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Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“

Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.

Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL

450 Euro Einmalzahlung im Bauhauptgewerbe: Details und Termine
Gemäß dem im Oktober 2021 beschlossenen Tarifvertrag erhalten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Bauhauptgewerbe mehrere Einmalzahlungen. Nachdem die erste Zahlung bereits 2022 erfolgt ist, steht nun die zweite Einmalzahlung an. Diese Regelung bringt für die Beschäftigten in den Gebieten West und Berlin eine spürbare Entlastung – ein wichtiges Signal in Zeiten steigender Lebenshaltungskosten.
Einmalzahlung im Bauhauptgewerbe: Hintergrund und Höhe
Der Tarifvertrag aus Oktober 2021 sieht insgesamt zwei Einmalzahlungen für Beschäftigte im Bauhauptgewerbe vor. Nach der ersten Zahlung in Höhe von 400,00 Euro im Mai 2022 folgt nun die zweite Einmalzahlung. Mit der Mai-Abrechnung 2023 erhalten berechtigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer 450,00 Euro.
Auszahlungstermine und Berechtigte
Die zweite Einmalzahlung wird allen gewerblichen Arbeitnehmern und Angestellten der Betriebe im Bauhauptgewerbe in den Gebieten West und Berlin mit dem Mai-Entgelt 2023 ausgezahlt. Auch Teilzeitangestellte profitieren, wobei die Auszahlung anteilig entsprechend ihrer Arbeitszeit erfolgt.
Sonderregelung für Auszubildende
Auszubildende in den Gebieten West und Berlin, die sich im zweiten, dritten oder vierten Ausbildungsjahr befinden, haben ihre Einmalzahlung in Höhe von 110,00 Euro bereits mit der Vergütung im März 2023 erhalten. Diese Sonderregelung stellt sicher, dass auch der Nachwuchs im Bauhauptgewerbe von der tariflichen Vereinbarung profitiert.
Keine Einmalzahlung im Tarifgebiet Ost
Aufgrund der prozentual höheren Entgeltsteigerung für das Tarifgebiet Ost (West/Berlin: +2,0 %, Ost: +2,7 %) sind mit dem Mai-Entgelt 2023 keine zusätzlichen Einmalzahlungen vorgesehen.
Ausblick: Nächste Entgeltanpassung ab Januar 2024
Die nächste Anpassung im Bauhauptgewerbe erfolgt am 1. Januar 2024. Dabei wird der Verpflegungszuschuss für Baustellen mit täglicher Heimfahrt erhöht. Über die Details und weitere geplante Änderungen werden wir rechtzeitig informieren.

Digitale Zeiterfassung im Bau: Wichtige Tipps für Baubetriebe
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13.09.2022 ein Grundsatzurteil gefällt, das die Arbeitszeiterfassung in Deutschland nachhaltig verändert. Auch Baubetriebe sollten sich jetzt vorbereiten. In unserem ersten Blog-Artikel haben wir die wichtigsten Folgen vorgestellt. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Anforderungen ein digitales Zeiterfassungssystem erfüllen muss und welche Aspekte bei der Einführung besonders wichtig sind.
Anforderungen an digitale Zeiterfassungssysteme
Ein digitales Zeiterfassungssystem muss die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) erfüllen und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) berücksichtigen. Die Beschäftigten müssen jederzeit auf ihre Arbeitszeitaufzeichnungen zugreifen können, damit sie ihre gesetzlichen Ansprüche geltend machen können.
Ein gutes System sollte außerdem:
- Einfache Bedienbarkeit bieten, um die Nutzung zu erleichtern. Intuitive Oberflächen senken Hemmschwellen.
- Zugänglich und unmittelbar sein: Echtzeit-Zugriff erleichtert Transparenz.
- Aktuelle Daten liefern, damit Lohnbuchhaltung, Kolonnen und Dienstpläne schnell angepasst werden können.
- Überall nutzbar sein – egal ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice.
- Zusatzfunktionen enthalten, die Mehrwert schaffen: Ein Urlaubsplaner kann Papierarbeit ersetzen, ein elektronisches Bautagebuch unterstützt bei Bauabschnittsdokumentationen. Auch eine automatische Zuschlagsberechnung entlastet die Lohnbuchhaltung und reduziert Fehler.
Hinweis: Digitale Zeiterfassung ist kein Kontrollinstrument, sondern schafft Transparenz und stärkt das Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern.
Auswirkungen des BAG-Urteils auf Baubetriebe
Das EuGH-Urteil verpflichtet Deutschland dazu, eine klare gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung zu erlassen. Ein entsprechender Gesetzesentwurf wird erwartet, doch schon jetzt gilt: Bauunternehmen müssen Systeme bereitstellen, die Arbeitsbeginn, Pausen, Arbeitsende, Überstunden und andere relevante Daten zuverlässig dokumentieren. Arbeitgeber tragen die Verantwortung dafür, dass die tatsächliche Arbeitszeit korrekt erfasst wird und alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Vorteile digitaler Zeiterfassung
- Weniger manueller Aufwand: Lohnbuchhaltung und Mitarbeiter sparen Zeit, weil Stunden und Fehlzeiten nicht mehr manuell übertragen werden müssen.
- Automatische Berechnung: Die Arbeitszeit wird automatisch ausgewertet – das verringert Fehler.
- Transparenz bei Betriebsprüfungen: Alle Daten sind jederzeit verfügbar, auch bei Zollkontrollen auf der Baustelle oder im Büro.
- Kosten- und Fehlerreduktion: Doppelte Erfassungen oder Korrekturen entfallen.
- Effizienzsteigerung: Aktuelle Daten ermöglichen eine schnelle Anpassung von Kostenstellen, Kolonnen und Dienstplänen.
Flexible Arbeitszeitmodelle und Vertrauensarbeitszeit
Auch mit digitaler Zeiterfassung bleiben flexible Arbeitszeitmodelle und Vertrauensarbeitszeit möglich. Wichtig ist jedoch, dass jede tatsächlich geleistete Arbeitszeit dokumentiert wird. So behalten Unternehmen die Flexibilität, erfüllen aber zugleich ihre gesetzlichen Pflichten.
Kosten-Nutzen-Abwägung und Tipps zur Einführung
Die Einführung eines digitalen Systems ist eine Investition, die gut geplant sein will:
- Erstellen Sie eine Kosten-Nutzen-Rechnung, um langfristige Einsparungen abzuschätzen.
- Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und lassen Sie sich Präsentationen zeigen, um die Funktionen zu prüfen.
- Beachten Sie neben den Anschaffungskosten auch laufende Gebühren und mögliche Erweiterungen.
Eine sorgfältige Auswahl sorgt für eine rechtssichere, effiziente und zukunftsfähige Lösung für Ihren Baubetrieb.

Beschäftigte im Bau erhalten 1.000 Euro Inflationsausgleichsprämie
Die Inflation trifft auch die Baubranche hart: Bauarbeiter*innen und kaufmännische Angestellte spüren den Kaufkraftverlust deutlich. Um die Belastung abzufedern, haben sich die Tarifparteien des Baugewerbes auf eine steuer- und abgabenfreie Inflationsausgleichsprämie von 1.000 Euro geeinigt. Sie wird in zwei Raten ausgezahlt und gilt für fast 890.000 Beschäftigte. Auch Azubis und Teilzeitkräfte profitieren. In diesem Artikel erfahren Sie alle wichtigen Details zu Auszahlung, Kürzungen und Hintergründen.
Beschluss der Tarifparteien und Geltungsbereich
Am 30. Januar 2023 einigten sich der Zentralverband des Deutschen Baugewerbes, der Hauptverband der Deutschen Bauindustrie und die IG BAU, dass eine Inflationsausgleichsprämie für Beschäftigte im Baugewerbe gezahlt wird. Rund 890.000 Arbeitnehmende profitieren davon. Der neue Tarifbeschluss trat am 1. Februar 2023 in Kraft, die Allgemeinverbindlichkeit wurde beantragt. Arbeitgeber dürfen sogar mehr als 1.000 Euro zahlen. Beträge bis 3.000 Euro bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei.
Auszahlung in zwei Tranchen und steuerliche Behandlung
Die 1.000 Euro werden in zwei Raten zu je 500 Euro bis spätestens 30. September 2023 und 30. September 2024 ausgezahlt. Übersteigt die Prämie 3.000 Euro, wird der übersteigende Teil sozialversicherungspflichtig. Arbeitgeber können die Beträge auch in Raten auszahlen.
Sonderregelungen für Auszubildende und Teilzeitkräfte
Auszubildende erhalten 300 Euro, ebenfalls in zwei Tranchen zu je 150 Euro, mit denselben Fristen. Teilzeitbeschäftigte bekommen die Prämie anteilig entsprechend ihrer wöchentlichen Arbeitszeit im Verhältnis zur tariflichen Arbeitszeit.
Kürzungen bei verspätetem Eintritt oder Unterbrechungen
Für jeden vollen Kalendermonat zwischen Februar 2023 und Dezember 2024 ohne Beschäftigungsverhältnis reduziert sich die Prämie um 1/23. Beispiel: Tritt ein Arbeitnehmer am 2. Mai 2023 ein, werden Februar, März und April gekürzt.
Das ergibt:
1.000 € – (3 × 43,48 €) = 869,56 € in zwei Raten zu je 434,78 €.
Bereits gezahlte Inflationsprämien vor dem Beschluss können mit der vereinbarten Prämie verrechnet werden. Eine erneute Zahlung ist dann nicht erforderlich.
Bedeutung der Prämie für Beschäftigte und Unternehmen
Die Inflationsausgleichsprämie ist ein starkes Signal für Stabilität und soziale Verantwortung. Sie soll Privathaushalte entlasten und die attraktiven tariflichen Rahmenbedingungen im Bauhauptgewerbe sichern. Carsten Burckhardt (IG BAU) betonte: „Fast alles ist deutlich teurer geworden, insbesondere die Energiekosten. Deshalb freut es mich sehr, dass wir diese zusätzlichen Zahlungen erwirken konnten.“
Darüber hinaus zeigt der Beschluss, wie Tarifparteien in Zeiten von Fachkräftemangel und wirtschaftlichen Unsicherheiten sozialpartnerschaftliche Lösungen finden. Gleichzeitig dient die Prämie als Mittel, um Beschäftigte langfristig an Bauunternehmen zu binden und Vertrauen zu schaffen.









