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Digitalisierung
Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.
Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.
Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung
Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.
Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.
Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung
Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.
„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“
Komplexe Abrechnungen einfach gelöst
Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.
Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro
Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.
Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.
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E-Rechnung im Bauwesen
Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.
Fazit
Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.
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WEITERE ARTIKEL
Rechnungen per E-Mail verschicken - das ist zu beachten
Nicht erst seit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht Anfang 2025 versenden viele Unternehmen ihre Rechnungen per E-Mail. Was Unternehmer beim elektronischen Rechnungsversand beachten sollten, erklärt dieser Artikel.
Die E-Rechnung ist auf dem Vormarsch. Das liegt zum einen an ihren unbestreitbaren Vorteilen hinsichtlich Prozesseffizienz und Kosteneinsparung. Zum anderen spielen rechtliche Vorgaben eine wichtige Rolle: Bereits mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat der deutsche Gesetzgeber die elektronische Rechnung der herkömmlichen Papierrechnung umsatzsteuerlich gleichgestellt.
Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Geschäfte Anfang 2025 hat die elektronische Rechnungsstellung einen weiteren Schub erhalten.
Eine besonders verbreitete und unkomplizierte Form der Übermittlung ist der Versand von Rechnungen per E-Mail – idealerweise direkt aus der betriebswirtschaftlichen Software heraus.
Fünf zentrale Anforderungen an Rechnungen per E-Mail
1. Rechnungen per E-Mail müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Rechnungen in Papierform.
Die folgenden Angaben müssen gemäß § 14 Abs. 4 UStG auf jeder Rechnung enthalten sein, unabhängig davon, ob es sich um eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung (PDF, Bilddatei) handelt:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie Zahlungszeitpunkt
- Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz
- im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen
2. Für Unternehmen als Rechnungsempfänger ist keine Zustimmung zum elektronischen Rechnungsversand erforderlich.
Unternehmen können dem Versand einer strukturierten E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr widersprechen.
Die Übermittlung einer E-Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem anderen unstrukturierten elektronischen Format an einen Verbraucher bedarf hingegen der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies ist in § 14 Abs. 1 UStG geregelt. Die Zustimmung ist jedoch nicht an eine bestimmte Form gebunden. Sie kann durch Vereinbarung, z.B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Rechnungsausstellers, erfolgen. Darüber hinaus kann die Zustimmung auch stillschweigend erfolgen oder nachträglich erklärt werden.
Im Klartext: Solange ein Verbraucher nicht ausdrücklich die Zusendung einer Papierrechnung verlangt, dürfen Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischer Form versenden.
3. Die Echtheit, inhaltliche Unversehrtheit und Lesbarkeit der elektronischen Rechnung müssen gewährleistet sein.
Diese Anforderung kann durch alle innerbetrieblichen Kontrollverfahren erfüllt werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Selbstverständlich besteht auch weiterhin die Möglichkeit, die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder durch Datenaustausch im EDI-Verfahren sicherzustellen (§ 14 Abs. 3 UStG). Verpflichtend ist dies jedoch nicht.
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4. Elektronische Rechnungen müssen GoBD-konform und digital archiviert werden.
Elektronische Rechnungen müssen nach den GoBD so aufbewahrt werden, wie sie das Unternehmen erhalten hat – also im ursprünglichen digitalen Format. Dies gilt sowohl für E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) als auch für sonstige Rechnungen (z.B. PDF, Bilddatei sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, die von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind).
GoBD-konform ist es auch, eingehende Papierrechnungen zu scannen und im Rahmen einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung digital zu verarbeiten und zu archivieren. Weitere Informationen zum Thema GoBD finden Sie im Blogartikel Die 11 wichtigsten Anforderungen an GoBD-konforme Buchhaltung.
5. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
Ausgestellte und empfangene Rechnungen müssen von den Unternehmen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Während dieser Zeit müssen die Rechnungsdaten jederzeit innerhalb kurzer Zeit auffindbar, lesbar und auswertbar sein – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung. Mehr zu den Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und anderen Belegen finden Sie im Blogbeitrag Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – Fristen und Pflichten.
Rechnungen per E-Mail – Welche Datenformate sind zulässig?
Hier ist zu unterscheiden:
- Ist der Rechnungsempfänger ein Unternehmen im Inland (B2B = Unternehmen an Unternehmen), muss die E-Rechnung grundsätzlich in einem strukturierten XML-Format übermittelt werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Es gelten jedoch Übergangsfristen. Zulässig und verbreitet sind insbesondere die maschinenlesbaren Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Auch andere europäische Formate wie Factur-X (Frankreich) sind zulässig. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen ausgenommen, müssen diese aber empfangen können.
- Handelt es sich um ein B2C-Geschäft (Unternehmen an Verbraucher), so kann die Rechnung als „sonstige Rechnung“ in Papierform oder in einem unstrukturierten elektronischen Datenformat wie z.B. PDF oder JPEG ausgestellt und übermittelt werden. Für welches Format sich der Rechnungssteller entscheidet, ist unerheblich, solange die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet ist.
Wichtig: Eine Bilddatei, ein PDF ohne strukturierte XML-Daten oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine E-Rechnungen im rechtlichen Sinne.
Rechnungen ins Ausland stellen – worauf muss ich achten?
Rechnungen schreiben gehört zu den angenehmen Aufgaben eines Unternehmers. Die Regeln für Rechnungen innerhalb Deutschlands sind den meisten bekannt - aber was ist bei Rechnungen ins Ausland zu beachten? Dieser Artikel erläutert die Vorschriften für Rechnungen, die deutsche Unternehmen an Unternehmen oder Privatpersonen im Ausland stellen.
Wenn der erste Auftrag aus dem Ausland kommt, ist das ein Grund zur Freude. Aber auch ein Grund, sich spätestens jetzt zu informieren: Wie stelle ich Rechnungen ins Ausland richtig aus? Muss ich Geschäfte mit EU-Ländern anders abrechnen als mit Drittländern? Hier erfahren Sie, worauf Sie achten müssen.
Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland (B2B)
Rechnungen ins EU-Ausland, sogenannte innergemeinschaftliche Rechnungen, stellen Sie ohne Umsatzsteuer aus. Ihr Kunde oder Rechnungsempfänger versteuert dann die Lieferung oder Leistung mit dem in seinem Land geltenden Steuersatz. Da er diesen Betrag gleichzeitig als Vorsteuer abziehen kann, zahlt im Ergebnis keiner von Ihnen Umsatzsteuer auf diese Rechnung. Dieses Verfahren nennt man Reverse-Charge, was soviel bedeutet wie „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“. Das Ganze ist im deutschen Umsatzsteuergesetz in § 13b UStG geregelt.
Reverse-Charge-Verfahren
Bei Rechnungen mit Reverse-Charge ist Folgendes zu beachten:
- Sie selbst und Ihr ausländischer Rechnungsempfänger müssen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) haben. Beide Nummern sollten auf der Rechnung angegeben sein. Die Gültigkeit der USt.-ID Ihres Kunden prüfen Sie auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern.
- Ihre Rechnung muss einen Reverse-Charge-Vermerk tragen. Dessen Wortlaut ist nicht festgelegt. Sie können zum Beispiel schreiben: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder auch „Umkehrung der Steuerschuld gemäß § 13b Abs. 2 Nr. 7 i. V. m. Abs. 5 UStG“.
- Für fremdsprachliche Rechnungen finden Sie auf der Website der IHK Pfalz eine Übersetzung des Vermerks in die jeweilige Landessprache.
- Ihre Ausgangsrechnung muss als innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung gebucht werden. Die Finanzbehörden trennen scharf zwischen innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und „sonstigen Leistungen“. Leistungen von Künstlern oder Sportlern, Monteuren, Personenbeförderungs- und Restaurationsdienstleistern werden gesondert behandelt.
- Sie müssen mit der Umsatzsteuererklärung eine Zusammenfassende Meldung über innergemeinschaftliche Lieferungen und/oder Leistungen, die Sie erbracht haben, abgeben. Die Zusammenfassende Meldung senden Sie an das Bundeszentralamt für Steuern.
Rechnungen an Unternehmen in einem Drittland (B2B)
Bei Rechnungen an Unternehmen in einem Nicht-EU-Land, auch als „Drittland“ bezeichnet, ist Folgendes zu beachten:
Pflichtangaben
Ihre Rechnung an ein Unternehmen in einem Nicht-EU-Land stellen Sie ohne die deutsche Umsatzsteuer aus. Ansonsten muss die Rechnung die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine Rechnung innerhalb Deutschlands. Sie können im Rechnungstext darauf hinweisen, dass die Rechnung im Inland nicht zu versteuern ist. Dies ergibt sich aus dem Rechnungsempfänger.
In der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) müssen Sie Rechnungen ins außereuropäische Ausland gesondert aufführen. Diese Rechnungen an Drittländer werden nicht in der Zusammenfassenden Meldung angegeben.
Registrierungspflichten
Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen in Drittländer fakturieren, sollten Sie sich vorab über die dort geltenden Steuervorschriften informieren. Einige Nicht-EU-Länder verlangen eine umsatzsteuerliche Registrierung.
Kosten und Laufzeiten im Zahlungsverkehr mit Drittländern
Überweisungen in Drittländer sind möglich, aber nicht über das SEPA-Verfahren. Solche Zahlungen werden in der Regel über das SWIFT-System abgewickelt und können je nach Land und Bank mit Gebühren verbunden sein und mehrere Tage bis zu einer Woche dauern. Unternehmer sollten vorab klären, welche der drei Gebührenregelungen – OUR (Auftraggeber zahlt), BEN (Empfänger zahlt) oder SHA (geteilte Gebühren) – zur Anwendung kommt.
Übersteigt eine Auslandszahlung 12.500 Euro, besteht nach der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) eine Meldepflicht an die Deutsche Bundesbank. Diese Meldung dient statistischen Zwecken und kann online oder telefonisch erfolgen.
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Abrechnung gegenüber Verbrauchern im Ausland (B2C)
Für B2C-Geschäfte (Lieferungen und Leistungen an Verbraucher im Ausland) gelten folgende Regelungen:
Innerhalb der EU:
- Für alle EU-Mitgliedstaaten gilt eine einheitliche Lieferschwelle von 10.000 Euro pro Jahr.
- Bis zu dieser Grenze berechnen Sie die deutsche Umsatzsteuer wie bei inländischen Kunden.
- Wird diese Schwelle überschritten, müssen Sie die Umsatzsteuer des jeweiligen Bestimmungslandes berechnen und abführen.
- Zur Vereinfachung können Sie das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) nutzen.
Außerhalb der EU (Drittland):
- Lieferungen in Drittländer sind als Ausfuhrlieferungen von der deutschen Umsatzsteuer befreit.
- Beachten Sie jedoch mögliche Einfuhrabgaben im Bestimmungsland.
Elektronische Dienstleistungen:
- Elektronische Dienstleistungen an Privatpersonen im EU-Ausland unterliegen unabhängig von der Lieferschwelle immer der Umsatzsteuer des Bestimmungslandes.
Es ist wichtig, sich über die spezifischen Regelungen im Bestimmungsland zu informieren, da diese variieren können. In Zweifelsfällen empfiehlt es sich, einen auf internationales Steuerrecht spezialisierten Steuerberater zu konsultieren.
Gutschriften bei Rechnungsstellung ins Ausland
Manchmal tritt eine Gutschrift an die Stelle einer Rechnung. Bei Verlagshonoraren ist es beispielsweise üblich, dass nicht der Autor dem Verlag eine Rechnung ausstellt, sondern der Verlag dem Autor eine Gutschrift über das Honorar erteilt. Eine Gutschrift ist im Prinzip eine Rechnung, die nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird – vorausgesetzt, beide Parteien haben dies vorher vereinbart.
Wenn Ihr Kunde Sie per Gutschrift bezahlt, sind Sie von der Pflicht zur Rechnungsausstellung befreit, sofern die Gutschrift alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben einer Rechnung enthält (§ 14 Abs. 4 UStG). Wichtig: Eine Gutschrift muss auf dem Abrechnungspapier ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet werden. Fehlt diese Angabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen oder Sie für zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer haftbar machen (§§ 14c und 15 UStG).
Auch bei der Verrechnung von Gutschriften für erhaltene Waren oder Dienstleistungen mit Belastungen für erbrachte Waren oder Dienstleistungen bleibt die Bezeichnung „Gutschrift“ verpflichtend. Der leistende Unternehmer hat zudem das Recht, einer ausgestellten Gutschrift zu widersprechen. In diesem Fall verliert die Gutschrift ihre steuerliche Wirkung.
Aufbewahrungspflicht und Nachweise bei Auslandsrechnungen
Ab 2025 gilt eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für Rechnungen auch an Kunden im Ausland. Bei Warenlieferungen in andere EU-Länder müssen Sie zusätzlich nachweisen können, dass Ihre Ware am innergemeinschaftlichen Bestimmungsort angekommen ist.
Dieser Nachweis kann, muss aber nicht durch eine Gelangensbestätigung erbracht werden. Nach dem BMF-Schreiben vom 9. Oktober 2020 können Sie auch andere Unterlagen vorlegen, aus denen sich „leicht und eindeutig nachprüfbar“ ergibt, dass die Ware beim Empfänger angekommen ist.
Nach § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1a UStDV sind unter anderem folgende Dokumente als Belegnachweis zulässig:
- Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterschrieben und vom Empfänger der Ware quittiert ist
- Konnossement (Seefrachtbrief)
- Bescheinigung des beauftragten Spediteurs
- Tracking-and-Tracing-Protokoll, das den Versand bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist.
Wichtig: Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht aus. Die Aufbewahrung hat grundsätzlich im Inland zu erfolgen. Bei elektronischer Aufbewahrung mit vollem Datenzugriff ist auch eine Aufbewahrung im EU-Ausland möglich, was dem Finanzamt mitzuteilen ist.
Bewahren Sie neben den Rechnungen auch alle relevanten Belege wie Empfangsbestätigungen und Frachtpapiere auf, um im Bedarfsfall einen lückenlosen Nachweis führen zu können.
Welche Folgen haben falsche oder fehlende Angaben auf Auslandsrechnungen?
Fehlende oder fehlerhafte Pflichtangaben auf Ihrer Ausgangsrechnung in das EU-Ausland oder in ein Drittland können schwerwiegende Folgen haben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen kann beispielsweise die Steuerbefreiung (§ 6a UStG) versagt werden, wenn Sie keine oder eine falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsempfängers angeben. In diesem Fall müssten Sie die Umsatzsteuer selbst entrichten.
Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen vollständig und richtig sein – dazu gehören unter anderem:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (bei innergemeinschaftlichen Lieferungen auch des Leistungsempfängers),
- Rechnungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung.
Bei geringfügigen Fehlern sind die Konsequenzen weniger drastisch: Haben Sie z. B. versehentlich eine innergemeinschaftliche Lieferung als innergemeinschaftliche Leistung gemeldet, wird das Bundeszentralamt für Steuern Sie in der Regel lediglich auffordern, für den betroffenen Meldezeitraum eine berichtigte Zusammenfassende Meldung abzugeben.
Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass alle Angaben auf Ihren Rechnungen korrekt sind und dass Sie insbesondere bei grenzüberschreitenden Umsätzen die steuerlichen Anforderungen des jeweiligen Landes beachten.
Fazit: Auslandsrechnungen stellen ist nicht schwer
Rechnungen ins EU-Ausland oder ins Nicht-EU-Ausland zu stellen, birgt zwar einige Tücken, ist aber grundsätzlich nicht schwierig: Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen (B2B) ins Ausland fakturieren, ist der Betrag im Land des Leistungsempfängers steuerbar, d.h. Sie stellen die Rechnung ohne Umsatzsteuer. Wenn Sie Rechnungen an ausländische Privatkunden stellen, ist der Betrag im Inland steuerbar, d.h. Sie stellen die Rechnung mit Umsatzsteuer. Bei Geschäften mit dem EU-Ausland gilt das Reverse-Charge-Verfahren und Sie müssen nachweisen, dass die Ware auch beim Empfänger angekommen ist. Eine gute Rechnungssoftware erleichtert Ihnen die Rechnungsstellung an ausländische Kunden.
Verfahrensdokumentation nach GoBD: Was Unternehmen dazu wissen müssen
Jedes Unternehmen in Deutschland, das steuerrelevante elektronische Dokumente aufbewahrt, muss eine Verfahrensdokumentation nach GoBD vorhalten. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen und zeigt auf, warum eine GoBD Verfahrensdokumentation unerlässlich ist.
Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt die organisatorischen und technischen Abläufe der IT-gestützten Buchführung und digitalen Aufbewahrung. Sie dokumentiert detailliert, wie steuer- und handelsrechtlich relevante Informationen im Unternehmen entstehen, empfangen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Für die Erstellung der Verfahrensdokumentation ist ausschließlich der Steuerpflichtige selbst verantwortlich.
Warum ist eine GoBD Verfahrensdokumentation wichtig?
Mit einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation weisen Unternehmen nach, dass ihre digitale Buchführung und Datenarchivierung den in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen entspricht. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass die Buchführung und Belegablage insbesondere bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar und zeitnah prüfbar ist.
Welche Inhalte gehören in eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD enthält mindestens die folgenden Inhalte:
- Allgemeine Beschreibung ⇒ Wie ist das Unternehmen organisiert? Welche Mitarbeiter sind für welche Aufgaben zuständig?
- Anwenderdokumentation ⇒ Wie sind die IT- und DV-Systeme korrekt zu bedienen?
- Technische Systemdokumentation ⇒ Welche Software, Hardware und Netzwerkinfrastrukturen werden genutzt? Wie interagieren die IT-Systeme?
- Betriebsdokumentation ⇒ Wie werden Belege organisiert? Wie werden die Vorgaben der GoBD Richtlinien eingehalten?
Für jedes Datenverarbeitungssystem (DV–System) muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV–Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
Zu den DV-Systemen im Sinne der GoBD zählen sowohl das Hauptbuchhaltungssystem als auch Vor- und Nebensysteme wie Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierungssystem, Zeiterfassungssystem, Archivsystem und Dokumentenmanagementsystem (einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen).
Eine Beschreibung des Datensicherungsverfahrens und des internen Kontrollsystems ist ebenfalls Bestandteil der Verfahrensdokumentation nach GoBD.
GoBD – Was ist das?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Dabei handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), die vorschreibt, wie Unternehmen steuerrelevante Daten erfassen, verarbeiten und aufbewahren müssen. Die GoBD gelten für Unternehmen jeder Größe. Den Wortlaut finden Sie hier.
Muss die Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisiert werden?
Ja, die Verfahrensdokumentation ist kein einmaliges Dokument. Sie muss regelmäßig überprüft und angepasst werden, wenn sich Prozesse, IT-Systeme oder die Unternehmensstruktur ändern. Eine veraltete Verfahrensdokumentation nach GoBD kann im Falle einer Betriebsprüfung zu Problemen führen.
Wie lange muss die Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden?
Laut § 257 Abs. 1 HGB und § 147 Abs. 1 AO beträgt die Aufbewahrungspflicht für die Verfahrensdokumentation nach GoBD zehn Jahre. Diese Frist umfasst alle Versionen der Dokumentation, sodass jede Änderung nachvollziehbar bleibt.
Welche Folgen hat es, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist?
Eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation stellt einen formellen Mangel dar, führt aber nicht automatisch zu Sanktionen. Nach den GoBD (Rz. 155) gilt: Solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung nicht beeinträchtigt ist, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Ohne eine Verfahrensdokumentation besteht jedoch die Gefahr, dass die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifelt. Dies wiederum kann folgende Auswirkungen haben:
- Schätzungen durch die Finanzverwaltung: Ist die Buchhaltung aufgrund fehlender Dokumentation nicht nachvollziehbar, kann die Finanzverwaltung Schätzungen vornehmen. Dies kann zu einer höheren Steuerbelastung führen.
- Gefährdung der Nachvollziehbarkeit: Zwar führt eine fehlende Verfahrensdokumentation nicht automatisch zur Versagung des Vorsteuerabzugs, jedoch kann es im Einzelfall schwieriger werden, steuerlich relevante Vorgänge nachzuweisen.
- Verzögerungsgelder: In Ausnahmefällen kann die Finanzverwaltung ein Verzögerungsgeld verhängen, wenn angeforderte Unterlagen – wie z.B. eine Verfahrensdokumentation – nicht vorgelegt werden. Die Höhe des Verzögerungsgeldes richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls und kann bis zu 250.000 Euro betragen.
Dabei ist zu beachten, dass die Auswirkungen stark vom Einzelfall abhängen. Besonders gravierend können die Folgen für bargeldintensive Unternehmen sein. Unternehmen sollten daher großen Wert darauf legen, eine sorgfältige und vollständige Verfahrensdokumentation zu erstellen und regelmäßig zu aktualisieren, um Risiken zu minimieren.
Wie kann eine Verfahrensdokumentation erstellt werden?
Unternehmen können eine Verfahrensdokumentation nach GoBD intern erstellen oder externe Berater hinzuziehen. Im Internet gibt es kostenlose Vorlagen und Checklisten, die die Erstellung erleichtern. Auch Steuerberater und Unternehmensberater bieten Unterstützung bei der Umsetzung und Pflege der Verfahrensdokumentation nach GoBD an.
Welche Vorteile bringt eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Neben den steuerlichen Anforderungen bietet eine Verfahrensdokumentation nach GoBD auch unternehmensinterne Vorteile. Sie hilft bei Prozessänderungen, Migrationen und beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Zudem erleichtert sie das Qualitäts- und Risikomanagement, da die Entwicklung von IT-Systemen nachvollziehbar bleibt. Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation ist somit nicht nur ein Instrument zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, sondern ein wertvolles Werkzeug für effizientes Unternehmensmanagement und kontinuierliche Verbesserung.