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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Archivierung von Entgeltunterlagen: Diese Vorgaben gelten
HR & Payroll

Archivierung von Entgeltunterlagen: Diese Vorgaben gelten

Seit 2022 müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen elektronisch führen. Lesen Sie hier, welche Dokumente betroffen sind, welche Anforderungen an die Archivierung von Entgeltunterlagen bestehen und wie bei Dokumenten mit Unterschriftserfordernis vorzugehen ist.

5 Min. Lesezeit

Bei Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) müssen Arbeitgeber seit 2023 alle notwendigen Daten elektronisch übermitteln. Dieses Verfahren wird als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bezeichnet. Um die Voraussetzungen dafür flächendeckend zu schaffen, hat der Gesetzgeber im Jahr 2020 im „Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze“ festgelegt, dass Arbeitgeber grundsätzlich alle Entgeltunterlagen elektronisch führen müssen. Die Verpflichtung bezieht sich also nicht nur auf die Abrechnungsdaten aus der Entgeltabrechnungssoftware, sondern auch auf die begleitenden Entgeltunterlagen.

Welche begleitenden Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?

Im Zuge der oben genannten Gesetzesänderung wurde die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) angepasst. Nach § 8 Abs. 2 BVV müssen Arbeitgeber nun „elektronisch zur Verfügung zu stellende Unterlagen […] in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen […] nehmen.“ Hierzu zählen unter anderem die folgenden begleitenden Entgeltunterlagen:

  • Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • Erklärung kurzfristig Beschäftigter zu weiteren Tätigkeiten im Kalenderjahr
  • Nachweis der Elternschaft (z. B. Geburtsurkunde)
  • Immatrikulationsbescheinigungen zur Feststellung des Werkstudentenstatus
  • Unterlagen zu einer Arbeitnehmerentsendung
  • Informationen zur Staatsangehörigkeit
  • Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
  • Informationen zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht eines Arbeitnehmers
  • Rückmeldungen von Krankenkassen, z. B. zur Feststellung der Versicherungspflicht
  • Aufzeichnungen der Arbeitszeit gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG)
  • Unterlagen zu in Anspruch genommener Pflegezeit

Wie sind Entgeltunterlagen elektronisch aufzubewahren?

Im Idealfall legt der Arbeitnehmer beziehungsweise die zuständige Stelle die Unterlagen bereits in elektronischer Form vor. Studierende können beispielsweise ihre Immatrikulationsbescheinigung direkt per E-Mail einreichen. Reicht der Beschäftigte seine Unterlagen in Papierform ein, muss der Arbeitgeber sie in ein digitales Format überführen.

Es gibt aber auch Unterlagen, für die die Schriftform vorgeschrieben ist und eine Unterschrift benötigt wird, zum Beispiel der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für einen Minijobber. In diesem Fall hat der Arbeitgeber drei Möglichkeiten, die ergänzenden Entgeltunterlagen elektronisch zu führen:

  • Mit qualifizierter elektronischer Signatur — Der Beschäftigte reicht die Unterlagen bereits in elektronischer Form beim Arbeitgeber ein. Die Originalunterschrift auf dem Papierdokument wird in diesem Fall durch eine qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitnehmers ersetzt. Viele Privatpersonen haben jedoch nicht die Möglichkeit, eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen.
  • Mit fortgeschrittener elektronischer Signatur — Erhält der Arbeitgeber das Dokument in Papierform, muss er es digitalisieren. Diese Umwandlung in ein elektronisches Format erfolgt mithilfe einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, für die das im Meldeverfahren genutzte Softwarezertifikat verwendet werden kann. Für die Übertragung ist weder eine Signaturkarte noch ein Kartenlesegerät erforderlich. Das Papierdokument muss in diesem Fall nicht mehr aufbewahrt werden.
  • Ohne qualifizierte elektronische Signatur — Eine begleitende Entgeltunterlage kann außerdem ohne Signatur in elektronischer Form vorliegen. Das Papierdokument ist dann zusätzlich im Original aufzubewahren.

HINWEIS: Es ist unzulässig, schriftliche Erklärungen und Anträge mit Unterschriftserfordernis als unsignierte Dateien in den Formaten PDF, JPEG, BMP, PNG oder TIFF vorzuhalten.

Welche Dateiformate und Dateinamen sind bei der Archivierung von Entgeltunterlagen zulässig?

Auf Anforderung der Deutschen Rentenversicherung müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in separaten Dateien zur Verfügung stellen. Hinsichtlich der Aufbewahrung und Bereitstellung sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Zusätzlich kann es abweichende Regelungen aus dem Sozialversicherungsrecht geben.

  • Zulässige Dateiformate für die Speicherung von Entgeltunterlagen sind: PDF, JPEG, BMP, PNG, TIFF
  • Für die Dateinamen gilt: maximal 64 Zeichen; ohne Sonderzeichen, Komma, Punkt, Umlaute, Leerzeichen und scharfes S (ß)

Der Dateiname sollte eine schnelle Zuordnung ermöglichen und die Art des Dokuments, den Namen der beschäftigten Person und den betreffenden Zeitraum erkennen lassen. Beispiel:

Befreiung-Rentenversicherungspflicht_Maier-Sonja_2022.pdf

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Abgabenordnung (AO)

Nach § 147 AO müssen Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen seit dem 1. Januar 2025 mindestens acht Jahre aufbewahrt werden. Für Jahresabschlüsse und Buchführungsunterlagen gilt weiterhin eine Frist von zehn Jahren, für sonstige steuerlich relevante Unterlagen von sechs Jahren.

Handelsgesetzbuch (HGB)

Nach § 257 HGB gilt für Buchungsbelege – darunter Lohn- und Gehaltsabrechnungen – eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Bilanzen sind zehn Jahre aufzubewahren, empfangene und abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt abweichend auch für Buchungsbelege eine Frist von zehn Jahren.

Sozialgesetzbuch (SGB)

Das Sozialgesetzbuch (SGB IV) verlangt nach § 28f, dass Arbeitgeber die für die Sozialversicherung relevanten Entgeltunterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Dies betrifft alle Dokumente, die für die Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen notwendig sind. Bei laufenden Prüfungen oder anhängigen Rechtsstreitigkeiten kann sich diese Frist verlängern. Es ist also ratsam, diese Unterlagen ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren, um auf der sicheren Seite zu sein.

Einkommensteuergesetz (EStG)

Nach § 41 EStG müssen Lohnsteuerunterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dies umfasst alle Dokumente, die zur Berechnung und Abführung der Lohnsteuer notwendig sind.

Gesetz über die Festsetzung eines Mindestlohns (MiLoG)

Nach § 17 MiLoG sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise, die für die Einhaltung des Mindestlohns relevant sind, mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dies gilt insbesondere für Minijobs und andere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse.

Betriebsrentengesetz (BetrAVG)

Das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) schreibt vor, dass Unterlagen, die für die betriebliche Altersversorgung relevant sind, zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft insbesondere Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung und andere Dokumente, die die betriebliche Altersvorsorge regeln.

Arbeitsrechtliche Vorgaben

Arbeitsverträge und sonstige Vereinbarungen, die die Entgeltzahlung betreffen, sollten mindestens bis zum Ende der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB) aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Dadurch können mögliche arbeitsrechtliche Ansprüche abgewehrt werden.

Empfehlung: Wenn mehrere gesetzliche Grundlagen greifen (z. B. HGB, AO, SGB IV, BVV), sollte im Zweifel die jeweils längste Frist angewandt werden.

Kann man sich von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen?

Arbeitgeber können sich auf Antrag bis zum Stichtag 31. Dezember 2026 von der Führung der ergänzenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form befreien lassen. Der Antrag ist formlos beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu stellen. Ab dem 1. Januar 2027 soll es keine Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen mehr geben.

Digitale Personalakte erleichtert Umsetzung der Anforderungen

Arbeitgeber, die ihre Personalverwaltung noch in Papierform durchführen, sollten jetzt die Einführung der digitalen Personalakte in Betracht ziehen. Mit dieser Lösung können nicht nur die Personalakten, sondern auch alle Entgeltunterlagen gesetzeskonform geführt werden. Im Zusammenspiel mit der Lohnsoftware archiviert das System zudem viele Dokumente direkt in elektronischer Form. Die wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte:

  • Effizientere Arbeitsabläufe und damit geringere Kosten
  • Minimierte Suchzeiten
  • Einfachere Umsetzung von Zugriffsberechtigungen und Datenschutz
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Daten
  • Revisionssichere Archivierung von Personal- und Entgeltunterlagen
  • Positives Arbeitgeberimage durch Einsatz moderner Technologien
Baulohnabrechnung: Eigenverantwortlich erstellen oder outsourcen?
HR & Payroll

Baulohnabrechnung: Eigenverantwortlich erstellen oder outsourcen?

Die Baulohnabrechnung ist für Bauunternehmen ein sensibles und komplexes Thema. Sie muss nicht nur pünktlich und korrekt erstellt werden, sondern auch den stetig wechselnden gesetzlichen und tariflichen Anforderungen entsprechen. Dabei stellt sich eine zentrale Frage: Soll die Lohn- und Gehaltsabrechnung eigenverantwortlich erstellt oder besser ausgelagert werden? Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. Dieser Artikel zeigt, worauf Sie achten sollten und bietet Ihnen eine praktische Entscheidungshilfe.

5 Min. Lesezeit

Eigenverantwortliche Erstellung der Baulohnabrechnung

Entscheiden Sie sich für die eigenständige Erstellung der Baulohnabrechnung, liegt das Haftungsrisiko für Fristen sowie tarifliche und gesetzliche Regelungen hauptsächlich beim Arbeitgeber. Eine zwingende Voraussetzung ist qualifiziertes Fachpersonal mit fundiertem Know-how. Neben dem sicheren Umgang mit der Abrechnungssoftware müssen auch die rechtlichen Grundlagen beherrscht werden.

Da der Baulohn kein statisches Thema ist, sind gesetzliche und tarifliche Änderungen laufend zu beachten. Permanente Weiterbildung ist unerlässlich, um Fehler und Mehrarbeit zu vermeiden. Ebenso sollten Vertretungslösungen für Urlaub, Krankheit oder unvorhersehbare Ausfälle fest eingeplant sein. Der Fachkräftemangel erschwert es zusätzlich, kurzfristig geeignetes Personal zu finden.

Tipp: Schulen Sie talentierte Mitarbeitende rechtzeitig, zum Beispiel mit speziellen Baulohn-Grundlagen-Schulungen, um Engpässe zu vermeiden. Optimal ist ein Softwareanbieter, der neben der Software auch Outsourcing anbietet. So können Sie im Notfall flexibel wechseln und alle Fristen einhalten.

Outsourcing: Lohnabrechnung auslagern

Beim Outsourcing wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen spezialisierten Dienstleister ausgelagert, inklusive rechtssicherer Archivierung aller abrechnungsrelevanten Daten. Der Baubetrieb übernimmt nur vorbereitende Aufgaben, wie:

  • Erfassung der Bewegungsdaten
  • Übermittlung von Stammdaten
  • Kontrolle und Weiterleitung der Abrechnungsunterlagen

Der eigentliche Abrechnungsprozess erfolgt extern, wodurch personelle Ressourcen geschont werden. Die Kosten sind variabel und richten sich nach der Anzahl der abzurechnenden Beschäftigten. Verfügt Ihr Betrieb nicht über geschultes Personal, ist Outsourcing die sinnvollste und oft einzige praktikable Lösung.

Entscheidungshilfe: Welche Variante passt zu Ihrem Betrieb?

Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie neben den Kosten auch Kriterien wie Flexibilität, Fachwissen, Ausfallsicherheit und Zukunftssicherheit berücksichtigen. Nutzen Sie unsere Checkliste, um die Vor- und Nachteile beider Varianten für Ihr Unternehmen abzuwägen.

Neue Regeln: Mindesturlaubsvergütung für Bauarbeiter ab 2023
HR & Payroll

Neue Regeln: Mindesturlaubsvergütung für Bauarbeiter ab 2023

Mit Beginn der Winterarbeitszeit 2022/2023 gelten im Bauhauptgewerbe neue Regelungen zur Mindesturlaubsvergütung (MUV), zur Urlaubsentschädigung und zur Abgeltung für gewerbliche Arbeitnehmende. Diese Anpassungen betreffen Berechnungsgrundlagen, Fristen und Sonderregelungen, die Bauunternehmen kennen sollten, um korrekte Abrechnungen zu gewährleisten und keine Ansprüche zu verlieren.

5 Min. Lesezeit

Neue Berechnungsgrundlage für die Mindesturlaubsvergütung

Die Berechnungsgrundlage für die MUV ist nun einheitlich der Bruttostundenlohn (Gesamttarifstundenlohn) ohne Zuschläge. Diese Regelung stellt sicher, dass alle Berechnungen auf einer klar definierten Basis erfolgen.

Mindesturlaubsvergütung bei verschiedenen Ausfallgründen

Saison-Kurzarbeitergeld (Saison-Kug)

Ab der ersten Ausfallstunde werden 12,5 % (bei Schwerbehinderten 14,6 %) berechnet. Die MUV ist sofort verfügbar und verfällt zum 31.12. des Folgejahres.

Krankheit

Auch hier erfolgt die Berechnung ab der ersten Ausfallstunde mit 12,5 % (Schwerbehinderte: 14,6 %). Die MUV verfällt zum 31.03. des Folgejahres.

Kurzarbeitergeld (KUG)

Ebenso gelten ab der ersten Ausfallstunde 12,5 % bzw. 14,6 % für Schwerbehinderte. Die Beträge sind unmittelbar verfügbar und verfallen im Folgejahr.

Sonderregelungen für Jugendliche und Auslernjahr

Jugendliche Arbeitnehmende sowie Arbeitnehmer im Auslernjahr sind von den MUV-Regelungen ausgenommen. Dennoch müssen deren Ausfallstunden gemeldet werden, damit sie für die Berechnung im Folgejahr berücksichtigt werden können.

Änderungen bei Entschädigung und Abgeltung

Urlaubsvergütungen aus Bruttolohn ab dem Kalenderjahr 2023 werden bei Entschädigung oder Abgeltung gekürzt. Die bisherige Prüfung der Beitragsdeckung für Ansprüche entfällt. Bei langzeiterkrankten Arbeitnehmer*innen werden MUV-Ansprüche nur für einen zusammenhängenden Zeitraum von bis zu 18 Monaten entschädigt.

Wegfall der Beitragsfinanzierungsprüfung

Ab 2023 entfällt die Beitragsfinanzierungsprüfung sowohl für Urlaubsvergütung als auch für Mindesturlaubsansprüche. Diese Änderung soll die Abrechnung vereinfachen und Verwaltungsaufwand reduzieren.

Interview: Baulohnabrechnung fällig und keiner da?
HR & Payroll

Interview: Baulohnabrechnung fällig und keiner da?

Urlaubszeit, Krankheitsfälle oder Rentenabgänge: Wenn plötzlich niemand mehr für die Baulohnabrechnung verfügbar ist, kann das Bauunternehmen schnell in Schwierigkeiten bringen. Die gesetzlichen und tariflichen Anforderungen im Baulohn sind komplex und lassen wenig Spielraum für Fehler. Expertin Tina Weidinger von Suiteify kennt diese Herausforderungen aus erster Hand. Im Interview gibt sie spannende Einblicke, erklärt die besonderen Anforderungen des Baulohns und zeigt auf, wie Suiteify Bauunternehmen entlasten und bei Engpässen schnell helfen kann.

5 Min. Lesezeit

Was unterscheidet den Baulohn von anderen Abrechnungsarten?

Tina Weidinger: „Man hört oft: ‚Baulohn ist sehr kompliziert‘. Für den Fachspezialisten ist es das natürlich nicht. Aber man hat natürlich schon mit gewissen Herausforderungen zu kämpfen, wie beispielsweise Schlechtwetter, Saison-Kug-Abrechnungen und natürlich auch die Urlaubsberechnung. Das ist schon anders als andere Löhne und man kommuniziert zusätzlich mit den Sozialkassen.“

Was bietet Suiteify im Bereich der Baulohnabrechnung an?

Tina Weidinger: „Suiteify bietet zwei Lösungen an. Einmal unseren Teilservice. Das ist eine Suiteify-Software, die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen. Diese ist natürlich immer gesetzlich und tariflich auf dem aktuellen Stand. Der Kunde trägt hier aber selbst die Verantwortung für die Baulohnabrechnung. Hat er Fragen, kann er sich an den Support wenden. Das ist die eine Möglichkeit. Und die andere ist unser Produkt-Service – Lohn und Gehalt. Das ist ein klassisches Auslagern des Lohns. Hier stellen wir dem Kunden unser Know-how zur Verfügung. Das heißt, er erhält einen persönlichen Ansprechpartner bei uns, wo er seine Fragen stellen kann und die Lohnabrechnung selbst wird dann eigenverantwortlich von dem Lohnsachbearbeiter durchgeführt. Das heißt, wenn Fehler passieren, tritt dafür dann Suiteify ein. Das Know-how hat aber der Suiteify-Lohnbuchhalter.“

Für wen ist der Baulohn von Suiteify am besten geeignet?

Tina Weidinger: „Wir machen Baulohnabrechnungen klassisch für das Bauhauptgewerbe und natürlich dann auch für das Baunebengewerbe wie für Maler, Gerüstbauer, Dachdecker, Garten- und Landschaftsbauer usw. Und im Bereich Outsourcing sprechen wir vorrangig eher kleinere mittelständische Kunden an, das heißt im Bereich von 1 bis 50 Arbeitnehmer. Gleichzeitig kann die Lösung natürlich dann auch auf größere Firmen ausgeweitet werden.“

Vor welchen Herausforderungen stehen Bauunternehmen?

Tina Weidinger: „Die Unternehmen stehen vor den gesetzlichen und tariflichen Herausforderungen, dass eine Lohnabrechnung immer korrekt sein muss. Sie müssen das notwendige Know-how aufbauen. Gleichzeitig gibt es natürlich auch bei den Unternehmen einen Fachkräftemangel. Das heißt, die Babyboomer gehen in Rente. Und sie brauchen dann einen adäquaten Lohnbuchhalter, der die Lohnabrechnung für sie erstellt.“

Wieso sollte man zum Lohn-Service von Suiteify wechseln?

Tina Weidinger: „Solange man Personal und Software hat, ist es nicht notwendig, ad hoc zu wechseln. Man sollte sich allerdings Gedanken darüber machen, wie es weitergehen kann. Es kann immer passieren, dass die Lohnbuchhaltung beispielsweise in Elternzeit geht. Oder man weiß, dass sie in drei Jahren in Rente geht. Und dann ist es schon mal gut zu schauen, was es für Möglichkeiten gibt, den Lohn auszulagern. Und Suiteify bietet die Möglichkeit, dass man schnell und flexibel agieren kann. Das heißt, bei Krankheit kann beispielsweise das Consulting unterstützen und die Lohnabrechnung erstellen. Und bei Elternzeit oder durch Wegfall können wir dann, wie gesagt, sehr schnell in das Baulohn-Outsourcing wechseln und mit einem persönlichen Ansprechpartner die Lohnbuchhaltung nahtlos übernehmen.“

Was ist das Besondere am Lohn-Service von Suiteify?

Tina Weidinger: „Suiteify entwickelt die Software selbstständig. Das heißt, auf gesetzliche und tarifliche Anforderungen können wir ad hoc reagieren und es auch schnellstmöglich umsetzen und die Mitarbeitenden im Bereich Service Lohn und Gehalt abholen, sodass sie dort immer auf dem aktuellen Stand sind.“

Was sind die ersten Schritte bei der Einführung des Lohn-Services?

Tina Weidinger: „Zu Beginn wird die Kundenberatung ein Gespräch mit dem Kunden führen, um festzustellen, was er möchte oder braucht, um ein adäquates Angebot erstellen zu können. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, wird der Kunde von unserem sogenannten Onboarding betreut. Das heißt, es werden alle notwendigen Unterlagen eingefordert, sodass diese Lohnabrechnung oder die Stammdaten korrekt in unserer Software erfasst werden können. Und dann wird es an die eigentliche Sachbearbeitung übergeben, die dann alle weiteren Schritte mit dem Kunden bespricht.“

Welche Möglichkeiten zur Erfassung der Bewegungsdaten gibt es?

Tina Weidinger: „Auch da sind wir flexibel. Zum einen können wir (der Lohnsachbearbeiter) die Daten erfassen. Es gibt aber auch die Möglichkeit, dass der Kunde selbstständig die Daten erfasst, u. a. direkt in der Software. Oder natürlich neu und innovativ, über eine App. Das kann dann mittels Schnittstelle zu uns übertragen werden.“

Welche Services bietet Suiteify außerdem im Bereich Baulohn an?

Tina Weidinger: „Ich habe bereits unsere App LohnMobil erwähnt, bei der gemäß des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes die Bewegungsdaten erfasst und übertragen werden. Eine zweite App ist das sogenannte Mitarbeiterportal. Das heißt, dass sich die Mitarbeitenden unserer Kunden ihre Lohnabrechnungen und ihre Bescheinigungen selbst ansehen und entsprechend mit ihrem Arbeitgeber kommunizieren können. Für die Geschäftsführung des Kunden gibt es zusätzliche Auswertungen, die wichtig sind, um strategische Entscheidungen treffen zu können. Es gibt beispielsweise die Geschäftsanalytik, in der Lohnauswertungen in Kombination mit unternehmerischen Daten dargestellt werden können.“

Haben auch Steuerberater Vorteile durch den Suiteify Baulohn?

Tina Weidinger: „Steuerberater stehen vor den gleichen Herausforderungen. Ein Steuerberater kann sich, wenn er den Lohn an uns auslagert, auf seine Fachkompetenz konzentrieren, beispielsweise auf die Finanzbuchhaltung. Und die Lohnbuchhaltung wird dann durch uns erstellt. Hier gibt es entsprechende Schnittstellen für die Verbuchung. So muss sich ein Steuerberater keine Sorgen mehr über den Fachkräftemangel im Bereich Baulohnabrechnung machen. Er lagert das Geschäft an Suiteify aus, während die steuerliche Beratung und Fachkompetenz weiterhin bei ihm bleiben.“

Wie wird der Datenschutz bei Lohn-Services von Suiteify gewährleistet?

Tina Weidinger: „Datenschutz wird bei Suiteify vor allem bei persönlichen Daten großgeschrieben. Wir haben ein Rechenzentrum, das wir selbstständig verwalten. Und die Kommunikation zwischen der Sachbearbeitung und dem Kunden läuft zum einen telefonisch und zum anderen über ein sogenanntes Mitarbeiterportal. In diesem Mitarbeiterportal werden die vertraulichen Daten verschlüsselt. Und das Ganze automatisch, ohne zusätzliche Features.“

Was sind die Vorteile der Baulohn-Services von Suiteify?

Tina Weidinger: „Die Steuerberater und Baufirmen können sich auf ihre Fachkompetenz konzentrieren. Sie haben einen festen Ansprechpartner im BRZ, der die Baulohnabrechnung kann und kennt. Die Software ist immer gesetzlich und tariflich auf dem aktuellen Stand und für den Kunden ist es eine Risikominimierung. Wenn er heute zwei Arbeitnehmer abrechnet, ist es natürlich ein anderer Preis, als wenn er morgen 20 Personen einstellt. Das ist besser kalkulierbar und deswegen würde ich sagen: Einfach Kunde werden! Sprechen Sie uns gerne an.“

Jetzt das gesamte Experteninterview mit Tina Weidinger anschauen:

Sachbezüge richtig abrechnen: Die wichtigsten Freigrenzen bei Sachzuwendungen
HR & Payroll

Sachbezüge richtig abrechnen: Die wichtigsten Freigrenzen bei Sachzuwendungen

Sachbezüge sind eine attraktive Möglichkeit, Arbeitnehmern eine Anerkennung zukommen zu lassen, ohne dabei Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben zu entrichten. Allerdings ist die korrekte Abrechnung von Sachbezügen in der Praxis aufgrund der Vielzahl an Vorschriften oft eine Herausforderung. Dieser Beitrag erklärt, was ein Sachbezug ist, welche Arten und Freigrenzen bzw. Freibeträge es gibt und wie Arbeitgeber Sachbezüge richtig abrechnen.

5 Min. Lesezeit

Was ist ein Sachbezug?

Sachbezüge sind Leistungen des Arbeitgebers an seine Beschäftigten, die folgende Kriterien erfüllen:

  • Sie werden zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn gewährt (und nicht stattdessen).
  • Sie bieten keinen unmittelbaren betrieblichen Nutzen, sondern werden aus betrieblicher Veranlassung als Sachleistungen oder in Form von Gutscheinen gewährt.

Der Arbeitnehmer profitiert von einem Sachbezug immer finanziell, auch wenn nicht direkt Geld fließt. Erhalten Mitarbeiter in einem Supermarkt beispielsweise einen Rabatt auf die Produkte des Geschäfts, so zahlen sie an der Kasse weniger. Die Differenz zum ursprünglichen Kauf stellt einen finanziellen Vorteil dar. Deshalb fallen alle Sachbezüge unter die Definition des geldwerten Vorteils. Sachbezüge unterscheidet vom geldwerten Vorteil vor allem die steuerliche Behandlung: Werden bestimmte Freigrenzen eingehalten, entfallen die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.

Freigrenzen für Sachbezüge

Natürlich dürfen Arbeitgeber Sachbezüge nicht in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialabgabenfrei gewähren. Wer Sachbezüge richtig abrechnen will, sollte die folgenden Freigrenzen und Freibeträge kennen:

  • 50-Euro-Freigrenze: Arbeitgeber können Sachbezüge gemäß der Kleinbetragsregelung nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG bis zu 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat steuer- und sozialabgabenfrei gewähren. Wird diese Grenze auch nur um einen Cent überschritten, so sind auf den gesamten Betrag Lohnsteuer und Sozialabgaben zu entrichten. Nicht ausgeschöpfte Beträge dürfen zudem nicht auf den nächsten Monat übertragen werden.
  • Anlassbezogene, persönliche Zuwendungen: Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern Geschenke bis zu einem Betrag von 60 Euro pro Anlass zukommen lassen – und das sogar mehrmals im Jahr oder im Monat. Dabei fallen keine Lohnsteuer und keine Sozialabgaben an. Allerdings muss ein persönlicher Anlass des Beschäftigten vorliegen, wie zum Beispiel ein Geburtstag, die Geburt eines Kindes, eine Hochzeit, das Bestehen einer Abschlussprüfung oder ein Arbeitnehmerjubiläum.
  • Weitere Freigrenzen: Der Gesetzgeber legt zudem spezifische Freigrenzen für bestimmte Sachzuwendungen fest, wie etwa für Betriebsfeiern oder betriebliche Gesundheitsförderung, die berücksichtigt werden müssen.

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, bestimmte Sachbezüge zu kombinieren. Zum Beispiel können sie monatlich Tankgutscheine im Wert von 50 Euro ausgeben und zusätzlich anlassbezogene Geschenke bis zu 60 Euro machen.

Achtung: Die Freigrenzen sind stets als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer zu verstehen.

Arten von Sachbezügen

Ein Sachbezug liegt stets vor, wenn der Arbeitgeber Sachzuwendungen ohne vorrangiges betriebliches Interesse gewährt. Als sogenannte Annehmlichkeiten gelten Leistungen wie die Bereitstellung eines Firmenhandys auch für private Nutzung, die in der Regel steuer- und beitragsfrei sind. Zu den Sachbezügen gehören unter anderem folgende Aufmerksamkeiten:

Sachbezug

Erklärung und Freigrenze
Betriebsveranstaltungen
Pro Mitarbeiter und Veranstaltung bis zu 110 Euro (Freibetrag), maximal zwei Events pro Jahr (z. B. Weihnachtsfeier und Sommerfest)
Kinderbetreuung
Kosten für die Einrichtung eines Betriebskindergartens oder Zahlung eines Zuschusses zu tatsächlich entstandenen Kinderbetreuungskosten, ohne Begrenzung
Betriebliche Gesundheitsförderung
Für betriebliche Gesundheitskurse, Stressprävention, Ernährungsberatung, Nichtraucher-Kurse etc., pro Mitarbeiter und Jahr bis zu 500 Euro
Umzugskosten
Steuerfreier Kostenersatz bis zur zulässigen Höhe nach dem Bundesumzugskostenrecht
Fahrtkosten
  • Tankgutscheine bis zu einer Höhe von 50 Euro monatlich
  • Mit 15 Prozent pauschal versteuerter Zuschuss zu Pkw-Fahrtkosten
  • Barzuschuss maximal bis zur Höhe der Werbungskosten
  • Zuschuss zum Jobticket bis zur Höhe der tatsächlichen Kosten
Verpflegungszuschuss
Essensgutscheine bis 50 Euro; alternativ Versteuerung gewährter verbilligter oder kostenloser Mahlzeiten nach den amtlichen Sachbezugswerten
Unterkunft
Kostenfreie oder vergünstigte Bereitstellung einer Mitarbeiterwohnung, Bewertung mit dem Sachbezugswert von 278 Euro im Monat
Gutscheine
Nur unter bestimmten Voraussetzungen bis 50 Euro pro Monat, insbesondere keine Barauszahlung möglich, auch nicht von Restbeträgen
Arbeitgeberdarlehen
Finanzieller Vorteil durch günstigere Zinsen
Dienstwagen
Volle Versteuerung des geldwerten Vorteils über die 1-Prozent-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode

Vorteile von Sachbezügen für Arbeitgeber

Viele Arbeitgeber nutzen Sachbezüge als Gestaltungsmöglichkeit für die Gehälter ihrer Angestellten. Sie bieten nämlich einige Vorteile:

  • Abgabenfreie Zuwendungen wirkungsvolles Instrument zur Steigerung der Mitarbeitermotivation
  • Einfache Handhabung bei pauschaler Versteuerung
  • Einsparung der Sozialabgaben und/oder der Lohnsteuer
  • Als Betriebsausgabe abzugsfähig
  • Positive Auswirkungen auf das Unternehmensimage

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Sachbezüge richtig abrechnen: So funktioniert’s

Für die korrekte Behandlung von Sachbezügen in der Lohnabrechnung gibt es verschiedene Optionen.

Variante 1: Pauschale Versteuerung

  • 37b EStG ermöglicht Arbeitgebern, Sachbezüge zu pauschalieren. Sobald diese die Freigrenzen übersteigen, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 30 Prozent erheben und abführen. Der Arbeitnehmer zahlt dann keine Lohnsteuer.

Auf den ersten Blick scheint diese Variante aufgrund der steuerlichen Belastung unattraktiv zu sein. Aus zwei Gründen entscheiden sich dennoch viele Unternehmen dafür:

  • Werden Sachzuwendungen pauschal versteuert, entfallen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer die Beiträge zur Sozialversicherung.
  • Die Lohnabrechnung ist bei der Pauschalversteuerung einfach und übersichtlich, zum Beispiel bei verbilligten Mahlzeiten.

Variante 2: Individualbesteuerung

Alternativ kann sich der Arbeitgeber für die Individualbesteuerung entscheiden. Dabei werden die Sachbezüge in der Lohnbuchhaltung behandelt wie normaler Lohn. Der Gegenwert der Sachzuwendung wird dem Bruttolohn aufgeschlagen. In der Folge erhöhen sich das Steuerbrutto und das Sozialversicherungsbrutto und entsprechend die Sozialabgaben sowie die Lohnsteuer. Sobald das Netto ermittelt ist, muss der Sachbezug wieder abgezogen werden.

Nach dem folgenden Schema lassen sich Sachbezüge richtig abrechnen.

Bruttoentgelt

+ Sachbezug / geldwerter Vorteil

= Gesamtbrutto

– Lohnsteuer

– Kirchensteuer

– Solidaritätszuschlag

– Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung

= Nettoentgelt

– Sachbezug / geldwerter Vorteil

= Auszahlungsbetrag

Der Sachbezug wird lediglich hinzugerechnet, um die korrekte Basis für die Berechnung der Lohnsteuer und Sozialabgaben zu gewährleisten. Würde er nicht anschließend abgezogen, hätte der Arbeitnehmer einen doppelten Vorteil – einmal durch die tatsächliche Sachleistung (z. B. einen Tankgutschein) und dann erneut durch die Auszahlung im Lohn.

In der Praxis stellt die genaue Wertermittlung des geldwerten Vorteils die größte Herausforderung beim Sachbezüge richtig abrechnen dar. Hierbei ist auch der Rabattfreibetrag zu beachten. Bis zu vier Prozent oder 1.080 Euro pro Jahr bleiben als Freibetrag bei vergünstigten Produkten oder Dienstleistungen des Arbeitgebers unberücksichtigt. Typische Beispiele hierfür sind Personalrabatte für Einkäufe im eigenen Geschäft oder vergünstigte Übernachtungen für Hotelpersonal.

Dokumentation der Sachbezüge

Wenn Arbeitgeber Sachbezüge steuerfrei oder pauschalbesteuert gewähren, müssen sie diese detailliert dokumentieren. Hierfür stehen drei Optionen zur Verfügung:

  • Lohnabrechnung: Der Arbeitgeber führt die Sachbezüge in der Lohnabrechnung auf. Obwohl steuerfrei gewährte Sachzuwendungen mit ihrem Wert angegeben werden, werden sie nicht in das Gesamtbrutto einbezogen. Demnach bleibt auch das Nettogehalt unverändert.
  • Lohnkonto: Der Arbeitgeber dokumentiert die gewährten Sachbezüge im Lohnkonto. Hier sollten dann auch Nachweise zur Höhe und zur steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung vorhanden sein. So kann das Unternehmen nachweisen, dass die 50-Euro-Freigrenze nicht überschritten wurde.
  • Antrag auf Erleichterung: Nutzen Arbeitgeber entsprechende Softwarelösungen, um eine Überschreitung der Freigrenzen auszuschließen, können sie beim Finanzamt einen Antrag auf Erleichterung stellen. Wird dieser genehmigt, müssen sie keine Aufzeichnungen in den Lohnkonten mehr führen.
Zu viel Pflegeversicherung gezahlt? Diese Regelungen zur Erstattung und Verzinsung müssen Arbeitgeber kennen
HR & Payroll

Zu viel Pflegeversicherung gezahlt? Diese Regelungen zur Erstattung und Verzinsung müssen Arbeitgeber kennen

Das sogenannte Wachstumschancengesetz beinhaltet einige Neuerungen, die sich auf die Entgeltabrechnung auswirken. Dazu gehören auch auf den ersten Blick eher unscheinbare Regelungen zur Erstattung und Verzinsung von zu viel gezahlten Beiträgen zur gesetzlichen Pflegeversicherung. Ein aktuelles Rundschreiben des GKV-Spitzenverbands erläutert nun die Details dieser Regelungen.

5 Min. Lesezeit

Nach zähen Verhandlungen wurde das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ oder kurz „Wachstumschancengesetz“ am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet. Es soll für Unternehmen steuerliche Anreize schaffen und auf diesem Wege die deutsche Wirtschaft ankurbeln – über die Auswirkungen auf HR und Entgeltabrechnung haben wir bereits berichtet. Der vorliegende Beitrag widmet sich nun einem speziellen Thema, das ebenfalls in diesem Gesetz behandelt wurde: der Erstattung und Verzinsung von zu viel gezahlten Pflegeversicherungsbeiträgen.

Brennpunkt Pflegeversicherung

Im vergangenen Jahr wurden die Beiträge zur gesetzlichen Pflegeversicherung (PV) neugestaltet, Arbeitnehmer mit berücksichtigungsfähigen Kindern erhalten seitdem nach Kinderanzahl gestaffelte Abschläge auf ihren Beitragsanteil. Diese komplexe Veränderung bedeutet einen erheblichen Mehraufwand bei der Beitragsberechnung und macht ein einheitliches (digitales) Nachweisverfahren mit Blick auf die einzubeziehenden Kinder notwendig. Die rechtlichen Grundlagen für ein solches Verfahren wurden nun im Wachstumschancengesetz geschaffen.

Erstattung und Verzinsung zu viel gezahlter PV-Beiträge

In diesem Zusammenhang wurde nun auch geregelt, wie die Erstattung und Verzinsung zu viel entrichteter Beiträge zur Pflegeversicherung zu erfolgen hat. In der Praxis kommt es nämlich immer wieder vor, dass die arbeitnehmerseitigen Beiträge zu hoch angesetzt sind, weil nicht alle berücksichtigungsfähigen Kinder der betroffenen Beschäftigten einbezogen wurden.

Der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Spitzenverband) hat inzwischen ein Rundschreiben veröffentlicht, in welchem wichtige Details zur praktischen Umsetzung der Erstattung und Verzinsung zu viel gezahlter Beiträge erläutert werden.

GKV-Rundschreiben schafft Klarheit bezüglich der Erstattung und Verzinsung von Pflegeversicherungsbeiträgen

Im Rundschreiben wurden die folgenden Punkte geklärt:

1. Digitales Nachweisverfahren und Übergangszeitraum

Das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz von 2023 hat die Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge komplizierter gemacht, indem es die Mitarbeiteranteile gestaffelt hat, je nach Anzahl der Kinder. Ab dem 1. Juli 2025 wird ein neues digitales Nachweisverfahren die Berechnung für Arbeitgeber und Krankenkassen erheblich vereinfachen. Bis dahin gibt es einen Übergangszeitraum. Das bedeutet, dass bis zum 30. Juni 2025 alle Kinder der Mitarbeiter, die berücksichtigt werden sollen, in die Berechnung einbezogen sein müssen.

2. Wann müssen Erstattungen zu viel gezahlter PV-Beiträge verzinst werden?

Arbeitgeber können auf die Erstattung zu viel gezahlter Beiträge zur PV bis zum Start des neuen digitalen Nachweisverfahrens am 1. Juli 2025 warten. Wenn sie sich dafür entscheiden, müssen sie jedoch Zinsen auf die Rückerstattungen zahlen. Werden die Erstattungsansprüche von Beschäftigten hingegen im Übergangszeitraum bis zum 30. Juni 2025 befriedigt, sind in der Regel keine Zinsen zu zahlen.

3. Wie hoch müssen Beitragsrückerstattungen verzinst werden?

Die Faustregel ist einfach: Zu viel Beiträge zur Pflegeversicherung werden ab dem Monat nach der Zahlung bis zum Monat vor der Rückerstattung mit einem Zinssatz von vier Prozent pro Jahr verzinst. Eine separate Beantragung der Verzinsung ist nicht erforderlich.

4. Das digitale Nachweisverfahren

Ab dem 1. Juli 2025 wird ein einheitliches digitales Nachweisverfahren eingeführt, das vorhandene Daten, wie zum Beispiel Informationen der Finanzämter, nutzt. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Arbeitgeber und Krankenkassen automatisch über Änderungen in Bezug auf die Elternschaft oder die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder informiert werden. Die genauen Schritte des Verfahrens und das zugehörige Meldewesen werden zurzeit ausgearbeitet.

GKV-Zertifikat: Warum Arbeitgeber auf ITSG-geprüfte Lohnsoftware setzen sollten
HR & Payroll

GKV-Zertifikat: Warum Arbeitgeber auf ITSG-geprüfte Lohnsoftware setzen sollten

Für den direkten elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern benötigen Entgeltabrechnungsprogramme und Zeitwirtschaftssoftware ein GKV-Zertifikat. Um dieses zu erhalten, muss die Software eine sogenannte Systemuntersuchung durch die ITSG erfolgreich absolvieren. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Anforderungen und den Ablauf der Prüfung. Zudem erläutert er, warum das GKV-Zertifikat für Arbeitgeber wichtig ist.

5 Min. Lesezeit

Viele Zertifikate sind „nice to have“ – das heißt, es ist zwar schön, sie zu haben, aber im Arbeitsalltag notwendig sind sie nicht. Beim GKV-Zertifikat sieht das anders aus. Um als Arbeitgeber elektronische Meldungen direkt an die Sozialversicherungsträger versenden zu können, benötigt die eingesetzte Entgeltabrechnungssoftware dieses Gütesiegel.  Andernfalls droht im Meldewesen ein erheblicher manueller Mehraufwand. Schauen wir uns genauer an, welche Anforderungen und welcher Nutzen mit dem GKV-Zertifikat verbunden sind.

Was ist ein GKV-Zertifikat?

Eines vorweggeschickt: Obwohl es ebenfalls von der ITSG, der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung, erteilt wird, hat das GKV-Zertifikat nichts mit dem ITSG-Zertifikat zu tun, das Arbeitgeber für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen benötigen. Vielmehr handelt es sich um ein Gütesiegel der gesetzlichen Krankenversicherung für Entgeltabrechnungssoftware, Zeiterfassungssysteme und elektronische Ausfüllhilfen, die die gesetzlichen Anforderungen für die Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern erfüllen.

Das GKV-Zertifikat ist Voraussetzung dafür, dass Arbeitgeber mit ihrer Software elektronische Meldungen direkt bei den Sozialversicherungsträgern einreichen können. Bevor das Zertifikat erteilt wird, müssen die Softwareersteller der ITSG ihre Lösungen für umfangreiche Prüfungen zur Verfügung stellen. Das GKV-Zertifikat bescheinigt einerseits die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, andererseits aber auch eine anwenderfreundliche Bedienung der Software.

Inhalte der Systemuntersuchung durch die ITSG

Die ITSG konzentriert sich bei der Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungssoftware auf die Programmteile, die für die Berechnung und Übermittlung der Sozialversicherungsbeiträge und -meldungen erforderlich sind. Welche Inhalte dabei genau geprüft werden, legt die ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes fest. Hierzu wird ein Pflichtenheft erstellt, das die genauen Anforderungen ausweist. Entscheidend ist, dass sie den gesetzlichen Vorgaben für das Melde- und Beitragswesen der sozialen Sicherung entspricht und die verschiedenen Verfahren umsetzt. Seit Anfang 2022 können auch Softwareprodukte für die Zeiterfassung GKV-zertifiziert werden, sofern sie in der Lage sind, elektronische AU-Bescheinigungen abzurufen.

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Der Weg zum GKV-Zertifikat in mehreren Schritten

Um das GKV-Zertifikat zu erhalten, müssen Softwareersteller die Systemuntersuchung der ITSG erfolgreich durchlaufen. Diese besteht aus mehreren Schritten.

1. Beratungsphase

Bereits während der Vorbereitung auf die Umsetzung aller gesetzlichen Vorgaben in der Software steht dem Softwareersteller ein Systemberater zur Seite. Er berät ihn im Hinblick auf das zu erfüllende Pflichtenheft und bietet Workshops und Seminare an.

2. Systemprüfung

GKV-zertifizierte Software muss erfolgreich die sogenannte Systemprüfung durchlaufen. Dabei wird überprüft, ob sie die für das Basismodul vorgeschriebenen Fachverfahren enthält. Dazu gehören unter anderem:

  • Beitragsberechnung
  • Beitragsabrechnung
  • Ermittlung und Übertragung der Melde- und Bescheinigungsdaten sowie der Informationen aus den Beitragsnachweisen

Die Anforderungen werden anhand des Pflichtenhefts abgeglichen. Außerdem führt die ITSG gemeinsame Testaufgaben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung durch.

3. Pilotprüfung

Das Bestehen der Pilotprüfung ist ebenfalls zwingende Voraussetzung für die Erteilung eines GKV-Zertifikats. Dabei müssen zwei verschiedene Arbeitgeber das System auf Herz und Nieren testen. Idealerweise sollten diese mindestens drei Abrechnungsmonate lang damit arbeiten, während dieser Zeit viele Abrechnungen erstellen und ein breites Spektrum an Meldearten austesten. Verlaufen diese Pilotprüfungen positiv, sind die größten Hürden der GKV-Zertifizierung genommen.

Abschließend erhält der Softwareersteller einen Bescheid des GKV-Spitzenverbands über die positive Systemuntersuchung und das GKV-Zertifikat „systemuntersucht“ von der ITSG.

Nur jeweils ein Jahr lang gültig

Hat eine GKV-zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware das Zertifikat erhalten, ist der Prozess der Systemuntersuchung an und für sich abgeschlossen. Der Softwareersteller erhält mit dem GKV-Zertifikat eine Produkt-Modifikations-Identnummer (Prod-MOD-ID). Diese wird bei jeder eingehenden Meldung vom Sozialversicherungsträger auf Gültigkeit überprüft. Ist sie abgelaufen, werden die Meldungen nicht angenommen und abgewiesen.

Die Produkt-Modifikations-Identnummer läuft spätestens nach einem Jahr ab. Sie gilt lediglich bis zur nächsten Prüfung im Rahmen der Qualitätssicherung. Dabei werden wiederum Testfälle der ITSG kontrolliert. Gesetzliche Änderungen müssen in der Software umgesetzt und neu eingeführte Module überprüft werden. Diese Prüfung wird anlassbezogen von der ITSG durchgeführt, mindestens jedoch einmal im Jahr. Anschließend erhält der Softwareanbieter eine neue Prod-MOD-ID.

Software ohne GKV-Zertifikat: Was sind die Folgen?

Der erstmalige Erwerb des GKV-Zertifikats sowie die jährlichen Überprüfungen stellen für Softwarehäuser einen beträchtlichen Aufwand dar. Die hohen Anforderungen der ITSG sind nur schwer zu erfüllen. In den vergangenen Jahren haben deshalb bereits viele kleinere Anbieter von Lohnsoftware die Prüfungen entweder nicht mehr bestanden oder gar nicht erst versucht, das GKV-Zertifikat verlängern zu lassen.

In der Folge können Arbeitgeber über die betreffende Software keine Meldungen mehr an die Sozialversicherungsträger versenden. Für sie bedeutet die fehlende ITSG-Zertifizierung, dass sie mit der Lohnsoftware zwar die Entgeltabrechnung erstellen können – die Beitragsnachweise müssen sie jedoch mithilfe der kostenfreien Ausfüllhilfe sv.net (ab März 2024 über das neue SV-Meldeportal) übermitteln. Dies erfordert manuellen Aufwand und kostet daher mehr Zeit als der direkte Versand der Nachweise aus der Entgeltabrechnungssoftware. Zudem steigt die Fehleranfälligkeit.

Warum das GKV-Zertifikat auch für Arbeitgeber wichtig ist

Eine ITSG-geprüfte Lohnsoftware ermöglicht Arbeitgebern die direkte Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern – ohne Medienbrüche und aufwendige manuelle Datenerfassung. Zudem bedeutet ein gültiges GKV-Zertifikat für Arbeitgeber ein hohes Maß an Rechts- und Verfahrenssicherheit, da im Rahmen der jährlichen Prüfung die Umsetzung gesetzlicher Neuerungen kontrolliert wird. Auch die nachgewiesene hohe Anwenderfreundlichkeit ist ein Argument für die Auswahl GKV-zertifizierter Abrechnungssoftware.

eAU: Elektronische Krankmeldung seit 2023 Pflicht für Betriebe
HR & Payroll

eAU: Elektronische Krankmeldung seit 2023 Pflicht für Betriebe

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für gesetzlich Versicherte verbindlich. Der vertraute „gelbe Zettel“ hat damit – bis auf wenige Ausnahmen – ausgedient. Arbeitgeber rufen die Krankmeldungen nun direkt bei den Krankenkassen ab. Diese Umstellung soll Prozesse vereinfachen, sorgt aber auch für neue Fragen und Herausforderungen im Bauwesen.

5 Min. Lesezeit

Was ist die eAU und wen betrifft sie?

Seit Januar 2023 müssen Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt bei den Krankenkassen ihrer Mitarbeiter abrufen. Versicherte leiten diese nicht mehr selbst an Arbeitgeber oder Krankenkasse weiter. Ein Ausdruck der Bescheinigung ist nur auf Wunsch des Arbeitnehmers vorgesehen – darf aber nicht vom Arbeitgeber angefordert werden, da Diagnosen enthalten sind.

Die eAU gilt für alle gesetzlich Krankenversicherten, einschließlich geringfügig und kurzfristig Beschäftigter sowie Werkstudenten.

Ausnahmen von der eAU-Pflicht

Von der elektronischen Übermittlung ausgenommen sind:

  • Privatversicherte Arbeitnehmer
  • Krankmeldungen aus dem Ausland
  • Arbeitnehmer bei Kind krank
  • Rehamaßnahmen

In diesen Fällen bleibt die Papierform weiterhin bestehen.

Ablauf und Rückmeldungen der Krankenkassen

Die Krankenkassen melden in der Regel innerhalb von ein bis drei Tagen zurück. Enthalten sind:

  • Dauer der Arbeitsunfähigkeit
  • Qualifizierung (Ersterkrankung, Folgeerkrankung, Krankenhausaufenthalt)

Es kann auch zurückgemeldet werden, dass keine AU-Meldung vorliegt oder keine Mitgliedschaft bei der angefragten Krankenkasse festgestellt wurde.

Häufige Fragen zur eAU

Die Einführung des eAU-Verfahrens wirft bei Arbeitgebern wichtige Fragen auf:

  • Wie erfährt der Arbeitgeber zunächst von der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers?
  • Welche Pflichten hat der Arbeitnehmer?
  • Kann die Entgeltfortzahlung verweigert werden, wenn die Übermittlung verzögert erfolgt?
  • Werden Beschäftigungsverbote von Schwangeren übermittelt?
  • Was passiert bei ambulanten Untersuchungen im Krankenhaus?
  • Können ausländische Ärzte Krankmeldungen an deutsche Krankenkassen senden?

Fazit

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sorgt für eine deutliche Vereinfachung der Abläufe und reduziert Papierarbeit. Gleichzeitig erfordert sie von Arbeitgebern und Arbeitnehmern ein Umdenken, um Fristen einzuhalten und Prozesse anzupassen. Betriebe sollten sicherstellen, dass ihre internen Abläufe und Systeme auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind, um Verzögerungen und Unsicherheiten zu vermeiden.

Pflegereform 2023: Wie Sie die neue Beitragsberechnung in der Pflegeversicherung meistern
HR & Payroll

Pflegereform 2023: Wie Sie die neue Beitragsberechnung in der Pflegeversicherung meistern

Arbeitgeber müssen bei der Berechnung des Beitragssatzes zur sozialen Pflegeversicherung (PV) künftig die Anzahl der Kinder berücksichtigen. Dies gilt nach dem vom Bundeskabinett beschlossenen Entwurf des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes (PUEG) grundsätzlich ab dem 1. Juli 2023. Um beim Lohnsteuerabzug Unsicherheiten aufgrund fehlender Nachweise auf Arbeitgeberseite zu vermeiden, bleiben die Abschläge jedoch laut Finanzverwaltung in der zweiten Jahreshälfte 2023 noch unberücksichtigt. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Informationen zusammen.

5 Min. Lesezeit

Da ist man sich in der Bundesregierung einmal einig: In der Pflege muss sich einiges ändern. Und so hat das Bundeskabinett die umfangreiche Pflegereform 2023 auf den Weg gebracht. Mit an Bord der Pflegereform ist etwa eine Erhöhung des Pflegegelds und der ambulanten Sachleistungsbeträge, eine Ausweitung des Pflegeunterstützungsgelds und eine Erhöhung der gezahlten Zuschläge für die Unterbringung von Pflegebedürftigen in vollstationären Pflegeeinrichtungen. Ein Thema, das auf Arbeitgeberseite für einen gewissen Mehraufwand sorgen wird, ist das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) – dieses sieht nämlich einen gestaffelten Beitragssatz zur Pflegeversicherung in Abhängigkeit von der Kinderzahl vor.

Worum geht es beim Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz?

Notwendig wurde das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz durch einen Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 7. April 2022 (Az. 1 BvL 3718). Die Richter sehen in der bisherigen  PV-Beitragsberechnung eine verfassungsrechtliche Ungleichbehandlung von Eltern mit mehreren Kindern. Sie fordern daher eine Berücksichtigung der Kinderzahl in den Beiträgen zur Pflegeversicherung. In der Folge hat die Bundesregierung einen Entwurf des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes verabschiedet.

Im Kern soll die Beitragsberechnung nach der Pflegereform 2023 künftig folgendermaßen ablaufen:

  • Der Beitragssatz für die gesetzliche Pflegeversicherung steigt von 3,05 auf 3,40 Prozent.
  • Der Arbeitgeberanteil beträgt immer 1,7 Prozent.
  • Kinderlose Beschäftigte ab 23 Jahren zahlen wie bisher einen Zuschlag. Dieser steigt von 0,35 auf 0,60 Prozent. Ab dem 1. Juli 2023 beträgt der Beitragssatz für gesetzlich Versicherte ohne Kinder somit 2,30 Prozent (Arbeitnehmeranteil).
  • Haben Beschäftigte ein Kind, entfällt der Zusatzbeitrag – ihr Beitragssatz beträgt somit 1,70 Prozent. Haben sie mehr als ein Kind, sinkt der PV-Beitragssatz pro Kind um 0,25 Prozentpunkte. Ab dem fünften Kind wird der Beitragssatz gedeckelt. Die Ermäßigung kann also insgesamt höchstens 1 Prozent betragen. Der niedrigste mögliche PV-Beitragssatz beträgt somit bei fünf oder mehr Kindern 0,7 Prozent. Die Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind werden jedoch nur so lange gewährt, bis diese Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben.

Tabelle: PV-Beitragssätze nach dem PUEG

Anzahl der Kinder

Arbeitnehmeranteil

Arbeitgeberanteil
0
2,30 Prozent
1,70 Prozent
1
1,70 Prozent
1,70 Prozent
2
1,45 Prozent
1,70 Prozent
3
1,20 Prozent
1,70 Prozent
4
0,95 Prozent
1,70 Prozent
ab dem 5. Kind
0,70 Prozent
1,70 Prozent

Erläuterung zur Tabelle: Die lohnsteuerrechtliche Elterneigenschaft bleibt unabhängig vom Lebensalter der Kinder bestehen. Arbeitnehmer mit einem oder mehr Kindern zahlen somit auch nach der Vollendung des 25. Lebenjahres aller Kinder den ermäßigten PV-Beitragssatz von 1,70 Prozent (Arbeitnehmeranteil).

Welches Ziel verfolgt die Bundesregierung mit der Berücksichtigung der Kinderzahl?

Zunächst einmal müssen die Vorgaben aus dem Beschluss des Bundesverfassungsgerichts umgesetzt werden. Zugleich erreicht die Bundesregierung mit der Pflegereform 2023 eine gezielte Entlastung von Eltern mit mehreren Kindern. Diese zahlen künftig spürbar geringere Beiträge zur Pflegeversicherung. Gleichzeitig zahlen infolge der Beitragserhöhung jene Beschäftigten mehr in die Pflegekasse ein, die keine Kinder haben und somit nicht dazu beitragen, den Generationenvertrag zu stärken.

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Auswirkungen der Pflegereform 2023 auf die Arbeitgeber

Auf die Arbeitgeber kommt durch die Neuregelung der PV-Beitragsberechnung beträchtlicher Mehraufwand zu. Zum einen müssen sie die erforderlichen Nachweise der Elterneigenschaft ihrer Beschäftigten einholen und führen. Zum anderen müssen sie die entsprechenden Abschläge in der Entgeltabrechnung umsetzen.

Nachweis über die Anzahl der Kinder

Bislang orientieren sich viele Arbeitgeber bei der Ermittlung der Elterneigenschaft an der Eintragung von Kinderfreibeträgen in den ELStAM-Merkmalen. Dies reicht jedoch künftig nicht mehr aus, weil die Anzahl der Kinder von Beschäftigten daraus nicht sicher abgelesen werden kann. Deshalb sind Arbeitgeber verpflichtet, sich von den Arbeitnehmern entsprechende Nachweise vorlegen zu lassen. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Die Geburtsurkunden der zu berücksichtigenden Kinder müssen von dem Beschäftigten im Original vorgelegt werden. Der Arbeitgeber nimmt eine Kopie zur Personalakte des Angestellten. Aller Voraussicht nach wird dies auch für Adoptivkinder gelten.
  • Legen ausländische Angestellte Geburtsurkunden in einer anderen Sprache vor, müssen diese beglaubigt übersetzt werden.
  • Nur für Kinder, zu denen der Nachweis vorliegt, darf der Abschlag in den PV-Beiträgen berücksichtigt werden.

Tipp: Die Pflegereform 2023 bedeutet für Arbeitgeber mehr Papier, das sie künftig aufbewahren müssen. Mehr denn je lohnt sich daher die Investition in eine digitale Personalakte. Die vorgelegten Nachweise zur Kinderzahl können direkt digitalisiert und dem betreffenden Mitarbeiter zugeordnet werden. Bei einer Prüfung sind die Nachweise jederzeit abrufbar.

Umsetzung in der Entgeltabrechnung

Bislang müssen Arbeitgeber lediglich die Elternschaft an sich prüfen. Hierzu konnte in der Lohnsoftware ein Kennzeichen gesetzt werden. Dieses entscheidet darüber, ob der Zusatzbeitrag gezahlt werden muss oder nicht. Dieses Kennzeichen an sich würde zwar für die Entscheidung über die Frage „Beitragszuschlag ja oder nein“ auch künftig noch reichen. Für die Berechnung der Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind muss die Lohnanwendung künftig aber auch eine Altersprüfung zu jedem erfassten Kind durchführen. Der Abschlag darf nämlich nur so lange abgezogen werden, bis die betreffenden Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben. Danach entfällt er.

WICHTIG: Laut dem vorliegenden Entwurf eines BMF-Schreibens der Finanzverwaltung bleibt der Abschlag in der Pflegeversicherung ab dem zweiten bis zum fünften Kind beim Lohnsteuerabzug in der zweiten Jahreshälfte 2023 noch unberücksichtigt. Dies soll Unsicherheiten bei der Berechnung bzw. Ermittlung der Lohnsteuer vermeiden, wenn den Arbeitgebern kurzfristig noch keine Informationen zu den in der Pflegeversicherung zu berücksichtigenden Kindern vorliegen.

Während die Softwarehersteller die neu erforderlichen Funktionen umsetzen, müssen auch die Arbeitgeber aktiv werden. Neben der Anforderung der Geburtsurkunden müssen sie sicherstellen, dass zu jedem Beschäftigten die Anzahl der Kinder und deren Geburtsdatum bis spätestens Ende 2023 korrekt im Lohnprogramm erfasst wird. Legen Arbeitnehmer die erforderlichen Nachweise nicht vor, sind sie im Zweifelsfall mit dem höheren Beitragssatz abzurechnen.

Kommt frühestens ab 2025: Erleichterung für Arbeitgeber durch zentrale Nachweisführung

Die Bundesregierung hat angekündigt, dass künftig eine zentrale Stelle die Nachweisführung über die Anzahl und das Geburtsdatum der Kinder übernehmen soll. Dies könnte den Aufwand für Arbeitgeber sowie für Beschäftigte mit mehreren Jobs erheblich senken. Allerdings steht gegenwärtig noch nicht fest, welche Stelle diese Daten frühestens ab 2025 maschinell bereitstellen wird. Arbeitgeber sind deshalb gut beraten, sich jetzt mit der Problematik auseinanderzusetzen und selbst Lösungen für die Nachweisführung zu finden.