Digitalisierung

Die E-Rechnungspflicht bietet die Möglichkeit zur Beschleunigung und Vereinfachung der Rechnungsprozesse. Um dieses Potenzial zu nutzen und bis zum Jahreswechsel fit für den Empfang von E-Rechnungen zu sein, sollten sich KMU jetzt um das Thema kümmern. Dabei kann die folgende Checkliste hilfreich sein. Sie erläutert die wesentlichen Schritte, um die E-Rechnungspflicht erfolgreich umzusetzen.

Vorprüfung: Ist mein Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ihr Unternehmen unterliegt der E-Rechnungspflicht, wenn es

• Rechnungen von anderen Unternehmen empfängt,
• nach dem Stichtag Rechnungen in Höhe von mehr als 250 Euro (netto) an Unternehmenskunden ausstellt.

Vorbereitung

Informieren Sie sich über die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungspflicht.

Rechtliche Grundlage der E-Rechnungspflicht ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU. Deutschland hat die EU-Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt. Zudem hat der Gesetzgeber im sogenannten Wachstumschancengesetz Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vorgenommen. Eine E-Rechnung muss demnach die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:

• Sie muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten.
• Sie muss in einem maschinell lesbaren, strukturierten XML-Format erstellt sein, das der Rechnungsempfänger automatisch und elektronisch verarbeiten kann.
• Sie muss der EU-Norm EN 16931 entsprechen beziehungsweise eine vollständige und korrekte Extraktion der relevanten Daten ermöglichen. Dies ist zum Beispiel bei den Formaten XRechnung und ZUGFeRD der Fall. PDF- oder Word-Dokumente erfüllen die Anforderungen dagegen nicht.

Planen Sie den Umstieg auf die E-Rechnung frühzeitig.

• Nutzen Sie die Fristen und Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht, um sich mithilfe dieser Checkliste vorzubereiten.
• Informieren Sie alle relevanten Abteilungen wie Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb über die kommende E-Rechnungspflicht.
• Erstellen Sie einen Zeitplan für die Einführung der elektronischen Rechnungserstellung.
• Beachten Sie aber: Für den Rechnungseingang gibt es keine Übergangsfrist. Hier ist besonders schnelles Handeln gefragt, insbesondere wenn Sie bislang keine E-Rechnungs-fähige Software einsetzen.

Fristen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht (B2B)

Technische Voraussetzungen für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht

• Prüfen Sie, ob Ihre vorhandene Software die E-Rechnungsformate ZUGFeRD 2.X und XRechnung gemäß der EU-Norm EN 16931 erstellen und versenden kann. Achten Sie außerdem darauf, dass die Software Eingangsrechnungen elektronisch verarbeiten kann.
• Richten Sie die nötige IT-Infrastruktur ein. Eventuell ist eine Investition in neue Software oder Schnittstellen erforderlich – möglicherweise auch in neue, leistungsfähigere Hardware.
• Stellen Sie die Integration der Rechnungsprozesse in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme sicher.
• Schaffen Sie die technischen Voraussetzungen dafür, dass E-Rechnungen GoBD-konform, also elektronisch und unveränderbar, aufbewahrt werden. Dazu empfiehlt es sich, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzusetzen.

Prozesse an die E-Rechnungspflicht anpassen

• Bilden Sie ein Projektteam mit Vertretern aus Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb.
• Bestimmen Sie eine Person in Ihrem Unternehmen als Projektleitung.
• Überprüfen Sie Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Sie Änderungsbedarf.
• Passen Sie Ihre Prozesse für Rechnungseingang, -verarbeitung, -archivierung und -ausgang so an, dass ein medienbruchfreier digitaler Prozess für den Empfang, die Verarbeitung und Verbuchung von E-Rechnungen vorhanden ist.
• Legen Sie Verantwortlichkeiten und Rollen für die neuen Prozesse fest.
• Erstellen Sie Richtlinien für die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen gemäß GoBD und nehmen Sie diese in Ihre Verfahrensdokumentation auf.
• Bereiten Sie sich auf die Übergangsphase vor, in der sowohl E-Rechnungen als auch Papier-/PDF-Rechnungen eingehen.

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Lieferanten und Kunden einbinden

• Informieren Sie Ihre Lieferanten über die Anforderungen an eingehende E-Rechnungen.
• Kündigen Sie Ihren Kunden rechtzeitig an, ab welchem Zeitpunkt Sie nur noch E-Rechnungen versenden werden.
• Stimmen Sie mit Ihren Geschäftspartnern die Übergangsfrist für Papierrechnungen und sonstige Rechnungen in elektronischer Form (z. B. PDF oder Word) ab.

Die Mitarbeitenden schulen

• Beziehen Sie Ihr Team von Anfang an mit ein und erläutern Sie die Vorzüge elektronischer Rechnungsprozesse. Dies schafft Akzeptanz für die bevorstehenden Veränderungen durch die E-Rechnungspflicht.
• Schulen Sie die Beschäftigten frühzeitig zu den neuen E-Rechnungsprozessen.
• Benennen Sie Ansprechpartner, die bei Fragen und Problemen unterstützen.

Rechtliche Aspekte prüfen

• Lassen Sie überprüfen, ob Ihre Verträge mit Lieferanten und Kunden E-Rechnungsklauseln enthalten. Passen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gegebenenfalls an.
• Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften für Aufbewahrung und Archivierung sicher.

Insbesondere viele größere Unternehmen setzen ein Lagerverwaltungssystem (LVS) ein, um Lagermengen und Lagerorte effizient zu verwalten. Kleinere Mittelständler mit 20 bis 100 Beschäftigten hingegen nutzen häufig kein LVS. In manchen Fällen ist dies kein Problem – etwa bei Anbietern digitaler Produkte, deren Lagerhaltung sich auf Büromaterial, Getränke und andere Verbrauchsgüter für die Beschäftigten beschränkt. Bei Handels- oder Fertigungsunternehmen, die jederzeit über einen bedarfsorientierten Vorrat verfügen müssen, sieht die Sache jedoch anders aus. Hier kann eine digitale Lagerverwaltung helfen, das Lager zu optimieren, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Funktionen und den Nutzen, aber auch die Kosten eines Lagerverwaltungssystems. Dadurch sollen Verantwortliche in KMU das Potenzial einer Digitalisierung der Lagerverwaltung für ihren Betrieb besser einschätzen können.

Häufige Probleme der Lagerwirtschaft in KMU

Die Beschäftigung mit der Situation im Lager und der Einführung einer digitalen Lagerverwaltung resultiert fast immer aus schmerzhaften Erfahrungen. Diese werden durch typische Fehlersituationen ausgelöst, die in vielen Unternehmen leider allzu häufig vorkommen.

Wo es bei der Lagerhaltung oft hakt

• Aufwändige Artikelsuche im Lager
• Fehlende Artikel oder Überstand aufgrund mangelnder Transparenz über die Bestände
• Reduzierte Produktivität der Mitarbeiter infolge ineffizienter Prozesse im Lager
• Auslieferung falscher Artikel, Mengen oder Chargen
• Verfall verderblicher Ware aufgrund von Artikelentnahmen in der falschen Reihenfolge
• Erhöhte Fehlerrate und Produktivität in Stoßzeiten
• Probleme bei der Lagerhaltung bei krankheitsbedingten Ausfällen oder dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter
• Große Inventurdifferenzen

Die Ursachen für solche Fehlersituationen liegen meistens im Bereich der Lagerverwaltung. Viele KMU arbeiten dort mit Zetteln und Excel-Listen, was leicht zu Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Datenübertragung ins Warenwirtschaftssystem führt. Zudem können Informationen verloren gehen, wodurch die Bestandsführung selten aktuell ist. Wer solche Probleme in der Lagerverwaltung feststellt, sollte den Einsatz eines LVS in Erwägung ziehen, um das Lager zu optimieren.

Bessere Abläufe durch digitale Lagerverwaltung

Vor der Einführung eines Lagerverwaltungssystems sollte stets der gesamte Prozess betrachtet werden. Dieser beginnt nicht erst im Lager, sondern bereits bei der Beschaffung. Spätestens mit dem Wareneingang, der entweder auf eine Bestellung bei einem Lieferanten oder einen Fertigungsprozess folgt.

• Der Wareneingang muss so organisiert sein, dass alle darauffolgenden Schritte effizient und transparent ablaufen können. Bereits die Prüfung des Wareneingangs kann fehlerhaft sein oder unnötig lange dauern, wenn Wareneingang und Bestellung nicht einfach abgeglichen werden können. Ein LVS muss daher die Lagerhaltung mit dem Beschaffungsprozess des eingesetzten Warenwirtschaftssystems verknüpfen. Prüfungen und Qualitätssicherungsschritte müssen einfach integrierbar sein, da sie unverzichtbar sind, um die beschriebenen Probleme in der Lagerverwaltung zu lösen.
• Für die Einlagerung und weitere Bearbeitung sind maschinenlesbare Informationen in Form von Barcodes notwendig. Ein LVS muss dabei drei Szenarien bewältigen können:
  1. Die Ware ist bereits mit Barcodes ausgezeichnet, die alle benötigten Informationen enthalten.
  2. Aus vorhandenen Barcodes lassen sich zumindest einige Informationen, insbesondere die Artikelnummer, entnehmen.
  3. Barcodes müssen neu erzeugt und die Ware entsprechend gelabelt werden.

Die Barcodes dienen der späteren Identifikation der Ware. Zugleich setzen sie Prüfmechanismen in Gang, um sicherzustellen, dass alle Bearbeitungsschritte – beginnend mit der Einlagerung – möglichst fehlerfrei durchgeführt werden. Bereits bei der Einlagerung ist zudem die Lagerorganisation im Betrieb zu berücksichtigen, einschließlich eventuell genutzter spezieller Einlagerungsmethoden wie der chaotischen Lagerhaltung.

• Basierend auf den vorangegangenen Schritten konzentrieren wir uns nun auf einen besonders fehleranfälligen Vorgang: den Warenausgang bzw. die Kommissionierung. Das Lagerverwaltungssystem unterstützt die Lagermitarbeiter mit Informationen, um das Ergebnis der Kommissionierung mit dem Auftrag abzugleichen. Ein gutes LVS erlaubt hier auch Abweichungen von der Norm. Diese Flexibilität kommt vor allem kleinen und flexiblen Unternehmen zugute.
• Auch beim Versand über Speditionen und Paketdienste kann ein Lagerverwaltungssystem die Prozesse im Lager optimieren. Kleinere Unternehmen stellen ihren Dienstleistern oft manuell die benötigten Daten zur Verfügung, was eine doppelte Datenerfassung bedeutet – ein aufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Effizienter ist es, die Daten für den Versand automatisch mithilfe eines LVS zu generieren. Dafür müssen die Lagervorgänge nahtlos in das Warenwirtschaftssystem integriert sein. Zumal weitere Teilschritte wie die Rechnungsstellung sowie möglicherweise Retouren, Reklamationen oder Teillieferungen hinzukommen.

Digitale Lagerverwaltung – die wichtigsten Vorzüge

• Geringere Fehlerquote, vor allem in der Lagerentnahme und der Kommissionierung
• Kostensenkung durch effizientere Lagerprozesse
• Übersicht und Transparenz im Lager
• Verlässliche Bestandsführung
• Bessere Nutzung von Lagerflächen
• Zeitersparnis in der Inventur

Kosten eines Lagerverwaltungssystems

Wer sein Lager optimieren und ein digitales Lagerverwaltungssystem einführen möchte, sollte neben den Lizenzkosten für ein LVS und den Einführungskosten auch weitere Ausgaben einplanen. Dazu zählen die Kosten für neue Hardware wie Scanner, Tablets und andere mobile Geräte sowie der Ausbau der Netzinfrastruktur (LAN, WLAN).

Die Software selbst macht somit nur einen Teil der voraussichtlichen Kosten für eine digitale Lagerverwaltung aus. Zusätzlich müssen die benötigten Geräte und die entsprechenden Arbeitsabläufe in die Kosten-Nutzen-Betrachtung einbezogen werden. Entscheidende Fragen sind hier:

• An welchen Stellen werden mobile Geräte benötigt, und wo reichen fest installierte und meist kostengünstigere Geräte aus?
• Welche Anforderungen stellt die Situation im Lager an die Geräte hinsichtlich Temperatur, Staub, möglicher Fallhöhe und Reichweite der Scanner?
• Welche Daten müssen eingegeben werden, und wie groß muss der Bildschirm sein, um diese effizient zu verarbeiten?
• Wie werden die Geräte bedient, und welche Benutzerfreundlichkeit ist erforderlich, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten?

Fazit: Digitale Lagerverwaltung eignet sich auch für kleinere KMU

Das Beispiel der Lagerwirtschaft zeigt, wie auch kleinere Unternehmen durch gezielte Digitalisierung der Lagerverwaltung erhebliche Vorteile erzielen können. Für die meisten Betriebe in einer Größenordnung von bis zu 100 Mitarbeitern bedeutet Digitalisierung dabei vor allem, Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu optimieren – ohne störende Medienbrüche, fehlende Informationen oder doppelte Datenhaltung in verschiedenen Systemen.

Viele KMU sind bereits teilweise digitalisiert und nutzen beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem. Doch in der Lagerhaltung dominieren oft noch Zettel und die allgegenwärtigen Excel-Listen. Dieser Bruch führt häufig zu isolierten Informationsinseln ohne Verbindung zueinander. Eine digitale Lagerverwaltung hingegen ermöglicht einen durchgängigen Informationsfluss.

Dies ist auch für kleinere Mittelständler, die in der Lagerhaltung Optimierungsbedarf haben, gut umsetzbar. Denn die benötigten Technologien wie Lagerverwaltungssysteme, Scanner und mobile Geräte sind bereits ausgereift und praxisbewährt. Man muss sie nur einführen und nutzen.

Zuschüsse und zinsverbilligte Kredite bzw. Darlehen in Kooperation mit Förderbanken – das sind die gängigsten Fördervarianten für Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand.  Entsprechende Förderprogramme auf EU-, Bundes- und Länderebene sollen es KMU ermöglichen, auf digitale Prozesse und Produkte umzustellen und Know-how bezüglich der digitalen Transformation zu erlangen.

Fördermittel für Digitalisierung gibt es meist für die Anschaffung von Hard- und Software sowie für Beratungsleistungen. Gefördert werden je nach Programm sowohl spezifische Vorhaben als auch allgemeine Schritte in Richtung Digitalisierung.

Zu den förderfähigen Digitalisierungsvorhaben zählen beispielsweise:

• Einführung von ERP-Software,
• die durchgängige Digitalisierung der Auftragsabwicklung,
• Migration und Portierung von IT-Systemen und Anwendungen sowie
• Verbesserung der IT-Sicherheit oder
• die Entwicklung ganz neuer digitaler Lösungen und Plattformen.

Die zahlreichen Förderprogramme unterscheiden sich hinsichtlich der Fördervoraussetzungen und der Fördersummen teils erheblich. Dieser Beitrag fasst die Informationen der Förderer zusammen und bietet somit einen Überblick über die Digitalisierungsförderungen für KMU.

Förderprogramme der Bundesländer

Die folgende Übersicht listet die wichtigsten Förderprogramme der Bundesländer mit Bezug zur Digitalisierung auf. In aller Regel können nur Unternehmen, die ihren Sitz oder eine Betriebsstätte im jeweiligen Bundesland haben, Fördermittel für Digitalisierung aus diesen Programmen erhalten.

Baden-Württemberg

Digitalisierungsprämie Plus

Was wird gefördert?
Fördermittel für Digitalisierung gibt es für konkrete Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit, wie zum Beispiel:

• Implementierung 3D-Druck
• Einführung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie
• Mitarbeiterschulungen, sofern sie mit der Anschaffung von IKT-Hard- und Software zusammenhängen

Wer wird gefördert?
KMU aller Branchen mit bis zu 100 Mitarbeitern, die am Standort Baden-Württemberg aktiv sind.

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung können für Vorhaben gewährt werden, deren Kosten zwischen 10.000 und 100.000 Euro liegen. Dies geschieht über ein Darlehen der L-Bank (10.000 bis 100.000 EUR), für das die Unternehmen einen Tilgungszuschuss erhalten.

Informationsquellen
wm.baden-wuerttemberg.de/de/service/foerderprogramme-und-aufrufe/liste-foerderprogramme/digitalisierungspraemie

www.l-bank.de/produkte/wirtschaftsfoerderung/digitalisierungsfinanzierung.html

Bayern

Digitalbonus

Was wird gefördert?

• Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen, durch IKT-Hardware, IKT-Software sowie Migration und Portierung von IT-Systemen und IT-Anwendungen
• Entwicklung von auf das Unternehmen abgestimmten IT-Sicherheitslösungen oder die dahingehende Umstellung einer Standardlösung

Gefördert werden Ausgaben für Leistungen externer Anbieter einschließlich der zur Umsetzung der Maßnahme notwendigen Hardware und Software.

Wer wird gefördert?

KMU der gewerblichen Wirtschaft mit Betriebsstätte im Freistaat Bayern, wo die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommen muss.

Art und Höhe der Förderung

• Beim „Digitalbonus Standard“ gibt es Fördermittel für Digitalisierung als einen Zuschuss von bis zu 10.000 Euro. Der Fördersatz beträgt bei kleinen Unternehmen bis zu 50 Prozent und bei mittleren Unternehmen bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben.
• Beim „Digitalbonus Plus“ gibt es einen Zuschuss von bis zu 50.000 Euro für Maßnahmen mit besonderem Innovationsgehalt. Bei kleinen Unternehmen beträgt der Fördersatz bis zu 50 Prozent, bei mittleren Unternehmen bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben.
• Darüber hinaus haben KMU die Möglichkeit, für ihr Vorhaben zusätzlich oder alternativ zu den Digitalboni einen „Innovationskredit 4.0“ zu beantragen. Hierbei handelt es sich um ein zinsverbilligtes Darlehen mit der Möglichkeit einer Förderung von 100 Prozent der förderfähigen Ausgaben.

Informationsquellen
www.digitalbonus.bayern/foerderprogramm

lfa.de/website/de/foerderangebote/innovation/weg/Digitalkredit/index.php

Berlin

Berlin Mittelstand 4.0 (bis auf Weiteres ausgesetzt)

Was wird gefördert?
Die Anwendung von Industrie 4.0-Lösungen und die Digitalisierung von Produktion und Service. Dazu gehören:

• Errichtungs- und Erweiterungsinvestitionen
• dazugehörige Betriebsmittel und anteilige Lohnkosten
• sonstige Vorhaben zur Nutzung von IT-Lösungen und Digitalisierung von Produktion und Service

Wer wird gefördert?
KMU sowie größere Mittelstandsunternehmen (mit weniger als 3.000 Beschäftigten). Das Förderprogramm richtet sich an Unternehmen des produzierenden Gewerbes, der IT-Branche und des Dienstleistungsgewerbes mit einer Betriebsstätte oder Sitz in Berlin.

Art und Höhe der Förderung

• Darlehen von 2 bis 6 Mio. Euro zu günstigen Zinsen
• 60 Prozent Haftungsfreistellung der Hausbank durch die Investitionsbank Berlin (IBB)
• flexible Laufzeiten zwischen 3 und 10 Jahren
• Tilgung erfolgt vierteljährlich und nachschüssig
• 100 Prozent Auszahlung

Informationsquelle
www.ibb.de/de/foerderprogramme/berlin-mittelstand-4.0.html

Brandenburg

Brandenburgischer Innovationsgutschein (BIG)-Digital

Was wird gefördert?
Die Anwendung von Industrie-4.0-Lösungen und die Digitalisierung von Produktion und Service. Dazu gehören:

• Digitalisierungsmaßnahmen im eigenen Unternehmen
• drei Module: Beratung, Schulung und Implementierung

Wer wird gefördert?
Auf Gewinnerzielung ausgerichtete KMU, inklusive Handwerk, mit Sitz oder einer Betriebsstätte im Land Brandenburg

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung gibt es als nicht rückzahlbaren Zuschuss im Wege der Anteilfinanzierung (50 Prozent) – maximal jeweils 50.000 Euro für das Modul „Beratung und Schulung“ und maximal 500.000 Euro für das Modul „Implementierung“, bei einer Laufzeit von maximal 6 Monaten für das Modul „Beratung und Schulung“ und maximal 36 Monaten für das Modul „Implementierung“.

Informationsquelle
www.ilb.de/de/wirtschaft/zuschuesse/brandenburgischer-innovationsgutschein-big-digital/

Bremen

Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0

Was wird gefördert?
Beratung zur Digitalisierung und Prozessoptimierung

Wer wird gefördert?
Ausschließlich KMU mit Sitz oder Niederlassung in Bremen und Bremerhaven

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss zur Beratung durch einen geprüften Digitalberater/Dienstleister – wählbar aus einem Pool. Eine Beratung wird mit 50 Prozent der Kosten und einem maximalen Betrag von 5.000 Euro gefördert.

Informationsquelle
www.digitalisierung-bremen.de/beratungsfoerderung-zu-digitalisierung-und-arbeit-40

Hamburg

Hamburg-Kredit Wachstum

Was wird gefördert?
Alle Investitionen in Hamburg, die einer langfristigen Mittelbereitstellung bedürfen und einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg erwarten lassen. Betriebsmittel inklusive Warenlager.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft in Hamburg, freiberuflich Tätige sowie Personen, die Gewerbeimmobilien vermieten oder verpachten. Weitere Voraussetzung: Das Unternehmen bzw. der Antragssteller muss seit mindestens fünf Jahren am Markt aktiv sein.

Art und Höhe der Förderung
Zinsgünstige Darlehen:

• bis 100 Prozent der förderfähigen Kosten
• bis zu 750.000 Euro Darlehenssumme (bzw. 1.5 Mio. Euro in drei Kalenderjahren)
• Laufzeiten von bis zu zehn Jahren bei Investitionsfinanzierungen und bis zu fünf Jahren bei Betriebsmittelfinanzierungen
• fester Zinssatz für die gesamte Darlehenslaufzeit

Der Zinssatz richtet sich nach dem aktuellen Kapitalmarktniveau. Die IFB Hamburg verbilligt die Mittel, die von der KfW Bankengruppe zu günstigen Konditionen bereitgestellt werden, zusätzlich durch Gelder der Freien und Hansestadt Hamburg.

Informationsquelle
www.ifbhh.de/hamburg-kredit-innovation

Hamburg Digital

Was wird gefördert?
Das Programm besteht aus zwei Modulen:

• Modul I Hamburg-Digital Check fördert Ausgaben für Beratungsdienstleister, die für das Bundesprogramm go digital zertifiziert sind.
• Modul II Hamburg-Digital Invest fördert Investitionen zur Umsetzung der entwickelten Strategien und Konzepte. Dies umfasst Ausgaben für Hardware und Software sowie Ausgaben für externe Dienstleister, die für die Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen notwendig sind.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks sowie Freiberufler (z.B. Ärzte, Steuerberater, Architekten) mit Sitz oder mindestens einer Betriebsstätte in Hamburg, in der die geförderte Maßnahme zum Einsatz kommt. Gefördert werden dabei nur KMU, die zusammen mit ihren „Partnerunternehmen“ und „verbundenen Unternehmen“ insgesamt weniger als 250 Mitarbeiter haben.

Art und Höhe der Förderung
Je Modul müssen die förderfähigen Ausgaben mindestens 3.000 Euro (netto) betragen.

• Modul I (Hamburg-Digital Check) bezuschusst Ausgaben für Beratungsleistungen mit 50 Prozent, bis zu einer maximalen Fördersumme von 5.000 Euro.
• Modul II (Hamburg-Digital Invest) bezuschusst die Ausgaben für das tatsächliche Investitionsvorhaben mit 30 Prozent, bis zu einem maximalen Förderbetrag von 17.000 Euro.

Informationsquelle
https://hamburger-digitalbonus.de

Hessen

DIGI-Zuschuss (Förderrunde 2025 endet am 29.10.2025)

Was wird gefördert?
Die digitale Transformation von Produktions- und Arbeitsprozessen und Verbesserung der IT-Sicherheit. Die Maßnahmen sollen einen Digitalisierungsfortschritt in den Bereichen Produktion und Verfahren, Produkte und Dienstleistungen oder Strategie und Organisation des Unternehmens erwarten lassen. Zuwendungsfähige Maßnahmen sind:

• Anschaffung von Hard- und Software zur Digitalisierung von Produkten, Dienstleistungen und Betriebsprozessen
• Anschaffung von Hard- und Software zur Implementierung einer IKT-Sicherheitslösung
• die mit den Anschaffungen verbundenen Dienstleistungen, einschließlich der Migration bisheriger Daten und der Portierung von Softwarekomponenten auf die neuen digitalen Systeme sowie erforderliche Schulungen zu den angeschafften digitalen Systemen durch externe Anbieter

Wer wird gefördert?
Insbesondere KMU der gewerblichen Wirtschaft sowie freie Berufe mit einer Betriebsstätte in Hessen, in denen die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommt.

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung werden als nicht rückzahlbarer Zuschuss (Anteilsfinanzierung) in Höhe von bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Sachausgaben bereitgestellt. Die zuwendungsfähigen Sachausgaben müssen sich dabei auf mindestens 4.000 Euro erfolgen. Die Förderhöhe beträgt maximal 10.000 Euro.

Informationsquelle
www.wibank.de/digital-zuschuss

Mecklenburg-Vorpommern

Digitalisierungsförderung MV

Was wird gefördert?
Gefördert werden Investitionen in Prozessinnovationen, die neue oder wesentlich verbesserte Methoden für Produktion und Dienstleistungen im Betrieb ermöglichen – etwa durch den Einsatz moderner digitaler Technologien, Ausrüstung oder Software.

Wer wird gefördert?
Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft mit weniger als 100 Beschäftigten, die ohne Förderung digitale Produktions- oder Leistungsprozesse nicht oder nur stark verzögert einführen können. Förderfähig sind Betriebe in Mecklenburg-Vorpommern aus den Bereichen Produktion, Handwerk und Tourismus.

Art und Höhe der Förderung
KMU mit weniger als 100 Beschäftigten können im Rahmen der Projektförderung für digitale Kleininvestitionen einen nicht rückzahlbaren Zuschuss von bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben erhalten, maximal jedoch 50.000 Euro pro Vorhaben. Die beihilferechtliche Grundlage ist die EU-Richtlinie zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation; die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 30.000 Euro betragen und die Förderung erfolgt als De-minimis-Beihilfe.

Informationsquelle
www.tbi-mv.de/digitalisierungsfoerderung-mv/foerderaufruf.html

Niedersachsen

Digitalbonus.Niedersachsen (zum 1. Januar 2022 ausgelaufen)

Was wird gefördert?

• Investitionen in IKT-Hardware, IKT-Software oder Softwarelizenzen, sofern ein Kaufpreis von 5.000 Euro brutto überschritten wird. Dabei muss es sich um ein oder mehrere Exemplar/e derselben Hardware, Software oder Softwarelizenz handeln.
• Investitionen in Hard- und Software zur Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit. Auch hier gilt: Der Brutto-Kaufpreis des jeweiligen Exemplars an Hardware, Software oder Softwarelizenz muss 5.000 Euro überschreiten.

Wer wird gefördert?

KMU aus den Bereichen gewerbliche Wirtschaft, Life Sciences, eHealth sowie Handwerksbetriebe und kleine freiberufliche Planungsbüros, jeweils mit Sitz oder Betriebsstätte in Niedersachsen.

Art und Höhe der Förderung

• Kleine Unternehmen erhalten einen einmaligen, nicht rückzahlbaren Zuschuss von bis zu 50 Prozent – mittlere Unternehmen von bis zu 30 Prozent.
• Die Fördersumme liegt zwischen mindestens 2.500 Euro und maximal 10.000 Euro.
• Gefördert wird nur der Kauf von Hardware, Software oder Softwarelizenzen. Mieten oder Leasing sind nicht zuwendungsfähig.

Informationsquelle
Informationen der Investitions- und Förderbank NBank zum Digitalbonus. Niedersachsen

Nordrhein-Westfalen

Mittelstand Innovativ & Digital

Was wird gefördert?
Das Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital besteht aus mehreren Teilprogrammen und beinhaltet unter anderem die Gutscheinvariante MID-Digitalisierung. Hiermit fördert das Land Nordrhein-Westfalen die Beratung zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und die effiziente digitale Transformation unternehmensinterner Prozesse.

Wer wird gefördert?
KMU aller Branchen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen

Art und Höhe der Förderung
Der Zuschuss beim Gutschein MID-Digitalisierung beträgt maximal 50 Prozent, bei kleinen und Kleinstunternehmen maximal 70 Prozent der förderfähigen Ausgaben. Die maximale Zuwendungssumme sind 15.000 Euro.

Informationsquelle
www.mittelstand-innovativ-digital.nrw/mid-gutscheine/digitalisierungsgutschein

NRW.BANK. Digitalisierung und Innovation

Was wird gefördert?
Finanzierungen von Digitalisierungsmaßnahmen und Investitionsvorhaben in den Bereichen:

• Digitale Produktion, Leistungserbringung und Verfahren, z.B. Integration/Einbindung von digitalen Kundenschnittstellen an das Produktionsleitsystem, vollumfängliche Vernetzung der Ressourcenplanung und der Produktionssysteme, Ausbau innerbetrieblicher Breitbandnetze, Integration mobiler Betriebsgeräte in die Steuerung von Produktion und Dienstleistungen
• Digitale Produkte und Leistungen, z.B. Aufbau und Verbesserung von digitalen Plattformen, Entwicklung digitaler Standards und Normen
• Digitale Strategie und Organisation, z.B. Entwicklung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, Initialisierungsaufwand für die Nutzung von Cloud-Technologien oder Entwicklung und Implementierung eines IT-, Datensicherheits- und/oder Social-Media-Kommunikationskonzepts

Wer wird gefördert?
Mittelständische Unternehmen (inländische und ausländische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, die sich mehrheitlich im Privatbesitz befinden und deren Jahresumsatz – einschließlich verbundener Unternehmen – 500 Mio. Euro nicht überschreitet, ab zwei Jahren nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit. Der Investitionsort muss in Nordrhein-Westfalen liegen. Förderfähig sind grundsätzlich nur Vorhaben, die einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg erwarten lassen und deren Gesamtfinanzierung gesichert ist.

Art und Höhe der Förderung

• Zinsgünstige Ratendarlehen
• Finanzierungsanteil: bis zu 100 Prozent der förderfähigen Kosten
• Mindestkredit: 25.000 Euro
• Höchstbetrag: 10 Millionen Euro
• fester Zinssatz für die gesamte Laufzeit
• Tilgung in gleichen Vierteljahresraten
• Auszahlung: 100 Prozent
• Optional: 50-prozentige Haftungsfreistellung und Bürgschaft

Informationsquelle
www.nrwbank.de/de/unternehmen/investitionen-im-mittelstand/digitalisierung/

Saarland

DigitalInvest KMU

Was wird gefördert?

Gefördert werden nicht nur Investitionen in Hard- und Software, sondern auch die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ziel ist es, die Beschäftigten in die Lage zu versetzen, mit Digitalisierung und Technik sicher und produktiv umzugehen.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte im Saarland, in der die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommt.

Art und Höhe der Förderung
Die Förderung ist ein nicht rückzahlbarer Zuschuss aus Landesmitteln. Der Zuschuss beträgt bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben für mittlere Unternehmen und bis zu 50 Prozent für kleine Unternehmen. Der jeweilige Höchstförderbetrag beläuft sich bei der „Basis-Förderung“ auf 12.500 Euro und bei der „Plus-Förderung“ auf 20.000 Euro.

Informationsquelle
www.saarland.de/mwide/DE/portale/digitalisierung/digitalisierung-wirtschaft/digitalinvest/digitalinvest

Sachsen

Betriebsberatung/Coaching (zum 30.06.2024 ausgelaufen)

Was wird gefördert?
Betriebsberatungen und Coachings zu verschiedenen Fragen der Unternehmensführung, wie beispielsweise Digitalisierung

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder zu begünstigender Betriebsstätte im Freistaat Sachen.

Art und Höhe der Förderung
Nicht rückzahlbarer Zuschuss in Höhe von bis zu 40 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben im sogenannten Direktverfahren und bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben im sogenannten Qualitätssicherungsverfahren. Zuwendungsfähig sind das Nettohonorar des Beraters; im Qualitätssicherungsverfahren zusätzlich die Ausgaben für die Qualitätssicherung.
Pro Tag der Beratung bzw. des Coachings können bis zu 350 Euro Zuwendung anerkannt werden, in einem Kalenderjahr höchstens 8.000 Euro (bei Beratungen in einzelnen Förderschwerpunkten bis zu 10.000 Euro) für das Unternehmen.

Informationsquelle
www.sab.sachsen.de/mittelstandsrichtlinie-betriebsberatung/coaching

Digitalisierung Zuschuss EFRE

Was wird gefördert?
Das Förderprogramm unterstützt Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler bei der Heranführung an Themen der digitalen Transformation.
Zuwendungsfähig sind:

• Planung, Konzipierung und Vorbereitung von Projekten – für die entsprechende Beratungsleistung können bis zu 5 Tagewerke, höchstens 900 Euro/Tag angesetzt werden
• technischen Realisierung anfallende Fremdleistungen
• Anschaffung von projektbezogener Software und notwendiger Hardware, keine Standard-Hardware und -Software
• Einführung der Lösung einschließlich Schulung; höchstens bis zu 20 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben

Wer wird gefördert?
Kleinstunternehmen, KMU und Freiberufler mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen

Art und Höhe der Förderung
Nicht zurückzahlbarer Zuschuss; die Höhe hängt von der Unternehmensgröße ab:

• Kleinstunternehmen: bis zu 60 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 10.000 Euro
• Kleinunternehmen: bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 60.000 Euro
• Mittlere Unternehmen: bis zu 35 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 100.000 Euro
• Bonusförderung: 10 Prozent, wenn das Unternehmen mindestens für die Dauer des geförderten Vorhabens tarifliche oder tarifgleiche Löhne zahlt

Informationsquelle
Förderrichtlinie Digitalisierung Zuschuss EFRE 2021 bis 2027

Sachsen-Anhalt

DIGITAL INNOVATION

Was wird gefördert?
Das Programm stellt Fördermittel für Digitalisierung unter anderem für folgende Projekte und Maßnahmen zur Verfügung:

• Entwicklung von neuen, innovativen digitalen Produkten und Produktionsprozessen, Geschäftsmodellen und Geschäftsabläufen
• digitale Marketing- und Vertriebsstrategien
• Einrichtung und Erhöhung der IT-Sicherheit
• Ausgaben für Personal, das im Rahmen des Projekts zusätzlich eingestellt wird, sowie Sachkosten, Leistungen Dritter und Investitionen

Wer wird gefördert?
KMU mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen-Anhalt

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss in Höhe von bis zu 70 Prozent der förderfähigen Ausgaben, maximal 70.000 Euro je Projekt. Die Förderung der Ausgaben für Personal, das im Rahmen des Projekts zusätzlich eingestellt wird, erfolgt auf Grundlage von Pauschalbeträgen.

Informationsquelle
Informationen der Investitionsbank Sachsen-Anhalt zum Förderprogramm „DIGITAL INNOVATION“

Thüringen

Digitalbonus (vorerst keine neuen Anträge möglich)

Was wird gefördert?
Zum Digitalisierungsvorhaben gehörende Ausgaben für Software und Hardware, einschließlich der Ausgaben für Leistungen externer Dienstleister zur Migration und Portierung von IT-Anwendungen und IT-Systemen.

Fördermittel für Digitalisierung können unter anderem für Vorhaben in den folgenden Bereichen beantragt werden:

• Digitalisierung von Betriebsprozessen, z.B. Einführung von ERP-Systemen oder Manufacturing Execution Systems (MES) oder Integration digitaler Workflows mit Lieferanten und Kunden (E-Commerce, E-Procurement)
• Digitalisierung von Produkten und Dienstleistungen, z.B. Einführung produktbegleitender und/oder Anwendungssteuerungssoftware
• Einführung oder Verbesserung von Informations- und Datensicherheitslösungen, z.B. Implementierung eines Informations- und/oder Datensicherheitskonzepts oder Initialisierung der Nutzung von Cloud-Technologien

Wer wird gefördert?
KMU der gewerblichen Wirtschaft (insbesondere verarbeitendes Gewerbe, unternehmensnahe Dienstleistungen, Baugewerbe sowie Handwerk und Handel)

Art und Höhe der Förderung
Die Fördermittel für Digitalisierung gibt es in Form eines Zuschuss in Höhe von bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 15.000 Euro. Die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 5.000 Euro betragen und dürfen 150.000 Euro nicht übersteigen. Je Unternehmen können im „Digitalbonus Thüringen“ maximal zwei Anträge gestellt werden.

Informationsquelle
Informationen der Thüringer Aufbaubank zum Förderprogramm „Digitalbonus“

Bundesweite Förderprogramme

Die folgenden Förderprogramme stehen kleinen und mittleren Unternehmen bundesweit zur Verfügung.

Digital Jetzt

(zum 31.12.2023 ausgelaufen)

Was wird gefördert?
Das Programm enthält zwei Fördermodule:

• Fördermodul 1: „Investition in digitale Technologien“ – Dieses Modul fördert Investitionen in Software und Hardware, insbesondere für die interne und externe Vernetzung des Unternehmens. Förderfähig sind zum Beispiel Investitionen in: datengetriebene Geschäftsmodelle, Künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Anwendungen, Big Data, Sensorik, 3D-Druck sowie IT-Sicherheit und Datenschutz.
• Fördermodul 2: „Investition in die Qualifizierung der Mitarbeitenden“ – Dieses Modul soll Unternehmen dabei unterstützen, Beschäftigte im Umgang mit digitalen Technologien weiterzubilden. Förderfähig sind Investitionen, die die Qualifizierung der Mitarbeiter verbessern – insbesondere im Hinblick auf die Erarbeitung und Umsetzung einer digitalen Strategie im Unternehmen sowie bei IT-Sicherheit und Datenschutz, aber auch grundsätzlich zu digitalem Arbeiten und den nötigen Basiskompetenzen. Die Weiterbildungsanbieter müssen ihr Qualitätsniveau durch eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder eine Akkreditierung nach AZAV belegen.

Unternehmen können in einem oder in beiden Modulen Fördermittel für Digitalisierung beantragen.

Wer wird gefördert?
Eine Förderung beantragen können:

• mittelständische Unternehmen aus allen Branchen einschließlich Handwerk und freie Berufe
• mit 3 bis 499 Beschäftigten
• Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland

Art und Höhe der Förderung
Die Förderung wird – nach erfolgreicher Verwendungsnachweisprüfung – als Zuschuss gewährt. Dieser muss nicht zurückgezahlt werden. Um ihr gefördertes Digitalisierungsprojekt umzusetzen, haben die Unternehmen in der Regel zwölf Monate Zeit.

Die maximale Fördersumme beträgt 50.000 Euro pro Unternehmen – bei Investitionen von Wertschöpfungsketten und/oder -netzwerken: bis zu 100.000 Euro pro Unternehmen. Die minimale Fördersumme beträgt 17.000 Euro in Modul 1 und 3.000 Euro in Modul 2.

Die Förderquote (in Prozent der Investitionskosten) ist nach Unternehmensgröße gestaffelt.

• Bis 50 Beschäftigte: bis zu 40 Prozent
• Bis 250 Beschäftigte: bis zu 35 Prozent
• Bis 499 Beschäftigte: bis zu 30 Prozent

go-digital

Was wird gefördert? (Wird ab 1. Januar 2025 nicht fortgeführt)

• Optimierung von Prozessen und Erschließung zusätzlicher Marktanteile durch Digitalisierung (Module „Digitalisierte Geschäftsprozesse“ und „Digitale Markterschließung“)
• Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle oder -prozesse; Digitalisierung vorhandender Geschäftsmodelle und -prozesse ( Modul „Digitalisierungsstrategie“)
• Finanzierung von Maßnahmen im Bereich IT-Sicherheit (Modul „IT-Sicherheit“)

Wer wird gefördert?
Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft (KMU) einschließlich des Handwerks mit technologischem Potenzial können Fördermittel für Digitalisierung beantragen, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

• weniger als 100 Mitarbeiter
• höchstens 20 Mio. Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme im Jahr vor dem Vertragsabschluss (Werte dürfen auch zusammen mit Partnerunternehmen und verbundenen Unternehmen nicht überschritten werden)
• Förderfähigkeit nach der De-minimis-Verordnung
• Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss zu gezielten Beratungs- und Umsetzungsleistungen durch autorisierte Beratungsunternehmen. Diese übernehmen die Antragstellung für die Fördermittel, die Abrechnung und das Berichtswesen.

Die Projektlaufzeit beträgt maximal sechs Monate.

Die Förderquote liegt bei 50 Prozent auf die Nettoausgaben. „go-digital“ übernimmt 50 Prozent der Kosten des maximalen Beratertagessatzes von 1.100 Euro. Es können bis zu 20 Beratertage im gewählten Hauptmodul und bis zu zehn Beratertage in den gewählten Nebenmodulen veranschlagt werden.

unternehmensWert:Mensch plus

Was wird gefördert?
Das Programm soll Unternehmen zu nachhaltigen Strategien und neuen Konzepten verhelfen, mithilfe derer sie die Chancen der Digitalisierung gewinnbringend nutzen können. Dies geschieht mittels Einrichtung betrieblicher „Lern- und Experimentierräume“ und einer professionellen Prozessberatung.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen:

• mit Sitz/Arbeitsstätte in Deutschland
• Jahresumsatz von nicht mehr als 50 Millionen Euro bzw. eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Millionen Euro
• seit mindestens zwei Jahren am Markt
• mindestens ein sozialversicherungspflichtig Beschäftigter in Vollzeit

Art und Höhe der Förderung
Interessierte Unternehmen müssen zunächst eine (kostenfreie) Erstberatung in einer der Erstberatungsstellen (deutschlandweit vorhanden) besuchen. Wenn das Unternehmen die Förderkriterien erfüllt, bekommt es einen Beratungsscheck (Zuschuss) für eine geförderte Beratung. Für die Durchführung der Beratung vor Ort kann aus einem Pool von autorisierten Prozessberatern gewählt werden.

Die Förderquote liegt bei 80 Prozent und umfasst zwölf Beratungstage. Als zeitlicher Rahmen für den Beratungsprozess werden fünf bis sechs Monate empfohlen.

Informationsquelle
Informationen zum Förderprogramm „unternehmensWert:Mensch plus“

ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW

Was wird gefördert?
Mit dem ERP-Förderkredit „Digitalisierung“ unterstützt die KfW Vorhaben, die auf die Digitalisierung von Unternehmen abzielen – von neuer Hard- und Software über digitale Geschäftsmodelle bis hin zum Einsatz von Zukunftstechnologien wie künstlicher Intelligenz.

Neben Investitionen können auch die laufenden Kosten von Digitalisierungsvorhaben gefördert werden.

Wer wird gefördert?
Neben Freiberuflerinnen und Freiberuflern sind Einzelunternehmen sowie kleine, mittlere und größere mittelständische Unternehmen mit einem Jahresgruppenumsatz von bis zu 500 Millionen Euro förderberechtigt.

Voraussetzung ist der Unternehmenssitz in Deutschland. Unternehmen mit Sitz im Ausland können die Förderung für ihre Tochtergesellschaften, Niederlassungen, Betriebsstätten oder Filialen in Deutschland beantragen.

Art und Höhe der Förderung
Gefördert wird über einen Kredit. Der vom Unternehmen gewählte Finanzierungspartner ermittelt anhand der wirtschaftlichen Verhältnisse und der Qualität der Sicherheiten des Unternehmens den individuellen Zinssatz für den Kredit und stellt den Förderantrag bei der Förderbank KfW. Der Kreditvertrag wird zwischen dem Unternehmen und dem Finanzierungspartner abgeschlossen.

• Kein Kreditmindestbetrag
• Kreditbetrag bis maximal 25 Millionen Euro
• Auszahlung von 100 Prozent des Kreditbetrags in einer Gesamtsumme oder in Teilbeträgen
• Zuschuss von bis zu 5 Prozent auf den ausgezahlten Kreditbetrag möglich

Informationsquelle
www.kfw.de/inlandsfoerderung/Unternehmen/Innovation-und-Digitalisierung/F%C3%B6rderprodukte/ERP-F%C3%B6rderkredit-Digitalisierung-(511-512)/

Fördermittel für Digitalisierung: Weitere Möglichkeiten zur Recherche

In der Förderdatenbank des Bundes findet man alle Förderungsmöglichkeiten des Bundes, der Länder und der EU. Diese Seite – insbesondere der Suchassistent – ist enorm hilfreich. Hier kann auch nach branchenspezifischen KMU-Digitalisierungsförderungen gesucht werden – beispielsweise gibt es zahlreiche weitere für Technologie-KMU, für solche aus Forschung und Entwicklung, sowie für Neugründungen und junge Unternehmen aus diesem Bereich.

Die Initiative Mittelstand-Digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie unterstützt KMU kostenfrei bei allen Fragen rund um die Digitalisierung. Anlaufstellen sind so genannte (regionale und thematische) „Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren“. Diese helfen den Unternehmen, den Stand der eigenen Digitalisierung einzuschätzen, entwickeln gemeinsam mit ihnen einen individuellen Digitalisierungsfahrplan und unterstützen sie bei der Auswahl und Umsetzung geeigneter Maßnahmen.

Darüber hinaus stellt auch die Europäische Union Fördermittel für Digitalisierung bereit: EU-Förderprogramme.

(Hinweis: Dieser Artikel wurde zuletzt am 22.10.2025 aktualisiert.)

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Mitte März 2024 steht es fest: Künftig sind Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu versenden. Diese E-Rechnungspflicht bietet den Betrieben erhebliches Potenzial zur Prozessoptimierung und Kosteneinsparung. Hier sind die wichtigsten Gründe für die Einführung der E-Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden zentralen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Sie basieren auf der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelten EU-Norm EN 16931.

7 Gründe, die E-Rechnung einzuführen

1. Die bevorstehende E-Rechnungspflicht lässt keine Wahl zu.

• Bereits seit November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD einreichen. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnungspflicht ausgeweitet: Ab Januar 2025 sollen alle Unternehmen imstande sein, elektronische Rechnungen zu versenden und zu verarbeiten. Bei der Einführung dieser Pflicht gelten Übergangsregelungen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
• Das Wachstumschancengesetz hatte den Deutschen Bundestag im November 2023 passiert. Der Bundesrat verweigerte anschließend jedoch zunächst seine Zustimmung und verwies das Gesetz an den Vermittlungsausschuss. Insbesondere der ambitionierte Zeitplan zur Einführung stieß auf Kritik, weshalb die Länderkammer in ihrer Beschlussvorlage eine Verschiebung um zwei Jahre forderte.
• Fest steht: Die E-Rechnungspflicht wird kommen. Daher ist es Unternehmen dringend zu empfehlen, ihre Rechnungsprozesse zeitnah zu digitalisieren.

2. Durch den digitalen Workflow spart man Kosten.

• Wer elektronische Rechnungen per E-Mail versendet, spart die Kosten für Papier, Druck und Porto ein. Wie groß das Sparpotenzial ist, zeigt eine Bitkom-Studie: Demnach werden in Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro nur für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben.
• Bei digitaler Verarbeitung eingehender Rechnungen ergeben sich weitere Einsparungen durch bessere Workflows. Studien zufolge sinkt der Aufwand im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsprozessen um bis zu 70 Prozent.

3. Mit E-Rechnungen geht alles schneller.

• Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.
• Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Arbeitstage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es meistens noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also früher.
• Darüber hinaus können Unternehmen durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und durch die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) massiv Zeit sparen.

4. E-Rechnungen sind jederzeit ortsunabhängig verfügbar.

• Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen.
• Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben – etwa, wenn der Vorgesetzte geschäftlich unterwegs ist.
• Bei Rückfragen zu einer Rechnung und in Klärfällen ist die Buchhaltung schnell auskunftsfähig, da ihr sofort das entsprechende Dokument vorliegt.

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5. Digitale Rechnungsprozesse verbessern die Arbeitsabläufe.

• Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen lassen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit.
• Des Weiteren bleiben elektronische Rechnungen bei Abwesenheit eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.

6. E-Rechnungen lassen sich leicht und sicher aufbewahren.

• Um elektronische Rechnungen zu archivieren, braucht man weder Aktenordner noch Archivstellfläche. Stattdessen lassen sich die digitalen Dokumente weitgehend automatisiert und platzsparend in einem DMS aufbewahren.
• In einem DMS archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten.
• Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.

7. E-Rechnungen schonen Umwelt und Ressourcen.

• Durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse senken Unternehmen ihren Verbrauch an Papier, Aktenordnern, Druckertoner und weiterem Büromaterial nachhaltig. Das schont nicht nur das eigene Budget, sondern auch die Umwelt. Die geringere Menge an Briefpost wirkt sich außerdem positiv auf die CO₂-Bilanz aus.

Stand der Digitalisierung in der Baubranche

Laut Fraunhofer-Studie wünschen sich viele Unternehmen vor allem mehr Effizienz durch optimierte Prozesse, bessere Zusammenarbeit durch direkte Kommunikation sowie eine attraktivere Positionierung der Branche. Obwohl es zahlreiche Softwarelösungen gibt, scheitert die Umsetzung oft an fehlender Interoperabilität – also daran, dass Programme nicht nahtlos miteinander arbeiten. Besonders beim Datenaustausch und der Datenqualität treten noch Probleme auf.‍

Zentrale Hindernisse: Technik, Struktur und Kultur

Die größten Herausforderungen liegen jedoch weniger in der Technik, sondern in personellen, finanziellen und strukturellen Barrieren:

• Fachkräftemangel und fehlende digitale Kompetenzen
• Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitenden
• Hohe Anschaffungskosten für Softwarelösungen
• Freistellungen für Schulungen und Weiterbildungen
• Komplexe Vergabeverfahren

Um die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, braucht es daher nicht nur Technologie, sondern auch eine kulturelle Transformation in den Unternehmen.

Vier Lösungsansätze für mehr Digitalisierung

Vorbilder und Motivation

Vorbilder sind entscheidend, um Mitarbeitende für digitale Technologien zu gewinnen. Unternehmen, die Digitalisierung erfolgreich eingeführt haben, können als Best-Practice-Beispiele dienen – besonders für kleinere Betriebe. Auch digitale Pioniere im Team oder neue Mitarbeitende aus Hochschulen bringen wichtige Impulse. Schulungen und Weiterbildungen, die gezielt auf die Digitalisierung im Bau ausgerichtet sind, steigern zusätzlich die Motivation.

Prozesse und Standards

Einheitliche digitale Prozesse und Standards sind das Fundament erfolgreicher Digitalisierung. Zentral ist dabei Building Information Modeling (BIM), das die Zusammenarbeit verbessert und die Qualität der Projektumsetzung erhöht.

Effizienz und Korrektheit

Digitale Technologien sorgen für präzisere Abläufe und minimieren Fehler in Planung und Ausführung. Das Ergebnis: Zeit- und Ressourceneinsparungen sowie eine deutliche Qualitätssteigerung bei Bauprojekten.

Visualisierung und Demonstration

Digitale Tools zur Visualisierung von Bauprojekten erleichtern die Zusammenarbeit und Kommunikation. 3D-Modelle oder Simulationen machen Konzepte verständlicher, erhöhen die Transparenz und reduzieren Fehlkommunikation.

Fazit: Digitalisierung als Chance für die Bauwirtschaft

Die Digitalisierung im Bau ist mehr als ein technischer Wandel – sie ist eine organisatorische und kulturelle Transformation. Erfolgreich sind Unternehmen, die:

• auf digitale Standards wie BIM setzen,
• ihre Mitarbeitenden durch Weiterbildung und Motivation einbinden,
• Prozesse konsequent digitalisieren und
• die Vorteile von Visualisierungstools nutzen.

Mit den passenden Softwarelösungen sind die technischen Grundlagen bereits vorhanden. Jetzt gilt es, die kulturellen und organisatorischen Hürden zu überwinden. Branchenvorreiter und klare Standards können hier zum Schlüssel werden. So gelingt es der Baubranche, ihre Prozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Attraktivität der Branche insgesamt zu steigern.

Quelle:

Frauenhofer IESE, Studie: Stand der Digitalisierung in der Baubranche

Seit 2011 sind elektronische Rechnungen in Deutschland in steuerlicher Hinsicht Papierrechnungen gleichgestellt. Somit berechtigen E-Rechnungen uneingeschränkt zum Vorsteuerabzug, vorausgesetzt, sie enthalten die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Das Format, in dem die Rechnung versendet wird – sei es PDF, XML, EDIFACT oder ein anderes –, spielt dabei bis Ende 2024 keine Rolle. Dies wird sich mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 ändern. Die Anforderungen der Finanzverwaltung an den digitalen Rechnungsaustausch, wie sie in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) festgelegt sind, bleiben dagegen weitgehend bestehen. Hier ist ein Überblick.

Achtung: Ab Januar 2025 werden als E-Rechnung nur noch Rechnungsformate akzeptiert, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, wie beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. PDF-Rechnungen oder andere bildhafte Darstellungen der Rechnungsinhalte (z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx”) erfüllen nicht die Vorgaben zur E-Rechnungspflicht.

E-Rechnungen müssen digital archiviert werden

Elektronische Rechnungen sind originär elektronische Unterlagen. Dementsprechend müssen sie laut den GoBD im digitalen Ursprungsformat aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer beträgt in der Regel zehn Jahre – beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Blogbeitrag, der am Ende dieses Artikels verlinkt ist.

Bei der Aufbewahrung muss die Unveränderbarkeit des elektronischen Originalbelegs gewährleistet sein

Für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug ist es entscheidend, elektronische Rechnungen in einem unveränderbaren Zustand aufzubewahren. Dies bedeutet, dass spätere Modifikationen am archivierten Beleg erkennbar sein müssen und der ursprüngliche Inhalt erhalten bleiben muss. Selbst bei Systemwechseln oder Aktualisierungen von Hard- und Software muss die Unveränderlichkeit der Aufbewahrung gewährleistet sein.

Wenn Sie E-Rechnungen in Ihrem herkömmlichen Dateisystem speichern, sind zusätzliche aufwendige Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Eine deutlich einfachere Lösung bietet die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das automatisch eine Änderungshistorie protokolliert und somit eine „revisionssichere“ Aufbewahrung ermöglicht.

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Elektronische Rechnungen müssen lesbar sein

Verarbeiten und archivieren Sie Rechnungen in ausschließlich maschinenlesbaren Formaten wie XML oder EDIFACT? Dann ist es wichtig, nicht nur die elektronischen Rechnungen selbst zu speichern, sondern auch ein geeignetes Anzeigeprogramm (Viewer) bereitzuhalten. Dies gewährleistet, besonders während einer Betriebsprüfung, dass die Rechnungen weiterhin für das menschliche Auge lesbar bleiben und einer visuellen Überprüfung unterzogen werden können.

Hinweis: Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen muss auch ausschließlich maschinenlesbare Rechnungen wie das strukturierte XML-Format XRechnung empfangen können. Ein Anspruch auf eine mit dem menschlichen Auge lesbare Rechnung besteht dann nicht mehr.

E-Rechnungen sind zeitnah gegen Verlust zu sichern

Um Verluste und Manipulationen zu vermeiden, müssen Sie E-Rechnungen zeitnah erfassen und buchen.  Es ist nicht erlaubt, Belege zunächst zu sammeln und Geschäftsvorfälle erst nach längerer Zeit in der Buchhaltung zu erfassen. Was die Finanzverwaltung und die Rechtsprechung unter „zeitnah“ verstehen, erläutert der Experten-Beitrag Was bedeutet „Zeitgerechtheit“?.

Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem zur Aufbewahrung nutzen, sind Sie auf der sicheren Seite: Das DMS archiviert Ausgangsrechnungen unmittelbar nach ihrer Erstellung. Sofern Sie zusätzlich eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung einsetzen, werden auch Eingangsrechnungen automatisch im System abgelegt.

Jede elektronische Eingangsrechnung ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen

Um eine spätere Prüfung zu erleichtern, müssen Sie elektronisch empfangene Eingangsrechnungen mit eindeutigen Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmalen versehen. Diese Merkmale sind bei der Aufzeichnung oder Verbuchung zu übernehmen. Wichtig ist, dass jeder elektronische Beleg unter dem zugeteilten Index verwaltet und recherchiert werden kann.

In diesem Zusammenhang bietet eine digitale Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung klare Vorteile: Das System übernimmt die manuelle Indexierung automatisch, was nicht nur Zeit spart, sondern auch dabei hilft, archivierte Rechnungen schnell und effizient wiederzufinden.

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind elektronisch aufzubewahren

Oftmals werden Rechnungen per E-Mail versandt, üblicherweise als Anhang (z. B. als PDF-Datei). Schauen Sie genau hin, bevor Sie nach dem Speichern des Anhangs die E-Mail löschen:

• Wenn eine E-Mail die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs erfüllt, müssen Sie sie in elektronischer Form aufbewahren.
• Eine E-Mail, die lediglich als Transportmedium dient, um die angehängte Rechnung zu übermitteln (zum Beispiel in Form einer PDF-Datei), dürfen Sie löschen. Es könnte jedoch sinnvoll sein, die gesamte E-Mail freiwillig aufzubewahren. Auf diese Weise dokumentieren Sie den Absender der E-Mail sowie den Zeitpunkt des Versands und des Empfangs.

Gescannte Papierrechnungen müssen mit dem Original bildlich übereinstimmen

Wenn Sie Papierrechnungen empfangen und diese anschließend scannen, müssen Sie sicherstellen, dass das Scan-Ergebnis exakt dem Original entspricht. Die GoBD schreiben vor, dass die Digitalisierung der Belege die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit nicht beeinträchtigen darf.

Eingangsrechnungen in Papierform dürfen nach dem Einscannen unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden

Wenn Sie empfangene Rechnungen scannen, dürfen Sie die Papieroriginale anschließend vernichten, sofern die Papierdokumente nicht aufgrund spezieller rechtlicher Vorschriften im Original aufzubewahren sind. In jedem Fall schreiben die GoBD vor, dass für den Scan-Vorgang und das Archivierungsverfahren eine Organisationsanweisung erforderlich ist. Diese Verfahrensdokumentation muss den Prozess sowie die personellen und technischen Anforderungen beschreiben.

Die Originale von Ausgangsrechnungen müssen bei elektronischer Aufbewahrung reproduzierbar bleiben

Die GoBD verlangen für elektronisch gespeicherte Ausgangsrechnungen eine exakte inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original. Daher ist es ratsam, die Ausgangsbelege bereits bei ihrer Erstellung in einem gängigen Bildformat wie zum Beispiel PDF oder TIFF zu speichern und in das digitale Archiv zu übertragen. Auf diese Weise bleiben die Originalbelege auch bei einem möglichen System- oder Softwarewechsel bildlich und inhaltlich reproduzierbar.

Bei einer Konvertierung von elektronischen Rechnungen in ein Inhouse-Format sind beide Versionen zu archivieren

Es ist zulässig, elektronische Eingangsrechnungen in Ihrem Unternehmen in ein eigenes Format zu konvertieren. Allerdings müssen Sie sowohl die empfangene Ursprungsdatei als auch die umgewandelte Version stets archivieren und unter demselben Index verwalten. Außerdem ist es wichtig, die konvertierte Version entsprechend zu kennzeichnen. Temporäre Zwischenspeicherungen im Verlauf des Verarbeitungsprozesses müssen hingegen nicht archiviert werden, sofern sie anschließend vollständig in die Buchführungsdaten integriert werden und den Inhalt des Originalbelegs nicht verändern.

Der Betriebsprüfer darf digital auf Rechnungen zugreifen und sie maschinell auswerten

Bei einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt das Recht, originär elektronische Rechnungen und gescannte Papierrechnungen digital einzusehen und zu prüfen. Hierzu müssen Sie es dem Betriebsprüfer gestatten, über Ihre Hard- und Software unmittelbar auf  Ihre Rechnungen zuzugreifen. Lesen Sie dazu den Blogbeitrag Betriebsprüfung vorbereiten – 7 Tipps für Unternehmer.

Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht

Um den elektronischen Rechnungsaustausch sowie das Scannen von Papierrechnungen ordnungsgemäß durchzuführen, ist die Erstellung und Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation erforderlich. Diese Dokumentation muss transparent darlegen, wie die in den GoBD festgelegten Ordnungsvorschriften in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden, einschließlich detaillierter Organisationsanweisungen, beispielsweise zur Prüfung von eingehenden Rechnungen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Verfahrensdokumentation nicht nur für interne Zwecke gedacht ist, sondern auch für sachverständige Dritte wie Betriebsprüfer verständlich und innerhalb angemessener Zeit nachprüfbar ist. Als Unternehmer sind Sie außerdem gesetzlich verpflichtet, die Verfahrensdokumentation über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg in den jeweils aktuellen Versionen aufzubewahren.