ERP & Finance

Nehmen wir mal an, ein Mittelständler möchte seine vorhandene ERP-Software weiterhin nutzen, aber hierfür künftig keine eigenen Server mehr unterhalten. Welche Möglichkeiten hat das Unternehmen?

Georg Kalus: Grundsätzlich lassen sich alle Leistungen für den Betrieb von ERP-Software in der Cloud einkaufen. Das Angebot reicht von IaaS (Infrastructure as a Service) über PaaS (Platform as a Service) bis hin zu SaaS (Software as a Service). Insbesondere im ERP-Umfeld haben sich zudem Application Management Services (AMS) etabliert. Hierbei hat das Unternehmen, anders als bei SaaS, seine eigene, maßgeschneiderte ERP-Instanz – meist auf eigener Hardware. Den Betrieb, die Wartung und den Service rund um das ERP-System erledigt aber ein Dienstleister.

Welche Infrastruktur und welcher Partner die richtige Wahl ist, hängt von den Gegebenheiten im Unternehmen und dessen Anforderungen an das ERP-System ab: Welche Rolle spielen Eigenentwicklungen und Anpassungen? Welche Kompetenzen für Betrieb und Wartung des Systems sind vorhanden bzw. sollen aufgebaut werden? Welche Anforderungen gibt es bezüglich Verfügbarkeit, Service-Management usw.?

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Schauen wir uns IaaS näher an: Welche Vorzüge bietet dieses Modell gegenüber Inhouse-Lösungen (on-premises)?

Kalus: IaaS ist der Einstieg in die Cloud-Welt: Das Unternehmen nutzt dabei Basis-Infrastrukturkomponenten, etwa virtuelle Server und Datenbanken, zum Betrieb seines ERP-Systems. Wartung, Updates und Service liegen – wie bei On-premises-Servern – in der Hand des Unternehmens. Dennoch lassen sich bereits mit IaaS positive Effekte realisieren.

„In der Cloud wird nur für die tatsächlich abgefragte Kapazität bezahlt.“

Damit hat man einen Kostenvorteil gegenüber Inhouse-Lösungen, denn On-premises-Hardware wird in der Regel so ausgelegt, dass die Kapazität auch für Lastspitzen ausreicht. Man „überprovisioniert“ also. Zudem verursacht eine Cloud-Infrastruktur lediglich operative Kosten – die Investition in eigene Server entfällt.

Auch in Sachen Skalierbarkeit und Flexibilität punktet IaaS: Der Umstieg auf eine größere Datenbank etwa lässt sich in der Cloud leichter umsetzen als bei physischen Servern. Und ein nicht mehr benötigter Cloud-Server lässt sich deaktivieren – schon fallen dafür keine Kosten mehr an.

Virtuelle Server können außerdem nicht kaputtgehen und sind leichter zu bewegen und zu replizieren als physische Hardware. Und sie werden vom Cloud-Anbieter verwaltet, was wiederum Sicherheit bietet.

„Es liegt also nahe, den Serverbetrieb an spezialisierte Partner abzugeben, um sich auf das eigene Geschäft konzentrieren zu können.“

Bevor man seine ERP-Software in der Cloud als IaaS-Modell nutzen kann, müssen die Server migriert werden. Welche Hürden kann es dabei geben?

Kalus: Neben Schwierigkeiten bei der Migration der Daten können Customizations, das heißt individuelle Anpassungen am Altsystem und Eigenentwicklungen ein Komplexitätstreiber sein.

Grundsätzlich ist ein Umzug der Server mit gleichbleibender ERP-Anwendungslandschaft zu einem IaaS-Angebot aber einfacher als ein kompletter Systemwechsel, bei dem von einem On-premises-ERP-System beispielsweise zu einer cloudbasierten SaaS-Lösung migriert wird.

Bei der Nutzung von ERP-Software in der Cloud geht es um die Verarbeitung sensibler Daten. Inwieweit sind diese Daten in der Cloud sicher?

Kalus: Cloud-Anbieter haben durch ihre Spezialisierung technische und organisatorische Vorteile bezüglich der Gewährleistung von Datensicherheit: redundant über geografisch verteilte Standorte ausgelegte Systeme, geografisch replizierte Datenspeicher, automatische Back-ups, immer aktuelle Sicherheitsupdates, hochabgesicherte Rechenzentren, laufend durchgeführte Pen-Tests und kontinuierliches Monitoring.

„In der Cloud stehen Mittel zur Verfügung, die in einer selbst betriebenen Infrastruktur auf vergleichbarem Niveau kaum oder nur verbunden mit sehr hohem Aufwand bereitgestellt werden können.“

Wie sich die Verantwortung für Datensicherheit zwischen Cloud-Anbieter und Kunde verteilt, hängt davon ab, wie die Cloud genutzt wird. Nutzt das Unternehmen sie als IaaS, liegt ein großer Teil der Verantwortung beim Kunden. Bei einer SaaS-Lösung hingegen liegen die Absicherung der Anwendung und das Management der Daten beim Anbieter.

Nicht zu vergessen ist auch: Noch immer ist eines der größten Sicherheitsrisiken der Faktor Mensch. Auch eine hochprofessionelle Cloud-Infrastruktur ist nur so gut wie ihre Nutzer.

Welche Rolle spielt unter Compliance-Gesichtspunkten der Standort der Cloud-Server?

Kalus: Verarbeitet ein Unternehmen personenbezogene Daten, etwa Daten der Mitarbeiter, ist es in Deutschland an das Bundesdatenschutzgesetz gebunden. Eine Auslagerung der Datenverarbeitung an einen Cloud-Anbieter ist mit einer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung möglich. Dies setzt jedoch voraus, dass die Daten den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) nicht verlassen. Genau mit diesem Punkt haben sich Cloud-Anbieter historisch oft etwas schwergetan. Allerdings gibt es erfreuliche Entwicklungen.

„Inzwischen sind die großen, internationalen Anbieter in der Lage, auf die Anforderungen des deutschen Markts einzugehen. Außerdem gibt es mittlerweile ernst zu nehmende europäische Alternativen.“

Wir beobachten jedenfalls auf Angebots- und Nachfrageseite ein zunehmendes Interesse an europäischen Cloud-Lösungen, und ich glaube und hoffe, dass sich in diesem Bereich in den kommenden Jahren noch einiges tun wird.

Wie wird sich die Nutzung von Cloud-Lösungen im ERP-Bereich in den kommenden Jahren im Mittelstand entwickeln?

Kalus: Gerade für kleinere, mittelständische Unternehmen ist die Nutzung von ERP-Software in der Cloud attraktiv. Einen professionellen und sicheren IT-Betrieb auf Cloud-Niveau zu gewährleisten ist keine einfache Aufgabe. Große Unternehmen sind möglicherweise in der Lage, eine entsprechend große Organisation für den IT-Betrieb zu unterhalten. Dennoch stellt sich auch hier die Frage, ob Aufwand und Nutzen in einem guten Verhältnis stehen.

Die Nutzung von Cloud-Lösungen wird also weiter stark zunehmen. Insbesondere, wenn das Vertrauen hinsichtlich Datensicherheit im Markt zunimmt, sei es durch europäische Anbieter oder indem die internationalen Anbieter Vertrauen gewinnen.

Durch manipulierte Kassen sollen dem deutschen Staat jedes Jahr zehn Milliarden Euro durch die Lappen gehen. Das ist allerdings bloß eine Schätzung. Wie viele Steuern tatsächlich hinterzogen werden, weiß niemand genau.

Mit drei Anfang 2020 in Kraft getretenen Regelungen will der Gesetzgeber die Steuerhinterziehung mittels manipulierter Kassen erschweren: durch die Belegausgabepflicht („Bonpflicht“), die Meldepflicht für elektronische Kassen – und durch die Pflicht zur Umrüstung auf TSE Kassen. TSE steht für zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung.

Was ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Die technische Sicherheitseinrichtung ist eine in die Kassensoftware implementierte Lösung. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.

• Das Sicherheitsmodul protokolliert alle Eingaben in die Kasse und unterbindet unerkannte Veränderungen.
• Auf dem Speichermedium speichert das System die Daten der Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.
• Die einheitliche digitale Schnittstelle ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung an die Finanzbehörde – beispielsweise zur Vollständigkeits- und Korrektheitsprüfung der Kassenaufzeichnungen.

Ausführliche Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung gibt es auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Nichtbeanstandungsregelung des BMF für Umrüstung auf TSE-Kassen ist abgelaufen

Da zum Jahresanfang 2020 keine flächendeckende Verfügbarkeit von TSE absehbar war, hatte das Bundesfinanzministerium (BMF) im November 2019 eine Übergangsfrist (Nichtbeanstandungsregelung) für die Umrüstung auf TSE Kassen bis zum 30. September 2020 erlassen.

Diese Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 galt nur für Kassen, die nachträglich mit einer TSE aufgerüstet werden können.

Nicht aufrüstbare Altkassen (Registrierkassen), die zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 gekauft wurden, können übergangsweise noch bis zum 31. Dezember 2022 ohne TSE eingesetzt werden – sofern sie die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Auf­be­wah­rung di­gi­ta­ler Un­ter­la­gen bei Bar­ge­schäf­ten erfüllen.

Angesichts der Belastungen für die Unternehmen durch die Corona-Krise und durch die Umsetzung der befristeten Mehrwertsteuersenkung hatten Wirtschaftsverbände und Kammern eine bundesweite Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelung gefordert. Dem hat das Bundesfinanzministerium eine Absage erteilt.

Bundesländer gewähren Fristverlängerung bis Ende März 2021

Das BMF forderte ursprünglich, dass die Unternehmen bis zum 30. September 2020 zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) in ihre Kassen einbauen, um Manipulationen zu verhindern. Viele Betriebe konnten diese Frist aufgrund der Folgen der Corona-Krise und der Umstellung der Kassen auf die reduzierten Umsatzsteuersätze jedoch nicht einhalten.

Die Bundesländer reagierten daher mit entsprechenden Ländererlassen und beschlossen, unter bestimmten Härtefall-Voraussetzungen für die Umrüstung auf TSE Kassen einen zeitlichen Aufschub bis Ende März 2021 zu gewähren. Eine gesonderte Antragstellung ist hierzu in den meisten Ländern nicht erforderlich.

Bremen hat als einziges Bundesland keine allgemeine Fristverlängerung für die Umrüstung auf TSE Kassen verfügt. Dort müssen die Betriebe stattdessen individuelle Anträge gemäß § 148 AO auf Verlängerung der Frist stellen. Hierzu sollten Unternehmer mit dem Steuerberater Rücksprache halten.

Umrüstung auf TSE Kassen nicht auf die lange Bank schieben

Die Fristverlängerung bis zum 31. März 2021 durch die Landesfinanzverwaltungen hat den Unternehmen zwar eine zeitliche Entlastung verschafft, sie ändert jedoch nichts an der rechtlichen Verpflichtung zum Einbau von zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen in die Kassensysteme.

Alle Bundesländer weisen ausdrücklich darauf hin, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der Kassen umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen sind.

Die Landesfinanzverwaltungen verlangten daher in ihren Erlassen im Juli vergangenen Jahres, dass die Unternehmen umgehend handeln. So sollten die Betriebe die Umrüstung auf TSE Kassen bis zum 30. September 2020, in einigen Bundesländern sogar schon bis Ende August 2020 nachweislich beauftragt haben.

Wir wissen, dass unsere Kunden ihre Lösungen als stabile, sichere und komfortable Software schätzen. Zuletzt belegt wurde das auch durch unser überdurchschnittlich gutes Abschneiden bei der Trovarit-Anwenderstudie Ende 2020. Gerade das Thema Datensicherheit spielt bei der Entscheidung für eine On-Premises-, also eine serverbasierte Lösung, eine wichtige Rolle. Denn schließlich geht es beim Enterprise-Resource-Planning (ERP) um sensible Daten aus der Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Lohnabrechnung.

Zugleich wissen wir aber auch, dass die Anforderungen der Anwender an die Modularität, Flexibilität und Mobilität ihres ERP-Systems steigen. Daher dürfte es für viele von Interesse sein, an welchen Themen wir zurzeit arbeiten. Hier ein kurzer „Werkstattbericht“.

Browser- und internetfähige Lösungen

Unsere Leitanwendungen werden auch in Zukunft On-Premises-Lösungen sein. Das bedeutet, dass die Daten – wie bisher – zentral auf einem Server im Unternehmen des Kunden oder in einem externen Rechenzentrum liegen. Aber wir haben unsere Software mit der API „anschlussfähig“ gemacht.

Mithilfe dieser standardisierten Web-Schnittstelle, einer sogenannten REST API, sind die Leitanwendungen von außen erreichbar, um zusätzliche Funktionen und neue Anwendungen zu ergänzen.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Rechnungsprüfung, die browserbasiert den Prüfungs- und Freigabeprozess von Rechnungsbelegen abbildet und per REST API an die Programme zur Finanzbuchhaltung angeschlossen ist. Weitere browserbasierte Funktionen zu unseren Leitanwendungen, wie zum Beispiel ein Mitarbeiterportal für Personalwesen, sind in Vorbereitung. Diese Funktionen werden wir künftig auf einer neuen Webplattform anbieten, die zentraler Bestandteil unseres Portfolios sein wird.

Cloud-Lösungen

Ganz schnell sind wir hier jetzt beim Thema Cloud, also bei Rechenzentrumskapazitäten, die im Internet bereitgestellt werden. Einige ERP-Lösungsanbieter setzen ausschließlich auf diese Variante.

Warum nicht das Beste aus beiden Welten (On-Premises und Cloud) miteinander verbinden?

Wir favorisieren eine „hybride“ Lösung, bei der Sie die Suiteify Anwendungen sowohl auf eigenen Servern als auch auf Servern in der Cloud einsetzen können. So können Sie über das Internet jederzeit und ortsunabhängig auf die Suiteify Programme und auf Ihre Daten zugreifen.

Sie mieten dabei die benötigten Rechnerkapazitäten in der Cloud flexibel nach ihren Anforderungen und sparen dadurch die Hardware- und Personalkosten für eine lokal unterhaltene Server-Infrastruktur.

Für den Betrieb unserer Anwendungen im Rechenzentrum arbeiten wir seit Jahren mit zuverlässigen, erfahrenen Partnern zusammen, die für unsere Kunden Lösungen auf Basis von Cloud-Computing-Plattformen wie zum Beispiel Microsoft Azure erstellen.

Ecosystem

Wir können zwar viel, aber bei Weitem nicht alles. Weil wir das wissen, bauen wir kontinuierlich unser Netzwerk mit zuverlässigen Partnern aus und schaffen so ein Ecosystem. Im Kern dieses Ecosystems befinden sich unsere Leitanwendungen, um die herum zusätzliche Lösungen und Funktionen von unseren Partnern entstehen, wobei auch hier wieder die Webschnittstelle hilft.

Die Anbindung eines Webshops, einer Lagerwirtschaft, einer Produktionsplanung, die Integration eines Zeiterfassungssystems oder einer anderen „Fremdlösung“ ist damit technisch einfach und schnell zu realisieren. Ein Vorteil durch modulare Ergänzungen je nach Anforderungsprofil des Nutzers.

Mobile ERP

Die Nutzung von Funktionen der Suiteify Software auf mobilen Geräten wie Tablet, Smartphone, Barcode-Scanner oder Smartwatch sorgt für eine verbesserte Informationslage – unabhängig vom Standort. Außerdem lassen sich mithilfe mobiler Lösungen Prozesse medienbruchfrei automatisieren und Aufgaben schneller erledigen. Also sorgen wir auch dafür, dass Suiteify Lösungen mobil werden. Den Anfang gemacht haben wir bei der Warenwirtschaft, bei der – beispielsweise in Verbindung mit der Lagerwirtschaft, Fertigung, Produktion oder Betriebsdatenerfassung – bereits mobile Funktionen realisiert sind.

Im nächsten Schritt werden wir Lösungen für die Anbindung von Außendienstmitarbeitern schaffen, die in Kundenbetreuung, Wartung oder Vertrieb mobil unterwegs sind und dabei Suiteify Anwendungen nutzen. Im zweiten Quartal 2021 werden wir bei ersten Pilotkunden eine Service-App für den Außendienst im Echteinsatz testen.

Ein Hersteller, der seine ERP-Software fit für Digitalisierung machen möchte, muss aber auch seine eigenen Arbeitsweisen up to date halten.

Daher bereiten wir uns unternehmensintern mithilfe moderner Prozesse wie zum Beispiel agiler Softwareentwicklung (Scrum) oder zeitnaher Bereitstellung von neuen Programmständen mit Fehlerkorrekturen (Zero Bug Policy) auf die Zukunft vor.

Wir sind also mittendrin in der Transformation von Technologie, Prozessen, Zusammenarbeit und Systemen. Dabei orientieren wir uns an den Bedürfnissen und Erwartungen unserer Kunden und Partner. Und haben ein Ziel fest Blick: Unsere ERP-Lösungen werden auch weiterhin höchsten Ansprüchen an Zuverlässigkeit, Stabilität und Fehlerfreiheit genügen – aber dabei (noch) flexibler, modularer und mobiler sein.

Die Ansprüche an Produktionsware steigen ebenso rasant wie das Tempo, in dem sie zur Verfügung stehen müssen. Fertigungsbetriebe müssen ihre Ware daher in immer kürzerer Zeit produzieren und ausliefern. Das darf natürlich weder die Qualität beeinträchtigen noch die Produktkosten in die Höhe treiben. Damit stehen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor einer ständigen Herausforderung: Wie setzen wir unsere vergleichsweise begrenzten Ressourcen optimal ein? Wehe dem Betrieb, dessen Produktionslauf ins Stocken gerät – etwa weil die Verwaltung aufgrund verzögerter Datenübermittlung aus der Produktion zu spät Material nachgeordert hat.

Erfreulicherweise gibt es für solche Herausforderungen aber längst eine digitale Lösung – und die lautet: Produktionsdaten mobil erfassen. Die mobile Datenerfassung unterstützt produzierende Unternehmen dabei, den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Durch höhere Transparenz in der Produktion erkennen sie Engpässe frühzeitig und können sofort eingreifen.

Häufiges Problem: Produktion als Black Box

Transparenz und Überblick über die Produktionsprozesse, am besten in Echtzeit – von diesem Idealzustand sind viele kleine und mittlere Fertigungsbetriebe noch weit entfernt. Immer wieder kommt es zu Verzögerungen im Produktionslauf, was gerade bei dichter Auftragslage problematisch ist. Die Ursachen reichen von fehlendem Material bis hin zu falschen Abrechnungen, weil keine korrekten Informationen zu den Fertigungszeiten vorlagen.

In vielen KMU gleicht die Produktion aus Sicht des kaufmännischen Bereichs einer in sich geschlossenen, undurchsichtigen Black Box. Die Verwaltung hat oft keinen oder nur eingeschränkten Zugang zu Informationen aus der Produktion.

Wichtige Daten wie Arbeitszeiten oder Änderungen an der Stückliste ergänzen die Mitarbeitenden handschriftlich auf den ausgedruckten Fertigungsaufträgen; somit stehen sie der Verwaltung meist erst am Ende des Produktionslaufs zur Verfügung. Die verzögerte Informationsübermitttlung erschwert nicht nur die Materialbeschaffung, sondern auch die Steuerung, Planung und Kalkulation der Fertigung.

Digitale Vernetzung schafft Transparenz

Zwischen Produktion und Verwaltung klafft in vielen Unternehmen eine breite Kommunikationslücke. Um sie dauerhaft zu schließen, müssen beide Bereiche digital miteinander vernetzt werden – aber nicht beliebig und wild durcheinander, sondern mithilfe eines durchdachten Informationskonzepts. Dabei dreht sich alles um eine zentrale Frage: Wie gelangen die Mitarbeitenden im Büro schnellstmöglich an die Informationen, die sie brauchen, um störungsfreie Produktionsläufe zu ermöglichen und Aufträge besser kalkulieren zu können?

Die Lösung des Problems beginnt dort, wo die Informationen entstehen: in der Produktion. Die Kolleginnen und Kollegen in der Fertigung müssen in die Lage versetzt werden, die Betriebsdaten standortunabhängig zu erfassen und sofort digital zur Verfügung zu stellen. Dies darf den Arbeitsfluss selbstverständlich nicht behindern.

Mithilfe von produktionsunterstützender Software und entsprechender Hardware lässt sich Licht in die Black Box Produktion bringen.

Solche digitalen Lösungen enthalten Plausibilitätsprüfungen, die zugleich für eine hohe Datenqualität sorgen. Auf diese Weise lassen sich wichtige Informationen aus der Produktion mittels schnittstellenverknüpfter Systeme im Haus ohne die Gefahr von Übertragungsfehlern schnell verteilen und im Warenwirtschaftssystem weiterverarbeiten.

Mobile Datenerfassung ist entscheidend

Datenerfassung in der Produktion besteht aber nicht nur aus der stationären Erfassung an Maschinen. Auch an anderen Stellen entstehen Informationen zum Produktionshergang und zu Materialbeständen, die für die Verwaltung relevant sind. Wo diese Informationen konkret entstehen, hängt von der Art des Auftrags ab.

Bei serviceleistenden Unternehmen, die ihre produzierten Waren vor Ort bei ihren Kunden montieren, liegt es beispielsweise in der Natur der Sache, dass der Standort ständig wechselt. Daher gilt:

Die Mobilität produktionsunterstützender Software ist ein mindestens ebenso entscheidender Faktor wie die unternehmensinterne Vernetzung und eine hohe Datenqualität.

Wichtig ist auch, dass sich die Hardware für die jeweilige Arbeitsumgebung und die Bedürfnisse der Benutzer eignet. Mittlerweile gibt es auf dem Markt ein breites Angebot an Geräten, mit dem sich Produktionsdaten mobil erfassen lassen.

Die Geräte erfüllen unterschiedlichste Anforderungen: So können beispielsweise Touch-Displays mit Arbeitshandschuhen bedient werden. Die Geräte halten Stürze auf Beton aus und können je nach Modell sogar in Kühlhäusern eingesetzt werden.

Den Wünschen sind hier meist nur durch das Budget Grenzen gesetzt – Industrie-Hardware hat nun einmal ihren Preis. Die Investition in die mobile Datenerfassung zugunsten einer störungsfreien Wertschöpfungskette lohnt sich aber allemal.

Herr Prof. Gronau, in Umfragen kritisieren Benutzer von ERP-Software häufig die unzureichende mobile Einsetzbarkeit ihrer Lösungen. Warum ist Mobile ERP für Unternehmen mittlerweile so wichtig?

Prof. Norbert Gronau: ERP-Systeme haben inzwischen eine äußerst komplexe Oberfläche, weil sie eine Vielzahl von Funktionen zur Bearbeitung der im Unternehmen existierenden Daten für die Benutzer bereitstellen müssen. Bei einigen Systemen ist zu beobachten, dass die Anwender ständig nach der „richtigen“ Funktion in einer speziell dafür vorgesehenen Funktionssuche suchen. Für mich ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass diese Systeme mittlerweile überkomplex geworden sind. Mobile Lösungen zeigen, dass es auch anders, sprich: einfacher geht.

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Welche Anwender in den Unternehmen brauchen denn überhaupt mobile ERP-Anwendungen und worin liegt der Nutzen von Mobile ERP?

Gronau: Klassische Nutzungen mobiler Anwendungen finden sich im Lager, am Point of Sale und bei Kunden im Vertrieb, um nur einige Beispiele zu nennen. Einen neuen Impuls erhält dieses Thema durch den Trend zu Bring Your Own Device (BYOD), also zur Integration privater, mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablets in Unternehmensnetzwerke. Damit einher gehen zahlreiche Business-to-Consumer-Beispiele, die zeigen, wie einfach es sein kann, auch komplexe Datenstrukturen mit drei Fingertips zu bearbeiten.

Inwiefern unterscheidet sich beim Thema Mobile ERP der Bedarf von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) gegenüber größeren Firmen?

Gronau: In unserem Beratungsportfolio finden sich sowohl kleine und mittlere Unternehmen mit circa 30 Nutzern als auch große Unternehmen mit mehreren tausend Nutzern. KMU unterscheiden sich von großen Unternehmen nicht hinsichtlich ihres Bedarfs, sondern meines Erachtens vor allem in der Geschwindigkeit, mit der Entscheidungen getroffen werden und in der Professionalität der IT-Administration. Letztere ist in Großunternehmen deutlich umfassender ausgeprägt.

Kleine und mittlere Unternehmen brauchen bei der Umstellung auf mobile ERP-Anwendungenviel stärker den Hersteller, da sie weniger eigene Ressourcen als große Firmen einsetzen können.

Was ist bei mobilen ERP-Anwendungen vorzuziehen: sogenannte native Apps, die für das Betriebssystem eines Mobilgeräts speziell entwickelt wurden, oder Webapplikationen, die plattformunabhängig im Browser laufen?

Gronau: Bei dieser Frage sind verschiedene Sichtweisen zu berücksichtigen. Zuerst natürlich die Sicht des Anbieters, der ungern zusätzlichen, doppelten oder mehrfachen Entwicklungsaufwand hat. Der Anbieter bevorzugt daher häufig Webapplikationen, dann ist er mit einer bestimmten Funktionalität schnell am Markt – allerdings in einer Version, die nicht optimal an das Endgerät des Benutzers angepasst ist.

“Der Anwender bevorzugt meistens native Applikationen auf seinem Endgerät, weil er dann die gewohnte Bedienung, die auf seinem Endgerät Standard ist, erwarten kann.”

Der Administrator hat andere Interessen, die eher in den Bereichen Zugang, Geräteverwaltung und Sicherheit liegen. Dies kann man typischerweise mit entsprechenden Geräteverwaltungs-Werkzeugen lösen. Grundsätzlich würde ich immer für die Wahl einer Entwicklungsumgebung plädieren, die mit geringem Anpassungsaufwand native Apps aus einem ansonsten einheitlichen Code erzeugt.

Wie schaffen Unternehmen den Übergang von einer rein stationären ERP-Lösung hin zu mobilen Anwendungen? In welchen Schritten sollte man dabei vorgehen?

Gronau: Zuerst einmal sollte das ERP-System diesen Übergang zu mobilen Anwendungen überhaupt erlauben. Dann ist es zwingend erforderlich, dass die Prozesse entsprechend gestaltet sind. Wir arbeiten in unseren Beratungsprojekten mit der Freeware-Lösung Modelangelo. Damit lässt sich für alle Geschäftsprozesse sehr leicht aufzeigen, wo eine Mobilisierung von Prozessen zum Einsatz kommen kann.

Spielen die Unternehmensgröße und die Branche eine Rolle im Hinblick auf die Gestaltung mobiler Prozesse?

Gronau: Nein, wir halten die Gestaltung mobiler Prozesse für unabhängig von der Größe des Unternehmens und der Branche.

Es ist aber generell notwendig, dass der Prozess durchgängig mobil ist. Beispielsweise kann es nicht sein, dass der Kunde mit einem iPad am Eingang des Ladens empfangen wird, der Verkaufsvorgang weitestgehend mithilfe dieses Geräts durchgeführt wird, und der Kunde dann am Ende gebeten wird, sich doch noch einmal in die Schlange an der Kasse einzureihen. Das ist kein durchgängiger Prozess. So etwas muss im Sinne einer Customer Journey vermieden werden.

Welche Herausforderungen in puncto Datensicherheit ergeben sich durch die mobile Nutzung von ERP-Funktionen – und wie lassen sich diese lösen?

Gronau: Bürosoftware, speziell die eines namhaften Herstellers und das Betriebssystem dieses Herstellers stehen zurzeit viel stärker im Fokus von Cyberangriffen als ERP-Systeme. Häufig geht es auch gar nicht um die Sicherheit der Daten, sondern um Themen wie Verfügbarkeit und um die Abwehr von Distributed-Denial-of-Service(DDoS)-Angriffen sowie von Spam-Möglichkeiten oder der Einschleusung von Schadsoftware.

„Eine Zwei-Faktor-Authentisierung mithilfe mobiler Endgeräte, die der Benutzer jederzeit mit sich führt – nicht etwa mit stationärer Hardware – und stets aktuelle Software sowie eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter sind die notwendigen Voraussetzungen für das Erreichen eines hohen Maßes an Datensicherheit.“

Wir entwickeln übrigens gerade am Lehrstuhl Prozesse und Systeme für ein Online-Lehrprogramm, das im Frühjahr 2021 für diese Themen zur Verfügung stehen wird.

Wohin wird die Reise beim Thema mobiles ERP in den kommenden Jahren gehen?

Gronau: Wir sehen ganz klar einen rollenbasierten ERP-Client, der auf jedem Gerät läuft und im Bedarfsfall die gesamte ERP-Funktionalität angemessen bereitstellt. Das stellt aus unserer Sicht für manchen Anbieter einen riesigen Schritt dar und gleichzeitig eine große Erleichterung für die Anwender. Etwas überspitzt formuliert könnte man sagen, da kann man die Wartungsgebühren direkt einmal gegenrechnen gegen eine zunehmende Produktivität durch mobile ERP-Lösungen.

Viele Unternehmen speichern ihre Rechnungen als herkömmliche PDF-Dateien ab und versenden sie dann per E-Mail. Das ist zwar für die Rechnungssteller komfortabel, auf Empfängerseite verursacht die Rechnungsstellung mittels solch unstrukturierter digitaler Daten jedoch erheblichen manuellen Verarbeitungsaufwand. Damit ist bei öffentlichen Aufträgen inzwischen Schluss:

Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten der öffentlichen Hand ihre Rechnungen in einem strukturierten Format einreichen, das sich automatisch verarbeiten lässt. Das bedeutet im Umkehrschluss: Die Behörden weisen Rechnungen, die als Bilddateien (z. B. eingescannte Papierrechnungen) oder reine PDFs ohne strukturierte Daten eingehen, zurück.

Elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – in welchem Format?

Als nationalen Standard für einen einheitlichen und schnellen Rechnungsaustausch hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland das Format XRechnung definiert. Dieses entspricht – ebenso wie das konkurrierende Format ZUGFeRD 2.1 – der maßgeblichen europäischen Norm EN 16931.

ZUGFeRD bietet gegenüber der ausschließlich maschinenlesbaren XRechnung den Vorteil, dass es sowohl eine maschinell zu verarbeitende XML-Datei als auch eine für Menschen lesbare Sichtkomponente enthält. Ab der Version 2.1.1 von ZUGFeRD steht zudem ein XRechnungs-Profil zur Verfügung. Damit können ZUGFeRD-Nutzer vorgabenkonforme Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erstellen.

Die E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen ist Bestandteil einer europaweiten Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung. Den Startschuss zu dieser Entwicklung hatte im Jahr 2014 die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union gegeben.

Mittlerweile haben viele EU-Staaten die europäischen Vorgaben umgesetzt. Auch Deutschland hat die Richtlinie mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) stufenweise in nationales Recht überführt.

Am 27. November 2020 ist in Deutschland planmäßig die nächste Stufe der europäischen Richtlinie 2014/55/EU inkraftgetreten. Seit diesem Zeitpunkt sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für die öffentliche Verwaltung tätig sind, grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:

• Direktaufträge mit einem Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro
• Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich
• Aufträge im Rahmen von Organleihen oder Auslandsbeschaffungen

E-Rechnungspflicht: Binnennationale Vielfalt statt Einheitlichkeit

Ein wesentliches Ziel der Richtlinie 2014/55/EU ist die europaweite Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung. Dies ist allerdings bisher noch nicht einmal innerhalb Deutschlands richtig gelungen. Die Bundesländer haben nämlich den Regelungsspielraum, den die föderalstaatliche Struktur ihnen gibt, rege genutzt. Schon bei der Formatfrage weichen die Vorgaben in Bund und Ländern voneinander ab.

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E-Rechnungen an Bundesbehörden – nur im Format XRechnung

Die Bundesverwaltung hat sich festgelegt: Zulieferer müssen ihre Rechnungen grundsätzlich im Format XRechnung einreichen. Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an den Bund stehen den Lieferanten zurzeit zwei Plattformen zur Verfügung:

• Rechnungen an die Bundesverwaltung lassen sich über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) einreichen. Zur Nutzung der ZRE muss man sich registrieren lassen. Anschließend hat man die Wahl zwischen vier Übertragungswegen: Erfassung per Webformular, Web-Upload, E-Mail, Webservice.
• Für Rechnungen an mittelbare Bundesbehörden wie die Bundesagentur für Arbeit sowie an kooperierende Bundesländer (Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Thüringen) gibt es die OZG-konforme Rechnungseingangs-Plattform (OZG-RE). OZG steht für Onlinezugangsgesetz.

Weitere Informationen finden Rechnungssteller auf einer Informationsseite zur E-Rechnung in der Bundesverwaltung.

Bundesländer zeigen sich in der Formatfrage flexibler

Neben der XRechnung akzeptieren viele Behörden auf Landesebene auch andere EN-16931-konforme Rechnungsstandards wie ZUGFeRD. Jedoch unterscheiden sich die Regelungen zur E-Rechnung in den Ländern nicht nur von denen des Bundes, sondern auch untereinander. Dadurch ist ein unübersichtliches Nebeneinander von Startterminen, Plattformen und Übertragungswegen entstanden.

Eine Übersicht zum Umsetzungsstand der E-Rechnungspflicht in den Bundesländern gibt es auf der Website des VeR (Verband elektronische Rechnung).

Fazit: Bisher keine einheitliche Lösung bei der E-Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber

Mit der E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen soll es für alle Beteiligten leichter werden. Vorerst profitieren jedoch in erster Linie die Auftraggeber in der öffentlichen Verwaltung. Sie erhalten nur noch strukturierte Rechnungsdaten, die sie automatisch weiterverarbeiten können.

Unternehmen, die staatliche Auftraggeber aus mehreren Bundesländern und/oder den Bund beliefern, stehen vor der Herausforderung, die verschiedenen Vorgaben zur E-Rechnungsstellung zu berücksichtigen und umzusetzen. Dazu benötigen sie Software, die die beiden Standardformate XRechnung und ZUGFeRD beherrscht.