgung und Versandbestätigung per E-Mail
- Datenübernahme vom Versanddienstleister ohne manuelle Eingabe
So profitieren KMU von einer digitalen Versandabwicklung, die Zeit spart, für Transparenz sorgt und die Kundenzufriedenheit fördert.
Vorteile einer digitalen Versandabwicklung im Überblick
- Kommissionierungsfehler vermeiden: Richtige Artikel und Mengen werden zuverlässig verpackt.
- Automatisierte Versanddaten: Maße, Gewicht und Versandeinheiten werden direkt an den Versanddienstleister übermittelt.
- Fehlerfreie Datenübernahme: Transaktionsdaten werden automatisch ins Warenwirtschaftssystem übernommen.
- Zeitersparnis im Versandprozess: Automatischer Ausdruck von Aufklebern und Papieren.
- Transparente Prozesse: Versanddaten sind in Büro und Lager sofort verfügbar.
- Bessere Kundenkommunikation: Automatisierte Sendungsverfolgung sorgt für Vertrauen und Kundenzufriedenheit.