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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Qualifizierungsgeld beantragen: Was Arbeitgeber zur neuen Entgeltersatzleistung wissen müssen
HR & Payroll

Qualifizierungsgeld beantragen: Was Arbeitgeber zur neuen Entgeltersatzleistung wissen müssen

Die Digitalisierung und die Energiewende stellen viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Um Arbeitsplätze zu sichern und Beschäftigte für die neuen Anforderungen fit zu machen, hat die Bundesregierung zum 1. April 2024 das Qualifizierungsgeld eingeführt. Die neue Lohnersatzleistung soll Betrieben dabei helfen, vom Strukturwandel betroffene Arbeitnehmer durch Weiterbildungen im Unternehmen zu halten. Doch wie funktioniert das Qualifizierungsgeld genau? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein und wie beantragen Arbeitgeber die finanzielle Unterstützung?

5 Min. Lesezeit

Was ist das Qualifizierungsgeld?

Das Qualifizierungsgeld ist eine Entgeltersatzleistung, die in ihrer Funktionsweise dem Kurzarbeitergeld ähnelt. Es wurde mit dem „Gesetz zur Stärkung der Aus- und Weiterbildungsförderung“, kurz: Weiterbildungsgesetz, im Sommer 2023 eingeführt. Seit dem 1. April 2024 können Arbeitgeber, deren Mitarbeiter vom Strukturwandel betroffen sind, diese Leistung für ihre Beschäftigten beantragen.

Die Zielsetzung des Qualifizierungsgeldes ist es, Arbeitsplätze zu erhalten, indem Mitarbeiter durch Weiterbildungsmaßnahmen die erforderlichen Qualifikationen für die sich wandelnden Anforderungen erlangen. Voraussetzung für den Bezug der Entgeltersatzleistung ist, dass die Fortbildung die weitere Beschäftigung des Arbeitnehmers beim aktuellen Arbeitgeber ermöglicht.

Wer hat Anspruch auf Qualifizierungsgeld?

Anspruch auf Qualifizierungsgeld haben Arbeitnehmer, die aufgrund des Strukturwandels eine Weiterbildung absolvieren müssen und hierdurch Einkommenseinbußen erleiden. Dabei spielen weder die Größe des Unternehmens noch das Alter oder die bisherigen Qualifikationen der Beschäftigten eine Rolle.

Ein typisches Beispiel sind Unternehmen der Automobilbranche: Wenn die Produktion von Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor auf Elektroantriebe umgestellt wird, benötigen die Mitarbeiter neue Kenntnisse, um weiterhin in ihrem Betrieb arbeiten zu können. Für die erforderlichen Qualifizierungsmaßnahmen kann der Arbeitgeber das Qualifizierungsgeld beantragen.

Welche Voraussetzungen gelten für den Bezug der Leistung?

Die entscheidende Voraussetzung für den Bezug von Qualifizierungsgeld ist ein Qualifizierungsbedarf, der seine Ursache im Strukturwandel hat. Dieser Bedarf muss einen wesentlichen Anteil der Belegschaft betreffen:

Gesamtzahl der Mitarbeiter

Betroffener Anteil der Belegschaft

ab 250 Beschäftigten

mindestens 20 Prozent

unter 250 Beschäftigten

mindestens 10 Prozent

Unternehmen müssen den Qualifizierungsbedarf in einer betrieblichen Regelung festhalten. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine entsprechende Regelung in einem Tarifvertrag zu verankern. Beschäftigt ein Betrieb weniger als zehn Mitarbeiter, reicht eine schriftliche Erklärung des Arbeitgebers über den bestehenden Qualifizierungsbedarf aus.

Um das Qualifizierungsgeld erfolgreich beantragen zu können, müssen Unternehmen zusätzlich folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Umfang: Die Weiterbildung muss mehr als 120 Stunden umfassen. Diese können aber auf mehrere Blöcke aufgeteilt werden. Es spielt keine Rolle, ob die Weiterbildung in Voll- oder Teilzeit absolviert wird. Auch berufsbegleitende Modelle sind möglich.
  • Zulassung: Die Weiterbildung muss von der Zulassungsstelle für die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) zugelassen sein.
  • Inhalt: Die zu absolvierende Weiterbildung muss über rein arbeitsplatzbezogene Kenntnisse hinausgehen und darf keine kurzfristige Anpassungsqualifizierung darstellen. Laut Bundesagentur für Arbeit schließt dies beispielsweise Schulungen für den Umgang mit betriebsspezifischen Softwarelösungen von der Förderung aus.
  • Zustimmung: Die Beschäftigten müssen der Weiterbildung zustimmen.
  • Antragstellung: Der Antrag muss rechtzeitig, mindestens drei Monate vor Beginn der Weiterbildung, bei der Bundesagentur für Arbeit gestellt werden.
  • Kostenübernahme: Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für die Weiterbildung.

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Wie berechnet sich die Höhe des Qualifizierungsgelds?

Das Qualifizierungsgeld beträgt 60 Prozent der durchschnittlichen Nettoentgeltdifferenz. Bei Eltern von mindestens einem Kind erhöht es sich auf 67 Prozent. Bei der Nettoentgeltdifferenz handelt es sich um den Unterschied zwischen dem beitragspflichtigen Nettoentgelt im Referenzzeitraum (Soll-Entgelt) und dem verringerten Arbeitsentgelt während der Weiterbildung (Ist-Entgelt). Der Referenzzeitraum ist der letzte Entgeltabrechnungszeitraum. Dieser muss spätestens drei Monate vor dem Beginn der Weiterbildung abgerechnet worden sein.

Rechenbeispiel:

Ein Mitarbeiter verdient bei einer 40-Stunden-Woche regulär 2.200 Euro netto im Monat. Infolge der Weiterbildung arbeitet er nur noch 25 Stunden pro Woche und erhält deshalb lediglich ein Entgelt von 1.375 Euro. Die Nettoentgeltdifferenz beträgt 825 Euro (2.200 Euro – 1.375 Euro).

Das Qualifizierungsgeld beträgt 60 Prozent von 825 Euro, also 495 Euro. Hat der Mitarbeiter mindestens ein Kind, erhöht sich der Betrag auf 552,75 Euro (67 Prozent von 825 Euro). Der Gesamtverdienst während der Qualifizierung beträgt also 1.870 Euro (ohne Kind) bzw. 1.927,75 Euro (mit Kind). Der Arbeitgeber zahlt den Betrag an den Arbeitnehmer aus und erhält ihn anschließend von der Bundesagentur für Arbeit erstattet.

Darf der Arbeitgeber das Qualifizierungsgeld aufstocken?

Da das Qualifizierungsgeld lediglich 60 beziehungsweise 67 Prozent der Nettoentgeltdifferenz abdeckt, verbleibt eine Lücke zum regulären Nettogehalt des Arbeitnehmers. Diese Lücke können Arbeitgeber durch eine zusätzliche Aufstockung schließen, ohne dass dieser Betrag auf das Qualifizierungsgeld angerechnet wird. Voraussetzung hierfür ist, dass die insgesamt an den Beschäftigten ausgezahlte Summe das reguläre Soll-Entgelt nicht übersteigt.

Bezogen auf das zuvor genannte Rechenbeispiel hätte der Arbeitgeber die Möglichkeit, dem Mitarbeiter ohne Kinder eine anrechnungsfreie Aufstockung von 330 Euro zu zahlen (2.200 Euro reguläres Netto-Entgelt abzüglich 1.870 Euro Qualifizierungsgeld).

Wird ein Nebeneinkommen des Beschäftigten angerechnet?

Erfreuliche Nachricht: Übte der Arbeitnehmer seine Nebenbeschäftigung bereits im Referenzzeitraum aus, also vor Beginn der Weiterbildung, bleibt dieses Nebeneinkommen anrechnungsfrei. Wird die Nebentätigkeit jedoch erst nach dem Referenzzeitraum aufgenommen, gelten folgende Regelungen:

  • Angestellte: Nachdem die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie die Werbungskosten abgezogen wurden, gilt noch ein Freibetrag von 165 Euro. Darüber hinausgehende Beträge werden auf das Qualifizierungsgeld angerechnet.
  • Selbstständige: Bei einer selbstständigen Tätigkeit werden 30 Prozent der Einnahmen pauschal als Betriebsausgaben angesetzt. Für den verbleibenden Betrag gelten dieselben Regelungen wie für Angestellte.

Qualifizierungsgeld beantragen: So funktioniert’s

Das Qualifizierungsgeld beantragen Arbeitgeber bei der Bundesagentur für Arbeit direkt online. Hierfür laden sie auf der Website der Arbeitsagentur die erforderlichen Formulare herunter und füllen sie aus.

  • Antrag auf Qualifizierungsgeld: Angaben zum Betrieb, zur Weiterbildungsmaßahme und der Höhe des Qualifizierungsgeldes
  • Teilnehmerliste: Auflistung der teilnehmenden Personen (bei einer identischen Weiterbildungsmaßnahme reicht ein Antrag für mehrere Teilnehmer)
  • Abrechnungsliste: zur genauen Aufschlüsselung der Lohnzusammensetzung der Teilnehmer und damit der Berechnungsgrundlage des Qualifizierungsgeldes
  • Erklärung des Beschäftigten: Einverständniserklärung der Teilnehmer mit der Teilnahme an der Qualifizierungsmaßnahme

Anschließend lädt der Arbeitgeber die ausgefüllten Formulare online bei der Bundesagentur für Arbeit hoch. Damit ist der Antrag erfolgreich gestellt. Dies muss mindestens drei Monate vor Beginn der Qualifizierungsmaßnahme erfolgen.

Wachstumschancengesetz und Payroll: Was nun bei der Entgeltabrechnung zu beachten ist
HR & Payroll

Wachstumschancengesetz und Payroll: Was nun bei der Entgeltabrechnung zu beachten ist

Nach monatelangem Tauziehen wurde nun endlich das Wachstumschancengesetz verabschiedet, am 22. März 2024 gab es die finale Zustimmung des Bundesrates. Der gefundene Kompromiss weicht allerdings von den ursprünglichen Plänen ab, auch mit Blick auf die Entgeltabrechnung. Hier ein Überblick.

5 Min. Lesezeit

Sobald das Wachstumschancengesetz in Kraft tritt, werden die darin enthaltenen steuerlichen Änderungen zu einem neuen Programmablaufplan für die Lohnsteuerberechnung führen. Arbeitgeber werden den Lohnsteuerabzug für ihre Beschäftigten voraussichtlich ab Januar 2024 rückwirkend korrigieren müssen.

Folgende Maßnahmen mit Auswirkungen auf die Payroll wurden im Wachstumschancengesetz beschlossen

Besteuerungsanteil der Renten

Ab dem Jahr 2023 steigt der Besteuerungsanteil für neue Renteneintrittsjahrgänge nur noch um 0,5 Prozent statt wie bisher um 1,0 Prozent pro Jahr. Daher wird für die Kohorte 2023 der maßgebliche Besteuerungsanteil nur noch 82,5 Prozent (anstatt 83 Prozent) betragen. Diese Anpassung wird schrittweise umgesetzt, bis für den Renteneintrittsjahrgang 2058 ein Besteuerungsanteil von 100 Prozent erreicht sein wird.

Altersentlastungsbetrag

Auch der Altersentlastungsbetrag steigt künftig langsamer, rückwirkend ab 2023 jährlich um 0,4 Prozent – bisher waren es 0,8 Prozent. Gleichzeitig wird der Höchstbetrag ab 2023 jährlich um 19 Euro statt bisher 38 Euro reduziert.

Versorgungsfreibetrag

Ab 2023 wird der Prozentwert für die Berechnung des Versorgungsfreibetrags in Schritten von 0,4 Prozentpunkten verringert, bisher galten 0,8. Der Höchstbetrag reduziert sich entsprechend um 30 Euro und der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag um neun Euro pro Jahr.

Pauschale für Berufskraftfahrer

Übernachten Berufskraftfahrer in der Schlafkabine ihres LKW, so können sie neben der Verpflegungspauschale eine Pauschale für Übernachtungen in der Lkw-Schlafkabine steuerlich geltend machen. Diese Pauschale wird rückwirkend zum 1. Januar 2024 von acht auf neun Euro pro Nacht erhöht.

Fünftelregelung

Die Berechnung der Fünftelregelung in der Lohnsteuer wird für den Arbeitgeber aufgehoben, kann aber weiterhin vom Steuerpflichtigen im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer geltend gemacht werden. Diese Änderung ist erstmals für den Veranlagungszeitraum 2025 anzuwenden, ursprünglich war dies bereits für das Jahr 2024 geplant.

Beiträge für Gruppenunfallversicherung

Arbeitgeber können die Beiträge für eine Gruppenunfallversicherung pauschal mit 20 Prozent versteuern, wenn der steuerliche Durchschnittsbetrag ohne Versicherungssteuer im Kalenderjahr 100 Euro nicht überschreitet. Diese Grenze entfällt mit Beginn des Lohnsteuerabzugs 2024, die Beiträge können künftig unabhängig von ihrer Höhe pauschal versteuert werden.

Privatnutzung von Elektroautos

Die Preisgrenze für die steuerliche Begünstigung der Privatnutzung von Elektroautos wurde im Wachstumschancengesetz letztlich nur von 60.000 Euro auf 70.000 Euro erhöht. Bei der Anwendung der 1-Prozent-Regelung ist dann nur ein Viertel der Bemessungsgrundlage (Bruttolistenpreis) anzusetzen. Diese Regelung gilt für alle Elektro-Firmenwagen, die nach dem 31. Dezember 2023 angeschafft wurden.

Die Förderung von Hybridfahrzeugen (Halbierung der Bemessungsgrundlage) erfolgt derzeit nur bei Fahrzeugen mit einer elektrischen Reichweite von 60 Kilometern. Bei einer Zulassung ab 1. Januar 2025 sind mindestens 80 Kilometer Reichweite erforderlich.

Folgende Maßnahmen wurden im Wachstumschancengesetz gestrichen

Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter

Geringwertige Wirtschaftsgüter können sofort abgeschrieben werden, wenn sie einen Nettowert von 800 Euro nicht übersteigen. Diese Höchstgrenze bleibt bestehen, ursprünglich wollte der Gesetzgeber die Grenze mit dem Wachstumschancengesetz auf 1000 Euro anheben.

Verpflegungspauschalen

Die geplante Erhöhung der Verpflegungspauschalen für Dienstreisen wurde gestrichen, es bleibt auch 2024 bei den bisherigen Pauschalen von 14 bzw. 28 Euro im Inland. Diese Pauschalen kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten.

Freibetrag für Betriebsveranstaltungen

Für Zuwendungen des Arbeitgebers an Beschäftigte und ihre Begleitpersonen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen gilt ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro pro Veranstaltung und Teilnehmer – und dieser bleibt auch 2024 bestehen. Ursprünglich war im Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes eine Erhöhung des Freibetrags vorgesehen.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall - was Arbeitgeber wissen müssen
HR & Payroll

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall - was Arbeitgeber wissen müssen

Wenn ein Arbeitnehmer erkrankt, muss der Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung verschiedene Punkte berücksichtigen. Dieser Beitrag stellt die wichtigsten Fakten zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall vor und beantwortet häufig gestellte Fragen.

5 Min. Lesezeit

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zählt zu den essenziellen Säulen der sozialen Absicherung von Arbeitnehmern. Obwohl ihr Ursprung bis ins Jahr 1931 zurückreicht, wurde die vollständige Lohnfortzahlung für alle Beschäftigten erst ab 1957 festgeschrieben. Seit 1994 regelt in Deutschland das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) die Zahlung des Arbeitsentgelts an gesetzlichen Feiertagen und die Fortzahlung des Arbeitsentgelts im Krankheitsfall.

Arbeitsunfähigkeit und Lohnfortzahlung

Das Gesetz definiert Arbeitsunfähigkeit als den Zustand, in dem ein Arbeitnehmer aufgrund einer Krankheit nicht in der Lage ist, seine Arbeitsleistung zu erbringen. Sofern der Arbeitnehmer keine Schuld an seiner Erkrankung trägt, muss der Arbeitgeber das Entgelt gemäß § 3 Abs. 1 EFZG bis zu sechs Wochen lang fortzahlen. Nach Ablauf dieser Frist hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Krankengeld von seiner Krankenkasse.

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Acht Fakten zur Entgeltfortzahlung bei Krankheit

  1. Personenkreis: Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall gilt für alle Angestellten, Arbeiter oder zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten (§ 1 Abs. 2 EFZG), unabhängig von der Arbeitszeit – ausgenommen sind Beschäftigte in Heimarbeit.
  2. Dauer der Lohnfortzahlung: Das Entgelt wird für sechs Wochen (42 Werktage) ab dem ersten ganzen Tag der Arbeitsunfähigkeit fortbezahlt. Feiertage im betreffenden Zeitraum verlängern die Lohnfortzahlung nicht. Wie viele Arbeitstage pro Woche gearbeitet werden, spielt keine Rolle.
    Beispiel: Frau Meisner arbeitet nur an den Tagen Montag bis Mittwoch. Sie erkrankt am 1. April. Ihre Lohnfortzahlung endet unabhängig von ihren Arbeitstagen pro Woche nach sechs Wochen, also Mitte Mai.
  3. Wartezeit: Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall besteht erst vier Wochen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Danach beginnen die sechs Wochen Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers.
  4. Meldepflicht: Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber seine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen (§ 5 Abs. 1 EFZG). Er muss spätestens am vierten Kalendertag der Erkrankung ein ärztliches Attest über die voraussichtliche Dauer vorlegen. Der Arbeitgeber darf aber auch eine frühere Vorlage verlangen (z. B. am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit).
  5. Höhe der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Für die Lohnfortzahlung gilt das Lohnausfallprinzip – der Arbeitnehmer erhält das Entgelt, das er erhalten hätte, wenn er arbeitsfähig gewesen wäre. Hinzugerechnet werden müssen deshalb beispielsweise Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszuschläge, Gefahren- und Erschwerniszulagen (nicht aber Schmutzzulagen) sowie Vermögenswirksame Leistungen (VWL). Nicht berücksichtigt werden: Überstundenvergütungen, Auslösungen, Zuschüsse zu den Fahrtkosten.
  6. Elternzeit: Während der Elternzeit besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Arbeitet der Arbeitnehmer während der Elternzeit in Teilzeit, gelten jedoch die normalen Regelungen für die Lohnfortzahlung gemäß EFZG.
  7. Urlaubsanspruch: Der Arbeitgeber darf den Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers bei einer länger andauernden Erkrankung nicht einfach kürzen. Er ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG verpflichtet, den Jahresurlaub auf das erste Quartal des darauffolgenden Jahres zu übertragen.
  8. Ende: Die Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall endet, wenn das Arbeitsverhältnis endet – selbst wenn dieser Zeitpunkt während der Arbeitsunfähigkeit liegt. In Ausnahmefällen kommt eine darüberhinausgehende Lohnfortzahlungspflicht infrage, beispielsweise bei einer krankheitsbedingten Kündigung oder Aufhebung des Arbeitsverhältnisses oder bei einer Arbeitnehmerkündigung, die der Arbeitgeber verschuldet hat.

Exkurs: Entgeltfortzahlung bei mehreren Erkrankungen nacheinander

Erkrankt ein Arbeitnehmer nacheinander an verschiedenen Erkrankungen, löst jede Erkrankung für sich einen neuen Sechs-Wochen-Anspruch auf Lohnfortzahlung aus.
Beispiel: Herr Maler wird wegen einer Grippe für drei Wochen krankgeschrieben. Wenige Wochen später bricht er sich das Bein und fällt für fünf Wochen aus. Da unterschiedliche Ursachen vorliegen, erhält er für beide Phasen die volle Lohnfortzahlung.

Überlappen sich die zwei Zeiträume, werden sie nicht aufaddiert, sondern ab der zweiten Erkrankung beginnt ein neuer Sechs-Wochen-Zeitraum.
Beispiel: Herr Maler bricht sich das Bein nach zwei Wochen Grippe und wird fünf Wochen krankgeschrieben, obwohl er eigentlich wegen der Grippe noch eine weitere Woche arbeitsunfähig gewesen wäre. Insgesamt beträgt die Lohnfortzahlungsdauer sieben Wochen.

Fällt der Arbeitnehmer mehrfach infolge derselben Grunderkrankung aus, gelten nach § 3 Abs. 1 EFZG diffizilere Regelungen:

  • Liegen sechs Monate zwischen zwei Arbeitsunfähigkeitsphasen, entsteht ein neuer Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
  • Sind seit der ersten Erkrankung zwölf Monate abgelaufen, entsteht ebenfalls ein neuer Anspruch, auch wenn seit der letzten Erkrankung keine sechs Monate vergangen sind.

Beispiel: Frau Koffer ist an Krebs erkrankt. Im Januar erhält sie eine Therapie und fällt für acht Wochen aus. Im April ist sie erneut wegen der Folgen der Erkrankung arbeitsunfähig; ein Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht nicht, weil keine sechs Monate vergangen sind. Nachdem es ihr bereits wieder deutlich besser ging, erleidet sie im Dezember einen Rückfall und erhält eine neuerliche Strahlentherapie – die Lohnfortzahlungspflicht tritt erneut ein, da seit der letzten Erkrankung sechs Monate vergangen sind.

Häufige Fragen zur Lohnfortzahlung

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist ein komplexes Thema, das gerade in speziellen Fällen häufig Fragen aufwirft:

Muss der Arbeitgeber auch Lohnfortzahlung leisten, wenn der Arbeitnehmer selbst an seiner Erkrankung schuld ist?

Ist der Arbeitnehmer selbst an seiner Erkrankung schuld (Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit), liegt kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall vor. Dies ist etwas bei selbst verschuldeten Verkehrsunfällen, bei einer provozierten Schlägerei oder bei einer sehr gefährlichen Nebentätigkeit oder Sportart ohne entsprechende Sicherheitsvorkehrungen der Fall.

Wie kann der Arbeitgeber reagieren, wenn der Arbeitnehmer eine Erkrankung nur vortäuscht?

In diesem Fall ist der Arbeitgeber zur fristlosen Kündigung berechtigt, denn es handelt sich um einen Straftatbestand. Dies gilt beispielsweise auch dann, wenn der Arbeitnehmer vorgibt, krank zu sein, aber währenddessen weiterhin einer Nebentätigkeit nachgeht.

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer im Urlaub krank wird?

Die Erkrankung wird nicht auf einen geplanten Urlaub angerechnet. Somit erhält der Arbeitnehmer wegen der Erkrankung Entgeltfortzahlung und die geplanten Urlaubstage werden seinem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben.

Darf der Arbeitnehmer während der Lohnfortzahlung ausgehen oder Sport treiben?

Der Arbeitnehmer darf nichts tun, was seine Genesung gefährdet. Zuhause bleiben muss er aber nur, wenn ihm vom Arzt eine strenge Bettruhe verordnet wurde. Je nach Erkrankung kann es also in Ordnung sein, einkaufen oder ins Kino zu gehen oder sogar leichten Sport zu treiben.

Dürfen bei einer langen Erkrankung Sonderzahlungen gekürzt werden?

Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld dürfen im Krankheitsfall gekürzt werden, allerdings nur, wenn es hierzu eine vertragliche Vereinbarung gibt (z. B. in einem geltenden Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag).

Lohnfortzahlung leichtgemacht: Mit Lohnabrechnungssoftware automatisieren

Die korrekte Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall birgt einige Fallstricke, sei es die korrekte Ermittlung der Dauer, des fortzuzahlenden Entgelts oder die korrekte Versteuerung. Der Einsatz einer Lohnabrechnungssoftware macht sich deshalb für Arbeitgeber bezahlt. Diese ermittelt automatisiert, ab welchem Zeitpunkt die Lohnfortzahlung ausläuft, in welchen Fällen eine Folgeerkrankung zu berücksichtigen ist oder welches Entgelt auszuzahlen ist.

Pflichten und Risiken bei Krankheit im Ausland
HR & Payroll

Pflichten und Risiken bei Krankheit im Ausland

Gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte müssen bei einer Arbeitsunfähigkeit im Ausland bestimmte Pflichten erfüllen, um ihre Ansprüche auf Entgeltfortzahlung zu wahren. Doch auch für die Arbeitgeberseite ist die Erkrankung von Mitarbeitern in anderen Ländern mit finanziellen Risiken verbunden.

5 Min. Lesezeit

Im Falle einer Krankheit im Ausland müssen Beschäftigte bestimmte Melde- und Nachweispflichten erfüllen, um Anspruch auf Entgeltfortzahlung zu haben. Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ändert nichts an dieser Verpflichtung.

Melde- und Nachweispflichten im Ausland

Bei einer Erkrankung müssen Beschäftigte ihren Arbeitgeber so schnell wie möglich über ihre Arbeitsunfähigkeit, die voraussichtliche Dauer und ihre Aufenthaltsadresse im Ausland informieren.

Bei Arbeitsunfähigkeit über drei Tage hinaus gilt auch bei einer Erkrankung im Ausland das Entgeltfortzahlungsgesetz und damit die Nachweispflicht durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Diese gelangt je nach Fallgestaltung auf unterschiedliche Weise zum Arbeitgeber:

  • Grenzgänger in europäischen Nachbarstaaten senden die ärztliche Bescheinigung an ihren ausländischen Sozialversicherungsträger, der sie an die deutsche Krankenkasse weiterleitet.
  • Außerhalb Europas erkrankte Mitarbeiter müssen ihre Krankschreibung hingegen in Papierform an den Arbeitgeber schicken.
  • Bei Ländern ohne Sozialversicherungsabkommen muss zusätzlich die gesetzliche Krankenkasse über die Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Die Rückkehr des erkrankten Mitarbeiters nach Deutschland muss unverzüglich dem Arbeitgeber und der Krankenkasse mitgeteilt werden.

Nachweis ärztlicher Bescheinigungen aus dem Ausland

Ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem Ausland gelten grundsätzlich wie deutsche Bescheinigungen, müssen jedoch eine Unterscheidung zwischen „einfacher Erkrankung“ und „Erkrankung mit Arbeitsunfähigkeit nach Arbeits- und Sozialversicherungsrecht“ enthalten.

Um mögliche Konflikte zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter auf diese besondere Nachweispflicht hingewiesen werden. Die Nichteinhaltung dieser Vorschrift kann nämlich laut Entgeltfortzahlungsgesetz dazu führen, dass der Arbeitgeber das Gehalt nicht zahlen muss. Allerdings darf die Entgeltfortzahlung nicht ohne Vorwarnung eingestellt werden.

Finanzielle Risiken für den Arbeitgeber

Schwere Erkrankungen von Beschäftigten während einer Entsendung im Ausland können für den Arbeitgeber ausgesprochen kostspielig werden. Das Sozialgesetzbuch (SGB V) besagt, dass gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiter selbst dann im Sinne der Sozialversicherung als entsendet gelten, wenn sie nur einen einzigen Tag im Ausland für den Arbeitgeber tätig sind.

Gemäß Sozialgesetzbuch V (§ 17) muss der Arbeitgeber während der Beschäftigung im Ausland die medizinischen Leistungen für erkrankte Mitarbeiter und deren mitreisende Familienangehörige erbringen.

Konkret bedeutet dies, dass der Arbeitgeber für alle medizinischen Kosten im Ausland haftet – und in der Regel in Vorkasse treten muss. Die Beschäftigten können sämtliche verauslagten Beträge durch entsprechende Belege bei ihrem Arbeitgeber einreichen und deren Erstattung verlangen. Die folgende Kostenerstattung der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse an den Arbeitgeber deckt allerdings meistens nicht alle Kosten ab – der Arbeitgeber zahlt im Ergebnis oftmals kräftig drauf.

Abhilfe durch Auslandskrankenversicherung

Diesem hohen finanziellen Risiko kann durch den Abschluss einer Auslandskrankenversicherung wirksam begegnet werden. Eine solche Versicherung kann jene teilweise erheblichen Kosten ersetzen, die von der gesetzlichen Krankenkasse nicht übernommen werden.

Fazit

Arbeitgeber und Beschäftigte sollten ihre jeweiligen Pflichten und Risiken im Zusammenhang mit einer arbeitnehmerseitigen Arbeitsunfähigkeit im Ausland kennen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um mögliche Konflikte und finanzielle Belastungen zu minimieren.

Bis zu 3.000 Euro steuerfrei und abgabenfrei: Was Arbeitgeber über die Inflationsprämie wissen müssen
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Bis zu 3.000 Euro steuerfrei und abgabenfrei: Was Arbeitgeber über die Inflationsprämie wissen müssen

Die Inflationsausgleichsprämie zielt darauf ab, Bürgerinnen und Bürger angesichts steigender Verbraucherpreise zu entlasten. Im Gegensatz zur Energiepreispauschale erfolgt die Finanzierung dieser Prämie ausschließlich durch die Arbeitgeber, ohne staatliche Zuschüsse. In den folgenden FAQs fassen wir die essenziellen Informationen zur Inflationsprämie zusammen, die Arbeitgeber kennen sollten. Die Relevanz dieses Themas erstreckt sich auch über das Jahr 2023 hinaus.

5 Min. Lesezeit

Durch das dritte Entlastungspaket im September 2022 hat der Gesetzgeber die Inflationsausgleichsprämie eingeführt. Die Grundlage für diese Prämie ist das „Gesetz zur temporären Senkung des Umsatzsteuersatzes auf Gaslieferungen über das Erdgasnetz“, das am 1. Oktober 2022 in Kraft trat. Arbeitgeber können ihren Beschäftigten im Begünstigungszeitraum vom 26. Oktober 2022 bis 31. Dezember 2024 insgesamt bis zu 3.000 Euro steuerfrei und sozialversicherungsfrei auszahlen. Hier die wichtigsten Fragen und Antworten zur Inflationsprämie.

Sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die Inflationsausgleichsprämie zu zahlen?

Die Inflationsausgleichsprämie ist eine freiwillige Zuwendung des Arbeitgebers an seine Beschäftigten. Daher besteht keine Verpflichtung zur Auszahlung dieser Prämie, und der Arbeitnehmer hat keinerlei rechtlichen Anspruch darauf. Diese Regelung soll Unternehmen schützen, die aufgrund steigender Preise erhebliche wirtschaftliche Einschränkungen erfahren oder noch mit den Folgen der Corona-Pandemie zu kämpfen haben.

Dürfen Sie auch weniger als 3.000 Euro Inflationsausgleichsprämie auszahlen?

Ja, als Arbeitgeber dürfen Sie die Höhe der Zahlung selbst bestimmen. Sie sind nicht dazu verpflichtet, den maximalen Betrag von 3.000 Euro auszuzahlen; auch eine geringere Summe ist möglich.

Welche Voraussetzungen müssen zur Steuerbefreiung und Sozialversicherungsfreiheit der Inflationsprämie erfüllt sein?

Der Gesetzgeber hat einen neuen Abschnitt in das Einkommensteuergesetz (EStG) aufgenommen, der die Bedingungen für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Inflationsausgleichsprämie regelt. Die entsprechende Regelung findet sich in § 3 Nr. 11c Einkommensteuergesetz. Danach ist es vorgeschrieben, dass der Arbeitgeber die Zahlung „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ leistet. Dies bedeutet, dass beispielsweise ein bereits bestehendes Bruttoeinkommen nicht umgewandelt werden darf. Die Inflationsprämie soll keinen Lohn ersetzen, sondern zusätzlich zum regulären Verdienst gezahlt werden. Zudem muss auf der Überweisung oder der Verdienstabrechnung deutlich erkennbar sein, dass es sich um einen Ausgleich für die Preissteigerungen handelt.

Ist eine Umwandlung anderer Entgeltbestandteile erlaubt?

Die Umwandlung anderer Entgeltzahlungen ist grundsätzlich nicht zulässig. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um vertraglich vereinbartes Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder eine Gewinnbeteiligung oder sonstige Boni beim Einkommen handelt.

Hinweis: Achtung bei Zahlungen, die nicht vertraglich geregelt sind. Sind Ihre Arbeitnehmer länger im Betrieb und haben regelmäßig ein 13. Monatsgehalt, Weihnachts- oder Urlaubsgeld erhalten, entsteht eine sogenannte betriebliche Übung. In diesem Fall haben Ihre Arbeitnehmer einen rechtlichen Anspruch auf die Auszahlung dieser Leistungen. Diese sind somit auch nicht durch die Inflationsprämie zu ersetzen. Auch eine steuerfreie Auszahlung bereits geleisteter Überstunden oder nicht genommener Urlaubstage ist ausdrücklich nicht erlaubt.

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Kann die Auszahlung der Inflationsprämie auch in Teilbeträgen erfolgen?

Als Arbeitgeber dürfen Sie die Inflationsausgleichsprämie von bis zu 3.000 Euro sowohl als Einmalbetrag als auch in gleichbleibenden oder variierenden Teilbeträgen auszahlen – beispielsweise in Höhe von 50 Euro oder 100 Euro monatlich.

Die Entscheidung, ob Sie die Zahlung als Einmalbetrag oder als monatliche Zahlung gewähren, liegt ganz bei Ihnen. Wichtig: Bei einer Auszahlung in Teilbeträgen sollten Sie die Obergrenze von 3.000 Euro im Auge behalten. Eine Überschreitung dieser Grenze könnte bei einer Lohnsteuerprüfung durch das Finanzamt oder einer Sozialversicherungsprüfung unangenehme Konsequenzen haben. In diesem Fall müssten die Beträge im Nachhinein versteuert und verbeitragt werden.

Dürfen Sie als Arbeitgeber die Inflationsprämie an alle Mitarbeitenden auszahlen?

Ja, die Prämie zum Inflationsausgleich darf an alle Mitarbeitenden ausgezahlt werden. Neben den Vollzeitbeschäftigten kann der Arbeitgeber den Inflationsbonus also auch an folgende Arbeitnehmergruppen in voller Höhe auszahlen:

  • Geringfügig Beschäftigte (Minijobber)
  • Teilzeitangestellte
  • Werkstudenten
  • Auszubildende
  • Kurzfristig Beschäftigte

Ist es zulässig, die Inflationsausgleichsprämie nur besonders engagierten Mitarbeitenden zu zahlen?

Es ist nicht gestattet, nur einige besonders engagierte Mitarbeitende im Team mit der Inflationsprämie zu belohnen, während alle anderen keine steuerfreien Sonderzahlungen erhalten. Eine derartige Unterscheidung nach dem Kriterium „Leistung“ widerspricht dem Gleichbehandlungsgrundsatz, der bei der Auszahlung der Inflationsprämie gilt. Es gibt jedoch alternative Ansätze, um differenzierte Auszahlungen vorzunehmen.

Welche Möglichkeiten gibt es, die 3.000 Euro der Inflationsprämie zu staffeln?

Als Arbeitgeber dürfen Sie den Auszahlungsbetrag beispielsweise nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit staffeln:

Einstellungsdatum

Auszahlungsbetrag

Vor dem 1. Januar 2021

3.000 €

Nach dem 1. Januar 2021

2.000 €

Vor dem 1. Januar 2022

1.000 €

Nach dem 1. Januar 2022

500 €

Auf die oben gezeigte Weise kann der Arbeitgeber die Auszahlung der Inflationsprämie beispielsweise staffeln, ohne den Gleichbehandlungsgrundsatz zu verletzen. Ebenfalls erlaubt ist, die Inflationsausgleichsprämie nach dem Umfang der Arbeitszeit zu staffeln: Vollzeitmitarbeiter bekommen in diesem Fall zum Beispiel die vollen 3.000 Euro ausgezahlt – Teilzeitangestellte oder Minijobber hingegen erhalten die steuerfreie Zahlung anteilig, anhängig von der vereinbarten Arbeitszeit. Es gibt somit einige legale und faire Gestaltungsmöglichkeiten, mit denen Sie als Arbeitgeber den Gleichbehandlungsgrundsatz einhalten und sich rechtlich unangreifbar machen.

Tipp: Bekommt ein Beschäftigter keine Inflationsprämie, muss der Arbeitgeber die Gründe dafür lückenlos nachweisen. Hierauf ist insbesondere bei Arbeitsverhältnissen unter Ehegatten zu achten. Bekommt nämlich der Ehegatte den steuerfreien Inflationsbonus, während die Kolleginnen und Kollegen leer ausgehen, kann das zu einem Problem führen.

In welcher Form können Sie die Inflationsausgleichsprämie gewähren?

Die unkomplizierteste und häufig bevorzugte Methode ist die Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie in Form von Geld – entweder im Rahmen der Lohnabrechnung oder als direkte Überweisung an die Beschäftigten.

Eine Verpflichtung, wonach die Auszahlung über die Lohnabrechnung abzuwickeln sei, gibt es im Zusammenhang mit der Inflationsprämie nicht. Somit besteht auch die Möglichkeit, die Inflationsprämie in Sachbezüge umzuwandeln, wie zum Beispiel Tankgutscheine, Warengutscheine oder Kantinengutscheine. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass entsprechende Sachleistungen nicht bereits zuvor gewährt wurden.

Worauf müssen Sie bei der Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie noch achten?

Viele Unternehmen geben ihren Mitarbeitenden Tankgutscheine in Höhe von 50 Euro monatlich aus. Wird diese Art der Sachbezüge bereits seit längerer Zeit genutzt, darf die Inflationsausgleichsprämie nicht in eine Sachleistung dieser Art umgewandelt werden, da dabei der Grundsatz der „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ ausgezahlten Leistung verletzt würde.

Bisher war die Grenze für steuer- und sozialversicherungsfreie Sachleistungen monatlich auf 50 Euro festgelegt. Diese Freigrenze wird vorübergehend ausgesetzt: Bis zum 31. Dezember 2024 besteht die Möglichkeit, zusätzliche Gutscheine im Gesamtwert von bis zu 3.000 Euro auszugeben.

Welche Vorteile hat die Auszahlung der Inflationsprämie für Sie als Arbeitgeber?

Arbeitgeber, die ihre Mitarbeitenden durch die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie unterstützen, senden ein positives Signal an ihre Belegschaft. Dies kann die Mitarbeiterbindung stärken. Gleichzeitig können Arbeitgeber, die derzeit selbst unter den anhaltenden Teuerungsraten leiden, durch die Zahlung des steuerfreien Inflationsausgleichs eine anstehende dauerhafte Lohnerhöhung möglicherweise auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

Bei der Inflationsprämie entfällt zudem der rund 20-prozentige Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Zahlt der Arbeitgeber die Prämie in voller Höhe von 3.000 Euro aus, beläuft sich die Ersparnis auf rund 600 Euro. Somit können Sie gleich mehrfach von der Gewährung der Sonderzahlung profitieren – und keineswegs nur Ihre Arbeitnehmer.

Wachstumschancengesetz - Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung
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Wachstumschancengesetz - Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung

Das Wachstumschancengesetz soll die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft stärken. Auch Impulse im Bereich der Einkommensteuer gehören dazu, oftmals mit Wirkung auf die Entgeltabrechnung. Diese haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

5 Min. Lesezeit

Das Wachstumschancengesetz trägt den selbsterklärenden Namen „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“. Seine erklärten Ziele sind die Verbesserung der Liquiditätssituation von Unternehmen und die Steigerung von unternehmerischen Investitionen in Deutschland. Der Regierungsentwurf wurde am 17. November 2023 im Deutschen Bundestag mit einigen Änderungen verabschiedet – nun hat der Bundesrat das Gesetz jedoch vorerst gestoppt und an den Vermittlungsausschuss überwiesen. Dieser Beitrag stellt daher die wesentlichen Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung nach gegenwärtigem Gesetzgebungsstand vor – weitere Änderungen sind möglich.

Wie wirkt sich das Wachstumschancengesetz auf die Entgeltabrechnung aus?

Mit dem Wachstumschancengesetz sollen verschiedene Änderungen im Bereich der Lohnabrechnung einhergehen. Hier ein Überblick.

Anhebung der Verpflegungspauschalen

Die Verpflegungspauschalen bei auswärtigen Tätigkeiten im Inland sollen ab dem 1. Januar 2024 steigen:

  • Pro Kalendertag bei einer mehr als achtstündigen Abwesenheit des Beschäftigten von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten künftig 16 Euro (bisher 14 Euro).
  • Pro Kalendertag bei einer 24stündigen Abwesenheit des Beschäftigten von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten künftig 32 Euro (bisher 28 Euro).
  • Für entsprechende An- oder Abreisetage bei auswärtiger Unterbringung des Beschäftigten gelten fortan 16 Euro (bisher 14 Euro)

Pauschbetrag für Berufskraftfahrer steigt durchs Wachstumschancengesetz

Der Pauschbetrag für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, soll ab dem 1. Januar 2024 auf 9 Euro steigen (bisher: 8 Euro).

Sonderregelung der privaten Nutzung von Elektrofahrzeugen

Bei der privaten Nutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge ohne CO2-Ausstoß wird bisher nur ein Viertel des Bruttolistenpreises als Bemessungsgrundlage angesetzt, sofern dieser 60.000 Euro nicht übersteigt. Nach dem Wachstumschancengesetz soll dieser Höchstbetrag ab dem 1. Januar 2024 auf 70.000 Euro erhöht werden.

Fünftelungsregelung wird abgeschafft

Die komplizierte Fünftelungsregelung führt dazu, dass die Tarifermäßigung für Vergütungen von mehrjährigen Tätigkeiten bereits bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt wird. Durch das Wachstumschancengesetz soll dieses Verfahren ab 2024 entfallen. Arbeitnehmer können die Tarifermäßigung jedoch weiterhin im Rahmen ihrer Einkommensteuerveranlagung geltend machen.

Betriebsveranstaltungen – Anhebung des Freibetrags

Der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen soll ab 2024 von 110 Euro auf 150 Euro angehoben werden. Dieser Freibetrag gilt für arbeitgeberseitige Zuwendungen an eigene Beschäftigte und deren Begleitpersonen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen. Falls der Freibetrag überschritten wird, gelten die darüber hinausgehenden Beträge als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit.

Geschenke für Betriebsfremde – Höchstwert steigt

Der gewinnunschädliche Höchstwert für Geschenke an Personen, die nicht zu den eigenen Beschäftigten gehören, soll ab 2024 von bisher 35 auf 50 Euro pro Wirtschaftsjahr angehoben werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter – Grenze steigt

Ab 2024 können die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für geringwertige Wirtschaftsgüter wie Arbeitsmittel bis zu 1.000 Euro sofort und vollständig als Betriebsausgaben oder Werbungskosten bei Beschäftigten abgezogen werden. So sieht es das Wachstumschancengesetz vor. Bisher lag die Grenze bei 800 Euro.

Gruppenunfallversicherung – Höchstbetrag entfällt

Bisher können Arbeitgeber die Beiträge für eine Gruppenunfallversicherung mit einem pauschalen Steuersatz von 20 Prozent erheben, sofern der steuerliche Durchschnittsbetrag ohne Versicherungssteuer im Kalenderjahr 100 Euro nicht überschritt. Ab 2024 soll diese Grenze aufgehoben sein. Somit können Arbeitgeber ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich alle Beiträge mit einem pauschalen Steuersatz von 20 Prozent versteuern, unabhängig von der tatsächlichen Höhe der Beiträge.

Altersentlastungsbetrag wird halbiert

Der verminderte Anstieg des Besteuerungsanteils soll für die Abschmelzung des Altersentlastungsbetrags nachvollzogen werden, indem die bisher gültigen Jahresschritte ab dem Jahr 2023 von 0,8 Prozent auf 0,4 Prozent halbiert werden. Dadurch reduziert sich der Höchstbetrag ab 2023 nur noch um 19 Euro pro Jahr, statt der bisherigen 38 Euro.

Rentenbesteuerung verlangsamt

Ab 2023 wird der Anstieg des Besteuerungsanteils für jeden neuen Renteneintrittsjahrgang von bisher 1,0 Prozent auf 0,5 Prozent pro Jahr reduziert. Für die Kohorte 2023 beträgt der Besteuerungsanteil damit nur noch 82,5 Prozent. Die volle Besteuerung von 100 Prozent wird folglich erst für die Kohorte 2058 erreicht.

Doppelbesteuerung von Renten – neue Maßnahmen

Mehrere neue Maßnahmen sollen gegen die Doppelbesteuerung von Renten wirken, insbesondere Anpassungen beim Versorgungsfreibetrag und Altersentlastungsbetrag sowie bei der Rentenbesteuerung.

Abfindung einer Kleinbetragsrente

Die Abfindung einer Kleinbetragsrente soll ab dem Tag der Verkündung des Gesetzes auch während der Auszahlungsphase möglich sein, sofern die bisherige Rente aufgrund der Durchführung des Versorgungsausgleichs den Wert einer Kleinbetragsrente erreicht oder unterschreitet.

Lohnabrechnung selbst erstellen - warum sich das gleich mehrfach lohnt
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Lohnabrechnung selbst erstellen - warum sich das gleich mehrfach lohnt

Die Entgeltabrechnung erfordert größte Sorgfalt und kostet Zeit. Da liegt der Gedanke, einen Dienstleister mit der Aufgabe zu betrauen, durchaus nahe. Hier erfahren Sie, warum es für Sie dennoch besser sein kann, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen.

5 Min. Lesezeit

Steuerklasse, Kirchensteuer, Rentenversicherung, Sozialversicherungsbeiträge und die jeweils dazu passende Berechnung verschiedener Abgaben, Abzüge und Zuschläge beim Lohn – all das macht die Entgeltabrechnung zu einer zeitaufwendigen Aufgabe. Gleichzeitig steigen die sonstigen Anforderungen an die Personalarbeit. Daher ist es nur allzu verständlich, dass mancher Arbeitgeber die Lohnabrechnung auslagern möchte. Aber ist das wirklich der ideale Weg für Ihre Personalabteilung? Schließlich geben Sie damit auch Fachkompetenz und Know-how ab. Deshalb sollte ein Outsourcing gut überlegt sein. In diesem Beitrag erhalten Sie ein paar trifftige Argumente dafür, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen. Außerdem erfahren Sie, inwiefern die richtige HR-Software Ihnen die Arbeit drastisch erleichtern kann.

Das ist die Lage im Bereich HR

Die Personalabteilung führt die Lohnabrechnung durch – früher einmal galt das in Unternehmen als selbstverständlich. Mittlerweile pflegen die Spezialisten im Bereich Human Resources (HR) jedoch ein differenzierteres Rollenverständnis: Immer mehr Personaler betrachten die Lohnabrechnung nicht mehr als den Hauptzweck ihrer Tätigkeit. Sie verstehen sich selbst in erster Linie als firmeninterne Dienstleister, die die Führungskräfte und Mitarbeiter in personalwirtschaftlichen Belangen beraten.

Auf der HR-Agenda nach unten gerutscht: die Lohnabrechnung

Das veränderte Rollenverständnis von Personalern ist eine Begleiterscheinung der sich ändernden Rahmenbedingungen in der Arbeitswelt. Angesichts von Fachkräftemangel und demografischem Wandel sind Arbeitgeber mehr denn je darauf angewiesen, sich als attraktive Marke für Arbeitnehmer zu präsentieren, das Recruiting zu professionalisieren und in die Personalentwicklung zu investieren. Es gibt also einiges zu tun im Bereich Human Resources. Die Lohnabrechnung selber zu machen, gerät dabei verständlicherweise zunehmend aus dem Blickfeld von Personalverantwortlichen und Management.

Warum es so unattraktiv erscheint, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen

Es liegt aber nicht nur an der Aufgabenfülle in den Personalabteilungen, dass die Abrechnung des Entgelts nicht zu den beliebtesten Aufgaben zählt. Die Bereitschaft zum Outsourcing in ein Lohnbüro hängt auch damit zusammen, dass die Lohnabrechnung eine inhaltlich anspruchsvolle Disziplin mit großer Änderungsdynamik ist. Häufige gesetzliche Neuerungen, zunehmende Digitalisierung in Form neuer Verfahren, zahllose zu beachtende Normen – all das erfordert Fachwissen und kontinuierliche Weiterbildung. Daher fallen die Offerten von Dienstleistern, die kostengünstiges und unproblematisches Outsourcing versprechen, in überlasteten Personalabteilungen häufig auf fruchtbaren Boden.

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Sparen Sie durch ein Outsourcing der Gehaltsabrechnung wirklich Zeit und Geld?

Ob Unternehmen mit dem Ergebnis einer Auslagerung anschließend zufrieden sind, dazu gibt es keine systematischen, unabhängigen Erhebungen. Fest steht aber: Outsourcing bedeutet keineswegs, dass Sie als Auftraggeber mit der ausgelagerten Aufgabe nichts mehr zu tun haben. So müssen Sie zum Beispiel die Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister steuern. Nicht selten entsteht dabei eine doppelte Datenhaltung. Außerdem können individuelle Klärfälle, Abrechnungskorrekturen, Datenänderungen und Ähnliches mehr jederzeit zusätzlichen Abstimmungsbedarf verursachen, der Ihren vorgesehenen Kosten- und Zeitrahmen sprengt.

Ist die Lohnabrechnung nicht der Kernservice von HR?

Wenn Sie die Lohnabrechnung nicht mehr selber machen wollen und ein Outsourcing planen oder diesen Schritt schon gegangen sind, sollten Sie sich auch die grundsätzliche Frage stellen: Ist es tatsächlich sinnvoll, den ureigenen Kernservice auszulagern? Berücksichtigen wir in diesem Zusammenhang, dass viele Beschäftigte Umfragen zufolge die Lohnabrechnung nach wie vor für die wichtigste Dienstleistung ihrer Personalabteilung halten, lautet die Antwort hier eindeutig: nein. Denn wenn Sie Ihre eigentliche Paradedisziplin aufgeben, nehmen sie damit nicht nur Ihr bekanntestes Angebot vom „Markt“, sondern schaffen sich auch selbst ein Stück weit ab. Ist das in Ihrem Sinne?

Ein oft übersehener Faktor, wenn Sie die Lohnabrechnung nicht selbst erstellen

Ein anderer Aspekt, der gegen eine Auslagerung spricht: Führen Sie in der Personalabteilung die Entgeltabrechnung selbst durch, liegen Ihnen wichtige Daten zu den Mitarbeitern systematisch und auswertbar vor. Auf dieser Basis können Sie den Angestellten beispielsweise schnell Auskünfte erteilen, etwa zu Fehlzeiten, oder Bescheinigungen ausstellen. Durch den Zugriff auf einen Datenpool und über den Austausch mit den Mitarbeitern erfassen Sie wertvolle Informationen über deren Lebensplanung, Leistungsvermögen und Wünsche.

Auch deshalb sollten Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen

Zudem können Sie die Beschäftigten nur dann kompetent zu Themen wie Elternzeit, betrieblicher Altersvorsorge oder Dienstwagennutzung beraten, wenn sie über Kenntnisse in der Entgeltabrechnung sowie im Sozialversicherungs- und Steuerrecht verfügen. Geben Sie die Lohnabrechnung und das zugehörige Know-how ab, ist das oft nicht mehr der Fall. Dann laufen Sie als Personaler Gefahr, den Kontakt zu den Mitarbeitern zu verlieren, weniger über die personalwirtschaftlichen Herausforderungen des Unternehmens zu wissen und schlimmstenfalls als entbehrlich wahrgenommen zu werden. Eine derartige Entwicklung ist jedoch weder im Interesse der Personalabteilung noch im Sinne des Unternehmens.

7 Gründe, professionelle HR-Software zu nutzen

Ihr Personalinformationssystem besteht im Wesentlichen aus Gitternetzlinien in Excel und Co.? Sie meinen, HR-Software sei nur etwas für größere Unternehmen? Dann lesen Sie jetzt, weshalb Sie da falsch liegen.

1. Planen Sie Ihr Wachstum mit ein – auch bei den Aufgaben im HR-Bereich

Vielleicht haben Sie bisher gedacht, eine HR-Software sei nichts für Ihr Unternehmen, weil Sie nur zu zehnt sind und es daher leichtfällt, den Überblick zu behalten. Aber: Planen Sie für Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren ein Wachstum auf 20, 30 oder mehr Mitarbeiter? Dann ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Urlaube, Krankenstände, Mitarbeiterkompetenzen, Dokumente aus Personalakten, Entgeltentwicklungen, Fortbildungen der Mitarbeiter, unbesetzte Stellen, endende Probezeiten und noch vieles mehr immer schlechter im Blick behalten werden. Dieser Prozess läuft schleichend ab.

Oft bemerken die Betroffenen die fehlende Übersicht erst dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Setzen Sie daher früh genug auf smarte und vernetzte Softwareunterstützung. Andernfalls laufen Sie Gefahr, sich für jede Aufgabe vermeintlich gute Lösungen ausdenken zu müssen, die Sie unterm Strich viel Zeit kosten werden. Zeit, die Sie doch bestimmt lieber in Ihr Business investieren möchten.

2. Sie haben nur dann Zeit für die großen Aufgaben, wenn Sie die kleinen abgeben

Ist es auch bei Ihnen so, dass Ihre HR-Strategie bei der Geschäftsführung nicht bekannt ist? In vielen Unternehmen ist das der Fall. Gleichzeitig fordert die Führung häufig die Mitarbeit von HR an strategischen Themen ein. Auch in kleineren Unternehmen sind die Stärkung des Arbeitgeberauftritts und die Weiterqualifizierung der Mitarbeiter wichtige Themen, die Ressourcen binden. Das macht ein zeitraubendes Synchronisieren von Personalstammdaten über mehrere Excel-Sheets zu einem kostbaren Zeitverlust – mit professioneller HR-Software lässt sich das vermeiden.

3. Auch Frust kostet

Wer beim Werkzeug spart, zahlt doppelt, sagen Handwerker. Kein Mechaniker oder Tischler wäre begeistert, vom Chef einen Werkzeugkasten in der Sparvariante als Arbeitsmittel zu erhalten. Haben Sie nicht den gleichen Anspruch? Oder wollen Sie sich mit improvisierten Lösungen zufriedengeben? Excel bedeutet einen hohen manuellen Aufwand für Sie, wenn Sie damit die Lohnabrechnung selbst erstellen – gerade, was Datenpflege und Informationssuche betrifft. Die richtige HR-Software hilft dagegen, effektiv Frust zu vermeiden und Zeit zu sparen.

4. Diese drei Probleme machen die Zusammenarbeit in Excel und Co. kompliziert

Stellen Sie sich vor, Sie teilen sich Ihre Aufgaben rund ums Thema Personal mit einem oder mehreren Kollegen. Jeder hat andere Aufgaben, Rollen und Berechtigungen. Wie stellen Sie sicher, dass ein Kollege, der keine Gehälter sehen soll, auf das entsprechende Tabellenblatt keinen Zugriff erhält? Vermutlich mit einem Passwortschutz oder indem Sie eine weitere Tabelle anlegen? Doch wer hilft Ihnen, wenn Sie das Passwort vergessen haben? Das sind aber nicht die einzigen Stolpersteine, die sich ergeben können.

Haben Sie schon eine Lösung für Dateiänderungen?

Wie können Sie Änderungen an den Daten nachvollziehen? Vermutlich werden Sie die Dateien über Dateinamen wie „personalstammdaten_tagesdatum.xlsx“ versionieren, doch was ist mit inhaltlichen Änderungen in der Datei? Wer hat wann etwas verändert – was war der vorherige Wert? Die Nachvollziehbarkeit der Prozesse sicherzustellen wird mit Excel und Co. zu einem ambitionierten Unterfangen.

Wie aktualisieren und sichern Sie Ihre Daten?

Wie schaut es mit der Aktualität der Daten aus? Sie können sich damit behelfen, die Datei auf einen zentralen Server zu legen. Dann greifen alle Beteiligten über denselben Ordner darauf zu. Befindet sich die Datei in Bearbeitung, bekommt der Kollege beim Öffnen einen entsprechenden Hinweis – und wartet am besten ab, bis die Datei wieder gespeichert und geschlossen wurde. Andernfalls besteht die Gefahr des Datenverlusts oder unerwünschten Überschreibens von Daten.

Wie gehen Sie mit Datenredundanzen um?

Oft kommt es auch vor, dass bestimmte Daten in verschiedenen Tabellen vorkommen. Mitarbeiterbezogene Daten stehen beispielsweise immer im Zusammenhang mit dem Namen eines Mitarbeiters. Ändert sich dieser Name, muss dies in allen Tabellen angepasst werden. Datenbankbasierte Systeme hingegen vermeiden Datenredundanzen. Informationen werden miteinander verknüpft, und Mitarbeiter können gemeinsam an einer Datenbasis arbeiten. Nicht zu verachten ist auch der Schutz vor Datenverlust, der sich bei dateibasierten Lösungen wie Excel nicht in dem hohen Maße erreichen lässt.

Gute Nachrichten für Ihren Workflow: HR-Software ist in der Regel darauf ausgelegt, dass mehrere Benutzer damit gleichzeitig arbeiten. Änderungen an Stamm- und Bewegungsdaten werden automatisch protokolliert. Und über Berechtigungsprofile lässt sich genau definieren, wer welche Daten sehen darf und welche nicht. Dadurch vermeiden Sie Fehler und erledigen Ihre Aufgaben viel effektiver.

5. Sind Sie sicher, dass Ihre Excel-Tabellen korrekt sind?

Rund 94 Prozent aller Excel-Tabellen enthalten Fehler, berichtete das Wirtschaftsmagazin brand eins vor einigen Jahren unter Bezug auf den Ökonomen Raymond Panko von der Universität Hawaii. Irrtümer bezögen sich dabei selten auf nur eine Zelle, sondern summierten sich auf und beeinflussten das Gesamtergebnis stark. Zudem seien Fehler schwer zu entdecken und zu korrigieren.

Auch eine HR-Software ist nicht komplett vor Fehlern gefeit, da auch hier der menschliche Faktor eine Rolle spielt. Der Vorteil gegenüber individuell erzeugten Excel-Tabellen ist jedoch folgender: Standardsoftware entsteht in einem Entwicklungsprozess, der Tests zur Qualitätssicherung beinhaltet. Darüber hinaus nutzen oft tausende Anwender die Software, so dass Fehler hier schneller auffallen und von Experten bereinigt werden können. Durch ein Update profitieren alle Anwender von einer Fehlerkorrektur. Von einer HR-Lösung, die schon viele Jahre am Markt ist, können Sie also eine sehr viel höhere Datenqualität erwarten als von einer selbstgemachten Excel-Datei.

6. So erleichtern Sie sich die Zusammenarbeit mit Ihren Führungskräften

Völlig klar: Die Beratung von Führungskräften in personellen Belangen ist ein wichtiges Dienstleistungsangebot der Personalabteilung. Beratung ist jedoch nicht gleichzusetzen mit telefonischer Auskunft. Führen Sie doch einfach einmal über einen Zeitraum von vier Wochen eine Strichliste, wie häufig eine Führungskraft die an Sie gerichteten Fragen selbst hätte beantworten können – wenn sie Zugriff auf die Personalakten der entsprechenden Mitarbeiter gehabt hätte.

Gewiss ist es nicht ratsam, eine Excel-Tabelle mit sensiblen Personaldaten auf einen für alle zugänglichen Server zu legen oder jeder Führungskraft pauschal den Zugang zu sämtlichen Personalakten zu gewähren. Deutlich einfacher und sicherer ist es, alle Personalakten digital zu führen und Führungskräften, zum Beispiel über ihren Browser einen Zugriff auf die Personalakten ihrer Mitarbeiter einzuräumen.

7. Auch kleine Unternehmen können sich HR-Software leisten

Dank Mietangeboten ohne Anfangsinvestition und ohne lange Vertragsbindung fällt der Abschied von der Excel-Personalverwaltung nicht schwer. Zudem ist es möglich, sich ein Programmpaket nach den eigenen Bedürfnissen zusammenzustellen: „nur“ Entgeltabrechnung – oder auch eine digitale Personalakte und weitere Lösungen fürs Personalmanagement. Sie haben die Wahl und zahlen nur, was Sie wirklich benötigen. Dabei lässt sich die Software hinsichtlich Funktionsumfang, Mitarbeiterzahl und Nutzerzahl skalieren.

Fazit: Es ist an der Zeit, die Lohnabrechnung selber zu machen – aber mit Profi-Werkzeug

Sind Sie sich sicher, dass Sie wirklich Kosten sparen, wenn Sie weiterhin auf Excel-Tabellen für die Gehaltsabrechnung und andere HR-Aufgaben setzen oder die Lohnabrechnung nicht selber machen? Mit einer geeigneten Lohnsoftware ersparen Sie sich nämlich nicht nur unnötige Fehler und einen erhöhten Aufwand, sondern erleichtern ebenso die Zusammenarbeit mit den Führungskräften in Ihrem Unternehmen. Gleichzeitig stellen Sie so Ihre HR-Abteilung digital für die Zukunft auf.

ITSG-Zertifikat beantragen: Was sich beim Antragsverfahren geändert hat
HR & Payroll

ITSG-Zertifikat beantragen: Was sich beim Antragsverfahren geändert hat

Seit Juli 2023 gelten für Anträge auf Erteilung eines ITSG-Zertifikats neue Anforderungen an die Identifizierung und Authentifizierung der Antragsteller beim ITSG-Trust-Center. Hier ein Überblick über die Änderungen.

5 Min. Lesezeit

Um Meldungen zur Sozialversicherung an den Sozialversicherungsträger sicher übertragen zu können, benötigt jeder Arbeitgeber ein sogenanntes ITSG-Zertifikat vom Trust-Center der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG). Bereits zum 1. Januar 2023 wurde – parallel zum bisherigen Verfahren – ein neues Antragsverfahren für das Zertifikat eingeführt. Dieses wird ab dem 1. Juli 2023 für alle Arbeitgeber und Meldestellen verpflichtend sein. In diesem Beitrag erfahren sie, wie Sie künftig ein neues ITSG-Zertifikat beantragen oder ein bestehendes Zertifikat verlängern können.

Was ist ein ITSG-Zertifikat?

Die ITSG stellt den Arbeitgebern die Möglichkeit bereit, ihre Sozialversicherungsdaten in verschlüsselter Form sicher an die Sozialersicherungsträger zu übermitteln. Dabei fungiert sie als Zertifizierungsstelle (Trust-Center). Das bedeutet: Sie registriert einerseits die elektronischen Schlüssel, andererseits ordnet sie diesen Schlüsseln eine natürliche Person oder ein Unternehmen eindeutig zu.

Mithilfe des ITSG-Zertifikats können Arbeitgeber sämtliche Meldungen im Bereich der Sozialversicherung übermitteln, beispielsweise Beitragsnachweise, Meldungen an die Krankenversicherung oder den digitalen Lohnnachweis zur Unfallversicherung. Das geschieht im Regelfall direkt aus der verwendeten Entgeltabrechnungssoftware heraus.

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ITSG-Zertifikat beantragen: Was ändert sich ab Juli 2023?

Zum 1. Juli 2023 wird das zum Jahresbeginn eingeführte neue Antragsverfahren verpflichtend. Dieses stellt erhöhte Anforderungen an die Identifizierung und Authentifizierung der Kontaktperson. Reichte es bislang aus, zur Identifizierung eine Ausweiskopie mit dem Antrag einzureichen, muss sich die Kontaktperson zukünftig per Postident-Verfahren der Deutschen Post oder per Online-Ausweisfunktion (eID) identifizieren.

Ebenfalls neu ist, dass das Antragsverfahren nun komplett online über das ITSG-Registrierungsportal durchgeführt wird. Schriftliche Zertifizierungsanträge per Brief, E-Mail oder Fax sind ab Juli 2023 nicht mehr möglich.

Wie läuft die Beantragung eines ITSG-Zertifikats ab?

Möchten Arbeitgeber ein ITSG-Zertifikat beantragen oder verlängern, gehen sie nach dem neuen Antragsverfahren folgendermaßen vor:

  1. Registrierung
    Jeder Arbeitgeber muss sich im ITSG-Registrierungsportal registrieren. Dafür benötigt er neben den Kontaktdaten auch seine Betriebsnummer. Nach Bestätigung der versendeten Bestätigungs-E-Mail kann er sich mit seinen Benutzerdaten im Portal anmelden.
  2. Identitätsprüfung
    Die Kontaktperson ruft die Postident-Website der Deutschen Post auf. Hier kann sie sich entweder mit ihrem Onlineausweis identifizieren oder das herkömmliche Postident-Verfahren durchlaufen. Nach Übermittlung des erforderlichen Coupons per E-Mail oder als Download kann die Kontaktperson die Postident-Identifizierung in einer Postfiliale abschließen.
  3. Bestätigung der Firmenadresse
    Beim erneuten Login in das ITSG-Registrierungsportal muss die der Betriebsstättendatei entnommene Firmenadresse bestätigt werden. Ist die Adresse nicht korrekt, muss sie von der zuständigen Vergabestelle (z. B. Bundesagentur für Arbeit) geändert werden. Das ITSG kann die Daten nicht ändern. Stimmt die angezeigte Anschrift, ist ein Ansprechpartner zu hinterlegen, an den ein Freischaltcode verschickt wird. Zudem sind Angaben zur Rechnungsstellung erforderlich.
  4. Abspeichern der GUID
    Das Registrierungsportal erzeugt eine GUID-Vorgangsnummer (GUID = Globally Unique Identifier, global eindeutige ID). Diese muss abgespeichert werden.
  5. ITSG-Zertifikat beantragen
    Mithilfe der GUID können Arbeitgeber aus ITSG-zertifizierter Lohnabrechnungssoftware heraus ihr ITSG-Zertifikat beantragen. Dafür benötigen sie die Schlüsseldaten aus dem Registrierungsportal.
  6. Überprüfung
    Nun sollte die Kontaktperson sich im ITSG-Registrierungsportal einloggen und überprüfen, ob der Antrag eingegangen ist.
  7. Eingabe des Freischaltcodes
    Die ITSG versendet per Post an die angegebene Firmenadresse einen Brief mit einem Freischaltcode. Dieser muss im ITSG-Registrierungsportal eingegeben werden. Damit wird die Zertifizierung beauftragt. Im Anschluss versendet die ITSG ihre Rechnung.

Wichtiger Hinweis: Da der postalische Versand des Freischaltcodes häufig einige Wochen in Anspruch nimmt, sollten Arbeitgeber rechtzeitig ein neues ITSG-Zertifikat beantragen bzw. ihr bestehendes Zertifikat verlängern. Andernfalls kann es zu Beitragsschätzungen und Säumniszuschlägen kommen, weil Meldungen aufgrund fehlenden Zertifikats nicht fristgerecht übermittelt werden.

Welche Unternehmen müssen sich bei der ITSG als Meldestelle registrieren lassen?

Unternehmen oder Institutionen, die für mehrere Betriebsnummern Sozialversicherungsdaten übertragen, gelten seit Januar 2023 als Meldestelle. Dazu zählen etwa Lohn- und Steuerbüros sowie die Entgeltabrechnungsstellen von Arbeitgebern, die die Lohnabrechnung für mehrere verbundene Unternehmen durchführen. Alle Meldestellen sollten bis Ende Juni 2023 eine Eigenerklärung für eine Meldestelle abgeben haben. Die Anmeldung als Meldestelle ist aber auch nachträglich noch möglich. Mit der Eigenerklärung bestätigen die Meldestellen, dass sich die meldepflichtigen Mandanten oder Unternehmen ihnen gegenüber identifiziert haben.

Meldestellen können ihr ITSG-Zertifikat nicht verlängern, sondern müssen stets einen neuen Zertifizierungsantrag stellen. Diesem ist die Eigenerklärung jedes Mal aufs Neue hinzuzufügen. Das Formular kann beim Beantragen des ITSG-Zertifikats oder separat über www.itsg-trust.de/zap/upload-self-declaration hochgeladen werden. Alternativ kann es per E-Mail oder Fax an die ITSG übermittelt werden.

Noch nicht als Meldestelle registriert – und nun?

Haben Arbeitgeber die rechtzeitige Abgabe der Eigenerklärung und damit die Anmeldung als Meldestelle verpasst, stellt das zunächst kein Problem dar. Die Eigenerklärung kann jederzeit abgegeben werden, auch noch nach dem 1. Juli 2023.

Allerdings kann es zu Problemen kömmen, wenn eine Meldestelle ihre Eigenerklärung zum Zeitpunkt der Abgabe von SV-Meldungen noch nicht an die ITSG übermittelt hat. In diesem Fall könnte der betreffende Sozialversicherungsträger die Annahme der Meldungen, beispielsweise Beitragsnachweise, ablehnen. Dies wiederum hätte zur Folge, dass die Meldestelle die Abgabefrist nicht eingehalten hat und der Sozialversicherungsträger die Beiträge schätzt. Um dem vorzubeugen und Säumniszuschläge zu vermeiden, sollten Arbeitgeber sich rechtzeitig um die Registrierung als Meldestelle kümmern.

Lohn- und Gehaltsvorschüsse rechtssicher gestalten - darauf ist zu achten
HR & Payroll

Lohn- und Gehaltsvorschüsse rechtssicher gestalten - darauf ist zu achten

In eine finanzielle Schräglage zu geraten, kann schnell passieren. Gut, wenn der Arbeitgeber seinen Beschäftigten dann unkompliziert und unbürokratisch mit einem Vorschuss aushelfen kann. Dieser Beitrag zeigt, wie Lohn- und Gehaltsvorschüsse funktionieren, wie Arbeitgeber sie richtig auszahlen und worauf in rechtlicher Hinsicht zu achten ist.

5 Min. Lesezeit

Steigende Preise und hohe Inflation machen zurzeit vielen Menschen zu schaffen. Wenn dann auch noch zur Monatsmitte eine unerwartet hohe Rechnung – etwa für das defekte Familienauto – ins Haus flattert, ist die Haushaltskasse schnell überfordert. In solchen Situationen haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern Gehaltsvorschüsse anzubieten. Doch wie funktioniert so ein Vorschuss vom Arbeitgeber eigentlich? Wir beantworten die wichtigsten Fragen dazu.

Was sind Lohn- und Gehaltsvorschüsse?

In § 614 BGB ist gesetzlich geregelt, dass Arbeitgeber die Vergütung erst nach Erbringung der Arbeitsleistung auszahlen müssen. Benötigt ein Beschäftigter jedoch bereits vor dem festgelegten Auszahlungstermin finanzielle Mittel, kann der Arbeitgeber einen Teil der anstehenden Vergütung oder auch einen höheren Betrag vorab auszahlen.

Charakteristisch für einen solchen Vorschuss vom Arbeitgeber ist, dass der Mitarbeiter die der Auszahlungzugrunde liegende Leistung noch gar nicht erbracht hat. Darüber hinaus gibt es auch das System „On-Demand-Pay“. Dabei können Arbeitnehmer flexibel über den Teil ihres Gehalts verfügen, den sie bereits erarbeitet haben, und sich diesen bei Bedarf („On Demand“) auszahlen lassen.

Ablauf der Auszahlung von Lohn- und Gehaltsvorschüssen

Dem Prinzip nach könnte der Arbeitgeber einfach eine Überweisung in entsprechender Höhe vornehmen und so den Lohnvorschuss auszahlen. In der Praxis tut er jedoch gut daran, einen einheitlichen Prozess zu schaffen, um eine fristgerechte Rückzahlung sicherzustellen und Streitigkeiten vorzubeugen. So kann er vorgehen:

  1. Schaffung einer Richtlinie
    Um eine faire Behandlung aller Arbeitnehmer und die Einhaltung der Rückzahlungsvereinbarungen sicherzustellen, sollte der Arbeitgeber eine interne Richtlinie zur Gewährung von Lohn- und Gehaltsvorschüssen erstellen.
  2. Schriftlicher Antrag auf Lohnvorschuss
    Herzstück des Verfahrens ist ein schriftlicher Antrag. Dieser sollte, wie alle weiteren Vereinbarungen, in der Personalverwaltung ordnungsgemäß abgelegt und aufbewahrt werden – am besten in der digitalen Personalakte.
  3. Genehmigung
    Sprechen keine Gründe dagegen, kann der Arbeitgeber den Antrag auf Gehaltsvorschuss genehmigen. Die Vereinbarung sollte schriftlich niedergelegt und von beiden Parteien unterschrieben werden.
  4. Auszahlung des Vorschusses
    Es spielt keine Rolle, welche Zahlmethode der Arbeitgeber für die Auszahlung verwendet. Wichtig ist jedoch, dass der Zahlbetrag als Gehaltsvorschuss gekennzeichnet wird, bei einer Überweisung beispielsweise mit einem entsprechenden Betreff. Der Arbeitgeber sollte sich zu Beweiszwecken vom Arbeitnehmer den Erhalt bestätigen lassen.
  5. Verbuchung des Vorschusses
    Lohn- und Gehaltsvorschüsse müssen grundsätzlich getrennt von der regulären monatlichen Entgeltabrechnung verbucht werden.
  6. Rückzahlung
    Die Rückzahlung eines Gehaltsvorschusses folgt im Regelfall einem vorab vereinbarten Rückzahlungsplan. Der Betrag wird dabei meist mit einer oder mehreren folgenden Gehaltszahlungen verrechnet.

Gehaltsvorschuss: Welche Vor- und Nachteile gibt es?

Bei der Entscheidung für oder gegen das Angebot von Lohn- und Gehaltsvorschüssen sollten Arbeitgeber die Vorteile und Nachteile von Lohnvorauszahlungen berücksichtigen:

Vorteile

Nachteile
  • Bereicherung für eine breit aufgestellte Vergütungsstrategie
  • Gefühl der Wertschätzung für die Mitarbeiter
  • Positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit, die Motivation und die Produktivität
  • Positiver Einfluss auf die Fluktuationsrate
  • Förderung der psychischen Gesundheit durch Wegfall des finanziellen Drucks
 
  • Mögliche Probleme bei Rückzahlungen (Verspätung oder Zahlungsausfall)
  • Negative Auswirkungen auf die Liquidität des Unternehmens
  • Erhöhter Aufwand für die Verwaltung von Vorschüssen und die Ausarbeitung von Vorschuss-Richtlinien
  • Compliance-technische Bewertung von Vorschüssen erforderlich
 

Ein Gehaltsvorschuss kann ein finanzielles Risiko für den Arbeitgeber bedeuten. Kündigt ein Mitarbeiter direkt nach Erhalt der Zahlung fristlos oder taucht einfach nicht mehr zur Arbeit auf, ist die Abwicklung der Rückzahlung gefährdet. Hier ist es wichtig, in den im Vorfeld aufzustellenden Richtlinien auch den Umgang mit Problemen bei der Rückzahlung zu regeln.

Was gehört in eine Richtlinie zur Behandlung von Lohn- und Gehaltsvorschüssen?

Die Richtlinie dient dazu, einen sicheren Rechtsrahmen für Lohnvorschüsse zu bilden und den Ablauf zu definieren. Diese Inhalte sollte eine entsprechende Vereinbarung umfassen:

  • Voraussetzungen: Welche Bedingungen müssen anspruchsberechtigte Arbeitnehmer erfüllen? Die Betriebszugehörigkeit kann hier ebenso wie die abgeschlossene Probezeit oder eine erreichte Gehaltsstufe ausschlaggebend sein.
  • Höhe des Vorschusses: Hier ist zu definieren, bis zu welcher maximalen Höhe Vorschüsse möglich sind (z. B. bis zu einem Monatsentgelt).
  • Rückzahlung: Für die Rückzahlung sollten klare Vorgaben gelten. Zu regeln ist etwa, mit welchen Gehaltszahlungen verrechnet wird und inwiefern der Beschäftigte Zinsen zahlen muss.
  • Häufigkeit: Arbeitgeber sollten eine Grenze für die Inanspruchnahme von Lohn- und Gehaltsvorschüssen ziehen, beispielsweise auf einmal im Jahr. So beugen sie Missbrauch vor.
  • Ablauf der Antragstellung: Die Richtlinien sollten definieren, wie Mitarbeiter ihren Vorschuss richtig beantragen.

Haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen Vorschuss?

Sofern es diesbezüglich keine Regelungen im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag gibt, haben Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Zahlung eines Vorschusses. Der Arbeitgeber kann allerdings im Rahmen seiner Fürsorgepflicht verpflichtet sein, dem Arbeitnehmer finanziell unter die Arme zu greifen.

Fällt für eine Abschlagszahlung Lohnsteuer an?

Der Arbeitgeber muss keine Lohnsteuer einbehalten, wenn der Abrechnungszeitraum fünf Wochen nicht überschreitet. Außerdem muss spätestens drei Wochen nach diesem Zeitraum die eigentliche Lohnabrechnung erfolgen, in der die realistische Lohnsteuer berechnet wird.

Müssen für einen Vorschuss Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden?

In der Sozialversicherung gilt das Entstehungsprinzip. Die Beiträge werden daher nicht bei Auszahlung des Vorschusses fällig, sondern erst, wenn die ihnen gegenüberstehende Leistung erbracht wurde.

Dürfen Lohn- und Gehaltsvorschüsse unbegrenzt verrechnet werden?

Arbeitgeber müssen bei der Verrechnung des Gehaltsvorschusses bei der nächsten Abrechnung keine Grenzen beachten. Insbesondere müssen sie die Pfändungsfreigrenzen nicht einhalten.

Wie ist zu verrechnen, wenn eine Lohnpfändung eingeht?

Wird dem Arbeitgeber für den betreffenden Mitarbeiter eine Lohnpfändung zugestellt, stellt sich die Frage, von welchem Betrag die Pfändung befriedigt werden muss. Der Arbeitgeber darf zunächst den pfändungsfreien Teil des Lohns mit seinem Vorschuss verrechnen.

Was passiert mit einem Vorschuss bei einer Kündigung des Arbeitnehmers?

Falls der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet, noch ehe der Vorschuss voll verrechnet werden kann, muss er die gewährte Abschlagszahlung dennoch zurückzahlen.