Finanzbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung ist ein zentraler Aspekt der Finanzbuchhaltung. Doch wozu dient sie genau und was gehört alles zur Anlagenbuchhaltung? Wir liefern Antworten auf die 5 wichtigsten Fragen.

Anlagenbuchhaltung: Definition

Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teilbereich bzw. ein Nebenbuch der Finanzbuchhaltung. Hier werden sämtliche Güter, Vermögensgegenstände und Anlagevermögen (Finanzanlagen, Beteiligungen, Sachanlagen, immaterielle Anlagen) eines Unternehmens erfasst, die der dauernden oder mehrmaligen Nutzung dienen. Sie dokumentiert sowohl die Art und den Wert der Gegenstände, die sich im Besitz des Unternehmens befinden, als auch die Bewertungen, Veränderungen und Abschreibungen dieser Werte. Die Anlagevermögen sind ein Teil des Betriebsvermögens.

Wozu dient die Anlagenbuchhaltung?

Die Anlagenbuchhaltung gibt detailliert Auskunft über den aktuellen Stand des gebundenen Kapitals und über die Entwicklung dieser Werte. Sie liefert Informationen über Abschreibungen und Restwerte von Gegenständen. Die Anlagenbuchhaltung spielt deshalb für die Bewertung eines Unternehmens eine wichtige Rolle.

Die in der Anlagenbuchhaltung enthaltenen Informationen dienen unterschiedlichen Zwecken. Für Behörden, Revisoren oder Versicherungen kann die Anlagenbuchhaltung als Datenquelle auch zwingend notwendig sein, um die Sachwerte eines Unternehmens detailliert belegen zu können. Der Anlagevermögensstand, oder anders ausgedrückt der monetäre Wert der Sachlagen wird für die folgenden Zwecke festgehalten:

• Kosten- und Leistungsrechnung
• Jahresabschluss und Inventur
• Steuern
• Versicherungen
• Budget- und Investitionsplanung

Welche Gegenstände und Waren werden in der Anlagenbuchhaltung erfasst?

Was zum Anlage- und was zum Umlaufvermögen gehört, entscheidet der Verwendungszweck. Vereinfacht gesagt sind in der Anlagenbuchhaltungen alle Arten von Vermögensgegenständen erfasst, die sich im Besitz des Unternehmens befinden und bei der Wertschöpfung des Unternehmens gar nicht (z. B. Boden) oder nur langsam verbraucht werden (z. B. Gebäude). Sie fließen indirekt etwa durch Abnützung (Abschreibungen) in die Leistungserstellung des Unternehmens ein. Man unterscheidet dabei materielles und immaterielles Anlagevermögen. Zum materiellen Anlagevermögen gehören etwa Maschinen, Anlagen oder Fahrzeuge, aber auch die IT-Infrastruktur oder Büromobiliar sowie Immobilien. Zum immateriellen Anlagevermögen zählen etwa Lizenzen, Patente, Marken- und Urheberrechte oder Konzessionen. Gleichartige Anlagen werden in Anlagenkategorien zusammengefasst. Die Anlagenbuchhaltung liefert dabei jederzeit den genauen Überblick darüber, welche Sachanlagen sich im Bestand eines Unternehmens befinden und welchen Wert sie aktuell haben.

Welche Informationen beinhalten die Einträge der Anlagenbuchhaltung?

Für die Gegenstände in der Anlagenbuchhaltung werden je nach Verwendungszweck weitere Informationen benötigt. Dazu gehören:

• Anschaffungsdatum
• Anschaffungskosten oder Herstellungskosten
• Menge
• aktueller Wert
• Abschreibung

Was beinhaltet die Abschreibung?

In der Anlagenbuchhaltung werden auch Wertberichtigungen, Neubewertungen und Wertänderungen festgehalten. Deshalb müssen für alle Anlagegegenstände, die einem Wertverlust unterliegen, die Abschreibungen erfasst werden. Abschreibungen sind nicht ausgabewirksam, es fließen also keine liquiden Mittel vom Konto ab. Um die Abschreibungen trotzdem nachvollziehbar zu machen, werden Informationen wie die Anschaffungskosten einer Anlage beziehungsweise Herstellungskosten sowie die Nutzungsdauer erfasst und so der aktuelle Wert ermittelt. Dabei gibt es verschiedene Arten von Abschreibung, zum Beispiel: lineare, progressive, degressive, leistungsbezogene Abschreibung. Bei einer linearen Abschreibung wird beispielsweise jedes Jahr der gleiche Betrag eines Gegenstands abgeschrieben, während die Beträge bei Anlagen mit einer degressiven Abschreibung nicht gleich hoch sind. Auch wenn die Wertverminderung etwa bei normalem Betrieb von Fahrzeugen planbar ist, können auch unplanmäßige Abschreibungen anfallen; so etwa bei Schadenereignissen oder Unfällen. Auch eine bereits vollständig abgeschriebene Anlage wird in der Buchhaltung vermerkt.

Wie wird eine Anlagenbuchhaltung erstellt?

Die Anlagenbuchhaltung im KMU wird mittels der Buchhaltungssoftware oder des ERP-Systems erstellt. Dabei muss die Softwarelösung in der Lage sein, Abschreibungsraten zu verbuchen und eine Anlagenkartei zu erstellen.

Viele Unternehmen setzen heute eine Buchhaltungssoftware ein. Verfügen sie damit bereits über das, was Fachleute als “digitale Buchhaltung” bezeichnen? – Nicht automatisch, denn auch wer ein Finanzbuchhaltungsprogramm nutzt, verbraucht oft weiterhin jede Menge Papier, weil viele Prozesse nach wie vor papiergebunden ablaufen.

Digitalisierung in der Buchhaltung bedeutet jedoch vor allem, papierlose und damit digitale Prozesse zu etablieren. Niemand muss dann beispielsweise händisch Daten von einer Rechnung in eine Buchungsmaske übertragen. Stattdessen werden Rechnungen, soweit sie überhaupt noch auf Papier eintreffen, eingescannt bzw. direkt elektronisch weiterverarbeitet.

Auch die Kontierung läuft digital und weitgehend automatisch ab. Das Gleiche gilt fürs Buchen von Kontobewegungen. Moderne Finanzbuchhaltungssoftware ist dazu in der Lage – man muss ihre Möglichkeiten nur nutzen.

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Warum Digitalisierung in der Buchhaltung für Unternehmen wichtig ist

Die Digitalisierung macht Ihr Unternehmen zukunftsfähig. Digitale Prozesse machen Ihren Betrieb schneller, qualitativ besser, rationeller, wirtschaftlicher und rechtssicherer.

Wenn Sie diesen Weg beschreiten, dann ist der erste Schritt die Digitalisierung der Buchhaltung. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen Vorteile.

10 Gründe für digitale Buchhaltung

1. Wettbewerbsfähigkeit erhalten

Die Digitalisierung hält Sie wettbewerbsfähig. Indem Sie Automatisierungen nutzen und manuelle Arbeit einsparen, senken Sie Ihre Kosten. Sie reagieren flexibler auf Marktveränderungen. Denn Sie haben präzise, schnelle Reports und aktuelle Kennzahlen, die Ihnen die Unternehmenssteuerung erleichtern.

2. Zeit und Kosten sparen

Wenn Eingangsrechnungen digital erfasst und kontiert, Ausgangsrechnungen elektronisch generiert und offene Posten automatisch ausgeziffert werden, sparen Sie die Kosten einer manuellen Bearbeitung. Zugleich geht das Ganze viel schneller als in manuellen Prozessen.

Fehler treten gar nicht erst auf oder sind rasch ausgebügelt, Rückfragen sind im Nu beantwortet, Suchaufwand entfällt. Das entlastet Ihre Mitarbeitenden und stärkt Ihre Liquidität.

3. Qualitätsgesicherte Prozesse

Der erste Schritt zur Digitalisierung der Buchhaltung besteht darin, konsistente und schlanke Prozesse zu entwerfen. Das eliminiert Fehler und gibt Mitarbeitenden Klarheit und Sicherheit über ihre Tätigkeiten. So können Sie in der Software Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe vorbereiten, mit denen auch Urlaubsvertretungen sofort zurechtkommen.

4. Fachkräftemangel bewältigen

Indem Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, kommen Sie mit weniger Personal aus, weil der Computer viele Routineprozesse erledigt. Zugleich binden Sie Fachkräfte an Ihr Unternehmen, denn die Beschäftigten erkennen, dass sie bei Ihnen hochqualifiziert und mit modernen Tools und Techniken arbeiten. Das wiederum stärkt Ihre Reputation am Arbeitsmarkt.

5. Informationen in Echtzeit, immer auskunftsfähig

Die Märkte sind volatil. Wie können Sie wissen, dass Sie in die richtige Richtung steuern? Richtig: durch Kennzahlen-Auswertungen, Liquiditätsberichte, Übersichten über die Laufzeit von Forderungen und Verbindlichkeiten usw. Digitalisierung in der Buchhaltung liefert Ihnen schnell zuverlässige Zahlen als Entscheidungsgrundlage.

6. Compliance mit GoBD und Datenschutzrichtlinien

Betriebsprüfungen sind mit einer digitalisierten Buchhaltung kein Grund zur Sorge mehr. Ihre Software unterstützt Sie dabei, die Buchführung sicher und transparent zu gestalten – ganz gemäß den Vorgaben der GoBD. Jeder Geschäftsvorfall wird mit den dazu gehörigen Dokumenten und Belegen verknüpft und im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert.

Die Prüf- und Genehmigungs-Workflows für Eingangsrechnungen sind klar dokumentiert. Die Protokollierung aller Aktivitäten in der Software macht Ihre Geschäftsvorfälle nachvollziehbar.

Zudem können Sie passgenau Zugriffsrechte vergeben, um Ihre Daten zu schützen.

7. Bessere Reputation bei Lieferanten und Kunden

Da Ihre Eingangsrechnungen in einem papierlosen Prozess viel schneller bearbeitet werden, können Sie Skonto in Anspruch nehmen. Das spart Geld und die schnelle Zahlung sorgt für einen guten Ruf bei Lieferanten. Durch gute Pflege der Lieferantenbeziehungen können Sie Materialknappheit und Lieferengpässen frühzeitig begegnen und Ihre Termintreue gegenüber den Kunden wahren.

8. Schnellere und einfachere Prozesse mit dem Steuerberater

Möglicherweise lassen Sie Ihren Jahresabschluss und Ihre Finanzberichte vom Steuerberater erstellen. Wussten Sie, dass die Digitalisierung in der Buchhaltung Ihnen die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater erleichtert?

Sie können mit der Kanzlei  Dokumente über ein digitales Portal effizient austauschen. Kein Hin und Her mehr mit Pendelordnern, Sie arbeiten einfach digital zusammen.

9. Einstiegspunkt für weitere Automatisierungen

Warenwirtschaft, Produktion, Projekte, Reisekosten, Löhne und Gehälter, sie alle haben mit der Finanzbuchhaltung zu tun. Da die Buchhaltung eine so zentrale Funktion im Unternehmen ist, ist sie der ideale Ausgangspunkt für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen.

Warum ist die Buchhaltung die erste Station Ihrer Unternehmensdigitalisierung? Ganz einfach, weil sie sich ideal dazu eignet. Die Buchhaltung ist hochgradig standardisiert und formalisiert. Vorgänge rund um Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontierung, Buchung, und Finanzberichte wiederholen sich immer wieder in der gleichen Form und sind deshalb prädestiniert für Digitalisierung.

10. Fördermöglichkeiten

Bund und Länder haben zahlreiche Förderprogramme zur Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) aufgelegt. Daher ist es empfehlenswert, sich vor dem Beginn von Digitalisierungsprojekten zu informieren, ob es für das eigene Vorhaben Fördermittel für Digitalisierung gibt.

Neue Prozesse, neue Rollen, bessere Arbeitsbedingungen

Digitalisierung in der Buchhaltung wird die Arbeit in Ihrer Finanzabteilung verändern. Hier einige Beispiele aus dem Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung (REV).

Digitaler Rechnungseingang

Im Zuge der E-Rechnungspflicht gehören elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zum Tagesgeschäft. Standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD kann eine Buchhaltungssoftware automatisch einlesen.

Aber auch eingehende Rechnungen in einem unstrukturierten PDF-Format (als E-Mail-Anhang) oder gescannte Papierrechnungen lassen sich mithilfe einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung schnell weiterverarbeiten.

So landen alle digitalen Belege direkt im Rechnungseingang der Buchhaltung. Dort werden die Rechnungen an die zuständigen Prüfer verteilt. Zuerst für die formale, dann für die sachliche Prüfung und schlussendlich für die Freigabe.

Dieser transparente, digitale Workflow stellt sicher, dass jede Eingangsrechnung schnellstmöglich bei den richtigen Personen ankommt. Das beschleunigt den Freigabeprozess enorm. Zudem hat die Buchhaltung stets alles im Blick und weiß bei Rückfragen zu einer Rechnung sofort, an wen sie sich zu wenden hat.

Rollen und Workflows

Bleiben wir beim Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung. Die elektronische REV ist für die Mitarbeitenden mit bestimmten Rollen verbunden.

Rechnungen werden nicht mehr in eine Abteilung “hineingekippt”, sondern den im System hinterlegten Personen direkt in ihren digitalen Eingangskorb gelegt. Die Vorständin Frau Dr. Meier wird zum Beispiel die Zahlungsfreigabe verantworten, der Projektleiter Herr Müller wird die sachliche Richtigkeit bestätigen, und die Buchhalterin Frau Schneider prüft die formale Richtigkeit.

Ist eine dieser Personen verhindert, greift eine ebenfalls in der Software hinterlegte Vertretungsregelung. Gibt es Unklarheiten bei der Rechnung, existieren definierte Prozesse für unterschiedliche Rückfragen und Zurückweisungsgründe.

Zugriffssteuerung

Entsprechend Ihren Rollen haben die Mitarbeitenden Profile, die ihre Zugriffsmöglichkeiten präzise regeln - immer nach der Maxime “so viel wie nötig, so wenig wie möglich”.

Arbeitsverbesserung im Rechnungseingang

Da elektronische Rechnungen weitgehend automatisiert ausgelesen werden, entfällt die langweilige und fehleranfällige Arbeit der manuellen Erfassung. Die vordefinierten Prozesse sorgen für Klarheit und Sicherheit im Arbeitsalltag.

Die Archivierung kompletter Geschäftsvorfälle und das zugrundeliegende DMS machen es leicht, Rückfragen schnell zu beantworten. Dabei sorgen die geregelten Zuständigkeiten und Workflows für eine nahtlose, fehlerfreie Bearbeitung.

Welche technischen Anforderungen stellt Digitalisierung in der Buchhaltung?

Sie benötigen eine moderne Finanzbuchhaltungssoftware und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Idealerweise ist das DMS in die Finanzbuchhaltungslösung integriert, denn Belege und Dokumente müssen ja mit der Buchung verknüpft hinterlegt werden.

Es ist sinnvoll, einen Anbieter auszuwählen, der weitere Lösungen im Gepäck hat, zum Beispiel für die Bereiche Warenwirtschaft sowie Lohnabrechnung und Personalmanagement. Denn auch dort ist Digitalisierung angesagt. Und reibungslose digitale Prozesse setzen nun einmal voraus, dass die eingesetzten Lösungen gut harmonieren.

Fazit

Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, Geschäftsvorfälle schneller, flexibler, qualitativ hochwertiger und sicherer zu bearbeiten. An einer digitalen Buchhaltung führt daher kein Weg vorbei, wenn Sie auch künftig wettbewerbsfähig bleiben möchten. Da die Buchhaltung in Verbindung mit einem integrierten DMS eine zentrale Funktion im Unternehmen innehat, bildet sie die ideale Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte.

Aktiven und Passiven

Unter Aktiven versteht man das Vermögen eines Unternehmens. Es kann sich aus Bargeld, Guthaben auf dem Bank- oder Postkonto sowie aus Gütern (Fahrzeuge, Maschinen etc.) und Anlagen (Immobilien, Aktien etc.) zusammensetzen. Die Aktiven geben Auskunft darüber, wie das Unternehmen sein verfügbares Kapital angelegt hat – Sie zeigen daher die Mittelverwendung auf.

Die Passiven legen dagegen die Mittelherkunft dar. Dazu gehören die Schulden (Fremdkapital) des Unternehmens, zum Beispiel aus Lieferungen und Leistungen, aber auch laufende Darlehen und Hypotheken. Die Differenz von Vermögen und Schulden – das Eigenkapital – wird in der Buchhaltung ebenfalls in den Passiven erfasst.

Aufwand und Ertrag

Als Aufwand bezeichnet man den Wertverzehr aller Güter (also Waren und Dienstleistungen), die bei der Produktion eingesetzt werden. Dazu gehören zum Beispiel der Materialverbrauch, die Abnützung von Anlagen, aber auch Lohnauszahlungen, Mietzinskosten oder Steuern.

Das Gegenstück zum Aufwand ist der Ertrag. Beim Ertrag handelt es sich um den Wertzuwachs, der das Unternehmen vor allem mit dem Verkauf von Gütern erzielt. Also beispielsweise Umsatzerlöse, Provisionen, aber auch Zinserträge von der Bank.

Aufwand und Ertrag werden in der Buchhaltung immer über einen bestimmten Zeitraum (Periode) betrachtet.

Bilanz

Die Bilanz ist die Gegenüberstellung von Aktiven und Passiven zu einem bestimmten Stichtag. So dokumentiert die Bilanz das vorhandene Vermögen und Kapital eines Unternehmens. Für die Bilanz gilt die sogenannte Bilanzgleichung: Aktiven und Passiven sind immer gleich hoch.

Buchhaltungssoft­ware

Die Buchhaltungssoftware stellt ein nützliches Hilfsmittel im Buchungsalltag dar, da sie alle Rechnungen automatisch durchführt. So lassen sich Buchungen schnell, sicher und korrekt erledigen. Suiteify bietet für jedes Unternehmen die geeignete Buchhaltungs-Lösung.

Debitoren und Kreditoren

Debitoren meint das Guthaben gegenüber Kunden. Debitoren bestehen aus Verkäufen und Dienstleistungen an Kunden, die von diesen noch nicht bezahlt wurden. So zeigen Debitoren in der Buchhaltung auf, wie viel Geld Kunden dem Unternehmen schulden.

Die Kreditoren sind das Gegenstück zu den Debitoren. Sie entstehen aus Käufen, die das Unternehmen nicht sofort bezahlt. So zeigen Kreditoren auf, wie viel Geld das Unternehmen seinen Lieferanten schuldet.

Doppelte Buchhaltung

Bei der doppelten Buchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall zwei Mal erfasst, jedoch auf verschiedenen Konten: einmal im Soll und einmal im Haben. Auch spricht man von doppelter Buchhaltung, weil der Erfolg eines Unternehmens auf zweifache Art und Weise errechnet wird: Durch die Bilanz und die Erfolgsrechnung.

Erfolgsrechnung

In der Erfolgsrechnung werden Aufwendungen und Erträge gegenübergestellt, um daraus den Erfolg (Gewinn oder Verlust) eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum zu ermitteln. Der Erfolg wird auch in der Bilanz (Differenz zwischen Aktiven und Passiven) ersichtlich.

Soll und Haben

In der doppelten Buchhaltung wird mit Soll die linke und mit Haben die rechte Seite eines Kontos bezeichnet. Bei jedem Soll auf einem Konto entsteht ein Haben auf einem anderen Konto. Aktiv- und Aufwandskonten erhöhen sich im Soll und mindern sich im Haben. Bei Passiv- und Ertragskonten ist es umgekehrt.

Nikolaus von der Decken, Geschäftsführer der Creditreform Hamburg von der Decken KG, schätzt die Geschäftslage des deutschen Mittelstands im Frühjahr 2021 als negativer ein als während der Finanz- und Wirtschaftskrise 2008/2009 oder nach den Anschlägen vom 11. September 2001 in den USA. Dabei bezieht sich der Experte auf eine Creditreform-Umfrage aus dem Frühjahr 2021.

Besonders die zur Bekämpfung der wirtschaftlichen Pandemie-Folgen ausgereichten öffentlichen Fördermaßnahmen bereiten ihm Sorgen, da sie die wahre wirtschaftliche Lage vieler Unternehmen kaschieren. In den kommenden Monaten sei daher mit einer starken Zunahme der Unternehmensinsolvenzen zu rechnen.

Tipps vom Finanzprofi

Im Video gibt der Creditreform-Experte Tipps zu einer präventiven und sorgfältigen Finanzplanung:

• In erster Linie gelte es, die Liquidität im eigenen Unternehmen im Blick zu behalten. Als Instrumente zur Sicherung der eigenen Zahlungsfähigkeit nennt von der Decken öffentliche Liquiditätshilfen, private Investoren oder die Finanzierung durch Banken. In jedem Fall seien sorgfältig aufbereitete Unterlagen und die notwendige Offenheit gegenüber den Finanzierungspartnern Voraussetzung für erfolgreiche Gespräche.
• Weitere Möglichkeiten zur Stärkung der eigenen Liquidität sind laut dem Experten Leasing-Finanzierungen anstelle von Investitionen, ein effektives Forderungsmanagement und als konsequente Fortsetzung davon die Nutzung von Inkasso-Dienstleistungen.
• Von der Decken empfiehlt des Weiteren ein kontinuierliches Controlling der relevanten Finanzkennzahlen im Unternehmen, einen rechtzeitigen Vergleich der denkbaren Alternativen zur Optimierung der Liquidität sowie ein pro-aktives und offenes Herangehen an alle Finanzierungsfragen und die jeweiligen Gesprächspartner. Schließlich stamme das Wort „Kredit“ aus der lateinischen Sprache und leite sich vom Verb „vertrauen“ ab – die Grundvoraussetzung für erfolgreiches Wirtschaften auch in herausfordernden Zeiten.

Arbeitnehmer oder Unternehmer, die oft und viel reisen, verursachen Reisekosten. Diese müssen abgerechnet werden. Doch wie wird eine Reisekostenabrechnung richtig erstellt? Was muss sie beinhalten? In diesem Artikel findest Du die Antworten auf diese Fragen und noch viele weitere Informationen.

Reisekostenabrechnung Definition: Was ist eine Abrechnung von Reisekosten?

In der Reisekostenabrechnung sind alle Kosten zusammengestellt, die einem Arbeitgeber durch eine Dienstreise seiner Mitarbeiter entstehen.

Zu den Reisekosten gehören:

• Angefallene Fahrtkosten
• Kosten für die Übernachtung
• Reisenebenkosten
• Kosten für die Verpflegung, der so genannte Verpflegungsmehraufwand

Bei den anfallenden Reisekosten handelt es sich meist nur um kleinere Beträge. Diese können sich aber schnell zu einer größeren Ausgabe summieren.

Was ist bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung zu beachten?

Die entstandenen Reisekosten können lohnsteuerfrei beim Finanzamt geltend gemacht werden. Dazu müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber allerdings nachweisen, dass die Ausgaben wirklich bei Dienstreisen entstanden sind. Als Beleg für die Steuer dient die Reisekostenabrechnung. In ihr sind alle Kosten aufgelistet.

Dazugehörige Rechnungen und Belege müssen zunächst nicht pauschal an das Finanzamt übermittelt werden, aber der Fiskus kann sie im Zweifelsfall jederzeit einfordern. HR-Abteilungen sollten deshalb alle Belege mit der Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters einfordern und diese sorgfältig archivieren.

Welche Kosten gehören nicht in die Reisekostenabrechnung?

Beachte außerdem, dass keine Kosten geltend gemacht werden dürfen, die nicht als Reisekosten gelten. Das zögert die Bearbeitungszeit beim Finanzamt nur unnötig heraus.

Zum Beispiel:

• Bußgelder, die durch Schwarzfahren, Geblitzt werden oder Falschparken entstehen
• Kosten für die Minibar im Hotel
• Kosten für Pay-TV
• Kosten für Übergepäck
• Kosten für Anwendungen wie Massagen

Was kann man als Reisekosten abrechnen?

Während manche Kostenpunkte nicht Teil einer Reisekostenabrechnung sind, gibt es gleichzeitig natürlich eine ganze Reihe an Kosten, die in der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig sind. Oben haben wir bereits einige aufgeführt, aber im Folgenden gehen wir etwas detaillierter auf die verschiedenen Reisekosten ein:

• Fahrtkosten und Parkkosten
• Übernachtungskosten für Hotel und Co.
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Sehen wir uns einmal genauer an, was man jeweils als Reisekosten abrechnen kann.

Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?

1. Fahrtkosten: alle Fahrten mit Auto, Zug bzw. Bahn sowie mit dem Flugzeug können als Reisekosten geltend gemacht werden können. Auch Taxifahrten, die Nutzung von einem Mietwagen und auch Tickets für öffentliche Verkehrsmittel sind erstattungsberechtigt. Das gleiche gilt für Mautgebühren sowie für alle Kosten rund um das Parken (Parkgebühren), wobei letzteres unter Reisenebenkosten fällt.
2. Übernachtungskosten: alle Kosten, die anfallen, wenn eine Übernachtung nötig wird. In den meisten Fällen – gerade im Business-Umfeld – sind das Hotelkosten; allerdings gibt es auch die Möglichkeit, Privatunterkünfte geltend zu machen.
3. Verpflegungsmehraufwand: Wer geschäftlich reist, hat höhere Kosten für Mahlzeiten als jemand, der sich zuhause seine Mahlzeiten zubereiten kann. Entsprechend sind, je nach Fall, die entsprechende Pauschale für das Hotelfrühstück und Co. abzurechnen oder aber die Restaurantrechnungen einzureichen.
4. Reisenebenkosten: Die Reisenebenkosten enthalten alles, was keine Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten sind. Das können die Mautgebühren und Parkkosten sein, die Eintrittskosten die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen, Gebühren die Gepäckaufbewahrung am Flughafen oder Bahnhof während eines repräsentativen Kundenbesuchs oder auch Telefon- und Internetkosten, die für die Ausführung der beruflichen Aufgaben anfallen – aber auch negative Kosten wie Reisegepäckschäden werden erstattet. Außerdem fallen unter die Reisenebenkosten auch die Zahlung von Schadenersatz bei einem Verkehrsunfall im beruflichen Rahmen, der Ersatz bei Diebstahl von beruflichen oder privat gekauften aber beruflich genutzten Gegenständen während einer Dienstreise sowie der Ersatz persönlicher und nötiger Reisegegenstände im Falle eines Diebstahls bei einer Dienstreise.

Welche Besonderheiten gibt es bei den Fahrtkosten?

Auch bei den Fahrtkosten gibt es einiges zu beachten. Kosten für die Fahrt können nur dann in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden, wenn es sich nicht um eine Fahrt mit dem Dienst- bzw. Firmenwagen handelt.

Abgesetzt werden können hingegen alle Aufwendungen, die durch Fahrten mit dem eigenen Auto, mit einem Mietwagen, oder der Benutzung des Flugzeugs, der Bahn oder anderweitigen öffentlichen Verkehrsmitteln entstanden sind. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln können die Fahrtkosten voll abgesetzt werden.

Bei Fahrten mit dem privaten Auto gibt es zwei Varianten, um die Fahrtkosten anzusetzen:

1. über eine Kilometer-Pauschale
2. über die real zurückgelegte Wegstrecke

In beiden Fällen muss allerdings ein Fahrtenbuch geführt werden.

So berechnest Du die Fahrtkosten

Die Kilometer-Pauschale beträgt 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem Auto oder 20 Cent pro Kilometer mit einem Motorrad oder Moped. Wenn Du nicht von der Kilometer-Pauschale Gebrauch machen willst, gilt Folgendes, um den Kilometersatz zu berechnen:

Addieren dazu die gesamten Kosten für das benutzte Fahrzeug, die in einem Jahr anfallen: Abschreibungen, Benzin, Reparaturen oder Kosten für Steuer und Versicherung zum Beispiel. Teile diese Summe durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer während der Geschäftsreise.

Anlagenbuchhaltung ist keine Raketenwissenschaft. Trotzdem ist sie für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ein „Angstgegner“. Die Bewertung und Verwaltung des Anlagevermögens, Abschreibungen und Bilanzausweis scheinen auf den ersten Blick komplex zu sein. Dieser Blogartikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die Buchung und Bewertung Ihres Anlagevermögens und erklärt, warum der Einsatz spezieller Software gerade in diesem Bereich empfehlenswert und nützlich ist.

1. Was ist Anlagenbuchhaltung?

Das Anlagenbuch ist ein Nebenbuch der Finanzbuchhaltung. In der Anlagenbuchhaltung erfassen Sie Ihre Anlagegüter von der Anschaffung bis zur Veräußerung oder vollständigen Abschreibung. Diese Güter sind Vermögensgegenstände, meist Sachanlagen, die im Produktionsprozess nicht verbraucht oder wiederverkauft, sondern im Unternehmen langfristig genutzt werden.

Im Laufe ihrer Nutzungsdauer verlieren diese Güter an Wert, wie zum Beispiel Ihr Dienstwagen, dessen Wiederverkauf von Jahr zu Jahr weniger einbringen würde. In der Anlagenbuchhaltung erfassen Sie diese Wertminderungen als Abschreibungen.

2. Welchem Zweck dient die Anlagenbuchhaltung?

Die Anlagenbuchhaltung gehört zu den gesetzlich vorgeschriebenen Finanzberichten.

• Sie dokumentiert und belegt die Bewertung und Wertentwicklung der Sachanlagen im Unternehmen. Besonders dient sie der Ermittlung und Buchung der Abschreibungen oder AfA (Absetzung für Abnutzung).
• Sie ist die Grundlage für den Inventarwert und den Bilanzausweis des Anlagevermögens.
• Sie ist eine Informationsquelle für das Management sowie für Geldgeber, Finanzbehörden und die Öffentlichkeit. Der Ausweis des Anlagevermögens in der Bilanz (gemäß HGB §§ 247 und 253) hat großen Einfluss auf die Eigenkapitalausstattung des Unternehmens und damit auf seine Bonität und wirtschaftliche Substanz. Eine ordnungsmäßige Anlagenbuchhaltung macht die Vorgänge rund um Bewertung und Abschreibung von Sachanlagen transparent.
• Da für die Gegenstände des Anlagevermögens separate Anlagekarten geführt werden, haben Sie als Unternehmer den Überblick, welche Maschinen und Anlagen wie lange im Unternehmen sind und können Ersatzinvestitionen rechtzeitig planen.

3. Was sind Anlagegüter?

Das Anlagevermögen bildet die Grundlage für den betrieblichen Leistungsprozess. Maschinen und Werkshallen stehen dem Unternehmen langfristig zur Verfügung; sie sind sein Produktivkapital.

Zu den Sachanlagen gehören:

• Grundstücke und Gebäude
• Maschinen und Anlagen
• Kraftfahrzeuge
• Computer und Büromöbel

… soweit diese die Herstellungs- und Anschaffungskosten (HAK) von 800 Euro netto übersteigen.

Als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gelten Betriebs- und Geschäftsausstattungen, deren Herstellungs- und Anschaffungskosten zwischen 250,01 und 800 Euro liegen. Für sie wird keine Anlagenkarte geführt und sie unterliegen einer Pool-Abschreibung über einen Zeitraum von fünf Jahren. Gegenstände bis 250 Euro HAK sind keine Anlagen und können direkt abgeschrieben werden.

Auch Gegenstände, die nicht im Betrieb eingesetzt werden, sondern angeschafft und schnell wieder verkauft werden, gehören nicht zu den Sachanlagen. Neben Sachanlagen gibt es noch Finanzanlagen und immaterielle Güter, wie zum Beispiel Software und Lizenzen. Diese sind nicht Gegenstand dieses Artikels.

4. Wie bewerten Sie Anlagen richtig?

Bei der Anschaffung bewerten Sie Anlagen im Verhältnis zu ihren Herstellung- oder Anschaffungskosten. Mit diesem Wert werden sie im Rahmen der Anlagenbuchhaltung in das Anlagevermögen eingebucht. Danach unterliegen diese Gegenstände einem Wertverzehr. Sie altern, nutzen ab und müssen irgendwann ersetzt werden.

Die Wertminderung wird durch Abschreibungen widergespiegelt, die als Kosten gebucht werden und den Gewinn des Unternehmens mindern. Der Restwert des Anlageguts ist die Differenz zwischen den HAK und den Abschreibungen. Irgendwann ist eine Sachanlage vollständig abgeschrieben; ihr Buchwert sinkt auf null.

5. Wie funktionieren Abschreibungen?

Abschreibungen sind im deutschen Einkommensteuergesetz geregelt. Sie orientieren sich an der Art des Anlageguts, der gewöhnlichen Nutzungsdauer und dem Zustand des Anlageguts.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht regelmäßig AfA-Tabellen (AfA steht für „Absetzung für Abnutzungen“, umgangssprachlich Abschreibung) – sowohl für allgemein verwendbare Wirtschaftsgüter (AfA-Tabelle AV) als auch für branchenspezifische nach Wirtschaftszweigen. Darin steht für jedes Anlagegut, über welchen Zeitraum es abzuschreiben ist.

6. Welche Abschreibungsarten gibt es?

• Die lineare Abschreibung ist mittlerweile die einzige reguläre Abschreibungsart. Dabei wird ein Gegenstand über seine Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle in jährlich gleichbleibenden Beträgen abgeschrieben, nach der Formel: HAK geteilt durch Nutzungsdauer in Jahren. Manchmal wird auch der Begriff Teilwertabschreibung verwendet: Sie schreiben einen Teil des Wertes eines Gegenstands ab.
• Die degressive Abschreibung jährlich sinkender Beträge ist seit 2011 nicht mehr zulässig.
• Nimmt ein Wirtschaftsgut Schaden, zum Beispiel, wenn ein Dienstwagen einen Unfall hat, müssen Sie eine Sonderabschreibung vornehmen, die den unvorhergesehenen Wertverlust widerspiegelt. Bei einem Totalschaden würden Sie den kompletten Restwert des Fahrzeugs absetzen.
• Die bisher geschilderten Methoden betreffen die handelsrechtliche Abschreibung, die vom Gesetzgeber festgelegt ist. Daneben können Sie für Ihr Controlling intern auch eine kalkulatorische Abschreibung durchführen, bei der Sie vom Wiederbeschaffungswert des Anlageguts ausgehen statt vom buchhalterischen Restwert.

7. Warum sollten Sie Software für die Anlagenbuchhaltung verwenden?

Software für Anlagenbuchhaltung nimmt Ihnen viel Arbeit ab, zum Beispiel bei der:

• Verwaltung von Sachanlagen
• Ermittlung und Buchung von Abschreibungen
• Abstimmung zwischen Anlagen- und Finanzbuchhaltung
• Bilanzierung des Anlagevermögens
• Aufstellung des Anlagengitters
• Controlling bzw. Investitionsplanung

In einer Anlagenbuchhaltungssoftware pflegen Sie Anlagekarten für Ihre Sachanlagen, sodass Sie alle Details permanent im Blick haben, einschließlich des aktuellen Buchwerts und eventueller Dokumente und Verträge rund um die Anschaffung und Nutzung Ihrer Sachanlagen.

Automatisierte Abschreibungsläufe

Die Software berechnet automatisch die Abschreibungen und erstellt jährlich auf Knopfdruck einen Abschreibungslauf, mit dem diese gebucht werden. Gute Softwareprodukte greifen dabei auf die aktuellen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums zu, sodass Sie nicht manuell nachschauen müssen. Auch andere gesetzgeberische Vorschriften über die Anlagenbuchführung werden vom Softwarehersteller immer aktuell gehalten. Dadurch entfällt für Sie eine große Fehlerquelle.

Eine digitale Anlagenbuchhaltung bewältigt auch Pool-Abschreibungen geringwertiger Wirtschaftsgüter automatisch. Sie müssen lediglich die betreffenden Gegenstände korrekt mit ihrem Herstellungs- oder Anschaffungswert einbuchen, den Rest erledigt das Programm.

Erleichterung beim Jahresabschluss

Die Software für Anlagenbuchhaltung ist in der Regel ein Erweiterungsmodul zur Finanzbuchhaltungssoftware. Beide Softwareprodukte arbeiten also Hand in Hand. Die Abstimmung der Anlagenbuchhaltung mit der Finanzbuchhaltung wird dadurch zum Kinderspiel. Die Software erstellt für Sie auch ein Anlagengitter. Dieses Verzeichnis aller Sachanlagen ist bei Kapitalgesellschaften Bestandteil des Lageberichts und gehört zwingend mit zum Jahresabschluss.

Fazit

Die Anlagenbuchhaltung ist ein wichtiger, gesetzlich geregelter Bestandteil Ihrer Buchführung. Sachanlagen müssen immer mit dem korrekten Wert in Ihrer Bilanz stehen. Dieser berechnet sich aus den Herstellungs- oder Anschaffungskosten minus Abschreibungen gemäß der offiziellen AfA-Tabelle. Um die mit der Anlagenverwaltung verbundenen Aufgaben effizient zu erledigen, ist es empfehlenswert, eine Software für Anlagenbuchhaltung zu verwenden. Diese erleichtert Ihnen die Verwaltung und Abschreibung Ihrer Sachanlagen sowie die Buchhaltung und Bilanzierung Ihres Anlagevermögens. Die Software gibt zudem einen Überblick über die Vermögenswerte und erleichtert den Jahresabschluss. Damit ist sie eine unverzichtbare Hilfe für Ihre Buchführung.