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Lohnabrechnung

Rechtssicher abrechnen: Fristen, Neuregelungen und Praxiswissen für die Lohnbuchhaltung im Mittelstand.

HR & Payroll

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

Die Lohnbuchhaltung gehört zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Outsourcing ist aber nicht immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

5 Min. Lesezeit

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung nicht herum. Dabei geht es immer um eine Grundsatzentscheidung: Interne Lohnabrechnung oder Auslagerung der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – falls bereits ausgelagert – wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Die folgenden Argumente zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt.

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

Auch wenn die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind und auch nicht sein sollten, werden sie oft als erstes in Betracht gezogen. Verlassen Sie sich nicht auf die pauschalen Versprechungen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie Outsourcing und Inhouse-Lösung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die interne Lohnabrechnung mit der Kombination aus leistungsfähiger Payroll-Software und erfahrenem Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit ist eines der wichtigsten Argumente für Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Fakt ist: Mit einer guten Lohnsoftware und geschulten Mitarbeitenden kann man genauso rechtssicher arbeiten wie zum Beispiel mit einem spezialisierten Lohndienstleister. Erlässt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese durch zeitnahe Updates an, so dass sich keine Fehler aufgrund veralteter Technik einschleichen können.

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Viele Prozesse können teilweise oder vollständig automatisiert werden, wie zum Beispiel die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und manuelle Dateneingaben entfallen – es bleibt mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedenen Bereichen wie dem Lohnstamm oder der Zeitwirtschaft ein, um individuelle Entgeltabrechnungen automatisiert zu erstellen.

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht unweigerlich Know-how verloren. Läuft es mit dem gewählten Dienstleister nicht wie gewünscht, fehlt im Unternehmen das Fachwissen für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die bessere Lösung, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und die Fachkräfte mit Hilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

Schnell noch etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Mit der internen Lohnabrechnung kein Problem, denn die Lohnsoftware steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung – ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben jederzeit die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er auch nicht, denn in der Lohnsoftware steckt Praxis-Know-how bis in den letzten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.

Zu einer guten Abrechnungssoftware gehört zudem ein guter Support. Bei Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft geben können.

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen liegt in der weitgehend automatisierten Erstellung der Lohnabrechnung. Sei es die monatliche Entgeltabrechnung, die elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und andere Stellen – oder auch Auswertungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung müssen nur noch kontrollieren und steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Der hohe Automatisierungsgrad sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle im Meldewesen.

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

Ein weiterer Vorteil der internen Lohnabrechnung ist, dass Ihre Daten im Unternehmen bleiben. Weder werden Ordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht, noch werden Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege übermittelt. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es zwar nie, aber die Lohnabrechnungssoftware bietet den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die interne Lohnabrechnung. Unbefugte Dritte können die Daten nicht einsehen.

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsleitung, jederzeit die aktuellsten Daten abzurufen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. So trifft sie ihre Entscheidungen stets auf einer fundierten und aktuellen Grundlage und nicht auf der Grundlage veralteter Informationen aus früheren Abrechnungsperioden.

10. Transparenz: Wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist leicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht jederzeit die Überprüfung des Prozesses, die Klärung von Unstimmigkeiten und die Kontrolle der erstellten Lohnabrechnungen.

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Die Verantwortung für eine fehlerfreie Abrechnung und die korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen liegt beim Arbeitgeber – unabhängig davon, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Wenn also bei einer Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich ist, liegt es nahe, die Lohnabrechnung im eigenen Haus durchzuführen und damit auch die Kommunikation mit den Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

Um sich zwischen der internen Lohnabrechnung und der Auslagerung des gesamten Prozesses zu entscheiden, sollten zunächst die Vor- und Nachteile gegenübergestellt werden:

	Interne Lohnabrechnung	Outsourcing der Lohnbuchhaltung
Vorteile	Uneingeschränkter Zugang zu Software und Daten Ständig aktuelle Daten verfügbar Know-how bleibt im Unternehmen Kurzfristige Änderungen von Software und Daten möglich Oft kostengünstiger als Outsourcing Automatische Aktualisierung im Hinblick auf aktuelle steuerliche und rechtliche Änderungen	Geringerer Personalaufwand Konzentration von HR auf die Mitarbeiterbetreuung möglich Hohes Know-how durch großes Team von Spezialisten Schutz vor Personalausfall Gute Kalkulierbarkeit der Kosten durch Festpreise pro Abrechnung Erprobte Systeme zur Fehlervermeidung
Nachteile	Erhöhter Personalaufwand Große Abhängigkeit vom Personal (gute Vertretungsregelungen sind notwendig) Kosten nur bedingt kalkulierbar Gut geschultes Personal erforderlich, um Fehler zu vermeiden	Nur eingeschränkter Zugriff auf Software und Daten Oft teurer als Inhouse-Lösungen Kontrolle aus Haftungsgründen meist trotzdem notwendig Erhöhter Aufwand für Kommunikation und Abstimmung mit dem Dienstleister Eigenes Know-how geht verloren Verlust der Kontrolle über einen wichtigen Kernprozess Bei Servern im Ausland Datensicherheitsproblem

Beide Varianten – die interne Lohnabrechnung wie ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung – haben also ihre Vor- und Nachteile. Für welche Option sich Unternehmer entscheiden, hängt von ihrer individuellen Situation ab.

In den folgenden Szenarien kann die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sinnvoll sein:

Die Abrechnung erfolgt intern durch eine einzige Person, auf die der Arbeitgeber voll und ganz angewiesen ist – schwierig wird es bei längerem Urlaub oder Krankheit. Im Kündigungsfall wäre ein Ersatz wahrscheinlich nicht auf die Schnelle zu finden.
Die Lohnbuchhaltung wird von der Personalabteilung „nebenbei“ erledigt, obwohl dafür eigentlich keine Kapazitäten vorhanden sind.
Das HR-Team soll sich wieder mehr auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentrieren können, statt Lohnabrechnungen zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es viele Szenarien, in denen es sich lohnt, die Lohnabrechnung intern durchzuführen:

Was bisher fehlt, ist eine Lohnabrechnungssoftware, die durch die Automatisierung von Routinearbeiten wirklich entlastet und gleichzeitig Rechtssicherheit schafft.
Sie tun sich schwer damit, Ihre sensibelsten Daten in fremde Hände zu geben – auch wenn diese einen verantwortungsvollen Umgang zusichern.
Sie wollen sich nicht von einem Dienstleister abhängig machen und würden ohnehin alles kontrollieren.
Sie haben bereits Lohnspezialisten in Ihrem Team, deren Wissen sonst verloren ginge.

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Eine erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft der Personalabteilung mehr Freiraum für die Betreuung der Mitarbeitenden und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert werden können
Automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen nach erfolgter Lohnabrechnung
Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben durch softwaretechnische Updates
Geringerer Aufwand bei der Fehlersuche, da Fehler durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig erkannt werden
Schnelle Klärung offener Fragen durch den angeschlossenen Support
Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
Sichere Durchführung komplexerer Abrechnungen

Fazit

Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu scheuen, wenn man sich durch eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware unterstützen und entlasten lässt. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.

Was Payroll Outsourcing konkret bedeutet

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Zur Lohnabrechnung gehören typischerweise die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Versand der erforderlichen Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften und bringen entsprechende Komplexität mit sich.

Ein externer Dienstleister stellt sicher, dass Experten diese Prozesse durchführen. Das verringert Fehler und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Gleichzeitig kann sich Ihr internes Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details der Lohnabrechnung bei externen Fachleuten liegen.

Länderspezifische Unterschiede im DACH-Raum

Payroll Outsourcing unterscheidet sich innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz deutlich, allerdings weniger beim Outsourcing-Service selbst als bei den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Folgende Punkte spielen dabei eine Rolle:

Jedes Land im DACH-Raum hat eigene gesetzliche Bestimmungen zu Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und weiteren arbeitsrechtlichen Aspekten. Ein Outsourcing-Anbieter muss die spezifischen Regelungen jedes Landes kennen. Auch die Sozialversicherungssysteme unterscheiden sich zwischen den Ländern, sodass ein Payroll-Dienstleister diese Unterschiede verstehen und korrekt abhandeln muss.

Kulturelle Unterschiede in Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstilen und Geschäftspraktiken wirken sich auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing aus. Hinzu kommen sprachliche Unterschiede zwischen Deutsch in Deutschland und Österreich sowie Deutsch, Französisch und Italienisch in der Schweiz. Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen variieren ebenfalls von Land zu Land, weshalb ein Payroll-Dienstleister sicherstellen muss, dass Lohnabrechnungen im Einklang mit den jeweils geltenden Regelungen stehen. Auch die Währung unterscheidet sich: Deutschland und Österreich nutzen den Euro, die Schweiz den Schweizer Franken, was bei der Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende zu beachten ist.

Bei der Auswahl eines Payroll-Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum kommt es deshalb darauf an, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und seine Dienstleistungen entsprechend anpassen kann.

Warum HR agiler werden muss

Die aktuelle Marktdynamik verlangt von Unternehmen, schnell zu reagieren und sich ständig zu erneuern. Agilität ist damit in den meisten Geschäftsbereichen zu einer zentralen Anforderung geworden, auch im Personalwesen. Die Zeiten starrer Regeln und langfristiger Planung weichen einem leichteren, schnelleren HR-Modell, das als Agile HR bezeichnet wird. Für manche Unternehmen war dieser Wandel Teil einer umfassenderen Transformation der Geschäftsprozesse, für andere ein gezielter Schritt, um die eigenen Geschäftsziele besser zu unterstützen.

In der Softwareentwicklung ist „Agile" als Methode seit Langem etabliert, mittlerweile haben zahlreiche Geschäftsbereiche den agilen Ansatz übernommen: Prototyping, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und die Entwicklung von Projekten in Sprints, also iterativen, zeitlich begrenzten Aktivitäten von Projektteams. HR hat viele Berührungspunkte innerhalb eines Unternehmens und tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft, deshalb ist die agile Transformation im HR-Bereich komplexer als in den meisten anderen Geschäftsbereichen.

Die Transformation zeigt sich bereits in mehreren HR-Bereichen. Bei Mitarbeiterbewertungen und Gehaltserhöhungen wurden Bewertungen früher meist einmal jährlich durchgeführt. Angesichts kürzerer Projektlaufzeiten ist es sinnvoller, Feedback am Ende eines Projekts zu geben, statt auf die jährliche Überprüfung zu warten: Mitarbeitende erhalten so sofort relevantes Feedback und können es im nächsten Projekt direkt umsetzen. Auch die Vergütung wird agiler, manche Unternehmen zahlen leistungsbasierte Sofortprämien anstelle des Jahresendbonus.

Bei der Talententwicklung investieren Unternehmen in kurze Coachings für Führungskräfte, damit diese ihre neu erlernten Fähigkeiten sofort umsetzen und besseres Feedback geben können. Talentmanagement wird teamorientierter, ähnlich wie bei agilen Scrum-Teams, in denen Fortschritt bewertet, Manager und Kollegen beurteilt und Leistungsverbesserungen durch das Schließen von Lücken erreicht werden. Auch Lern- und Entwicklungsaktivitäten werden agiler, etwa durch kontinuierliche Lernangebote und proaktive Beratung dazu, welche Fähigkeiten für die aktuelle oder künftige Rolle nötig sind.

Bei Einstellung und Rekrutierung zerlegt die agile Rekrutierung den komplexen Einstellungsprozess in einfache, handhabbare Aktivitäten. Einstellungssprints helfen dabei, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ziel zu erreichen: Der erste Sprint kann etwa der Einholung aller Genehmigungen dienen, der zweite der Ausschreibung der Stelle und der dritte der Vorauswahl und den Interviews.

Wie Outsourcing Agilität im HR ermöglicht

Wenn Sie einzelne Aufgaben auslagern, können sich Ihre internen Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner die Routineaufgaben übernimmt. Funktionen wie die Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändig und mit administrativem Aufwand verbunden. Wird sie ausgelagert, setzt das wertvolle Ressourcen frei und ist kosteneffizient, da der HR-Partner für eine genaue Auszahlung an die Mitarbeitenden sorgt. Ebenso lässt sich die Verwaltung von Benefits auslagern.

Durch das Outsourcing von Talentakquisition können Sie sich stärker auf Einstellungsstrategien konzentrieren. Da Rekrutierung zunehmend digitale und physische Elemente kombiniert, verfügen spezialisierte Partner über die nötige Technologie, um vielfältige Anforderungen zu unterstützen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Zusätzlich bringen HR-Partner aktuelles Wissen über Compliance und rechtliche Anforderungen mit, von dem Ihr Unternehmen profitiert. Outsourcing ermöglicht damit Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit im HR-Bereich, eine zentrale Voraussetzung, um agil zu werden.

HR-Initiativen müssen mit den Geschäftsanforderungen und -zielen übereinstimmen. Eine agile HR-Outsourcing-Strategie stellt sicher, dass Agilität optimal und anpassungsfähig umgesetzt wird. Definieren Sie die Ziele und Vorgaben des Outsourcings und prüfen Sie, wie sich Agilität in jede betroffene Funktion integrieren lässt. Die Identifizierung der wichtigsten auslagerbaren Bereiche sowie die Bestimmung der intern benötigten Fähigkeiten im Team sorgen dafür, dass der Ansatz innovativ und effizient bleibt. Wie jeder agile Prozess muss auch diese Strategie iterativ sein und sich kontinuierlich an Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anpassen. Der richtige Outsourcing-Partner unterstützt Ihr Unternehmen mit Fachwissen, Know-how und der nötigen technologischen Infrastruktur, um im HR-Bereich Agilität aufzubauen, die für langfristiges Wachstum und nachhaltigen Erfolg notwendig ist.

Fazit

Payroll Outsourcing im DACH-Raum verlangt einen Partner, der die gesetzlichen, sprachlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt und seine Leistungen entsprechend anpasst. Gleichzeitig ist die Auslagerung von Lohnabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition ein wirksamer Hebel, um HR agiler zu machen: Interne Teams gewinnen Zeit für Innovation und Strategie, während ein spezialisierter Partner Routineaufgaben übernimmt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt. Damit eine solche Strategie funktioniert, braucht es klare Ziele für das Outsourcing und eine kontinuierliche Anpassung an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen.

Häufige Fragen zu Payroll Outsourcing und Agile HR

Was bedeutet Payroll Outsourcing?

Payroll Outsourcing bezeichnet die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an einen externen Dienstleister. Dazu gehören die Berechnung von Gehältern, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen samt Meldungen sowie die Überweisung der Gehälter.

Gibt es Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum?

Ja. Die Unterschiede betreffen weniger den Outsourcing-Service selbst als die länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, steuerlichen Bestimmungen und kulturellen Eigenheiten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, etwa bei Sozialversicherungssystemen, Tarifverträgen, Sprache und Währung.

Welchen Vorteil bringt Payroll Outsourcing für interne Teams?

Ein externer Dienstleister führt die Prozesse durch Experten aus, was Fehler verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichert. Ihr internes Personal kann sich dadurch auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die operativen Details bei externen Fachleuten liegen.

Was ist Agile HR?

Agile HR überträgt den aus der Softwareentwicklung bekannten agilen Ansatz auf das Personalwesen: kürzere, iterative Zyklen statt starrer Regeln und langfristiger Jahresplanung, etwa bei Feedback, Vergütung, Talententwicklung und Rekrutierung.

Wie unterstützt Outsourcing Agilität im HR-Bereich?

Durch das Auslagern zeitaufwändiger Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Talentakquisition können sich interne Teams auf Innovation und Strategie konzentrieren, während ein Partner Routineaufgaben übernimmt, Kosten senkt und aktuelles Compliance-Wissen einbringt.

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Archivierung von Entgeltunterlagen: Diese Vorgaben gelten

Seit 2022 müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen elektronisch führen. Lesen Sie hier, welche Dokumente betroffen sind, welche Anforderungen an die Archivierung von Entgeltunterlagen bestehen und wie bei Dokumenten mit Unterschriftserfordernis vorzugehen ist.

5 Min. Lesezeit

Bei Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) müssen Arbeitgeber seit 2023 alle notwendigen Daten elektronisch übermitteln. Dieses Verfahren wird als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bezeichnet. Um die Voraussetzungen dafür flächendeckend zu schaffen, hat der Gesetzgeber im Jahr 2020 im „Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze“ festgelegt, dass Arbeitgeber grundsätzlich alle Entgeltunterlagen elektronisch führen müssen. Die Verpflichtung bezieht sich also nicht nur auf die Abrechnungsdaten aus der Entgeltabrechnungssoftware, sondern auch auf die begleitenden Entgeltunterlagen.

Welche begleitenden Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?

Im Zuge der oben genannten Gesetzesänderung wurde die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) angepasst. Nach § 8 Abs. 2 BVV müssen Arbeitgeber nun „elektronisch zur Verfügung zu stellende Unterlagen […] in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen […] nehmen.“ Hierzu zählen unter anderem die folgenden begleitenden Entgeltunterlagen:

Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
Erklärung kurzfristig Beschäftigter zu weiteren Tätigkeiten im Kalenderjahr
Nachweis der Elternschaft (z. B. Geburtsurkunde)
Immatrikulationsbescheinigungen zur Feststellung des Werkstudentenstatus
Unterlagen zu einer Arbeitnehmerentsendung
Informationen zur Staatsangehörigkeit
Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
Informationen zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht eines Arbeitnehmers
Rückmeldungen von Krankenkassen, z. B. zur Feststellung der Versicherungspflicht
Aufzeichnungen der Arbeitszeit gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG)
Unterlagen zu in Anspruch genommener Pflegezeit

Wie sind Entgeltunterlagen elektronisch aufzubewahren?

Im Idealfall legt der Arbeitnehmer beziehungsweise die zuständige Stelle die Unterlagen bereits in elektronischer Form vor. Studierende können beispielsweise ihre Immatrikulationsbescheinigung direkt per E-Mail einreichen. Reicht der Beschäftigte seine Unterlagen in Papierform ein, muss der Arbeitgeber sie in ein digitales Format überführen.

Es gibt aber auch Unterlagen, für die die Schriftform vorgeschrieben ist und eine Unterschrift benötigt wird, zum Beispiel der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für einen Minijobber. In diesem Fall hat der Arbeitgeber drei Möglichkeiten, die ergänzenden Entgeltunterlagen elektronisch zu führen:

Mit qualifizierter elektronischer Signatur — Der Beschäftigte reicht die Unterlagen bereits in elektronischer Form beim Arbeitgeber ein. Die Originalunterschrift auf dem Papierdokument wird in diesem Fall durch eine qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitnehmers ersetzt. Viele Privatpersonen haben jedoch nicht die Möglichkeit, eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen.
Mit fortgeschrittener elektronischer Signatur — Erhält der Arbeitgeber das Dokument in Papierform, muss er es digitalisieren. Diese Umwandlung in ein elektronisches Format erfolgt mithilfe einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, für die das im Meldeverfahren genutzte Softwarezertifikat verwendet werden kann. Für die Übertragung ist weder eine Signaturkarte noch ein Kartenlesegerät erforderlich. Das Papierdokument muss in diesem Fall nicht mehr aufbewahrt werden.
Ohne qualifizierte elektronische Signatur — Eine begleitende Entgeltunterlage kann außerdem ohne Signatur in elektronischer Form vorliegen. Das Papierdokument ist dann zusätzlich im Original aufzubewahren.

HINWEIS: Es ist unzulässig, schriftliche Erklärungen und Anträge mit Unterschriftserfordernis als unsignierte Dateien in den Formaten PDF, JPEG, BMP, PNG oder TIFF vorzuhalten.

Welche Dateiformate und Dateinamen sind bei der Archivierung von Entgeltunterlagen zulässig?

Auf Anforderung der Deutschen Rentenversicherung müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in separaten Dateien zur Verfügung stellen. Hinsichtlich der Aufbewahrung und Bereitstellung sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Zusätzlich kann es abweichende Regelungen aus dem Sozialversicherungsrecht geben.

Zulässige Dateiformate für die Speicherung von Entgeltunterlagen sind: PDF, JPEG, BMP, PNG, TIFF
Für die Dateinamen gilt: maximal 64 Zeichen; ohne Sonderzeichen, Komma, Punkt, Umlaute, Leerzeichen und scharfes S (ß)

Der Dateiname sollte eine schnelle Zuordnung ermöglichen und die Art des Dokuments, den Namen der beschäftigten Person und den betreffenden Zeitraum erkennen lassen. Beispiel:

Befreiung-Rentenversicherungspflicht_Maier-Sonja_2022.pdf

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Abgabenordnung (AO)

Nach § 147 AO müssen Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen seit dem 1. Januar 2025 mindestens acht Jahre aufbewahrt werden. Für Jahresabschlüsse und Buchführungsunterlagen gilt weiterhin eine Frist von zehn Jahren, für sonstige steuerlich relevante Unterlagen von sechs Jahren.

Handelsgesetzbuch (HGB)

Nach § 257 HGB gilt für Buchungsbelege – darunter Lohn- und Gehaltsabrechnungen – eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Bilanzen sind zehn Jahre aufzubewahren, empfangene und abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt abweichend auch für Buchungsbelege eine Frist von zehn Jahren.

Sozialgesetzbuch (SGB)

Das Sozialgesetzbuch (SGB IV) verlangt nach § 28f, dass Arbeitgeber die für die Sozialversicherung relevanten Entgeltunterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Dies betrifft alle Dokumente, die für die Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen notwendig sind. Bei laufenden Prüfungen oder anhängigen Rechtsstreitigkeiten kann sich diese Frist verlängern. Es ist also ratsam, diese Unterlagen ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren, um auf der sicheren Seite zu sein.

Einkommensteuergesetz (EStG)

Nach § 41 EStG müssen Lohnsteuerunterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dies umfasst alle Dokumente, die zur Berechnung und Abführung der Lohnsteuer notwendig sind.

Gesetz über die Festsetzung eines Mindestlohns (MiLoG)

Nach § 17 MiLoG sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise, die für die Einhaltung des Mindestlohns relevant sind, mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dies gilt insbesondere für Minijobs und andere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse.

Betriebsrentengesetz (BetrAVG)

Das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) schreibt vor, dass Unterlagen, die für die betriebliche Altersversorgung relevant sind, zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft insbesondere Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung und andere Dokumente, die die betriebliche Altersvorsorge regeln.

Arbeitsrechtliche Vorgaben

Arbeitsverträge und sonstige Vereinbarungen, die die Entgeltzahlung betreffen, sollten mindestens bis zum Ende der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB) aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Dadurch können mögliche arbeitsrechtliche Ansprüche abgewehrt werden.

Empfehlung: Wenn mehrere gesetzliche Grundlagen greifen (z. B. HGB, AO, SGB IV, BVV), sollte im Zweifel die jeweils längste Frist angewandt werden.

Kann man sich von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen befreien lassen?

Arbeitgeber können sich auf Antrag bis zum Stichtag 31. Dezember 2026 von der Führung der ergänzenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form befreien lassen. Der Antrag ist formlos beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu stellen. Ab dem 1. Januar 2027 soll es keine Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen mehr geben.

Digitale Personalakte erleichtert Umsetzung der Anforderungen

Arbeitgeber, die ihre Personalverwaltung noch in Papierform durchführen, sollten jetzt die Einführung der digitalen Personalakte in Betracht ziehen. Mit dieser Lösung können nicht nur die Personalakten, sondern auch alle Entgeltunterlagen gesetzeskonform geführt werden. Im Zusammenspiel mit der Lohnsoftware archiviert das System zudem viele Dokumente direkt in elektronischer Form. Die wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte:

Effizientere Arbeitsabläufe und damit geringere Kosten
Minimierte Suchzeiten
Einfachere Umsetzung von Zugriffsberechtigungen und Datenschutz
Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Daten
Revisionssichere Archivierung von Personal- und Entgeltunterlagen
Positives Arbeitgeberimage durch Einsatz moderner Technologien

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Baulohnabrechnung: Eigenverantwortlich erstellen oder outsourcen?

Die Baulohnabrechnung ist für Bauunternehmen ein sensibles und komplexes Thema. Sie muss nicht nur pünktlich und korrekt erstellt werden, sondern auch den stetig wechselnden gesetzlichen und tariflichen Anforderungen entsprechen. Dabei stellt sich eine zentrale Frage: Soll die Lohn- und Gehaltsabrechnung eigenverantwortlich erstellt oder besser ausgelagert werden? Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. Dieser Artikel zeigt, worauf Sie achten sollten und bietet Ihnen eine praktische Entscheidungshilfe.

5 Min. Lesezeit

Eigenverantwortliche Erstellung der Baulohnabrechnung

Entscheiden Sie sich für die eigenständige Erstellung der Baulohnabrechnung, liegt das Haftungsrisiko für Fristen sowie tarifliche und gesetzliche Regelungen hauptsächlich beim Arbeitgeber. Eine zwingende Voraussetzung ist qualifiziertes Fachpersonal mit fundiertem Know-how. Neben dem sicheren Umgang mit der Abrechnungssoftware müssen auch die rechtlichen Grundlagen beherrscht werden.

Da der Baulohn kein statisches Thema ist, sind gesetzliche und tarifliche Änderungen laufend zu beachten. Permanente Weiterbildung ist unerlässlich, um Fehler und Mehrarbeit zu vermeiden. Ebenso sollten Vertretungslösungen für Urlaub, Krankheit oder unvorhersehbare Ausfälle fest eingeplant sein. Der Fachkräftemangel erschwert es zusätzlich, kurzfristig geeignetes Personal zu finden.

Tipp: Schulen Sie talentierte Mitarbeitende rechtzeitig, zum Beispiel mit speziellen Baulohn-Grundlagen-Schulungen, um Engpässe zu vermeiden. Optimal ist ein Softwareanbieter, der neben der Software auch Outsourcing anbietet. So können Sie im Notfall flexibel wechseln und alle Fristen einhalten.

Outsourcing: Lohnabrechnung auslagern

Beim Outsourcing wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen spezialisierten Dienstleister ausgelagert, inklusive rechtssicherer Archivierung aller abrechnungsrelevanten Daten. Der Baubetrieb übernimmt nur vorbereitende Aufgaben, wie:

Erfassung der Bewegungsdaten
Übermittlung von Stammdaten
Kontrolle und Weiterleitung der Abrechnungsunterlagen

Der eigentliche Abrechnungsprozess erfolgt extern, wodurch personelle Ressourcen geschont werden. Die Kosten sind variabel und richten sich nach der Anzahl der abzurechnenden Beschäftigten. Verfügt Ihr Betrieb nicht über geschultes Personal, ist Outsourcing die sinnvollste und oft einzige praktikable Lösung.

Entscheidungshilfe: Welche Variante passt zu Ihrem Betrieb?

Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie neben den Kosten auch Kriterien wie Flexibilität, Fachwissen, Ausfallsicherheit und Zukunftssicherheit berücksichtigen. Nutzen Sie unsere Checkliste, um die Vor- und Nachteile beider Varianten für Ihr Unternehmen abzuwägen.

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Neue Regeln: Mindesturlaubsvergütung für Bauarbeiter ab 2023

Mit Beginn der Winterarbeitszeit 2022/2023 gelten im Bauhauptgewerbe neue Regelungen zur Mindesturlaubsvergütung (MUV), zur Urlaubsentschädigung und zur Abgeltung für gewerbliche Arbeitnehmende. Diese Anpassungen betreffen Berechnungsgrundlagen, Fristen und Sonderregelungen, die Bauunternehmen kennen sollten, um korrekte Abrechnungen zu gewährleisten und keine Ansprüche zu verlieren.

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Interview: Baulohnabrechnung fällig und keiner da?

Urlaubszeit, Krankheitsfälle oder Rentenabgänge: Wenn plötzlich niemand mehr für die Baulohnabrechnung verfügbar ist, kann das Bauunternehmen schnell in Schwierigkeiten bringen. Die gesetzlichen und tariflichen Anforderungen im Baulohn sind komplex und lassen wenig Spielraum für Fehler. Expertin Tina Weidinger von Suiteify kennt diese Herausforderungen aus erster Hand. Im Interview gibt sie spannende Einblicke, erklärt die besonderen Anforderungen des Baulohns und zeigt auf, wie Suiteify Bauunternehmen entlasten und bei Engpässen schnell helfen kann.

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Was unterscheidet den Baulohn von anderen Abrechnungsarten?

Tina Weidinger: „Man hört oft: ‚Baulohn ist sehr kompliziert‘. Für den Fachspezialisten ist es das natürlich nicht. Aber man hat natürlich schon mit gewissen Herausforderungen zu kämpfen, wie beispielsweise Schlechtwetter, Saison-Kug-Abrechnungen und natürlich auch die Urlaubsberechnung. Das ist schon anders als andere Löhne und man kommuniziert zusätzlich mit den Sozialkassen.“

Was bietet Suiteify im Bereich der Baulohnabrechnung an?

Tina Weidinger: „Suiteify bietet zwei Lösungen an. Einmal unseren Teilservice. Das ist eine Suiteify-Software, die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen. Diese ist natürlich immer gesetzlich und tariflich auf dem aktuellen Stand. Der Kunde trägt hier aber selbst die Verantwortung für die Baulohnabrechnung. Hat er Fragen, kann er sich an den Support wenden. Das ist die eine Möglichkeit. Und die andere ist unser Produkt-Service – Lohn und Gehalt. Das ist ein klassisches Auslagern des Lohns. Hier stellen wir dem Kunden unser Know-how zur Verfügung. Das heißt, er erhält einen persönlichen Ansprechpartner bei uns, wo er seine Fragen stellen kann und die Lohnabrechnung selbst wird dann eigenverantwortlich von dem Lohnsachbearbeiter durchgeführt. Das heißt, wenn Fehler passieren, tritt dafür dann Suiteify ein. Das Know-how hat aber der Suiteify-Lohnbuchhalter.“

Für wen ist der Baulohn von Suiteify am besten geeignet?

Tina Weidinger: „Wir machen Baulohnabrechnungen klassisch für das Bauhauptgewerbe und natürlich dann auch für das Baunebengewerbe wie für Maler, Gerüstbauer, Dachdecker, Garten- und Landschaftsbauer usw. Und im Bereich Outsourcing sprechen wir vorrangig eher kleinere mittelständische Kunden an, das heißt im Bereich von 1 bis 50 Arbeitnehmer. Gleichzeitig kann die Lösung natürlich dann auch auf größere Firmen ausgeweitet werden.“

Vor welchen Herausforderungen stehen Bauunternehmen?

Tina Weidinger: „Die Unternehmen stehen vor den gesetzlichen und tariflichen Herausforderungen, dass eine Lohnabrechnung immer korrekt sein muss. Sie müssen das notwendige Know-how aufbauen. Gleichzeitig gibt es natürlich auch bei den Unternehmen einen Fachkräftemangel. Das heißt, die Babyboomer gehen in Rente. Und sie brauchen dann einen adäquaten Lohnbuchhalter, der die Lohnabrechnung für sie erstellt.“

Wieso sollte man zum Lohn-Service von Suiteify wechseln?

Tina Weidinger: „Solange man Personal und Software hat, ist es nicht notwendig, ad hoc zu wechseln. Man sollte sich allerdings Gedanken darüber machen, wie es weitergehen kann. Es kann immer passieren, dass die Lohnbuchhaltung beispielsweise in Elternzeit geht. Oder man weiß, dass sie in drei Jahren in Rente geht. Und dann ist es schon mal gut zu schauen, was es für Möglichkeiten gibt, den Lohn auszulagern. Und Suiteify bietet die Möglichkeit, dass man schnell und flexibel agieren kann. Das heißt, bei Krankheit kann beispielsweise das Consulting unterstützen und die Lohnabrechnung erstellen. Und bei Elternzeit oder durch Wegfall können wir dann, wie gesagt, sehr schnell in das Baulohn-Outsourcing wechseln und mit einem persönlichen Ansprechpartner die Lohnbuchhaltung nahtlos übernehmen.“

Was ist das Besondere am Lohn-Service von Suiteify?

Tina Weidinger: „Suiteify entwickelt die Software selbstständig. Das heißt, auf gesetzliche und tarifliche Anforderungen können wir ad hoc reagieren und es auch schnellstmöglich umsetzen und die Mitarbeitenden im Bereich Service Lohn und Gehalt abholen, sodass sie dort immer auf dem aktuellen Stand sind.“

Was sind die ersten Schritte bei der Einführung des Lohn-Services?

Tina Weidinger: „Zu Beginn wird die Kundenberatung ein Gespräch mit dem Kunden führen, um festzustellen, was er möchte oder braucht, um ein adäquates Angebot erstellen zu können. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, wird der Kunde von unserem sogenannten Onboarding betreut. Das heißt, es werden alle notwendigen Unterlagen eingefordert, sodass diese Lohnabrechnung oder die Stammdaten korrekt in unserer Software erfasst werden können. Und dann wird es an die eigentliche Sachbearbeitung übergeben, die dann alle weiteren Schritte mit dem Kunden bespricht.“

Welche Möglichkeiten zur Erfassung der Bewegungsdaten gibt es?

Tina Weidinger: „Auch da sind wir flexibel. Zum einen können wir (der Lohnsachbearbeiter) die Daten erfassen. Es gibt aber auch die Möglichkeit, dass der Kunde selbstständig die Daten erfasst, u. a. direkt in der Software. Oder natürlich neu und innovativ, über eine App. Das kann dann mittels Schnittstelle zu uns übertragen werden.“

Welche Services bietet Suiteify außerdem im Bereich Baulohn an?

Tina Weidinger: „Ich habe bereits unsere App LohnMobil erwähnt, bei der gemäß des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes die Bewegungsdaten erfasst und übertragen werden. Eine zweite App ist das sogenannte Mitarbeiterportal. Das heißt, dass sich die Mitarbeitenden unserer Kunden ihre Lohnabrechnungen und ihre Bescheinigungen selbst ansehen und entsprechend mit ihrem Arbeitgeber kommunizieren können. Für die Geschäftsführung des Kunden gibt es zusätzliche Auswertungen, die wichtig sind, um strategische Entscheidungen treffen zu können. Es gibt beispielsweise die Geschäftsanalytik, in der Lohnauswertungen in Kombination mit unternehmerischen Daten dargestellt werden können.“

Haben auch Steuerberater Vorteile durch den Suiteify Baulohn?

Tina Weidinger: „Steuerberater stehen vor den gleichen Herausforderungen. Ein Steuerberater kann sich, wenn er den Lohn an uns auslagert, auf seine Fachkompetenz konzentrieren, beispielsweise auf die Finanzbuchhaltung. Und die Lohnbuchhaltung wird dann durch uns erstellt. Hier gibt es entsprechende Schnittstellen für die Verbuchung. So muss sich ein Steuerberater keine Sorgen mehr über den Fachkräftemangel im Bereich Baulohnabrechnung machen. Er lagert das Geschäft an Suiteify aus, während die steuerliche Beratung und Fachkompetenz weiterhin bei ihm bleiben.“

Wie wird der Datenschutz bei Lohn-Services von Suiteify gewährleistet?

Tina Weidinger: „Datenschutz wird bei Suiteify vor allem bei persönlichen Daten großgeschrieben. Wir haben ein Rechenzentrum, das wir selbstständig verwalten. Und die Kommunikation zwischen der Sachbearbeitung und dem Kunden läuft zum einen telefonisch und zum anderen über ein sogenanntes Mitarbeiterportal. In diesem Mitarbeiterportal werden die vertraulichen Daten verschlüsselt. Und das Ganze automatisch, ohne zusätzliche Features.“

Was sind die Vorteile der Baulohn-Services von Suiteify?

Tina Weidinger: „Die Steuerberater und Baufirmen können sich auf ihre Fachkompetenz konzentrieren. Sie haben einen festen Ansprechpartner im BRZ, der die Baulohnabrechnung kann und kennt. Die Software ist immer gesetzlich und tariflich auf dem aktuellen Stand und für den Kunden ist es eine Risikominimierung. Wenn er heute zwei Arbeitnehmer abrechnet, ist es natürlich ein anderer Preis, als wenn er morgen 20 Personen einstellt. Das ist besser kalkulierbar und deswegen würde ich sagen: Einfach Kunde werden! Sprechen Sie uns gerne an.“

Jetzt das gesamte Experteninterview mit Tina Weidinger anschauen:

HR & Payroll

Sachbezüge richtig abrechnen: Die wichtigsten Freigrenzen bei Sachzuwendungen

Sachbezüge sind eine attraktive Möglichkeit, Arbeitnehmern eine Anerkennung zukommen zu lassen, ohne dabei Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben zu entrichten. Allerdings ist die korrekte Abrechnung von Sachbezügen in der Praxis aufgrund der Vielzahl an Vorschriften oft eine Herausforderung. Dieser Beitrag erklärt, was ein Sachbezug ist, welche Arten und Freigrenzen bzw. Freibeträge es gibt und wie Arbeitgeber Sachbezüge richtig abrechnen.

5 Min. Lesezeit

Was ist ein Sachbezug?

Sachbezüge sind Leistungen des Arbeitgebers an seine Beschäftigten, die folgende Kriterien erfüllen:

Sie werden zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn gewährt (und nicht stattdessen).
Sie bieten keinen unmittelbaren betrieblichen Nutzen, sondern werden aus betrieblicher Veranlassung als Sachleistungen oder in Form von Gutscheinen gewährt.

Der Arbeitnehmer profitiert von einem Sachbezug immer finanziell, auch wenn nicht direkt Geld fließt. Erhalten Mitarbeiter in einem Supermarkt beispielsweise einen Rabatt auf die Produkte des Geschäfts, so zahlen sie an der Kasse weniger. Die Differenz zum ursprünglichen Kauf stellt einen finanziellen Vorteil dar. Deshalb fallen alle Sachbezüge unter die Definition des geldwerten Vorteils. Sachbezüge unterscheidet vom geldwerten Vorteil vor allem die steuerliche Behandlung: Werden bestimmte Freigrenzen eingehalten, entfallen die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.

Freigrenzen für Sachbezüge

Natürlich dürfen Arbeitgeber Sachbezüge nicht in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialabgabenfrei gewähren. Wer Sachbezüge richtig abrechnen will, sollte die folgenden Freigrenzen und Freibeträge kennen:

50-Euro-Freigrenze: Arbeitgeber können Sachbezüge gemäß der Kleinbetragsregelung nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG bis zu 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat steuer- und sozialabgabenfrei gewähren. Wird diese Grenze auch nur um einen Cent überschritten, so sind auf den gesamten Betrag Lohnsteuer und Sozialabgaben zu entrichten. Nicht ausgeschöpfte Beträge dürfen zudem nicht auf den nächsten Monat übertragen werden.
Anlassbezogene, persönliche Zuwendungen: Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern Geschenke bis zu einem Betrag von 60 Euro pro Anlass zukommen lassen – und das sogar mehrmals im Jahr oder im Monat. Dabei fallen keine Lohnsteuer und keine Sozialabgaben an. Allerdings muss ein persönlicher Anlass des Beschäftigten vorliegen, wie zum Beispiel ein Geburtstag, die Geburt eines Kindes, eine Hochzeit, das Bestehen einer Abschlussprüfung oder ein Arbeitnehmerjubiläum.
Weitere Freigrenzen: Der Gesetzgeber legt zudem spezifische Freigrenzen für bestimmte Sachzuwendungen fest, wie etwa für Betriebsfeiern oder betriebliche Gesundheitsförderung, die berücksichtigt werden müssen.

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, bestimmte Sachbezüge zu kombinieren. Zum Beispiel können sie monatlich Tankgutscheine im Wert von 50 Euro ausgeben und zusätzlich anlassbezogene Geschenke bis zu 60 Euro machen.

Achtung: Die Freigrenzen sind stets als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer zu verstehen.

Arten von Sachbezügen

Ein Sachbezug liegt stets vor, wenn der Arbeitgeber Sachzuwendungen ohne vorrangiges betriebliches Interesse gewährt. Als sogenannte Annehmlichkeiten gelten Leistungen wie die Bereitstellung eines Firmenhandys auch für private Nutzung, die in der Regel steuer- und beitragsfrei sind. Zu den Sachbezügen gehören unter anderem folgende Aufmerksamkeiten:

Sachbezug	Erklärung und Freigrenze
Betriebsveranstaltungen	Pro Mitarbeiter und Veranstaltung bis zu 110 Euro (Freibetrag), maximal zwei Events pro Jahr (z. B. Weihnachtsfeier und Sommerfest)
Kinderbetreuung	Kosten für die Einrichtung eines Betriebskindergartens oder Zahlung eines Zuschusses zu tatsächlich entstandenen Kinderbetreuungskosten, ohne Begrenzung
Betriebliche Gesundheitsförderung	Für betriebliche Gesundheitskurse, Stressprävention, Ernährungsberatung, Nichtraucher-Kurse etc., pro Mitarbeiter und Jahr bis zu 500 Euro
Umzugskosten	Steuerfreier Kostenersatz bis zur zulässigen Höhe nach dem Bundesumzugskostenrecht
Fahrtkosten	Tankgutscheine bis zu einer Höhe von 50 Euro monatlich Mit 15 Prozent pauschal versteuerter Zuschuss zu Pkw-Fahrtkosten Barzuschuss maximal bis zur Höhe der Werbungskosten Zuschuss zum Jobticket bis zur Höhe der tatsächlichen Kosten
Verpflegungszuschuss	Essensgutscheine bis 50 Euro; alternativ Versteuerung gewährter verbilligter oder kostenloser Mahlzeiten nach den amtlichen Sachbezugswerten
Unterkunft	Kostenfreie oder vergünstigte Bereitstellung einer Mitarbeiterwohnung, Bewertung mit dem Sachbezugswert von 278 Euro im Monat
Gutscheine	Nur unter bestimmten Voraussetzungen bis 50 Euro pro Monat, insbesondere keine Barauszahlung möglich, auch nicht von Restbeträgen
Arbeitgeberdarlehen	Finanzieller Vorteil durch günstigere Zinsen
Dienstwagen	Volle Versteuerung des geldwerten Vorteils über die 1-Prozent-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode

Vorteile von Sachbezügen für Arbeitgeber

Viele Arbeitgeber nutzen Sachbezüge als Gestaltungsmöglichkeit für die Gehälter ihrer Angestellten. Sie bieten nämlich einige Vorteile:

Abgabenfreie Zuwendungen wirkungsvolles Instrument zur Steigerung der Mitarbeitermotivation
Einfache Handhabung bei pauschaler Versteuerung
Einsparung der Sozialabgaben und/oder der Lohnsteuer
Als Betriebsausgabe abzugsfähig
Positive Auswirkungen auf das Unternehmensimage

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Sachbezüge richtig abrechnen: So funktioniert’s

Für die korrekte Behandlung von Sachbezügen in der Lohnabrechnung gibt es verschiedene Optionen.

Variante 1: Pauschale Versteuerung

37b EStG ermöglicht Arbeitgebern, Sachbezüge zu pauschalieren. Sobald diese die Freigrenzen übersteigen, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 30 Prozent erheben und abführen. Der Arbeitnehmer zahlt dann keine Lohnsteuer.

Auf den ersten Blick scheint diese Variante aufgrund der steuerlichen Belastung unattraktiv zu sein. Aus zwei Gründen entscheiden sich dennoch viele Unternehmen dafür:

Werden Sachzuwendungen pauschal versteuert, entfallen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer die Beiträge zur Sozialversicherung.
Die Lohnabrechnung ist bei der Pauschalversteuerung einfach und übersichtlich, zum Beispiel bei verbilligten Mahlzeiten.

Variante 2: Individualbesteuerung

Alternativ kann sich der Arbeitgeber für die Individualbesteuerung entscheiden. Dabei werden die Sachbezüge in der Lohnbuchhaltung behandelt wie normaler Lohn. Der Gegenwert der Sachzuwendung wird dem Bruttolohn aufgeschlagen. In der Folge erhöhen sich das Steuerbrutto und das Sozialversicherungsbrutto und entsprechend die Sozialabgaben sowie die Lohnsteuer. Sobald das Netto ermittelt ist, muss der Sachbezug wieder abgezogen werden.

Nach dem folgenden Schema lassen sich Sachbezüge richtig abrechnen.

Bruttoentgelt

+ Sachbezug / geldwerter Vorteil

= Gesamtbrutto

– Lohnsteuer

– Kirchensteuer

– Solidaritätszuschlag

– Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung

= Nettoentgelt

– Sachbezug / geldwerter Vorteil

= Auszahlungsbetrag

Der Sachbezug wird lediglich hinzugerechnet, um die korrekte Basis für die Berechnung der Lohnsteuer und Sozialabgaben zu gewährleisten. Würde er nicht anschließend abgezogen, hätte der Arbeitnehmer einen doppelten Vorteil – einmal durch die tatsächliche Sachleistung (z. B. einen Tankgutschein) und dann erneut durch die Auszahlung im Lohn.

In der Praxis stellt die genaue Wertermittlung des geldwerten Vorteils die größte Herausforderung beim Sachbezüge richtig abrechnen dar. Hierbei ist auch der Rabattfreibetrag zu beachten. Bis zu vier Prozent oder 1.080 Euro pro Jahr bleiben als Freibetrag bei vergünstigten Produkten oder Dienstleistungen des Arbeitgebers unberücksichtigt. Typische Beispiele hierfür sind Personalrabatte für Einkäufe im eigenen Geschäft oder vergünstigte Übernachtungen für Hotelpersonal.

Dokumentation der Sachbezüge

Wenn Arbeitgeber Sachbezüge steuerfrei oder pauschalbesteuert gewähren, müssen sie diese detailliert dokumentieren. Hierfür stehen drei Optionen zur Verfügung:

Lohnabrechnung: Der Arbeitgeber führt die Sachbezüge in der Lohnabrechnung auf. Obwohl steuerfrei gewährte Sachzuwendungen mit ihrem Wert angegeben werden, werden sie nicht in das Gesamtbrutto einbezogen. Demnach bleibt auch das Nettogehalt unverändert.
Lohnkonto: Der Arbeitgeber dokumentiert die gewährten Sachbezüge im Lohnkonto. Hier sollten dann auch Nachweise zur Höhe und zur steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung vorhanden sein. So kann das Unternehmen nachweisen, dass die 50-Euro-Freigrenze nicht überschritten wurde.
Antrag auf Erleichterung: Nutzen Arbeitgeber entsprechende Softwarelösungen, um eine Überschreitung der Freigrenzen auszuschließen, können sie beim Finanzamt einen Antrag auf Erleichterung stellen. Wird dieser genehmigt, müssen sie keine Aufzeichnungen in den Lohnkonten mehr führen.

HR & Payroll

Zu viel Pflegeversicherung gezahlt? Diese Regelungen zur Erstattung und Verzinsung müssen Arbeitgeber kennen

Das sogenannte Wachstumschancengesetz beinhaltet einige Neuerungen, die sich auf die Entgeltabrechnung auswirken. Dazu gehören auch auf den ersten Blick eher unscheinbare Regelungen zur Erstattung und Verzinsung von zu viel gezahlten Beiträgen zur gesetzlichen Pflegeversicherung. Ein aktuelles Rundschreiben des GKV-Spitzenverbands erläutert nun die Details dieser Regelungen.

5 Min. Lesezeit

Nach zähen Verhandlungen wurde das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ oder kurz „Wachstumschancengesetz“ am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet. Es soll für Unternehmen steuerliche Anreize schaffen und auf diesem Wege die deutsche Wirtschaft ankurbeln – über die Auswirkungen auf HR und Entgeltabrechnung haben wir bereits berichtet. Der vorliegende Beitrag widmet sich nun einem speziellen Thema, das ebenfalls in diesem Gesetz behandelt wurde: der Erstattung und Verzinsung von zu viel gezahlten Pflegeversicherungsbeiträgen.

Brennpunkt Pflegeversicherung

Im vergangenen Jahr wurden die Beiträge zur gesetzlichen Pflegeversicherung (PV) neugestaltet, Arbeitnehmer mit berücksichtigungsfähigen Kindern erhalten seitdem nach Kinderanzahl gestaffelte Abschläge auf ihren Beitragsanteil. Diese komplexe Veränderung bedeutet einen erheblichen Mehraufwand bei der Beitragsberechnung und macht ein einheitliches (digitales) Nachweisverfahren mit Blick auf die einzubeziehenden Kinder notwendig. Die rechtlichen Grundlagen für ein solches Verfahren wurden nun im Wachstumschancengesetz geschaffen.

Erstattung und Verzinsung zu viel gezahlter PV-Beiträge

In diesem Zusammenhang wurde nun auch geregelt, wie die Erstattung und Verzinsung zu viel entrichteter Beiträge zur Pflegeversicherung zu erfolgen hat. In der Praxis kommt es nämlich immer wieder vor, dass die arbeitnehmerseitigen Beiträge zu hoch angesetzt sind, weil nicht alle berücksichtigungsfähigen Kinder der betroffenen Beschäftigten einbezogen wurden.

Der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Spitzenverband) hat inzwischen ein Rundschreiben veröffentlicht, in welchem wichtige Details zur praktischen Umsetzung der Erstattung und Verzinsung zu viel gezahlter Beiträge erläutert werden.

GKV-Rundschreiben schafft Klarheit bezüglich der Erstattung und Verzinsung von Pflegeversicherungsbeiträgen

Im Rundschreiben wurden die folgenden Punkte geklärt:

1. Digitales Nachweisverfahren und Übergangszeitraum

Das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz von 2023 hat die Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge komplizierter gemacht, indem es die Mitarbeiteranteile gestaffelt hat, je nach Anzahl der Kinder. Ab dem 1. Juli 2025 wird ein neues digitales Nachweisverfahren die Berechnung für Arbeitgeber und Krankenkassen erheblich vereinfachen. Bis dahin gibt es einen Übergangszeitraum. Das bedeutet, dass bis zum 30. Juni 2025 alle Kinder der Mitarbeiter, die berücksichtigt werden sollen, in die Berechnung einbezogen sein müssen.

2. Wann müssen Erstattungen zu viel gezahlter PV-Beiträge verzinst werden?

Arbeitgeber können auf die Erstattung zu viel gezahlter Beiträge zur PV bis zum Start des neuen digitalen Nachweisverfahrens am 1. Juli 2025 warten. Wenn sie sich dafür entscheiden, müssen sie jedoch Zinsen auf die Rückerstattungen zahlen. Werden die Erstattungsansprüche von Beschäftigten hingegen im Übergangszeitraum bis zum 30. Juni 2025 befriedigt, sind in der Regel keine Zinsen zu zahlen.

3. Wie hoch müssen Beitragsrückerstattungen verzinst werden?

Die Faustregel ist einfach: Zu viel Beiträge zur Pflegeversicherung werden ab dem Monat nach der Zahlung bis zum Monat vor der Rückerstattung mit einem Zinssatz von vier Prozent pro Jahr verzinst. Eine separate Beantragung der Verzinsung ist nicht erforderlich.

4. Das digitale Nachweisverfahren

Ab dem 1. Juli 2025 wird ein einheitliches digitales Nachweisverfahren eingeführt, das vorhandene Daten, wie zum Beispiel Informationen der Finanzämter, nutzt. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Arbeitgeber und Krankenkassen automatisch über Änderungen in Bezug auf die Elternschaft oder die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder informiert werden. Die genauen Schritte des Verfahrens und das zugehörige Meldewesen werden zurzeit ausgearbeitet.

HR & Payroll

Lohnabrechnungssoftware Vergleich: Die besten Programme 2025 für KMUs

Ob Du gerade erst über die Digitalisierung deiner Lohnabrechnung nachdenkst oder mit deinem aktuellen System unzufrieden bist: Die richtige Lohnsoftware kann den entscheidenden Unterschied machen – in puncto Effizienz, Fehlerfreiheit und rechtlicher Sicherheit.

5 Min. Lesezeit

Warum Du bei der Wahl deiner Lohnsoftware nichts dem Zufall überlassen solltest

Eine gut gewählte Lohnabrechnungssoftware berechnet Löhne und Gehälter zuverlässig und lässt sich auch nahtlos in bestehende HR- oder ERP-Systeme einbinden. So werden Datenautomatisch übertragen, manuelle Eingaben entfallen – und das senkt das Risiko für Fehler deutlich. Zudem sind moderne Lohnprogramme oft mit Self-Service-Portalen für Mitarbeitenden ausgestattet, die den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und persönliche Daten erleichtern.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen im DACH-Raum ist eine moderne Lohnabrechnungssoftware längst kein Luxus mehr, sondern ein Muss. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Dienstleistungsunternehmen2025 ganz vorne mitspielen, worauf du bei der Auswahl achten solltest – und warum Infoniqa dabei besonders heraussticht.

Was ist Lohnabrechnungssoftware – und warum ist sie für KMUs so wichtig?

Lohnabrechnungssoftware unterstützt dich dabei, Löhne und Gehälter automatisiert, korrekt und gesetzeskonform abzurechnen – inklusive aller Abgaben, Meldungen und Nachweise. Gerade in kleineren HR-Teams sorgt sie für:

Weniger manuelle Arbeit
Mehr Sicherheit bei Steuer und Sozialversicherung
Schnellere Prozesse und geringere Fehleranfälligkeit
Entlastung deiner HR- und Buchhaltungsabteilung

Darüber hinaus bietet eine umfassende Lohnsoftware oft zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Urlaubs -und Krankheitszeiten, die Berechnung von Überstunden und Boni sowie die Verwaltung verschiedener Lohnarten und die Erstellung von Berichten und Analysen. Diese erweiterten Funktionen tragen dazu bei, die Transparenz und Effizienz im Personalmanagement zu erhöhen und strategische Entscheidungen zu unterstützen. Insgesamt ist die Wahl einer geeigneten Lohnsoftware ein entscheidender Schritt zur Optimierung der Personalverwaltung und zur Sicherstellung der Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Online-Lohnabrechnung

Eine Online-Lohnabrechnung ist eine Lohnabrechnungssoftware, die über das Internet zugänglich ist. Dies bietet viele Vorteile, wie zum Beispiel die Möglichkeit, von jedem Ort aus auf die Software zuzugreifen, und die Möglichkeit, die Software von mehreren Benutzern gleichzeitig zu nutzen. Eine Online-Lohnabrechnung kann auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und der Personalabteilung verbessern, indem sie es ermöglicht, Informationen und Dokumente online auszutauschen. Dies fördert die Effizienz und Transparenz im Unternehmen und erleichtert den Zugriff auf wichtige Daten.

Vorteile einer Software für die Lohnabrechnung

Eine Software für die Lohnabrechnung bietet viele Vorteile für Unternehmen. Einige der wichtigsten Vorteile sind:

Zeitersparnis: Eine Lohnabrechnungssoftware kann den Prozess der Lohnabrechnung automatisieren, was bedeutet, dass Unternehmen weniger Zeit für die Abrechnung aufwenden müssen. Dies ermöglicht es den HR-Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
Genauigkeit: Eine Lohnabrechnungssoftware vermeidet Fehler, die bei der manuellen Abrechnung auftreten können. Dies sorgt für eine korrekte Berechnung der Löhne und Gehälter und reduziert das Risiko von Nachzahlungen oder rechtlichen Problemen.
Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Eine Lohnabrechnungssoftware stellt sicher, dass die Lohnabrechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies umfasst die korrekte Berechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen sowie die Einhaltung der DSGVO.
Transparenz: Eine Lohnabrechnungssoftware gibt Unternehmen eine Übersicht über ihre Lohnabrechnungen, was es ihnen ermöglicht, ihre Finanzen besser zu planen. Dies fördert die Transparenz und das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Lohnabrechnungsprozesse.

Funktionen eines Lohnabrechnungsprogramms

Eine Lohnabrechnungssoftware bietet eine Vielzahl von Funktionen, die Unternehmen bei der Abrechnung ihrer Löhne und Gehälterunterstützen. Einige der wichtigsten Funktionen sind:

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Software kann Löhne und Gehälter berechnen und abrechnen, einschließlich der Berücksichtigung von Überstunden, Boni und anderen Vergütungen.
Steuerliche Abgaben und Sozialversicherungsbeträge: Die Software kann steuerliche Abgaben und Sozialversicherungsbeträge berechnen und abrechnen, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellt.
Anwesenheits- und Zeiterfassung: Die Software kann die Anwesenheit und die Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfassen, was die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung bildet.
Personalverwaltung: Die Software kann die Personalverwaltung unterstützen, indem sie Informationen über die Mitarbeitenden speichert und verarbeitet. Dies umfasst die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie die Erstellung von Berichten und Analysen.

Die besten Lohnprogramme 2025: Unsere Top 3

1. Infoniqa

✅ Ideal für KMUs mit hohen Anforderungen

✅ Cloud oder On-Premise

✅ Nahtlose Integration in Microsoft Dynamics 365

✅ Outsourcing möglich – ab 9 €/CHF pro Abrechnung

✅ Fokus auf DACH-spezifische Compliance

Infoniqa ist besonders für Unternehmen geeignet, die eine umfassende Lösung suchen, die sowohl Flexibilität als auch Sicherheit bietet. Die Software ist flexibel und kann eine große Anzahl von Mitarbeitenden verwalten. Mit der Möglichkeit, zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen zu wählen, können Unternehmen ihre Lohnabrechnungen effizient verwalten.

Die Integration in Microsoft Dynamics 365 ermöglicht eine nahtlose Verbindung mit bestehenden ERP-Systemen und sorgt für eine optimierte Datenübertragung. Besonders hervorzuheben ist das Outsourcing-Angebot, das Unternehmen die Möglichkeit bietet, ihre Lohnabrechnung extern zu verwalten, was sowohl Zeit als auch Ressourcen spart.

2. Personio

✅ Bekannt für intuitive Nutzeroberfläche

✅ Starke HR-Funktionen, Payroll noch begrenzt

✅ Eher für kleinere Teams ohne komplexe Anforderungen

Personio ist ideal für Unternehmen, die eine benutzerfreundliche Lösung suchen, die sich leicht in bestehende HR-Prozesse integrieren lässt. Die Software ist besonders für kleinere Teams geeignet, die keine komplexen Anforderungen an die Lohnabrechnung haben. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und ermöglicht eine effiziente Personalverwaltung.

Die Anmeldung zur Software ist einfach und schnell, was die Nutzerfreundlichkeit weiter erhöht. Obwohl die Payroll-Funktionen derzeit noch begrenzt sind, bietet Personio eine starke Basis für die HR-Verwaltung.

3. Sage Business Cloud Lohn

✅ Klassisches Dienstleistungsunternehmen mit viel Erfahrung

✅ Gute Integration in andere Sage-Produkte

✅ Benutzeroberfläche weniger modern, teilweise komplex

Sage Business Cloud Lohn ist ein bewährtes Dienstleistungsunternehmen, das sich durch seine langjährige Erfahrung im Bereich der Lohnabrechnung auszeichnet. Die Software bietet eine solide Integration in andere Sage-Produkte, was sie zu einer idealen Wahl für Unternehmen macht, die bereits andere Sage-Lösungen nutzen. Obwohl die Benutzeroberfläche weniger modern ist, bietet sie dennoch umfassende Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Sage ist eines der zuverlässigsten Programme auf dem Markt. Das Lohnabrechnungsprogramm ist besonders für Unternehmen geeignet, die Wert auf eine zuverlässige und erprobte Lösung legen.

Das sollten moderne Lohnabrechnungsprogramme 2025 können

Wenn du heute in eine Lohnsoftware investierst, sollte sie diese Funktionen abdecken:

Digitale Gehaltsabrechnung & Lohnsteuerberechnung
Automatische Meldungen an Behörden über die Elster-Schnittstelle (ELSTER, SV, UV, etc.)
Schnittstellen zu HR-Systemen, ERP, Zeiterfassung, DATEV
Flexible Abrechnungsmodelle für Stundenlohn, Boni, Teilzeit
Cloudfähig, mobil zugänglich, DSGVO-konform
Outsourcing-Optionen, wenn du keine eigene Payroll-Abteilung hast

Zusätzlich zu diesen grundlegenden Funktionen sollten moderne Lohnabrechnungsprogramme auch erweiterte Möglichkeiten zur Datenanalyse bieten, um Unternehmen wertvolle Einblicke in ihre Personal- und Gehaltsstrukturen zugeben. Dies kann durch die Integration von Business-Intelligence-Tools erreicht werden, die detaillierte Berichte und Visualisierungen ermöglichen.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Unterstützung von Mehrsprachigkeit und verschiedenen Währungsformaten, um den Anforderungen internationaltätiger Unternehmen gerecht zu werden.

Darüber hinaus sollten moderne Lösungen auch Funktionen zur Verwaltung von Mitarbeitervergünstigungen und -anreizen bieten, wie zum Beispiel die Verwaltung von Prämien, Mobilitätsbudgets oder anderen Benefits. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheiterhöhen und dazu beitragen, Talente im Unternehmen zu halten.

Schließlich sollten Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates Standard sein, um die sensiblen Daten der Mitarbeitenden zu schützen und den neuesten Datenschutzrichtlinien zu entsprechen.

Lohnprogramme im Test: Vergleichskriterien

Beim Vergleich von Lohnabrechnungssoftware sollten Unternehmen verschiedene Kriterien berücksichtigen. Einige der wichtigsten Kriterien sind:

Funktionsumfang: Die Software sollte alle notwendigen Funktionen für die Lohnabrechnung bieten, einschließlich der Berechnung von Löhnen und Gehältern, der Verwaltung von Steuerabgaben und Sozialversicherungsbeiträgen sowie der Personalverwaltung.
Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein, um den Mitarbeitenden die Nutzung zu erleichtern und die Einarbeitungszeit zu minimieren.
Sicherheit: Die Software sollte sicher und zuverlässig sein, um die Daten der Mitarbeitenden zu schützen. Dies umfasst die Einhaltung der DSGVO und die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Kosten: Die Software sollte ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis haben und den Bedarf des Unternehmens erfüllen. Es ist wichtig, die verschiedenen Preismodelle zu vergleichen und die Gesamtkosten im Auge zu behalten.
Anpassungsfähigkeit: Die Software sollte an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar sein, um zukünftiges Wachstum und Veränderungen zu unterstützen. Dies umfasst die Möglichkeit, die Software an spezifische Anforderungen anzupassen und zusätzliche Funktionen hinzuzufügen.

Vergleichstabelle: Die wichtigsten Lösungspartner im Überblick

Anbietende	Benutzerfreundlichkeit	Cloud / On-Prem	Integration	Support	Preis / Leistung	Besonderheit
Infoniqa	⭐⭐⭐⭐☆	Beides möglich	MS D365, DATEV & mehr	DACH-Experten	⭐⭐⭐⭐⭐	Einzige Payroll für Dynamics
Personio	⭐⭐⭐⭐⭐	Cloud	HR-first	gut	⭐⭐⭐☆	Starker Recruiting-Fokus
Sage	⭐⭐⭐☆	Beides möglich	ERP, Buchhaltung	solide	⭐⭐⭐☆	Lange Marktpräsenz

Warum Infoniqa bei der digitalen Lohnabrechnung besonders überzeugt

Infoniqa vereint leistungsstarke Payroll-Funktionalitäten mit lokaler DACH-Expertise, hoher Benutzerfreundlichkeit und flexiblen Outsourcing-Angeboten. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Lohnabrechnung an ein externes Lohnbüro zu übergeben. Als einziges Dienstleistungsunternehmen mit nativer Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central ist Infoniqa besonders für KMUs mit digitaler Infrastruktur ideal.

Infoniqa hebt sich durch seine umfassende All-in-One-Lösung ab, die nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfacht, sondern auch die Integration von HR-Softwarelösungen und ERP-Systemen ermöglicht. Diese nahtlose Verbindung sorgt für eine effiziente Datenübertragung und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Die Softwarebietet zudem eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es auch weniger technikaffinen Nutzern ermöglicht, sich schnell zurechtzufinden.

Ein weiterer Vorteil von Infoniqa ist der persönliche Support, der durch erfahrene Payroll-Expert:innen gewährleistet wird. Diese Expert:innen stehen dir und deinem Unternehmen bei Fragen und Problemen zur Seite und tragen dazu bei, die Implementierung und Nutzung der Software so reibungslos wie möglich zu gestalten. Infoniqa bietet zudem flexible Outsourcing-Optionen an, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Lohnabrechnungen extern verwalten zu lassen, was sowohl Zeit als auch Ressourcen spart.

USP auf einen Blick:

Marktführer bei Cloud Payroll in AT/CH/DE
Outsourcing ab 9 €/CHF je Abrechnung
Persönlicher Support durch Payroll-Expert:innen
Nahtlose Integration in bestehende HR- oder ERP-Systeme
Umfassende Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten gewährleisten
Regelmäßige Updates, die sicherstellen, dass die Software stets den neuesten gesetzlichen Anforderungen entspricht

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Typische Stolperfallen bei der Auswahl einer Payroll-Software

Fehlende Integration in bestehende Systeme
Zu starre oder komplizierte Bedienung
Mangelnde Rechtssicherheit (GoBD, DSGVO)
Kein Support oder nur englischsprachig

Fehlende Systemintegration – ein unterschätzter Zeitfresser

Bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware gibt es einige häufige Fallstricke, die Unternehmen beachten sollten, um eine reibungslose Implementierung und Nutzung sicherzustellen. Eine der größten Herausforderungen ist die fehlende Integration in bestehende Systeme. Eine Lohnsoftware, die nicht nahtlos mit vorhandenen HR- oder ERP-Systemen kommunizieren kann, kann zu ineffizienten Arbeitsabläufen und erhöhtem manuellem Aufwand führen. Daher ist es entscheidend, dass die Softwarelösung über umfassende Schnittstellen verfügt, die eine problemlose Datenübertragung ermöglichen.

Komplizierte Bedienung schreckt Anwender:innen ab

Ein weiteres Problem kann eine zu starre oder komplizierte Bedienung der Software sein. Unternehmen sollten darauf achten, dass die gewählte Lösung eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, die Software ohne umfangreiche Schulungen zu nutzen. Eine intuitive Bedienung kann die Akzeptanz der Software im Unternehmen erheblich steigern und die Einarbeitungszeit minimieren.

Rechtssicherheit darf kein Kompromiss sein

Rechtssicherheit ist ein weiterer kritischer Punkt, den Unternehmen bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware beachten müssen. Die Software muss den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere im Hinblick auf GoBD und DSGVO. Eine mangelhafte Rechtssicherheit kann zu rechtlichen Problemen und empfindlichen Strafen führen. Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass der Anbieter regelmäßige Updates bereitstellt, um die Software auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen zu halten.

Support muss erreichbar, verständlich und kompetent sein

Schließlich ist der Support ein entscheidender Faktor. Unternehmen sollten darauf achten, dass das Dienstleistungsunternehmen einen zuverlässigen und mehrsprachigen Support bietet, der bei technischen Problemen oder Fragen schnell und kompetent helfen kann. Ein rein englisch sprachiger Support kann insbesondere für Unternehmen im DACH-Raum eine Herausforderungdarstellen, da sprachliche Barrieren die Kommunikation erschweren können. Daher ist es ratsam, ein Dienstleistungsunternehmen zu wählen, der Support in der lokalen Sprache anbietet, um Missverständnisse zu vermeiden und eine schnelle Problemlösung zu gewährleisten.

Tipps für die Einführung einer neuen Lohnsoftware

Status quo analysieren: Wo liegen Schwächen im aktuellen Prozess? Eine gründliche Analyse des bestehenden Lohnabrechnungsprozesses ist der erste Schritt. Identifiziere Engpässe und Bereiche, die Verbesserungen benötigen, um die Effizienz zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren.
Anforderungen definieren: Welche Funktionen brauchst Du wirklich? Erstelle eine detaillierte Liste der benötigten Funktionen, die auf den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens basiert. Berücksichtige hierbei auch zukünftige Wachstumspläne und mögliche Erweiterungen der Softwarelösung.
Dienstleistungsunternehmen vergleichen: Prüfe Integrationen, Support und Preis. Ein umfassender Vergleich der verschiedenen Dienstleistungsunternehmen ist entscheidend. Achte darauf, dass die Softwarelösung nahtlos in bestehende Systeme integriert werden kann und einen zuverlässigen Support bietet. Vergleiche zudem die Preismodelle, um die beste Lösung für dein Budget zu finden.
Pilotphase einplanen: Teste die Lösung mit ausgewählten Mitarbeitenden. Führe eine Pilotphase durch, in der die neue Lohnsoftware in einem kleinen Rahmen getestet wird. Dies ermöglicht es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, bevor die Software im gesamten Unternehmen implementiert wird.
Mitarbeitende schulen und Change-Management aktiv begleiten: Eine umfassende Schulung der Mitarbeitenden ist entscheidend für den Erfolg der neuen Lohnsoftware. Stelle sicher, dass alle Nutzer:innen die Funktionen der Software verstehen und effektiv nutzen können. Unterstütze den Übergang aktiv durch ein gut durchdachtes Change-Management, um Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz der neuen Lösung zu fördern.

Darüber hinaus ist es wichtig, regelmäßige Feedback-Schleifen einzuführen, um die Erfahrungen der Mitarbeitenden mit der neuen Software zu sammeln und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen. Dies hilft, einen reibungslosen Übergang zu neuen softwaregestützten Abläufen zu gewährleisten. Eine offene Kommunikation und die Einbindung der Mitarbeitenden in den Einführungsprozess können entscheidend dazu beitragen, den Übergang reibungslos zu gestalten und die Zufriedenheit im Team zu erhöhen.

Zukunftstrends in der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung steht vor einem digitalen Umbruch. Neue Technologien wie Echtzeit-Abrechnung, KI-gestützte Prüfungen und Self-Service-Portale machen Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und mitarbeiterfreundlicher.

Echtzeit-Abrechnung: Abrechnungen jederzeit abrufbar

In einer zunehmend digitalisierten Welt wird die Möglichkeit, Lohnabrechnungen in Echtzeit abzurufen, immer wichtiger. Dies ermöglicht es den Unternehmen, ihren Mitarbeitenden sofortigen Zugang zu ihren Gehaltsinformationen zu gewähren, was die Transparenz erhöht und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigert. Echtzeit-Abrechnungen können auch dazu beitragen, finanzielle Überraschungen zu vermeiden und eine bessere Planung der persönlichen Finanzen zu ermöglichen.

KI-gestützte Plausibilitätsprüfungen: Fehler schon vor dem Versand erkennen

Mit der Integration von künstlicher Intelligenz in die Lohnabrechnung können Unternehmen potenzielle Fehler in den Abrechnungen frühzeitig erkennen und beheben. KI-gestützte Systeme können Muster und Anomalien in den Daten analysieren, um sicherzustellen, dass alle Berechnungen korrekt sind, bevor sie an die Mitarbeitenden gesendet werden. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und erhöht die Genauigkeit der Lohnabrechnungen erheblich.

Self-Service-Portale: Mitarbeitende verwalten Daten und Belege selbst

Self-Service-Portale bieten den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten und Gehaltsbelege eigenständig zu verwalten. Eine mobile App kann den Zugriff auf diese Portale weitererleichtern. Dies entlastet die HR-Abteilungen und gibt den Mitarbeitenden mehr Kontrolle über ihre Informationen. Sie können ihre persönlichen Datenaktualisieren, Abrechnungen einsehen und sogar Anfragen zu Urlaub oder Überstunden direkt über das Portal stellen, was den Verwaltungsaufwandreduziert und die Effizienz steigert.

Flexible Vergütung: Prämien, Benefits, Mobilitätsbudgets etc.

Die moderne Arbeitswelt verlangt nach flexiblen Vergütungsmodellen, die sich an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen. Unternehmen bieten zunehmend Prämien, Benefits und Mobilitätsbudgets an, um ihre Mitarbeitenden zu motivieren und zu binden. Diese flexiblen Vergütungsoptionen ermöglichen es den Unternehmen, auf die sich ändernden Erwartungen der Mitarbeitenden einzugehen und gleichzeitig ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern. Solche Modelle können auch steuerliche Vorteile bieten und zur langfristigen Mitarbeiterbindung beitragen.

Fazit: Warum sich die richtige Lohnsoftware wirklich auszahlt

Die richtige Lohnabrechnungssoftware ist mehr als ein Tool zur Gehaltsberechnung – sie ist ein zentraler Hebel für Effizienz, Transparenz und Arbeitgeberattraktivität. Sie automatisiert wiederkehrende Aufgaben, reduziert Fehlerquellen und stellt sicher, dass Du gesetzlichen Anforderungen jederzeit gerecht wirst.

Gerade für wachsende KMUs lohnt sich der Vergleich: Moderne Lösungen lassen sich flexibel an deine Bedürfnisse anpassen, integrieren sich nahtlos in bestehende ERP- und HR-Systeme und wachsen mit deinem Unternehmen mit. Echtzeit-Daten, Self-Service-Portale und smarte Schnittstellen schaffen dabei die Basis für fundierte Entscheidungen und zufriedene Mitarbeitende.

Mit Anbietern wie Infoniqa profitierst Du zusätzlich von persönlichem Support, hoher Datensicherheit und der Möglichkeit, die Lohnabrechnung auf Wunsch auszulagern – ideal, um Ressourcen zu schonen und dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren.

Kurz gesagt: Eine leistungsstarke Lohnsoftware spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern fördert auch eine moderne und vertrauensvolle Unternehmenskultur.

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Du möchtest wissen, ob Infoniqa Payroll zu deinem Unternehmen passt? In einer kostenlosen Demo lernst Du die wichtigsten Funktionen der Software kennen – live, praxisnah und auf deine Anforderungen abgestimmt. Du siehst direkt, wie sich Infoniqa in deine bestehenden Systeme integrieren lässt und wie intuitiv die Bedienung ist.

Oder Du startest mit einer persönlichen Beratung: Unsere Expert:innen analysieren gemeinsam mit dir deine aktuellen Prozesse und zeigen dir auf, wie Du deine Lohnabrechnung effizienter, sicherer und zukunftsfähig gestalten kannst.

Jetzt Demo anfordern oder Beratung buchen – und den nächsten Schritt zu moderner Lohnabrechnung machen.

Hast Du noch Fragen? Hier findest Du die Antworten:

Welche Lohnsoftware ist die beste für kleine Unternehmen?

Für KMUs mit bis zu 500 Mitarbeitenden ist Infoniqa ideal – dank Skalierbarkeit, lokaler Compliance und fairer Preisstruktur. Infoniqa bietet eine All-in-One-Lösung, die nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfacht, sondern auch eine nahtlose Integration in bestehende HR- und ERP-Systeme ermöglicht. Dies sorgt für eine effiziente Datenübertragung und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Die benutzerfreundliche Oberfläche von Infoniqa erleichtert den Einstieg und ermöglicht es auch weniger technikaffinen Nutzer:innen, sich schnell zurechtzufinden. Zudem bietet Infoniqa einen persönlichen Support durch erfahrene Payroll-Expert:innen, die bei Fragen und Problemen zur Seite stehen. Diese Expert:innen unterstützen Unternehmen bei der Implementierung und Nutzung der Software, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Was kostet ein Lohnabrechnungsprogramm?

Das hängt vom Dienstleistungsunternehmen ab. Infoniqa Outsourcing startet bei nur 9 €/CHF je Abrechnung. Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware können je nach Funktionsumfang und Anbieter variieren. Einige Dienstleistungsunternehmen bieten flexible Preismodelle an, die sich an den spezifischen Bedürfnissen und der Größe des Unternehmens orientieren. Es ist wichtig, die verschiedenen Angebote zu vergleichen und die Gesamtkosten im Auge zu behalten, einschließlich eventueller Zusatzkosten für Schulungen, Support oder Updates. Eine Investition in eine leistungsstarke Lohnsoftware kann langfristig Kosten sparen, indem sie die Effizienz steigert und Fehler reduziert.

Kann ich die Lohnabrechnung auch komplett auslagern?

Ja! Infoniqa bietet Payroll Outsourcing – Du kümmerst dich um dein Business, wir um die Löhne. Das Outsourcing der Lohnabrechnung kann eine strategische Entscheidung sein, die es Unternehmen ermöglicht, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während Expert:innen die komplexen Abrechnungsprozesse übernehmen. Dies bietet nicht nur finanzielle Vorteile, sondern auch die Sicherheit, dass alle Prozesse korrekt und effizient abgewickelt werden. Durch das Outsourcing können Unternehmen Ressourcen sparen und von der Expertise externer Dienstleister:innen profitieren, die stets über die neuesten gesetzlichen Anforderungen und Best Practices informiert sind.

Ist Cloud Payroll sicher?

Infoniqa erfüllt alle DACH-weiten Datenschutzstandards und hostet Daten ausschließlich lokal. Cloud-basierte Lohnabrechnungslösungen bieten eine hohe Flexibilität und ermöglichen den Zugriff auf Daten von überall und zu jeder Zeit. Die Sicherheit der Daten hat dabei oberste Priorität. Infoniqa setzt auf modernste Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Dazu gehören regelmäßige Sicherheitsupdates, Verschlüsselungstechnologien und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Unternehmen können sich darauf verlassen, dass ihre Daten sicher und konform mit den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet werden.

Wie lange dauert die Einführung einer Lohnbuchhaltungssoftware?

In der Regel wenige Wochen – je nach Umfang. Wir begleiten dich eng durch das Onboarding. Die Implementierung einer neuen Lohnsoftware erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination. Infoniqa bietet einen strukturierten Onboarding-Prozess, der sicherstellt, dass alle Schritte reibungslos ablaufen. Von der Analyse der bestehenden Prozesse über die Anpassung der Software an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden – Infoniqa unterstützt Unternehmen bei jedem Schritt. Eine schnelle und effiziente Einführung ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile der neuen Softwarelösung zeitnah zu nutzen und die Lohnabrechnungsprozesse zu optimieren.

Lohnabrechnung

Interne Lohnabrechnung: Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber

11 Argumente für die interne Lohnabrechnung

1. Interne Lohnabrechnung oft kostengünstiger

2. Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

3. Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

4. Lohnbuchhaltungs-Know-how bleibt im Unternehmen

5. Flexibilität durch jederzeitigen Zugriff auf Lohndaten

6. Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

7. Automatische Erstellung der Lohnabrechnung

8. Ihre Daten bleiben im Unternehmen

9. Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

10. Transparenz: Wer macht was?

11. Die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der Hand behalten

Interne Lohnabrechnung vs. Outsourcing? Eine Entscheidungshilfe

So viel Entlastung ist mit aktueller Lohnabrechnungssoftware möglich

Fazit

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Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Abgabenordnung (AO)

Handelsgesetzbuch (HGB)

Sozialgesetzbuch (SGB)

Einkommensteuergesetz (EStG)

Gesetz über die Festsetzung eines Mindestlohns (MiLoG)

Betriebsrentengesetz (BetrAVG)

Arbeitsrechtliche Vorgaben

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