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Lohnabrechnung
Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.
Digitale Lohnabrechnung: So machen KMU ihren HR-Bereich zukunftsfit
Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können sich dem digitalen Wandel nicht verschließen. Der Bereich Human Resources (HR) sollte mit gutem Beispiel vorangehen und seine Prozesse digitalisieren. Den Anfang macht hier die digitale Lohnabrechnung.
Der deutsche Mittelstand hat es in diesen Tagen nicht leicht – die Digitalisierung streckt ihre Fühler in alle Richtungen aus und macht vor keinem Betrieb Halt. In vielen Bereichen ist die digitale Kommunikation bereits zum Muss geworden – kein Unternehmer kann sich davor verstecken, seine Sozialversicherungsbeiträge online zu melden oder die Lohnsteueranmeldung elektronisch zu übermitteln.
Neben diesen Besonderheiten in der Entgeltabrechnung kämpft gerade das Personalwesen mit weiteren Herausforderungen. Der Fachkräftemangel, der die Suche nach geeignetem Personal stark erschwert. Der wachsende Bedarf an gezielter Personalentwicklung, der mit der sich immer schneller verändernden Arbeitswelt einhergeht. Die Flexibilisierung der Arbeitszeitmodelle und -strukturen. Das immer komplizierter werdende Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Diese und viele weitere Faktoren erschweren die Personalarbeit, lassen sich jedoch durch geeignete digitale Unterstützung meistern.
Warum die digitale Lohnabrechnung für KMU vorteilhaft ist
Gerade in der Lohnabrechnung ist die Umsetzung der Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen besonders einfach: In kaum einem anderen Bereich gibt es so viele Routineabläufe, die sich mit den richtigen Hilfsmitteln ganz oder teilweise automatisieren lassen. Denn letztlich läuft die Entgeltabrechnung jeden Monat nach demselben Schema ab.
Davon abgesehen gibt es viele gute Gründe für Unternehmen jeder (!) Größe, sich mit der digitalen Transformation der Unternehmensprozesse im HR-Bereich auseinanderzusetzen:
- Effizienzsteigerung: Die Maschine führt die Entgeltabrechnung in einem Bruchteil der Zeit eines Menschen durch. Dadurch werden wertvolle personelle Ressourcen geschont und frei für wichtigere Aufgaben, gleichzeitig steigt die Effizienz.
- Geringere Fehleranfälligkeit: Plausibilitätsprüfungen verhindern Fehler durch Falscheingaben sowie Bedienungsfehler. Die Fehleranfälligkeit des Prozesses verringert sich.
- Kostenersparnis: Weniger Arbeitszeit bedeutet gleichzeitig auch geringere Kosten. Zugleich werden weitere Kostenfaktoren eingespart, z. B. Druckkosten und Porto. Zudem muss durch die Digitalisierung der Lohnabrechnung seltener externes Fachpersonal hinzugezogen werden (z. B. Steuerberater), nur noch zur Klärung spezieller Fragen.
- Zukunftsfähigkeit: Um auch in Zukunft handlungsfähig zu bleiben, müssen kleine und mittlere Unternehmen mit der Entwicklung Schritt halten und den Weg der Digitalisierung mitgehen. Andernfalls ist der Vorsprung der anderen später zu groß, um ihn noch aufzuholen.
- Informationsgrundlage: Dem Unternehmen stehen ständig aktuelle Werte und Kennzahlen zur Verfügung. Vorbei sind die Zeiten, in denen man auf der Basis von Zahlen entschied, die der Steuerberater für einen Monate zurückliegenden Zeitraum übermittelte.
- Zeitersparnis beim Datenzugriff: Nach Informationen zu einem früheren Vorgang muss nicht mehr lange in Ordnern oder im Archiv geblättert werden. Per Suchfunktion gelangt der Mitarbeiter in nur wenigen Sekunden zu den benötigten Daten.
Ohne das erforderliche Know-how in der Hinterhand wird es wegen der zunehmenden Komplexität für KMU immer schwieriger, ihre Entgeltabrechnung und andere HR-Themen selbst abzuwickeln. Mithilfe von Personalsoftware können sie wichtige Prozesse selbst durchführen und damit auch ihre Zukunftsfähigkeit sichern.
So lassen sich durch die digitale Lohnabrechnung Abhängigkeiten von externen Dienstleistern ebenso wie der Verlust von Know-how in der Entgeltabrechnung, einem der HR-Kernbereiche, vermeiden und die eigene Handlungsfähigkeit bewahren. Zudem ist die selbst durchgeführte Lohnabrechnung eine unverzichtbare Informationsquelle für die praktische Personalarbeit. Allein schon deshalb sollte sie inhouse durchgeführt werden.
Digitale Transformation im Bereich HR: Mit gutem Beispiel vorangehen
Wenn es um die digitale Transformation geht, nimmt die Personalabteilung eine tragende Rolle und eine Vorbildfunktion ein. Jeder Arbeitnehmer und jede Führungskraft kommt regelmäßig mit den HR-Managern in Kontakt. Geht man hier mit gutem Beispiel voran und arbeitet an störungsfreien, digitalen Prozessen, kann dies eine deutliche Signalwirkung auch für andere Abteilungen haben. Deshalb ist der HR-Bereich von Anfang an in die Umsetzung im Unternehmen einzubeziehen, beginnend bei der Digitalisierung der Lohnabrechnung.
Lohnabrechnungssoftware in KMU: So erleichtert sie den Alltag
Eine softwaregestützte digitale Lohnabrechnung kann dem Unternehmen viel Arbeit abnehmen. So lassen sich beispielsweise diese Vorgänge vereinfachen:
- Anfertigung der Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung der individuellen Besonderheiten der Mitarbeiter
- Arbeiten stets auf dem aktuellen gesetzlichen Stand
- Auswertungen und Statistiken ganz nach Bedarf
- Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern und Ämtern
Entscheidend ist: All diese Vorgänge können grundsätzlich auch ohne vertieftes Wissen im Bereich der Lohnabrechnung bearbeitet werden. Die Arbeit mit einer Lohnsoftware kann das Know-how in der Personalabteilung sogar stärken und ausbauen – als eine Art kontinuierliche Weiterbildung.
Digitale Lohnabrechnung – das sollte die Software können
- Abrechnung nicht nur von herkömmlichen sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen, sondern auch von spezielleren Fällen wie Minijobs, Teilzeitarbeit oder Werksstudenten
- Automatisierte Meldungen an Sozialversicherungsträger und weitere Stellen (z. B. ELStAM, DEÜV-Meldungen, elektronischer Lohnnachweis)
- Zulassung für das DEÜV-Verfahren nach erfolgreich absolvierter ITSG-Prüfung
- Assistenten, die durch die Entgeltabrechnung führen, zur vereinfachten Bearbeitung von Lohndaten
- Individuelle Zusammenstellung von Berichten und Statistiken
- Import- und Exportfunktionen sowie Schnittstellen zu anderen Systemen
- Freie Verwaltung der Lohnarten
- Intuitive Bedienung in einer modernen Benutzeroberfläche
- Regelmäßige Updates
- Sofern benötigt: Umsetzung von branchenspezifischen Besonderheiten (z. B. Tarifverträge, Baulohn)
- Idealerweise modularer Aufbau, damit die Software mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen kann
- Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit
Eine Software zur Lohnabrechnung, die über die oben genannten Funktionen bzw. Eigenschaften verfügt, bietet gute Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme inhouse erstellte Entgeltabrechnung. Welche spezifischen Funktionen eine Lohnsoftware für ein Unternehmen darüber hinaus enthalten sollte, ist im Vorfeld über ein Lastenheft zu ermitteln.
Digitale Lohnabrechnung: Mit Lohnsoftware auch für KMU umsetzbar
Die Lohnabrechnung mit ihren gesetzlichen Anforderungen und ständigen Neuerungen wirkt vor allem auf kleinere Firmen häufig abschreckend. Mit den richtigen Hilfsmitteln – Stichwort: digitale Lohnabrechnung – lässt sich diese Aufgabe jedoch erstaunlich leicht und sicher bewältigen.
Eine intuitiv bedienbare, ITSG-geprüfte Lohnsoftware versetzt auch kleine und mittlere Unternehmen in die Lage, eine korrekte und rechtlich einwandfreie Entgeltabrechnung durchzuführen, ohne dafür einen Steuerberater oder einen anderen Dienstleister beauftragen zu müssen. Dadurch bleibt wichtiges HR-Know-how im Unternehmen. Zudem ist die digitale Lohnabrechnung das Fundament für die künftige weitere Digitalisierung anderer HR-Bereiche.
WEITERE ARTIKEL
Betriebsrentenstärkungsgesetz – was sich für Arbeitgeber bei der bAV ändert
Ab Januar 2022 müssen Arbeitgeber in der betrieblichen Altersversorgung (bAV) auch bei Entgeltumwandlungen, die vor 2019 vereinbart wurden, einen Pflichtzuschuss in Höhe von 15 Prozent zahlen. Nur noch bis zum Jahreswechsel gilt für solche Altverträge eine Übergangsfrist. Unternehmen sollten sich jetzt vorbereiten.
Die betriebliche Altersversorgung ist neben den gesetzlichen Versorgungssystemen (z. B. gesetzliche Rentenversicherung und berufsständische Versorgung) und den privaten Versorgungen (z. B. Riester- und Rürup-Renten) eine wichtige Säule der Altersvorsorge in Deutschland. Um sie zu stärken, hat der deutsche Gesetzgeber die im Betriebsrentengesetz (BetrAVG) geregelte bAV durch das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) reformiert.
BRSG erweitert Zuschusspflicht stufenweise
Das Betriebsrentenstärkungsgesetz enthält verschiedene Änderungen bei der betrieblichen Altersversorgung, die von Arbeitgebern stufenweise umzusetzen waren bzw. sind:
- Bereits mit Inkrafttreten des BRSG zum Januar 2018 wurde unter anderem die neue Zusageart der reinen Beitragszusage eingeführt. Hierbei haftet der Arbeitgeber – nach dem Prinzip „Pay and Forget“ – nur für die Zahlung der Beiträge an Pensionskassen, Pensionsfonds oder Lebensversicherer, nicht aber für eine bestimmte Höhe der Leistung. Zudem wurde der steuerfreie Höchstbetrag für die Direktversicherung von vier Prozent auf acht Prozent der Beitragsbemessungsgrößen der Rentenversicherung (West) angehoben.
- Seit dem Januar 2019 gilt für neue Versorgungszusagen in Form der Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds eine Zuschusspflicht des Arbeitgebers. Voraussetzung hierfür ist, dass die Versorgungszusage auf einer Entgeltumwandlung (Gehaltsverzicht) gemäß § 3 Nr. 63 Einkommensteuergesetz (EStG) beruht. Der Pflichtzuschuss beträgt 15 Prozent des Umwandlungsbetrags, wenn der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialabgaben spart.
- Die dritte Stufe des BRSG regelt, dass Arbeitgeber den Pflichtzuschuss ab dem Januar 2022 auch für bereits vor dem Jahr 2019 bestehende Direktversicherungen, Pensionskassenverträge und Pensionsfondsverträge zahlen müssen, sofern sie durch die Entgeltumwandlung Sozialabgaben sparen. Dies gilt auch für pauschalversteuerte Direktversicherungen nach § 40b Einkommensteuergesetz (EStG), welche bis Ende 2004 eingerichtet werden konnten.
Umsetzung der Änderungen in der bAV stellt Unternehmen vor Herausforderungen
Mit dem Inkrafttreten der dritten Stufe des Betriebsrentenstärkungsgesetzes müssen Arbeitgeber ab Januar 2022 in der betrieblichen Altersversorgung somit auch für ältere Entgeltumwandlungsvereinbarungen einen mindestens 15-prozentigen Zuschuss zahlen.
Die Erweiterung der Zuschusspflicht führt auf Arbeitgeberseite zu erheblichem administrativem Aufwand und erfordert gründliche Vorbereitung. Die Umsetzung der Regelungen des BSRG ist nämlich komplexer als sie auf den ersten Blick erscheint:
Der Grundsatz der Vertragsfreiheit verhindert einfache, pauschale Regelungen für sogenannte Altfälle in der bAV.
Längst nicht alle Versicherungsgesellschaften lassen eine Erhöhung des Produktbeitrags in bestehenden Vorsorgeverträgen zu. Daher müssen Arbeitgeber zuerst die Zustimmung der Versicherungsgesellschaft oder Pensionskasse einholen, bevor sie den neuen Pflichtzuschuss mit beitragserhöhender Wirkung in bestehende Vorsorgeverträge einzahlen dürfen. Hierbei zeigt sich oft: Je älter der Vertrag und je „exotischer“ der Versicherungsträger ist, desto aufwendiger sind Anpassungen.
Sofern die Beitragserhöhung nicht möglich ist, muss der Arbeitgeber mit jedem betroffenen Beschäftigten individuell vereinbaren, dass die Entgeltumwandlung in Zukunft – spätestens mit Wirkung ab dem 1. Januar 2022 – um den Pflichtzuschuss vermindert wird.
Was Arbeitgeber nun tun sollten
Arbeitgeber, die ihren Bestand an Altfällen in der betrieblichen Altersversorgung bislang nicht aufgearbeitet haben, sollten jetzt ihre Beschäftigten informieren und handeln – hier die wichtigsten Schritte:
- Alle bestehenden Entgeltumwandlungsvereinbarungen sind zu prüfen und entsprechend zu ändern.
- Mit dem Versorgungsträger ist zu klären, wie der Pflichtzuschuss umgesetzt werden kann.
- Des Weiteren ist die Lohnbuchhaltung einzubeziehen, denn die in der Lohnabrechnung gespeicherten Daten sind natürlich eine wichtige Informationsquelle.
- Um die versicherungstechnischen Fragen zu klären, empfiehlt es sich, auch den zuständigen Versicherungsvermittler ins Boot zu holen.
All diese Aufgaben – von der Prüfung der Ist-Situation bis zur Anpassung bestehender Verträge und Zahlungsströme – können zu erheblichen Kosten beim Arbeitgeber führen.
Der Einsatz spezialisierter Berater sowie digitale Helfer und automatisierte Prozesse können helfen, den Arbeits- und Zeitaufwand dieser gesetzlich verursachten Zusatzaufgaben spürbar zu verringern.
DEÜV Meldungen: 10 Fragen und Antworten zum DEÜV-Meldeverfahren
Kranken- und Pflegekassen, Rentenversicherungen, Unfallversicherungen, Bundesagentur für Arbeit – sie alle benötigen zur Erfüllung ihrer Aufgaben Informationen über beschäftigte Arbeitnehmer. Deswegen müssen Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter sogenannte DEÜV Meldungen an die Sozialversicherungsträger erstatten. Dieser Beitrag fasst zusammen, was Arbeitgeber über das Meldeverfahren nach der DEÜV wissen sollten.
Arbeitgeber müssen Meldungen zur Sozialversicherung (SV-Meldungen) sowie Beitragsnachweise auf elektronischem Weg an die Sozialversicherungsträger übermitteln.
Das dazugehörige Meldeverfahren nach der DEÜV gilt auch für kleine Betriebe und mittelständische Unternehmen.
Im Zusammenhang mit DEÜV-Meldungen ergeben sich für Arbeitgeber häufig Fragen – dieser Blogartikel beantwortet einige davon.
1. Was ist die DEÜV?
DEÜV ist die Abkürzung für Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung. Es handelt sich um jene Vorschriften, die die elektronische Meldung von eindeutig festgelegten Mitarbeiterdaten durch den Arbeitgeber an die Sozialversicherungsträger (SV-Träger) regeln.
Bei der DEÜV geht es aus Arbeitgebersicht um die digitale Kommunikation mit Krankenkassen, Rentenversicherungsträgern, der Bundesagentur für Arbeit (BA) und Unfallversicherungsträgern (Berufsgenossenschaft und Unfallkasse).
Die DEÜV bezeichnet somit ein elektronisches Kommunikationssystem zwischen Arbeitgeber und SV-Trägern. Die dazugehörige Verordnung erlässt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Zusammenarbeit mit dem Bundesgesundheitsministerium.
2. Was regelt die DEÜV?
Die DEÜV regelt die Verpflichtung von Arbeitgebern, die Sozialversicherungsdaten der Mitarbeiter weiterzuleiten. Demnach sind alle Arbeitgeber rechtlich dazu verpflichtet, die Beitragsnachweise zum Arbeitsentgelt der Beschäftigten elektronisch an die gesetzlichen Krankenkassen sowie an die Rentenversicherung und gesetzliche Unfallversicherung weiterzugeben.
Auf der Grundlage dieser Beitragsnachweise berechnet insbesondere die gesetzliche Unfallversicherung die Beiträge, die Arbeitgeber für ihre Mitarbeitenden zahlen müssen. Die Bundesagentur für Arbeit greift ebenfalls auf Daten aus den DEÜV-Meldungen zu, um sie behördenintern zu nutzen.
Die Art der Datenübermittlung ist klar geregelt: Sie erfolgt verschlüsselt über zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme. Die digitalen SV-Meldungen sollen die Ansprüche der Arbeitnehmer auf Leistungen gegenüber den SV-Trägern sichern.
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3. Wie funktioniert das DEÜV-Meldeverfahren?
Die Teilnahme am DEÜV-Meldeverfahren erfordert ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm.
Kleinunternehmen und mittelständische Betriebe können als Alternative dazu auf das SV-Meldeportal zugreifen. Dort können Arbeitgeber Beitragsnachweise einreichen oder andere Meldungen wie eine Jahresmeldung übermitteln. Die Nutzung ist kostenfrei.
4. Wer muss DEÜV-Meldungen erstellen?
Die Meldepflichtigen sind in § 2 DEÜV genannt. Demnach müssen die folgenden Personen und Einrichtungen Meldungen erstellen:
- Arbeitgeber
- Personen, die ebenso wie ein Arbeitgeber Beiträge auf der Grundlage gesetzlicher Regelungen entrichten
- Zahlstellen
- Bundesministerium für Verteidigung oder die von ihm festgelegten Stellen
- Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben
- Leistungsträger
5. Wann müssen welche DEÜV-Meldungen erstellt werden?
Wann DEÜV-Meldungen zu erstellen sind, hängt davon ob, welcher Meldeanlass vorliegt. Es gelten diese Meldefristen:
Falls die Meldefrist an einem Wochenende oder Feiertag endet, verlängert sich die Meldefrist bis auf den nächsten Werktag. Bei Arbeitnehmern mit Mehrfachbeschäftigung müssen alle betroffenen Arbeitgeber GKV-Meldungen in Form von GKV-Monatsmeldungen abgeben.
6. Welche Meldeanlässe gibt es?
Die DEÜV sieht verschiedene Meldeanlässe vor:
- Anmeldung
- Abmeldung
- Jahresmeldung
- Unterbrechungsmeldung
- Entgeltmeldungen (einmal gezahltes Arbeitsentgelt, flexible Arbeitszeitregeln, GKV-Meldungen bei Mehrfachbeschäftigung)
- Änderungsmeldungen: Personen- oder Beitragsgruppenschlüssel; Krankenkasse oder Betriebsstätte
- Sofortmeldung in bestimmten Wirtschaftszweigen
- Eintritt eines Insolvenzereignisses
- Meldungen für geringfügig Beschäftigte
7. Welche Voraussetzungen müssen Entgeltabrechnungsprogramme erfüllen?
Für das Verfahren werden geeignete Softwareprogramme, eine Verschlüsselungsmethode sowie digitale Daten zu Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelten benötigt. Auf Basis der maschinell aufbereiteten Informationen erfolgt die Berechnung der SV-Beiträge.
Alle Daten aus den DEÜV-Meldungen werden automatisiert ausgelesen und verarbeitet, was eine zügige Weiterleitung und Bearbeitung durch die Sozialversicherungsträger gewährleistet.
Damit eine Datenübertragung im DEÜV-Meldeverfahren möglich ist, müssen Entgeltabrechnungsprogramme bestimmte Voraussetzungen erfüllen:
- Das Programm prüft bei der Datenerfassung und Abrechnung automatisch, ob alle Angaben zuverlässig, korrekt und vollständig sind.
- Fehlerhafte Daten werden systemseitig dokumentiert.
- Das Programm verwaltet folgende Informationen maschinell:
- Persönliche, melderelevante Daten
- Fehlzeiten
- SV-Unterbrechungen
- Sozialversicherungsbeiträge
Zusätzlich muss ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm Meldeanlässe erkennen, den elektronischen Lohnnachweis und die Jahresmeldung übermitteln sowie eingehende Meldungen entsprechend dokumentieren.
8. Welche Voraussetzungen gelten bei DEÜV-Meldungen?
Die Meldung findet über ein digitales Entgeltabrechnungsprogramm statt, das die Anforderungen der DEÜV und jene des SGB IV erfüllen muss (Meldeverfahren). DEÜV-Meldungen erfolgen über eine Softwareanwendung oder das SV-Meldeportal (s. o.).
Für alle SV-Meldungen ist nach der DEÜV ein nummerischer Schlüssel (Beitragsgruppenschlüssel/SV-Schlüssel) anzuführen, wobei für jeden Mitarbeitenden zu Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung die jeweils passende Ziffer anzugeben ist.
Des Weiteren sind diese Voraussetzungen zu erfüllen:
- Die Rentenversicherungsnummer des Beschäftigten fungiert als Ordnungsmerkmal.
- Die persönlichen Mitarbeiterdaten (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und Adresse) müssen bei allen Meldungen vorhanden sein.
- Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt ist vollständig und kaufmännisch gerundet zu melden.
9. Für welche Personen sind DEÜV-Meldungen zu erstellen?
Arbeitgeber müssen gemäß § 3 DEÜV für diese Personen Meldungen erstatten:
- Beschäftigte, die einer Versicherungspflicht in Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung unterliegen oder nach dem Recht der Arbeitsförderung versicherungspflichtig sind
- Beschäftigte, für die Beiträge zur Rentenversicherung oder gemäß dem Recht der Arbeitsförderung zu entrichten sind
- Personen mit geringfügiger Beschäftigung
- Leiharbeitskräfte
- Personen, die Entgeltersatzleistungen oder Arbeitslosengeld II beziehen
- Wehr- und Zivildienstleistende
10. Wo ist die DEÜV im Wortlaut zu finden?
Die DEÜV, mit vollem Wortlaut: Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV), ist in der aktuellen Fassung auf der Website des Bundesjustizministeriums zu finden.
Ausführliche Erläuterungen zum Meldeverfahren zur Sozialversicherung enthält ein gemeinsames Rundschreiben der SV-Träger.
Das müssen Arbeitgeber wissen über die Reisekostenabrechnung
Was sind die wichtigsten Punkte, die Arbeitgeber bei der Reisekostenabrechnung beachten sollten? Unsere Experten verraten es!
Arbeitnehmer oder Unternehmer, die oft und viel reisen, verursachen Reisekosten. Diese müssen abgerechnet werden. Doch wie wird eine Reisekostenabrechnung richtig erstellt? Was muss sie beinhalten? In diesem Artikel findest Du die Antworten auf diese Fragen und noch viele weitere Informationen.
Reisekostenabrechnung Definition: Was ist eine Abrechnung von Reisekosten?
In der Reisekostenabrechnung sind alle Kosten zusammengestellt, die einem Arbeitgeber durch eine Dienstreise seiner Mitarbeiter entstehen.
Zu den Reisekosten gehören:
- Angefallene Fahrtkosten
- Kosten für die Übernachtung
- Reisenebenkosten
- Kosten für die Verpflegung, der so genannte Verpflegungsmehraufwand
Bei den anfallenden Reisekosten handelt es sich meist nur um kleinere Beträge. Diese können sich aber schnell zu einer größeren Ausgabe summieren.
Was ist bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung zu beachten?
Die entstandenen Reisekosten können lohnsteuerfrei beim Finanzamt geltend gemacht werden. Dazu müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber allerdings nachweisen, dass die Ausgaben wirklich bei Dienstreisen entstanden sind. Als Beleg für die Steuer dient die Reisekostenabrechnung. In ihr sind alle Kosten aufgelistet.
Dazugehörige Rechnungen und Belege müssen zunächst nicht pauschal an das Finanzamt übermittelt werden, aber der Fiskus kann sie im Zweifelsfall jederzeit einfordern. HR-Abteilungen sollten deshalb alle Belege mit der Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters einfordern und diese sorgfältig archivieren.
Welche Kosten gehören nicht in die Reisekostenabrechnung?
Beachte außerdem, dass keine Kosten geltend gemacht werden dürfen, die nicht als Reisekosten gelten. Das zögert die Bearbeitungszeit beim Finanzamt nur unnötig heraus.
Zum Beispiel:
- Bußgelder, die durch Schwarzfahren, Geblitzt werden oder Falschparken entstehen
- Kosten für die Minibar im Hotel
- Kosten für Pay-TV
- Kosten für Übergepäck
- Kosten für Anwendungen wie Massagen
Was kann man als Reisekosten abrechnen?
Während manche Kostenpunkte nicht Teil einer Reisekostenabrechnung sind, gibt es gleichzeitig natürlich eine ganze Reihe an Kosten, die in der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig sind. Oben haben wir bereits einige aufgeführt, aber im Folgenden gehen wir etwas detaillierter auf die verschiedenen Reisekosten ein:
- Fahrtkosten und Parkkosten
- Übernachtungskosten für Hotel und Co.
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Sehen wir uns einmal genauer an, was man jeweils als Reisekosten abrechnen kann.
Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?
- Fahrtkosten: alle Fahrten mit Auto, Zug bzw. Bahn sowie mit dem Flugzeug können als Reisekosten geltend gemacht werden können. Auch Taxifahrten, die Nutzung von einem Mietwagen und auch Tickets für öffentliche Verkehrsmittel sind erstattungsberechtigt. Das gleiche gilt für Mautgebühren sowie für alle Kosten rund um das Parken (Parkgebühren), wobei letzteres unter Reisenebenkosten fällt.
- Übernachtungskosten: alle Kosten, die anfallen, wenn eine Übernachtung nötig wird. In den meisten Fällen – gerade im Business-Umfeld – sind das Hotelkosten; allerdings gibt es auch die Möglichkeit, Privatunterkünfte geltend zu machen.
- Verpflegungsmehraufwand: Wer geschäftlich reist, hat höhere Kosten für Mahlzeiten als jemand, der sich zuhause seine Mahlzeiten zubereiten kann. Entsprechend sind, je nach Fall, die entsprechende Pauschale für das Hotelfrühstück und Co. abzurechnen oder aber die Restaurantrechnungen einzureichen.
- Reisenebenkosten: Die Reisenebenkosten enthalten alles, was keine Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten sind. Das können die Mautgebühren und Parkkosten sein, die Eintrittskosten die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen, Gebühren die Gepäckaufbewahrung am Flughafen oder Bahnhof während eines repräsentativen Kundenbesuchs oder auch Telefon- und Internetkosten, die für die Ausführung der beruflichen Aufgaben anfallen – aber auch negative Kosten wie Reisegepäckschäden werden erstattet. Außerdem fallen unter die Reisenebenkosten auch die Zahlung von Schadenersatz bei einem Verkehrsunfall im beruflichen Rahmen, der Ersatz bei Diebstahl von beruflichen oder privat gekauften aber beruflich genutzten Gegenständen während einer Dienstreise sowie der Ersatz persönlicher und nötiger Reisegegenstände im Falle eines Diebstahls bei einer Dienstreise.
Welche Besonderheiten gibt es bei den Fahrtkosten?
Auch bei den Fahrtkosten gibt es einiges zu beachten. Kosten für die Fahrt können nur dann in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden, wenn es sich nicht um eine Fahrt mit dem Dienst- bzw. Firmenwagen handelt.
Abgesetzt werden können hingegen alle Aufwendungen, die durch Fahrten mit dem eigenen Auto, mit einem Mietwagen, oder der Benutzung des Flugzeugs, der Bahn oder anderweitigen öffentlichen Verkehrsmitteln entstanden sind. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln können die Fahrtkosten voll abgesetzt werden.
Bei Fahrten mit dem privaten Auto gibt es zwei Varianten, um die Fahrtkosten anzusetzen:
- über eine Kilometer-Pauschale
- über die real zurückgelegte Wegstrecke
In beiden Fällen muss allerdings ein Fahrtenbuch geführt werden.
So berechnest Du die Fahrtkosten
Die Kilometer-Pauschale beträgt 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem Auto oder 20 Cent pro Kilometer mit einem Motorrad oder Moped. Wenn Du nicht von der Kilometer-Pauschale Gebrauch machen willst, gilt Folgendes, um den Kilometersatz zu berechnen:
Addieren dazu die gesamten Kosten für das benutzte Fahrzeug, die in einem Jahr anfallen: Abschreibungen, Benzin, Reparaturen oder Kosten für Steuer und Versicherung zum Beispiel. Teile diese Summe durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer während der Geschäftsreise.