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Digitalisierung

Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.

Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
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Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin

Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.

5 Min. Lesezeit

Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung

Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.

Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.

Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung

Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.

„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“

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In Berlin vielerorts zu finden: das gelbe Logo der Carl Zauber Tiefbau GmbH

Komplexe Abrechnungen einfach gelöst

Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.

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Tag und Nacht im Einsatz

Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro

Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.

Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.

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E-Rechnung im Bauwesen

Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.

Fazit

Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.

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Archivierung nach GoBD - Warum Sie dafür eine Verfahrensdokumentation brauchen
ERP & Finance

Archivierung nach GoBD - Warum Sie dafür eine Verfahrensdokumentation brauchen

Um die GoBD-konforme Archivierung von Belegen kommt kein Unternehmen herum. Welche Maßnahmen dazu ergriffen werden und wie konkret vorgegangen wird - das gehört in die vorgeschriebene Verfahrensdokumentation. Dieser Blogbeitrag gibt einen kompakten Überblick über den Zweck, die gesetzlichen Anforderungen und die wesentlichen Inhalte einer solchen Dokumentation.

5 Min. Lesezeit

Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung müssen Unternehmer damit rechnen, dass das Finanzamt nach der Verfahrensdokumentation fragt. Darin sollte unter anderem klar beschrieben sein, wie das Unternehmen die GoBD-konforme Archivierung steuerlich relevanter Belege sicherstellt.

Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?

Die GoBD beschreiben, wie Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aus steuerlicher Sicht korrekt einhalten, wenn Sie Ihre Bücher mit digitalen Werkzeugen führen. Die GoB sind nicht neu: Sie fordern vor allem, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitnah, geordnet, unverlierbar, unveränderbar und nachvollziehbar dokumentiert, gebucht und archiviert werden. Für Buchungsbelege und steuerrelevante Unterlagen gilt bekanntlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Die Digitalisierung der Buchführung bedingt, dass Buchungsbelege und andere Geschäftsunterlagen nicht mehr in Akten abgeheftet, sondern digital gespeichert werden. Diese digitale Ablage muss alle Anforderungen der GoBD erfüllen. So müssen die Belege beispielsweise vor Löschung und Manipulation geschützt und dem jeweiligen Geschäftsvorfall eindeutig zuzuordnen sein. Sind alle Anforderungen erfüllt, gilt die Ablage als „revisionssicher“.

Wie wird „revisionssichere Archivierung“ in einer Verfahrensdokumentation beschrieben?

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Belege über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist GoBD-konform in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden. Beschreiben Sie daher in der Verfahrensdokumentation die Maßnahmen, Technologien, Software, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Systemeinstellungen, die die Einhaltung dieser Kriterien gewährleisten und halten Sie diese Aufzeichnungen stets aktuell.

Buchführungssoftware schreibt einen Teil der Verfahrensdokumentation.

Eine moderne Finanzbuchhaltungssoftware dokumentiert im Hintergrund alle Prozesse, Geschäftsvorfälle, Systemeinstellungen und Schnittstellen. In Verbindung mit einer Dokumentenmanagement-Lösung werden alle Zugriffe und Änderungen mit Zeitstempel protokolliert. Damit beschreibt die Software bereits einen wesentlichen Teil Ihrer Prozesse und sorgt für Transparenz.

Vor- und nachgelagerte Prozesse und Nebensysteme nicht vergessen!

Darüber hinaus sind aber auch vor- und nachgelagerte Prozesse zu dokumentieren, wie z.B. das Scannen von Papierbelegen und deren Übernahme in die Buchhaltungssoftware sowie die Archivierung von E-Mails. Auch Nebensysteme, wie eine Reisekosten-App, sind zu dokumentieren und in die Maßnahmen zur Belegarchivierung einzubeziehen.

Achtung!

Ob ein Dokument ein Beleg im steuerrechtlichen Sinne und damit aufbewahrungspflichtig ist, hängt davon ab, ob es eine Belegfunktion hat. So sind auch E-Mails häufig Belege, da in ihnen Vergütungen, Rabatte, Mengenänderungen, Vertragsbedingungen und vieles mehr vereinbart werden. Solche E-Mails müssen ebenfalls dem jeweiligen Geschäftsvorfall zugeordnet und archiviert werden.

Warum ist eine Verfahrensdokumentation notwendig?

Die Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Baustein der GoBD-konformen Buchführung und damit Pflicht. Es reicht nicht aus, Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltungssoftware lediglich zu buchen und die Belege irgendwo zu speichern – Sie müssen auch genau dokumentieren, wie Sie dabei vorgehen: vom Eingang eines Belegs über die gesamte Verarbeitung bis hin zur Ablage und Archivierung. Nur dann ist Ihre Buchführung aus Sicht der Finanzverwaltung beweiskräftig und nachvollziehbar.

Welchem Zweck dient die Verfahrensdokumentation?

Bei einer Außenprüfung muss sich der Prüfer in angemessener Zeit ein Bild von Ihrer wirtschaftlichen Lage machen können. Dazu muss er nachvollziehen können, wie Sie Ihre Bücher führen. Die Zahlen allein reichen nicht aus, Sie müssen nachweisen, dass die Zahlen auch die Realität widerspiegeln.

Die Verfahrensdokumentation erfüllt somit zwei Funktionen:

  1. die Buchführung nachvollziehbar zu machen
  2. die Beweiskraft der Unterlagen zu unterstützen

Sie dokumentiert zum Beispiel, was Sie unternehmen, um Manipulationen an den Zahlen zu unterbinden und den Verlust von Belegen zu verhindern.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Jeder Unternehmer und jede Unternehmerin muss eine Verfahrensdokumentation erstellen. Auch Freiberufler und Einzelunternehmer unterliegen den GoBD.

Was ist in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert?

Nach Randziffer 153 der GoBD besteht eine Verfahrensdokumentation aus vier Elementen:

  1. Allgemeine Beschreibung
    Die allgemeine Beschreibung umfasst die Rahmenbedingungen, die Aufgaben und den Einsatzbereich des Buchführungssystems, zum Beispiel auch, welche Funktionen Sie selbst vor Ort betreiben und welche Sie an Dienstleister oder in die Cloud ausgelagert haben.
  2. Anwenderdokumentation
    Die Anwenderdokumentation enthält alle Informationen, die zur Bedienung der eingesetzten Software notwendig sind. Erläutern Sie die einzelnen Anwendungsmodule und Eingabefelder sowie die internen Verarbeitungsroutinen – wie z.B. Buchungsregeln – und Ihre unternehmensspezifischen Einstellungen und Anpassungen in der Software. Auch die fachlichen Prozesse wie Datenerfassung, Prüfung, Abstimmung, Ausgabe, Daten- und Dokumentenbestände und Fristen gehören in die Anwenderdokumentation.
  3. Betriebsdokumentation
    In Ihrer Betriebsdokumentation halten Sie die Bestandteile des internen Kontrollsystems, die IT-Kontrollen sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) fest, die Sie für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit Ihrer Buchführungsprozesse getroffen haben. Beispiele sind: Datensicherungsverfahren, Zugriffskontrollen, Benutzerrechte, Rollen, Kompetenzen, Freigabeverfahren bei Programmänderungen und Change-Management-Verfahren.
  4. Technische Systemdokumentation
    Die technische Systemdokumentation umfasst alle Systemkomponenten sowie deren Schnittstellen, das Zusammenspiel der einzelnen Systemkomponenten und eine Beschreibung der programminternen Verarbeitungsregeln aus technischer Sicht (z.B. Datenflussdiagramme, Ablaufpläne und Protokolle). Auch Fehlerbehandlungsroutinen und Angaben zum Datenmodell gehören in diesen Teil der Dokumentation. So kann die Finanzverwaltung nachvollziehen, wie die Funktionen und Kontrollen in Ihrer Software umgesetzt sind.

Keine formalen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation

Die formalen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation sind zweitrangig. In der Regel wird sie aus mehreren Dokumenten bestehen, wie die obige Aufzählung bereits andeutet. Neue Dokumente können jederzeit hinzugefügt werden, z.B. die Bedienungsanleitung und die technischen Spezifikationen eines neuen Scanners, den Sie vielleicht anschaffen.

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) bieten eine kostenlose Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen an.

Wann ist eine Verfahrensdokumentation zu aktualisieren?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt nicht nur einen abstrakten Soll-Zustand. Sie muss gelebt werden und immer den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen. Das bedeutet für Sie, dass Ihre Verfahrensdokumentation bei Veränderungen angepasst werden muss. Beispielsweise sollte die Dokumentation in folgenden Situationen aktualisiert werden:

  • Geänderte Zuständigkeiten im Verarbeitungsprozess (Beispiel: Papierdokumente werden jetzt nicht mehr vom Sachbearbeiter M., sondern von der Auszubildenden H. gescannt)
  • Geänderte Berechtigungen (Beispiel: Die Auszubildende H. darf Dokumente im Dokumentenmanagementsystem (DMS) nicht mehr löschen)
  • Geänderte Systemeinstellungen (Beispiel: Sie haben das Zielverzeichnis für gescannte Papierdokumente im DMS geändert)
  • Änderungen im Verarbeitungsprozess (Beispiel: Die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen erfolgt nun über eine digitale Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung. Das neue Verfahren wird in der Verfahrensdokumentation beschrieben)
  • Einsatz einer neuen Softwareversion (Beispiel: Ihre Buchhaltungssoftware erhält ein Update und Ihre Verfahrensdokumentation verlinkt auf die neuen Versionshinweise)
  • Anschaffung neuer Hardware (Beispiel: Sie kaufen einen Scanner, um Papierbelege zu digitalisieren)
  • Beauftragung neuer Dienstleister und Nutzung von Onlineservices (Beispiel: Sie verlagern den Betrieb Ihres ERP-Systems ganz oder teilweise in die Cloud. In diesem Fall müssen Sie einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung vorlegen und nachweisen, dass die deutschen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden)

Wie und wo bewahren Sie die Verfahrensdokumentation auf?

Am besten legen Sie die Verfahrensdokumentation in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab. Denn nicht nur die aktuellste Version ist wichtig, sondern Sie müssen auch die komplette Änderungshistorie der Verfahrensdokumentation speichern. Dies geschieht im DMS automatisch. Außerdem wird systemseitig dokumentiert, wer wann was an der Dokumentation geändert hat. Achten Sie in diesem Zusammenhang auf einen ausreichenden Löschschutz und Zugriffsschutz der betreffenden Dokumente. Unbefugte Änderungen dürfen nicht möglich sein. Kommt der Betriebsprüfer, können Sie ihm zusammen mit dem Datenzugriff auch einen Link auf Ihre Verfahrensdokumentation geben.

Fazit – Belege revisionssicher archivieren mit der richtigen Software

Eine Verfahrensdokumentation soll Ihre Buchführung transparent machen und beschreiben, wie Sie die Beweiskraft Ihrer Belege über die gesamte Aufbewahrungsfrist durch eine ordnungsgemäße Archivierung sicherstellen. Mit moderner Software ist das kein Problem: Ihre Buchhaltungssoftware und das angeschlossene DMS protokollieren alle Zugriffe und Vorgänge mit Ihren Belegen. Dazu sind Systemeinstellungen wie Workflows, Zugriffsrechte, Automatisierungen und Schnittstellen in der Software hinterlegt. Sie sollten aber auch die vor- und nachgelagerten Prozesse sowie die eingesetzte Hardware in der Verfahrensdokumentation beschreiben und diese laufend aktualisieren.

5 Irrtümer zur E-Rechnung - und wie KMU sie vermeiden
ERP & Finance

5 Irrtümer zur E-Rechnung - und wie KMU sie vermeiden

Seit Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, im B2B–Bereich strukturierte elektronische Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten. Insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) kursieren jedoch einige Missverständnisse und Halbwahrheiten, die zu Fehlentscheidungen führen können. Dieser Artikel klärt über die häufigsten Irrtümer zur E-Rechnung auf.

5 Min. Lesezeit

Irrtum 1: „Eine PDF-Rechnung genügt weiterhin“

Dies ist einer der häufigsten Irrtümer zur E-Rechnung. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass eine PDF–Rechnung per E–Mail immer noch ausreicht. Dies ist jedoch nicht der Fall. Ein PDF ist kein strukturiertes, maschinenlesbares Format im Sinne der gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung. Es erfüllt somit nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht.

Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Diese Formate entsprechen der gesetzlichen Definition einer elektronischen Rechnung (EN 16931).

Irrtum 2: „Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung“

Das war einmal – jetzt nicht mehr. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung auch im B2B-Bereich. Das bedeutet: Alle Unternehmen in Deutschland müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – unabhängig von Branche und Größe.

Lösung: Prüfen Sie jetzt, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im richtigen Format verarbeiten kann. Stimmen Sie sich mit Ihren Lieferanten ab, um technische Probleme beim Rechnungseingang zu vermeiden.

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Irrtum 3: „Für mein kleines Unternehmen lohnt sich das nicht“

Die Umstellung auf die E–Rechnung ist für alle Unternehmen Pflicht. Auch Kleinunternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Zudem unterschätzen viele KMU die Vorteile der E-Rechnung: automatisierte Prozesse, schnellerer Zahlungseingang und weniger manuelle Fehler.

Lösung: Setzen Sie eine Buchhaltungslösung ein, die Ihnen die Erstellung, den Empfang und die Archivierung von gesetzeskonformen E-Rechnungen erleichtert.

Irrtum 4: „Ich darf weiterhin Rechnungen als PDF versenden“

Das ist nur bedingt richtig. Die E-Rechnungspflicht 2025 betrifft zurzeit nur den Empfang und nicht den Versand von E-Rechnungen. Das bedeutet: Sie können vorerst noch PDF-Rechnungen versenden – aber nur, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Ab dem 1. Januar 2027 wird jedoch auch der Versand von E-Rechnungen verpflichtend. Nur Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro haben noch ein Jahr länger Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gibt es dann aber keine Ausnahmen mehr.

Lösung: Bereiten Sie sich jetzt schon auf den verpflichtenden Versand von E-Rechnungen ab 2027 vor. Idealerweise stellen Sie bereits heute auf strukturierte XML-basierte Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) um, um reibungslose Prozesse mit Ihren Geschäftspartnern zu gewährleisten.

Irrtum 5: „Ich habe noch zwei Jahre Zeit“

Ein riskante Fehleinschätzung, denn die Frist für den verpflichtenden E-Rechnungsempfang ist bereits abgelaufen. Wer jetzt noch keine E-Rechnungen empfangen kann, verstößt gegen geltendes Recht. Die zweite Stufe – die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen – tritt am 1. Januar 2027 in Kraft. Wer bis dahin nicht reagiert, gerät unter Druck.

Lösung: Beginnen Sie jetzt mit der Umstellung. Planen Sie Testläufe, schulen Sie Mitarbeitende und optimieren Sie Schritt für Schritt Ihre Prozesse. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen rechtzeitig bereit ist für die E-Rechnungspflicht inklusive Versand von E-Rechnungen. Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren zudem von effizienteren Buchhaltungsprozessen und Wettbewerbsvorteilen.

Fazit: Jetzt handeln, Irrtümer zur E-Rechnung beseitigen und E-Rechnungspflicht erfüllen

Die Einführung der E–Rechnungspflicht in Deutschland ist ein wichtiger Schritt hin zu digitalen Geschäftsprozessen. Wer heute noch mit veralteten Rechnungsformaten arbeitet, muss dringend handeln. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt bereits – und wird in den kommenden Jahren noch ausgeweitet.

Unser Tipp: Nehmen Sie Ihre aktuelle Rechnungsstellung und -verarbeitung unter die Lupe:

  • Können Sie E-Rechnungen empfangen und archivieren?
  • Ist Ihre Software auf XRechnung und ZUGFeRD vorbereitet?
  • Haben Sie Ihre Partner und Mitarbeitenden informiert?
Digitale Lohnabrechnung: Rechtslage, Vorteile und der Weg zur Umstellung
HR & Payroll

Digitale Lohnabrechnung: Rechtslage, Vorteile und der Weg zur Umstellung

Seit dem BAG-Urteil vom Januar 2025 ist klar: Lohnabrechnungen dürfen digital zugestellt werden. Trotzdem dominieren in vielen mittelständischen Unternehmen noch manuelle Prozesse. Was das Urteil bedeutet, welche Vorteile die Umstellung bringt und wie der Wechsel zur digitalen Lohnabrechnung Schritt für Schritt gelingt.

5 Min. Lesezeit

Seit dem BAG-Urteil vom Januar 2025 ist klar: Lohnabrechnungen dürfen digital zugestellt werden. Trotzdem dominieren in vielen mittelständischen Unternehmen noch manuelle Prozesse. Was das Urteil bedeutet, welche Vorteile die Umstellung bringt und wie der Wechsel zur digitalen Lohnabrechnung Schritt für Schritt gelingt.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 28. Januar 2025 entschieden, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten die Lohn- oder Gehaltsabrechnung elektronisch zur Verfügung stellen dürfen – eine Papierform ist nicht mehr zwingend erforderlich. Damit ist die rechtliche Unsicherheit rund um die digitale Lohnabrechnung beseitigt. Wer jetzt umstellen will, muss die rechtlichen Vorgaben kennen und den Wechsel strukturiert planen.

Rechtslage: Was das BAG-Urteil konkret regelt

Das BAG hat festgelegt, dass Arbeitgeber die Gehalts- oder Lohnabrechnung digital bereitstellen dürfen. Drei Punkte aus dem Urteil sind für die Praxis entscheidend:

  • Holschuld-Prinzip: Arbeitnehmer müssen ihre elektronische Gehaltsabrechnung selbst abrufen.
  • Bereitstellungspflicht des Arbeitgebers: Unternehmen müssen die digitale Lohnabrechnung sicher zugänglich machen, etwa indem sie die Verdienstabrechnungen per E-Mail versenden.
  • Zugänglichkeit sicherstellen: Bei Bedarf muss eine Einsichtnahme oder ein Ausdruck vor Ort im Betrieb möglich sein.

Unabhängig vom BAG-Urteil bleiben die inhaltlichen Anforderungen an eine Lohnabrechnung bestehen: Nach § 108 der Gewerbeordnung müssen gewerbliche Arbeitgeber in Deutschland eine Abrechnung ausstellen, die Bruttolohn, Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie den Auszahlungsbetrag in Euro ausweist. Das gilt für Papier- wie für digitale Abrechnungen gleichermaßen.

Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Für Arbeitgeber verringert die elektronische Lohnabrechnung den Aufwand für Druck, Kuvertierung und Versand und spart damit Papier-, Druck- und Portokosten. Abrechnungen lassen sich per E-Mail oder über ein sicheres Mitarbeiterportal sofort bereitstellen, was Verzögerungen vermeidet und Fehlerquellen reduziert. Da die papierlose Gehaltsabrechnung Ressourcen spart und den CO₂-Fußabdruck senkt, ist sie zugleich ein Baustein für nachhaltigeres Personalmanagement. Mit verschlüsselten E-Mails oder passwortgeschützten Dokumenten lassen sich sensible Daten außerdem sicherer übermitteln als per Post.

Auch Beschäftigte profitieren: Die Abrechnung ist am PC oder Smartphone jederzeit und überall abrufbar, lässt sich digital archivieren, statt in Aktenordnern zu verschwinden, und ist bei Bedarf – etwa für Steuererklärung, Mietvertrag oder Kreditantrag – sofort verfügbar. Passwortgeschützte digitale Abrechnungen können zudem anders als gedruckte Dokumente nicht verloren gehen oder in falsche Hände geraten.

Die Umstellung in der Praxis: So gelingt der Umstieg

Die Digitalisierung der Lohnabrechnung erfordert eine sorgfältige Planung. Folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

  • Ist-Analyse der aktuellen Prozesse: Zunächst werden alle Abläufe, Zuständigkeiten und Schnittstellen rund um die Lohnabrechnung erfasst und dokumentiert, einschließlich sämtlicher HR-Dokumente. Diese Bestandsaufnahme zeigt Optimierungspotenziale auf und definiert die Anforderungen an eine digitale Lösung.
  • Schritt-für-Schritt-Plan erstellen: Auf Basis der Ist-Analyse entsteht ein detaillierter Projektplan – von der Auswahl der passenden Software über die Anpassung der Prozesse bis zur Schulung der Mitarbeiter.
  • Realistischen Zeitplan aufstellen: Die Komplexität bestehender Prozesse, verfügbare Ressourcen und Abhängigkeiten von anderen Projekten bestimmen, wie viel Zeit die Umsetzung braucht. Ein sorgfältiger Zeitplan vermeidet Verzögerungen.

Bei der Software-Auswahl zählen Funktionsumfang und Anpassungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Kompatibilität mit bestehenden HR- und Finanzsystemen sowie die Kosten- und Lizenzmodelle. Demo-Versionen oder Testkonten helfen dabei, ein Gefühl für die verschiedenen Tools zu bekommen; Feedback der künftigen Nutzer sollte in die Entscheidung einfließen.

Datensicherheit und Datenschutz nicht vergessen

Da bei der digitalen Lohnabrechnung hochsensible Daten wie Gehalts- und Steuerinformationen, Bankverbindungen und Sozialversicherungsnummern verarbeitet werden, sind moderne Verschlüsselungstechnologien, strenge Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte erforderlich. Rechtlicher Rahmen ist die DSGVO: Unternehmen müssen die Prinzipien der Datenminimierung und Zweckbindung einhalten und angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen treffen. Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zu Datenschutzrichtlinien ergänzen die technischen Maßnahmen.

Mitarbeiter einbeziehen – und häufige Fehler vermeiden

Die Akzeptanz der neuen Systeme entscheidet über den Erfolg der Umstellung. Informationsveranstaltungen und Workshops geben Beschäftigten die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern; anschließende praxisnahe Schulungen mit Hands-on-Übungen bauen Berührungsängste ab. Feedback-Kanäle wie Online-Formulare, Umfragen oder persönliche Gespräche liefern nach dem Start wertvolle Verbesserungsvorschläge.

Drei Fehler tauchen in der Praxis besonders häufig auf: überstürzte Entscheidungen bei der Software- oder Anbieterwahl ohne gründlichen Vergleich, fehlende Schulungen, die die Akzeptanz der neuen Systeme untergraben, sowie unzureichende Tests vor dem Go-Live, die Schwachstellen erst im laufenden Betrieb sichtbar machen.

Fazit

Mit dem BAG-Urteil vom 28. Januar 2025 ist die papierlose Lohnabrechnung rechtskonform – Arbeitgeber können ohne rechtliche Bedenken umstellen und dabei von Kosteneinsparungen, schnellerer und sicherer Bereitstellung sowie mehr Nachhaltigkeit profitieren. Wer den Umstieg strukturiert angeht – mit Ist-Analyse, Projektplan, sorgfältiger Software-Auswahl, konsequentem Datenschutz und einbezogenen Mitarbeitern – vermeidet die typischen Stolperfallen und schafft eine Lohnabrechnung, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen aus § 108 Gewerbeordnung als auch den Erwartungen der Belegschaft gerecht wird.

FAQ: Häufige Fragen zur digitalen Lohnabrechnung

Sind digitale Lohnabrechnungen in Deutschland rechtlich zulässig? 

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 28. Januar 2025 entschieden, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten die Lohn- oder Gehaltsabrechnung elektronisch zur Verfügung stellen dürfen. Eine Papierform ist nicht mehr zwingend erforderlich.

Muss ich als Arbeitnehmer meine digitale Lohnabrechnung selbst abrufen? 

Ja, es gilt das Holschuld-Prinzip: Arbeitnehmer müssen ihre elektronische Gehaltsabrechnung selbst abrufen. Der Arbeitgeber muss sie im Gegenzug sicher zugänglich machen, etwa per E-Mail oder über ein Mitarbeiterportal, und bei Bedarf eine Einsichtnahme oder einen Ausdruck vor Ort ermöglichen.

Welche Angaben muss eine Lohnabrechnung enthalten, egal ob digital oder auf Papier? 

Nach § 108 der Gewerbeordnung müssen Arbeitgeber in Deutschland eine Abrechnung ausstellen, die Bruttolohn, Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie den Auszahlungsbetrag in Euro ausweist.

Welche Vorteile bringt die digitale Lohnabrechnung für Arbeitgeber? 

Sie reduziert Aufwand und Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand, ermöglicht eine schnellere und fehlerärmere Bereitstellung, spart Ressourcen und senkt den CO₂-Fußabdruck. Verschlüsselte E-Mails oder passwortgeschützte Dokumente erhöhen zudem die Datensicherheit gegenüber dem Postversand.

Welche Vorteile hat die digitale Lohnabrechnung für Arbeitnehmer?

Beschäftigte können ihre Abrechnung jederzeit am PC oder Smartphone abrufen, digital archivieren statt in Aktenordnern zu suchen, und haben sie für Steuererklärung, Mietvertrag oder Kreditantrag sofort griffbereit. Passwortgeschützte Dokumente können zudem nicht wie Papier verloren gehen.

Mit welchem ersten Schritt sollte man die Digitalisierung der Lohnabrechnung angehen? 

Am Anfang steht eine Ist-Analyse der bestehenden Prozesse, Zuständigkeiten und Schnittstellen einschließlich aller HR-Dokumente. Sie zeigt Optimierungspotenziale auf und bildet die Grundlage für einen Schritt-für-Schritt-Plan und einen realistischen Zeitplan.

Worauf sollte man bei der Wahl der Software achten? 

Wichtige Kriterien sind Funktionsumfang und Anpassungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Kompatibilität mit bestehenden HR- und Finanzsystemen sowie Kosten- und Lizenzmodelle. Demo-Versionen und Feedback der künftigen Nutzer helfen bei der Entscheidung.

Wie lässt sich der Datenschutz bei der digitalen Lohnabrechnung sicherstellen? 

Da hochsensible Daten wie Gehalts-, Steuer- und Bankinformationen verarbeitet werden, sind Verschlüsselung, strenge Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte notwendig. Rechtlicher Rahmen ist die DSGVO mit den Prinzipien der Datenminimierung und Zweckbindung; regelmäßige Mitarbeiterschulungen ergänzen die technischen Maßnahmen.

Welche Fehler sollten Unternehmen beim Umstieg vermeiden? 

Häufige Fallstricke sind überstürzte Entscheidungen bei der Software- oder Anbieterwahl ohne gründlichen Vergleich, fehlende Mitarbeiterschulungen sowie unzureichende Tests vor dem Go-Live.

Rechnungen per E-Mail verschicken - das ist zu beachten
ERP & Finance

Rechnungen per E-Mail verschicken - das ist zu beachten

Nicht erst seit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht Anfang 2025 versenden viele Unternehmen ihre Rechnungen per E-Mail. Was Unternehmer beim elektronischen Rechnungsversand beachten sollten, erklärt dieser Artikel.

5 Min. Lesezeit

Die E-Rechnung ist auf dem Vormarsch. Das liegt zum einen an ihren unbestreitbaren Vorteilen hinsichtlich Prozesseffizienz und Kosteneinsparung. Zum anderen spielen rechtliche Vorgaben eine wichtige Rolle: Bereits mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat der deutsche Gesetzgeber die elektronische Rechnung der herkömmlichen Papierrechnung umsatzsteuerlich gleichgestellt.

Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Geschäfte Anfang 2025 hat die elektronische Rechnungsstellung einen weiteren Schub erhalten.

Eine besonders verbreitete und unkomplizierte Form der Übermittlung ist der Versand von Rechnungen per E-Mail – idealerweise direkt aus der betriebswirtschaftlichen Software heraus.

Fünf zentrale Anforderungen an Rechnungen per E-Mail

1. Rechnungen per E-Mail müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Rechnungen in Papierform.

Die folgenden Angaben müssen gemäß § 14 Abs. 4 UStG auf jeder Rechnung enthalten sein, unabhängig davon, ob es sich um eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung (PDF, Bilddatei) handelt:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie Zahlungszeitpunkt
  • Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz
  • im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen

2. Für Unternehmen als Rechnungsempfänger ist keine Zustimmung zum elektronischen Rechnungsversand erforderlich.

Unternehmen können dem Versand einer strukturierten E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr widersprechen.

Die Übermittlung einer E-Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem anderen unstrukturierten elektronischen Format an einen Verbraucher bedarf hingegen der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies ist in § 14 Abs. 1 UStG geregelt. Die Zustimmung ist jedoch nicht an eine bestimmte Form gebunden. Sie kann durch Vereinbarung, z.B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Rechnungsausstellers, erfolgen. Darüber hinaus kann die Zustimmung auch stillschweigend erfolgen oder nachträglich erklärt werden.

Im Klartext: Solange ein Verbraucher nicht ausdrücklich die Zusendung einer Papierrechnung verlangt, dürfen Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischer Form versenden.

3. Die Echtheit, inhaltliche Unversehrtheit und Lesbarkeit der elektronischen Rechnung müssen gewährleistet sein.

Diese Anforderung kann durch alle innerbetrieblichen Kontrollverfahren erfüllt werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Selbstverständlich besteht auch weiterhin die Möglichkeit, die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder durch Datenaustausch im EDI-Verfahren sicherzustellen (§ 14 Abs. 3 UStG). Verpflichtend ist dies jedoch nicht.

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4. Elektronische Rechnungen müssen GoBD-konform und digital archiviert werden.

Elektronische Rechnungen müssen nach den GoBD so aufbewahrt werden, wie sie das Unternehmen erhalten hat – also im ursprünglichen digitalen Format. Dies gilt sowohl für E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) als auch für sonstige Rechnungen (z.B. PDF, Bilddatei sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, die von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind).

GoBD-konform ist es auch, eingehende Papierrechnungen zu scannen und im Rahmen einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung digital zu verarbeiten und zu archivieren. Weitere Informationen zum Thema GoBD finden Sie im Blogartikel Die 11 wichtigsten Anforderungen an GoBD-konforme Buchhaltung.

5. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.

Ausgestellte und empfangene Rechnungen müssen von den Unternehmen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Während dieser Zeit müssen die Rechnungsdaten jederzeit innerhalb kurzer Zeit auffindbar, lesbar und auswertbar sein – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung. Mehr zu den Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und anderen Belegen finden Sie im Blogbeitrag Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – Fristen und Pflichten.

Rechnungen per E-Mail – Welche Datenformate sind zulässig?

Hier ist zu unterscheiden:

  • Ist der Rechnungsempfänger ein Unternehmen im Inland (B2B = Unternehmen an Unternehmen), muss die E-Rechnung grundsätzlich in einem strukturierten XML-Format übermittelt werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Es gelten jedoch Übergangsfristen. Zulässig und verbreitet sind insbesondere die maschinenlesbaren Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Auch andere europäische Formate wie Factur-X (Frankreich) sind zulässig. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen ausgenommen, müssen diese aber empfangen können.
  • Handelt es sich um ein B2C-Geschäft (Unternehmen an Verbraucher), so kann die Rechnung als „sonstige Rechnung“ in Papierform oder in einem unstrukturierten elektronischen Datenformat wie z.B. PDF oder JPEG ausgestellt und übermittelt werden. Für welches Format sich der Rechnungssteller entscheidet, ist unerheblich, solange die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet ist.

Wichtig: Eine Bilddatei, ein PDF ohne strukturierte XML-Daten oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine E-Rechnungen im rechtlichen Sinne.

Rechnungen ins Ausland stellen – worauf muss ich achten?
ERP & Finance

Rechnungen ins Ausland stellen – worauf muss ich achten?

Rechnungen schreiben gehört zu den angenehmen Aufgaben eines Unternehmers. Die Regeln für Rechnungen innerhalb Deutschlands sind den meisten bekannt - aber was ist bei Rechnungen ins Ausland zu beachten? Dieser Artikel erläutert die Vorschriften für Rechnungen, die deutsche Unternehmen an Unternehmen oder Privatpersonen im Ausland stellen.

5 Min. Lesezeit

Wenn der erste Auftrag aus dem Ausland kommt, ist das ein Grund zur Freude. Aber auch ein Grund, sich spätestens jetzt zu informieren: Wie stelle ich Rechnungen ins Ausland richtig aus? Muss ich Geschäfte mit EU-Ländern anders abrechnen als mit Drittländern? Hier erfahren Sie, worauf Sie achten müssen.

Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland (B2B)

Rechnungen ins EU-Ausland, sogenannte innergemeinschaftliche Rechnungen, stellen Sie ohne Umsatzsteuer aus. Ihr Kunde oder Rechnungsempfänger versteuert dann die Lieferung oder Leistung mit dem in seinem Land geltenden Steuersatz. Da er diesen Betrag gleichzeitig als Vorsteuer abziehen kann, zahlt im Ergebnis keiner von Ihnen Umsatzsteuer auf diese Rechnung. Dieses Verfahren nennt man Reverse-Charge, was soviel bedeutet wie „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“. Das Ganze ist im deutschen Umsatzsteuergesetz in § 13b UStG geregelt.

Reverse-Charge-Verfahren

Bei Rechnungen mit Reverse-Charge ist Folgendes zu beachten:

  • Sie selbst und Ihr ausländischer Rechnungsempfänger müssen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) haben. Beide Nummern sollten auf der Rechnung angegeben sein. Die Gültigkeit der USt.-ID Ihres Kunden prüfen Sie auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern.
  • Ihre Rechnung muss einen Reverse-Charge-Vermerk tragen. Dessen Wortlaut ist nicht festgelegt. Sie können zum Beispiel schreiben: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder auch „Umkehrung der Steuerschuld gemäß § 13b Abs. 2 Nr. 7 i. V. m. Abs. 5 UStG“.
  • Für fremdsprachliche Rechnungen finden Sie auf der Website der IHK Pfalz eine Übersetzung des Vermerks in die jeweilige Landessprache.
  • Ihre Ausgangsrechnung muss als innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung gebucht werden. Die Finanzbehörden trennen scharf zwischen innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und „sonstigen Leistungen“. Leistungen von Künstlern oder Sportlern, Monteuren, Personenbeförderungs- und Restaurationsdienstleistern werden gesondert behandelt.
  • Sie müssen mit der Umsatzsteuererklärung eine Zusammenfassende Meldung über innergemeinschaftliche Lieferungen und/oder Leistungen, die Sie erbracht haben, abgeben. Die Zusammenfassende Meldung senden Sie an das Bundeszentralamt für Steuern.

Rechnungen an Unternehmen in einem Drittland (B2B)

Bei Rechnungen an Unternehmen in einem Nicht-EU-Land, auch als „Drittland“ bezeichnet, ist Folgendes zu beachten:

Pflichtangaben

Ihre Rechnung an ein Unternehmen in einem Nicht-EU-Land stellen Sie ohne die deutsche Umsatzsteuer aus. Ansonsten muss die Rechnung die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine Rechnung innerhalb Deutschlands. Sie können im Rechnungstext darauf hinweisen, dass die Rechnung im Inland nicht zu versteuern ist. Dies ergibt sich aus dem Rechnungsempfänger.

In der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) müssen Sie Rechnungen ins außereuropäische Ausland gesondert aufführen. Diese Rechnungen an Drittländer werden nicht in der Zusammenfassenden Meldung angegeben.

Registrierungspflichten

Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen in Drittländer fakturieren, sollten Sie sich vorab über die dort geltenden Steuervorschriften informieren. Einige Nicht-EU-Länder verlangen eine umsatzsteuerliche Registrierung.

Kosten und Laufzeiten im Zahlungsverkehr mit Drittländern

Überweisungen in Drittländer sind möglich, aber nicht über das SEPA-Verfahren. Solche Zahlungen werden in der Regel über das SWIFT-System abgewickelt und können je nach Land und Bank mit Gebühren verbunden sein und mehrere Tage bis zu einer Woche dauern. Unternehmer sollten vorab klären, welche der drei Gebührenregelungen – OUR (Auftraggeber zahlt), BEN (Empfänger zahlt) oder SHA (geteilte Gebühren) – zur Anwendung kommt.

Übersteigt eine Auslandszahlung 12.500 Euro, besteht nach der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) eine Meldepflicht an die Deutsche Bundesbank. Diese Meldung dient statistischen Zwecken und kann online oder telefonisch erfolgen.

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Abrechnung gegenüber Verbrauchern im Ausland (B2C)

Für B2C-Geschäfte (Lieferungen und Leistungen an Verbraucher im Ausland) gelten folgende Regelungen:

Innerhalb der EU:

  • Für alle EU-Mitgliedstaaten gilt eine einheitliche Lieferschwelle von 10.000 Euro pro Jahr.
  • Bis zu dieser Grenze berechnen Sie die deutsche Umsatzsteuer wie bei inländischen Kunden.
  • Wird diese Schwelle überschritten, müssen Sie die Umsatzsteuer des jeweiligen Bestimmungslandes berechnen und abführen.
  • Zur Vereinfachung können Sie das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) nutzen.

Außerhalb der EU (Drittland):

  • Lieferungen in Drittländer sind als Ausfuhrlieferungen von der deutschen Umsatzsteuer befreit.
  • Beachten Sie jedoch mögliche Einfuhrabgaben im Bestimmungsland.

Elektronische Dienstleistungen:

  • Elektronische Dienstleistungen an Privatpersonen im EU-Ausland unterliegen unabhängig von der Lieferschwelle immer der Umsatzsteuer des Bestimmungslandes.

Es ist wichtig, sich über die spezifischen Regelungen im Bestimmungsland zu informieren, da diese variieren können. In Zweifelsfällen empfiehlt es sich, einen auf internationales Steuerrecht spezialisierten Steuerberater zu konsultieren.

Gutschriften bei Rechnungsstellung ins Ausland

Manchmal tritt eine Gutschrift an die Stelle einer Rechnung. Bei Verlagshonoraren ist es beispielsweise üblich, dass nicht der Autor dem Verlag eine Rechnung ausstellt, sondern der Verlag dem Autor eine Gutschrift über das Honorar erteilt. Eine Gutschrift ist im Prinzip eine Rechnung, die nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird – vorausgesetzt, beide Parteien haben dies vorher vereinbart.

Wenn Ihr Kunde Sie per Gutschrift bezahlt, sind Sie von der Pflicht zur Rechnungsausstellung befreit, sofern die Gutschrift alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben einer Rechnung enthält (§ 14 Abs. 4 UStG). Wichtig: Eine Gutschrift muss auf dem Abrechnungspapier ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet werden. Fehlt diese Angabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen oder Sie für zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer haftbar machen (§§ 14c und 15 UStG).

Auch bei der Verrechnung von Gutschriften für erhaltene Waren oder Dienstleistungen mit Belastungen für erbrachte Waren oder Dienstleistungen bleibt die Bezeichnung „Gutschrift“ verpflichtend. Der leistende Unternehmer hat zudem das Recht, einer ausgestellten Gutschrift zu widersprechen. In diesem Fall verliert die Gutschrift ihre steuerliche Wirkung.

Aufbewahrungspflicht und Nachweise bei Auslandsrechnungen

Ab 2025 gilt eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für Rechnungen auch an Kunden im Ausland. Bei Warenlieferungen in andere EU-Länder müssen Sie zusätzlich nachweisen können, dass Ihre Ware am innergemeinschaftlichen Bestimmungsort angekommen ist.

Dieser Nachweis kann, muss aber nicht durch eine Gelangensbestätigung erbracht werden. Nach dem BMF-Schreiben vom 9. Oktober 2020 können Sie auch andere Unterlagen vorlegen, aus denen sich „leicht und eindeutig nachprüfbar“ ergibt, dass die Ware beim Empfänger angekommen ist.

Nach § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1a UStDV sind unter anderem folgende Dokumente als Belegnachweis zulässig:

  • Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterschrieben und vom Empfänger der Ware quittiert ist
  • Konnossement (Seefrachtbrief)
  • Bescheinigung des beauftragten Spediteurs
  • Tracking-and-Tracing-Protokoll, das den Versand bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist.

Wichtig: Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht aus. Die Aufbewahrung hat grundsätzlich im Inland zu erfolgen. Bei elektronischer Aufbewahrung mit vollem Datenzugriff ist auch eine Aufbewahrung im EU-Ausland möglich, was dem Finanzamt mitzuteilen ist.

Bewahren Sie neben den Rechnungen auch alle relevanten Belege wie Empfangsbestätigungen und Frachtpapiere auf, um im Bedarfsfall einen lückenlosen Nachweis führen zu können.

Welche Folgen haben falsche oder fehlende Angaben auf Auslandsrechnungen?

Fehlende oder fehlerhafte Pflichtangaben auf Ihrer Ausgangsrechnung in das EU-Ausland oder in ein Drittland können schwerwiegende Folgen haben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen kann beispielsweise die Steuerbefreiung (§ 6a UStG) versagt werden, wenn Sie keine oder eine falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsempfängers angeben. In diesem Fall müssten Sie die Umsatzsteuer selbst entrichten.

Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen vollständig und richtig sein – dazu gehören unter anderem:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (bei innergemeinschaftlichen Lieferungen auch des Leistungsempfängers),
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Art und Umfang der Leistung.

Bei geringfügigen Fehlern sind die Konsequenzen weniger drastisch: Haben Sie z. B. versehentlich eine innergemeinschaftliche Lieferung als innergemeinschaftliche Leistung gemeldet, wird das Bundeszentralamt für Steuern Sie in der Regel lediglich auffordern, für den betroffenen Meldezeitraum eine berichtigte Zusammenfassende Meldung abzugeben.

Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass alle Angaben auf Ihren Rechnungen korrekt sind und dass Sie insbesondere bei grenzüberschreitenden Umsätzen die steuerlichen Anforderungen des jeweiligen Landes beachten.

Fazit: Auslandsrechnungen stellen ist nicht schwer

Rechnungen ins EU-Ausland oder ins Nicht-EU-Ausland zu stellen, birgt zwar einige Tücken, ist aber grundsätzlich nicht schwierig: Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen (B2B) ins Ausland fakturieren, ist der Betrag im Land des Leistungsempfängers steuerbar, d.h. Sie stellen die Rechnung ohne Umsatzsteuer. Wenn Sie Rechnungen an ausländische Privatkunden stellen, ist der Betrag im Inland steuerbar, d.h. Sie stellen die Rechnung mit Umsatzsteuer. Bei Geschäften mit dem EU-Ausland gilt das Reverse-Charge-Verfahren und Sie müssen nachweisen, dass die Ware auch beim Empfänger angekommen ist. Eine gute Rechnungssoftware erleichtert Ihnen die Rechnungsstellung an ausländische Kunden.

Verfahrensdokumentation nach GoBD: Was Unternehmen dazu wissen müssen
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Verfahrensdokumentation nach GoBD: Was Unternehmen dazu wissen müssen

Jedes Unternehmen in Deutschland, das steuerrelevante elektronische Dokumente aufbewahrt, muss eine Verfahrensdokumentation nach GoBD vorhalten. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen und zeigt auf, warum eine GoBD Verfahrensdokumentation unerlässlich ist.

5 Min. Lesezeit

Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt die organisatorischen und technischen Abläufe der IT-gestützten Buchführung und digitalen Aufbewahrung. Sie dokumentiert detailliert, wie steuer- und handelsrechtlich relevante Informationen im Unternehmen entstehen, empfangen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Für die Erstellung der Verfahrensdokumentation ist ausschließlich der Steuerpflichtige selbst verantwortlich.

Warum ist eine GoBD Verfahrensdokumentation wichtig?

Mit einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation weisen Unternehmen nach, dass ihre digitale Buchführung und Datenarchivierung den in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen entspricht. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass die Buchführung und Belegablage insbesondere bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar und zeitnah prüfbar ist.

Welche Inhalte gehören in eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD enthält mindestens die folgenden Inhalte:

  • Allgemeine Beschreibung ⇒ Wie ist das Unternehmen organisiert? Welche Mitarbeiter sind für welche Aufgaben zuständig?
  • Anwenderdokumentation ⇒ Wie sind die IT- und DV-Systeme korrekt zu bedienen?
  • Technische Systemdokumentation ⇒ Welche Software, Hardware und Netzwerkinfrastrukturen werden genutzt? Wie interagieren die IT-Systeme?
  • Betriebsdokumentation ⇒ Wie werden Belege organisiert? Wie werden die Vorgaben der GoBD Richtlinien eingehalten?

Für jedes Datenverarbeitungssystem (DV–System) muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV–Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Zu den DV-Systemen im Sinne der GoBD zählen sowohl das Hauptbuchhaltungssystem als auch Vor- und Nebensysteme wie Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierungssystem, Zeiterfassungssystem, Archivsystem und Dokumentenmanagementsystem (einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen).

Eine Beschreibung des Datensicherungsverfahrens und des internen Kontrollsystems ist ebenfalls Bestandteil der Verfahrensdokumentation nach GoBD.

GoBD – Was ist das?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Dabei handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), die vorschreibt, wie Unternehmen steuerrelevante Daten erfassen, verarbeiten und aufbewahren müssen. Die GoBD gelten für Unternehmen jeder Größe. Den Wortlaut finden Sie hier.

Muss die Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisiert werden?

Ja, die Verfahrensdokumentation ist kein einmaliges Dokument. Sie muss regelmäßig überprüft und angepasst werden, wenn sich Prozesse, IT-Systeme oder die Unternehmensstruktur ändern. Eine veraltete Verfahrensdokumentation nach GoBD kann im Falle einer Betriebsprüfung zu Problemen führen.

Wie lange muss die Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden?

Laut § 257 Abs. 1 HGB und § 147 Abs. 1 AO beträgt die Aufbewahrungspflicht für die Verfahrensdokumentation nach GoBD zehn Jahre. Diese Frist umfasst alle Versionen der Dokumentation, sodass jede Änderung nachvollziehbar bleibt.

Welche Folgen hat es, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist?

Eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation stellt einen formellen Mangel dar, führt aber nicht automatisch zu Sanktionen. Nach den GoBD (Rz. 155) gilt: Solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung nicht beeinträchtigt ist, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Ohne eine Verfahrensdokumentation besteht jedoch die Gefahr, dass die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifelt. Dies wiederum kann folgende Auswirkungen haben:

  • Schätzungen durch die Finanzverwaltung: Ist die Buchhaltung aufgrund fehlender Dokumentation nicht nachvollziehbar, kann die Finanzverwaltung Schätzungen vornehmen. Dies kann zu einer höheren Steuerbelastung führen.
  • Gefährdung der Nachvollziehbarkeit: Zwar führt eine fehlende Verfahrensdokumentation nicht automatisch zur Versagung des Vorsteuerabzugs, jedoch kann es im Einzelfall schwieriger werden, steuerlich relevante Vorgänge nachzuweisen.
  • Verzögerungsgelder: In Ausnahmefällen kann die Finanzverwaltung ein Verzögerungsgeld verhängen, wenn angeforderte Unterlagen – wie z.B. eine Verfahrensdokumentation – nicht vorgelegt werden. Die Höhe des Verzögerungsgeldes richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls und kann bis zu 250.000 Euro betragen.

Dabei ist zu beachten, dass die Auswirkungen stark vom Einzelfall abhängen. Besonders gravierend können die Folgen für bargeldintensive Unternehmen sein. Unternehmen sollten daher großen Wert darauf legen, eine sorgfältige und vollständige Verfahrensdokumentation zu erstellen und regelmäßig zu aktualisieren, um Risiken zu minimieren.

Wie kann eine Verfahrensdokumentation erstellt werden?

Unternehmen können eine Verfahrensdokumentation nach GoBD intern erstellen oder externe Berater hinzuziehen. Im Internet gibt es kostenlose Vorlagen und Checklisten, die die Erstellung erleichtern. Auch Steuerberater und Unternehmensberater bieten Unterstützung bei der Umsetzung und Pflege der Verfahrensdokumentation nach GoBD an.

Welche Vorteile bringt eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Neben den steuerlichen Anforderungen bietet eine Verfahrensdokumentation nach GoBD auch unternehmensinterne Vorteile. Sie hilft bei Prozessänderungen, Migrationen und beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Zudem erleichtert sie das Qualitäts- und Risikomanagement, da die Entwicklung von IT-Systemen nachvollziehbar bleibt. Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation ist somit nicht nur ein Instrument zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, sondern ein wertvolles Werkzeug für effizientes Unternehmensmanagement und kontinuierliche Verbesserung.

Warenwirtschaft und Produktion digitalisieren: 7 Tipps für KMU
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Warenwirtschaft und Produktion digitalisieren: 7 Tipps für KMU

Durch gezielte Digitalisierung können auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Abläufe und die Zusammenarbeit verschiedener Arbeitsbereiche nachhaltig verbessern. Unser Gastautor, der Experte Jürgen Grabowski, erklärt in diesem Beitrag, wie Unternehmen vorgehen sollten, wenn sie ihre Warenwirtschaft und Produktion digitalisieren möchten.

5 Min. Lesezeit

Wir leben in einer Welt der Individualisierung: So individuell wie das Privatleben gestaltet wird, entwickeln sich auch die Prozesse in Unternehmen. Umso erstaunlicher ist es, dass trotz dieser Vielfalt die etablierten Arbeitsschritte in vielen Betrieben branchenübergreifend oft auf die gleichen Hürden stoßen. Betrachtet man die Situation in KMU, treten immer wieder typische Probleme in den Bereichen Warenwirtschaft und Produktion auf.

Die Produktion als Mysterium

Produktionsaufträge bleiben bis zu ihrer Fertigstellung oft ein unergründliches Mysterium: Vom Büro aus ist nicht nachvollziehbar, wie weit ein Fertigungsauftrag fortgeschritten ist und ob die verfügbaren Materialien ausreichen. Zudem ist häufig unklar, wie viel Zeit letztlich auf den Auftrag verwendet wurde, was eine Prüfung der Angebotskalkulation erschwert.

Mit Excel-Tabellen versucht man, Wissenslücken punktuell zu schließen. Dies führt jedoch zu einer Dokumentenflut, deren Komplexität kaum noch zu bewältigen ist. Besonders problematisch wird es, wenn der Urheber der Basis-Excel-Tabelle das Unternehmen verlässt.

Digitalisierung als Lösung

Digitalisierung kann Unternehmen helfen, die genannten Defizite in Warenwirtschaft und Produktion zu beheben. Die Betonung liegt dabei auf „kann“. Digitalisierung kann analoge Prozesse in die digitale Welt überführen und den Mitarbeitern die passenden Werkzeuge und Informationen bereitstellen.

Richtig und konsequent umgesetzt, kann der Weg der Digitalisierung zunächst schmerzhaft sein. Langfristig bietet er jedoch Lösungen für viele unternehmerische Probleme. Doch eine falsche Abzweigung, das Verharren in veralteten Prozessen oder Einsparungen an den falschen Stellen können die geplante Digitalisierung ins Fiasko führen. Daher empfiehlt es sich, jedes Digitalisierungsvorhaben sorgfältig zu planen. Die folgenden Tipps geben Hinweise, wie Unternehmen vorgehen sollten, um die Abläufe in ihrer Warenwirtschaft und Produktion zu digitalisieren.

7 Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung von Warenwirtschaft und Produktion

1. Prozesse analysieren

Bevor man beginnt, ein Warenwirtschaftssystem und Produktionssoftware zu installieren sowie teure Industrie-Hardware zu kaufen, muss man sich erst klar darüber werden, wie der digitale Arbeitsablauf im Unternehmen aussehen soll. Komplizierte und veraltete Prozesse durch Software vereinfachen zu wollen, ohne die grundlegenden Probleme anzugehen, führt in der Regel zum Scheitern.

Ebenso wenig nützt es, blind eine Software zu kaufen, ohne die Lücken zu kennen, die es zu schließen gilt. In solchen Fällen ist die Gefahr groß, dass sich im Nachhinein herausstellt, dass die Software überdimensioniert ist oder wichtige Funktionen fehlen. Um erfolgreich die Warenwirtschaft und Produktion zu digitalisieren, ist eine gründliche Planung und Analyse der bestehenden Prozesse unerlässlich.

2. Das Werkzeug „Software“

Sind die digitalen Prozesse definiert und die Abläufe, bei denen Software unterstützen soll, herausgearbeitet, erfolgt die Auswahl des Warenwirtschaftsprogramms. Dabei gilt: Die Software muss sich an die Anforderungen der neuen Unternehmensstrukturen anpassen – und nicht umgekehrt. Wesentliche Werkzeuge zur Unterstützung der Wertschöpfungskette sollten nicht auf Provisorien aufgebaut werden. Es ist daher nicht empfehlenswert, ein System zu implementieren, das von Anfang an nur „gerade so“ funktioniert.

Eine Software muss immer Spielraum für zukünftiges Wachstum lassen, damit sie mit dem Unternehmen wachsen kann. Gleichzeitig sollte sie die Nutzer nicht mit ihrem Funktionsumfang überfordern, denn der Erfolg eines softwaregestützten Arbeitsablaufs hängt stark von der einfachen Bedienbarkeit ab. Erhöhen unnötige Programmkomponenten die Komplexität, wird das neue Tool bei den Nutzern auf wenig Begeisterung oder im schlimmsten Fall sogar auf Widerstand stoßen.

3. Wachstum durch Schnittstellen

An dieser Stelle befinden wir uns wieder tief im Dunstkreis der Individualisierung. Wie bereits erwähnt, muss sich die Software an das Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt. Ein individuell entwickeltes Warenwirtschaftssystem kann dies zu 100 Prozent leisten, jedoch sollte die Sinnhaftigkeit dieser Lösung gegen den Investitionsspielraum abgewogen werden, da Individualsoftware definitiv kostspielig ist.

Es ist deutlich preiswerter, auf eine Warenwirtschaftslösung zu setzen, die sich über Schnittstellen mit anderen Funktionen kombinieren lässt. Schnittstellen bieten der Software flexibles und teilweise individuelles Wachstumspotenzial. So kann man ein Warenwirtschaftsprogramm auch nachträglich um Planungstools, Lagersoftware, Produktionssoftware, Apps für mobile Endgeräte oder Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) erweitern. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Warenwirtschaft und Produktion schrittweise zu digitalisieren, ohne die hohen Kosten einer maßgeschneiderten Lösung.

4. Eine Software ist nur so gut wie ihre Datenstruktur

Bei der Einrichtung der Software legt man die Datenbasis fest, die im Unternehmen zukünftig verwendet wird. Es ist ratsam, hier ausreichend Zeit zu investieren, um die eigene Artikelstruktur zu analysieren und eine passende Datenstruktur zu definieren. Dabei sollte man klar festlegen, welche Artikel an welchen Stellen im Arbeitsablauf wie und warum identifizierbar sein müssen. Auf dieser Grundlage können Artikelarten, Belegprozesse und weitere Informationsstrategien entwickelt werden. Eine Neustrukturierung der Datenbestände im laufenden Betrieb ist deutlich aufwendiger, insbesondere bei umfangreichen Bestands- oder Beleghistorien.

5. Die richtige Hardware

Wenn das Warenwirtschaftssystem implementiert ist und um zusätzliche Module und Komponenten erweitert werden soll, stellt sich die Frage nach der passenden Hardware. Angesichts des vielfältigen Angebots an Industrie-Hardware ist es herausfordernd, den Überblick zu behalten und sich nicht von den neuesten technologischen Errungenschaften in die Irre führen zu lassen. Bei der Einführung technischer Innovationen gilt es, diese sorgfältig zu prüfen und nicht um jeden Preis einzusetzen.

Die beste Antwort auf die Frage nach der Hardware erhält man oft durch die Mitarbeiter, die damit arbeiten werden. Denn trotz der Verlockung, Bestände per RFID mit dem Smartphone umzubuchen, nützt es letztlich wenig, wenn – um es drastisch auszudrücken – das achte Retina-Display bei einem Sturz auf Beton zerbricht.

6. Personelle Ressourcen schaffen

Die Einführung von Softwaresystemen erfordert Zeit, die man sich wirklich nehmen sollte. Überhastete Entscheidungen können später zu schwerwiegenden Hindernissen führen, die das gesamte Vorhaben gefährden. Letztlich geht es darum, die Kernabteilungen des Unternehmens zu vernetzen und Wissen sowie Informationen effektiv zu verteilen, um den Ablauf der Wertschöpfungskette reibungsloser und effizienter zu gestalten. Daher sollte man betroffene Mitarbeiter frühzeitig in die Gestaltung der digitalen Prozesse einbeziehen und ihnen dafür ausreichend Zeit einräumen. Sie sind die Experten in ihrem Arbeitsbereich und können wertvolle Informationen beitragen oder auf bisher unerkannte Probleme hinweisen. Die Einbindung der Mitarbeiter wirkt zudem präventiv gegen ablehnendes Verhalten oder Berührungsängste, die bei spürbaren Veränderungen wie der Digitalisierung auftreten können.

7. Hilfe von außen in Anspruch nehmen

Es ist eine Herausforderung, sich selbst aus dem eigenen Unternehmen zu lehnen und einen objektiven Blick auf die Geschehnisse innerhalb der Organisationsstrukturen zu gewinnen. Ohne diesen klaren Blick ist es jedoch äußerst schwierig, die tatsächlichen Ursachen von Problemen in den Abläufen zu erkennen. Es reicht nicht aus, ein Problem nur zu beschreiben; man muss auch die Ursache identifizieren und eine geeignete Lösung finden.

Wenn es allein nicht möglich ist, ein digitales Abbild der Prozesse zu erstellen oder sich im Dschungel der Hard- und Software für kleine und mittelgroße Fertigungsbetriebe zurechtzufinden, empfiehlt es sich, einen externen Berater hinzuzuziehen. Ein solcher Berater bringt die notwendige Objektivität, Erfahrung und oft auch spezifisches Wissen über branchenübliche Soft- und Hardware mit. Im Interesse einer effizienten Lösungsfindung sollte dieser Schritt besser früher als später in Betracht gezogen werden.

E-Rechnungspflicht: Interview mit Richard Luthardt vom Verband elektronische Rechnung
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E-Rechnungspflicht: Interview mit Richard Luthardt vom Verband elektronische Rechnung

Unternehmen müssen Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) künftig in einem strukturierten elektronischen Format erstellen, empfangen und verarbeiten. Richard Luthardt vom Verband elektronische Rechnung (VeR) erläutert im Interview die geplanten Neuerungen und ihre Auswirkungen.

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Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland imstande sein, E-Rechnungen in den strukturierten Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu empfangen. Für die Verpflichtung zum Versand elektronischer Rechnungen gelten Übergangsregelungen, die am 1. Januar 2028 enden. Ab diesem Zeitpunkt ist jedes Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Ticketverkäufe sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Die häufigsten Fragen zur E-Rechnungspflicht beantwortet der Experte Richard Luthardt im folgenden Interview.

Welche Rechnungsformate werden nach dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht noch zulässig sein?

Richard Luthardt: E-Rechnungen müssen entweder den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen. Die gängigen Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen der Norm EN 16931.

Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponente. Da sie kein Bild der Rechnung enthält, muss der Inhalt visualisiert werden. Dies geschieht durch einen Viewer in der empfangenden Software, der den strukturierten Datensatz der E-Rechnung über ein Sichtdokument lesbar macht.

Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x. besteht aus der visuellen Komponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei. Übrigens: PDF-Rechnungen sind als reine Bildrechnungen keine E-Rechnungen und entsprechen nicht der Norm EN 16931.

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Bisher wurden bei sogenannten Hybridrechnungen wie dem ZUGFeRD-Format der strukturierte XML-Teil und der visuelle Teil steuerlich gleich behandelt. Wie wird künftig verfahren?

Richard Luthardt: Die Finanzverwaltung weist darauf hin, dass bei hybriden Formaten wie dem ZUGFeRD-Format, das wie erwähnt aus einer Bilddatei und einem strukturierten Datensatz besteht, künftig der strukturierte Teil maßgeblich ist. Bei Abweichungen haben die Daten aus dem strukturierten Teil Vorrang vor den Daten aus der Bilddatei. Bisher gilt nach Abschnitt 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE die Bilddatei als führender Teil, da auf die Lesbarkeit durch das menschliche Auge abgestellt wird. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht kehrt sich dieses Verhältnis um.

Wie sieht es mit EDI-Verfahren aus? Können diese trotz E-Rechnungspflicht weiter genutzt werden?

Richard Luthardt: Nach gegenseitiger Absprache zwischen Rechnungsempfänger und Rechnungssender kann weiterhin jedes andere strukturierte Format ausgetauscht werden. Voraussetzung ist jedoch, dass aus diesem Format die Pflichtangaben einer Rechnung nach den Vorgaben der EN 16931 extrahiert werden können. Es spricht also grundsätzlich nichts dagegen, weiterhin EDIFACT-Formate oder Inhouse-Formate zwischen Unternehmen auszutauschen. Es wird an einer Lösung gearbeitet, die eine Weiternutzung von EDI-Verfahren auch unter dem zukünftigen Rechtsrahmen weitestgehend sicherstellt.

Wie wirkt sich die E-Rechnungspflicht im Bereich der Belegarchivierung aus – Stichwort: Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Richard Luthardt: Mit der E-Rechnung rückt die Archivierung in den Fokus. Dies ist keine Neuerung der E-Rechnung, sondern gilt für alle elektronischen Archive, die steuerrelevante Daten und Dokumente aufbewahren: Nach § 14b UStG sind alle Rechnungen, die ein Unternehmer empfangen hat oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre lesbar aufzubewahren. Hierzu sind die erforderlichen Programme bereitzuhalten. Die Rechnungen sind in der Form, in der sie übermittelt wurden, manipulationssicher aufzubewahren. Dabei sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zu beachten, zum Beispiel durch ein professionelles Belegarchiv.

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Vor dem Hintergrund der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die E-Rechnungspflicht ja nur ein erster Schritt hin zu einem digitalen Umsatzsteuer-Meldesystem. Wann ist mit einem solchen System in Deutschland zu rechnen?

Richard Luthardt: Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist Voraussetzung für die künftig vorgesehene Verpflichtung der Unternehmen, steuerbare und steuerpflichtige Umsätze im B2B-Bereich an ein bundesweit einheitliches elektronisches System der Finanzverwaltung zu melden. Sinn und Zweck dieses Meldewesens ist die Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs im Inland.

Im Vorgriff auf die Einführung des Meldesystems ist die E-Rechnung bereits jetzt verpflichtend, auch um die notwendigen technischen und organisatorischen Umstellungsarbeiten in den Unternehmen zeitlich zu entzerren. Die Einführung des Meldewesens in Deutschland ist nach derzeitigem Stand für Januar 2028 vorgesehen.

Wie ist der aktuelle Planungsstand auf EU-Ebene?

Richard Luthardt: Die Europäische Kommission hat im Dezember 2022 ihren Vorschlag zur Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL, RL 2006/112/EG) und der dazugehörigen Durchführungsverordnungen im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA, veröffentlicht. Ziel ist auch hier die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs.

Der Vorschlag für das Legislativpaket beinhaltet Regelungen zu Meldepflichten von umsatzsteuerrelevanten Informationen und die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen. Ab 2028 soll ein EU-weites Umsatzsteuer-Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze eingeführt werden.

Damit dieses Gesetzespaket verabschiedet werden kann, müssen alle 27 Mitgliedstaaten zustimmen. Eine Herausforderung angesichts der notwendigen Anpassungen der bestehenden nationalen Systeme. Es ist davon auszugehen, dass es zu Änderungen kommen wird, sowohl was den Zeitpunkt der Einführung als auch den Inhalt betrifft.

Welche Maßnahmen sollten Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse noch nicht digitalisiert haben, jetzt ergreifen?

Richard Luthardt: Unabhängig davon, wann Rechnungsprozesse im Unternehmen auf E-Rechnungen umgestellt werden, müssen Betroffene ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und in ihren Finanzbuchhaltungssystemen zu verarbeiten. Je früher sie dies tun, desto früher können sie von den Vorteilen elektronischer Rechnungsprozesse profitieren.

Im Vorfeld sind dabei einige Punkte zu klären. Dazu gehören beispielsweise die technischen Voraussetzungen und die Integration in bestehende Systeme. Auch der Datenschutz und die zwingende Notwendigkeit, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die neuen Prozesse einzubinden und umzuschulen. Der Aufwand zur Erfüllung dieser gesetzlichen Anforderungen variiert je nach Digitalisierungsgrad der Unternehmen. Helfen können hier neben dem IT-Dienstleister auch spezialisierte Berater, der Steuerberater und E-Invoicing-Anbieter.

Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen aus digitalen Rechnungsprozessen?

Richard Luthardt: Der Einsatz von E-Invoicing eröffnet erhebliche Möglichkeiten für effizientere Strukturen. Praktische Vorteile werden nach erfolgreicher Einführung zukünftig unter anderem die medienbruchfreie Verarbeitung (fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig), kürzere Durchlaufzeiten, geringerer Papierverbrauch, Wegfall von Portokosten und Transportwegen und vieles mehr sein.

Diese Vorteile zeigen, dass die Verpflichtung zur E-Rechnung nicht nur eine gesetzliche Vorgabe ist, sondern auch eine Chance für Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Es ist an der Zeit, die Weichen für die Zukunft zu stellen und die Digitalisierung als Chance zu begreifen.

E-Rechnungspflicht: Checkliste für KMU
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E-Rechnungspflicht: Checkliste für KMU

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland im zwischenunternehmerischen Geschäftsverkehr ("B2B") E-Rechnungen entgegennehmen können. Hier ist eine Checkliste, die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht hilft.

5 Min. Lesezeit

Die E-Rechnungspflicht bietet die Möglichkeit zur Beschleunigung und Vereinfachung der Rechnungsprozesse. Um dieses Potenzial zu nutzen und bis zum Jahreswechsel fit für den Empfang von E-Rechnungen zu sein, sollten sich KMU jetzt um das Thema kümmern. Dabei kann die folgende Checkliste hilfreich sein. Sie erläutert die wesentlichen Schritte, um die E-Rechnungspflicht erfolgreich umzusetzen.

Vorprüfung: Ist mein Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ihr Unternehmen unterliegt der E-Rechnungspflicht, wenn es

  • Rechnungen von anderen Unternehmen empfängt,
  • nach dem Stichtag Rechnungen in Höhe von mehr als 250 Euro (netto) an Unternehmenskunden ausstellt.

Vorbereitung

Informieren Sie sich über die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungspflicht.

Rechtliche Grundlage der E-Rechnungspflicht ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU. Deutschland hat die EU-Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt. Zudem hat der Gesetzgeber im sogenannten Wachstumschancengesetz Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vorgenommen. Eine E-Rechnung muss demnach die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:

  • Sie muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten.
  • Sie muss in einem maschinell lesbaren, strukturierten XML-Format erstellt sein, das der Rechnungsempfänger automatisch und elektronisch verarbeiten kann.
  • Sie muss der EU-Norm EN 16931 entsprechen beziehungsweise eine vollständige und korrekte Extraktion der relevanten Daten ermöglichen. Dies ist zum Beispiel bei den Formaten XRechnung und ZUGFeRD der Fall. PDF- oder Word-Dokumente erfüllen die Anforderungen dagegen nicht.

Planen Sie den Umstieg auf die E-Rechnung frühzeitig.

  • Nutzen Sie die Fristen und Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht, um sich mithilfe dieser Checkliste vorzubereiten.
  • Informieren Sie alle relevanten Abteilungen wie Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb über die kommende E-Rechnungspflicht.
  • Erstellen Sie einen Zeitplan für die Einführung der elektronischen Rechnungserstellung.
  • Beachten Sie aber: Für den Rechnungseingang gibt es keine Übergangsfrist. Hier ist besonders schnelles Handeln gefragt, insbesondere wenn Sie bislang keine E-Rechnungs-fähige Software einsetzen.

Fristen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht (B2B)

Ab 01.01.2025

Unternehmen jeder Größe müssen von anderen Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen.

Bis 31.12.2026

Rechnungen dürfen noch auf Papier ausgestellt werden. Dies gilt auch für Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF oder Word), sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.

Bis 31.12.2027

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen die Ausnahmeregelungen weiterhin nutzen.

Ab 01.01.2028

Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen, erstellen und übermitteln können.

Von der E-Rechnungspflicht unbefristet befreit

Rechnungen bis zu 250 Euro (§ 33 UStDV) und Verkäufe von Fahrausweisen (§ 34 UStDV)

Technische Voraussetzungen für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht

  • Prüfen Sie, ob Ihre vorhandene Software die E-Rechnungsformate ZUGFeRD 2.X und XRechnung gemäß der EU-Norm EN 16931 erstellen und versenden kann. Achten Sie außerdem darauf, dass die Software Eingangsrechnungen elektronisch verarbeiten kann.
  • Richten Sie die nötige IT-Infrastruktur ein. Eventuell ist eine Investition in neue Software oder Schnittstellen erforderlich – möglicherweise auch in neue, leistungsfähigere Hardware.
  • Stellen Sie die Integration der Rechnungsprozesse in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme sicher.
  • Schaffen Sie die technischen Voraussetzungen dafür, dass E-Rechnungen GoBD-konform, also elektronisch und unveränderbar, aufbewahrt werden. Dazu empfiehlt es sich, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzusetzen.

Prozesse an die E-Rechnungspflicht anpassen

  • Bilden Sie ein Projektteam mit Vertretern aus Buchhaltung, IT, Einkauf und Vertrieb.
  • Bestimmen Sie eine Person in Ihrem Unternehmen als Projektleitung.
  • Überprüfen Sie Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Sie Änderungsbedarf.
  • Passen Sie Ihre Prozesse für Rechnungseingang, -verarbeitung, -archivierung und -ausgang so an, dass ein medienbruchfreier digitaler Prozess für den Empfang, die Verarbeitung und Verbuchung von E-Rechnungen vorhanden ist.
  • Legen Sie Verantwortlichkeiten und Rollen für die neuen Prozesse fest.
  • Erstellen Sie Richtlinien für die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen gemäß GoBD und nehmen Sie diese in Ihre Verfahrensdokumentation auf.
  • Bereiten Sie sich auf die Übergangsphase vor, in der sowohl E-Rechnungen als auch Papier-/PDF-Rechnungen eingehen.

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Lieferanten und Kunden einbinden

  • Informieren Sie Ihre Lieferanten über die Anforderungen an eingehende E-Rechnungen.
  • Kündigen Sie Ihren Kunden rechtzeitig an, ab welchem Zeitpunkt Sie nur noch E-Rechnungen versenden werden.
  • Stimmen Sie mit Ihren Geschäftspartnern die Übergangsfrist für Papierrechnungen und sonstige Rechnungen in elektronischer Form (z. B. PDF oder Word) ab.

Die Mitarbeitenden schulen

  • Beziehen Sie Ihr Team von Anfang an mit ein und erläutern Sie die Vorzüge elektronischer Rechnungsprozesse. Dies schafft Akzeptanz für die bevorstehenden Veränderungen durch die E-Rechnungspflicht.
  • Schulen Sie die Beschäftigten frühzeitig zu den neuen E-Rechnungsprozessen.
  • Benennen Sie Ansprechpartner, die bei Fragen und Problemen unterstützen.

Rechtliche Aspekte prüfen

  • Lassen Sie überprüfen, ob Ihre Verträge mit Lieferanten und Kunden E-Rechnungsklauseln enthalten. Passen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gegebenenfalls an.
  • Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften für Aufbewahrung und Archivierung sicher.