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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
BIM im Straßen- und Tiefbau: Chancen für den Mittelstand
Der steigende Kostendruck, enge Zeitpläne und komplexe Bauprojekte machen auch vor dem Straßen- und Tiefbau nicht halt. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf Building Information Modeling (BIM). Während große Baukonzerne schon länger mit digitalen Modellen arbeiten, entdecken zunehmend auch mittelständische Betriebe die Vorteile – vom kalkulatorischen Einstieg bis hin zu einer besseren Zusammenarbeit mit Auftraggebern.
Position des HDB: BIM als Werkzeug für bessere Prozesse
Der Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) betont in seinem Positionspapier „BIM im Straßenbau“ die Chancen der Methode. Dr. Walter Fleischer, Vorsitzender der Bundesfachabteilung Straßenbau, fasst es so zusammen: „BIM ist kein Allheilmittel, aber ein Werkzeug, das sinnvoll genutzt Verbesserungen und Vorteile für alle Beteiligten bringt.“
Besonders wichtig sei es, die Erfahrungen und Kenntnisse der Bauausführenden frühzeitig einzubeziehen. So können Logistikfragen, Bauabläufe und Risiken schon vor der Realisierung berücksichtigt werden.
Vorteile für mittelständische Bauunternehmen
BIM muss nicht zwingend als „großer Wurf“ gestartet werden. Bereits kleinere Schritte, oft als „Little BIM“ bezeichnet, bringen spürbaren Nutzen. Lars Grundmann, Geschäftsführer von CKS-Bau, betont: „BIM im Straßen- und Tiefbau ist weiter als man vermutet und erzielt von Beginn an messbaren Nutzen bei vertretbarem Aufwand.“
Allein die modellbasierte Mengenermittlung sorgt von der Kalkulation bis zur Abrechnung für mehr Effizienz. Die benötigten Daten sind häufig schon vorhanden oder lassen sich leicht erzeugen.
Modellbasierte Mengenermittlung in der Praxis
Digitale Formate wie ISYBAU, DWG, LandXML oder REB bilden die Grundlage für die Weiterverarbeitung. Aus einem Digitalen Geländemodell (DGM) können beispielsweise Achsen, Gradienten und Ausführungspläne direkt übernommen werden. Dadurch sinkt die Fehlerquote, die bei manuellen Eingaben oft hoch ist.
Die so erzeugten Modelle ermöglichen:
- präzise Kalkulation,
- exakte Materialbestellungen,
- schnellere Rechnungsprüfung und
- durchgängige Prozesse bis zur Abrechnung.
Transparenz und Zusammenarbeit auf neuer Ebene
BIM schafft nicht nur Effizienz, sondern auch Vertrauen. David Vierling, Bauleiter bei CKS-Bau, berichtet: „Früher war der Erdabtrag im Hang oft ein Streitthema. Jetzt haben wir die Mengen im Modell verglichen – alles war transparent und wir konnten objektiv diskutieren.“
Die transparente Zusammenarbeit sorgt für entspanntere Abläufe, weniger Konflikte und mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten – ein wichtiger Aspekt angesichts des Fachkräftemangels.
Konkrete Vorteile für Bauunternehmen
Die modellbasierte Arbeitsweise im Straßen- und Tiefbau bietet zahlreiche Vorteile:
- Plausibilitätsprüfung von 3D-Modellen
- REB- und VOB-konforme Mengenermittlung
- schnellere Fakturierung und höhere Liquidität
- optimierte Materialbestellung
- neue Einsatzmöglichkeiten für Bauleiter und Poliere mit GPS-gestützter Bauvermessung
- bessere Qualitätssicherung und Fehlervermeidung
Empfehlungen für den Einstieg in BIM
- Starten Sie mit einem überschaubaren Projekt und sammeln Sie eigene Erfahrungen.
- Nutzen Sie gängige Formate und bauen Sie darauf auf.
- Ziehen Sie externe Spezialisten hinzu, die die Methode im Unternehmen verankern.
Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft im Bauunternehmen
Die Digitalisierung verändert die Bauwirtschaft rasant. Technologien wie mobile Apps, Cloudlösungen oder Building Information Modeling (BIM) sorgen dafür, dass Abläufe effizienter, transparenter und vernetzter werden. Doch wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft konkret aus – und wie können Bauunternehmen schon heute davon profitieren?
Neue Technologien verändern die Baubranche
Ob 3D-Druck in der Planung, digitale Zeiterfassung oder E-Rechnung: Neue Technologien führen dazu, dass Büro, Baustelle und Homeoffice enger zusammenrücken. Ziel ist es stets, Prozesse effizienter zu gestalten, Kosten zu sparen und die tägliche Arbeit zu erleichtern. Dabei gilt: Digitalisierung muss auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt sein und Schritt für Schritt eingeführt werden.
Mit digitalen Lösungen durchgängig handlungsfähig bleiben
Ein sicherer Zugriff auf aktuelle Daten, die Zusammenarbeit mit Partnern und Kollegen oder die Nutzung von jedem internetfähigen Endgerät – all das sind Voraussetzungen für moderne Workflows. Videokonferenzen, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten und transparente Kommunikationswege machen Unternehmen widerstandsfähiger und halten die Produktivität auch in Krisenzeiten hoch.
Erfolgsfaktoren: Prozessoptimierung und Mobilität
Digitalisierung im Bau bedeutet nicht nur Automatisierung, sondern auch Flexibilität. Mobile Anwendungen ermöglichen die Dokumentation von Arbeitsschritten direkt vor Ort, während cloudbasierte Systeme Abläufe im Hintergrund beschleunigen. Unternehmen sparen Zeit und Geld und schaffen zugleich ein modernes Arbeitsumfeld, das Fachkräfte erwarten.
Individuelle Digitalisierung für Bauunternehmen
Die Einführung neuer Technologien sollte strukturiert erfolgen. Wichtig sind eine klare Schulungsstrategie, transparente Kommunikation und auf die Rollen zugeschnittene Trainings. So können alle Mitarbeitenden – unabhängig von Alter oder Funktion – mit den Tools arbeiten. Web-Seminare und praxisnahe Anwendungsbeispiele erleichtern den Einstieg und machen die Vorteile greifbar.
Fazit: Vom digitalen Arbeitsplatz zum Baubetrieb 4.0
Die Nachfrage nach digitalen Lösungen zeigt, dass Bauunternehmen handeln wollen. Mit durchdachter Digitalisierung schaffen sie es, effizienter zu arbeiten, Kosten zu reduzieren und zukunftsfähig zu bleiben. Der Arbeitsplatz der Zukunft ist nicht nur modern und digital, sondern vor allem ein Erfolgsfaktor im Wettbewerb.
Warum sich Baubetriebe jetzt mit BIM beschäftigen sollten
BIM (Building Information Modeling) wird zunehmend zum Standard in der Bauwirtschaft – und das nicht nur für Großprojekte. Auch mittelständische Baubetriebe profitieren bereits heute von den Vorteilen. In diesem Artikel erfahren Sie, warum es sich lohnt, sich frühzeitig mit BIM zu befassen, welche Chancen sich ergeben und wie Sie den Einstieg strategisch angehen können.
Aktueller Stand der BIM-Nutzung
Eine neuere Studie von BauInfoConsult aus 2022/2023 befragte 300 Akteure aus Planungsbüros, Bauunternehmen und Handwerksbetrieben zur BIM-Verwendung. Ergebnis: Nur rund 20 % der Befragten setzen aktiv BIM in Projekten ein.
Sowohl Architekten als auch Bauunternehmen geben an, dass BIM häufig auf Wunsch von Bauherren (36 %) oder als Mittel zur Wettbewerbsfähigkeit (30 %) eingesetzt wird.
Pflicht für öffentliche Bauprojekte: Was gilt heute?
- In Deutschland besteht bereits eine BIM-Pflicht für öffentliche Infrastrukturprojekte des Bundes seit Januar 2021.
- Seit Ende 2022 gilt BIM auch für Hochbauprojekte des Bundes.
- Ab 2026 soll BIM auch als Regelprozess in den Auftragverwaltungen der Länder und bei der Autobahn-Gesellschaft eingeführt werden.
Was ist BIM? – Funktionen & Nutzen
Bei BIM werden alle projektrelevanten Daten digital modelliert. Änderungen können sofort nachvollzogen werden, da alle Beteiligten auf denselben Datenstand zugreifen.
Zu den zentralen Funktionen zählen:
- Simulation von Bauabläufen,
- Kollisionsprüfung (Erkennung von Konflikten bereits in der Planung),
- durchgängiger Informationsfluss,
- verbesserte Kommunikation aller Beteiligten,
- erhöhte Transparenz im Projektverlauf.
Diese Elemente helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und Kostenüberschreitungen oder Verzögerungen zu vermeiden.
BIM auch für mittelständische Unternehmen
Viele glauben, BIM sei nur etwas für Großprojekte oder Konzerne. Doch das ist ein Trugschluss: Auch kleine und mittlere Baubetriebe können heute davon profitieren.
Beispiel: Eine traditionsreiche Zimmerei nutzte BIM, um Architektur mit vorgefertigten Bauelementen effizient umzusetzen. Die Integration digitaler Prozesse ermöglichte ihr, anspruchsvolle Designs wirtschaftlich zu realisieren.
Wer früh BIM-Kompetenz aufbaut, kann sich gegenüber Wettbewerbern abheben – besonders, wenn Auftraggeber zunehmend BIM-Anforderungen stellen.
Welche Vorteile bietet BIM?
Durch modellbasierte Prozesse ergeben sich zahlreiche Vorteile:
- präzisere Angebotserstellung
- exakte Mengenermittlung
- einfachere Aktualisierung bei Änderungen
- optimierte Instandhaltung
- zuverlässige Kostenberechnung
- verbesserte Kommunikation zwischen Projektbeteiligten
- durchgängiger Informationsfluss
- bessere Terminplanung und -kontrolle
Diese Effekte zusammen führen zu höherer Planungsqualität, Effizienz und Verlässlichkeit in Projekten.
Darüber hinaus steigert BIM die Attraktivität Ihres Unternehmens für Mitarbeitende aus der Generation Z und positioniert Sie als zukunftsorientierten Baupartner.
Erste Schritte für Ihren Betrieb
So gelingt Ihnen der Einstieg in BIM:
- Informieren: Tagesveranstaltungen, Messen, Fachseminare besuchen
- Haltung entwickeln: Team früh einbinden und Veränderungsbereitschaft fördern
- Software kaufen + Schulung: Planungslösungen anschaffen und Mitarbeitende qualifizieren
- Pilotprojekte starten: kleine, überschaubare BIM-Projekte starten
- Prozesse anpassen: interne Abläufe, Schnittstellen und Arbeitsmethoden schrittweise modernisieren
Ein geduldiger und schrittweiser Ansatz verhindert Überforderung und ermöglicht sukzessiven Lernzuwachs.
Fazit
BIM ist kein kurzfristiger Trend – es ist eine Entwicklung, die sich bereits heute etabliert. Wer früh startet, baut Know-how auf, optimiert Prozesse und bleibt wettbewerbsfähig. Auch mittelständische Baubetriebe haben gute Chancen, mit BIM erfolgreich zu sein und sich zukunftssicher zu positionieren.
Quellen
Bundesministerium für Digitales und Verkehr – BIM Deutschland / digitale Bauprozesse
Fraunhofer IESE – Studie zur Digitalisierung der Baubranche