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Beiträge zu branchenspezifischen Prozessen, mit Fokus auf das Bauhaupt- und Baunebengewerbe.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
Hitzeschutz im Bau: Tipps für Baustelle und Büro
Ob auf der Baustelle oder im Baubüro – Arbeiten unter hohen Temperaturen gefährden die Gesundheit und mindern die Leistungsfähigkeit. Deshalb sind geeignete Schutzmaßnahmen gegen Hitze und UV-Strahlen unerlässlich. Vergangene Rekordsommer haben gezeigt: Längere Hitzeperioden sind auch in Deutschland keine Seltenheit mehr. Um gesundheitliche Folgen wie Sonnenstich, Hitzeerschöpfung oder gar Hitzschlag zu vermeiden, sollten Unternehmen und Beschäftigte rechtzeitig Vorsorge treffen.
Arbeiten in der Sonne: Schutz vor UV-Strahlen
Bereits ab einem UV-Index von drei sind Schutzmaßnahmen erforderlich. In Deutschland liegt der Wert von April bis Oktober meist zwischen fünf und acht – Schutz ist also Pflicht.
Wenn Arbeiten im Schatten nicht möglich sind, sollten Beschäftigte lange Hosen und Hemden tragen. Die BG BAU empfiehlt außerdem eine Kopfbedeckung mit breiter Krempe oder Helme mit Nackenschutz.
Für das Gesicht gilt: Sonnenschutz mit mindestens Lichtschutzfaktor 30 regelmäßig nachcremen. UV-Schutzbrillen nach Norm EN 166 und 172 mit seitlicher Abschirmung schützen die Augen zuverlässig.
Ausreichend trinken – Grundregel bei Hitze
Wer körperlich arbeitet, verliert viel Flüssigkeit. Deshalb sollten Beschäftigte pro Arbeitsschicht mindestens 2,5 Liter trinken – besser noch bis zu 4 Liter Wasser oder Schorlen.
Arbeitgeberpflichten auf der Baustelle
Arbeitgeber sind verpflichtet, Schutzmaßnahmen für Beschäftigte im Freien umzusetzen. Dazu gehören:
- Arbeitszeiten in die Morgen- und Abendstunden verlagern
- zusätzliche Pausen im Schatten ermöglichen
- Sonnensegel oder Schirme aufstellen
- Arbeitsbereiche ausreichend belüften
Notfallmaßnahmen bei Hitzeerkrankungen
Beschäftigte sollten Symptome von Hitzeschäden bei Kollegen frühzeitig erkennen und handeln:
- Betroffene sofort in den Schatten bringen
- Bewusstlose in stabile Seitenlage lagern
- Ansprechbare mit leicht erhöhtem Kopf kühlen
- Rettungsdienst über 112 alarmieren – nur Ärzte können den Ernst richtig einschätzen
Unerträgliche Hitze im Büro – was tun?
Auch in Baubüros können Temperaturen über 30 Grad die Konzentration und Gesundheit belasten. Laut ASR A3.5 „Raumtemperaturen“ gilt:
- Arbeitsräume sollen 26 °C nicht überschreiten
- ab 30 °C: Geräte im Minimalbetrieb, Arbeitszeiten anpassen, Kleidung lockern
- ab 35 °C: Räume sind nicht mehr für Arbeit geeignet
Arbeitgeber müssen dann für Gegenmaßnahmen sorgen, auch wenn kein „hitzefrei“ vorgeschrieben ist.
Tipps für den Büroalltag:
- Morgens lüften, dann Fenster schließen
- Jalousien und Rollos konsequent nutzen
- Viel trinken, leichte Kost bevorzugen, scharf gewürzte Speisen meiden
Arbeitszeitregelung im Sommer beachten
Von April bis November beträgt die werktägliche Arbeitszeit montags bis donnerstags 8,5 Stunden, freitags 7 Stunden – also 41 Stunden pro Woche und damit drei Stunden in der Woche mehr als von Dezember bis März. Baubetriebe können durch das Anheben der Arbeitszeit die Zahlung von Überstundenzuschlägen reduzieren.
Im Blogbeitrag „Arbeitszeitregelung am Bau richtig nutzen“ zeigen wir auf, was es im Zuge der Sommerarbeitszeit zu beachten gibt und wie man z. B. Arbeitszeiten richtig dokumentiert, so dass es zu keinen Rückforderungen durch die Agentur für Arbeit kommt.
Empfehlungen für die Praxis & Literaturhinweise
- Während der Sommerferien können Schüler und Studierende Engpässe überbrücken – beachten Sie hier aber die gesetzlichen Vorgaben zu Versicherung und Beschäftigung.
- Weitere Informationen zum Sonnenschutz auf dem Bau gibt die BG BAU unter www.bgbau.de.
Passwort-Sicherheit: So schützen Betriebe ihre Zugänge wirksam
Eine aktuelle Warnung der Deutschen Telekom zeigt erneut, wie wichtig starke Passwörter sind: Zehntausende Login-Daten von T-Online-Kunden wurden geknackt und im Untergrund angeboten. Auch andere Unternehmen waren betroffen. Grund genug, die eigene Passwort-Sicherheit zu überprüfen und endlich sichere Kennwörter einzusetzen.
Warum einfache Passwörter ein Risiko sind
Viele Nutzer wählen leicht zu merkende Passwörter: den Namen des Haustieres, den Geburtstag, eine einfache Tastenkombination wie „123456“ oder „qwertz“. Das Problem: Was für Menschen einfach zu merken ist, lässt sich von Hackern leicht knacken.
Die steigende Zahl an Online-Diensten führt oft dazu, dass Nutzer nur ein Passwort für viele Konten verwenden oder besonders einfache Varianten wählen. Das spart zwar Zeit, öffnet aber Cyber-Kriminellen Tür und Tor.
Sicherheitslücke Mensch: Technik reicht allein nicht
Unternehmen investieren in Firewalls, Antivirensoftware und sichere Netzwerke, doch die größte Schwachstelle bleibt oft der Mensch.
Typische Fehler sind:
- Schwache oder mehrfach genutzte Passwörter,
- Admin-Zugänge mit Standardpasswörtern,
- Passwörter, die sichtbar auf Zetteln am Arbeitsplatz kleben.
Selbst die beste Technik kann keine Sicherheit garantieren, wenn Mitarbeitende unsicher oder nachlässig handeln.
Wie Hacker Passwörter knacken
Cyber-Kriminelle nutzen automatisierte Tools, die pro Sekunde tausende Kombinationen testen.
Besonders unsicher sind:
- echte Wörter (z. B. „Sommer“, „Peter“),
- Tastaturmuster wie „qwertz“,
- einfache Variationen mit Zahlen oder Sonderzeichen (z. B. „Fu22b@ll“).
Solche Passwörter werden oft innerhalb von Sekunden entschlüsselt. Komplexe Kennwörter aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen halten dagegen deutlich länger stand.
So erstellen Sie sichere Passwörter
Eine bewährte Methode ist die Satztechnik:
Man denkt sich einen leicht merkbaren Satz aus und nutzt die Anfangsbuchstaben, z. B.:
„Meine Schwester wurde 1970 geboren!“ → MSw1970g!
Dieses Grundpasswort kann für verschiedene Dienste angepasst werden, etwa durch Zusätze:
- Windows-PC: MSw1970g!-ws
- Outlook: MSw1970g!-ok
- Facebook: MSw1970g!-fk
Solche Passwörter sind deutlich schwerer zu knacken und gleichzeitig gut zu merken.
Warum regelmäßige Passwortwechsel wichtig sind
Auch sichere Passwörter sollten regelmäßig erneuert werden, insbesondere wenn:
- ein Konto von einem Datenleck betroffen ist,
- mehrere Personen Zugriff auf ein Passwort haben,
- unsichere Geräte oder Netzwerke genutzt wurden.
Ein universelles Passwort für alle Konten ist ein großes Risiko: Wird ein Dienst gehackt, können Angreifer sofort auf alle anderen Konten zugreifen.
IT-Sicherheit im Unternehmen verbessern
- Mitarbeitende schulen: Sensibilisierung für Phishing, sichere Passwörter und Umgang mit E-Mails.
- Passwort-Manager einsetzen: Komplexe Passwörter sicher speichern und generieren.
- Mehrstufige Anmeldung (MFA) aktivieren: Zusätzliche Sicherheit durch einen zweiten Faktor.
- Richtlinien festlegen: Mindestlängen, regelmäßige Wechsel und keine Wiederverwendung.
Fazit
Passwort-Sicherheit ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für den Schutz von Unternehmensdaten. Schwache oder mehrfach genutzte Kennwörter gehören zu den größten Sicherheitsrisiken – gerade in Betrieben, die zunehmend digital arbeiten.
Mit starken, individuellen Passwörtern, regelmäßigen Schulungen und klaren Sicherheitsrichtlinien lassen sich viele Cyberangriffe vermeiden.
Quellen
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – Passwortschutz