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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Digitalisierung der Vorsorgeaufwendungen: Neuerung im Lohnsteuerverfahren ab 2026
HR & Payroll

Digitalisierung der Vorsorgeaufwendungen: Neuerung im Lohnsteuerverfahren ab 2026

Ab 2026 werden die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung erstmals digital statt in Papierform an Arbeitgeber übermittelt – ein echter Meilenstein im Lohnsteuerverfahren. Doch was bedeutet die Digitalisierung der Vorsorgeaufwendungen für Arbeitgeber und Versicherte? Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Aspekte des neuen ELStAM-Verfahrens.

5 Min. Lesezeit

Was ändert sich ab 2026?

  • Ab dem 1. Januar 2026 sind private Kranken- und Pflegeversicherungsunternehmen dazu verpflichtet, die beitragsrelevanten Daten zur Basisabsicherung ihrer Kunden elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu melden. Diese Daten werden anschließend den Arbeitgebern über das ELStAM-System zur Verfügung gestellt.
  • Die bisherige Papierbescheinigung entfällt, da Arbeitgeber künftig direkt auf die im ELStAM-System hinterlegten Monatsbeiträge zugreifen. Arbeitnehmer müssen ihrem Arbeitgeber keine schriftlichen Nachweise mehr vorlegen.
  • Arbeitgeber dürfen bei der Gehaltsabrechnung nur noch die in ELStAM hinterlegten Monatsbeiträge steuerlich berücksichtigen. Dadurch wird der Prozess automatisiert und es gibt weniger Fehlerquellen.
  • Bei Änderungen im Versicherungsvertrag, beispielsweise bei Beitragserhöhungen oder Tarifwechseln, sind die Versicherer dazu verpflichtet, Korrekturmeldungen an das BZSt zu übermitteln. So fließen stets die aktuellen Beitragsdaten in die Lohnabrechnung ein.

Welche Daten werden im Rahmen der Digitalisierung der Vorsorgeaufwendungen übertragen?

Es werden ausschließlich Beiträge zur privaten Pflichtkrankenversicherung und zur privaten Pflegeversicherung gemeldet, die für den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss (§ 3 Nr. 62 EStG) sowie für die Vorsorgepauschale (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG) relevant sind.

Zusatzversicherungen sind davon ausgenommen. Die elektronische Übermittlung gilt nur für Versicherer mit Sitz in Deutschland.

Private Krankenversicherung im Ausland: Freibetrag weiterhin möglich

Ausländische Versicherer sind nicht an die digitale Meldung der Vorsorgeaufwendungen angeschlossen. In diesen Fällen müssen Versicherte weiterhin Papierbescheinigungen vorlegen und können beim Finanzamt einen Freibetrag beantragen.

Was passiert bei einem Widerspruch gegen die elektronische Übermittlung?

Versicherungsnehmer können der elektronischen Übermittlung von Krankenversicherungsbeiträgen widersprechen. In diesem Fall dürfen Arbeitgeber jedoch keine Papiernachweise mehr steuerlich berücksichtigen, was zu steuerlichen Nachteilen führen kann.

Übergangsregelung bis 2028

Bis Ende 2028 gibt es bei technischen Problemen ein Papierersatzverfahren – jedoch nicht, wenn der Versicherte dem Datenaustausch widersprochen hat.

Wegfall der Mindestvorsorgepauschale

Für Arbeitgeber ist wichtig zu wissen: Ab 2026 entfällt die Mindestvorsorgepauschale (z. B. 1.900 Euro jährlich). Die Lohnsteuerberechnung berücksichtigt nur noch die tatsächlich gezahlten und gemeldeten Beiträge zur Basisabsicherung in der privaten Kranken- und Pflegeversicherung. Das kann für manche Arbeitnehmer zu höheren Abzügen führen – Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter rechtzeitig informieren.

Fazit: Arbeitgeber profitieren von der Digitalisierung der Vorsorgeaufwendungen

Die digitale Übermittlung der Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung reduziert den Verwaltungsaufwand, verbessert die Datenqualität und macht den Lohnsteuerabzug effizienter. Arbeitgeber sollten ihre Lohnbuchhaltung und ihre Gehaltsabrechnungssoftware daher rechtzeitig auf die ab 2026 geltenden neuen Prozesse vorbereiten. Privatversicherte sollten zur Jahreswende 2025/2026 die Löschfristen, Meldungen und Änderungen im Blick behalten und bei Bedarf gezielt Informationsmaterial bei ihrer Versicherung anfordern.

Bei Detailfragen zu Sonderfällen, etwa bei Versorgungsempfängern, mehreren Jobs oder Beitragsfamilienverträgen, lohnt sich ein Blick in die FAQ der jeweiligen Versicherung oder in das BMF-Schreiben zum Thema.

rvBEA-Abrufe für Elterngeldanträge (BEEG): Das müssen Arbeitgeber jetzt wissen und tun
HR & Payroll

rvBEA-Abrufe für Elterngeldanträge (BEEG): Das müssen Arbeitgeber jetzt wissen und tun

Das digitale Verfahren rvBEA (Rentenversicherung Bescheinigungen Elektronisch Anfordern) wird für Elterngeldanträge immer wichtiger. Durch das darin enthaltene BEEG-Verfahren (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz) können Behörden gezielt eine elektronische Entgeltbescheinigung bei Arbeitgebern abrufen – ohne Papierkram, schnell und sicher. Besonders für Mitarbeitende, die Elterngeld digital beantragen möchten, ist das ein großer Fortschritt.

5 Min. Lesezeit

Was ist das rvBEA-Verfahren und warum ist es für Arbeitgeber relevant?

rvBEA ermöglicht es der Rentenversicherung, Elterngeldstellen und Krankenkassen, Entgeltbescheinigungen digital bei Arbeitgebern anzufordern. Das reduziert für alle Beteiligten den Verwaltungsaufwand und gewährleistet einen schnellen, reibungslosen Ablauf im Elterngeldverfahren. Über das Teilverfahren BEEG (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz) werden exakt die Daten abgerufen, die für den Elterngeldantrag notwendig sind – im geschützten XML-Format.

Digitale Elterngeldanträge im Aufwind: Nutzung von rvBEA nimmt zu

Immer mehr Bundesländer nutzen das digitale Elterngeldverfahren. Seit Ende 2024 sind Baden-Württemberg und Bremen aktiv dabei, Hamburg startet im Sommer 2025, und Bayern folgt im Herbst. Das führt zu steigenden rvBEA-Abrufzahlen – und macht die aktive Mitwirkung der Arbeitgeber umso wichtiger.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber bei rvBEA-Abrufen für Elterngeld?

Arbeitgeber sind verpflichtet, jede rvBEA-Anfrage unverzüglich zu beantworten – und zwar unabhängig vom Lohnabrechnungslauf. Die Datenübermittlung erfolgt elektronisch an die DSRV (Datenstelle der Rentenversicherung) und von dort weiter an die zuständige Elterngeldstelle.

Die Bedeutung der elektronischen Entgeltbescheinigung für Elterngeldanträge

Nur eine zeitnah übermittelte elektronische Entgeltbescheinigung ermöglicht eine zügige Bearbeitung des Elterngeldantrags. Verzögerungen durch verspätete Antworten führen dazu, dass Leistungsempfänger unnötig lange auf ihr Elterngeld warten – oder sogar eine Papierbescheinigung nachreichen müssen.

Tipp für Arbeitgeber: Beantworten Sie jede rvBEA-Anfrage innerhalb von 42 Tagen – danach ist eine digitale Antwort technisch nicht mehr möglich.

Was sollten Arbeitgeber jetzt konkret tun?

  • Prüfen Sie regelmäßig (idealerweise täglich) den Eingang neuer rvBEA-Anfragen.
  • Behandeln Sie jede Entgeltbescheinigung für Elterngeld mit höchster Priorität.
  • Sensibilisieren Sie Ihr HR-Team für die Bedeutung des rvBEA-Verfahrens.

Fazit: Digitalisierung beim Elterngeld aktiv mitgestalten

Die erfolgreiche Digitalisierung von Verwaltungsprozessen hängt maßgeblich von der Mitwirkung der Arbeitgeber ab. Durch fristgerechte digitale Entgeltbescheinigungen leisten sie einen entscheidenden Beitrag dazu, dass Elterngeld digital beantragt und schnell ausgezahlt werden kann. Das rvBEA-Verfahren ist dabei ein zentrales Element – für mehr Effizienz, Sicherheit und Fairness im digitalen Staat.

Weiterführende Informationen

Besuchen Sie die offiziellen Seiten der DSRV – Datenstelle der Rentenversicherung.

EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
HR & Payroll

EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Mehr Transparenz bei Gehältern, neue Berichtspflichten und strengere Vorgaben im Bewerbungsprozess: Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970, die bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden muss, bringt weitreichende Änderungen für Unternehmen in Deutschland mit sich. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche konkreten Anforderungen auf Sie zukommen und wie Sie sich optimal auf die neuen gesetzlichen Vorgaben vorbereiten können.

5 Min. Lesezeit

Ziel der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist es, die Entgeltgleichheit zwischen Frauen und Männern durch mehr Transparenz und neue Berichtspflichten zu fördern. Die Richtlinie geht dabei deutlich über das 2017 in Kraft getretene deutsche Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) hinaus.

Die wichtigsten Neuerungen der EU‑Entgelttransparenzrichtlinie im Vergleich zum deutschen Recht

1. Ausweitung des Auskunftsanspruchs

  • Alle Beschäftigten – unabhängig von der Betriebsgröße – erhalten einen Anspruch auf Auskunft über das eigene Entgelt sowie das Durchschnittsentgelt vergleichbarer Kollegen des anderen Geschlechts.
  • Bisher galt der Auskunftsanspruch nur für Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten.
  • Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden jährlich proaktiv über das Auskunftsrecht informieren.

2. Transparenz bei Stellenausschreibungen und im Bewerbungsprozess

  • Arbeitgeber müssen bereits im Bewerbungsprozess (z. B. in Stellenanzeigen) das vorgesehene Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne offenlegen.
  • Bewerberinnen und Bewerber haben Anspruch auf Informationen zu den objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien der Entgeltfindung.

3. Berichtspflichten für Unternehmen

  • Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten müssen künftig regelmäßig über ihre Entgeltstrukturen berichten (bisher ab 500 Beschäftigten).
  • Die Berichte umfassen unter anderem den Gender Pay Gap (Verdienstabstand pro Stunde zwischen Frauen und Männern) und die Median-Entgelte nach Geschlecht.
  • Die Berichtspflicht betrifft sowohl den privaten als auch den öffentlichen Sektor.

4. Offenlegung von Kriterien der Entgeltfindung

  • Arbeitgeber müssen transparent machen, nach welchen objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien Entgelte festgelegt und entwickelt werden.
  • Beschäftigte dürfen nicht mehr daran gehindert werden, ihr Gehalt offenzulegen. Verschwiegenheitsklauseln in Arbeitsverträgen sind künftig unzulässig.

5. Sanktionen und Durchsetzung

  • Der deutsche Gesetzgeber muss „abschreckende“ Sanktionen (Bußgelder, Ausschluss von Ausschreibungen etc.) einführen.
  • Es sollen neue Instrumente wie Verbandsklagen eingeführt werden, um die Rechte der Beschäftigten durchzusetzen.

Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?

Interne Projektstruktur und Analyse

  • Bilden Sie eine Projektgruppe (HR, Recht, Finanzen), um die Vergütungsstrukturen zu analysieren und anzupassen.
  • Führen Sie frühzeitig Equal‑Pay-Analysen durch, inklusive datengestützter Bewertung Ihrer Systeme.

Stellen- und Entgeltbewertungssystem etablieren

  • Etablieren oder aktualisieren Sie ein analytisches Stellenbewertungsverfahren (Qualifikation, Verantwortung, Belastung, Arbeitsbedingungen).
  • Dokumentieren und begründen Sie Entgeltunterschiede transparent mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien.

Struktur für Auskunfts- und Berichtspflichten entwickeln

  • Implementieren Sie Prozesse zur jährlichen Auskunftserteilung an Mitarbeitende – auch Betriebe mit weniger als 100 Mitarbeitenden sind davon betroffen.
  • Installieren Sie Tools zur Erstellung und Veröffentlichung der Entgeltberichte je nach Unternehmensgröße (siehe Tabelle; Hinweis: Die Ausgestaltung der Berichtspflichten und die Übergangsfristen können sich im deutschen Gesetzgebungsverfahren noch ändern.).

Geplante Entgeltberichtspflichten nach Unternehmensgröße

Unternehmensgröße

Berichtspflicht

Frequenz

Startzeitpunkt

≥ 250 Beschäftigte

Gender-Pay-Gap-Bericht

Jährlich

Ab Inkrafttreten der nationalen Umsetzung (voraussichtlich ab 2026)

150–249 Beschäftigte

Gender-Pay-Gap-Bericht

Alle 3 Jahre

Ab Umsetzung in deutsches Recht

100–149 Beschäftigte

Gender-Pay-Gap-Bericht

Alle 3 Jahre

Ab 2031 (nach 5 Jahren Übergangsfrist)

Kommunikation, Schulung & Compliance

  • Schulen Sie HR und Führungskräfte in transparentem Vergütungsmanagement und Auskunftsszenarios.
  • Informieren Sie die Mitarbeitenden jährlich über ihre Rechte und die Entgeltkriterien.
  • Etablieren Sie Beschwerde- und Korrekturprozesse bei Entgeltungleichheiten.

Fazit: Jetzt auf die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie vorbereiten

Die EU‑Entgelttransparenzrichtlinie bringt weitreichende Pflichten für Arbeitgeber in Deutschland: von Gehaltsangaben im Recruiting über Auskunftsrechte der Mitarbeitenden bis hin zu umfangreichen Berichtspflichten und möglichen Sanktionen bei Verstößen. Um rechtzeitig gesetzeskonform zu sein, sollten sich Arbeitgeber jetzt auf den Juni 2026 vorbereiten. Eine strukturierte Projektplanung, Objektivität bei Entgeltkriterien und klare Kommunikation schaffen Compliance sowie Chancen für bessere Arbeitgebermarke und Mitarbeiterzufriedenheit.

Steuern & Sozialversicherung im Baubetrieb: Aktuelle Grundlagen 2025
Branchen

Steuern & Sozialversicherung im Baubetrieb: Aktuelle Grundlagen 2025

Die monatliche Berechnung des Baulohns zählt zu den komplexesten Aufgaben im Lohnwesen – gerade im Baugewerbe. Gesetzliche Änderungen, Tarifvorgaben und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten verlangen ein solides Basiswissen. Wer diese Grundlagen kennt, vermeidet Fehler und schafft sichere Abrechnungen. Im Folgenden werden zentrale Aspekte des Steuer- und Sozialversicherungsrechts für Baubetriebe erklärt – mit aktuellen Zahlen und praktischen Hinweisen.

5 Min. Lesezeit

Steuern vs. Sozialversicherung – der Unterschied

Steuern sind Abgaben ohne Gegenleistung, die dem Staat zufließen.
Sozialversicherungsbeiträge hingegen finanzieren Leistungen (z. B. Rente, Krankenversicherung).
Im Baulohnkontext heißt das: Sie müssen sowohl Steuergesetze als auch Sozialversicherungsregeln gleichzeitig berücksichtigen.

Lohnsteuer im Überblick

Steuerklassen, Tarif & Progression

Arbeitgeber führen für Arbeitnehmer die Lohnsteuer direkt vom Arbeitslohn ab, gemäß § 39b EStG. Es existieren sechs Steuerklassen (1–6), die nach Lebenssituation (ledig, verheiratet, Zweitjob etc.) vergeben werden.

Der Einkommensteuertarif ist progressiv: Bei höheren Einkommen steigt der Steuersatz. Der Spitzensteuersatz 42 % gilt aktuell ab einem zu versteuernden Einkommen (zvE) von rund 68.481 € (Stand 2025).

Sonderzahlungen (Weihnachtsgeld, Prämien etc.) werden steuerlich gesondert behandelt: Der laufende Bezüge-Anteil erhält die normale Monatsbesteuerung, der sonstige Anteil nach besonderen Berechnungsmethoden.

Sozialversicherungsbeiträge

Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

Arbeitnehmer und Arbeitgeber teilen sich die Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Unfallversicherung trägt allein der Arbeitgeber.

Beitragsbemessungsgrenzen 2025

  • Kranken- & Pflegeversicherung (GKV / GPV): 66.150 €/Jahr bzw. 5.512,50 €/Monat
  • Renten- & Arbeitslosenversicherung: 96.600 €/Jahr bzw. 8.050 €/Monat

Übersteigt das Einkommen diese Grenzen, fallen keine zusätzlichen Beiträge mehr an.

Beitragssätze 2025 in Kurzform:

  • Krankenversicherung ca. 14,6 % plus Zusatzbeitrag (variabel)
  • Pflegeversicherung (mit Zuschlag für Kinderlose) etwa 3,6 %
  • Rentenversicherung: 18,60 % (je Hälfte AN / AG)
  • Arbeitslosenversicherung: 2,6 % gesamt

Wenn z. B. das beitragspflichtige Entgelt über der Bemessungsgrenze liegt, wird nur der Teil bis zur Grenze berücksichtigt.

Besonderheiten bei Bauunternehmen

  • Im Baulohn ist häufig mit Schlechtwetterzeiten, wechselnden Einsatzorten, Lohnzuschlägen und tariflichen Vorgaben zu rechnen – das verlangt flexible Steuer- und Abrechnungsmodelle.
  • Der steuerliche Arbeitslohn kann sich von dem sozialversicherungspflichtigen Entgelt unterscheiden – nicht alle Entgeltbestandteile sind gleichermaßen beitragspflichtig.
  • Für Sonderzahlungen gilt oft die Märzklausel: Wenn im Jan–März gezahlt und die Grenze überschritten wird, kann eine Zuordnung in das Vorjahr erforderlich sein.
  • Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Mehrarbeit, Erschwernis etc. sind meist steuer- und sozialversicherungspflichtig, sofern sie traditionelle Voraussetzungen erfüllen.

FAQ – Häufige Fragen & Klarstellungen

Wann greift der Spitzensteuersatz?

2025 ab einem zu versteuernden Einkommen von ca. 68.481 € (Ledige) (§ 32a EStG)

Was sind Beitragsbemessungsgrenzen?

Die Höchstgrenzen, bis zu denen Löhne für Sozialversicherungsbeiträge herangezogen werden (2025: KV: 66.150 €, RV: 96.600 €)

Teilt sich der Beitragsvorteil gleich zwischen AN und AG?

Bei Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung tragen Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils etwa die Hälfte.

Wie werden Sonderzahlungen sozialversicherungsrechtlich behandelt?

Sie werden gesondert geprüft, anteilig in Bezug auf Beitragsbemessungsgrenzen und ggf. mit Zuordnung nach der Märzklausel.

Welche Risiken bestehen bei veralteten Tarifwerten?

Fehlerhafte Beiträge, Nachforderungen, Bußgelder und Korrekturen gegenüber Sozialversicherungsträgern oder Finanzbehörden.

Quellen

Bundesministerium der Finanzen (BMF) – Einkommensteuerrecht
Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) – Sozialversicherung
Deutsche Rentenversicherung – Beitragssätze & Grundlagen
Verband der Ersatzkassen (vdek) – Beitragssätze Kranken-, Pflege-, Renten- & Arbeitslosenversicherung
Techniker Krankenkasse (TK) – Beitragsbemessungsgrenzen 2025
SOKA-BAU – Informationen zur Lohnabrechnung im Baugewerbe
Sozialgesetzbuch IV – Beitragsrechtliche Regelungen (z. B. Entstehungsprinzip, Märzklausel)

Baulohnkosten im Griff: So sichern Sie Ihren Projekterfolg
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Baulohnkosten im Griff: So sichern Sie Ihren Projekterfolg

Die Baulohnkosten stellen in Bauunternehmen oft den größten Anteil an den Gesamtkosten dar. Wer Bauprojekte wirtschaftlich erfolgreich realisieren möchte, sollte deshalb während der Bauphase regelmäßig überprüfen, ob die kalkulierten Lohnkosten eingehalten werden (Soll-Ist-Vergleich). Weichen die tatsächlichen Werte von der Kalkulation ab, ist es entscheidend, die Ursachen zu erkennen und schnell gegenzusteuern. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit einer gut organisierten Baulohnabrechnung Transparenz schaffen und den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Bauprojekte sichern.

5 Min. Lesezeit

Warum eine laufende Kontrolle der Baulohnkosten wichtig ist

Die Lohnkosten im Baugewerbe sind stark von externen Faktoren wie Witterung, Ausfällen und Lohnzusatzkosten beeinflusst. Werden Abweichungen erst spät erkannt, können Projekte schnell unwirtschaftlich werden. Eine laufende Kontrolle hilft, rechtzeitig zu reagieren, Nachkalkulationen vorzunehmen und notwendige Maßnahmen einzuleiten.

Analyse der unternehmensbezogenen Baulohnkosten

Starten Sie mit einer Gesamtbetrachtung Ihres Betriebs:

  • Arbeitsstunden prüfen: Stimmen die geplanten Stunden mit den tatsächlich geleisteten überein?
  • Lohnzusatzkosten analysieren: Entwickeln sich Krankheits- und Ausfalltage wie prognostiziert?
  • Planwerte anpassen: Wenn sich Mittellöhne oder Lohnnebenkosten anders entwickeln als geplant, müssen Zuschlagssätze angepasst werden, um Unterdeckungen zu vermeiden.

Eine professionelle Baulohnabrechnung liefert hierfür wichtige Kennzahlen – etwa Mittellohn, Lohnzusatzkosten und Fehlzeitenstatistiken.

Kontrolle der baustellenbezogenen Lohnkosten

Neben der Gesamtbetrachtung sind auch die einzelnen Baustellen entscheidend:
Prüfen Sie, ob die kalkulierten Stunden und Kosten pro Projekt eingehalten werden.

Werden die Stundenvorgaben eingehalten, aber die Kosten steigen?
⚠️ Möglicherweise wird teureres Personal eingesetzt als geplant.

Weichen sowohl Stunden als auch Kosten ab?
⚠️ Es besteht dringender Handlungsbedarf bei der Projektsteuerung.

Der Soll-Ist-Vergleich als zentrales Steuerungsinstrument

Der Soll-Ist-Vergleich bildet die Grundlage für eine effektive Kostenkontrolle.

  • Sollwerte: Basieren auf der Kalkulation (Arbeitsstunden, Mittellohn, Lohnnebenkosten).
  • Istwerte: Kommen aus der laufenden Lohnabrechnung.

Durch den kontinuierlichen Abgleich können Bauleiter und Geschäftsführung Kostenentwicklungen frühzeitig erkennen und gezielt eingreifen.

Unproduktive Kostenstellen im Blick behalten

Nicht alle Stunden fließen in Bauprojekte: Tätigkeiten auf dem Bauhof oder in der Werkstatt verursachen unproduktive Zeiten.

Eine transparente Lohnkostenverteilung hilft, diese Kostenstellen zu erfassen und zu bewerten. So erkennen Sie, ob interne Abläufe effizient sind oder Optimierungspotenzial besteht.

Benchmarking: Ist Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig?

Ein Blick über den Tellerrand lohnt sich: Vergleichen Sie Ihre Kennzahlen mit branchenüblichen Werten.

  • Wie liegt Ihr Mittellohn im Vergleich zu ähnlichen Betrieben?
  • Wie entwickeln sich Lohnnebenkosten und Krankheitstage?

Viele moderne Baulohn-Lösungen liefern hierfür Branchendaten, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit realistisch einschätzen zu können.

Fazit: Mit Baulohn-Daten wirtschaftlich steuern

Die Baulohnabrechnung ist weit mehr als eine Pflichtaufgabe. Richtig genutzt, liefert sie entscheidende Informationen für die Projektsteuerung und den langfristigen Unternehmenserfolg.
Wer Soll- und Istwerte konsequent überwacht und Abweichungen frühzeitig erkennt, kann wirtschaftlich handeln und seine Projekte sicher zum Erfolg führen.

Beitragsbemessungsgrenzen 2025: Aktuelle Werte & Ausblick 2026
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Beitragsbemessungsgrenzen 2025: Aktuelle Werte & Ausblick 2026

Die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) legt die maximale Höhe des Bruttolohns fest, bis zu der Beiträge in der Sozialversicherung erhoben werden. Einkommen oberhalb dieser Grenze bleiben beitragsfrei. Die Bemessungsgrenzen werden jedes Jahr an die Einkommensentwicklung angepasst. Bundestag und Bundesrat haben die Beitragsbemessungsgrenzen für 2025 beschlossen – mit einer wichtigen Neuerung: Erstmals gelten einheitliche Werte für West und Ost.

5 Min. Lesezeit

Beitragsbemessungsgrenzen 2025 im Überblick

Versicherungszweig Monatlich Jährlich

Renten- und Arbeitslosenversicherung (einheitlich West & Ost)

8.050,00 €

96.600,00 €

Kranken- und Pflegeversicherung (BBG)

5.512,50 €

66.150,00 €

Vergleich zu 2024

  • In 2024 lag die BBG für die Renten- und Arbeitslosenversicherung in den alten Bundesländern bei 7.550,00 €/Monat, in den neuen bei 7.450,00 €/Monat.
  • Die Kranken-/Pflegeversicherungs-Grenze betrug 2024 5.175,00 € monatlich bzw. 62.100,00 €/Jahr.
    Bundesregierung.de
  • Für 2025 wurden die Werte deutlich angehoben und gelten nun bundesweit einheitlich.

Geplante Anpassungen für 2026

Laut Entwürfen und offiziellen Berichten sind für 2026 bereits folgende BBG-Erhöhungen in Planung:

Versicherungszweig Geplanter Wert 2026

Renten- und Arbeitslosenversicherung 

8.450,00 €

Kranken- und Pflegeversicherung

5.812,50 €

Diese Werte sind noch nicht endgültig bestätigt, sondern basieren auf Verordnungsentwürfen bzw. Planungen.

Bedeutung für Arbeitgeber & Arbeitnehmer

  • Wer in 2024 Gehälter oberhalb der alten Bemessungsgrenzen hatte, zahlt ab 2025 mehr Sozialversicherungsbeiträge, da der Grenzwert erhöht wurde.
  • Arbeitgeber müssen ihre Abrechnungssysteme (z. B. Baulohnsoftware) anpassen, damit die neuen Beiträge korrekt berechnet werden.
  • Die geplanten Werte für 2026 sollten ebenfalls frühzeitig beachtet werden, um Budget und Personalkosten vorausschauend planen zu können.

Fazit

Die Beitragsbemessungsgrenzen steigen 2025 deutlich gegenüber 2024 und gelten nun einheitlich für ganz Deutschland. Die noch zur Diskussion stehenden Werte für 2026 deuten darauf hin, dass sich dieser Trend fortsetzt. Wer jetzt seine Lohn- und Gehaltsabrechnungen entsprechend anpasst, ist auf der sicheren Seite.

Quellen:

Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2025
Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026

Archivierung von Entgeltunterlagen: Diese Vorgaben gelten
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Archivierung von Entgeltunterlagen: Diese Vorgaben gelten

Seit 2022 müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen elektronisch führen. Lesen Sie hier, welche Dokumente betroffen sind, welche Anforderungen an die Archivierung von Entgeltunterlagen bestehen und wie bei Dokumenten mit Unterschriftserfordernis vorzugehen ist.

5 Min. Lesezeit

Bei Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) müssen Arbeitgeber seit 2023 alle notwendigen Daten elektronisch übermitteln. Dieses Verfahren wird als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bezeichnet. Um die Voraussetzungen dafür flächendeckend zu schaffen, hat der Gesetzgeber im Jahr 2020 im „Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze“ festgelegt, dass Arbeitgeber grundsätzlich alle Entgeltunterlagen elektronisch führen müssen. Die Verpflichtung bezieht sich also nicht nur auf die Abrechnungsdaten aus der Entgeltabrechnungssoftware, sondern auch auf die begleitenden Entgeltunterlagen.

Welche begleitenden Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?

Im Zuge der oben genannten Gesetzesänderung wurde die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) angepasst. Nach § 8 Abs. 2 BVV müssen Arbeitgeber nun „elektronisch zur Verfügung zu stellende Unterlagen […] in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen […] nehmen.“ Hierzu zählen unter anderem die folgenden begleitenden Entgeltunterlagen:

  • Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • Erklärung kurzfristig Beschäftigter zu weiteren Tätigkeiten im Kalenderjahr
  • Nachweis der Elternschaft (z. B. Geburtsurkunde)
  • Immatrikulationsbescheinigungen zur Feststellung des Werkstudentenstatus
  • Unterlagen zu einer Arbeitnehmerentsendung
  • Informationen zur Staatsangehörigkeit
  • Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
  • Informationen zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht eines Arbeitnehmers
  • Rückmeldungen von Krankenkassen, z. B. zur Feststellung der Versicherungspflicht
  • Aufzeichnungen der Arbeitszeit gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG)
  • Unterlagen zu in Anspruch genommener Pflegezeit

Wie sind Entgeltunterlagen elektronisch aufzubewahren?

Im Idealfall legt der Arbeitnehmer beziehungsweise die zuständige Stelle die Unterlagen bereits in elektronischer Form vor. Studierende können beispielsweise ihre Immatrikulationsbescheinigung direkt per E-Mail einreichen. Reicht der Beschäftigte seine Unterlagen in Papierform ein, muss der Arbeitgeber sie in ein digitales Format überführen.

Es gibt aber auch Unterlagen, für die die Schriftform vorgeschrieben ist und eine Unterschrift benötigt wird, zum Beispiel der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für einen Minijobber. In diesem Fall hat der Arbeitgeber drei Möglichkeiten, die ergänzenden Entgeltunterlagen elektronisch zu führen:

  • Mit qualifizierter elektronischer Signatur — Der Beschäftigte reicht die Unterlagen bereits in elektronischer Form beim Arbeitgeber ein. Die Originalunterschrift auf dem Papierdokument wird in diesem Fall durch eine qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitnehmers ersetzt. Viele Privatpersonen haben jedoch nicht die Möglichkeit, eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen.
  • Mit fortgeschrittener elektronischer Signatur — Erhält der Arbeitgeber das Dokument in Papierform, muss er es digitalisieren. Diese Umwandlung in ein elektronisches Format erfolgt mithilfe einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, für die das im Meldeverfahren genutzte Softwarezertifikat verwendet werden kann. Für die Übertragung ist weder eine Signaturkarte noch ein Kartenlesegerät erforderlich. Das Papierdokument muss in diesem Fall nicht mehr aufbewahrt werden.
  • Ohne qualifizierte elektronische Signatur — Eine begleitende Entgeltunterlage kann außerdem ohne Signatur in elektronischer Form vorliegen. Das Papierdokument ist dann zusätzlich im Original aufzubewahren.

HINWEIS: Es ist unzulässig, schriftliche Erklärungen und Anträge mit Unterschriftserfordernis als unsignierte Dateien in den Formaten PDF, JPEG, BMP, PNG oder TIFF vorzuhalten.

Welche Dateiformate und Dateinamen sind bei der Archivierung von Entgeltunterlagen zulässig?

Auf Anforderung der Deutschen Rentenversicherung müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in separaten Dateien zur Verfügung stellen. Hinsichtlich der Aufbewahrung und Bereitstellung sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Zusätzlich kann es abweichende Regelungen aus dem Sozialversicherungsrecht geben.

  • Zulässige Dateiformate für die Speicherung von Entgeltunterlagen sind: PDF, JPEG, BMP, PNG, TIFF
  • Für die Dateinamen gilt: maximal 64 Zeichen; ohne Sonderzeichen, Komma, Punkt, Umlaute, Leerzeichen und scharfes S (ß)

Der Dateiname sollte eine schnelle Zuordnung ermöglichen und die Art des Dokuments, den Namen der beschäftigten Person und den betreffenden Zeitraum erkennen lassen. Beispiel:

Befreiung-Rentenversicherungspflicht_Maier-Sonja_2022.pdf

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Abgabenordnung (AO)

Nach § 147 AO müssen Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen seit dem 1. Januar 2025 mindestens acht Jahre aufbewahrt werden. Für Jahresabschlüsse und Buchführungsunterlagen gilt weiterhin eine Frist von zehn Jahren, für sonstige steuerlich relevante Unterlagen von sechs Jahren.

Handelsgesetzbuch (HGB)

Nach § 257 HGB gilt für Buchungsbelege – darunter Lohn- und Gehaltsabrechnungen – eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Bilanzen sind zehn Jahre aufzubewahren, empfangene und abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt abweichend auch für Buchungsbelege eine Frist von zehn Jahren.

Sozialgesetzbuch (SGB)

Das Sozialgesetzbuch (SGB IV) verlangt nach § 28f, dass Arbeitgeber die für die Sozialversicherung relevanten Entgeltunterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Dies betrifft alle Dokumente, die für die Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen notwendig sind. Bei laufenden Prüfungen oder anhängigen Rechtsstreitigkeiten kann sich diese Frist verlängern. Es ist also ratsam, diese Unterlagen ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren, um auf der sicheren Seite zu sein.

Einkommensteuergesetz (EStG)

Nach § 41 EStG müssen Lohnsteuerunterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dies umfasst alle Dokumente, die zur Berechnung und Abführung der Lohnsteuer notwendig sind.

Gesetz über die Festsetzung eines Mindestlohns (MiLoG)

Nach § 17 MiLoG sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise, die für die Einhaltung des Mindestlohns relevant sind, mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dies gilt insbesondere für Minijobs und andere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse.

Betriebsrentengesetz (BetrAVG)

Das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) schreibt vor, dass Unterlagen, die für die betriebliche Altersversorgung relevant sind, zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft insbesondere Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung und andere Dokumente, die die betriebliche Altersvorsorge regeln.

Arbeitsrechtliche Vorgaben

Arbeitsverträge und sonstige Vereinbarungen, die die Entgeltzahlung betreffen, sollten mindestens bis zum Ende der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB) aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Dadurch können mögliche arbeitsrechtliche Ansprüche abgewehrt werden.

Empfehlung: Wenn mehrere gesetzliche Grundlagen greifen (z. B. HGB, AO, SGB IV, BVV), sollte im Zweifel die jeweils längste Frist angewandt werden.

Kann man sich von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen?

Arbeitgeber können sich auf Antrag bis zum Stichtag 31. Dezember 2026 von der Führung der ergänzenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form befreien lassen. Der Antrag ist formlos beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu stellen. Ab dem 1. Januar 2027 soll es keine Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen mehr geben.

Digitale Personalakte erleichtert Umsetzung der Anforderungen

Arbeitgeber, die ihre Personalverwaltung noch in Papierform durchführen, sollten jetzt die Einführung der digitalen Personalakte in Betracht ziehen. Mit dieser Lösung können nicht nur die Personalakten, sondern auch alle Entgeltunterlagen gesetzeskonform geführt werden. Im Zusammenspiel mit der Lohnsoftware archiviert das System zudem viele Dokumente direkt in elektronischer Form. Die wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte:

  • Effizientere Arbeitsabläufe und damit geringere Kosten
  • Minimierte Suchzeiten
  • Einfachere Umsetzung von Zugriffsberechtigungen und Datenschutz
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Daten
  • Revisionssichere Archivierung von Personal- und Entgeltunterlagen
  • Positives Arbeitgeberimage durch Einsatz moderner Technologien
Baulohnabrechnung: Eigenverantwortlich erstellen oder outsourcen?
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Baulohnabrechnung: Eigenverantwortlich erstellen oder outsourcen?

Die Baulohnabrechnung ist für Bauunternehmen ein sensibles und komplexes Thema. Sie muss nicht nur pünktlich und korrekt erstellt werden, sondern auch den stetig wechselnden gesetzlichen und tariflichen Anforderungen entsprechen. Dabei stellt sich eine zentrale Frage: Soll die Lohn- und Gehaltsabrechnung eigenverantwortlich erstellt oder besser ausgelagert werden? Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. Dieser Artikel zeigt, worauf Sie achten sollten und bietet Ihnen eine praktische Entscheidungshilfe.

5 Min. Lesezeit

Eigenverantwortliche Erstellung der Baulohnabrechnung

Entscheiden Sie sich für die eigenständige Erstellung der Baulohnabrechnung, liegt das Haftungsrisiko für Fristen sowie tarifliche und gesetzliche Regelungen hauptsächlich beim Arbeitgeber. Eine zwingende Voraussetzung ist qualifiziertes Fachpersonal mit fundiertem Know-how. Neben dem sicheren Umgang mit der Abrechnungssoftware müssen auch die rechtlichen Grundlagen beherrscht werden.

Da der Baulohn kein statisches Thema ist, sind gesetzliche und tarifliche Änderungen laufend zu beachten. Permanente Weiterbildung ist unerlässlich, um Fehler und Mehrarbeit zu vermeiden. Ebenso sollten Vertretungslösungen für Urlaub, Krankheit oder unvorhersehbare Ausfälle fest eingeplant sein. Der Fachkräftemangel erschwert es zusätzlich, kurzfristig geeignetes Personal zu finden.

Tipp: Schulen Sie talentierte Mitarbeitende rechtzeitig, zum Beispiel mit speziellen Baulohn-Grundlagen-Schulungen, um Engpässe zu vermeiden. Optimal ist ein Softwareanbieter, der neben der Software auch Outsourcing anbietet. So können Sie im Notfall flexibel wechseln und alle Fristen einhalten.

Outsourcing: Lohnabrechnung auslagern

Beim Outsourcing wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen spezialisierten Dienstleister ausgelagert, inklusive rechtssicherer Archivierung aller abrechnungsrelevanten Daten. Der Baubetrieb übernimmt nur vorbereitende Aufgaben, wie:

  • Erfassung der Bewegungsdaten
  • Übermittlung von Stammdaten
  • Kontrolle und Weiterleitung der Abrechnungsunterlagen

Der eigentliche Abrechnungsprozess erfolgt extern, wodurch personelle Ressourcen geschont werden. Die Kosten sind variabel und richten sich nach der Anzahl der abzurechnenden Beschäftigten. Verfügt Ihr Betrieb nicht über geschultes Personal, ist Outsourcing die sinnvollste und oft einzige praktikable Lösung.

Entscheidungshilfe: Welche Variante passt zu Ihrem Betrieb?

Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie neben den Kosten auch Kriterien wie Flexibilität, Fachwissen, Ausfallsicherheit und Zukunftssicherheit berücksichtigen. Nutzen Sie unsere Checkliste, um die Vor- und Nachteile beider Varianten für Ihr Unternehmen abzuwägen.

Neue Regeln: Mindesturlaubsvergütung für Bauarbeiter ab 2023
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Neue Regeln: Mindesturlaubsvergütung für Bauarbeiter ab 2023

Mit Beginn der Winterarbeitszeit 2022/2023 gelten im Bauhauptgewerbe neue Regelungen zur Mindesturlaubsvergütung (MUV), zur Urlaubsentschädigung und zur Abgeltung für gewerbliche Arbeitnehmende. Diese Anpassungen betreffen Berechnungsgrundlagen, Fristen und Sonderregelungen, die Bauunternehmen kennen sollten, um korrekte Abrechnungen zu gewährleisten und keine Ansprüche zu verlieren.

5 Min. Lesezeit

Neue Berechnungsgrundlage für die Mindesturlaubsvergütung

Die Berechnungsgrundlage für die MUV ist nun einheitlich der Bruttostundenlohn (Gesamttarifstundenlohn) ohne Zuschläge. Diese Regelung stellt sicher, dass alle Berechnungen auf einer klar definierten Basis erfolgen.

Mindesturlaubsvergütung bei verschiedenen Ausfallgründen

Saison-Kurzarbeitergeld (Saison-Kug)

Ab der ersten Ausfallstunde werden 12,5 % (bei Schwerbehinderten 14,6 %) berechnet. Die MUV ist sofort verfügbar und verfällt zum 31.12. des Folgejahres.

Krankheit

Auch hier erfolgt die Berechnung ab der ersten Ausfallstunde mit 12,5 % (Schwerbehinderte: 14,6 %). Die MUV verfällt zum 31.03. des Folgejahres.

Kurzarbeitergeld (KUG)

Ebenso gelten ab der ersten Ausfallstunde 12,5 % bzw. 14,6 % für Schwerbehinderte. Die Beträge sind unmittelbar verfügbar und verfallen im Folgejahr.

Sonderregelungen für Jugendliche und Auslernjahr

Jugendliche Arbeitnehmende sowie Arbeitnehmer im Auslernjahr sind von den MUV-Regelungen ausgenommen. Dennoch müssen deren Ausfallstunden gemeldet werden, damit sie für die Berechnung im Folgejahr berücksichtigt werden können.

Änderungen bei Entschädigung und Abgeltung

Urlaubsvergütungen aus Bruttolohn ab dem Kalenderjahr 2023 werden bei Entschädigung oder Abgeltung gekürzt. Die bisherige Prüfung der Beitragsdeckung für Ansprüche entfällt. Bei langzeiterkrankten Arbeitnehmer*innen werden MUV-Ansprüche nur für einen zusammenhängenden Zeitraum von bis zu 18 Monaten entschädigt.

Wegfall der Beitragsfinanzierungsprüfung

Ab 2023 entfällt die Beitragsfinanzierungsprüfung sowohl für Urlaubsvergütung als auch für Mindesturlaubsansprüche. Diese Änderung soll die Abrechnung vereinfachen und Verwaltungsaufwand reduzieren.