Blog
Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
{{box-quote-left}}
E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
{{box-list-right}}
WEITERE ARTIKEL
Lagerkosten senken durch Digitalisierung: Sieben Tipps für KMU
Unübersichtliche und ungenaue Lagerbestandsführung ist einer der häufigsten Kostentreiber in Unternehmen. Lesen Sie hier, wie Sie durch Digitalisierung Licht ins Dunkel bringen und Ihre Lagerkosten senken können.
Unübersichtliche und ungenaue Lagerbestandsführung ist einer der häufigsten Kostentreiber in Unternehmen. Lesen Sie hier, wie Sie durch Digitalisierung Licht ins Dunkel bringen und Ihre Lagerkosten senken können.
Kennen Sie Ihre Lagerkosten? Wissen sie, wo Einsparpotenziale liegen? Im härter werdenden Wettbewerb sind Unternehmen mehr denn je darauf angewiesen, ihre Kostenstruktur zu optimieren. Trotzdem zahlen viele Unternehmen zu hohe Lagerkosten – und wissen es oft nicht.
Dieser Artikel erklärt, warum die analoge Bestandsführung hohe Lagerrisiken birgt. Zudem erfahren Sie, wie Sie mit einem Warenwirtschaftssystem (WWS) Ihre Lagerkosten senken und gleichzeitig Ihre Kunden besser bedienen können.
Hohes Lagerrisiko: Warum analoge Lagerverwaltung Kosten verursacht
In lagerintensiven Betrieben machen Bestände oft 25 Prozent der Unternehmensaktiva aus. Fehlende Transparenz in der Bestandsführung führt zu unnötigen Kosten, Überbeständen und Kapitalbindung.
Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) scheuen sich vor der Digitalisierung, weil sie die Einführung einer Lagerverwaltungssoftware als komplex empfinden. Dabei gibt es heute Lösungen, die speziell für KMU geeignet sind und dabei helfen, Lagerkosten zu senken.
So vermeiden Sie Kostenfallen in der Lagerverwaltung
Lagerkosten senken heißt, die größten Kostentreiber zu identifizieren und gezielt zu minimieren. Hier zeigen wir, wie analoge Prozesse hohe Kosten verursachen – und wie ein digitales Lagerverwaltungssystem hilft, diese Kosten zu senken.
1. Lagerbestände optimieren: Zu hohe Bestände binden Kapital
Eine optimale Bestandsführung stellt sicher, dass nur die Waren auf Lager sind, die tatsächlich benötigt werden. Zu hohe Lagerbestände erhöhen die Lagerkosten, da Kapital gebunden wird. Mit einer digitalen Lagerverwaltung haben Sie Bestände, Verbrauch und Liefermengen immer im Blick.
Ein Warenwirtschaftssystem mit digitaler Lagerverwaltung analysiert in Echtzeit, welche Artikel sich schlecht verkaufen, und hilft Ihnen, die optimalen Nachbestellmengen zu berechnen. So vermeiden Sie Überbestände, senken durch gezielten Kapitaleinsatz Ihre Lagerkosten und verbessern gleichzeitig Ihre Liefertreue.
2. Veraltete Bestände vermeiden: Waren altern und verlieren an Wert
Unverkäufliche Artikel blockieren wertvollen Lagerplatz und verursachen Kosten. In vielen Unternehmen werden diese Ladenhüter zu spät erkannt.
Eine digitale Lagerverwaltung hilft Ihnen, Ladenhüter frühzeitig zu erkennen, um Lagerkapazitäten effizient zu nutzen und Lagerkosten zu senken.
3. Personalkosten reduzieren: Automatisierte Lagerverwaltung spart Zeit und Geld
Manuelle Lagerhaltung ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Ein Lagerverwaltungssystem automatisiert Prozesse wie Wareneingang und -ausgang, Kommissionierung und Inventur.
Durch den Einsatz einer Lagerverwaltungssoftware können Unternehmen Personalkosten senken, Durchlaufzeiten verkürzen und die Effizienz steigern.
4. Lager digitalisieren und Reaktionszeiten verkürzen: Echtzeit-Daten für flexible Lagerlogistik
Marktveränderungen, Nachfrageschwankungen oder Lieferengpässe können die Lagerhaltungskosten in die Höhe treiben.
Mit einem modernen Lagerverwaltungssystem erhalten Sie in Echtzeit präzise Informationen über Ihre Bestände und können flexibel auf Veränderungen reagieren. So können Sie Ihre Lagerhaltungskosten senken und Lieferengpässe vermeiden.
5. Skalierbare digitale Lagerverwaltung: Wachstum ohne hohe Kosten ermöglichen
Mit Lagerverwaltungssoftware minimieren Sie auch die Reibungsverluste beim Aufbau zusätzlicher Kapazitäten: Angenommen, Sie mieten ein weiteres Lager an, bauen eine neue Halle oder eröffnen einen neuen Standort. Spätestens dann ist der Punkt erreicht, an dem die analoge Lagerlogistik viel Geld verbrennt, weil sie einfach nicht mehr funktioniert. Mit einem WaWi-System können Sie Ihre Prozesse auch in volatilen Märkten schnell anpassen und skalieren.
6. Produktionsstillstand vermeiden: Lieferengpässe kosten Zeit und Geld
Wenn jemand vergessen hat, rechtzeitig die richtigen Zahlen in die richtigen Excel-Tabellen einzugeben, kann es passieren, dass Ihnen dringend benötigte Materialien oder Waren ausgehen. Im schlimmsten Fall kann Ihr Unternehmen nicht mehr liefern oder Ihre Produktion steht still, weil Rohstoffe fehlen. Eine unangenehme Situation, wenn Sie als Lagerverwalter der Verursacher sind.
Mit einer digitalen Lagerverwaltung können Sie den Warenumschlag genau und in Echtzeit verfolgen und die Beschaffung von Waren, Materialien und Rohstoffen rechtzeitig anstoßen.
7. Kundenzufriedenheit steigern: Liefertreue als Wettbewerbsfaktor
Die Kunden sind anspruchsvoller denn je. Sie wollen ihre Ware schnell. Onlinehandel und digitale Lieferketten führen dazu, dass lange Lieferzeiten nicht mehr akzeptiert werden.
Ein digitales Lager mit optimierter Bestandsführung erleichtert es dem gesamten Unternehmen, seine Lieferverpflichtungen zu erfüllen.
Liefertreue ist wichtig für Ihren Ruf. Sie bindet Kunden, die Ihr Unternehmen weiterempfehlen und Ihnen neue Kunden bringen. Umgekehrt verlieren Sie Kunden und Umsatz, wenn sich herumspricht, dass Ihre Liefertreue zu wünschen übrig lässt – eine weitere teure Nebenwirkung fehleranfälliger analoger Prozesse.
Fazit: Digitale Lagerverwaltung ist der Schlüssel zur Kostenoptimierung
Lager sind in vielerlei Hinsicht teuer. Eine optimale Lagerhaltung bietet daher enorme Einsparpotenziale. Diese können nur durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems (WWS) und einer integrierten Lagerverwaltungslösung voll ausgeschöpft werden.
Eine moderne Warenwirtschaftssoftware bietet:
- Echtzeit-Transparenz über Bestände
- Automatisierte Prozesse zur Effizienzsteigerung
- Flexible Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen
- Optimierte Bestandsführung zur Kostenreduzierung
Wer seine Lagerkosten senken möchte, sollte daher auf ein WWS mit integrierter Lagerverwaltungssoftware setzen.
Digitalisierung in der Lohnabrechnung: Vorteile für Steuerkanzleien
Die Digitalisierung hat die Lohnabrechnung in den letzten Jahren grundlegend verändert – und der Wandel ist längst nicht abgeschlossen. Digitale Lösungen eröffnen Steuerkanzleien völlig neue Möglichkeiten: effizientere Betreuung von Mandanten, automatisierte Arbeitsprozesse und höchste Transparenz, Sicherheit sowie Compliance. Gerade im Bauhaupt- und Baunebengewerbe dominieren nach wie vor viele manuelle Tätigkeiten die Lohnabrechnung. Dabei stehen längst digitale Werkzeuge bereit, die spürbare Entlastung bringen: von der elektronischen Zeiterfassung über strukturierte Datenübermittlung bis hin zu Self-Service-Portalen, digitalen Archiven und KI-gestützten Assistenten. Mehr zu diesen Tools erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Digitale Zeiterfassung direkt von der Baustelle
Mit einer digitalen Lösung erfüllen Mandanten ihre Pflicht zur Arbeitszeiterfassung direkt vor Ort – mobil, intuitiv und rechtssicher. Die erfassten Stunden fließen strukturiert in die Lohnabrechnung ein. Für Kanzleien bedeutet das: weniger Rückfragen, weniger Erfassungsfehler und eine deutlich effizientere Bearbeitung von Arbeitszeiten und Fehlzeiten.
Übermittlung von Stamm- und Bewegungsdaten: Strukturierte Zusammenarbeit
Ein digitales Serviceportal fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Kanzlei, Mandant und Dienstleister. Prozesse wie Ein- und Austritte, Krankmeldungen oder Sofortmeldungen werden standardisiert erfasst und direkt in die Lohnsoftware übernommen. Begleitdokumente wie Verträge oder AU-Bescheinigungen werden automatisch revisionssicher archiviert – jederzeit abrufbar.
Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Komfort und Zeitersparnis
Über ein Mitarbeiterportal haben Mitarbeitende der Mandanten eigenständig Zugriff auf ihre Lohnunterlagen – von Abrechnungen über Lohnsteuerbescheinigungen bis hin zu Urlaubsnachweisen. Rückfragen und manuelles Versenden entfallen, da alle Dokumente digital bereitgestellt werden. Auch persönliche Mitteilungen lassen sich schnell und diskret übermitteln.
So profitieren alle Seiten gleichermaßen: Kanzlei, Mandanten und deren Mitarbeitende.
Digitales Archiv: Revisionssichere Langzeitarchivierung
Ein Online-Archiv ermöglicht die DSGVO-konforme Aufbewahrung lohnrelevanter Dokumente für mindestens zehn Jahre. Die integrierte digitale Personalakte ersetzt die Papierablage vollständig. Steuerberater:innen behalten jederzeit den Überblick und greifen bei Bedarf schnell auf Unterlagen oder Auswertungen zu – ein klarer Effizienzgewinn für jede Kanzlei.
KI-gestützter Lohnassistent: Unterstützung rund um die Uhr
Ein besonders innovativer Baustein ist der KI-gestützte Lohnassistent. Er beantwortet häufige Fragen zur Lohnabrechnung auf Basis einer umfangreichen Wissensdatenbank – rund um die Uhr, auch an Wochenenden und Feiertagen. So wird das Kanzleiteam entlastet und gleichzeitig der Service für Mandanten verbessert.
Zukünftig übernehmen diese Assistenten noch mehr Aufgaben und können perspektivisch große Teile der Lohnabrechnung eigenständig abwickeln – während Sie als Kanzlei die Prozesse steuern, überwachen und gezielt eingreifen.
Fazit: Mehr Effizienz. Weniger Aufwand. Bessere Betreuung
Die Digitalisierung der Lohnabrechnung ist weit mehr als ein technischer Fortschritt. Sie bietet Steuerkanzleien eine echte Chance, Prozesse zu modernisieren, Mandanten effizienter zu betreuen und sich klar vom Wettbewerb abzuheben. Besonders im Baugewerbe bringt die digitale Transformation konkrete Vorteile: weniger Aufwand, mehr Sicherheit und eine spürbare Entlastung für alle Beteiligten.
IT-Sicherheit im Baubetrieb: Schutz vor Hackerangriffen und Datenklau
Hackerangriffe, Datenklau und Erpressungstrojaner schaffen es regelmäßig in die Schlagzeilen. Doch viele Unternehmen wiegen sich weiterhin in trügerischer Sicherheit. Fachleute warnen jedoch: Jeder Betrieb ist ein potenzielles Ziel – unabhängig von seiner Größe. Wie ernst die Lage ist, erklärt Stefanie Götz, IT-Sicherheitsexpertin im Suiteify-Rechenzentrum. Sie und ihr Team überwachen täglich die Systeme und wissen genau, wie Cyberangriffe ablaufen und welche Schutzmaßnahmen nötig sind.
Vorsicht ist die Mutter der IT-Sicherheit
„Tägliche Angriffe sind Normalität – das ist besser als jeder Krimi, was da draußen im Netz passiert“, schildert Götz. „Viele Attacken laufen so unauffällig ab, dass sie zunächst gar nicht als Angriff wahrgenommen werden.“
Um das Ausmaß zu verdeutlichen, zieht die Expertin ein Bild heran: „Es ist so, als hätten Sie in Ihrem Haus alle Türen und Fenster offenstehen, während Sie mit Augenbinde und Ohrstöpseln glauben, alles sei sicher. In der digitalen Welt passiert genau das: ungeschützte Rechner laden Kriminelle zum Mitlesen, Kopieren oder Stehlen ein.“
Unternehmens-IT braucht besonderen Schutz
Gerade kleinere Betriebe unterschätzen oft die Gefahr. „Viele glauben, sie seien uninteressant für Hacker. Doch genau das Gegenteil ist der Fall“, betont Götz. „Ungeschützte Rechner oder veraltete Systeme sind für Kriminelle eine Einladung.“
Beispiele wie WannaCry, Petya oder Locky haben gezeigt, dass auch kleinere Unternehmen lahmgelegt werden können. „Ein einfacher Virenscanner reicht nicht aus. Ein Verschlüsselungstrojaner kann den Betrieb komplett stilllegen – und das kann existenzbedrohend sein“, warnt Götz.
Was versteht man unter einem Hackerangriff?
Ein Angriff ist der Versuch, die Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit von Daten zu beeinträchtigen. Die Ziele können sein:
- Diebstahl oder Erpressung
- Manipulation oder Zerstörung von Daten
- Missbrauch von IT-Ressourcen (z. B. Spamversand)
- Spionage oder Reputationsschädigung
„Früher stand bei Hackern oft der Reiz der Herausforderung im Vordergrund“, erklärt Götz. „Heute ist Cyberkriminalität ein Geschäftsmodell, das von organisierten Banden betrieben wird.“
Verbreitungswege von Viren, Würmern und Trojanern
„Die bekanntesten Angriffswege sind E-Mail-Anhänge und schädliche Webseiten“, sagt Götz. „Aber auch USB-Sticks oder scheinbar harmlose Downloads können Schadsoftware ins Unternehmensnetzwerk bringen.“
Ihre Empfehlung: „Verdächtige Dateien sollten nie auf produktiven Rechnern geöffnet werden. Im Zweifel sollte man sie von IT-Profis prüfen lassen.“
Gängige Hacker-Methoden im Überblick
- Ransomware (z. B. WannaCry, Petya)
- DDoS-Attacken (Systeme durch Überlastung lahmlegen)
- Botnetze (Spam-Versand, gesteuerte Angriffe)
- Phishing & Social Engineering
- Brute-Force-Angriffe (Passwörter erraten)
- Keylogger (Aufzeichnung von Tastatureingaben)
Erste Schritte für mehr IT-Sicherheit
„IT-Sicherheit muss Chefsache sein“, fordert Götz. Unternehmen sollten mindestens folgende Maßnahmen umsetzen:
- E-Mail-Anhänge sorgfältig prüfen
- Starke Passwörter wählen und regelmäßig ändern
- Verschlüsselte Datenübertragung einsetzen
- Updates und Patches regelmäßig installieren
- Veraltete Betriebssysteme ersetzen
- Mitarbeitende für IT-Sicherheit sensibilisieren
Fazit: IT-Sicherheit im Baugewerbe neu denken
„Viele Unternehmen haben inzwischen verstanden, dass es günstiger und sicherer ist, Daten in einer deutschen Cloud zu speichern als auf eigenen Servern“, resümiert Götz. „Absolute Sicherheit gibt es nicht – aber man kann es Angreifern so schwer wie möglich machen.“
FAQ zur IT-Sicherheit im Baubetrieb
Warum sind auch kleine Bauunternehmen ein Ziel für Hacker?
Cyberkriminelle suchen nicht nur große Konzerne aus. Auch kleine Betriebe sind attraktiv, da ihre Systeme oft schlechter geschützt sind. Die Masse an leicht zugänglichen Daten macht diese Angriffe lukrativ.
Welche Maßnahmen sind für den Einstieg in die IT-Sicherheit besonders wichtig?
Grundlegend sind aktuelle Betriebssysteme, regelmäßige Updates, starke Passwörter, verschlüsselte Datenübertragungen und geschulte Mitarbeiter. Diese Basis senkt das Risiko bereits erheblich.
Ist die Cloud wirklich sicherer als eigene Server?
Ja, wenn der Anbieter hohe Standards erfüllt. Rechenzentren in Deutschland unterliegen strengen Vorgaben. Professionelle Sicherheitssysteme, Redundanzen und Experten sorgen hier für mehr Schutz als in den meisten Einzelbetrieben.