ERP Software

Wenn kleine und mittelständische Unternehmen eine geeignete ERP-Software einführen, eröffnen sie sich zahlreiche Chancen. Unter anderem erhalten sie die Möglichkeit, ihre Prozesse schlanker und effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und eine hohe Informationstransparenz zu realisieren. Dies versetzt sie in die Lage, kundenorientierter zu arbeiten sowie flexibler und krisenfester zu werden. Um die Potenziale zu erschließen, muss das ERP-System optimal zum Unternehmen, seiner Strategie, seinen Zielen und seinen fachlichen Anforderungen passen. Dies sicherzustellen, ist die Aufgabe der Vorbereitungsphase im ERP-Projekt. Der Grundstein für eine erfolgreiche ERP-Einführung wird somit schon sehr früh gelegt.

Die wichtigsten Schritte zur Vorbereitung einer ERP-Einführung

Im Wesentlichen sollten sich Unternehmen bei einer ERP-Einführung mit den folgenden vorbereitenden Schritten befassen:

1. Klare, messbare Projektziele definieren
2. Projektteam aufstellen
3. Anforderungen analysieren und Lastenheft erstellen
4. Geeigneten Anbieter auswählen
5. Projektplan mit realistischer Terminschiene aufstellen

Betrachten wir die oben genannten Punkte im Folgenden genauer.

ERP-System einführen: Zuerst klare, messbare Projektziele definieren

Die Basis jeder ERP-Einführung sollte eine genaue Zieldefinition sein. Denn nur, wenn allen Beteiligten klar ist, was mit der Implementierung der neuen Software erreicht werden soll, kann das Projekt in die passende Richtung gelenkt werden. Wichtig ist es hierbei, die langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens zu betrachten. Diese können beispielsweise folgendermaßen lauten:

• Wachstum und Expansion (inklusive Eröffnung neuer Standorte)
• Optimierung und Automatisierung von Prozessen
• Effizienzsteigerung und Kostensenkung
• Entlastung der Mitarbeiter von unproduktiven Tätigkeiten
• Flexibilisierung von Arbeitsmodellen
• Vernetzung mit Lieferanten und Kunden
• E-Commerce-Integration
• Stärkere Kundenorientierung
• Digitalisierung der Produktion
• Etablierung neuer (digitaler) Services oder Geschäftsmodelle

Ausgehend von den Strategievorgaben lassen sich bereichsübergreifende und bereichsspezifische Ziele der ERP-Einführung formulieren. Diese sollten so beschrieben sein, dass sie von allen Projektbeteiligten verstanden werden. Ebenso sollten die Ziele messbar sein, indem sie quantifiziert werden.

Ein gut formuliertes Ziel könnte beispielsweise lauten: „Wir verkürzen die durchschnittliche Durchlaufzeit eines Auftrags (vom Angebot bis zur Rechnung) durch die ERP-Einführung um fünf Tage.“

Gibt es mehrere Ziele (was den Regelfall darstellt), sollten Prioritäten gesetzt werden. Oberste Priorität können etwa die Ziele mit dem höchsten finanziellen Potenzial erhalten.

Projektteam für die ERP-Einführung aufstellen

Wer eine ERP-Software einführen möchte, benötigt ein schlagkräftiges Projektteam mit ausreichender Entscheidungsbefugnis. Optimalerweise besteht es aus folgenden Personen:

• Mitglied der Geschäftsleitung → Schirmherrschaft, Vorgabe der Strategie, Zieldefinition, Bereitstellung finanzieller und personeller Ressourcen, Rückendeckung
• Projektleiter → Planung, Steuerung, Koordinierung und Überwachung der ERP-Einführung mit geeigneten Methoden; Einhaltung von Terminen und Budgets gewährleisten
• IT-Manager → Koordination aller relevanten IT-Aktivitäten, technische Abstimmung mit dem ERP-Anbieter
• Anwender-Team → Mitarbeitende aus allen Fachbereichen, Praxisanforderungen einbringen, Dokumentationen erstellen

Um die Anforderungen der Fachanwender angemessen zu berücksichtigen, ist es üblich, einen Key-User pro Abteilung zu definieren. Diese Person stellt sicher, dass die Prozesse ihres Fachbereichs angemessen im ERP-System abgebildet und die benötigten Funktionen bereitgestellt werden. Außerdem dient sie als Multiplikatorin, Trainerin und Ansprechpartnerin für ihre Kolleginnen und Kollegen.

Anforderungen analysieren und Lastenheft erstellen

Vor der Auswahl eines ERP-Systems müssen zunächst die Anforderungen geklärt werden. Dies erfolgt üblicherweise durch eine Aufnahme aller Prozesse. Hierbei geht es aber nicht darum, bloß die gegenwärtige Situation abzubilden. Hauptziel ist vielmehr, dass die Fachbereiche (einzeln und gemeinsam) die gewünschten (optimierten) Sollprozesse der Zukunft skizzieren. Auf dieser Grundlage kann das Unternehmen anschließend das sogenannte Lastenheft erstellen.

Das Lastenheft ist das wichtigste Dokument einer ERP-Einführung. Seine Aufgabe ist es, die fachlichen Anforderungen eines Unternehmens an eine ERP-Software so zu beschreiben, dass ERP-Hersteller auf dieser Basis ein Lösungskonzept und ein Angebot erstellen können.

Im Allgemeinen hat ein ERP-Lastenheft diese Bestandteile:

• Beschreibung des Unternehmens und seines Marktumfelds
• Skizzierung der aktuellen IT-Systemlandschaft (inkl. Anwenderzahl)
• Prozessorientierte Beschreibung der fachlich-funktionalen Anforderungen (inkl. Reporting und Schnittstellen)
• Terminplanung
• Ansprechpartner

Eine wichtige Regel für das Lastenheft lautet: Unternehmen sollten ihre Anforderungen, nicht jedoch deren Erfüllung beschreiben. Der genaue Lösungsweg sollte also offen bleiben. Vielmehr ist es die spätere Aufgabe der ERP-Anbieter, zu beschreiben, wie und mit mit welchen Funktionen sie die fachlichen Anforderungen umsetzen können.

Geeigneten Anbieter auswählen

Sobald das Lastenheft erstellt wurde, kann die Suche nach passenden ERP-Anbietern beginnen. Der erste Schritt ist hierbei die Erstellung einer sogenannten Longlist, welche häufig zwischen 10 und 20 Kandidaten umfasst. Für diese erste Vorauswahl ist es hilfreich, sich einen Überblick über den ERP-Markt zu verschaffen – beispielsweise über Web-Recherchen, Literatur und Messebesuche. Die wesentlichen Kriterien für die Vorauswahl sind:

• Grobe Übereinstimmung mit den wichtigsten Anforderungen des Lastenhefts
• Brancheneignung
• Passendes Betriebsmodell (Cloud vs. On-Premises)

Nun wird das Lastenheft an die Longlist-Kandidaten versendet. Deren Rückmeldungen sollten genau geprüft werden, um die Liste potenzieller Anbieter weiter einzugrenzen. Hierbei sind folgende Aspekte wichtig:

• Funktionale Abdeckung der Anforderungen
• Stärken und Schwächen der Anbieter
• Qualität und Schnelligkeit der Rückmeldung
• Zwischenmenschliche Chemie

Das Ziel ist die Erstellung einer Shortlist, auf der nur noch zwei bis fünf ERP-Systeme stehen. Die verbleibenden Anbieter werden nun zu Workshops eingeladen, in denen sie ihre Lösungen präsentieren. Sind alle Workshops abgeschlossen und liegen die Angebote vollständig vor, kann die finale Entscheidung für einen Anbieter getroffen werden. Der „Auserkorene“ wird nun gebeten, ein Pflichtenheft zu erstellen. In diesem Dokument beschreibt er genau, wie er die Anforderungen aus dem Lastenheft technisch lösen möchte. Auf dieser Grundlage erfolgt später die Implementierung.

Projektplan mit realistischer Terminschiene aufstellen

Auf Basis des Pflichtenhefts kann nun gemeinsam mit dem Anbieter ein Projektplan für die ERP-Einführung aufgestellt werden. Wichtig ist es hierbei, Ziel- und Zwischentermine realistisch zu wählen und ausreichend personelle Ressourcen einzuplanen.

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So läuft die ERP-Implementierung ab

Anhand des Pflichtenhefts beginnt der ERP-Anbieter (oder ein IT-Dienstleister) mit der technischen Umsetzung der ERP-Einführung. Er stellt das Ergebnis optimalerweise in Form einer Testumgebung bereit, die dem zukünftigen Echtsystem möglichst nahekommt. Gerade die Key-User sollten bereits frühzeitig auf dieses Testsystem zugreifen können, um Schwachstellen rechtzeitig zu identifizieren.

Datenmigration: Altlasten im Vorfeld beseitigen

Parallel sollten die Daten der bisherigen Systeme für die Migration vorbereitet werden. An dieser Stelle bietet es sich an, den Datenbestand zu bereinigen. Das Ziel sollte es dabei sein, keine veralteten, irrelevanten und inkonsistenten Datensätze in das neue ERP-System zu überführen. Schließlich sollten die bereinigten Daten in das Testsystem importiert werden. Damit lässt sich einerseits evaluieren, ob sie das richtige Format haben. Andererseits lassen sich die Prozesse dann mit realistischen Daten testen.

Anwender praxisorientiert schulen

Während die Prozesse konfiguriert und die Daten vorbereitet werden, sollte die Schulung der späteren Anwender erfolgen. Bewährt hat sich dabei das Train-the-Trainer-Prinzip. Die Reihenfolge kann sich folgendermaßen darstellen:

1. Allgemeine Schulung des Projektteams durch den ERP-Anbieter
2. Intensive Schulung der Key-User durch den ERP-Anbieter
3. Schulung der Endanwender durch die Key-User (ggf. begleitet durch ERP-Anbieter oder externen Berater)

Wichtig ist in jedem Fall, die Trainings prozess- und praxisbezogen aufzubauen und anhand realistischer Vorgänge mit dem System zu üben. Auch sollten (nochmals) die Vorteile des neuen Systems betont werden, um die Akzeptanz zu steigern.

Finaler Test und Go-live

In dieser letzten Phase der ERP-Einführung wird die neue Software nochmals umfassend, mit realen Daten und unter Einbeziehung der Key-User getestet. Es werden alle Prozesse, die im Vorfeld definiert wurden, durchlaufen. Ebenso werden alle bereitgestellten Funktionen in verschiedenen Zusammenhängen erprobt.

Sind alle Tests erfolgreich verlaufen, ist das Ziel erreicht: Das neue System kann in den Produktivbetrieb gehen und die ERP-Einführung ist abgeschlossen. Ab jetzt gilt es, die Möglichkeiten des Systems voll auszuschöpfen und zukünftig bereitgestellte Updates zu nutzen, um die eigenen Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Fünf typische Fehler bei der ERP-Einführung

1. Prozesse unzureichend berücksichtigen
2. Einen ungeeigneten Anbieter auswählen (über- oder unterdimensionierte Lösung)
3. Mangelhaftes Projektmanagement (methodisch und menschlich)
4. Mitarbeiter nicht (rechtzeitig) einbeziehen
5. Möglichkeiten des neuen Systems nicht voll ausschöpfen

Fazit: ERP-Einführung erfordert gewissenhafte Herangehensweise

In Summe wird deutlich: Wer ein ERP-System einführen möchte, muss zahlreiche Aspekte beachten. Dies beginnt bereits in der Vorbereitungsphase, in der es vor allem auf eine genaue Ziel- und Anforderungsdefinition sowie auf eine professionelle Anbieterauswahl ankommt. Weiterhin wird der Erfolg einer ERP-Einführung maßgeblich durch eine gute Datenmigration, eingehende Tests und gezielte Trainings beeinflusst. Wer sich diese Punkte jedoch zu Herzen nimmt, wird eine ERP-Software einführen, die ihm auf lange Sicht Wettbewerbsvorteile verschafft und somit die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichert.

Mit der voranschreitenden Digitalisierung steigt weltweit und in jeder Branche die Datenmenge, die sich im Umlauf befindet. Daten sind wertvoll. Wird ihre Informationskraft sinnvoll genutzt, führt das zu enormen Effizienzsteigerungen.

Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die wachsende Datenmenge effektiv und schnell zu verarbeiten.

Außerdem gilt es, die voneinander abweichenden (divergenten) Datenstrukturen und -formate in das eigene Warenwirtschaftssystem (WWS) zu integrieren. Eine EDI Anbindung unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung dieser Aufgaben.

Was ist EDI?

EDI steht für den englischen Begriff electronic data interchange (deutsch: elektronischer Datenaustausch) und bezeichnet den in der Regel vollautomatisierten Austausch von Geschäftsdaten. Dieser findet in verschiedenen standardisierten Formaten über elektronische Kommunikationswege statt.

Das Ziel einer EDI Anbindung ist es, Daten wie zum Beispiel Bestellungen, Rechnungen oder Bestandslisten ohne menschliche Interaktion und synchron in die bestehende Unternehmenssoftware zu integrieren oder an die Gegenstelle zu übermitteln.

Die Daten sollten dabei möglichst standardisiert abgelegt werden, um eine spätere Bearbeitung und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Vorzüge von EDI

Bei EDI kommuniziert das Warenwirtschaftssystem des Senders automatisch mit dem des Empfängers. Das bietet den beteiligten Unternehmen eine Reihe von Vorzügen, wie zum Beispiel:

• Kostensenkung durch vereinfachte Prozesse
• Geringere Fehlerquote und höhere Datenqualität
• Kundenindividuelle Automatisierung wiederkehrender Vorgänge (z. B. automatischer Abruf eines Lieferscheins aus einer per EDI eingegangenen Bestellung)
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund des Wegfalls langweiliger und repetitiver Erfassungstätigkeiten
• Schnellere und transparentere Geschäftsprozesse durch sekundenschnellen Datentransfer
• Bessere Beziehungen zwischen Geschäftspartnern dank abgestimmter Abläufe
• Leichterer internationaler Belegverkehr auf Basis anerkannter EDI-Standards
• Abbildung neuer Geschäftsprozesse und Geschäftsmodelle

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Was ist bei einer EDI Anbindung zu beachten?

Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können EDI nutzen und dadurch ihre Markt- und Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern. Viele Großunternehmen bestehen nämlich bei der Kooperation mit Lieferanten auf einem automatisierten Datenaustausch zwischen den Warenwirtschaftssystemen. Um eine EDI Anbindung erfolgreich einzurichten, sind zunächst die erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen:

1. EDI-Standard für den elektronischen Datenaustausch festlegen

Da Daten in jedem Unternehmen anders verarbeitet werden, ist es notwendig, sich zuerst auf ein Datenaustauschformat zu einigen. Dieses Datenaustauschformat definiert als gemeinsamer Standard die Übertragung der Daten hinsichtlich ihrer Form, Art und Position. Um den Abstimmungs- und Entwicklungsaufwand zu verringern, wurden im Laufe der Jahre verschiedene Standards entwickelt.

Der wohl bekannteste Standard für den elektronischen Datenaustausch im geschäftlichen Kontext ist EDIFACT. Verantwortlich hierfür ist eine UN-Einrichtung, die Wirtschaftskommission für Europa der Vereinten Nationen, abgekürzt: UNECE.

Aus dem EDIFACT-Standard heraus haben sich zahlreiche Subsets für einzelne Branchen entwickelt. Subsets sind Unterkategorien des jeweiligen Standards und darauf spezialisiert, branchenspezifische Anforderungen abzubilden. Beispiele für Subsets sind EANCOM für die Konsumgüterindustrie oder auch EDITEC, welches in der Sanitärbranche eingesetzt wird.

Neben EDIFACT und seinen Subsets sind auch andere Standards wie OpenTRANS oder VDA im elektronischen Datenaustausch etabliert.

• Bei OpenTrans handelt es sich um einen XML-basierten Standard, der Nachrichten – ähnlich wie EDIFACT – in Segmente aufgliedert.
• VDA hingegen wird in der Automobilbranche eingesetzt und – anders als EDIFACT und OpenTRANS – nicht über Segmente, sondern über die Informationsreihenfolge und Zeichenlänge der Informationen klassifiziert. Durch die Begrenzung der Zeichenlänge ist der Informationsinhalt der Nachricht bei VDA im Vergleich zu anderen Formaten eingeschränkt.

2. EDI Datenaustausch organisieren

Nachdem der Dateistandard und damit die inhaltliche Aufbereitung der Daten vereinbart wurde, muss der Datentransfer zwischen den beiden Geschäftspartnern organisiert werden.

Der Austausch der Daten bzw. Nachrichten findet über einen bilateral abgestimmten Kommunikationsweg statt – aus Sicherheitsgründen in der Regel über verschlüsselte Verbindungen. Bekannte Datenaustauschwege sind zum Beispiel X.400, AS2 oder SFTP.

Für alle Kommunikationswege gilt: Je weniger menschliche Eingriffe beim Eingeben, Verarbeiten und Versenden von Informationen notwendig sind, desto fehlerärmer und schneller findet die Verarbeitung der EDI-Nachrichten statt.

Man spricht hier auch vom Automatisierungsgrad. Damit gemeint ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die Aufschluss über den Automatisierungsanteil im Unternehmen gibt.

Stammdatenqualität in der Warenwirtschaft sicherstellen

Welchen Automatisierungsgrad eine EDI-Anbindung erreichen kann, hängt im Wesentlichen von den im ERP-System hinterlegten Stammdaten und den vereinbarten Prozessen der Auftragsabwicklung ab.

Eine vollautomatisierte Verarbeitung der Nachrichten durch die EDI Schnittstellen setzt eine hohe Qualität der in der Warenwirtschaftssoftware vorhandenen Stammdaten voraus.

Einfaches Beispiel: Sollte ein Partner innerhalb der EDI-Übertragung einen Artikel bestellen, so kann dieser Artikel nur dann automatisiert in das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten übernommen werden, wenn er dort auch angelegt ist.

Eine unzureichende Stammdatenpflege hat fast immer manuelle Nacharbeiten zur Folge, was einer vollautomatisierten Lösung zuwiderläuft.

Komplexe Unternehmensprozesse erhöhen den Projektaufwand

Stringente Abläufe innerhalb eines Unternehmens erleichtern eine EDI-Anbindung enorm, weil sie weitaus weniger Kommunikations- und Entwicklungsaufwand erfordern als die Abbildung komplexer Prozesse.

Der Aufwand für die Umsetzung einer EDI-Anbindung hängt wesentlich davon ab, welche Informationen die Gegenstelle im Zeitverlauf während der Auftragsabwicklung erwartet.

Werden für die Übermittlung der Informationen ergänzend Daten aus verschiedenen Systemen benötigt, steigt die Komplexität der Anbindung. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn neben dem ERP-System ein separates Lagerwirtschaftssystem verwendet wird und die Gegenstelle Informationen aus diesem erwartet.

Im Idealfall werden bei einer EDI-Anbindung nach einer Datenübermittlung Informationen zum Datenaustausch ins ERP-System zurück übermittelt. Die EDI Schnittstelle interagiert somit bidirektional mit der Warenwirtschaftssoftware.

EDI in die Warenwirtschaft integrieren

Anwender von Warenwirtschaftssoftware können ihr System um eine EDI-Komponente ergänzen und diese selbst betreiben oder auf einen cloudbasierten managed service zurückgreifen. Hierüber lassen sich dann Geschäftsdaten in EDI-Dateiformaten (z. B. EDIFACT, VDA, XML, SAP iDoc, Fortras, ZUGFeRD) elektronisch mit anderen Systemen austauschen. Dabei überprüft die Lösung laufend, ob alle Daten normgerecht übermittelt wurden – und informiert die Benutzer bei Fehlern.

Um effiziente Abläufe herzustellen, sind die EDI-Funktionen ins Warenwirtschaftssystem integriert. Die Benutzer führen somit alle EDI-bezogenen Arbeitsschritte mit der Warenwirtschaftssoftware durch und brauchen die Anwendung nicht zu verlassen.

So können beispielsweise Übertragungsinformationen wie Datenaustauschreferenzen oder Übertragungszeitpunkte in das Warenwirtschaftssystem zurückgespielt werden, und der Benutzer kann diese Informationen im gewohnten Arbeitsumfeld seines WWS sehen.

Das erleichtert die Bedienung und hilft, Zeit zu sparen. Der elektronische Belegaustausch läuft derweil im Hintergrund automatisch ab.

Weitere Systeme im Unternehmen einbinden

Bei der Auswahl einer EDI-Lösung sollte man außerdem darauf achten, dass sich die Software mit weiteren Systemen problemlos kombinieren lässt. Hierzu zählen typischerweise:

• Software für Lagerwirtschaft – um Lagerhaltung, Kommissionierung und Versand zu digitalisieren
• Warehousing – um Ware bei Logistikdienstleistern zu lagern und von dort auszuliefern
• E-Commerce-Anwendungen – um Warenwirtschaftsdaten aus dem Onlineshop über EDI austauschen zu können
• Mobile Lösungen auf Smartphones und Tablets – um die Vorzüge des ortsunabhängigen Arbeitens zu nutzen

Geschäftsmodelle auf EDI-Basis umsetzen

EDI bietet Unternehmen darüber hinaus die Möglichkeit, komplette Geschäftsmodelle zu realisieren. Eine Geschäftsform, bei der EDI zum Einsatz kommt, ist etwa das sogenannte Dropshipping, auch bekannt unter der deutschen Bezeichnung Streckengeschäft.

Hierbei bietet ein E-Commerce-Unternehmen oder Marktplatz wie beispielsweise Amazon, Otto oder Kaufland die Produkte eines Herstellers oder Großhändlers in seinem Onlineshop an, ohne physischen Kontakt mit der Ware zu haben.

Bestellt ein Kunde einen solchen Artikel im Shop, wird der Auftrag per EDI sofort an das Warenwirtschaftssystem des Herstellers oder Großhändlers übermittelt. Dieser versendet die Ware, einschließlich Lieferschein, im Namen des Shopbetreibers und informiert den Besteller per E-Mail.

Anschließend werden Lieferschein und Rechnung mittels EDI automatisch an den Shopbetreiber übermittelt.

Fazit

EDI ermöglicht auch kleinen und mittelständischen Unternehmen einen sicheren und kontrollierten elektronischen Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten.

Durch automatisierte digitale Prozessketten vermeidet man ineffiziente Insellösungen im Bereich der Warenwirtschaft und kann erhebliche Einsparungen erzielen. Zudem eröffnen sich neue Geschäftsmöglichkeiten.

Damit wird die EDI Anbindung zum essenziellen Bestandteil einer stabilen, zukunftsfähigen Unternehmenskultur.

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FAQ zur EDI-Anbindung

Was ist eine EDI-Anbindung?

Eine EDI-Anbindung ermöglicht den elektronischen Datenaustausch (EDI) zwischen Unternehmen. Geschäftsdaten wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen werden automatisiert und standardisiert direkt zwischen den Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen der Geschäftspartner übertragen – ohne manuelle Eingaben.

Was bedeutet EDI und wofür steht die Abkürzung?

EDI steht für Electronic Data Interchange und beschreibt den automatisierten Austausch strukturierter Geschäftsdokumente über elektronische Kommunikationswege. Ziel ist es, Prozesse zu beschleunigen, Fehler zu vermeiden und Kosten zu senken.

Warum ist EDI für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wichtig?

EDI für KMU steigert die Wettbewerbsfähigkeit erheblich. Viele Großunternehmen setzen EDI inzwischen voraus. KMU profitieren von effizienteren Abläufen, geringeren Prozesskosten und einer besseren Integration in digitale Lieferketten.

Welche Dokumente können über EDI ausgetauscht werden?

Über eine EDI-Schnittstelle lassen sich unter anderem folgende Dokumente übertragen:

• Bestellungen
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Bestands- und Lagerdaten

Damit lassen sich komplette Geschäftsprozesse digital abbilden.

Welche EDI-Standards gibt es?

Zu den wichtigsten EDI-Standards zählen:

• EDIFACT (internationaler Standard, z. B. mit Subsets wie EANCOM oder EDITEC)
• OpenTrans (XML-basierter Standard)
• VDA (Automobilindustrie)

Die Wahl des Standards hängt von Branche, Geschäftspartnern und Systemlandschaft ab.

Wie funktioniert der elektronische Datenaustausch technisch?

Der EDI-Datenaustausch erfolgt über sichere Kommunikationswege wie AS2, SFTP oder X.400. Die Daten werden automatisch aus dem ERP- oder Warenwirtschaftssystem gesendet, empfangen, validiert und weiterverarbeitet.

Welche Voraussetzungen sind für eine EDI-Anbindung nötig?

Für eine erfolgreiche EDI-Integration sind wichtig:

• Ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem mit EDI-Schnittstelle
• Einheitliche EDI-Standards und Kommunikationswege
• Hohe Stammdatenqualität
• Klar definierte und möglichst einfache Geschäftsprozesse

Welche Rolle spielen Stammdaten bei EDI?

Die Stammdatenqualität ist entscheidend für den Automatisierungsgrad. Nur wenn Artikel, Kunden und Lieferanten korrekt im System angelegt sind, können EDI-Nachrichten vollautomatisch verarbeitet werden.

Wie hoch ist der Automatisierungsgrad mit EDI?

Bei guter Prozessstruktur und gepflegten Stammdaten kann der Automatisierungsgrad sehr hoch sein. In vielen Fällen ist eine vollständig automatisierte Verarbeitung von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen möglich.

Kann EDI in bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme integriert werden?

Ja. Moderne EDI-Lösungen lassen sich nahtlos in ERP- und Warenwirtschaftssysteme integrieren und auch mit weiteren Systemen wie Lagerverwaltung, E-Commerce-Plattformen oder Logistikdienstleistern verbinden.

Ist EDI sicher?

Ja. Der elektronische Datenaustausch erfolgt über verschlüsselte Verbindungen und definierte Protokolle. Zusätzlich prüfen EDI-Systeme die Daten automatisch auf Vollständigkeit und Formatfehler.

Welche Vorteile bietet eine EDI-Anbindung gegenüber manuellen Prozessen?

Die wichtigsten Vorteile von EDI sind:

• Geringere Kosten durch automatisierte Prozesse
• Weniger Fehler und höhere Datenqualität
• Schnellere Durchlaufzeiten
• Entlastung der Mitarbeitenden
• Bessere Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern

Eignet sich EDI auch für internationale Geschäftsbeziehungen?

Ja. EDI im internationalen Handel ist weit verbreitet, da globale Standards genutzt werden. Sprach- und Ländergrenzen spielen beim Datenaustausch keine Rolle.

Welche Geschäftsmodelle lassen sich mit EDI umsetzen?

EDI ermöglicht neue digitale Geschäftsmodelle, zum Beispiel Dropshipping (Streckengeschäft). Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden dabei automatisch zwischen Shop, Hersteller und Logistikpartner ausgetauscht.

Herr Prof. Gronau, in Umfragen kritisieren Benutzer von ERP-Software häufig die unzureichende mobile Einsetzbarkeit ihrer Lösungen. Warum ist Mobile ERP für Unternehmen mittlerweile so wichtig?

Prof. Norbert Gronau: ERP-Systeme haben inzwischen eine äußerst komplexe Oberfläche, weil sie eine Vielzahl von Funktionen zur Bearbeitung der im Unternehmen existierenden Daten für die Benutzer bereitstellen müssen. Bei einigen Systemen ist zu beobachten, dass die Anwender ständig nach der „richtigen“ Funktion in einer speziell dafür vorgesehenen Funktionssuche suchen. Für mich ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass diese Systeme mittlerweile überkomplex geworden sind. Mobile Lösungen zeigen, dass es auch anders, sprich: einfacher geht.

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Welche Anwender in den Unternehmen brauchen denn überhaupt mobile ERP-Anwendungen und worin liegt der Nutzen von Mobile ERP?

Gronau: Klassische Nutzungen mobiler Anwendungen finden sich im Lager, am Point of Sale und bei Kunden im Vertrieb, um nur einige Beispiele zu nennen. Einen neuen Impuls erhält dieses Thema durch den Trend zu Bring Your Own Device (BYOD), also zur Integration privater, mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablets in Unternehmensnetzwerke. Damit einher gehen zahlreiche Business-to-Consumer-Beispiele, die zeigen, wie einfach es sein kann, auch komplexe Datenstrukturen mit drei Fingertips zu bearbeiten.

Inwiefern unterscheidet sich beim Thema Mobile ERP der Bedarf von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) gegenüber größeren Firmen?

Gronau: In unserem Beratungsportfolio finden sich sowohl kleine und mittlere Unternehmen mit circa 30 Nutzern als auch große Unternehmen mit mehreren tausend Nutzern. KMU unterscheiden sich von großen Unternehmen nicht hinsichtlich ihres Bedarfs, sondern meines Erachtens vor allem in der Geschwindigkeit, mit der Entscheidungen getroffen werden und in der Professionalität der IT-Administration. Letztere ist in Großunternehmen deutlich umfassender ausgeprägt.

Kleine und mittlere Unternehmen brauchen bei der Umstellung auf mobile ERP-Anwendungenviel stärker den Hersteller, da sie weniger eigene Ressourcen als große Firmen einsetzen können.

Was ist bei mobilen ERP-Anwendungen vorzuziehen: sogenannte native Apps, die für das Betriebssystem eines Mobilgeräts speziell entwickelt wurden, oder Webapplikationen, die plattformunabhängig im Browser laufen?

Gronau: Bei dieser Frage sind verschiedene Sichtweisen zu berücksichtigen. Zuerst natürlich die Sicht des Anbieters, der ungern zusätzlichen, doppelten oder mehrfachen Entwicklungsaufwand hat. Der Anbieter bevorzugt daher häufig Webapplikationen, dann ist er mit einer bestimmten Funktionalität schnell am Markt – allerdings in einer Version, die nicht optimal an das Endgerät des Benutzers angepasst ist.

“Der Anwender bevorzugt meistens native Applikationen auf seinem Endgerät, weil er dann die gewohnte Bedienung, die auf seinem Endgerät Standard ist, erwarten kann.”

Der Administrator hat andere Interessen, die eher in den Bereichen Zugang, Geräteverwaltung und Sicherheit liegen. Dies kann man typischerweise mit entsprechenden Geräteverwaltungs-Werkzeugen lösen. Grundsätzlich würde ich immer für die Wahl einer Entwicklungsumgebung plädieren, die mit geringem Anpassungsaufwand native Apps aus einem ansonsten einheitlichen Code erzeugt.

Wie schaffen Unternehmen den Übergang von einer rein stationären ERP-Lösung hin zu mobilen Anwendungen? In welchen Schritten sollte man dabei vorgehen?

Gronau: Zuerst einmal sollte das ERP-System diesen Übergang zu mobilen Anwendungen überhaupt erlauben. Dann ist es zwingend erforderlich, dass die Prozesse entsprechend gestaltet sind. Wir arbeiten in unseren Beratungsprojekten mit der Freeware-Lösung Modelangelo. Damit lässt sich für alle Geschäftsprozesse sehr leicht aufzeigen, wo eine Mobilisierung von Prozessen zum Einsatz kommen kann.

Spielen die Unternehmensgröße und die Branche eine Rolle im Hinblick auf die Gestaltung mobiler Prozesse?

Gronau: Nein, wir halten die Gestaltung mobiler Prozesse für unabhängig von der Größe des Unternehmens und der Branche.

Es ist aber generell notwendig, dass der Prozess durchgängig mobil ist. Beispielsweise kann es nicht sein, dass der Kunde mit einem iPad am Eingang des Ladens empfangen wird, der Verkaufsvorgang weitestgehend mithilfe dieses Geräts durchgeführt wird, und der Kunde dann am Ende gebeten wird, sich doch noch einmal in die Schlange an der Kasse einzureihen. Das ist kein durchgängiger Prozess. So etwas muss im Sinne einer Customer Journey vermieden werden.

Welche Herausforderungen in puncto Datensicherheit ergeben sich durch die mobile Nutzung von ERP-Funktionen – und wie lassen sich diese lösen?

Gronau: Bürosoftware, speziell die eines namhaften Herstellers und das Betriebssystem dieses Herstellers stehen zurzeit viel stärker im Fokus von Cyberangriffen als ERP-Systeme. Häufig geht es auch gar nicht um die Sicherheit der Daten, sondern um Themen wie Verfügbarkeit und um die Abwehr von Distributed-Denial-of-Service(DDoS)-Angriffen sowie von Spam-Möglichkeiten oder der Einschleusung von Schadsoftware.

„Eine Zwei-Faktor-Authentisierung mithilfe mobiler Endgeräte, die der Benutzer jederzeit mit sich führt – nicht etwa mit stationärer Hardware – und stets aktuelle Software sowie eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter sind die notwendigen Voraussetzungen für das Erreichen eines hohen Maßes an Datensicherheit.“

Wir entwickeln übrigens gerade am Lehrstuhl Prozesse und Systeme für ein Online-Lehrprogramm, das im Frühjahr 2021 für diese Themen zur Verfügung stehen wird.

Wohin wird die Reise beim Thema mobiles ERP in den kommenden Jahren gehen?

Gronau: Wir sehen ganz klar einen rollenbasierten ERP-Client, der auf jedem Gerät läuft und im Bedarfsfall die gesamte ERP-Funktionalität angemessen bereitstellt. Das stellt aus unserer Sicht für manchen Anbieter einen riesigen Schritt dar und gleichzeitig eine große Erleichterung für die Anwender. Etwas überspitzt formuliert könnte man sagen, da kann man die Wartungsgebühren direkt einmal gegenrechnen gegen eine zunehmende Produktivität durch mobile ERP-Lösungen.

Digitalisierung ist weltweit eines der Kernthemen in Unternehmen. Sie soll mehr Einfachheit und Schnelligkeit, aber auch mehr Kontrolle in die betrieblichen Prozesse und den Arbeitsalltag bringen. Die Folgen der Coronakrise tun ihr Übriges, den digitalen Wandel zu befeuern. Denn nun sind Homeoffice und andere Formen des mobilen Arbeitens in vielen Unternehmen an der Tagesordnung.

Durch Digitalisierung entstehen auch für blinde und sehbehinderte Beschäftigte neue Möglichkeiten des Arbeitens, etwa im Bereich der Finanzbuchhaltung. Es mangelt jedoch an geeigneten Lösungen. Im Folgenden wird erklärt, was digitale Barrierefreiheit genau bedeutet und welche Eigenschaften eine barrierefreie Software aufweisen muss.

Um die Gründe für eine digitale Barrierefreiheit nachvollziehen zu können, muss man jedoch zunächst das Herzstück der Barrierefreiheit verstehen: Inklusion. Denn Barrierefreiheit gelingt erst durch Inklusion.

Was ist unter „digitaler Barrierefreiheit“ zu verstehen?

Der Begriff der digitalen Barrierefreiheit ist insbesondere im Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen (BGG) sowie in weiteren Rechtsnormen des Sozialgesetzbuches (SGB) geregelt. Dem BGG zufolge ist „digitale Barrierefreiheit“ dann gegeben, wenn für Menschen mit Behinderungen bei der Bedienung von Webseiten, Programmen oder Betriebssystemen keine Hindernisse und keine Barrieren auftreten.

Betrachten wir zum Beispiel Buchhaltungssoftware. Diese enthält üblicherweise zahlreiche grafische Komponenten wie Texte und Buttons, mit denen sehbehinderte und blinde Menschen nicht arbeiten können. Der Grund: Sie nehmen die grafischen Details auf dem Bildschirm ohne weitere Hilfe kaum bzw. gar nicht wahr.

Digitale Barrierefreiheit einer Software bedeutet, dass jeder Mensch die Funktionen der Anwendung ohne zusätzliche Programme und Hilfen nutzen kann.

Erfüllt eine Anwendung teilweise die Anforderungen an Barrierefreiheit, spricht man von barrierearmer Software.

Übergeordnetes Ziel von digitaler Barrierefreiheit

Ein wesentliches Ziel von digitaler Barrierefreiheit ist es, Benachteiligungen von Menschen mit Behinderungen zu beseitigen und ihnen eine selbstbestimmte Lebensführung zu ermöglichen.

Welche Eigenschaften muss barrierefreie Software aufweisen?

Grundlage für eine barrierefreie Software ist die Einhaltung bestimmter Gestaltungsprinzipien. Von entscheidender Bedeutung ist hier die deutsche Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0). Sie basiert auf den internationalen Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), die vom World Wide Web Consortium (W3C), einer Vereinigung von mehr als 350 Vertretern der Softwareindustrie, aufgestellt worden sind. Die WCAG 2.0 geben die wesentlichen Richtlinien zur Barrierefreiheit von Webinhalten vor, sie können aber ebenso für andere technische Umgebungen angewandt werden, wie zum Beispiel eine barrierefreie Software-Entwicklung.

Barrierefreie Software basiert auf vier essenziellen Gestaltungsprinzipien, die in den WCAG 2.0 verankert sind: Wahrnehmbarkeit, Bedienbarkeit, Verständlichkeit und Robustheit.

1. Wahrnehmbarkeit – Zur barrierefreien Wahrnehmung der Benutzeroberfläche einer Software müssen sowohl die Bestandteile als auch die Informationen bei den Kontaktpunkten mit dem Benutzer unabhängig von dessen Fähigkeiten ausgestaltet sein. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Wahrnehmbarkeit einer Software ist die Screenreadertauglichkeit. Zur Unterstützung der Wahrnehmbarkeit einer Software bzw. der dargestellten Bestandteile und Informationen werden meist sogenannte Screenreader herangezogen, die einem sehbehinderten Benutzer die grafische Darstellung auf dem Bildschirm in akustische Form „übersetzen“. Hierfür benötigen Screenreader eine Audio-Beschreibung, sprich: inhaltlich passende Alternativtexte. So wird zum Beispiel zu jedem Bild eine textliche Beschreibung des Dargestellten hinterlegt, die der Screenreader an den Benutzer akustisch weitergibt.
   
   Zudem sollte die Software auch Einstellungsmöglichkeiten für Schriftgrößen, Kontraste und Farben ermöglichen, damit Sehbehinderte mit stark eingeschränktem Sichtfeld die Benutzeroberfläche zumindest rudimentär erkennen können.‍
2. Bedienbarkeit – Im Arbeitsalltag mit einem PC ist es gang und gäbe, mit einer Computermaus durch die digitalen Oberflächen zu navigieren und mit einer Tastatur beispielsweise Text einzugeben. Jedoch ist vor allem die Maus für sehbehinderte Benutzer kein geeignetes Werkzeug, da diese den Cursor auf dem Bildschirm nicht erkennen. Aus diesem Grund müssen Benutzeroberflächen unabhängig von der Sehfähigkeit des Anwenders und vom verwendeten Gerät bedienbar sein. Hinzu kommt, dass sich eine barrierefreie Software auch unabhängig von assistiver Technologie bedienen lassen muss. Die Tastatur ist dagegen – anders als die Computermaus – eines der wichtigsten Werkzeuge für Sehbehinderte. Denn vor allem mit der Tabulatortaste und den Pfeiltasten können sie durch die Benutzeroberfläche navigieren. Dies setzt natürlich voraus, dass die Software mittels Tastatur bedient werden kann.‍
3. Verständlichkeit – Benutzer ohne Sehbehinderung können die Struktur und Logik einer Software durch Sehen und Klicken verstehen und nachvollziehen. Ein sehbehinderter Anwender hingegen erschließt sich die logischen Strukturen einer Software mittels des Navigierens über die Tastatur. Deswegen haben nach dem Prinzip der Verständlichkeit die Inhalte sowie die Bedienung einer Benutzeroberfläche so ausgearbeitet zu sein, dass sie für jeden Nutzer gut zu verstehen sind. Wichtig ist dabei, dass die Strukturen das mentale Vorstellungsvermögen nicht überfordern.‍
4. Robustheit – Wie bei allen technischen Geräten und Anwendungen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen problemlosen Arbeitens, dass alle Geräte miteinander kompatibel sind. Sämtliche Komponenten einer Software müssen daher technisch robust sein. Nur dann können sie sowohl in Verbindung mit heutigen als auch mit künftigen Geräten und assistierenden Technologien ohne Probleme und Hindernisse verwendet werden.

Warum ist es sinnvoll, auf barrierefreie oder zumindest barrierearme Lösungen zu setzen?

Das wichtigste Argument für die Entwicklung und den Einsatz barrierefreier Software lautet: Inklusion. Unsere Rechtsordnung garantiert jedem Menschen das Recht, am gesellschaftlichen Leben teilzuhaben. Für Sehbehinderte oder Blinde bedeutet das unter anderem, dass ihnen in ihrem Arbeitsalltag barrierefreie oder wenigstens barrierearme IT-Lösungen zur Verfügung stehen sollten.

Der Gesetzgeber hat sich dieses Themas in den vergangenen Jahren mehr und mehr angenommen. Weitere Regelungen und neue Vorschriften zur digitalen Barrierefreiheit dürften folgen. Davon betroffen sind sowohl die Softwarehersteller als auch die Anwenderunternehmen.

Es ist davon auszugehen, dass der Aspekt der Barrierefreiheit in der Entwicklung digitaler Lösungen an Bedeutung gewinnen wird.

Darüber hinaus bietet barrierefreie Software den Nutzern einen deutlichen Mehrwert gegenüber herkömmlichen Lösungen. Nehmen wir wieder den Bereich der Finanzbuchhaltung. Gerade hier kommt es entscheidend darauf an, dass eine Software einfaches, effizientes und problemloses Arbeiten ermöglicht. Ein barrierefreies Programm ist da klar im Vorteil, weil es aufgrund seiner Strukturiertheit logisch nachvollziehbarer und leichter bedienbar ist.

Zudem bietet barrierefreie Softare bessere individuelle Anpassungsmöglichkeiten hinsichtlich der Farben, Kontraste und Skalierbarkeit. Auch das erhöht das Effizienzpotenzial einer Software.

Projekt: Finanzbuchhaltungssoftware barrierefrei gestalten

Aus einer Kooperation zwischen der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg und dem Softwarehersteller Suiteify entstand Anfang 2019 ein gemeinsames Projekt zum Thema: „Eine Finanzbuchhaltungssoftware barrierefrei gestalten“.

Im Rahmen dieser Projektarbeit untersuchten Pascal Walter und die Autorin dieses Blogbeitrags, beide Studierende im Studiengang Technische Betriebswirtschaftslehre / Marketing an der HAW Hamburg, inwieweit die Anwendung Suiteify Finance classic die Anforderungen an eine barrierefreie Software erfüllt.

Anlass für die Untersuchung war die Anfrage eines Suiteify Kunden, der eine barrierefreie Software für die kaufmännische Ausbildung sehbehinderter und blinder Menschen im Bereich der Finanzbuchhaltung suchte. Betreut wurde das Projekt vom Wirtschaftsinformatiker Professor Rüdiger Weißbach, ebenfalls HAW Hamburg.

Die Analyse ergab, dass sich die Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify zwar teilweise mithilfe der Tastatur und eines Screenreaders bedienen lässt. Dennoch ist sie – wie andere auf dem Markt erhältliche Finanzbuchhaltungsprogramme – gegenwärtig nicht barrierefrei. Im Rahmen ihres Kooperationsprojekts erarbeiteten die Hochschule und Suiteify eine Reihe von Optimierungsmöglichkeiten.

Viele Geschäftsprozesse laufen preisgünstiger, schneller und fehlerfreier ab, wenn man sie mithilfe von IT-Systemen über Schnittstellen automatisiert. Dadurch wird das Personal von Routinetätigkeiten entlastet und den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für ihre Kernaufgaben.

Zudem gilt in Zeiten der Digitalisierung mehr denn je zuvor: Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit der Fähigkeit, Partner, Kunden, Lieferanten, Bewerber und die Öffentlichkeit (z.B. über soziale Netzwerke, eigene Website) auf effiziente Weise in die eigenen Unternehmensprozesse digital einzubinden. Hierfür benötigt man Schnittstellen. Eine geeignete Schnittstellen-Software einzusetzen ist somit essenziell. Zusammen mit dem ERP-System bildet sie eine Schlüsseltechnologie.

Typische Anwendungsbeispiele für Schnittstellen

Schnittstellen-Software kommt heute in zahlreichen Unternehmen zum Einsatz. Hier eine kleine Auswahl an häufigen betrieblichen Szenarien und Abläufen, die ohne Schnittstellen nicht realisierbar wären:

• Der Kunde sendet EDIFACT-Daten und diese sollen als Auftrag importiert werden.
• Die Rechnung zum selben Auftrag soll anschließend per EDIFACT zurückgesendet werden.
• Lieferanten senden Artikel-Preislisten in Form einer Excel-Datei, und die Preise sollen in die eigene Artikeldatenbank importiert werden.
• Es besteht die Anforderung eines Kunden, eine SAP IDoc Orders-Datei als Bestellung einzulesen.
• Die PDF-Rechnung eines erledigten Auftrags soll um ZUGFeRD-Daten angereichert werden, damit der Auftraggeber diese automatisch verarbeiten kann.
• Aus einem Webportal wird eine openTrans-Datei bereitgestellt – diese soll einen Auftrag oder eine Bestellung in der Fakturierungssoftware erzeugen.
• Das CAD-Programm generiert eine Stückliste als XML-Datei, welche unter Berücksichtigung vorhandener Einkaufsartikel in den Stücklistenstamm importiert werden soll.
• Es fallen Maschinendaten, Rückmeldedaten, Laufzeiten, technische und Statusinformationen von Ihren Maschinen und Fertigungsstandorten an, die zu Abrechnungszwecken verarbeitet werden sollen (Industrie 4.0).
• Im Onlineshop fallen Bestellungen an, die in der Fakturierungssoftware weiterverarbeitet werden sollen.
• Kontoauszüge von Zahlungsanbietern (wie PayPal) sollen unter Berücksichtigung offener Posten in der Finanzbuchhaltung gebucht werden.
• Die Lagerbestände und Preise sollen regelmäßig an den Onlineshop, ein Webportal und Lieferanten verteilt werden.

Anhand dieser Beispiele ist erkennbar, dass die Anwendungsmöglichkeiten für Schnittstellen fast unendlich sind. Dabei ist es je nach gewünschtem Automatisierungsgrad möglich, Schnittstellen sogar vollkommen autonom agieren zu lassen. Das führt dazu, dass die Zusammenarbeit mit externen Organisationen und IT-Systemen um ein Vielfaches einfacher, schneller und fehlerfreier wird. Um dies zu erreichen, werden verschiedene Arten von Schnittstellen am Markt angeboten. Es lässt sich im Wesentlichen zwischen Standard- und Individualsoftware unterscheiden. Beide Arten haben Vor- und Nachteile.

Schnittstellen als Standardsoftware

Standardsoftware wird für einen breiten Nutzerkreis entwickelt. Daraus folgt ein meist günstigerer Preis gegenüber einer individuell programmierten Schnittstelle. Darüber hinaus profitieren die Nutzer oft von Hersteller-Unterstützung durch Wartung und Pflege der Schnittstelle. Wartungsbedarf kann sich zum Beispiel aus Aktualisierungen der angeschlossenen Systeme oder aus Gesetzesänderungen ergeben. Darüber hinaus sind meist umfangreiche Dokumentationen, Schulungen und Praxisleitfäden verfügbar, was den Einsatz erheblich erleichtern kann.

Ein wichtiges Argument für Standardsoftware ist ihre schnelle Verfügbarkeit, denn sie muss nicht erst zeitaufwendig entwickelt werden.

Bei Schnittstellen als Standardsoftware muss man aber berücksichtigen, dass möglicherweise Kompromisse beim Funktionsumfang hingenommen werden müssen. Deckt die Schnittstellen-Software die eigenen Anforderungen nur teilweise ab, kann das mögliche Automatisierungspotenzial nicht vollständig ausgeschöpft werden.

Standardisierte Schnittstellen für Unternehmen werden überwiegend als Miet- oder Kauflizenz mit Wartungsverträgen angeboten.

Schnittstellen als Individualsoftware

Eine individuelle Schnittstelle ist eine Software, die für die Bedürfnisse des Unternehmens maßgeschneidert entwickelt wird. Sie kann sich daher den Vorstellungen des Unternehmens und dessen speziellen Geschäftsprozessen anpassen. Solässt sich eine möglichst durchgängige Automatisierung umsetzen und das volle Optimierungspotenzial nutzen.

Anders als bei Standardsoftware muss das beauftragende Unternehmen die Entwicklungskosten einer Individualprogrammierung in der Regel vollständig tragen. Daraus resultieren höhere Gesamtkosten gegenüber einer Standardschnittstelle und eine längere Projektdauer bis zum Einsatz der Software.

Die Kosten für eine individuell programmierte Schnittstelle scheinen anfangs zwar höher als bei der Lizenzierung von Standardsoftware zu sein, allerdings fallen sie einmalig an und sind planbar. Der Faktor Kosten rückt in den Hintergrund, sobald die Schnittstelle dem Unternehmen Wettbewerbs- und Kostenvorteile verschafft und sich die Investition dadurch amortisiert.

Vorteilhaft kann es zudem sein, dass Besonderheiten und eher untypische Datentransformationen durchgeführt werden können. Standardisierte Schnittstellen hingegen lassen die Umsetzung spezieller Anforderungen auf der Detailebene nur sehr begrenzt zu.

Der wohl häufigste Grund für den Einsatz einer individuellen Lösung ist aber das Nichtvorhandensein einer passenden Standardschnittstelle. Ist das der Fall, bleibt Unternehmen nur die Möglichkeit, eine Schnittstelle individuell programmieren zu lassen.

Standardisierte Schnittstelle oder Individualprogrammierung – was bei der Entscheidung zu berücksichtigen ist

Viele Unternehmen unterschätzen die technische Komplexität des Themas Schnittstellen. Das liegt oft daran, dass Systeme wie die Warenwirtschaftssoftware große Teile der Komplexität vor den Anwendern verbergen.

Soll die Schnittstelle für einen bestimmten Teilbereich genutzt werden, muss man diesen aber genauestens betrachten. Das kann die Implementierung von Schnittstellen komplex werden lassen. Wenn zum Beispiel eine Standard-Schnittstelle zu einem Onlineshop angeboten wird, ist einiges an Aufwand damit verbunden, diese auch tatsächlich an das Onlineshop-System anzuschließen.

Die Schwierigkeiten beginnen beim Angleichen von Stammdaten auf Feldebene, sie betreffen Datentransformationen (z.B. bei unterschiedlichen Zahlungsweisen oder Kundennummern zwischen beiden Systemen) und enden mit Synchronisationsintervallen und auszugleichenden Lagerdifferenzen.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Standard-Schnittstellen nicht passen und dass eine individuelle Lösung für den Anwendungsfall entwickelt werden muss. Der Dienstleister des Vertrauens sollte mit beiden Systemen, die es zu verbinden gilt, Erfahrungen haben – also beispielsweise sowohl mit der Warenwirtschaftssoftware als auch mit dem Onlineshop.

Manchmal lässt sich auch auf eine Standardschnittstelle zurückgreifen, die dann an die individuellen Bedürfnisse angepasst wird. Ob dies möglich ist, hängt von der Schnittstelle ab und lässt sich mit dem Hersteller klären. Dadurch lassen sich die Vorteile aus Standardsoftware und individueller Programmierung verbinden.

Die folgenden Fragen können bei der Entscheidungsfindung helfen:

• Müssen Daten in beide Richtungen ausgetauscht werden? (also z.B. vom Shopsystem zum Warenwirtschaftssystem und zurück?)
• Müssen die Daten wirklich alle paar Minuten aktualisiert werden? Oder reicht es aus, wenn dies einmal täglich geschieht?
• Müssen alle Daten 100-prozentig gleich sein, oder sind manuelle Nacharbeiten im gewissen Umfang tragbar?
• Welche Kosten kann die Schnittstelle einsparen (z.B. durch die Entlastung von Personal)?
• Kennt sich der Schnittstellen-Dienstleister mit beiden Systemen, die verbunden werden sollen, aus?
• Gibt es bereits Standardlösungen am Markt – und leisten Sie das, was gebraucht wird?

In den vergangenen 15 bis 20 Jahren haben nicht nur Großunternehmen, sondern auch viele mittelständische Firmen ERP-Software eingeführt. Dabei folgten sie einer Strategie, die darauf abzielt, möglichst viele Geschäftsprozesse über ein führendes Standardsystem abzubilden. Auf diese Weise wollte man den wuchernden Wildwuchs an kaum kontrollierbaren IT-Insellösungen beseitigen. Jahrelang hat das auch funktioniert, doch mittlerweile werden die ERP-Monolithen den realen Prozessanforderungen kaum noch gerecht.

Hoher Anpassungsaufwand bei konventionellen ERP-Systemen

In Zeiten des digitalen Wandels ändern sich Kundenbedürfnisse und Marktbedingungen permanent. Die Unternehmen stehen vor der Herausforderung, auf Neuerungen flexibel, schnell und zu beherrschbaren Kosten zu reagieren. Dem steht die Systemkomplexität eines Software-Monolithen entgegen.

Erweiterungen und selbst kleine Anpassungen an Tools, die auf Basis des Systemstandards genutzt werden, erfordern immer auch Änderungen am Standard.

Zudem müssen die Auswirkungen auf das Gesamtsystem überprüft werden. All das verlängert die Umsetzungszeit und treibt Projekt- und Wartungskosten in die Höhe.

Eine Selbstbeschränkung auf die vorhandenen Standardfunktionen des ERP-Systems ist allerdings auch keine zukunftsträchtige Lösung. Dadurch hält man zwar vielleicht die Kosten im Zaum, verzichtet jedoch gleichzeitig auf wertvolle prozessuale Vorteile gegenüber dem Wettbewerb und auf Ertrag versprechende Geschäftsmöglichkeiten.

Größere Flexibilität durch Öffnung der ERP-Software

Die Lösung des Problems liegt in einer neuen strategischen Ausrichtung von ERP-Projekten. Dazu gehört, dass die Software sich öffnen muss. Hierdurch entsteht ein Ecosystem, in dem die ERP-Anwendungen weiterhin das Rückgrat zur Steuerung der Geschäftsprozesse sind.

Dieses Kernsystem lässt sich flexibel um verschiedenste Komponenten und Services von außen erweitern, ohne dass dafür die Basis – der Standard – angetastet werden muss.

Möglich macht dies eine webbasierte Programmierschnittstelle, eine sogenannte API (kurz für engl. Application Programming Interface). Der Datenaustausch mit externen Komponenten beschränkt sich dabei nicht länger auf den Export und Import von Dateien, sondern er findet unmittelbar und bidirektional auf Datenbankebene und in Echtzeit statt.

Das bringt für die Benutzer praktische Vorzüge mit sich: Beispielsweise können sie über eine App von unterwegs schnell einen Artikelbestand in der Warenwirtschaftssoftware checken oder Rechnungen mobil freigeben. Unter dem Strich führt die Öffnung der ERP-Software zu einer nie dagewesenen Anpassungsfähigkeit und ganz neuen Einsatzmöglichkeiten.

Schneller zum einsatzfähigen Produkt durch agile Entwicklung

Die funktionelle Öffnung der ERP-Software ist ein fundamentaler Schritt, um die große Änderungsdynamik, der Unternehmen sich gegenübersehen, zu bewältigen.

Darüber hinaus müssen neue Lösungen und Updates aber auch schneller zu den Kunden gelangen als bisher. Sprich: Die Zeitspanne von der Aufnahme einer Kundenanforderung bis zur Auslieferung der Software muss verkürzt werden.

Der entscheidende Ansatz hierzu sind agile Entwicklungsverfahren, bei denen eine Anwendung in kurzen Etappen („Sprints“) unter Einbeziehung von Kunden bis zur Einsatzfähigkeit reift.

Hier sind die Softwarehersteller gefragt: Suiteify etwa setzt entsprechende Methoden bereits ein und macht damit gute Erfahrungen, beispielsweise im Rahmen der Entwicklung einer neuen Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung.

Künftig will das Unternehmen agile Verfahren auch in anderen Bereichen nutzen, sofern sie dort einen Mehrnutzen wie zum Beispiel einen Tempogewinn bringen.

Fazit: Bewährtes bewahren und für Neues öffnen

„ERP-Software neu denken“ lautet die Überschrift dieses Beitrags – darin steckt bereits die wesentliche Botschaft: Es geht ausdrücklich nicht darum, die bestehenden ERP-Systemstrukturen in den Betrieben über Bord zu werfen. Die meisten Abläufe sind eingespielt und funktionieren in der Praxis ausgezeichnet. Das gilt es zu bewahren.

ERP-Standardsoftware bleibt also weiterhin das Kernsystem zur Steuerung der kaufmännischen Geschäftsprozesse. Doch die Lösungen werden in Zukunft nicht mehr als Monolithen in sich geschlossen, sondern über Schnittstellen (API) funktionell offen sein.

Dies gibt Unternehmen die Möglichkeit, den bewährten ERP-Standard im Rahmen eines Ecosystems flexibler und leichter als bisher ihren Bedürfnissen anzupassen.

Auf diese Weise entsteht – flankiert von agilen Entwicklungsmethoden auf Herstellerseite – eine neue technologische Wendigkeit, die den Anwendern Wettbewerbsvorteile bietet und ihnen den Weg für weitere Schritte zur Digitalisierung ihrer Prozesse ebnet.