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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber
HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

 

Interne Lohnabrechnung

Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Vorteile
  • Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten
  • Ständig aktuelle Daten verfügbar
  • Know-how bleibt im Unternehmen
  • Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich
  • Oft kostengünstiger als Outsourcing
  • Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen
  • Geringerer Personalaufwand
  • Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich
  • Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten
  • Schutz vor Personalausfall
  • Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung
  • Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung

Nachteile
  • Erhöhter Personalaufwand
  • Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig)
  • Kosten nur bedingt kalkulierbar
  • Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden
  • Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten
  • Oft teurer als Inhouse-Lösungen
  • Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig
  • Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister
  • Eigenes Know-how geht verloren
  • Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess
  • Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

  • Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
  • Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
  • Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

  • Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
  • Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
  • Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
  • Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

  • Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
  • Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
  • Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
  • Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
  • Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
  • Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
  • Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
  • Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

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Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Digitale Lohnunterlagen: Effizienz steigern und Kosten senken
HR & Payroll

Digitale Lohnunterlagen: Effizienz steigern und Kosten senken

Digitalisierung bedeutet mehr, als Unterlagen nur elektronisch zu erfassen und weiterzuleiten. Sie eröffnet die Möglichkeit, Prozesse gezielt zu optimieren und effizienter zu gestalten. Gerade in der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Bauwesen sollten Betriebe unnötige Abläufe überdenken und verbessern, um ihre Lohnsachbearbeiter*innen zu entlasten und Kosten zu senken. Ein digitales Mitarbeiterportal bietet hier entscheidende Vorteile und setzt neue Maßstäbe in puncto Effizienz und Nachhaltigkeit.

5 Min. Lesezeit

Warum digitale Lohn- und Gehaltsunterlagen wichtig sind

Die Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Papierform oder per E-Mail ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch Sicherheits- und Organisationsrisiken. Mit der Digitalisierung werden diese Prozesse verschlankt und optimiert.

Vorteile eines Mitarbeiterportals für die Lohnsachbearbeitung

Nach der Erstellung der Abrechnungen in einer Baulohn-Software werden diese einfach in das Mitarbeiterportal hochgeladen. Dies ersetzt den aufwendigen Versand physischer Dokumente und spart wertvolle Arbeitszeit. Lohnsachbearbeiter*innen können sich so stärker auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und werden spürbar entlastet.

Mehrwert für Mitarbeitende durch ortsunabhängigen Zugriff

Für die Beschäftigten des Baubetriebes bietet das Portal einen klaren Vorteil: Sie erhalten jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubsnachweise oder andere wichtige Dokumente. Gleichzeitig dient das Portal als sicheres Archiv, sodass keine Unterlagen mehr verloren gehen und Aktenordner überflüssig werden.

Effizienz und Kostenersparnis im Bauunternehmen

Die Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals steigert die Effizienz, senkt Kosten und sorgt für eine sichere Bereitstellung wichtiger Unterlagen. Bauunternehmen sparen nicht nur Ressourcen, sondern zeigen sich auch als moderner Arbeitgeber, der auf digitale Lösungen setzt.

SV-Meldeportal: Was kann die neue Ausfüllhilfe im Meldeverfahren?
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SV-Meldeportal: Was kann die neue Ausfüllhilfe im Meldeverfahren?

Seit Anfang Oktober 2023 können Unternehmen und Selbstständige das neue SV-Meldeportal nutzen. Es löst zum Jahresende die bisherige Ausfüllhilfe sv.net ab. Das bedeutet: Ab dem 1. Januar 2024 können Rückmeldungen der Krankenkassen nur noch über das SV-Meldeportal abgerufen werden. Hier die wichtigsten Infos zur neuen Anwendung.

5 Min. Lesezeit

Über das neue SV-Meldeportal können Arbeitgeber und Selbstständige Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge mit den Sozialversicherungsträgern elektronisch auszutauschen. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zur neuen Ausfüllhilfe im Meldeverfahren.

Was ist das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal ist seit dem 4. Oktober 2023 verfügbar. Es wird die Vorgängeranwendung sv.net vollständig ersetzen und ist über jeden gängigen Browser aufrufbar. Das SV-Meldeportal ist eine reine Webanwendung, die es Unternehmen ermöglicht, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise einzureichen. Es ist als Ausfüllhilfe für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen konzipiert.

Als rechtliche Grundlage dient § 95a des Sozialgesetzbuches IV. Aufgrund dieser gesetzlichen Verpflichtung müssen die Sozialversicherungsträger die bislang freiwillig bereitgestellte Anwendung nunmehr verpflichtend anbieten. Somit muss das SV-Meldeportal Arbeitgebern und Selbstständigen dauerhaft als Ausfüllhilfe für das Meldeverfahren zur Verfügung stehen.

Die Entwicklung des neuen Portals erfolgte in Zusammenarbeit zwischen der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) und dem GKV-Spitzenverband.

An wen richtet sich das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal wurde speziell als Unterstützung für Kleinunternehmen entwickelt, die kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen. Es kann jedoch auch Selbstständigen, mittelständischen Unternehmen und großen Betrieben helfen, ihren Meldepflichten nachzukommen und Bescheinigungen zu empfangen. Außerdem steht das Portal der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung.

Ersetzt das SV-Meldeportal eine Entgeltabrechnungssoftware?

Das SV-Meldeportal ist keine Alternative zu einer professionellen Entgeltabrechnungssoftware. Ebenso wie der Vorgänger sv.net führt das SV-Meldeportal keine Entgeltberechnungen oder Berechnungen zu Sozialversicherungs- und Steueranteilen durch. Es ermöglicht lediglich die Übertragung von Informationen und ersetzt somit kein Lohnabrechnungsprogramm.

Im Unterschied zu sv.net verfügt das SV-Meldeportal jedoch über zusätzliche Funktionen wie eine cloudbasierte Datenspeicherung. Diese Funktion erlaubt es beispielsweise Kleinunternehmern, alle relevanten Daten elektronisch zu speichern und sie später im Rahmen einer elektronischen Betriebsprüfung zu verwenden. Die Daten werden in einem zentralen Online-Datenspeicher abgelegt, und die maximale Speicherdauer beträgt fünf Jahre.

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Welche Kosten fallen für die Nutzung an?

Die Gebühren für die Nutzung des SV-Meldeportals variieren je nach Anzahl der benötigten Betriebsnummern des Unternehmens für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen. Es gibt zwei Anwendergruppen: die Single-Mandanten-Variante und die Multi-Mandanten-Variante.

Bis zum März 2024 gelten vergünstigte Gebühren. Unternehmen, die sich vor dem 31. März 2024 registrieren, zahlen für die Jahre 2023 und 2024 keine Gebühr. In diesem Fall entstehen erst ab dem 1. Januar 2025 Kosten für die Nutzung des SV-Meldeportals. Unternehmen, die sich ab dem 1. April 2024 registrieren, müssen sofort für die Nutzung bezahlen.

Bei einer Registrierung vor dem 31. März 2024 gilt automatisch die Multi-Mandanten-Variante. Diese ermöglicht den Datenaustausch für mehrere Betriebsnummern und die Verwaltung mehrerer Mandanten. Im Herbst 2024 müssen die Nutzer eine der beiden Varianten auswählen, für die ab dem 1. Januar 2025 erstmals eine Gebühr anfällt.

  • Die Kosten für die Nutzung einer einzigen Betriebsnummer betragen 36 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für einen Zeitraum von 36 Monaten.
  • Für die Nutzung mehrerer Betriebsnummern belaufen sich die Kosten auf 99 Euro zuzüglich Umsatzsteuer für ebenfalls 36 Monate.

Es gibt keine Begrenzung für den Austausch von Sozialversicherungsmeldungen; daher können beliebig viele Meldungen ausgetauscht werden.

Wie funktioniert die Registrierung für das SV-Meldeportal?

Die Registrierung für das SV-Meldeportal ist ausschließlich mit einem ELSTER-Zertifikat möglich. Jede Person innerhalb eines Unternehmens, die auf das Portal zugreifen möchte, muss über ein eigenes ELSTER-Zertifikat verfügen. Diese Zertifikate sind kostenlos beim Finanzamt oder auf der ELSTER-Website unter „Mein Unternehmenskonto“ erhältlich.

Überblick über die Registrierung

Die Registrierung läuft in diesen Schritten ab:

  1. SV-Meldeportal aufrufen
  2. Registrierung zur Nutzung über „Mein Unternehmenskonto“ abwickeln
  3. Im SV-Meldeportal mit dem ELSTER-Zertifikat authentifizieren
  4. Betriebsnummer und Unternehmensdaten eingeben
  5. Vertretungsberechtigungsschreiben mit Freischaltcode per Post erhalten
  6. Freischaltcode eingeben
  7. Freigabe des SV-Meldeportals für die Nutzung

Nach erfolgreicher Registrierung ist das SV-Meldeportal uneingeschränkt nutzbar. Für jeden Login wird das ELSTER-Zertifikat benötigt, mit dem sich das Unternehmen registriert hat.

Wie lange kann sv.net noch genutzt werden?

Bis zum 31. Dezember 2023 bleibt das bisherige Portal sv.net uneingeschränkt nutzbar. Ab dem Jahresbeginn 2024 wird die Nutzung von sv.net jedoch eingeschränkt. So können Rückmeldungen ab dem 1. Januar 2024 nur noch über das SV-Meldeportal erfolgen. Ende Februar 2024 wird sv.net endgültig abgeschaltet. Daher sollten betroffene Unternehmen und Selbstständige schnellstmöglich auf das neue SV-Meldeportal umsteigen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Welche Funktionen bietet das SV-Meldeportal?

Das SV-Meldeportal bietet einige Funktionen, die über die bisherigen Anwendungen von sv.net hinausgehen:

  • Online-Datenspeicher
    Das neue SV-Meldeportal ist als Online-Datenspeicher nutzbar. Hier können insbesondere Kleinunternehmen sämtliche Daten aus Sozialversicherungsmeldungen, einschließlich der Entgeltdaten, sicher und zentral in einem Online-Speicher aufbewahren. Die eingegebenen Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind ausschließlich für legitimierte Benutzer zugänglich. Der Online-Speicher speichert Unternehmens- und Personaldaten sowie alle Meldungen.
  • Personalverwaltung mit Historienführung
    Das SV-Meldeportal ermöglicht eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung, die über den Online-Datenspeicher funktioniert. Unter den jeweiligen Betriebsnummern werden wichtige Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiter erfasst. Die Meldungen für die Mitarbeiter werden automatisch in die Stammdaten übertragen und dabei auf den Monat der Meldung bezogen. Dadurch können spätere Meldungen leicht bestimmten Zeiträumen zugeordnet werden.
  • Mandantenverwaltung
    Unternehmen, die Sozialversicherungsdaten für mehrere Betriebsnummern austauschen, sowie Dienstleistungsunternehmer, die die Entgeltabrechnung und das Meldeverfahren für mehrere Unternehmen durchführen, können das SV-Meldeportal für eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen einem Steuerberater für einen frei wählbaren Zeitraum ein Mandat übertragen. Dies ermöglicht dem Steuerberater, das Meldewesen mit den Sozialversicherungsträgern im Namen des Unternehmens zu führen.
  • Barrierefreie Benutzeroberfläche
    Das Portal verfügt über eine barrierefreie Benutzeroberfläche, die in mehreren Sprachen bedienbar ist. Es hat ein neues, flexibles Design, das es Unternehmen ermöglicht, das Portal sowohl auf Stand-PCs als auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets zu nutzen. Das Design passt sich dabei automatisch an das jeweilige Gerät an.
  • Handlungsanleitungen
    Das Portal stellt Anleitungen und Videos bereit, die bei der Registrierung und Nutzung helfen. Es bietet klare Anweisungen dazu, wie Meldungen abgegeben und empfangen werden können, und enthält zudem einen Fragen- und Antwortkatalog.

Fazit zum SV-Meldeportal

Die Funktionen des SV-Meldeportals stehen bereits seit Anfang Oktober 2023 zur Verfügung. Unternehmen und Selbstständige, die sich noch nicht registriert haben, sollten dies bis zum Jahresende nachholen. Auf diese Weise wird ein reibungsloser elektronischer Datenaustausch im Meldeverfahren gewährleistet, bevor sv.net im Februar 2024 endgültig abgeschaltet wird. Zudem bringt eine frühzeitige Registrierung Vergünstigungen bei den Nutzungsgebühren mit sich.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: Schritt für Schritt zur fehlerfreien Payroll
HR & Payroll

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: Schritt für Schritt zur fehlerfreien Payroll

Jeden Monat aufs Neue steht Arbeitgebern die Lohnabrechnung für ihre Beschäftigten ins Haus. Dabei müssen sie eine Vielzahl von Pflichten erfüllen, um die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern zu gewährleisten. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die erforderlichen Schritte im Rahmen des Monatswechsels in der Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung zählt zu den wichtigsten Aufgaben von Arbeitgebern. Schließlich geht es darum, den Mitarbeitern pünktlich ihr Entgelt auszuzahlen und so den Betriebsfrieden zu bewahren. Da ist es gut, zu wissen, wie man den Monatswechsel in der Lohnabrechnung schrittweise bis zur fehlerfreien Payroll durchführt.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: die wichtigsten Arbeitgeberpflichten

Ziel der Entgeltabrechnung ist, die auszuzahlenden Löhne korrekt zu berechnen sowie die erforderlichen Abgaben rechtzeitig und richtig durchzuführen. Damit dies gewährleistet ist, erlegt der Gesetzgeber Arbeitgebern zahlreiche Pflichten auf:

  • Ausstellung einer schriftlichen Lohnabrechnung (§ 108 GewO)
  • pünktliche Einreichung der Beitragsnachweise bei den Sozialversicherungsträgern und Abführung der Beiträge
  • Anmeldung und Abführung der Lohnsteuern beim Finanzamt, unter Berücksichtigung der Lohnsteuermerkmale (ElStAM) der Arbeitnehmer

Arbeitgeber können theoretisch darauf verzichten, dem Arbeitnehmer monatlich erneut einen Lohnzettel auszuhändigen, wenn von der Berechnung des Vormonats nicht abgewichen wird. Die meisten Arbeitgeber erstellen dennoch bei jedem Monatswechsel eine neue Lohnabrechnung.

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Entgeltabrechnung erstellen: Die Schritte beim Monatswechsel in der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist eine komplexe Aufgabe, die aus einer Vielzahl einzelner Schritte besteht.

Lohnabrechnung erstellen: Berechnung von Brutto- und Nettolohn

Zunächst berechnen Sie für jeden Mitarbeiter den Bruttolohn. Er setzt sich meist aus mehreren Bestandteilen zusammen:

  • Grundlohn
  • geldwerte Vorteile/Sachbezüge (z. B. Dienstwagenregelung)
  • vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
  • Zuschläge und Zulagen (z. B. Gefahrenzulagen, Zuschläge für Überstunden, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit)
  • leistungsbezogene Bonuszahlungen (z. B. Provisionen, Prämien)
  • pauschal versteuerte Leistungen
  • betriebliche Altersvorsorge

Deshalb kann es sein, dass das Bruttoentgelt in der Gehaltsabrechnung bei jedem Monatswechsel variiert. Um nun das Nettoentgelt zu berechnen, sind vom Gesamtbrutto die anfallende Lohnsteuer, gegebenenfalls die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sowie der Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen abzuziehen.

Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden im Regelfall nach dem solidarischen Prinzip jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen wie den Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung, den nur der Arbeitnehmer zahlt. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen der Mitarbeiter wie Lohnsteuerklasse oder Kinderfreibeträge.

Abweichungen von dieser Vorgehensweise können bei besonderen Umständen auftreten. Liegt etwa eine geringfügige Beschäftigung vor, zahlt der Arbeitnehmer selbst keine Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber hingegen führt einen pauschalen Beitrag an die Knappschaft-Bahn-See ab, der etwa 31 Prozent des Lohns ausmacht.

Noch deutlich mehr Besonderheiten bringt die Baulohnabrechnung mit sich. Hier gibt es beispielsweise durch Sommer- und Winterarbeitszeit Unterschiede beim monatlichen Brutto. Zudem müssen die Arbeitgeber Beiträge an die verpflichtenden Sozialkassen der Bauwirtschaft abführen.

Meldewesen im Rahmen des Monatswechsels bei der Lohnabrechnung

Sobald die Löhne für alle Mitarbeiter berechnet wurden, müssen die entsprechenden Beträge an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt gemeldet werden.

  • Beitragsnachweise: Spätestens bis zum fünftletzten Bankarbeitstag eines Monats müssen die Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Fällig sind die Beiträge zwei Tage später.
  • Lohnsteueranmeldung: Die Lohnsteueranmeldung müssen Sie je nach Höhe der abzuführenden Lohnsteuer entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich jeweils am 10. Tag nach dem betreffenden Zeitraum beim Finanzamt einreichen. Für die Zahlung gilt dieselbe Frist, wobei es eine Schonfrist von drei Tagen gibt.

All diese Meldungen müssen auf elektronischem Weg eingereicht werden. Hierfür wurden in den vergangenen Jahren entsprechende Verfahren geschaffen. Für die Anmeldung der Lohnsteuer können Sie die ELSTER-Schnittstelle verwenden, für Beitragsnachweise nutzen Sie das sogenannte DEÜV-Verfahren.

Inhalte und Aufbau einer Entgeltabrechnung

108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) macht klare Angaben dazu, welche Pflichtangaben auf die Verdienstabrechnung gehören:

  • Angaben zum Abrechnungszeitraum
  • Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
  • Art und Höhe der Zuschläge und Zulagen
  • sonstige Vergütungen
  • Art und Höhe der Abzüge
  • Abschlagszahlungen und Vorschüsse

In der Praxis enthält der Lohnzettel jedoch noch viele weitere Informationen:

  • Allgemeine Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber
    Dazu gehören Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Mitarbeiters, der Beginn des Arbeitsverhältnisses und der Abrechnungszeitraum. Ebenso werden häufig genannt das Geburtsdatum und die Lohnsteuermerkmale (z. B. Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Steueridentifikationsnummer) sowie die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.
  • Aufbau des Entgelts
    Es wird detailliert aufgeschlüsselt, wie sich der ausgezahlte Lohn zusammensetzt. Dazu gehören:
    – Bruttolohn
    – Arbeitnehmeranteil zu den verschiedenen Sozialversicherungen
    – Höhe von Lohn- und Kirchensteuer sowie ggf. Solidaritätszuschlag
    – persönliche Abzüge
    – Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV)
    – vermögenswirksame Leistungen
    – angewendete Steuerfreibeträge
    – geldwerte Vorteile
    – Zuschläge und Zulagen
    – Nettolohn
    – Auszahlungsbetrag

Hilfe durch Lohnsoftware: Vereinfachung des Monatswechsels in der Lohnabrechnung

Größte Sorgfalt ist bei der Lohnabrechnung besonders wichtig. Entstandene Fehler müssen aufwendig durch Korrekturen und Rückrechnungen beseitigt werden. Schlimmer wiegt jedoch, dass schlampige Arbeit auch rechtliche Auswirkungen haben kann. Bei einer lediglich verspäteten Abgabe werden die Beiträge geschätzt. Werden Meldungen jedoch ganz unterlassen oder Beiträge nicht abgeführt, kann dies sogar strafrechtlich relevant sein. Im schlimmsten Fall kommt eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe auf den Arbeitgeber zu.

Entsprechend wichtig ist es, den Monatswechsel in der Lohnabrechnung strukturiert anzugehen und Fehler zu vermeiden. Je höher der Anteil an manuellen Arbeiten und Berechnungen ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in den Lohnabrechnungen. Arbeitgeber müssen ihre Lohnabrechnung deshalb aber nicht unbedingt an einen Steuerberater auslagern. Denn mit einer guten und aktuellen Lohnsoftware können sie diese auch problemlos selbst durchführen.

Die gute Nachricht: Möchten Arbeitgeber den Monatswechsel in der Lohnabrechnung effizient gestalten, benötigen sie hierfür lediglich eine aktuelle, GKV-zertifizierte Lohnabrechnungssoftware. Mit einem solchen Abrechnungsprogramm erledigen auch kleine und mittlere Unternehmen die Aufgaben im Rahmen der Lohnbuchhaltung zu überschaubaren Kosten selbst:

  • Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten
  • weitgehend automatisierte Erstellung der Lohnabrechnung
  • elektronischer Versand der Lohnsteueranmeldungen und der Beitragsnachweise
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs anhand hinterlegter Bankverbindungen
  • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Mit einer modernen Lohnbuchhaltungssoftware können Arbeitgeber somit den Aufwand für den Monatswechsel in der Lohnabrechnung deutlich senken und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit reduzieren. Zudem haben sie – im Unterschied zu einer ausgelagerten Lohnabrechnung – alle Personaldaten jederzeit im Zugriff.

GKV-Zertifikat: Warum Arbeitgeber auf ITSG-geprüfte Lohnsoftware setzen sollten
HR & Payroll

GKV-Zertifikat: Warum Arbeitgeber auf ITSG-geprüfte Lohnsoftware setzen sollten

Für den direkten elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern benötigen Entgeltabrechnungsprogramme und Zeitwirtschaftssoftware ein GKV-Zertifikat. Um dieses zu erhalten, muss die Software eine sogenannte Systemuntersuchung durch die ITSG erfolgreich absolvieren. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Anforderungen und den Ablauf der Prüfung. Zudem erläutert er, warum das GKV-Zertifikat für Arbeitgeber wichtig ist.

5 Min. Lesezeit

Viele Zertifikate sind „nice to have“ – das heißt, es ist zwar schön, sie zu haben, aber im Arbeitsalltag notwendig sind sie nicht. Beim GKV-Zertifikat sieht das anders aus. Um als Arbeitgeber elektronische Meldungen direkt an die Sozialversicherungsträger versenden zu können, benötigt die eingesetzte Entgeltabrechnungssoftware dieses Gütesiegel.  Andernfalls droht im Meldewesen ein erheblicher manueller Mehraufwand. Schauen wir uns genauer an, welche Anforderungen und welcher Nutzen mit dem GKV-Zertifikat verbunden sind.

Was ist ein GKV-Zertifikat?

Eines vorweggeschickt: Obwohl es ebenfalls von der ITSG, der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung, erteilt wird, hat das GKV-Zertifikat nichts mit dem ITSG-Zertifikat zu tun, das Arbeitgeber für die Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen benötigen. Vielmehr handelt es sich um ein Gütesiegel der gesetzlichen Krankenversicherung für Entgeltabrechnungssoftware, Zeiterfassungssysteme und elektronische Ausfüllhilfen, die die gesetzlichen Anforderungen für die Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern erfüllen.

Das GKV-Zertifikat ist Voraussetzung dafür, dass Arbeitgeber mit ihrer Software elektronische Meldungen direkt bei den Sozialversicherungsträgern einreichen können. Bevor das Zertifikat erteilt wird, müssen die Softwareersteller der ITSG ihre Lösungen für umfangreiche Prüfungen zur Verfügung stellen. Das GKV-Zertifikat bescheinigt einerseits die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, andererseits aber auch eine anwenderfreundliche Bedienung der Software.

Inhalte der Systemuntersuchung durch die ITSG

Die ITSG konzentriert sich bei der Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungssoftware auf die Programmteile, die für die Berechnung und Übermittlung der Sozialversicherungsbeiträge und -meldungen erforderlich sind. Welche Inhalte dabei genau geprüft werden, legt die ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes fest. Hierzu wird ein Pflichtenheft erstellt, das die genauen Anforderungen ausweist. Entscheidend ist, dass sie den gesetzlichen Vorgaben für das Melde- und Beitragswesen der sozialen Sicherung entspricht und die verschiedenen Verfahren umsetzt. Seit Anfang 2022 können auch Softwareprodukte für die Zeiterfassung GKV-zertifiziert werden, sofern sie in der Lage sind, elektronische AU-Bescheinigungen abzurufen.

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Der Weg zum GKV-Zertifikat in mehreren Schritten

Um das GKV-Zertifikat zu erhalten, müssen Softwareersteller die Systemuntersuchung der ITSG erfolgreich durchlaufen. Diese besteht aus mehreren Schritten.

1. Beratungsphase

Bereits während der Vorbereitung auf die Umsetzung aller gesetzlichen Vorgaben in der Software steht dem Softwareersteller ein Systemberater zur Seite. Er berät ihn im Hinblick auf das zu erfüllende Pflichtenheft und bietet Workshops und Seminare an.

2. Systemprüfung

GKV-zertifizierte Software muss erfolgreich die sogenannte Systemprüfung durchlaufen. Dabei wird überprüft, ob sie die für das Basismodul vorgeschriebenen Fachverfahren enthält. Dazu gehören unter anderem:

  • Beitragsberechnung
  • Beitragsabrechnung
  • Ermittlung und Übertragung der Melde- und Bescheinigungsdaten sowie der Informationen aus den Beitragsnachweisen

Die Anforderungen werden anhand des Pflichtenhefts abgeglichen. Außerdem führt die ITSG gemeinsame Testaufgaben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung durch.

3. Pilotprüfung

Das Bestehen der Pilotprüfung ist ebenfalls zwingende Voraussetzung für die Erteilung eines GKV-Zertifikats. Dabei müssen zwei verschiedene Arbeitgeber das System auf Herz und Nieren testen. Idealerweise sollten diese mindestens drei Abrechnungsmonate lang damit arbeiten, während dieser Zeit viele Abrechnungen erstellen und ein breites Spektrum an Meldearten austesten. Verlaufen diese Pilotprüfungen positiv, sind die größten Hürden der GKV-Zertifizierung genommen.

Abschließend erhält der Softwareersteller einen Bescheid des GKV-Spitzenverbands über die positive Systemuntersuchung und das GKV-Zertifikat „systemuntersucht“ von der ITSG.

Nur jeweils ein Jahr lang gültig

Hat eine GKV-zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware das Zertifikat erhalten, ist der Prozess der Systemuntersuchung an und für sich abgeschlossen. Der Softwareersteller erhält mit dem GKV-Zertifikat eine Produkt-Modifikations-Identnummer (Prod-MOD-ID). Diese wird bei jeder eingehenden Meldung vom Sozialversicherungsträger auf Gültigkeit überprüft. Ist sie abgelaufen, werden die Meldungen nicht angenommen und abgewiesen.

Die Produkt-Modifikations-Identnummer läuft spätestens nach einem Jahr ab. Sie gilt lediglich bis zur nächsten Prüfung im Rahmen der Qualitätssicherung. Dabei werden wiederum Testfälle der ITSG kontrolliert. Gesetzliche Änderungen müssen in der Software umgesetzt und neu eingeführte Module überprüft werden. Diese Prüfung wird anlassbezogen von der ITSG durchgeführt, mindestens jedoch einmal im Jahr. Anschließend erhält der Softwareanbieter eine neue Prod-MOD-ID.

Software ohne GKV-Zertifikat: Was sind die Folgen?

Der erstmalige Erwerb des GKV-Zertifikats sowie die jährlichen Überprüfungen stellen für Softwarehäuser einen beträchtlichen Aufwand dar. Die hohen Anforderungen der ITSG sind nur schwer zu erfüllen. In den vergangenen Jahren haben deshalb bereits viele kleinere Anbieter von Lohnsoftware die Prüfungen entweder nicht mehr bestanden oder gar nicht erst versucht, das GKV-Zertifikat verlängern zu lassen.

In der Folge können Arbeitgeber über die betreffende Software keine Meldungen mehr an die Sozialversicherungsträger versenden. Für sie bedeutet die fehlende ITSG-Zertifizierung, dass sie mit der Lohnsoftware zwar die Entgeltabrechnung erstellen können – die Beitragsnachweise müssen sie jedoch mithilfe der kostenfreien Ausfüllhilfe sv.net (ab März 2024 über das neue SV-Meldeportal) übermitteln. Dies erfordert manuellen Aufwand und kostet daher mehr Zeit als der direkte Versand der Nachweise aus der Entgeltabrechnungssoftware. Zudem steigt die Fehleranfälligkeit.

Warum das GKV-Zertifikat auch für Arbeitgeber wichtig ist

Eine ITSG-geprüfte Lohnsoftware ermöglicht Arbeitgebern die direkte Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern – ohne Medienbrüche und aufwendige manuelle Datenerfassung. Zudem bedeutet ein gültiges GKV-Zertifikat für Arbeitgeber ein hohes Maß an Rechts- und Verfahrenssicherheit, da im Rahmen der jährlichen Prüfung die Umsetzung gesetzlicher Neuerungen kontrolliert wird. Auch die nachgewiesene hohe Anwenderfreundlichkeit ist ein Argument für die Auswahl GKV-zertifizierter Abrechnungssoftware.

eAU: Elektronische Krankmeldung seit 2023 Pflicht für Betriebe
HR & Payroll

eAU: Elektronische Krankmeldung seit 2023 Pflicht für Betriebe

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für gesetzlich Versicherte verbindlich. Der vertraute „gelbe Zettel“ hat damit – bis auf wenige Ausnahmen – ausgedient. Arbeitgeber rufen die Krankmeldungen nun direkt bei den Krankenkassen ab. Diese Umstellung soll Prozesse vereinfachen, sorgt aber auch für neue Fragen und Herausforderungen im Bauwesen.

5 Min. Lesezeit

Was ist die eAU und wen betrifft sie?

Seit Januar 2023 müssen Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt bei den Krankenkassen ihrer Mitarbeiter abrufen. Versicherte leiten diese nicht mehr selbst an Arbeitgeber oder Krankenkasse weiter. Ein Ausdruck der Bescheinigung ist nur auf Wunsch des Arbeitnehmers vorgesehen – darf aber nicht vom Arbeitgeber angefordert werden, da Diagnosen enthalten sind.

Die eAU gilt für alle gesetzlich Krankenversicherten, einschließlich geringfügig und kurzfristig Beschäftigter sowie Werkstudenten.

Ausnahmen von der eAU-Pflicht

Von der elektronischen Übermittlung ausgenommen sind:

  • Privatversicherte Arbeitnehmer
  • Krankmeldungen aus dem Ausland
  • Arbeitnehmer bei Kind krank
  • Rehamaßnahmen

In diesen Fällen bleibt die Papierform weiterhin bestehen.

Ablauf und Rückmeldungen der Krankenkassen

Die Krankenkassen melden in der Regel innerhalb von ein bis drei Tagen zurück. Enthalten sind:

  • Dauer der Arbeitsunfähigkeit
  • Qualifizierung (Ersterkrankung, Folgeerkrankung, Krankenhausaufenthalt)

Es kann auch zurückgemeldet werden, dass keine AU-Meldung vorliegt oder keine Mitgliedschaft bei der angefragten Krankenkasse festgestellt wurde.

Häufige Fragen zur eAU

Die Einführung des eAU-Verfahrens wirft bei Arbeitgebern wichtige Fragen auf:

  • Wie erfährt der Arbeitgeber zunächst von der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers?
  • Welche Pflichten hat der Arbeitnehmer?
  • Kann die Entgeltfortzahlung verweigert werden, wenn die Übermittlung verzögert erfolgt?
  • Werden Beschäftigungsverbote von Schwangeren übermittelt?
  • Was passiert bei ambulanten Untersuchungen im Krankenhaus?
  • Können ausländische Ärzte Krankmeldungen an deutsche Krankenkassen senden?

Fazit

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sorgt für eine deutliche Vereinfachung der Abläufe und reduziert Papierarbeit. Gleichzeitig erfordert sie von Arbeitgebern und Arbeitnehmern ein Umdenken, um Fristen einzuhalten und Prozesse anzupassen. Betriebe sollten sicherstellen, dass ihre internen Abläufe und Systeme auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind, um Verzögerungen und Unsicherheiten zu vermeiden.

Pflegereform 2023: Wie Sie die neue Beitragsberechnung in der Pflegeversicherung meistern
HR & Payroll

Pflegereform 2023: Wie Sie die neue Beitragsberechnung in der Pflegeversicherung meistern

Arbeitgeber müssen bei der Berechnung des Beitragssatzes zur sozialen Pflegeversicherung (PV) künftig die Anzahl der Kinder berücksichtigen. Dies gilt nach dem vom Bundeskabinett beschlossenen Entwurf des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes (PUEG) grundsätzlich ab dem 1. Juli 2023. Um beim Lohnsteuerabzug Unsicherheiten aufgrund fehlender Nachweise auf Arbeitgeberseite zu vermeiden, bleiben die Abschläge jedoch laut Finanzverwaltung in der zweiten Jahreshälfte 2023 noch unberücksichtigt. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Informationen zusammen.

5 Min. Lesezeit

Da ist man sich in der Bundesregierung einmal einig: In der Pflege muss sich einiges ändern. Und so hat das Bundeskabinett die umfangreiche Pflegereform 2023 auf den Weg gebracht. Mit an Bord der Pflegereform ist etwa eine Erhöhung des Pflegegelds und der ambulanten Sachleistungsbeträge, eine Ausweitung des Pflegeunterstützungsgelds und eine Erhöhung der gezahlten Zuschläge für die Unterbringung von Pflegebedürftigen in vollstationären Pflegeeinrichtungen. Ein Thema, das auf Arbeitgeberseite für einen gewissen Mehraufwand sorgen wird, ist das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) – dieses sieht nämlich einen gestaffelten Beitragssatz zur Pflegeversicherung in Abhängigkeit von der Kinderzahl vor.

Worum geht es beim Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz?

Notwendig wurde das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz durch einen Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 7. April 2022 (Az. 1 BvL 3718). Die Richter sehen in der bisherigen  PV-Beitragsberechnung eine verfassungsrechtliche Ungleichbehandlung von Eltern mit mehreren Kindern. Sie fordern daher eine Berücksichtigung der Kinderzahl in den Beiträgen zur Pflegeversicherung. In der Folge hat die Bundesregierung einen Entwurf des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes verabschiedet.

Im Kern soll die Beitragsberechnung nach der Pflegereform 2023 künftig folgendermaßen ablaufen:

  • Der Beitragssatz für die gesetzliche Pflegeversicherung steigt von 3,05 auf 3,40 Prozent.
  • Der Arbeitgeberanteil beträgt immer 1,7 Prozent.
  • Kinderlose Beschäftigte ab 23 Jahren zahlen wie bisher einen Zuschlag. Dieser steigt von 0,35 auf 0,60 Prozent. Ab dem 1. Juli 2023 beträgt der Beitragssatz für gesetzlich Versicherte ohne Kinder somit 2,30 Prozent (Arbeitnehmeranteil).
  • Haben Beschäftigte ein Kind, entfällt der Zusatzbeitrag – ihr Beitragssatz beträgt somit 1,70 Prozent. Haben sie mehr als ein Kind, sinkt der PV-Beitragssatz pro Kind um 0,25 Prozentpunkte. Ab dem fünften Kind wird der Beitragssatz gedeckelt. Die Ermäßigung kann also insgesamt höchstens 1 Prozent betragen. Der niedrigste mögliche PV-Beitragssatz beträgt somit bei fünf oder mehr Kindern 0,7 Prozent. Die Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind werden jedoch nur so lange gewährt, bis diese Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben.

Tabelle: PV-Beitragssätze nach dem PUEG

Anzahl der Kinder

Arbeitnehmeranteil

Arbeitgeberanteil
0
2,30 Prozent
1,70 Prozent
1
1,70 Prozent
1,70 Prozent
2
1,45 Prozent
1,70 Prozent
3
1,20 Prozent
1,70 Prozent
4
0,95 Prozent
1,70 Prozent
ab dem 5. Kind
0,70 Prozent
1,70 Prozent

Erläuterung zur Tabelle: Die lohnsteuerrechtliche Elterneigenschaft bleibt unabhängig vom Lebensalter der Kinder bestehen. Arbeitnehmer mit einem oder mehr Kindern zahlen somit auch nach der Vollendung des 25. Lebenjahres aller Kinder den ermäßigten PV-Beitragssatz von 1,70 Prozent (Arbeitnehmeranteil).

Welches Ziel verfolgt die Bundesregierung mit der Berücksichtigung der Kinderzahl?

Zunächst einmal müssen die Vorgaben aus dem Beschluss des Bundesverfassungsgerichts umgesetzt werden. Zugleich erreicht die Bundesregierung mit der Pflegereform 2023 eine gezielte Entlastung von Eltern mit mehreren Kindern. Diese zahlen künftig spürbar geringere Beiträge zur Pflegeversicherung. Gleichzeitig zahlen infolge der Beitragserhöhung jene Beschäftigten mehr in die Pflegekasse ein, die keine Kinder haben und somit nicht dazu beitragen, den Generationenvertrag zu stärken.

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Auswirkungen der Pflegereform 2023 auf die Arbeitgeber

Auf die Arbeitgeber kommt durch die Neuregelung der PV-Beitragsberechnung beträchtlicher Mehraufwand zu. Zum einen müssen sie die erforderlichen Nachweise der Elterneigenschaft ihrer Beschäftigten einholen und führen. Zum anderen müssen sie die entsprechenden Abschläge in der Entgeltabrechnung umsetzen.

Nachweis über die Anzahl der Kinder

Bislang orientieren sich viele Arbeitgeber bei der Ermittlung der Elterneigenschaft an der Eintragung von Kinderfreibeträgen in den ELStAM-Merkmalen. Dies reicht jedoch künftig nicht mehr aus, weil die Anzahl der Kinder von Beschäftigten daraus nicht sicher abgelesen werden kann. Deshalb sind Arbeitgeber verpflichtet, sich von den Arbeitnehmern entsprechende Nachweise vorlegen zu lassen. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Die Geburtsurkunden der zu berücksichtigenden Kinder müssen von dem Beschäftigten im Original vorgelegt werden. Der Arbeitgeber nimmt eine Kopie zur Personalakte des Angestellten. Aller Voraussicht nach wird dies auch für Adoptivkinder gelten.
  • Legen ausländische Angestellte Geburtsurkunden in einer anderen Sprache vor, müssen diese beglaubigt übersetzt werden.
  • Nur für Kinder, zu denen der Nachweis vorliegt, darf der Abschlag in den PV-Beiträgen berücksichtigt werden.

Tipp: Die Pflegereform 2023 bedeutet für Arbeitgeber mehr Papier, das sie künftig aufbewahren müssen. Mehr denn je lohnt sich daher die Investition in eine digitale Personalakte. Die vorgelegten Nachweise zur Kinderzahl können direkt digitalisiert und dem betreffenden Mitarbeiter zugeordnet werden. Bei einer Prüfung sind die Nachweise jederzeit abrufbar.

Umsetzung in der Entgeltabrechnung

Bislang müssen Arbeitgeber lediglich die Elternschaft an sich prüfen. Hierzu konnte in der Lohnsoftware ein Kennzeichen gesetzt werden. Dieses entscheidet darüber, ob der Zusatzbeitrag gezahlt werden muss oder nicht. Dieses Kennzeichen an sich würde zwar für die Entscheidung über die Frage „Beitragszuschlag ja oder nein“ auch künftig noch reichen. Für die Berechnung der Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind muss die Lohnanwendung künftig aber auch eine Altersprüfung zu jedem erfassten Kind durchführen. Der Abschlag darf nämlich nur so lange abgezogen werden, bis die betreffenden Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben. Danach entfällt er.

WICHTIG: Laut dem vorliegenden Entwurf eines BMF-Schreibens der Finanzverwaltung bleibt der Abschlag in der Pflegeversicherung ab dem zweiten bis zum fünften Kind beim Lohnsteuerabzug in der zweiten Jahreshälfte 2023 noch unberücksichtigt. Dies soll Unsicherheiten bei der Berechnung bzw. Ermittlung der Lohnsteuer vermeiden, wenn den Arbeitgebern kurzfristig noch keine Informationen zu den in der Pflegeversicherung zu berücksichtigenden Kindern vorliegen.

Während die Softwarehersteller die neu erforderlichen Funktionen umsetzen, müssen auch die Arbeitgeber aktiv werden. Neben der Anforderung der Geburtsurkunden müssen sie sicherstellen, dass zu jedem Beschäftigten die Anzahl der Kinder und deren Geburtsdatum bis spätestens Ende 2023 korrekt im Lohnprogramm erfasst wird. Legen Arbeitnehmer die erforderlichen Nachweise nicht vor, sind sie im Zweifelsfall mit dem höheren Beitragssatz abzurechnen.

Kommt frühestens ab 2025: Erleichterung für Arbeitgeber durch zentrale Nachweisführung

Die Bundesregierung hat angekündigt, dass künftig eine zentrale Stelle die Nachweisführung über die Anzahl und das Geburtsdatum der Kinder übernehmen soll. Dies könnte den Aufwand für Arbeitgeber sowie für Beschäftigte mit mehreren Jobs erheblich senken. Allerdings steht gegenwärtig noch nicht fest, welche Stelle diese Daten frühestens ab 2025 maschinell bereitstellen wird. Arbeitgeber sind deshalb gut beraten, sich jetzt mit der Problematik auseinanderzusetzen und selbst Lösungen für die Nachweisführung zu finden.

Lohnabrechnung selbst erstellen - warum sich das gleich mehrfach lohnt
HR & Payroll

Lohnabrechnung selbst erstellen - warum sich das gleich mehrfach lohnt

Die Entgeltabrechnung erfordert größte Sorgfalt und kostet Zeit. Da liegt der Gedanke, einen Dienstleister mit der Aufgabe zu betrauen, durchaus nahe. Hier erfahren Sie, warum es für Sie dennoch besser sein kann, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen.

5 Min. Lesezeit

Steuerklasse, Kirchensteuer, Rentenversicherung, Sozialversicherungsbeiträge und die jeweils dazu passende Berechnung verschiedener Abgaben, Abzüge und Zuschläge beim Lohn – all das macht die Entgeltabrechnung zu einer zeitaufwendigen Aufgabe. Gleichzeitig steigen die sonstigen Anforderungen an die Personalarbeit. Daher ist es nur allzu verständlich, dass mancher Arbeitgeber die Lohnabrechnung auslagern möchte. Aber ist das wirklich der ideale Weg für Ihre Personalabteilung? Schließlich geben Sie damit auch Fachkompetenz und Know-how ab. Deshalb sollte ein Outsourcing gut überlegt sein. In diesem Beitrag erhalten Sie ein paar trifftige Argumente dafür, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen. Außerdem erfahren Sie, inwiefern die richtige HR-Software Ihnen die Arbeit drastisch erleichtern kann.

Das ist die Lage im Bereich HR

Die Personalabteilung führt die Lohnabrechnung durch – früher einmal galt das in Unternehmen als selbstverständlich. Mittlerweile pflegen die Spezialisten im Bereich Human Resources (HR) jedoch ein differenzierteres Rollenverständnis: Immer mehr Personaler betrachten die Lohnabrechnung nicht mehr als den Hauptzweck ihrer Tätigkeit. Sie verstehen sich selbst in erster Linie als firmeninterne Dienstleister, die die Führungskräfte und Mitarbeiter in personalwirtschaftlichen Belangen beraten.

Auf der HR-Agenda nach unten gerutscht: die Lohnabrechnung

Das veränderte Rollenverständnis von Personalern ist eine Begleiterscheinung der sich ändernden Rahmenbedingungen in der Arbeitswelt. Angesichts von Fachkräftemangel und demografischem Wandel sind Arbeitgeber mehr denn je darauf angewiesen, sich als attraktive Marke für Arbeitnehmer zu präsentieren, das Recruiting zu professionalisieren und in die Personalentwicklung zu investieren. Es gibt also einiges zu tun im Bereich Human Resources. Die Lohnabrechnung selber zu machen, gerät dabei verständlicherweise zunehmend aus dem Blickfeld von Personalverantwortlichen und Management.

Warum es so unattraktiv erscheint, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen

Es liegt aber nicht nur an der Aufgabenfülle in den Personalabteilungen, dass die Abrechnung des Entgelts nicht zu den beliebtesten Aufgaben zählt. Die Bereitschaft zum Outsourcing in ein Lohnbüro hängt auch damit zusammen, dass die Lohnabrechnung eine inhaltlich anspruchsvolle Disziplin mit großer Änderungsdynamik ist. Häufige gesetzliche Neuerungen, zunehmende Digitalisierung in Form neuer Verfahren, zahllose zu beachtende Normen – all das erfordert Fachwissen und kontinuierliche Weiterbildung. Daher fallen die Offerten von Dienstleistern, die kostengünstiges und unproblematisches Outsourcing versprechen, in überlasteten Personalabteilungen häufig auf fruchtbaren Boden.

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Sparen Sie durch ein Outsourcing der Gehaltsabrechnung wirklich Zeit und Geld?

Ob Unternehmen mit dem Ergebnis einer Auslagerung anschließend zufrieden sind, dazu gibt es keine systematischen, unabhängigen Erhebungen. Fest steht aber: Outsourcing bedeutet keineswegs, dass Sie als Auftraggeber mit der ausgelagerten Aufgabe nichts mehr zu tun haben. So müssen Sie zum Beispiel die Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister steuern. Nicht selten entsteht dabei eine doppelte Datenhaltung. Außerdem können individuelle Klärfälle, Abrechnungskorrekturen, Datenänderungen und Ähnliches mehr jederzeit zusätzlichen Abstimmungsbedarf verursachen, der Ihren vorgesehenen Kosten- und Zeitrahmen sprengt.

Ist die Lohnabrechnung nicht der Kernservice von HR?

Wenn Sie die Lohnabrechnung nicht mehr selber machen wollen und ein Outsourcing planen oder diesen Schritt schon gegangen sind, sollten Sie sich auch die grundsätzliche Frage stellen: Ist es tatsächlich sinnvoll, den ureigenen Kernservice auszulagern? Berücksichtigen wir in diesem Zusammenhang, dass viele Beschäftigte Umfragen zufolge die Lohnabrechnung nach wie vor für die wichtigste Dienstleistung ihrer Personalabteilung halten, lautet die Antwort hier eindeutig: nein. Denn wenn Sie Ihre eigentliche Paradedisziplin aufgeben, nehmen sie damit nicht nur Ihr bekanntestes Angebot vom „Markt“, sondern schaffen sich auch selbst ein Stück weit ab. Ist das in Ihrem Sinne?

Ein oft übersehener Faktor, wenn Sie die Lohnabrechnung nicht selbst erstellen

Ein anderer Aspekt, der gegen eine Auslagerung spricht: Führen Sie in der Personalabteilung die Entgeltabrechnung selbst durch, liegen Ihnen wichtige Daten zu den Mitarbeitern systematisch und auswertbar vor. Auf dieser Basis können Sie den Angestellten beispielsweise schnell Auskünfte erteilen, etwa zu Fehlzeiten, oder Bescheinigungen ausstellen. Durch den Zugriff auf einen Datenpool und über den Austausch mit den Mitarbeitern erfassen Sie wertvolle Informationen über deren Lebensplanung, Leistungsvermögen und Wünsche.

Auch deshalb sollten Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen

Zudem können Sie die Beschäftigten nur dann kompetent zu Themen wie Elternzeit, betrieblicher Altersvorsorge oder Dienstwagennutzung beraten, wenn sie über Kenntnisse in der Entgeltabrechnung sowie im Sozialversicherungs- und Steuerrecht verfügen. Geben Sie die Lohnabrechnung und das zugehörige Know-how ab, ist das oft nicht mehr der Fall. Dann laufen Sie als Personaler Gefahr, den Kontakt zu den Mitarbeitern zu verlieren, weniger über die personalwirtschaftlichen Herausforderungen des Unternehmens zu wissen und schlimmstenfalls als entbehrlich wahrgenommen zu werden. Eine derartige Entwicklung ist jedoch weder im Interesse der Personalabteilung noch im Sinne des Unternehmens.

7 Gründe, professionelle HR-Software zu nutzen

Ihr Personalinformationssystem besteht im Wesentlichen aus Gitternetzlinien in Excel und Co.? Sie meinen, HR-Software sei nur etwas für größere Unternehmen? Dann lesen Sie jetzt, weshalb Sie da falsch liegen.

1. Planen Sie Ihr Wachstum mit ein – auch bei den Aufgaben im HR-Bereich

Vielleicht haben Sie bisher gedacht, eine HR-Software sei nichts für Ihr Unternehmen, weil Sie nur zu zehnt sind und es daher leichtfällt, den Überblick zu behalten. Aber: Planen Sie für Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren ein Wachstum auf 20, 30 oder mehr Mitarbeiter? Dann ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Urlaube, Krankenstände, Mitarbeiterkompetenzen, Dokumente aus Personalakten, Entgeltentwicklungen, Fortbildungen der Mitarbeiter, unbesetzte Stellen, endende Probezeiten und noch vieles mehr immer schlechter im Blick behalten werden. Dieser Prozess läuft schleichend ab.

Oft bemerken die Betroffenen die fehlende Übersicht erst dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Setzen Sie daher früh genug auf smarte und vernetzte Softwareunterstützung. Andernfalls laufen Sie Gefahr, sich für jede Aufgabe vermeintlich gute Lösungen ausdenken zu müssen, die Sie unterm Strich viel Zeit kosten werden. Zeit, die Sie doch bestimmt lieber in Ihr Business investieren möchten.

2. Sie haben nur dann Zeit für die großen Aufgaben, wenn Sie die kleinen abgeben

Ist es auch bei Ihnen so, dass Ihre HR-Strategie bei der Geschäftsführung nicht bekannt ist? In vielen Unternehmen ist das der Fall. Gleichzeitig fordert die Führung häufig die Mitarbeit von HR an strategischen Themen ein. Auch in kleineren Unternehmen sind die Stärkung des Arbeitgeberauftritts und die Weiterqualifizierung der Mitarbeiter wichtige Themen, die Ressourcen binden. Das macht ein zeitraubendes Synchronisieren von Personalstammdaten über mehrere Excel-Sheets zu einem kostbaren Zeitverlust – mit professioneller HR-Software lässt sich das vermeiden.

3. Auch Frust kostet

Wer beim Werkzeug spart, zahlt doppelt, sagen Handwerker. Kein Mechaniker oder Tischler wäre begeistert, vom Chef einen Werkzeugkasten in der Sparvariante als Arbeitsmittel zu erhalten. Haben Sie nicht den gleichen Anspruch? Oder wollen Sie sich mit improvisierten Lösungen zufriedengeben? Excel bedeutet einen hohen manuellen Aufwand für Sie, wenn Sie damit die Lohnabrechnung selbst erstellen – gerade, was Datenpflege und Informationssuche betrifft. Die richtige HR-Software hilft dagegen, effektiv Frust zu vermeiden und Zeit zu sparen.

4. Diese drei Probleme machen die Zusammenarbeit in Excel und Co. kompliziert

Stellen Sie sich vor, Sie teilen sich Ihre Aufgaben rund ums Thema Personal mit einem oder mehreren Kollegen. Jeder hat andere Aufgaben, Rollen und Berechtigungen. Wie stellen Sie sicher, dass ein Kollege, der keine Gehälter sehen soll, auf das entsprechende Tabellenblatt keinen Zugriff erhält? Vermutlich mit einem Passwortschutz oder indem Sie eine weitere Tabelle anlegen? Doch wer hilft Ihnen, wenn Sie das Passwort vergessen haben? Das sind aber nicht die einzigen Stolpersteine, die sich ergeben können.

Haben Sie schon eine Lösung für Dateiänderungen?

Wie können Sie Änderungen an den Daten nachvollziehen? Vermutlich werden Sie die Dateien über Dateinamen wie „personalstammdaten_tagesdatum.xlsx“ versionieren, doch was ist mit inhaltlichen Änderungen in der Datei? Wer hat wann etwas verändert – was war der vorherige Wert? Die Nachvollziehbarkeit der Prozesse sicherzustellen wird mit Excel und Co. zu einem ambitionierten Unterfangen.

Wie aktualisieren und sichern Sie Ihre Daten?

Wie schaut es mit der Aktualität der Daten aus? Sie können sich damit behelfen, die Datei auf einen zentralen Server zu legen. Dann greifen alle Beteiligten über denselben Ordner darauf zu. Befindet sich die Datei in Bearbeitung, bekommt der Kollege beim Öffnen einen entsprechenden Hinweis – und wartet am besten ab, bis die Datei wieder gespeichert und geschlossen wurde. Andernfalls besteht die Gefahr des Datenverlusts oder unerwünschten Überschreibens von Daten.

Wie gehen Sie mit Datenredundanzen um?

Oft kommt es auch vor, dass bestimmte Daten in verschiedenen Tabellen vorkommen. Mitarbeiterbezogene Daten stehen beispielsweise immer im Zusammenhang mit dem Namen eines Mitarbeiters. Ändert sich dieser Name, muss dies in allen Tabellen angepasst werden. Datenbankbasierte Systeme hingegen vermeiden Datenredundanzen. Informationen werden miteinander verknüpft, und Mitarbeiter können gemeinsam an einer Datenbasis arbeiten. Nicht zu verachten ist auch der Schutz vor Datenverlust, der sich bei dateibasierten Lösungen wie Excel nicht in dem hohen Maße erreichen lässt.

Gute Nachrichten für Ihren Workflow: HR-Software ist in der Regel darauf ausgelegt, dass mehrere Benutzer damit gleichzeitig arbeiten. Änderungen an Stamm- und Bewegungsdaten werden automatisch protokolliert. Und über Berechtigungsprofile lässt sich genau definieren, wer welche Daten sehen darf und welche nicht. Dadurch vermeiden Sie Fehler und erledigen Ihre Aufgaben viel effektiver.

5. Sind Sie sicher, dass Ihre Excel-Tabellen korrekt sind?

Rund 94 Prozent aller Excel-Tabellen enthalten Fehler, berichtete das Wirtschaftsmagazin brand eins vor einigen Jahren unter Bezug auf den Ökonomen Raymond Panko von der Universität Hawaii. Irrtümer bezögen sich dabei selten auf nur eine Zelle, sondern summierten sich auf und beeinflussten das Gesamtergebnis stark. Zudem seien Fehler schwer zu entdecken und zu korrigieren.

Auch eine HR-Software ist nicht komplett vor Fehlern gefeit, da auch hier der menschliche Faktor eine Rolle spielt. Der Vorteil gegenüber individuell erzeugten Excel-Tabellen ist jedoch folgender: Standardsoftware entsteht in einem Entwicklungsprozess, der Tests zur Qualitätssicherung beinhaltet. Darüber hinaus nutzen oft tausende Anwender die Software, so dass Fehler hier schneller auffallen und von Experten bereinigt werden können. Durch ein Update profitieren alle Anwender von einer Fehlerkorrektur. Von einer HR-Lösung, die schon viele Jahre am Markt ist, können Sie also eine sehr viel höhere Datenqualität erwarten als von einer selbstgemachten Excel-Datei.

6. So erleichtern Sie sich die Zusammenarbeit mit Ihren Führungskräften

Völlig klar: Die Beratung von Führungskräften in personellen Belangen ist ein wichtiges Dienstleistungsangebot der Personalabteilung. Beratung ist jedoch nicht gleichzusetzen mit telefonischer Auskunft. Führen Sie doch einfach einmal über einen Zeitraum von vier Wochen eine Strichliste, wie häufig eine Führungskraft die an Sie gerichteten Fragen selbst hätte beantworten können – wenn sie Zugriff auf die Personalakten der entsprechenden Mitarbeiter gehabt hätte.

Gewiss ist es nicht ratsam, eine Excel-Tabelle mit sensiblen Personaldaten auf einen für alle zugänglichen Server zu legen oder jeder Führungskraft pauschal den Zugang zu sämtlichen Personalakten zu gewähren. Deutlich einfacher und sicherer ist es, alle Personalakten digital zu führen und Führungskräften, zum Beispiel über ihren Browser einen Zugriff auf die Personalakten ihrer Mitarbeiter einzuräumen.

7. Auch kleine Unternehmen können sich HR-Software leisten

Dank Mietangeboten ohne Anfangsinvestition und ohne lange Vertragsbindung fällt der Abschied von der Excel-Personalverwaltung nicht schwer. Zudem ist es möglich, sich ein Programmpaket nach den eigenen Bedürfnissen zusammenzustellen: „nur“ Entgeltabrechnung – oder auch eine digitale Personalakte und weitere Lösungen fürs Personalmanagement. Sie haben die Wahl und zahlen nur, was Sie wirklich benötigen. Dabei lässt sich die Software hinsichtlich Funktionsumfang, Mitarbeiterzahl und Nutzerzahl skalieren.

Fazit: Es ist an der Zeit, die Lohnabrechnung selber zu machen – aber mit Profi-Werkzeug

Sind Sie sich sicher, dass Sie wirklich Kosten sparen, wenn Sie weiterhin auf Excel-Tabellen für die Gehaltsabrechnung und andere HR-Aufgaben setzen oder die Lohnabrechnung nicht selber machen? Mit einer geeigneten Lohnsoftware ersparen Sie sich nämlich nicht nur unnötige Fehler und einen erhöhten Aufwand, sondern erleichtern ebenso die Zusammenarbeit mit den Führungskräften in Ihrem Unternehmen. Gleichzeitig stellen Sie so Ihre HR-Abteilung digital für die Zukunft auf.

ITSG-Zertifikat beantragen: Was sich beim Antragsverfahren geändert hat
HR & Payroll

ITSG-Zertifikat beantragen: Was sich beim Antragsverfahren geändert hat

Seit Juli 2023 gelten für Anträge auf Erteilung eines ITSG-Zertifikats neue Anforderungen an die Identifizierung und Authentifizierung der Antragsteller beim ITSG-Trust-Center. Hier ein Überblick über die Änderungen.

5 Min. Lesezeit

Um Meldungen zur Sozialversicherung an den Sozialversicherungsträger sicher übertragen zu können, benötigt jeder Arbeitgeber ein sogenanntes ITSG-Zertifikat vom Trust-Center der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG). Bereits zum 1. Januar 2023 wurde – parallel zum bisherigen Verfahren – ein neues Antragsverfahren für das Zertifikat eingeführt. Dieses wird ab dem 1. Juli 2023 für alle Arbeitgeber und Meldestellen verpflichtend sein. In diesem Beitrag erfahren sie, wie Sie künftig ein neues ITSG-Zertifikat beantragen oder ein bestehendes Zertifikat verlängern können.

Was ist ein ITSG-Zertifikat?

Die ITSG stellt den Arbeitgebern die Möglichkeit bereit, ihre Sozialversicherungsdaten in verschlüsselter Form sicher an die Sozialersicherungsträger zu übermitteln. Dabei fungiert sie als Zertifizierungsstelle (Trust-Center). Das bedeutet: Sie registriert einerseits die elektronischen Schlüssel, andererseits ordnet sie diesen Schlüsseln eine natürliche Person oder ein Unternehmen eindeutig zu.

Mithilfe des ITSG-Zertifikats können Arbeitgeber sämtliche Meldungen im Bereich der Sozialversicherung übermitteln, beispielsweise Beitragsnachweise, Meldungen an die Krankenversicherung oder den digitalen Lohnnachweis zur Unfallversicherung. Das geschieht im Regelfall direkt aus der verwendeten Entgeltabrechnungssoftware heraus.

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ITSG-Zertifikat beantragen: Was ändert sich ab Juli 2023?

Zum 1. Juli 2023 wird das zum Jahresbeginn eingeführte neue Antragsverfahren verpflichtend. Dieses stellt erhöhte Anforderungen an die Identifizierung und Authentifizierung der Kontaktperson. Reichte es bislang aus, zur Identifizierung eine Ausweiskopie mit dem Antrag einzureichen, muss sich die Kontaktperson zukünftig per Postident-Verfahren der Deutschen Post oder per Online-Ausweisfunktion (eID) identifizieren.

Ebenfalls neu ist, dass das Antragsverfahren nun komplett online über das ITSG-Registrierungsportal durchgeführt wird. Schriftliche Zertifizierungsanträge per Brief, E-Mail oder Fax sind ab Juli 2023 nicht mehr möglich.

Wie läuft die Beantragung eines ITSG-Zertifikats ab?

Möchten Arbeitgeber ein ITSG-Zertifikat beantragen oder verlängern, gehen sie nach dem neuen Antragsverfahren folgendermaßen vor:

  1. Registrierung
    Jeder Arbeitgeber muss sich im ITSG-Registrierungsportal registrieren. Dafür benötigt er neben den Kontaktdaten auch seine Betriebsnummer. Nach Bestätigung der versendeten Bestätigungs-E-Mail kann er sich mit seinen Benutzerdaten im Portal anmelden.
  2. Identitätsprüfung
    Die Kontaktperson ruft die Postident-Website der Deutschen Post auf. Hier kann sie sich entweder mit ihrem Onlineausweis identifizieren oder das herkömmliche Postident-Verfahren durchlaufen. Nach Übermittlung des erforderlichen Coupons per E-Mail oder als Download kann die Kontaktperson die Postident-Identifizierung in einer Postfiliale abschließen.
  3. Bestätigung der Firmenadresse
    Beim erneuten Login in das ITSG-Registrierungsportal muss die der Betriebsstättendatei entnommene Firmenadresse bestätigt werden. Ist die Adresse nicht korrekt, muss sie von der zuständigen Vergabestelle (z. B. Bundesagentur für Arbeit) geändert werden. Das ITSG kann die Daten nicht ändern. Stimmt die angezeigte Anschrift, ist ein Ansprechpartner zu hinterlegen, an den ein Freischaltcode verschickt wird. Zudem sind Angaben zur Rechnungsstellung erforderlich.
  4. Abspeichern der GUID
    Das Registrierungsportal erzeugt eine GUID-Vorgangsnummer (GUID = Globally Unique Identifier, global eindeutige ID). Diese muss abgespeichert werden.
  5. ITSG-Zertifikat beantragen
    Mithilfe der GUID können Arbeitgeber aus ITSG-zertifizierter Lohnabrechnungssoftware heraus ihr ITSG-Zertifikat beantragen. Dafür benötigen sie die Schlüsseldaten aus dem Registrierungsportal.
  6. Überprüfung
    Nun sollte die Kontaktperson sich im ITSG-Registrierungsportal einloggen und überprüfen, ob der Antrag eingegangen ist.
  7. Eingabe des Freischaltcodes
    Die ITSG versendet per Post an die angegebene Firmenadresse einen Brief mit einem Freischaltcode. Dieser muss im ITSG-Registrierungsportal eingegeben werden. Damit wird die Zertifizierung beauftragt. Im Anschluss versendet die ITSG ihre Rechnung.

Wichtiger Hinweis: Da der postalische Versand des Freischaltcodes häufig einige Wochen in Anspruch nimmt, sollten Arbeitgeber rechtzeitig ein neues ITSG-Zertifikat beantragen bzw. ihr bestehendes Zertifikat verlängern. Andernfalls kann es zu Beitragsschätzungen und Säumniszuschlägen kommen, weil Meldungen aufgrund fehlenden Zertifikats nicht fristgerecht übermittelt werden.

Welche Unternehmen müssen sich bei der ITSG als Meldestelle registrieren lassen?

Unternehmen oder Institutionen, die für mehrere Betriebsnummern Sozialversicherungsdaten übertragen, gelten seit Januar 2023 als Meldestelle. Dazu zählen etwa Lohn- und Steuerbüros sowie die Entgeltabrechnungsstellen von Arbeitgebern, die die Lohnabrechnung für mehrere verbundene Unternehmen durchführen. Alle Meldestellen sollten bis Ende Juni 2023 eine Eigenerklärung für eine Meldestelle abgeben haben. Die Anmeldung als Meldestelle ist aber auch nachträglich noch möglich. Mit der Eigenerklärung bestätigen die Meldestellen, dass sich die meldepflichtigen Mandanten oder Unternehmen ihnen gegenüber identifiziert haben.

Meldestellen können ihr ITSG-Zertifikat nicht verlängern, sondern müssen stets einen neuen Zertifizierungsantrag stellen. Diesem ist die Eigenerklärung jedes Mal aufs Neue hinzuzufügen. Das Formular kann beim Beantragen des ITSG-Zertifikats oder separat über www.itsg-trust.de/zap/upload-self-declaration hochgeladen werden. Alternativ kann es per E-Mail oder Fax an die ITSG übermittelt werden.

Noch nicht als Meldestelle registriert – und nun?

Haben Arbeitgeber die rechtzeitige Abgabe der Eigenerklärung und damit die Anmeldung als Meldestelle verpasst, stellt das zunächst kein Problem dar. Die Eigenerklärung kann jederzeit abgegeben werden, auch noch nach dem 1. Juli 2023.

Allerdings kann es zu Problemen kömmen, wenn eine Meldestelle ihre Eigenerklärung zum Zeitpunkt der Abgabe von SV-Meldungen noch nicht an die ITSG übermittelt hat. In diesem Fall könnte der betreffende Sozialversicherungsträger die Annahme der Meldungen, beispielsweise Beitragsnachweise, ablehnen. Dies wiederum hätte zur Folge, dass die Meldestelle die Abgabefrist nicht eingehalten hat und der Sozialversicherungsträger die Beiträge schätzt. Um dem vorzubeugen und Säumniszuschläge zu vermeiden, sollten Arbeitgeber sich rechtzeitig um die Registrierung als Meldestelle kümmern.

Lohn- und Gehaltsvorschüsse rechtssicher gestalten - darauf ist zu achten
HR & Payroll

Lohn- und Gehaltsvorschüsse rechtssicher gestalten - darauf ist zu achten

In eine finanzielle Schräglage zu geraten, kann schnell passieren. Gut, wenn der Arbeitgeber seinen Beschäftigten dann unkompliziert und unbürokratisch mit einem Vorschuss aushelfen kann. Dieser Beitrag zeigt, wie Lohn- und Gehaltsvorschüsse funktionieren, wie Arbeitgeber sie richtig auszahlen und worauf in rechtlicher Hinsicht zu achten ist.

5 Min. Lesezeit

Steigende Preise und hohe Inflation machen zurzeit vielen Menschen zu schaffen. Wenn dann auch noch zur Monatsmitte eine unerwartet hohe Rechnung – etwa für das defekte Familienauto – ins Haus flattert, ist die Haushaltskasse schnell überfordert. In solchen Situationen haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern Gehaltsvorschüsse anzubieten. Doch wie funktioniert so ein Vorschuss vom Arbeitgeber eigentlich? Wir beantworten die wichtigsten Fragen dazu.

Was sind Lohn- und Gehaltsvorschüsse?

In § 614 BGB ist gesetzlich geregelt, dass Arbeitgeber die Vergütung erst nach Erbringung der Arbeitsleistung auszahlen müssen. Benötigt ein Beschäftigter jedoch bereits vor dem festgelegten Auszahlungstermin finanzielle Mittel, kann der Arbeitgeber einen Teil der anstehenden Vergütung oder auch einen höheren Betrag vorab auszahlen.

Charakteristisch für einen solchen Vorschuss vom Arbeitgeber ist, dass der Mitarbeiter die der Auszahlungzugrunde liegende Leistung noch gar nicht erbracht hat. Darüber hinaus gibt es auch das System „On-Demand-Pay“. Dabei können Arbeitnehmer flexibel über den Teil ihres Gehalts verfügen, den sie bereits erarbeitet haben, und sich diesen bei Bedarf („On Demand“) auszahlen lassen.

Ablauf der Auszahlung von Lohn- und Gehaltsvorschüssen

Dem Prinzip nach könnte der Arbeitgeber einfach eine Überweisung in entsprechender Höhe vornehmen und so den Lohnvorschuss auszahlen. In der Praxis tut er jedoch gut daran, einen einheitlichen Prozess zu schaffen, um eine fristgerechte Rückzahlung sicherzustellen und Streitigkeiten vorzubeugen. So kann er vorgehen:

  1. Schaffung einer Richtlinie
    Um eine faire Behandlung aller Arbeitnehmer und die Einhaltung der Rückzahlungsvereinbarungen sicherzustellen, sollte der Arbeitgeber eine interne Richtlinie zur Gewährung von Lohn- und Gehaltsvorschüssen erstellen.
  2. Schriftlicher Antrag auf Lohnvorschuss
    Herzstück des Verfahrens ist ein schriftlicher Antrag. Dieser sollte, wie alle weiteren Vereinbarungen, in der Personalverwaltung ordnungsgemäß abgelegt und aufbewahrt werden – am besten in der digitalen Personalakte.
  3. Genehmigung
    Sprechen keine Gründe dagegen, kann der Arbeitgeber den Antrag auf Gehaltsvorschuss genehmigen. Die Vereinbarung sollte schriftlich niedergelegt und von beiden Parteien unterschrieben werden.
  4. Auszahlung des Vorschusses
    Es spielt keine Rolle, welche Zahlmethode der Arbeitgeber für die Auszahlung verwendet. Wichtig ist jedoch, dass der Zahlbetrag als Gehaltsvorschuss gekennzeichnet wird, bei einer Überweisung beispielsweise mit einem entsprechenden Betreff. Der Arbeitgeber sollte sich zu Beweiszwecken vom Arbeitnehmer den Erhalt bestätigen lassen.
  5. Verbuchung des Vorschusses
    Lohn- und Gehaltsvorschüsse müssen grundsätzlich getrennt von der regulären monatlichen Entgeltabrechnung verbucht werden.
  6. Rückzahlung
    Die Rückzahlung eines Gehaltsvorschusses folgt im Regelfall einem vorab vereinbarten Rückzahlungsplan. Der Betrag wird dabei meist mit einer oder mehreren folgenden Gehaltszahlungen verrechnet.

Gehaltsvorschuss: Welche Vor- und Nachteile gibt es?

Bei der Entscheidung für oder gegen das Angebot von Lohn- und Gehaltsvorschüssen sollten Arbeitgeber die Vorteile und Nachteile von Lohnvorauszahlungen berücksichtigen:

Vorteile

Nachteile
  • Bereicherung für eine breit aufgestellte Vergütungsstrategie
  • Gefühl der Wertschätzung für die Mitarbeiter
  • Positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit, die Motivation und die Produktivität
  • Positiver Einfluss auf die Fluktuationsrate
  • Förderung der psychischen Gesundheit durch Wegfall des finanziellen Drucks
 
  • Mögliche Probleme bei Rückzahlungen (Verspätung oder Zahlungsausfall)
  • Negative Auswirkungen auf die Liquidität des Unternehmens
  • Erhöhter Aufwand für die Verwaltung von Vorschüssen und die Ausarbeitung von Vorschuss-Richtlinien
  • Compliance-technische Bewertung von Vorschüssen erforderlich
 

Ein Gehaltsvorschuss kann ein finanzielles Risiko für den Arbeitgeber bedeuten. Kündigt ein Mitarbeiter direkt nach Erhalt der Zahlung fristlos oder taucht einfach nicht mehr zur Arbeit auf, ist die Abwicklung der Rückzahlung gefährdet. Hier ist es wichtig, in den im Vorfeld aufzustellenden Richtlinien auch den Umgang mit Problemen bei der Rückzahlung zu regeln.

Was gehört in eine Richtlinie zur Behandlung von Lohn- und Gehaltsvorschüssen?

Die Richtlinie dient dazu, einen sicheren Rechtsrahmen für Lohnvorschüsse zu bilden und den Ablauf zu definieren. Diese Inhalte sollte eine entsprechende Vereinbarung umfassen:

  • Voraussetzungen: Welche Bedingungen müssen anspruchsberechtigte Arbeitnehmer erfüllen? Die Betriebszugehörigkeit kann hier ebenso wie die abgeschlossene Probezeit oder eine erreichte Gehaltsstufe ausschlaggebend sein.
  • Höhe des Vorschusses: Hier ist zu definieren, bis zu welcher maximalen Höhe Vorschüsse möglich sind (z. B. bis zu einem Monatsentgelt).
  • Rückzahlung: Für die Rückzahlung sollten klare Vorgaben gelten. Zu regeln ist etwa, mit welchen Gehaltszahlungen verrechnet wird und inwiefern der Beschäftigte Zinsen zahlen muss.
  • Häufigkeit: Arbeitgeber sollten eine Grenze für die Inanspruchnahme von Lohn- und Gehaltsvorschüssen ziehen, beispielsweise auf einmal im Jahr. So beugen sie Missbrauch vor.
  • Ablauf der Antragstellung: Die Richtlinien sollten definieren, wie Mitarbeiter ihren Vorschuss richtig beantragen.

Haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen Vorschuss?

Sofern es diesbezüglich keine Regelungen im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag gibt, haben Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Zahlung eines Vorschusses. Der Arbeitgeber kann allerdings im Rahmen seiner Fürsorgepflicht verpflichtet sein, dem Arbeitnehmer finanziell unter die Arme zu greifen.

Fällt für eine Abschlagszahlung Lohnsteuer an?

Der Arbeitgeber muss keine Lohnsteuer einbehalten, wenn der Abrechnungszeitraum fünf Wochen nicht überschreitet. Außerdem muss spätestens drei Wochen nach diesem Zeitraum die eigentliche Lohnabrechnung erfolgen, in der die realistische Lohnsteuer berechnet wird.

Müssen für einen Vorschuss Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden?

In der Sozialversicherung gilt das Entstehungsprinzip. Die Beiträge werden daher nicht bei Auszahlung des Vorschusses fällig, sondern erst, wenn die ihnen gegenüberstehende Leistung erbracht wurde.

Dürfen Lohn- und Gehaltsvorschüsse unbegrenzt verrechnet werden?

Arbeitgeber müssen bei der Verrechnung des Gehaltsvorschusses bei der nächsten Abrechnung keine Grenzen beachten. Insbesondere müssen sie die Pfändungsfreigrenzen nicht einhalten.

Wie ist zu verrechnen, wenn eine Lohnpfändung eingeht?

Wird dem Arbeitgeber für den betreffenden Mitarbeiter eine Lohnpfändung zugestellt, stellt sich die Frage, von welchem Betrag die Pfändung befriedigt werden muss. Der Arbeitgeber darf zunächst den pfändungsfreien Teil des Lohns mit seinem Vorschuss verrechnen.

Was passiert mit einem Vorschuss bei einer Kündigung des Arbeitnehmers?

Falls der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet, noch ehe der Vorschuss voll verrechnet werden kann, muss er die gewährte Abschlagszahlung dennoch zurückzahlen.