Digitalisierung

Was entgegnen Sie dem Chef eines mittelständischen Unternehmens mit 50 Mitarbeitenden, wenn er Ihnen sagt, digitale Archivierung lohne sich für seinen Betrieb nicht?

Volker Halstenbach: In allen Fällen empfehlen wir, zunächst eine Kosten-Nutzenschätzung vorzunehmen – unabhängig von der Größe des Unternehmens bzw. des Arbeitsbereichs, in dem digitale Archivierung betrieben werden soll. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass der wirtschaftliche Nutzen sehr häufig auch für kleinere Unternehmen und Arbeitsgruppen gegeben ist, selbst wenn deutlich weniger als 50 Mitarbeitenden an das System angeschlossen werden.

Für mittelständische Betriebe interessant zu wissen ist sicherlich auch, dass preisgünstige Angebote häufig funktional mit den typischerweise bei Großunternehmen anzutreffenden höherpreisigen Enterprise-Lösungen mithalten können bzw. deren Funktionsumfang im Standard nicht selten sogar übertreffen. Zugleich sind in mittelständischen Lösungen häufig die Architektur-, Individualisierungs- und Integrationsanforderungen geringer, was ebenfalls die Einstandskosten gegenüber der Anschaffung für Großunternehmen verringert.

Nicht zuletzt befände sich der Chef des mittelständischen Betriebes bei der Beschaffung einer elektronischen Archivlösung in bester Gesellschaft, denn gerade der Markt für kleine und mittelständische Unternehmenslösungen trägt seit Jahren deutlich zur Umsatzstärke der Hersteller von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bei.

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Welchen Fehleinschätzungen und Irrtümern erliegen Mittelständler beim Thema elektronische Archivierung häufig?

Halstenbach: Eine typische Fehleinschätzung ist, dass einerseits die Beschaffungskosten zu hoch und andererseits der wirtschaftliche Nutzen zu gering eingeschätzt werden. Auch erleben wir in unserer Beratung immer wieder die Vorstellung, dass sich digitale Archivierung nur in Kombination mit Workflow, also dem Scannen und Archivieren von Unterlagen bereits vor der Bearbeitung, lohne.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sich viele DMS-Lösungen als reine Archivlösung deutlich besser rechnen als zuvor erwartet, da Suchzeiten praktisch entfallen und alle Mehrfachablagen von Unterlagen überflüssig werden.

Immer wieder werden wir überdies mit der Sorge konfrontiert, die mit der Archivierung einhergehenden organisatorischen Veränderungen wären derart massiv, sodass ohne umfangreiche Planung und vorherige Anpassung kein wirtschaftlicher Nutzen entstehen kann. Dies ist jedoch in der Regel nicht der Fall. Zwar verändert sich zwangsläufig die Arbeitsorganisation durch den DMS-Einsatz – gerade der Einstieg über reine Archivierungslösungen bietet Unternehmen jedoch die Möglichkeit, diese Änderungen schrittweise vorzunehmen und hierdurch handhabbarer zu gestalten.

Eine weitere häufig vernommene Angst besteht darin, Dokumente könnten in einem Dokumentenmanagementsystem wie in einem schwarzen Loch verschwinden und wären nie wieder auffindbar. Gerade das Gegenteil ist der Fall: Durch die Verfügbarkeit sowohl technischer als auch fachlicher Suchmerkmale sind DMS-Anwender viel besser als Nutzer von Papierablagen in der Lage, ihre Dokumente sowohl geordnet abzulegen als auch selbst dann wiederzufinden, wenn die Ablage an fachlich falscher Stelle erfolgte.

Hinzu kommt die enorme Sicherungsfunktion des DMS, denn was einmal richtig abgelegt ist, kann kaum noch verschwinden – ganz im Gegensatz zur papiergebundenen Ablage.

Nun haben KMU vielfach andere Anforderungen an den Leistungsumfang unterstützender IT-Systeme als Großunternehmen. Wie sieht es in puncto digitale Archivierung aus? Welcher Funktionsumfang ist für einen mittelständischen Betrieb denn grundsätzlich sinnvol

Halstenbach: Während in Großunternehmen häufig die Integrationsfähigkeit von DMS-Lösungen in die Kernanwendungen von zentraler Bedeutung ist, benötigen kleine und mittlere Unternehmen eher solche DMS-Lösungen, deren Oberflächenfunktionen mit einfachen Mitteln an die spezifischen Bedürfnisse anpassbar sind. Hier ist erfreulicherweise zu beobachten, dass gerade die vielfältigen Systemangebote der kleineren Anbieter genau diesen Markt adressieren und häufig Funktionsfülle und Oberflächenflexibilität mit günstigen Beschaffungspreisen gepaart sind.

Auch die für mittelständische Anwendungen wichtigen Funktionen zur Ablage von E-Mails sowie zur Pflege von Dateien direkt aus der Office-Anwendung im DMS sind in vielen Produkten enthalten, was wichtig für ihre rege Nutzung ist.

Ein modernes DMS besticht nicht zuletzt durch seine ausgefeilten Aktenfunktionen, die helfen, besonders umfangreich dokumentierte Sachverhalte dennoch übersichtlich zu strukturieren und hierdurch effizient auffindbar und handhabbar zu machen; hierzu gehören für viele Anwender leistungsstarke Dokumentenanzeigefunktionen, die in der Lage sind, Dokumente unterschiedlichster Herkunft und Formate einheitlich anzuzeigen.

Wenn sich ein Unternehmen für digitale Archivierung entschieden hat: Wie geht es bei der Einführung eines Systems am besten vor?

Halstenbach: Die Anwendungsplanung ist wichtig. Im Gegensatz zu E-Mail- oder Telekommunikationssystemen stellen Archivlösungen weniger Basistechnologie als Anwendung dar. Daher ist die genaue Analyse der fachlichen und funktionalen Anforderungen bedeutend: Obwohl viele Lösungen zahlreiche wertvolle Funktionen bereits im Standard enthalten, kann bei ungenügend genau durchgeführter Produktwahl die besonders dringlich benötigte Funktion fehlen. Solche Defizite führen immer wieder zu teuren Nachbesserungen, denn nun muss projektseitig etwas entwickelt werden, was im Konkurrenzprodukt möglicherweise bereits im Standard enthalten ist.

Bewährt hat sich die Bildung einer Projektgruppe mit Vertretern aus Fachbereich und IT, in der am gleichen Strang ziehend sehr gute Arbeitsergebnisse erzielt werden können. Der Erfolg zahlreicher DMS-Projekte wurde nach unserer Beobachtung auf diese Weise herbeigeführt.

Herausforderungen ohne digitales Dokumentenmanagement

Unternehmen erzeugen eine Vielzahl von Dokumenten: Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Belege, Protokolle oder Präsentationen – digital oder auf Papier. Ohne ein DMS entsteht schnell Chaos: Informationen liegen verstreut, redundante Daten führen zu Fehlern, der Überblick geht verloren und gesetzliche Anforderungen werden oft nicht eingehalten.

Herkömmliche Ablagen in Aktenschränken oder lokalen Ordnern sind ineffizient und kosten wertvolle Zeit. Gerade KMU verfügen oft über keine strategischen Ansätze für die digitale Dokumentenarchivierung. Studien zeigen: Viele Mittelständler arbeiten noch papierbasiert und nutzen Dokumentenmanagement nur teilweise.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein DMS ist ein softwaregestütztes System für das Dokumentenmanagement. Es speichert, verwaltet und bildet den gesamten Lebenszyklus digitaler Dokumente ab – von der Erstellung über die Bearbeitung, Überwachung und Verteilung bis hin zur elektronischen Archivierung.

Wichtige Funktionen eines DMS sind:

• Zentrale Dokumentenablage für alle Unternehmensdaten
• Digitale GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Steuerbelege
• Versionierung und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
• Automatisierte Workflows zur Optimierung der Prozesse
• Zugriffsrechte für Sicherheit und Compliance

Die sechs wichtigsten Gründe für digitales Dokumentenmanagement

1. Zeitgewinn durch schnellen Zugriff auf Informationen

Ein DMS macht alle Dokumente sofort auffindbar – unabhängig vom Format, der Quelle oder dem Standort der Mitarbeiter. Funktionen wie Volltextsuche, Filter, Sortierung und automatische Verschlagwortung stellen sicher, dass Dokumente effizient verfügbar sind. Lange Suchzeiten und das unproduktive Durchforsten von Papierakten entfallen somit vollständig.

2. Platzersparnis und Raum für Produktiveres

Ein DMS ersetzt physische Archive durch einen virtuellen Aktenschrank. Dadurch werden nicht nur Archivflächen gespart, sondern auch Raum für produktivere Unternehmensbereiche geschaffen.

3. Weniger Materialverbrauch und -kosten

Durch digitales Dokumentenmanagement werden Papierverbrauch und Druckkosten deutlich reduziert. Das schont Ressourcen und unterstützt eine nachhaltige Unternehmensführung.

4. Bessere Zusammenarbeit durch mehr Transparenz

Ein DMS ermöglicht es Mitarbeitern, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen. Dank Versionierung und Bearbeitungshistorie ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat. So gehen Dokumente nicht verloren und die Zusammenarbeit wird transparenter und effizienter.

5. Höhere Kundenzufriedenheit durch Auskunftsfähigkeit

Mit einem DMS können Mitarbeiter Dokumente jederzeit aufrufen und Kunden Auskunft über Aufträge geben. Automatisierte Wiedervorlagen, Fristen und Benachrichtigungen verringern Fehler, verbessern die Dokumentenworkflow-Effizienz und erhöhen die Kundenzufriedenheit.

6. Unaufwendige GoBD-konforme Archivierung

Ein DMS erleichtert die GoBD-konforme Archivierung steuerlich relevanter elektronischer Dokumente. Es gewährleistet Vollständigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit, Unverlierbarkeit und Auffindbarkeit der Daten. Zugriffsrechte sichern die Daten und eine Verfahrensdokumentation kann direkt im DMS hinterlegt werden. Dadurch werden Betriebsprüfungen durch das Finanzamt schneller und einfacher.

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Zusammenfassung: Mehr Effizienz, weniger Kosten, größere Rechtssicherheit

Ein DMS spart Zeit, Platz und Materialkosten, verkürzt die Durchlaufzeiten dokumentenbasierter Arbeitsabläufe, erhöht die Produktivität und Transparenz und unterstützt rechtssichere Prozesse.

Für KMU ist ein DMS der ideale Einstieg in die digitale Transformation, da es die Grundlage für die Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse schafft und das Unternehmen zukunftsfähig macht.

Das Ziel besteht jedoch nicht nur darin, Dokumente abzulegen, sondern eine Informationsplattform bereitzustellen, die allen Mitarbeitern schnellen Zugriff ermöglicht, die Arbeit erleichtert und den unternehmerischen Erfolg nachhaltig steigert.

Viele mittelständische Betriebe setzen im Bereich der Auftragsabwicklung digitale Lösungen ein.Dabei handelt es sich jedoch oft um Programme, die bestimmte Funktionen ausführen, aber keine Prozesse abbilden. Mit Office-Anwendungen wie Excel oder Word werden beispielsweise Listen und Auswertungen erstellt, deren Daten häufig nicht aktuell sind.

Wird eine Warenwirtschaftslösung eingesetzt, unterstützt diese meist nur die Abläufe im Büro, während die Werkhalle, das Lager und der Außendienst digital abgehängt sind. All dies beeinträchtigt die Auftragsabwicklung und somit die Fähigkeit, Kunden zufriedenzustellen. Abhilfe schafft hier eine gezielte Digitalisierung der Warenwirtschaft.

Auftragsabwicklung durch Digitalisierung der Warenwirtschaft optimieren

Durch digitale Vernetzung können KMU die Teilprozesse ihrer Auftragsabwicklung miteinander verbinden und einen durchgängigen Datenfluss schaffen. Das schreiben die Autoren eines neuen Whitepapers von Suiteify. Auf Basis einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware lasse sich ein effizientes System einrichten, das einen höheren Durchsatz und bessere Übersicht ermögliche.

Als wesentliche Vorzüge einer Digitalisierung der Warenwirtschaft nennt das Whitepaper unter anderem:

• Kostensenkung durch verbesserte Prozesse
• Produktivitätssteigerung durch Automatisierung, wo immer diese sinnvoll ist
• Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Auftragsabwicklung
• Bessere Steuerungs- und Reaktionsmöglichkeiten anhand von Kennzahlen

Messbare Ziele für die Digitalisierung der Warenwirtschaft definieren

Das Whitepaper enthält zudem Anregungen und Tipps, die Unternehmern dabei helfen, sich konkrete und messbare Ziele für die Digitalisierung ihrer Warenwirtschaft zu setzen. Anstatt zu sagen: „Wir wollen bessere Qualität liefern“, sollte man sich beispielsweise vornehmen: „Wir wollen den Ausschuss bei der Fertigung bis zum 30. Oktober 2019 um 30 Prozent reduzieren.“

Da sich die Ziele einer Digitalisierung der Warenwirtschaft von Betrieb zu Betrieb erheblich unterscheiden können, empfehlen die Autoren des Whitepapers, zuerst eine schonungslose Schwachstellenanalyse durchzuführen. Wo liegen die Herausforderungen des Unternehmens? Liegen die Probleme bei den Lieferungen? Häufige Reklamationen? Redundante Arbeiten? Oder eine schlechte Bestandsführung?

Nach dieser Bestandsaufnahme gilt es, aus der Analyse der Schwachstellen eine Prioritätenliste mit messbaren Zielen abzuleiten. Eine Priorisierung ist wichtig, da man nicht alles zugleich anpacken kann. Deshalb empfiehlt es sich, einen Stufenplan aufzustellen und sich zuerst die größten Herausforderungen vorzunehmen.

In der Regel kann der Geschäftsbetrieb dann nahezu ungestört weiterlaufen, während die Warenwirtschaftsprozesse Schritt für Schritt digitalisiert werden.

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Im privaten Umfeld ist die Digitalisierung häufig weiter vorangeschritten als in vielen Unternehmen in Deutschland. Kaum jemand verschickt noch Postkarten aus dem Urlaub – stattdessen versendet man über Messenger-Apps digitale Bilder mit Urlaubsgrüßen. In immer weniger Wohnzimmern stehen noch Bücher und DVDs herum. Dafür werden E-Books gelesen und Filme oder Musik „gestreamt“.

Viele Unternehmen drucken hingegen noch immer Dokumente aus und bewahren sie in Papierform auf. Das ist bemerkenswert, denn längst empfangen und versenden die meisten Firmen täglich geschäftliche Korrespondenz per E-Mail.

Mitarbeitende entwickeln häufig individuelle Ablagestrategien

Auch innerhalb der Unternehmen werden Informationen zunehmend digital ausgetauscht. Laut einer Befragung im Auftrag von Kyocera Document Solution Deutschland nutzen 71 Prozent der Befragten das Medium E-Mail und 22 Prozent Netzlaufwerke für den Informationsaustausch. Hier zeigt sich, dass Arbeitnehmer Erfahrungen, die sie im privaten Umfeld mit der Digitalisierung sammeln, zunehmend in die Unternehmenspraxis übertragen. Zudem arbeiten Angestellte vermehrt ganz oder tageweise im Home-Office. Da ist es hinderlich, wichtige Informationen und Dokumente nur in Papierakten in der Unternehmenszentrale aufzubewahren, auf die die Mitarbeiter von außerhalb nicht zugreifen können.

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen behelfen sich die Beschäftigten, indem sie wichtige Informationen in ihrem E-Mail-System digital archivieren. Darüber hinaus versucht man oft, mithilfe ausgeklügelter Ablagestrukturen im Dateisystem einen Informationsaustausch untereinander zu gewährleisten.

Digital archivieren in Eigenregie erschwert die Übersicht und effizientes Arbeiten

Für Unternehmen hat es gravierende Nachteile, wenn ihre Mitarbeiter Geschäftsdokumente mithilfe eigener Ablagemethoden digital archivieren:

• Oft frisst die Informationssuche viel Zeit, weil die gewünschten Dokumente nicht im erwarteten Dateiordner oder unter einer falschen Bezeichnung abgelegt wurden. Laut Studien verbringt die Hälfte der Mitarbeiter eines Unternehmens täglich bis zu 60 Minuten nur damit, nach Informationen zu suchen. Es gibt auch Firmen, in denen die Angestellten mehr als zwei Stunden pro Tag in die Suche investieren. In bis zu 70 Prozent der Fälle ist die Suche nicht erfolgreich und Dokumente werden erneut erstellt. Häufig wissen die Mitarbeiter nicht, ob sie mit der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten oder ob ein Kollege zum Beispiel ein Angebot bereits überarbeitet und erneut verschickt hat.
• Bei einer Dokumentenablage im E-Mail-System gibt es das Problem, dass Angestellte in der Regel keinen Zugriff auf die Postfächer ihrer Kollegen haben. Damit können sie Informationen, die sie zeitnah benötigen, nicht nutzen. Scheiden Mitarbeiter aus einem Unternehmen aus, besteht bei der Aufbewahrung im E-Mail-System die Gefahr, dass geschäftsrelevantes Wissen verloren geht.
• Bei vielen E-Mails handelt es sich zudem um aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe nach Paragraph 257 Handelsgesetzbuch (HGB), Paragraph 147 Abgabenordnung (AO) und Paragraph 14b Umsatzsteuergesetz (UStG). Diese müssen laut den GoBD elektronisch archiviert werden – wobei die Aufbewahrung im Mailsystem oder Dateisystem ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen nicht der von den GoBD geforderten Unveränderbarkeit entspricht.

Fünf Gründe, weshalb Unternehmen in einem DMS digital archivieren sollten

1. Die digitale Datenflut lässt sich mit Methoden von gestern nicht bewältigen.

Laut einer Studie des IT-Marktforschungsinstituts IDC und des Herstellers Seagate wird das weltweite Datenvolumen bis zum Jahr 2025 auf 175 Zetabytes anwachsen. Dies wäre achtmal so viel wie im Jahr 2017. Würde man diese Datenmenge auf DVDs speichern, überträfe der Stapel mit Datenträgern 23-mal die Entfernung zwischen Erde und Mond.

Um die Flut der Informationen im eigenen Unternehmen zu kanalisieren und Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen in einer zentralen digitalen Akte übersichtlich zusammenzuführen, ist elektronisches Dokumentenmanagement unverzichtbar.

Unternehmen, die auch in den kommenden Jahren erfolgreich am Markt agieren und als moderner Arbeitgeber für neue und bestehende Mitarbeiter attraktiv sein wollen, sollten sich daher von ihrem Papierarchiv verabschieden. Erfahrungsgemäß verzeichnen jene kleinen und mittleren Unternehmen ein Umsatzwachstum, die beim Thema Digitalisierung gut oder sehr gut aufgestellt sind.

2. Die rechtlichen Vorgaben lassen sich ohne DMS nur schwer erfüllen.

Eine zusätzliche Herausforderung für Unternehmen sind die regulatorischen Anforderungen. Rechtliche Vorgaben zum Umgang mit Daten finden sich in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen. Hierzu zählen insbesondere: BGB, HGB, Umsatzsteuergesetz, Abgabenordnung sowie die GoBD und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Bei Verstößen gegen geltendes Recht drohen zum einen Bußgelder, Importverbote und strafrechtliche Sanktionen. Zum anderen müssen Unternehmen mit Reputationsverlust, negativen Kundenreaktionen und Umsatzeinbußen rechnen.

Ein DMS unterstützt Unternehmen dabei, die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Ausgeklügelte Berechtigungsstrukturen und Funktionen wie die automatische Versionierung schaffen die Grundlagen für eine GoBD-konforme Aufbewahrung von Dokumenten. Dies ist bei einer Ablage im Dateisystem oder E-Mail-System ohne weitere Sicherungsmaßnahmen nicht gegeben.

Wie ein DMS zur Compliance beiträgt – ein Beispiel

In Artikel 17 der DSGVO ist das „Recht auf Vergessenwerden“ verankert. Demzufolge müssen Unternehmen personenbezogene Daten löschen, sobald der Verarbeitungszweck nicht mehr besteht. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Kunde einen Werbewiderspruch einlegt oder wenn die Geschäftsbeziehung endet. Sofern andere Rechtsvorschriften, etwa die Abgabenordnung oder das HGB, eine Vernichtung von Dokumenten des Kunden nicht verbieten, sind die entsprechenden Dokumente zu löschen.

Diese Vorgabe lässt sich nur schwer erfüllen, wenn die Dokumente zu einem Kunden mühsam aus Papierakten, Dateiordnern und Postfächern im E-Mail-System des Unternehmens herausgesucht werden müssen.

In einem DMS hingegen liegen alle Daten zentral vor. Die Volltext- und Schlagwortsuche hilft dabei, den Auskunfts- und Löschpflichten nach der DSGVO nachzukommen.

3. Ein DMS erleichtert die Ablage von Dokumenten.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann die Mitarbeiter bereits bei der Dokumentenablage entlasten – insbesondere dann, wenn es in das ERP-System des Unternehmens integriert ist. Bei der Auswahl einer DMS-Lösung sollte daher auch darauf geachtet werden, dass der ERP-Anbieter von sich aus eine Integration der Systeme anbietet. Dies stellt sicher, dass ERP und DMS optimal aufeinander abgestimmt sind und Daten effizient genutzt werden.

Beim Versand von Rechnungen oder Mahnungen per E-Mail können die ERP-Daten beispielsweise für die Verschlagwortung und automatische Ablage im DMS genutzt werden.

Überhaupt ist es von Vorteil, wenn sich das DMS elegant in die für die Mitarbeiter vertrauten Applikationen, wie zum Beispiel Microsoft-Office-Anwendungen oder den Windows Explorer, integrieren lässt.

4. Dokumente sind in einem DMS jederzeit schnell auffindbar.

DMS-Lösungen bieten die Möglichkeit, Dokumente aus verschiedensten Applikationen in Sekunden zu finden. Ist ein Dokument bzw. Informationsobjekt (Bild, Zeichnung, Film etc.) entsprechend verschlagwortet, steht den Fachabteilungen unternehmensweit ein und dasselbe Objekt zur Verfügung. Es bedarf also keiner Mehrfachablage auf verschiedenen Gruppenlaufwerken. Dies senkt den Speicherplatzbedarf und spart den Mitarbeitern Arbeitszeit, die sie ohne ein DMS für die Dokumentensuche bzw. -neuerstellung aufwenden müssten.

5. Mit einem DMS kann man zeit- und ortsunabhängig auf Informationen zugreifen.

DMS-Nutzer schätzen es sehr, dass sie jederzeit und an jedem Ort – ob im Home-Office, auf Geschäftsreise oder am Büroarbeitsplatz – auf aktuelle Informationen zugreifen können. Ohne dafür erst Rücksprache mit Kollegen halten zu müssen, weil diese die benötigten Dokumente in ihren Aktenschränken unter Verschluss halten. Zudem erübrigt sich beim Einsatz eines DMS der Aufwand für die häufig praktizierte „Schattenablage“ auf privaten Laufwerken.

Seit einigen Jahren verkünden Politik und Branchenverbände unter dem Schlagwort Industrie 4.0 die vierte industrielle Revolution. Wo steht die deutsche Wirtschaft bei der Umsetzung einer digital vernetzten Produktion?

Michael Liecke: Der digitale Wandel hat die deutsche Wirtschaft auf ganzer Breite erfasst. Dabei sind alle Wirtschaftszweige in vergleichbarem Umfang betroffen. Die zeitweilige Engführung der Digitalisierung in der öffentlichen Diskussion auf den Begriff Industrie 4.0 ist damit hinfällig. Aber: Nur etwas mehr als ein Viertel aller Betriebe halten die Digitalisierung in ihrem Unternehmen laut einer DIHK-Umfrage für „voll“ oder „nahezu voll“ entwickelt. Vor allem Daten- und Informationssicherheit, rechtliche Unsicherheiten, eine unzureichende Breitbandanbindung und fehlende Kompetenzen bei den Mitarbeitenden werden als große Hemmnisse für die eigene Digitalisierung gesehen.

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Viele kleine und mittlere Fertigungsbetriebe arbeiten noch ziemlich traditionell, sprich: analog. Warum ist die digitale Vernetzung der Produktion auch für diese Unternehmen wichtig?

Liecke: Die Veränderungen im Rahmen der digitalen Transformation gehen weit über die Organisation von Fertigungsprozessen hinaus. Denn die Digitalisierung verschiebt die Wertschöpfung im produzierenden Gewerbe zugunsten standardisierter IT-Lösungen. Anbieter dieser Lösungen könnten, wie in anderen Sektoren bereits vielfach geschehen, die Industrie von der Schnittstelle zum Kunden verdrängen und damit Wertschöpfung von den Produzenten abziehen.

Traditionsunternehmen der Industrie könnten sich schnell in der Rolle eines leicht austauschbaren Zulieferers wiederfinden, wenn sie nicht in der Lage sind, ihren Kunden passgenaue Smart Services anzubieten.

Aber auch abseits der sogenannten Plattformisierung ist schon heute absehbar, dass Unternehmen sich mit diesem Trend auseinandersetzen und die Potenziale nutzen müssen, um weiterhin am Markt erfolgreich tätig zu bleiben. Insofern ist das ständige Überprüfen neuer Geschäftsmöglichkeiten kein „nice to have“, sondern erfolgskritisch.

Was kommt auf kleine und mittlere Produktionsbetriebe im Zuge der Digitalisierung in der Fertigung zu?

Liecke: Gerade der industrielle Mittelstand steht vor einem hohen Investitionsbedarf in IT-gesteuerte Produktionsmittel und Maschinen – mit unklaren Erwartungshorizonten.

Die IT-Infrastruktur in den vielen kleinen und mittleren Industriebetrieben ist sehr heterogen, und wertschöpfungskettenübergreifend harmonisierte Schnittstellen und Standards sind noch nicht verbreitet.

Dies ist vor dem Hintergrund bedeutsam, dass es Industrie 4.0 ohne umfangreiche Vorarbeiten nicht geben kann. Jene Betriebe also, die den letzten Entwicklungsschritt versäumt haben, können diesen nicht einfach überspringen, sondern stehen vor einer doppelten Herausforderung. Dazu gehört, dass Unternehmen die Frage beantworten, wie sie in einer digitalen Welt ihre geschäftskritischen Informationen vor Verlust oder unerlaubtem Zugriff bewahren können.

Eine weitere Einstiegshürde sind die Investitionskosten. Rund drei Viertel der Befragten in der eingangs erwähnten DIHK-Erhebung sagen, dass diese Kosten gegen die Einführung von Industrie 4.0 in ihrem Unternehmen sprechen. Allerdings lassen sich zahlreiche Industrie- 4.0-Anwendungen zunächst allein mithilfe firmeninterner Prozesse und Werkzeuge bewerkstelligen. Trotzdem ist mittelfristig eine Anpassung der IT-Architekturen an die veränderten Wertschöpfungsprozesse unabdingbar. Diese sollte von Anfang an mitgedacht werden.

Inwieweit wird sich die Digitalisierung in der Fertigung inklusive vernetzter Produktion in Deutschland in den kommenden Jahren etablieren?

Liecke: Hiesige Industriebetriebe haben sich mit ihrem Know-how um industrielle Fertigungsprozesse und Steuerungselektronik weltweit eine gute Wettbewerbsposition erarbeitet.

Deutschland ist mit seinem großen Angebot an erstklassiger Fertigungstechnologie, Fertigungssteuerung und Produktionsplanungssoftware der Ausstatter der ‚Werkstätten der Welt‘. Die hiermit verbundene gute Marktstellung und umfassende Kompetenz prädestiniert deutsche Unternehmen als Anbieter und Entwickler von Industrie 4.0 in der Produktion. Dementsprechend optimistisch fallen Schätzungen über zukünftige Umsatzentwicklungen aus.

Ein Blick in die Zukunft ist aufgrund der überwältigenden Dynamik kaum möglich. Wichtig ist, dass die Rahmenbedingungen am Standort passen, dann werden auch die Unternehmen erfolgreich sein. Dazu gehören eine flächendeckend verfügbare hochleistungsfähige Kommunikationsinfrastruktur, für den Mittelstand gut verfügbare und anwendbare Sicherheitsarchitekturen, gut ausgebildete Fachkräfte und nicht zuletzt ein positives Umfeld für Unternehmensneugründungen. Denn die Erfahrungen aus anderen Branchen, wie Handel oder Logistik, haben gezeigt, dass es fast ausschließlich neue, branchenfremde Unternehmen waren, die Plattformen etabliert und damit die Märkte umgekrempelt haben.

Viele kleine Mittelständler steuern die Prozesse ihrer Lagerwirtschaft auf Zuruf und mithilfe von Excel-Listen. Zu welchen Problemen kann das führen?

Kira Schmeltzpfenning: Es ist kaum zu glauben, aber Excel in Kombination mit dem Erfahrungswissen langjähriger Mitarbeiter ist tatsächlich häufig noch die Lagersteuerung der Wahl vieler kleiner Unternehmen. Die Vorgehensweisen und Schwierigkeiten, die wir in diesen Lagern sehen, sind immer wieder die gleichen: Kundenaufträge werden direkt oder in Form von Kommissionierlisten ausgedruckt, manuell sortiert und dann von den Mitarbeitern bearbeitet.

Ob tatsächlich ausreichende Ware im Lager vorhanden ist und diese Ware auch auffindbar ist, stellt sich immer erst nach der Kommissionierung heraus. Befindet sich auf dem Kommissionierplatz keine Ware, so wird diese auf Zuruf angefordert. Unvollständige Aufträge werden bestenfalls zur Seite gestellt, um fehlende Ware nachträglich zu suchen – oder der Kunde kann nicht vollständig beliefert werden.

Günter Dietze: Zudem erfolgt die Identifikation der Ware bei der Kommissionierung manuell durch die Mitarbeiter, indem die Artikelbezeichnungen bzw. die Artikelnummern mit der gedruckten Kommissionierliste abgeglichen werden. Abweichungen der Mengen werden schriftlich notiert und vollständige Positionen werden „abgehakt“. Pickfehler werden dabei selten erkannt und behoben. Selbst eine zweite, zeitaufwendige Kontrolle im Verpackungs- oder Versandprozess findet viele Pickfehler aufgrund des manuellen Abgleichs nicht. Fehlmengen werden zwar meist bemerkt, aber erst mit starker zeitlicher Verzögerung dem Einkauf, dem Vertrieb oder der Disposition mitgeteilt.

Kira Schmeltzpfenning: Der doppelte Medienbruch bei der Kommissionierung (Aufträge drucken, Ergebnisse der Kommissionierung wieder eintippen) eröffnet dabei weitere Fehlerquellen: Beispielsweise werden Abweichungen der Kommissionierung in der falschen Zeile notiert oder falsche Werte abgetippt.

Günter Dietze: Kunden beurteilen ihre Lieferanten neben der Qualität und dem Preis der Ware hauptsächlich nach der Lieferfähigkeit und der Korrektheit der Lieferungen. Und hier schneiden Lager, die mit Excel und Papier gemanagt werden, aus den genannten Gründen oft sehr schlecht ab.

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Was ist digitale Lagerverwaltung und welchen Nutzen bietet sie kleinen und mittleren Unternehmen?

Kira Schmeltzpfenning: Digitale Lagerverwaltung unterstützt Unternehmen nicht nur im operativen Bereich direkt auf dem Shop Floor, sondern birgt auch darüber hinaus enorme Potenziale. Die digitale Erfassung und Kontrolle der Wareneingänge mit Scannern ermöglicht eine schnelle und sichere Abrechnung mit den Lieferanten. Die Lagerplatzfindung eines Lagerverwaltungssystems, kurz: LVS (engl. Warehouse Management System), und die sofortige Buchung der eingelagerten Ware führen zu einer zeitnahen Bestandsinformation.

Auch der Status der Ware (z. B. QS-Ware, beschädigte Ware) ist dem System bekannt. So kann ein übergeordnetes Auftragserfassungs- und -bearbeitungssystem (ERP, Warenwirtschaftssystem) sofort auf Fehlbestände reagieren und gegenüber dem Kunden kann schon vorab eine verlässliche Aussage über die Lieferfähigkeit getroffen werden. Dadurch steigt der Lieferservicegrad (Available-to-promise) des Unternehmens automatisch.

Einkauf und Vertrieb müssen nicht mehr regelmäßig zur Kontrolle ins Lager, da sie im LVS jederzeit vollständige, korrekte und zeitnahe Informationen über Lagerbestände, Arbeitsfortschritte und den Bearbeitungsstatus jedes einzelnen Auftrags einsehen können. Eine Kundenfrage nach dem Bearbeitungszustand lässt sich dann zum Beispiel so beantworten: „Ihr Auftrag wurde bereits vollständig kommissioniert und befindet sich aktuell in der Verpackung. Ihr Auftrag wird heute noch versendet.“ Eine solche Antwort kann auch automatisiert per E-Mail versendet werden, da alle Bearbeitungsschritte im Lager digital erfasst werden.

Günter Dietze: Auch bei der Auftragsfreigabe können eine erneute Prüfung auf Lieferfähigkeit und eine Sortierung der Kundenaufträge nach Auslieferungssollzeit, Versandart, Tour und weiteren Kriterien erfolgen. Eilaufträge können durch einen Mausklick priorisiert werden. Und größere Aufträge lassen sich durch mehrere Mitarbeiter parallel bearbeiten, wodurch sich die Durchlaufzeit des Auftrags drastisch verkürzt.

Auch können Aufträge systemgestützt zusammengefasst und gleichzeitig durch einen Kommissionierer bearbeitet werden (Multi-Order- Picking).  Nachschubaufträge zum Auffüllen der Kommissionierplätze können rechtzeitig beauftragt werden, sodass der Kommissionierer keine leeren Plätze mehr anfahren muss.

Kira Schmeltzpfenning: Ein weiterer Vorteil eines LVS besteht darin, dass man von der personalintensiven Stichtagsinventur zu einer permanenten Inventur, bei der das Lager nicht stillgelegt werden muss, umsteigen kann. Fast schon nebenbei liefert ein Lagerverwaltungssystem eine Vielzahl von relevanten Kennzahlen aus dem Lager und ermöglicht dem Unternehmen damit eine effiziente Mitarbeiter- und Ressourcenplanung.

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Welche Möglichkeiten haben Unternehmen mit schmalerem Budget, ihre Prozesse durch digitale Lagerverwalt

Kira Schmeltzpfenning: Digitalisierung muss nicht zwingend mit Automatisierung einhergehen. Gerade in manuell bedienten Lagern mit Fachboden- und Palettenregalen bergen eine gezielte Datenerfassung und eine optimierte Materialflusssteuerung mittels LVS große Potenziale.

Um Probleme im Lager zu lösen, muss man sie jedoch erst einmal erkennen. Hierfür ist es sinnvoll, zunächst seine Lagerabläufe und Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und nötigenfalls auch alte Zöpfe abzuschneiden.

Günter Dietze: Auch ein Lagerverwaltungssystem kann immer nur so gut sein, wie die Prozesse, die es abbilden soll. Daher empfehle ich: Führen Sie zuerst eine Schwachstellenanalyse Ihres Informations- und Materialflusses durch und definieren Sie Sollprozesse. Betrachten Sie dabei auch Ihre zukünftige, geplante Unternehmensstrategie.

Wollen oder müssen Sie den Bereich E-Commerce ausbauen? Sollte die Produktion – zumindest bezüglich der Materialversorgung und -entsorgung – mit digitalisiert werden? Verlangen die Kunden kürzere Reaktions- und Lieferzeiten? Wie entwickelt sich der Markt? Und wie entwickeln sich die Wettbewerber?

Kira Schmeltzpfenning: Das Ergebnis der Bestandsaufnahme sollte in ein Lastenheft einfließen. Dieses beschreibt, was das künftige LVS können muss. Im nächsten Schritt holen Sie Angebote für die Realisierung des Projekts ein. Gemeinsam mit dem ausgewählten Softwareanbieter erstellen Sie dann das Pflichtenheft, welches klärt, wie die Anforderungen und Prozesse des Lastenhefts für Ihr Lager ungesetzt werden sollen.

Bedenken Sie, dass die digitale Lagerverwaltung als ein Projekt angesehen werden muss, das man nicht einfach so nebenbei abwickelt. Befreien Sie die involvierten Mitarbeiter zumindest teilweise von der normalen Tagesarbeit, damit sie ihren Beitrag zum Projekt leisten können. Und scheuen Sie sich nicht, externe Experten hinzuzuziehen.

Inwieweit wird es für KMU künftig immer wichtiger werden, eine digitale Lagerverwaltung zu haben?

Günter Dietze: Insbesondere durch den wachsenden E-Commerce steigt der Druck auf die Unternehmen, stets und kurzfristig lieferfähig zu sein und dem Kunden immer schneller verlässliche Auskünfte erteilen zu können. Der dadurch bedingte Trend hin zu Omnichannel-Strategien erhöht auch die Anforderungen an die Logistik. Auch Themen wie die Nachverfolgbarkeit der Lieferkette, Chargenverwaltung, Seriennummernverwaltung und Fälschungssicherheit dringen in mehr Produktbereiche und damit Unternehmen vor. Diese Anforderungen sind papier- und excelgestützt kaum noch zu erfüllen.

Kira Schmeltzpfenning: Die zunehmende Verknüpfung von Informationen über die Unternehmensgrenzen hinaus bedingt, dass diese Informationen auch im eigenen Unternehmen vorhanden sind. Nur so können zukünftige Herausforderungen wie optimierte Bestandsplanung, Predictive Planning, Vendor Managed Inventory (VMI) und die Einbindung von Daten aus dem Internet der Dinge und der Industrie 4.0 überhaupt ermöglicht werden.

Ein praktisches Beispiel: Der LKW, der Ihre dringend benötigte Ware anliefert, steht im Stau und kommt verspätet an. Erhalten Sie diese Information rechtzeitig und digital, so können Sie die Lieferung an Ihren Kunden noch priorisiert bearbeiten und pünktlich ausliefern oder zumindest Ihrem Kunden frühzeitig einen verbindlichen, neuen Liefertermin zusagen, wenn sich die Verspätung nicht mehr auffangen lässt.

Günter Dietze: Die entscheidende Frage, die hier im Vordergrund stehen sollte, lautet: Können es sich KMU auch in Zukunft noch leisten, auf eine digitale Lagerverwaltung zu verzichten? Die steigenden Anforderungen des Marktes und die digitalen Fortschritte der Wettbewerber erfordern spätestens in den kommenden Jahren eine Digitalisierung der Lagerprozesse, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben und bei Wachstum des Unternehmens keinen zusätzlichen Engpass im Lager zu generieren.

Die digitale Transformation lässt sich nicht mehr aufhalten und sie wird definitiv nicht vor Ihrem Lager haltmachen.