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Beiträge zu Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung und Controlling.
Compliance in der Warenwirtschaft – So bleiben KMU rechtssicher
Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Herausforderung. Steigende gesetzliche Anforderungen und komplexe Prozesse erhöhen das Risiko von Fehlern und Haftungsfällen. Dieser Artikel zeigt typische Problemfelder auf und erläutert, wie eine Warenwirtschaftssoftware Unternehmen dabei unterstützt, rechtssicher und effizient zu arbeiten.
Die Anforderungen an Unternehmen steigen kontinuierlich: Gesetzgeber, Behörden, Kunden und Geschäftspartner erwarten transparente, nachvollziehbare und rechtskonforme Prozesse. Besonders in der Warenwirtschaft treffen zahlreiche gesetzliche Vorgaben auf operative Alltagsabläufe. Dies stellt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine besondere Herausforderung dar. Begrenzte personelle Ressourcen, historisch gewachsene Prozesse und ein hoher manueller Aufwand erhöhen das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich. Gleichzeitig bietet eine strukturierte und softwaregestützte Warenwirtschaft große Chancen, Rechtssicherheit und Effizienz miteinander zu verbinden.
Bedeutung von Compliance in der Warenwirtschaft
Compliance in der Warenwirtschaft beschreibt die konsequente Einhaltung aller gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorgaben entlang der gesamten Warenbewegung. Dazu zählen der Einkauf von Waren, deren Lagerung und Weiterverarbeitung sowie der Verkauf und die Dokumentation und Archivierung aller relevanten Vorgänge. Dabei werden unter anderem das Handels- und Steuerrecht, Vorschriften zur Produktsicherheit und Produkthaftung, das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, datenschutzrechtliche Anforderungen sowie Umwelt- und Entsorgungsauflagen berührt.
Für KMU bedeutet dies: Jeder Wareneingang, jede Bestandsbewegung und jede Rechnung muss nicht nur betriebswirtschaftlich korrekt, sondern auch rechtlich einwandfrei abgebildet sein.
Typische Compliance-Problemfelder in KMU
Viele KMU sind sich der Relevanz von Compliance in der Warenwirtschaft bewusst, stoßen in der Praxis jedoch immer wieder auf Probleme. Ein zentrales Problem ist die mangelnde Transparenz in den Warenwirtschaftsprozessen. Oft kommen Excel-Listen, Einzellösungen oder manuelle Abläufe zum Einsatz, die nicht miteinander verzahnt sind. Dadurch entstehen Medienbrüche, unvollständige Daten und eine fehlende Nachvollziehbarkeit.
Hinzu kommt, dass das Wissen über aktuelle gesetzliche Anforderungen begrenzt ist. Diese ändern sich regelmäßig, etwa im Steuerrecht, bei Dokumentationspflichten oder im Bereich Verpackung und Nachhaltigkeit. Ohne spezialisierte Fachkräfte ist es für KMU schwierig, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Ein weiterer kritischer Punkt sind Dokumentationslücken. Fehlende oder unvollständige Belege, nicht revisionssichere Ablagen oder unklare Zuständigkeiten können bei Betriebsprüfungen, Zollkontrollen oder Audits schnell zu Problemen führen. Dieses Risiko wird durch manuelle Datenerfassung verstärkt, da menschliche Fehler dabei kaum vermeidbar sind.
Risiken und Folgen mangelnder Compliance in der Warenwirtschaft
Compliance-Verstöße bleiben selten ohne Folgen. KMU riskieren Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder sogar Lieferstopps, wenn sie gesetzliche Anforderungen nicht erfüllen. Darüber hinaus können fehlerhafte Produktinformationen oder eine unklare Rückverfolgbarkeit zu Haftungsfällen führen. Auch der Verlust von Kundenvertrauen und die Schädigung des eigenen Rufs sind nicht zu unterschätzen. Gerade in wettbewerbsintensiven Märkten kann mangelnde Compliance die Existenz des Unternehmens langfristig gefährden.
Strategien für rechtssichere Warenwirtschaftsprozesse
Um Compliance nachhaltig sicherzustellen, benötigen KMU klare, standardisierte und dokumentierte Prozesse. Die Verantwortlichkeiten sollten eindeutig geregelt sein, beispielsweise für die Bereiche Einkauf, Lagerverwaltung, Inventur und Versand. Ergänzend dazu sind regelmäßige Schulungen sinnvoll, um Mitarbeitende für relevante rechtliche Anforderungen zu sensibilisieren.
Ein wirksames Mittel zur Risikominimierung sind interne Kontrollen. Durch regelmäßige Prüfungen von Beständen, Belegen und Prozessabläufen können Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Maßnahmen ohne technische Unterstützung nur mit hohem Aufwand umzusetzen sind.
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Die Rolle der Warenwirtschaftssoftware für Compliance in KMU
An dieser Stelle kommt Warenwirtschaftssoftware ins Spiel. Sie bildet das Rückgrat einer rechtssicheren Warenwirtschaft, indem sie Prozesse digitalisiert, automatisiert und zentralisiert. Statt verteilter Datenquellen gibt es eine einheitliche Datenbasis, auf die alle relevanten Abteilungen zugreifen können.
Durch die softwaregestützte Erfassung von Wareneingängen, Lagerbewegungen, Aufträgen und Rechnungen entsteht eine lückenlose Dokumentation. Jede Änderung ist nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet, und relevante Informationen stehen jederzeit zur Verfügung.
Vorteile von Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit
Ein wesentlicher Vorteil von Warenwirtschaftssystemen ist ihre hohe Transparenz. Alle Warenbewegungen lassen sich in Echtzeit nachvollziehen, wodurch sich die Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert. Einheitliche Stammdaten gewährleisten, dass Produktinformationen, Preise und steuerliche Angaben konsistent und korrekt sind.
Darüber hinaus unterstützen viele Systeme eine revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten. Mithilfe von Audit-Logs und Änderungsprotokollen kann jederzeit nachgewiesen werden, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies ist ein entscheidender Faktor bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder externe Auditoren.
Moderne Softwarelösungen bieten zudem integrierte Kontrollmechanismen. Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder und Freigabeprozesse reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Warnhinweise machen auf Unstimmigkeiten aufmerksam, bevor es zu Compliance-Verstößen kommt.
Nicht zuletzt profitieren KMU von regelmäßigen Software-Updates, die gesetzliche Änderungen, etwa bei Steuersätzen, Meldepflichten oder internationalen Handelsvorschriften, berücksichtigen. So bleibt die Warenwirtschaft auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen rechtssicher.
Warenwirtschaftssoftware als Wettbewerbsvorteil für KMU
Compliance wird oft als lästige Pflicht betrachtet. Wenn sie jedoch richtig umgesetzt wird, kann sie zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Unternehmen, die ihre Warenwirtschaft sauber, transparent und regelkonform organisieren, profitieren von stabilen Prozessen, geringeren Risiken und höherer Effizienz. Geschäftspartner und Kunden schätzen die Zuverlässigkeit und Professionalität, die sich aus einer rechtskonformen Arbeitsweise ergibt.
Der Einsatz einer geeigneten Warenwirtschaftssoftware bedeutet für KMU daher nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch eine solide Basis für Wachstum und Skalierbarkeit.
Fazit: Rechtssicherheit durch digitale Warenwirtschaft
Compliance in der Warenwirtschaft ist für KMU eine zentrale Managementaufgabe. Eine Kombination aus klar definierten Prozessen, geschulten Mitarbeitenden und einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware ermöglicht es, gesetzliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Unternehmen, die frühzeitig in digitale und strukturierte Lösungen investieren, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend regulierten Marktumfeld.
FAQ – Compliance in der Warenwirtschaft
Was bedeutet Compliance in der Warenwirtschaft?
Compliance in der Warenwirtschaft bezeichnet die rechtssichere Abwicklung aller Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören der Einkauf, die Lagerhaltung, die Weiterverarbeitung, der Verkauf sowie die vollständige und revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge gemäß rechtlicher Vorgaben wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Warum ist Compliance in der Warenwirtschaft für KMU so wichtig?
Für KMU ist Compliance in der Warenwirtschaft von besonderer Relevanz, da Fehler hier schnell zu Bußgeldern, Steuernachzahlungen oder Haftungsrisiken führen können. Gleichzeitig fehlen oft die personellen Ressourcen, um die komplexen gesetzlichen Anforderungen manuell umzusetzen.
Welche gesetzlichen Anforderungen betreffen die Warenwirtschaft?
Die Warenwirtschaft unterliegt unter anderem:
- Handels- und Steuerrecht
- Produktsicherheits- und Produkthaftungsgesetzen
- Zoll- und Außenwirtschaftsvorschriften
- Datenschutz (DSGVO)
- Umwelt- und Entsorgungsauflagen
Eine rechtskonforme Warenwirtschaft gewährleistet, dass alle Vorgaben eingehalten werden und dies jederzeit nachweisbar ist.
Welche Compliance-Probleme treten in der Warenwirtschaft von KMU häufig auf?
Typische Compliance-Risiken in der Warenwirtschaft sind:
- Fehlende Transparenz durch Excel-Listen oder Insellösungen
- Medienbrüche und doppelte Datenerfassung
- Unvollständige oder nicht revisionssichere Dokumentation
- Manuelle Prozesse mit hoher Fehleranfälligkeit
Diese Faktoren erhöhen das Risiko von Verstößen erheblich.
Welche Folgen hat mangelnde Compliance in der Warenwirtschaft?
Fehlende Compliance kann Bußgelder, Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Lieferstopps nach sich ziehen. Darüber hinaus drohen Reputationsschäden und Vertrauensverluste bei Kunden und Geschäftspartnern. Diese können die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gefährden.
Wie können KMU eine rechtssichere Warenwirtschaft umsetzen?
Eine rechtssichere Warenwirtschaft basiert auf:
- Standardisierten und dokumentierten Prozessen
- Klar geregelten Verantwortlichkeiten
- Regelmäßigen Mitarbeiterschulungen
- Internen Kontrollen zur Fehlervermeidung
Ohne digitale Unterstützung sind diese Maßnahmen jedoch mit hohem Aufwand verbunden.
Wie unterstützt Warenwirtschaftssoftware die Compliance?
Eine Warenwirtschaftssoftware für KMU digitalisiert und automatisiert alle relevanten Prozesse. Sie schafft eine zentrale Datenbasis, ermöglicht lückenlose Nachvollziehbarkeit und reduziert Fehler durch integrierte Prüf- und Kontrollmechanismen.
Welche Vorteile bietet Warenwirtschaftssoftware für die rechtliche Sicherheit?
Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt die Compliance durch:
- Echtzeit-Transparenz aller Warenbewegungen
- Einheitliche und korrekte Stammdaten
- GoBD-konforme Archivierung von Belegen
- Audit-Logs und Änderungsprotokolle
- Automatische Plausibilitätsprüfungen und Freigabeprozesse
- Regelmäßige Updates bei gesetzlichen Änderungen
Ersetzt Warenwirtschaftssoftware interne Kontrollen und Fachwissen?
Nein, eine Warenwirtschaftssoftware ergänzt interne Kontrollen und fachliches Know-how, ersetzt diese jedoch nicht. Erst das Zusammenspiel von Software, klaren Prozessen und geschulten Mitarbeitenden gewährleistet nachhaltige Compliance.
Kann Compliance in der Warenwirtschaft ein Wettbewerbsvorteil sein?
Ja, denn eine transparente und rechtskonforme Warenwirtschaft stärkt das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Gleichzeitig verbessern sich die Effizienz, die Prozesssicherheit und die Skalierbarkeit, wodurch sich ein klarer Wettbewerbsvorteil für KMU ergibt.
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Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung: 5 Tipps zur Einführung, 10 entscheidende Vorteile
Papiergebundene Rechnungseingangsprozesse geraten durch Homeoffice und mobiles Arbeiten an ihre Grenzen. Die Lösung: digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Sie einzuführen ist gar nicht schwer – damit das Projekt reibungslos verläuft, sollte man sich aber gut vorbereiten. Dieser Beitrag erläutert, welche Aufgaben in der Vorbereitungsphase zu erledigen sind und welche Vorteile auf Ihr Unternehmen warten.
Seit Beginn der Corona-Pandemie arbeiten viele Beschäftigte in Deutschland ganz oder teilweise von zu Hause aus. Dieses Modell wird vermutlich langfristig bestehen bleiben. Die Geschäftsprozesse in den Unternehmen, wie etwa die Verarbeitung von Rechnungen, laufen dennoch wie gewohnt weiter.
Doch Papierrechnungen und Homeoffice passen nicht wirklich zusammen. Deshalb sollten Unternehmen auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung umsteigen. Dadurch lassen sich die Rechnungsprüfung und -freigabe digitalisieren und somit ortsunabhängig durchführen.
Zusätzlich sparen Unternehmen durch automatisierte elektronische Prozesse Zeit und erhöhen die steuerrechtliche Sicherheit – Stichworte: GoBD und Archivierung.
Wenn Sie Ihre Rechnungseingangsverarbeitung (REV) digitalisieren möchten, sollten Sie vor der Installation einer entsprechenden Software die folgenden Aufgaben erledigen:
1. Bilden Sie frühzeitig ein Projekt-Team
Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung einer elektronischen REV besteht darin, ein Team zusammenzustellen, dem Mitarbeiter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen angehören. Das ist aus zwei Gründen wichtig: Erstens kennen die Prozessbeteiligten die bestehenden Abläufe und deren Schwachstellen – dies wiederum erleichtert es, die Anforderungen an die neue Lösung zu definieren (Automatisierungsgrad, Funktionsumfang, Prozesse etc.).
Zweitens akzeptieren die Mitarbeiter die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eher, wenn sie frühzeitig in das Projekt einbezogen werden. Positiver Nebeneffekt: Durch die aktive Beteiligung wachsen die Mitarbeiter schneller in die digitalen Prozesse hinein.
Sobald das Projekt-Team die Anforderungen an die neue Lösung grob eingegrenzt hat, sollte auch der Anbieter der Rechnungseingangsverarbeitung Software hinzugezogen werden. Warum? Niemand kennt die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten eines Produkts besser als der Anbieter. Außerdem hat dieser aufgrund seiner Erfahrungen aus anderen Projekten häufig praktikable Lösungen für typische Probleme in der Gestaltung der Prozesse der Eingangsrechnungsverarbeitung sowie im Veränderungsmanagement parat.
2. Legen Sie den Automatisierungsgrad Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung fest
Bevor Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren, sollten Sie bestimmen, in welchem Umfang Sie Ihre Rechnungsprozesse automatisieren wollen. Welchen Automatisierungsgrad möchten Sie durch die Einführung einer REV erreichen: Soll die Software den Anwendern die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erleichtern? Oder soll sie den Dokumentenfluss steuern und bestimmte Prozesse automatisch durchführen?
Im Wesentlichen gibt es hier zwei Möglichkeiten:
- Eine automatisierte Lösung leitet Eingangsrechnungen im Idealfall wie auf einem Fließband von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Hierzu muss die Software sämtliche Eventualitäten des Prozesses abbilden und alle für die Verarbeitung nötigen Informationen vorhalten. Die Implementierung einer solchen Lösung erfolgt im Rahmen umfangreicher Einführungsprojekte mit Unterstützung durch spezialisierte Consulting-Unternehmen, die die Software auf die individuellen Prozesse des Kunden zuschneiden.
- Eine teilautomatisierte Lösung hingegen dient den Benutzern als unterstützendes Werkzeug und lässt ihnen einen gewissen Bedienungsspielraum. Sie bietet die wesentlichen Vorteile von Digitalisierung, wie zum Beispiel ortsunabhängiges Arbeiten in einem zentralen System, durchgehende digitale Prozesse und GoBD-konforme Archivierung. Im Vergleich zu einer voll automatisierten REV-Lösung lässt sie sich deutlich schneller und kostengünstiger implementieren, weil das System nicht alle Eventualitäten im prozessualen Ablauf berücksichtigen muss. Das erspart Anpassungsaufwand.
Die Nutzung einer breiter aufgestellten, teilautomatisierten Lösung kann zwar eine gewisse Prozess- und Sachkenntnis erfordern. Dies dürfte in den meisten Unternehmen aber kein Problem sein. Meist sind die Prozessbeteiligten erfahrene Mitarbeiter, die solche Freiheiten schätzen und produktiv zu nutzen wissen.
3. Definieren und gestalten Sie die gewünschten Abläufe der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Ein häufiger Anlass für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung sind Schwachstellen in den bisherigen analogen Rechnungsprozessen. Zum Beispiel mangelt es den Prozessbeteiligten, einschließlich der Buchhaltung, oft an Übersicht über den Bearbeitungsstatus. Zudem gibt es Verzögerungen bei der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe. Um solche Probleme zu eliminieren, ist es unerlässlich, die Prozesse vor der Digitalisierung neu zu denken. Hierbei kann der Softwareanbieter zu Rate gezogen werden. Oft ergeben sich dabei interessante Ansätze zur Optimierung der Abläufe.
4. Weisen Sie den Mitarbeitern ihre Aufgaben bei der Eingangsrechnungsverarbeitung klar zu
Ein weiteres Problem, das den Rechnungsverarbeitungsprozess ins Stocken geraten lässt, sind unklare Zuständigkeiten. Die analogen Abläufe sind zwar meist eingespielt, doch wenn beispielsweise ein Beteiligter überraschend ausfällt, fühlt sich niemand für die Vertretung verantwortlich bzw. befugt – weil es hierzu keine klare Regelung gibt. Legen Sie deshalb präzise fest, wer im späteren digitalen Prozess bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt zu erledigen hat. Eine Software zur elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung bietet umfangreiche Möglichkeiten, den Mitarbeitern individuelle Rechte und Pflichten zuzuweisen.
5. Schaffen Sie in Ihrem Betrieb die technischen Voraussetzungen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Auch wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren: Rechnungen in Papierform werden wohl noch eine Zeit lang in Umlauf sein. Um eingehende Papierrechnungen digital zu erfassen, brauchen Sie daher einen Scanner. Eine Lösung zur Texterkennung (OCR), mit der sich gescannte Dokumente in Text umwandeln lassen, ist meist bereits im Lieferumfang enthalten.
Falls Sie viele unstrukturierte elektronische Rechnungen erhalten, kann eine Capturing-Software sinnvoll sein. Diese liest relevante Informationen aus den Rechnungslayouts von Lieferanten heraus. Da sich zunehmend strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD durchsetzen, werden solche Capturing-Tools im Hinblick auf die Eingangsrechnungsverarbeitung jedoch an Bedeutung verlieren.
Zur GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Viele Hersteller wie zum Beispiel Suiteify liefern ein DMS als Komponente der REV-Gesamtlösung mit.
Zudem muss ein zentraler Server vorhanden sein. Dabei spielt es technisch keine Rolle, ob der Server im Unternehmen steht oder in der Cloud betrieben wird. Wichtig ist nur, dass er die Systemanforderungen der REV-Lösung erfüllt.
Zu guter Letzt ist es ratsam, die mobilen Arbeitsplätze der Prozessbeteiligten, etwa im Homeoffice, ans Unternehmensnetzwerk anzubinden – beispielsweise mittels VPN (Virtual Private Network). Generell ist im Netzwerk sicherzustellen, dass jeder am Rechnungsprozess beteiligte Mitarbeiter später Zugriff auf die REV-Lösung hat.
10 Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
1. Kurze Durchlaufzeiten
Mit E-Rechnungen können Sie die Durchlaufzeiten im Rechnungseingang erheblich verkürzen. Während papiergebundene Rechnungen oft lange in Eingangskörben liegen, durchlaufen elektronische Rechnungen den Prozess schnell und kostengünstig.
Die Software ermöglicht beispielsweise einen automatisierten Rechnungsprüfungs-Workflow. Die zuständigen Bearbeiter für die formale und sachliche Prüfung sowie für die Zahlungsfreigabe erhalten ihre Rechnungen in ihren elektronischen Eingangskorb und können über die Software ihre Prüfvermerke anbringen. Nach jeder Station wird die Rechnung automatisch in den nächsten Schritt übergeben.
2. Skonto ausnutzen, Mahngebühren sparen
Durch die kurzen Durchlaufzeiten bei der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung können Sie Skonto besser ausnutzen. Da Ihnen nichts mehr „durchgeht“, fallen keine Mahngebühren mehr an.
3. Minimale Fehlerquellen
Manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Wechselt oder fällt ein Sachbearbeiter aus, muss ein Stellvertreter eingearbeitet werden. Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung hingegen digitalisieren, können Sie die Details der Rechnungsprüfung und -zahlung individuell in Ihrer Software einstellen. Die Eingangsrechnung wird automatisch der Bestellung zugeordnet.
4. Rechtssicherheit
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Archivierung mit digitalen Systemen (GoBD) legen strenge Maßstäbe an die Rechnungsverarbeitung an. Eingangsrechnungen müssen zeitnah erfasst, nachvollziehbar verarbeitet und korrekt archiviert werden. Mit digitalen Prozessen ist das kein Problem.
5. Bessere Reputation
Zulieferer und Dienstleister arbeiten gern mit Unternehmen, die Geschäfte professionell und schnell abwickeln. Ein effizienter Rechnungs-Workflow stärkt Ihren Ruf in Ihrer Branche.
6. Einbettung in die Gesamtprozesse
Der Rechnungseingang ist keine Insel. Er hängt mit vor- und nachgelagerten Prozessen zusammen, die sich vom Kauf bis zur Zahlung erstrecken. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen überschreitet Abteilungsgrenzen und bezieht viele Schritte und Bearbeiter ein. Wenn Sie die Digitalisierung vorantreiben, schaffen Sie einen medienbruchfreien, flüssigen Ablauf. Damit arbeiten Sie mit maximaler Effizienz und Sicherheit.
7. Zentral speichern, schnell finden
Sie finden Rechnungen sofort, da diese in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zentral gespeichert sind. Das Dokumentenmanagement ist mit der Buchhaltungssoftware verknüpft. Von der Bestellung über die Rechnung bis zur Bestandsverwaltung können Sie alle Prozesse überblicken und nachvollziehen.
8. Automatisierung
Lassen Sie Ihre Lieferanten die Rechnungen direkt in Ihr System schicken und richten Sie dort Automatisierungen ein. So erledigen Sie die Rechnungseingangsverarbeitung im Nu. Sie können beispielsweise Blindbuchungen für wiederkehrende Rechnungsdetails einrichten und die Eingangsrechnungen automatisch mit den entsprechenden Bestellungen zusammenführen.
9. Schnelle, korrekte und vollständige Auswertungen
Müheloses Reporting auf Knopfdruck – schnell und unkompliziert: Das ist nur mit einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung möglich.
10. Dezentrales Arbeiten
Während der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen Homeoffice eingeführt. Das treibt die Digitalisierung voran, denn Homeoffice ist mit Papierbelegen kaum möglich. Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung macht hingegen standortunabhängig. Überall dort, wo eine Internetverbindung besteht, können die Prozessbeteiligten auf Rechnungen zugreifen und sie bearbeiten – egal, ob sie sich im Homeoffice oder unterwegs befinden.
Fazit: So gelingt Ihre automatisierte digitale Eingangsrechnungverarbeitung
Mit einer webbasierten Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung, einer Finanzbuchhaltungssoftware, einem integrierten DMS, einem Scanner und einer Verfahrensdokumentation verarbeiten Sie eingehende Rechnungen digital und legen sie zentral und GoBD-konform ab. Dabei ist es egal, ob Sie und Ihre Mitarbeiter gerade unterwegs, im Büro oder im Homeoffice sind. So automatisieren Sie Schritt für Schritt Ihren Bearbeitungsprozess. Dadurch eröffnen sich Ihnen alle Vorteile der Digitalisierung: schnelle, sichere und integrierte Prozesse, die Ihnen eine große Zeit- und Kostenersparnis ermöglichen.
Digitale Buchführung - so lassen sich Prozesse optimieren
Viele kleine und mittelständische Unternehmen erledigen einen Großteil der Aufgaben in der Finanzbuchhaltung papierbasiert und manuell. Das kostet Geld und Zeit. Digitale Buchführung schafft Abhilfe. Was sie für Kreditnehmer, Auftraggeber und Lieferanten so attraktiv macht und wie sie Buchhaltungsprozesse optimiert.
Von der E-Bilanz bis zur E-Rechnung: Gesetzliche Vorgaben und elektronische Verfahren tragen mit dazu bei, dass sich die digitale Buchführung im Mittelstand mehr und mehr durchsetzt.
Vor allem die Finanzverwaltung forciert den Wandel, um die Steuererhebung zu erleichtern und Bürokratie abzubauen. Ein Beispiel hierfür ist die im Jahr 2013 eingeführte E-Bilanz. Um deren Vorgaben zu erfüllen, mussten die Unternehmen zunächst technisch nachrüsten. Mittlerweile gilt das Verfahren als etabliert und reduziert dank automatisierter Abläufe den administrativen Aufwand bei allen Beteiligten.
Der Umfang der E-Bilanz wird kontinuierlich erweitert. Seit dem Wirtschaftsjahr 2017 müssen Unternehmen beispielsweise mit dem steuerlichen Jahresabschluss den Anlagespiegel elektronisch übermitteln.
Arbeitserleichterung für Kreditnehmer: Digitaler Finanzbericht
Aber auch der private Sektor setzt auf elektronische Prozesse: Im April 2018 startete der Digitale Finanzbericht. Dabei handelt es sich um ein Verfahren der deutschen Kreditwirtschaft zur direkten elektronischen Übermittlung von Bilanzen und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen an Banken und Sparkassen im Rahmen der Bonitätsprüfung.
Die Kreditinstitute sind gesetzlich verpflichtet, die wirtschaftlichen Verhältnisse ihrer Firmenkunden zu analysieren und sich hierzu deren Abschlüsse vorlegen zu lassen. Bislang übermittelten Unternehmen, die einen Kredit beantragten, ihre Abschlussdaten meistens in gedruckter Form oder bildlich (etwa als PDF-Datei). Die Banken und Sparkassen erfassten sie manuell und verarbeiteten sie mit den institutseigenen Analysesystemen.
Der Digitale Finanzbericht verringert den Zeitaufwand und senkt die Prozesskosten für berichtende Unternehmen (Kreditnehmer). Zudem gibt es keinen fehleranfälligen Medienbruch mehr, der bislang häufig zu Rückfragen des Kreditinstituts führte. So hat sich der Kreditprozess deutlich beschleunigt.
Hinsichtlich des Berichtsumfangs und der Informationstiefe hat sich durch die Einführung des elektronischen Verfahrens nichts geändert. Zudem berücksichtigt der Digitale Finanzbericht das Bankgeheimnis und datenschutzrechtliche Vorgaben. Das berichtende Unternehmen entscheidet selbst, wer seine Daten wann und in welchem Umfang erhält.
Eine weitere gute Nachricht für Kreditkunden: Der Digitale Finanzbericht basiert auf der XBRL-Taxonomie, die schon bei der E-Bilanz genutzt wird. Da inzwischen alle bilanzierenden Unternehmen in Deutschland dafür gerüstet sein sollten, ihre Jahresabschlüsse im XBRL-Format darzustellen, bringt das elektronische Verfahren keine neuen technisch-organisatorischen Anforderungen mit sich. Digitale Buchführung muss also keineswegs ständig neue Investitionen in Technologie bedeuten.
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Das Herzstück der digitalen Buchführung: die E-Rechnung
Die Richtlinie 204/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates hat alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren verpflichtet, Rechnungen elektronisch entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Das europäische Normungsgremium (CEN) hat mit der Rechnungsnorm EN 16931-1:2017 ein europäisches Kernformat für eine elektronische Rechnung entwickelt.
Die europäischen Vorgaben sollten in Deutschland bis November 2020 schrittweise auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene umgesetzt werden. Seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller (Lieferanten) gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.
Bereits mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hatte der deutsche Gesetzgeber Hindernisse für den elektronischen Rechnungsaustausch aus dem Weg geräumt. Unter anderem wurde die Signaturpflicht abgeschafft. Zudem werden Papierrechnungen und elektronische Rechnungen seither umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt.
Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 hat Deutschland die Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht überführt. Darüber hinaus wurde im Oktober 2017 eine E-Rechnungsverordnung verabschiedet, die die Umsetzung regelt. Diese Verordnung verpflichet – im Unterschied zur EU-Richtlinie – ausdrücklich auch die Unternehmen (Rechnungssteller) dazu, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch zu stellen. Hiervon gibt es nur wenige Ausnahmen – etwa für Rechnungen mit einem Betrag von bis zu 1.000 Euro.
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Praktische Vorteile durch digitale Buchführung für kleine und mittelständische Unternehmen
Die folgenden drei Bereiche bieten reichlich Potenzial, durch eine gezielte Digitalisierung von Arbeitsabläufen in der Finanzbuchhaltung Zeit zu sparen und Kosten zu senken.
Digitale Buchführung #1: Durch Einsatz eines DMS den Umgang mit Dokumenten optimieren
In vielen Buchhaltungsabteilungen mittelständischer Firmen verlieren die Mitarbeitenden Zeit und Energie, weil sie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und sonstige Unterlagen umständlich in Aktenordnern und Papierstapeln suchen müssen. Dies gilt für das Tagesgeschäft, aber auch für besondere Situationen wie zum Beispiel ein Audit. Hier bedeutet es für die Buchhaltung oft schon einen hohen Aufwand, wenn der Prüfer lediglich alle Rechnungen des vergangenen Jahres sehen will. Dann heißt es Aktenwälzen und darauf hoffen, dass alle Dokumente am vorgesehenen Ort abgeheftet sind.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) beschleunigt den Zugriff auf Informationen deutlich. Mithilfe eines DMS kann die Buchhaltung alle relevanten Informationen durch eine einfache Abfrage zusammenstellen und an den Auditor oder die Geschäftsführung weiterleiten.
Ein DMS ist aber mehr als bloß ein elektronisches Archiv – es verbessert auch das Handling von Geschäftsdokumenten:
- Die Software kategorisiert die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung nach Benutzervorgaben und legt sie automatisch digital ab.
- Protokoll- und Sicherheitsmechanismen helfen einem dabei, die Anforderungen der GoBD an eine revisionssichere Archivierung zu erfüllen.
- Zudem erleichtert der digitale Workflow bei abteilungsübergreifenden Prozessen wie der Rechnungsfreigabe allen Beteiligten die Arbeit.
Digitale Buchführung #2: Mit integrierter Software die Anlagenbuchhaltung verbessern
Ein weiterer Bereich mit verbesserungsbedürftigen Arbeitsabläufen ist oft die Anlagenbuchhaltung. Viele kleine und mittlere Unternehmen erfassen und verwalten ihr Anlagevermögen händisch über ein Office-Programm. Das ist fehleranfällig und aufwendig. Die Lösung: eine in die Finanzbuchhaltungssoftware integrierte Anlagenbuchhaltung einsetzen. Dann verwalten Sie die Anlagegüter direkt in der Buchhaltung, ohne hierfür ein separates Programm öffnen zu müssen. Sie können Abschreibungen automatisch berechnen lassen und mit Kostenstellen bzw. Kostenträgern buchen.
Mit einer integrierten Software für die Anlagenbuchhaltung verfügen Sie zu jedem Zeitpunkt über alle Inventardaten zu den abschreibungspflichtigen Anlagegütern und können aktuelle Auswertungen erstellen.
Eine integrierte Anlagenbuchhaltungssoftware ermöglicht es Ihnen außerdem, den Anlagespiegel zusammen mit der E-Bilanz digital ans Finanzamt übermitteln. Das System überführt die in der Finanzbuchhaltung gespeicherten Handelsbilanzwerte in das XBRL-Datenschema der E-Bilanz. Die werthaltigen Positionen zum Anlagespiegel besetzt es dabei automatisch vor. Dadurch sparen die Buchhaltungskräfte Zeit und vermeiden Erfassungsfehler.
Digitale Buchführung #3: Wiederkehrende Buchungen automatisieren
Der dritte Bereich, in dem Sie durch eine digitale Lösung Zeit sparen und die Fehlerquote verringern können, sind wiederkehrende Buchungen. Hierzu zählen beispielsweise Mieten, Leasingraten und Beitragszahlungen. Solche regelmäßigen Buchungsfälle jedes Mal neu zu erfassen, ist lästig und ineffizient. Die Buchhaltungskräfte verlieren dadurch nicht nur Arbeitszeit, sie riskieren auch Falscherfassungen, die zu Mehraufwand führen.
Durch den Einsatz entsprechender Finanzbuchhaltungssoftware lässt sich das vermeiden. Ähnliche oder gleichlautende Buchungen („wiederkehrende Buchungen”) werden einmalig in Abschlussgruppen und Belegordnern angelegt. Für jede wiederkehrende Buchung lässt sich ein Platzhalter für das Abrufdatum hinterlegen.
Außerdem können pro Abrufgruppe eine Kurzbezeichnung und eine Notiz eingegeben werden. Dank solcher Funktionen behalten die Mitarbeitenden den Überblick und gewinnen Zeit für produktivere Aufgaben im Bereich der Finanzbuchhaltung.
Rechnungen schneller bezahlt bekommen: 10 Tipps für pünktlichen Zahlungseingang
Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) leiden unter dem Zahlungsverzug ihrer Kunden. Das kann Liquiditätsengpässe verursachen und die Existenz des Betriebs gefährden. Hier ein paar einfache Maßnahmen, die dazu beitragen, dass Rechnungen schneller bezahlt werden.
Die Ware wurde geliefert, die Zahlungsfrist ist verstrichen – doch der Kunde lässt sich mit der Bezahlung Zeit. Von diesem Problem sind vor allem Mittelständler stark betroffen. Studien zufolge wird knapp jede zehnte Rechnung in Deutschland erst dann bezahlt, wenn sie überfällig ist.
Vier von fünf KMU warten oft mehr als 40 Tage auf ihr Geld. Dabei verfügt gerade der Mittelstand häufig nur über geringe finanzielle Reserven zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen. Die folgenden, einfach umsetzbaren Maßnahmen helfen KMU, ihre Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen.
1. Achten Sie auf vollständige und korrekte Pflichtangaben
Jede Rechnung muss nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Reihe von Angaben enthalten. Fehlen diese Daten oder sind sie fehlerhaft, müssen Sie eine Stornorechnung und anschließend eine korrigierte Rechnung schreiben. Viel Aufwand, der unnötig Zeit kostet. Wer seine Rechnungen schneller bezahlt bekommen will, sollte daher beim Ausstellen unbedingt auf formale Korrektheit achten.
Zu den Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören unter anderem:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsabsenders (einschließlich handelsrechtlich notwendiger Angaben)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt
- Detaillierte Abrechnung der erbrachten Leistung bzw. gelieferten Ware
- Netto- und Bruttobetrag
- Mehrwertsteuerausweis bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
2. Geben Sie auf jeder Rechnung Ihre Bankverbindung an
Fehlende Formalien auf Rechnungen sind einer der häufigsten Gründe für Zahlungsverzögerungen. Doch nicht nur bei den Pflichtangaben, auch bei den „freiwilligen“ Rechnungsangaben hapert es mitunter. Beispielsweise versendet manches Unternehmen Rechnungen, ohne darauf seine Bankverbindung anzugeben. Der Rechnungsempfänger muss die Kontodaten also erst recherchieren. Schon dieser kleine Mangel kann verhindern, dass Rechnungen schneller bezahlt werden.
3. Erstellen und versenden Sie elektronische Rechnungen
Ein weiterer Grund dafür, dass Unternehmen länger als nötig auf ihr Geld warten: sie schreiben noch Rechnungen auf Papier. Ausdrucken, eintüten und dann der Postversand – all das verschlingt Zeit. Wenn Sie hingegen E-Rechnungen versenden, kann der Empfänger diese sofort digital verarbeiten. Das beschleunigt die Bezahlung erheblich. Beachten Sie zudem die E-Rechnungsflicht im B2B-Bereich.
4. Passen Sie das Rechnungsdatum gezielt an
Viele Firmenkunden begleichen Lieferantenrechnungen im Zuge des Zahlungslaufs üblicherweise 30 Tage nach Ende des Monats, in den das Rechnungsdatum fällt. Eine auf den 1. September datierte Rechnung wird somit erst Ende Oktober bezahlt. Legen Sie das Rechnungsdatum daher möglichst in den Vormonat – in diesem Beispiel auf den 31. August. Dann erhalten Sie Ihr Geld einen Monat früher, nämlich schon Ende September.
5. Setzen Sie immer eine Zahlungsfrist
Eine Rechnung ist nach § 271 Abs. 1 BGB grundsätzlich sofort fällig. Der Gesetzgeber räumt Kunden jedoch eine Zahlungsfrist von 30 Tagen ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Erst danach beginnt der Zahlungsverzug. Die meisten Rechnungsempfänger kennen diese Regelung nicht; sie gehen davon aus, dass ihnen nach Erhalt einer Rechnung viel Zeit zur Zahlung bleibt. Geben Sie deshalb auf jeder Rechnung eine Zahlungsfrist an.
Wenn Sie statt der gesetzlichen 30-Tagesfrist eine indviduelle Zahlungsfrist setzen möchten (zum Beispiel: 14 Tage), müssen Sie das in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder über einen Vertrag schriftlich fixieren.
Die Angabe einer Zahlungsfrist klärt den Kunden über seine Zahlungspflicht auf. Bei einer kürzeren Zahlungsfrist befindet er sich außerdem früher in Zahlungsverzug. Das sorgt in aller Regel für pünktlichere Zahlungseingänge. Darüber hinaus erleichtert die Angabe von Zahlungsfristen Ihnen den Überblick über offene Rechnungen.
6. Gewähren Sie Skonto
Um Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, können Sie Ihren Kunden für besonders rasche Zahlung einen Preisnachlass (Skonto) anbieten. Meist beläuft sich das Skonto auf drei bis vier Prozent des Rechnungsbetrags. Viele Kunden nehmen diesen Rabatt gern in Anspruch und bezahlen sofort.
Ihr Vorteil als Rechnungssteller: Sie ersparen sich die Zahlungsverfolgung und verbessern Ihren Cashflow. Sollten Ihre Kunden häufig Skonto nutzen, erhöhen Sie, sofern möglich, die regulären Preise um den Rabattwert. Dadurch kompensieren Sie die Skonto-bedingte Umsatzreduzierung.
7. Machen Sie Ihren Kunden das Bezahlen leicht
Je niedriger die Zahlungshürde ist, desto schneller wird Ihre Rechnung beglichen. Erstellen Sie deshalb mit Ihrer Buchhaltungssoftware elektronische Rechnungen und fügen Sie einen Zahlungslink ein. Der Kunde klickt darauf und bezahlt dann über eine gängige Zahlungsplattform wie zum Beispiel PayPal.
Bitten Sie Ihre Kunden zudem, am Lastschriftverfahren teilzunehmen. Auch das kann dazu beitragen, dass Ihre Rechnungen schneller bezahlt werden.
8. Fassen Sie bei höheren Rechnungsbeträgen frühzeitig telefonisch nach
Bei einem höheren Rechnungsbetrag sollten Sie Ihren Kunden einige Tage nach dem Rechnungsversand anrufen. So stellen Sie rechtzeitig sicher, dass die Rechnung zugegangen und aus Kundensicht korrekt ist.
Wenn sich nämlich erst nach Ablauf der Zahlungsfrist herausstellt, dass die Rechnung Fehler enthält, verpassen Sie möglicherweise den Zahlungslauf. Die Folge: Sie erhalten ihr Geld erst einen Monat später.
9. Überprüfen Sie regelmäßig die Zahlungseingänge
Um Ihre Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, sollten Sie bei Zahlungsverzug sofort reagieren. Hierzu ist es notwendig, regelmäßig – mindestens wöchentlich – die Zahlungseingänge zu kontrollieren.
10. Mahnen Sie zeitnah und konsequent
Ein wichtiges Instrument, um fällige Rechnungen schneller bezahlt zu bekommen, ist die Mahnung, oft synonym als „Zahlungserinnerung“ bezeichnet. Diese wird nach Ablauf der Zahlungsfrist verschickt, wenn der Schuldner (Kunde) trotz Möglichkeit weiterhin nicht leistet. Meist entfaltet eine freundliche, aber bestimmte Mahnung sogar bei notorischen Spätzahlern eine positive Wirkung auf die Zahlungsmoral.
Tipp: Nehmen Sie Ihr Vorgehen bei Zahlungsverzug in Ihre Geschäftsbedingungen auf und weisen Sie Ihre Kunden frühzeitig darauf hin. So vermeiden Sie spätere Misstöne und eine Beeinträchtigung der Geschäftsbeziehungen.
Rechnungen schneller bezahlt bekommen: Nutzen Sie professionelle Software!
Natürlich können Sie Ihre Rechnungen prinzipiell auch mit einem Textverarbeitungsprogramm schreiben und die Zahlungen mithilfe von Excel-Listen verfolgen. Deutlich effizienter und komfortabler erledigen Sie die Rechnungsstellung und das Debitorenmanagement allerdings mit professioneller Software.
Mit der Warenwirtschaftslösung Suiteify Commercial classic etwa können Sie elektronische Rechnungen erstellen und per E-Mail direkt versenden. Die Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify unterstützt Sie dabei, Ihre Außenstände im Blick zu behalten und die zögerlichen Zahler zu erkennen. Sie entscheiden, ob Sie automatisch mahnen oder bei einzelnen Kunden noch abwarten möchten. Dabei lassen sich Mahnstufen und Zeitintervalle frei definieren. Zahlt ein Kunde trotz Mahnung nicht, können Sie über eine integrierte Schnittstelle einen Inkassoauftrag an Creditreform übermitteln.