Lohnabrechnung

Steuerklasse, Kirchensteuer, Rentenversicherung, Sozialversicherungsbeiträge und die jeweils dazu passende Berechnung verschiedener Abgaben, Abzüge und Zuschläge beim Lohn – all das macht die Entgeltabrechnung zu einer zeitaufwendigen Aufgabe. Gleichzeitig steigen die sonstigen Anforderungen an die Personalarbeit. Daher ist es nur allzu verständlich, dass mancher Arbeitgeber die Lohnabrechnung auslagern möchte. Aber ist das wirklich der ideale Weg für Ihre Personalabteilung? Schließlich geben Sie damit auch Fachkompetenz und Know-how ab. Deshalb sollte ein Outsourcing gut überlegt sein. In diesem Beitrag erhalten Sie ein paar trifftige Argumente dafür, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen. Außerdem erfahren Sie, inwiefern die richtige HR-Software Ihnen die Arbeit drastisch erleichtern kann.

Das ist die Lage im Bereich HR

Die Personalabteilung führt die Lohnabrechnung durch – früher einmal galt das in Unternehmen als selbstverständlich. Mittlerweile pflegen die Spezialisten im Bereich Human Resources (HR) jedoch ein differenzierteres Rollenverständnis: Immer mehr Personaler betrachten die Lohnabrechnung nicht mehr als den Hauptzweck ihrer Tätigkeit. Sie verstehen sich selbst in erster Linie als firmeninterne Dienstleister, die die Führungskräfte und Mitarbeiter in personalwirtschaftlichen Belangen beraten.

Auf der HR-Agenda nach unten gerutscht: die Lohnabrechnung

Das veränderte Rollenverständnis von Personalern ist eine Begleiterscheinung der sich ändernden Rahmenbedingungen in der Arbeitswelt. Angesichts von Fachkräftemangel und demografischem Wandel sind Arbeitgeber mehr denn je darauf angewiesen, sich als attraktive Marke für Arbeitnehmer zu präsentieren, das Recruiting zu professionalisieren und in die Personalentwicklung zu investieren. Es gibt also einiges zu tun im Bereich Human Resources. Die Lohnabrechnung selber zu machen, gerät dabei verständlicherweise zunehmend aus dem Blickfeld von Personalverantwortlichen und Management.

Warum es so unattraktiv erscheint, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen

Es liegt aber nicht nur an der Aufgabenfülle in den Personalabteilungen, dass die Abrechnung des Entgelts nicht zu den beliebtesten Aufgaben zählt. Die Bereitschaft zum Outsourcing in ein Lohnbüro hängt auch damit zusammen, dass die Lohnabrechnung eine inhaltlich anspruchsvolle Disziplin mit großer Änderungsdynamik ist. Häufige gesetzliche Neuerungen, zunehmende Digitalisierung in Form neuer Verfahren, zahllose zu beachtende Normen – all das erfordert Fachwissen und kontinuierliche Weiterbildung. Daher fallen die Offerten von Dienstleistern, die kostengünstiges und unproblematisches Outsourcing versprechen, in überlasteten Personalabteilungen häufig auf fruchtbaren Boden.

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Sparen Sie durch ein Outsourcing der Gehaltsabrechnung wirklich Zeit und Geld?

Ob Unternehmen mit dem Ergebnis einer Auslagerung anschließend zufrieden sind, dazu gibt es keine systematischen, unabhängigen Erhebungen. Fest steht aber: Outsourcing bedeutet keineswegs, dass Sie als Auftraggeber mit der ausgelagerten Aufgabe nichts mehr zu tun haben. So müssen Sie zum Beispiel die Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister steuern. Nicht selten entsteht dabei eine doppelte Datenhaltung. Außerdem können individuelle Klärfälle, Abrechnungskorrekturen, Datenänderungen und Ähnliches mehr jederzeit zusätzlichen Abstimmungsbedarf verursachen, der Ihren vorgesehenen Kosten- und Zeitrahmen sprengt.

Ist die Lohnabrechnung nicht der Kernservice von HR?

Wenn Sie die Lohnabrechnung nicht mehr selber machen wollen und ein Outsourcing planen oder diesen Schritt schon gegangen sind, sollten Sie sich auch die grundsätzliche Frage stellen: Ist es tatsächlich sinnvoll, den ureigenen Kernservice auszulagern? Berücksichtigen wir in diesem Zusammenhang, dass viele Beschäftigte Umfragen zufolge die Lohnabrechnung nach wie vor für die wichtigste Dienstleistung ihrer Personalabteilung halten, lautet die Antwort hier eindeutig: nein. Denn wenn Sie Ihre eigentliche Paradedisziplin aufgeben, nehmen sie damit nicht nur Ihr bekanntestes Angebot vom „Markt“, sondern schaffen sich auch selbst ein Stück weit ab. Ist das in Ihrem Sinne?

Ein oft übersehener Faktor, wenn Sie die Lohnabrechnung nicht selbst erstellen

Ein anderer Aspekt, der gegen eine Auslagerung spricht: Führen Sie in der Personalabteilung die Entgeltabrechnung selbst durch, liegen Ihnen wichtige Daten zu den Mitarbeitern systematisch und auswertbar vor. Auf dieser Basis können Sie den Angestellten beispielsweise schnell Auskünfte erteilen, etwa zu Fehlzeiten, oder Bescheinigungen ausstellen. Durch den Zugriff auf einen Datenpool und über den Austausch mit den Mitarbeitern erfassen Sie wertvolle Informationen über deren Lebensplanung, Leistungsvermögen und Wünsche.

Auch deshalb sollten Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen

Zudem können Sie die Beschäftigten nur dann kompetent zu Themen wie Elternzeit, betrieblicher Altersvorsorge oder Dienstwagennutzung beraten, wenn sie über Kenntnisse in der Entgeltabrechnung sowie im Sozialversicherungs- und Steuerrecht verfügen. Geben Sie die Lohnabrechnung und das zugehörige Know-how ab, ist das oft nicht mehr der Fall. Dann laufen Sie als Personaler Gefahr, den Kontakt zu den Mitarbeitern zu verlieren, weniger über die personalwirtschaftlichen Herausforderungen des Unternehmens zu wissen und schlimmstenfalls als entbehrlich wahrgenommen zu werden. Eine derartige Entwicklung ist jedoch weder im Interesse der Personalabteilung noch im Sinne des Unternehmens.

7 Gründe, professionelle HR-Software zu nutzen

Ihr Personalinformationssystem besteht im Wesentlichen aus Gitternetzlinien in Excel und Co.? Sie meinen, HR-Software sei nur etwas für größere Unternehmen? Dann lesen Sie jetzt, weshalb Sie da falsch liegen.

1. Planen Sie Ihr Wachstum mit ein – auch bei den Aufgaben im HR-Bereich

Vielleicht haben Sie bisher gedacht, eine HR-Software sei nichts für Ihr Unternehmen, weil Sie nur zu zehnt sind und es daher leichtfällt, den Überblick zu behalten. Aber: Planen Sie für Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren ein Wachstum auf 20, 30 oder mehr Mitarbeiter? Dann ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Urlaube, Krankenstände, Mitarbeiterkompetenzen, Dokumente aus Personalakten, Entgeltentwicklungen, Fortbildungen der Mitarbeiter, unbesetzte Stellen, endende Probezeiten und noch vieles mehr immer schlechter im Blick behalten werden. Dieser Prozess läuft schleichend ab.

Oft bemerken die Betroffenen die fehlende Übersicht erst dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Setzen Sie daher früh genug auf smarte und vernetzte Softwareunterstützung. Andernfalls laufen Sie Gefahr, sich für jede Aufgabe vermeintlich gute Lösungen ausdenken zu müssen, die Sie unterm Strich viel Zeit kosten werden. Zeit, die Sie doch bestimmt lieber in Ihr Business investieren möchten.

2. Sie haben nur dann Zeit für die großen Aufgaben, wenn Sie die kleinen abgeben

Ist es auch bei Ihnen so, dass Ihre HR-Strategie bei der Geschäftsführung nicht bekannt ist? In vielen Unternehmen ist das der Fall. Gleichzeitig fordert die Führung häufig die Mitarbeit von HR an strategischen Themen ein. Auch in kleineren Unternehmen sind die Stärkung des Arbeitgeberauftritts und die Weiterqualifizierung der Mitarbeiter wichtige Themen, die Ressourcen binden. Das macht ein zeitraubendes Synchronisieren von Personalstammdaten über mehrere Excel-Sheets zu einem kostbaren Zeitverlust – mit professioneller HR-Software lässt sich das vermeiden.

3. Auch Frust kostet

Wer beim Werkzeug spart, zahlt doppelt, sagen Handwerker. Kein Mechaniker oder Tischler wäre begeistert, vom Chef einen Werkzeugkasten in der Sparvariante als Arbeitsmittel zu erhalten. Haben Sie nicht den gleichen Anspruch? Oder wollen Sie sich mit improvisierten Lösungen zufriedengeben? Excel bedeutet einen hohen manuellen Aufwand für Sie, wenn Sie damit die Lohnabrechnung selbst erstellen – gerade, was Datenpflege und Informationssuche betrifft. Die richtige HR-Software hilft dagegen, effektiv Frust zu vermeiden und Zeit zu sparen.

4. Diese drei Probleme machen die Zusammenarbeit in Excel und Co. kompliziert

Stellen Sie sich vor, Sie teilen sich Ihre Aufgaben rund ums Thema Personal mit einem oder mehreren Kollegen. Jeder hat andere Aufgaben, Rollen und Berechtigungen. Wie stellen Sie sicher, dass ein Kollege, der keine Gehälter sehen soll, auf das entsprechende Tabellenblatt keinen Zugriff erhält? Vermutlich mit einem Passwortschutz oder indem Sie eine weitere Tabelle anlegen? Doch wer hilft Ihnen, wenn Sie das Passwort vergessen haben? Das sind aber nicht die einzigen Stolpersteine, die sich ergeben können.

Haben Sie schon eine Lösung für Dateiänderungen?

Wie können Sie Änderungen an den Daten nachvollziehen? Vermutlich werden Sie die Dateien über Dateinamen wie „personalstammdaten_tagesdatum.xlsx“ versionieren, doch was ist mit inhaltlichen Änderungen in der Datei? Wer hat wann etwas verändert – was war der vorherige Wert? Die Nachvollziehbarkeit der Prozesse sicherzustellen wird mit Excel und Co. zu einem ambitionierten Unterfangen.

Wie aktualisieren und sichern Sie Ihre Daten?

Wie schaut es mit der Aktualität der Daten aus? Sie können sich damit behelfen, die Datei auf einen zentralen Server zu legen. Dann greifen alle Beteiligten über denselben Ordner darauf zu. Befindet sich die Datei in Bearbeitung, bekommt der Kollege beim Öffnen einen entsprechenden Hinweis – und wartet am besten ab, bis die Datei wieder gespeichert und geschlossen wurde. Andernfalls besteht die Gefahr des Datenverlusts oder unerwünschten Überschreibens von Daten.

Wie gehen Sie mit Datenredundanzen um?

Oft kommt es auch vor, dass bestimmte Daten in verschiedenen Tabellen vorkommen. Mitarbeiterbezogene Daten stehen beispielsweise immer im Zusammenhang mit dem Namen eines Mitarbeiters. Ändert sich dieser Name, muss dies in allen Tabellen angepasst werden. Datenbankbasierte Systeme hingegen vermeiden Datenredundanzen. Informationen werden miteinander verknüpft, und Mitarbeiter können gemeinsam an einer Datenbasis arbeiten. Nicht zu verachten ist auch der Schutz vor Datenverlust, der sich bei dateibasierten Lösungen wie Excel nicht in dem hohen Maße erreichen lässt.

Gute Nachrichten für Ihren Workflow: HR-Software ist in der Regel darauf ausgelegt, dass mehrere Benutzer damit gleichzeitig arbeiten. Änderungen an Stamm- und Bewegungsdaten werden automatisch protokolliert. Und über Berechtigungsprofile lässt sich genau definieren, wer welche Daten sehen darf und welche nicht. Dadurch vermeiden Sie Fehler und erledigen Ihre Aufgaben viel effektiver.

5. Sind Sie sicher, dass Ihre Excel-Tabellen korrekt sind?

Rund 94 Prozent aller Excel-Tabellen enthalten Fehler, berichtete das Wirtschaftsmagazin brand eins vor einigen Jahren unter Bezug auf den Ökonomen Raymond Panko von der Universität Hawaii. Irrtümer bezögen sich dabei selten auf nur eine Zelle, sondern summierten sich auf und beeinflussten das Gesamtergebnis stark. Zudem seien Fehler schwer zu entdecken und zu korrigieren.

Auch eine HR-Software ist nicht komplett vor Fehlern gefeit, da auch hier der menschliche Faktor eine Rolle spielt. Der Vorteil gegenüber individuell erzeugten Excel-Tabellen ist jedoch folgender: Standardsoftware entsteht in einem Entwicklungsprozess, der Tests zur Qualitätssicherung beinhaltet. Darüber hinaus nutzen oft tausende Anwender die Software, so dass Fehler hier schneller auffallen und von Experten bereinigt werden können. Durch ein Update profitieren alle Anwender von einer Fehlerkorrektur. Von einer HR-Lösung, die schon viele Jahre am Markt ist, können Sie also eine sehr viel höhere Datenqualität erwarten als von einer selbstgemachten Excel-Datei.

6. So erleichtern Sie sich die Zusammenarbeit mit Ihren Führungskräften

Völlig klar: Die Beratung von Führungskräften in personellen Belangen ist ein wichtiges Dienstleistungsangebot der Personalabteilung. Beratung ist jedoch nicht gleichzusetzen mit telefonischer Auskunft. Führen Sie doch einfach einmal über einen Zeitraum von vier Wochen eine Strichliste, wie häufig eine Führungskraft die an Sie gerichteten Fragen selbst hätte beantworten können – wenn sie Zugriff auf die Personalakten der entsprechenden Mitarbeiter gehabt hätte.

Gewiss ist es nicht ratsam, eine Excel-Tabelle mit sensiblen Personaldaten auf einen für alle zugänglichen Server zu legen oder jeder Führungskraft pauschal den Zugang zu sämtlichen Personalakten zu gewähren. Deutlich einfacher und sicherer ist es, alle Personalakten digital zu führen und Führungskräften, zum Beispiel über ihren Browser einen Zugriff auf die Personalakten ihrer Mitarbeiter einzuräumen.

7. Auch kleine Unternehmen können sich HR-Software leisten

Dank Mietangeboten ohne Anfangsinvestition und ohne lange Vertragsbindung fällt der Abschied von der Excel-Personalverwaltung nicht schwer. Zudem ist es möglich, sich ein Programmpaket nach den eigenen Bedürfnissen zusammenzustellen: „nur“ Entgeltabrechnung – oder auch eine digitale Personalakte und weitere Lösungen fürs Personalmanagement. Sie haben die Wahl und zahlen nur, was Sie wirklich benötigen. Dabei lässt sich die Software hinsichtlich Funktionsumfang, Mitarbeiterzahl und Nutzerzahl skalieren.

Fazit: Es ist an der Zeit, die Lohnabrechnung selber zu machen – aber mit Profi-Werkzeug

Sind Sie sich sicher, dass Sie wirklich Kosten sparen, wenn Sie weiterhin auf Excel-Tabellen für die Gehaltsabrechnung und andere HR-Aufgaben setzen oder die Lohnabrechnung nicht selber machen? Mit einer geeigneten Lohnsoftware ersparen Sie sich nämlich nicht nur unnötige Fehler und einen erhöhten Aufwand, sondern erleichtern ebenso die Zusammenarbeit mit den Führungskräften in Ihrem Unternehmen. Gleichzeitig stellen Sie so Ihre HR-Abteilung digital für die Zukunft auf.

Um Meldungen zur Sozialversicherung an den Sozialversicherungsträger sicher übertragen zu können, benötigt jeder Arbeitgeber ein sogenanntes ITSG-Zertifikat vom Trust-Center der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG). Bereits zum 1. Januar 2023 wurde – parallel zum bisherigen Verfahren – ein neues Antragsverfahren für das Zertifikat eingeführt. Dieses wird ab dem 1. Juli 2023 für alle Arbeitgeber und Meldestellen verpflichtend sein. In diesem Beitrag erfahren sie, wie Sie künftig ein neues ITSG-Zertifikat beantragen oder ein bestehendes Zertifikat verlängern können.

Was ist ein ITSG-Zertifikat?

Die ITSG stellt den Arbeitgebern die Möglichkeit bereit, ihre Sozialversicherungsdaten in verschlüsselter Form sicher an die Sozialersicherungsträger zu übermitteln. Dabei fungiert sie als Zertifizierungsstelle (Trust-Center). Das bedeutet: Sie registriert einerseits die elektronischen Schlüssel, andererseits ordnet sie diesen Schlüsseln eine natürliche Person oder ein Unternehmen eindeutig zu.

Mithilfe des ITSG-Zertifikats können Arbeitgeber sämtliche Meldungen im Bereich der Sozialversicherung übermitteln, beispielsweise Beitragsnachweise, Meldungen an die Krankenversicherung oder den digitalen Lohnnachweis zur Unfallversicherung. Das geschieht im Regelfall direkt aus der verwendeten Entgeltabrechnungssoftware heraus.

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ITSG-Zertifikat beantragen: Was ändert sich ab Juli 2023?

Zum 1. Juli 2023 wird das zum Jahresbeginn eingeführte neue Antragsverfahren verpflichtend. Dieses stellt erhöhte Anforderungen an die Identifizierung und Authentifizierung der Kontaktperson. Reichte es bislang aus, zur Identifizierung eine Ausweiskopie mit dem Antrag einzureichen, muss sich die Kontaktperson zukünftig per Postident-Verfahren der Deutschen Post oder per Online-Ausweisfunktion (eID) identifizieren.

Ebenfalls neu ist, dass das Antragsverfahren nun komplett online über das ITSG-Registrierungsportal durchgeführt wird. Schriftliche Zertifizierungsanträge per Brief, E-Mail oder Fax sind ab Juli 2023 nicht mehr möglich.

Wie läuft die Beantragung eines ITSG-Zertifikats ab?

Möchten Arbeitgeber ein ITSG-Zertifikat beantragen oder verlängern, gehen sie nach dem neuen Antragsverfahren folgendermaßen vor:

1. Registrierung
   Jeder Arbeitgeber muss sich im ITSG-Registrierungsportal registrieren. Dafür benötigt er neben den Kontaktdaten auch seine Betriebsnummer. Nach Bestätigung der versendeten Bestätigungs-E-Mail kann er sich mit seinen Benutzerdaten im Portal anmelden.
2. Identitätsprüfung
   Die Kontaktperson ruft die Postident-Website der Deutschen Post auf. Hier kann sie sich entweder mit ihrem Onlineausweis identifizieren oder das herkömmliche Postident-Verfahren durchlaufen. Nach Übermittlung des erforderlichen Coupons per E-Mail oder als Download kann die Kontaktperson die Postident-Identifizierung in einer Postfiliale abschließen.
3. Bestätigung der Firmenadresse
   Beim erneuten Login in das ITSG-Registrierungsportal muss die der Betriebsstättendatei entnommene Firmenadresse bestätigt werden. Ist die Adresse nicht korrekt, muss sie von der zuständigen Vergabestelle (z. B. Bundesagentur für Arbeit) geändert werden. Das ITSG kann die Daten nicht ändern. Stimmt die angezeigte Anschrift, ist ein Ansprechpartner zu hinterlegen, an den ein Freischaltcode verschickt wird. Zudem sind Angaben zur Rechnungsstellung erforderlich.
4. Abspeichern der GUID
   Das Registrierungsportal erzeugt eine GUID-Vorgangsnummer (GUID = Globally Unique Identifier, global eindeutige ID). Diese muss abgespeichert werden.
5. ITSG-Zertifikat beantragen
   Mithilfe der GUID können Arbeitgeber aus ITSG-zertifizierter Lohnabrechnungssoftware heraus ihr ITSG-Zertifikat beantragen. Dafür benötigen sie die Schlüsseldaten aus dem Registrierungsportal.
6. Überprüfung
   Nun sollte die Kontaktperson sich im ITSG-Registrierungsportal einloggen und überprüfen, ob der Antrag eingegangen ist.
7. Eingabe des Freischaltcodes
   Die ITSG versendet per Post an die angegebene Firmenadresse einen Brief mit einem Freischaltcode. Dieser muss im ITSG-Registrierungsportal eingegeben werden. Damit wird die Zertifizierung beauftragt. Im Anschluss versendet die ITSG ihre Rechnung.

Wichtiger Hinweis: Da der postalische Versand des Freischaltcodes häufig einige Wochen in Anspruch nimmt, sollten Arbeitgeber rechtzeitig ein neues ITSG-Zertifikat beantragen bzw. ihr bestehendes Zertifikat verlängern. Andernfalls kann es zu Beitragsschätzungen und Säumniszuschlägen kommen, weil Meldungen aufgrund fehlenden Zertifikats nicht fristgerecht übermittelt werden.

Welche Unternehmen müssen sich bei der ITSG als Meldestelle registrieren lassen?

Unternehmen oder Institutionen, die für mehrere Betriebsnummern Sozialversicherungsdaten übertragen, gelten seit Januar 2023 als Meldestelle. Dazu zählen etwa Lohn- und Steuerbüros sowie die Entgeltabrechnungsstellen von Arbeitgebern, die die Lohnabrechnung für mehrere verbundene Unternehmen durchführen. Alle Meldestellen sollten bis Ende Juni 2023 eine Eigenerklärung für eine Meldestelle abgeben haben. Die Anmeldung als Meldestelle ist aber auch nachträglich noch möglich. Mit der Eigenerklärung bestätigen die Meldestellen, dass sich die meldepflichtigen Mandanten oder Unternehmen ihnen gegenüber identifiziert haben.

Meldestellen können ihr ITSG-Zertifikat nicht verlängern, sondern müssen stets einen neuen Zertifizierungsantrag stellen. Diesem ist die Eigenerklärung jedes Mal aufs Neue hinzuzufügen. Das Formular kann beim Beantragen des ITSG-Zertifikats oder separat über www.itsg-trust.de/zap/upload-self-declaration hochgeladen werden. Alternativ kann es per E-Mail oder Fax an die ITSG übermittelt werden.

Noch nicht als Meldestelle registriert – und nun?

Haben Arbeitgeber die rechtzeitige Abgabe der Eigenerklärung und damit die Anmeldung als Meldestelle verpasst, stellt das zunächst kein Problem dar. Die Eigenerklärung kann jederzeit abgegeben werden, auch noch nach dem 1. Juli 2023.

Allerdings kann es zu Problemen kömmen, wenn eine Meldestelle ihre Eigenerklärung zum Zeitpunkt der Abgabe von SV-Meldungen noch nicht an die ITSG übermittelt hat. In diesem Fall könnte der betreffende Sozialversicherungsträger die Annahme der Meldungen, beispielsweise Beitragsnachweise, ablehnen. Dies wiederum hätte zur Folge, dass die Meldestelle die Abgabefrist nicht eingehalten hat und der Sozialversicherungsträger die Beiträge schätzt. Um dem vorzubeugen und Säumniszuschläge zu vermeiden, sollten Arbeitgeber sich rechtzeitig um die Registrierung als Meldestelle kümmern.

Steigende Preise und hohe Inflation machen zurzeit vielen Menschen zu schaffen. Wenn dann auch noch zur Monatsmitte eine unerwartet hohe Rechnung – etwa für das defekte Familienauto – ins Haus flattert, ist die Haushaltskasse schnell überfordert. In solchen Situationen haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern Gehaltsvorschüsse anzubieten. Doch wie funktioniert so ein Vorschuss vom Arbeitgeber eigentlich? Wir beantworten die wichtigsten Fragen dazu.

Was sind Lohn- und Gehaltsvorschüsse?

In § 614 BGB ist gesetzlich geregelt, dass Arbeitgeber die Vergütung erst nach Erbringung der Arbeitsleistung auszahlen müssen. Benötigt ein Beschäftigter jedoch bereits vor dem festgelegten Auszahlungstermin finanzielle Mittel, kann der Arbeitgeber einen Teil der anstehenden Vergütung oder auch einen höheren Betrag vorab auszahlen.

Charakteristisch für einen solchen Vorschuss vom Arbeitgeber ist, dass der Mitarbeiter die der Auszahlungzugrunde liegende Leistung noch gar nicht erbracht hat. Darüber hinaus gibt es auch das System „On-Demand-Pay“. Dabei können Arbeitnehmer flexibel über den Teil ihres Gehalts verfügen, den sie bereits erarbeitet haben, und sich diesen bei Bedarf („On Demand“) auszahlen lassen.

Ablauf der Auszahlung von Lohn- und Gehaltsvorschüssen

Dem Prinzip nach könnte der Arbeitgeber einfach eine Überweisung in entsprechender Höhe vornehmen und so den Lohnvorschuss auszahlen. In der Praxis tut er jedoch gut daran, einen einheitlichen Prozess zu schaffen, um eine fristgerechte Rückzahlung sicherzustellen und Streitigkeiten vorzubeugen. So kann er vorgehen:

1. Schaffung einer Richtlinie
   Um eine faire Behandlung aller Arbeitnehmer und die Einhaltung der Rückzahlungsvereinbarungen sicherzustellen, sollte der Arbeitgeber eine interne Richtlinie zur Gewährung von Lohn- und Gehaltsvorschüssen erstellen.
2. Schriftlicher Antrag auf Lohnvorschuss
   Herzstück des Verfahrens ist ein schriftlicher Antrag. Dieser sollte, wie alle weiteren Vereinbarungen, in der Personalverwaltung ordnungsgemäß abgelegt und aufbewahrt werden – am besten in der digitalen Personalakte.
3. Genehmigung
   Sprechen keine Gründe dagegen, kann der Arbeitgeber den Antrag auf Gehaltsvorschuss genehmigen. Die Vereinbarung sollte schriftlich niedergelegt und von beiden Parteien unterschrieben werden.
4. Auszahlung des Vorschusses
   Es spielt keine Rolle, welche Zahlmethode der Arbeitgeber für die Auszahlung verwendet. Wichtig ist jedoch, dass der Zahlbetrag als Gehaltsvorschuss gekennzeichnet wird, bei einer Überweisung beispielsweise mit einem entsprechenden Betreff. Der Arbeitgeber sollte sich zu Beweiszwecken vom Arbeitnehmer den Erhalt bestätigen lassen.
5. Verbuchung des Vorschusses
   Lohn- und Gehaltsvorschüsse müssen grundsätzlich getrennt von der regulären monatlichen Entgeltabrechnung verbucht werden.
6. Rückzahlung
   Die Rückzahlung eines Gehaltsvorschusses folgt im Regelfall einem vorab vereinbarten Rückzahlungsplan. Der Betrag wird dabei meist mit einer oder mehreren folgenden Gehaltszahlungen verrechnet.

Gehaltsvorschuss: Welche Vor- und Nachteile gibt es?

Bei der Entscheidung für oder gegen das Angebot von Lohn- und Gehaltsvorschüssen sollten Arbeitgeber die Vorteile und Nachteile von Lohnvorauszahlungen berücksichtigen:

Ein Gehaltsvorschuss kann ein finanzielles Risiko für den Arbeitgeber bedeuten. Kündigt ein Mitarbeiter direkt nach Erhalt der Zahlung fristlos oder taucht einfach nicht mehr zur Arbeit auf, ist die Abwicklung der Rückzahlung gefährdet. Hier ist es wichtig, in den im Vorfeld aufzustellenden Richtlinien auch den Umgang mit Problemen bei der Rückzahlung zu regeln.

Was gehört in eine Richtlinie zur Behandlung von Lohn- und Gehaltsvorschüssen?

Die Richtlinie dient dazu, einen sicheren Rechtsrahmen für Lohnvorschüsse zu bilden und den Ablauf zu definieren. Diese Inhalte sollte eine entsprechende Vereinbarung umfassen:

• Voraussetzungen: Welche Bedingungen müssen anspruchsberechtigte Arbeitnehmer erfüllen? Die Betriebszugehörigkeit kann hier ebenso wie die abgeschlossene Probezeit oder eine erreichte Gehaltsstufe ausschlaggebend sein.
• Höhe des Vorschusses: Hier ist zu definieren, bis zu welcher maximalen Höhe Vorschüsse möglich sind (z. B. bis zu einem Monatsentgelt).
• Rückzahlung: Für die Rückzahlung sollten klare Vorgaben gelten. Zu regeln ist etwa, mit welchen Gehaltszahlungen verrechnet wird und inwiefern der Beschäftigte Zinsen zahlen muss.
• Häufigkeit: Arbeitgeber sollten eine Grenze für die Inanspruchnahme von Lohn- und Gehaltsvorschüssen ziehen, beispielsweise auf einmal im Jahr. So beugen sie Missbrauch vor.
• Ablauf der Antragstellung: Die Richtlinien sollten definieren, wie Mitarbeiter ihren Vorschuss richtig beantragen.

Haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen Vorschuss?

Sofern es diesbezüglich keine Regelungen im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag gibt, haben Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Zahlung eines Vorschusses. Der Arbeitgeber kann allerdings im Rahmen seiner Fürsorgepflicht verpflichtet sein, dem Arbeitnehmer finanziell unter die Arme zu greifen.

Fällt für eine Abschlagszahlung Lohnsteuer an?

Der Arbeitgeber muss keine Lohnsteuer einbehalten, wenn der Abrechnungszeitraum fünf Wochen nicht überschreitet. Außerdem muss spätestens drei Wochen nach diesem Zeitraum die eigentliche Lohnabrechnung erfolgen, in der die realistische Lohnsteuer berechnet wird.

Müssen für einen Vorschuss Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden?

In der Sozialversicherung gilt das Entstehungsprinzip. Die Beiträge werden daher nicht bei Auszahlung des Vorschusses fällig, sondern erst, wenn die ihnen gegenüberstehende Leistung erbracht wurde.

Dürfen Lohn- und Gehaltsvorschüsse unbegrenzt verrechnet werden?

Arbeitgeber müssen bei der Verrechnung des Gehaltsvorschusses bei der nächsten Abrechnung keine Grenzen beachten. Insbesondere müssen sie die Pfändungsfreigrenzen nicht einhalten.

Wie ist zu verrechnen, wenn eine Lohnpfändung eingeht?

Wird dem Arbeitgeber für den betreffenden Mitarbeiter eine Lohnpfändung zugestellt, stellt sich die Frage, von welchem Betrag die Pfändung befriedigt werden muss. Der Arbeitgeber darf zunächst den pfändungsfreien Teil des Lohns mit seinem Vorschuss verrechnen.

Was passiert mit einem Vorschuss bei einer Kündigung des Arbeitnehmers?

Falls der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet, noch ehe der Vorschuss voll verrechnet werden kann, muss er die gewährte Abschlagszahlung dennoch zurückzahlen.