HR & Payroll

Eine fristlose Kündigung geschieht äußerst selten. Und wenn, dann nur aus einem triftigen Grund. Dieser Grund muss so schwerwiegend sein, dass einem Arbeitgeber oder einem Arbeitnehmer nicht mehr zugemutet werden kann, das Arbeitsverhältnis binnen der normalen Frist bis zu einer ordentlichen Kündigung fortzusetzen. Allerdings müssen bestimmte Rahmenbedingungen eingehalten werden, damit eine Kündigung ohne Frist auch juristisch zulässig ist. In diesem Artikel erfährst Du, was zu beachten ist.

Definition: Fristlose Kündigung

Die Voraussetzungen, die für eine fristlose Kündigung erfüllt sein müssen, sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in Paragraph 626 nachzulesen. Diesem zufolge kann ein bestehender Arbeitsvertrag von einem Arbeitgeber unverzüglich und fristlos gekündigt werden, wenn „Tatsachen vorliegen, auf Grund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und unter Abwägung der Interessen beider Vertragsteile die Fortsetzung des Dienstverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist oder bis zu der vereinbarten Beendigung des Dienstverhältnisses nicht zugemutet werden kann“.

Das müssen Arbeitgeber außerdem unbedingt beachten:

• Eine fristlose Kündigung muss der Arbeitgeber innerhalb einer zwei Wochen-Frist aussprechen, nachdem er Kenntnis von dem wichtigen Kündigungsgrund erlangt hat.
• Eine Kündigung, die erst nach Ablauf dieser Frist ausgesprochen wird, ist unwirksam.
• Eine vorherige Abmahnung muss in der Regel nicht ausgesprochen worden sein.
• Meist räumt der oder die Gekündigte den Arbeitsplatz sofort.
• Ihm oder ihr droht eine Berechtigungssperre in puncto Arbeitslosengeld.

Damit aber keine Missverständnisse aufkommen: Eine fristlose Kündigung ist keine einseitige Sache. Sie kann nicht nur vom Arbeitgebenden ausgesprochen werden. Auch Arbeitnehmende haben das Recht, eine Anstellung ad hoc ohne Frist zu beenden.

Welche Gründe gibt es für eine fristlos ausgesprochene Kündigung?

Damit eine fristlose Kündigung von einem Unternehmen gegenüber einem oder einer Mitarbeitenden rechtswirksam ausgesprochen werden kann, muss es eine außerordentliche Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten gegeben haben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Mitarbeitende eine Straftat begangen haben. Das Spektrum möglicher Gründe kann von einer ehrverletzenden öffentlichen Beleidigung reichen bis hin zu Diebstahl von Betriebseigentum, Betrug, Unterschlagung, Körperverletzung oder Sachbeschädigung. In all diesen Fällen kann ohne Frist gekündigt werden.

Weitere mögliche Gründe für eine ad hoc Kündigung ohne Frist:

• Arbeitszeitbetrug
• Verstoß gegen das Wettbewerbsverbot
• anhaltende Arbeitsunfähigkeit
• beharrliche Arbeitsverweigerung
• grobe Verletzung der Treuepflicht
• Tätlichkeiten oder Beleidigung gegenüber dem Arbeitgeber

Fall aus der Praxis: Fristlose Kündigung einer Kassiererin wegen Treuebruchs

Die Erfahrung zeigt jedoch, dass das Empfinden von Arbeitgebern, was als ein schwerwiegender Vertrauensverstoß gewertet werden kann, oft weit von dem entfernt liegt, wie Gerichte einen Fall von Kündigung ohne Frist beurteilen. Ein bekanntes Beispiel dafür ist der Fall einer Supermarktkassiererin, die die Pfandbons eines Kunden im Wert von 1,30 Euro gefunden und bei ihrem Arbeitgeber eingelöst hatte.

Der Arbeitgeber fühlte sich von der Arbeitnehmerin betrogen. Für ihn wog diese Tat so schwer, dass er keine Abmahnung oder eine ordentliche Kündigung, sondern eine fristlose Kündigung (gem. §626 BGB) aussprach. Die entlassene Angestellte zog daraufhin vor Gericht. Das wiederum entschied, dass eine fristlose Kündigung in diesem Fall nicht gerechtfertigt sei und erklärte diese Kündigung ohne ordentliche Frist als unwirksam. Der Arbeitgeber musste die Kündigung ohne Frist zurücknehmen und der Arbeitnehmerin ordentlich mit einer regulären Kündigungsfrist kündigen.

Was unterscheidet die fristlose Kündigung und außerordentliche Kündigung?

"Der Regelfall ist eine fristlose Kündigung ohne Einhalten der gesetzlichen oder vertraglichen Kündigungsfrist. Eine außerordentliche Kündigung kann aber auch unter Einhaltung der Kündigungsfrist ausgesprochen werden (sogenannten Auslauffrist)."

Es gibt also durchaus einen Unterschied zwischen fristlos und außerordentlich: Eine außerordentliche Kündigung kann zwar ebenfalls "außerordentlich" ausgesprochen werden, beachtet jedoch – im Gegensatz zur fristlosen Kündigung – eine gesetzliche bzw. vereinbarte Frist. Ausschließlich eine fristlose Kündigung bedarf keiner solchen gesetzlichen Frist.

Wie schreibt man eine fristlose Kündigung?

Es gibt aber noch andere Gründe, an denen eine fristlose Kündigung scheitert. Wer fristlos kündigen will, muss gewisse Formalitäten beachten. Grundsätzlich muss eine fristlose Kündigung schriftlich erfolgen.

Damit die fristlose Kündigung vor Gericht Bestand hat, muss sie die folgenden Angaben enthalten:

• Name des Absenders
• Adresse
• Kündigungstermin
• Ort und Datum
• Unterschrift

Außerdem gilt: Nachdem Arbeitgeber einem Arbeitnehmer fristlos gekündigt haben, haben Arbeitgeber die Pflicht, den Gekündigten darauf hinzuweisen, dass sich dieser bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden muss und darüber hinaus verpflichtet ist, aktiv nach einer anderen Beschäftigung zu suchen.

Die Angabe eines Kündigungsgrundes ist im Kündigungsschreiben hingegen nicht zwingend erforderlich. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer jedoch unverzüglich, nachdem fristlos gekündigt wurde, den Kündigungsgrund schriftlich nennen, sofern der Arbeitnehmer dies verlangt. Nach Eintreten des Kündigungsgrundes hat der Arbeitgeber binnen einer 2-Wochen-Frist Zeit, die Kündigung auszusprechen.

Kann man eine fristlose Kündigung rückgängig machen?

In seltenen Fällen kommt es vor, dass eine fristlose Kündigung unüberlegt ausgesprochen wird. Lässt sich diese dann wieder zurücknehmen?
Das Arbeitsrecht ist da eindeutig: Nein! Aus juristischer Sicht kann eine Kündigung nicht zurückgezogen werden, wenn sie einmal ausgesprochen wurde. Dann gilt das Arbeitsverhältnis gem. Arbeitsrecht als beendet.

Es gibt aber die Möglichkeit, die Kündigung als unwirksam zu betrachten. Dies ist aber nur möglich, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber zustimmen, das Beschäftigungsverhältnis wie gewohnt fortzusetzen.

Fazit: Das musst Du bei einer fristlosen Kündigung beachten

Eine fristlose Kündigung sollte nie aus dem Bauch heraus ausgesprochen werden. Dazu sind die Konsequenzen, die drohen, zu massiv. Zum Beispiel könnten Arbeitnehmer vom Bezug des Arbeitslosengeldes gesperrt werden, was für sie mit erheblichen finanziellen Einbußen einhergeht. Gleichzeitig sollte auch der Grund für eine fristlose Kündigung die nötige ordentliche Substanz haben. Und: Wer fristlos kündigt, muss auf eine formal richtige Aussprache achten.

Ist das nicht der Fall, sehen sich die miteinander in Konflikt geratenen Parteien häufig vor Gericht wieder. Und die Erfahrung zeigt, dass fristlos entlassene Arbeitnehmer oft außerordentlich gute Chancen haben, ein Kündigungsschutzverfahren zu gewinnen.

Das liegt vor allem daran, dass die wenigsten Arbeitgeber alle Voraussetzungen für eine fristlos ausgesprochene Kündigung von A bis Z korrekt beachten. Um bei einem so gewichtigen Thema juristisch auf der sicheren Seite zu stehen, ist es auf jeden Fall angeraten, sich anwaltlich zum Arbeitsrecht beraten zu lassen.

Die meisten Arbeitgeber erfassen schon heute die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden, entweder um gesetzlichen Regelungen zu entsprechen oder um sich selbst abzusichern. Dennoch gibt es für viele Arbeitgeber Handlungsbedarf, denn durch das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 werden sich auch in Deutschland die gesetzlichen Rahmenbedingungen im Bereich der Lohnabrechnung und Zeiterfassung verändern.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Unter dem Begriff “Arbeitszeiterfassung” versteht man die genaue Protokollierung der Arbeitszeit, die die Mitarbeitenden geleistet haben. Dies erstreckt sich nicht nur auf die Stundenzahl, sondern auch auf den Beginn und das Ende der Arbeitsstunden und der Pausenzeiten. Hierfür stehen unterschiedliche Zeiterfassungssysteme zur Verfügung.

Die Dokumentation der Arbeitszeit kann aufgrund gesetzlicher Vorgaben erfolgen, bietet aber auch unabhängig davon Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, etwa einen besseren Überblick über die erbrachte Leistung und angefallene Überstunden.

Die Arbeitszeiterfassung ist Grundlage für die Lohnbuchhaltung. Die Unterlagen sollten wenigstens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Als Teil der Lohnabrechnung kann für die Daten allerdings auch eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren gelten.

Für wen ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Zurzeit besteht in Deutschland keine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber, eine Arbeitszeiterfassung durchzuführen. Dennoch gibt es – quasi durch die Hintertür – in einigen Konstellationen und Branchen eine Pflicht zur Protokollierung der Arbeitszeiten:

Hinzu kommen Situationen, in denen die Zeiterfassung dringend angeraten ist, um anderen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Hat ein Unternehmen etwa Kurzarbeit eingeführt, muss es in der Lage sein, die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeitenden auf Verlangen nachzuweisen – auch wenn dies nicht konkret dem Gesetzestext zu entnehmen ist.

Das ändert sich infolge des EuGH-Urteils

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil vom 14. Mai 2019 festgelegt, dass jedes Unternehmen eine Zeitwirtschaftslösung einführen muss, die die Arbeitszeiten der Mitarbeiter objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert. Zukünftig wird sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung also nicht mehr auf einzelne Branchen beziehen, sondern alle Arbeitgeber betreffen.

Ein Gutachten im Auftrag des Bundesarbeitsministeriums hat bereits festgestellt, dass die gegenwärtigen gesetzlichen Regelungen den Ansprüchen des EuGH nicht genügen. Deshalb sollten Arbeitgeber bereits heute eine Zeiterfassungssoftware nutzen, mit der sich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten aufzeichnen lassen.

Bislang ist die Art der Zeiterfassung nicht vorgeschrieben. Um jedoch den Anforderungen des EuGH gerecht zu werden, empfiehlt es sich, sich schon heute mit digitalen Lösungen für die Zeitwirtschaft auseinanderzusetzen.

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Korrekter Umgang mit den erfassten Zeitwirtschaftsdaten

Um ihren Pflichten nachzukommen, müssen Arbeitgeber die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden, deren zeitliche Lage (Beginn und Ende) sowie Pausenzeiten und etwaige Überstunden dokumentieren.

Weil es sich hierbei um personenbezogene Daten handelt, greifen die hohen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies gilt insbesondere für digitale Systeme, da die Daten auf Servern verarbeitet werden.

Doch auch die klassische „Zettelwirtschaft“ kann datenschutzrechtlich bedenklich sein, beispielsweise wenn Stundenzettel versehentlich auf dem falschen Schreibtisch landen.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur diejenigen Mitarbeitenden Zugriff auf die Daten erhalten, die sie für ihre Tätigkeit tatsächlich benötigen. Hierzu gehören vorrangig die Mitarbeitenden der Personalabteilung, die sich um Zeitwirtschaft und Lohnbuchhaltung kümmern, sowie der direkte Vorgesetzte.

Verwendet der Arbeitgeber Apps als Zeitwirtschaftslösung, muss entweder sichergestellt werden, dass keine Bewegungsprofile erstellt werden, oder der betroffene Mitarbeitende muss sich im Rahmen des gesetzlich Erlaubten damit einverstanden erklären.

Lohnabrechnung und Zeiterfassung: Überblick über Zeiterfassungssysteme

Vom klassischen Stundenzettel bis hin zur professionellen Zeitwirtschaftslösung, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung vereint, gibt es eine Vielzahl von Systemen für die Arbeitszeiterfassung:

• Stundenzettel: Diese Lösung ist besonders einfach umzusetzen und mit minimalen Kosten verbunden. Allerdings ist die Methode zeitaufwendig und fehleranfällig, zumal alle erfassten Informationen von Hand in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen.
• Excel-Tabelle: Mit dieser Lösung ist das Papierchaos beseitigt. Microsoft Excel ist für jeden Mitarbeitenden ortsunabhängig zugänglich sowie einfach und schnell zu nutzen. Allerdings bleibt der aufwendige manuelle Übertrag der Daten in die Lohnbuchhaltung. Und: Das System ist manipulations- und fehleranfällig.
• Stechuhr und Stempelanlagen: Ob per Fingerabdruck, Stempelkarte oder PIN, jeder Mitarbeitende erfasst seine Zeiten effizient und einfach direkt am Arbeitsplatz. Leider sind die Systeme teuer in der Anschaffung, erfordern eine regelmäßige Wartung und sind für Beschäftigte im Außendienst oder im Homeoffice nicht nutzbar.
• Zeiterfassungssoftware: Damit erfassen alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten digital, direkt am PC oder Notebook. Die Systeme können auch außerhalb des Betriebs genutzt werden und sind einfach anzuwenden. Über eine Schnittstelle sollten Lohnabrechnung und Zeiterfassung direkt miteinander verknüpft sein. Dann sind die erfassten Daten sofort für die Abrechnung verfügbar.
• Payroll-Software mit Zeitwirtschaft: Die gleichen Vorteile wie eine angebundene Zeiterfassungssoftware bietet eine Lohnabrechnungssoftware mit integrierten Funktionen zur Zeiterfassung.
• Apps/Cloudlösungen: Anwendungen, die am Rechner ebenso wie am Smartphone genutzt werden können, sind einfach zu bedienen und orts- und zeitunabhängig verfügbar. Die Daten werden zentral gespeichert und können per Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung übertragen werden.

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Digitale Zeiterfassung: Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende

Warum es sich lohnt, die Lohnabrechnung und Zeiterfassung zu verknüpfen

Es lohnt sich, die Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung entweder über eine Schnittstelle herzustellen oder beide Bereiche in einem System zu verknüpfen. Diese Verbindung bringt gleich mehrere Vorteile mit sich:

• Weniger Aufwand für die sonst manuell erfolgende Übernahme der Daten
• Geringere Fehleranfälligkeit dank Wegfall der Handarbeit
• Keine doppelten Daten
• Aktuellere Daten durch tagesgenaue Auswertungen

Digitale Zeiterfassungssoftware einführen - darauf ist zu achten

Bei der Auswahl einer Zeitwirtschaftslösung sollte das Hauptaugenmerk darauf liegen, eine Software zu finden, die optimal zum Unternehmen passt. Relevant sind vor allem diese Faktoren:

• Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DSGVO, Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitszeitgesetz)
• Abbildung der internen Prozesse in der Software
• Nahtlose Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung
• Definition der zu erfassenden Daten
• Wahl der Art des Zeiterfassungssystems passend zu den Mitarbeitenden (z. B. Cloudlösungen, wenn viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiten)

Entscheidend ist, die eigenen Erwartungen an das Zeiterfassungssystem bereits im Vorfeld zu klären und mit den zur Verfügung stehenden Lösungen abzugleichen. Dies betrifft beispielsweise die zu erfassenden Daten, die Verfügbarkeit des Systems sowie die gewünschten Auswertungsmöglichkeiten.

Teiloutsourcing bedeutet nichts anderes als Teile des eigenen Business’ an einen externen spezialisierten Partner auszulagern. Auf diese Weise werden in der Industrie schon seit Jahren Kosten in der Produktion und der Entwicklung erfolgreich gesenkt. Aber auch HR kommt zunehmend auf den Geschmack des Teiloutsourcings.

Was umfasst Outsourcing im HR-Bereich? Welche Leistungen können abgedeckt werden?

War Outsourcing lange Zeit eher ein Thema, das in der Industrie eine gewichtige Rolle spielte, wo zum Beispiel Zulieferbetriebe große Teile der Fertigung übernehmen, kommt das Thema zunehmend auch im Human Resources Management an. Denken wir nur an Headhunter, die im Auftrag von Firmen nach passenden Kandidaten suchen. Diese Praxis ist seit Jahrzehnten weit verbreitet.

Dabei besteht ein großer Unterschied zwischen Voll- und Teil-Outsourcing. Von “Volloutsourcing” ist immer dann die Rede, wenn zum Beispiel ganze Abteilungen oder Geschäftsbereiche an externe Dienstleister ausgelagert werden. Teil-Outsourcing bezeichnet hingegen die Auslagerung von Teilaufgaben innerhalb eines Geschäftsbereichs.

Was sind die Vor- und Nachteile der jeweiligen Outsourcing-Art?

Personalverantwortliche profitieren bereits spürbar von der Teilauslagerung bestimmter Prozesse. Meist werden zeitintensive repetitive Aufgaben von einem Dienstleister übernommen, während sich die Fachabteilungen eines Unternehmens stärker auf ihr strategisches Kerngeschäft konzentrieren und so eine deutlich bessere Performance erzielen können.

Teiloutsourcing gewinnt gerade jetzt für HR zunehmend an Bedeutung. In Zeiten, in denen sich u. a. durch die Corona-Pandemie Arbeitsweisen, -prozesse und die Infrastruktur im Eiltempo verändern, muss stärker denn je strategisch gedacht und agiert werden. Personalverantwortliche brauchen jetzt die Möglichkeit, sich fokussiert um die Weiterentwicklung ihrer Organisation zu kümmern statt zeitraubende Prozesse zu steuern. Mitarbeiter und Teams müssen auf eine Welt vorbereitet werden, in der die Remote-Arbeit dominiert. Dazu muss nicht nur die richtige Technik bzw. Software angeschafft werden, es bedarf auch neuer Workflows und Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Teiloutsourcen können Unternehmen dafür beispielsweise die Bereiche Bewerbermanagement und Recruiting, Talentmanagement, Lohnabrechnung, Personalverwaltungsaufgaben wie die Anmeldung bei der Renten- und Sozialversicherungsstelle, die Personalkostenplanung oder die Zeiterfassung.

Beispiel Payroll-Teiloutsourcing

Aber wie läuft ein solches Teiloutsourcing konkret ab? Im Bereich der Payroll rechnen Unternehmen ihre Löhne und Gehälter zum Beispiel weiterhin selbst ab, geben aber die Teile ihrer Prozesse, die sie zeitlich am meisten blockieren, an einen externen Partner ab – das Meldewesen oder das Couvertieren und Versenden fertiger Gehaltsnachweise etwa.

Unternehmen übermitteln dazu ihre Abrechnungsdaten über eine sichere, datenschutz-konforme Verbindung an den Dienstleister. Dessen Service-Team erledigt anschließend zuverlässig die anstehenden To Dos. Mit dem Teil-Outsourcing der Payroll sind mit dem richtigen Kontakt nicht nur effizientere Prozesse gewährleistet. Sie sind darüber hinaus auch sehr kosteneffizient, denn verrechnet wird pro Mitarbeiter. Das gewährt Unternehmen eine volle Kostenkontrolle ohne teure Fixkosten. Und dank des Wegfalls zeitintensiver Aufgaben hat HR nun endlich die Hände frei, um sich um die brennenden Themen zu kümmern, die gerade anstehen.

Nicht nur wegen dieser spürbaren Entlastung kommen immer mehr Unternehmen auf den Geschmack des Teil- oder Voll-Outsourcings ihrer HR-Prozesse. Laut einer aktuellen Studie der IDG Research Services in Zusammenarbeit mit dem Personal- und Projektdienstleister Allgeier Experts gibt es noch viele weitere Vorteile, die für das Outsourcing sprechen.

Pro Outsourcing im Human Resources sprechen:

• eine höhere Stabilität im Betrieb (19,7 Prozent)
• bessere Servicequalität (19,1 Prozent)
• ein Plus an Agilität (18,6 Prozent)  
• der Zugewinn an personeller Flexibilität (17,5 Prozent)

Was hat Teiloutsourcing mit der Cloud zu tun?

Wie in dem Payroll-Beispiel handelt es sich bei vielen teiloutgesourcten Dienstleistungen um digitale Services. Hier kommt die Cloud in Spiel. Die entsprechenden Business-Anwendungen und Daten werden zentral und datenschutz-konform in einer Cloud in einem zertifizierten Rechenzentrum gehostet. Anwender brauchen sich somit nicht um Updates zu kümmern und können jederzeit und ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen. Der heute dringend benötigte Remote-Zugriff wird durch eine Cloud also deutlich vereinfacht und sicherer.

Allerdings gibt es bestimmte Faktoren, die bei der Auslagerung von HR-Prozesse zu beachten sind:

• Unternehmen sollten zunächst die eigenen Abläufe und Prozesse genau unter die Lupe nehmen und eruieren, welche wiederkehrenden Aufgaben die meisten Outsourcing-Potenziale bieten.
• Lagert ein Unternehmen Teile seiner Lohn- und Gehaltsabrechnung aus, sollte es auf einen spezialisierten Kontakt zurückgreifen, dessen Spezialwissen und Kompetenzen zur Verbesserung der Service- oder Leistungsqualität beitragen.
• Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass der Dienstleister Neuerungen wie Gesetzesänderungen im Steuerrecht automatisch berücksichtigt.
• Übernimmt der Anbieter die Verantwortung für ausgewählte HR-Prozesse, trägt er auch das Risiko (Risikoverlagerung).

Sind diese Punkte erfüllt, läuft das Teil-Outsourcing reibungslos ab und bringt maximalen Mehrwert.

Eine Wiedereingliederung kann stattfinden, wenn vorher arbeitsunfähige Mitarbeiter ihre Aufgaben nach einer ärztlichen Beurteilung zumindest teilweise wieder ausführen können. Es wird zunächst von einer eingeschränkten Arbeitsfähigkeit ausgegangen. Daher werden sie stufenweise wieder in die Arbeitsprozesse integriert.

Wiedereingliederung nach Krankheit

Ziel der stufenweisen Wiedereingliederung ist, die Betroffenen langsam und Schritt für Schritt wieder in das Arbeitsleben einzugliedern und damit auch den Gesundheitszustand zu unterstützen. In der Regel gilt dies für Beschäftigte, die länger als sechs Wochen oder immer wieder arbeitsunfähig waren. Oft ist ein Unfall oder eine längere Krankheit die Ursache und Arbeitnehmer werden aus ihrem normalen Beschäftigungsverhältnis und damit auch dem gewohnten Tagesablauf gerissen.

Da eine Rückkehr oft mit vielen Problemen verbunden ist und damit die Personen nicht sofort überfordert werden, ist eine stufenweise Wiedereingliederung ratsam. Per Gesetz ist die Wiedereingliederung nach § 74 Sozialgesetzbuch V geregelt. Arbeitgeber können die Wiedereingliederung jedoch auch ablehnen und darauf bestehen, dass der Arbeitnehmer erst wieder bei der Arbeit erscheint, wenn er vollständig genesen und arbeitsfähig ist.

Betriebliches Eingliederungsmanagement und die Wiedereingliederung

Wenn ein Mitarbeiter länger arbeitsunfähig war, sollte das oberste Ziel sein, dass das Risiko einer erneuten Erkrankung bzw. eines Ausfalls minimiert wird. In manchen Fällen können Arbeitnehmer nach einer Erkrankung oder einem Unfall auch die vorherige Tätigkeit nicht mehr oder nur noch teilweise ausüben. In solchen Fällen sollte gemeinsam entschieden werden, ob eine alternative Tätigkeit im Unternehmen möglich ist.

War ein Arbeitnehmer länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, kann das Unternehmen ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten. Dieses soll beim Wiedereinstieg helfen und bietet Hilfen im Arbeitsleben sowie Maßnahmen zur medizinischen Rehabilitation. Das BEM ist im Sozialgesetzbuch SGB IX festgelegt und soll Arbeitnehmern helfen, zurück in die Arbeitswelt zu finden.

Rechtlich sind Arbeitgeber zu einer BEM-Maßnahme verpflichtet, wenn ein Mitarbeiter länger als 6 Wochen krank war. Im Gegensatz dazu ist der Arbeitgeber nicht zu einer Wiedereingliederung verpflichtet. Eine Wiedereingliederung ist dann sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeit zumindest teilweise wieder aufnehmen kann.

Privatversicherte können in der Regel keine Wiedereingliederung durchführen, sondern müssen auf das Betriebliche Eingliederungsmanagement zurückgreifen.

Die stufenweise Wiedereingliederung nach dem Hamburger Modell

Während der Wiedereingliederung ist der Arbeitnehmer rechtlich gesehen noch arbeitsunfähig. Weiterhin sollten dem Arbeitnehmer keinerlei versicherungsrechtliche oder finanzielle Nachteile entstehen, wenn er eine stufenweise Wiedereingliederung durchführt. Zuerst müssen Arzt und Patient gemeinsam entscheiden, ob der Patient bzw. Arbeitnehmer in der Lage ist, die ursprüngliche Tätigkeit zumindest teilweise wieder auszuüben.

Die stufenweise Wiedereingliederung kann zum Beispiel mit wenige Stunden pro Tag starten und dann nach einigen Wochen in Absprache und mit Rücksicht auf die tatsächliche Leistungsfähigkeit stufenweise erhöht werden. Die Wiedereingliederung nach dem Hamburger Modell dauert in der Regel zwischen sechs Wochen und sechs Monaten. Je nach Fall wird ein individueller Wiedereingliederungsplan oder auch Stufenplan erstellt, der auch mit behandelnden Ärzten abgesprochen werden kann.

Der Wiedereingliederungsplan sollte enthalten:

• Start und Ende der stufenweisen Wiedereingliederung
• Art und Dauer der einzelnen Stufen
• Geplanter Zeitpunkt des Erreichens der vollen Belastbarkeit und Arbeitszeit
• Gründe und Rechte für eine Beendigung der Wiedereingliederung
• Weitere Maßnahmen zur Unterstützung
• Belastungen und Aufgaben, die – wenn möglich – zu vermeiden sind

Der Mitarbeiter sollte in der Regel auf dem Arbeitsplatz eingesetzt werden, der vor der Arbeitsunfähigkeit vorgesehen war.

Wiedereingliederung bei Teilzeit

Eine stufenweise Wiedereingliederung ist keine Teilzeitstelle. Es wird nicht nur die Arbeitszeit verringert, sondern auch die Leistungsanforderungen werden angepasst. Außerdem handelt es sich immer um eine zeitlich begrenzte Maßnahme. Bei einer normalen Teilzeitstelle wird lediglich der Arbeitsumfang entsprechend der Arbeitszeit angepasst.

Wollen Teilzeitbeschäftigte eine Wiedereingliederung nach Teilzeit beginnen, wird eine entsprechend geringere Abstufung der Arbeitszeit gewählt. Eine volle Belastbarkeit und damit ein Ende der Wiedereingliederung ist erreicht, wenn die ursprüngliche Tätigkeit und Stundenzahl wieder vollumfänglich ausgeführt werden kann.

Wiedereingliederung: Wer zahlt?

Ein Arbeitnehmer erhält während der Wiedereingliederung kein reguläres Arbeitsentgelt vom Arbeitgeber, da er rechtlich noch als arbeitsunfähig gilt. Daher werden in der Regel Lohnersatzleistungen gezahlt, zum Beispiel:

• Krankengeld
• Verletztengeld
• Übergangsgeld

Die Kosten einer Wiedereingliederung tragen also die zuständige Kranken- oder Rentenversicherung bzw. Krankenkasse, in manchen Fällen auch die Berufsgenossenschaft. Wer genau für die Wiedereingliederung aufkommt, hängt davon ab, ob die Arbeitsunfähigkeit durch einen Unfall, Arbeitsunfall, Krankheit oder eine Berufskrankheit ausgelöst wurde.

Wiedereingliederung nach Reha

Auch nach einer Reha-Maßnahme kann eine Wiedereingliederung erfolgen. Diese kann direkt von der Reha-Klinik organisiert oder durch den behandelnden Arzt eingeleitet werden.

Wiedereingliederung FAQ

nach erfolgreicher Wiedereingliederung wieder krank

Wird die Wiedereingliederung erfolgreich abgeschlossen, so gilt der Arbeitnehmer wieder arbeitsfähig und das Arbeitsverhältnis wird wieder aufgenommen. Erkrankt der Arbeitnehmer im Anschluss erneut, bekommt er nach Vorlage eines Attests auch wieder Lohnfortzahlungen, sollten die sechs Wochen Krankenzeit überschritten werden. Hier muss jedoch neu entschieden werden, ob es sich um eine neue Erkrankung handelt, die in keinem Zusammenhang mit der alten Krankheit steht.

nach langer Krankheit wieder arbeiten ohne Wiedereingliederung

Der Arbeitgeber hat das Recht, eine Wiedereingliederung abzulehnen. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer warten, bis er vom Arzt wieder als voll arbeitsfähig erklärt wird. Ausnahmen bilden behinderte oder von Behinderung bedrohte Personen: diese dürfen die Wiedereingliederung erzwingen.

Wiedereingliederung abgebrochen was passiert jetzt

Droht die Wiedereingliederung zu scheitern, so gibt es zunächst die Möglichkeit, sie für maximal sieben Tage zu unterbrechen. Eine solche Regelung muss jedoch im Wiedereingliederungsplan vorgesehen sein.

Fehlt der Arbeitnehmer länger als sieben Tage, so ist die Wiedereingliederung abgebrochen. Sie kann auch von allen Parteien (Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Arzt) jederzeit abgebrochen werden, sollte sich der Gesundheitszustand des Betroffenen verschlechtern.

Wird die Wiedereingliederung abgebrochen, ist der Arbeitnehmer weiterhin arbeitsunfähig und bezieht Krankengeld, Verletztengeld oder Übergangsgeld.

In manchen Fällen reichen im Recruiting der klassische Check von Bewerbung, Lebenslauf und Anschreiben sowie ein Interview nicht aus, um herauszufinden, wie gut Kompetenz und Fähigkeiten der Bewerber zu einer ausgeschriebenen Position passen. Um einem Bewerber genauer auf den Zahn zu fühlen, bieten sich Assessment Centers an. Was das ist und wie es funktioniert, erfährst Du in diesem Artikel.

Assessment Center Definition: Was ist das genau?

Ein Assessment Center (abgekürzt: AC) ist ein Auswahlverfahren von Kandidaten innerhalb des Recruitment eines Unternehmens. Meist dauert dieses Verfahren ein bis zwei Tage und beinhaltet verschiedenste Aufgaben und Übungen, die Human Resources vorgibt und die eine Gruppe von Bewerbern erledigen müssen.

Auf diese Weise lässt sich die Eignung von Talenten überprüfen oder zumindest kann die Personalabteilung so Kompetenzen, Fähigkeiten und Stärken sammeln und sehen, wie ein Bewerber oder eine Bewerberin „tickt“.

Durch ein Assessment Center erfährt man also:

• wie das Verhalten eines Kandidaten in Stresssituationen ist,
• ob er/sie es schafft, Aufgaben zu priorisieren,
• ob er/sie mit Konflikten umgehen kann
• und wie gut er/sie eine Aufgabe unter Zeitdruck vorbereiten kann.

Welche Arten von Assessment Centern gibt es?

An einem Assessment Center nimmt typischerweise eine Gruppe von vier bis acht Personen teil. Auf diese Weise zeigt sich die Fähigkeit der verschiedenen Personen, auf typische Situationen zu reagieren. Dann spricht man von einem Gruppen-Assessment.

Es gibt aber noch weitere Verfahren von Assessment Centern, so dass man grundsätzlich die folgenden Auswahlverfahren unterscheiden kann:  

• Gruppen-Assessment: Mehrere Personen werden gleichzeitig in der Gruppe getestet und müssen teilweise dabei miteinander interagieren.
• Einzel-Assessment Center: Hier werden die Bewerber im Einzel-Gespräch getestet.
• Management-Audit: Das Management-Audit ist ein Instrument, wenn es um die Besetzung einer Führungsposition eines Unternehmens geht und wird normalerweise von externen Consultingfirmen durchgeführt.
• Online-Assessment Center: Immer mehr Arbeitgeber entscheiden sich, das Assessment Center online durchzuführen. Es beinhaltet weitgehend die gleichen Aufgaben wie ein Offline-Assessment Center.
• Assessment Center für Führungskräfte: Diese Assessment Center sind darauf ausgelegt, Management-Fähigkeiten von Führungskräften zu überprüfen.

Eines ist bei allen Assessment Centern gleich: Bei den Übungen bewerten Beobachter, so genannte Assessoren, die Teilnehmer.

Wie viele Unternehmen setzen Assessment Center ein?

Das Assessment Center ist in der Personalbeschaffung nach wie vor beliebt. Eine Studie des Portals Statista zeigte, dass knapp über die Hälfte der Personalverantwortlichen Assessment Center im eigenen Unternehmen zur Personalgewinnung einsetzen. Human Resources Profis versprechen sich von dem Assessment Center verschiedene Vorteile.

Das sind die Vorteile von Assessment Center

Unternehmen haben mit diesem Tool zum Beispiel ein Mittel in der Hand, Talente näher und besser kennenzulernen als in einem Einzel-Vorstellungsgespräch. Während ein Interview für eine Position/einen Job nur ein, zwei Stunden dauert, verbringen Arbeitgeber und Beobachter bei einem Assessment Center mehrere Tage mit Talenten. Und: Sie lernen sie in den verschiedensten Situationen kennen – auch das vermag ein Job-Interview nicht zu leisten. Der typische Ablauf solcher Tests beinhaltet Vorstellung, Selbstpräsentation, Präsentation, Übung, Interview, Rollenspiele, Gespräch in der Gruppe und viele weitere Elemente

Vorteile bzw. Erkenntnisse von Assessment Centern:

• Wie denkt ein Kandidat?
• Handelt es sich eher um eine extrovertierte oder introvertierte Persönlichkeit?
• Wie geht die Person mit einer Problem-Situation um, wie löst sie diese Situation?
• Wie ausgeprägt ist die Fähigkeit der Person in einer Führungsrolle?
• Wie geht ein Kandidat mit einer bestimmten Übung/Aufgabe um – vor allem im Direktvergleich zu anderen Job-Anwärtern? Was ist seine Kern-Kompetenz?
• Lässt sich die Person von einer künstlichen Stress-Situation aus dem Gleichgewicht bringen?
• Entsprechen Stärken und Kompetenzen aus der Bewerbung tatsächlich der Realität, wie z. B. Teamfähigkeit, Kreativität und Lösungsorientiertheit?
• Überzeugt der Bewerber in der Selbst-Präsentation?

Welche Nachteile haben Assessment Center?

Es gibt allerdings auch ein paar Nachteile, die mit einem Assessment Center in Verbindung gebracht werden. Kritische Stimmen bemängeln zum Beispiel die mangelnde Aussagekraft von Assessment Centern. Ihr Argument: Kandidaten werden bei einem Assessment Center häufig unter hohen Stress gestellt und verhalten sich daher nicht authentisch.

Dieser Kritikpunkt ist nicht von der Hand zu weisen. In der Tat hängt die Qualität der Ergebnisse sehr stark davon ab, wie gut und passgenau die einzelnen Übungen und Tests von dem zuständigen Human Resources Manager ausgewählt, durchgeführt und ausgewertet werden. Und: ob sich Kandidaten wohlfühlen. Denn nur dann zeigen sie sich von ihrer natürlichen Seite.

Grundsätzlich ist es am besten, wenn sich Job-Anwärter während des gesamten Tests nicht als auf ihre Fachkenntnisse reduzierte Kandidaten, sondern als Menschen fühlen. Dazu trägt eine durchdachte Candidate Experience bei, aber auch entlastende Bewerbermanagementsoftware, durch die Human Resources Manager administrativ weniger vorbereiten müssen und sich so mehr mit den Inhalten und der Persönlichkeit des Einzelnen beschäftigen können.

Die betriebliche Altersversorgung ist neben den gesetzlichen Versorgungssystemen (z. B. gesetzliche Rentenversicherung und berufsständische Versorgung) und den privaten Versorgungen (z. B. Riester- und Rürup-Renten) eine wichtige Säule der Altersvorsorge in Deutschland. Um sie zu stärken, hat der deutsche Gesetzgeber die im Betriebsrentengesetz (BetrAVG) geregelte bAV durch das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) reformiert.

BRSG erweitert Zuschusspflicht stufenweise

Das Betriebsrentenstärkungsgesetz enthält verschiedene Änderungen bei der betrieblichen Altersversorgung, die von Arbeitgebern stufenweise umzusetzen waren bzw. sind:

• Bereits mit Inkrafttreten des BRSG zum Januar 2018 wurde unter anderem die neue Zusageart der reinen Beitragszusage eingeführt. Hierbei haftet der Arbeitgeber – nach dem Prinzip „Pay and Forget“ – nur für die Zahlung der Beiträge an Pensionskassen, Pensionsfonds oder Lebensversicherer, nicht aber für eine bestimmte Höhe der Leistung. Zudem wurde der steuerfreie Höchstbetrag für die Direktversicherung von vier Prozent auf acht Prozent der Beitragsbemessungsgrößen der Rentenversicherung (West) angehoben.
• Seit dem Januar 2019 gilt für neue Versorgungszusagen in Form der Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds eine Zuschusspflicht des Arbeitgebers. Voraussetzung hierfür ist, dass die Versorgungszusage auf einer Entgeltumwandlung (Gehaltsverzicht) gemäß § 3 Nr. 63 Einkommensteuergesetz (EStG) beruht. Der Pflichtzuschuss beträgt 15 Prozent des Umwandlungsbetrags, wenn der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialabgaben spart.
• Die dritte Stufe des BRSG regelt, dass Arbeitgeber den Pflichtzuschuss ab dem Januar 2022 auch für bereits vor dem Jahr 2019 bestehende Direktversicherungen, Pensionskassenverträge und Pensionsfondsverträge zahlen müssen, sofern sie durch die Entgeltumwandlung Sozialabgaben sparen. Dies gilt auch für pauschalversteuerte Direktversicherungen nach § 40b Einkommensteuergesetz (EStG), welche bis Ende 2004 eingerichtet werden konnten.

Umsetzung der Änderungen in der bAV stellt Unternehmen vor Herausforderungen

Mit dem Inkrafttreten der dritten Stufe des Betriebsrentenstärkungsgesetzes müssen Arbeitgeber ab Januar 2022 in der betrieblichen Altersversorgung somit auch für ältere Entgeltumwandlungsvereinbarungen einen mindestens 15-prozentigen Zuschuss zahlen.

Die Erweiterung der Zuschusspflicht führt auf Arbeitgeberseite zu erheblichem administrativem Aufwand und erfordert gründliche Vorbereitung. Die Umsetzung der Regelungen des BSRG ist nämlich komplexer als sie auf den ersten Blick erscheint:

Der Grundsatz der Vertragsfreiheit verhindert einfache, pauschale Regelungen für sogenannte Altfälle in der bAV.

Längst nicht alle Versicherungsgesellschaften lassen eine Erhöhung des Produktbeitrags in bestehenden Vorsorgeverträgen zu. Daher müssen Arbeitgeber zuerst die Zustimmung der Versicherungsgesellschaft oder Pensionskasse einholen, bevor sie den neuen Pflichtzuschuss mit beitragserhöhender Wirkung in bestehende Vorsorgeverträge einzahlen dürfen. Hierbei zeigt sich oft: Je älter der Vertrag und je „exotischer“ der Versicherungsträger ist, desto aufwendiger sind Anpassungen.

Sofern die Beitragserhöhung nicht möglich ist, muss der Arbeitgeber mit jedem betroffenen Beschäftigten individuell vereinbaren, dass die Entgeltumwandlung in Zukunft – spätestens mit Wirkung ab dem 1. Januar 2022 – um den Pflichtzuschuss vermindert wird.

Was Arbeitgeber nun tun sollten

Arbeitgeber, die ihren Bestand an Altfällen in der betrieblichen Altersversorgung bislang nicht aufgearbeitet haben, sollten jetzt ihre Beschäftigten informieren und handeln – hier die wichtigsten Schritte:

• Alle bestehenden Entgeltumwandlungsvereinbarungen sind zu prüfen und entsprechend zu ändern.
• Mit dem Versorgungsträger ist zu klären, wie der Pflichtzuschuss umgesetzt werden kann.
• Des Weiteren ist die Lohnbuchhaltung einzubeziehen, denn die in der Lohnabrechnung gespeicherten Daten sind natürlich eine wichtige Informationsquelle.
• Um die versicherungstechnischen Fragen zu klären, empfiehlt es sich, auch den zuständigen Versicherungsvermittler ins Boot zu holen.

All diese Aufgaben – von der Prüfung der Ist-Situation bis zur Anpassung bestehender Verträge und Zahlungsströme – können zu erheblichen Kosten beim Arbeitgeber führen.

Der Einsatz spezialisierter Berater sowie digitale Helfer und automatisierte Prozesse können helfen, den Arbeits- und Zeitaufwand dieser gesetzlich verursachten Zusatzaufgaben spürbar zu verringern.