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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
Mit DMS die Geschäftsprozesse optimieren
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist mehr als ein elektronisches Archiv für aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Als unternehmensweite Informationsplattform ermöglicht ein DMS den Anwendern, Dokumente in Verbindung mit den täglichen Geschäftsprozessen effizient zu nutzen.
Noch vor ein paar Jahren wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorwiegend dazu benutzt, Geschäftsunterlagen revisionssicher aufzubewahren. Das gehört auch weiterhin zu den Aufgaben eines DMS.
Heutige Systeme erfüllen jedoch einen umfassenderen Einsatzzweck: Mit ihnen kontrollieren und verwalten Unternehmen jedes Dokument von seiner Entstehung bis zur Langzeitarchivierung. Ziel ist es, die enthaltenen Informationen jederzeit und unternehmensweit nutzbar zu machen. Der Lebenszyklus eines Dokuments lässt sich dabei, in Anlehnung an das 5-Komponenten-Modell des internationalen ECM-Dachverbands AIIM, in die fünf Phasen Erfassung, Ablage, Nutzung, Archivierung und Ausgabe gliedern.
Erfassung von Dokumenten
Der Werdegang eines Dokuments im DMS beginnt damit, dass es in digitaler Form erfasst wird. Unterlagen in Papierform sind daher zu scannen. Zwecks leichter Wiederauffindbarkeit im System werden jedem Dokument beschreibende Informationen bzw. Attribute zugeordnet, die sogenannten Metadaten. Fachleute sprechen bei diesem Vorgang von Verschlagwortung oder auch Indexierung. Weisen Dokumente einen hohen Strukturierungsgrad auf, kann das Dokumentenmanagementsystem sie weitgehend automatisiert verschlagworten. Bei anderen Dokumenten, wie zum Beispiel einem unstrukturierten Bild im JPEG-Format, muss der Benutzer eingreifen.
Ablage vs. Archivierung
Auf die Verschlagwortung folgt die digitale Ablage. Hierbei handelt es sich um eine „Zwischenspeicherung“ der Dokumente im DMS, die für das aktive Arbeiten mit den Unterlagen notwendig ist. Davon zu unterscheiden ist die Langzeitarchivierung. Sollen Dokumente für zehn Jahre oder länger archiviert werden, kommt den verwendeten Speichermedien eine wichtige Rolle zu. Laut Marktforschern dominieren zurzeit im Bereich der Archivierung – je nach gespeicherten Datenmengen – drei Speichermedien: externe und interne Festplatten sowie Tapes. Damit die Informationen in jedem Fall lesbar bleiben, empfehlen Experten als Faustregel, wichtige Daten alle fünf Jahre auf neue Medien zu kopieren.
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Finden, bearbeiten, versionieren
Die abgelegten oder bereits archivierten Dokumente lassen sich im DMS anhand ihrer Metadaten oder per Volltexteingabe suchen. Das System zeigt Unterlagen aus verschiedensten Quellen auf einen Blick an. Die Benutzer brauchen also weder weitere Anwendungen zu öffnen noch das Dateisystem zu durchsuchen.
Mithilfe individueller Zugriffsrechte lässt sich sicherstellen, dass die Dokumente ausschließlich von befugten Personen gelesen und/oder bearbeitet werden können. Wurde ein Dokument bearbeitet, legt das DMS automatisch eine neue Version an und speichert die ursprüngliche Dokumentenfassung. Dies vermeidet Wildwuchs im Dateisystem aufgrund manuell versionierter und später schwer nachvollziehbarer Dateinamen.
Auch sogenannte Check-In- und Check-Out-Funktionen helfen, Inkonsistenzen zu vermeiden: Ein Benutzer kann ein Dokument zwecks Bearbeitung aus dem DMS entnehmen und für andere Benutzer sperren. Sobald der Bearbeiter seine Änderungen mittels Check-In im System abgelegt hat, steht das Dokument als neue Version wieder zur Verfügung.
Zusammenarbeit mit anderen Systemen
In ein Dokumentenmanagementsystem lassen sich Dokumente aus verschiedensten Quellen integrieren (z. B. ERP-Software, Mail, Posteingang). Das DMS bündelt sämtliche Informationen und stellt sie gezielt bereit. Allen berechtigten Benutzern im Unternehmen steht damit eine einheitliche Informationsplattform zur Verfügung.
Dokumentenbasierter Workflow
Die meisten Dokumente durchlaufen im Unternehmen mehrere Stationen, mitunter sogar parallel – beispielsweise zur Bearbeitung, Prüfung, Kenntnisnahme und Freizeichnung. Ein Dokumentenmanagementsystem verbessert den Workflow, indem es die Dokumente an den elektronischen Postkorb der entsprechenden Benutzer weiterleitet. Dabei lassen sich Wiedervorlagetermine festlegen, Fristen setzen und Aufgaben delegieren. Das System verkürzt so die Durchlaufzeiten und ermöglicht den Benutzern, den Status und Verlauf sowie das Ergebnis der Bearbeitung zu kontrollieren und zu dokumentieren.
Ausgabe von Dokumenten
Zu den wichtigen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems zählt zudem die Ausgabe abgelegter oder archivierter Dokumente. Hierbei geht es zum einen darum, den Benutzern die von ihnen gesuchten Dokumente anzuzeigen. Zum anderen zählt dazu die Verteilung von Dokumenten aus dem DMS heraus – zum Beispiel per E-Mail im Einzel- oder Massenversand. Darüber hinaus verlangen Steuerberater und die Prüfer der Finanzverwaltung immer häufiger, dass Unternehmen ihnen Dokumente aus dem digitalen Archiv zur Verfügung stellen. Auch diese Anforderung lässt sich mithilfe eines DMS erfüllen.
Dokumentenmanagement: Welcher Scanner ist der richtige?
Rund die Hälfte aller Dokumente in Unternehmen ist laut einer Studie von IDC papiergebunden. Viele Betriebe möchten ihre Papierdokumente in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) digital archivieren. Wer dabei selbst Hand anlegt, benötigt einen geeigneten Dokumentenscanner. Bei der Auswahl des richtigen Geräts gilt es einige Punkte zu beachten.
Professioneller Scanner oder Multifunktionsgerät für das Dokumentenmanagement?
Vor dieser Frage steht jeder Unternehmer, der papiergebundene Dokumente digitalisieren möchte. Für die Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem ist eine hohe Scanqualität entscheidend – und diese ist bei professionellen Scannern in der Regel besser als bei einem Multifunktionsgerät. Bei der Auswahl helfen folgende Kriterien:
Formate und Scanfunktionen beachten
Sollen neben DIN-A4-Dokumenten auch kleinere Belege wie Kassenbelege, Visitenkarten oder Krankmeldungen gescannt werden, empfiehlt sich ein Desktop-Scanner mit Vorlageneinzug. Für gebundene Dokumente ist ein Einzugscanner mit Flachbetteinheit sinnvoll. Großformatscanner für Zeichnungen größer als DIN A3 lohnen sich meist nicht – hier ist ein externer Scandienstleister oft die bessere Wahl.
Einseitig oder beidseitig scannen – Duplex-Scanner nutzen
Moderne Desktop-Scanner unterstützen meist Duplex-Scannen, also das automatische beidseitige Scannen. Funktionen wie das Entfernen leerer Seiten während des Scanvorgangs erhöhen die Effizienz im Büroalltag.
Scangeschwindigkeit und Volumen im Blick behalten
Für den Einsatz im Unternehmen sollte ein Dokumentenscanner mindestens 40 Seiten pro Minute schaffen. Ein großer Dokumenteneinzug verhindert ständiges Nachlegen. Bei sehr hohem Scanvolumen – etwa bei Bestandsakten – empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Scandienstleister.
Anschlussmöglichkeiten – USB-Scanner oder Netzwerk-Scanner?
Für das Scannen sensibler Dokumente kann ein USB-Scanner am Arbeitsplatz die beste Wahl sein. Teilen sich mehrere Mitarbeitende ein Gerät, ist ein Netzwerk-Scanner oder die Nutzung eines USB-Device-Servers sinnvoll, um den Zugriff über das Unternehmensnetzwerk zu ermöglichen.
Scansoftware und OCR-Software im Dokumentenmanagement
Neben der Hardware ist auch die Scansoftware entscheidend. Eine gute OCR-Software (Optical Character Recognition) wandelt gescannte Bilder in durchsuchbaren Text um – wichtig für die Volltextsuche im DMS. Für Unternehmen mit über 10.000 Belegen pro Jahr kann sich eine erweiterte Erkennungssoftware mit automatischer Analyse, Datenextraktion und Klassifikation lohnen.
Ein Tipp: Unternehmen, die sich auf den Vertrieb von Scannern spezialisiert haben, bieten Interessenten die Möglichkeit, Geräte mithilfe eigener Belege zu testen.
Richtig scannen – Auflösung, Farbauswahl und Dateiformate
Schwarz-Weiß-Scan oder Farbscan?
Schwarz-Weiß-Scans sparen Speicherplatz und sind ideal für reine Textdokumente. Farbscans oder Graustufen-Scans sind bei farbigen Elementen oder für eine bessere OCR-Erkennung zu empfehlen.
Die optimale Auflösung für Dokumentenscanner
Für Textdokumente hat sich eine Auflösung von 300 dpi als Standard im Dokumentenmanagement bewährt. Höhere Auflösungen vergrößern lediglich die Dateigröße, ohne die OCR-Ergebnisse zu verbessern.
Das richtige Dateiformat wählen
Für die Archivierung eignen sich:
- PDF für Text- und Mischdokumente (als durchsuchbares PDF mit OCR)
- TIFF für Zeichnungen
- JPEG für Bilder
Passwort-Sicherheit: So schützen Betriebe ihre Zugänge wirksam
Eine aktuelle Warnung der Deutschen Telekom zeigt erneut, wie wichtig starke Passwörter sind: Zehntausende Login-Daten von T-Online-Kunden wurden geknackt und im Untergrund angeboten. Auch andere Unternehmen waren betroffen. Grund genug, die eigene Passwort-Sicherheit zu überprüfen und endlich sichere Kennwörter einzusetzen.
Warum einfache Passwörter ein Risiko sind
Viele Nutzer wählen leicht zu merkende Passwörter: den Namen des Haustieres, den Geburtstag, eine einfache Tastenkombination wie „123456“ oder „qwertz“. Das Problem: Was für Menschen einfach zu merken ist, lässt sich von Hackern leicht knacken.
Die steigende Zahl an Online-Diensten führt oft dazu, dass Nutzer nur ein Passwort für viele Konten verwenden oder besonders einfache Varianten wählen. Das spart zwar Zeit, öffnet aber Cyber-Kriminellen Tür und Tor.
Sicherheitslücke Mensch: Technik reicht allein nicht
Unternehmen investieren in Firewalls, Antivirensoftware und sichere Netzwerke, doch die größte Schwachstelle bleibt oft der Mensch.
Typische Fehler sind:
- Schwache oder mehrfach genutzte Passwörter,
- Admin-Zugänge mit Standardpasswörtern,
- Passwörter, die sichtbar auf Zetteln am Arbeitsplatz kleben.
Selbst die beste Technik kann keine Sicherheit garantieren, wenn Mitarbeitende unsicher oder nachlässig handeln.
Wie Hacker Passwörter knacken
Cyber-Kriminelle nutzen automatisierte Tools, die pro Sekunde tausende Kombinationen testen.
Besonders unsicher sind:
- echte Wörter (z. B. „Sommer“, „Peter“),
- Tastaturmuster wie „qwertz“,
- einfache Variationen mit Zahlen oder Sonderzeichen (z. B. „Fu22b@ll“).
Solche Passwörter werden oft innerhalb von Sekunden entschlüsselt. Komplexe Kennwörter aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen halten dagegen deutlich länger stand.
So erstellen Sie sichere Passwörter
Eine bewährte Methode ist die Satztechnik:
Man denkt sich einen leicht merkbaren Satz aus und nutzt die Anfangsbuchstaben, z. B.:
„Meine Schwester wurde 1970 geboren!“ → MSw1970g!
Dieses Grundpasswort kann für verschiedene Dienste angepasst werden, etwa durch Zusätze:
- Windows-PC: MSw1970g!-ws
- Outlook: MSw1970g!-ok
- Facebook: MSw1970g!-fk
Solche Passwörter sind deutlich schwerer zu knacken und gleichzeitig gut zu merken.
Warum regelmäßige Passwortwechsel wichtig sind
Auch sichere Passwörter sollten regelmäßig erneuert werden, insbesondere wenn:
- ein Konto von einem Datenleck betroffen ist,
- mehrere Personen Zugriff auf ein Passwort haben,
- unsichere Geräte oder Netzwerke genutzt wurden.
Ein universelles Passwort für alle Konten ist ein großes Risiko: Wird ein Dienst gehackt, können Angreifer sofort auf alle anderen Konten zugreifen.
IT-Sicherheit im Unternehmen verbessern
- Mitarbeitende schulen: Sensibilisierung für Phishing, sichere Passwörter und Umgang mit E-Mails.
- Passwort-Manager einsetzen: Komplexe Passwörter sicher speichern und generieren.
- Mehrstufige Anmeldung (MFA) aktivieren: Zusätzliche Sicherheit durch einen zweiten Faktor.
- Richtlinien festlegen: Mindestlängen, regelmäßige Wechsel und keine Wiederverwendung.
Fazit
Passwort-Sicherheit ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für den Schutz von Unternehmensdaten. Schwache oder mehrfach genutzte Kennwörter gehören zu den größten Sicherheitsrisiken – gerade in Betrieben, die zunehmend digital arbeiten.
Mit starken, individuellen Passwörtern, regelmäßigen Schulungen und klaren Sicherheitsrichtlinien lassen sich viele Cyberangriffe vermeiden.
Quellen
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – Passwortschutz