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Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“

Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.

Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL

Azubis gewinnen und binden im Baugewerbe
In einer Zeit des Fachkräftemangels ist es für Bauunternehmen essenziell, motivierte Auszubildende zu gewinnen und langfristig zu binden. Im folgenden Ratgeber erfahren Sie die wichtigsten Strategien, um Azubis im Baugewerbe anzusprechen, zu fördern und zu halten.
Brücken zur Schule bauen
Eine bewährte Methode, um Azubis für die Baubranche zu gewinnen, sind Kooperationen mit örtlichen Schulen. Hier können Unternehmen junge Talente frühzeitig entdecken und ihr Interesse für die Bauwirtschaft wecken. Praktika, Workshops und Projektwochen machen die Branche erlebbar und stärken die Bindung. Lassen Sie junge Menschen kleine Werkstücke anfertigen – so verknüpfen sie ein Erfolgserlebnis mit dem Berufsfeld, anstatt nur Informationen zu konsumieren.
Azubis online gewinnen
In der digitalen Ära ist es entscheidend, potenzielle Azubis dort zu erreichen, wo sie am aktivsten sind: im Internet, auf dem Smartphone und Tablet. Nutzen Sie Ihre Online-Präsenz, um junge Talente anzusprechen. Plattformen wie Instagram, TikTok, Facebook und LinkedIn sind wertvolle Tools, um Ihre Unternehmenskultur zu zeigen und die Vorteile einer Ausbildung im Baugewerbe hervorzuheben. Wichtig: Der Bewerbungsprozess sollte so einfach wie möglich sein. Eine unkomplizierte Bewerbung kann den Unterschied machen.
Attraktive Ausbildungsbedingungen
Eine tarifgebundene Vergütung und gute Arbeitsbedingungen sind die Basis, um Azubis im Baugewerbe zu gewinnen. Doch junge Menschen achten heute stärker auf Themen wie Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten und Zusatzangebote. Unterstützungen wie Ausbildungsförderung, Gesundheitsprogramme oder Hilfen bei schulischen Aufgaben – insbesondere bei Prüfungsvorbereitungen – sind Pluspunkte, die stark wahrgenommen werden.
Karriereentwicklung fördern
Talente wollen sich entwickeln. Um die Fluktuation zu reduzieren, sollten Unternehmen Karriereperspektiven frühzeitig aufzeigen. Weiterbildungen, Schulungen oder die Teilnahme an Fachevents helfen, Motivation und Bindung zu steigern. Wer Azubis fördert, sorgt für motivierte Mitarbeitende und stärkt gleichzeitig das eigene Know-how.
Azubis aktiv einbinden
Die aktive Einbeziehung von Auszubildenden in Entscheidungsprozesse und die Wertschätzung ihrer Ideen steigern Motivation und Engagement. Wer Azubis das Gefühl gibt, vollwertige Teammitglieder zu sein, erhöht die Identifikation mit dem Unternehmen. Positive Erfahrungen im Alltag sind ein entscheidender Faktor für die Bindung von Nachwuchskräften.
Anpassung an die digitale Generation
Die Generation Z ist mit Technologie aufgewachsen und erwartet digitale Werkzeuge auch im Berufsalltag. Bauunternehmen, die auf BIM, VR oder Drohnentechnik setzen, bieten jungen Menschen ein modernes Arbeitsumfeld und gestalten damit den Berufseinstieg attraktiver. Gerade junge Mitarbeiterende lassen sich begeistern, wenn das eigene Unternehmen mit der Zeit geht.
Fazit
Die Gewinnung und Bindung von Auszubildenden ist im Baugewerbe mehr als nur eine strategische Aufgabe – sie ist ein entscheidender Beitrag zur Zukunftsfähigkeit jedes Unternehmens. Wer in junge Menschen investiert, bekommt mehr zurück als nur Fachkräfte: Azubis bringen neue Ideen, frische Energie und innovative Perspektiven mit. Sie gestalten aktiv die Zukunft des Betriebs mit und entwickeln sich häufig zu loyalen, langfristigen Mitarbeitenden.
Jede Mühe, die heute in Ausbildung gesteckt wird, zahlt sich morgen doppelt aus: in Form von motivierten Nachwuchskräften, die nicht nur den Fachkräftemangel abfedern, sondern auch das unternehmensspezifische Know-how sichern. Wer Ausbildung ernst nimmt, legt damit die Basis für nachhaltigen Erfolg – und setzt ein starkes Zeichen für die nächste Generation.
FAQ:
Wie können Bauunternehmen Azubis gewinnen?
Bauunternehmen gewinnen Azubis am besten durch Kooperationen mit Schulen, eine starke Online-Präsenz, einfache Bewerbungsprozesse und attraktive Ausbildungsbedingungen wie faire Vergütung, flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsumgebungen.
Wie können Bauunternehmen Azubis langfristig binden?
Azubis bleiben langfristig, wenn sie aktiv eingebunden werden, klare Karriereperspektiven haben und mit digitalen Werkzeugen arbeiten können. Entscheidend sind Wertschätzung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein positives Arbeitsumfeld.

Der digitalisierte Baubetrieb: 3 konkrete Ansatzpunkte für mehr Effizienz
Die Digitalisierung im Baugewerbe ist längst keine Zukunftsvision mehr – sie ist notwendig, um im heutigen Wettbewerb Schritt zu halten. Besonders Bauunternehmen in Deutschland stehen angesichts von Fachkräftemangel, steigenden Kosten und Zeitdruck unter Handlungsdruck. In diesem Beitrag zeigen wir drei erprobte Digitalisierungsansätze, mit denen sich der Baubetrieb konkret optimieren lässt – egal ob in Nordrhein-Westfalen, Bayern oder Sachsen.
Warum digitale Prozesse für Bauunternehmen in Deutschland entscheidend sind
Egal ob in Hamburg, München oder auf dem Land in Rheinland-Pfalz – viele Bauunternehmen kämpfen mit ähnlichen Herausforderungen:
- Fehlende Fachkräfte im Büro wie auf der Baustelle
- Aufwändige und fehleranfällige manuelle Prozesse
- Mangelnde Transparenz bei der Projektsteuerung
Dabei bietet die Digitalisierung konkrete Lösungen: Sie spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für reibungslosere Abläufe – bundesweit und standortunabhängig.
Digitale Zeiterfassung auf der Baustelle – in ganz Deutschland umsetzbar
Schluss mit Stundenzetteln auf Papier – vom Ruhrgebiet bis zur Ostsee
Viele Bauunternehmen erfassen Arbeitszeiten noch per Hand – das kostet Zeit und Nerven. Digitale Zeiterfassungssysteme ermöglichen eine direkte Eingabe auf Smartphone oder Tablet – egal ob auf einer Baustelle in Berlin, einem Wohnprojekt in Stuttgart oder einer Tiefbaustelle in Thüringen.
Vorteile für Bauunternehmen im Alltag
- Automatische Übergabe an Lohnsysteme (inkl. BRTV, SOKA-Bau etc.)
- Auswertungen nach Kolonne, Region oder Baustelle
- Kein Papierchaos – perfekte Vorbereitung für Lohnabrechnung & Nachkalkulation
Tipp: Achten Sie auf Anbieter mit Erfahrung im deutschen Bauhauptgewerbe.
Vernetzte Projektkommunikation für regionale und überregionale Teams
Zentrale Plattform statt verstreute E-Mails – vom Bauhof bis zum Büro
Ob im Büro in Nürnberg, bei einem Projektleiter in Leipzig oder auf der Baustelle in Köln: Mit einer digitalen Plattform können alle Beteiligten gleichzeitig auf dieselben Informationen zugreifen – Pläne, Mängellisten, Baustellenfotos oder Absprachen.
Praxisvorteile
- Klarheit durch zentrale Aufgabenverteilung
- Protokolle, Dokumente und Baupläne immer aktuell
- Weniger Missverständnisse – gerade bei verteilten Teams über Bundesländer hinweg
Automatisierte Lohnabrechnung im Bau – professionell aus Deutschland
Outsourcing als Antwort auf Fachkräftemangel im Baubüro
Lohnabrechnung ist im deutschen Baugewerbe besonders komplex – mit zahlreichen Vorgaben zu Urlaubskassen, Mindestlöhnen, Schlechtwetterregelungen und Zusatzleistungen. Gerade kleinere und mittelgroße Bauunternehmen aus Orten wie Osnabrück, Erfurt oder Regensburg haben oft keine spezialisierten Fachkräfte dafür.
Lösung: Outsourcing der Lohnabrechnung an Dienstleister mit Erfahrung im deutschen Baulohnsystem – digital, sicher und effizient.
Die Vorteile für Ihren Betrieb
- Rechtssicherheit durch Expertenwissen im deutschen Tarifrecht
- Entlastung interner Ressourcen bei gleichbleibender Qualität
- Digitale Übergabe der Zeiten aus der Baustellenerfassung
Fazit – Digitalisierung im deutschen Bau startet mit kleinen Schritten
Ob Sie als Bauunternehmen in Frankfurt, Kiel, Dresden oder Baden-Württemberg tätig sind – digitale Lösungen lassen sich schrittweise einführen und sorgen schnell für messbare Verbesserungen. Wer früh startet, profitiert langfristig – durch weniger Aufwand, bessere Übersicht und mehr Planungssicherheit.

Digitalisierung im Bau: So steigern Baubetriebe ihre Effizienz
Das Informationszeitalter bietet Bauunternehmen enorme Chancen für Wachstum, Produktionssteigerung und Gewinnmaximierung. Digitalisierung ist längst kein optionales Thema mehr, sondern eine entscheidende Voraussetzung für die Zukunftsfähigkeit. Wie der Beratungsbericht „Deutschland digital“ von Roland Berger treffend formuliert: „Wer die Digitalisierung nicht aktiv angeht, wird in fünf oder zehn Jahren nicht mehr in der Wirtschafts- und Arbeitswelt sein.“ Gerade im Baugewerbe stellt sich daher immer wieder die Frage, wie sich Ablaufstörungen im Planungs- oder Ausführungsprozess minimieren lassen, um Kostensteigerungen und Projektverzögerungen zu vermeiden. Wer digitale Lösungen frühzeitig erkennt und gezielt einsetzt, verschafft sich klare Wettbewerbsvorteile.
Automatisieren Sie interne Prozesse, wo immer es geht
Der digitale Wandel verändert das Bauwesen auf einer grundlegenden Ebene. Innovative IT-Tools ermöglichen es, Ressourcen zu sparen, indem sie Routineaufgaben automatisieren. Besonders Arbeitszeiterfassung und Buchhaltung lassen sich effizient digital abwickeln. Digitale Arbeitszeiterfassung dokumentiert Zeiten und Fehlzeiten ohne Medienbruch, während intelligente Workflows und automatisierte Belegerkennung in der Buchhaltung Prozesse beschleunigen. So sparen Baubetriebe Zeit, vermeiden Papierkram und erhöhen die Transparenz.
Modernisieren Sie den Arbeitsplatz: Baustelle und Büro digitalisieren
Meetings und Abstimmungen müssen nicht mehr zwangsläufig vor Ort stattfinden. Cloud-Technologien ermöglichen mehr Flexibilität und den Zugriff auf aktuelle Projektdaten von überall. Moderne Sicherungsverfahren schützen sensible Informationen vor Verlust oder Diebstahl. Selbst im Notfall können Daten schnell wiederhergestellt werden. Diese digitalen Möglichkeiten helfen Baubetrieben, Fachkräfte gezielter einzusetzen, Prozesse zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.
Die Vorteile eines digitalisierten Baubetriebs
Digitale Tools bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die Unternehmen jeder Größe nutzen können:
- Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
- Mehr Transparenz und Dokumentation
- Gesteigerte Qualitätskontrolle und Flexibilität
- Einsparungen bei Kosten und Zeit
Fazit: Digitale Lösungen sichern die Zukunft
Unternehmen aller Branchen nutzen digitale Innovationen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Für Bauunternehmen ist die Digitalisierung unverzichtbar, um Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Wer heute auf digitale Lösungen setzt, bleibt auch in Zukunft effizient und wettbewerbsfähig.









