HR & Payroll

Papierakten kosten Personalabteilungen jeden Monat mehrere Arbeitstage. Mitarbeiter suchen Dokumente, Kollegen entnehmen Unterlagen zum Kopieren, und neue Belege landen unter Zeitdruck unsortiert in der Akte. Die digitale Personalakte löst dieses Problem, sofern Unternehmen sie sorgfältig vorbereiten. Wer einfach nur scannt, ohne Struktur, Rechte und rechtliche Fristen zu klären, überträgt das alte Chaos nur in ein neues System.

Warum sich der Umstieg lohnt

Die digitale Personalakte macht Informationen orts- und zeitunabhängig verfügbar, auch im Homeoffice. Das beschleunigt den Zugriff, senkt Prozesskosten und schafft Kapazitäten für Aufgaben wie die Personalentwicklung. Employee-Self-Service-Funktionen erlauben es Mitarbeitenden zudem, bestimmte Daten selbst zu aktualisieren, was die Personalabteilung entlastet. Automatisierte Workflows übernehmen Fristüberwachungen bei Verträgen oder im Weiterbildungsmanagement, sodass Termine nicht mehr manuell nachgehalten werden müssen. Eine Volltext- oder Schlagwortsuche liefert benötigte Dokumente in Sekunden statt in Minuten.

Auch die elektronische Signatur verändert die Praxis: Neu eingestellte Mitarbeitende können Arbeitsverträge und Richtlinien zu Arbeitsschutz oder Datenschutz papierlos unterschreiben, teilweise schon vor dem ersten Arbeitstag. Wird eine Dokumentenvorlage in einen definierten Workflow eingebettet, lassen sich notwendige Unterschriften vollständig digital und lückenlos einholen.

Das Archiv aufräumen, bevor gescannt wird

Vor der Umstellung lohnt sich eine gründliche Bestandsaufnahme. Listen Sie alle Dokumente in den bestehenden Akten auf und legen Sie eine Negativliste mit entbehrlichen Unterlagen an. Aus datenschutzrechtlichen Gründen müssen bestimmte Dokumente ohnehin gelöscht werden, etwa Abmahnungen, die älter als drei Jahre sind, vertrauliche Krankheitsinformationen wie ärztliche Befunde sowie sämtliche Unterlagen ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis. Alte Betriebssporturkunden oder längst überholte Arbeitszeitlisten gehören ebenfalls aussortiert. Das spart Platz, Zeit und am Ende auch Geld beim Scannen.

Am Ende dieser Kategorisierung lässt sich grob abschätzen, wie viele Blatt insgesamt zu digitalisieren sind, und es steht fest, in welchen digitalen Ordnern welche Dokumente künftig liegen. Berücksichtigen Sie dabei die jeweiligen Aufbewahrungsfristen.

Die passende Software auswählen

Der Markt bietet inzwischen auch für kleinere Budgets ausgereifte Lösungen, was die Auswahl nicht unbedingt erleichtert. Neben Funktionsumfang und Preis verdienen vor allem Sicherheitsfragen Aufmerksamkeit:

• Archiviert die Software revisionssicher, also nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar?
• Werden Dokumente versioniert, und protokolliert das System jede Bearbeitung?
• Lassen sich Zugriffsrechte individuell konfigurieren, sodass die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden?

Technisch stellt sich außerdem die Frage, ob die digitale Personalakte als Insellösung ohne Anbindung an andere Systeme laufen soll, was sich etwa für Unternehmen eignet, die ihre Lohnabrechnung extern vergeben, oder ob sie mit dem Lohnabrechnungssystem verknüpft wird. Die integrierte Variante vermeidet Schnittstellenprobleme und doppelte Datenhaltung: Aufbewahrungspflichtige Dokumente aus der Lohnabrechnung fließen dann automatisch ins digitale Archiv und werden dort nach den eigenen Vorgaben verschlagwortet. Wichtig ist zudem eine einfache Bedienung, etwa durch die automatische Vorbesetzung von Mitarbeitername und Personalnummer bei der Verschlagwortung. Prüfen Sie schließlich auch den Anbieter selbst: Wie sieht der Support während Einführung und laufendem Betrieb aus, wie zuverlässig wartet er die Software, und kann er Referenzen vorweisen?

Eine Aktenstruktur schaffen, die im Alltag standhält

Selbst eine ausgefeilte Struktur nach Themen wie Arbeitsverträgen, Altersvorsorge oder Leistungsbeurteilungen gerät mit der Zeit durcheinander, wenn Kollegen Dokumente entnehmen, mehrere Personen parallel ablegen oder neue Unterlagen unsortiert in der digitalen Personalakte landen. Das lässt sich vermeiden, wenn die Struktur von Anfang an feststeht.

Analysieren Sie dazu den bestehenden Aktenbestand und erfassen Sie alle Dokumentarten: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Abmahnungen innerhalb der Dreijahresfrist, Schriftwechsel mit dem Arbeitnehmer, Angaben zur Sozialversicherung, Krankenkassenbescheinigungen, Steuerunterlagen, Zeugnisse und Zertifikate, Urlaubsanträge, Vereinbarungen zu Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen sowie Kündigungsschreiben und Zwischenzeugnisse. Eine mögliche Ordnerhierarchie sieht so aus:

Personalien: Personalbogen, Korrespondenz, Altersvorsorge

Vertrag: Dienstvertrag, Zielvereinbarung, Beendigung Arbeitsverhältnis

Bescheinigungen: Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Arbeitsbescheinigung

Mitarbeiterbeurteilung: Zeugnis, Beurteilung, Rüge oder Abmahnung

Mitarbeiterqualifikation: Bewerbung, Nachweise, Fortbildungen

Gesundheit und Abwesenheit: Fehlzeiten, Krankenkasse, Elternzeit

Verdienstabrechnung, Lohnkonto und Mitarbeitergespräch (Dokumentation der Gespräche) bilden eigene Ordner.

Diese Einteilung lässt sich an betriebliche Anforderungen anpassen. Wichtiger als die exakte Kategorienzahl ist, dass jedes Dokument einen eindeutigen Platz hat, bevor die ersten Belege gescannt werden.

Damit sich die vielen Tausend Dokumente einer digitalen Personalakte trotzdem schnell wiederfinden lassen, kommt es zusätzlich auf eine durchdachte Verschlagwortung an. Typische Schlagwörter, auch Deskriptoren genannt, sind die Personalnummer, der Name des Mitarbeiters, das Erstelldatum eines Dokuments oder das Datum der Unterschrift. Von der Qualität dieser Indexierung hängt maßgeblich ab, wie effizient sich später mit dem Archiv arbeiten lässt.

Zugriffsrechte eindeutig regeln

Anders als ein physischer Aktenschrank erlaubt die digitale Personalakte eine fein abgestufte Rechteverwaltung. Legen Sie fest, welche Mitarbeitenden auf welche Ordner oder Dokumenttypen zugreifen dürfen, und unterscheiden Sie dabei nach Berechtigungsstufen: Lesen, um Dokumente einzusehen, Hinzufügen für neue Ablagen, Bearbeiten für Inhaltsänderungen, Verschieben innerhalb der Struktur und Löschen für die endgültige Entfernung. Auch Führungskräfte benötigen in der Regel Zugriff auf die Akten ihrer Mitarbeiter, und für Geschäftsführung oder Justiziare können eigene Rechte sinnvoll sein. Eine Rollen- und Berechtigungsmatrix, die für alle Beteiligten klare Regeln definiert, erleichtert die tägliche Arbeit und entlastet die Personalabteilung. Klären Sie außerdem, wer für das Scannen zuständig ist, sowohl während der Einführung als auch im späteren Regelbetrieb.

Diese Fragen sind kein Nebenschauplatz: Nach DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz müssen unberechtigte Zugriffe auf personenbezogene Daten ausgeschlossen sein. Ein differenziertes Berechtigungskonzept ist dafür Voraussetzung, nicht Kür.

Bestandsakten scannen: selbst erledigen oder Dienstleister beauftragen

Nach Archivbereinigung, Aktenstruktur und Softwareauswahl folgt das Scannen der Bestandsakten. Schon in einem Betrieb mit 150 Beschäftigten kommen erfahrungsgemäß mehrere Tausend Blatt zusammen. Vor der Entscheidung fürs Selbermachen lohnt sich daher eine ehrliche Prüfung der eigenen Ressourcen: Ist im Haus ein leistungsfähiger Scanner mit OCR-Verarbeitung vorhanden? Reicht die Zeit neben dem Tagesgeschäft? Ist das technische Wissen da, um Auflösung, Dateiformat und Farbmodus richtig zu wählen? Aus Datenschutzgründen dürfen die Akten zudem nicht einfach unternehmensintern zum Scannen weitergereicht werden, sondern sollten in der Personalabteilung bleiben, wenn intern gescannt wird.

Fehlen Zeit, Geräte oder Know-how, ist ein spezialisierter Scandienstleister meist die bessere Wahl, zumal er die Digitalisierung in der Regel schneller abschließt als Mitarbeitende, die wochenlang neben dem Tagesgeschäft scannen müssten. Je umfangreicher die Akten, desto eher rechnet sich die externe Vergabe. Klären Sie vorab auch, wer die Vorkategorisierung mit Barcodes übernimmt und wer die Papierdokumente fürs Scannen vorbereitet, etwa Büroklammern und Heftungen entfernt. Eine pauschale Empfehlung für intern oder extern gibt es nicht, holen Sie sich am besten Vergleichsangebote ein und stellen Sie die Kosten beiden Varianten gegenüber.

Welche Papierunterlagen aufbewahrt werden müssen

Nach dem Scannen möchten viele Arbeitgeber die alten Papierbelege am liebsten sofort vernichten. Bei den meisten Dokumenten ist das rechtlich unbedenklich, solange die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Einige Unterlagen sollten Sie jedoch im Original behalten.

Das betrifft insbesondere Dokumente, die der Schriftform nach § 126 BGB unterliegen: befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben. Der Grund liegt im Beweisrecht: Diese Papiere gelten im Streitfall als Urkunden im Sinne der §§ 415 ff. ZPO und haben dort einen höheren Beweiswert. Digitalisierte Dokumente können zwar unter bestimmten Voraussetzungen die Textform nach § 126b BGB erfüllen, doch das Papieroriginal bietet in der Regel mehr Rechtssicherheit, und eingescannte Dokumente lassen sich vor Gericht nicht als Urkundsbeweis heranziehen. Vereinbarungen über ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot nach § 74 Abs. 1 HGB müssen Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sogar im Original aushändigen, sonst entfällt dessen Bindungspflicht.

Wer eine möglichst vollständige Digitalisierung anstrebt, sollte die rechtlichen Risiken sorgfältig abwägen und sich bei der Umstellung juristisch beraten lassen. Folgende Schritte erhöhen die Rechtssicherheit zusätzlich:

• Dokumente vor dem Scannen in Urkunden, darunter Verträge, und Nicht-Urkunden einteilen, im Zweifel mit rechtlicher Unterstützung.
• Arbeitnehmer im Arbeitsvertrag zur Aufbewahrung ihrer Originaldokumente verpflichten und deren Zustimmung zur digitalen Archivierung einholen. Das schafft rechtliche Absicherung, auch wenn Originale nach der Übernahme in die digitale Akte vernichtet werden.
• Einen Echtheitsvermerk, etwa einen Bestätigungsaufkleber der Personalabteilung, vor dem Scannen anbringen.
• Wichtige Dokumente in Farbe scannen, da sich farbige Unterschriften besser vom Text abheben und die Beweisführung erleichtern.
• Beim Scannen die TR RESISCAN-Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beachten. Wer sich daran hält, kann vor Gericht leichter belegen, dass der Scan mit dem Original übereinstimmt.

Eine detaillierte Verfahrensdokumentation des Scan-Prozesses stärkt zusätzlich die Beweiskraft der digitalisierten Dokumente und erschwert es Arbeitnehmern, die Einhaltung der Schriftform anzufechten. Das ist auch aus einem anderen Grund Pflicht: Als Nebensystem der Buchführung fällt die digitale Personalakte unter die GoBD. Die Verfahrensdokumentation muss inhaltlich und technisch nachvollziehbar beschreiben, wie die elektronische Archivierung von Personaldaten im Unternehmen abläuft, einschließlich des Berechtigungskonzepts für den Zugriff. Sie ist damit zugleich eine wesentliche Voraussetzung für die Revisionssicherheit des Archivs.

Tägliche Arbeitsprozesse gestalten

Auch nach der Digitalisierung der Bestandsakten fallen im Tagesgeschäft laufend neue Dokumente an. Für deren Archivierung gibt es drei gängige Modelle: spätes Archivieren, halbautomatisiert über Barcodes oder nach manueller Bearbeitung, frühes Archivieren mit Scan und manueller Zuordnung vor der Bearbeitung, sowie die Archivierung während der Bearbeitung, bei der das System automatisch nach dem Ablageort fragt und der Mitarbeiter die Zuordnung vornimmt. Legen Sie zusätzlich fest, wer wann Datensicherungen erstellt und wann gescannte Papierbelege vernichtet werden dürfen.

In der Praxis wünschen sich Unternehmen zunehmend, dass die digitale Personalakte nicht isoliert steht, sondern mit einem Vorlagenmanagement für Formulare und mit HR-Workflows zusammenspielt, etwa um Prozesse rund um neue Formulare oder Vertragsänderungen abteilungsübergreifend zu digitalisieren. Eine zentrale Ablage für Personaldaten allein reicht vielen HR-Teams nicht mehr aus, sie erwarten, dass Vorlagen, Freigaben und Fristüberwachung im selben System zusammenlaufen.

Datenschutz und Sicherheit als Daueraufgabe

Die Sicherheit von Personaldaten hat bei der digitalen Personalakte durchgehend Priorität. Die Einhaltung der DSGVO umfasst verschlüsselte Datenübertragungen, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups. Werden externe Dienstleister für die Auftragsdatenverarbeitung eingebunden, etwa für die Massendigitalisierung von Altakten, sollten Unternehmen diese sorgfältig prüfen, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten. ISO-konforme Cloud-Lösungen und zertifizierte Rechenzentren können den Datenschutz zusätzlich absichern.

Projektmanagement und Akzeptanz sichern

Eine digitale Personalakte entfaltet ihre Wirkung, Kostensenkung und Zeitersparnis, nur dann, wenn die Belegschaft sie tatsächlich nutzt. Führen Sie deshalb schon in der Frühphase des Projekts die Interessen von Personalabteilung, IT und Betriebsrat zusammen und nehmen Sie sich Zeit für eine gründliche Analyse der bestehenden Systeme, bevor Sie eine Software auswählen. Ein klarer Plan mit definierten Meilensteinen hilft, die Einführung ohne Verzögerungen umzusetzen. Planen Sie zudem rechtzeitig Schulungen ein, für die künftigen Nutzer der Akte ebenso wie für IT-Administratoren, denn mit der Akzeptanz der Anwender steht und fällt der Projekterfolg am Ende.

Die digitale Personalakte ist damit mehr als eine elektronische Ablage. Sie speichert Daten, die auch andere HR-Prozesse nutzen, etwa im Bewerbermanagement oder in der Personalentwicklung, und wird so zu einem zentralen Baustein einer vernetzten, agilen Personalverwaltung.

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Was ist eine digitale Personalakte? 

Die digitale Personalakte ist die elektronische Ablage aller personalrelevanten Dokumente eines Mitarbeitenden, etwa Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse oder Gehaltsabrechnungen. Sie macht Informationen orts- und zeitunabhängig verfügbar, auch im Homeoffice, und ersetzt die physische Papierakte.

Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte gegenüber Papierakten? 

Sie beschleunigt den Zugriff auf Dokumente über eine Volltext- oder Schlagwortsuche, senkt Prozesskosten und schafft Kapazitäten für Aufgaben wie die Personalentwicklung. Employee-Self-Service-Funktionen entlasten die Personalabteilung, automatisierte Workflows überwachen Fristen bei Verträgen oder im Weiterbildungsmanagement, und elektronische Signaturen ermöglichen ein papierloses Unterschreiben von Verträgen und Richtlinien.

Wie bereitet man die Einführung einer digitalen Personalakte vor? 

Vor der Umstellung sollte eine gründliche Bestandsaufnahme aller vorhandenen Dokumente erfolgen. Dazu gehört eine Negativliste mit Unterlagen, die aus datenschutzrechtlichen Gründen ohnehin gelöscht werden müssen, etwa Abmahnungen, die älter als drei Jahre sind, oder vertrauliche Krankheitsinformationen. Das reduziert die Menge der zu digitalisierenden Dokumente und spart Zeit sowie Kosten beim Scannen.

Worauf sollte man bei der Auswahl der Software achten? 

Neben Funktionsumfang und Preis sind vor allem Sicherheitsaspekte entscheidend: revisionssichere Archivierung, also nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar, Versionierung und Protokollierung jeder Bearbeitung sowie individuell konfigurierbare Zugriffsrechte gemäß Datenschutzvorgaben. Zusätzlich sollte geklärt werden, ob die Lösung als Insellösung oder integriert mit dem Lohnabrechnungssystem laufen soll, und wie zuverlässig der Anbieter Support und Wartung leistet.

Wie sollte die Aktenstruktur der digitalen Personalakte aufgebaut sein? 

Eine bewährte Ordnerstruktur gliedert Dokumente nach Themen wie Personalien, Vertrag, Bescheinigungen, Mitarbeiterbeurteilung, Mitarbeiterqualifikation sowie Gesundheit und Abwesenheit. Wichtiger als die genaue Anzahl der Kategorien ist, dass jedes Dokument von Anfang an einen eindeutigen Platz hat, bevor die ersten Belege gescannt werden. Eine durchdachte Verschlagwortung mit Deskriptoren wie Personalnummer, Mitarbeitername oder Erstelldatum erleichtert zusätzlich das spätere Wiederfinden.

Wie sollten Zugriffsrechte in der digitalen Personalakte geregelt werden?

Zugriffsrechte sollten fein abgestuft nach Berechtigungsstufen vergeben werden: Lesen, Hinzufügen, Bearbeiten, Verschieben und Löschen. Eine Rollen- und Berechtigungsmatrix legt fest, welche Mitarbeitenden, Führungskräfte oder die Geschäftsführung auf welche Ordner zugreifen dürfen. Ein differenziertes Berechtigungskonzept ist nach DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz Voraussetzung, um unberechtigte Zugriffe auf personenbezogene Daten auszuschließen.

Sollte man Bestandsakten selbst scannen oder einen Dienstleister beauftragen? 

Das hängt von den vorhandenen Ressourcen ab: einem leistungsfähigen Scanner mit OCR-Verarbeitung, ausreichend Zeit neben dem Tagesgeschäft und dem technischen Wissen zu Auflösung, Dateiformat und Farbmodus. Fehlen diese Voraussetzungen, ist ein spezialisierter Scandienstleister meist die schnellere Lösung. Je umfangreicher die Akten, desto eher rechnet sich die externe Vergabe, weshalb sich Vergleichsangebote lohnen.

Welche Papierdokumente müssen nach dem Scannen im Original aufbewahrt werden? 

Dokumente, für die spezielle gesetzliche Schriftformerfordernisse gelten, sollten im Original erhalten bleiben: Kündigungsschreiben und Aufhebungsverträge nach § 623 BGB, befristete Arbeitsverträge nach § 14 Abs. 4 TzBfG sowie Vereinbarungen zu nachvertraglichen Wettbewerbsverboten nach § 74 Abs. 1 HGB. § 126 BGB definiert dabei lediglich allgemein, was unter „Schriftform" zu verstehen ist, nämlich die eigenhändige Unterschrift; die eigentliche Formvorschrift für das jeweilige Dokument ergibt sich aus der spezielleren Norm. Besonders streng ist § 623 BGB: Er schließt für Kündigung und Aufhebungsvertrag die elektronische Form ausdrücklich aus, sodass selbst eine qualifizierte elektronische Signatur die Schriftform hier nicht ersetzt. Bei der Befristung nach § 14 Abs. 4 TzBfG ist die elektronische Form dagegen nicht ausgeschlossen, sodass nach überwiegender Auffassung und aktueller Rechtsprechung eine qualifizierte elektronische Signatur die Schriftform wahren kann. Diese Papiere gelten im Streitfall als Urkunden nach den §§ 415 ff. ZPO mit höherem Beweiswert, während eingescannte Dokumente vor Gericht nicht als Urkundsbeweis herangezogen werden können.

Was ist die TR RESISCAN-Richtlinie und warum ist sie relevant? 

Die TR RESISCAN-Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) legt Standards für das rechtssichere Scannen von Dokumenten fest. Wer sich beim Scannen daran hält, kann vor Gericht leichter belegen, dass der Scan mit dem Originaldokument übereinstimmt, was die Beweiskraft der digitalisierten Unterlagen stärkt.

Welche Rolle spielt die GoBD bei der digitalen Personalakte? 

Als Nebensystem der Buchführung fällt die digitale Personalakte unter die GoBD. Unternehmen benötigen deshalb eine Verfahrensdokumentation, die inhaltlich und technisch nachvollziehbar beschreibt, wie die elektronische Archivierung von Personaldaten abläuft, einschließlich des Berechtigungskonzepts für den Zugriff. Sie ist zugleich Voraussetzung für die Revisionssicherheit des Archivs.

Wie werden neue Dokumente im laufenden Betrieb archiviert? 

Dafür gibt es drei gängige Modelle: spätes Archivieren nach der Bearbeitung, halbautomatisiertes Archivieren über Barcodes sowie frühes Archivieren mit Scan und manueller Zuordnung vor der Bearbeitung. Zusätzlich sollte festgelegt werden, wer Datensicherungen erstellt und wann gescannte Papierbelege vernichtet werden dürfen.

Wie gelingt die Akzeptanz der digitalen Personalakte in der Belegschaft?

Personalabteilung, IT und Betriebsrat sollten schon in der Frühphase des Projekts eingebunden werden, gefolgt von einer gründlichen Analyse bestehender Systeme vor der Softwareauswahl. Ein klarer Projektplan mit definierten Meilensteinen sowie rechtzeitige Schulungen für Nutzer und IT-Administratoren sind entscheidend, da der Projekterfolg maßgeblich von der Akzeptanz der Anwender abhängt.

Was ist die eAU und wen betrifft sie?

Seit Januar 2023 müssen Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt bei den Krankenkassen ihrer Mitarbeiter abrufen. Versicherte leiten diese nicht mehr selbst an Arbeitgeber oder Krankenkasse weiter. Ein Ausdruck der Bescheinigung ist nur auf Wunsch des Arbeitnehmers vorgesehen – darf aber nicht vom Arbeitgeber angefordert werden, da Diagnosen enthalten sind.

Die eAU gilt für alle gesetzlich Krankenversicherten, einschließlich geringfügig und kurzfristig Beschäftigter sowie Werkstudenten.

Ausnahmen von der eAU-Pflicht

Von der elektronischen Übermittlung ausgenommen sind:

• Privatversicherte Arbeitnehmer
• Krankmeldungen aus dem Ausland
• Arbeitnehmer bei Kind krank
• Rehamaßnahmen

In diesen Fällen bleibt die Papierform weiterhin bestehen.

Ablauf und Rückmeldungen der Krankenkassen

Die Krankenkassen melden in der Regel innerhalb von ein bis drei Tagen zurück. Enthalten sind:

• Dauer der Arbeitsunfähigkeit
• Qualifizierung (Ersterkrankung, Folgeerkrankung, Krankenhausaufenthalt)

Es kann auch zurückgemeldet werden, dass keine AU-Meldung vorliegt oder keine Mitgliedschaft bei der angefragten Krankenkasse festgestellt wurde.

Häufige Fragen zur eAU

Die Einführung des eAU-Verfahrens wirft bei Arbeitgebern wichtige Fragen auf:

• Wie erfährt der Arbeitgeber zunächst von der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers?
• Welche Pflichten hat der Arbeitnehmer?
• Kann die Entgeltfortzahlung verweigert werden, wenn die Übermittlung verzögert erfolgt?
• Werden Beschäftigungsverbote von Schwangeren übermittelt?
• Was passiert bei ambulanten Untersuchungen im Krankenhaus?
• Können ausländische Ärzte Krankmeldungen an deutsche Krankenkassen senden?

Fazit

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sorgt für eine deutliche Vereinfachung der Abläufe und reduziert Papierarbeit. Gleichzeitig erfordert sie von Arbeitgebern und Arbeitnehmern ein Umdenken, um Fristen einzuhalten und Prozesse anzupassen. Betriebe sollten sicherstellen, dass ihre internen Abläufe und Systeme auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind, um Verzögerungen und Unsicherheiten zu vermeiden.

Neue Beitragssätze zur Pflegeversicherung

Mit dem PUEG steigt der allgemeine Beitragssatz zur Pflegeversicherung von bisher 3,05 % auf 3,40 %.
Der Beitragszuschlag für Kinderlose erhöht sich zusätzlich von 0,35 % auf 0,60 %.

Entlastungen für Eltern mit mehreren Kindern

Eltern werden spürbar entlastet:

• Ab dem zweiten Kind reduziert sich der Beitragssatz um 0,25 % pro Kind.
• Berücksichtigt werden bis zu vier Kinder zusätzlich (maximal bis zum fünften Kind).
• Kinder fließen in die Berechnung ein, solange sie das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

Damit soll die finanzielle Last in der Pflegeversicherung gerechter verteilt werden.

Ausnahmen von der Beitragserhöhung

Von der Beitragserhöhung ausgenommen sind:

• Arbeitnehmer, die ihre Elterneigenschaft beim Arbeitgeber nachweisen.
• Beschäftigte bis zum Ablauf des Monats, in dem sie das 23. Lebensjahr vollenden.
• Personen, die vor dem 1. Januar 1940 geboren sind.

Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

Damit die Abrechnung korrekt erfolgen kann, sollten Arbeitgeber frühzeitig aktiv werden. Dazu gehört insbesondere:

• Abfrage und Dokumentation der Namen und Geburtsdaten aller Kinder von Beschäftigten.
• Erfassung der Daten in der eingesetzten Baulohn-Software, um die Entlastungen korrekt abzubilden.

Fazit: Rechtzeitig auf das PUEG vorbereiten

Auch wenn das Gesetz im Bundestag erst am 16. Juni 2023 beschlossen wurde, gilt es rückwirkend zum 1. Juli 2023. Arbeitgeber sollten daher alle Vorbereitungen treffen, um die Änderungen rechtssicher und pünktlich umzusetzen. Das PUEG sorgt so zwar für höhere Beiträge bei Kinderlosen, bringt aber gleichzeitig spürbare Entlastungen für Familien.

Da ist man sich in der Bundesregierung einmal einig: In der Pflege muss sich einiges ändern. Und so hat das Bundeskabinett die umfangreiche Pflegereform 2023 auf den Weg gebracht. Mit an Bord der Pflegereform ist etwa eine Erhöhung des Pflegegelds und der ambulanten Sachleistungsbeträge, eine Ausweitung des Pflegeunterstützungsgelds und eine Erhöhung der gezahlten Zuschläge für die Unterbringung von Pflegebedürftigen in vollstationären Pflegeeinrichtungen. Ein Thema, das auf Arbeitgeberseite für einen gewissen Mehraufwand sorgen wird, ist das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) – dieses sieht nämlich einen gestaffelten Beitragssatz zur Pflegeversicherung in Abhängigkeit von der Kinderzahl vor.

Worum geht es beim Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz?

Notwendig wurde das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz durch einen Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 7. April 2022 (Az. 1 BvL 3718). Die Richter sehen in der bisherigen  PV-Beitragsberechnung eine verfassungsrechtliche Ungleichbehandlung von Eltern mit mehreren Kindern. Sie fordern daher eine Berücksichtigung der Kinderzahl in den Beiträgen zur Pflegeversicherung. In der Folge hat die Bundesregierung einen Entwurf des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes verabschiedet.

Im Kern soll die Beitragsberechnung nach der Pflegereform 2023 künftig folgendermaßen ablaufen:

• Der Beitragssatz für die gesetzliche Pflegeversicherung steigt von 3,05 auf 3,40 Prozent.
• Der Arbeitgeberanteil beträgt immer 1,7 Prozent.
• Kinderlose Beschäftigte ab 23 Jahren zahlen wie bisher einen Zuschlag. Dieser steigt von 0,35 auf 0,60 Prozent. Ab dem 1. Juli 2023 beträgt der Beitragssatz für gesetzlich Versicherte ohne Kinder somit 2,30 Prozent (Arbeitnehmeranteil).
• Haben Beschäftigte ein Kind, entfällt der Zusatzbeitrag – ihr Beitragssatz beträgt somit 1,70 Prozent. Haben sie mehr als ein Kind, sinkt der PV-Beitragssatz pro Kind um 0,25 Prozentpunkte. Ab dem fünften Kind wird der Beitragssatz gedeckelt. Die Ermäßigung kann also insgesamt höchstens 1 Prozent betragen. Der niedrigste mögliche PV-Beitragssatz beträgt somit bei fünf oder mehr Kindern 0,7 Prozent. Die Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind werden jedoch nur so lange gewährt, bis diese Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben.

Tabelle: PV-Beitragssätze nach dem PUEG

Erläuterung zur Tabelle: Die lohnsteuerrechtliche Elterneigenschaft bleibt unabhängig vom Lebensalter der Kinder bestehen. Arbeitnehmer mit einem oder mehr Kindern zahlen somit auch nach der Vollendung des 25. Lebenjahres aller Kinder den ermäßigten PV-Beitragssatz von 1,70 Prozent (Arbeitnehmeranteil).

Welches Ziel verfolgt die Bundesregierung mit der Berücksichtigung der Kinderzahl?

Zunächst einmal müssen die Vorgaben aus dem Beschluss des Bundesverfassungsgerichts umgesetzt werden. Zugleich erreicht die Bundesregierung mit der Pflegereform 2023 eine gezielte Entlastung von Eltern mit mehreren Kindern. Diese zahlen künftig spürbar geringere Beiträge zur Pflegeversicherung. Gleichzeitig zahlen infolge der Beitragserhöhung jene Beschäftigten mehr in die Pflegekasse ein, die keine Kinder haben und somit nicht dazu beitragen, den Generationenvertrag zu stärken.

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Auswirkungen der Pflegereform 2023 auf die Arbeitgeber

Auf die Arbeitgeber kommt durch die Neuregelung der PV-Beitragsberechnung beträchtlicher Mehraufwand zu. Zum einen müssen sie die erforderlichen Nachweise der Elterneigenschaft ihrer Beschäftigten einholen und führen. Zum anderen müssen sie die entsprechenden Abschläge in der Entgeltabrechnung umsetzen.

Nachweis über die Anzahl der Kinder

Bislang orientieren sich viele Arbeitgeber bei der Ermittlung der Elterneigenschaft an der Eintragung von Kinderfreibeträgen in den ELStAM-Merkmalen. Dies reicht jedoch künftig nicht mehr aus, weil die Anzahl der Kinder von Beschäftigten daraus nicht sicher abgelesen werden kann. Deshalb sind Arbeitgeber verpflichtet, sich von den Arbeitnehmern entsprechende Nachweise vorlegen zu lassen. Dabei gelten folgende Regeln:

• Die Geburtsurkunden der zu berücksichtigenden Kinder müssen von dem Beschäftigten im Original vorgelegt werden. Der Arbeitgeber nimmt eine Kopie zur Personalakte des Angestellten. Aller Voraussicht nach wird dies auch für Adoptivkinder gelten.
• Legen ausländische Angestellte Geburtsurkunden in einer anderen Sprache vor, müssen diese beglaubigt übersetzt werden.
• Nur für Kinder, zu denen der Nachweis vorliegt, darf der Abschlag in den PV-Beiträgen berücksichtigt werden.

Tipp: Die Pflegereform 2023 bedeutet für Arbeitgeber mehr Papier, das sie künftig aufbewahren müssen. Mehr denn je lohnt sich daher die Investition in eine digitale Personalakte. Die vorgelegten Nachweise zur Kinderzahl können direkt digitalisiert und dem betreffenden Mitarbeiter zugeordnet werden. Bei einer Prüfung sind die Nachweise jederzeit abrufbar.

Umsetzung in der Entgeltabrechnung

Bislang müssen Arbeitgeber lediglich die Elternschaft an sich prüfen. Hierzu konnte in der Lohnsoftware ein Kennzeichen gesetzt werden. Dieses entscheidet darüber, ob der Zusatzbeitrag gezahlt werden muss oder nicht. Dieses Kennzeichen an sich würde zwar für die Entscheidung über die Frage „Beitragszuschlag ja oder nein“ auch künftig noch reichen. Für die Berechnung der Abschläge ab dem zweiten bis zum fünften Kind muss die Lohnanwendung künftig aber auch eine Altersprüfung zu jedem erfassten Kind durchführen. Der Abschlag darf nämlich nur so lange abgezogen werden, bis die betreffenden Kinder das 25. Lebensjahr vollendet haben. Danach entfällt er.

WICHTIG: Laut dem vorliegenden Entwurf eines BMF-Schreibens der Finanzverwaltung bleibt der Abschlag in der Pflegeversicherung ab dem zweiten bis zum fünften Kind beim Lohnsteuerabzug in der zweiten Jahreshälfte 2023 noch unberücksichtigt. Dies soll Unsicherheiten bei der Berechnung bzw. Ermittlung der Lohnsteuer vermeiden, wenn den Arbeitgebern kurzfristig noch keine Informationen zu den in der Pflegeversicherung zu berücksichtigenden Kindern vorliegen.

Während die Softwarehersteller die neu erforderlichen Funktionen umsetzen, müssen auch die Arbeitgeber aktiv werden. Neben der Anforderung der Geburtsurkunden müssen sie sicherstellen, dass zu jedem Beschäftigten die Anzahl der Kinder und deren Geburtsdatum bis spätestens Ende 2023 korrekt im Lohnprogramm erfasst wird. Legen Arbeitnehmer die erforderlichen Nachweise nicht vor, sind sie im Zweifelsfall mit dem höheren Beitragssatz abzurechnen.

Kommt frühestens ab 2025: Erleichterung für Arbeitgeber durch zentrale Nachweisführung

Die Bundesregierung hat angekündigt, dass künftig eine zentrale Stelle die Nachweisführung über die Anzahl und das Geburtsdatum der Kinder übernehmen soll. Dies könnte den Aufwand für Arbeitgeber sowie für Beschäftigte mit mehreren Jobs erheblich senken. Allerdings steht gegenwärtig noch nicht fest, welche Stelle diese Daten frühestens ab 2025 maschinell bereitstellen wird. Arbeitgeber sind deshalb gut beraten, sich jetzt mit der Problematik auseinanderzusetzen und selbst Lösungen für die Nachweisführung zu finden.

Steuerklasse, Kirchensteuer, Rentenversicherung, Sozialversicherungsbeiträge und die jeweils dazu passende Berechnung verschiedener Abgaben, Abzüge und Zuschläge beim Lohn – all das macht die Entgeltabrechnung zu einer zeitaufwendigen Aufgabe. Gleichzeitig steigen die sonstigen Anforderungen an die Personalarbeit. Daher ist es nur allzu verständlich, dass mancher Arbeitgeber die Lohnabrechnung auslagern möchte. Aber ist das wirklich der ideale Weg für Ihre Personalabteilung? Schließlich geben Sie damit auch Fachkompetenz und Know-how ab. Deshalb sollte ein Outsourcing gut überlegt sein. In diesem Beitrag erhalten Sie ein paar trifftige Argumente dafür, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen. Außerdem erfahren Sie, inwiefern die richtige HR-Software Ihnen die Arbeit drastisch erleichtern kann.

Das ist die Lage im Bereich HR

Die Personalabteilung führt die Lohnabrechnung durch – früher einmal galt das in Unternehmen als selbstverständlich. Mittlerweile pflegen die Spezialisten im Bereich Human Resources (HR) jedoch ein differenzierteres Rollenverständnis: Immer mehr Personaler betrachten die Lohnabrechnung nicht mehr als den Hauptzweck ihrer Tätigkeit. Sie verstehen sich selbst in erster Linie als firmeninterne Dienstleister, die die Führungskräfte und Mitarbeiter in personalwirtschaftlichen Belangen beraten.

Auf der HR-Agenda nach unten gerutscht: die Lohnabrechnung

Das veränderte Rollenverständnis von Personalern ist eine Begleiterscheinung der sich ändernden Rahmenbedingungen in der Arbeitswelt. Angesichts von Fachkräftemangel und demografischem Wandel sind Arbeitgeber mehr denn je darauf angewiesen, sich als attraktive Marke für Arbeitnehmer zu präsentieren, das Recruiting zu professionalisieren und in die Personalentwicklung zu investieren. Es gibt also einiges zu tun im Bereich Human Resources. Die Lohnabrechnung selber zu machen, gerät dabei verständlicherweise zunehmend aus dem Blickfeld von Personalverantwortlichen und Management.

Warum es so unattraktiv erscheint, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen

Es liegt aber nicht nur an der Aufgabenfülle in den Personalabteilungen, dass die Abrechnung des Entgelts nicht zu den beliebtesten Aufgaben zählt. Die Bereitschaft zum Outsourcing in ein Lohnbüro hängt auch damit zusammen, dass die Lohnabrechnung eine inhaltlich anspruchsvolle Disziplin mit großer Änderungsdynamik ist. Häufige gesetzliche Neuerungen, zunehmende Digitalisierung in Form neuer Verfahren, zahllose zu beachtende Normen – all das erfordert Fachwissen und kontinuierliche Weiterbildung. Daher fallen die Offerten von Dienstleistern, die kostengünstiges und unproblematisches Outsourcing versprechen, in überlasteten Personalabteilungen häufig auf fruchtbaren Boden.

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Sparen Sie durch ein Outsourcing der Gehaltsabrechnung wirklich Zeit und Geld?

Ob Unternehmen mit dem Ergebnis einer Auslagerung anschließend zufrieden sind, dazu gibt es keine systematischen, unabhängigen Erhebungen. Fest steht aber: Outsourcing bedeutet keineswegs, dass Sie als Auftraggeber mit der ausgelagerten Aufgabe nichts mehr zu tun haben. So müssen Sie zum Beispiel die Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister steuern. Nicht selten entsteht dabei eine doppelte Datenhaltung. Außerdem können individuelle Klärfälle, Abrechnungskorrekturen, Datenänderungen und Ähnliches mehr jederzeit zusätzlichen Abstimmungsbedarf verursachen, der Ihren vorgesehenen Kosten- und Zeitrahmen sprengt.

Ist die Lohnabrechnung nicht der Kernservice von HR?

Wenn Sie die Lohnabrechnung nicht mehr selber machen wollen und ein Outsourcing planen oder diesen Schritt schon gegangen sind, sollten Sie sich auch die grundsätzliche Frage stellen: Ist es tatsächlich sinnvoll, den ureigenen Kernservice auszulagern? Berücksichtigen wir in diesem Zusammenhang, dass viele Beschäftigte Umfragen zufolge die Lohnabrechnung nach wie vor für die wichtigste Dienstleistung ihrer Personalabteilung halten, lautet die Antwort hier eindeutig: nein. Denn wenn Sie Ihre eigentliche Paradedisziplin aufgeben, nehmen sie damit nicht nur Ihr bekanntestes Angebot vom „Markt“, sondern schaffen sich auch selbst ein Stück weit ab. Ist das in Ihrem Sinne?

Ein oft übersehener Faktor, wenn Sie die Lohnabrechnung nicht selbst erstellen

Ein anderer Aspekt, der gegen eine Auslagerung spricht: Führen Sie in der Personalabteilung die Entgeltabrechnung selbst durch, liegen Ihnen wichtige Daten zu den Mitarbeitern systematisch und auswertbar vor. Auf dieser Basis können Sie den Angestellten beispielsweise schnell Auskünfte erteilen, etwa zu Fehlzeiten, oder Bescheinigungen ausstellen. Durch den Zugriff auf einen Datenpool und über den Austausch mit den Mitarbeitern erfassen Sie wertvolle Informationen über deren Lebensplanung, Leistungsvermögen und Wünsche.

Auch deshalb sollten Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen

Zudem können Sie die Beschäftigten nur dann kompetent zu Themen wie Elternzeit, betrieblicher Altersvorsorge oder Dienstwagennutzung beraten, wenn sie über Kenntnisse in der Entgeltabrechnung sowie im Sozialversicherungs- und Steuerrecht verfügen. Geben Sie die Lohnabrechnung und das zugehörige Know-how ab, ist das oft nicht mehr der Fall. Dann laufen Sie als Personaler Gefahr, den Kontakt zu den Mitarbeitern zu verlieren, weniger über die personalwirtschaftlichen Herausforderungen des Unternehmens zu wissen und schlimmstenfalls als entbehrlich wahrgenommen zu werden. Eine derartige Entwicklung ist jedoch weder im Interesse der Personalabteilung noch im Sinne des Unternehmens.

7 Gründe, professionelle HR-Software zu nutzen

Ihr Personalinformationssystem besteht im Wesentlichen aus Gitternetzlinien in Excel und Co.? Sie meinen, HR-Software sei nur etwas für größere Unternehmen? Dann lesen Sie jetzt, weshalb Sie da falsch liegen.

1. Planen Sie Ihr Wachstum mit ein – auch bei den Aufgaben im HR-Bereich

Vielleicht haben Sie bisher gedacht, eine HR-Software sei nichts für Ihr Unternehmen, weil Sie nur zu zehnt sind und es daher leichtfällt, den Überblick zu behalten. Aber: Planen Sie für Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren ein Wachstum auf 20, 30 oder mehr Mitarbeiter? Dann ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Urlaube, Krankenstände, Mitarbeiterkompetenzen, Dokumente aus Personalakten, Entgeltentwicklungen, Fortbildungen der Mitarbeiter, unbesetzte Stellen, endende Probezeiten und noch vieles mehr immer schlechter im Blick behalten werden. Dieser Prozess läuft schleichend ab.

Oft bemerken die Betroffenen die fehlende Übersicht erst dann, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Setzen Sie daher früh genug auf smarte und vernetzte Softwareunterstützung. Andernfalls laufen Sie Gefahr, sich für jede Aufgabe vermeintlich gute Lösungen ausdenken zu müssen, die Sie unterm Strich viel Zeit kosten werden. Zeit, die Sie doch bestimmt lieber in Ihr Business investieren möchten.

2. Sie haben nur dann Zeit für die großen Aufgaben, wenn Sie die kleinen abgeben

Ist es auch bei Ihnen so, dass Ihre HR-Strategie bei der Geschäftsführung nicht bekannt ist? In vielen Unternehmen ist das der Fall. Gleichzeitig fordert die Führung häufig die Mitarbeit von HR an strategischen Themen ein. Auch in kleineren Unternehmen sind die Stärkung des Arbeitgeberauftritts und die Weiterqualifizierung der Mitarbeiter wichtige Themen, die Ressourcen binden. Das macht ein zeitraubendes Synchronisieren von Personalstammdaten über mehrere Excel-Sheets zu einem kostbaren Zeitverlust – mit professioneller HR-Software lässt sich das vermeiden.

3. Auch Frust kostet

Wer beim Werkzeug spart, zahlt doppelt, sagen Handwerker. Kein Mechaniker oder Tischler wäre begeistert, vom Chef einen Werkzeugkasten in der Sparvariante als Arbeitsmittel zu erhalten. Haben Sie nicht den gleichen Anspruch? Oder wollen Sie sich mit improvisierten Lösungen zufriedengeben? Excel bedeutet einen hohen manuellen Aufwand für Sie, wenn Sie damit die Lohnabrechnung selbst erstellen – gerade, was Datenpflege und Informationssuche betrifft. Die richtige HR-Software hilft dagegen, effektiv Frust zu vermeiden und Zeit zu sparen.

4. Diese drei Probleme machen die Zusammenarbeit in Excel und Co. kompliziert

Stellen Sie sich vor, Sie teilen sich Ihre Aufgaben rund ums Thema Personal mit einem oder mehreren Kollegen. Jeder hat andere Aufgaben, Rollen und Berechtigungen. Wie stellen Sie sicher, dass ein Kollege, der keine Gehälter sehen soll, auf das entsprechende Tabellenblatt keinen Zugriff erhält? Vermutlich mit einem Passwortschutz oder indem Sie eine weitere Tabelle anlegen? Doch wer hilft Ihnen, wenn Sie das Passwort vergessen haben? Das sind aber nicht die einzigen Stolpersteine, die sich ergeben können.

Haben Sie schon eine Lösung für Dateiänderungen?

Wie können Sie Änderungen an den Daten nachvollziehen? Vermutlich werden Sie die Dateien über Dateinamen wie „personalstammdaten_tagesdatum.xlsx“ versionieren, doch was ist mit inhaltlichen Änderungen in der Datei? Wer hat wann etwas verändert – was war der vorherige Wert? Die Nachvollziehbarkeit der Prozesse sicherzustellen wird mit Excel und Co. zu einem ambitionierten Unterfangen.

Wie aktualisieren und sichern Sie Ihre Daten?

Wie schaut es mit der Aktualität der Daten aus? Sie können sich damit behelfen, die Datei auf einen zentralen Server zu legen. Dann greifen alle Beteiligten über denselben Ordner darauf zu. Befindet sich die Datei in Bearbeitung, bekommt der Kollege beim Öffnen einen entsprechenden Hinweis – und wartet am besten ab, bis die Datei wieder gespeichert und geschlossen wurde. Andernfalls besteht die Gefahr des Datenverlusts oder unerwünschten Überschreibens von Daten.

Wie gehen Sie mit Datenredundanzen um?

Oft kommt es auch vor, dass bestimmte Daten in verschiedenen Tabellen vorkommen. Mitarbeiterbezogene Daten stehen beispielsweise immer im Zusammenhang mit dem Namen eines Mitarbeiters. Ändert sich dieser Name, muss dies in allen Tabellen angepasst werden. Datenbankbasierte Systeme hingegen vermeiden Datenredundanzen. Informationen werden miteinander verknüpft, und Mitarbeiter können gemeinsam an einer Datenbasis arbeiten. Nicht zu verachten ist auch der Schutz vor Datenverlust, der sich bei dateibasierten Lösungen wie Excel nicht in dem hohen Maße erreichen lässt.

Gute Nachrichten für Ihren Workflow: HR-Software ist in der Regel darauf ausgelegt, dass mehrere Benutzer damit gleichzeitig arbeiten. Änderungen an Stamm- und Bewegungsdaten werden automatisch protokolliert. Und über Berechtigungsprofile lässt sich genau definieren, wer welche Daten sehen darf und welche nicht. Dadurch vermeiden Sie Fehler und erledigen Ihre Aufgaben viel effektiver.

5. Sind Sie sicher, dass Ihre Excel-Tabellen korrekt sind?

Rund 94 Prozent aller Excel-Tabellen enthalten Fehler, berichtete das Wirtschaftsmagazin brand eins vor einigen Jahren unter Bezug auf den Ökonomen Raymond Panko von der Universität Hawaii. Irrtümer bezögen sich dabei selten auf nur eine Zelle, sondern summierten sich auf und beeinflussten das Gesamtergebnis stark. Zudem seien Fehler schwer zu entdecken und zu korrigieren.

Auch eine HR-Software ist nicht komplett vor Fehlern gefeit, da auch hier der menschliche Faktor eine Rolle spielt. Der Vorteil gegenüber individuell erzeugten Excel-Tabellen ist jedoch folgender: Standardsoftware entsteht in einem Entwicklungsprozess, der Tests zur Qualitätssicherung beinhaltet. Darüber hinaus nutzen oft tausende Anwender die Software, so dass Fehler hier schneller auffallen und von Experten bereinigt werden können. Durch ein Update profitieren alle Anwender von einer Fehlerkorrektur. Von einer HR-Lösung, die schon viele Jahre am Markt ist, können Sie also eine sehr viel höhere Datenqualität erwarten als von einer selbstgemachten Excel-Datei.

6. So erleichtern Sie sich die Zusammenarbeit mit Ihren Führungskräften

Völlig klar: Die Beratung von Führungskräften in personellen Belangen ist ein wichtiges Dienstleistungsangebot der Personalabteilung. Beratung ist jedoch nicht gleichzusetzen mit telefonischer Auskunft. Führen Sie doch einfach einmal über einen Zeitraum von vier Wochen eine Strichliste, wie häufig eine Führungskraft die an Sie gerichteten Fragen selbst hätte beantworten können – wenn sie Zugriff auf die Personalakten der entsprechenden Mitarbeiter gehabt hätte.

Gewiss ist es nicht ratsam, eine Excel-Tabelle mit sensiblen Personaldaten auf einen für alle zugänglichen Server zu legen oder jeder Führungskraft pauschal den Zugang zu sämtlichen Personalakten zu gewähren. Deutlich einfacher und sicherer ist es, alle Personalakten digital zu führen und Führungskräften, zum Beispiel über ihren Browser einen Zugriff auf die Personalakten ihrer Mitarbeiter einzuräumen.

7. Auch kleine Unternehmen können sich HR-Software leisten

Dank Mietangeboten ohne Anfangsinvestition und ohne lange Vertragsbindung fällt der Abschied von der Excel-Personalverwaltung nicht schwer. Zudem ist es möglich, sich ein Programmpaket nach den eigenen Bedürfnissen zusammenzustellen: „nur“ Entgeltabrechnung – oder auch eine digitale Personalakte und weitere Lösungen fürs Personalmanagement. Sie haben die Wahl und zahlen nur, was Sie wirklich benötigen. Dabei lässt sich die Software hinsichtlich Funktionsumfang, Mitarbeiterzahl und Nutzerzahl skalieren.

Fazit: Es ist an der Zeit, die Lohnabrechnung selber zu machen – aber mit Profi-Werkzeug

Sind Sie sich sicher, dass Sie wirklich Kosten sparen, wenn Sie weiterhin auf Excel-Tabellen für die Gehaltsabrechnung und andere HR-Aufgaben setzen oder die Lohnabrechnung nicht selber machen? Mit einer geeigneten Lohnsoftware ersparen Sie sich nämlich nicht nur unnötige Fehler und einen erhöhten Aufwand, sondern erleichtern ebenso die Zusammenarbeit mit den Führungskräften in Ihrem Unternehmen. Gleichzeitig stellen Sie so Ihre HR-Abteilung digital für die Zukunft auf.

Um Meldungen zur Sozialversicherung an den Sozialversicherungsträger sicher übertragen zu können, benötigt jeder Arbeitgeber ein sogenanntes ITSG-Zertifikat vom Trust-Center der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG). Bereits zum 1. Januar 2023 wurde – parallel zum bisherigen Verfahren – ein neues Antragsverfahren für das Zertifikat eingeführt. Dieses wird ab dem 1. Juli 2023 für alle Arbeitgeber und Meldestellen verpflichtend sein. In diesem Beitrag erfahren sie, wie Sie künftig ein neues ITSG-Zertifikat beantragen oder ein bestehendes Zertifikat verlängern können.

Was ist ein ITSG-Zertifikat?

Die ITSG stellt den Arbeitgebern die Möglichkeit bereit, ihre Sozialversicherungsdaten in verschlüsselter Form sicher an die Sozialersicherungsträger zu übermitteln. Dabei fungiert sie als Zertifizierungsstelle (Trust-Center). Das bedeutet: Sie registriert einerseits die elektronischen Schlüssel, andererseits ordnet sie diesen Schlüsseln eine natürliche Person oder ein Unternehmen eindeutig zu.

Mithilfe des ITSG-Zertifikats können Arbeitgeber sämtliche Meldungen im Bereich der Sozialversicherung übermitteln, beispielsweise Beitragsnachweise, Meldungen an die Krankenversicherung oder den digitalen Lohnnachweis zur Unfallversicherung. Das geschieht im Regelfall direkt aus der verwendeten Entgeltabrechnungssoftware heraus.

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ITSG-Zertifikat beantragen: Was ändert sich ab Juli 2023?

Zum 1. Juli 2023 wird das zum Jahresbeginn eingeführte neue Antragsverfahren verpflichtend. Dieses stellt erhöhte Anforderungen an die Identifizierung und Authentifizierung der Kontaktperson. Reichte es bislang aus, zur Identifizierung eine Ausweiskopie mit dem Antrag einzureichen, muss sich die Kontaktperson zukünftig per Postident-Verfahren der Deutschen Post oder per Online-Ausweisfunktion (eID) identifizieren.

Ebenfalls neu ist, dass das Antragsverfahren nun komplett online über das ITSG-Registrierungsportal durchgeführt wird. Schriftliche Zertifizierungsanträge per Brief, E-Mail oder Fax sind ab Juli 2023 nicht mehr möglich.

Wie läuft die Beantragung eines ITSG-Zertifikats ab?

Möchten Arbeitgeber ein ITSG-Zertifikat beantragen oder verlängern, gehen sie nach dem neuen Antragsverfahren folgendermaßen vor:

1. Registrierung
   Jeder Arbeitgeber muss sich im ITSG-Registrierungsportal registrieren. Dafür benötigt er neben den Kontaktdaten auch seine Betriebsnummer. Nach Bestätigung der versendeten Bestätigungs-E-Mail kann er sich mit seinen Benutzerdaten im Portal anmelden.
2. Identitätsprüfung
   Die Kontaktperson ruft die Postident-Website der Deutschen Post auf. Hier kann sie sich entweder mit ihrem Onlineausweis identifizieren oder das herkömmliche Postident-Verfahren durchlaufen. Nach Übermittlung des erforderlichen Coupons per E-Mail oder als Download kann die Kontaktperson die Postident-Identifizierung in einer Postfiliale abschließen.
3. Bestätigung der Firmenadresse
   Beim erneuten Login in das ITSG-Registrierungsportal muss die der Betriebsstättendatei entnommene Firmenadresse bestätigt werden. Ist die Adresse nicht korrekt, muss sie von der zuständigen Vergabestelle (z. B. Bundesagentur für Arbeit) geändert werden. Das ITSG kann die Daten nicht ändern. Stimmt die angezeigte Anschrift, ist ein Ansprechpartner zu hinterlegen, an den ein Freischaltcode verschickt wird. Zudem sind Angaben zur Rechnungsstellung erforderlich.
4. Abspeichern der GUID
   Das Registrierungsportal erzeugt eine GUID-Vorgangsnummer (GUID = Globally Unique Identifier, global eindeutige ID). Diese muss abgespeichert werden.
5. ITSG-Zertifikat beantragen
   Mithilfe der GUID können Arbeitgeber aus ITSG-zertifizierter Lohnabrechnungssoftware heraus ihr ITSG-Zertifikat beantragen. Dafür benötigen sie die Schlüsseldaten aus dem Registrierungsportal.
6. Überprüfung
   Nun sollte die Kontaktperson sich im ITSG-Registrierungsportal einloggen und überprüfen, ob der Antrag eingegangen ist.
7. Eingabe des Freischaltcodes
   Die ITSG versendet per Post an die angegebene Firmenadresse einen Brief mit einem Freischaltcode. Dieser muss im ITSG-Registrierungsportal eingegeben werden. Damit wird die Zertifizierung beauftragt. Im Anschluss versendet die ITSG ihre Rechnung.

Wichtiger Hinweis: Da der postalische Versand des Freischaltcodes häufig einige Wochen in Anspruch nimmt, sollten Arbeitgeber rechtzeitig ein neues ITSG-Zertifikat beantragen bzw. ihr bestehendes Zertifikat verlängern. Andernfalls kann es zu Beitragsschätzungen und Säumniszuschlägen kommen, weil Meldungen aufgrund fehlenden Zertifikats nicht fristgerecht übermittelt werden.

Welche Unternehmen müssen sich bei der ITSG als Meldestelle registrieren lassen?

Unternehmen oder Institutionen, die für mehrere Betriebsnummern Sozialversicherungsdaten übertragen, gelten seit Januar 2023 als Meldestelle. Dazu zählen etwa Lohn- und Steuerbüros sowie die Entgeltabrechnungsstellen von Arbeitgebern, die die Lohnabrechnung für mehrere verbundene Unternehmen durchführen. Alle Meldestellen sollten bis Ende Juni 2023 eine Eigenerklärung für eine Meldestelle abgeben haben. Die Anmeldung als Meldestelle ist aber auch nachträglich noch möglich. Mit der Eigenerklärung bestätigen die Meldestellen, dass sich die meldepflichtigen Mandanten oder Unternehmen ihnen gegenüber identifiziert haben.

Meldestellen können ihr ITSG-Zertifikat nicht verlängern, sondern müssen stets einen neuen Zertifizierungsantrag stellen. Diesem ist die Eigenerklärung jedes Mal aufs Neue hinzuzufügen. Das Formular kann beim Beantragen des ITSG-Zertifikats oder separat über www.itsg-trust.de/zap/upload-self-declaration hochgeladen werden. Alternativ kann es per E-Mail oder Fax an die ITSG übermittelt werden.

Noch nicht als Meldestelle registriert – und nun?

Haben Arbeitgeber die rechtzeitige Abgabe der Eigenerklärung und damit die Anmeldung als Meldestelle verpasst, stellt das zunächst kein Problem dar. Die Eigenerklärung kann jederzeit abgegeben werden, auch noch nach dem 1. Juli 2023.

Allerdings kann es zu Problemen kömmen, wenn eine Meldestelle ihre Eigenerklärung zum Zeitpunkt der Abgabe von SV-Meldungen noch nicht an die ITSG übermittelt hat. In diesem Fall könnte der betreffende Sozialversicherungsträger die Annahme der Meldungen, beispielsweise Beitragsnachweise, ablehnen. Dies wiederum hätte zur Folge, dass die Meldestelle die Abgabefrist nicht eingehalten hat und der Sozialversicherungsträger die Beiträge schätzt. Um dem vorzubeugen und Säumniszuschläge zu vermeiden, sollten Arbeitgeber sich rechtzeitig um die Registrierung als Meldestelle kümmern.