ERP & Finance

Die Einführung eines ERP-Systems ist eine Maßnahme mit enormer Tragweite. Sie beeinflusst alle Unternehmensbereiche und Prozesse. Daher sollte die Auswahl des ERP-Systems durchdacht und strukturiert erfolgen. In diesem Zusammenhang sind das Lastenheft und das Pflichtenheft wichtige Werkzeuge. Doch was genau steckt hinter den beiden Dokumenten und wie werden sie aufgebaut?

Lastenheft und Pflichtenheft: Definition und Unterschiede

Das Lastenheft und das Pflichtenheft erfüllen im Rahmen von ERP-Projekten verschiedene Aufgaben:

• Ein Lastenheft beschreibt die Anforderungen des Unternehmens an eine neue ERP-Lösung. Daher erstellt der Kunde es in aller Regel selbst.
• Ein Pflichtenheft beschreibt dagegen die Lösung aus Sicht des Software-Anbieters und wird durch ihn erstellt.

Bei genauerer Betrachtung umfasst das Lastenheft alle Anforderungen, die die neue ERP-Software erfüllen muss. Neben dem aktuellen Zustand werden vor allem die benötigten Soll-Prozesse und Soll-Funktionen beschrieben. Somit ist das Lastenheft eine wichtige Grundlage für die Ausschreibung. Es dient den ERP-Anbietern als Grundlage für die Angebotserstellung.

Auf Basis des Lastenhefts erstellt der Anbieter im späteren Projektverlauf dann das Pflichtenheft. Dieses beschreibt die Funktionen und die technischen Grundlagen des neuen ERP-Systems detailliert. Zudem stellt das Pflichtenheft dar, wie die benötigten Funktionen umgesetzt werden sollen. Somit ist das ERP-Pflichtenheft eine wichtige Arbeitsunterlage für die Umsetzungsphase eines ERP-Projekts. Es unterstützt auch die spätere Prüfung und Abnahme der erstellten ERP-Lösung.

Wann benötigen Unternehmen ein Lastenheft?

Ein Lastenheft benötigen Unternehmen bei jedem größeren Projekt. Hierzu zählt auch die Einführung einer ERP-Software bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Denn es handelt sich dabei um ein komplexes Vorhaben, das Kapital und Personalressourcen bindet. Zudem gehen mit der ERP-Einführung oft Veränderungen der Ablauforganisation einher. Daher sollten Unternehmen ihre Anforderungen an die neue ERP-Software sowie die mit der Einführung verfolgten Ziele unbedingt exakt formulieren.

{{box-list-left}}

Warum ist ein ERP-Lastenheft wichtig?

Ein ERP-Lastenheft hilft einem Unternehmen, sich seiner Anforderungen bewusst zu werden. Darüber hinaus stößt es häufig Prozessoptimierungen an. Denn oft befassen sich die Fachbereiche erst dann ausführlich mit ihren Prozessen, wenn das Lastenheft erstellt werden soll.

Das Lastenheft erleichtert außerdem die ERP-Auswahl deutlich. So schafft das Dokument bereits in einer frühen Phase Klarheit darüber, inwieweit infrage kommende Systeme die individuellen Anforderungen des Unternehmens abdecken.

Wie bereits erwähnt, wird das Lastenheft in einer späteren Projektphase in ein Pflichtenheft umgewandelt. Somit bildet es auch die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter.

Kurz gesagt: Das Lastenheft ist an mehreren Stellen eines ERP-Projekts von zentraler Bedeutung und damit erfolgskritisch. Deshalb sollte es professionell erstellt werden. Worauf es dabei ankommt, erläutern wir im Folgenden.

Aufbau und Inhalt

Ein gutes ERP-Lastenheft beinhaltet eine Unternehmensbeschreibung inklusive der Unternehmensziele, Daten zur vorhandenen IT-Infrastruktur und Systemlandschaft, einen Zeitplan und die funktionellen Anforderungen. Weiterhin empfiehlt es sich, die Marktsituation, die eigenen Produkte und Services, die Alleinstellungsmerkmale und die Projekt-Ansprechpartner aufzunehmen.

Eine geeignete Gliederung kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

1. Unternehmensbeschreibung
2. Produkte, Dienstleistungen und Marktumfeld
3. Stärken und Alleinstellungsmerkmale
4. Aktuelle IT-Landschaft (inkl. User-Anzahl)
5. Prozessorientierte Beschreibung der funktionalen Anforderungen (inkl. Reporting-Funktionen)
6. Zeitplanung
7. Ansprechpartner

Da die Kapitel 4 und 5 besonders wichtig sind, gehen wir nachfolgend näher darauf ein.

Welche Informationen über die aktuelle IT-Landschaft (Ist-Zustand) gehören ins Lastenheft?

In diesem Teil des Lastenhefts stellen Unternehmen den aktuellen Zustand ihrer IT-Umgebung dar. Hierzu zählen Angaben zur gegenwärtig eingesetzten Server-Hardware und zur Software. Zudem muss ersichtlich sein, ob ein vorhandenes ERP-System abgelöst werden soll (Stichwort: Datenmigration). Weitere wichtige Aspekte zur Ist-Situation sind:

• Drittsysteme, die zurzeit über Schnittstellen angebunden sind
• Anzahl der User (wichtig für die Preisgestaltung)
• Gründe für den Systemwechsel (Schwächen der Altsysteme)

Wie beschreibt man die funktionellen Anforderungen (Soll-Zustand)?

Die Beschreibung der funktionellen Anforderungen ist das Herzstück jedes Lastenhefts. Sie sollte lösungsneutral formuliert sein, weil sich das Unternehmen durch allzu detaillierte technische Vorgaben den Weg für andere (potenziell bessere) Lösungsvorschläge der ERP-Anbieter verbauen könnte.

Inhaltlich muss das Lastenheft die Anforderungen sämtlicher Fachbereiche detailliert beschreiben. Diese sind im Rahmen von Prozessaufnahmen und Workshops im Vorfeld zu ermitteln. Idealerweise beschränken sich die Ausführungen nicht auf die Auflistung der benötigten Funktionen, sondern enthalten zusätzlich eine genaue Beschreibung der angestrebten Soll-Prozesse. Oder anders formuliert: Das Lastenheft legt dar, welche Funktionen ein Unternehmen benötigt, um optimierte Abläufe zu realisieren. Neben einer reinen Textbeschreibung bietet es sich an, Prozessbeschreibungen in visueller Form zu integrieren – etwa als Flussdiagramm.

Neben den benötigten Funktionen sollten die erforderlichen Reports, Auswertungen und Dashboards skizziert werden. Gleiches gilt für die relevanten Querschnittsfunktionen.

Eine gewisse Herausforderung bei der Erstellung eines Lastenhefts besteht darin, den richtigen Detaillierungsgrad zu finden. Eine zu oberflächliche Beschreibung kann dazu führen, dass man wichtige Aspekte überseht oder die ERP-Anbieter die Zusammenhänge nicht verstehen. Demgegenüber kann eine zu ausführliche Beschreibung den Software-Lieferanten überfordern.

Das Ziel ist es, ein Mittelmaß zu finden. So ist es beispielsweise unnötig, zu erwähnen, dass auf jedem Rechnungsbeleg ein Datum und eine Rechnungsnummer stehen sollen. Auch dass eine Wareneingangsbuchung zu einer Bestandserhöhung führen muss, ist naheliegend und sollte somit nicht im Detail ausgeführt werden.

Anders sieht es bei Anforderungen aus, die branchenunüblich sind oder über den gängigen Funktionsumfang von ERP-Lösungen hinausgehen. In solchen Fällen beugt eine ausführliche Beschreibung Missverständnissen vor.

Was steht im ERP-Pflichtenheft?

Hat sich das Unternehmen für eine ERP-Software entschieden, so wird das Lastenheft in ein ERP-Pflichtenheft überführt. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel der Anbieter. Im Pflichtenheft legt er zu jeder im Lastenheft aufgeführten Anforderung seine technische Lösung dar. Dabei kennzeichnet er genau, wo Standards eingesetzt und an welchen Stellen eine individuelle Anpassung oder Programmierung erforderlich sein werden.

Ebenso beschreibt der Anbieter im Pflichtenheft, wie die Integration der neuen ERP-Software in die bestehenden IT-Systeme aussehen wird, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Weiterhin können folgende Aspekte aufgegriffen werden:

• Notwendige Datenbereinigungen im Vorfeld
• Änderungen und Erweiterungen von Stammdaten sowie Stammdatenstrukturen
• Anforderungen an Hardware, Datenbanken und Netzwerk
• Migrationskonzept
• Abnahmeprozedere

Unternehmen sollten das ERP-Pflichtenheft genau prüfen, da es üblicherweise zur Vertragsgrundlage mit dem ausgewählten ERP-Anbieter wird.

Vom Lastenheft zum Pflichtenheft – Schritt für Schritt

1. Abstimmung mit der Geschäftsleitung: strategische Ziele, langfristige Planung und Vision festhalten
2. Genügend Zeit für die Erstellung des Lastenhefts einplanen (mindestens drei Monate)
3. Workshops mit allen Fachbereichen durchführen: Ist-Prozesse aufnehmen
4. Zukünftige Soll-Prozesse (optimierte Prozesse) skizzieren
5. ERP-Lastenheft gemeinsam mit den Fachabteilungen und der IT aufbauen: auf lösungsneutrale und prozessorientierte Formulierung achten (ggf. Berater hinzuziehen)
6. Fertiges Lastenheft an alle infrage kommenden ERP-Anbieter versenden („Longlist“)
7. Anbieter-Vorauswahl treffen („Shortlist“)
8. Workshops mit den potenziell geeigneten ERP-Anbietern durchführen
9. ERP-System auswählen
10. Pflichtenheft von ausgewählten ERP-Anbieter erstellen lassen
11. Pflichtenheft prüfen und abnehmen
12. ERP-Einführung starten

Fazit: Lastenheft und Pflichtenheft sollten fester Bestandteil der Auswahl von ERP-Software sein

Zusammengefasst spielt das Lastenheft während des gesamten ERP-Auswahlprozesses eine zentrale Rolle. So dient es in einer frühen Phase dazu, ein Commitment der Geschäftsführung einzuholen, die eigenen Anforderungen zu definieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Anschließend unterstützt es die Projektverantwortlichen bei der Eingrenzung des Anbieterkreises und der Ausschreibung. Somit trägt es maßgeblich dazu bei, die passende ERP-Software zu finden. Unternehmen sollten daher keinesfalls auf das ERP-Lastenheft verzichten, sondern es möglichst frühzeitig und gewissenhaft erstellen. Ähnliches gilt für das Pflichtenheft, das in der Umsetzungsphase eine hohe Relevanz hat.

Viele Unternehmen haben in ihrem Warenwirtschaftssystem keine speziell für den Onlinevertrieb optimierten Stammdaten und Prozesse angelegt. Grund hierfür ist meist, dass bislang weder ein eigener Onlineshop noch die Nutzung von Marktplätzen wie Ebay oder Amazon zur Vertriebsstrategie gehören. Stattdessen ist die Warenwirtschaft für die Aufgabenbereiche Lagerwirtschaft, Rechnungsstellung und Buchhaltung eingerichtet. Plant das Unternehmen dann den Vertrieb über das Internet, müssen die Stammdaten analysiert und Prozesse gegebenenfalls angepasst werden.

Für wen ist dieser Blogbeitrag interessant?

• Für Unternehmen mit bestehender Warenwirtschaftssoftware
• ohne angebundenen Onlineshop und/oder Marktplatz

Mithilfe dieses Beitrags können Sie sich einen ersten Überblick über das Thema verschaffen. Zusätzlich finden Sie hier eine Auswahl guter Argumente, warum eine Warenwirtschaft für Onlineshops jede Menge Vorteile bietet. Die tatsächlich notwendigen Maßnahmen, um eine Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, lassen sich nicht pauschal beschreiben, da jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse und Anforderungen hat.

Schritt 1: Festlegen, was der Onlineshop leisten soll

Dieser Schritt ist elementar wichtig: Legen Sie zu Anfang fest, was Ihr Onlineshop leisten soll. Machen Sie sich ein Bild von den Anforderungen.

• Ermitteln Sie zum Beispiel, ob ein B2C-, ein B2B-Onlineshop oder gar eine Mischform im Internet bestehen soll.
• Möchten Sie Marktplätze bedienen?
• Welche Artikel wollen Sie in welcher Anzahl in den Onlinekatalog aufnehmen?
• Wie viele Besucher erwarten Sie täglich?

All dies sind wichtige Kriterien, die das Grundgerüst und das technische Fundament Ihres Onlineshops legen.

Praxistipp:

Legen Sie den Rahmen und die Anforderungen fest, bevor Sie sich an Dienstleister (wie eine E-Commerce-Agentur) wenden. Verschaffen Sie sich vorab einen Marktüberblick über mögliche Shopsoftware und formulieren Sie Ihre Anforderungen. Anschließend können Sie den bzw. die dazu passenden Dienstleister zielgerichtet auswählen.

Warenwirtschaft für Onlinehandel: Drei Tipps zur Lösungsauswahl

1. Achten Sie bei der Warenwirtschaftslösung – neben fest integrierten Schnittstellen zu bestimmten Onlineshops und Markplätzen – deshalb unbedingt auf allgemeine Schnittstellen. Diese können in Form von Import- und Export-Schnittstellen oder einer programmierbaren Schnittstelle (API) vorhanden sein, mit der sich auch komplexe Vorhaben umsetzen lassen.
2. Achten Sie deshalb darauf, dass auch programmierbare API-Schnittstellen angeboten werden. Nur so können beliebige Automatisierungen nach den eigenen Wünschen realisiert und auch eher exotische Verkaufskanäle bedient werden. Programmierbare Schnittstellen bringen Zukunftssicherheit.
3. Schauen Sie darüber hinaus auf die Funktionen der Warenwirtschaft für Onlinehandel. Diese müssen zu den Anforderungen im Onlinevertrieb passen. Beispielsweise sollte es möglich sein, Paketdienste und Speditionen einzubinden sowie Artikelbilder im System zu hinterlegen.

Worauf ist bei Schnittstellen-Software zu achten?

In manchen Warenwirtschaftssystemen sind standardisierte Shop-Schnittstellen entweder bereits integriert oder über Drittanbieter bzw. Partnerunternehmen erhältlich. Dies ermöglicht für die allermeisten Synchronisationsaufgaben einen preiswerten Datenabgleich zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft. Bei vielen Warenwirtschaftssystemen und ebenso vielen Shopsystemen auf dem Markt ist jedoch keine standardmäßige Wawi-Schnittstelle verfügbar, die genau diese beiden Systeme verbindet. Und auch wenn eine Standardschnittstelle vorhanden ist, enthält diese nicht immer den benötigten Funktionsumfang.

Wegen des unterschiedlichen Funktionsumfangs von Programmen der Software-Kategorie „Schnittstelle“ sollten Unternehmen bei der Softwareauswahl aber berücksichtigen, welchen Bedarf sie haben und welche Daten mit der Lösung zwischen den Systemen synchronisiert werden können. Dies trifft insbesondere auf Firmen zu, die neben den Bestellungen auch Artikeldaten und Kundendaten zwischen Warenwirtschaftssystem und Shop austauschen möchten.

Ein vollständiger Produktdatenabgleich zwischen Wawi und Onlineshop rentiert sich in der Regel nur dann, wenn laufend Änderungen am Artikelstamm zu erwarten sind. In vielen Fällen genügt bereits ein Teilabgleich (z. B. der Preise), um eine Arbeitserleichterung zu erzielen.

Wann lohnt sich eine Individualprogrammierung?

Greifen Sie ruhig zu einer Standard-Schnittstellensoftware, sofern sie verfügbar ist. Allerdings ist es wichtig, die Funktionsweise anhand der eigenen Anforderungen genau zu prüfen. Es gibt bei der Interpretation des Begriffs „Shop-Schnittstelle“ nämlich großen Spielraum. Da die meisten Anbieter eine Demo-Version bereitstellen, ist ein Funktions-Check meist problemlos möglich.

Eine individuelle Programmierung lohnt sich hingegen immer dann, wenn ein gewisser Umsatz mit dem Onlineshop erzielt wird und wenn es viele komplexe Synchronisationsaufgaben zu bewältigen gilt, für die es keine standardisierte Shop-Schnittstelle gibt. Weil bei einer Individualprogrammierung meistens eine größere Investition als bei einer Standardsoftware zu tätigen ist, empfiehlt es sich, die zu erwartenden Kosten in Relation zum (geplanten) Umsatz zu setzen.

Schritt 2: Geschäftsmodell auf typische Stolpersteine prüfen

Es gibt eine Reihe typischer Stolpersteine, die beim Einsatz eines Onlineshops in Verbindung mit einer Warenwirtschaft im Weg liegen können. Vor einigen kann dieser Artikel Sie möglicherweise bewahren.

Zuschläge für Zahlungsarten vermeiden

Fast alle Zahlungsanbieter (wie PayPal, heidelpay, PAYONE, paydirekt usw.) erheben Gebühren für die Zahlungsabwicklung. Nun liegt der Gedanke nahe, diese Kosten an die Kunden weiterzureichen. Dies ist schon aus rechtlichen Gründen heikel und bietet viel Raum für Rechtsverletzungen. Verzichten Sie wenn möglich auf Zuschläge für Zahlungsarten oder suchen Sie sich sachkundige Beratung.

Bestellbestätigungen versenden

Es ist nicht nur im Interesse eines professionellen Auftritts sinnvoll, sondern auch aus Kundenservice-Gründen zu empfehlen: Versenden Sie über das Shopsystem unmittelbar nach jeder Bestellung eine Bestellbestätigung per E-Mail. In dieser muss alles Notwendige enthalten sein, beispielsweise die Widerrufsbelehrung und die AGB.

Die gute Nachricht: Die meisten Shopsysteme unterstützen dies standardmäßig, da es sich auch um eine gesetzliche Anforderung handelt.

Artikel mit kleinen Lagerbeständen im Verkauf

Wenn Sie sowohl online als auch offline im Ladengeschäft mit Artikeln in kleiner Lagerstückzahl handeln, besteht das Risiko von Überverkäufen.

Die meisten Onlineshops haben keinen direkten Zugriff auf die echten Lagerbestände der Warenwirtschaft. Stattdessen werden sie in gewissen Zeitabständen abgeglichen, um die Performance des Shops nicht zu beeinträchtigen.

Wenn der Lagerbestand beispielsweise alle fünf Minuten an den Onlineshop übertragen wird und zwei Kunden innerhalb dieses Zeitfensters denselben Artikel sowohl im Ladengeschäft als auch im Onlineshop kaufen, geht zwangsläufig ein Kunde leer aus. Hierfür gibt es verschiedene Lösungsansätze, die im Blogartikel Tipps zum Synchronisieren von Lagerbeständen zwischen Onlineshop und Wawi detailliert beschrieben sind.

Praxistipp:

Wenn Sie das Risiko von Überverkäufen als gering einschätzen und hier keinen akuten Handlungsbedarf sehen, ignorieren Sie es. Dies kann insbesondere dann, wenn die Wiederbeschaffungszeit für die betroffenen Artikel kurz ist, empfehlenswert sein und erleichtert die Synchronisierung der Bestände.

PreisAbweichung zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft

Manchmal kann es vorkommen, dass im Onlineshop ein günstigerer Preis angeboten wird, als in der Warenwirtschaft hinterlegt wurde. Dies ist oft auf Anwenderfehler zurückzuführen und muss berücksichtigt werden.

Praxistipp:

Versenden Sie immer nur eine Bestellbestätigung automatisch – und die Auftragsbestätigung erst nach Prüfung. Denn erst nach dem Versand der Auftragsbestätigung wird die Bestellung bindend. Diese Vorgehensweise verschafft Ihnen die Möglichkeit, Preise und Bestände zuvor zu prüfen.

B2B-Geschäftsmodell im B2C-Shopsystem

Die meisten Shopsysteme sind für das B2C-Geschäft ausgelegt. Wenn Sie zusätzlich B2B-Verkäufe abwickeln möchten, ist eine genaue Prüfung der Funktionen erforderlich. Oft meint man, das perfekte Shopsystem gefunden zu haben.

Im späteren Projektverlauf stellt sich dann jedoch häufig heraus, dass klassische B2B-Anforderungen wie kundenindividuelle Preise abgebildet werden müssen. Wenn das Shopsystem dafür nicht ausgelegt ist, kann dies ein K.-o.-Kriterium für das gesamte Projekt sein.

Praxistipp:

Wenn Sie, statt mit individuellen Preisen, mit Preislisten (z. B. Endkundenpreise und Händlerpreise) arbeiten, können Sie bei den meisten Shopsystemen Kundengruppen bilden. Diesen Kundengruppen weisen Sie dann jeweils eine Preisliste zu. Dadurch haben Sie eine größere Auswahl an Shopsystemen und müssen nicht ständig die Preise abgleichen.

Schritt 3: Prozesse für Abwicklung der Bestellungen planen

Hand aufs Herz: Wie gut kennen Sie Ihre Prozesse für den Belegfluss, Lagerabgleich und Bestellabschluss im Unternehmen? Wie klar und eindeutig sind diese Prozesse definiert? Was bedeutet das für Bestellungen aus dem Onlineshop?

Um die Warenwirtschaft für Onlinehandel fit zu machen, empfiehlt es sich, die betroffenen Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Klarheit ist hier von Vorteil. Außerdem sollten die Offline- und Onlineprozesse möglichst innerhalb der Warenwirtschaft konsolidiert sein. So müssen die daran beteiligten Personen nicht mehrere Bereiche beherrschen.

Beispiel: Ein typischer Prozess für die Abwicklung einer Bestellung

1. Der Kunde bestellt bei Ihnen online oder offline.
2. Es entsteht ein Belegdokument in der Warenwirtschaft (z. B. durch Import aus dem Onlineshop oder durch manuelle Eingabe).
3. Die Bestellung wird geprüft (Lagerbestände, Preise, Zahlungseingang).
4. Es wird eine Auftragsbestätigung an den Kunden versendet.
5. Dann wird der Lieferschein erstellt und die Bestellung an die Logistik übergeben.
6. Die Logistik verpackt und versendet die Bestellung. Dabei werden ein Sendungsetikett erstellt und der Lieferschein (manchmal auch schon die Rechnung) beigelegt.
7. Es erfolgt eine Versandbes

Schritt 4: Automatisierungsbedarf ermitteln

Der Onlinehandel bietet ein enormes Potenzial zur Automatisierung und Digitalisierung des gesamten Bestellprozesses. Denn die Kunden erfassen ihre Daten und den Warenkorb selbst. Zudem liegen die erforderlichen zusätzlichen Stammdaten in der Warenwirtschaft bereits vor. Im Bestellprozess eines Onlineshops bleibt somit nur noch die Versandabwicklung (Picken und Verpacken der Ware) als manuelle Tätigkeit übrig.

Daher ist es für die meisten Unternehmen sinnvoll, die Erstellung von Onlinebestellungen als Bestellbeleg in der Warenwirtschaft zu automatisieren. Dies kann in der Regel durch einen Import erledigt werden und lohnt sich bereits bei einem geringen Bestellvolumen, da es personelle Kapazitäten freisetzt, die Erfassungszeit reduziert und Fehler vermeidet.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Bereiche, in denen großes Automatisierungspotenzial liegt:

• Artikel- und Preispflege (Wawi zum Onlineshop)
• Lagerbestände übertragen (Wawi zum Onlineshop)
• Kundenadressen aktualisieren (Wawi zum Onlineshop)
• Zahlungseingänge verbuchen (vom Zahlungsanbieter an die Fibu)
• Und noch vieles mehr

Planen Sie daher am besten im Vorfeld, wo sich die Automatisierung für Ihr Unternehmen lohnt.

Schritt 5: Stammdaten im Warenwirtschaftssystem pflegen

Durch die vorherige Bestimmung des Automatisierungsbedarfs lässt sich ableiten, welche Stammdaten in der Warenwirtschaft (Wawi) eingepflegt werden müssen, damit diese für den Onlinehandel gerüstet ist.

Wenn beispielsweise Artikel automatisch von der Wawi an den Onlineshop übertragen werden sollen, müssen in der Regel auch Bilder sowie SEO-relevante Texte wie Meta-Beschreibungen und Meta-Titel hinterlegt werden.

Darüber hinaus genügen einfache Beschreibungstexte im Onlineshop nicht mehr, wenn diese zuvor nur für die Darstellung auf Dokumenten wie Lieferscheinen oder Rechnungen optimiert waren.

Die Einrichtung eines Onlineshops ist außerdem eine gute Gelegenheit, den eigenen Kundenstamm zu bereinigen. Über die E-Mail-Adresse haben Sie beispielsweise ein Kriterium, mit dem sich Onlinekunden mit Bestandskunden abgleichen lassen, um doppelte Kundennummern zu verhindern. Daher ist es hilfreich, bei Bestandskunden eine E-Mail-Adresse und bei Firmenkunden die Namen der Einkäuferinnen und Einkäufer zu hinterlegen.

Schritt 6: Einsatz einer Shop-Schnittstellen-Software

Nachdem Sie die vorigen Schritte absolviert haben, ist Ihre Warenwirtschaft nun fast fit für den Onlinehandel. Es fehlt nur noch der Einsatz einer geeigneten Schnittstellensoftware, damit die bisherigen Maßnahmen Früchte tragen. Man kann bei Shop-Schnittstellen zwischen zwei Varianten unterscheiden.

Schnittstellen-Variante: Middleware

Bei der Middleware handelt es sich um eine eigenständige Software, die zwischen der Shopsoftware und der Warenwirtschaftssoftware implementiert wird. Solche Shop-Schnittstellen werden überwiegend eingesetzt.

Sie sorgen über die Datentransformation (sinngemäß: durch „Übersetzung“ und Vermittlung) von Daten dafür, dass beispielsweise Bestellungen im richtigen Format in die Warenwirtschaft importiert werden oder Artikeldaten aus der Wawi im richtigen Format an den Onlineshop übertragen werden.

Middleware-Schnittstellen sind für viele Szenarien als Standardsoftware verfügbar. Häufig werden sie auch als Individualprogrammierung angeboten.

Schnittstellen-Variante: Integrationslösung

Bei der Integrationslösung handelt es sich um keine Schnittstelle im eigentlichen Sinne, sondern um eine direkte Integration beider Softwaresysteme miteinander. Es handelt sich dabei sowohl beim Onlineshop als auch bei der Warenwirtschaft praktisch um dasselbe System. Eine derart tiefe Integration ist nur dann möglich, wenn beide Systeme die gleichen oder ähnliche Datenstrukturen aufweisen. Dies ist meist nur bei wenigen All-In-One ERP-Systemen (als Software-as-a-Service in der Cloud) oder sehr großen ERP-Lösungen mit eigens integriertem Onlineshop der Fall.

Vorteil der Integrationslösung: Es brauchen keine Daten über zusätzliche Schnittstellen miteinander ausgetauscht und keine Kennzeichen (wie Zahlungsarten) für das jeweils andere System „übersetzt“ zu werden.

Praxistipp:

In der Praxis kommt man nur selten um den Einsatz von Middleware als Schnittstellen-Software herum. Allerdings kann mit heutigen Techniken wie APIs (Programmierschnittstellen) aufseiten der Onlineshops auch bei modernen Warenwirtschaftssystemen ein Zustand erreicht werden, der einer Integrationslösung sehr nahekommt, aber trotzdem die Vorteile eigenständiger Systeme bietet.

Warenwirtschaft für den Onlinehandel: Die Vorteile

Viele Onlinehändler verkaufen ihre Waren nicht nur über ihren Onlineshop, sondern auch über Marktplätze wie Ebay oder Amazon. Und nicht wenige betreiben zusätzlich ein stationäres Ladengeschäft. Um hier den Überblick zu behalten und möglichst geringen händischen Aufwand zu haben, ist es wichtig, die Auftragsabwicklung zu zentralisieren. Dazu ist eine Warenwirtschaft für Onlineshops bestens geeignet.

Warum es ohne zentrale Auftragsabwicklung nicht geht

Wer kein zentrales System zur Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft einsetzt, muss mit erheblichen Problemen rechnen: Es werden keine fortlaufenden Rechnungsnummern in den Verkaufskanälen erzeugt, die Bestände sind nicht aktuell, und es kann sogar zu Fehlbeständen im Lager kommen. Dies hinterlässt in der Kommunikation mit den Kunden ein uneinheitliches Bild und wirkt unprofessionell. Darüber hinaus sind die Prozesse für jeden Verkaufskanal unterschiedlich und damit in der Regel viel zu aufwendig in der Handhabung.

Eine Warenwirtschaftssoftware bildet neben den Online-Verkaufskanälen auch die Auftragsabwicklungsprozesse im Direktvertrieb und – falls vorhanden – im Ladengeschäft ab. In aller Regel erreicht man so eine bessere Effizienz, da man weniger Daten redundant pflegen muss.

Neben den bereits genannten Punkten gibt es weitere Argumente, die für eine zentrale Auftragsabwicklung und den Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware sprechen:

Zentrale Datenhaltung

Diese ist dringend zu empfehlen, sobald Unternehmen ihre Waren über mehrere Kanäle im sogenannten Multi-Channel-Vertrieb verkaufen. In der Praxis lässt sich grob zwischen den folgenden Channels unterscheiden:

• Direktvertrieb (Telefon, Außendienst)
• Filiale/Ladengeschäft
• Eigener Onlineshop
• Marktplatz (wie Ebay, Amazon usw.)

Einheitliche Produktdaten für Direktvertrieb, Onlineshop und Marktplätze

Ohne eine zentrale Datenhaltung müssen die Produktdaten für jeden Verkaufskanal separat bereitgestellt (eingegeben) werden. Dies kann äußerst mühsam sein. Aber, selbst wenn man diesen Aufwand auf sich nimmt: Spätestens bei sehr variablen Produktdaten überschreitet man schnell die Grenze zur Unwirtschaftlichkeit.

Beim Einsatz einer Warenwirtschaft für Onlineshops lassen sich dagegen viele Produktdaten automatisch synchronisieren und zentral verwalten. Das gilt typischerweise für die folgenden Daten:

• Artikelnummer
• Bezeichnung
• Texte
• Übersetzungen
• Bilder
• Preise (mit Staffeln)
• Kategorie-Zuordnungen

Und je nach Onlineshop-System auch:

• Varianten (wie Größen, Farben)
• Ressourcen (Downloads)
• Cross-Selling-Artikel-Zuordnungen
• Filterbare Eigenschaften

Zentrale Bestellabwicklung (Fulfillment)

Im Warenwirtschaftssystem werden sämtliche Aufträge aus allen Verkaufskanälen gesammelt, um sie zentral abzuwickeln. Beim Einsatz einer Warenwirtschaft für den Onlinehandel braucht nicht jeder Verkaufskanal einzeln betreut zu werden. Die zentrale Bestellabwicklung beschleunigt und vereinfacht die Prozesse, weil die Mitarbeiter nicht mehr verschiedene Anwendungen parallel bedienen müssen. Das bedeutet auch geringeren Schulungs- und Personalbedarf.

Ein Warenwirtschaftssystem versetzt die Benutzer außerdem in die Lage, die Verfügbarkeit von bestellten Produkten unter Berücksichtigung von Reservierungen zu prüfen. So wird nicht mehr Ware ausgeliefert, als tatsächlich verfügbar ist. Dies minimiert das Risiko von Überverkäufen.

In der Buchhaltung ist es wichtig, Rechnungen mit fortlaufenden Nummern zu versehen. Dies ist nur dann möglich, wenn sie zentral erstellt werden.

Für die Bestellabwicklung braucht es im Versandhandel schließlich noch den Versand. Die Übergabe der Adressdaten an Paketdienste oder Speditionen ist in vielen Warenwirtschaftslösungen bereits eingebaut. Paketaufkleber können dann sofort gedruckt und Retouren verwaltet werden.

Lagerbestände Shop- und Plattform-übergreifend synchronisieren

Der Lagerbestand zählt  zu den Daten, die sich bei bestandsgeführter Ware am häufigsten ändern. Diese Änderungen über verschiedene Verkaufskanäle hinweg laufend zu synchronisieren, ist manuell kaum zu bewältigen.

Da in der Warenwirtschaft alle Aufträge zusammenlaufen, zählt das System den Lagerbestand stets mit. Dadurch ist in der Warenwirtschaftssoftware der verfügbare Bestand vorhanden und kann an die Onlineshops und Marktplätze ausgespielt werden. Dies verringert das Risiko von Überverkäufen oder verpassten Umsätzen aufgrund von vermeintlich ausverkauften Produkten, die tatsächlich aber noch verfügbar sind.

Wareneinkauf für alle Verkaufskanäle konsolidieren

Wenn bereits alle Verkäufe im Warenwirtschaftssystem erfasst sind, lassen sich auch die Einkäufe darüber steuern. Das System kennt den Bedarf, möglicherweise auch Schwellenwerte wie die Mindestbestände – und kann daraufhin Bestellvorschläge machen. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht somit auch bei Wareneinkauf und Beschaffung Zeitersparnis.

Einbindung von Finanzbuchhaltung und Steuerberater

Um den Prozess abzurunden, können Warenwirtschaftssysteme in der Regel Software zur Finanzbuchhaltung einbinden. Daraus ergeben sich zwei wesentliche Vorteile:

1. Für Verkaufsrechnungen und Gutschriften (Retouren) lassen sich automatisch Buchungen erzeugen.
2. Bestellungen mit offenen Zahlungen (insbesondere Vorkasse) behält man mit einer Offene-Posten-Verwaltung übersichtlich im Blick und kann sie nach dem Zahlungseingang für den Versand freigeben.

Auswertungen und Statistiken

Zu einer Multi-Channel-Lösung gehört natürlich auch das Thema Auswertungen. Shopsysteme und Marktplätze bieten hierfür zwar eigene Funktionen – richtig interessant werden Auswertungen und Statistiken aber erst dann, wenn sie sich über die verschiedenen Verkaufskanäle zusammenfassen lassen. Mit einer Warenwirtschaft für Onlineshops ist das möglich. Beispielsweise lässt sich kinderleicht eine Übersicht über alle Verkäufe anzeigen. Ebenso einfach ist es möglich, Einkäufe zu planen oder die Umsätze der Absatzkanäle miteinander zu vergleichen. Solche vorbereiteten Berichte kann man dann auf Knopfdruck immer wieder mit stets aktuellen Daten erstellen.

Fazit

In diesem Artikel wurden sechs Schritte vorgestellt, um die Warenwirtschaft für den Onlinehandel fit zu machen. Zudem wurden alle wichtigen Vorteile einer Warenwirtschaft für Onlineshops erläutert. Der Artikel zeigt auf, dass trotz aller technischen Voraussetzungen und Verfügbarkeit von Schnittstellen, Shopsystemen und Warenwirtschaftssystemen eine Reihe von Maßnahmen und Planungen rund um die individuellen Geschäftsmodelle zu erledigen sind. Diese spiegeln sich dann auch direkt in der Wawi wider und müssen bei jeder Form der Automatisierung bedacht werden. Die wichtigste Aufgabe bleibt daher, die individuell notwendigen Maßnahmen zu ermitteln und die Software und die Prozesse für das jeweilige Unternehmen anzupassen.

Wenn kleine und mittelständische Unternehmen eine geeignete ERP-Software einführen, eröffnen sie sich zahlreiche Chancen. Unter anderem erhalten sie die Möglichkeit, ihre Prozesse schlanker und effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und eine hohe Informationstransparenz zu realisieren. Dies versetzt sie in die Lage, kundenorientierter zu arbeiten sowie flexibler und krisenfester zu werden. Um die Potenziale zu erschließen, muss das ERP-System optimal zum Unternehmen, seiner Strategie, seinen Zielen und seinen fachlichen Anforderungen passen. Dies sicherzustellen, ist die Aufgabe der Vorbereitungsphase im ERP-Projekt. Der Grundstein für eine erfolgreiche ERP-Einführung wird somit schon sehr früh gelegt.

Die wichtigsten Schritte zur Vorbereitung einer ERP-Einführung

Im Wesentlichen sollten sich Unternehmen bei einer ERP-Einführung mit den folgenden vorbereitenden Schritten befassen:

1. Klare, messbare Projektziele definieren
2. Projektteam aufstellen
3. Anforderungen analysieren und Lastenheft erstellen
4. Geeigneten Anbieter auswählen
5. Projektplan mit realistischer Terminschiene aufstellen

Betrachten wir die oben genannten Punkte im Folgenden genauer.

ERP-System einführen: Zuerst klare, messbare Projektziele definieren

Die Basis jeder ERP-Einführung sollte eine genaue Zieldefinition sein. Denn nur, wenn allen Beteiligten klar ist, was mit der Implementierung der neuen Software erreicht werden soll, kann das Projekt in die passende Richtung gelenkt werden. Wichtig ist es hierbei, die langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens zu betrachten. Diese können beispielsweise folgendermaßen lauten:

• Wachstum und Expansion (inklusive Eröffnung neuer Standorte)
• Optimierung und Automatisierung von Prozessen
• Effizienzsteigerung und Kostensenkung
• Entlastung der Mitarbeiter von unproduktiven Tätigkeiten
• Flexibilisierung von Arbeitsmodellen
• Vernetzung mit Lieferanten und Kunden
• E-Commerce-Integration
• Stärkere Kundenorientierung
• Digitalisierung der Produktion
• Etablierung neuer (digitaler) Services oder Geschäftsmodelle

Ausgehend von den Strategievorgaben lassen sich bereichsübergreifende und bereichsspezifische Ziele der ERP-Einführung formulieren. Diese sollten so beschrieben sein, dass sie von allen Projektbeteiligten verstanden werden. Ebenso sollten die Ziele messbar sein, indem sie quantifiziert werden.

Ein gut formuliertes Ziel könnte beispielsweise lauten: „Wir verkürzen die durchschnittliche Durchlaufzeit eines Auftrags (vom Angebot bis zur Rechnung) durch die ERP-Einführung um fünf Tage.“

Gibt es mehrere Ziele (was den Regelfall darstellt), sollten Prioritäten gesetzt werden. Oberste Priorität können etwa die Ziele mit dem höchsten finanziellen Potenzial erhalten.

Projektteam für die ERP-Einführung aufstellen

Wer eine ERP-Software einführen möchte, benötigt ein schlagkräftiges Projektteam mit ausreichender Entscheidungsbefugnis. Optimalerweise besteht es aus folgenden Personen:

• Mitglied der Geschäftsleitung → Schirmherrschaft, Vorgabe der Strategie, Zieldefinition, Bereitstellung finanzieller und personeller Ressourcen, Rückendeckung
• Projektleiter → Planung, Steuerung, Koordinierung und Überwachung der ERP-Einführung mit geeigneten Methoden; Einhaltung von Terminen und Budgets gewährleisten
• IT-Manager → Koordination aller relevanten IT-Aktivitäten, technische Abstimmung mit dem ERP-Anbieter
• Anwender-Team → Mitarbeitende aus allen Fachbereichen, Praxisanforderungen einbringen, Dokumentationen erstellen

Um die Anforderungen der Fachanwender angemessen zu berücksichtigen, ist es üblich, einen Key-User pro Abteilung zu definieren. Diese Person stellt sicher, dass die Prozesse ihres Fachbereichs angemessen im ERP-System abgebildet und die benötigten Funktionen bereitgestellt werden. Außerdem dient sie als Multiplikatorin, Trainerin und Ansprechpartnerin für ihre Kolleginnen und Kollegen.

Anforderungen analysieren und Lastenheft erstellen

Vor der Auswahl eines ERP-Systems müssen zunächst die Anforderungen geklärt werden. Dies erfolgt üblicherweise durch eine Aufnahme aller Prozesse. Hierbei geht es aber nicht darum, bloß die gegenwärtige Situation abzubilden. Hauptziel ist vielmehr, dass die Fachbereiche (einzeln und gemeinsam) die gewünschten (optimierten) Sollprozesse der Zukunft skizzieren. Auf dieser Grundlage kann das Unternehmen anschließend das sogenannte Lastenheft erstellen.

Das Lastenheft ist das wichtigste Dokument einer ERP-Einführung. Seine Aufgabe ist es, die fachlichen Anforderungen eines Unternehmens an eine ERP-Software so zu beschreiben, dass ERP-Hersteller auf dieser Basis ein Lösungskonzept und ein Angebot erstellen können.

Im Allgemeinen hat ein ERP-Lastenheft diese Bestandteile:

• Beschreibung des Unternehmens und seines Marktumfelds
• Skizzierung der aktuellen IT-Systemlandschaft (inkl. Anwenderzahl)
• Prozessorientierte Beschreibung der fachlich-funktionalen Anforderungen (inkl. Reporting und Schnittstellen)
• Terminplanung
• Ansprechpartner

Eine wichtige Regel für das Lastenheft lautet: Unternehmen sollten ihre Anforderungen, nicht jedoch deren Erfüllung beschreiben. Der genaue Lösungsweg sollte also offen bleiben. Vielmehr ist es die spätere Aufgabe der ERP-Anbieter, zu beschreiben, wie und mit mit welchen Funktionen sie die fachlichen Anforderungen umsetzen können.

Geeigneten Anbieter auswählen

Sobald das Lastenheft erstellt wurde, kann die Suche nach passenden ERP-Anbietern beginnen. Der erste Schritt ist hierbei die Erstellung einer sogenannten Longlist, welche häufig zwischen 10 und 20 Kandidaten umfasst. Für diese erste Vorauswahl ist es hilfreich, sich einen Überblick über den ERP-Markt zu verschaffen – beispielsweise über Web-Recherchen, Literatur und Messebesuche. Die wesentlichen Kriterien für die Vorauswahl sind:

• Grobe Übereinstimmung mit den wichtigsten Anforderungen des Lastenhefts
• Brancheneignung
• Passendes Betriebsmodell (Cloud vs. On-Premises)

Nun wird das Lastenheft an die Longlist-Kandidaten versendet. Deren Rückmeldungen sollten genau geprüft werden, um die Liste potenzieller Anbieter weiter einzugrenzen. Hierbei sind folgende Aspekte wichtig:

• Funktionale Abdeckung der Anforderungen
• Stärken und Schwächen der Anbieter
• Qualität und Schnelligkeit der Rückmeldung
• Zwischenmenschliche Chemie

Das Ziel ist die Erstellung einer Shortlist, auf der nur noch zwei bis fünf ERP-Systeme stehen. Die verbleibenden Anbieter werden nun zu Workshops eingeladen, in denen sie ihre Lösungen präsentieren. Sind alle Workshops abgeschlossen und liegen die Angebote vollständig vor, kann die finale Entscheidung für einen Anbieter getroffen werden. Der „Auserkorene“ wird nun gebeten, ein Pflichtenheft zu erstellen. In diesem Dokument beschreibt er genau, wie er die Anforderungen aus dem Lastenheft technisch lösen möchte. Auf dieser Grundlage erfolgt später die Implementierung.

Projektplan mit realistischer Terminschiene aufstellen

Auf Basis des Pflichtenhefts kann nun gemeinsam mit dem Anbieter ein Projektplan für die ERP-Einführung aufgestellt werden. Wichtig ist es hierbei, Ziel- und Zwischentermine realistisch zu wählen und ausreichend personelle Ressourcen einzuplanen.

{{box-list-left}}

So läuft die ERP-Implementierung ab

Anhand des Pflichtenhefts beginnt der ERP-Anbieter (oder ein IT-Dienstleister) mit der technischen Umsetzung der ERP-Einführung. Er stellt das Ergebnis optimalerweise in Form einer Testumgebung bereit, die dem zukünftigen Echtsystem möglichst nahekommt. Gerade die Key-User sollten bereits frühzeitig auf dieses Testsystem zugreifen können, um Schwachstellen rechtzeitig zu identifizieren.

Datenmigration: Altlasten im Vorfeld beseitigen

Parallel sollten die Daten der bisherigen Systeme für die Migration vorbereitet werden. An dieser Stelle bietet es sich an, den Datenbestand zu bereinigen. Das Ziel sollte es dabei sein, keine veralteten, irrelevanten und inkonsistenten Datensätze in das neue ERP-System zu überführen. Schließlich sollten die bereinigten Daten in das Testsystem importiert werden. Damit lässt sich einerseits evaluieren, ob sie das richtige Format haben. Andererseits lassen sich die Prozesse dann mit realistischen Daten testen.

Anwender praxisorientiert schulen

Während die Prozesse konfiguriert und die Daten vorbereitet werden, sollte die Schulung der späteren Anwender erfolgen. Bewährt hat sich dabei das Train-the-Trainer-Prinzip. Die Reihenfolge kann sich folgendermaßen darstellen:

1. Allgemeine Schulung des Projektteams durch den ERP-Anbieter
2. Intensive Schulung der Key-User durch den ERP-Anbieter
3. Schulung der Endanwender durch die Key-User (ggf. begleitet durch ERP-Anbieter oder externen Berater)

Wichtig ist in jedem Fall, die Trainings prozess- und praxisbezogen aufzubauen und anhand realistischer Vorgänge mit dem System zu üben. Auch sollten (nochmals) die Vorteile des neuen Systems betont werden, um die Akzeptanz zu steigern.

Finaler Test und Go-live

In dieser letzten Phase der ERP-Einführung wird die neue Software nochmals umfassend, mit realen Daten und unter Einbeziehung der Key-User getestet. Es werden alle Prozesse, die im Vorfeld definiert wurden, durchlaufen. Ebenso werden alle bereitgestellten Funktionen in verschiedenen Zusammenhängen erprobt.

Sind alle Tests erfolgreich verlaufen, ist das Ziel erreicht: Das neue System kann in den Produktivbetrieb gehen und die ERP-Einführung ist abgeschlossen. Ab jetzt gilt es, die Möglichkeiten des Systems voll auszuschöpfen und zukünftig bereitgestellte Updates zu nutzen, um die eigenen Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Fünf typische Fehler bei der ERP-Einführung

1. Prozesse unzureichend berücksichtigen
2. Einen ungeeigneten Anbieter auswählen (über- oder unterdimensionierte Lösung)
3. Mangelhaftes Projektmanagement (methodisch und menschlich)
4. Mitarbeiter nicht (rechtzeitig) einbeziehen
5. Möglichkeiten des neuen Systems nicht voll ausschöpfen

Fazit: ERP-Einführung erfordert gewissenhafte Herangehensweise

In Summe wird deutlich: Wer ein ERP-System einführen möchte, muss zahlreiche Aspekte beachten. Dies beginnt bereits in der Vorbereitungsphase, in der es vor allem auf eine genaue Ziel- und Anforderungsdefinition sowie auf eine professionelle Anbieterauswahl ankommt. Weiterhin wird der Erfolg einer ERP-Einführung maßgeblich durch eine gute Datenmigration, eingehende Tests und gezielte Trainings beeinflusst. Wer sich diese Punkte jedoch zu Herzen nimmt, wird eine ERP-Software einführen, die ihm auf lange Sicht Wettbewerbsvorteile verschafft und somit die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichert.

Seit Beginn der Corona-Pandemie arbeiten viele Beschäftigte in Deutschland ganz oder teilweise von zu Hause aus. Dieses Modell wird vermutlich langfristig bestehen bleiben. Die Geschäftsprozesse in den Unternehmen, wie etwa die Verarbeitung von Rechnungen, laufen dennoch wie gewohnt weiter.

Doch Papierrechnungen und Homeoffice passen nicht wirklich zusammen. Deshalb sollten Unternehmen auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung umsteigen. Dadurch lassen sich die Rechnungsprüfung und -freigabe digitalisieren und somit ortsunabhängig durchführen.

Zusätzlich sparen Unternehmen durch automatisierte elektronische Prozesse Zeit und erhöhen die steuerrechtliche Sicherheit – Stichworte: GoBD und Archivierung.

Wenn Sie Ihre Rechnungseingangsverarbeitung (REV) digitalisieren möchten, sollten Sie vor der Installation einer entsprechenden Software die folgenden Aufgaben erledigen:

1. Bilden Sie frühzeitig ein Projekt-Team

Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung einer elektronischen REV besteht darin, ein Team zusammenzustellen, dem Mitarbeiter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen angehören. Das ist aus zwei Gründen wichtig: Erstens kennen die Prozessbeteiligten die bestehenden Abläufe und deren Schwachstellen – dies wiederum erleichtert es, die Anforderungen an die neue Lösung zu definieren (Automatisierungsgrad, Funktionsumfang, Prozesse etc.).

Zweitens akzeptieren die Mitarbeiter die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eher, wenn sie frühzeitig in das Projekt einbezogen werden. Positiver Nebeneffekt: Durch die aktive Beteiligung wachsen die Mitarbeiter schneller in die digitalen Prozesse hinein.

Sobald das Projekt-Team die Anforderungen an die neue Lösung grob eingegrenzt hat, sollte auch der Anbieter der Rechnungseingangsverarbeitung Software hinzugezogen werden. Warum? Niemand kennt die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten eines Produkts besser als der Anbieter. Außerdem hat dieser aufgrund seiner Erfahrungen aus anderen Projekten häufig praktikable Lösungen für typische Probleme in der Gestaltung der Prozesse der Eingangsrechnungsverarbeitung sowie im Veränderungsmanagement parat.

2. Legen Sie den Automatisierungsgrad Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung fest

Bevor Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren, sollten Sie bestimmen, in welchem Umfang Sie Ihre Rechnungsprozesse automatisieren wollen. Welchen Automatisierungsgrad möchten Sie durch die Einführung einer REV erreichen: Soll die Software den Anwendern die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erleichtern? Oder soll sie den Dokumentenfluss steuern und bestimmte Prozesse automatisch durchführen?

Im Wesentlichen gibt es hier zwei Möglichkeiten:

• Eine automatisierte Lösung leitet Eingangsrechnungen im Idealfall wie auf einem Fließband von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Hierzu muss die Software sämtliche Eventualitäten des Prozesses abbilden und alle für die Verarbeitung nötigen Informationen vorhalten. Die Implementierung einer solchen Lösung erfolgt im Rahmen umfangreicher Einführungsprojekte mit Unterstützung durch spezialisierte Consulting-Unternehmen, die die Software auf die individuellen Prozesse des Kunden zuschneiden.
• Eine teilautomatisierte Lösung hingegen dient den Benutzern als unterstützendes Werkzeug und lässt ihnen einen gewissen Bedienungsspielraum. Sie bietet die wesentlichen Vorteile von Digitalisierung, wie zum Beispiel ortsunabhängiges Arbeiten in einem zentralen System, durchgehende digitale Prozesse und GoBD-konforme Archivierung. Im Vergleich zu einer voll automatisierten REV-Lösung  lässt sie sich deutlich schneller und kostengünstiger implementieren, weil das System nicht alle Eventualitäten im prozessualen Ablauf berücksichtigen muss. Das erspart Anpassungsaufwand.

Die Nutzung einer breiter aufgestellten, teilautomatisierten Lösung kann zwar eine gewisse Prozess- und Sachkenntnis erfordern. Dies dürfte in den meisten Unternehmen aber kein Problem sein. Meist sind die Prozessbeteiligten erfahrene Mitarbeiter, die solche Freiheiten schätzen und produktiv zu nutzen wissen.

3. Definieren und gestalten Sie die gewünschten Abläufe der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

Ein häufiger Anlass für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung sind Schwachstellen in den bisherigen analogen Rechnungsprozessen. Zum Beispiel mangelt es den Prozessbeteiligten, einschließlich der Buchhaltung, oft an Übersicht über den Bearbeitungsstatus. Zudem gibt es Verzögerungen bei der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe. Um solche Probleme zu eliminieren, ist es unerlässlich, die Prozesse vor der Digitalisierung neu zu denken. Hierbei kann der Softwareanbieter zu Rate gezogen werden. Oft ergeben sich dabei interessante Ansätze zur Optimierung der Abläufe.

4. Weisen Sie den Mitarbeitern ihre Aufgaben bei der Eingangsrechnungsverarbeitung klar zu

Ein weiteres Problem, das den Rechnungsverarbeitungsprozess ins Stocken geraten lässt, sind unklare Zuständigkeiten. Die analogen Abläufe sind zwar meist eingespielt, doch wenn beispielsweise ein Beteiligter überraschend ausfällt, fühlt sich niemand für die Vertretung verantwortlich bzw. befugt – weil es hierzu keine klare Regelung gibt. Legen Sie deshalb präzise fest, wer im späteren digitalen Prozess bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt zu erledigen hat. Eine Software zur elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung bietet umfangreiche Möglichkeiten, den Mitarbeitern individuelle Rechte und Pflichten zuzuweisen.

5. Schaffen Sie in Ihrem Betrieb die technischen Voraussetzungen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Auch wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren: Rechnungen in Papierform werden wohl noch eine Zeit lang in Umlauf sein. Um eingehende Papierrechnungen digital zu erfassen, brauchen Sie daher einen Scanner. Eine Lösung zur Texterkennung (OCR), mit der sich gescannte Dokumente in Text umwandeln lassen, ist meist bereits im Lieferumfang enthalten.

Falls Sie viele unstrukturierte elektronische Rechnungen erhalten, kann eine Capturing-Software sinnvoll sein. Diese liest relevante Informationen aus den Rechnungslayouts von Lieferanten heraus. Da sich zunehmend strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD durchsetzen, werden solche Capturing-Tools im Hinblick auf die Eingangsrechnungsverarbeitung jedoch an Bedeutung verlieren.

Zur GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Viele Hersteller wie zum Beispiel Suiteify liefern ein DMS als Komponente der REV-Gesamtlösung mit.

Zudem muss ein zentraler Server vorhanden sein. Dabei spielt es technisch keine Rolle, ob der Server im Unternehmen steht oder in der Cloud betrieben wird. Wichtig ist nur, dass er die Systemanforderungen der REV-Lösung erfüllt.

Zu guter Letzt ist es ratsam, die mobilen Arbeitsplätze der Prozessbeteiligten, etwa im Homeoffice, ans Unternehmensnetzwerk anzubinden – beispielsweise mittels VPN (Virtual Private Network). Generell ist im Netzwerk sicherzustellen, dass jeder am Rechnungsprozess beteiligte Mitarbeiter später Zugriff auf die REV-Lösung hat.

10 Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

1. Kurze Durchlaufzeiten

Mit E-Rechnungen können Sie die Durchlaufzeiten im Rechnungseingang erheblich verkürzen. Während papiergebundene Rechnungen oft lange in Eingangskörben liegen, durchlaufen elektronische Rechnungen den Prozess schnell und kostengünstig.

Die Software ermöglicht beispielsweise einen automatisierten Rechnungsprüfungs-Workflow. Die zuständigen Bearbeiter für die formale und sachliche Prüfung sowie für die Zahlungsfreigabe erhalten ihre Rechnungen in ihren elektronischen Eingangskorb und können über die Software ihre Prüfvermerke anbringen. Nach jeder Station wird die Rechnung automatisch in den nächsten Schritt übergeben.

2. Skonto ausnutzen, Mahngebühren sparen

Durch die kurzen Durchlaufzeiten bei der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung können Sie Skonto besser ausnutzen. Da Ihnen nichts mehr „durchgeht“, fallen keine Mahngebühren mehr an.

3. Minimale Fehlerquellen

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Wechselt oder fällt ein Sachbearbeiter aus, muss ein Stellvertreter eingearbeitet werden. Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung hingegen digitalisieren, können Sie die Details der Rechnungsprüfung und -zahlung individuell in Ihrer Software einstellen. Die Eingangsrechnung wird automatisch der Bestellung zugeordnet.

4. Rechtssicherheit

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Archivierung mit digitalen Systemen (GoBD) legen strenge Maßstäbe an die Rechnungsverarbeitung an. Eingangsrechnungen müssen zeitnah erfasst, nachvollziehbar verarbeitet und korrekt archiviert werden. Mit digitalen Prozessen ist das kein Problem.

5. Bessere Reputation

Zulieferer und Dienstleister arbeiten gern mit Unternehmen, die Geschäfte professionell und schnell abwickeln. Ein effizienter Rechnungs-Workflow stärkt Ihren Ruf in Ihrer Branche.

6. Einbettung in die Gesamtprozesse

Der Rechnungseingang ist keine Insel. Er hängt mit vor- und nachgelagerten Prozessen zusammen, die sich vom Kauf bis zur Zahlung erstrecken. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen überschreitet Abteilungsgrenzen und bezieht viele Schritte und Bearbeiter ein. Wenn Sie die Digitalisierung vorantreiben, schaffen Sie einen medienbruchfreien, flüssigen Ablauf. Damit arbeiten Sie mit maximaler Effizienz und Sicherheit.

7. Zentral speichern, schnell finden

Sie finden Rechnungen sofort, da diese in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zentral gespeichert sind. Das Dokumentenmanagement ist mit der Buchhaltungssoftware verknüpft. Von der Bestellung über die Rechnung bis zur Bestandsverwaltung können Sie alle Prozesse überblicken und nachvollziehen.

8. Automatisierung

Lassen Sie Ihre Lieferanten die Rechnungen direkt in Ihr System schicken und richten Sie dort Automatisierungen ein. So erledigen Sie die Rechnungseingangsverarbeitung im Nu. Sie können beispielsweise Blindbuchungen für wiederkehrende Rechnungsdetails einrichten und die Eingangsrechnungen automatisch mit den entsprechenden Bestellungen zusammenführen.

9. Schnelle, korrekte und vollständige Auswertungen

Müheloses Reporting auf Knopfdruck – schnell und unkompliziert: Das ist nur mit einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung möglich.

10. Dezentrales Arbeiten

Während der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen Homeoffice eingeführt. Das treibt die Digitalisierung voran, denn Homeoffice ist mit Papierbelegen kaum möglich. Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung macht hingegen standortunabhängig. Überall dort, wo eine Internetverbindung besteht, können die Prozessbeteiligten auf Rechnungen zugreifen und sie bearbeiten – egal, ob sie sich im Homeoffice oder unterwegs befinden.

Fazit: So gelingt Ihre automatisierte digitale Eingangsrechnungverarbeitung

Mit einer webbasierten Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung, einer Finanzbuchhaltungssoftware, einem integrierten DMS, einem Scanner und einer Verfahrensdokumentation verarbeiten Sie eingehende Rechnungen digital und legen sie zentral und GoBD-konform ab. Dabei ist es egal, ob Sie und Ihre Mitarbeiter gerade unterwegs, im Büro oder im Homeoffice sind. So automatisieren Sie Schritt für Schritt Ihren Bearbeitungsprozess. Dadurch eröffnen sich Ihnen alle Vorteile der Digitalisierung: schnelle, sichere und integrierte Prozesse, die Ihnen eine große Zeit- und Kostenersparnis ermöglichen.

Von der E-Bilanz bis zur E-Rechnung: Gesetzliche Vorgaben und elektronische Verfahren tragen mit dazu bei, dass sich die digitale Buchführung im Mittelstand mehr und mehr durchsetzt.

Vor allem die Finanzverwaltung forciert den Wandel, um die Steuererhebung zu erleichtern und Bürokratie abzubauen. Ein Beispiel hierfür ist die im Jahr 2013 eingeführte E-Bilanz. Um deren Vorgaben zu erfüllen, mussten die Unternehmen zunächst technisch nachrüsten. Mittlerweile gilt das Verfahren als etabliert und reduziert dank automatisierter Abläufe den administrativen Aufwand bei allen Beteiligten.

Der Umfang der E-Bilanz wird kontinuierlich erweitert. Seit dem Wirtschaftsjahr 2017 müssen Unternehmen beispielsweise mit dem steuerlichen Jahresabschluss den Anlagespiegel elektronisch übermitteln.

Arbeitserleichterung für Kreditnehmer: Digitaler Finanzbericht

Aber auch der private Sektor setzt auf elektronische Prozesse: Im April 2018 startete der Digitale Finanzbericht. Dabei handelt es sich um ein Verfahren der deutschen Kreditwirtschaft zur direkten elektronischen Übermittlung von Bilanzen und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen an Banken und Sparkassen im Rahmen der Bonitätsprüfung.

Die Kreditinstitute sind gesetzlich verpflichtet, die wirtschaftlichen Verhältnisse ihrer Firmenkunden zu analysieren und sich hierzu deren Abschlüsse vorlegen zu lassen. Bislang übermittelten Unternehmen, die einen Kredit beantragten, ihre Abschlussdaten meistens in gedruckter Form oder bildlich (etwa als PDF-Datei). Die Banken und Sparkassen erfassten sie manuell und verarbeiteten sie mit den institutseigenen Analysesystemen.

Der Digitale Finanzbericht verringert den Zeitaufwand und senkt die Prozesskosten für berichtende Unternehmen (Kreditnehmer). Zudem gibt es keinen fehleranfälligen Medienbruch mehr, der bislang häufig zu Rückfragen des Kreditinstituts führte. So hat sich der Kreditprozess deutlich beschleunigt.

Hinsichtlich des Berichtsumfangs und der Informationstiefe hat sich durch die Einführung des elektronischen Verfahrens nichts geändert. Zudem berücksichtigt der Digitale Finanzbericht das Bankgeheimnis und datenschutzrechtliche Vorgaben. Das berichtende Unternehmen entscheidet selbst, wer seine Daten wann und in welchem Umfang erhält.

Eine weitere gute Nachricht für Kreditkunden: Der Digitale Finanzbericht basiert auf der XBRL-Taxonomie, die schon bei der E-Bilanz genutzt wird. Da inzwischen alle bilanzierenden Unternehmen in Deutschland dafür gerüstet sein sollten, ihre Jahresabschlüsse im XBRL-Format darzustellen, bringt das elektronische Verfahren keine neuen technisch-organisatorischen Anforderungen mit sich. Digitale Buchführung muss also keineswegs ständig neue Investitionen in Technologie bedeuten.

{{box-list-left}}

Das Herzstück der digitalen Buchführung: die E-Rechnung

Die Richtlinie 204/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates hat alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren verpflichtet, Rechnungen elektronisch entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das europäische Normungsgremium (CEN) hat mit der Rechnungsnorm EN 16931-1:2017 ein europäisches Kernformat für eine elektronische Rechnung entwickelt.

Die europäischen Vorgaben sollten in Deutschland bis November 2020 schrittweise auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene umgesetzt werden. Seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller (Lieferanten) gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Bereits mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hatte der deutsche Gesetzgeber Hindernisse für den elektronischen Rechnungsaustausch aus dem Weg geräumt. Unter anderem wurde die Signaturpflicht abgeschafft. Zudem werden Papierrechnungen und elektronische Rechnungen seither umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt.

Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 hat Deutschland die Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht überführt. Darüber hinaus wurde im Oktober 2017 eine E-Rechnungsverordnung verabschiedet, die die Umsetzung regelt. Diese Verordnung verpflichet – im Unterschied zur EU-Richtlinie – ausdrücklich auch die Unternehmen (Rechnungssteller) dazu, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch zu stellen. Hiervon gibt es nur wenige Ausnahmen – etwa für Rechnungen mit einem Betrag von bis zu 1.000 Euro.

{{checklist}}

Praktische Vorteile durch digitale Buchführung für kleine und mittelständische Unternehmen

Die folgenden drei Bereiche bieten reichlich Potenzial, durch eine gezielte Digitalisierung von Arbeitsabläufen in der Finanzbuchhaltung Zeit zu sparen und Kosten zu senken.

Digitale Buchführung #1: Durch Einsatz eines DMS den Umgang mit Dokumenten optimieren

In vielen Buchhaltungsabteilungen mittelständischer Firmen verlieren die Mitarbeitenden Zeit und Energie, weil sie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und sonstige Unterlagen umständlich in Aktenordnern und Papierstapeln suchen müssen. Dies gilt für das Tagesgeschäft, aber auch für besondere Situationen wie zum Beispiel ein Audit. Hier bedeutet es für die Buchhaltung oft schon einen hohen Aufwand, wenn der Prüfer lediglich alle Rechnungen des vergangenen Jahres sehen will. Dann heißt es Aktenwälzen und darauf hoffen, dass alle Dokumente am vorgesehenen Ort abgeheftet sind.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) beschleunigt den Zugriff auf Informationen deutlich. Mithilfe eines DMS kann die Buchhaltung alle relevanten Informationen durch eine einfache Abfrage zusammenstellen und an den Auditor oder die Geschäftsführung weiterleiten.

Ein DMS ist aber mehr als bloß ein elektronisches Archiv – es verbessert auch das Handling von Geschäftsdokumenten:

• Die Software kategorisiert die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung nach Benutzervorgaben und legt sie automatisch digital ab.
• Protokoll- und Sicherheitsmechanismen helfen einem dabei, die Anforderungen der GoBD an eine revisionssichere Archivierung zu erfüllen.
• Zudem erleichtert der digitale Workflow bei abteilungsübergreifenden Prozessen wie der Rechnungsfreigabe allen Beteiligten die Arbeit.

Digitale Buchführung #2: Mit integrierter Software die Anlagenbuchhaltung verbessern

Ein weiterer Bereich mit verbesserungsbedürftigen Arbeitsabläufen ist oft die Anlagenbuchhaltung. Viele kleine und mittlere Unternehmen erfassen und verwalten ihr Anlagevermögen händisch über ein Office-Programm. Das ist fehleranfällig und aufwendig. Die Lösung: eine in die Finanzbuchhaltungssoftware integrierte Anlagenbuchhaltung einsetzen. Dann verwalten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung, ohne hierfür ein separates Programm öffnen zu müssen. Sie können Abschreibungen automatisch berechnen lassen und mit Kostenstellen bzw. Kostenträgern buchen.

Mit einer integrierten Software für die Anlagenbuchhaltung verfügen Sie zu jedem Zeitpunkt über alle Inventardaten zu den abschreibungspflichtigen Anlagegütern und können aktuelle Auswertungen erstellen.

Eine integrierte Anlagenbuchhaltungssoftware ermöglicht es Ihnen außerdem, den Anlagespiegel zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln. Das System überführt die in der Finanzbuchhaltung gespeicherten Handelsbilanzwerte in das XBRL-Datenschema der E-Bilanz. Die werthaltigen Positionen zum Anlagespiegel besetzt es dabei automatisch vor. Dadurch sparen die Buchhaltungskräfte Zeit und vermeiden Erfassungsfehler.

Digitale Buchführung #3: Wiederkehrende Buchungen automatisieren

Der dritte Bereich, in dem Sie durch eine digitale Lösung Zeit sparen und die Fehlerquote verringern können, sind wiederkehrende Buchungen. Hierzu zählen beispielsweise Mieten, Leasingraten und Beitragszahlungen. Solche regelmäßigen Buchungsfälle jedes Mal neu zu erfassen, ist lästig und ineffizient. Die Buchhaltungskräfte verlieren dadurch nicht nur Arbeitszeit, sie riskieren auch Falscherfassungen, die zu Mehraufwand führen.

Durch den Einsatz entsprechender Finanzbuchhaltungssoftware lässt sich das vermeiden. Ähnliche oder gleichlautende Buchungen („wiederkehrende Buchungen”) werden einmalig in Abschlussgruppen und Belegordnern angelegt. Für jede wiederkehrende Buchung lässt sich ein Platzhalter für das Abrufdatum hinterlegen.

Außerdem können pro Abrufgruppe eine Kurzbezeichnung und eine Notiz eingegeben werden. Dank solcher Funktionen behalten die Mitarbeitenden den Überblick und gewinnen Zeit für produktivere Aufgaben im Bereich der Finanzbuchhaltung.

Die Ware wurde geliefert, die Zahlungsfrist ist verstrichen – doch der Kunde lässt sich mit der Bezahlung Zeit. Von diesem Problem sind vor allem Mittelständler stark betroffen. Studien zufolge wird knapp jede zehnte Rechnung in Deutschland erst dann bezahlt, wenn sie überfällig ist.

Vier von fünf KMU warten oft mehr als 40 Tage auf ihr Geld. Dabei verfügt gerade der Mittelstand häufig nur über geringe finanzielle Reserven zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen. Die folgenden, einfach umsetzbaren Maßnahmen helfen KMU, ihre Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen.

1. Achten Sie auf vollständige und korrekte Pflichtangaben

Jede Rechnung muss nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Reihe von Angaben enthalten. Fehlen diese Daten oder sind sie fehlerhaft, müssen Sie eine Stornorechnung und anschließend eine korrigierte Rechnung schreiben. Viel Aufwand, der unnötig Zeit kostet. Wer seine Rechnungen schneller bezahlt bekommen will, sollte daher beim Ausstellen unbedingt auf formale Korrektheit achten.

Zu den Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören unter anderem:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsabsenders (einschließlich handelsrechtlich notwendiger Angaben)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt
• Detaillierte Abrechnung der erbrachten Leistung bzw. gelieferten Ware
• Netto- und Bruttobetrag
• Mehrwertsteuerausweis bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

2. Geben Sie auf jeder Rechnung Ihre Bankverbindung an

Fehlende Formalien auf Rechnungen sind einer der häufigsten Gründe für Zahlungsverzögerungen. Doch nicht nur bei den Pflichtangaben, auch bei den „freiwilligen“ Rechnungsangaben hapert es mitunter. Beispielsweise versendet manches Unternehmen Rechnungen, ohne darauf seine Bankverbindung anzugeben. Der Rechnungsempfänger muss die Kontodaten also erst recherchieren. Schon dieser kleine Mangel kann verhindern, dass Rechnungen schneller bezahlt werden.

3. Erstellen und versenden Sie elektronische Rechnungen

Ein weiterer Grund dafür, dass Unternehmen länger als nötig auf ihr Geld warten: sie schreiben noch Rechnungen auf Papier. Ausdrucken, eintüten und dann der Postversand – all das verschlingt Zeit. Wenn Sie hingegen E-Rechnungen versenden, kann der Empfänger diese sofort digital verarbeiten. Das beschleunigt die Bezahlung erheblich. Beachten Sie zudem die E-Rechnungsflicht im B2B-Bereich.

4. Passen Sie das Rechnungsdatum gezielt an

Viele Firmenkunden begleichen Lieferantenrechnungen im Zuge des Zahlungslaufs üblicherweise 30 Tage nach Ende des Monats, in den das Rechnungsdatum fällt. Eine auf den 1. September datierte Rechnung wird somit erst Ende Oktober bezahlt. Legen Sie das Rechnungsdatum daher möglichst in den Vormonat – in diesem Beispiel auf den 31. August. Dann erhalten Sie Ihr Geld einen Monat früher, nämlich schon Ende September.

5. Setzen Sie immer eine Zahlungsfrist

Eine Rechnung ist nach § 271 Abs. 1 BGB grundsätzlich sofort fällig. Der Gesetzgeber räumt Kunden jedoch eine Zahlungsfrist von 30 Tagen ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Erst danach beginnt der Zahlungsverzug. Die meisten Rechnungsempfänger kennen diese Regelung nicht; sie gehen davon aus, dass ihnen nach Erhalt einer Rechnung viel Zeit zur Zahlung bleibt. Geben Sie deshalb auf jeder Rechnung eine Zahlungsfrist an.

Wenn Sie statt der gesetzlichen 30-Tagesfrist eine indviduelle Zahlungsfrist setzen möchten (zum Beispiel: 14 Tage), müssen Sie das in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder über einen Vertrag schriftlich fixieren.

Die Angabe einer Zahlungsfrist klärt den Kunden über seine Zahlungspflicht auf. Bei einer kürzeren Zahlungsfrist befindet er sich außerdem früher in Zahlungsverzug. Das sorgt in aller Regel für pünktlichere Zahlungseingänge. Darüber hinaus erleichtert die Angabe von Zahlungsfristen Ihnen den Überblick über offene Rechnungen.

6. Gewähren Sie Skonto

Um Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, können Sie Ihren Kunden für besonders rasche Zahlung einen Preisnachlass (Skonto) anbieten. Meist beläuft sich das Skonto auf drei bis vier Prozent des Rechnungsbetrags. Viele Kunden nehmen diesen Rabatt gern in Anspruch und bezahlen sofort.

Ihr Vorteil als Rechnungssteller: Sie ersparen sich die Zahlungsverfolgung und verbessern Ihren Cashflow. Sollten Ihre Kunden häufig Skonto nutzen, erhöhen Sie, sofern möglich, die regulären Preise um den Rabattwert. Dadurch kompensieren Sie die Skonto-bedingte Umsatzreduzierung.

7. Machen Sie Ihren Kunden das Bezahlen leicht

Je niedriger die Zahlungshürde ist, desto schneller wird Ihre Rechnung beglichen. Erstellen Sie deshalb mit Ihrer Buchhaltungssoftware elektronische Rechnungen und fügen Sie einen Zahlungslink ein. Der Kunde klickt darauf und bezahlt dann über eine gängige Zahlungsplattform wie zum Beispiel PayPal.

Bitten Sie Ihre Kunden zudem, am Lastschriftverfahren teilzunehmen. Auch das kann dazu beitragen, dass Ihre Rechnungen schneller bezahlt werden.

8. Fassen Sie bei höheren Rechnungsbeträgen frühzeitig telefonisch nach

Bei einem höheren Rechnungsbetrag sollten Sie Ihren Kunden einige Tage nach dem Rechnungsversand anrufen. So stellen Sie rechtzeitig sicher, dass die Rechnung zugegangen und aus Kundensicht korrekt ist.

Wenn sich nämlich erst nach Ablauf der Zahlungsfrist herausstellt, dass die Rechnung Fehler enthält, verpassen Sie möglicherweise den Zahlungslauf. Die Folge: Sie erhalten ihr Geld erst einen Monat später.

9. Überprüfen Sie regelmäßig die Zahlungseingänge

Um Ihre Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, sollten Sie bei Zahlungsverzug sofort reagieren. Hierzu ist es notwendig, regelmäßig – mindestens wöchentlich – die Zahlungseingänge zu kontrollieren.

10. Mahnen Sie zeitnah und konsequent

Ein wichtiges Instrument, um fällige Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, ist die Mahnung, oft synonym als „Zahlungserinnerung“ bezeichnet. Diese wird nach Ablauf der Zahlungsfrist verschickt, wenn der Schuldner (Kunde) trotz Möglichkeit weiterhin nicht leistet. Meist entfaltet eine freundliche, aber bestimmte Mahnung sogar bei notorischen Spätzahlern eine positive Wirkung auf die Zahlungsmoral.

Tipp: Nehmen Sie Ihr Vorgehen bei Zahlungsverzug in Ihre Geschäftsbedingungen auf und weisen Sie Ihre Kunden frühzeitig darauf hin. So vermeiden Sie spätere Misstöne und eine Beeinträchtigung der Geschäftsbeziehungen.

Rechnungen schneller bezahlt bekommen: Nutzen Sie professionelle Software!

Natürlich können Sie Ihre Rechnungen prinzipiell auch mit einem Textverarbeitungsprogramm schreiben und die Zahlungen mithilfe von Excel-Listen verfolgen. Deutlich effizienter und komfortabler erledigen Sie die Rechnungsstellung und das Debitorenmanagement allerdings mit professioneller Software.

Mit der Warenwirtschaftslösung Suiteify Commercial classic etwa können Sie elektronische Rechnungen erstellen und per E-Mail direkt versenden. Die Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify unterstützt Sie dabei, Ihre Außenstände im Blick zu behalten und die zögerlichen Zahler zu erkennen. Sie entscheiden, ob Sie automatisch mahnen oder bei einzelnen Kunden noch abwarten möchten. Dabei lassen sich Mahnstufen und Zeitintervalle frei definieren. Zahlt ein Kunde trotz Mahnung nicht, können Sie über eine integrierte Schnittstelle einen Inkassoauftrag an Creditreform übermitteln.