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Digitalisierung

Wie mittelständische Unternehmen Prozesse digitalisieren – Praxisbeispiele, Erfahrungen und Lösungen.

Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin
Branchen

Digitale Buchhaltung im Tiefbau: Ein Praxisbeispiel aus Berlin

Seit über einem Jahrhundert steht die Carl Zauber Tiefbau GmbH in Berlin für Qualität und Zuverlässigkeit im Rohrleitungs- und Tiefbau. Heute verbindet das Familienunternehmen Tradition mit Innovation – und zeigt, wie digitale Buchhaltung und automatisierte Rechnungsprozesse die Effizienz im Bauwesen entscheidend steigern können. Mit Lösungen von Suiteify, ehemals Suiteify, hat Carl Zauber seine Finanzprozesse modernisiert, vereinfacht und transparenter gemacht – von der Baustelle bis zur Abrechnung.

5 Min. Lesezeit

Die Herausforderung: Hohe Anforderungen an die Finanzbuchhaltung

Gegründet 1921 in Berlin-Charlottenburg und heute mit Sitz in Schönefeld, beschäftigt Carl Zauber rund 150 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden zählen öffentliche Auftraggeber wie die Berliner Wasserbetriebe und verschiedene Tiefbauämter.

Typisch für die Branche arbeitet das Unternehmen häufig in Arbeitsgemeinschaften (ARGE) mit anderen Baufirmen – eine Konstellation, die besondere Anforderungen an die Buchhaltung stellt. „Um Rechnungen und Zahlungsströme in Arbeitsgemeinschaften sauber abzubilden, müssen wir eine Teambuchhaltung führen. Unsere Firma stellt dann Rechnungen an die ARGE, die diese wiederum an den Auftraggeber weiterleitet“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak, Prokuristin und Mitglied der Geschäftsleitung.

Die Lösung: Flexible digitale Buchhaltung

Carl Zauber arbeitet bereits seit 1991 mit Finanzbuchhaltungssoftware von Suiteify. Was damals als DOS-Anwendung begann, ist inzwischen zu einer individuell angepassten Lösung für die digitale Buchhaltung im Tiefbau geworden. Gemeinsam mit dem langjährigen Berater Lothar Jeck wurde das System schrittweise an die komplexen Anforderungen des Bauunternehmens angepasst.

„Wir müssen Kostenstellen, Baustellen und Kostenträger exakt nachvollziehen können. Daher war es uns von Anfang an besonders wichtig, diese detailliert auswerten zu können“, erklärt Branka Schwarzlow-Pecak. „Die Software ermöglicht es uns, jede Baustelle individuell abzubilden – vom ersten Spatenstich bis zur Endabrechnung.“ Lothar Jeck ergänzt: „Im Tiefbau hängt wirtschaftlicher Erfolg stark von Transparenz ab. Eine flexible Kostenrechnung ist daher ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.“

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In Berlin vielerorts zu finden: das gelbe Logo der Carl Zauber Tiefbau GmbH

Komplexe Abrechnungen einfach gelöst

Besonders anspruchsvoll im Bauwesen ist die Abrechnung nach § 13b UStG, die bei Bauleistungen eine Nettofakturierung erfordert. Für Carl Zauber kommen weitere Ebenen hinzu, weil Leistungen über die ARGE brutto weiterverrechnet werden müssen. „Eine Ausgangsrechnung kann mehrere Folgerechnungen nach sich ziehen – jeweils mit unterschiedlichen Mandantenbezügen“, so Lothar Jeck. Dank individuell programmierter Erweiterungen auf Basis der Software kann das Unternehmen diese Abläufe heute automatisiert und rechtssicher abwickeln.

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Tag und Nacht im Einsatz

Digitales Rechnungseingangsmanagement: Papierlos von der Baustelle bis zum Büro

Mit der Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) und eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat Carl Zauber einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Arbeiten gemacht. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch digital erfasst und dem zuständigen Bauleiter zugewiesen. „Früher sortierten wir jede eingehende Rechnung in physische Fächer für die jeweiligen Bauleiter. Heute läuft der gesamte Prozess digital, sodass wir jederzeit eine vollständige Übersicht über den Status haben“, schildert Branka Schwarzlow-Pecak.

Für die Bauleiter bedeutet das: Sie können Rechnungen nun direkt auf der Baustelle prüfen und freigeben – egal, ob sie sich im Baucontainer, im Homeoffice oder unterwegs befinden. Mobiles Arbeiten wird damit zum Standard.

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E-Rechnung im Bauwesen

Auch die E-Rechnung ist für das Tiefbauunternehmen ein zentrales Thema. „Das Problem ist, dass unsere behördlichen Kunden solche Rechnungen möglicherweise noch gar nicht entgegennehmen können. Eine Bauakte enthält schließlich nicht nur eine Rechnung, sondern auch Aufmaße, Bauzeichnungen und Pläne. Wie diese umfangreichen Anhänge digital übermittelt werden können, ist derzeit noch unklar“, sagt Branka Schwarzlow-Pecak. Lothar Jeck ergänzt: "Entscheidend wird sein, Lösungen zu entwickeln, die die spezifischen Anforderungen der Bauwirtschaft bereits im Standard berücksichtigen – sowohl im Rechnungswesen als auch im Personalwesen.“.

Fazit

Die Carl Zauber Tiefbau GmbH ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Bauunternehmen durch digitale Buchhaltung ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können. Flexibilität, Transparenz und Prozessklarheit bilden so das Fundament erfolgreicher Bauprojekte – digital wie analog.

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Digitale Transformation in der Praxis – wie ein Softwarehersteller den Wandel angeht
Digitalisierung & KI

Digitale Transformation in der Praxis – wie ein Softwarehersteller den Wandel angeht

Die digitale Transformation erfordert Veränderungen im eigenen Unternehmen – das ist den meisten Mittelständlern klar. Weniger klar ist vielen, wie sie in den Change-Prozess einsteigen und dabei ihre Mitarbeiter mitnehmen können. Der Blick auf andere Firmen kann da hilfreich sein. Hier der Erfahrungsbericht eines mittelständischen ERP-Softwareherstellers.

5 Min. Lesezeit

Digitalisierung, Disruption, Change – diese Schlagworte beschreiben die Situation vieler Unternehmen heute. Das Bewusstsein, „etwas verändern zu müssen“, ist bei den meisten vorhanden. Oft fehlt jedoch ein konkreter Ansatzpunkt, um den Prozess zu beginnen.

Die Aufgabe der digitalen Transformation erscheint übergroß und die Angst vor Veränderungen übersteigt die damit verbundenen Chancen. Zudem lässt das Tagesgeschäft oft keinen Raum für strategische Überlegungen.

Ähnlich sah es vor einiger Zeit auch beim ERP-Softwarehersteller Suiteify (Suiteify) aus. Doch mittlerweile hat sich das Unternehmen auf den mühsamen Weg des Wandels begeben. Dieser Blogbeitrag beschreibt, wie die Verantwortlichen vorgegangen sind und welche Erfahrungen sie gemacht haben.

Ausgangssituation: Viel Erfahrung, aber (noch) keine stringente Digitalisierungsstrategie

Suiteify ist seit 40 Jahren auf dem Markt und zählt in der Zielgruppe der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland und Österreich zu den führenden ERP-Softwareherstellern.

Das Softwarehaus beschäftigt über 170 Mitarbeitende und stellt standardisierte Anwendungen für Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Personalmanagement und Dokumentenmanagement her. Darüber hinaus versorgt es die Anwender mit individuellen Zusatzlösungen.

Um seine Marktposition zu behaupten, muss Suiteify den Produkt- und Leistungsumfang, die Marktbearbeitung und die internen Prozesse an die Rahmenbedingungen der Digitalisierung anpassen.

Festlegung von Vision und Leitbild

Nach dem Motto „Wer sein Ziel nicht kennt, wird den Weg dorthin nicht finden“ definierte die Unternehmensleitung von Suiteify gemeinsam mit allen Mitarbeitenden eine Vision und ein Leitbild. Diese beschreiben, wo Suiteify in zehn Jahren stehen wird und mit welchen Werten, Selbstverständnis und Verhalten die gesteckten Ziele realisiert werden sollen. Das Ergebnis las sich zwar gut – aber wie soll der Weg dorthin konkret aussehen? Eine strategische Neuausrichtung sollte darauf die Antwort geben.

Strategische Neuausrichtung

Auch bei der strategischen Neuausrichtung des Unternehmens bezog die Führung die Belegschaft mit ein. In einem Mitarbeiterworkshop wurden die relevanten strategischen Handlungsfelder definiert und eine große Zahl von Ideen, Projekten und Maßnahmen dazu generiert. Daraus entstand schließlich die im Februar 2019 verabschiedete Suiteify Strategie 2021. Sie weist dem Hersteller für einen Zeitraum von zunächst drei Jahren den Weg. Hierzu bricht sie die Vision und das Leitbild in konkrete Projekte und Maßnahmen herunter.

Suiteify Strategie 2021

Der neuen Strategie liegen drei Kerngedanken zugrunde:

  1. Der Kunde soll noch konsequenter als bisher im Mittelpunkt aller Prozesse stehen.
  2. Suiteify öffnet sich für Partner, um das Suiteify Ecosystem zu bilden.
  3. Suiteify geht neue Wege bei der internen Zusammenarbeit (z. B. agile Arbeitsweisen)

Zur Umsetzung der Strategie wurden insgesamt 36 Maßnahmen in den folgenden Handlungsfeldern festgelegt:

  • Geschäftsmodell
  • Leistungsspektrum
  • Kunden
  • Partner
  • Technologie
  • Interne Prozesse/Strukturen/Systeme

Jede Maßnahme hat einen Projektverantwortlichen, einen Zeitplan und ein Ziel. Das Controlling der Maßnahmen-Umsetzung erfolgt auf einer zentralen Softwareplattform. Und ganz wichtig ist: Die strategischen Maßnahmen sind nicht in Stein gemeißelt, sondern können sich im Zuge der Strategie-Laufzeit in ihrer Priorität und/oder Zeitplanung verändern. Neue Maßnahmen können hinzukommen, ursprünglich verabredete Maßnahmen können wegfallen.

Erfahrungen mit der Entwicklung und Umsetzung der Strategie

Im Laufe der rund sechsmonatigen Phase der Strategieentwicklung sammelten alle Beteiligten bei Suiteify wertvolle Erfahrungen, die immer wieder in den Strategieprozess einflossen und einfließen. Die wichtigsten Erkenntnisse daraus stehen sich häufig in Form von vermeintlichen oder tatsächlichen Widersprüchen gegenüber.

Die Aufgabe des Managements besteht darin, diese Widersprüche zu erkennen, zu erklären und idealerweise aufzulösen. Ausgewählte Spannungsfelder sind:

Breite Beteiligung vs. effizienter Prozessverlauf

Nur eine möglichst breite Beteiligung vieler Mitarbeiter sichert die Identifikation mit der strategischen Planung und deren Umsetzung. Dabei sind Mitarbeiter, die sich freiwillig für ein neues Team bzw. eine neue Aufgabe melden, in der Regel engagierter bei der Sache. Auch lässt sich so das eine oder andere bisher nicht erkannte Talent entdecken.

Gleichzeitig kann ein umfassender Beteiligungsprozess eine zeitgerechte Entwicklung und Umsetzung der Strategie behindern. Es gilt also, das richtige Maß an Partizipation, am Einsatz wichtiger Multiplikatoren und an zielgerichteter Kommunikation zu finden.

Geschwindigkeit vs. Nachhaltigkeit

Ein strategischer Veränderungsprozess greift tief in die Organisation und die Abläufe ein. Veränderungen finden aber nur dann tatsächlich statt, wenn die Menschen den Sinn der Neuausrichtung verstehen und ihn sich im besten Fall zu eigen machen.

Allerdings fällt es manchmal schwer, die eigene Komfortzone zu verlassen. Es gibt – erst recht bei dem neuen Thema digitale Transformation – Ängste und Vorbehalte. Diese zu überwinden braucht es Zeit, viel Kommunikation und Transparenz. Über Leuchtturmprojekte und erste Erfolge lassen sich positive Erfahrungen sammeln, aus denen man Kraft für weitere Veränderungen schöpfen kann.

Strategische Maßnahmen vs. notwendiges Tagesgeschäft

Nicht alle Mitarbeiter können und sollen gleichzeitig an den strategischen Projekten und Maßnahmen zur Digitalisierung arbeiten. Auch das bisherige „Brot-und-Butter-Geschäft“ muss weitergehen, denn es stellt die Unternehmenssubstanz dar. Es können ja auch nicht alle Prozesse auf einmal angefasst werden, weil dies die Organisation überfordern würde.

Es ist Managementaufgabe, die Bedeutung des Tagesgeschäftes für den Erfolg des Unternehmens herauszustellen, und gleichzeitig die notwendigen Ressourcen für den strategischen Veränderungsprozess bereitzustellen.

Großer Wurf vs. konkrete Maßnahmen

Zu Recht wird mit einer strategischen Neuausrichtung die Erwartung verbunden, dass das Big Picture erkennbar, gegebenenfalls sogar radikal neu ist. Solche einfachen Botschaften erleichtern dann auch die interne und externe Kommunikation. Auf der anderen Seite kann die Strategie nur durch möglichst konkrete Maßnahmen beschrieben und vor allem umgesetzt werden. Ein Baustein muss zum anderen passen – und am Ende sind es viele Bausteine, die zum Erfolg beitragen.

Zudem muss nicht jeder Prozess zur gleichen Zeit angepackt werden. Quick-Wins bei eher einfachen Umstellungen mit engagierten, freiwilligen First-Movern helfen dabei, schnell erste Erfolge zu erzielen, die andere dann auch motivieren. Beide Erwartungshaltungen – großer Wurf wie auch konkrete Maßnahmen – sind berechtigt und müssen vom Management bedient werden.

Fazit

Die Digitalisierung verlangt auch kleinen und mittleren Unternehmen Veränderungsbereitschaft ab. Ein One Size fits all wird es bei der Frage des richtigen Vorgehens zur Entwicklung und Umsetzung einer strategischen Neuausrichtung aber nicht geben.

Jedes Unternehmen wird sich vor dem Hintergrund seiner Marktposition individuell überlegen müssen, in welchem Umfang das bisherige Vorgehen und die bestehende Produktpalette im Hinblick auf die digitale Transformation auf den Prüfstand zu stellen sind.

Unabhängig davon wird ein Change-Prozess nur dann gelingen, wenn die Beteiligungs- und Kommunikationsprozesse gut organisiert sind, die Umsetzung der Strategie in konkrete Maßnahmen sichergestellt ist und fortlaufendes Controlling sowie eine flexible Anpassung der Strategie möglich sind.

Sechs Wege, wie ein Dokumentenmanagement-System die Produktivität in Unternehmen erhöht
ERP & Finance

Sechs Wege, wie ein Dokumentenmanagement-System die Produktivität in Unternehmen erhöht

Auf dem Weg zu einem Geschäftstermin schnell noch eine Information aus dem Archiv abrufen? Oder vom Homeoffice aus unkompliziert auf Geschäftsunterlagen zugreifen? Ein elektronisches Dokumentenmanagement System (DMS) macht es möglich. In diesem Beitrag werden sechs Beispiele genannt, wie ein DMS Prozesse verschlankt und verbessert.

5 Min. Lesezeit

Bloß raus aus dem staubigen Archivkeller: Der Wunsch nach Abschaffung der aufwendigen papierbasierten Aktenhaltung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen das zentrale Motiv, ein Dokumentenmanagement System einzuführen. Daher verwundert es nicht, dass viele Mittelständler mit dem Begriff Dokumentenmanagement vor allem die elektronische Archivierung verbinden.

Tatsächlich ist die Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen nach den Vorgaben der GoBD eine Kernfunktion jedes Dokumentenmanagementsystems. Doch ein DMS kann und bietet weit mehr:

Mit einem Dokumentenmanagement-System lässt sich jedes Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg kontrollieren und verwalten – von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung. Dadurch sind die enthaltenen Informationen zu jedem Zeitpunkt und unternehmensweit nutzbar.

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1. Schnellerer Durchlauf dank Dokumentenmanagement System

Bevor Dokumente archiviert werden, durchlaufen sie in aller Regel mehrere Stationen im Unternehmen. Findet dieser Prozess papierbasiert statt, läuft man Gefahr, den Überblick und Zeit zu verlieren – zum Beispiel, weil der zuständige Kollege ausfällt oder weil ein Dokument mit der hausinternen Post versehentlich falsch zugestellt wurde.

Ein Dokumentenmanagement System enthält Funktionen, die für einen reibungslosen Workflow sorgen. So lassen sich Dokumente – mit Wiedervorlageterminen, Bearbeitungsfristen und Aufgaben versehen – zielsicher an den elektronischen Postkorb des zuständigen Kollegen weiterleiten.

Weitere Vorteile: Mehrere Benutzer können parallel an einem Dokument arbeiten. Zudem werden Status und Verlauf der Bearbeitung im DMS protokolliert.

Unter dem Strich verkürzt ein Dokumentenmanagementsystem die Durchlaufzeiten und sorgt für Transparenz und eine schnellere Auftragsabwicklung.

2. Zeitgewinn durch automatisierte Ablage von Office-Dokumenten im Dokumentenmanagement

Zahlreiche aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen entstehen in Microsoft-Office-Anwendungen – vom Textdokument bis zur E-Mail. Diese Dokumente gilt es, mit möglichst geringem Aufwand im Dokumentenmanagement System zu archivieren. Ein gutes DMS bietet daher beispielsweise die Möglichkeit, E-Mails aus Outlook mit Anhängen automatisch abzulegen.

Auch Dateien aus Excel und Word lassen sich im Dokumentenmanagement direkt den digitalen Akten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Projekten etc. zuordnen.

3. Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen im DMS

Wer ein archiviertes Papierdokument lesen will, muss gewöhnlich erst einmal ins Archiv gehen und es heraussuchen. Arbeitet man im Außendienst oder außerhalb der üblichen Bürozeiten, kommt man daher erst mit Verzögerung an die benötigten Informationen. Dies gilt auch für Dokumente, die sich gerade bei Kollegen im Umlauf befinden.

Ein DMS ermöglicht es seinen Benutzern, via herkömmlichem Webbrowser – also ohne die Installation zusätzlicher Software – von jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt auf alle Daten zuzugreifen.

Dadurch kann man beispielsweise aus dem Homeoffice heraus oder während einer Bahnfahrt bestehende Dokumente bearbeiten. Zudem lassen sich neue bzw. soeben bearbeitete Dokumente per Drag-and-Drop im DMS ablegen.

4. Dokumente schnell finden

Ein großes Problem papierbasierter Büroprozesse ist der gewaltige Arbeitszeitverlust, den die umständliche Suche nach Unterlagen verursacht. Hinzu kommt in vielen Betrieben, dass ein beträchtlicher Teil der relevanten Dokumente mittlerweile (auch) in digitaler Form vorliegt. Das erschwert die Suche zusätzlich, da die benötigten Informationen meist dezentral und verstreut im Dateisystem und auf den Rechnern der Mitarbeiter liegen.

Durch den Einsatz eines unternehmensweiten DMS lassen sich unproduktive Suchzeiten auf ein Minimum verkürzen.

Über die Suchfunktionen des Systems findet man abgelegte oder schon archivierte Dokumente auf Anhieb anhand ihrer Metadaten (Schlagwörter etc.) oder per Volltexteingabe. So hat man innerhalb kürzester Zeit Dokumente aus verschiedensten Quellen in gebündelter Form auf dem Bildschirm, beispielsweise aus der ERP-Software, einer Office-Anwendung oder dem E-Mail-System. Man braucht sich also nicht durch diverse Programme zu klicken und das Dateisystem zu durchsuchen.

5. GoBD-konforme Archivierung ohne Dateien-Wildwuchs

Die nach wie vor häufig praktizierte dezentrale Ablage von Dokumenten irgendwo im Dateisystem oder auf Arbeitsplatzrechnern führt zu weiteren Problemen: unkontrollierbarem Datei-Wildwuchs und inkonsistenten Daten. Oft gibt es von einem Dokument mehrere Versionen mit verschiedenen Dateinamen, sodass niemand mehr den Überblick hat, wer wann was bearbeitet hat. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern verstößt auch gegen die grundlegenden Anforderungen der GoBD an Buchführung und Archivierung.

Ein Dokumentenmanagement-System legt nach jeder Bearbeitung eines Dokuments automatisch eine neue Version an und speichert die ursprüngliche Fassung. Damit ist eine wichtige Voraussetzung für eine GoBD-konforme, „revisionssichere” Archivierung erfüllt.

Die Check-in- und Check-out-Funktionen eines DMS helfen zudem, Inkonsistenzen zu vermeiden. So kann ein Benutzer ein Dokument aus dem DMS entnehmen und für andere Benutzer sperren (Check-out). Sobald er das geänderte Dokument im System abgelegt hat (Check-in), steht es als neue Version zur Verfügung.

6. Unkomplizierte Bereitstellung und Verteilung von Dokumenten

Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Verteilung von Dokumenten, beispielsweise per E-Mail im Einzel- oder Massenversand. Darüber hinaus vereinfacht es Unternehmern die Bereitstellung von Geschäftsunterlagen für den eigenen Steuerberater und das Finanzamt. Sollte ein Behördenvertreter im Rahmen einer Betriebsprüfung Zugriff auf das digitale Archiv verlangen, lässt sich in einem DMS mittels Benutzerprofil exakt festlegen, welche Daten der Prüfer einsehen kann.

„Digitale Prozesse erfordern ein DMS“
ERP & Finance

„Digitale Prozesse erfordern ein DMS“

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) praktizieren nach wie vor das analoge Büro. Das heißt, sie hantieren mit Papierdokumenten und legen Geschäftsinformationen dezentral im Dateisystem ab. Das habe jedoch keine Zukunft, sagt Andreas Ahmann vom Beratungsunternehmen 42i. Künftig sei digitales Dokumentenmanagement und damit der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) unverzichtbar, so der DMS-Fachmann im Interview.

5 Min. Lesezeit

Viele KMU haben kein zentrales digitales Dokumentenmanagement, sondern führen ihr Informationsmanagement überwiegend papierbasiert durch. Warum ist das heute nicht mehr sinnvoll?

Andreas Ahmann: Die Vorteile von Papier sind: Sie können es in der Hand halten, es benötigt zur Ansicht keinen Strom, und es kann nicht gehackt werden. Da hören die Vorteile aber auch schon auf. Alles andere können Sie mit digitalen Unterlagen besser machen: Auf digitalen Dokumenten basierende Prozesse lassen sich ganz einfach parallelisieren und somit stark beschleunigen. So können zum Beispiel alle beteiligten Kostenstellenleiter eine Eingangsrechnung gleichzeitig prüfen.

Und: Digitale Unterlagen gehen nicht verloren. Sie landen nicht auf dem falschen Schreibtisch oder fallen vom Stapel, denn die Software unterstützt Sie beim Ordnen. Sollten Sie sich doch einmal vertan haben, finden Sie jedes Dokument anhand von Attributen oder über eine Volltextrecherche leicht wieder.

Mit passenden Berechtigungskonzepten können Sie Ihre digitalen Unterlagen zudem viel individueller schützen als mit Schrank- oder Büroschlüsseln. Missbrauch oder versehentliches Vernichten lassen sich effektiv verhindern. Auch Backups sind problemlos machbar.

Elektronische Akten überstehen also selbst Katastrophen wie Feuer- oder Wasserschäden. Darüber hinaus nehmen sie keinen Platz im Archivkeller weg. Und um sich digitale Unterlagen anzusehen, brauchen Sie sie nicht erst aus dem Schrank zu holen. Stattdessen werden die Dokumente auf Knopfdruck angezeigt. Das spart Zeit und Geld. Kurzum: Steht auf dem Schreibtisch sowieso ein Bildschirm, gibt es keinen Grund, diesen nicht auch für digitale Dokumente und Prozesse zu verwenden.

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Inwieweit verschärft die voranschreitende Digitalisierung den Handlungsdruck auf Unternehmen, ein DMS einzuführen?

Ahmann: Der Druck entsteht durch die Erwartungshaltung des Kunden: Dieser erwartet nicht nur, Waren und Dienstleistungen immer schneller geliefert zu bekommen, sondern auch, permanent über den Bearbeitungsstatus seiner Bestellung informiert zu werden. Dauert eine Lieferung länger und wird nicht regelmäßig über den Fortschritt informiert, ist der Kunde heute sehr schnell unzufrieden. Passiert das mehr als einmal, ist er weg.

Welche Auswirkungen Kundenunzufriedenheit haben kann, zeigt das Beispiel der katalogbasierten Versandhäuser. Diese sind nicht nur deshalb vom Markt verschwunden, weil sie keine Onlinebestellmöglichkeit angeboten hatten. Auch die fehlende Transparenz in der Logistik hat Käufer zu digitalen Mitbewerbern getrieben.

Ein Gegenbeispiel ist Uber: Selbst ohne eigene Taxis haben sie den etablierten Unternehmen die Kunden weggenommen: durch Einfachheit, Geschwindigkeit und Transparenz.

Die heutige Erwartungshaltung im Hinblick auf Geschwindigkeit und Transparenz zwingt die Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Papierbasierte Unternehmen sind entweder schon vom Markt verschwunden oder werden es bald sein.

Die Lösung: Digitalisierung. Und digitale Prozesse erfordern zwangsläufig digitale Unterlagen und Informationen – womit wir bei der Einführung eines DMS sind.

Ein häufiger Projektauslöser für die Einführung eines DMS ist das Thema Archivierung. Welche Vorzüge bietet digitales Dokumentenmanagement hier, etwa im Hinblick auf die regulatorischen Rahmenbedingungen?

Ahmann: Die Einhaltung der Gesetze und Vorgaben bezüglich Aufbewahrung, Vernichtung und Umgang mit Informationen, Daten und Dokumenten ist auf Papier inzwischen kostspielig bis unmöglich. Rein papierbasiert arbeitet heute wohl kaum noch ein Unternehmen. Schon seit Jahren sind E-Mails Handelsbriefe und unterliegen wie ihr Papier-Pendant der Aufbewahrungspflicht. Auch wer ansonsten noch mit Papier arbeitet, muss solche digitalen Unterlagen rechtssicher, das heißt im elektronischen Originalformat aufbewahren.

Ein DMS hilft dabei, alle im Unternehmen vorhandenen Informationen aus unterschiedlichen Quellen zentral zu verwalten und so die Compliance übergreifend umzusetzen.

Ein weiterer Vorteil: Referenzen auf personenbezogene Daten sind in einem digitalen Archiv leicht umzusetzen bzw. in neueren Versionen der angebotenen Software oft als Zusatzoption inkludiert. Die Anwendung der DSGVO ist damit keine große Hürde mehr.

Viele Firmen haben neben Dokumenten aber auch weitere Daten, zum Beispiel in ERP– oder CRM-Systemen bzw. Fachapplikationen. Oft können diese Daten mittels eines DMS ebenfalls in eine rechtskonforme Ablage eingebunden werden.

Archivierung ist aber längst nicht die einzige Funktion eines DMS. Welche weiteren zentralen Anforderungen bzw. Funktionsbereiche gibt es – und welche Rolle spielen sie für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens?

Ahmann: Lange lag der Schwerpunkt eines DMS auf dem Aspekt der Verwaltung von Dokumenten. Die großen Potenziale im Sinne von Kostensenkung und Umsatzsteigerung liegen aber in den Geschäftsprozessen. Hier geht es um Transportzeiten, die durch den Einsatz eines DMS entfallen, sowie um Liegezeiten, die von integrierten Workflow-Funktionen parallelisiert und kontrolliert werden können, und um Bearbeitungszeiten, welche deutlich verringert werden. Oder aktuell sogar durch künstliche Intelligenz (KI) abgelöst werden.

Die entscheidende Frage lautet: Was kostet ein Prozessdurchlauf, beispielsweise das Bezahlen einer Eingangsrechnung? Sind das 10 Euro? 5 Euro? 1 Euro? Der Trend geht hier klar in Richtung null Euro, und das ist künftig auch der Maßstab für andere Prozesse im Unternehmen.

Damit ist die zentrale Anforderung, einen Workflow – erweitert mit KI-Funktionen – sowie die notwendigen Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP, CRM, Office oder Fachanwendungen zu schaffen, um die Prozesse wirklich „End-to-End“ digitalisieren zu können.

In der Folge können die Mitarbeiter die täglichen Standardaufgaben mehr und mehr der Maschine überlassen und sich auf die komplexeren Aufgaben konzentrieren. Das erhöht den Durchsatz bei gleichen Kosten erheblich. Und durch transparentere und schnellere Prozesse sowie durch weniger Irrläufer steigt die Kundenzufriedenheit – was wiederum Folgegeschäft generiert. Es geht also nicht nur um Kostensenkung und Compliance-Anforderungen, sondern auch um Umsatzsteigerung.

Worauf sollten Neueinsteiger bei der Auswahl eines DMS besonders achten?

Ahmann: Wer in seinem Unternehmen „auf der grünen Wiese“ mit einem DMS-Projekt beginnt, findet die größte Hürde oft nicht in der Technik. Die etablierten Produkte am Markt können die aktuellen Anforderungen aus den Bereichen Compliance, Workflow und Informationskonsolidierung/-verwaltung ähnlich gut umsetzen. Die Herausforderung ist eine andere: Wollen Sie ein Produkt, das sich der eigenen Organisation anpassen kann oder können Sie Ihre Organisation dem Produkt anpassen? Wer zu Letzterem bereit ist, kann eine Standardlösung nehmen und die Einführung schneller und günstiger gestalten. Dafür sind die organisatorischen Auswirkungen stärker.

In beiden Fällen ist die Akzeptanz der beteiligten Mitarbeiter ein kritischer Erfolgsfaktor. Die Mitarbeiter müssen die Veränderungen mitgehen, sonst ist das Projekt bereits in Gefahr, bevor es begonnen hat. Sie sollten also bei der Produktauswahl nicht nur auf die Standardfunktionen achten, sondern den Eindruck der Lösung auf ihr Projektteam nicht unterschätzen und das Change-Management nicht vergessen.

Abschließend ein Blick in die Zukunft: Inwieweit wird sich digitales Dokumentenmanagement im deutschen Mittelstand in den kommenden Jahren durchsetzen?

Ahmann: Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – werden kontinuierlich digitalisieren. Das Ziel sind Geschäftsprozesse mit minimalsten Durchlaufkosten im Standardfall. Die heranwachsende Generation wird kein Papier mehr zulassen, weil es einfach unhandlich ist und zu viel Mehraufwand und Kosten verursacht. Der steigende Wettbewerbsdruck mit einem enormen Potenzial für disruptive Innovationen in allen Märkten und Branchen bringt sein Übriges. Unternehmen müssen sich durch Geschwindigkeit, Transparenz, Flexibilität und Kostenbewusstsein behaupten. Um das zu erreichen, werden sie an digitalen Unterlagen, Dokumenten, Informationen und – vor allem – an digitalen Geschäftsprozessen in den nächsten Jahren nicht mehr vorbeikommen.

Digitale Archivierung ist auch für kleinere Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll
ERP & Finance

Digitale Archivierung ist auch für kleinere Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist man der Auffassung, digitale Archivierung lohne sich erst für größere Betriebe. Stimmt nicht, sagt Volker Halstenbach. Der ECM-Experte räumt im Interview mit gängigen Irrtümern und Vorurteilen auf.

5 Min. Lesezeit

Was entgegnen Sie dem Chef eines mittelständischen Unternehmens mit 50 Mitarbeitenden, wenn er Ihnen sagt, digitale Archivierung lohne sich für seinen Betrieb nicht?

Volker Halstenbach: In allen Fällen empfehlen wir, zunächst eine Kosten-Nutzenschätzung vorzunehmen – unabhängig von der Größe des Unternehmens bzw. des Arbeitsbereichs, in dem digitale Archivierung betrieben werden soll. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass der wirtschaftliche Nutzen sehr häufig auch für kleinere Unternehmen und Arbeitsgruppen gegeben ist, selbst wenn deutlich weniger als 50 Mitarbeitenden an das System angeschlossen werden.

Für mittelständische Betriebe interessant zu wissen ist sicherlich auch, dass preisgünstige Angebote häufig funktional mit den typischerweise bei Großunternehmen anzutreffenden höherpreisigen Enterprise-Lösungen mithalten können bzw. deren Funktionsumfang im Standard nicht selten sogar übertreffen. Zugleich sind in mittelständischen Lösungen häufig die Architektur-, Individualisierungs- und Integrationsanforderungen geringer, was ebenfalls die Einstandskosten gegenüber der Anschaffung für Großunternehmen verringert.

Nicht zuletzt befände sich der Chef des mittelständischen Betriebes bei der Beschaffung einer elektronischen Archivlösung in bester Gesellschaft, denn gerade der Markt für kleine und mittelständische Unternehmenslösungen trägt seit Jahren deutlich zur Umsatzstärke der Hersteller von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bei.

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Welchen Fehleinschätzungen und Irrtümern erliegen Mittelständler beim Thema elektronische Archivierung häufig?

Halstenbach: Eine typische Fehleinschätzung ist, dass einerseits die Beschaffungskosten zu hoch und andererseits der wirtschaftliche Nutzen zu gering eingeschätzt werden. Auch erleben wir in unserer Beratung immer wieder die Vorstellung, dass sich digitale Archivierung nur in Kombination mit Workflow, also dem Scannen und Archivieren von Unterlagen bereits vor der Bearbeitung, lohne.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sich viele DMS-Lösungen als reine Archivlösung deutlich besser rechnen als zuvor erwartet, da Suchzeiten praktisch entfallen und alle Mehrfachablagen von Unterlagen überflüssig werden.

Immer wieder werden wir überdies mit der Sorge konfrontiert, die mit der Archivierung einhergehenden organisatorischen Veränderungen wären derart massiv, sodass ohne umfangreiche Planung und vorherige Anpassung kein wirtschaftlicher Nutzen entstehen kann. Dies ist jedoch in der Regel nicht der Fall. Zwar verändert sich zwangsläufig die Arbeitsorganisation durch den DMS-Einsatz – gerade der Einstieg über reine Archivierungslösungen bietet Unternehmen jedoch die Möglichkeit, diese Änderungen schrittweise vorzunehmen und hierdurch handhabbarer zu gestalten.

Eine weitere häufig vernommene Angst besteht darin, Dokumente könnten in einem Dokumentenmanagementsystem wie in einem schwarzen Loch verschwinden und wären nie wieder auffindbar. Gerade das Gegenteil ist der Fall: Durch die Verfügbarkeit sowohl technischer als auch fachlicher Suchmerkmale sind DMS-Anwender viel besser als Nutzer von Papierablagen in der Lage, ihre Dokumente sowohl geordnet abzulegen als auch selbst dann wiederzufinden, wenn die Ablage an fachlich falscher Stelle erfolgte.

Hinzu kommt die enorme Sicherungsfunktion des DMS, denn was einmal richtig abgelegt ist, kann kaum noch verschwinden – ganz im Gegensatz zur papiergebundenen Ablage.

Nun haben KMU vielfach andere Anforderungen an den Leistungsumfang unterstützender IT-Systeme als Großunternehmen. Wie sieht es in puncto digitale Archivierung aus? Welcher Funktionsumfang ist für einen mittelständischen Betrieb denn grundsätzlich sinnvol

Halstenbach: Während in Großunternehmen häufig die Integrationsfähigkeit von DMS-Lösungen in die Kernanwendungen von zentraler Bedeutung ist, benötigen kleine und mittlere Unternehmen eher solche DMS-Lösungen, deren Oberflächenfunktionen mit einfachen Mitteln an die spezifischen Bedürfnisse anpassbar sind. Hier ist erfreulicherweise zu beobachten, dass gerade die vielfältigen Systemangebote der kleineren Anbieter genau diesen Markt adressieren und häufig Funktionsfülle und Oberflächenflexibilität mit günstigen Beschaffungspreisen gepaart sind.

Auch die für mittelständische Anwendungen wichtigen Funktionen zur Ablage von E-Mails sowie zur Pflege von Dateien direkt aus der Office-Anwendung im DMS sind in vielen Produkten enthalten, was wichtig für ihre rege Nutzung ist.

Ein modernes DMS besticht nicht zuletzt durch seine ausgefeilten Aktenfunktionen, die helfen, besonders umfangreich dokumentierte Sachverhalte dennoch übersichtlich zu strukturieren und hierdurch effizient auffindbar und handhabbar zu machen; hierzu gehören für viele Anwender leistungsstarke Dokumentenanzeigefunktionen, die in der Lage sind, Dokumente unterschiedlichster Herkunft und Formate einheitlich anzuzeigen.

Wenn sich ein Unternehmen für digitale Archivierung entschieden hat: Wie geht es bei der Einführung eines Systems am besten vor?

Halstenbach: Die Anwendungsplanung ist wichtig. Im Gegensatz zu E-Mail- oder Telekommunikationssystemen stellen Archivlösungen weniger Basistechnologie als Anwendung dar. Daher ist die genaue Analyse der fachlichen und funktionalen Anforderungen bedeutend: Obwohl viele Lösungen zahlreiche wertvolle Funktionen bereits im Standard enthalten, kann bei ungenügend genau durchgeführter Produktwahl die besonders dringlich benötigte Funktion fehlen. Solche Defizite führen immer wieder zu teuren Nachbesserungen, denn nun muss projektseitig etwas entwickelt werden, was im Konkurrenzprodukt möglicherweise bereits im Standard enthalten ist.

Bewährt hat sich die Bildung einer Projektgruppe mit Vertretern aus Fachbereich und IT, in der am gleichen Strang ziehend sehr gute Arbeitsergebnisse erzielt werden können. Der Erfolg zahlreicher DMS-Projekte wurde nach unserer Beobachtung auf diese Weise herbeigeführt.

Digitales Dokumentenmanagement: Sechs Gründe für ein DMS
ERP & Finance

Digitales Dokumentenmanagement: Sechs Gründe für ein DMS

In der digitalen Arbeitswelt ist ein effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen unverzichtbar. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft dabei, die wachsende Menge an Dokumenten effizient zu verwalten, Zeit und Kosten zu sparen und gleichzeitig eine GoBD-konforme Archivierung sicherzustellen. In diesem Beitrag zeigen wir die sechs wichtigsten Gründe, warum ein DMS die Produktivität steigert, die Zusammenarbeit verbessert und Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützt.

5 Min. Lesezeit

Herausforderungen ohne digitales Dokumentenmanagement

Unternehmen erzeugen eine Vielzahl von Dokumenten: Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Belege, Protokolle oder Präsentationen – digital oder auf Papier. Ohne ein DMS entsteht schnell Chaos: Informationen liegen verstreut, redundante Daten führen zu Fehlern, der Überblick geht verloren und gesetzliche Anforderungen werden oft nicht eingehalten.

Herkömmliche Ablagen in Aktenschränken oder lokalen Ordnern sind ineffizient und kosten wertvolle Zeit. Gerade KMU verfügen oft über keine strategischen Ansätze für die digitale Dokumentenarchivierung. Studien zeigen: Viele Mittelständler arbeiten noch papierbasiert und nutzen Dokumentenmanagement nur teilweise.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein DMS ist ein softwaregestütztes System für das Dokumentenmanagement. Es speichert, verwaltet und bildet den gesamten Lebenszyklus digitaler Dokumente ab – von der Erstellung über die Bearbeitung, Überwachung und Verteilung bis hin zur elektronischen Archivierung.

Wichtige Funktionen eines DMS sind:

  • Zentrale Dokumentenablage für alle Unternehmensdaten
  • Digitale GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Steuerbelege
  • Versionierung und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
  • Automatisierte Workflows zur Optimierung der Prozesse
  • Zugriffsrechte für Sicherheit und Compliance

Die sechs wichtigsten Gründe für digitales Dokumentenmanagement

1. Zeitgewinn durch schnellen Zugriff auf Informationen

Ein DMS macht alle Dokumente sofort auffindbar – unabhängig vom Format, der Quelle oder dem Standort der Mitarbeiter. Funktionen wie Volltextsuche, Filter, Sortierung und automatische Verschlagwortung stellen sicher, dass Dokumente effizient verfügbar sind. Lange Suchzeiten und das unproduktive Durchforsten von Papierakten entfallen somit vollständig.

2. Platzersparnis und Raum für Produktiveres

Ein DMS ersetzt physische Archive durch einen virtuellen Aktenschrank. Dadurch werden nicht nur Archivflächen gespart, sondern auch Raum für produktivere Unternehmensbereiche geschaffen.

3. Weniger Materialverbrauch und -kosten

Durch digitales Dokumentenmanagement werden Papierverbrauch und Druckkosten deutlich reduziert. Das schont Ressourcen und unterstützt eine nachhaltige Unternehmensführung.

4. Bessere Zusammenarbeit durch mehr Transparenz

Ein DMS ermöglicht es Mitarbeitern, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen. Dank Versionierung und Bearbeitungshistorie ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat. So gehen Dokumente nicht verloren und die Zusammenarbeit wird transparenter und effizienter.

5. Höhere Kundenzufriedenheit durch Auskunftsfähigkeit

Mit einem DMS können Mitarbeiter Dokumente jederzeit aufrufen und Kunden Auskunft über Aufträge geben. Automatisierte Wiedervorlagen, Fristen und Benachrichtigungen verringern Fehler, verbessern die Dokumentenworkflow-Effizienz und erhöhen die Kundenzufriedenheit.

6. Unaufwendige GoBD-konforme Archivierung

Ein DMS erleichtert die GoBD-konforme Archivierung steuerlich relevanter elektronischer Dokumente. Es gewährleistet Vollständigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit, Unverlierbarkeit und Auffindbarkeit der Daten. Zugriffsrechte sichern die Daten und eine Verfahrensdokumentation kann direkt im DMS hinterlegt werden. Dadurch werden Betriebsprüfungen durch das Finanzamt schneller und einfacher.

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Zusammenfassung: Mehr Effizienz, weniger Kosten, größere Rechtssicherheit

Ein DMS spart Zeit, Platz und Materialkosten, verkürzt die Durchlaufzeiten dokumentenbasierter Arbeitsabläufe, erhöht die Produktivität und Transparenz und unterstützt rechtssichere Prozesse.

Für KMU ist ein DMS der ideale Einstieg in die digitale Transformation, da es die Grundlage für die Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse schafft und das Unternehmen zukunftsfähig macht.

Das Ziel besteht jedoch nicht nur darin, Dokumente abzulegen, sondern eine Informationsplattform bereitzustellen, die allen Mitarbeitern schnellen Zugriff ermöglicht, die Arbeit erleichtert und den unternehmerischen Erfolg nachhaltig steigert.

Whitepaper: Digitalisierung der Warenwirtschaft – den Nutzen erkennen und Ziele definieren
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Whitepaper: Digitalisierung der Warenwirtschaft – den Nutzen erkennen und Ziele definieren

Was bringt die Digitalisierung der Warenwirtschaft kleinen und mittleren Unternehmen (KMU)? Wie lassen sich individuelle Ziele für die digitale Transformation des eigenen Unternehmens definieren? Ein Whitepaper hilft bei der Beantwortung dieser Fragen.

5 Min. Lesezeit

Viele mittelständische Betriebe setzen im Bereich der Auftragsabwicklung digitale Lösungen ein.Dabei handelt es sich jedoch oft um Programme, die bestimmte Funktionen ausführen, aber keine Prozesse abbilden. Mit Office-Anwendungen wie Excel oder Word werden beispielsweise Listen und Auswertungen erstellt, deren Daten häufig nicht aktuell sind.

Wird eine Warenwirtschaftslösung eingesetzt, unterstützt diese meist nur die Abläufe im Büro, während die Werkhalle, das Lager und der Außendienst digital abgehängt sind. All dies beeinträchtigt die Auftragsabwicklung und somit die Fähigkeit, Kunden zufriedenzustellen. Abhilfe schafft hier eine gezielte Digitalisierung der Warenwirtschaft.

Auftragsabwicklung durch Digitalisierung der Warenwirtschaft optimieren

Durch digitale Vernetzung können KMU die Teilprozesse ihrer Auftragsabwicklung miteinander verbinden und einen durchgängigen Datenfluss schaffen. Das schreiben die Autoren eines neuen Whitepapers von Suiteify. Auf Basis einer leistungsfähigen Warenwirtschaftssoftware lasse sich ein effizientes System einrichten, das einen höheren Durchsatz und bessere Übersicht ermögliche.

Als wesentliche Vorzüge einer Digitalisierung der Warenwirtschaft nennt das Whitepaper unter anderem:

  • Kostensenkung durch verbesserte Prozesse
  • Produktivitätssteigerung durch Automatisierung, wo immer diese sinnvoll ist
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Auftragsabwicklung
  • Bessere Steuerungs- und Reaktionsmöglichkeiten anhand von Kennzahlen

Messbare Ziele für die Digitalisierung der Warenwirtschaft definieren

Das Whitepaper enthält zudem Anregungen und Tipps, die Unternehmern dabei helfen, sich konkrete und messbare Ziele für die Digitalisierung ihrer Warenwirtschaft zu setzen. Anstatt zu sagen: „Wir wollen bessere Qualität liefern“, sollte man sich beispielsweise vornehmen: „Wir wollen den Ausschuss bei der Fertigung bis zum 30. Oktober 2019 um 30 Prozent reduzieren.“

Da sich die Ziele einer Digitalisierung der Warenwirtschaft von Betrieb zu Betrieb erheblich unterscheiden können, empfehlen die Autoren des Whitepapers, zuerst eine schonungslose Schwachstellenanalyse durchzuführen. Wo liegen die Herausforderungen des Unternehmens? Liegen die Probleme bei den Lieferungen? Häufige Reklamationen? Redundante Arbeiten? Oder eine schlechte Bestandsführung?

Nach dieser Bestandsaufnahme gilt es, aus der Analyse der Schwachstellen eine Prioritätenliste mit messbaren Zielen abzuleiten. Eine Priorisierung ist wichtig, da man nicht alles zugleich anpacken kann. Deshalb empfiehlt es sich, einen Stufenplan aufzustellen und sich zuerst die größten Herausforderungen vorzunehmen.

In der Regel kann der Geschäftsbetrieb dann nahezu ungestört weiterlaufen, während die Warenwirtschaftsprozesse Schritt für Schritt digitalisiert werden.

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Lager optimieren durch digitale Lagerverwaltung
ERP & Finance

Lager optimieren durch digitale Lagerverwaltung

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) läuft die Lagerverwaltung weniger effizient als sie sollte. Ein häufiger Grund dafür ist die Arbeit per Zuruf und mit Excel-Listen. Eine digitale Lagerverwaltung kann das Lager optimieren und die Unternehmensprozesse im und rund ums Lager nachhaltig verbessern.

5 Min. Lesezeit

Insbesondere viele größere Unternehmen setzen ein Lagerverwaltungssystem (LVS) ein, um Lagermengen und Lagerorte effizient zu verwalten. Kleinere Mittelständler mit 20 bis 100 Beschäftigten hingegen nutzen häufig kein LVS. In manchen Fällen ist dies kein Problem – etwa bei Anbietern digitaler Produkte, deren Lagerhaltung sich auf Büromaterial, Getränke und andere Verbrauchsgüter für die Beschäftigten beschränkt. Bei Handels- oder Fertigungsunternehmen, die jederzeit über einen bedarfsorientierten Vorrat verfügen müssen, sieht die Sache jedoch anders aus. Hier kann eine digitale Lagerverwaltung helfen, das Lager zu optimieren, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Dieser Beitrag beleuchtet die wesentlichen Funktionen und den Nutzen, aber auch die Kosten eines Lagerverwaltungssystems. Dadurch sollen Verantwortliche in KMU das Potenzial einer Digitalisierung der Lagerverwaltung für ihren Betrieb besser einschätzen können.

Häufige Probleme der Lagerwirtschaft in KMU

Die Beschäftigung mit der Situation im Lager und der Einführung einer digitalen Lagerverwaltung resultiert fast immer aus schmerzhaften Erfahrungen. Diese werden durch typische Fehlersituationen ausgelöst, die in vielen Unternehmen leider allzu häufig vorkommen.

Wo es bei der Lagerhaltung oft hakt

  • Aufwändige Artikelsuche im Lager
  • Fehlende Artikel oder Überstand aufgrund mangelnder Transparenz über die Bestände
  • Reduzierte Produktivität der Mitarbeiter infolge ineffizienter Prozesse im Lager
  • Auslieferung falscher Artikel, Mengen oder Chargen
  • Verfall verderblicher Ware aufgrund von Artikelentnahmen in der falschen Reihenfolge
  • Erhöhte Fehlerrate und Produktivität in Stoßzeiten
  • Probleme bei der Lagerhaltung bei krankheitsbedingten Ausfällen oder dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter
  • Große Inventurdifferenzen

Die Ursachen für solche Fehlersituationen liegen meistens im Bereich der Lagerverwaltung. Viele KMU arbeiten dort mit Zetteln und Excel-Listen, was leicht zu Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Datenübertragung ins Warenwirtschaftssystem führt. Zudem können Informationen verloren gehen, wodurch die Bestandsführung selten aktuell ist. Wer solche Probleme in der Lagerverwaltung feststellt, sollte den Einsatz eines LVS in Erwägung ziehen, um das Lager zu optimieren.

Bessere Abläufe durch digitale Lagerverwaltung

Vor der Einführung eines Lagerverwaltungssystems sollte stets der gesamte Prozess betrachtet werden. Dieser beginnt nicht erst im Lager, sondern bereits bei der Beschaffung. Spätestens mit dem Wareneingang, der entweder auf eine Bestellung bei einem Lieferanten oder einen Fertigungsprozess folgt.

  • Der Wareneingang muss so organisiert sein, dass alle darauffolgenden Schritte effizient und transparent ablaufen können. Bereits die Prüfung des Wareneingangs kann fehlerhaft sein oder unnötig lange dauern, wenn Wareneingang und Bestellung nicht einfach abgeglichen werden können. Ein LVS muss daher die Lagerhaltung mit dem Beschaffungsprozess des eingesetzten Warenwirtschaftssystems verknüpfen. Prüfungen und Qualitätssicherungsschritte müssen einfach integrierbar sein, da sie unverzichtbar sind, um die beschriebenen Probleme in der Lagerverwaltung zu lösen.
  • Für die Einlagerung und weitere Bearbeitung sind maschinenlesbare Informationen in Form von Barcodes notwendig. Ein LVS muss dabei drei Szenarien bewältigen können:
    1. Die Ware ist bereits mit Barcodes ausgezeichnet, die alle benötigten Informationen enthalten.
    2. Aus vorhandenen Barcodes lassen sich zumindest einige Informationen, insbesondere die Artikelnummer, entnehmen.
    3. Barcodes müssen neu erzeugt und die Ware entsprechend gelabelt werden.

Die Barcodes dienen der späteren Identifikation der Ware. Zugleich setzen sie Prüfmechanismen in Gang, um sicherzustellen, dass alle Bearbeitungsschritte – beginnend mit der Einlagerung – möglichst fehlerfrei durchgeführt werden. Bereits bei der Einlagerung ist zudem die Lagerorganisation im Betrieb zu berücksichtigen, einschließlich eventuell genutzter spezieller Einlagerungsmethoden wie der chaotischen Lagerhaltung.

  • Basierend auf den vorangegangenen Schritten konzentrieren wir uns nun auf einen besonders fehleranfälligen Vorgang: den Warenausgang bzw. die Kommissionierung. Das Lagerverwaltungssystem unterstützt die Lagermitarbeiter mit Informationen, um das Ergebnis der Kommissionierung mit dem Auftrag abzugleichen. Ein gutes LVS erlaubt hier auch Abweichungen von der Norm. Diese Flexibilität kommt vor allem kleinen und flexiblen Unternehmen zugute.
  • Auch beim Versand über Speditionen und Paketdienste kann ein Lagerverwaltungssystem die Prozesse im Lager optimieren. Kleinere Unternehmen stellen ihren Dienstleistern oft manuell die benötigten Daten zur Verfügung, was eine doppelte Datenerfassung bedeutet – ein aufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Effizienter ist es, die Daten für den Versand automatisch mithilfe eines LVS zu generieren. Dafür müssen die Lagervorgänge nahtlos in das Warenwirtschaftssystem integriert sein. Zumal weitere Teilschritte wie die Rechnungsstellung sowie möglicherweise Retouren, Reklamationen oder Teillieferungen hinzukommen.

Digitale Lagerverwaltung – die wichtigsten Vorzüge

  • Geringere Fehlerquote, vor allem in der Lagerentnahme und der Kommissionierung
  • Kostensenkung durch effizientere Lagerprozesse
  • Übersicht und Transparenz im Lager
  • Verlässliche Bestandsführung
  • Bessere Nutzung von Lagerflächen
  • Zeitersparnis in der Inventur

Kosten eines Lagerverwaltungssystems

Wer sein Lager optimieren und ein digitales Lagerverwaltungssystem einführen möchte, sollte neben den Lizenzkosten für ein LVS und den Einführungskosten auch weitere Ausgaben einplanen. Dazu zählen die Kosten für neue Hardware wie Scanner, Tablets und andere mobile Geräte sowie der Ausbau der Netzinfrastruktur (LAN, WLAN).

Die Software selbst macht somit nur einen Teil der voraussichtlichen Kosten für eine digitale Lagerverwaltung aus. Zusätzlich müssen die benötigten Geräte und die entsprechenden Arbeitsabläufe in die Kosten-Nutzen-Betrachtung einbezogen werden. Entscheidende Fragen sind hier:

  • An welchen Stellen werden mobile Geräte benötigt, und wo reichen fest installierte und meist kostengünstigere Geräte aus?
  • Welche Anforderungen stellt die Situation im Lager an die Geräte hinsichtlich Temperatur, Staub, möglicher Fallhöhe und Reichweite der Scanner?
  • Welche Daten müssen eingegeben werden, und wie groß muss der Bildschirm sein, um diese effizient zu verarbeiten?
  • Wie werden die Geräte bedient, und welche Benutzerfreundlichkeit ist erforderlich, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten?

Fazit: Digitale Lagerverwaltung eignet sich auch für kleinere KMU

Das Beispiel der Lagerwirtschaft zeigt, wie auch kleinere Unternehmen durch gezielte Digitalisierung der Lagerverwaltung erhebliche Vorteile erzielen können. Für die meisten Betriebe in einer Größenordnung von bis zu 100 Mitarbeitern bedeutet Digitalisierung dabei vor allem, Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu optimieren – ohne störende Medienbrüche, fehlende Informationen oder doppelte Datenhaltung in verschiedenen Systemen.

Viele KMU sind bereits teilweise digitalisiert und nutzen beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem. Doch in der Lagerhaltung dominieren oft noch Zettel und die allgegenwärtigen Excel-Listen. Dieser Bruch führt häufig zu isolierten Informationsinseln ohne Verbindung zueinander. Eine digitale Lagerverwaltung hingegen ermöglicht einen durchgängigen Informationsfluss.

Dies ist auch für kleinere Mittelständler, die in der Lagerhaltung Optimierungsbedarf haben, gut umsetzbar. Denn die benötigten Technologien wie Lagerverwaltungssysteme, Scanner und mobile Geräte sind bereits ausgereift und praxisbewährt. Man muss sie nur einführen und nutzen.

Fördermittel für Digitalisierung – diese Programme unterstützen KMU
Digitalisierung & KI

Fördermittel für Digitalisierung – diese Programme unterstützen KMU

Die digitale Transformation bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die Chance, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Allerdings sind die finanziellen Ressourcen für Digitalisierungsprojekte in vielen Betrieben knapp bemessen. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Programme, die speziell für KMU Fördermittel für Digitalisierung bereitstellen. Dieser Beitrag stellt die wichtigsten davon vor.

5 Min. Lesezeit

Zuschüsse und zinsverbilligte Kredite bzw. Darlehen in Kooperation mit Förderbanken – das sind die gängigsten Fördervarianten für Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand.  Entsprechende Förderprogramme auf EU-, Bundes- und Länderebene sollen es KMU ermöglichen, auf digitale Prozesse und Produkte umzustellen und Know-how bezüglich der digitalen Transformation zu erlangen.

Fördermittel für Digitalisierung gibt es meist für die Anschaffung von Hard- und Software sowie für Beratungsleistungen. Gefördert werden je nach Programm sowohl spezifische Vorhaben als auch allgemeine Schritte in Richtung Digitalisierung.

Zu den förderfähigen Digitalisierungsvorhaben zählen beispielsweise:

  • Einführung von ERP-Software,
  • die durchgängige Digitalisierung der Auftragsabwicklung,
  • Migration und Portierung von IT-Systemen und Anwendungen sowie
  • Verbesserung der IT-Sicherheit oder
  • die Entwicklung ganz neuer digitaler Lösungen und Plattformen.

Die zahlreichen Förderprogramme unterscheiden sich hinsichtlich der Fördervoraussetzungen und der Fördersummen teils erheblich. Dieser Beitrag fasst die Informationen der Förderer zusammen und bietet somit einen Überblick über die Digitalisierungsförderungen für KMU.

Förderprogramme der Bundesländer

Die folgende Übersicht listet die wichtigsten Förderprogramme der Bundesländer mit Bezug zur Digitalisierung auf. In aller Regel können nur Unternehmen, die ihren Sitz oder eine Betriebsstätte im jeweiligen Bundesland haben, Fördermittel für Digitalisierung aus diesen Programmen erhalten.

Baden-Württemberg

Digitalisierungsprämie Plus

Was wird gefördert?
Fördermittel für Digitalisierung gibt es für konkrete Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit, wie zum Beispiel:

  • Implementierung 3D-Druck
  • Einführung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie
  • Mitarbeiterschulungen, sofern sie mit der Anschaffung von IKT-Hard- und Software zusammenhängen

Wer wird gefördert?
KMU aller Branchen mit bis zu 100 Mitarbeitern, die am Standort Baden-Württemberg aktiv sind.

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung können für Vorhaben gewährt werden, deren Kosten zwischen 10.000 und 100.000 Euro liegen. Dies geschieht über ein Darlehen der L-Bank (10.000 bis 100.000 EUR), für das die Unternehmen einen Tilgungszuschuss erhalten.

Informationsquellen
wm.baden-wuerttemberg.de/de/service/foerderprogramme-und-aufrufe/liste-foerderprogramme/digitalisierungspraemie

www.l-bank.de/produkte/wirtschaftsfoerderung/digitalisierungsfinanzierung.html

Bayern

Digitalbonus

Was wird gefördert?

  • Entwicklung, Einführung oder Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen, durch IKT-Hardware, IKT-Software sowie Migration und Portierung von IT-Systemen und IT-Anwendungen
  • Entwicklung von auf das Unternehmen abgestimmten IT-Sicherheitslösungen oder die dahingehende Umstellung einer Standardlösung

Gefördert werden Ausgaben für Leistungen externer Anbieter einschließlich der zur Umsetzung der Maßnahme notwendigen Hardware und Software.

Wer wird gefördert?

KMU der gewerblichen Wirtschaft mit Betriebsstätte im Freistaat Bayern, wo die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommen muss.

Art und Höhe der Förderung

  • Beim „Digitalbonus Standard“ gibt es Fördermittel für Digitalisierung als einen Zuschuss von bis zu 10.000 Euro. Der Fördersatz beträgt bei kleinen Unternehmen bis zu 50 Prozent und bei mittleren Unternehmen bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben.
  • Beim „Digitalbonus Plus“ gibt es einen Zuschuss von bis zu 50.000 Euro für Maßnahmen mit besonderem Innovationsgehalt. Bei kleinen Unternehmen beträgt der Fördersatz bis zu 50 Prozent, bei mittleren Unternehmen bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben.
  • Darüber hinaus haben KMU die Möglichkeit, für ihr Vorhaben zusätzlich oder alternativ zu den Digitalboni einen „Innovationskredit 4.0“ zu beantragen. Hierbei handelt es sich um ein zinsverbilligtes Darlehen mit der Möglichkeit einer Förderung von 100 Prozent der förderfähigen Ausgaben.

Informationsquellen
www.digitalbonus.bayern/foerderprogramm

lfa.de/website/de/foerderangebote/innovation/weg/Digitalkredit/index.php

Berlin

Berlin Mittelstand 4.0 (bis auf Weiteres ausgesetzt)

Was wird gefördert?
Die Anwendung von Industrie 4.0-Lösungen und die Digitalisierung von Produktion und Service. Dazu gehören:

  • Errichtungs- und Erweiterungsinvestitionen
  • dazugehörige Betriebsmittel und anteilige Lohnkosten
  • sonstige Vorhaben zur Nutzung von IT-Lösungen und Digitalisierung von Produktion und Service

Wer wird gefördert?
KMU sowie größere Mittelstandsunternehmen (mit weniger als 3.000 Beschäftigten). Das Förderprogramm richtet sich an Unternehmen des produzierenden Gewerbes, der IT-Branche und des Dienstleistungsgewerbes mit einer Betriebsstätte oder Sitz in Berlin.

Art und Höhe der Förderung

  • Darlehen von 2 bis 6 Mio. Euro zu günstigen Zinsen
  • 60 Prozent Haftungsfreistellung der Hausbank durch die Investitionsbank Berlin (IBB)
  • flexible Laufzeiten zwischen 3 und 10 Jahren
  • Tilgung erfolgt vierteljährlich und nachschüssig
  • 100 Prozent Auszahlung

Informationsquelle
www.ibb.de/de/foerderprogramme/berlin-mittelstand-4.0.html

Brandenburg

Brandenburgischer Innovationsgutschein (BIG)-Digital

Was wird gefördert?
Die Anwendung von Industrie-4.0-Lösungen und die Digitalisierung von Produktion und Service. Dazu gehören:

  • Digitalisierungsmaßnahmen im eigenen Unternehmen
  • drei Module: Beratung, Schulung und Implementierung

Wer wird gefördert?
Auf Gewinnerzielung ausgerichtete KMU, inklusive Handwerk, mit Sitz oder einer Betriebsstätte im Land Brandenburg

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung gibt es als nicht rückzahlbaren Zuschuss im Wege der Anteilfinanzierung (50 Prozent) – maximal jeweils 50.000 Euro für das Modul „Beratung und Schulung“ und maximal 500.000 Euro für das Modul „Implementierung“, bei einer Laufzeit von maximal 6 Monaten für das Modul „Beratung und Schulung“ und maximal 36 Monaten für das Modul „Implementierung“.

Informationsquelle
www.ilb.de/de/wirtschaft/zuschuesse/brandenburgischer-innovationsgutschein-big-digital/

Bremen

Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0

Was wird gefördert?
Beratung zur Digitalisierung und Prozessoptimierung

Wer wird gefördert?
Ausschließlich KMU mit Sitz oder Niederlassung in Bremen und Bremerhaven

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss zur Beratung durch einen geprüften Digitalberater/Dienstleister – wählbar aus einem Pool. Eine Beratung wird mit 50 Prozent der Kosten und einem maximalen Betrag von 5.000 Euro gefördert.

Informationsquelle
www.digitalisierung-bremen.de/beratungsfoerderung-zu-digitalisierung-und-arbeit-40

Hamburg

Hamburg-Kredit Wachstum

Was wird gefördert?
Alle Investitionen in Hamburg, die einer langfristigen Mittelbereitstellung bedürfen und einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg erwarten lassen. Betriebsmittel inklusive Warenlager.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft in Hamburg, freiberuflich Tätige sowie Personen, die Gewerbeimmobilien vermieten oder verpachten. Weitere Voraussetzung: Das Unternehmen bzw. der Antragssteller muss seit mindestens fünf Jahren am Markt aktiv sein.

Art und Höhe der Förderung
Zinsgünstige Darlehen:

  • bis 100 Prozent der förderfähigen Kosten
  • bis zu 750.000 Euro Darlehenssumme (bzw. 1.5 Mio. Euro in drei Kalenderjahren)
  • Laufzeiten von bis zu zehn Jahren bei Investitionsfinanzierungen und bis zu fünf Jahren bei Betriebsmittelfinanzierungen
  • fester Zinssatz für die gesamte Darlehenslaufzeit

Der Zinssatz richtet sich nach dem aktuellen Kapitalmarktniveau. Die IFB Hamburg verbilligt die Mittel, die von der KfW Bankengruppe zu günstigen Konditionen bereitgestellt werden, zusätzlich durch Gelder der Freien und Hansestadt Hamburg.

Informationsquelle
www.ifbhh.de/hamburg-kredit-innovation

Hamburg Digital

Was wird gefördert?
Das Programm besteht aus zwei Modulen:

  • Modul I Hamburg-Digital Check fördert Ausgaben für Beratungsdienstleister, die für das Bundesprogramm go digital zertifiziert sind.
  • Modul II Hamburg-Digital Invest fördert Investitionen zur Umsetzung der entwickelten Strategien und Konzepte. Dies umfasst Ausgaben für Hardware und Software sowie Ausgaben für externe Dienstleister, die für die Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen notwendig sind.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks sowie Freiberufler (z.B. Ärzte, Steuerberater, Architekten) mit Sitz oder mindestens einer Betriebsstätte in Hamburg, in der die geförderte Maßnahme zum Einsatz kommt. Gefördert werden dabei nur KMU, die zusammen mit ihren „Partnerunternehmen“ und „verbundenen Unternehmen“ insgesamt weniger als 250 Mitarbeiter haben.

Art und Höhe der Förderung
Je Modul müssen die förderfähigen Ausgaben mindestens 3.000 Euro (netto) betragen.

  • Modul I (Hamburg-Digital Check) bezuschusst Ausgaben für Beratungsleistungen mit 50 Prozent, bis zu einer maximalen Fördersumme von 5.000 Euro.
  • Modul II (Hamburg-Digital Invest) bezuschusst die Ausgaben für das tatsächliche Investitionsvorhaben mit 30 Prozent, bis zu einem maximalen Förderbetrag von 17.000 Euro.

Informationsquelle
https://hamburger-digitalbonus.de

Hessen

DIGI-Zuschuss (Förderrunde 2025 endet am 29.10.2025)

Was wird gefördert?
Die digitale Transformation von Produktions- und Arbeitsprozessen und Verbesserung der IT-Sicherheit. Die Maßnahmen sollen einen Digitalisierungsfortschritt in den Bereichen Produktion und Verfahren, Produkte und Dienstleistungen oder Strategie und Organisation des Unternehmens erwarten lassen. Zuwendungsfähige Maßnahmen sind:

  • Anschaffung von Hard- und Software zur Digitalisierung von Produkten, Dienstleistungen und Betriebsprozessen
  • Anschaffung von Hard- und Software zur Implementierung einer IKT-Sicherheitslösung
  • die mit den Anschaffungen verbundenen Dienstleistungen, einschließlich der Migration bisheriger Daten und der Portierung von Softwarekomponenten auf die neuen digitalen Systeme sowie erforderliche Schulungen zu den angeschafften digitalen Systemen durch externe Anbieter

Wer wird gefördert?
Insbesondere KMU der gewerblichen Wirtschaft sowie freie Berufe mit einer Betriebsstätte in Hessen, in denen die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommt.

Art und Höhe der Förderung
Fördermittel für Digitalisierung werden als nicht rückzahlbarer Zuschuss (Anteilsfinanzierung) in Höhe von bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Sachausgaben bereitgestellt. Die zuwendungsfähigen Sachausgaben müssen sich dabei auf mindestens 4.000 Euro erfolgen. Die Förderhöhe beträgt maximal 10.000 Euro.

Informationsquelle
www.wibank.de/digital-zuschuss

Mecklenburg-Vorpommern

Digitalisierungsförderung MV

Was wird gefördert?
Gefördert werden Investitionen in Prozessinnovationen, die neue oder wesentlich verbesserte Methoden für Produktion und Dienstleistungen im Betrieb ermöglichen – etwa durch den Einsatz moderner digitaler Technologien, Ausrüstung oder Software.

Wer wird gefördert?
Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der gewerblichen Wirtschaft mit weniger als 100 Beschäftigten, die ohne Förderung digitale Produktions- oder Leistungsprozesse nicht oder nur stark verzögert einführen können. Förderfähig sind Betriebe in Mecklenburg-Vorpommern aus den Bereichen Produktion, Handwerk und Tourismus.

Art und Höhe der Förderung
KMU mit weniger als 100 Beschäftigten können im Rahmen der Projektförderung für digitale Kleininvestitionen einen nicht rückzahlbaren Zuschuss von bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben erhalten, maximal jedoch 50.000 Euro pro Vorhaben. Die beihilferechtliche Grundlage ist die EU-Richtlinie zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation; die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 30.000 Euro betragen und die Förderung erfolgt als De-minimis-Beihilfe.

Informationsquelle
www.tbi-mv.de/digitalisierungsfoerderung-mv/foerderaufruf.html

Niedersachsen

Digitalbonus.Niedersachsen (zum 1. Januar 2022 ausgelaufen)

Was wird gefördert?

  • Investitionen in IKT-Hardware, IKT-Software oder Softwarelizenzen, sofern ein Kaufpreis von 5.000 Euro brutto überschritten wird. Dabei muss es sich um ein oder mehrere Exemplar/e derselben Hardware, Software oder Softwarelizenz handeln.
  • Investitionen in Hard- und Software zur Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit. Auch hier gilt: Der Brutto-Kaufpreis des jeweiligen Exemplars an Hardware, Software oder Softwarelizenz muss 5.000 Euro überschreiten.

Wer wird gefördert?

KMU aus den Bereichen gewerbliche Wirtschaft, Life Sciences, eHealth sowie Handwerksbetriebe und kleine freiberufliche Planungsbüros, jeweils mit Sitz oder Betriebsstätte in Niedersachsen.

Art und Höhe der Förderung

  • Kleine Unternehmen erhalten einen einmaligen, nicht rückzahlbaren Zuschuss von bis zu 50 Prozent – mittlere Unternehmen von bis zu 30 Prozent.
  • Die Fördersumme liegt zwischen mindestens 2.500 Euro und maximal 10.000 Euro.
  • Gefördert wird nur der Kauf von Hardware, Software oder Softwarelizenzen. Mieten oder Leasing sind nicht zuwendungsfähig.

Informationsquelle
Informationen der Investitions- und Förderbank NBank zum Digitalbonus. Niedersachsen

Nordrhein-Westfalen

Mittelstand Innovativ & Digital

Was wird gefördert?
Das Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital besteht aus mehreren Teilprogrammen und beinhaltet unter anderem die Gutscheinvariante MID-Digitalisierung. Hiermit fördert das Land Nordrhein-Westfalen die Beratung zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und die effiziente digitale Transformation unternehmensinterner Prozesse.

Wer wird gefördert?
KMU aller Branchen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen

Art und Höhe der Förderung
Der Zuschuss beim Gutschein MID-Digitalisierung beträgt maximal 50 Prozent, bei kleinen und Kleinstunternehmen maximal 70 Prozent der förderfähigen Ausgaben. Die maximale Zuwendungssumme sind 15.000 Euro.

Informationsquelle
www.mittelstand-innovativ-digital.nrw/mid-gutscheine/digitalisierungsgutschein

NRW.BANK. Digitalisierung und Innovation

Was wird gefördert?
Finanzierungen von Digitalisierungsmaßnahmen und Investitionsvorhaben in den Bereichen:

  • Digitale Produktion, Leistungserbringung und Verfahren, z.B. Integration/Einbindung von digitalen Kundenschnittstellen an das Produktionsleitsystem, vollumfängliche Vernetzung der Ressourcenplanung und der Produktionssysteme, Ausbau innerbetrieblicher Breitbandnetze, Integration mobiler Betriebsgeräte in die Steuerung von Produktion und Dienstleistungen
  • Digitale Produkte und Leistungen, z.B. Aufbau und Verbesserung von digitalen Plattformen, Entwicklung digitaler Standards und Normen
  • Digitale Strategie und Organisation, z.B. Entwicklung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, Initialisierungsaufwand für die Nutzung von Cloud-Technologien oder Entwicklung und Implementierung eines IT-, Datensicherheits- und/oder Social-Media-Kommunikationskonzepts

Wer wird gefördert?
Mittelständische Unternehmen (inländische und ausländische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, die sich mehrheitlich im Privatbesitz befinden und deren Jahresumsatz – einschließlich verbundener Unternehmen – 500 Mio. Euro nicht überschreitet, ab zwei Jahren nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit. Der Investitionsort muss in Nordrhein-Westfalen liegen. Förderfähig sind grundsätzlich nur Vorhaben, die einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg erwarten lassen und deren Gesamtfinanzierung gesichert ist.

Art und Höhe der Förderung

  • Zinsgünstige Ratendarlehen
  • Finanzierungsanteil: bis zu 100 Prozent der förderfähigen Kosten
  • Mindestkredit: 25.000 Euro
  • Höchstbetrag: 10 Millionen Euro
  • fester Zinssatz für die gesamte Laufzeit
  • Tilgung in gleichen Vierteljahresraten
  • Auszahlung: 100 Prozent
  • Optional: 50-prozentige Haftungsfreistellung und Bürgschaft

Informationsquelle
www.nrwbank.de/de/unternehmen/investitionen-im-mittelstand/digitalisierung/

Saarland

DigitalInvest KMU

Was wird gefördert?

Gefördert werden nicht nur Investitionen in Hard- und Software, sondern auch die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ziel ist es, die Beschäftigten in die Lage zu versetzen, mit Digitalisierung und Technik sicher und produktiv umzugehen.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte im Saarland, in der die geförderte Maßnahme auch zum Einsatz kommt.

Art und Höhe der Förderung
Die Förderung ist ein nicht rückzahlbarer Zuschuss aus Landesmitteln. Der Zuschuss beträgt bis zu 30 Prozent der förderfähigen Ausgaben für mittlere Unternehmen und bis zu 50 Prozent für kleine Unternehmen. Der jeweilige Höchstförderbetrag beläuft sich bei der „Basis-Förderung“ auf 12.500 Euro und bei der „Plus-Förderung“ auf 20.000 Euro.

Informationsquelle
www.saarland.de/mwide/DE/portale/digitalisierung/digitalisierung-wirtschaft/digitalinvest/digitalinvest

Sachsen

Betriebsberatung/Coaching (zum 30.06.2024 ausgelaufen)

Was wird gefördert?
Betriebsberatungen und Coachings zu verschiedenen Fragen der Unternehmensführung, wie beispielsweise Digitalisierung

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder zu begünstigender Betriebsstätte im Freistaat Sachen.

Art und Höhe der Förderung
Nicht rückzahlbarer Zuschuss in Höhe von bis zu 40 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben im sogenannten Direktverfahren und bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben im sogenannten Qualitätssicherungsverfahren. Zuwendungsfähig sind das Nettohonorar des Beraters; im Qualitätssicherungsverfahren zusätzlich die Ausgaben für die Qualitätssicherung.
Pro Tag der Beratung bzw. des Coachings können bis zu 350 Euro Zuwendung anerkannt werden, in einem Kalenderjahr höchstens 8.000 Euro (bei Beratungen in einzelnen Förderschwerpunkten bis zu 10.000 Euro) für das Unternehmen.

Informationsquelle
www.sab.sachsen.de/mittelstandsrichtlinie-betriebsberatung/coaching

Digitalisierung Zuschuss EFRE

Was wird gefördert?
Das Förderprogramm unterstützt Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler bei der Heranführung an Themen der digitalen Transformation.
Zuwendungsfähig sind:

  • Planung, Konzipierung und Vorbereitung von Projekten – für die entsprechende Beratungsleistung können bis zu 5 Tagewerke, höchstens 900 Euro/Tag angesetzt werden
  • technischen Realisierung anfallende Fremdleistungen
  • Anschaffung von projektbezogener Software und notwendiger Hardware, keine Standard-Hardware und -Software
  • Einführung der Lösung einschließlich Schulung; höchstens bis zu 20 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben

Wer wird gefördert?
Kleinstunternehmen, KMU und Freiberufler mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen

Art und Höhe der Förderung
Nicht zurückzahlbarer Zuschuss; die Höhe hängt von der Unternehmensgröße ab:

  • Kleinstunternehmen: bis zu 60 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 10.000 Euro
  • Kleinunternehmen: bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 60.000 Euro
  • Mittlere Unternehmen: bis zu 35 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 100.000 Euro
  • Bonusförderung: 10 Prozent, wenn das Unternehmen mindestens für die Dauer des geförderten Vorhabens tarifliche oder tarifgleiche Löhne zahlt

Informationsquelle
Förderrichtlinie Digitalisierung Zuschuss EFRE 2021 bis 2027

Sachsen-Anhalt

DIGITAL INNOVATION

Was wird gefördert?
Das Programm stellt Fördermittel für Digitalisierung unter anderem für folgende Projekte und Maßnahmen zur Verfügung:

  • Entwicklung von neuen, innovativen digitalen Produkten und Produktionsprozessen, Geschäftsmodellen und Geschäftsabläufen
  • digitale Marketing- und Vertriebsstrategien
  • Einrichtung und Erhöhung der IT-Sicherheit
  • Ausgaben für Personal, das im Rahmen des Projekts zusätzlich eingestellt wird, sowie Sachkosten, Leistungen Dritter und Investitionen

Wer wird gefördert?
KMU mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen-Anhalt

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss in Höhe von bis zu 70 Prozent der förderfähigen Ausgaben, maximal 70.000 Euro je Projekt. Die Förderung der Ausgaben für Personal, das im Rahmen des Projekts zusätzlich eingestellt wird, erfolgt auf Grundlage von Pauschalbeträgen.

Informationsquelle
Informationen der Investitionsbank Sachsen-Anhalt zum Förderprogramm „DIGITAL INNOVATION“

Thüringen

Digitalbonus (vorerst keine neuen Anträge möglich)

Was wird gefördert?
Zum Digitalisierungsvorhaben gehörende Ausgaben für Software und Hardware, einschließlich der Ausgaben für Leistungen externer Dienstleister zur Migration und Portierung von IT-Anwendungen und IT-Systemen.

Fördermittel für Digitalisierung können unter anderem für Vorhaben in den folgenden Bereichen beantragt werden:

  • Digitalisierung von Betriebsprozessen, z.B. Einführung von ERP-Systemen oder Manufacturing Execution Systems (MES) oder Integration digitaler Workflows mit Lieferanten und Kunden (E-Commerce, E-Procurement)
  • Digitalisierung von Produkten und Dienstleistungen, z.B. Einführung produktbegleitender und/oder Anwendungssteuerungssoftware
  • Einführung oder Verbesserung von Informations- und Datensicherheitslösungen, z.B. Implementierung eines Informations- und/oder Datensicherheitskonzepts oder Initialisierung der Nutzung von Cloud-Technologien

Wer wird gefördert?
KMU der gewerblichen Wirtschaft (insbesondere verarbeitendes Gewerbe, unternehmensnahe Dienstleistungen, Baugewerbe sowie Handwerk und Handel)

Art und Höhe der Förderung
Die Fördermittel für Digitalisierung gibt es in Form eines Zuschuss in Höhe von bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 15.000 Euro. Die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 5.000 Euro betragen und dürfen 150.000 Euro nicht übersteigen. Je Unternehmen können im „Digitalbonus Thüringen“ maximal zwei Anträge gestellt werden.

Informationsquelle
Informationen der Thüringer Aufbaubank zum Förderprogramm „Digitalbonus“

Bundesweite Förderprogramme

Die folgenden Förderprogramme stehen kleinen und mittleren Unternehmen bundesweit zur Verfügung.

Digital Jetzt

(zum 31.12.2023 ausgelaufen)

Was wird gefördert?
Das Programm enthält zwei Fördermodule:

  • Fördermodul 1: „Investition in digitale Technologien“ – Dieses Modul fördert Investitionen in Software und Hardware, insbesondere für die interne und externe Vernetzung des Unternehmens. Förderfähig sind zum Beispiel Investitionen in: datengetriebene Geschäftsmodelle, Künstliche Intelligenz (KI), Cloud-Anwendungen, Big Data, Sensorik, 3D-Druck sowie IT-Sicherheit und Datenschutz.
  • Fördermodul 2: „Investition in die Qualifizierung der Mitarbeitenden“ – Dieses Modul soll Unternehmen dabei unterstützen, Beschäftigte im Umgang mit digitalen Technologien weiterzubilden. Förderfähig sind Investitionen, die die Qualifizierung der Mitarbeiter verbessern – insbesondere im Hinblick auf die Erarbeitung und Umsetzung einer digitalen Strategie im Unternehmen sowie bei IT-Sicherheit und Datenschutz, aber auch grundsätzlich zu digitalem Arbeiten und den nötigen Basiskompetenzen. Die Weiterbildungsanbieter müssen ihr Qualitätsniveau durch eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder eine Akkreditierung nach AZAV belegen.

Unternehmen können in einem oder in beiden Modulen Fördermittel für Digitalisierung beantragen.

Wer wird gefördert?
Eine Förderung beantragen können:

  • mittelständische Unternehmen aus allen Branchen einschließlich Handwerk und freie Berufe
  • mit 3 bis 499 Beschäftigten
  • Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland

Art und Höhe der Förderung
Die Förderung wird – nach erfolgreicher Verwendungsnachweisprüfung – als Zuschuss gewährt. Dieser muss nicht zurückgezahlt werden. Um ihr gefördertes Digitalisierungsprojekt umzusetzen, haben die Unternehmen in der Regel zwölf Monate Zeit.

Die maximale Fördersumme beträgt 50.000 Euro pro Unternehmen – bei Investitionen von Wertschöpfungsketten und/oder -netzwerken: bis zu 100.000 Euro pro Unternehmen. Die minimale Fördersumme beträgt 17.000 Euro in Modul 1 und 3.000 Euro in Modul 2.

Die Förderquote (in Prozent der Investitionskosten) ist nach Unternehmensgröße gestaffelt.

  • Bis 50 Beschäftigte: bis zu 40 Prozent
  • Bis 250 Beschäftigte: bis zu 35 Prozent
  • Bis 499 Beschäftigte: bis zu 30 Prozent

go-digital

Was wird gefördert? (Wird ab 1. Januar 2025 nicht fortgeführt)

  • Optimierung von Prozessen und Erschließung zusätzlicher Marktanteile durch Digitalisierung (Module „Digitalisierte Geschäftsprozesse“ und „Digitale Markterschließung“)
  • Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle oder -prozesse; Digitalisierung vorhandender Geschäftsmodelle und -prozesse ( Modul „Digitalisierungsstrategie“)
  • Finanzierung von Maßnahmen im Bereich IT-Sicherheit (Modul „IT-Sicherheit“)

Wer wird gefördert?
Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft (KMU) einschließlich des Handwerks mit technologischem Potenzial können Fördermittel für Digitalisierung beantragen, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

  • weniger als 100 Mitarbeiter
  • höchstens 20 Mio. Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme im Jahr vor dem Vertragsabschluss (Werte dürfen auch zusammen mit Partnerunternehmen und verbundenen Unternehmen nicht überschritten werden)
  • Förderfähigkeit nach der De-minimis-Verordnung
  • Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland

Art und Höhe der Förderung
Zuschuss zu gezielten Beratungs- und Umsetzungsleistungen durch autorisierte Beratungsunternehmen. Diese übernehmen die Antragstellung für die Fördermittel, die Abrechnung und das Berichtswesen.

Die Projektlaufzeit beträgt maximal sechs Monate.

Die Förderquote liegt bei 50 Prozent auf die Nettoausgaben. „go-digital“ übernimmt 50 Prozent der Kosten des maximalen Beratertagessatzes von 1.100 Euro. Es können bis zu 20 Beratertage im gewählten Hauptmodul und bis zu zehn Beratertage in den gewählten Nebenmodulen veranschlagt werden.

unternehmensWert:Mensch plus

Was wird gefördert?
Das Programm soll Unternehmen zu nachhaltigen Strategien und neuen Konzepten verhelfen, mithilfe derer sie die Chancen der Digitalisierung gewinnbringend nutzen können. Dies geschieht mittels Einrichtung betrieblicher „Lern- und Experimentierräume“ und einer professionellen Prozessberatung.

Wer wird gefördert?
Kleine und mittlere Unternehmen:

  • mit Sitz/Arbeitsstätte in Deutschland
  • Jahresumsatz von nicht mehr als 50 Millionen Euro bzw. eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Millionen Euro
  • seit mindestens zwei Jahren am Markt
  • mindestens ein sozialversicherungspflichtig Beschäftigter in Vollzeit

Art und Höhe der Förderung
Interessierte Unternehmen müssen zunächst eine (kostenfreie) Erstberatung in einer der Erstberatungsstellen (deutschlandweit vorhanden) besuchen. Wenn das Unternehmen die Förderkriterien erfüllt, bekommt es einen Beratungsscheck (Zuschuss) für eine geförderte Beratung. Für die Durchführung der Beratung vor Ort kann aus einem Pool von autorisierten Prozessberatern gewählt werden.

Die Förderquote liegt bei 80 Prozent und umfasst zwölf Beratungstage. Als zeitlicher Rahmen für den Beratungsprozess werden fünf bis sechs Monate empfohlen.

Informationsquelle
Informationen zum Förderprogramm „unternehmensWert:Mensch plus“

ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW

Was wird gefördert?
Mit dem ERP-Förderkredit „Digitalisierung“ unterstützt die KfW Vorhaben, die auf die Digitalisierung von Unternehmen abzielen – von neuer Hard- und Software über digitale Geschäftsmodelle bis hin zum Einsatz von Zukunftstechnologien wie künstlicher Intelligenz.

Neben Investitionen können auch die laufenden Kosten von Digitalisierungsvorhaben gefördert werden.

Wer wird gefördert?
Neben Freiberuflerinnen und Freiberuflern sind Einzelunternehmen sowie kleine, mittlere und größere mittelständische Unternehmen mit einem Jahresgruppenumsatz von bis zu 500 Millionen Euro förderberechtigt.

Voraussetzung ist der Unternehmenssitz in Deutschland. Unternehmen mit Sitz im Ausland können die Förderung für ihre Tochtergesellschaften, Niederlassungen, Betriebsstätten oder Filialen in Deutschland beantragen.

Art und Höhe der Förderung
Gefördert wird über einen Kredit. Der vom Unternehmen gewählte Finanzierungspartner ermittelt anhand der wirtschaftlichen Verhältnisse und der Qualität der Sicherheiten des Unternehmens den individuellen Zinssatz für den Kredit und stellt den Förderantrag bei der Förderbank KfW. Der Kreditvertrag wird zwischen dem Unternehmen und dem Finanzierungspartner abgeschlossen.

  • Kein Kreditmindestbetrag
  • Kreditbetrag bis maximal 25 Millionen Euro
  • Auszahlung von 100 Prozent des Kreditbetrags in einer Gesamtsumme oder in Teilbeträgen
  • Zuschuss von bis zu 5 Prozent auf den ausgezahlten Kreditbetrag möglich

Informationsquelle
www.kfw.de/inlandsfoerderung/Unternehmen/Innovation-und-Digitalisierung/F%C3%B6rderprodukte/ERP-F%C3%B6rderkredit-Digitalisierung-(511-512)/

Fördermittel für Digitalisierung: Weitere Möglichkeiten zur Recherche

In der Förderdatenbank des Bundes findet man alle Förderungsmöglichkeiten des Bundes, der Länder und der EU. Diese Seite – insbesondere der Suchassistent – ist enorm hilfreich. Hier kann auch nach branchenspezifischen KMU-Digitalisierungsförderungen gesucht werden – beispielsweise gibt es zahlreiche weitere für Technologie-KMU, für solche aus Forschung und Entwicklung, sowie für Neugründungen und junge Unternehmen aus diesem Bereich.

Die Initiative Mittelstand-Digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie unterstützt KMU kostenfrei bei allen Fragen rund um die Digitalisierung. Anlaufstellen sind so genannte (regionale und thematische) „Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren“. Diese helfen den Unternehmen, den Stand der eigenen Digitalisierung einzuschätzen, entwickeln gemeinsam mit ihnen einen individuellen Digitalisierungsfahrplan und unterstützen sie bei der Auswahl und Umsetzung geeigneter Maßnahmen.

Darüber hinaus stellt auch die Europäische Union Fördermittel für Digitalisierung bereit: EU-Förderprogramme.

(Hinweis: Dieser Artikel wurde zuletzt am 22.10.2025 aktualisiert.)

E-Rechnung: Warum Unternehmen jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umstellen sollten
ERP & Finance

E-Rechnung: Warum Unternehmen jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umstellen sollten

Ab Januar 2025 gilt für Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business) eine E-Rechnungspflicht. Aus diesem Grund ist es für Unternehmer ratsam, jetzt zu handeln. Neben der gesetzlichen Verpflichtung sprechen aber auch wirtschaftliche Gründe dafür, auf elektronische Rechnungen und automatisierte Rechnungsprozesse umzusteigen.

5 Min. Lesezeit

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Mitte März 2024 steht es fest: Künftig sind Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu versenden. Diese E-Rechnungspflicht bietet den Betrieben erhebliches Potenzial zur Prozessoptimierung und Kosteneinsparung. Hier sind die wichtigsten Gründe für die Einführung der E-Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden zentralen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Sie basieren auf der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelten EU-Norm EN 16931.

XRechnung ist der nationale Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Dabei handelt es sich um eine ausschließlich maschinenlesbare Datei im XML-Format. Die Rechnungsdaten werden vom System des Empfängers für Menschen lesbar dargestellt.
Weitere Informationen zur XRechnung

ZUGFeRD (auf internationaler Ebene Factur-X genannt) entspricht ab Version 2.0 der EU-Norm. Das Format ist in verschiedenen Profilen erhältlich. Im Unterschied zur XRechnung bildet ZUGFeRD Rechnungen in einer XML-Datei und in einer menschenlesbaren PDF-Datei ab. Es kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden.
Weitere Informationen zu ZUGFeRD

7 Gründe, die E-Rechnung einzuführen

1. Die bevorstehende E-Rechnungspflicht lässt keine Wahl zu.

  • Bereits seit November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD einreichen. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnungspflicht ausgeweitet: Ab Januar 2025 sollen alle Unternehmen imstande sein, elektronische Rechnungen zu versenden und zu verarbeiten. Bei der Einführung dieser Pflicht gelten Übergangsregelungen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
  • Das Wachstumschancengesetz hatte den Deutschen Bundestag im November 2023 passiert. Der Bundesrat verweigerte anschließend jedoch zunächst seine Zustimmung und verwies das Gesetz an den Vermittlungsausschuss. Insbesondere der ambitionierte Zeitplan zur Einführung stieß auf Kritik, weshalb die Länderkammer in ihrer Beschlussvorlage eine Verschiebung um zwei Jahre forderte.
  • Fest steht: Die E-Rechnungspflicht wird kommen. Daher ist es Unternehmen dringend zu empfehlen, ihre Rechnungsprozesse zeitnah zu digitalisieren.

2. Durch den digitalen Workflow spart man Kosten.

  • Wer elektronische Rechnungen per E-Mail versendet, spart die Kosten für Papier, Druck und Porto ein. Wie groß das Sparpotenzial ist, zeigt eine Bitkom-Studie: Demnach werden in Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro nur für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben.
  • Bei digitaler Verarbeitung eingehender Rechnungen ergeben sich weitere Einsparungen durch bessere Workflows. Studien zufolge sinkt der Aufwand im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsprozessen um bis zu 70 Prozent.

3. Mit E-Rechnungen geht alles schneller.

  • Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.
  • Papierrechnungen sind per Briefpost üblicherweise zwei bis drei Arbeitstage unterwegs. Bei einem Versand an ausländische Geschäftspartner dauert es meistens noch länger. Eine E-Mail-Rechnung liegt dem Empfänger sofort vor. In der Regel bekommen Unternehmer, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld also früher.
  • Darüber hinaus können Unternehmen durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und durch die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) massiv Zeit sparen.

4. E-Rechnungen sind jederzeit ortsunabhängig verfügbar.

  • Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen. Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen.
  • Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen mobil zu prüfen und zur Überweisung freizugeben – etwa, wenn der Vorgesetzte geschäftlich unterwegs ist.
  • Bei Rückfragen zu einer Rechnung und in Klärfällen ist die Buchhaltung schnell auskunftsfähig, da ihr sofort das entsprechende Dokument vorliegt.

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5. Digitale Rechnungsprozesse verbessern die Arbeitsabläufe.

  • Die strukturierten digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Der Rechnungsempfänger kann die Daten durch entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware auslesen und in sein Buchungssystem übertragen lassen. So vermeidet er die fehleranfällige manuelle Datenerfassung und gewinnt zugleich Zeit.
  • Des Weiteren bleiben elektronische Rechnungen bei Abwesenheit eines Mitarbeiters nicht auf dessen Schreibtisch liegen, sondern werden per E-Mail automatisch an den Stellvertreter weitergeleitet.

6. E-Rechnungen lassen sich leicht und sicher aufbewahren.

  • Um elektronische Rechnungen zu archivieren, braucht man weder Aktenordner noch Archivstellfläche. Stattdessen lassen sich die digitalen Dokumente weitgehend automatisiert und platzsparend in einem DMS aufbewahren.
  • In einem DMS archivierte Rechnungen bleiben im digitalen Original dauerhaft gut lesbar erhalten – insbesondere bei sogenannten Thermobelegen ist das oft nicht der Fall. Außerdem werden etwaige Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert. Damit erfüllt die digitale Aufbewahrung wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten.
  • Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.

7. E-Rechnungen schonen Umwelt und Ressourcen.

  • Durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse senken Unternehmen ihren Verbrauch an Papier, Aktenordnern, Druckertoner und weiterem Büromaterial nachhaltig. Das schont nicht nur das eigene Budget, sondern auch die Umwelt. Die geringere Menge an Briefpost wirkt sich außerdem positiv auf die CO2-Bilanz aus.