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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

Digitale Lohnabrechnung: So machen KMU ihren HR-Bereich zukunftsfit
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Digitale Lohnabrechnung: So machen KMU ihren HR-Bereich zukunftsfit

Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können sich dem digitalen Wandel nicht verschließen. Der Bereich Human Resources (HR) sollte mit gutem Beispiel vorangehen und seine Prozesse digitalisieren. Den Anfang macht hier die digitale Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Der deutsche Mittelstand hat es in diesen Tagen nicht leicht – die Digitalisierung streckt ihre Fühler in alle Richtungen aus und macht vor keinem Betrieb Halt. In vielen Bereichen ist die digitale Kommunikation bereits zum Muss geworden – kein Unternehmer kann sich davor verstecken, seine Sozialversicherungsbeiträge online zu melden oder die Lohnsteueranmeldung elektronisch zu übermitteln.

Neben diesen Besonderheiten in der Entgeltabrechnung kämpft gerade das Personalwesen mit weiteren Herausforderungen. Der Fachkräftemangel, der die Suche nach geeignetem Personal stark erschwert. Der wachsende Bedarf an gezielter Personalentwicklung, der mit der sich immer schneller verändernden Arbeitswelt einhergeht. Die Flexibilisierung der Arbeitszeitmodelle und -strukturen. Das immer komplizierter werdende Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Diese und viele weitere Faktoren erschweren die Personalarbeit, lassen sich jedoch durch geeignete digitale Unterstützung meistern.

Warum die digitale Lohnabrechnung für KMU vorteilhaft ist

Gerade in der Lohnabrechnung ist die Umsetzung der Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen besonders einfach: In kaum einem anderen Bereich gibt es so viele Routineabläufe, die sich mit den richtigen Hilfsmitteln ganz oder teilweise automatisieren lassen. Denn letztlich läuft die Entgeltabrechnung jeden Monat nach demselben Schema ab.

Davon abgesehen gibt es viele gute Gründe für Unternehmen jeder (!) Größe, sich mit der digitalen Transformation der Unternehmensprozesse im HR-Bereich auseinanderzusetzen:

  • Effizienzsteigerung: Die Maschine führt die Entgeltabrechnung in einem Bruchteil der Zeit eines Menschen durch. Dadurch werden wertvolle personelle Ressourcen geschont und frei für wichtigere Aufgaben, gleichzeitig steigt die Effizienz.
  • Geringere Fehleranfälligkeit: Plausibilitätsprüfungen verhindern Fehler durch Falscheingaben sowie Bedienungsfehler. Die Fehleranfälligkeit des Prozesses verringert sich.
  • Kostenersparnis: Weniger Arbeitszeit bedeutet gleichzeitig auch geringere Kosten. Zugleich werden weitere Kostenfaktoren eingespart, z. B. Druckkosten und Porto. Zudem muss durch die Digitalisierung der Lohnabrechnung seltener externes Fachpersonal hinzugezogen werden (z. B. Steuerberater), nur noch zur Klärung spezieller Fragen.
  • Zukunftsfähigkeit: Um auch in Zukunft handlungsfähig zu bleiben, müssen kleine und mittlere Unternehmen mit der Entwicklung Schritt halten und den Weg der Digitalisierung mitgehen. Andernfalls ist der Vorsprung der anderen später zu groß, um ihn noch aufzuholen.
  • Informationsgrundlage: Dem Unternehmen stehen ständig aktuelle Werte und Kennzahlen zur Verfügung. Vorbei sind die Zeiten, in denen man auf der Basis von Zahlen entschied, die der Steuerberater für einen Monate zurückliegenden Zeitraum übermittelte.
  • Zeitersparnis beim Datenzugriff: Nach Informationen zu einem früheren Vorgang muss nicht mehr lange in Ordnern oder im Archiv geblättert werden. Per Suchfunktion gelangt der Mitarbeiter in nur wenigen Sekunden zu den benötigten Daten.

Ohne das erforderliche Know-how in der Hinterhand wird es wegen der zunehmenden Komplexität für KMU immer schwieriger, ihre Entgeltabrechnung und andere HR-Themen selbst abzuwickeln. Mithilfe von Personalsoftware können sie wichtige Prozesse selbst durchführen und damit auch ihre Zukunftsfähigkeit sichern.

So lassen sich durch die digitale Lohnabrechnung Abhängigkeiten von externen Dienstleistern ebenso wie der Verlust von Know-how in der Entgeltabrechnung, einem der HR-Kernbereiche, vermeiden und die eigene Handlungsfähigkeit bewahren. Zudem ist die selbst durchgeführte Lohnabrechnung eine unverzichtbare Informationsquelle für die praktische Personalarbeit. Allein schon deshalb sollte sie inhouse durchgeführt werden.

Digitale Transformation im Bereich HR: Mit gutem Beispiel vorangehen

Wenn es um die digitale Transformation geht, nimmt die Personalabteilung eine tragende Rolle und eine Vorbildfunktion ein. Jeder Arbeitnehmer und jede Führungskraft kommt regelmäßig mit den HR-Managern in Kontakt. Geht man hier mit gutem Beispiel voran und arbeitet an störungsfreien, digitalen Prozessen, kann dies eine deutliche Signalwirkung auch für andere Abteilungen haben. Deshalb ist der HR-Bereich von Anfang an in die Umsetzung im Unternehmen einzubeziehen, beginnend bei der Digitalisierung der Lohnabrechnung.

Lohnabrechnungssoftware in KMU: So erleichtert sie den Alltag

Eine softwaregestützte digitale Lohnabrechnung kann dem Unternehmen viel Arbeit abnehmen. So lassen sich beispielsweise diese Vorgänge vereinfachen:

  • Anfertigung der Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung der individuellen Besonderheiten der Mitarbeiter
  • Arbeiten stets auf dem aktuellen gesetzlichen Stand
  • Auswertungen und Statistiken ganz nach Bedarf
  • Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern und Ämtern

Entscheidend ist: All diese Vorgänge können grundsätzlich auch ohne vertieftes Wissen im Bereich der Lohnabrechnung bearbeitet werden. Die Arbeit mit einer Lohnsoftware kann das Know-how in der Personalabteilung sogar stärken und ausbauen – als eine Art kontinuierliche Weiterbildung.

Digitale Lohnabrechnung – das sollte die Software können

  • Abrechnung nicht nur von herkömmlichen sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen, sondern auch von spezielleren Fällen wie Minijobs, Teilzeitarbeit oder Werksstudenten
  • Automatisierte Meldungen an Sozialversicherungsträger und weitere Stellen (z. B. ELStAM, DEÜV-Meldungen, elektronischer Lohnnachweis)
  • Zulassung für das DEÜV-Verfahren nach erfolgreich absolvierter ITSG-Prüfung
  • Assistenten, die durch die Entgeltabrechnung führen, zur vereinfachten Bearbeitung von Lohndaten
  • Individuelle Zusammenstellung von Berichten und Statistiken
  • Import- und Exportfunktionen sowie Schnittstellen zu anderen Systemen
  • Freie Verwaltung der Lohnarten
  • Intuitive Bedienung in einer modernen Benutzeroberfläche
  • Regelmäßige Updates
  • Sofern benötigt: Umsetzung von branchenspezifischen Besonderheiten (z. B. Tarifverträge, Baulohn)
  • Idealerweise modularer Aufbau, damit die Software mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen kann
  • Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit

Eine Software zur Lohnabrechnung, die über die oben genannten Funktionen bzw. Eigenschaften verfügt, bietet gute Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme inhouse erstellte Entgeltabrechnung. Welche spezifischen Funktionen eine Lohnsoftware für ein Unternehmen darüber hinaus enthalten sollte, ist im Vorfeld über ein Lastenheft zu ermitteln.

Digitale Lohnabrechnung: Mit Lohnsoftware auch für KMU umsetzbar

Die Lohnabrechnung mit ihren gesetzlichen Anforderungen und ständigen Neuerungen wirkt vor allem auf kleinere Firmen häufig abschreckend. Mit den richtigen Hilfsmitteln – Stichwort: digitale Lohnabrechnung – lässt sich diese Aufgabe jedoch erstaunlich leicht und sicher bewältigen.

Eine intuitiv bedienbare, ITSG-geprüfte Lohnsoftware versetzt auch kleine und mittlere Unternehmen in die Lage, eine korrekte und rechtlich einwandfreie Entgeltabrechnung durchzuführen, ohne dafür einen Steuerberater oder einen anderen Dienstleister beauftragen zu müssen. Dadurch bleibt wichtiges HR-Know-how im Unternehmen. Zudem ist die digitale Lohnabrechnung das Fundament für die künftige weitere Digitalisierung anderer HR-Bereiche.

WEITERE ARTIKEL

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department
HR & Payroll

Payroll Outsourcing als Hebel für ein agiles HR-Department

5 Min. Lesezeit

Die Lohnabrechnung im DACH-Raum unterliegt komplexen, länderspezifischen Regeln. Wer diese Aufgabe auslagert, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch die Flexibilität, die ein modernes HR-Department heute braucht.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing? 

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum? 

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams? 

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR? 

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich? 

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

Was die Zoll-Razzia auf Baustellen für die Lohnabrechnung bedeutet – 5 Dinge, die Bauunternehmen jetzt checken sollten
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Was die Zoll-Razzia auf Baustellen für die Lohnabrechnung bedeutet – 5 Dinge, die Bauunternehmen jetzt checken sollten

Im März 2026 standen 3.200 Zöllnerinnen und Zöllner gleichzeitig auf deutschen Baustellen. Was steckt dahinter – und was sollten Bauunternehmen daraus mitnehmen?

5 Min. Lesezeit

Hintergrund zur bundesweiten Finanzkontrolle

Es war keine spontane Aktion: Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls führt regelmäßig koordinierte Schwerpunktprüfungen durch – und die Baubranche steht dabei traditionell ganz oben auf der Liste. Im März 2026 waren bundesweit rund 3.200 Einsatzkräfte gleichzeitig auf Baustellen unterwegs. Geprüft wurde, ob Beschäftigte ordnungsgemäß angemeldet sind, ob Mindestlöhne eingehalten werden, ob Arbeitsgenehmigungen vorliegen – und ob Sozialleistungen zu Recht bezogen werden.

Die Zahlen aus dem Vorjahr zeigen, warum die Branche so stark im Fokus steht: Rund 60 Prozent der gesamten festgestellten Schadenssumme des Jahres 2025 entfielen auf das Baugewerbe. Über 10.000 Strafverfahren wurden allein in diesem Bereich eingeleitet. Und die Konsequenzen können gravierend sein: Ein aktuelles Urteil des Landgerichts Dortmund verurteilte einen Bauunternehmer zu knapp drei Jahren Haft – wegen vorenthaltener Arbeitsentgelte in über 50 Fällen, Gesamtschaden knapp 2,7 Millionen Euro.

Doch was bedeutet das konkret für den Alltag eines Bauunternehmens? Wir haben die fünf wichtigsten Punkte zusammengestellt – nicht als Checkliste für den Worst Case, sondern als Orientierung für eine solide, zukunftsfähige Aufstellung.

1. An- und Abmeldungen: Der unterschätzte Dauerjob

Die Anmeldung zur Sozialversicherung ist keine einmalige Aufgabe – sie ist ein laufender Prozess. Jede neue Kraft muss korrekt und rechtzeitig angemeldet sein, jeder Austritt korrekt abgemeldet. Klingt überschaubar, wird aber im Baugewerbe schnell zur Herausforderung: wechselnde Belegschaften, Saisonkräfte, Subunternehmer – die Fluktuation ist hoch, der Verwaltungsaufwand entsprechend.

Hinzu kommt: Wer als Generalunternehmer Subunternehmer einsetzt, trägt unter Umständen eine Mitverantwortung dafür, dass auch deren Beschäftigte ordnungsgemäß angemeldet sind. Die FKS prüft die gesamte Kette – nicht nur den Auftragnehmer vor Ort.

2. Sofortmeldepflicht: Keine Sekunde zu spät

Für bestimmte Beschäftigungsformen gilt im Baugewerbe die Sofortmeldepflicht – eine der strengsten Regelungen im deutschen Sozialversicherungsrecht. Die Anmeldung muss noch vor Aufnahme der Beschäftigung erfolgen, spätestens beim tatsächlichen Arbeitsbeginn. Nicht am Ende der Woche, nicht nach der Probearbeit – sondern unmittelbar vorher.

Steht ein Zöllner auf der Baustelle und eine neu eingesetzte Kraft ist noch nicht im System, ist das erklärungsbedürftig. Und aus einer Erklärung kann schnell ein Ordnungswidrigkeitsverfahren werden.

3. Mindestlohn: Mehr als eine Zahl

Im Baugewerbe gilt nicht einfach der gesetzliche Mindestlohn. Auf Basis der Tarifverträge – allen voran dem Bundesrahmentarifvertrag Bau (BRTV) – gibt es branchenspezifische Mindestlöhne, die je nach Tätigkeit und Lohngruppe variieren. Diese Löhne müssen nicht nur gezahlt, sondern auch nachgewiesen werden können: durch lückenlose Stundenaufzeichnungen, Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise.

Die FKS prüft nicht nur, ob der Mindestlohn auf dem Papier stimmt – sondern ob er tatsächlich und vollständig ausgezahlt wurde. Differenzen zwischen vereinbartem und tatsächlich geleistetem Stundenlohn sind ein häufiger Ansatzpunkt für weiterführende Ermittlungen.

4. Ausländische Beschäftigte: Mehrere Ebenen im Blick behalten

Auf vielen Baustellen arbeiten Beschäftigte aus dem EU-Ausland oder aus Drittstaaten. Hier greift ein eigenes Regelwerk: Liegen die erforderlichen Aufenthaltstitel und Arbeitsgenehmigungen vor? Wurden entsandte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer korrekt beim Zoll angemeldet – Stichwort A1-Bescheinigung und Entsendemeldung? Sind die im Herkunftsland geltenden Sozialversicherungsregelungen dokumentiert?

Die Anforderungen sind komplex und ändern sich regelmäßig. Wer hier nicht aktuell ist, riskiert Verstöße, die nicht böswillig, aber dennoch teuer sind.

5. Dokumentation: Im Ernstfall zählt jede Sekunde

Die FKS prüft nicht nur im Büro – sie beginnt auf der Baustelle, mit direkten Befragungen der Beschäftigten. Wer keine Auskunft geben kann oder will, weckt Misstrauen. Wer relevante Unterlagen nicht sofort vorlegen kann, gerät unter Druck.

Das bedeutet: Arbeitszeitnachweise, Lohnabrechnungen, Anmeldebestätigungen und Genehmigungen sollten nicht irgendwo im Ordner schlummern, sondern jederzeit abrufbar sein – idealerweise digital und strukturiert. Denn die Prüfung vor Ort ist oft nur der Auftakt: Auffälligkeiten können tiefgreifende Ermittlungen auslösen, die sich über Monate hinziehen.

Fazit: Prüfdruck wird nicht nachlassen

Die Schwerpunktprüfungen der FKS sind kein Ausnahmezustand – sie sind fester Bestandteil einer langfristigen Strategie zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung. Für Bauunternehmen bedeutet das: Die Frage ist nicht ob der Zoll kommt, sondern wann.

Die gute Nachricht: Wer alle Pflichten rund um den Baulohn zuverlässig im Griff hat – An- und Abmeldungen, Sofortmeldungen, Nachweise, Dokumentation – muss eine Prüfung nicht fürchten. Das klingt simpel, ist in der Praxis aber aufwendig. Denn der Baulohn bringt weit mehr mit sich als die reine Abrechnung. Viele Bauunternehmen entscheiden sich deshalb, diese Aufgaben an einen spezialisierten Partner auszulagern – und gewinnen damit nicht nur Sicherheit, sondern auch wertvolle Zeit für ihr Kerngeschäft.

Alle Zahlen und Fakten basieren auf der offiziellen Statistikveröffentlichung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit sowie der Pressemitteilung der Generalzolldirektion vom 10. März 2026. Die erste Bilanz der FKS finden Sie hier: Zoll online - Pressemitteilungen - Zoll überprüft das Baugewerbe - erste Bilanz der bundesweiten Schwerpunktprüfung

Lohnabrechnung: Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen abrechnen
HR & Payroll

Lohnabrechnung: Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen abrechnen

Die Lohnabrechnung gehört zu den zentralen und zugleich anspruchsvollsten Aufgaben im Personalwesen. Besonders Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen sorgen oft für Unsicherheiten. Fehler können nicht nur Ärger bei Mitarbeitenden auslösen, sondern auch steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Folgen haben. Dieser Beitrag erklärt, wie solche Zahlungen korrekt abgerechnet werden – und worauf dabei zu achten ist.

5 Min. Lesezeit

Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen: Definition und Unterschiede

  • Einmalzahlungen (sonstige Bezüge) sind zusätzliche Vergütungen außerhalb des regulären Monatslohns, zum Beispiel Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, das 13. oder 14. Monatsgehalt, Jubiläumszuwendungen oder Urlaubsabgeltung. Sie können leistungsbezogen oder anlassgebunden sein und unterliegen der Steuer- sowie Sozialversicherungspflicht.
  • Boni: Hierbei handelt es sich um variable, meist leistungs- oder erfolgsabhängige Prämien, wie beispielsweise Vertriebsboni, Zielprämien oder Jahresboni. Sie gelten als sonstige Bezüge und werden wie Einmalzahlungen behandelt.
  • Sondervergütungen und Sachbezüge umfassen Leistungen, die über das Grundgehalt hinausgehen. Dazu gehören geldwerte Vorteile wie Firmenwagen oder Gutscheine sowie betriebliche Gesundheitsförderung. Während Überstundenvergütungen meist zum laufenden Lohn zählen, gelten für Sachbezüge spezielle Regeln: Sie bleiben bis zu einer Freigrenze von 50 Euro monatlich steuer- und sozialversicherungsfrei. Für die betriebliche Gesundheitsförderung gelten separate jährliche Freibeträge.

Damit Steuern und Sozialabgaben korrekt berechnet werden können, ist eine klare Klassifizierung entscheidend.

Steuerliche Behandlung von Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen

Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld unterliegen der Lohnsteuer als sonstige Bezüge.

Für außerordentliche Einkünfte (z. B. Abfindungen oder mehrjährige Boni) ist eine Begünstigung durch die Fünftelregelung nach § 34 EStG seit 2025 nicht mehr im Lohnsteuerabzugsverfahren anwendbar. Um von der steuerlichen Tarifermäßigung zu profitieren, können Arbeitnehmer diese im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Arbeitgeber bleiben unabhängig davon verpflichtet, die betreffenden Zahlungen in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert auszuweisen.

Reguläre Boni und Prämien werden als sonstige Bezüge versteuert. Sachbezüge bleiben bis zu einer Freigrenze von 50 Euro monatlich steuerfrei, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Arbeitgeber müssen alle Sonderzahlungen korrekt ausweisen, um Haftungsrisiken bei der Lohnsteuer zu vermeiden.

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Die meisten lohnsteuerpflichtigen Zahlungen unterliegen auch der Sozialversicherungspflicht (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung), es gibt jedoch Ausnahmen.

Beispiele: Sachbezüge bis 50 Euro pro Monat sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Auch Arbeitgeberzuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) sind bis zu bestimmten Höchstgrenzen sozialversicherungsfrei.

Bei Einmalzahlungen ist der Zahlungszeitpunkt maßgeblich: Werden sie zwischen dem 1. Januar und dem 31. März ausgezahlt, ist gegebenenfalls die Märzklausel nach § 23a Abs. 4 SGB IV zu beachten. Dabei handelt es sich um eine sozialversicherungsrechtliche Regelung, nach der Einmalzahlungen (z. B. Boni oder Weihnachtsgeld), die zwischen dem 1. Januar und dem 31. März ausgezahlt werden, dem Vorjahr zugeordnet werden.

Voraussetzung ist unter anderem, dass die anteilige Beitragsbemessungsgrenze bzw. die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschritten wird und das Beschäftigungsverhältnis bereits im Vorjahr beim selben Arbeitgeber bestand.

Weitere Informationen: Deutsche Rentenversicherung

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Praktische Umsetzung in der Lohnabrechnung

Damit Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen korrekt abgerechnet werden, sollten Arbeitgeber Folgendes beachten:

  1. Klassifizierung der Zahlung: Eindeutige Zuordnung als Einmalzahlung, Bonus oder Sondervergütung.
  2. Erfassung des Bruttobetrags: Korrekte Eingabe in das Lohnabrechnungssystem als “sonstiger Bezug”.
  3. Steuer und Sozialversicherung:
    1. Prüfen, ob ein Sachbezug (50-Euro-Grenze) oder eine voll steuerpflichtige Geldleistung vorliegt.
    2. Die Beschäftigten darauf hinweisen, dass sie die Fünftelregelung, sofern die Voraussetzungen dafür vorliegen, nur noch im Rahmen ihrer Einkommensteuerveranlagung geltend machen können.
    3. Die Inflationsausgleichsprämie ist ausgelaufen und kann ab 2025 nicht mehr steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden.
    4. Prüfen, ob die Märzklausel nach § 23a Abs. 4 SGB IV anzuwenden ist.
  4. Dokumentation: Transparentes Ausweisen aller Zahlungen für interne Kontrollen und externe Prüfungen.

Eine aktuelle und ITSG-geprüfte Lohnabrechnungssoftware erleichtert diese Prozesse, reduziert Fehler und unterstützt Arbeitgeber bei der Erstellung rechtssicherer Abrechnungen.

Sonderfälle in der Lohnabrechnung

Besondere Aufmerksamkeit erfordern:

  • Boni mit rückwirkender Auszahlung: Erfolgsprämien für vergangene Monate müssen zum Auszahlungszeitpunkt versteuert werden und sind SV-pflichtig.
  • Kündigungen: Einmalzahlungen (z. B. Urlaubsabgeltung) sind tarif-/arbeitsvertraglich anteilig zu berechnen.
  • Sachbezüge und Gutscheine: Bis zu 50 Euro/Monat steuer- und SV-frei (bei Vorliegen der Sachbezugsvoraussetzungen); eine Prüfung ist zwingend erforderlich.

Fazit

Die korrekte Abrechnung von Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen ist für Unternehmen unverzichtbar. Mit klar definierten Prozessen, geschultem Personal und einer ITSG-geprüften Lohnabrechnungssoftware lassen sich Zahlungen steuerlich und sozialversicherungsrechtlich korrekt abwickeln. Unternehmen, die dies umsetzen, sichern ihre Rechtskonformität und stärken zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit sowie die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden.

FAQ – Lohnabrechnung: Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen (Deutschland)

Was sind Einmalzahlungen in der Lohnabrechnung?

Einmalzahlungen sind unregelmäßige Zusatzvergütungen, zu denen beispielsweise Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Jahresboni oder Jubiläumszuwendungen zählen. Sie können leistungsbezogen oder nicht leistungsbezogen sein. Sie unterliegen der Lohnsteuer und der Sozialversicherungspflicht.

Wie werden Boni korrekt in der Lohnabrechnung abgerechnet?

Boni sind leistungs- oder erfolgsabhängige Zahlungen (z. B. Vertriebsboni, Zielprämien). Sie werden als sonstige Bezüge regulär lohnsteuerpflichtig behandelt (Ermittlung der Lohnsteuer nach der Jahreslohnsteuertabelle) und sind sozialversicherungspflichtig. Dabei wird nicht nur die monatliche, sondern die anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze herangezogen. Eine korrekte Lohnart-Kennzeichnung verhindert Abrechnungsfehler.

Welche Zahlungen zählen als Sondervergütungen?

Sondervergütungen sind unregelmäßige Zahlungen außerhalb des laufenden Monatslohns, wie z. B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, 13./14. Monatsgehalt oder Jubiläumszuwendungen. Sie basieren auf Einzelvertrag, Tarifvertrag oder betrieblicher Übung und werden steuerlich als sonstige Bezüge sowie sozialversicherungspflichtig abgerechnet.

Wie werden Einmalzahlungen steuerlich behandelt?

Einmalzahlungen gelten als “sonstige Bezüge” im Sinne des Lohnsteuerrechts und unterliegen der Lohnsteuer. Für außerordentliche Einkünfte nach § 34 Abs. 2 EStG kann die Fünftelregelung seit 2025 nicht mehr im Lohnsteuerabzugsverfahren angewendet werden. Stattdessen können Arbeitnehmer diese Tarifermäßigung im Rahmen ihrer Steuererklärung geltend machen. Eine klare Dokumentation vermeidet Abrechnungsfehler.

Welche Sozialversicherungsregeln gelten für Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen?

Grundsätzlich sind alle lohnsteuerpflichtigen Zahlungen bis zur Beitragsbemessungsgrenze sozialversicherungspflichtig (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung). Der Zahlungszeitpunkt ist entscheidend: Bei Auszahlungen im Januar bis März ist die Märzklausel zu prüfen (Zuordnung zum Vorjahr).

Ausnahmen: Sachbezüge bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Monat oder Aufmerksamkeiten (z. B. Sachgeschenke zum persönlichen Jubiläum) bis zu 60 Euro sind unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen sozialversicherungsfrei. Klassische Geld-Jubiläumsprämien sind hingegen voll beitragspflichtig.

Wie können Unternehmen Einmalzahlungen, Boni und Sondervergütungen korrekt abrechnen?

Unternehmen klassifizieren Zahlungen als “sonstige Bezüge” oder als Sachbezug. Sie erfassen den geldwerten Vorteil in der Lohnsoftware und berechnen die Lohnsteuer unter Beachtung von Freigrenzen (z. B. 50 Euro für Sachbezüge). Die Sozialversicherungsbeiträge werden bis zur anteiligen Beitragsbemessungsgrenze fällig, wobei für Auszahlungen zwischen Januar und März die Märzklausel zu prüfen ist. Eine lückenlose Dokumentation ist für spätere Betriebsprüfungen essenziell. Moderne Lohnsoftware unterstützt dabei, diese Prozesse rechtssicher zu automatisieren.

Welche Sonderfälle erfordern besondere Aufmerksamkeit?

Hierzu zählen rückwirkend gezahlte Boni (maßgeblich ist der Auszahlungszeitpunkt), tariflich oder vertraglich geregelte anteilige Einmalzahlungen bei Mitarbeiteraustritten sowie Sachbezüge und Gutscheine, bei denen die Freigrenze (50 Euro pro Monat) und die Sozialversicherungsfreiheit zu prüfen sind.

Aktuelle Tariflöhne, Gehälter und Ausbildungsvergütungen im Bauhauptgewerbe 2026
Branchen

Aktuelle Tariflöhne, Gehälter und Ausbildungsvergütungen im Bauhauptgewerbe 2026

Seit dem 1. April 2024 gilt der neue Tarifvertrag für das Bauhauptgewerbe in Deutschland. Die Vereinbarung sieht gestaffelte Entgelterhöhungen vor – in drei Stufen. Besonders relevant für Bauunternehmen: Der April 2024 ist ein sogenannter Nullmonat, das heißt, die Lohnerhöhungen greifen erst ab Mai 2024. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick über die aktuell gültigen Tariflöhne, Gehälter und Ausbildungsvergütungen – mit regionaler Differenzierung nach West, Ost und Berlin. Außerdem können Sie alle Tabellen kostenlos als PDF herunterladen.

5 Min. Lesezeit

Was Bauunternehmen zur aktuellen Tarifrunde wissen sollten

Die Tarifverhandlungen im Bauhauptgewerbe 2024 führten zu einer dreistufigen Anhebung der Löhne und Gehälter. Die zweite Stufe tritt zum 1. April 2025 in Kraft. Im Fokus stehen dabei:

  • Tariflöhne für gewerbliche Arbeitnehmer
  • Gehälter für Angestellte und Poliere
  • Unveränderte Ausbildungsvergütungen

Weitere Details zur ersten Stufe der Tarifrunde und zum Ablauf der Verhandlungen finden Sie in unserem Hintergrundbeitrag zur Tarifrunde im Baugewerbe.

Tarifentwicklung 2026: Dritte Stufe und bundesweite Ost-West-Angleichung

Zum 1. April 2026 tritt im Bauhauptgewerbe die dritte Stufe des aktuellen Entgelt-Tarifvertrags in Kraft. In diesem Zuge werden die Tariflöhne und Gehälter im Tarifgebiet West nochmals angehoben. Gleichzeitig erfolgt die vollständige Ost-West-Angleichung: Die Entgelte im Tarifgebiet Ost werden auf das West-Niveau angehoben.

Damit gelten ab April 2026 bundesweit einheitliche Tariflöhne, Gehälter und Ausbildungsvergütungen, ohne regionale Unterschiede zwischen Ost und West. Die Tarifregelung schließt den mehrstufigen Anpassungsprozess ab, der seit 2024 vereinbart wurde, und sorgt für klare und einheitliche Rahmenbedingungen im gesamten Bauhauptgewerbe.

Tariflöhne im Bauhauptgewerbe ab 1. April 2026

Tariflöhne West-, Ostdeutschland und Berlin

Die nachfolgende Tabelle zeigt die tariflich vereinbarten Stundenlöhne, den Bauzuschlag und den Gesamtstundenlohn für gewerbliche Beschäftigte in ganz Deutschland:

Lohngruppe TL in € BZ in € GTL in €
6
28,06
1,66
29,72
5
25,77
1,52
27,29
4 (Ecklohn)
24,60
1,45
26,05
3
22,64
1,33
23,97
2a
22,10
1,30
23,40
2b
20,02
1,18
21,20
2
17,69
1,04
18,73
1
14,98
0,88
15,86
4 (Fliesen-, Platten-, Mosaikleger)
25,34
1,50
26,84
4 (Baumaschinenführer)
24,98
1,47
26,45

TL = Tarifstundenlohn, BZ = Bauzuschlag 5,9 % vom TL, GTL = Gesamtstundenlohn

Gehälter für Angestellte und Poliere ab 1. April 2026

Tarifgehälter – gewerkschaftlich vereinbart (bundesweit)

Die Gehaltstabelle gilt für alle Angestellten und Poliere im Bauhauptgewerbe:

Tarifgruppe in €
A I
2.983,00
A II
3.400,00
A III
3.862,00
A IV
4.339,00
A V
4.830,00
A VI
5.340,00
A VII
5.878,00
A VIII
6.432,00
A IX
7.145,00
A X
7.961,00

Spezielle Tarifgehälter im feuerungstechnischen Gewerbe

Für Poliere im feuerungstechnischen Gewerbe gelten abweichende Gehaltstabellen:

Tarifgruppe West, Ost, Berlin, in € Hamburg, in €
Feuerungs- und Ofenbau, Koksofen- und Gaswerks-ofenbau sowie Ofenmeister
6.496,00
6.549,00
Schornsteinbau
6.763,00
6.81100

Ausbildungsvergütungen im Baugewerbe werden erhöht

Gewerblicher Bereich

Ausbildungsjahr in €
1.
1.122,00
2.
1.351,00
3.
1.610,00
4.
1.714,00
Feuerungstechnisches Gewerbe
1.
1.122,00
2.
1.395,00
3.
1.719,00

Kaufmännischer/technischer Bereich

Ausbildungsjahr in €
1.
1.122,00
2.
1.247,00
3.
1.507,00

Weitere gesetzliche Änderungen seit Januar 2024

Seit dem 1. Januar 2024 gelten für Unternehmen im Baugewerbe zusätzliche Regelungen:

  • Anhebung des Mindestlohns
  • Neue Geringfügigkeitsgrenze
  • Geänderte Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand
  • Neue Beiträge zur Wegezeitentschädigung

Diese Regelungen gelten bundesweit, also unabhängig von Region oder Branche.

Lohngruppen im Baugewerbe – aktuelle Übersicht

Für die Einordnung von Mitarbeitenden gelten folgende Lohngruppen (bundeseinheitlich):

Lohngruppe Bezeichnung
2 / 2a / 2b
Fachwerker, Maschinisten, Kraftfahrer
3 / 3a
Facharbeiter, Baugeräteführer, Berufskraftfahrer
4
Spezialfacharbeiter, Baumaschinenführer
5
Vorarbeiter, Baumaschinen-Vorarbeiter
6
Werkpolier, Baumaschinen-Fachmeister
Mindestlohn 2026: Neue Werte & Geringfügigkeitsgrenze für Baubetriebe
HR & Payroll

Mindestlohn 2026: Neue Werte & Geringfügigkeitsgrenze für Baubetriebe

Ab dem 1. Januar 2026 treten wichtige Änderungen beim gesetzlichen Mindestlohn sowie der Geringfügigkeitsgrenze in Kraft. Für Unternehmen und Beschäftigte in der Baubranche, im Garten- und Landschaftsbau sowie in bestimmten Handwerken bedeutet dies: Löhne, Midi-Job-Grenzen und branchenspezifische Tariflöhne passen sich erneut an. Hier finden Sie alle relevanten Werte und Informationen im Überblick.

5 Min. Lesezeit

Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns 2026

Der gesetzliche Mindestlohn steigt ab 01.01.2026 von 12,82 € auf 13,90 € pro Stunde. Dies betrifft alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die nicht unter spezielle Tarifverträge fallen.

Neue Geringfügigkeitsgrenze und Übergangsbereich

Mit der Anpassung des Mindestlohns steigt auch die Geringfügigkeitsgrenze für Minijobs:

  • Minijobs: bis 603,00 € monatlich
  • Midi-Job-Übergangsbereich: von 603,01 € bis 2.000,00 €

Diese Anpassungen sollen sicherstellen, dass geringfügig Beschäftigte trotz Lohnerhöhung nicht in die Sozialversicherungspflicht rutschen.

Branchen, für die der Mindestlohn gilt

Der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 € gilt für folgende Branchen:

  • Bauhauptgewerbe (für alle ab 01.01.2022 neu abgeschlossenen Arbeitsverträge)
  • Garten- und Landschaftsbau

Tariflicher Mindestlohn im Dachdeckerhandwerk

Für das Dachdeckerhandwerk gelten ab 01.01.2026 folgende angepasste tarifliche Mindestlöhne:

  • Ungelernte Arbeitnehmer ohne abgeschlossene Berufsausbildung (Mindestlohn 1): 14,96 €/Stunde
  • Gelernte Arbeitnehmer mit abgeschlossener Berufsausbildung (Mindestlohn 2): 16,60 €/Stunde

Mindestlöhne im Maler-, Lackierer- und Gerüstbauerhandwerk

Maler- und Lackiererhandwerk (ab 01.08.2025):

  • Ungelernte Arbeitnehmer (Mindestlohn 1): 12,82 €/Stunde, ab 01.01.2026 13,90 €/Stunde
  • Gelernte Arbeitnehmer (Gesellen, Mindestlohn 2): 15,55 €/Stunde

Gerüstbauerhandwerk (ab 01.01.2026):

  • Alle gewerblichen Arbeitnehmer: 14,35 €/Stunde

Fazit: Bedeutung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Erhöhung des Mindestlohns und der Geringfügigkeitsgrenze bedeutet für Arbeitgeber angepasste Lohnabrechnungen und höhere Personalkosten. Beschäftigte profitieren von besseren Verdienstmöglichkeiten, insbesondere im Bauhauptgewerbe, Dachdeckerhandwerk und Garten- und Landschaftsbau. Arbeitgeber sollten ihre Verträge, Abrechnungssysteme und Minijob-Regelungen rechtzeitig prüfen, um ab Januar 2025 rechtskonform zu handeln.

Jahreswechsel Lohnabrechnung: Fristen und Aufgaben im Überblick
HR & Payroll

Jahreswechsel Lohnabrechnung: Fristen und Aufgaben im Überblick

Der Jahreswechsel bringt für Personalabteilungen und Lohnbuchhaltungen jedes Jahr zusätzlichen Aufwand mit sich. Besonders in der Lohnabrechnung gibt es feste Fristen und Aufgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und reibungslose Prozesse sicherzustellen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen klaren Überblick über alle wichtigen Aufgaben und Stichtage – vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungsmeldungen bis hin zu Unfallversicherung und betrieblicher Altersvorsorge.

5 Min. Lesezeit

Lohnsteuerjahresausgleich

Nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind alle Unternehmen, die am 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigen, verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser erfolgt in der Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung.‍

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Gemäß § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO müssen Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen. Sie enthält alle relevanten Beschäftigungsdaten, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen (z. B. Kurzarbeitergeld) und den steuerpflichtigen Bruttolohn. Mit der Abrechnung Dezember wird diese Bescheinigung gedruckt, archiviert und dem Arbeitnehmer ausgehändigt.‍

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Jahresmeldung an die Sozialversicherung

Nach § 10 Abs. 1 DEÜV sind Jahresmeldungen für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung erforderlich. Suiteify erstellt diese Meldungen automatisch mit dem Monatsabschluss / DEÜV-Hauptmeldelauf Januar 2026.
Eine Kopie wird üblicherweise den Mitarbeitern ausgehändigt.‍

⇒ Frist: bis zum 15. Februar des Folgejahres

Unfallversicherung: UV-Jahresmeldung und Lohnnachweis

Für die Unfallversicherung sind zwei Meldungen notwendig:

  • UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV)
    Diese Meldung mit dem Grund 92 wird mit dem Monatsabschluss Dezember 2025 automatisch erzeugt und versendet.
  • Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII)
    Nach dem Monatsabschluss 12/2025 wird der UV-Lohnnachweis archiviert. Vor Freigabe sollten alle Gefahrtarifstellen, Arbeitsstunden und Entgelte überprüft werden, bevor der Lohnnachweis an die zuständige Berufsgenossenschaft gesendet wird.

⇒ Meldefrist: bis zum 16. Februar des Folgejahres

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel

  • Resturlaub prüfen:
    Überprüfen Sie offene Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr und informieren Sie Ihre Mitarbeiter.
    ⇒ Frist: frühzeitig vor dem Jahresende und erneut vor dem 31. März des Folgejahres
  • Abstimmung und Abschluss der Lohnkonten:
    Stimmen Sie alle Lohn- und Gehaltskonten ab und schließen Sie diese ab, bevor Sie ins neue Kalenderjahr wechseln.
    ⇒ Frist: bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres
  • Betriebliche Altersvorsorge:
    Melden Sie nach dem Jahreswechsel die Beiträge an die Versorgungseinrichtung, falls Beiträge aus versteuertem oder verbeitragtem Entgelt finanziert wurden (§ 5 (3) LStDV).
    ⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres

Fazit

Der Jahreswechsel ist für Personal- und Lohnabteilungen eine entscheidende Phase, in der keine Fristen versäumt werden dürfen. Vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungs- und Unfallversicherungsmeldungen bis hin zur betrieblichen Altersvorsorge – eine sorgfältige Planung spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Lohnabrechnung 2026: Die Änderungen im Überblick
HR & Payroll

Lohnabrechnung 2026: Die Änderungen im Überblick

Zum Jahreswechsel 2026 ändern sich zentrale Werte in der Lohnabrechnung: Der gesetzliche Mindestlohn steigt auf 13,90 Euro, die Minijob-Grenze auf 603 Euro monatlich beziehungsweise 7.236 Euro jährlich. Der Beitrag fasst diese und weitere Änderungen zusammen, darunter Midijob-Übergangsbereich, Mindestausbildungsvergütung und Beitragsbemessungsgrenzen.

5 Min. Lesezeit

Zum Jahreswechsel ändern sich zahlreiche Werte, die direkt in Ihre Lohnabrechnung einfließen: Mindestlohn, Minijob-Grenze, Beitragsbemessungsgrenzen, Sachbezugswerte und mehr. Dieser Beitrag fasst zusammen, was ab 2026 gilt, und zeigt Ihnen anhand einer Checkliste, was Sie jetzt prüfen sollten.

Mindestlohn 2026: Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen

Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro brutto pro Stunde. Das betrifft alle geringfügig und regulär Beschäftigten und wirkt sich direkt auf Ihre Lohnkosten und Ihre Stundenplanung aus. Zum 1. Januar 2027 ist eine weitere Erhöhung auf 14,60 Euro vorgesehen.

Minijob-Grenze 2026: Neue Verdienstobergrenze

Da Mindestlohn und Minijob-Grenze miteinander gekoppelt sind, steigt die monatliche Verdienstgrenze zum 1. Januar 2026 auf 603 Euro. Die jährliche Höchstgrenze liegt damit bei 7.236 Euro. Prüfen Sie die Arbeitszeitmodelle Ihrer Minijobber, damit diese die Grenze bei der Lohnabrechnung 2026 nicht versehentlich überschreiten.

Auch der Übergangsbereich für Midijobs verschiebt sich entsprechend: Er reicht ab Januar 2026 von 603,01 Euro bis 2.000 Euro monatlich. In diesem Bereich bleiben für Beschäftigte reduzierte Sozialabgaben möglich.

Mindestausbildungsvergütung 2026 für Azubis

Im Jahr 2026 beträgt die Mindestausbildungsvergütung im ersten Lehrjahr 724 Euro. In den folgenden Lehrjahren steigt die Vergütung um 18, 35 beziehungsweise 40 Prozent gegenüber dem ersten Lehrjahr. Tarifliche Abweichungen sind in einzelnen Branchen möglich.

Beitragsbemessungsgrenzen 2026 in der Sozialversicherung

Die Beitragsbemessungsgrenzen legen fest, bis zu welchem Einkommen Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Für die Lohnabrechnung 2026 gelten bundeseinheitlich folgende Werte:

Versicherungszweig Monatlich Jährlich
Kranken- und Pflegeversicherung 5.812,50 € 69.750 €
Renten- und Arbeitslosenversicherung 8.450 € 101.400 €
Knappschaftliche Rentenversicherung 10.400 € 124.800 €

Zusätzlich gilt die Versicherungspflichtgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung. Sie beträgt 6.450 Euro pro Monat beziehungsweise 77.400 Euro pro Jahr.

Beitragssätze 2026: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

Der allgemeine Beitragssatz in der gesetzlichen Krankenversicherung bleibt bei 14,6 Prozent, während der durchschnittliche Zusatzbeitrag auf 2,9 Prozent steigt. Der tatsächliche Zusatzbeitrag hängt von der jeweiligen Krankenkasse ab und kann davon abweichen. Prüfen Sie ihn daher für jede Kasse einzeln.

In der Pflegeversicherung bleibt der Beitragssatz bei 3,6 Prozent, der Zuschlag für Kinderlose bei 0,6 Prozent und der Abschlag für Eltern ab dem zweiten Kind bei 0,25 Prozent je Kind, maximal 1 Prozent.

Die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (2,6 Prozent), zur Rentenversicherung (18,6 Prozent) und die Insolvenzgeldumlage (0,15 Prozent) bleiben unverändert.

Diese Werte legt die Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung 2026 fest, die der Bundesrat am 21. November 2025 bestätigt hat.

Grundfreibetrag 2026: Steuerliche Entlastung für Beschäftigte

Der Grundfreibetrag steigt im Jahr 2026 auf 12.348 Euro, für Ehepaare beziehungsweise Lebenspartner auf 24.696 Euro. Diese Werte legt das Steuerfortentwicklungsgesetz fest.

Durch die Anhebung gegenüber den Werten aus 2025 (12.096 Euro beziehungsweise 24.192 Euro) bleiben höhere Einkommen steuerfrei. Das führt zu geringeren Lohnsteuerabzügen und höheren Nettolöhnen Ihrer Beschäftigten. Die Anpassung erfolgt automatisch in der Lohnabrechnung ab Januar 2026.

Verpflegungsmehraufwand und Sachbezugswerte 2026

Für Verpflegung gelten ab 2026 folgende Sachbezugswerte:

Mahlzeit Monatlich Kalendertäglich
Frühstück 71,00–71,10 € 2,37 €
Mittag- oder Abendessen 137,00–137,10 € 4,57 €
Vollverpflegung 345,00 € 11,50–11,51 €

Der bundeseinheitliche Wert für eine freie Unterkunft (inklusive Heizung und Beleuchtung) beträgt monatlich 285 Euro, täglich 9,50 Euro. Abweichend davon können Sie den ortsüblichen Mietpreis ansetzen, wenn der Tabellenwert unbillig ist. Aus Verpflegung und Unterkunft ergibt sich damit insgesamt ein Sachbezugswert von 630 Euro im Monat.

Bei Gemeinschaftsunterkünften gelten abgestufte Abschläge von bis zu 60 Prozent bei Mehrfachbelegung. Diese müssen Sie bei mehreren Minderungen addieren.

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland bleiben unverändert: 14 Euro ab acht Stunden, 28 Euro bei 24 Stunden und 14 Euro für An- und Abreisetage. Für Auslandsdienstreisen hat das Bundesministerium der Finanzen die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten ab dem 1. Januar 2026 mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 veröffentlicht. Änderungen gegenüber den bis Ende 2025 geltenden Werten sind darin fett gekennzeichnet. Prüfen Sie die für Ihre Reiseländer maßgeblichen Beträge direkt anhand dieser Übersicht, bevor Sie Ihre Reisekostenrichtlinie aktualisieren.

Zudem entfällt auf der Lohnsteuerbescheinigung 2026 die bisherige Zeile 28. Durch die angehobene Beitragsbemessungsgrenze steigen außerdem die steuerlichen und sozialversicherungsfreien Höchstbeträge im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung.

Entfernungspauschale steigt 2026

Ab dem 1. Januar 2026 gilt die Entfernungspauschale („Pendlerpauschale“) dauerhaft mit 0,38 Euro pro Kilometer ab dem ersten Kilometer. Das ist für Lohnsteuerfragen bei Fahrkostenzuschüssen und für die private Steuererklärung Ihrer Beschäftigten relevant.

Betriebsveranstaltungen 2026: Freibetrag weiterhin 110 Euro

Der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen bleibt bei 110 Euro je Mitarbeiter und Veranstaltung. Überschreiten Sie diesen Wert, versteuern Sie den Mehrbetrag wie bisher pauschal mit 25 Prozent. Das ist besonders bei der Planung von Weihnachtsfeiern und Firmenevents wichtig.

Kinderkrankengeld: Mehr Tage für Eltern

Ab 2026 gelten folgende Regelungen zum Kinderkrankengeld:

  • 15 Arbeitstage je Elternteil und Kind,
  • 30 Arbeitstage für Alleinerziehende.

Bei mehreren Kindern beträgt der Anspruch insgesamt höchstens 35 Arbeitstage je Elternteil beziehungsweise 70 Arbeitstage für Alleinerziehende pro Kalenderjahr. Eltern erhalten Kinderkrankengeld auch, wenn sie ihr krankes Kind ins Krankenhaus begleiten. Diese Tage rechnen Sie nicht auf den übrigen Anspruch an. Voraussetzung ist eine ärztliche Bescheinigung.

Dienstwagen 2026: Steuerliche Förderung für Elektromobilität

Für rein elektrische Dienstwagen gilt weiterhin eine steuerliche Begünstigung. Bis zum 31. Dezember 2030 ziehen Sie bei Fahrzeugen mit einem Bruttolistenpreis von maximal 100.000 Euro nur ein Viertel des Listenpreises zur Berechnung des geldwerten Vorteils heran. Für Beschäftigte mit einem E-Dienstwagen bleibt das Modell damit attraktiv.

Die pauschalen Erstattungen für Ladekosten von Elektro- und Hybridfahrzeugen laufen zum 1. Januar 2026 aus. Prüfen Sie deshalb Ihre internen Regelungen zur Erstattung von Ladekosten, etwa über die Reisekostenabrechnung oder individuelle Vereinbarungen, und passen Sie diese an die Lohnabrechnung 2026 an.

Sofortmeldepflicht im Friseur- und Kosmetikgewerbe

Ab dem 1. Januar 2026 zählen Friseur- und Kosmetikbetriebe zu den sofortmeldepflichtigen Branchen nach § 28a SGB IV. Für neue Beschäftigungsverhältnisse ist damit bereits vor Aufnahme der Tätigkeit eine Sofortmeldung an die Sozialversicherung erforderlich. Passen Sie Ihre Onboarding-Prozesse, Checklisten für neue Mitarbeitende und Ihre Lohnabrechnungssoftware entsprechend an, um Bußgelder wegen verspäteter Meldungen zu vermeiden.

Aktivrente 2026: Steuerfreier Hinzuverdienst im Rentenalter

Die Aktivrente ist zum 1. Januar 2026 in Kraft getreten. Die Bundesregierung hatte den Gesetzentwurf am 15. Oktober 2025 auf den Weg gebracht, der Bundestag beschloss ihn am 5. Dezember 2025, der Bundesrat stimmte am 19. Dezember 2025 zu.

Beschäftigte, die die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht haben und sozialversicherungspflichtig weiterarbeiten, können bis zu 2.000 Euro im Monat steuerfrei hinzuverdienen. Das gilt unabhängig davon, ob sie bereits eine Rente beziehen oder den Rentenbezug aufschieben. Nicht begünstigt sind Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit, aus einem Beamtenverhältnis, als Abgeordnete oder aus Minijobs.

Für Sie als Arbeitgeber ändert sich beim Ablauf wenig: Die Aktivrente muss nicht beantragt werden, Sie berücksichtigen den Freibetrag automatisch in der Lohnabrechnung. Der Freibetrag lässt sich immer nur in einem Beschäftigungsverhältnis pro Monat nutzen. Auf den Hinzuverdienst bis 2.000 Euro fällt keine Lohnsteuer an, Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung sind aber weiterhin fällig. Wer mehr als 2.000 Euro hinzuverdient, versteuert den übersteigenden Betrag regulär.

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Häufige Fragen zur Lohnabrechnung 2026

Wie hoch ist der Mindestlohn 2026? 

Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro brutto pro Stunde. Zum 1. Januar 2027 ist eine weitere Erhöhung auf 14,60 Euro vorgesehen.

Wie hoch ist die Minijob-Grenze 2026? 

Die Minijob-Grenze steigt zum 1. Januar 2026 auf 603 Euro monatlich beziehungsweise 7.236 Euro jährlich. Der Übergangsbereich für Midijobs reicht von 603,01 Euro bis 2.000 Euro monatlich.

Welche Beitragsbemessungsgrenzen gelten 2026? 

Für die Kranken- und Pflegeversicherung gelten 5.812,50 Euro monatlich beziehungsweise 69.750 Euro jährlich, für die Renten- und Arbeitslosenversicherung 8.450 Euro monatlich beziehungsweise 101.400 Euro jährlich und für die knappschaftliche Rentenversicherung 10.400 Euro monatlich beziehungsweise 124.800 Euro jährlich.

Ändern sich die Beitragssätze der Sozialversicherung 2026? 

Der allgemeine Beitragssatz in der gesetzlichen Krankenversicherung bleibt bei 14,6 Prozent, der durchschnittliche Zusatzbeitrag steigt auf 2,9 Prozent. Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die Insolvenzgeldumlage bleiben in ihren Beitragssätzen unverändert.

Wie hoch ist der Grundfreibetrag 2026? 

Der Grundfreibetrag steigt 2026 auf 12.348 Euro, für Ehepaare beziehungsweise Lebenspartner auf 24.696 Euro.

Was ist die Aktivrente und wer kann sie nutzen? 

Die Aktivrente ist zum 1. Januar 2026 in Kraft getreten. Sie erlaubt sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, die die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht haben, bis zu 2.000 Euro im Monat steuerfrei hinzuzuverdienen. Selbstständige, Beamtinnen und Beamte, Abgeordnete und Minijobber sind davon ausgenommen.

Was ändert sich bei Sachbezugswerten und Reisekosten 2026? 

Die Sachbezugswerte steigen auf 345 Euro für freie Verpflegung und 285 Euro für freie Unterkunft, insgesamt 630 Euro monatlich. Die Inlandspauschalen für Verpflegungsmehraufwand bleiben unverändert. Die Auslandsreisepauschalen hat das Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 für 2026 neu veröffentlicht.

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Stand: August 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Prüfen Sie insbesondere die Auslandsreisepauschalen und die individuellen Zusatzbeiträge Ihrer Krankenkasse vor der Umsetzung anhand der amtlichen Quellen. Ziehen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung oder Ihr Lohnbüro hinzu.

Energiepreispauschale 300 Euro: Anspruch, Auszahlung & Steuer
HR & Payroll

Energiepreispauschale 300 Euro: Anspruch, Auszahlung & Steuer

Die Bundesregierung beschließt eine Energiepreispauschale (EPP) in Höhe von 300 Euro. Damit sollen Arbeitnehmer*innen in Deutschland steuerlich entlastet werden, um die stark gestiegenen Energiekosten abzufedern.

5 Min. Lesezeit

Was ist die Energiepreispauschale (EPP)?

Die Energiepreispauschale ist eine einmalige Zahlung in Höhe von 300 Euro brutto. Ziel der Maßnahme ist es, alle einkommensteuerpflichtigen Erwerbstätigen in Deutschland finanziell zu entlasten.

Wer hat Anspruch auf die 300 Euro?

Anspruch auf die Energiepreispauschale haben grundsätzlich alle Arbeitnehmer*innen, die in Deutschland unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind. Dazu gehören:

  • sozialversicherungspflichtig Beschäftigte,
  • geringfügig Beschäftigte (Minijobber*innen),
  • Selbständige und Gewerbetreibende.

Wie erfolgt die Auszahlung der Energiepreispauschale?

Die Auszahlung an Arbeitnehmer*innen erfolgt in der Regel über den Arbeitgeber mit der Lohnabrechnung. Für Selbständige und Gewerbetreibende wird die Entlastung über die Herabsetzung der Einkommensteuer-Vorauszahlung berücksichtigt.

Muss die Energiepreispauschale versteuert werden?

Ja, die 300 Euro Energiepreispauschale unterliegt der Einkommensteuerpflicht. Sie wird jedoch nicht auf Sozialversicherungsbeiträge angerechnet. Das bedeutet: Arbeitnehmer*innen müssen die Zahlung in ihrer Steuererklärung angeben, profitieren aber dennoch von einer spürbaren Entlastung.

Fazit

Die Energiepreispauschale 2022 ist ein zentraler Bestandteil des Steuerentlastungspakets der Bundesregierung. Mit der Einmalzahlung von 300 Euro sollen Arbeitnehmer*innen in Deutschland schnell und unkompliziert finanziell unterstützt werden.

Neue Verdiensterhebung seit 2022 – was Unternehmen wissen müssen
HR & Payroll

Neue Verdiensterhebung seit 2022 – was Unternehmen wissen müssen

Die Verdiensterhebung (VE) ersetzt seit Januar 2022 die bisherigen vierteljährliche Verdiensterhebung (VVE) und die alle vier Jahre stattfindende Verdienststrukturerhebung (VSE). Ziel ist, aktuellere und umfassendere Daten über Löhne und Gehälter zu gewinnen – relevant für Wirtschaft, Politik und Unternehmen.

5 Min. Lesezeit

Was ist die Verdiensterhebung (VE)?

Seit Januar 2022 wird die Verdiensterhebung monatlich durchgeführt. Sie fasst VVE und VSE zusammen und liefert aktuellere Daten zu Verdienstniveaus, Arbeitszeiten und Geschlechterunterschieden.
Statistisches Bundesamt

Wer ist meldepflichtig?

Betriebe mit mindestens einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten können aus einer repräsentativen Stichprobe ausgewählt werden. Die Stichprobe umfasst deutschlandweit bis zu 58.000 Betriebe.

Meldefrist & Verfahren zur Übermittlung

  • Erhebungszeitraum beginnt beim jeweiligen Berichtsmonat (z. B. April, Mai etc.) – Meldefrist ist in vielen Landesämtern der 10. Tag des Folgemonats.
  • Meldung erfolgt elektronisch via IDEV oder eSTATISTIK.core.

Was wird erhoben – Merkmale & Inhalte

Erhoben werden u. a.:

  • Bruttomonatsverdienste und bezahlte Arbeitsstunden
  • Demografische Merkmale wie Geschlecht, Geburtsdatum, Beschäftigungsbeginn
  • Tarifbindung, Mindestlohnbetroffenheit, Verdienstunterschiede Frauen vs. Männer

Bedeutung für Unternehmen

Unternehmen sollten prüfen, ob sie zur Meldepflicht gehören und ihre Lohnabrechnung so organisieren, dass stichhaltige Daten bereitstehen. Viele Softwarelösungen bieten Schnittstellen zur automatischen Extraktion der notwendigen Angaben. So lassen sich Aufwand und Fehlerquellen minimieren.

Fazit

Die neue monatliche Verdiensterhebung liefert deutlich aktuellere Daten als ihre Vorgänger. Für Unternehmen heißt das: Statistikmeldungen sind nicht mehr nur alle vier Jahre oder vierteljährlich wichtig, sondern regelmäßiger Bestandteil. Frühzeitige Vorbereitung (Datenpflege, Software) ist der Schlüssel zur rechtskonformen Erfüllung.

Quellen

‍‍Destatis: Verdiensterhebung (Erklärung)

‍‍Statistik Nord: Erhebungsinformationen zur Verdiensterhebung‍‍

IHK Limburg: Bundesweite Einführung der neuen Verdiensterhebung‍‍

Amt für Statistik Berlin-Brandenburg: Meldedokumentation Verdiensterhebung (PDF)

Unterjährige Gehaltserhöhung und Kurzarbeit: Wie Sie das Jahresarbeitsentgelt ermitteln
HR & Payroll

Unterjährige Gehaltserhöhung und Kurzarbeit: Wie Sie das Jahresarbeitsentgelt ermitteln

Das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt (JAE) ist ausschlaggebend für die Entscheidung, ob für Beschäftigte Ver­siche­rungs­pflicht oder -freiheit in der Kranken- und Pflegeversicherung besteht. Arbeitgeber müssen das JAE daher im Blick behalten. Dieser Beitrag erläutert, woraus sich das Jahresarbeitsentgelt zusammensetzt und wie sich Entgeltveränderungen, etwa durch eine unterjährige Gehaltserhöhung oder Kurzarbeit, auswirken.

5 Min. Lesezeit

Verdient ein Arbeitnehmer Monat für Monat das gleiche Gehalt, lässt sich das Jahresarbeitsentgelt einfach prüfen und feststellen. Etwas schwieriger gestaltet sich die Situation jedoch, wenn besondere Umstände wie eine unterjährige Gehaltserhöhung oder Kurzarbeit hinzukommen.

Warum müssen Arbeitgeber das Jahresarbeitsentgelt feststellen?

Das Jahresarbeitsentgelt ist die entscheidende Bezugsgröße für die Beurteilung, ob ein Arbeitnehmer in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung versicherungspflichtig ist. Überschreitet das regelmäßige Einkommen eines Beschäftigten die Jahresarbeitsentgeltgrenze, so endet die Versicherungspflicht. In der Folge kann der Arbeitnehmer selbst entscheiden, ob er freiwillig in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung versichert bleiben oder in eine private Krankenversicherung wechseln möchte.

Jahresarbeitsentgelt: Als Jahresarbeitsentgelt (JAE) bezeichnet man das regelmäßige Arbeitsentgelt eines Arbeitnehmers, hochgerechnet auf ein ganzes Kalenderjahr.

Jahresarbeitsentgeltgrenze: Die JAE-Grenze definiert eine Schwelle, deren Überschreiten für Arbeitnehmer das Ende der Versicherungspflicht bedeutet. Sie liegt im Jahr 2022 bei 64.350 Euro und wird jährlich neu festgesetzt. Ist das Jahresarbeitsentgelt höher als die Jahresarbeitsentgeltgrenze, tritt mit dem nächsten Kalenderjahr Versicherungsfreiheit ein.

Aus welchen Bestandteilen setzt sich das JAE zusammen?

Bestandteile des Jahresarbeitsentgelts sind alle Arten von Einnahmen, die der Arbeitnehmer regelmäßig erhält und die im Sinne von § 14 Abs. 1 SGB IV als Arbeitsentgelt zählen. Davon ausgenommen sind bestimmte Entgeltbestandteile, die steuerfrei ausgezahlt werden (s. folgende Übersicht).

Bestandteil des JAE

Nicht Bestandteil des JAE
  • Einkünfte aus mehreren Beschäftigungen
  • Feste, pauschale Abgeltung von Überstunden
  • Sachbezüge, soweit sie regelmäßig geleistet werden und nicht steuerfrei sind
  • Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
  • Regelmäßig geleistete Einmalzahlungen (mind. einmal pro Jahr, z. B. Weihnachts-/Urlaubsgeld)
  • Einkommen aus einem ersten Minijob
  • Einkünfte, die nicht mit der aktuellen Tätigkeit zusammenhängen (z. B. Renten, Mieten, Unterhaltsleistungen)
  • Überstundenvergütungen
  • Variable Entgeltbestandteile
  • Heirats- und Geburtsbeihilfen
  • Urlaubsabgeltungen für nicht genommenen Urlaub
  • Belegschaftsrabatte

Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält ein monatliches Bruttoentgelt von 5.250 Euro, eine monatliche Überstundenpauschale von 300 Euro, im November ein halbes Monatsgehalt als Weihnachtsgeld, und hat monatlich 1.000 Euro Mieteinkünfte. Um das Jahresarbeitsentgelt zu ermitteln, rechnet der Arbeitgeber folgendermaßen:

JAE = (5.250 Euro + 300 Euro) x 12 + 2.625 Euro = 69.225 Euro

Die Mieteinkünfte zählen nicht in das Jahresarbeitsentgelt hinein. Es überschreitet die Jahresarbeitsentgeltgrenze von 64.350 Euro. Ist dies auch im kommenden Jahr der Fall, besteht ab dem nächsten Jahr Versicherungsfreiheit.

Bei einem schwankenden Monatsgehalt, etwa bei der Arbeit auf Stundenlohnbasis, muss ein durchschnittliches Jahresarbeitsentgelt berechnet werden.

Was ist eine vorausschauende Betrachtung des Jahresarbeitsentgelts?

Für die Bewertung des Jahresarbeitsentgelts ist nicht die aktuelle Gehaltssituation ausschlaggebend. Vielmehr geht es darum, das künftige Entgelt in den kommenden zwölf Monaten vorausschauend zu betrachten. Dabei bezieht man das aktuelle Einkommen sowie die Entwicklungen der folgenden zwölf Monate ein, die bei einem normalen Verlauf zu erwarten sind.

Beispiel: Der Arbeitnehmer verdient vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2022 monatlich 5.200 Euro. Ab dem 1. Juli wird er eine feste Gehaltserhöhung auf 5.700 Euro erhalten. Hochgerechnet ergibt sich ein Jahresarbeitsentgelt von 65.400 Euro, das die Jahresentgeltgrenze überschreitet. Ist es auch höher als die Jahresentgeltgrenze für das Jahr 2023, ist der Arbeitnehmer ab 2023 versicherungsfrei.

Wichtig: Arbeitgeber dürfen in die vorausschauende Betrachtung nur Erhöhungen einbeziehen, die mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit feststehen. Eine vielleicht kommende Erhöhung infolge einer noch zu verhandelnden Tariferhöhung etwa ist in diesem Zusammenhang nicht sicher genug.

Wann müssen Arbeitgeber das jährliche Entgelt ihrer Beschäftigten feststellen?

Im Verlauf eines Arbeitsverhältnisses gibt es mehrere Zeitpunkte, zu denen das Jahresarbeitsentgelt festgestellt werden muss:

  • Zu Beginn des Arbeitsverhältnisses: Erhält der Beschäftigte bereits von Beginn an ein Entgelt, das hochgerechnet auf ein Kalenderjahr die Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigt, tritt sofort Versicherungsfreiheit ein. Die Verhältnisse des vorherigen Beschäftigungsverhältnisses sind dabei unerheblich.
    Beispiel: Der Arbeitnehmer erhält ein Monatsentgelt von 6.000 Euro (72.000 Euro jährlich). Bei seiner vorherigen Anstellung war er versicherungspflichtig. Er wird dennoch bei seiner neuen Festanstellung sofort als versicherungsfrei eingestuft.
  • Zum Jahresende: Während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses wird das JAE jeweils zum Jahresende für das nächste Jahr neu beurteilt. Wird das Einkommen des Arbeitnehmers im kommenden Jahr die Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteigen, endet die Versicherungspflicht für das nächste Kalenderjahr. Diese Entscheidung beeinflusst jedoch die Behandlung des aktuellen Beschäftigungsjahrs nicht.
  • Dauerhafte Entgeltveränderungen: Werden während des Jahres Entgeltveränderungen vorgenommen, die dauerhaft bestehen werden (z. B. Erhöhung des Grundlohns), kann die Situation neu beurteilt werden. Auch hier gilt jedoch: Eine unterjährige Gehaltserhöhung kann sich erst ab dem folgenden Jahr bemerkbar machen.

Automatisierungspotenzial nutzen

Die Prüfung der Jahresarbeitsentgeltgrenze lässt sich mithilfe von Personalsoftware erheblich vereinfachen. Die Software rechnet das Entgelt auf Grundlage des aktuellen Entgelts sowie kommender Erhöhungen auf ein ganzes Jahr hoch und erleichtert dadurch die zutreffende Bewertung des Jahresentgelts. Entsprechende Auswertungen unterstützen die Personalabteilung dabei, die betroffenen Mitarbeiter mit minimalem Aufwand über bevorstehende Veränderungen in der Versicherungspflicht zu informieren.

Wie wirkt sich eine unterjährige Gehaltserhöhung auf das Jahresentgelt aus?

Bleibt ein Arbeitnehmer mit seinem Jahresarbeitsentgelt knapp unter der JAE-Grenze, so wirkt sich eine unterjährige Gehaltserhöhung nicht auf die Bewertung aus.

Beispiel: Bei der turnusmäßigen Überprüfung des Jahresarbeitsentgelts eines Beschäftigten zum Jahresende 2021 ergibt für das Jahr 2022 ein hochgerechnetes Jahresarbeitsentgelt von 64.000 Euro. Die Versicherungspflicht bleibt bestehen.

Zum 1. April 2022 erhält der Beschäftigte eine unterjährige Gehaltserhöhung in Höhe von 250 Euro, sodass sich das Jahresarbeitsentgelt um 9 x 250 Euro = 2.250 Euro auf insgesamt 66.250 Euro erhöht. Er bleibt dennoch im Jahr 2022 versicherungspflichtig, da sich die Überschreitung erst ab 2023 auswirken kann – vorausgesetzt, die dann geltende Jahresentgeltgrenze wird ebenfalls überschritten.

Hinweis: Auch eine Entgelterhöhung zum 1. Januar 2022, die erstmals dazu führt, dass die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschritten wird, gilt als unterjährig und kann sich somit erst ab 2023 auf die Versicherungspflicht auswirken.

Kann die Versicherungsfreiheit durch Kurzarbeit entfallen?

Arbeiten besserverdienende Arbeitnehmer in Kurzarbeit, senkt dies ihr Jahresarbeitsentgelt.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin erhält ein Jahresarbeitsentgelt von 75.000 Euro (6.250 Euro pro Monat). Im Jahr 2022 arbeitet sie drei Monate in Kurzarbeit, wodurch sich ihr Einkommen auf 56.250 Euro reduziert. Damit unterschreitet sie die Jahresarbeitsentgeltgrenze. Trotz dieser Unterschreitung bleibt der Versicherungsstatus unverändert.

Da es sich nicht um eine dauerhafte Entgeltminderung handelt, sondern diese nur vorübergehender Natur ist, bleibt die Versicherungsfreiheit bei Kurzarbeit auch bei einer Unterschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze bestehen. Dies gilt selbst dann, wenn die maximale Dauer der Kurzarbeit von 24 Monaten ausgereizt wird. Voraussetzung ist lediglich, dass sich das Arbeitsentgelt nach dem Ende der Kurzarbeit weiterhin über der Jahresentgeltgrenze bewegen wird.