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Beiträge zu branchenspezifischen Prozessen, mit Fokus auf das Bauhaupt- und Baunebengewerbe.

Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“

Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.

Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL

Tariflicher Mindestlohn Bauhauptgewerbe: Update & Nachwirkung
Der tarifliche Mindestlohn im Bauhauptgewerbe ist nach dem Auslaufen des Mindestlohntarifvertrags zum 31. Dezember 2021 weiterhin ungeklärt. Bis heute wurde zwischen den Tarifparteien keine neue Vereinbarung getroffen. Dennoch gelten für bestehende Verträge bestimmte Regelungen weiter. Hier erfahren Sie, welche Löhne laut dem Landesverband der Bayerischen Bauinnungen aktuell gelten.
Hintergrund: Auslaufen des Tarifvertrags
Der Mindestlohntarifvertrag im Bauhauptgewerbe ist am 31.12.2021 ausgelaufen. Bisher konnte keine neue tarifliche Einigung erzielt werden.
Nachwirkung der bisherigen Tariflöhne
Arbeitsrechtlich gelten die zum 31. Dezember 2021 gültigen Gesamttarifstundenlöhne weiterhin, sofern beide Parteien tarifgebunden sind oder eine arbeitsvertragliche Regelung besteht. Diese Werte sind:
- Mindestlohn 1: 12,85 €/Stunde
- Mindestlohn 2 West: 15,70 €/Stunde
- Mindestlohn 2 Berlin: 15,55 €/Stunde
Diese Regelung wird als „Nachwirkung“ bezeichnet und bleibt gültig, bis ein neuer Tarifvertrag abgeschlossen wird oder anderweitige Vereinbarungen getroffen werden.
Geltender Mindestlohn für neue Verträge und Bürgenhaftung
Für neu abgeschlossene Arbeitsverträge ab dem 01.01.2022 sowie für die Bürgenhaftung des Hauptunternehmers (bei Einsatz von Subunternehmern) ist ausschließlich der gesetzliche Mindestlohn relevant:
- 12,41 €/Stunde ab 01.01.2024
- 12,82 €/Stunde ab 01.01.2025
Ansprechpartner bei Fragen
Bei Unsicherheiten oder speziellen Fragestellungen sollten sich Bauunternehmen und Beschäftigte direkt an ihre Innungen oder Bauverbände wenden, die aktuelle Informationen und rechtliche Beratung anbieten.

Bescheinigungsmanagement: Risiken im Baubetrieb minimieren
Bescheinigungen spielen im Bauwesen eine zentrale Rolle, um Haftungs-, Qualitäts- und Ausfallrisiken zu minimieren. Sie dienen als Nachweise dafür, dass Vorgaben und Standards regelmäßig erfüllt werden. Auch wenn sie oft nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, sind sie in der Praxis unverzichtbar, um existenzielle Risiken vom Unternehmen abzuwenden. Mit der zunehmenden Digitalisierung verlagert sich das Bescheinigungsmanagement weg von Papier und PDF hin zu reinen Datenströmen, die online abgefragt und überprüft werden können.
Was sind Bescheinigungen und warum sind sie wichtig?
Bescheinigungen bestätigen, dass Standards oder Anforderungen erfüllt werden. Sie sind in der Regel nicht verpflichtend, aber praktisch unverzichtbar, um Risiken im Unternehmen zu minimieren.
Typische Bescheinigungen im Baubetrieb
Bescheinigungen betreffen Bauunternehmen sowohl als Auftraggeber als auch als Auftragnehmer. Sie können Voraussetzung für Lieferantenbeziehungen oder Bauaufträge sein. Häufig vorkommende Bescheinigungen sind:
- Freistellungsbescheinigung bei bauabzugssteuerpflichtigen Verträgen
- SOKA-BAU-Bescheinigung zur Teilnahme am Sozialkassenverfahren
- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft
- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherung
- Zertifizierung für eine Präqualifizierung
- ISO 9001 (Qualitätsmanagement)
- ISO 14001 (Umweltmanagement)
- Liquiditätsauskunft mit Mindsetscoring
Je nach Gewerk und Vertragskonstellation können weitere Nachweise erforderlich sein, etwa im Bereich Entsorgung oder Recycling.
Risiken bei fehlenden oder ungültigen Bescheinigungen
Fehlende oder abgelaufene Bescheinigungen können zu Vertragsstrafen, Kündigungen oder dem Verlust von Aufträgen führen. Steuerrechtliche Risiken bestehen etwa, wenn keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt. Auftraggeber können sogar für Sozialversicherungsbeiträge oder Sozialkassenleistungen des Auftragnehmers haften – oft erst Jahre später. Auch strafrechtliche Konsequenzen sind möglich, da ohne Bescheinigungen der Nachweis der Unschuld bei Betrugsverdacht erschwert wird.
Optimale Verwaltung und Automatisierung von Bescheinigungen
Bauunternehmen sollten Bescheinigungen zentral in der Bausoftware beim jeweiligen Geschäftspartner hinterlegen. Automatisierte Gültigkeitsprüfungen, Erinnerungen und Online-Abfragen beim Bescheinigungsaussteller helfen, den Aufwand gering zu halten. Wichtige Schritte sind:
- Festlegung, welche Bescheinigungen für welche Geschäftspartner oder Aufträge nötig sind
- Prüfung vor Vertragsabschluss
- Gültigkeitsprüfung vor jedem Zahlungsverkehr
- Automatisierte Erinnerung an den Ablauf von Bescheinigungen
Fazit
Kein Bauunternehmen kommt um Bescheinigungen herum. Viele Auftraggeber vergeben Aufträge nur an Firmen, die gültige Nachweise vorlegen. Entscheidend ist die kontinuierliche Überwachung der Gültigkeit. Ein automatisierter Prozess über die Bausoftware reduziert den Verwaltungsaufwand und minimiert Risiken.

450 Euro Einmalzahlung im Bauhauptgewerbe: Details und Termine
Gemäß dem im Oktober 2021 beschlossenen Tarifvertrag erhalten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Bauhauptgewerbe mehrere Einmalzahlungen. Nachdem die erste Zahlung bereits 2022 erfolgt ist, steht nun die zweite Einmalzahlung an. Diese Regelung bringt für die Beschäftigten in den Gebieten West und Berlin eine spürbare Entlastung – ein wichtiges Signal in Zeiten steigender Lebenshaltungskosten.
Einmalzahlung im Bauhauptgewerbe: Hintergrund und Höhe
Der Tarifvertrag aus Oktober 2021 sieht insgesamt zwei Einmalzahlungen für Beschäftigte im Bauhauptgewerbe vor. Nach der ersten Zahlung in Höhe von 400,00 Euro im Mai 2022 folgt nun die zweite Einmalzahlung. Mit der Mai-Abrechnung 2023 erhalten berechtigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer 450,00 Euro.
Auszahlungstermine und Berechtigte
Die zweite Einmalzahlung wird allen gewerblichen Arbeitnehmern und Angestellten der Betriebe im Bauhauptgewerbe in den Gebieten West und Berlin mit dem Mai-Entgelt 2023 ausgezahlt. Auch Teilzeitangestellte profitieren, wobei die Auszahlung anteilig entsprechend ihrer Arbeitszeit erfolgt.
Sonderregelung für Auszubildende
Auszubildende in den Gebieten West und Berlin, die sich im zweiten, dritten oder vierten Ausbildungsjahr befinden, haben ihre Einmalzahlung in Höhe von 110,00 Euro bereits mit der Vergütung im März 2023 erhalten. Diese Sonderregelung stellt sicher, dass auch der Nachwuchs im Bauhauptgewerbe von der tariflichen Vereinbarung profitiert.
Keine Einmalzahlung im Tarifgebiet Ost
Aufgrund der prozentual höheren Entgeltsteigerung für das Tarifgebiet Ost (West/Berlin: +2,0 %, Ost: +2,7 %) sind mit dem Mai-Entgelt 2023 keine zusätzlichen Einmalzahlungen vorgesehen.
Ausblick: Nächste Entgeltanpassung ab Januar 2024
Die nächste Anpassung im Bauhauptgewerbe erfolgt am 1. Januar 2024. Dabei wird der Verpflegungszuschuss für Baustellen mit täglicher Heimfahrt erhöht. Über die Details und weitere geplante Änderungen werden wir rechtzeitig informieren.









