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Beiträge zu branchenspezifischen Prozessen, mit Fokus auf das Bauhaupt- und Baunebengewerbe.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
Sommer-Baustellen: Hitzeschutz und effizientes Arbeiten bei Hitze
Sommerliche Temperaturen stellen für Baubetriebe eine ernsthafte Herausforderung dar: Hitzekrämpfe, Sonnenstich oder Erschöpfung sind keine Seltenheit. Arbeitgeber tragen die Verantwortung, ihre Mitarbeitenden zu schützen und dennoch einen reibungslosen Bauablauf sicherzustellen. In diesem Beitrag erfahren Sie praxisorientierte Tipps für effektiven Schutz und effizientes Arbeiten auf Baustellen bei Hitze.
Gefahrenbewusstsein schaffen
Sensibilisieren Sie Ihre Teams für die Risiken von Hitze. Direkte Sonneneinstrahlung, reflektierende Flächen und heiße Maschinen können die Temperaturbelastung erhöhen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden im Notfall wissen, wie sie reagieren müssen. Regelmäßige Unterweisungen und klare Notfallpläne sind unerlässlich.
Bekleidung und Sonnenschutz
Leichte, atmungsaktive Kleidung und Kopfbedeckungen bieten Schutz vor Überhitzung. Sonnencreme mit hohem Lichtschutzfaktor sollte regelmäßig – vor allem nach dem Schwitzen – aufgetragen werden, um Sonnenbrand und Hautkrebs vorzubeugen.
Schatten, Pausen und Arbeitsplanung
Richten Sie schattige Bereiche ein, wo immer es möglich ist. Regelmäßige Pausen im Schatten helfen, den Kreislauf zu entlasten. Planen Sie besonders anstrengende Arbeiten für die kühleren Morgen- oder Abendstunden oder teilen Sie die Arbeit in kürzere Schichten auf. So bleiben Teams länger leistungsfähig.
Akklimatisierung und Hydration
Der Körper muss sich an hohe Temperaturen gewöhnen. Beginnen Sie nach Urlaub oder längeren Pausen mit moderatem Arbeitspensum und mehr Pausen. Trinken Sie regelmäßig Wasser, auch ohne Durstgefühl. Isotonische Getränke können helfen, Elektrolyte auszugleichen.
Hitzekrankheiten erkennen und vorbeugen
Hitzeerschöpfung
- Symptome: Starkes Schwitzen, blasse Haut, Muskelkrämpfe, Müdigkeit, Übelkeit, schneller Puls.
- Erste Hilfe: In den Schatten bringen, enge Kleidung lockern, kühlen und Wasser in kleinen Mengen geben.
Hitzekrämpfe
- Symptome: Muskelkrämpfe (meist Beine oder Bauch), Erschöpfung, starkes Schwitzen.
- Erste Hilfe: Kühlen, Wasser oder Elektrolyte geben, Muskeln vorsichtig dehnen.
Hitzschlag (Sonnenstich)
- Symptome: Körpertemperatur über 40 °C, rote oder heiße Haut, starker Puls, Schwindel, Verwirrung oder Bewusstlosigkeit.
- Erste Hilfe: Sofort Notarzt rufen! In den Schatten bringen, Kleidung entfernen, mit Wasser kühlen und Luft zufächeln.
Hitzeausschlag
- Symptome: Rote Pusteln in Hautfalten, Juckreiz oder Brennen.
- Erste Hilfe: Bereich trocken halten, Hitze vermeiden, ggf. Puder verwenden.
Fazit und weiterführende Informationen
Eine gute Planung, ausreichende Flüssigkeitszufuhr, geeignete Kleidung und Schattenplätze sind die Basis für sicheres Arbeiten im Sommer. Schulen Sie Ihr Team im Erkennen von Hitzesymptomen und setzen Sie Sonnenschutz konsequent um. So schützen Sie Ihre Mitarbeitenden und halten den Betrieb effizient am Laufen.
Weiterführende Infos bietet die Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG Bau).
Interview: BIM in der Bauausführung mit Experte Adrian Peritore
Building Information Modelling (BIM) ist eine Schlüsseltechnologie, die die Bauausführung nachhaltig verändert. Sie steigert Effizienz, Sicherheit und Transparenz in Bauprojekten. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eröffnen sich neue Chancen, wenn BIM konsequent in die Prozesse integriert wird. Im folgenden Interview gibt Adrian Peritore, Experte für BIM, Einblicke in die Vorteile, Herausforderungen und Zukunftsperspektiven der Methode – und zeigt, wie Bauunternehmen durch die in Suiteify integrierte BIM-Methode profitieren.
Können Sie kurz erläutern, warum die Nutzung von BIM für Baubetriebe von Vorteil ist?
Adrian Peritore: „Das Thema BIM verhindert widersprüchliche Auskünfte auf der Baustelle hinsichtlich Planungsstand sowie Mengenermittlung. Das bedeutet, alle Informationen, die früher händisch ermittelt und durch Medienbrüche verfälscht wurden, werden nun durch BIM vernetzt. Ändert sich ein Detail in einem Schlüsselprozess, musste diese Änderung ebenso händisch übernommen werden. Das liefert großes Fehlerpotential, was durch BIM nahezu vollständig eliminiert wird. Darum profitieren Baubetriebe gerade bei der Mengenermittlung durch die Implementierung von BIM.“
Wie weit verändert BIM die Kernprozesse im Baubetrieb?
Adrian Peritore: „Vollständig! Die Integration von BIM verlangt von einem Baubetrieb, die Kernprozesse komplett zu überdenken. Am Beispiel der Mengenermittlung: Früher wurde dafür ein Plan ausgedruckt, um mit einem Dreikantmaß die Mengen daraus zu ermessen. Dann werden die Positionen ermittelt, die für die Ausführung gebraucht werden. Anschließend werden diese Positionen in ein Roh-LV eintragen sowie die Mengen zu jeder Position gezogen. Das geschah alles händisch. Diese Arbeitsschritte fallen weg, da die Informationen bereits im System übernommen werden. Dadurch entsteht eine komplett neue Arbeitsweise. Vereinfacht gesehen, ist es vergleichbar mit dem Umstieg von Handschaltung auf Automatik.“
Wie helfen die Suiteify-Lösungen hinsichtlich BIM, die Effizienz und Produktivität von Bauprojekten zu verbessern?
Adrian Peritore: „Bauunternehmen können mit den Suiteify-Lösungen sowohl auf konventionelle Art arbeiten als auch nach der BIM-Methode. Die Anwender haben neben den üblichen Vorteilen von Building Information Modelling auch akkuratere sowie effizientere Arbeitsprozesse und verlässlichere Daten. Der große Vorteil ist, dass es alle Funktionen auf einer Plattform vereint und Unternehmen beispielsweise keine verschiedenen Werkzeuge für ERP und BIM benötigen. Weiterhin ermöglicht es die Anwendung, die händische mit der modellbasierten Projektarbeit zu vermischen und den Grad der BIM-Nutzung zu wählen.“
Wie unterstützt Suiteify die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren in einem Bauprojekt? Welche Vorteile haben User durch die Suiteify-Lösungen?
Adrian Peritore: „Das Arbeiten mit der Cloud macht die Informationsgewinnung auf der Baustelle sehr einfach. Durch die webbasierte Anwendung ist es dem Anwendenden von überall aus möglich, die Software und damit auch BIM zu nutzen. BIM war immer mit hoher Rechenleistung verbunden, die durch die Suiteify-Lösung hinfällig wird: Die Rechenleistung wird von einem dezentralen Server erbracht und kann von jedem Endgerät über den Browser abgerufen werden.“
Wie trägt die Nutzung von BIM dazu bei, Risiken und Unvorhersehbarkeit in Bauprojekten zu reduzieren?
Adrian Peritore: „Mit Blick auf das gesamte Bauprojekt hilft BIM schon vor Baubeginn eine ganzheitliche Analyse des Objekts zu liefern. Tatsächlich wird in der Praxis schon gebaut, bevor die Planung komplett abgeschlossen ist. Dadurch entstehen Probleme, die BIM komplett entfernt. Beispielsweise hilft die Technologie dabei, dass Mengenmehrungen oder Bauteilkollisionen im 3D-Modell frühzeitig erkannt und dadurch in der Umsetzung vermieden werden können.“
Wie kann die Implementierung von BIM dazu beitragen, die Nachhaltigkeit von Bauprojekten zu verbessern?
Adrian Peritore: „BIM ist für das Thema Nachhaltigkeit von großer Bedeutung. Die Methode erlaubt eine präzisere Koordination und ein effektiveres Management, in dem Themenbereich Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (kurz ESG, vom Englischen). Gerade das Berechnen von CO₂-Äquivalenten oder, was zukünftig von Bedeutung sein kann, beim Erheben einer Umweltbewertung der eigenen Nachhaltigkeit, wird kaum ohne modellbasiertes Arbeiten gelingen.“
Wie kann BIM dazu beitragen, die Zufriedenheit der Auftraggeber zu verbessern?
Adrian Peritore: „Die integrierten Funktionen von BIM in Suiteify steigern die Qualität der bereitgestellten Bauprojektinformationen und ermöglichen eine akkuratere Datenerhebung. Dadurch hilft die Methode bei der Zeitplanung und erlaubt eine enorme Kostenersparnis, da Fehler vermieden werden können. Weiterhin erhöht BIM die Transparenz in jeder Bauphase.“
Welche Ressourcen bietet Suiteify an, um Nutzer in der effektiven Anwendung von Suiteify Bautechnik zu unterstützen?
Adrian Peritore: „Generell haben wir darauf geachtet, dass die Anwender sich die Softwarebedienung ohne lange Grundlagenschulungen autodidaktisch beibringen können. Dafür haben wir von Anfang an großen Wert auf das Thema User Experience gelegt. Die Anwender sollen möglichst schnell in der Lage sein, die Software selbstständig zu bedienen. Für den kleinen Schubser in diese Richtung haben wir kleine Videoanleitungen angelegt, welche die Kernprozesse erklären. Bei höherem Bedarf gibt es ein größeres Angebot durch unsere Akademie. Weiterhin steht für die individuelle Beratung das Experten-Team aus dem Consulting zur Verfügung.“
Wie sieht die Zukunft von BIM in Suiteify aus? Welche Weiterentwicklungen sind geplant?
Adrian Peritore: „Aktuell können bauausführende Unternehmen anhand des 3D-Modells die Mengen abrechnen, was vorher händisch vorgenommen wurde. Der nächste Meilenstein wird sein, die LV- und Angebotserstellung am Modell vollständig zu integrieren. Dann können Unternehmen anhand ihrer eigenen Standards und ohne Medienumbrüche, die LV- und Angebotserstellung, zusätzlich zur Mengenermittlung, generieren. Parallel dazu entwickeln wir methodische Funktionen weiter. Das bedeutet alle Funktionen, die sich an der BIM-Methode anlehnen oder bedienen, wie der Versionsvergleich, BCF-Management, BIM/LV-Container und vieles mehr. Die vollständige Integration von Microsoft Office ist geplant, wodurch beispielsweise die zu einem Projekt gehörenden Dokumente aus MS Teams direkt mit dem entsprechenden Teil verbunden werden. Dadurch werden alle wichtigen Dokumente im Modell einsehbar. Weiterhin werden wir ein Mängelmanagement in die Software integrieren.“
Was macht die Lösung von Suiteify so besonders?
Adrian Peritore: „Wir haben frühzeitig erkannt, dass wir in die Cloud müssen, um uns selbst und unsere Kunden zukunftsfähig zu machen. Bei Suiteify entwickeln wir Software auf der Erfahrung von Fachkräften, um auch die tatsächlichen Kundenbedürfnisse zu decken. Wir nutzen unsere Markterfahrung und bieten Lösungen von Bauleuten für Bauleute an.“
Interview: Wie KI die Baubranche verändert – Suiteify-Experte im Gespräch
Künstliche Intelligenz (KI) gilt als eine der spannendsten technologischen Entwicklungen unserer Zeit – auch für die Bauwirtschaft. Sie verspricht, Prozesse effizienter zu machen, Kosten zu senken und Fachkräfte zu entlasten. Doch wie groß ist das Potenzial tatsächlich und welche Herausforderungen bringt die Integration mit sich? Im Interview erklärt Henrik Brockschmidt, Suiteify-Experte für die Organisation von Kernprozessen in Baubetrieben, wie KI heute schon eingesetzt wird, welche Chancen sich für Bauunternehmen ergeben und warum Suiteify eine zukunftssichere Plattform darstellt.
Können Sie erklären, wie künstliche Intelligenz die Effizienz von Bauprojekten verbessern kann?
Henrik Brockschmidt: „Künstliche Intelligenz zeichnet sich dadurch aus, dass sie Dinge, die für den Menschen aufwendig sind, schnell und trotzdem effizient erledigen kann. Die Rede ist von der Analyse und dem Vergleich von großen Datensätzen. KI bietet demnach eine Entlastung bei repetitiven Aufgaben, die leicht automatisiert werden können. Grundsätzlich wird es entscheidend bleiben, das Know-how der Kalkulatoren in durch die KI nutzbare Datenbestände zu überführen.“
In welchen Bereichen der baubetrieblichen Prozesse sehen Sie das größte Potenzial für KI-Anwendungen?
Henrik Brockschmidt: „Die KI-Kalkulation von Suiteify setzt zum Beispiel bei der Bepreisung von DA83-Anfragedateien an. Diese ist darauf trainiert worden, die zu bepreisenden Positionen mit den im eigenen Fundus befindlichen Quell- bzw. Musterprojekten abzugleichen. Da dieser Prozessschritt sehr zeitaufwendig ist, sahen wir ihn prädestiniert, die Kalkulatoren durch die Implementierung von KI zu entlasten. Die User der KI-Kalkulation in der Cloudlösung Suiteify Operations Construction erreichen so mithilfe dieser semantischen Langtextanalyse eine Zeitersparnis von mindestens 50 %. Der Kalkulations-Assistent ist auch darauf trainiert zu erkennen, dass zum Beispiel „HLZ“ das Gleiche bedeutet wie „Hochlochziegel“. Ebenso kann er eine Unterscheidung zwischen „Baumfällarbeiten“ und „Baumischabfälle entsorgen“ vornehmen, obwohl diese viele identische Zeichen besitzen.“
Wie können auch kleinere Baufirmen von KI profitieren?
Henrik Brockschmidt: „Die KI-Technologie in Suiteify Operations Construction wird über Internetbrowser aufgerufen, das bedeutet, alle – insbesondere auch kleinere Betriebe –, die beispielweise keine umfassende IT-Infrastruktur aufbauen möchten, profitieren von den Vorteilen. Mit dem KI-Assistenten bieten wir ein standardisiertes Werkzeug, das KI nutzt, um einen zeitaufwendigen Arbeitsprozess effizienter zu gestalten.“
Was sind die größten Herausforderungen bei der Integration von KI in bestehende Bauprozesse?
Henrik Brockschmidt: „Die Einführung von KI unterscheidet sich nicht von anderen Veränderungen in der Organisation unserer Kunden. Deshalb ist auch hier die Herausforderung identisch: Ist die Technologie implementiert, muss sie von den Mitarbeitenden angenommen werden. Gerade in diesem Punkt unterstützt Suiteify seine Kunden umfassend. Wir Consultants fungieren dabei im Einführungsprozess sozusagen als Change Manager unserer Kunden.“
Können Sie einige Beispiele nennen, wie KI bereits erfolgreich in Bauprojekten eingesetzt wurde?
Henrik Brockschmidt: „Unser Claim ‚52 % Zeitersparnis in der Kalkulation‘ bezieht sich auf den Prozessschritt der Bepreisung von Anfrage-Leistungsverzeichnissen (DA83). Diese Leistung wurde von unseren Kunden bereits wiederholt bestätigt.“
Wie verändert KI die Art und Weise, wie Bauprojekte kalkuliert und umgesetzt werden?
Henrik Brockschmidt: „Routinearbeiten werden beschleunigt und automatisiert, wodurch die Fachkräfte in der Kalkulation Zeit gewinnen. Die gewonnene Zeit können Sie nutzen, um ihr Know-how strategisch einzusetzen. Zum Beispiel, um sich bei interessanten Anfragen ausgiebiger um die entscheidenden A-Positionen zu kümmern.“
Gibt es bestimmte Bauprojekte oder -arten, die besonders von der Implementierung von KI profitieren könnten?
Henrik Brockschmidt: „Für den Einsatz von KI-Technologie innerhalb der Baubranche sind praktisch keine Grenzen gesetzt. Wir von Suiteify haben gerade erst begonnen, künstliche Intelligenz und die Baubranche zusammenzuführen. Dabei haben wir bereits einige Anregungen in die weitere Entwicklung einfließen lassen, die uns Kunden aus dem Betrieb der KI-Kalkulation heraus gemacht haben. Dieses Feedback ist entscheidend für uns, damit wir unsere Lösungen weiterhin zielgerichtet an den Kundenbedürfnissen ausrichten.“
Warum ist Suiteify das richtige Mittel, um den steigenden Anforderungen der Baubranche gerecht zu werden?
Henrik Brockschmidt: „Wie Sie sehen, ist Suiteify mit Suiteify genau der richtige Partner, um Ihre Bauprojektprozesse mit den neuesten Technologien zu verbinden. Bauprojekte entstehen dezentral. Alle Projektbeteiligten müssen unabhängig von Ort und Zeit eng vernetzt und sicher zusammenarbeiten. Cloudtechnologie und durchgängige digitale Prozesse sind dafür aus meiner Sicht zwingend erforderlich. Suiteify ist als zukunftssichere, offene Anwendungsplattform konzipiert. Mit den Suiteify-Anwendungen sowohl für die kaufmännischen als auch für die bautechnischen Aufgaben bleiben Baubetriebe damit am Puls der Zeit und haben im Wettbewerb die Nase vorn.“