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Melde- und Aufzeichnungspflichten im Baugewerbe
Mehrere Gesetze und Vorschriften regeln die Melde- und Aufzeichnungspflichten im Baugewerbe:
- Sozialgesetzbuch (SGB IV)
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
- Tarifvertrag zur Regelung der Mindestlöhne im Baugewerbe (TV Mindestlohn)
- Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG)
- Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG)
- Mindestlohngesetz (MiLoG)
Die Kontrolle der Einhaltung übernehmen die Zollbehörden. Diese führen meist unangekündigte Prüfungen direkt im Unternehmen oder auf der Baustelle durch. Die Prüfbehörde hat das Recht, alle relevanten Unterlagen vor Ort einzusehen.
Sofortmeldung: Pflicht seit 2009
Seit dem 01.01.2009 müssen Arbeitgeber im Baugewerbe spätestens bei Beschäftigungsbeginn eine Sofortmeldung für alle Mitarbeitenden abgeben.
- Rechtsgrundlage: § 28a Abs. 4 SGB IV in Verbindung mit § 7 DEÜV
- Neuer Meldegrund: „20“ (Sofortmeldung)
- Übermittlung: Direkt an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV)
Die Sofortmeldung kann über folgende Wege erfolgen:
- Eigene Lohnabrechnungsprogramm
- Beauftragten Steuerberater
- Service-Rechenzentrum mittels Datenübertragung
- Das SV-Meldeportal
- Falls ein neuer Mitarbeiter direkt „auf der Baustelle“ eingestellt wird und die Personalabteilung erst später informiert wird, muss die Sofortmeldung dennoch vor Arbeitsbeginn und über das SV-Meldeportal erfolgen
Wichtige Angaben:
- Familien- und Vorname des Beschäftigten
- Versicherungsnummer (oder Geburtsdatum/-ort und Anschrift, falls nicht bekannt)
- Betriebsnummer des Arbeitgebers
- Tag der Beschäftigungsaufnahme
Ein Ersatz der Sofortmeldung per Brief, Fax oder E-Mail ist nicht zulässig.Wird die Beschäftigung nicht aufgenommen oder sind Angaben fehlerhaft, muss die Sofortmeldung storniert oder korrigiert werden.
Achtung:
Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre „Anmeldung mit Grund“. Diese muss der Arbeitgeber spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung (zusätzlich) erstellen.
Konsequenzen bei Verstößen
Die Zollverwaltung prüft nach § 2 Abs. 1 SchwarzArbG, ob Sofortmeldungen erstellt wurden. Verstöße gelten als Ordnungswidrigkeit und können mit Bußgeldern von bis zu 25.000 € geahndet werden (§ 111 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 SGB IV).
Auch fehlerhafte oder fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen können Bußgelder nach sich ziehen. Nach § 23 Abs. 3 AEntG sind bis zu 30.000 € möglich. Ab 2.500 € droht zudem der Ausschluss von öffentlichen Vergaben, ab 200 € die Eintragung ins Gewerbezentralregister (§ 149 Abs. 2 Nr. 3 GewO, § 20 Abs. 3 AEntG).
Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit
Nach dem EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (Az. C-55/18) und dem BAG-Grundsatzurteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) besteht in Deutschland eine Pflicht zur objektiven, verlässlichen und zugänglichen Arbeitszeiterfassung.
Vorgaben:
- Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen.
- Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
- Auch Pausen müssen so dokumentiert werden, dass Prüfer die tatsächliche Arbeitszeit nachvollziehen können.
Achtung:
- Verstöße gegen diese Pflicht können zu erheblichen Bußgeldern führen.
- Die neue MiLoDokV (seit 01.01.2024) beschränkt die Dokumentationspflichten auf Arbeitnehmer mit einem regelmäßigen Monatsentgelt von bis zu 2.958 € brutto.
Tipp:
- auch die Dauer der Pause vermerken
- ggf. muss Stundenaufzeichnung getrennt nach neue Bundesländer/alte Bundesländer vermerken werden
Art und Weise der Aufzeichnung
Es gibt keine vorgeschriebene Form. Arbeitgeber können Arbeitszeiten handschriftlich, elektronisch oder mit einem Zeiterfassungssystem dokumentieren.
Tipp: Auch wenn es nicht vorgeschrieben ist, lassen Sie Stundenzettel unterschreiben, um Streit zu vermeiden.
- Die Dokumentationspflicht entfällt nach der MiLoDokV für Beschäftigte mit mehr als 2.958 € Monatsentgelt, sofern alle Überstunden über acht Stunden werktäglich aufgezeichnet werden.
- Für Minijobber bleibt die Pflicht bestehen.
- Für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern im Betrieb entfällt sie ebenfalls.
Neu seit 01.01.2024:
Die geänderte MiLoDokV beschränkt die Dokumentationspflichten auf Arbeitnehmer mit höchstens 2.958 € Monatsentgelt.
Mindestlohn und zusätzliche Pflichten
Um die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns (12,41 €, ab 2025: 12,82 €) zu kontrollieren, gelten ergänzende Dokumentationspflichten nach dem MiLoG (Mindestlohngesetz). Diese betreffen alle kaufmännischen und technischen Angestelltensowohl Voll- wie auch Teilzeit sowie Minijobber im Baugewerbe.
Flexiblere Arbeitszeiten – Forderungen aus der Branche
„Die dringend benötigte Flexibilität muss durch moderne Arbeitszeitkonzepte und eine Anpassung an das digitale Zeitalter geschehen. Eine pauschale und starre Forderung nach einer verbindlichen Arbeitszeiterfassung ist falsch und belastet Unternehmen wie Beschäftigte“, sagt Dirk Wasmuth, Geschäftsführer von Arbeitgeber Köln.
Auch David Zülow, Vorsitzender des Verbands der Familienunternehmer NRW, warnt im Kölner Stadt-Anzeiger
vor einem „Bürokratiemonster“ und einer Belastung des Vertrauensverhältnisses zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern.
Quelle: Kölner Stadtanzeiger, „Pflicht zur Arbeitszeiterfassung"
Unterrichtung und Zusammenarbeit von Behörden
Die Zollverwaltung informiert bei Verstößen weitere Behörden, z. B. bei:
- Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
- Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
- SGB IV/VII-Beitragszahlungen
- Steuergesetze, Aufenthaltsgesetz, Mitwirkungspflichten (§ 60 SGB I), Meldepflichten (§ 8a AsylbLG)
- Handwerks-/Gewerbeordnung, Güterkraftverkehrsgesetz
- AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz) oder MiLoG (Mindestlohngesetz)
Wer übernimmt die Aufzeichnung?
Arbeitgeber können die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf ihre Mitarbeitenden übertragen. Diese müssen dann die Aufzeichnungen korrekt führen, die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber.
Insolvenzschutz für Arbeitszeitkonten
Nach § 3 Nr. 1.4 BRTV können Arbeitgeber verstetigte Monatslöhne auszahlen, auch wenn die gearbeiteten Stunden variieren. Bis zu 150 Stunden können angespart werden. Der BRTV (für gewerbliche Arbeitnehmer) und der RTV (für Angestellte) sind allgemeinverbindlich und regeln die Arbeitszeitflexibilisierung.
Hinweis: Bei Prüfungen müssen Unternehmen den Nachweis über die Absicherung des Ausgleichskontos gegenüber Zoll oder Tarifparteien erbringen. Weitere Informationen gibt es im Blogbeitrag zur Arbeitszeitflexibilisierung.
Bereithaltung von Unterlagen
Arbeitgeber müssen alle prüfungsrelevanten Unterlagen in Deutschland und auf Deutsch bereithalten (§ 17 Abs. 2 MiLoG, § 19 Abs. 2 AEntG, § 17c Abs. 2 AÜG). Auf Nachfrage sind diese der Prüfbehörde unverzüglich und am Ort der Beschäftigung (bzw. auf der Baustelle) vorzulegen. Weitere Details finden Sie auf den Seiten des Zolls.
Fazit
Die Einhaltung von Meldepflichten und Arbeitszeitdokumentation ist für Bauunternehmen unerlässlich, um hohe Bußgelder, den Ausschluss von Vergaben oder strafrechtliche Folgen zu vermeiden. Durch digitale Tools wie das SV-Meldeportal oder automatisierte Zeiterfassungssysteme können Betriebe die Prozesse vereinfachen und sich absichern.



