Finanzbuchhaltung

Wichtige Änderungen im Überblick

• Die Berechnung der Ausfallentschädigung nach IfSG ab 31.3.2021 wurde konkretisiert (Details siehe unten).
• Der Bruttoverdienstausfall wird nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz ermittelt.
• Der Verdienstausfall aus der Nettodifferenz wird aus dem pauschalierten Nettoentgelt analog § 106 SGB III berechnet.
• Rückwirkend ab November 2020 sind auch die Umlagen erstattbar (U1 + U2 + Insolvenzgeldumlage).

Die Beträge sind ggf. manuell zu ermitteln und in den Antrag aufzunehmen. Die Umlagesätze entnehmen Sie bitte dem Krankenkassenstamm. Der Umlagesatz für die Insolvenzgeldumlage beträgt 2021 einheitlich 0,12 %.

Frist zur Antragstellung verlängert

Die Frist für die Antragstellung auf Erstattung der Ausfallentschädigungen nach IfSG wurde von 1 auf 2 Jahre verlängert.

Im Bereich der Finanzbuchhaltung sind zahlreiche gesetzliche Vorgaben zu beachten. Softwarehersteller haben die Möglichkeit, sich von unabhängigen Prüfern bescheinigen zu lassen, dass mit ihren Lösungen rechtskonform gearbeitet werden kann. Man spricht in diesem Fall von einem Software-Testat oder auch einer Software-Prüfbescheinigung.

Die Prüfung erfolgt im Wesentlichen nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die Buchhaltung (HGB).

Neben diesen Vorschriften spielen auch die Prüfungsstandards und die Verlautbarungen zur Rechnungslegung des IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) bei der Erteilung eines Software-Testats eine Rolle:

• IDW PS 880 (Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen)
• IDW PS 330 (Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie)
• IDW RS FAIT 1 (GoB bei Einsatz von Informationstechnologie)
• IDW RS FAIT 3 (GoB bei Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren)

Darüber hinaus ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Prüfungen relevant. Diese Verordnung enthält Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wie läuft das Prüfverfahren für ein Software-Testat ab?

Im Folgenden wird der typische Ablauf einer Softwareprüfung am Beispiel der Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify beschrieben.

Vorbereitung

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem Software-Testat ist immer der Aufbau eines Testsystems, auf dem eine Buchhaltung vollständig simuliert werden kann. Dazu stellt der Softwarehersteller dem Prüfer die technischen Voraussetzungen für die Prüfung in seinem Hause zur Verfügung – in unserem Fall die Suiteify Programme zur Finanzbuchhaltung, inklusive der zu prüfenden Erweiterungsmodule Anlagenbuchhaltung, E-Bilanz, AO-Schnittstelle, Suiteify DMS classic und Suiteify Rechnungsprüfung. Der technische Support von Suiteify stellt sicher, dass alle Systeme korrekt installiert sind.

Zusätzlich erhält der Prüfer umfangreiche Dokumentationen über die Inhalte und Funktionen der Software. Des Weiteren erhält er Einblick in den Prozess der Programmentwicklung und die Vorgehensweise bei Fehlerbehebungen und Programmerweiterungen.

Mitarbeitende des Produktmanagements, der Entwicklungsabteilung und des Qualitätsmanagements stehen für Fragen zur Verfügung und führen den Prüfer in die internen Arbeitsabläufe ein. Dies kann bis zur Offenlegung des Programmquellcodes gehen.

Durchführung der Prüfung

Bei der eigentlichen Prüfung geht es um die Korrektheit des Programmablaufs, die logische Korrektheit der Verarbeitungsregeln und die Wirksamkeit der programmierten Plausibilitätskontrollen.

Der Prüfer begutachtet also, wie sich mit der Anwendung komplexe Geschäftsvorfälle nachverfolgen lassen, ob die Summierungen und Saldierungen stimmen, wie die Periodenzuordnung erfolgt, wie Steuern ermittelt werden und wie ein Monats- und Jahreswechsel abläuft. Dabei vergleicht er, ob die von der Software ermittelten Daten mit den zuvor erwarteten Ergebnissen übereinstimmen.

Was untersuchen die Prüfer?

Ein typisches Beispiel für die Prüfung von Finanzbuchhaltungsprogrammen ist die Belegfunktion. Diese ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und damit von elementarer Bedeutung für die korrekte Verarbeitung durch ein Finanzbuchhaltungsprogramm.

Vor der Begutachtung des entsprechenden Arbeitsgebietes in der Anwendung stellt der Prüfer die gesetzliche Anforderung formell fest. Beim anschließenden Test der Software und bei der Einsichtnahme in die zugehörige Verfahrensdokumentation prüft er dann, ob die Belegfunktion gesetzeskonform gegeben ist.

Unter anderem wird geprüft, ob das Finanzbuchhaltungsprogramm folgende Eingaben sichert und dabei das sogenannte Radierverbot beachtet:

• Buchungs- und Belegdatum
• Eindeutige Belegnummer
• Kontierung
• Buchungsbetrag
• Buchungstext
• Zuordnung zu einer bestimmten Buchungsperiode

Weitere Prüfthemen sind die Journalfunktion, die Kontenfunktion und die Protokollierfunktion. Zudem spielt die Sicherheit der geprüften Anwendung eine entscheidende Rolle im Software-Testat . Hierzu werden sowohl die Zugriffsberechtigungen als auch die Datensicherungs- und Wiederanlaufverfahren bewertet.

Was steht in einem Software-Testat?

Die Prüfbescheinigung beschreibt, wie die Software arbeitet, welche Einstellmöglichkeiten sie bietet und welche Eingaben der Benutzer oder die Benutzerin vornehmen kann. Besonderes Augenmerk wird darauf gelegt, ob eine Soll-Haben-Identität besteht und ob ein gespeicherter Beleg unveränderbar ist und nicht nachträglich manipuliert werden kann.

Abschließend stellt der Wirtschaftsprüfer im Software-Testat fest, dass die geprüfte Software entsprechend den gesetzlichen Anforderungen ordnungsgemäß arbeitet. Im Falle der Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify liest sich das wie folgt:

„Die Suiteify Programme zur Finanzbuchhaltung ermöglichen bei sachgerechter Anwendung eine den GoBD entsprechende Vollständigkeit sowie sachliche Richtigkeit der Verarbeitung.“

Mit anderen Worten: Die Suiteify Programme erfüllen alle technologischen Voraussetzungen für eine Buchführung nach GoBD und zeichnen sich durch einen sehr hohen Qualitätsstandard aus.

Was sagt ein Software-Testat über die Qualität einer Anwendung aus?

Wer eine Finanzbuchhaltungssoftware sucht, sollte in jedem Fall darauf achten, dass für die jeweilige Anwendung ein aktuelles Software-Testat vorliegt. Dabei ist zu beachten, dass das Wirtschaftsprüfunternehmen die Software unter Laborbedingungen und nicht in einer realen Unternehmensumgebung testet. Das bedeutet: Die testierte Software hat unter den gegebenen Testbedingungen alle Prüfungen bestanden. Unternehmensspezifische Abläufe und innerbetriebliche Kontrollsysteme werden nicht berücksichtigt.

Dennoch ist das Software-Testat eine wichtige unabhängige (!) Bestätigung dafür, dass eine Lösung „bei sachgerechter Anwendung“ die gesetzlichen Anforderungen und die GoBD zuverlässig erfüllt und gleichzeitig den Anwenderinnen und Anwendern individuelle Gestaltungsspielräume im Bereich der Finanzbuchhaltung lässt.

Auch für uns als Hersteller ist es sinnvoll, die Rechtskonformität und Funktionsfähigkeit der eigenen Finanzbuchhaltungssoftware in regelmäßigen Abständen von unabhängigen Experten überprüfen zu lassen. Denn wir wollen hier kein Risiko eingehen, weil wir wissen, dass die Anwender mit unserer Software hochsensible Daten verarbeiten.

Die Kurzfassung des Prüfberichts für die Suiteify Programme zur Finanzbuchhaltung finden Sie hier. Wenn Sie am ausführlichen Bericht interessiert sind, wenden Sie sich bitte an das Suiteify Kundencenter.

Durch manipulierte Kassen sollen dem deutschen Staat jedes Jahr zehn Milliarden Euro durch die Lappen gehen. Das ist allerdings bloß eine Schätzung. Wie viele Steuern tatsächlich hinterzogen werden, weiß niemand genau.

Mit drei Anfang 2020 in Kraft getretenen Regelungen will der Gesetzgeber die Steuerhinterziehung mittels manipulierter Kassen erschweren: durch die Belegausgabepflicht („Bonpflicht“), die Meldepflicht für elektronische Kassen – und durch die Pflicht zur Umrüstung auf TSE Kassen. TSE steht für zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung.

Was ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Die technische Sicherheitseinrichtung ist eine in die Kassensoftware implementierte Lösung. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.

• Das Sicherheitsmodul protokolliert alle Eingaben in die Kasse und unterbindet unerkannte Veränderungen.
• Auf dem Speichermedium speichert das System die Daten der Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.
• Die einheitliche digitale Schnittstelle ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung an die Finanzbehörde – beispielsweise zur Vollständigkeits- und Korrektheitsprüfung der Kassenaufzeichnungen.

Ausführliche Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung gibt es auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Nichtbeanstandungsregelung des BMF für Umrüstung auf TSE-Kassen ist abgelaufen

Da zum Jahresanfang 2020 keine flächendeckende Verfügbarkeit von TSE absehbar war, hatte das Bundesfinanzministerium (BMF) im November 2019 eine Übergangsfrist (Nichtbeanstandungsregelung) für die Umrüstung auf TSE Kassen bis zum 30. September 2020 erlassen.

Diese Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 galt nur für Kassen, die nachträglich mit einer TSE aufgerüstet werden können.

Nicht aufrüstbare Altkassen (Registrierkassen), die zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 gekauft wurden, können übergangsweise noch bis zum 31. Dezember 2022 ohne TSE eingesetzt werden – sofern sie die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Auf­be­wah­rung di­gi­ta­ler Un­ter­la­gen bei Bar­ge­schäf­ten erfüllen.

Angesichts der Belastungen für die Unternehmen durch die Corona-Krise und durch die Umsetzung der befristeten Mehrwertsteuersenkung hatten Wirtschaftsverbände und Kammern eine bundesweite Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelung gefordert. Dem hat das Bundesfinanzministerium eine Absage erteilt.

Bundesländer gewähren Fristverlängerung bis Ende März 2021

Das BMF forderte ursprünglich, dass die Unternehmen bis zum 30. September 2020 zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) in ihre Kassen einbauen, um Manipulationen zu verhindern. Viele Betriebe konnten diese Frist aufgrund der Folgen der Corona-Krise und der Umstellung der Kassen auf die reduzierten Umsatzsteuersätze jedoch nicht einhalten.

Die Bundesländer reagierten daher mit entsprechenden Ländererlassen und beschlossen, unter bestimmten Härtefall-Voraussetzungen für die Umrüstung auf TSE Kassen einen zeitlichen Aufschub bis Ende März 2021 zu gewähren. Eine gesonderte Antragstellung ist hierzu in den meisten Ländern nicht erforderlich.

Bremen hat als einziges Bundesland keine allgemeine Fristverlängerung für die Umrüstung auf TSE Kassen verfügt. Dort müssen die Betriebe stattdessen individuelle Anträge gemäß § 148 AO auf Verlängerung der Frist stellen. Hierzu sollten Unternehmer mit dem Steuerberater Rücksprache halten.

Umrüstung auf TSE Kassen nicht auf die lange Bank schieben

Die Fristverlängerung bis zum 31. März 2021 durch die Landesfinanzverwaltungen hat den Unternehmen zwar eine zeitliche Entlastung verschafft, sie ändert jedoch nichts an der rechtlichen Verpflichtung zum Einbau von zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen in die Kassensysteme.

Alle Bundesländer weisen ausdrücklich darauf hin, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der Kassen umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen sind.

Die Landesfinanzverwaltungen verlangten daher in ihren Erlassen im Juli vergangenen Jahres, dass die Unternehmen umgehend handeln. So sollten die Betriebe die Umrüstung auf TSE Kassen bis zum 30. September 2020, in einigen Bundesländern sogar schon bis Ende August 2020 nachweislich beauftragt haben.

Herr Greulich, weshalb sollten kleine und mittlere Unternehmen die Rechnungsschreibung und den Rechnungseingang digitalisieren?

Stephan Greulich: Dafür gibt es zahlreiche Gründe. Der Zeitgewinn, schon allein weil Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden von Unterlagen entfallen. Die Kosteneinsparungen: Laut einer Studie der Goethe-Universität in Frankfurt a. M. lassen sich allein im Prozess der Rechnungsschreibung und -prüfung 60 bis 80 Prozent des Zeitaufwands und damit bares Geld einsparen, wenn dabei statt auf Papierrechnungen auf durchgängig digitale Prozesse gesetzt wird. Die Zuverlässigkeit: Denn wenn Daten in den Systemen digital und somit medienbruchfrei weiterverarbeitet werden, gibt es keine Tippfehler oder Ähnliches und es geht nichts verloren. Die Kontrolle, die in diesen Tagen besonders wichtig ist: Betriebswirtschaftliche Daten liegen zeitnah vor, Fehlentwicklungen lassen sich dadurch schneller erkennen und ein rechtzeitiges Gegensteuern wird möglich.

Zudem die Flexibilität, denn die Belege und Dokumente sind von allen Orten aus für die Berechtigten im Zugriff, auch vom Homeoffice aus. Insbesondere die Bedeutung der Flexibilität bestätigt sich aktuell durch die Corona-Pandemie, in der die verschiedenen Beteiligten von unterschiedlichen Orten aus wirken und gemeinsam an einem Verarbeitungsprozess arbeiten.

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Welche Compliance-Anforderungen der Finanzverwaltung müssen Unternehmen bei der Digitalisierung von Rechnungsausgang und Rechnungseingang beachten und erfüllen?

Greulich: Aus Compliance-Sicht bestehen seit der Einführung der GoBD klare Regelungen. Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich gleich zu behandeln. Alle Rechnungen müssen die entsprechenden Vorgaben erfüllen, insbesondere die Gewährleistung der Kriterien Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. Darüber hinaus müssen die Pflichtangaben vollständig und richtig enthalten sein. Beim elektronischen Erstellungsprozess einer Rechnung und bei der Archivierung sowohl empfangener als auch erstellter Belege sind gesonderte GoBD-Anforderungen zu erfüllen.

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Welche technologischen Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen, damit sie E-Rechnungen rechtskonform versenden, empfangen und verarbeiten können?

Greulich: Dafür gibt es keine expliziten Vorgaben, denn grundsätzlich sind elektronische Rechnungen technologieneutral. Jedoch liegen für die Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsprozesse rechtliche Rahmenbedingungen vor. Hervorzuheben sind hier die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Aber auch die Unveränderbarkeit der Daten muss für die Dauer der Aufbewahrung durch Verwendung entsprechender Software gewährleistet sein.

In Deutschland gibt es unterschiedliche technische Formate und eine Vielzahl von Übertragungsmöglichkeiten für Rechnungen. Die Auswahl wird meist durch den Leistungsempfänger spezifiziert. Damit er die nachgelagerten Prozesse möglichst automatisiert durchführen kann, sind gemeinsame Standards einzuhalten. Der Lieferant hat dadurch den Vorteil einer schnelleren Bezahlung.

Softwarelösungen stellen durch integrierte Prozesse sicher, dass die technischen und rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. So werden die Ausgangsrechnungen nach Erstellung durch das System unveränderbar abgespeichert und in einem Archiv abgelegt. Damit ist gewährleistet, dass ein Betriebsprüfer Jahre später die erstellte Rechnung lesen und prüfen kann.

Welche organisatorischen Anforderungen stellt die Implementierung elektronischer Prozesse in den Bereichen Rechnungseingang und -ausgang?

Greulich: Vor der Einführung von elektronischen Rechnungsprozessen müssen die spezifischen Anforderungen des Unternehmens analysiert werden. Viele unterschätzen, wie wichtig es ist, die Organisationsstrukturen zu berücksichtigen und die jeweiligen Fachbereiche im Betrieb einzubeziehen.

Bei elektronischen Rechnungen sind zum Beispiel meist Informationen zu hinterlegen, um die nachgelagerten Prozesse medienbruchfrei zu steuern. So ist etwa bei der Abrechnung mit der öffentlichen Verwaltung eine Leitweg-Identifikationsnummer zu übermitteln, die die Rechnung in das entsprechende Dezernat beim Empfänger routet. Diese Leitweg-ID liegt dem Auftrag bei und muss der Abrechnungsstelle in der öffentlichen Verwaltung mitgeteilt werden. Dies ist nur eines von vielen Beispielen.

Eine gute Orientierung und Unterstützung bei der Analyse und Einführung von digitalen Geschäftsprozessen bietet der Bitkom. Er hat dafür ein passendes Reifegradmodell für digitale Geschäftsprozesse entwickelt, das die vier Themenfelder Technologie, Daten, Qualität und Organisation zur Prozessanalyse vorschlägt.

Warum ist vor allem ein digitaler Rechnungseingang so wichtig für einen effizienten Workflow?

Greulich: Die Rechnungsausgangsdaten liegen in der Regel in der kaufmännischen Software bereits digital vor und können unmittelbar weiterverarbeitet werden. Im Rechnungseingang kommen dagegen meist ganz unterschiedliche Formate an: Papier, PDF bzw. unstrukturierte Daten, strukturierte Daten. Für jedes Format ist ein anderes Vorgehen notwendig, um die Daten GoBD-konform in die Finanzbuchhaltung zu überführen und sie zu archivieren. Das ist sehr aufwendig, deshalb ist es wichtig, auch den Rechnungseingang effizient zu gestalten. Papierbelege werden mit dem ersetzenden Scannen digital erfasst und in eine Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung übertragen.

Die Digitalisierung des Rechnungseingangs bietet sich als Einstieg dafür an, die eigenen kaufmännischen Prozesse zu modernisieren. o wie vor dreißig, vierzig Jahren die Betriebe von Schreibmaschine auf PC umgestiegen sind, bringt ihnen heute der Umstieg auf durchgängig digitale Prozesse einen Effizienzgewinn.

Besonders effizient ist der elektronische Rechnungseingang dann, wenn Rechnungen in einem strukturierten Standardformat automatisiert ausgetauscht werden. Hierfür stehen ZUGFeRD oder XRechnung zur Verfügung. Auf welches Format sollten KMU setzen?

Greulich: Die Auswahl eines Formats und des entsprechenden Übertragungskanals hängt vom Reifegrad der Digitalisierung auf Seiten des Rechnungsempfängers ab. Es gibt Prozesse, die End-to-End einen hohen Automatisierungsgrad besitzen und somit rein auf dem Austausch von strukturierten Daten basieren.

In Klein- und Kleinstbetrieben sind dagegen oft noch viele manuelle Schritte in der Eingangsrechnungsverarbeitung üblich. Um diese Vielzahl von Anforderungen abzudecken und branchenübergreifend die Inhalte einer Rechnung zu definieren, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland das ZUGFeRD-Format entwickelt und bereits in der Version 2.1 veröffentlicht.

Das ZUGFeRD-Format ist als hybride Datei ausgestaltet. Das heißt, die ZUGFeRD-Rechnung enthält eingebettet in der menschenlesbaren PDF/A-3-Datei auch noch die maschinenlesbare XML-Datei, die eine medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.

Empfänger von hybriden ZUGFeRD-Rechnungen haben somit die Möglichkeit, die PDF-Datei oder die strukturierten XML-Daten der Rechnung im Unternehmen zu verarbeiten.

Um die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zu erfüllen, gibt es zusätzlich das XRechnung-Format. Dabei handelt es sich um ein rein XML-basiertes Datenformat, das erst über ein separates Visualisierungstool für das menschliche Auge lesbar wird. Beide Formate, ZUGFeRD und XRechnung, erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm 16931 für die elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung in Deutschland.

Immer mehr Unternehmen wollen ihre Prozesse digitalisieren, um ortsunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen und Kosten zu senken. Geradezu prädestiniert hierfür – weil leicht digitalisierbar – ist die Rechnungseingangsverarbeitung, kurz: REV.

Was genau ist die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung?

Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung gehört zur modernen Buchhaltung und stellt einen wichtigen Schritt dar auf dem Weg zur Digitalisierung. Sie verringert die Durchlaufzeiten innerhalb der Abteilungen und ist zuverlässiger als die manuelle Bearbeitung. Die digitale Bearbeitung von Rechnungen ist kosteneffizienter als die analoge, da Druck-, Lagerungs- und Recherchekosten wegfallen. Belege versehentlich doppelt einbuchen, falsch abheften oder verlegen, gehört der Vergangenheit an.

Die zusätzliche GoBD-konforme Archivierung aller Rechnungsbelege in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert Unternehmen die Einhaltung der Compliance-Richtlinien, außerdem macht sie Klärfälle bei Betriebsprüfungen vollkommen transparent.

Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern Unternehmen zudem den Rechnungsaustausch. Der Rechnungsempfänger lässt die Daten einfach von einer Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen. Die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber muss ab dem 27. November 2020 in einem strukturierten Format erfolgen, das der europäischen Norm 16931 entspricht – also zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung.

In vielen Firmen wandern Lieferantenrechnungen jedoch nach wie vor zeitaufwendig als Papierkopien von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Bis sie endlich geprüft und zur Zahlung freigegeben worden sind, ist die Skontofrist oft verstrichen. Dabei können auch kleinere Unternehmen durch eine Digitalisierung der Rechnungseingangsverarbeitung schnell und mit wenig Aufwand Kosten einsparen, Zeit gewinnen, ortsunabhängig zusammenarbeiten und ihre CO₂-Bilanz verbessern. Dieser Beitrag fasst die wesentlichen Vorzüge der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen zusammen.

1. Zeitersparnis durch kürzere Durchlaufzeiten

Unternehmen können durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) viel Zeit sparen. Während Papierdokumente an mehreren Stellen liegenbleiben, bis sie den Empfänger erreichen – Hauspost, Briefkasten, Postfilialen, Zusteller – landen digitale Rechnungen mit einem Klick im E-Mail-Postfach des Zahlungspflichtigen. Die Software akzeptiert alle Rechnungsformate, wie gescannte Papierrechnungen, per E-Mail oder Download eingegangene PDF-Rechnungen sowie Belege im EDI- oder im ZUGFeRD-Format.

2. Kostenersparnis und Umweltfreundlichkeit

Elektronische Rechnungen sind gleichzeitig günstiger und umweltfreundlicher als herkömmliche Rechnungen, da Papierverbrauch, Druck und umweltschädliches Druckermaterial wegfallen; zudem sinkt der Portobedarf. Diese Kosten sind nicht zu unterschätzen: Laut einer Studie des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover kostet die Verarbeitung einer Papierrechnung im Schnitt zwischen 10 und 12 Euro.

3. Platzsparende und praktische Aufbewahrung

Aufgrund des langen Durchlaufs gehen der oben genannten Studie zufolge 0,5  Prozent der Papierdokumente verloren – das kann bei automatisierten Vorgängen nicht passieren. Alles bleibt gut leserlich, auch eingescannte Thermopapier-Belege. Unternehmen gewinnen außerdem Platz, denn sie brauchen keine Archivstellflächen mehr für Aktenordner und können Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem sicher aufbewahren.

4. Räumliche Flexibilität für Mitarbeitende

Mit der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung können Mitarbeiter standortunabhängig Rechnungen prüfen und freigeben. Ein wichtiger Pluspunkt, denn das Homeoffice wird immer beliebter – und unter besonderen Umständen und Vorschriften sogar notwendig. Auch Geschäftsreisende sehen jederzeit den Bearbeitungsstand – auf dem Laptop, Tablet oder Smartphone. Sie können Rechnungen mobil prüfen und zur Überweisung freigeben. Die Mitarbeiter inhouse müssen nicht auf die Rückkehr des Freigabeberechtigten warten, sondern bearbeiten den Vorgang einfach weiter.

5. Kostenvorteile durch Skonto-Nutzung

Papiergebundene Prüf- und Freigabeprozesse führen oft zu langen Durchlaufzeiten, Korrekturschleifen und Telefonaten. Damit entstehen in der Finanzbuchhaltung Skonto-Verluste und Mahnungen. Mithilfe einer Software für digitale Rechnungseingangsverarbeitung lassen sich Eingangsrechnungen dagegen schnell prüfen und freigeben. Ein Vier- oder Mehr-Augenprinzip vor Rechnungsfreigabe sorgt dabei für Sicherheit und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

6. Transparenz und Überblick

Wie ist der aktuelle Status der Eingangsrechnungen? Wer hat was, wann, warum, bearbeitet? Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung bietet vollkommene Transparenz und zeigt die Antworten auf all diese Fragen im Überblick. So kann die Finanzbuchhaltung Änderungsschritte nachvollziehen und bei Klärfällen Rücksprache halten. Mit der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung verrichten alle Prozessbeteiligten optimal ihre Aufgaben und gewinnen Zeit für andere Tätigkeiten.

7. Rechtskonforme Aufbewahrung nach GoBD

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung wird immer in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Im DMS lassen sich digitale Rechnungen nach GoBD-Vorgaben sicher aufbewahren. Das System protokolliert jede Änderung am Ursprungsbeleg. Bei einer Betriebsprüfung können Unternehmen dem Steuerprüfer übersichtliche, lückenlose Unterlagen vorlegen. So müssen Sachbearbeiter nicht lange in Aktenschränken oder E-Mails recherchieren, wenn Fragen zu Vorgängen aufkommen.

Fazit und Ausblick

Noch arbeiten viele KMU mit ausgedruckten Rechnungen. Die manuelle Bearbeitung auf Papier ist aber fehleranfällig und zeitintensiv. Bis zur Freigabe und Zahlung einer mittels Papierkopien geprüften Rechnung vergehen mitunter Wochen. Wer weniger Briefe schreibt und den Verbrauch von Druckermaterial reduziert, spart zudem Kosten und verbessert die CO₂-Bilanz.

Seit dem 1. Januar 2020 sind die neuen GoBD in Kraft. Und sie bringen gute Neuigkeiten für Buchhalter, Finanzleiter und CFOs. Dieser Artikel erklärt, was sich mit den GoBD 2020 geändert hat. Sie erfahren:

• wie Sie organisatorisch von den Neuerungen profitieren können,
• worin die Erleichterungen für die Buchhaltung bestehen und
• warum ein GoBD-konformes DMS so wichtig ist.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das Bundesfinanzministerium (BMF) definierte sie erstmals 2014. Sie postulieren Compliance-Anforderungen an digitale Buchhaltung und Belegarchivierung und gelten für alle Unternehmen.

Sofern Sie sich schon eingehend mit der alten Fassung beschäftigt haben, seien Sie beruhigt: Die Neufassung der GoBD betrifft nur einzelne Punkte. Die Struktur und Randziffern (Rz.) des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, mit dem die erste Fassung veröffentlicht wurde, bleibt unverändert.

GoBD 2020: Diese Änderungen sollten Sie kennen

Mobiles Scannen: Sie dürfen Belege mit dem Smartphone abfotografieren

Technisch besteht schon seit Jahren die Möglichkeit, Belege per Smartphone oder Tablet bildlich zu erfassen. Mit mobilen Apps lassen sich Reisekostenbelege, Rechnungen und Kassenquittungen scannen. Die Lösungen erfassen die Belege in einem verbundenen Buchhaltungssystem und archivieren sie in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Nicht selten kontieren sie die Belege auch oder leiten sie mit automatisierten Workflows an zuständige Bearbeiter im Unternehmen weiter.

Nach den alten GoBD war die mobile Belegerfassung eine Grauzone: nicht richtig erlaubt, aber auch nicht verboten. Die GoBD-Neufassung erlaubt jetzt ausdrücklich, dass Papierbelege mit mobilen Geräten abfotografiert werden dürfen. Damit erfüllen Sie die Voraussetzungen des ersetzenden Scannens ebenso wie mit einem stationären Scanner. Das bedeutet: Sie können die Papierbelege prinzipiell vernichten, nachdem Sie sie per Smartphone oder Tablet digitalisiert und GoBD-konform archiviert haben.

Belegdigitalisierung: jetzt auch im Ausland zulässig

Es wäre unlogisch, die mobile Belegerfassung im Inland zu erlauben und im Ausland zu verbieten. Wozu ist Mobilität denn da? So sieht es inzwischen auch das BMF und gestattet in Rz. 130 der GoBD die Digitalisierung von Belegen im Ausland – falls die Belege dort empfangen wurden oder entstanden sind und keine anderen steuerlichen oder außersteuerlichen Bestimmungen eine Aufbewahrung des Originalbelegs verlangen (Rz. 140).

Für international operierende Unternehmen bedeutet das, dass sie ihre Belege ins Ausland schaffen und dort digitalisieren lassen können. Das gibt ihnen neue Optionen, Kosten zu senken.

Formatkonvertierung: Ursprungsbeleg muss nicht mehr gespeichert werden

Die GoBD 2020 vereinfachen auch das Ursprungsbelegprinzip. Wenn Sie einen Beleg scannen oder fotografieren und dann in einem DMS archivieren, entstehen zwei Versionen desselben Belegs. Nach der alten Fassung der GoBD mussten Sie bei jeder Formatänderung beide Belegexemplare aufbewahren; die Ursprungsversion und die konvertierte Version.

Die Neufassung 2020 besagt in Rz. 135, dass Sie nur noch den konvertierten Beleg archivieren müssen; meist ein PDF des Belegs. Die Ursprungsversion können Sie löschen. Die Voraussetzungen dafür sind:

• Die Konvertierung ist verlustfrei, das heißt, es wird keine bildliche oder inhaltliche Änderung vorgenommen.
• Es gehen bei der Konvertierung keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
• Nach wie vor ist der gesamte Vorgang in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten.
• Der Datenzugriff der Finanzbehörde wird nicht eingeschränkt. Zwischenstufen der Konvertierung müssen Sie nicht aufbewahren, aber die rückwirkende (retrograde) und vorausschauende (progressive) Prüfbarkeit bleiben sichergestellt.

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Cloudsysteme sind nun ausdrücklich erlaubt

Das BMF hat sich hierauf festgelegt, um mit der technologischen Entwicklung Schritt zu halten. Wenn Sie also mit einer Buchhaltungssoftware aus der Cloud arbeiten oder ein Cloud-gestütztes Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen, so ist dies GoBD-konform. Sie können Ihre Belege in der Cloud oder im eigenen Betrieb archivieren oder beides in einer Hybridlösung mixen. Auch Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme dürfen Sie in der Cloud betreiben. Achten Sie aber weiterhin darauf, dass Ihr Cloud-Anbieter seine Server in Deutschland oder einem anderen zulässigen Server-Standort betreibt.

Erleichterung für den Datenzugriff nach Systemwechsel

Die Finanzbehörden dürfen bei einer Prüfung auf Ihre Buchführungsdaten zugreifen. Das können sie tun, indem sie direkt auf Ihre Buchhaltungssoftware zugreifen (Z1- und Z2-Zugriff), oder indem sie die Herausgabe der Daten auf Datenträgern verlangen (Z3-Zugriff).

In der Phase vor Beginn einer steuerlichen Außenprüfung und nach einem Systemwechsel oder der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem, ist es künftig nach Ablauf von fünf Kalenderjahren ausreichend, wenn Sie dem Finanzamt nur noch den Zugriff per Datenträgerüberlassung (Z3) ermöglichen.

Sie müssen also Ihr Altsystem nicht bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag vorhalten. Das steht in Rz. 164 der neuen GoBD.

Für viele KMU eine Hürde: Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung

Bei einer steuerlichen Außenprüfung müssen Sie dem Betriebsprüfer relevante Daten zur Verfügung stellen. So weit, so bekannt. Was kleine und mittlere Unternehmen häufig nicht wissen: Auf Verlangen müssen Sie der Finanzverwaltung auch die zur Auswertung dieser Daten erforderlichen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form übergeben. W

as bedeutet das? Es bedeutet ganz einfach, dass Ihre Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zu der vom Prüfer verwendeten Datenanalyse-Software IDEA besitzen muss. Diese Schnittstelle erfüllt den Beschreibungsstandard für eine problemlose Datenübergabe an die Finanzverwaltung. Achten Sie also bei der Wahl Ihrer Buchhaltungssoftware darauf, dass eine IDEA-Schnittstelle bereitgestellt wird. Das ist zwar keine Neuigkeit aus den GoBD 2020, aber immer noch eine Quelle der Verwirrung für kleine und mittlere Unternehmen.

Anpassungen an neue Gesetzeslage

Einige Neuerungen in den GoBD 2020 betreffen die Novellierung des § 146 AO. Diese werden im Folgenden kurz vorgestellt.

Einzelaufzeichnungspflicht

Eine Verschärfung basiert auf der Neuregelung von § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Wir erinnern uns: Grundsätzlich besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Geschäftsvorfälle. Seit 2020 kann nach Rz. 39 nur noch dann eine Ausnahme gemacht werden, wenn eine Einzelaufzeichnung technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist (was der betroffene Unternehmer nachweisen muss).

Ausgenommen von der Einzelaufzeichnungspflicht sind nur noch Betriebe, die eine offene Ladenkasse statt eines elektronischen Kassensystems verwenden. Die Bon-Schwemme Anfang des Jahres 2020 war eine Folge dieser Verschärfung.

Pflicht zur täglichen Kassenführung

Die tägliche Erfassung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (Rz. 48) ist nunmehr eine Pflicht. Zuvor war sie nur eine Soll-Bestimmung. Das resultiert aus der Neufassung des § 146 Abs. 1 Satz 2 AO.

Periodenweise Buchung strenger geregelt

Rz. 50 wurde ebenfalls geändert. Geschäftsvorfälle müssen grundsätzlich laufend gebucht werden. Die periodenweise Buchung ist nur noch unter vier Voraussetzungen möglich:

1. Sie erfassen die Geschäftsvorfälle vorher zeitnah im Grundbuch. Zeitnah bedeutet bei unbaren Geschäftsvorfällen zehn Tage und bei Kassenbewegungen tägliche Erfassung.
2. Sie sorgen durch organisatorische Maßnahmen dafür, dass die Unterlagen vor ihrer Erfassung nicht verlorengehen können.
3. Sie stellen sicher, dass in jedem Einzelfall alle Unterlagen vollständig sind.
4. Sie ordnen die Geschäftsvorfälle zeitnah nach betrieblichen und privaten Vorgängen; besser noch: Sie kontieren sie direkt.

Ordnung, Belegwesen und Belegsicherung

Hier hat das BMF Dinge eingefügt oder konkretisiert, die eigentlich selbstverständlich sein sollten:

• Erfassen Sie bare und unbare Geschäfte im Kassenbuch?Nach Rz. 55 der neuen GoBD geht das nur, wenn Sie unbare Tagesumsätze kennzeichnen und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend auf ein gesondertes Konto umtragen.
• Ein neuer Absatz in Rz. 64 verlangt, dass Korrektur- und Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung zurückverfolgbar sein müssen.
• Vielbeachtet ist die Neufassung der Randziffern 68 und 130. Endlich erklärt das BMF klipp und klar, dass das Abfotografieren von Papierbelegen mit einem Smartphone oder Tablet zulässig ist (s. o.). Bisher war nur das Scannen ausdrücklich erlaubt.

Drei Gründe für ein integriertes Dokumentenmanagementsystem

Um steuerlich relevante Belege im Einklang mit den GoBD effizient und regelkonform aufzubewahren, ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem praktisch unverzichtbar:

1. Ein DMS erleichtert die Protokollierung von Änderungen. Es zeichnet lückenlos auf, was mit einem Beleg geschieht, sobald er ins Archiv hochgeladen wurde. Das ist notwendig, um die GoBD-Anforderungen der Überprüfbarkeit und Authentizität zu erfüllen. Das kann doch jeder Dokumentenspeicher, wenden Sie ein? Im Prinzip ja, aber ein Beleg steht niemals isoliert für sich. Er ist ein buchungsbegründendes Dokument und integraler Bestandteil eines Geschäftsvorfalls. Und an dieser Stelle hilft Ihnen ein x-beliebiger Speicher nicht weiter, auch wenn er mit Versionierung und Zugriffssteuerung arbeitet.
2. Sie benötigen also ein DMS, das in Ihr Buchhaltungssystem oder – noch besser – in Ihr ERP-System integriert ist. Die Belege werden darin mit dem Geschäftsvorfall verknüpft. Im Hintergrund dokumentiert das System nicht nur die Belegverarbeitung, sondern den gesamten zugrunde liegenden Vorgang. Das ist für ein „revisionssicheres“ Belegarchiv unerlässlich. Weiterer Pluspunkt: Ihre Verfahrensdokumentation schreibt sich gleichsam von selbst.
3. Außerdem speichert ein integriertes DMS auch systemgenerierte Belege. Die meisten Unternehmen erzeugen ihre Angebote, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Kassenquittungen und zahlreiche andere Unterlagen mit einer Software. Diese Unterlagen werden im Augenblick ihrer Entstehung im DMS hinterlegt, mit allen Verknüpfungen und Metainformationen, die eine GoBD-konforme Buchhaltung erfordert. Die Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Effizienz dieses Verfahrens ist unerreicht. Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür.

Fazit: Nützliche Neuerungen in den GoBD 2020

Die GoBD-Novelle gibt Ihnen mehr Spielraum und Flexibilität für Ihre Buchhaltung. Die wichtigsten Punkte sind:

• Mobiles Scannen von Belegen mit dem Smartphone oder Tablet ist jetzt zulässig und wird dem stationären Scannen gleichgestellt.
• Sie dürfen Papierbelege ins Ausland verbringen und dort digitalisieren.
• Bei einer verlustfreien Konvertierung müssen Sie nicht mehr den Ursprungsbeleg aufbewahren.
• Cloud-Systeme werden ausdrücklich in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.