Warenwirtschaft

Optimale Lagerbestände sind die Basis für reibungslose Abläufe rund um das Lager. Das bedeutet konkret: es muss immer genau die richtige Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein. Die Lagerhaltung und die Bestandsverwaltung sind der Schlüsselbereich der Warenwirtschaft jedes Handels- und Produktionsunternehmens. Davon hängt es ab, wie gut die Auftragsabwicklung funktioniert. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen ihr Lager optimieren und die Lagerkosten senken. Viele Betriebe tun sich damit jedoch schwer.

Die zwei großen Hürden für viele Unternehmen

Vor allem bei analoger Lagerverwaltung haben Unternehmen mit zwei Hauptproblemen zu kämpfen: dem Lagerrisiko sowie der Abhängigkeit von einzelnen Personen.

• Das Lagerrisiko ist eines der größten Bestandsrisiken. In lagerintensiven Betrieben machen die Lagerbestände oft 25 Prozent der Aktiva aus. Dies betrifft viele Handels- und Industriebetriebe, darunter auch zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Analoge Lagerverwaltung führt hier oft zu einer ungenauen Bestandsführung, die Unternehmen teuer zu stehen kommt.
• Hinzu kommt die Abhängigkeit von einzelnen Personen: Manche Lageristen sind ein wandelndes Warenwirtschaftssystem. Sie wissen immer genau, welche Waren ein- und ausgehen und was wann nachbestellt werden muss. Dies birgt allerdings ein Problem: Solche Personen sind rar, praktisch unersetzbar und nicht skalierbar. Sie können immer nur an einem Ort sein. Und mit wachsender Schnelligkeit, Größe und Volatilität eines Lagers kommt der Punkt, an dem der beste Lagerist überfordert ist.

Was ist zu tun?

Eine gute Lagerhaltung bedeutet unter anderem, dass die Lagerbestände stets optimal kalkuliert und in benötigter Menge vorhanden sind. Die Lagerwirtschaft steht damit laufend vor der Herausforderung, einen Spagat zwischen jederzeitiger Lieferfähigkeit und möglichst geringen Lagerbestandskosten hinzubekommen. Denn jedes gelagerte Teil bindet Kapital, das anderweitig eventuell gewinnbringend nutzbar wäre. Hinzu kommen Miet-, Betriebs-, Instandhaltungs- und Personalkosten. Dies bedeutet aber auch: In fast jedem Lager schlummern Potenziale zur Kostensenkung. Und es gibt Stellschrauben, an denen man drehen kann, um sie zu heben.

Durch eine Optimierung Ihrer Lagerbestandsführung können auch Sie Ihre Lagerkosten senken, Ihre Auftragsdurchlaufzeiten verringern und Ihre Lieferfähigkeit verbessern. Die folgenden Denkanstöße und Tipps helfen Ihnen dabei, das Thema anzugehen und den “Lagerwirtschafts-Spagat” zu meistern.

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Wie steht es um Ihren Lagerbestand?

Bevor Sie Ihr Lager optimieren, sollten Sie eine Bestandsaufnahme und Bestandsanalyse durchführen. Schauen Sie sich dazu in Ihrem Lager um und sprechen Sie mit den Mitarbeitern dort. So bekommen Sie ein Gespür für die gegenwärtige Situation und etwaigen Handlungsbedarf. Liegen für die Bestandsanalyse keine aktuellen Inventurdaten vor, müssen diese erhoben werden. Folgende Informationen benötigen Sie:

• Was genau haben Sie in welcher Menge auf Lager (Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe/halbfertige und fertige Teile/Handelsware)?
• Welchen Wert haben die einzelnen Güter? Welchen Wert hat der gesamte Lagerbestand?
• Wie lange bleiben die einzelnen Waren/Teile im Lager?
• Wo in Ihrem Lager gibt es Probleme? Und welche Ursachen stecken dahinter?

Beantworten Sie diese Fragen mithilfe Ihrer Lager-Kennzahlen (siehe Infobox). Diese helfen Ihnen, die Lagerbestände zu erfassen und die Situation im Lager sowie die Kapitalbindung zu analysieren und zu optimieren. Auch sogenannte ABC-Analysen können eine Grundlage für die Ableitung von Maßnahmen zur Bestandsoptimierung sein. Identifizieren Sie auf Basis Ihrer aktuellen Inventurdaten mithilfe solcher Analysen die mengen-, wert- oder verbrauchsmäßig wichtigsten Teile in Ihrem Lager und fangen Sie bei der Optimierung mit diesen an.

Lagerkosten senken – diese Kennzahlen sind wichtig

Der durchschnittliche Lagerbestand gibt an, wie groß die Vorräte im Durchschnitt – meist im Verlauf eines Geschäftsjahres – sind. Verändert er sich, wirkt sich das auf die Kapitalbindung und damit auf die Lagerkosten aus.

Der Bestandswert beschreibt den buchhalterischen Wert eines Materials innerhalb eines Lagers und eines Zeitraums. In Verbindung mit der Umschlagshäufigkeit und der durchschnittlichen Lagerdauer (s. u.) ergibt sich eine Bewertung, die eine Optimierung der Bestände erlaubt.

Die Lagerumschlagshäufigkeit gibt an, wie häufig Material im Lager aufgebraucht ist und durch Neueinlagerung ersetzt wird. Der Umschlag bezieht sich auf eine bestimmte Periode – meist ein Jahr.

Die durchschnittliche Lagerdauer gibt an, wie lange Material bzw. Ware im Lager bleibt, also auch, wie lange das Kapital gebunden ist. Außerdem lässt sich daran ablesen, für wie viele Perioden der durchschnittliche Lagerbestand ausreicht, bis er theoretisch aufgebraucht ist.

Die Lagerreichweite sagt aus, wie lange der Vorrat ausreicht, um den durchschnittlichen Verbrauch zu decken. Mit ihr lässt sich zum Beispiel die interne Versorgungssicherheit innerhalb einer bestimmten Periode beurteilen.

Der Lagerzinssatz gibt an, wie viel Prozent Zinsen das im durchschnittlichen Lagerbestand gebundene Kapital während der durchschnittlichen Lagerdauer kostet.

Lagerzinsen beziffern, wie viel Zins dem Unternehmer während der Lagerdauer entgeht.

Der optimale Lagerbestand ist die wirtschaftliche Lagerbestandsgröße, die bei vorgegebenem Lieferbereitschaftsgrad zu minimalen relevanten Gesamtkosten (bestehend aus Lagerkosten + Beschaffungskosten) führt.

Fünf Maßnahmen, um Lagerkosten zu senken

1. Lagerhüter aussortieren

Lagerhüter erkennen Sie in der Regel an einer sehr geringen Umschlagshäufigkeit. Schauen Sie sich diese Waren genau an und entfernen Sie sie gegebenenfalls rechtzeitig und regelmäßig aus Ihrem Lager. Dadurch gewinnen Sie Liquidität und Platz für andere Produkte. Vielleicht können Sie sogar auf ganze Läger verzichten und dadurch weitere Kosten senken. Auch Waren, die keine Saison haben, gehören nicht oder nur in minimalen Mengen ins Lager. Das Geld für ihre Bevorratung können Sie einsparen oder anders einsetzen.

2. Mindestbestand, Meldebestand und Höchstbestand festlegen

Mit der Festlegung der Parameter Mindest-, Melde- und Höchstbestand tun Sie etwas für Ihre Lieferfähigkeit sowie für Ihre Kostensenkung und Liquidität. Der Mindestbestand dient dazu, unvorhergesehene Schwankungen des Bedarfs oder des Nachschubs auszugleichen. Der Meldebestand löst die Bestellung von Waren so rechtzeitig aus, dass Sie nicht auf den Mindestbestand zurückgreifen müssen. Der Höchstbestand wiederum dient dem Zweck, unnötig hohe Vorräte zu verhindern und damit liquide Mittel und Lagervolumen freizusetzen.

3. Zu hohe Lagerbestände reduzieren

Die Lager-Kennzahlen und ihre Entwicklung geben Hinweise darauf, ob beziehungsweise wovon Sie zu viel auf Lager haben.

Beispiel: Eine hohe/steigende Lagerreichweite deutet auf unnötige Kapitalbindungs- und Lagerkosten hin. Hier können Sie optimieren. Achtung bei einer niedrigen/sinkenden Lagerreichweite: Wenn es zu Fehlmengen kommt, kostet Sie das viel Geld.

• Bei Waren mit langer Lagerdauer können Sie durch deren Verkürzung liquide Mittel freisetzen.
• Teile mit niedrigen Verbräuchen oder hohem Bestandswert brauchen Sie nicht in großen Mengen. Korrigieren Sie hier zum Beispiel den Sicherheits- oder Höchstbestand in Ihrer Lagerhaltung.
• Auch eine sehr niedrige beziehungsweise sinkende Umschlagshäufigkeit deutet auf eine unnötig hohe Kapitalbindung durch zu hohe Lagerbestände hin; hier besteht Potenzial zur Kostensenkung. Eine sehr hohe Lagerumschlagshäufigkeit hingegen kann darauf hinweisen, dass Sie mehr einkaufen müssen, um Fehlmengen zu vermeiden und ein hohes Serviceniveau zu halten.

4. Bestellverhalten anpassen

Passen Sie auf Basis Ihrer (Kennzahlen-/ABC-)Analysen und Erkenntnisse Ihr Bestellverhalten an.

Beispiel: Einkaufsstopp für Materialien, von denen Sie weit mehr als den Höchstbestand im Lager haben.

• Wechseln Sie zu einer bedarfsgerechten Bestellung von teuren Materialien mit hohem Bestandswert. Diese sollten erst kurz bevor sie verwendet werden in Ihrem Unternehmen eintreffen. Dies gilt auch für Teile, deren Verbrauch genau vorhersagbar ist. Ebenso sollten Teile, die sporadisch verbraucht werden, nach Möglichkeit im Bedarfsfall bestellt werden. Für Teile mit gelegentlichen Verbrauchsschwankungen empfiehlt sich hingegen eine Vorratsbeschaffung.
• Erhöhen Sie den Höchstbestand und damit die Verfügbarkeit bei „Schnelldrehern“, also Waren oder Materialien mit hoher Umschlagshäufigkeit.
• Überprüfen und optimieren Sie Ihre Einkaufskonditionen laufend. Nachverhandlungen mit Lieferanten – zum Beispiel über Rabatte für höhere Einkaufsvolumina – helfen ebenfalls dabei, Kosten zu senken.

5. Tschüss Papier, hallo Lagersoftware!

Ob Bestandserfassung, Bestandsanalyse oder Bestandsoptimierung – bei allen drei Aufgaben können Sie sich die Arbeit mithilfe digitaler Lösungen wesentlich erleichtern. Zwar nutzen viele KMU bereits ein digitales Warenwirtschaftssystem, die Lagerverwaltung findet aber häufig noch per Excel-Listen, auf Basis von Erfahrungswissen und auf Zuruf statt. Die Folgen: redundante Datenerfassung durch Medienbrüche, Fehleranfälligkeit, Ungenauigkeiten, vergeudete Zeit durch lange Artikelsuche, Kommissionierungsfehler, Falschlieferungen, Über- und Fehlbestände. Kurz: kein Überblick über das Lager und keine Kontrolle über die Kosten.

Mithilfe einer digitalen Lagerwaltung können Sie Ihr Lager optimieren. Die Software bringt Ihnen Überblick und Kontrolle (zurück) und schafft Transparenz. Hier ist ein Überblick über wichtige Funktionen und Vorzüge einer Lagersoftware:

• Erfassung von Waren und deren Lagerbewegungen mit Handscanner
• Erfassung sämtlicher Schritte im Lagerprozess
• Packstück- oder mengenbezogene Bestandsverwaltung
• Vereinfachte Inventur
• Erstellung von Etiketten mit Barcodes
• Erfassung von Bestands- Mindest- und Bestellmengen
• Liefer- und Bestellvorschläge
• Automatische Bestandsveränderungen durch Vorgangsverarbeitung
• Bewertung von Lagerbeständen
• Informationen in Echtzeit
• Beseitigung von Medienbrüchen und Herstellung eines durchgängigen Informationsflusses
• Automatische Berechnung wichtiger Lagerkennzahlen
• Unterstützung bei der Ausrichtung der Disposition an Verbrauchswerten der Vergangenheit und zukünftiger Planung
• Erstellung von Reports; dadurch bessere Einbindung der Lagerwirtschaft in die Gesamtstrategie des Unternehmens möglich

Fazit: Nicht ohne Warenwirtschaftssystem und digitale Lagerverwaltung

Eine optimale Bestandsführung bietet enorme Einsparpotenziale. Diese lassen sich am besten durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems mit integrierter Lagerwirtschaftslösung ausschöpfen. Die Warenwirtschaftssoftware erfasst alle Bestände, Ein- und Ausgänge in Echtzeit, erlaubt ein standortübergreifendes, skalierbares Lagermanagement, optimiert Prozesse und eliminiert fehleranfällige, manuelle Arbeiten. Zudem optimiert sie die Beschaffung, erstellt Picklisten und erleichtert die Lagerplatzverwaltung, das Kommissionieren und die Inventur.

Wenn Sie Ihre Lagerkosten senken und Ihre Kunden zuverlässig beliefern möchten, sollten Sie Ihre Lagerverwaltung daher digitalisieren. Wägen Sie dabei sorgfältig ab, welche Bereiche und Prozesse Ihres Lagers Sie digitalisieren. Schließlich geht es um eine Investition, die Geld und Zeit kostet.  Sie können aber davon ausgehen, dass der Abschied von Excel, Papier und Zuruf bei der Bestandsführung Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger macht.

Über Digitalisierung wird viel geschrieben und geredet. Doch was hat ein kleines mittelständisches Unternehmen davon, wenn es zum Beispiel seine Auftragsabwicklung digitalisiert? Welche Hürden gibt es und wie kann man sie geschickt umgehen? Diese und weitere Fragen zur digitalen Auftragsabwicklung beantwortet dieser Blogbeitrag. Anhand eines fiktiven Unternehmens schauen wir uns an, welche Vorzüge eine digitale Auftragsabwicklung bieten kann. Ergänzend dazu erläutert ein Experte Chancen, Voraussetzungen und Lösungen zur Einführung einer digitalen Auftragsabwicklung.

Digitale Auftragsabwicklung – skizziert anhand eines Beispiels

Stellen wir uns einen Betrieb mit 30 Mitarbeitern vor. Das Unternehmen bietet Geräte für Raumklimatisierung und Raumhygiene an.  Es bezieht von verschiedenen Herstellern Gerätekomponenten, die es in seiner Werkhalle für die Kunden zusammenstellt und anpasst. Der Serviceaußendienst liefert die Anlagen zum Kunden, installiert sie und führt die Wartung durch.

Zur Auftragsabwicklung, von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung, setzt das Unternehmen eine Warenwirtschaftssoftware ein. Die Produktion wird über Fertigungsaufträge gesteuert. Materialentnahmen vermerken die Mitarbeiter auf Formularen und erfassen sie später in der Anwendung. Auch die Gerätekomponenten beschafft der Betrieb softwaregestützt.

Die Servicemitarbeiter laden in ihre Fahrzeuge die Teile, die sie beim Kunden benötigen. Sie sollen in ihren Fahrzeugen immer einen Vorrat gängiger Teile mitführen, um die Kunden möglichst schnell vor Ort bedienen zu können.

Der Anfang: Inwieweit ist mein Betrieb von Digitalisierung betroffen?

Dem Chef unseres fiktiven Unternehmens stellen sich nun zwei grundsätzliche Fragen zum Thema Digitalisierung:

1. Benötige ich für meine Kunden oder Lieferanten künftig einen digitalen Datenaustausch?

Immer mehr Firmen setzen eine digitale Datenübermittlung bei der Auftragserteilung und Auftragsannahme voraus. Häufig bieten Lieferanten bei digitalem Datenaustausch einen schnelleren oder besseren Service an. Die eingesetzte Software muss deshalb über entsprechende Schnittstellen verfügen, die sich weiterentwickeln und anpassen lassen. Ist das nicht der Fall, sollten jetzt die Alarmglocken läuten – und nicht erst dann, wenn der erste Kunde deswegen einen Auftrag nicht erteilt.

2. Kann ich durch digitale Auftragsabwicklung die Abläufe verbessern?

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Abläufe organisiert hat, entscheidet darüber, wie schnell und zuverlässig es die Kunden bedienen kann. Werden Bestellungen und Wünsche der Kunden präzise bearbeitet? Sind benötigte Teile am Lager? Ist die Serviceorganisation imstande, flexibel auf Notfälle zu reagieren? Hier kann eine digitale Auftragsabwicklung helfen, Schwachstellen in den Prozessen zu beseitigen und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu stärken.

Zielvorgaben für die Optimierung der Auftragsabwicklung

Nach einer Betrachtung der Schwachstellen in den Abläufen formuliert unser Unternehmer konkrete Ziele, die durch eine digitale Auftragsabwicklung erreicht werden sollen:

• Die Teileverfügbarkeit muss verbessert werden, damit Ausfallzeiten für Kunden reduziert werden.
• Es muss jederzeit klar sein, welche Teile sich in einem Servicefahrzeug befinden und ob diese frei verfügbar sind. Dadurch soll die Serviceorganisation besser auf Kundenanfragen reagieren können.
• Der Informationsfluss vom und zum Außendienst muss verbessert werden, beispielsweise bei der Bestellerfassung im Außendienst. Die Weitergabe in Papierform oder per E-Mail benötigt zu viel Zeit und ist fehleranfällig.

Durch Einbindung geeigneter Geräte an verschiedenen Stellen des Prozesses und durch Vernetzung lassen sich die Vorgaben unseres Beispielunternehmens umsetzen.

Beispiele für optimierte Prozesse durch digitale Auftragsabwicklung

Im nächsten Schritt seines Digitalisierungsvorhabens analysiert unser Unternehmer gemeinsam mit externen Experten die Prozesse der Auftragsabwicklung. Dabei wird das folgende IT-gestützte Lösungsszenario entwickelt:

• Die Servicefahrzeuge werden künftig als separate Lagerplätze betrachtet. Dadurch können die Mitarbeiter im Service und im Innendienst die in jedem Fahrzeug verfügbaren Mengen einsehen. Der Einsatz mobiler Geräte mit Scannern beschleunigt die Bestückung und Entnahme beim Kunden und sichert sie gegen Falscherfassungen ab.
• Im Servicefall kann der Innendienst Auskunft geben, ob ein benötigtes Teil in einem Fahrzeug verfügbar ist und dadurch die Hilfeleistung für den Kunden verbessern.
• Der Servicemitarbeiter kann mittels eines mobilen Geräts mit Scanner sehr einfach die beim Kunden verwendeten Teile kennzeichnen. Diese werden im System als verbraucht und damit nicht mehr verfügbar angezeigt. Der Einkauf kann gegebenenfalls sofort eine Nachbestellung auslösen. Auf gleichem Wege kann der Außendienstmitarbeiter die Lieferung zusätzlicher Teile oder Dienstleistungen veranlassen.
• Die im Außendienst erfassten Daten fließen unmittelbar in die Rechnungsstellung ein. Dadurch wird nichts vergessen und Verzögerungen vermieden.

So macht eine digitale Auftragsabwicklung auch kleinere Betriebe zukunftsfit

Durch eine digitale Auftragsabwicklung lassen sich die Abläufe auch in einem kleineren Unternehmen nachhaltig verbessern. Zum einen stehen dem Innen- und Außendienst mehr und bessere Daten zur Verfügung. Dies vereinfacht und beschleunigt die Abwicklung, und die Servicemitarbeiter können die Kunden besser bedienen. Zum anderen legt die neu geschaffene digitale Infrastruktur das Fundament für künftige Optimierungen. Denn Digitalisierung wird auch die Betriebsabläufe kleiner Mittelständler weiter verändern.

Wie eine digitale Auftragsabwicklung genau realisiert werden kann und wo potenzielle Hürden liegen, erläutert Professor Dr. Jochen Scheeg im folgenden Interview.

Interview mit Prof. Dr. Jochen Scheeg

Weshalb kann es für Unternehmen ungünstig sein, die Auftragsabwicklung papierbasiert und manuell durchzuführen?

Prof. Dr. Scheeg: Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass die Auftragsabwicklung ein umfassender Vorgang mit zahlreichen Arbeitsschritten und Dokumenten ist. Der Auftrag als solcher ist zwar der Kern des Prozesses, jedoch stellt dieser nur einen kleinen Ausschnitt in der gesamten Abwicklung dar. Daher muss man sich die gesamte Prozesskette mit ihren Teilschritten – von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Erstellung und/oder Prüfung von Lieferscheinen – vor Augen halten. Um diese Prozesskette effizient bearbeiten zu können, ist es notwendig, dass sämtliche Beteiligte den gleichen Informationsstand haben. Dabei gilt: Je arbeitsteiliger der Prozess von der Angebotserstellung bis hin zur Lieferung organisiert ist, desto wichtiger ist der einheitliche Informationsstand.

Die Nutzung von Papier führt zwangsläufig zu Informationsasymmetrien. Das bedeutet, die Beteiligten haben nicht den gleichen Informationsstand. Häufig müssen Daten doppelt erfasst werden: auf Papier und später noch einmal im System.

Weitere Nachteile des papierbasierten Arbeitens: Papier ist nicht automatisch aktuell. Das führt zu Abweichungen in Zeit und Inhalt. Papier kann zudem verloren gehen, verlegt oder beschädigt werden.

Darüber hinaus kann man nur eingeschränkt gemeinsam an Vorgängen arbeiten. All dies akzeptieren wir nur deshalb, weil wir an Papier gewöhnt sind. Zusammenfassend lässt sich sagen: Papierbasierte Prozesse tendieren zu Informationsasymmetrien und diese führen zu Ineffizienz.

Was haben Unternehmen konkret davon, wenn sie die Prozesse der Auftragsabwicklung digitalisieren?

Scheeg: Die digitale Auftragsabwicklung ist die Voraussetzung für einen effizienten Prozess. Der praktische Nutzen entsteht bei allen Mitarbeitenden, die auf Informationen anderer angewiesen sind. Lassen Sie mich das am Beispiel der Warenannahme auf Basis von Lieferscheinen verdeutlichen.

Nehmen wir für den Moment an, die Aufgabe besteht darin, eine Lieferung auf Basis eines Lieferscheins zu prüfen. Hierzu muss die Warenannahme die Bestellung mit all ihren Positionen mit der entsprechenden Menge kennen. Das avisierte Lieferdatum und die Ankündigung möglicher Teillieferungen unterstützen die Arbeitsplanung. Im weiteren Verlauf der Prüfung können Abweichungen in Art und Menge der Lieferung unmittelbar mit der Einkaufsabteilung geteilt werden. Diese kann entsprechend den Wareneingang buchen, Reklamationen veranlassen, Nachbestellungen auslösen und mit den Lieferanten eine Klärung herbeiführen.

Welche grundlegenden Voraussetzungen sollten erfüllt sein, bevor ein Projekt zur Digitalisierung der Auftragsabwicklung starten kann?

Scheeg: Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Der Fokus liegt hier weniger auf der Technik als auf den Prozessen. Eine zentrale Grundlage ist es sicherlich, stabile Prozesse zu haben. Sobald die Prozesse hinreichend definiert und stabil sind, lassen sie sich auch digital unterstützen. Die Kernfragen sind dann: Wie umfassend soll eine digitale Lösung sein? Welches Potenzial an Digitalisierung soll unmittelbar ausgeschöpft werden und welche Potenziale lassen sich gegebenenfalls später mit einer vernünftigen Aufwand-Nutzen-Relation erschließen?

Unabhängig von der Unternehmensgröße ist die Einführung von betrieblicher Software immer mit erheblichem Zeit- und Ressourcenaufwand für die Beteiligten verbunden. Gerade bei KMU haben Unternehmer vielfach wenig Erfahrung und fühlen sich bei den Entscheidungen unsicher. Dadurch entsteht zuweilen die Tendenz zur Einführung sehr großer und komplexer Lösungen. Der Hintergrund für solche Entscheidungen ist die Vermutung oder Hoffnung, dass durch die Entscheidung für eine große Lösung die Zukunftssicherheit quasi garantiert ist. Die größere Lösung muss jedoch nicht besser sein – und auch nicht zukunftssicherer.

Zudem benötigen nicht alle Unternehmen Echtzeitdaten zu Lagerbeständen, und nicht alle benötigen voll automatisierte Buchungsroutinen. Daher sollten zunächst die zentralen Probleme bzw. Handlungsfelder identifiziert werden.

Wie geht man die Digitalisierung der Auftragsabwicklung am besten an? Welche Schritte sollten in welcher Reihenfolge gemacht werden?

Scheeg: Gute Digitalisierungsprojekte schaffen Vorteile und fügen sich in die Arbeitsabläufe ein. Den Startpunkt bildet die Formulierung der Zielstellung. Auf dieser Basis erfolgt eine umfassende Analyse der Ausgangssituation. Hierzu zählen auch die Analyse von verfügbaren Technologien, die Identifikation von marktverfügbaren Lösungen, Trendermittlungen etc. Es geht also keinesfalls nur um die Betrachtung eines Ausschnitts einer Prozesskette.

Auf Basis der Analyse und der Ermittlung des Bedarfs in den Prozessen und in den Bedürfnissen der Prozessbeteiligten werden die Kernergebnisse und -erkenntnisse zusammengefasst. Diese sogenannte Synthese ist der Ausgangspunkt für die Gestaltung von Lösungsansätzen.

Im nächsten Schritt sind die Lösungsansätze, gegebenenfalls anhand von Prototypen, zu testen. Falls mehrere Lösungsansätze realisiert wurden, sind diese zu vergleichen. Erst im nächsten Schritt wird dann die ausgewählte Lösung implementiert.

Es darf auf keinen Fall vergessen werden, die Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Jede Lösung kann am Ende ihr Potenzial nur in der aktiven Nutzung entfalten.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Es geht immer um unternehmerischen Nutzen im Sinne von Effizienz oder Effektivität – oder beidem gleichzeitig. So lässt sich beispielsweise durch Digitalisierung mit positiven Nutzererlebnissen mehr Umsatz realisieren. Oder Prozesse können effizienter und robuster gestaltet werden.

Gibt es hinsichtlich der Digitalisierung der Auftragsabwicklung branchenspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen?

Scheeg: Jede Branche hat eigene Schwerpunkte. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Startpunkt. Handel und Dienstleistungen sind oft geprägt durch die Gestaltung der Kundeninteraktion bis hin zu sogenannten Kundenerlebnissen. Hier geht es bei der Digitalisierung primär um Shopgestaltung, Nutzerführung, Auftrags- und Kundenanalysen etc. Bei der Effizienz der Auftragsabwicklung geht es im Kern um die Warenwirtschaft, automatisierte Katalogdaten und/oder Schnittstellen der Warenwirtschaft zum Großhandel oder zu Herstellern mit Produktdaten. Im Handwerk sind die Kernthemen oftmals die automatisierte Angebotserstellung bzw. die Auftragsdokumentation zur Vorbereitung der Rechnungsstellung.

Wie finden Unternehmer heraus, welchen Grad an Digitalisierung sie in der Auftragsabwicklung brauchen, damit ihr Betrieb künftig wettbewerbsfähig bleibt?

Scheeg: In den seltensten Fällen haben KMU alle Ressourcen mit dem notwendigen Fachwissen an Bord. Es ist daher hilfreich und üblich, sich externe Unterstützung zu holen. Nach unserer Erfahrung ist es gut, wenn diese Unterstützung – gerade in den frühen Phasen – nicht von Softwareherstellern kommt, sondern herstellerunabhängig erfolgt.

Es gibt mittlerweile zahlreiche kleine, intelligente Lösungen, die einzelne Problemstellungen hervorragend lösen. Bei der Auswahl sollte auf Schnittstellen und Datenaustauschmöglichkeiten geachtet werden.

Mit dem gewonnenen Verständnis zur Nutzung und mit zunehmender Erfahrung lässt sich der tatsächliche Bedarf besser abschätzen. Gerade für KMU hat der Spruch „Groß denken und klein anfangen“ einen besonderen Wahrheitsgehalt.

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Die Stückliste – Grundlage für jeden Fertigungsauftrag

Eine Stückliste dokumentiert detailliert, aus welchen Einzelteilen und Baugruppen ein Endprodukt besteht (zur Begriffsdefinition). Sie enthält alle Informationen, die für die korrekte Zusammenstellung erforderlich sind, und unterstützt somit die Produktionsplanung und die Materialwirtschaft.

Für wen sind Fertigungsstücklisten besonders nützlich?

Fertigungsstücklisten nutzen mehreren Abteilungen bzw. Funktionsbereichen im Unternehmen:

• Fertigung und Produktionsplanung
• Einkauf und Materialwirtschaft
• Konstruktion und Entwicklung
• Kalkulation und Kostenrechnung
• Qualitätssicherung
• Lagerverwaltung

Aufbau und Struktur von Fertigungsstücklisten

Fertigungsstücklisten sind meist tabellarisch aufgebaut und enthalten Kopfdaten (Position, Teilenummer, Bezeichnung, Menge, Einheit), Positionsdaten für einzelne Teile sowie Unterpositionen bei komplexen Produkten. Die präzise Struktur erleichtert die digitale Fertigungsplanung und die Nutzung in der ERP-Software.

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Stücklisten-Arten in der Praxis

• Die Mengenstückliste zeigt die Gesamtmenge aller Teile eines Produkts und eignet sich besonders für einfache Fertigungen. Beispiel: Ein Unternehmen, das Standardstühle produziert, verwendet die Mengenstückliste, um die Gesamtanzahl von Schrauben, Sitzflächen und Stuhlbeinen für eine Serie zu erfassen.
• Die Auftragsstückliste leitet sich von der Mengenstückliste ab und berücksichtigt die für den jeweiligen Auftrag benötigte Menge. Ein Beispiel: Ein Hersteller von Sonderanfertigungen für Möbel legt mithilfe der Auftragsstückliste fest, wie viele Platten und Beschläge für eine Kundenbestellung verarbeitet werden müssen.
• Die Baukastenstückliste ist modular aufgebaut, listet nur die direkt relevanten Teile jeder Fertigungsstufe auf und eignet sich daher ideal für komplexe Produkte. Ein Maschinenbauunternehmen kann beispielsweise die Baugruppen einer Produktionsmaschine separat planen, ohne dabei alle Einzelteile der Maschine berücksichtigen zu müssen.
• Eine Strukturstückliste bietet eine umfassende Übersicht über alle Fertigungsstufen und Ressourcen, stellt die logischen Beziehungen zwischen Baugruppen und Einzelteilen dar und ist mehrstufig aufgebaut. Ein Beispiel: Ein Automobilhersteller erstellt eine Strukturstückliste für ein Fahrzeugmodell, die sämtliche Baugruppen wie Motor, Karosserie, Elektronik und Innenausstattung hierarchisch abbildet.
• Die Variantenstückliste fasst ähnliche Fertigungsartikel zusammen und ermöglicht so zum Beispiel eine effiziente Produktion von Möbeln mit unterschiedlichen Oberflächen oder Farben. So kann ein Küchenmöbelhersteller mithilfe der Variantenstückliste verschiedene Ausführungen eines Küchenschranks mit unterschiedlichen Frontfarben und Griffdesigns transparent verwalten.

So setzen Sie Fertigungsstücklisten effektiv ein

Kleine und mittelständische Fertigungsunternehmen stehen unter starkem Konkurrenz- und Termindruck. Produktionsaufträge müssen schnell und effizient umgesetzt werden. Dies hängt maßgeblich von der Qualität und Vollständigkeit der Fertigungsstücklisten ab.

In der Regel sind die Konstruktionsabteilung oder die Arbeitsvorbereitung der Ausgangspunkt. Entscheidend ist, dass alle am Fertigungsprozess Beteiligten die Stückliste sinnvoll nutzen. Das erfordert eine softwaregestützte Fertigung. Mit einer Fertigungssoftware lassen sich Stücklisten einfach erstellen und mit anderen Anwendungen verknüpfen.

Schritt 1: Teile anlegen und Stücklisten-Art festlegen

Legen Sie zunächst die Basis für Stücklisten mit Baugruppen und Strukturen. Erfassen Sie alle Rohstoffe und Einzelteile in der Software, inklusive Bezeichnung, Mengeneinheit, Abmessung, Lieferant und Preis. Je sorgfältiger Sie hierbei vorgehen, desto leichter lässt sich später die Stückliste erstellen und mit weiteren Teilbereichen verknüpfen.

Schritt 2: Einheitliche Form sicherstellen

Eine einheitliche Stücklistenform erleichtert allen Beteiligten die Arbeit und reduziert den Aufwand bei späteren Änderungen. Klären Sie im Vorfeld die Kopf- und Positionsdaten und berücksichtigen Sie Angaben wie Erstellungsdatum, Stücklistennummer, Menge, Bezeichnung, Gültigkeitszeitraum oder Zeichnungsnummer. Nutzen Sie Filter wie den Beschaffungsschlüssel, um Zukaufteile von Eigenfertigung zu unterscheiden. Hinterlegen Sie außerdem Lagerort, Materialkonto und Kostenträger, um eine reibungslose Lagerverwaltung und Buchhaltung zu gewährleisten.

Schritt 3: Anwendungsbereiche der Fertigungsstückliste klären

Bestimmen Sie, in welchen Bereichen die Fertigungsstückliste eingesetzt werden soll. Die Absatzplanung erstellt Prognosen und Kalkulationen, während die Produktionsplanung die Stücklisten nutzt, um Fertigungs- und Zeitpläne zu erstellen. Bei auftragsbezogener Fertigung fließen Kundendaten wie Name, Auftragsnummer, Termin und Volumen ein.

Schritt 4: Fertigungsstückliste regelmäßig aktualisieren

Stellen Sie sicher, dass die Stücklisten stets aktuell sind. Fertigungsartikel und Komponenten ändern sich mit der Zeit. Eine gute Fertigungssoftware erkennt Verknüpfungen automatisch und aktualisiert die Daten an allen relevanten Stellen, sobald Änderungen an den Materialdaten vorgenommen werden.

Fazit: Mit Fertigungsstücklisten produzieren Sie effektiver — und kostengünstiger

Mit einem leistungsfähigen und benutzerfreundlichen Warenwirtschaftssystem in Kombination mit professioneller Fertigungssoftware erstellen Sie ohne großen Aufwand Stücklisten, definieren Formate und fassen Baugruppen präzise zusammen.

Besonders der Einkauf profitiert davon: Er nutzt die Stücklisten zur Ermittlung benötigter Zukaufteile und senkt dank Just-in-time-Lieferungen den Lagerbestand auf ein Minimum. Die Kostenrechnung ermittelt auf dieser Basis automatisch die Produktions- und Beschaffungskosten.

IT-gestützte Verfahren sorgen darüber hinaus für fehlerfreie Produktionsabläufe, höhere Ausstoßmengen, geringeren Ressourcenverbrauch und eine steigende Produktqualität. So wird die passende Software für Ihre Stücklisten zu einem echten Wachstumstreiber für Ihr Unternehmen.

Warenwirtschaftssysteme helfen Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie vernetzen die Warenwirtschaft mit anderen betrieblichen Funktionen und mit externen Akteuren wie Kunden, Lieferanten, Logistikpartnern und Zahlungssystemanbietern. Dadurch können Unternehmen schneller und flexibler agieren. Dieser Beitrag beleuchtet die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems, seine Funktionen, die verschiedenen Varianten sowie den Nutzen.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem, auch WWS oder WaWi genannt, ist eine Software für die Bestandsverwaltung von Unternehmen, besonders von Handels- und Produktionsbetrieben. Zu den Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems gehört es, die Prozesse rund um die Warenbewegungen, also die allgemeine Logistik, den Einkauf, die Lagerung, den Verkauf und die Logistik abzubilden. Die Software registriert die Lagerbestände sowie Zugänge und Abgänge. Damit ist schon klar, dass ein WWS keine Insellösung ist, sondern in die Prozesse und – falls vorhanden – in die ERP-Software des Unternehmens integriert sein muss.

Warenwirtschaftssystem oder ERP-System – worin besteht der Unterschied?

Manche setzen ein Warenwirtschaftssystem mit einem ERP-System gleich. Das ist jedoch nicht korrekt. Tatsächlich kann das WWS ein Teilmodul eines unternehmensweiten ERP-Systems sein. Während sich die Warenwirtschaft mit den Warenströmen befasst, bildet ein komplettes ERP-System aber auch andere Prozesse im Unternehmen ab.

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning, das heißt, für die Planung aller Ressourcen im Unternehmen. Dagegen bildet das WWS Prozesse rund um die physische Material- und Bestandsverwaltung ab. Das ist besonders im (Online)-Handel, im Handwerk und in Produktionsbetrieben wichtig. Dienstleistungsunternehmen kommen oft ohne ein Warenwirtschaftssystem aus, aber sie benötigen trotzdem ein ERP-System für ihre Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung und so weiter.

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Was sind die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems?

Ein Warenwirtschaftssystem beantwortet Fragen aus dem Bereich der Bestandsverwaltung, zum Beispiel:

• Wie viel ist von Produkt x noch vorrätig?
• In welchem Lager und auf welchem Regalplatz lagert es?
• Wie viel davon haben wir in welchem Zeitraum gebraucht?
• Ist der Meldebestand erreicht? Muss nachbestellt werden?
• Wie hoch muss unser Bestand sein, um just in time liefern zu können?
• Wie ist die Umschlagshäufigkeit der Produkte? Welche sind „Renner“, welche sind „Penner“?
• Welche Konditionen und Lieferbedingungen bietet Lieferant Y im Vergleich zu Lieferant Z?
• Mit welchem Versender arbeiten wir im Raum München zusammen?

Das WWS bildet die Prozesse zwischen Lieferanten, Lagerwirtschaft und Kunden ab. Dazu gehören Disposition, Logistik, Abrechnung, Bestellwesen und Materialplanung. Es unterstützt die Funktionen Beschaffung, Inventarisierung, Onlineshop, Inventur, Retourenabwicklung und Faktura, das heißt den Belegfluss von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Wie ist ein WWS aufgebaut?

Eine der zentralen Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems ist es, Stamm- und Bewegungsdaten aus den Bereichen Einkauf und Wareneingang, Verkauf und Warenausgang sowie der Lagerhaltung zu speichern. Dies bestimmt auch den Aufbau eines Tools für die Steuerung der Warenwirtschaft:

• Stammdaten

Zu den Stammdaten gehören unter anderem Grunddaten über Lieferanten, Produkte, Kunden, Versandpartner, Einkaufs- und Verkaufspreise, Rabattstaffeln und so weiter.

• Bewegungsdaten

Bewegungsdaten sind die Daten, die im Rahmen der betrieblichen Prozesse entstehen, zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Mengen, Informationen zum Kaufverhalten, Lagerbestände, Zu- und Abgänge, Reklamationen, Retouren.

Die 5 Komponenten eines Warenwirtschaftssystems

Ein WWS ist rund um fünf Funktionen aufgebaut:

1. Einkauf, mit Angebotsverwaltung, Bestellungen, Disposition und Reklamation
2. Verkauf, mit Vertriebsplanung, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Retouren, Vertriebskanälen
3. Wareneingang, mit Warenanlieferung, Warenannahme, Warenkontrolle und Rechnungsprüfung
4. Warenausgang, mit Kommissionierung, Warenausgang, Versand- und Logistik-Abwicklung
5. Lagerwirtschaft, mit Warenauszeichnung, Bestandsführung, Lagerverwaltung und Inventurabwicklung

Warenwirtschaft – mit oder ohne System: Welche Ziele erreichen Sie mit einem WWS?

Ein Warenwirtschaftssystem hilft Ihnen, stets genug Material auf Lager vorrätig zu haben, um unterbrechungsfrei produzieren zu können, oder – falls Sie (Online-)Händler sind – immer ausreichend Ware zu haben, um die Kundennachfrage schnell zu befriedigen.

Andererseits möchten Sie auch nicht zu viele Waren und Materialien am Lager haben, denn das steigert die Lagerkosten und das Risiko, Ladenhüter auf Halde zu legen. Da Ihr Warenwirtschaftssystem Ihnen eine passgenaue Bedarfssteuerung ermöglicht, minimieren Sie diese Kosten und Risiken.

Darüber hinaus hilft ein WWS bei der Automatisierung und Beschleunigung von Prozessen rund um Warenbewegungen. Sie sind besser informiert und können zum Beispiel stark nachgefragte Artikel und Ladenhüter jederzeit identifizieren.

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Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem?

Dank digitaler Bestandsverwaltung wissen Sie in Echtzeit, wann und wo welche Materialien und Waren lagern. Das WWS ermöglicht eine Vernetzung von Bestellwesen, Auftragsabwicklung, Logistik und Rechnungsstellung. Ist es gut in Ihre Software-Umgebung integriert, können Sie es auch mit anderen ERP-Komponenten bis hin zu PPS-Systemen verbinden. Auf jeden Fall sparen Sie mit einem WWS Zeit und Kosten durch die Automatisierung von Lagerprozessen, Auftragsabwicklung, Belegwesen, Nachbestellungen und die Anbindung von Logistikpartnern.

Die wichtigsten Vorteile eines WWS

• Effizientere Prozesse dank Automatisierung
• Steigerung der Prozessqualität
• Termintreue → dadurch mehr Kundenzufriedenheit
• Echtzeit-Reporting unterstützt Entscheidungen im Einkauf und Produktpalette
• Schnellere Auftragsabwicklung
• Einbindung in betriebliche (ERP)-Prozesse wie Faktura, Anlagenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung
• Anbindung von Logistikpartnern möglich → dadurch noch mehr Effizienz und Prozessqualität

Warenwirtschaft: Welche Arten von Systemen gibt es?

Mit der Zeit haben sich unterschiedliche Formen von WWS herausgebildet: geschlossene, integrierte und offene Warenwirtschaftssysteme.

• Geschlossenes WWS

In einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem werden alle Vorgänge in einem einzigen System abgebildet: Einkauf und Wareneingang, Verkauf und Warenausgang, sowie Lagerbestandsführung und Service.

• Integriertes WWS

Im integrierten WWS ist das System an sich geschlossen, aber über Schnittstellen an bestimmte externe Systeme angebunden. Mit diesen tauscht es auch Daten aus. Beispiele hierfür sind Integrationen mit Banken und Zahlungsdienstleistern sowie mit standardisierten Shopsystemen, etwa von Amazon oder eBay.

• Offenes WWS

Die „Offenheit“ bezieht sich hier auf Schnittstellen, sogenannte API. Ein offenes WWS lässt sich über Schnittstellen mit den Softwarelösungen anderer Anbieter verknüpfen. Da die meisten Unternehmen bereits Softwaresysteme einsetzen, ist das eine sehr sinnvolle Option: Sie können ein Warenwirtschaftssystem auf diese Weise Ihren Anforderungen anpassen und so in Ihre Softwareprozesse einbetten, dass eine nahtlose IT-Umgebung entsteht. Der Vorteil:  Sie bekommen in funktioneller Hinsicht das Beste aus mehreren „Welten“.

Welche Erweiterungen für ein Warenwirtschaftssystem sind möglich?

Ein offenes WWS ermöglicht viele sinnvolle Erweiterungen. Durch Integration in die Unternehmens-IT kann das Warenwirtschaftssystem weitere Aufgaben lösen. So lassen sich die betrieblichen Prozesse noch besser steuern und analysieren.

Folgende Erweiterungen für ein WWS sind besonders nützlich:

• Finanzbuchhaltung
• Offene-Posten-Verwaltung
• Mobile Funktionen
• Kassensysteme
• Shopsysteme
• Onlinebanking und Zahlungsdienstleister

Dazu kommen unter Umständen noch:

• Anlagenbuchhaltung
• Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme (PPS)
• HR-Software

Bei einem offenen WWS ist es am einfachsten, Schnittstellen zu ERP-Softwaremodulen zu programmieren. Das macht diese Systeme so flexibel. Sie lassen sich in eine vorhandene Software-Infrastruktur integrieren und die Vernetzung mit dieser bringt viele zusätzliche Vorteile. Zum Beispiel noch bessere Analysen für die Unternehmenssteuerung und die durchgängige Standardisierung und Automatisierung von Prozessen. Als Unternehmen können Sie die besten Lösungen miteinander kombinieren, indem Sie sie über Schnittstellen anbinden.

Warenwirtschaft mit System: Welche Vorteile und Nachteile gibt es?

Kurz gefasst existieren drei Varianten von Warenwirtschaftssystemen: Standardsoftware, Branchensoftware und Individuallösungen.

• Standardsoftware ist als fertiges Produkt erhältlich und meist flexibel konfigurierbar; sie ist in aller Regel das Ergebnis langjähriger Best-Practice-Erfahrung und wird vom Anbieter gepflegt, gewartet und weiterentwickelt. Sie ist schnell verfügbar und relativ günstig.
• Branchensoftware ist ebenfalls bis zu einem gewissen Grad standardisiert. Sie wird jedoch für die Anforderungen einer bestimmten Branche programmiert und konfiguriert. So gibt es beispielsweise Software für Onlineshops oder für verschiedene Arten von Einzelhandelsbetrieben.
• Eine Individuallösung wird speziell für Ihr Unternehmen programmiert. Das lohnt sich in der Regel nur, wenn Ihr Unternehmen sehr groß oder sehr speziell ist. Ihre IT-Techniker müssen dann auch die Wartung, Weiterentwicklung und Konformität mit einschlägigen Regulierungen gewährleisten.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) übernimmt zahlreiche Aufgaben in Handels- und Produktionsbetrieben. Es unterstützt bei der Steuerung der Warenströme, der Lagerverwaltung sowie allen Prozessen rund um den Einkauf, den Wareneingang, den Verkauf und den Warenausgang.

Darüber hinaus hilft ein WWS, die betrieblichen Prozesse zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Es beschleunigt und vereinfacht die Inventur und liefert Auswertungen und Statistiken für die Unternehmensführung. All dies senkt die Kosten und trägt zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Viele Unternehmen haben in ihrem Warenwirtschaftssystem keine speziell für den Onlinevertrieb optimierten Stammdaten und Prozesse angelegt. Grund hierfür ist meist, dass bislang weder ein eigener Onlineshop noch die Nutzung von Marktplätzen wie Ebay oder Amazon zur Vertriebsstrategie gehören. Stattdessen ist die Warenwirtschaft für die Aufgabenbereiche Lagerwirtschaft, Rechnungsstellung und Buchhaltung eingerichtet. Plant das Unternehmen dann den Vertrieb über das Internet, müssen die Stammdaten analysiert und Prozesse gegebenenfalls angepasst werden.

Für wen ist dieser Blogbeitrag interessant?

• Für Unternehmen mit bestehender Warenwirtschaftssoftware
• ohne angebundenen Onlineshop und/oder Marktplatz

Mithilfe dieses Beitrags können Sie sich einen ersten Überblick über das Thema verschaffen. Zusätzlich finden Sie hier eine Auswahl guter Argumente, warum eine Warenwirtschaft für Onlineshops jede Menge Vorteile bietet. Die tatsächlich notwendigen Maßnahmen, um eine Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, lassen sich nicht pauschal beschreiben, da jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse und Anforderungen hat.

Schritt 1: Festlegen, was der Onlineshop leisten soll

Dieser Schritt ist elementar wichtig: Legen Sie zu Anfang fest, was Ihr Onlineshop leisten soll. Machen Sie sich ein Bild von den Anforderungen.

• Ermitteln Sie zum Beispiel, ob ein B2C-, ein B2B-Onlineshop oder gar eine Mischform im Internet bestehen soll.
• Möchten Sie Marktplätze bedienen?
• Welche Artikel wollen Sie in welcher Anzahl in den Onlinekatalog aufnehmen?
• Wie viele Besucher erwarten Sie täglich?

All dies sind wichtige Kriterien, die das Grundgerüst und das technische Fundament Ihres Onlineshops legen.

Praxistipp:

Legen Sie den Rahmen und die Anforderungen fest, bevor Sie sich an Dienstleister (wie eine E-Commerce-Agentur) wenden. Verschaffen Sie sich vorab einen Marktüberblick über mögliche Shopsoftware und formulieren Sie Ihre Anforderungen. Anschließend können Sie den bzw. die dazu passenden Dienstleister zielgerichtet auswählen.

Warenwirtschaft für Onlinehandel: Drei Tipps zur Lösungsauswahl

1. Achten Sie bei der Warenwirtschaftslösung – neben fest integrierten Schnittstellen zu bestimmten Onlineshops und Markplätzen – deshalb unbedingt auf allgemeine Schnittstellen. Diese können in Form von Import- und Export-Schnittstellen oder einer programmierbaren Schnittstelle (API) vorhanden sein, mit der sich auch komplexe Vorhaben umsetzen lassen.
2. Achten Sie deshalb darauf, dass auch programmierbare API-Schnittstellen angeboten werden. Nur so können beliebige Automatisierungen nach den eigenen Wünschen realisiert und auch eher exotische Verkaufskanäle bedient werden. Programmierbare Schnittstellen bringen Zukunftssicherheit.
3. Schauen Sie darüber hinaus auf die Funktionen der Warenwirtschaft für Onlinehandel. Diese müssen zu den Anforderungen im Onlinevertrieb passen. Beispielsweise sollte es möglich sein, Paketdienste und Speditionen einzubinden sowie Artikelbilder im System zu hinterlegen.

Worauf ist bei Schnittstellen-Software zu achten?

In manchen Warenwirtschaftssystemen sind standardisierte Shop-Schnittstellen entweder bereits integriert oder über Drittanbieter bzw. Partnerunternehmen erhältlich. Dies ermöglicht für die allermeisten Synchronisationsaufgaben einen preiswerten Datenabgleich zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft. Bei vielen Warenwirtschaftssystemen und ebenso vielen Shopsystemen auf dem Markt ist jedoch keine standardmäßige Wawi-Schnittstelle verfügbar, die genau diese beiden Systeme verbindet. Und auch wenn eine Standardschnittstelle vorhanden ist, enthält diese nicht immer den benötigten Funktionsumfang.

Wegen des unterschiedlichen Funktionsumfangs von Programmen der Software-Kategorie „Schnittstelle“ sollten Unternehmen bei der Softwareauswahl aber berücksichtigen, welchen Bedarf sie haben und welche Daten mit der Lösung zwischen den Systemen synchronisiert werden können. Dies trifft insbesondere auf Firmen zu, die neben den Bestellungen auch Artikeldaten und Kundendaten zwischen Warenwirtschaftssystem und Shop austauschen möchten.

Ein vollständiger Produktdatenabgleich zwischen Wawi und Onlineshop rentiert sich in der Regel nur dann, wenn laufend Änderungen am Artikelstamm zu erwarten sind. In vielen Fällen genügt bereits ein Teilabgleich (z. B. der Preise), um eine Arbeitserleichterung zu erzielen.

Wann lohnt sich eine Individualprogrammierung?

Greifen Sie ruhig zu einer Standard-Schnittstellensoftware, sofern sie verfügbar ist. Allerdings ist es wichtig, die Funktionsweise anhand der eigenen Anforderungen genau zu prüfen. Es gibt bei der Interpretation des Begriffs „Shop-Schnittstelle“ nämlich großen Spielraum. Da die meisten Anbieter eine Demo-Version bereitstellen, ist ein Funktions-Check meist problemlos möglich.

Eine individuelle Programmierung lohnt sich hingegen immer dann, wenn ein gewisser Umsatz mit dem Onlineshop erzielt wird und wenn es viele komplexe Synchronisationsaufgaben zu bewältigen gilt, für die es keine standardisierte Shop-Schnittstelle gibt. Weil bei einer Individualprogrammierung meistens eine größere Investition als bei einer Standardsoftware zu tätigen ist, empfiehlt es sich, die zu erwartenden Kosten in Relation zum (geplanten) Umsatz zu setzen.

Schritt 2: Geschäftsmodell auf typische Stolpersteine prüfen

Es gibt eine Reihe typischer Stolpersteine, die beim Einsatz eines Onlineshops in Verbindung mit einer Warenwirtschaft im Weg liegen können. Vor einigen kann dieser Artikel Sie möglicherweise bewahren.

Zuschläge für Zahlungsarten vermeiden

Fast alle Zahlungsanbieter (wie PayPal, heidelpay, PAYONE, paydirekt usw.) erheben Gebühren für die Zahlungsabwicklung. Nun liegt der Gedanke nahe, diese Kosten an die Kunden weiterzureichen. Dies ist schon aus rechtlichen Gründen heikel und bietet viel Raum für Rechtsverletzungen. Verzichten Sie wenn möglich auf Zuschläge für Zahlungsarten oder suchen Sie sich sachkundige Beratung.

Bestellbestätigungen versenden

Es ist nicht nur im Interesse eines professionellen Auftritts sinnvoll, sondern auch aus Kundenservice-Gründen zu empfehlen: Versenden Sie über das Shopsystem unmittelbar nach jeder Bestellung eine Bestellbestätigung per E-Mail. In dieser muss alles Notwendige enthalten sein, beispielsweise die Widerrufsbelehrung und die AGB.

Die gute Nachricht: Die meisten Shopsysteme unterstützen dies standardmäßig, da es sich auch um eine gesetzliche Anforderung handelt.

Artikel mit kleinen Lagerbeständen im Verkauf

Wenn Sie sowohl online als auch offline im Ladengeschäft mit Artikeln in kleiner Lagerstückzahl handeln, besteht das Risiko von Überverkäufen.

Die meisten Onlineshops haben keinen direkten Zugriff auf die echten Lagerbestände der Warenwirtschaft. Stattdessen werden sie in gewissen Zeitabständen abgeglichen, um die Performance des Shops nicht zu beeinträchtigen.

Wenn der Lagerbestand beispielsweise alle fünf Minuten an den Onlineshop übertragen wird und zwei Kunden innerhalb dieses Zeitfensters denselben Artikel sowohl im Ladengeschäft als auch im Onlineshop kaufen, geht zwangsläufig ein Kunde leer aus. Hierfür gibt es verschiedene Lösungsansätze, die im Blogartikel Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Onlineshop und Wawi detailliert beschrieben sind.

Praxistipp:

Wenn Sie das Risiko von Überverkäufen als gering einschätzen und hier keinen akuten Handlungsbedarf sehen, ignorieren Sie es. Dies kann insbesondere dann, wenn die Wiederbeschaffungszeit für die betroffenen Artikel kurz ist, empfehlenswert sein und erleichtert die Synchronisierung der Bestände.

PreisAbweichung zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft

Manchmal kann es vorkommen, dass im Onlineshop ein günstigerer Preis angeboten wird, als in der Warenwirtschaft hinterlegt wurde. Dies ist oft auf Anwenderfehler zurückzuführen und muss berücksichtigt werden.

Praxistipp:

Versenden Sie immer nur eine Bestellbestätigung automatisch – und die Auftragsbestätigung erst nach Prüfung. Denn erst nach dem Versand der Auftragsbestätigung wird die Bestellung bindend. Diese Vorgehensweise verschafft Ihnen die Möglichkeit, Preise und Bestände zuvor zu prüfen.

B2B-Geschäftsmodell im B2C-Shopsystem

Die meisten Shopsysteme sind für das B2C-Geschäft ausgelegt. Wenn Sie zusätzlich B2B-Verkäufe abwickeln möchten, ist eine genaue Prüfung der Funktionen erforderlich. Oft meint man, das perfekte Shopsystem gefunden zu haben.

Im späteren Projektverlauf stellt sich dann jedoch häufig heraus, dass klassische B2B-Anforderungen wie kundenindividuelle Preise abgebildet werden müssen. Wenn das Shopsystem dafür nicht ausgelegt ist, kann dies ein K.-o.-Kriterium für das gesamte Projekt sein.

Praxistipp:

Wenn Sie, statt mit individuellen Preisen, mit Preislisten (z. B. Endkundenpreise und Händlerpreise) arbeiten, können Sie bei den meisten Shopsystemen Kundengruppen bilden. Diesen Kundengruppen weisen Sie dann jeweils eine Preisliste zu. Dadurch haben Sie eine größere Auswahl an Shopsystemen und müssen nicht ständig die Preise abgleichen.

Schritt 3: Prozesse für Abwicklung der Bestellungen planen

Hand aufs Herz: Wie gut kennen Sie Ihre Prozesse für den Belegfluss, Lagerabgleich und Bestellabschluss im Unternehmen? Wie klar und eindeutig sind diese Prozesse definiert? Was bedeutet das für Bestellungen aus dem Onlineshop?

Um die Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, empfiehlt es sich, die betroffenen Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Klarheit ist hier von Vorteil. Außerdem sollten die Offline- und Onlineprozesse möglichst innerhalb der Warenwirtschaft konsolidiert sein. So müssen die daran beteiligten Personen nicht mehrere Bereiche beherrschen.

Beispiel: Ein typischer Prozess für die Abwicklung einer Bestellung

1. Der Kunde bestellt bei Ihnen online oder offline.
2. Es entsteht ein Belegdokument in der Warenwirtschaft (z. B. durch Import aus dem Onlineshop oder durch manuelle Eingabe).
3. Die Bestellung wird geprüft (Lagerbestände, Preise, Zahlungseingang).
4. Es wird eine Auftragsbestätigung an den Kunden versendet.
5. Dann wird der Lieferschein erstellt und die Bestellung an die Logistik übergeben.
6. Die Logistik verpackt und versendet die Bestellung. Dabei werden ein Sendungsetikett erstellt und der Lieferschein (manchmal auch schon die Rechnung) beigelegt.
7. Es erfolgt eine Versandbes

Schritt 4: Automatisierungsbedarf ermitteln

Der Onlinehandel bietet ein enormes Potenzial zur Automatisierung und Digitalisierung des gesamten Bestellprozesses. Denn die Kunden erfassen ihre Daten und den Warenkorb selbst. Zudem liegen die erforderlichen zusätzlichen Stammdaten in der Warenwirtschaft bereits vor. Im Bestellprozess eines Onlineshops bleibt somit nur noch die Versandabwicklung (Picken und Verpacken der Ware) als manuelle Tätigkeit übrig.

Daher ist es für die meisten Unternehmen sinnvoll, die Erstellung von Onlinebestellungen als Bestellbeleg in der Warenwirtschaft zu automatisieren. Dies kann in der Regel durch einen Import erledigt werden und lohnt sich bereits bei einem geringen Bestellvolumen, da es personelle Kapazitäten freisetzt, die Erfassungszeit reduziert und Fehler vermeidet.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Bereiche, in denen großes Automatisierungspotenzial liegt:

• Artikel- und Preispflege (Wawi zum Onlineshop)
• Lagerbestände übertragen (Wawi zum Onlineshop)
• Kundenadressen aktualisieren (Wawi zum Onlineshop)
• Zahlungseingänge verbuchen (vom Zahlungsanbieter an die Fibu)
• Und noch vieles mehr

Planen Sie daher am besten im Vorfeld, wo sich die Automatisierung für Ihr Unternehmen lohnt.

Schritt 5: Stammdaten im Warenwirtschaftssystem pflegen

Durch die vorherige Bestimmung des Automatisierungsbedarfs lässt sich ableiten, welche Stammdaten in der Warenwirtschaft (Wawi) eingepflegt werden müssen, damit diese für den Onlinehandel gerüstet ist.

Wenn beispielsweise Artikel automatisch von der Wawi an den Onlineshop übertragen werden sollen, müssen in der Regel auch Bilder sowie SEO-relevante Texte wie Meta-Beschreibungen und Meta-Titel hinterlegt werden.

Darüber hinaus genügen einfache Beschreibungstexte im Onlineshop nicht mehr, wenn diese zuvor nur für die Darstellung auf Dokumenten wie Lieferscheinen oder Rechnungen optimiert waren.

Die Einrichtung eines Onlineshops ist außerdem eine gute Gelegenheit, den eigenen Kundenstamm zu bereinigen. Über die E-Mail-Adresse haben Sie beispielsweise ein Kriterium, mit dem sich Onlinekunden mit Bestandskunden abgleichen lassen, um doppelte Kundennummern zu verhindern. Daher ist es hilfreich, bei Bestandskunden eine E-Mail-Adresse und bei Firmenkunden die Namen der Einkäuferinnen und Einkäufer zu hinterlegen.

Schritt 6: Einsatz einer Shop-Schnittstellen-Software

Nachdem Sie die vorigen Schritte absolviert haben, ist Ihre Warenwirtschaft nun fast fit für den Onlinehandel. Es fehlt nur noch der Einsatz einer geeigneten Schnittstellensoftware, damit die bisherigen Maßnahmen Früchte tragen. Man kann bei Shop-Schnittstellen zwischen zwei Varianten unterscheiden.

Schnittstellen-Variante: Middleware

Bei der Middleware handelt es sich um eine eigenständige Software, die zwischen der Shopsoftware und der Warenwirtschaftssoftware implementiert wird. Solche Shop-Schnittstellen werden überwiegend eingesetzt.

Sie sorgen über die Datentransformation (sinngemäß: durch „Übersetzung“ und Vermittlung) von Daten dafür, dass beispielsweise Bestellungen im richtigen Format in die Warenwirtschaft importiert werden oder Artikeldaten aus der Wawi im richtigen Format an den Onlineshop übertragen werden.

Middleware-Schnittstellen sind für viele Szenarien als Standardsoftware verfügbar. Häufig werden sie auch als Individualprogrammierung angeboten.

Schnittstellen-Variante: Integrationslösung

Bei der Integrationslösung handelt es sich um keine Schnittstelle im eigentlichen Sinne, sondern um eine direkte Integration beider Softwaresysteme miteinander. Es handelt sich dabei sowohl beim Onlineshop als auch bei der Warenwirtschaft praktisch um dasselbe System. Eine derart tiefe Integration ist nur dann möglich, wenn beide Systeme die gleichen oder ähnliche Datenstrukturen aufweisen. Dies ist meist nur bei wenigen All-In-One ERP-Systemen (als Software-as-a-Service in der Cloud) oder sehr großen ERP-Lösungen mit eigens integriertem Onlineshop der Fall.

Vorteil der Integrationslösung: Es brauchen keine Daten über zusätzliche Schnittstellen miteinander ausgetauscht und keine Kennzeichen (wie Zahlungsarten) für das jeweils andere System „übersetzt“ zu werden.

Praxistipp:

In der Praxis kommt man nur selten um den Einsatz von Middleware als Schnittstellen-Software herum. Allerdings kann mit heutigen Techniken wie APIs (Programmierschnittstellen) aufseiten der Onlineshops auch bei modernen Warenwirtschaftssystemen ein Zustand erreicht werden, der einer Integrationslösung sehr nahekommt, aber trotzdem die Vorteile eigenständiger Systeme bietet.

Warenwirtschaft für den Onlinehandel: Die Vorteile

Viele Onlinehändler verkaufen ihre Waren nicht nur über ihren Onlineshop, sondern auch über Marktplätze wie Ebay oder Amazon. Und nicht wenige betreiben zusätzlich ein stationäres Ladengeschäft. Um hier den Überblick zu behalten und möglichst geringen händischen Aufwand zu haben, ist es wichtig, die Auftragsabwicklung zu zentralisieren. Dazu ist eine Warenwirtschaft für Onlineshops bestens geeignet.

Warum es ohne zentrale Auftragsabwicklung nicht geht

Wer kein zentrales System zur Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft einsetzt, muss mit erheblichen Problemen rechnen: Es werden keine fortlaufenden Rechnungsnummern in den Verkaufskanälen erzeugt, die Bestände sind nicht aktuell, und es kann sogar zu Fehlbeständen im Lager kommen. Dies hinterlässt in der Kommunikation mit den Kunden ein uneinheitliches Bild und wirkt unprofessionell. Darüber hinaus sind die Prozesse für jeden Verkaufskanal unterschiedlich und damit in der Regel viel zu aufwendig in der Handhabung.

Eine Warenwirtschaftssoftware bildet neben den Online-Verkaufskanälen auch die Auftragsabwicklungsprozesse im Direktvertrieb und – falls vorhanden – im Ladengeschäft ab. In aller Regel erreicht man so eine bessere Effizienz, da man weniger Daten redundant pflegen muss.

Neben den bereits genannten Punkten gibt es weitere Argumente, die für eine zentrale Auftragsabwicklung und den Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware sprechen:

Zentrale Datenhaltung

Diese ist dringend zu empfehlen, sobald Unternehmen ihre Waren über mehrere Kanäle im sogenannten Multi-Channel-Vertrieb verkaufen. In der Praxis lässt sich grob zwischen den folgenden Channels unterscheiden:

• Direktvertrieb (Telefon, Außendienst)
• Filiale/Ladengeschäft
• Eigener Onlineshop
• Marktplatz (wie Ebay, Amazon usw.)

Einheitliche Produktdaten für Direktvertrieb, Onlineshop und Marktplätze

Ohne eine zentrale Datenhaltung müssen die Produktdaten für jeden Verkaufskanal separat bereitgestellt (eingegeben) werden. Dies kann äußerst mühsam sein. Aber, selbst wenn man diesen Aufwand auf sich nimmt: Spätestens bei sehr variablen Produktdaten überschreitet man schnell die Grenze zur Unwirtschaftlichkeit.

Beim Einsatz einer Warenwirtschaft für Onlineshops lassen sich dagegen viele Produktdaten automatisch synchronisieren und zentral verwalten. Das gilt typischerweise für die folgenden Daten:

• Artikelnummer
• Bezeichnung
• Texte
• Übersetzungen
• Bilder
• Preise (mit Staffeln)
• Kategorie-Zuordnungen

Und je nach Onlineshop-System auch:

• Varianten (wie Größen, Farben)
• Ressourcen (Downloads)
• Cross-Selling-Artikel-Zuordnungen
• Filterbare Eigenschaften

Zentrale Bestellabwicklung (Fulfillment)

Im Warenwirtschaftssystem werden sämtliche Aufträge aus allen Verkaufskanälen gesammelt, um sie zentral abzuwickeln. Beim Einsatz einer Warenwirtschaft für den Onlinehandel braucht nicht jeder Verkaufskanal einzeln betreut zu werden. Die zentrale Bestellabwicklung beschleunigt und vereinfacht die Prozesse, weil die Mitarbeiter nicht mehr verschiedene Anwendungen parallel bedienen müssen. Das bedeutet auch geringeren Schulungs- und Personalbedarf.

Ein Warenwirtschaftssystem versetzt die Benutzer außerdem in die Lage, die Verfügbarkeit von bestellten Produkten unter Berücksichtigung von Reservierungen zu prüfen. So wird nicht mehr Ware ausgeliefert, als tatsächlich verfügbar ist. Dies minimiert das Risiko von Überverkäufen.

In der Buchhaltung ist es wichtig, Rechnungen mit fortlaufenden Nummern zu versehen. Dies ist nur dann möglich, wenn sie zentral erstellt werden.

Für die Bestellabwicklung braucht es im Versandhandel schließlich noch den Versand. Die Übergabe der Adressdaten an Paketdienste oder Speditionen ist in vielen Warenwirtschaftslösungen bereits eingebaut. Paketaufkleber können dann sofort gedruckt und Retouren verwaltet werden.

Lagerbestände Shop- und Plattform-übergreifend synchronisieren

Der Lagerbestand zählt  zu den Daten, die sich bei bestandsgeführter Ware am häufigsten ändern. Diese Änderungen über verschiedene Verkaufskanäle hinweg laufend zu synchronisieren, ist manuell kaum zu bewältigen.

Da in der Warenwirtschaft alle Aufträge zusammenlaufen, zählt das System den Lagerbestand stets mit. Dadurch ist in der Warenwirtschaftssoftware der verfügbare Bestand vorhanden und kann an die Onlineshops und Marktplätze ausgespielt werden. Dies verringert das Risiko von Überverkäufen oder verpassten Umsätzen aufgrund von vermeintlich ausverkauften Produkten, die tatsächlich aber noch verfügbar sind.

Wareneinkauf für alle Verkaufskanäle konsolidieren

Wenn bereits alle Verkäufe im Warenwirtschaftssystem erfasst sind, lassen sich auch die Einkäufe darüber steuern. Das System kennt den Bedarf, möglicherweise auch Schwellenwerte wie die Mindestbestände – und kann daraufhin Bestellvorschläge machen. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht somit auch bei Wareneinkauf und Beschaffung Zeitersparnis.

Einbindung von Finanzbuchhaltung und Steuerberater

Um den Prozess abzurunden, können Warenwirtschaftssysteme in der Regel Software zur Finanzbuchhaltung einbinden. Daraus ergeben sich zwei wesentliche Vorteile:

1. Für Verkaufsrechnungen und Gutschriften (Retouren) lassen sich automatisch Buchungen erzeugen.
2. Bestellungen mit offenen Zahlungen (insbesondere Vorkasse) behält man mit einer Offene-Posten-Verwaltung übersichtlich im Blick und kann sie nach dem Zahlungseingang für den Versand freigeben.

Auswertungen und Statistiken

Zu einer Multi-Channel-Lösung gehört natürlich auch das Thema Auswertungen. Shopsysteme und Marktplätze bieten hierfür zwar eigene Funktionen – richtig interessant werden Auswertungen und Statistiken aber erst dann, wenn sie sich über die verschiedenen Verkaufskanäle zusammenfassen lassen. Mit einer Warenwirtschaft für Onlineshops ist das möglich. Beispielsweise lässt sich kinderleicht eine Übersicht über alle Verkäufe anzeigen. Ebenso einfach ist es möglich, Einkäufe zu planen oder die Umsätze der Absatzkanäle miteinander zu vergleichen. Solche vorbereiteten Berichte kann man dann auf Knopfdruck immer wieder mit stets aktuellen Daten erstellen.

Fazit

In diesem Artikel wurden sechs Schritte vorgestellt, um die Warenwirtschaft für den Onlinehandel fit zu machen. Zudem wurden alle wichtigen Vorteile einer Warenwirtschaft für Onlineshops erläutert. Der Artikel zeigt auf, dass trotz aller technischen Voraussetzungen und Verfügbarkeit von Schnittstellen, Shopsystemen und Warenwirtschaftssystemen eine Reihe von Maßnahmen und Planungen rund um die individuellen Geschäftsmodelle zu erledigen sind. Diese spiegeln sich dann auch direkt in der Wawi wider und müssen bei jeder Form der Automatisierung bedacht werden. Die wichtigste Aufgabe bleibt daher, die individuell notwendigen Maßnahmen zu ermitteln und die Software und die Prozesse für das jeweilige Unternehmen anzupassen.

Neues Jahr, neue Regeln: Arbeitgeber kennen das Spiel bereits aus dem Bereich der Lohnabrechnung. Doch auch abseits der Entgeltabrechnung gibt es diesmal eine Reihe von Neuerungen für Unternehmen. Dieser Beitrag nennt sechs gesetzliche Änderungen 2022, die zwar kein Schlagzeilen-Potenzial haben, aber dennoch viele Betriebe betreffen.

E-Rechnungspflicht in weiteren Bundesländern

Bereits seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die Aufträge von öffentlichen Stellen des Bundes oder des Bundeslands Bremen erfüllen, für die Abrechnung ihrer Leistungen eine E-Rechnung erstellen und übermitteln. Seit Jahresbeginn 2022 gilt diese E-Rechnungspflicht auch in den folgenden Bundesländern:

Baden-Württemberg

Unternehmen, die Leistungen für Behörden des Landes oder andere öffentliche Auftraggeber (z. B. Hochschulen oder Kommunen) erbringen, müssen ihre Rechnungen nun digital beim Zentralen Rechnungseingang (ZRE) Baden-Württemberg einreichen. Dies kann per Hochladen oder E-Mail geschehen. Die Rechnungen müssen elektronisch in einem strukturierten XML-Format vorliegen. Eine Bilddatei reicht nicht aus, ein PDF-Dokument nur dann, wenn es mindestens die Spezifikation ZUGFeRD 2.0 erfüllt. Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Rechnungen für Beträge bis 1.000 Euro netto, geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Rechnungen an die Kommunalverwaltung.

Serviceportal Baden-Württemberg

Hamburg

Die Vertragspartner öffentlicher Auftraggeber des Bundeslands Hamburg sind seit dem 1. Januar 2022 verpflichtet, ihre Rechnungen im Standardformat XRechnung zu übermitteln. Dies gilt in der Regel ab einem Nettobetrag von 1.000 Euro bei Warenlieferungen und Leistungen sowie ab 3.000 Euro bei Bauleistungen. Zulässige Versandkanäle sind PEPPOL, das E-Rechnungsportal und der Rechnungsversand per E-Mail.

Mehr zur E-Rechnungspflicht in Hamburg

Saarland

Im Saarland sind Unternehmen seit dem 1. Januar 2022 von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn sie Aufträge für öffentliche Auftraggeber ausführen und wenn der Auftraggeber am zentralen E-Rechnungseingang teilnimmt. Die Rechnungen sind im strukturierten XRechnung-Format entweder über den E-Rechnungseingang des Landes Rheinland-Pfalz hochzuladen oder als E-Mail-Anhang an die Funktionsadresse ZRE-RLP@poststelle.rlp.de zu versenden. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen für Beträge bis 1.000 Euro netto sowie die Rechnungsstellung bei Bar- und Sofortzahlungen (unabhängig vom Rechnungsbetrag).

Informationsportal des Saarlands

Ende der Nichtbeanstandungsregelung für Registrierkassen

Zu den wichtigen Änderungen 2022 zählt das Auslaufen der sogenannten Nichtbeanstandungsregelung für alte Registrierkassen (vgl. Artikel 97 § 30 Abs. 3 EGAO).

Elektronische Registrierkassen, die im Zeitraum vom 26. November 2010 bis zum 31. Dezember 2019 gekauft wurden und nicht mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufgerüstet werden können, dürfen demzufolge nur noch bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden.

Betroffene Unternehmer sollten daher unbedingt im Laufe dieses Jahres eine TSE-fähige Kasse einführen und diese spätestens ab 1. Januar 2023 einsetzen. Wer ab 2023 weiterhin seine alte Kasse verwendet, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro.

Änderungen bei den Meldungen zur Intrahandelsstatistik

Neuerungen gibt es 2022 auch bei der Intrahandelsstatistik. Diese verpflichtet Unternehmen, für den innergemeinschaftlichen Warenverkehr statistische Meldungen abzugeben, sogenannte Intrastat-Meldungen. Seit dem 1. Januar 2022 gelten hierfür neue Vorgaben:

• Unter anderem ist ab dem Berichtsmonat Januar 2022 eine geänderte Nummerierung der in den Intrastat-Meldungen verwendeten Geschäftsarten („Art des Geschäfts“, kurz: AdG) zu beachten. Auch hat sich in einigen Bereichen die genaue Definition der Geschäftsarten geändert.
• Bei Versendungen aus Deutschland müssen nun Ursprungsangaben in Form einer Ländercodierung gemeldet werden. Bis Ende 2021 war die Ursprungsangabe nur bei Verbringungen nach Deutschland vorgeschrieben.
• Des Weiteren muss bei Versendungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) des Warenempfängers gemeldet werden.
• Ebenfalls neu ist, dass nun pro unterschiedlichem Empfänger und unterschiedlichem Ursprungsland der Waren eigene Meldungen notwendig sind. Warenbewegungen dürfen nur noch zusammengefasst werden, wenn alle Länderangaben (Bundesland, Bestimmungs-/Versendungsland, Ursprungsland), die Geschäftsart, der Verkehrszweig und die Warennummer (bei Versendung: Umsatzsteuer-ID des Warenempfängers) übereinstimmen.

Über die Details der veränderten Berichtspflichten informiert das Statistische Bundesamt in einem Änderungsleitfaden.

Zusätzliche Rücknahmepflichten für den Handel durch neues ElektroG

Das Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG) erlegt Herstellern und Vertreibern von Elektrogeräten seit 2005 verschiedene Rücknahme- und Informationspflichten auf. Per Novelle vom Mai 2021 wurde das ElektroG in mehreren Punkten nachgeschärft bzw. erweitert. Beispielsweise werden ab dem 1. Juli 2022 auch Lebensmittelhändler (z. B. Supermärkte und Discounter) mit einer Gesamtverkaufsfläche von mindestens 800 Quadratmetern verpflichtet sein, alte Elektrogeräte kostenlos zurücknehmen, soweit sie regelmäßig Neugeräte anbieten.

Neu ist auch die Pflicht für Onlinehändler, ihren Kunden beim Verkauf bestimmter Elektrogeräte (z. B. Kühlschränke, Fernsehgeräte, Waschmaschinen) die Möglichkeit einzuräumen, ein entsprechendes Altgerät direkt und kostenlos über den ausliefernden Logistikdienstleister zurückzugeben.

Darüber hinaus verpflichtet das novellierte ElektroG rücknahmepflichtige Händler, verstärkt über die Rückgabemöglichkeiten zu informieren.

Weitere Informationen zu den Änderungen durchs ElektroG

Erweiterte Pfandpflicht und weitere Änderungen für die Gastronomie

Eine der wichtigen Änderungen 2022 für Handel und Gastronomie ist die seit dem 1. Januar 2022 geltende Pfandpflicht für Getränke in Dosen oder Einwegkunststoffflaschen mit einem Volumen von bis zu drei Litern. Die erweiterte Pfandpflicht beseitigt viele Ausnahmen, die bis Ende 2021 für Spirituosen, Wein und mehrere Nischenprodukte galten.

Bereits im Umlauf befindliche pfandfreie Verpackungen dürfen in der ersten Jahreshälfte 2022 aber noch eingeschränkt verkauft werden. Ab 2024 wird die Pfandpflicht auch Milchgetränke in Plastikflaschen betreffen.

Darüber hinaus müssen sich Imbissbetreiber, Lieferdienste und andere Gastronomiebetriebe, die „Essen-to-go“ anbieten, auf weitere Neuerungen einstellen. Ab 2023 müssen sie nämlich Kunden, die Speisen mitnehmen oder bestellen, Mehrwegbehälter für den Transport zur Verfügung stellen.

Sehr kleine Betriebe mit maximal fünf Beschäftigten und Verkaufsfläche von höchstens 80 Quadratmetern (z. B. Imbissbuden, Kioske) werden die Speisen ausnahmsweise auch in mitgebrachte Behälter abfüllen dürfen.

Verbot für leichte Plastiktüten im Handel

Einzelhändler dürfen seit Anfang Januar 2022 keine leichten Plastiktüten mit einer Wandstärke zwischen 15 und 50 Mikrometern an Kunden ausgeben. Bei Verstößen gegen das Verbot drohen Bußgelder. Die sogenannten Knotenbeutel für den Transport von Gemüse oder Obst dürfen jedoch weiterhin angeboten werden. Voraussetzung ist, dass die Wandstärke dieser Plastikbeutel den Grenzwert von 15 Mikrometern nicht überschreitet.